KERTAS KERJA PROYEK PERUBAHAN KANTOR CAMAT EMPANG KABUPATEN SUMBAWA
PELAYANAN INFORMASI PEMBANGUNAN MELALUI TATAKELOLA DATA POTENSI KECAMATAN BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI DI KECAMATAN EMPANG Disusun oleh :
TATA KOSTARA, S.Sos. NDH : 14
DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT III ANGKATAN XV BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PROVINSI JAWA TIMUR TAHUN 2014
BAB I PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG INFORMASI SUDAH MENJADI KEBUTUHAN POKOK BAGI SETIAP INDIVIDU PEMERINTAH SEBAGAI SALAH SATU LEMBAGA YANG MEMBERIKAN LAYANAN INFORMASI KEPADA PUBLIK HARUS DAPAT MENYAJIKAN INFORMASI YANG BERKUALITAS YANG DAPAT DIAKSES OLEH MASYARAKAT
Layanan informasi yang akurat, tepat waktu, relevan, dan lengkap kepada publik
TEK. INFO (wikipedia)
Manfaat : cepat, konsisten, tepat, kepercayaan, meningkatkan produktivitas, melahirkan kreativitas
Manfaatkan
TEKNOLOGI
teknologi apapun yang membantu manusia dalam membuat, mengubah, menyimpan, mengkomunikasikan dan/atau menyebarkan ìnformasi Fungsi : pul data, penampilan, pangkalan data, cari & hantar
KOMPUTER Sbg Pengolah Info
1.2. MASALAH A. Semakin meningkatnya kebutuhan masyarakat akan
informasi yang akurat, tepat waktu, relevan, dan lengkap melalui media yang menggunakan teknologi informasi berupa website. B. Data dan informasi di Kantor Camat Empang belum tertata dengan baik. C. Sistem layanan informasi yang menggunakan teknologi informasi dalam bentuk website belum ada di Kecamatan Empang
KECAMATAN EMPANG
DIPERLUKAN INOVASI DAN SENTUHAN TEKNOLOGI , AGAR INFO DPT DIAKSES OLEH MASY
WEBSITE KECAMATAN
1.3 . AREA DAN FOKUS PROYEK PERUBAHAN Permenpan & RB No 20 /2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasi
8 area perubahan 1. Manajemen perubahan (mind set dan culture set) 2. Penataan Peraturan Perundangundangan. 3. Penataan dan Penguatan Organisasi. 4. Penataan Tata Laksana. 5. Penataan SDM Aparatur. 6. Penguatan Pengawasan. 7. Penguatan akuntabilitas kinerja.. 8. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik..
Sasaran Proyek Perubahan 1. Manajemen Perubahan. Hasil yang akan dicapai pada area ini adalah terbangunnya pola pikir, budaya kerja dan komitmen yang tinggi dari aparatur kecamatan dan desa selaku abdi negara dan abdi masyarakat serta meningkatkan partisipasi masyarakat dan dunia usaha dalam proses pembangunan.
2. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik. Hasil yang akan dicapai dari proyek perubahan ini adalah untuk memudahkan masyarakat mendapatkan pelayanan informasi yang berkualitas tentang data, potensi dan kegiatan yang telah dilaksanakan di kecamatan secara cepat dan mudah
1.5 TUJUAN PROYEK PERUBAHAN a. Tujuan Jangka Pendek (60 hari kerja) : 1. 2. 3. 4. 5.
Terwujudnya koordinasi dengan Mentor, Terbentuknya TIM Pelaksana Kegiatan PC. Terwujudnya Inventarisasi data Potensi Kecamatan Terwujudnya perangkat IT berbasis Webside Kecamatan Tersusunnya Standart Operating Procedures (SOP) pengeloaan Webside potensi Kecamatan 6. Terlaksananya ujicoba perangkat IT berbasis Webside potensi Kecamatan 7. Terlaksananya sosialisasi Webside. 8. Terlaksananya pengoperasian Website. 9. Terlaksananya peresmian Webside. 10. Laporan pelaksanaan b. Tujuan Jangka Menengah (antara 1-2) tahun adalah : Tersedianya informasi pembangunan yang dapat diakses oleh masyarakat.
