PELAKSANAAN SISTEM KEARSIPAN PADA KANTOR DINAS PEMUDA DAN OLAH RAGA PEMERINTAH PROVINSI SUMATERA UTARA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI PROGRAM DIPLOMA III

PELAKSANAAN SISTEM KEARSIPAN PADA KANTOR DINAS PEMUDA DAN OLAH RAGA PEMERINTAH PROVINSI SUMATERA UTARA

SKRIPSI MINOR

DISUSUN OLEH : NAMA NIM JURUSAN

: Mewansen Rajagukguk : 042103096 : Kesekretariatan

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan pada Fakultas Ekonomi Diploma III

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2008 Mewansen Rajagukguk : Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda Dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, 2008. USU Repository © 2009

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI PROGRAM DIPLOMA III MEDAN TANDA PENGESAHAN SKRIPSI MINOR

Nama

: Mewansen Rajagukguk

Nim

: 042103096

Jurusan

: Kesekretariatan

Judul

: Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda Dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara

Disetujui Oleh:

Tanggal …………………..

Dosen Pembimbing

(Dra. Ramona RI. Hasibuan, MP) NIP. 130 810 744

Tanggal ………………......

Ketua Program Studi

(Dr. Endang Sulistiarini, SE, MBA) NIP. 132 010 480

Tanggal …………………..

Dekan

(Jhon Tafbu Ritonga, MEc) NIP. 131 285 985 Mewansen Rajagukguk : Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda Dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, 2008. USU Repository © 2009

KATA PENGANTAR

Salam Sejahtera bagi kita semua Terlebih dahulu penulis mengucapkan Puji dan Syukur Kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala Karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi minor ini dengan baik. Dimana skripsi minor ini disusun sebagai salah satu syarat

untuk

menyelesaikan

pendidikan

Diploma

III

Program

Studi

Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Adapun judul dari skripsi minor ini adalah “PELAKSANAAN SISTEM KEARSIPAN PADA KANTOR DINAS PEMUDA DAN OLAH RAGA PEMERINTAH PROVINSI SUMATERA UTARA”. Penulis menyadari bahwa dalam penyajian skripsi minor ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun

dari

berbagai

pihak

agar

dapat

saling

melengkapi

dan

menyempurnakan. Skripsi minor ini tidak akan terwujud tanpa adanya doa, bantuan dan dukungan baik secara moril maupun materil dari berbagai pihak yang terkait. Oleh karena itu dengan kerendahan hati, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada : 1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 2. Ibu Dr. Endang Sulistiarini, SE, MSi, selaku Ketua Departemen Program D III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Mewansen Rajagukguk : Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda Dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, 2008. USU Repository © 2009

3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA, selaku Sekretaris Departemen Program D III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 4. Bapak H.M. Simba Sembiring, SE, selaku Kasubbag Akademik Fakultas Ekonomi yang telah banyak membantu penulis dalam pengurusan skripsi minor ini. 5. Ibu Dra. Ramona RI. Hasibuan, MP, selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan

bimbingan

dan

petunjuk

kepada

penulis

dalam

menyelesaikan skripsi minor ini. 6. Bapak/Ibu Dosen, selaku pendidik pada Program Studi Diploma III Kesekretariatan beserta Staff dan Karyawan Fakulta Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 7. Bapak Drs. Joshua Sinurat dan Isdarwani Nafsiah, yang telah banyak memberikan bantuan dan kemudahan kepada penulis selama melakukan penelitian dan pengumpulan data. 8. My Motivator in my life : Ayahanda St. A. Rajagukguk dan Ibunda Ny. L. Purba yang telah banyak memberikan dukungan baik moril maupun materil serta doa, sehingga penulis mendapat kesempatan untuk mencapai cita-cita. 9. Buat Adik-adikku : Natin dan Wena, yang selalu mendukung dalam setiap langkahku. Sukses buat kalian berdua, tetap semangat dan berdoa agar rencana yang kita buat dapat terlaksana dengan baik. Amin! 10. Keluarga besar GMKI Fedita USU, Grace tetap sukses dan sabar menghadapi dosennya, Mery (semangat terus), Dwinarki, Rico, Evan, Mewansen Rajagukguk : Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda Dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, 2008. USU Repository © 2009

Usher, Rosa, Rumata (Boru nami), Mely Silaban, sukses buat kalian semua. 11. Buat (Kak Delly dkk), makasih ya..., I always Miss you. 12. Buat kawan-kawan Sekretaris, Agus “Adon”, Jhon “Rocker Sejati”, Arifin “Kapolsek Ekonomi”, Jenny, Mian, Deslina (Pengalaman adalah guru yang terbaik), dan buat kawan-kawan yang tidak saya sebutkan satu per satu, terima kasih. 13. Buat rekan-rekan di Gerakan Mahasiswa Kristen Indonesia (GMKI), Donal Siringo-ringo, Bernard (Si Gondrong), Binsar, Kamerlan Gultom, Pahotan, dan Kakanda senior khususnya K’Pahala Napitupulu, K’Edy, K’Tomy, K’Monang, K’Jayakin (terima kasih buat motivasinya dan sukses selalu), L’Aron, L’Jimmy,L’Daniel, Syalom!. 14. Buat adik-adik civitas gerakan : Given, Yuda, Ita, Amsal, Dodi, Lisbet (berikan yang terbaik buat kita semua dan GMKI). 15. Buat adik-adik Sek’05-‘06, Delmi, Susi, Lidia, Yusni, Liasta, Vici, Ubay, Tengku Rief, Jusli, Hansa, Reza, Irna, Dewi, Rudi dan Ari, tetap semangat dan seluruh anak-anak Sekretaris. 16. Buat kawan-kawan di Warkop Setia Kawan, Batara, Zain, Halasan, Paul, Indah, Nensi, Jadi, Josafat, Tumpal, Dolly, Harris, Emon, Saor, Mangendang, Edi “Bayank”, Rico “Oppung”, Mario, dan masih banyak lagi yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu, Thank’s. 17. Buat Chandra, Vian, Hardi Robi serta Dermawan (semangat trus) terima kasih buat semua dorongan semangat dan motivasinya. “Jadilah yang terbaik”. Mewansen Rajagukguk : Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda Dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, 2008. USU Repository © 2009

18. Buat semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu, terima kasih.

Penulis berharap agar kiranya skripsi minor ini dapat bermanfaat bagi para pembaca sekalian. Akhir kata semoga Tuhan Yang Maha Pengasih dan Penyayang tetap berkenan melimpahkan kasih dan karunia-Nya bagi kita semua. Syalom!!!

Medan,

Juni 2008

Penulis

(Mewansen I. Rajagukguk)


DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ................................................................................... i DAFTAR ISI ................................................................................................. v BAB I

PENDAHULUAN A. Latar Belakang Pemilhan Judul .......................................... 1 B. Perumusan Masalah ........................................................... 2 C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ........................................... 3 D. Metode Penelitian .............................................................. 4 1. Lokasi Penelitian .................................................... 4 2. Sumber Data........................................................... 4 3. Teknik Pengumpulan Data...................................... 5 4. Metode Analisis Data ............................................. 5

BAB II

PELAKSANAAN SISTEM KEARSIPAN PADA KANTOR DINAS PEMUDA DAN OLAH RAGA PEMERINTAH PROVINSI SUMATERA UTARA A.Profil Organisasi 1. Sejarah Singkat Organisasi ......................................... 6 2. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas ........................ 7 B. Sejarah dan Pengertian Kearsipan ........................................ 24 C. Fungsi, Peranan dan Tujuan Kearsipan yang Baik................ 27 D. Ciri-ciri dan Perencanaan Kearsipan yang Baik ................... 31 E. Pelaksanaan Kearsipan pada Kantor..................................... 35 1. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip ......................... 35


2. Penyusutan Arsip ....................................................... 40 BAB III

ANALISIS DAN EVALUASI ................................................ 44

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN ............................................... 51

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN


BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Pemilihan Judul Perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi yang begitu pesat dewasa ini memberikan pengaruh yang cukup besar terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh setiap kantor, baik itu kantor pemerintah maupun swasta. Salah satu dari jenis pekerjaan yang banyak dilaksanakan di berbagai kantor adalah menyimpan warkat, arsip atau dokumen. Kegiatan ini lebih dikenal dengan istilah “kearsipan”. Bila kita berbicara mengenai kearsipan, maka seakan-akan masalah ini merupakan masalah kecil yang tidak ada pengaruhnya terhadap kegiatan proses administrasi sehar-hari disetiap instansi/perusahaan. Yang lebih ironis dewasa ini adalah, masih banyak kantor yang lalai dalam melakukan penataan terhadap arsiparsipnya. Hal ini dapat kita lihat dari penataan arsip-arsip yang menumpuk dalam gudang dan tidak terawat sehingga sulit untuk menemukannya kembali jika diperlukan. Apabila ada arsip atau dokumen yang hilang dan sulit diketemukan kembali, barulah seluruh pimpinan/para manajer sadar bahwa kearsipan merupakan kunci utama (urat nadi) dari instansi yang dipimpinnya. Juga perlu diperhatikan sesuai dengan perkembangannya dimasa sekarang dan dimasa yang akan datang. Kearsipan jelas memegang peranan penting dalam suatu organisasi, manajemn, dan administrasi karena arsip merupakan pusat ingatan dan informasi dari setiap kegiatan, diantaranya dalam perencanaan, perumusan, kebijakan, Mewansen Rajagukguk : Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda Dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, 2008. USU Repository © 2009

pengambilan keputusan dan pertanggungjawaban yang setepat-tepatnya. Tanpa adanya arsip tidak mungkin seseorang dapat mengingat segala dokumen dan catatan yang begitu kompleks dalam pengelolaan administrasi dan organisasi. Arsip yang diatur dengan baik, tertib dan teratur merupakan suatu keharusan bagi kelancaran operasi dan efiiensi suatu kantor serta dapat menunjang kecepatan dan ketepatan dalam penyajian informasi, sehingga dapat membantu semua pihak untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Menyadari begitu pentingnya arsip dalam suatu organisasi dan adanya keinginan untuk mengubah cara berfikir masyarakat yang selama ini keliru terhadap bidang kearsipan, maka penulis memilih judul “Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Propinsi Sumatera

Utara”.

