1
Abstrak Sub Bagian Kepegawaian Dinas Pendidikan Kabupaten Kulon Progo merupakan unit bagian dari Dinas Pendidikan Kabupaten Kulon Progo yang memegang urusan segala bentuk pengaturan mengenai kepegawaian dalam lingkup bidang pendidikan di Kabupaten Kulon Progo. Adapun beberapa tugas Sub Bagian Kepegawaian secara garis besar, diantaranya : 1. mempelajari peraturan perundang-undangan, kebijakan teknis, pedoman dan petunjuk pelaksanaan serta bahan lainnya yang berkaitan dengan urusan kepegawaian. 2. mengusulkan rencana kebutuhan pegawai, menyiapkan bahan pembinaan pegawai. 3. Serta menyiapkan Surat Perintah Dinas. pada dasarnya Sub Bagian kepegawaian berurusan pada adminitrasi pegawai, atau dengan kata lain menyiapkan segala kebutuhan pegawai pendidikan. Dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya, tentunya kepala maupun staf Sub Bagian Kepegawaian, membutuhkan data-data arsip yang akan digunakan untuk mengambil keputusan dalam melaksanakan tugas tersebut, agar tidak terjadi kekeliruan dalam pengambilan keputusan. Pentingnya pengelolaan arsip dan penataan arsip yang baik bagi keterlaksanaan tugas, mendorong untuk dilakukan pengaturan / pengelolaan kearsipan yang dimiliki Sub Bagian Kepegawaian agar dalam pencarian data dapat ditemukan dengan mudah dan cepat.
2
BAB I PENDAHULUAN A. Analisis Situasi Subbag Bagian Kepegawaian Dinas Pendidikan Kabupaten Kulon Progo memiliki tugas yang terfokus pada pengelolaan pegawai di bidang pendidikan. Seperti yang telah di paparkan dalam abstrak diatas, bahwa dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan, tentunya Kepala maupun Staf Sub Bagian Kepegawaian memerlukan data, baik berupa hardcopy maupun yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas, agar dalam pelaksanaan tugas maupun dalam pengambilan keputusan tidak keliru. Sub Bagian Kepegawaian memiliki banyak data yang harus diarsipkan, diantaranya berupa arsip surat masuk sertifikasi, PLPG, surat keluar sertifikasi, PAK, tunjangan profesi, surat masuk sertifikasi, UKA dan UKG, dsb, yang kesemuanya diperlukan sebagai referensi pelaksanaan tugas. Hanya saja sering kali Kepala maupun Staff Sub Bagian Kepegawaian sulit menemukan arsip yang diperlukan, dikarenakan arsip yang tidak tertata sistematis, dan tercampur dengan arsip-arsip lainnya. Hal tersebut menghambat dalam pelaksanaan tugas, situasi tersebut memicu untuk dilakukan pengelolaan arsip secara sistematis, agar buku dapat ditemukan dengan mudah dan cepat ketika dibutuhkan. Pengelolaan arsip di Sub Bagian Kepegawaian dapat menjadi pembelajaran secara nyata dari ilmu yang telah dipelajari dalam perkuliahan sebelumnya, yakni manajemen kearsipan. Dengan praktek secara langsung tentunya dapat menambah pengetahuan dan wawasan secara nyata, serta dapat membedakan antara kondisi teoritis dengan kondisi prakteknya. B. Perumusan Program dan Rancangan Kegiatan PPL 1. Rumusan Program Program PPL dirumuskan sesuai dengan kondisi permasalahan yang ada, kondisi permasalahan yang terjadi di Sub Bagian Kepegawaian adalah mengenai pengelolaan arsip, yang pada dasarnya data-data
3
sangat penting sebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas di Sub Bagian Kepegawaian. Oleh karena itu program yang dirumuskan adalah “OPTIMALISASI PENGOLAHAN KEARSIPAN BERBASIS KOMPUTER DI SUBBAG KEPEGAWAIAN DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN KULONPROGO” Program tersebut memiliki sub-sub kegiatan, namun secara garis besar program ini merupakan program pengelolaan arsip dengan prinsip dan tata cara yang tepat, dan bertujuan arsip dapat terkelola dengan baik serta dapat dengan mudah ditemukan ketika dibutuhkan. 2. Rancangan Kegiatan Adapun kegiatan-kegiatan inti yang dilakukan dalam mencapai tujuan program, yaitu : 1. Pengumpulan arsip Dari arsip yang telah didapat, maka arsip tersebut dikumpulkan untuk selanjutnya diproses pemilihan arsip. 2. Pemilihan arsip berdasarkan subjek Wursanto (1991: 21-28) membagi jenis arsip dilihat dari beberapa segi diantaranya : 1. Menurut subjek atau isisnya : a. Arsip Kepegawaian Jenis
arsip
yang
berhubungan
dengan
masalah
kepegawaian seperti daftar riwayat hidup pegawai dan absensi pegawai. b. Arsip Pendidikan Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah pendidikan seperti garis-garis besar program pengajaran (GBPP), satuan pelajaran, program pengajaran, daftar absensi siswa dan guru. Setelah semua arsip terkumpul selanjutnya dilakukan pemilihan yaitu dilakukan dengan pembagian berdasarkan subjeknya/perihal sehingga tidak akan tercampur dengan surat yang lain 3. Pengelompokan arsip berdasarkan kronologis.