1.6 MANFAAT PROYEK PERUBAHAN
Terwujudnya sistem pelayanan informasi di Kecamatan Empang Kabupaten Sumbawa yang berbasis IT, informasi potensi kecamatan dapat diakses dan akan memudahkan masyarakat untuk melihat perkembangan pembangunan dan potensi yang ada di Kecamatan Empang 1.7 RUANG LINGKUP PROYEK PERUBAHAN Menyiapkan secara optimal tersedianya berbagai macam informasi pembangunan ( Update ) bagi seluruh stakeholder Kecamatan Empang Kabupaten Sumbawa, yang meliputi : •Menyiapkan Inventarisasi data Potensi pembangunan •Melaksanakan terbangunnya perangkat Informasi pembangunan dalam bentuk Website •Mengoperasionalisasikan website •Membuat laporan hasil pembuatan website kecamatan
BAB II DESKRIPSI RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN 2.1
Output Kunci Proyek Perubahan 2.1.1 Output Kunci Proyek Perubahan Jangka Pendek : a. Terwujudnya koordinasi dengan Mentor, b. Terbentuknya TIM Pelaksana Kegiatan PC. c. Terwujudnya Inventarisasi data Potensi Kecamatan d. Terwujudnya perangkat IT berbasis Webside Kecamatan e. Tersusunnya Standart Operating Procedures (SOP) pengeloaan Webside potensi Kecamatan f. Terlaksananya ujicoba perangkat IT berbasis Webside potensi Kecamatan g. Terlaksananya sosialisasi Webside. h. Terlaksananya pengoperasian Website. i. Terlaksananya peresmian Webside. j. Laporan pelaksanaan 2.1.2 Output Kunci Proyek Perubahan Jangka Menengah adalah tersedianya informasi pembangunan kecamatan yang dapat di akses oleh masyarakat
2.1.2 Kriteria Keberhasilan Tersedianya berbagai macam informasi pembangunan (Update) berbasis IT (melalui operasionalisasi WEBSITE Kecamatan) bagi seluruh stakeholder Kecamatan Empang melalui : •Adanya Kordinasi seluruh komponen dalam : - Membentuk Tim pelaksana Kegiatan. - Inventarisasi Kebutuhan Input data •Perangkat Website potensi data pembangunan kecamatan Empang terealisasi. • Perangkat Website potensi pembangunan kecamatan dapat dioperasionalkan dan akses dengan seluruh stakeholder telah terbangun. • Hasil pembuatan Website dilaporkan pada Mentor/atasan langsung
2.2 Identifikasi Stakeholder
PERMENPAN&RB 10 /2011 MANAJEMEN PERUBAHAN
S T A K E H O L D E R
UTAMA
PEN DUKUNG
KUNCI
Sekcam, Para Kepala Seksi, Staf dan Pihak ke III.
Kepala UPT dan Kepala Desa
ASISTEN I
2.3 Rencana Aksi Proyek Perubahan 2.3.1 Pentahapan Proyek Perubahan No Aksi / Kegiatan Waktu 60 Hari 1. Tahap Jangka Pendek a. Melakukan koordinasi dengan Mentor. 7 – 11 Juli 2014 b. Melakukan rapat koordinasi Minggu 2 dengan Staf Bulan Agst 2014 c. Rapat Kordinasi dengan Tim, UPT, Desa dan stakeholder lainnya
d. Membuat situs Website potensi Kecamatan
Output Persetujuan dan arahan mentor SK Tim Pelaksana Kegiatan, format data potensi
Minggu 2 Undangan, materi sampai 4 Agst rapat, data 2014 potensi, hasil rapat, dokumentasi Minggu 2 Agst Informasi potensi - Minggu 4 kec, situs Website Sept 2014
2.