Dengan

demikian

penulis

dapat

mengetahui

dan

memperdalam bidang dan masalah yang sering terjadi dalam pelaksanaan kearsipan.

B. Perumusan Masalah Dalam pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pimpinan perusahaan, biasanya bergantung kepada kelengkapan, kecepatan dan ketepatan informasi yang disajikan. Oleh karena itu kita perlu memahami tentang seluk beluk kearsipan guna menanggulangi masalah yang dihadapi dibidang kearsipan. Beberapa faktor yang umumnya menjadi masalah pokok dalam penyelenggaraan kearsipan adalah kurang adanya kesadaran para pegawai akan pentingnya arsip dalam proses administrasi, kemungkinan lain ialah tidak


tersedianya tenaga ahli (terampil) dalam bidang kearsipan serta tata kerja dan peralatan yang tidak mengikuti perkembangan dalam ilmu kearsipan. Seubungan

dengan

masalah

kearsipan

tersebut,

penulis

ingin

mengemukakan hal yang menjadi perumusan masalah antara lain : 1. Apakah sistem kearsipan pada kantor Dinas Pemuda Dan Olah Raga Provinsi Sumatera Utara telah tertata dengan baik. 2. Bagaimana tata cara pemeliharaan dan pengamanan arsip pada kantor tersebut.

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan Penelitian Setiap kegiatan yang dilaksanakan tentunya memiliki tujuan tertentu. Dengan adanya tujuan tersebut maka arah daripada suatu kegiatan akan menjadi jelas dan sesuai dengan sasaran yang ingin dicapai. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah a. Untuk mengetahui pelaksanaan kearsipan dan sistem kearsipan yang digunakan pada kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Provinsi Sumatera Utara. b. Untuk mengetahui cara mengatasi kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan sistem kearsipan pada kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Provinsi Sumatera Utara.


Manfaat Penelitian Adapun manfaat penelitian ini adalah : a.

Untuk menambah pengetahuan dan memperluas wawasan penulis mengenai pelaksanaan sistem kearsipan.

b.

Sebagai sumber informasi dan bahan masukan baig kantor dan mengoptimalkan kegiatan kearsipan agar terwujud efisiensi dan efektifitas kerja.

c.

Sebagai sumbangan pemikiran penulis kepada para pembaca yang memerlukan referensi tentang kearsipan..

D . Metode Penelitian 1. Lokasi Penelitian Lokasi penelitian dilakukan pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, Jalan Sei Batang Serangan No. 20 Medan.

2. Sumber Data a. Data Primer adalah data yang diperoleh secara langsung dari sumber atau objek penelitian. Penelitian ini diperoleh dari wawancara langsung untuk mendapatkan keterangan yang dapat membantu dalam penyususnan penelitian. b. Data sekunder adalah data teori yang diperoleh dari kepustakaan melalui literatur, buku-buku, dan tulisan ilmiah yang berkenaan dengan masalah yang diteliti.


3. Teknik Pengumpulan Data a. Teknik interview (wawancara) merupakan suatu teknik berkomunikasi 2 arah untuk mendapatkan data dari responden yang berkenaan dengan kegiatan mengenai kearsipan didalam kantor. b. Teknik Observasi (Pengamatan) merupakan suatu teknik pengumpulan data dengan melakukan pengamatan secara langsung terhadap suatu objek yang diteliti.

4. Metode Analisis Data a. Metode Deskriptif, yaitu serangkaian kegiatan yang dilakukan dengan jalan mengumpulkan, merangkumkan, dan menganalisis serta menginterpretasikan data-data yang diproses sehingga dapat memberikan gambaran yang jelas dan terarah dari permasalahan yang diteliti. Dalam hal ini penulis meneliti data yang berkenaan dengan bidang kearsipan. b. Metode Deduktif, yaitu metode yang meliputi bagaimana cara mengambil keputusan khusus yang berlaku umum berdasarkan teori yang diterima secara umum sebagai suatu kebenaran.



BAB II PELAKSANAAN SISTEM KEARSIPAN PADA KANTOR DINAS PEMUDA DAN OLAHRAGA PROVINSI SUMATERA UTARA

A. Profil Organisasi 1. Sejarah Singkat Organisasi Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Sumatera Utara adalah instansi pemerintah yang bergerak dalam pembinaan dan pengembangan pemuda dan olahraga yang merupakan faktor potensial di dalam usaha pembangunan Sumatera Utara secara menyeluruh dan merata. Dalam hal ini Dinas Pemuda dan Olahraga bernaung di bawah pemerintah daerah Provinsi Sumatera Utara yang berpusat di Medan. Pembentukan dinas daerah berdasarkan Pasal 49, ayat (2) Undang – undang No.5 Tahun 1974, tentang Pokok – pokok Pemerintah di daerah yang berpedoman

dengan

ketetapan

Menteri

Dalam

Negeri.

Selain

itu,

pembentukannya juga berpedoman pada Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor. 39, Tahun 1992, tentang pedoman organisasi dinas daerah serta memperhatikan Surat Menteri Dalam Negeri, Nomor 061/1099/SJ, perihal persetujuan pembentukan Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Sumatera Utara. Maka Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, melalui Peraturan Daerah Provinsi Nomor 14, tahun 1997, mensahkan berdirinya Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Sumatera pada tanggal 19 Maret 1997.


Dalam hal ini, Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Sumatera Utara mempunyai tugas dan fungsi sebagai berikut : 1. merumuskan pelaksanaan kebijaksanaan, dalam rangka perencanaan dan pembinaan dan pengembangan kepemudaan dan keolahragaan. 2. melaksanakan kebijaksanaan pembinaan dan pengembangan kepemudaan yang meliputi koordinasi, kelembagaan, produktifitas, dan pengembangan anak, remaja, dan pemuda serta perencanaan, pengendalian dan evaluasi. 3. melaksanakan kebijaksanaan pembinaan dan pengembangan keolahragaan yang meliputi penyelengaraan pemasalahan, pembibitan, peningkatan prestasi dan koordinasi kegiatan keolahragaan serta perencanaan dan evaluasi. 4. merumuskan kebijaksanaan perencanaan, pemanfaatan, pengendalian dan evaluasi prasarana dan sarana kepemudaan dan keolahragaan 5. merumuskan kebijaksanaan pemberian perizinan atau rekomendasi di bidang kegiatan kepemudaan dan keolahragaan 6. melaksanakan tugas – tugas lain yang diberikan oleh Kepala Daerah.

2. Stuktur organisasi dan Uraian Tugas Pembuatan struktur organisasi dan uraian tugas merupakan salah satu fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dibandingkan dengan fungsi – fungsi lainnya.Dimana pengorganisasian dirumuskan sebagai keseluruhan aktifitas manajemen dalam mengelompokkan orang –orang, penetapan tugas, wewenang, fungsi dan tanggung jawab masing – masing serta tujuan terciptanya


aktifitas yang berdaya guna dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu.

Bagi

suatu

instansi

pemerintah

atau

bentuk-bentuk

organisasi

lainnya,pembagian kerja secara tepat diantara pegawai instansi pemerintah dan penetapan mekanisme bertujuan untuk mengkoordinasikan aktifitas-aktifitas instansi yang bersangkutan.Salah satu hasil dari pengorganisasian adalah struktur organisasi yang merupakan prosedur formal pengelolaan organisasi. Di dalam usaha untuk mewujudkan tujuan organisasi,maka harus disusun kegiatan serta pelaksanaan beserta perangkat-perangkat sehingga menjadi atasan dan siapapun yang menjadi atasan dan siapapun yang menjadi bawahan. Suatu struktur organisasi akan memperinci pembagian kerja dan memperhatikan tingkat spesialisasi aktifitas kerja. Berikut ini akan disajikan gambar stuktur organisasi, yakni sebagai berikut :