4
Setelah
dilakukan
pemilihan
arsip
kemudian
dikelompokan
berdasarkan kronologisnya misal: surat masuk / surat keluar diurutkan berdasarkan tanggal masuk atau tanggal keluar surat itu diterima. 4. Penyimpanan arsip di Box File . Setelah semua arsip terkumpul dengan pengelompokan dan telah tersusun secara kronologis/ pertanggal surat, kemudian arsip tersebut di simpan di Box File dengan rapi dan sistematis dengan di beri kode/ nama judul surat pada masing-masing Box file. 5. Pendataan arsip surat masuk/ surat keluar Pendataan arsip perlu dilakukan setelah arsip sudah tersusun secara sistematis menurut manajemen kearsipan di tulis dibuku inventaris untuk memudahkan proses pencarian data dan sebagai sarana evaluasi. 6. Setelah pendataan di buku inventaris selesai , maka data arsip surat masuk/surat keluar diolah menggunakan MC. EXCEL untuk mempermudah pengecekan melalui komputerisasi.
5
BAB II PERSIAPAN, PELAKSANAAN, DAN ANALISIS HASIL
A. Persiapan Dalam melaksanakan program Optimalisasi Pengelolaan Kearsipan di Subbag Kepegawaian, diperlukan persiapan-persiapan sebagai berikut : a. Pembelajaran mengenai Manajemen Kearsipan Hal ini dilakukan agar dalam melakukan program tidak terjadi kekeliruan. Pembelajaran dilakukan melalui pembacaan referensi maupun konsultasi dengan ahli seperti dosen pembimbing, selain itu juga dilakukan pembuatan proposal usulan pelaksanaan program kepada dosen sehingga program yang akan dilaksanakan dapat berjalan. b. Koordinasi dengan Kepala Subbag Kepegawaian Sebelum program dilaksanakan, dilakukan koordinasi terlebih dahulu dengan Kepala Subbag kepegawaian, hal ini dimaksudkan agar dalam pelaksanaan program mendapat ijin dan diketahui oleh seluruh staf Subbag kepegawaian serta tidak mengganggu kinerja staf Subbag kepegawaian. c. Pembuatan Buku Inventaris Untuk menunjang pelaksanaan program, maka dilakukan pembuatan buku inventaris. Buku inventaris dirancang untuk mendata arsip yang akan dikelola. Adapun data yang harus dicatat dalam buku inventaris, diantaranya sebagai berikut : No Tgl
No
Perihal Lamp Sifat
Dari
Kepada A.N
Ket
Surat
d. Persiapan ATK Atk yang perlu dipersiapkan diantaranya : Pena, Indexs, Spidol, Stiker. Selain ATK juga diperlukan perlengkapan-perlengkapan yang menunjang
6
seperti rak arsip, dan double tipe sebagai alat untuk mempermudah menempelkan rak pada dinding sehingga arsip surat masuk dan surat keluar dapat tertata dengan rapi. B. Pelaksanaan PPL Dalam proses pelaksanaan program Optimalisasi Pengolahan Kearsipan
Berbasis
Komputer
di
Subbag
Kepegawaian,
program
terlaksana dengan baik dan lancar. Dalam artian program dapat telaksana dengan baik. Pelaksanaan Program tersebut antara lain : a. Pengumpulan arsip 2012 Dari arsip yang telah didapat, maka arsip tersebut dikumpulkan untuk selanjutnya diproses pemilihan arsip. b. Pemilihan arsip berdasarkan subjek Setelah semua arsip terkumpul selanjutnya dilakukan pemilihan yaitu dilakukan dengan pembagian berdasarkan subjeknya/perihal sehingga tidak akan tercampur dengan surat yang lain. c. Pengelompokan arsip berdasarkan kronologis. Setelah