e. Menyusun SOP
Minggu 2-3 Sept 2014
Dokumen SOP
f. Melaksanakan uji coba penggunaan situs Website g. Melaksanakan sosialisasi situs Website potensi Kecamatan h. Melaksanakan operasionalisasi situs Website potensi Kecamatan i. Melaksanakan peresmian situs Website potensi Kecamatan
Minggu 4 Sept 2014 Minggu 1 Okt 2014 Minggu 2 Okt 2014 Minggu 3 Okt 2014
Uji coba situs Website Sosialisasi situs Website Berfungsinya situs Website Beroperasinya situs Website
j. Pembuatan laporan hasil pelaksanaan sistem informasi kecamatan
Minggu 3-4 Okt 2014
Laporan hasil pelaksanaan PC
Tahapan Jangka Menengah
Tahun I & II
Tersedianya informasi kecamatan yang dibutuhkan masyarakat
1 – 2 Tahun
Website dapat diakses
2.3.2 Tata Kelola Proyek Perubahan
MENTOR DR. H. MUHAMMAD IKHSAN, M.Pd. (Asisten Administrasi Pemerintahan Sekretaris Daerah Kab. Sumbawa)
PROJECT LEADER TATA KOSTARA, S.Sos (Camat Empang Kab. Sumbawa)
COACH Ir. BAMBANG BASUKI H, MM
SEKCAM
KASI PEM
KASI TRANTIB
STAF
STAF
STAF
KASI EKBANG
STAF
KASI SOSMAS
STAF
PIHAK III
MENTOR
PROJEK LEADER
COACH
TIM TEKNIS
- Memberikan persetujuan dan dukungan - Mendukung mobilisasi sumber daya yg digunakan -Memberikan bimbingan dan arahan -membantu menyelesaikan masalah yang dihadapi
-Jamin terlaks PC sesuai jdwl & arahan Mentor & Coach. -Melak kom yg intensif dg stakeholder (internal/eksternal) -Melak evaluasi scr berkala dan bertahap thd PC
-Beri info & bimb kpd peserta ttg cara susun PC sampai imple-nya, terutama saat tahap lab.kepemimpinan. -Beri motivasi pd peserta melalui konsultasi langsung maupun tidak langsung
-Himpun & Pul data, Buat Web, input data,koord tahapan pelak teknis PC -Melak monitoring & evaluasi tahapan PC & lapor pd Project Leader
2.3.3 Identifikasi Potensi Masalah / Kendala a. Keterbatasan sumberdaya manusia (SDM) staf yang memiliki kemampuan untuk membuat dan mengolah website. b. Kegiatan kedinasan maupun non dinas yang cukup banyak memerlukan kiat untuk mensiasati waktu dalam penyelesaian proyek perubahan. 2.3.4 Faktor Kunci Keberhasilan Proyek Perubahan Komitmen atau dukungan yang kuat dari Asisten Administrasi Pemerintahan
motivasi yang kuat dari semua stakeholder
kesamaan pandangan website kecamatan merupakan salah satu cara untuk memperkenalkan potensi unggulan
2.3.5 Target Capaian Kinerja Target Jangka Pendek 1. Terwujudnya koordinasi dengan Mentor 2. Terbentuknya TIM Pelaksana Kegiatan 3. Terwujudnya inventasisasi data potensi kecamatan 4. Terwujudnya perangkat IT berbasis Webside potensi Kec 5. Tersusunnya SOP Pengelolaan Website Potensi Kecamatan 6. Terlaksananya uji coba Website potensi kecamatan 7. Terlaksananya sosialisasi Website potensi kecamatan 8. Terlaksananya operasionalisasi Website potensi kecamatan 9. Terlaksananya peresmian Website potensi kecamatan 10. Terlaksananya pelaporan
Target Jangka Menengah Tersedianya informasi pembangunan kecamatan yang dapat di akses oleh masyarakat
BAB III PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN PENGALAMAN & HASIL MEMIMPIM PC a. Tahap Persiapan Koordinasi dengan Mentor Hasil 100 %
Penentuan judul n perkembangan PC
b. Memimpin Implementasi 1. Rapat Staf
Dukungan Staf
Kep Camat Empang No. 18 thn 2014 tgl 19 Agustus 2014
Tim Pengelola Website Hasil 100 %
2.Rakor
Dukungan Stakeholder Hasil 100 %
Inventarisir Data
3. Pembuatan website
Hasil 100 %
4. Penyusunan SOP
Hasil 100 %
a. SOP Pengelolaan Website Kec Empang No. 07/Empang/IX/2014 tgl 18 September 2014 b. SOP Penanganan Informasi Masy di Website Kec Empang No. 08/Empang/IX/2014 tgl 18 September 2014
5. Ujicoba Website
a.