BAGAN ORGANISASI DINAS PEMUDA DAN OLAH RAGA

KEPALA DINAS WAKIL KEPALA DINAS

PERDA PROVINSI SUMATERA UTARA NOMOR : 3 TAHUN 2001 TANGGAL 31 JULI 2002

BAGIAN TATA USAHA

9

KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL

SUBDIS BINA PROGRAM

SUBBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN

SUBDIS BINA KEPEMUDAAN

SUBDIS BINA KEOLAHRAGAAN

SUBBAG KEUANGAN

SUBBAG ORG & HUKUM

SUBDIS PEMBERDAYAAN PRASARANA DAN SARANA

SEKSI PENYUSUNAN PROGRAM DAN INFORMASI

SEKSI PEMBERDAYAAN ANAK DAN REMAJA

SEKSI PEMBERDAYAAN OLAH RAGA PRESTASI

SEKSI PRASARANA DAN SARANA KEPEMUDAAN

SEKSI MONITORING/ EVALUASI

SEKSI PEMBERDAYAAN ORGANISASI PRODUKTIFITAS DAN KEWIRAUSAHAAN KEPEMUDAAN

SEKSI PEMBERDAYAAN OLAH RAGA KEMASYARAKATAN DAN ORGANISASI KEOLAHRAGAAN

SEKSI PEMBERDAYAAN DAN PENGEMBANGAN SARANA DAN PRASARANA DAN INDUSTRI OLAH RAGA

Gambar. 01

A. Kepala Dinas 1. Kepala dinas Pemuda dan Olah Raga mempunyai tugas membantu Gubernur melaksanakan tugas otonomi, Tugas Pembantuan serta Tugas Dekonsentrasi dibidang Pemuda dan Olah Raga. 2. Kepala Dinas menyelenggarakan fungsi : a. Penyiapan konsep kebijakan, ketentuan dan standar pelaksanaan kewenangan Daerah Kabupaten/Kota, serta standar pelaksanaan tugas-tugas Dinas dibidang kepemudaan, keolahragaan dan pemberdayaan prasarana dan sarana. b. Pelaksanaan pengkoordinasian dan pengendalian pembangunan jangka menengah dan tahunan dibidang kepemudaan dan keolahragaan sesuai kebijakan daerah. c. Penyelenggaraan koordinasi dan kerjasama kemitraan dengan pihak terkait dalam pembinaan dan pengembangan kepemudaan dan keolahragaan sesuai kebijakan daerah. d. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Gubernur dan Sekretaris Daerah. e. Memberikan masukan yang perlu kepada Gubernur dan Sekretaris Daerah. f. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Gubernur melalui Sekretaris Daerah. B. Wakil Kepala Dinas 1. Wakil Kepala Dinas Pemuda dan Olahraga mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam melaksanakan tugas otonomi, tugas Mewansen Rajagukguk : Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda Dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, 2008. USU Repository © 2009

dekonsentrasi dan tugas pembantuan dibidang pemuda dan olahraga dengan konsentrasi tugas pengembangan, peningkatan dan kemajuan dibidang olahraga. 2. Wakil Kepala Dinas menyelenggarakan fungsi : a. Pengkoordinasian, penerapan konsep standar pelaksanaan tugas – tugas dinas,standar standar pelaksanaan kewenangan kabupaten, kota, perencanaan, disiplin pegawai serta sistem kerja dinas. b. Pelaksanaan tugas dan fungsi kepada Dinas Pemuda dan Olahraga apabila Kepala Dinas Pemuda dan Olahraga berhalangan. c. Pelaksanaan

konsentrasi

khusus

mengenai

koordinasi,

pemberdayaan dan peningkatan Bidang Olahraga, namun tetap dikonsultasikan dengan Kepala Dinas. d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas. e. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Dinas. f. Pemberian dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugasnya kepada Dinas.

C. Kepala Bagian Tata Usaha Kepala Bagian Tata Usaha mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dibidang Umum dan Kepegawaian, Keuangan, Organisasi, dan Hukum. Bagian Tata Usaha menyelenggarakan fungsi : a. Penyusunan dan penyempurnaan standar penyelenggaraan Urusan Umum, pengelolaan Keuangan dan Kepegawaian, Pemberdayaan Organisasi dan penyiapan produk-produk Hukum Dinas. Mewansen Rajagukguk : Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda Dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, 2008. USU Repository © 2009

b. Perencanaan dan pengadaan kebutuhan internal dan kebutuhan administrative Dinas, serta penyempurnaannya. c. Perencanaan,

pengelolaan

dan

pengurusan

pertanggungjawaban

Keuangan Dinas. d. Perencanaan

pengelolaan

dan

peningkatan

pendayagunaan

Kepegawaian, peningkatan sistem kerja serta pengelolaan hukum Dinas. e. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Dinas. f. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Dinas. g. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Dinas.

D. Kepala Sub bagian Umum dan Kepegawaian, mempunyai tugas : a. Mengumpulkan,

mengolah,

dan

menyajikan

bahan/data

untuk

penyusunan dan penyempurnaan standar penyelenggaraan urusan Tata Usaha, Administrasi Umum dan barang/perlengkapan perjalanan dinas dan pengelolaan Kepegawaian. b. Menyelenggarakan urusan Tata Usaha, Administrasi Umum dan barang/perlengkapan. c. Menyelenggarakan Administrasi Kepegawaian, penegakan Disiplin dan pembinaan kesejahteraan pegawai, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. d. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Kepala Bagian Tata Usaha. e. Memberikan masukan yang perlu kepada Kepala Bagian Tata Usaha. Mewansen Rajagukguk : Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda Dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, 2008. USU Repository © 2009

f. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bagian Tata Usaha.

E. Kepala Sub bagian Keuangan mempunyai tugas : a. Mengumpulkan,

mengolah

dan

menyajikan

bahan/data

untuk

penyusunan dan menyempurnakan Standar Akuntabilitas pengelolaan Keuangan. b. Menyusun konsep rencana belanja Dinas, dan menyelenggarakan Administrasi Keuangan serta membuat laporan Keuangan. c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Tata Usaha. d. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bagian Tata Usaha.

F. Kepala Sub Bagian Organisasi dan Hukum, mempunyai tugas : a. Mengumpulkan,

mengelola

dan

menyajikan

bahan/data

untuk

penyusunan bahan penyempurnaan standar ketatalaksanaan dan kelembagaan serta pengelolaan produk-produk Hukum di lingkungan Dinas. b. Melakukan

pengkajian

dan

pemantapan

keorganisasian

dan

kelembagaan serta penyiapan dan eksaminasi produk-produk hukum dinas. c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Tata Usaha. Mewansen Rajagukguk : Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda Dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, 2008. USU Repository © 2009

d. Memberikan masukan yang perlu kepada Kepala Bagian Tata Usaha. e. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bagian Tata Usaha.

G. Kepala Sub Dinas Bina Program Kepala Sub Dinas Bina Program mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam menyusun program Dinas pengelolaan informasi serta monitoring

dan

evaluasi.

Kepala

Sub

Dinas

Bina

Program,

menyelenggarakan fungsi-fungsi : a. Penyusunan

dan

penyempurnaan

standar-standar

pelaksanaan

kewenangan Daerah Kabupaten/Kota dan standar pelaksanaan tugastugas Dinas-dinas dalam penyusunan program, pengumpulan, dan pengolahan data pelaporan, monitoring, evaluasi. b. Pelaksanaan

pengkoordinasian

dan

pengendalian

rencana

pembangunan jangka menengah dan tahunan Dinas. c. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi pelaksanaan program Dinas. d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Dinas. e. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Dinas. f. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Dinas.


H. Kepala Seksi Penyusunan Program dan Informasi mempunyai tugas : a. Mengumpulkan,

mengolah,

dan

menyajikan

bahan/data

untuk

penyempurnaan dan penyusunan standar-standar pelaksanaan tugastugas Dinas dalam penyusunan Program dan pengelolaan informasi. b. Mengumpulkan,

mengolah

dan

menyajikan

bahan/data

untuk

penyusunan program Dinas serta pengelolaan informasi Kepemudaan dan Keolahragaan. c. Menyelenggarakan

sosialisasi,

evaluasi dan

pengendalian

atas

penerapan standar penyusunan program dan pengelolaan informasi. d. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Sub Dinas Bina Program. e. Memberikan masukan yang perlu kepada Kepala Sub Dinas Bina Program. f. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Sub Dinas Bina Program.

I. Kepala Seksi Monitoring dan Evaluasi mempunyai tugas : a. Mengumpulkan, penyempurnaan

mengolah dan

dan

penyusunan

menyajikan

bahan/data

standar-standar

untuk

pelaksanaan

kewenangan Daerah Kabupaten/Kota serta standar pelaksanaan tugastugas Dinas dalam pelaksanaan monitoring dan evaluasi b. Menyelenggarakan sosialisasi, evaluasi pembinaan, pemberdayaan dan pengendalian penerapan standar-standar yang ditetapkann. Mewansen Rajagukguk : Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda Dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, 2008. USU Repository © 2009

c. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan evaluasi data untuk penyusunan laporan pelaksanaan program Dinas. d. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Sub Dinas Bina Program. e. Memberikan masukan yang perlu kepada Kepala Sub Dinas Bina Program. f. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Sub Dinas Bina Program.

J. Kepala Sub Dinas Bina Kepemudaan Kepala Sub Dinas Bina Kepemudaan mempunyai tugas membantu Kepala Dinas melaksanakan pemberdayaan anak dan remaja, pemberdayaan organisasi, produktifitas, dan kewirausahaan pemuda. Kepala Sub Dinas Bina Kepemudaan, menyelenggarakan fungsi-fungsi : a. Penyusunan dan penyempurnaan konsep standar-standar pelaksanaan kewenangan Daerah Kabupaten/Kota dan standar pelaksanaan tugastugas dinas dalam pembinaan dan pemberdayaan Kepemudaan b. Pelaksanaan koordinasi dan pengendalian kerja sama dengan berbagai pihak, dalam membina kreatifitas, prestasi dan pengembangan jati diri Anak dan Remaja dalam Keolahragaan. c. Pelaksanaan koordinasi dan kerja sama dengan berbagai pihak terkait, dalam pemberdayaan organisasi kepemudaan, peningkatan kreatifitas kepemudaan serta peningkatan Kewirausahaan Pemuda.


d. Pembinaan moralitas anak remaja dan pemuda untuk mengembangkan kualitas kesadaran dan wawasan kebangsaannya. e. Peningkatan partisipasi dan keserasian upaya pemuda dalam mewujudkan iklim pembangunan yang kondusif. f. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Dinas. g. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas. h. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Dinas.