dilakukan
pemilihan
arsip
kemudian
dikelompokan
berdasarkan kronologisnya misal: surat masuk / surat keluar diurutkan berdasarkan tanggal masuk atau tanggal keluar surat itu diterima. d. Penyimpanan arsip di Box File Setelah semua arsip terkumpul dengan pengelompokan dan telah tersusun secara kronologis/ pertanggal surat, kemudian arsip tersebut di simpan di Box File dengan rapi dan sistematis dengan di beri kode/ nama judul surat pada masing-masing Box file. e. Pendataan arsip Pendataan arsip perlu dilakukan setelah arsip sudah tersusun secara sistematis menurut manajemen kearsipan di tulis dibuku inventaris untuk memudahkan proses pencarian data dan sebagai sarana evaluasi. f.
Setelah pendataan di buku inventaris selesai , maka data arsip surat masuk/surat keluar diolah menggunakan MC. EXCEL untuk mempermudah pengecekan melalui komputerisasi.
7
g. Labeling Labeling diawali dengan membuat label, yakni membuat format ukuran label. Ukuran label yang digunakan adalah 5 cm x 15 cm. kemudian dalam penulisan label, disertakan
keterangan, judul
Arsip . Berikut contoh label arsip di Subbag Kepegawaian :
SURAT MASUK SERTIFIKASI 2014 PPL AP UNY 2014
Setelah label selesai dibuat dengan stiker , maka label tersebut di tempel di bagian punggung Box File dan dilapisi dengan isolasi agar melekat. h. Sosialisasi Setelah program selesai dilaksanakan dan pedoman telah disusun, maka
dilakukan
sosialisai
program
kepada
staf
Subbag
Kepegawaian, sosialisasi ini mengenai cara pengelolaan arsip yang benar sesuai pedoman yang telah disusun, dan cara pencarian arsip. Dengan sosialisasi ini diharpkan, staf Subbag Kepegawaian
dapat
menindak
lanjuti
program
yang
telah
dilaksanakan. C. Analisis Hasil Pelaksanaan dan Refleksi Secara umum pelaksanaan program-program PPL terlaksana dengan baik dan lancar, namun di dalam pelaksanaan tiap program masih terdapat kendala-kendala yang mengakibatkan terhambatnya pelaksanaan program. Berikut analisis hasil pelaksanaan program-program PPL. Berikut analisis hasil pelaksanaan program : a. Pengumpulan arsip Dalam pelaksanaan pengelolaan arsip hal yang dilakukan pertama kali yaitu mengumpulkan semua arsip untuk dilakukan pengumpulan
8
arsip, dalam pengumpulan arsip, arsip yang dikumpulkan yaitu: surat masuk sertifikasi, PLPG, surat keluar sertifikasi, PAK, tunjangan profesi, surat masuk sertifikasi, UKA dan UKG, dsb. Dalam proses pengumpulann arsip tidak ada kendala b. Pemilihan arsip berdasarkan subjek. Dalam proses pemilihan arsip terdapat kendala dalam pelaksanaan, sebagian
arsip
ada
yang
tintanya
sudah
luntur
sehingga
mempersulit dalam pemilihan karena arsip tersebut sulit dibaca. c. Pengelompokan arsip berdasarkan kronologis. Setelah pemilihan arsip, selanjutnya dilakukan pengelompokan berdasarkan kronologisnya, kronologis disini dimaksudkan sebagai tanggal peristiwa, jadi arsip diurutkan berdasarkan tanggal surat sehingga
dapat
mempermudah
dalam
pencarian
data
dan