b.
Hasil 100 %
Memastikan website dpt dioperasionalkan, menilai dan mengoreksi data & informasi yang dimasukan Domain http://kecamatanempang.blogspot.com
6. Sosialisasi Website
a. b.
c. Hasil 100 %
Menyampaikan informasi website kpd stakeholder Memanfaatkan kegiatan dinas maupun non dinas Surat Edaran No. 12/SEKRT/IX/2014 Tgl 1 Sept 2014
7. OpersionalisasiWebsite
Hasil 100 %
a. b. c.
Untuk mengetahui laman dpt dibuka Diharapkan tanggapan masy Website terkoneksi dg beberapa situs pemerintah, Twitter & Facebook
8. Peresmian Website
a.
b.
Hasil 100 %
Peresmian hari Senin Tgl 13 Okt 2014 jam 20.00 Wita di Lapangan Umum Kec. Empang oleh Bupati Sumbawa Dihadiri oleh Sekda, Asisten, Kepala SKPD, Muspika, Kepala UPT, Kades, Kepsek, Toga, Toma, Masy
9. Pelaporan
Hasil 100 %
a. Dibuat dlam bentuk Kertas Kerja b. Nota Dinas kpd Mentor No.555/159/X/2014 tgl 21 Oktober 2014
KENDALA DAN STRATEGI MENGATASI KENDALA
Kendala Internal
STRATEGI MENGATASI
a. b. c.
Sumberdaya Manusia (SDM) Staf Kegiatan Rutin Penganggaran
a. b.
Kerjasama dg Pihak III utk membuat Website Pihak III melatih operator / admin dlm mengoperasikan website
a. b.
Mensiasati waktu Pendelegasian kpd sekcam / kasi u menyelesaikan masalah
a. b. c.
Meminimalisir biaya Blogspot domain gratis Kedepan, website kecamatan terkoneksi dg situs pemda
KENDALA DAN STRATEGI MENGATASI KENDALA
Kendala Eksternal
a. b.
Pengumpulan Data Kegiatan Kemasyarakatan dan Kegiatan Tingkat Kabupaten
a.
Sistem jemput langsung
a. b.
Mensiasati waktu Pendelegasian kpd sekcam / kasi u menyelesaikan masalah
Strategi Mengatasi
BAB IV PENUTUP Kesimpulan 1.
2. 3.
Kegiatan hrs dilakukan dengan perencanaan (planning) yang jelas, detil, matang, terukur dengan mempertimbangkan beberapa kendala/ hambatan yang akan dihadapi baik dari lingkungan internal maupun eksternal. Komunikasi pemimpin (leader) dg stakeholder hrs baik Agar target dpt tercapai. Seluruh tahapan yang direncanakan telah dapat dilaksanakan seluruhnya atau mencapai 100 %.
Rekomendasi 1. 2.
Pembekalan terutama yang berkaitan dengan area perubahan yang akan diambil oleh calon peserta Diklat sebagai proyek perubahan instansionalnya Agar PC tidak sia-sia, tidak dimanfaatkan atau diimplementasikan lebih lanjut, perlu diatur kebijakan untuk dijadikan Pilot Project di daerah / instansi pengirim