K. Kepala Seksi Pemberdayaan Anak dan Remaja, mempunyai tugas: a. Mengumpulkan,

mengolah,

dan

menyajikan

bahan/data

untuk

menyempurnakan dan penyusunan standar pelaksanaan tugas-tugas Dinas dalam peningkatan kreatifitas dibidang keolahragaan dan pengembangan

jati

diri

Anak

dan

Remaja

serta

kerjasama

pelaksanaannya dengan berbagai pihak. b. Mengumpulkan, penyusunan

mengolah,

rencana

dan

jangka

menyajikan

menengah

dan

bahan/data

untuk

tahunan

dalam

pengembangan dan peningkatan usaha pemberdayaan anak dan remaja. c. Menjalin kerja sama dengan berbagai pihak dan membina kreatifitas anak dan remaja dalam Keolahragaan. d. Memfasilitasi

kegiatan-kegiatan

keolahragaan

dan

melakukan

pemberdayaan Anak dan Remaja. e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Kepala Dinas Bina Kepemudaan. Mewansen Rajagukguk : Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda Dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, 2008. USU Repository © 2009

f. Memberikan masukan yang perlu kepada Kepala Sub Dinas Bina Kepemudaan. g. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Sub Dinas Bina Kepemudaan.

L. Kepala Seksi Pemberdayaan Organisasi, Produktivitas dan Kewirausahaan Kepemudaan, mempunyai tugas : a. Mengumpulkan,

mengolah

dan

menyajikan

bahan/data

untuk

penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan kewenagan Daerah Kabupaten/Kota serta standar pelaksanaan tugas-tugas Dinas dalam pemberdayaan Organisasi, Produkfitas, dan Kewirausahaan Kepemudaan serta kerjasama pelaksanaannya dengan berbagai pihak terkait. b. Mengumpulkan, penyusunan

mengolah,

rencana

dan

jangka

menyajikan

menengah

bahan/data

untuk

tahunan

dalam

dan

pengembangan dan peningkatan usaha pemberdayaan organisasi, produktifitas, dan kewirausahaan kepemudaan. c. Menjalin kerjasama dengan berbagai pihak dalam pemberdayaan organisasi, produktifitas, dan kewirausahaan pemuda. d. Memfasilitasi

pemberdayaan

organisasi,

produktifitas

dan

kewirausahaan pemuda. e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Kepala Sub Dinas Bina Kepemudaan.


f. Memberikan masukan yang perlu kepada Kepala Sub Dinas Bina Kepemudaan. g. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Sub Dinas Bina Kepemudaan Olah Raga.

M. Kepala Sub Dinas Keolahragaan mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam melaksanakan Pemberdayaan Olah Raga Prestasi,

Olah

Raga

Kemasyarakatan,

dan

Organisasi

Keolahragaan. Kepala Sub Dinas Bina Keolahragaan, menyelenggarakan fungsifungsi : a. Penyusunan

dan

penyempurnaan

standar-standar

pelaksanaan

kewenangan Daerah Kabupaten/Kota dan pelaksanaan tugas-tugas Dinas dalam pemberdayaan Olah Raga Prestasi, Olah Raga Kemasyarakatan, dan Organisasi Keolahragaan. b. Pelaksanaan pengkoordinasian dan pengendalian pembangunan jangka menengah dan tahunan dibidang Keolahragaan. c. Pelaksanaan koordinasi kerja sama dan fasilitasi pengembangan Olah Raga

Prestasi,

Olah

Raga

Kemasyarakatan

dan

Organisasi

Keolahragaan. d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas. e. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Dinas. f. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Dinas. Mewansen Rajagukguk : Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda Dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, 2008. USU Repository © 2009

N. Kepala Seksi Pemberdayaan Olahraga Prestasi, mempunyai tugas : a. Mengumpulkan,

mengolah

dan

menyajikan

bahan/data

untuk

penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan Kewenangan Daerah Kabupaten.Kota standar pelaksanaan tugas-tugas Dinas dalam Pemberdayaan Olahraga Prestasi, serta koordinasi dan kerjasama dengan berbagai pihak. b. Mengumpulkan, penyusunan

mengolah

rencana

dan

jangka

menyajikan

menengah

dan

bahan/data

untuk

tahunan

dalam

pengembangan dan peningkatan usaha pemberdayaan olah raga prestasi. c. Malaksanakan koordinasi dan kerja sama dengan pihak-pihak dalam mendukung peningkatan olah raga prestasi. d. Memberikan masukan yang perlu kepada Kepala Sub Dinas Bina Kepemudaan. e. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Sub Dinas Bina Kepemudaan Olahraga.

O. Kepala Seksi Pemberdayaan Olahraga Kemasyarakatan dan Organisasi Keolahragaan, mempunyai tugas : a. Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan bahan atau data untuk penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan tugas-tugas Dinas dalam Olahraga Kemasyarakatan dan Organisasi Keolahragaan serta koordinasi kerja sama pelaksanaan dengan berbagai pihak terkait.


b. Mengumpulkan, penyusunan

mengolah

rencana

dan

jangka

menyajikan

menengah

dan

bahan/data

untuk

tahunan

dalam

pengembangan dan peningkatan usaha pemberdayaan Olahraga Kemasyarakatan dan Organisasi Keolahragaan. c. Melaksanakan kooordinasi dan kerjasama dengan berbagai pihak untuk memfasilitasiii penyelenggaraan Olahraga Kemasyarakatan. d. Mendorong, mefasilitasi, dan fungsionalisasi organisasi-organisasi keolahragaan. e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Kepala Sub Dinas Bina Keolahragaan,

sesuai

bidang

tugasnya.

Melaporkan

dan

mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Sub Dinas Bina Keolahragaan.

P. Kepala Sub Dinas Pemberdayaan Prasarana dan Sarana Kepala Sub Dinas Pemberdayaan Prasarana dan Sarana mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dalam pengembangan dan kerja sama pengelolaan Prasarana dan Sarana Kepemudaan, pemberdayaan dan pengembangan sarana, prasarana dan industri olahraga. Kepala Sub Dinas Pemberdayaan Prasarana dan Sarana, menyelenggarakan fungsifungsi : a. Penyusunan

dan

penyempurnaan

standar-standar

pelaksanaan

kewenangan Daerah Kabupaten/Kota dana standar-standar pelaksanaan tugas-tugas Dinas dalam pemberdayaan Prasarana dan Sarana


Kepemudaan, pemberdayaan dan pengembangan sarana, prasarana dan industri olahraga. b. Pelaksanaan pengkoordinasian dan pengendalian pembangunan jangka menengah dan tahunan dibidang Sarana dan Prasarana Kepemudaan pemberdayaan dana pengembangan sarana, prasarana, dan industri olahraga. c. Pelaksanaan koordinasi dan kerja sama dalam penyiapan, pengelolaan dan fasilitas sarana kepemudaan. d. Pelaksanaan dan koordinasi kerja sama dengan pihak-pihak dalam penyediaan sarana dan prasarana industri olahraga. e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas. f. Memberikan masukan yang perlu kepada Kepala Dinas. g. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Dinas.

Q. Kepala Seksi Prasarana dan Sarana Kepemudaan, mempunyai tugas : a. Mengumpulkan,

mengolah

dan

menyajikan

bahan/data

untuk

penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan Kewenangan Daerah Kabupaten/Kota dan standar pelaksanaan tugas-tugas Dinas dalam pelaksanaan inventarisasi, fasilitas pengelolaan dan kerja sama pengelolaan serta pengembangan Prasarana dan Sarana Kepemudaan.


b. Mengumpulkan, penyusunan

mengolah

rencana

dan

jangka

menyajikan

menengah

dan

bahan/data

untuk

tahunan

dalam

pengembangan dan peningkatan Prasarana dan sarana Kepemudaan. c. Melaksanakan inventariasasi, pengelolaan, fasilitas dan pembangunan Prasarana dan Sarana Kepemudaan. d. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Sub Dinas Prasarana dan Sarana Kepemudaan. e.

Memberikan masukan yang perlu kepada Kepala Sub Dinas Prasarana dan Sarana Kepemudaan.

f. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Sub Dinas Pemberdayaan Prasarana dan Sarana.

R. Kepala Seksi

Pemberdayaan dan

Pengembangan Sarana,

Prasarana, dan Industri Olahraga, mempunyai tugas : a. Mengumpulkan,

mengolah

dan

menyajikan

bahan/data

untuk

penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan kewenangan Daerah Kabupaten.Kotas serta standar pelaksanaan tugas-tugas Dinas dalam pelaksanaan pemberian dukungan, koordinasi dan kerjasama dalam pengembangan Prasarana dan Sarana Industri Olahraga. b. Mengumpulkan, penyusunan

mengolah

rencana

dan

jangka

menyajikan

menengah

dan

bahan/data

untuk

tahunan

dalam

pengembangan dan peningkatan usaha pemberdayaan Prasarana dan Sarana Industri Olahraga.


c. Melaksanakan

inventarisasi,

pengelolaan,

fasilitas

dan

pembangunan/industri Keolahragaan. d. Melaksanakan

pembinaan

dan

pemberian

dukungan

pengembangan/industri Keolahragaan. e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Sub Dinas Pemberdayaan Prasarana dan Sarana. f. Memberikan masukan yang perlu kepada kepala Sub Dinas Pemberdayaan Prasarana dan Sarana. g. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Sub Dinas Pemberdayaan Prasarana dan Sarana.