pengecekan, dalam proses pengelompokan berdasarkan kronologis terdapat kendala yaitu sebagian arsip ada yang tidak ditulis tanggalnya hanya menyebutkan bulan dan tahunnya saja dan ada juga yang tanpa tanggal surat. d. Penyimpanan arsip di Box File Dalam proses penyimpanan arsip tidak ada kendala, karena sebelum proses penyimpanan arsip sudah tersusun dengan baik dan diberi indeks sebagai pembatas bulan dari tanggal surat sehingga mempermudah dalam pencarian surat dan langsung disimpan di Box File. e. Pendataan arsip Pendataan dilakukan setelah arsip sudah tersusun secara sistematis berdasarkan kronologinya, dalam proses pendataan mengalami kendala dikarenakan sebagian arsip ada yang sudah luntur tintanya dan ada yang tidak menuliskan tanggal surat sehingga mempersulit dalam proses pendataan, setelah pendataan menggunakan buku inventaris
dilakukan
olah
data
menggunakan
excel
untuk
mempermudah staf Subbag Kepegawaian melakukan pengecekan melalui komputer. f. Labeling
9
Kegiatan labeling di Box File tidak terdapat kendala , dan telah sesuai dengan perencanaan awal.
10
BAB III PENUTUP A. Kesimpulan 1. Orientasi
kegiatan
Praktek
Pengalaman
Lapangan
(PPL)
yang
dilaksanakan di Dinas Pendidikan Kabupaten Kulon Progo ialah untuk membantu memperlancar pekerjaan maupun program-program yang dilaksanakan oleh Dinas Pendidikan. Dalam pelaksanaan program -PPL dapat dikatakan cukup baik dan lancar, hal ini dapat dilihat dari keterlaksanaan semua program yang telah direncanakan. 2. Praktek Pengalaman Lapangan (PPL) merupakan sebuah kesempatan bagi mahasiwa untuk terjun secara langsung di lembaga pengelola pendidikan, agar dapat mengetahui secara real bagaimana pelaksanaan pengelolaan pendidikan yang sebenarnya. 3. Melalui
kegiatan
PPL
diharapkan
dapat
menjadi
bekal
dalam
mengembangkan diri mahasiswa menjadi tenaga kependidikan yang profesional dan kompeten, memiliki nilai, sikap, pengetahuan, dan keterampilan yang memadai dalam melaksanakan tugas profesinya. 4. Program PPL yang sudah berhasil dilaksanakan telah menghabiskan waktu selama 256 jam. Program “Optimalisasi Pengolahan Kearsipan Berbasis
Komputer
di
Subbag
Kepegawaian
Dinas
Pendidikan
Kabupaten Kulon Progo” dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar.. 5. Meskipun program sudah berjalan dengan baik, namun tidak dipungkiri bahwa ada beberapa kendala yang terjadi saat pelaksanaan PPL berlangsung. 6. Hasil dari program ini diharapkan dapat bermanfaat bagi Dinas , khususnya bagi Subbag Kepegawaian Dinas Pendidikan Kabupaten Kulon Progo. 249 Arsip Tahun 2012 sudah terselesaikan. B. Saran 1. Saran bagi Dinas Pendidikan : a. Perlu dilakukan evalusai dari Dinas Pendidikan dalam bentuk kritik, saran dan masukan kepada setiap program PPL yang sedang dijalankanoleh mahasiswa PPL.
11
b. Program-program yang telah dilaksanakan Mahasiswa PPL UNY Kelompok Dinas Pendidikan Dasar dapat untuk
diteruskan dan
dikembangkan. 2. Saran bagi mahasiswa : a. Mahasiswa PPL diharapkan dapat lebih siap menghadapi tantangan dan permasalahan-permasalahan yang ada di lapangan. b. Mahasiswa diharapkan lebih tertib dan disiplin waktu.
12
Daftar Pustaka
Lampiran