B. Sejarah dan Pengertian Kearsipan 1. Sejarah Kearsipan Menurut Soebroto, sejarah kearsipan sebenarnya sudah ada sejak zaman kuno, yaitu sejak manusia dapat membuat warkat, yakni: catatancatatan bertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal, misalnya Daun Papyrus bertulis di Mesir (300 SM), Perkamen (kulit domba bertulis yang terdapat di Yunani), gulungan kulit bamboo dan sebagainya. Mula pertama munculnya lembaga kearsipan dimulai dari peradaban Yunani kuno. Lembaga ini merupakan organisasi atau badan yang bertugas menerima, mengatur, marawat, memelihara, dan menyimpan serta menyajikan arsiparsip sewaktu diperlukan. Berdasarkan buku Kearsipan I ( Wursanto, 1991: 11-13), istilah arsip berasal dari bahasa Belanda disebut “Archief”, sedang dalam bahasa Mewansen Rajagukguk : Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda Dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, 2008. USU Repository © 2009

Inggris disebut “Archieve”, kata ini pun berasal dari dari bahasa Yunani yang berkembang menjadi kata “Arche” dan berubah lagi menjadi kata “Archeion” yang berarti “Gedung Pemerintahan”. Sedangkan dalam bahasa latin disebut “Archivium” atau Archium, dan akhirnya dari kata-kata ini dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “arsip” samapai saat ini. Disamping pengertian Arsip dalam bahasa Indonesia, dikenal pula istilah “File dan Recard”, yang masih banyak dipergunakan dala kegiatan administrasi kearsipan. Dengan telah diuraikannya tentang sejarah kearsipan, maka diharapkan ada kejelasan mengenai asal-usul istilah arsip yang sebenarnya.

2. Pengertian Kearsipan Kata istilah arsip (Wursanto, 1991: 16) meliputi 3 (tiga) pengertian, yaitu: 1. Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen. 2. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau donkumen 3. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimmpan. Pada kenyataannya, pengertian dari istilah arsip bukan hanya berarti kertas-kertas saja, melainkan juga dapat berarti naskah, buku, foto, film, microfilm, rekaman suara, gambar peta, gambar bagan, dan dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, baik itu asli maupun salinan yang dihasilkan dan diterima oleh suatu organisasi/ badan dimana dapat digunakan sebagai bukti dari tujuan, fungsi dan prosedur pekerjaan dari organsasi tersebut.


Pengertian arsip mengandung beberapa macam pengertian, tergantung dari segi peninjauannya. Maka dari itu agar pengertian tentang arsip ini seragam, kita dapat melihat dasar pengertian arsip menurut Undang-undang No.7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan yang memberikan rumusan arsip sebagai berikut : a. Naskah-naskah yang telah dibuat dan diteritma oleh lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintah dalam corak apapun, baik dalam keadaab tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah. b. Naskah-naskah

yang

dibuat

dan

diterima

oleh

Badan-Badan

Swasta/Perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Berdasarkan pengertian kearsipan diatas, dapat diberikan penjelasan bahwa yang dimaksud dengan naskah dalam corak bagaimanapun dari suatu arsip adalah meliputi arsip yang tertulis maupun yang dapat dilihat dan didengar seperti hasil rekaman, film, dan sebagainya. Sedangkan yang dimaksud dengan berkelompok ialah naskah yang berisikan hal-hal yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya yang dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama.


C. Fungsi, Peranan, dan Tujuan Arsip 1. Fungsi Arsip Menurut buku Kearsipan I (Wursanto, 1991: 23-24), fungsi arsip dapat dibedakan menjadi 2 bagian yaitu : a. Arsip Dinamis Adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan

kehidupan

kebangsaan

pada

umumnya

atau

dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. b. Arsip Statis Adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari Administrasi Negara. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban Nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang. Berdasarkan nilai yang senantiasa berubah, yang digunakan sebagai kriteria untuk Arsip Dinamis dapat dirinci lagi menjadi 2 bagian yaitu : a.

Arsip Aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus-menerus, bagi kelangsungan pekerjaan dilingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi/kantor.

b.

Arsip Inaktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terusmenerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai referensi.


2. Peranan Arsip Oleh karena pengertian inti dari pada arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis, maka peranan arsip adalah sebagai sumber dokumentasi. Arsip sebagai sumber informasi dapat membantu mengingatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah. Sedangkan arsip sebagai sumber dokumentasi dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat/mengambil keputusan secara tepat mengenai suatu masalah yang dihadapi. Menurut buku Kearsipan I (Wursanto, 1991:26-28) dapat disimpulkan bahwa arsip memiliki fungsi sebagai berikut : a. Alat utama ingatan organisasi b. Bahan atau alat pembuktian (otentik) c. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan d. Barometer kegiatan suatu organisasi, mengingat stiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip e. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya. Dalam hal peranan arsip, kantor telah mampu menjalankan peranan arsip sebagaimana mestinya. Oleh karena itu dapat disimpulkan bahwa peranan arsip khususnya pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, yaitu :  Sebagai bahan ingatan organisasi dan alat bukti masa mendatang.  Sebagai sumber informasi dalam berbagai macam aktivitas.Misalnya : untuk keperluan ilmiah yaitu kepentingan mahasiswa dalam hal melaksanakan penelitian (riset) pada perusahaan. Mewansen Rajagukguk : Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda Dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, 2008. USU Repository © 2009

 Sebagai dasar untuk pengambilan keputusan.

3. Tujuan Arsip Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban

nasional

tentang

rencana,

pelaksanaan

dan

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Berdasarkan buku Kearsipan I (Wursanto, 1991: 41-42) tugas pokok unit kearsipan pada dasarnya adalah sebgai berikut : a. Menerima warkat b. Mencatat warkat c. Mendistribusikan warkat sebagai kebutuhan d. Menyimpan, menata dan menemukan kembali arsip sesuai dengan system tertentu. e. Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip. f. Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip. g. Mengadakan atau merencanakan penyuutan arsip. Berdasarkan hasil penelitian penulis pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Provinsi Sumatera Utara dapat diketahui bahwasanya pelaksanaan system kearsipannya telah sesuai dengan tujuan arsip, diantaranya : 1.

Warkat (Arsip) diterima, langkah selanjutnya dilakukan pencatatan sesuai dengan pola klasifikasinya, maksudnya dokumen arsip yang hendak disusun dikelompokkan menurut judul masalah dan kepentingannya yaitu apakah arsip tersebut bersifat internal dan eksternal.


2.

Kemudian dilakukan pendistribusian warkat (arsip) ke masing-masing unit (bagian) yang membutuhkan, dengan catatan : a. Untuk surat yang bersifat internal, maka surat yang diantar ke setiap unit (bagian) harus menggunakan buku ekspedisi yang merupakan tanda bukti penerimaan surat harus dibubuhkan paraf (tanda tangan) oleh sipenerima surat. b. Untuk surat keluar yang bersifat eksternal, tanda bukti pengiriman menggunakan buku ekspedisi surat keluar atau tanda bukti pengiriman surat melalui pos atau jasa pengiriman lainnya. c. Untuk surat yang akan ditandatangani oleh Kepala Dinas harus melalui paraf koordinasi Kepala Sub Bagian/Kepala Seksi dan Kepala Sub Dinas serta Kepala Bagian Tata Usaha.

3.

Setelah warkat (arsip) diterima dan diproses di masing-masing bagian, maka warkat tersebut harus disimpan pada tempat yang telah disediakan. Dalam hal ini tempat yang dimaksud adalah menggunakan Lemari Arsip (Filling Cabinet).

4.

Arsip-arsip yang disimpan harus dapat dijaga dan dipelihara dengan baik. Usaha pemeliharaan arsip ini merupakan suatu tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip serta informasi yang terdapat didalamnya. Oleh karena itu pegawai yang ingin mengambil arsip harus dapat menata arsipnya kembali sehingga kerapian arsip tetap terjaga.

5.

Warkat (arsip) kemudian dilakukan penyusutan dan pemusnahan arsip menurut metode jangka waktu yang telah ditetapkan kantor. Dalam hal ini,


kantor melakukan penyusutan dalam jangka waktu 5 tahun dan kemudian dilaksanakan pemusnahan arsip yang disertai dengan berita acara.

D. Ciri-ciri dan Peranan Kearsipan yang Baik 1. Ciri-ciri Pasal 3 Undang-undang No. 7 tahun 1971 mengatakan bahwa tujuan kearsipan adalah menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban bagi kegiatan pemerintah. Untuk mencapai tujuan tersebut, setiap instansi baik pemerintah maupun swasta harus mampu menjalankan suatu system kearsipan yang baik. Hal ini dijabarkan dalam buku Penataan Berkas Dalam Manajemen Kearsipan (Martono, 1994 :13-14), sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut: a. Mudah dilaksanakan Sistem

kearsipan

harus

mudah

dilaksanakan,

sehingga

tidak

menimbulkan kesulitan, baik dalam penyimpanan, pengambilan maupun dalam pengembalian arsip-arsip. b. Mudah dimengerti Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya. Dengan kata lain, system kearsipan harus sederhana. Untuk itu system kearsipan harus disesuaikan dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi. Mewansen Rajagukguk : Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda Dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, 2008. USU Repository © 2009

c. Murah/Ekonomis Sistem kearsipan yang diselenggarakan harus murah/ekonomis dalam arti tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip. d. Tidak memakan tempat Yang dimaksdu tempat adalah tempat menyimpan arsip-arsip yang harus disimpan oleh sesuatu badan pemerintah atau swasta. Tempan penyimpanan dapat berupa ruangan, bangunan, atau gedung, rak, almari, dan sebagainya. Pada dasarnya system kearsipan yang dilaksanakan jangan terlalu banyak memakan tempat. e. Mudah dicapai Sistem kearsipan yang dilakukan harus memungkinkan arsip-arsip yang disimpan mudah dan cepat ditemukan, diambil atau dikembalikan apabila sewaktu-waktu diperlukan. f. Cocok bagi organisasi Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok atau sesuai dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi. Suatu system kearsipan yang baik bagi suatu organisasi belum tentu baik/cocok apabila dilaksanakan oleh organisasi lain. g. Fleksibel atau luwes Fleksibel atau luas berarti system filling yang dipergunakan dapat diterapkan disetiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan organisasi.


h. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip Salah satu tujuan kearsipan antara lain adalah menyimpan dengan baik, memelihara dan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Oleh karena itu system kearsipan yang dilaksanakan harus dapat mencegah campur tangan orang-orang yang tidak bertanggung jwab, yang tidak berwenang berutgas dalam bidang kearsipan. Arsip-arsip harus dipelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang disebabkan oleh binatang, rayap, dan kelembaban udara. i. Mempermudah pengawasan Untuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan, system kearsipan yang dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai macam perlengkapan/ peralatan misalnya :  Kartu indeks  Lembar pengantar  Lembar tunjuk silang  Kartu pinjam arsip (out slip) dan sebagainya. Hal ini terlihat pada susunan file yang disusun dan ditata dengan rapi sehingga memudahkan karyawan untuk menemukan file itu kembali sewaktuwaktu jika diperlukan. Selain itu, dalam hal pengawasan kearsipan, Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara telah dapat menata arsipnya dengan baik dengan menggunakan kartu indeks, akan tetapi tidak menggunakan kartu pinjam arsip (out slip) sehingga hal ini dapat memungkinkan terjadinya kehilangan pada arsip. Mewansen Rajagukguk : Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda Dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, 2008. USU Repository © 2009

2. Perencanaan Sistem Kearsipan yang Baik Setiap kegiatan yang mempunyai tujuan, selalu didahului oleh suatu perencanaan, baik yang dibuat secara formal maupun informal. Perencanaan (planning) merupakan suatu persiapan untuk tindakantindakan administrasi atas tindakan-tindakan kemudian. Perencanaan dapat memberikan pedoman, garis-garis besar tentang apa yang dilakukan serta tujuan yang akan dicapai. Oleh karena itu, perencanaan sangat penting dalam melaksanakan suatu kegiatan. Secara rinci pentingnya perencanaan bagi lembaga, organisasi maupun perusahaan untuk mencapai tujuan dapat dijabarkan kedalam butir-butir yang terdapat dalam buku Pokok-pokok Perencanaan (Wursanto, 1987: 13-14), yaitu: a. Perencanaan menggariskan organisasi sehingga geraknya dapat diarahkan. b. Melalui perencanaan semua aktivitas lembaga dan organisasi dapat diarahkan kepada suatu arah atau tujuan yang telah ditetapkan. c. Dengan adanya perencanaan maka dapat diperoleh tindakan yang tepat dan terkoordinasi dari berbagai unit kerja. d. Perencanaan menjadi alat untuk menyesuaikan usaha dengan situasi dan kondisi yang berubah-ubah karena berbagai factor. e. Perencanaan membantu efisiensi kerja f. Perencanaan dapat membantu menghindari kesalahan dalam usaha. g. Perencanaan dapat dipergunakan sebagai alat atau pedoman dalam melaksanakan fungsi pengawasan.


Sistem kearsipan pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara telah direncanakan terlebih dahulu dengan maksud agar : a. Sistem kearsipan yang dilaksanakan sesuai dengan jenis dan luas lingkupnya kekuatan organisasi. b. Sistem kearsipan yang dilaksanakan tidak menimbulkan kesulitan bagi para pegawai kearsipan, karena sulit dimengerti. c. Sistem kearsipan yang dilaksanakan tidak menyulitkan dalam hal penyimpanan, penemuan, pengambilan, pemeliharaan dan perawatan arsip. d. Sistem kearsipan yang dilaksanakan tidak menimbulkan pemborosan, baik hal tenaga, biaya/dana, maupun peralatan atau perlengkapan yang dipergunakan. e. Jangan sampai ada suatu arsip yang masih memiliki nilai kegunaan (nilai pakai) dan perlu disimpan dalam jangka waktu lama tetapi ikut dipindahkan dari arsip aktif ke arsip inaktif dan kemudian dimusnahkan.

E. Pelaksanaan Kearsipan pada Perusahaan 1. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip. Pemeliharaan dan pengamanan arsip merupakan suatu usaha untuk menyelamatkan bahan-bahan bukti yang nyata, benar dan lengkap sebagai bahan pertanggungjawaban. Menurut buku Cara-Cara Pengolahan Kearsipan Yang Praktis dan Efisien (Abubakar, 1997: 15-17), yang dimaksud dengan pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsiparsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Sedangkan yang dikatakan Mewansen Rajagukguk : Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda Dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, 2008. USU Repository © 2009

pengamanan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsiparsip dari kehilangan maupun kerusakan. a. Pemeliharaan Arsip Usaha pemeliharaan arsip dapat berupa melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil langkah-langkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamaykan arsip-arsip dan informasinya serta menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang sebenarnya tidak diinginkan. Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : 1)Pengaturan ruangan  Ruangan penyimpanan arsip bertemperature ideal 600-750, dengan kelembanan antara 50-60%.  Ruangan juga harus terang (terkenan sinar matahari tak langsung) dan mempunyai ventilasi yang merata.  Ruangan diusahakan terhindar dari serangga, api, air, dan sebagainya. 2) Tempat Penyimpanan Arsip Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara diantara berkas yang disimpan. Tingkat kelembaban yang diinginkan perlu dipenuhi.


3) Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip Salah satu cara untuk mencegah rusaknya arsip adalah dengan meletakkan kapur barus ditempat penyimpanan atau mengadakan penyemprotan bahan kimia secara berkala. 4) Kebersihan Arsip harus selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan lain sebagainya. Pada kenyataannya, kantor telah berusaha sebaik mungkin dalam melakukan pemeliharaan arsip-arsip. Hal ini dapat dilihat pada : 1. Hal pengaturan ruangan, ruang kerja Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara telah memiliki temperature yang ideal dan menggunakan AC untuk mengatur suhu ruangannya. Selain itu AC juga dapat mencegah kerusakan pada arsip karena AC memiliki sifat untuk menghalau debu dan menghisap debu dalam udara sehingga udara tetap bersih. Disamping itu ruangan juga memiliki ventilasi yang cukup merata dan penempatan arsip dilakukan pada sudut ruangan sehingga terhindar dari sinar matahari secara langsung. 2. Hal tempat penyimpanan arsip, arsip-arsip pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara telah disusun sedemikian rupa pada tempat yang telah disediakan, yaitu dengan menggunakan lemari arsip (filling cabinet) dan rak-rak tempat penyimpanan arsip serta menggunakan peralatan untuk menata arsip seperti guide (sekat) dll.


3. Hal kebersihan dalam pemeliharaan arsip, yang menjadi tanggung jawab seluruh pegawai pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara untuk menjaga penggunaan efisiensi arsip.

Dari pembahasan diatas dapat disimpulkan bahwa tujuan pemeliharaan arsip khususnya bagi Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara adalah : a. Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan demikian setia pejabat yang bertanggung jawab atas pengelolaan arsip harus melakukan pengawasan apakah suatu arsip sudah tersimpan pada tempat yang seharusnya. b. Agar penanggung jawab arsip dapat mengetahui dan mengawasi apakah sesuatu arsip telah diproses menurut prosedur internal dan factor eksternal.

b. Pengamanan Arsip Secara fisik, Menurut buku Cara-Cara Pengolahan Kearsipan Yang Efektif Dan Efisien (Abubakar, 1997: 25-29) semua arsip harus diamankan dari segi kerusakan. Kerusakan terhadap arsip dapat terjadi karena Faktor Internal dan Faktor Eksternal: 1. Faktor Internal  Kualitas kertas  Tinta  Bahan perekat yang bersentuhan dengan kertas. Mewansen Rajagukguk : Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda Dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, 2008. USU Repository © 2009

2. Faktor Eksternal • Lingkungan Pada tingkat kelembaban lebih 75% menyebabkan arsip yang disimpan cepat rusak. Hendaknya suhu arsip diatur sesuai dengan tingkat kelembabannya agar arsip yang disimpan tidak cepat rusak. • Sinar matahari mengandung sinar ultra violet yang dapat merusak tulisan dan kertas. Oleh sebab itu arsip jangan terkena sinar matahari langsung. • Debu Debu yang menempel pada arsip terdiri dari bermacam-macam bahan seperti asap, tanah, dan kotoran-kotoran lain sehingga dapat merusak arsip. • Serangga, kutu dan sejenisnya Munculnya/datangnya serangga dan kutu dapat dicegah antara lain dengan

menggunakan

bahan

kimia,

kebersihan

tempat

penyimpanan, pengaturan kelembaban udara dan lain-lain. • Jamur dan sejenisnya Tingkat kelembaban diatas 75% menyebabkan tumbuhnya jamur dan sejenisnya. Jamur yang tumbuh pada kertas arsip merupakan penghancur kertas yang cepat. Dari hasil penelitian penulis, ruangan tempat penyimpanan arsip pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara


memiliki tingkat kelembaban 600-750F. Hal ini merupakan kelembaban yang ideal untuk mencegah rusaknya arsip/berkas yang disimpan. 2. PenyusutanArsip Arsip memiliki arti penting sebagai bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi. Dalam prakteknya arsip-arsip

yang

tidak

mempunyai nilai kegunaan, apabila disimpan terus menerus akan manimbulkan masalah tersendiri baik bagi para pegawai pada umumnya maupun bagi pegawai kearsipan dan pimpinan pada khususnya.Untuk mengatasi masalah tersebut, maka perlu diadakan penyusutan tehadap arsip yangbenar-benar ridak memiliki kegunaan baik untuk masa sekarang maupun masa yang akan datang. Oleh karena itu tidak semuaarsipmemiliki nilai abadi, maka tidak semua berkas harus disimpan secara terus menerus, melainkan ada sebagian arsip yang perlu dipindahkan, bahkan dimusnahkan. Hal inilah yang disebut dengan penyusutan Arsip Inaktif. Kegiatan penyusutan tersebut dimaksudkan untuk mengurangi jumlah arsip dengan cara memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna, serta menyerahkan arsip statis kepada arsip nasional. Bagi instansi pemerintah penyerahan arsip statis ini merupakan kewajiban yang diatur oleh undang-undang. Sedangkan bagi perusahaan atau organisasi swasta meskipun penyerahan ini bukan suatu kewajiban, namun tetap dimungkinkan menyerahkan kepada arsip nasional. Jika tetap menyimpan sendiri kiranya tetap menjaga kelestarian bahan bukti peninggalan kegiatan organisasinya. Langkah penyusutan arsip inaktif tidak jauh berbeda dengan penyusutan arsip aktif. Hal ini dapat dilihat dari tindakan penyiangan hingga proses penilaiannya. Perbedaanya terletak kepada pemusnahannya. Bagi instansi Mewansen Rajagukguk : Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda Dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, 2008. USU Repository © 2009

pemerintah pemusnahan baru dapat dilakukan apabila telah mendapatkan persetujuan arsip nasional. Dengan demikian sebelum memusnahkan arsip perlu meminta persetujuan telebih dahulu. Kenyataan menunjukkan bahwa dewasa ini banyak arsip yang tersimpan dipusat arsip dalam keadaan tidak terataur. Sebagaimana pelaksanaan penyusutan arsip aktif yang tidak tertib, untuk melaksanakan penyusutan arsip dalam kondisi demikian bukanlah suatu tindakan yang mudah, bahkan pelaksanaan penyusutan dipusat arsip lebih sulit, karena arsip berasal dari berbagai macam unit kerja yang memiliki tugas dan fungsi yang berbeda-beda sehingga tidak jarang arsip tersebut tercampur sehingga sulit diketahui unit penciptanya. Oleh karena itu, untuk mengetahui unit mana yang menciptakan hanya dapat dilakukan dengan pengkajian yang mendalam. Keberhasilan pengkajian ini hanya dapat diperoleh jika para petugas memahami tugas dan fungsi masing-masing unit kerja dalam organisasi. Berdasarkan Peraturan Pemerintah RI Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, maka yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah kegiatann pengurangan arsip dengan jalan : a. Pemindahan arsip in-aktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing. b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku. c. Menyerahkan arsip statis kepada Arsip Nasional


Penyusutan arsip yang dilakukan dengan cara memindahkan arsip inaktif dari setiap bagian atau unit pengelola ke unit kearsipan pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga harus membuat berita acara pemindahan arsip. Kegiatan penyusutan ini dilakukan dengan maksud untuk mengurangi jumlah arsip yang tidak memiliki nilai guna. Langkah selanjutnya arsip-arsip yang tidak memiliki nilai tersebut dimusnahkan dengan mmembuat berita acara pemusnahan.

Metode Penyusutan Sebelum dilaksanakan penyusutan, terlebih dahulu diadakan penilaian terhadap berkas arsip. Setelah itu dilaksanakanlah penyusutan arsip. Berdasarkan buku Penataan Berkas Dalam Manajemen Kearsipan (Martono, 1994: 26-31), ada 2 macam metode penyusutan arsip yaitu :  Metode Berkala, yaitu metode penyusutan yang dilakukan dalam jangka waktu tertentu, setelah masa penyimpanan yang telah ditentukan berakhir, maka arsip akan disusutkan sekaligus pada periode tersebut. Metode berkala dapat dibagi 3, yaitu : a. Metode berkala 1 kali dalam jangka waktu tertentu.. b. Metode berkala 2 kali dalam jangka waktu tertentu c. Metode berkala atas dasar waktu minimum-maksimum. 2. Metode berulang-ulang atau terus menerus, yaitu suatu metode penyusutan yang dilakukan secara langsung, tanpa menunggu periode tertentu.


Langkah Umum Pelaksanaan Penyusutan Arsip adalah sebagai berikut : - Menyiangi, yaitu memilih/mengambil yang tidak berguna agar arsip berkurang - Menyiapkan peralatan penampung arsip yang akan disusutkan - Membuat catatan/daftar tentang arsip yang akan disusutkan. Tujuan Pemusnahan Arsip adalah :  Untuk mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi.  Menghemat ruangan, peralatan, perlengkapan, dan biaya.  Mempercepat penemuan kembali arsip  Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaba pemerintah.

Berdasarkan hasil penelitian penulis, metode penyusutan arsip yang digunakan pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara adalah metode penyusutan arsip secara berkala, dimana setelah masa penyimpanan yang telah ditentukann berakhir, maka arsip tersebut akan segera disusutkan dengan melaksanakan penyiangan (pemilihan) arsip dan kemudian pemusnahan arsip. Dalam hal penyusutan arsip yang berkala pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara dilakukan dalam jangka 5 tahun sekali.


BAB III ANALISIS DAN EVALUASI

Dengan berpedoman pada teori yang telah diuraikan pada bab sebelumnya, pada bab ini penulis akan menganalisa dan mengevaluasi mengenai Sistem Kearsipan pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara apakah telah mengikuti pedoman-pedoman yang ada. Pada kenyataannya, system kearsipan merupakan suatu system yang dapat dipergunakan sebagai bukti dari tujuan, fungssi, dan prosedu dari suatu perusahaan atau organisasi. Oleh karena itu kearsipan jelas memegang peranan penting dalam suatu organisasi karena merupakan pusat ingatan dan informasi bagi setiap kegiatan diantaranya dalam perencanaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan dan pertanggungjawaban yang setepat-tepatnya. Peranan Kearsipan sebenarnya sangatlah potensial dan tidak mungkin dihapus dalam menunjang kelancaran kegiatan administrasi disegala bidang kegiatan. Dalam menganalisa system kearsipan pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara ini, penulis mengadakan perbandinagan antara system kearsipan pada uraian teoritis dengan praktek yang diterapkan pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara. Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara penulis, maka dapat diketahui bahwa system kearsipan yang berlaku pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara adalah system Desentralisasi dan Sentralisasi. Mewansen Rajagukguk : Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda Dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, 2008. USU Repository © 2009

Sistem desentralisasi merupakan suatu system dimana setiap bagian memiliki kearsipan sendiri, mengelola dan menyimpan dalam system filling tersendiri. Bila dianalisis, penggunaan system desentralisasi pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara ini sangat baik dan sesuai, sebab melihat dari struktur organisasi yang cukup besar dan letak kantor yang memang agak berjauhan terutama dengan cabang-cabang diberbagai wilayah. Dengan demikian, system desentralisasi akan membawa keuntungan, yaitu :  Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan unit kerja masing-masing  Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit kerja sendiri.  Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsip sudah dikenal baik.

Sedangkan system sentralisasi yang juga digunakan pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara merupakan unit sentral penerimaan surat-masuk dan pengiriman surat-keluar. Dengan sentralisasi arsip maka surat-surat kantor yang sudah selesai diproses dan akan disimpan di Sentral Arsip. Sebab pada keadaan dan kebutuhan perkantoran pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara yang cukup besar, dapat memberikan keuntungan yaitu :  Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat  Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khususnya pada pekerjaan kearsipan Mewansen Rajagukguk : Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda Dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, 2008. USU Repository © 2009

 Kantor hanya menyimpan 1(satu), duplikasinya dapat dimusnahkan  Sistem enyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan.  Informasi dan data arsip dapat diperoeh dengan mudah, cepat dan akurat. Dengan demikian system kearsipan yang digunakan Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara adalah system kombinasi, yaitu system desentralisasi dan sentralisasi. Azas ini sangat efisien bagi suatu instansi yang volume arsipnya besar seperti Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara. Didalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih aktif atau yang disebut sebagai arsip aktif (active file) dikelola pada unit kerja masingmasing pengelola. Sedangkan arsip yang kurang dipergunakan atau disebut sebagai arsip inaktif dikelola di sentral arsip. Atau dengan kata lain, pengelolaan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip inaktif secara sentralisasi. Akan tetapi dalam penerapan system desentralisasi pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara ini, tidak ada ketentuan yang baku dalam pengelolaan arsip apakah menggunakan system abjad, kronologis, subjek ataupun geografis yang seragam untuk seluruh unit kerja. Oleh karena itu setiap bagian mempunyai kebebasan untuk menentukan system pengelolaan arsipnya sesuai dengan kebutuhan. Berdasarkan pengmatan dan pengetahuan penulis, system kearsipan yang digunakan pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara adalah system subjek. Demikian juga untuk surat-surat keluar, pertinggalnya disusun berdasarkan subjek dan kronologis dalam arsip dan filling cabinet tersendiri. Mewansen Rajagukguk : Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda Dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, 2008. USU Repository © 2009

Pada prinsipnya system subjek ini merupakan system yang cukup sulit dalam penggunaannya, tetapi merupakan system yang terbaik dan lebih mudah dalam menemukan surat atau arsip. Syarat mutalk penggunaan system ini adalah pembuatan pola klasifikasi kearsipan, sebab pola klasifikasi kearsipan merupakan sarana untuk penemuan kembali arsip yang lebih cepat dan mudah.Pola klasifikasi yang dimaksud adalah dokumen arsip yang hendak disusun dan dikelompokkan berdasarkan judul masalahnya. Satu masalah dapat dipecah ke dalam sub masalah, sub-sub masalah dapat dipecah lagi, demikian seterusnya sampai kepada masalah yang kecil. Untuk surat-surat yang bersifat internal, maka surat diantar ke setiap bagian menggunakan Buku Ekspedisi. Buku ini merupakan tanda bukti penerimaan bahwa surat telah disampaikan dan diterima dengan baik pada tanggal dimana penerima membubuhkan paraf atau tanda tangan. Sedangkan untuk suratsurat keluar eksternal, maka tanda bukti pengiriman adalah dengan Buku Ekspedisi surat keluar atau tanda bukti pengiriman surat melalui pos atau jasa pengiriman lainnya. Data yang dicatat pada buku ekspedisi berupa nomor urut, tujuan surat, isi surat dan paraf penerima. Apabila surat masuk dan surat keluar yang telah diolah dan diberikan tanda, maka langkah selnajutnya adalah mencatat arsip surat berdasarkan asal suratnya. Kemudian mensortir berdasarkan subjek dan masing-masing subjek disusun berdasarkan abjad. Misalnya : kepegawaian, keuangan, peralatan, umum, dsb. Setelah itu, untuk masing-masing subjek disusun secara kronologis yakni berdasarkan tanggal surat. Langkah terakhir arsip-arsip tersebut disusun rapid an disimpan kedalam filling cabinet. Mewansen Rajagukguk : Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda Dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, 2008. USU Repository © 2009

Sistem kearsipan pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara juga telah menggunakan metode-metode yang cukup baik dengan sarana komputerisasi yang canggih mulai dari peralatan, pengorganisasian, pelaksanaan sampai kepada pengawasan kearsipan. Pada kenyataannya perencanaan sangat penting bagi suatu organisasi sebab dengan adanya perencanaan maka semua aktivitas lembaga atau organisasi dapat diarahkan kepada suatu arah atau tujuan yang telah ditetapkan dan dapat membantu menghindari kesalahan dalam usaha sehingga efisiensi kerja dapat tercapai. Dengan adanya system kearsipan yang baik ini, maka data-data dapat tersimpan dengan baik pada tempatnya dan apabila dibutuhkan dapat lebih cepat diperoleh, akurat dan tidak tumpang tindih. Dalam hal pemeliharaan dan pengamanan arsip pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara telah cukup baik dan sesuai dengan pedoman teori yang ada. Hal ini dapat dilihat dari pengamatan penulis selama melakukan penelitian (riset) pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, dimana arsip-arsip disimpan secara teratur pada suatu lemari arsip (filling cabinet) dan rak-rak penyimpanan arsip yang telah disediakan. Peralatan yang digunakan untuk menyimpan dan menata arsip juga telah disiapkan diantaranya :  Sekad (Guide)  Folder (Map yang memadai Tab disebelah kanan)  Boks inaktif (untuk menyimpan arsip inaktif)  Kotak kartu kendali (untuk menyimpan kartu kendali) Mewansen Rajagukguk : Pelaksanaan Sistem Kearsipan Pada Kantor Dinas Pemuda Dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, 2008. USU Repository © 2009

 Folder kecil Pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, ruangan tempat penyimpanan arsip sangat baik dimana arsip-arsip disimpan dalam ruangan yang tetap kering dan temperature yang ideal, ruangan juga memiliki ventilasi yang merata, cahaya listrik yang cukup dan juga alat pendingan udara (AC). Disamping itu penggunaan AC dapat mencegah kerusakan arsip, karena AC memiliki sifat untuk menghalau debu dan menghisap debu di dalam udara. Perlu diperhatikan pula bahwa AC tersebut harus dipasang secara terus menerus selama 24 jam, sebab udara yang tidak konstan akan memperlemah daya tahan kertas. Hal ini akan terlihat akibatnya dalam jangka waktu yang lama. Memang biaya penggunaan AC cenderung lebih mahal, tetapi bila dibandingkan dengan nilai arsip maka hal tersebut tidaklah sebanding dengan nilai tingginya informasi yang terkandung di dalam arsip. Melihat keuntungan penggunaan AC dalam penyimpanan arsip, maka AC mutlak diperlukan dalam pemeliharaan arsip. Untuk menjaga kerapian arsip-arsipnya, maka bila para pegawai/karyawan yang ingin mengambil data pada tempat penyimpanan arsip, pengembalian aarsip harus diletakkan kembali ke tempat semula sehingga kerapian arsip tetap terjaga. Selain kegiatan pemeliharaan dan pengamanan arsip, penyusutan arsip juga harus diperhatikan karena penyusutan merupakan salah satu sara penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya/bertimbunnya arsip yang tidak berguna lagi. Arsip-arsip yang tidak berguna lagi, perlu dimusnahkan untuk memberikan kemungkinan bagi tersedianya tempat penyimpanan dan pemeliharaan yang lebih baik terhadap arsip-arsip yang memiliki nilai guna.


Penyusutan arsip yang dilakukan pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara dilakukan dengan memindahkan arsip inaktif dari setiap bagian atau unit pengelola keunit kearsipan dan membuat berita acara pemindahan arsip. Sedangkan metode penyusutan arsip berdasarkan jangka waktu penyusutan arsip dilakukan berdasarkan metode berkala yang merupakan suatu metode penyusutan yang dilakukan dalam jangka waktu tertentu, setelah masa penyimpanan yang ditentukan berakhir, maka arsip tersebut segera disusutkan. Dalam hal ini jangka waktu penyusutan yang berlaku pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara dilakukan 5 tahun sekali. Dari hasil analisis dan evaluasi dapat disimpulkan bahwa Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara telah berhasil melakukan penataan arsip yang baik dan cukup memuaskan. Hal ini merupakan nilai tambah bagi perusahaan dan dengan adanya penataan arsip yang baik, maka dapat membantu kelancaran kegiatan administrasi dan efisiensi serta efektivitas kerja dapat tercapai.


BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan Adapun kesimpulan yang dapat penulis ambil setelah melaksanakan penelitian pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga adalah sebagai berikut : 1. Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Sumatera Utara adalah instansi pemerintah yang bergerak dibidang pembinaan, pengembangan bakat, peningkatan prestasi dibidang olaahraga 2. Struktur organisasi yang diterapkan Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Sumatera Utara adalah struktur organisasi garis dan staff. Dimana organisasi ini mempunyai banyak kegiatan dan bervariasi (kompleks) sehingga orang-orang didalamnyapun banyak. 3. Pelaksanaan system pengelolaan arsip pada Kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Sumatera Utara sudah baik dan tertata rapi sehingga dapat membantu dalam peningkatan efisiensi dan efektifitas kerja. Namun demikian masih belum tersedianya ruangan khusus untuk penyimpanan arsip-arsip. 4. Dalam hal penyusutan dan pemeliharaan arsip pada Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Sumatera Utara, dilakukan berdasarkan jadwal retensi arsip dan pemusnahan arsip dilakukan dengan cara dibakar pada tempat yang telah disediakan yang disertai dengan berita acara.


5. Fasilitas kearsipan pada Kantor Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Sumatera Utara diantaranya peralatan kearsipan, perabotan, dan sebagainya cukup baik untuk melaksanakan penyimpanan arsip.

B. Saran Selain kesimpulan yang telah diutarakan diatas, penulis juga ingin memberikan saran yang diharapkan dapat memberikan manfaat bagi berbagai pihak, khususnya bagi pembaca dan kantor, antara lain : 1. Tempatkan orang-orang (pegawai) yang benar-benar ahli dalam bidang kearsipan pada bagian kearsipan yaitu seorang arsiparis yang memiliki ketelitian yang tinggi, cerdas, terampil dan rapi. Oleh karena itu sebaiknya dilakukan pelatihan/bimbingan yang teratur untuk menambah pengetahuan dan keterampilan pegawai yang sesuai dengan perkembangan dunia kearsipan. 2. Sistem penyimpanan dan pemeliharaan arsip agar dapat tetap dipertahankan dan bila perlu ditingkatkan lagi agar dapat membantu kelancaran kegiatan administrasi kantor. 3. Pada Kantor Dinas Pemuda dan Olah Raga Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, sebaiknya memiliki satu ruangan khusus tempat penyimpanan arsip sehingga letaknya tidak terpencar dan dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja. 4. Setiap pengambilan arsip yang telah selesai digunakan, hendaknya dikembalikan ketempat semula agar mudah ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan.


5. Dalam hal pemeliharaan dan pengamanan arsip, penulis menyarankan agar kantor tetap menjaga dan memelihara arsip sesuai dengan prosedur yang berlaku. Hal ini dilakukan untuk menghindari kerusakan dan kehilangan arsip khususnya bagi arsip yang masih memiliki nilai guna yang bermanfaat bagi kantor. 6. Untuk menghindari menumpuknya debu dan timbulnya serangga dan sejenisnya pada arsip, maka arsip harus dijaga dan dipelihara kebersihannya serta tingkat kelembaban udara juga harus diperhatikan untuk mencegah berkembangnya jamur penghancur kertas.


DAFTAR PUSTAKA

Abubakar, Hadi, Pola Kearsipan Modern, Djambatan, Jakarta, 1985. Abubakar, Hadi, Cara-cara Pengolahan Kearsipan yang Praktis dan Efisien, Djambatan, Jakarta, 1997. Hermawan, Wasito, Pengantar Metode Penelitian, Aptik, Jakarta, 1990. Martono, Boedi, Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan, Pustaka Sinar Harapan, Jakarta, 1994. Undang-Undang Nomor 7 Pasal 3 Tahun 1971 Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1979 Sedarmayanti, Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, Mandar Maju, Bandung, 2003. Supranto, J, Metode Riset, Rineka Cipta, Jakarta, 1997. Widjaja, A. W, Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar, Rajawali Pers, Jakarta, 1986. Wursanto, Kearsipan 1 dan 2, Kanisius, 1991.



PELAKSANAAN SISTEM KEARSIPAN PADA KANTOR DINAS PEMUDA DAN OLAH RAGA PEMERINTAH PROVINSI SUMATERA UTARA

Recommend Documents