OPTIMASI PROYEK PEMBANGUNAN KAPAL FIBER UKURAN 8m DENGAN METODA PENGENDALIAN BIAYA DAN JADWAL TERPADU DI POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA Arie Indartono; Indung Sudarso Program Pascasarjana, Magister Manajemen Teknologi, Jurusan Manajemen Industri Institut Teknologi Sepuluh Nopember, Surabaya
[email protected]
ABSTRAK Penyediaan sarana transportasi laut untuk wilayah kesatuan Republik Indonesia mutlak diperlukan dengan berbagai jenis dan ukuran, Pasar Kapal fiber cukup menjanjikan hal ini terbukti dengan kenaikan produksi di PPNS-ITS dengan pesanan dari masyarakat dari 2 unit di tahun 2008 menjadi 6 unit di tahun 2010 dengan waktu produksi rata-rata 4 bulan per unit, Dengan adanya kegiatan pembangunan yang semakin banyak maka muncul berbagai kendala antara lain waktu pembangunan kapal yang sering mengalami keterlambatan jadwal tidak sesuai dengan schedule perencanaan, pengendalian biaya produksi membengkak tidak sesuai rencana, Sehingga dalam penelitian ini diangkat bagaimana merencanakan, membuat skedul proyek pembangunan yang effisien memiliki waktu yang pendek dengan biaya terkendali, serta mengevaluasi kegiatan pembangunan kapal fiber 8m dengan melibatkan mahasiswa praktek sebagi alternative peningkatan efektifitas.Untuk mencari efektivitas perencanaan proyek digunakan metoda lintasan kritis (CPM), analisa waktu crash serta biaya yang ditumbulkan sehingga didapat waktu tercepat penyelesaian dengan biaya yang optimal., dari hasil analisa didapatWaktu kritis penyelesaian keseluruhan aktivitas pembuatan kapal fiber 8m adalah total 160.92 hari kerja dengan total biaya sebesar Rp 77,498,452.00 dan , keterlibatan Mahasiswa Praktek menghasilkan efisiensi biaya yang cukup besar, yakni sebesar Rp 7,587,488.33 atau 9.79% dari total biaya semula, namun total pengerjaan menjadi lebih lambat yakni 194.78 hari. Dengan menggabungkan keterlibatan mahasiswa dan penyesuaian predecessor, didapatkan efisiensi sebesar Rp 12,285,155.- atau 15.85% dari total biaya semula. pengerjaan menjadi lebih cepat, yakni 178.2 hari.
Kata Kunci : Kapal Fiber , Proyek , lintasan kritis, crashtime, mahasiswa praktek PENDAHULUAN Indonesia merupakan Negara maritim dimana 2/3 luas wilayahnya merupakan lautan dengan potensi kekayaan laut yang cukup besar disamping itu tersebar ribuan pulau kecil yang memerlukan dukungan armada transportasi laut yang memadai. Penyediaan sarana transportasi laut untuk wilayah kesatuan Republik Indonesia mutlak diperlukan dengan berbagai jenis dan ukuran guna mendukung kegiatan pertahanan, ekonomi, budaya serta sosial dimana pengadaan kapal2 kecil dengan ukuran 615m sangat banyak dibutuhkan. Politeknik Perkapalan Negeri Surabaya merupakan salah satu pendidikan vokasi yang mencetak tenaga terampil dibidang pembuatan kapal, dimana didalam proses pendidikannya memiliki komposisi jam kegiatan praktek yang cukup besar dibanding jam kegiatan teori hal ini dikarenakan untuk melatih kemampuan ketrampilan atau skill dibutuhkan waktu yang cukup banyak. Untuk menunjang kegiatan tersebut unit produksi bengkel non metal Politeknik Perkapalan mengaplikasikan kegiatan praktek dalam pembuatan kapal fiber secara nyata dengan menerima pesanan poduksi pembuatan kapal fiber dari masyarakat. Pasar Kapal fiber cukup menjanjikan hal ini terbukti dengan kenaikan produksi pesanan dari masyarakat dari 2 unit di tahun 2008 menjadi 6 unit di tahun 2010 dengan waktu produksi rata-rata 4 bulan per unit. Dengan adanya kegiatan pembangunan yang semakin banyak maka muncul berbagai kendala antara lain waktu pembangunan kapal yang sering mengalami keterlambatan jadwal tidak sesuai dengan schedule perencanaan hal ini dikarenakan jumlah kegiatan pekerjaan berbenturan dengan praktek mahasiswa serta keterlambatan material yang berakibat pada pembengkaan biaya tenaga kerja
dan material, karena proses pembangunan melibatkan mahasiswa praktek maka kualitas hasil kadang dibawah standar, sehingga memerlukan waktu tambah untuk memperbaiki kualitas hasil, selain itu karena belum sikronnya antara jadwal praktek dengan waktu pembuatan kapal mengakibatkan terjadi pemborosan material habis praktek karena saat praktek harus berjalan sesuai jadwal akademik akan tetapi proses produksi belum sesuai dengan materi praktek. Dengan mencoba melibatkan mahasiswa kedalam pelaksanaan proyek adalah salah satu terobosan yang perlu dikaji sehingga sejauh mana effektifitas pelaksanaan proyek dapat lebih ditingkatkan, mengingat dengan penambhan mahasiswa sebagai pekerja, secara kuatitas akan didapat tenaga kerja terampil yang lebih murah sehingga diharapkan penyelesaian proyek lebih cepat dan effeisien. METODA Membuat optimasi pelaksanaan proyek pembangunan kapal fiber 8m sehingga waktu pembuatan lebih cepat yaitu dengan cara mengurangi waktu penyelesaian proyek pembuatan kapal dengan menguraikan rincian pekerjaan pembangunan kapal untuk mengetahui waktu penyelesaian proyek dan lintasan kritis maupun lintasan bukan kritis yang kemudian dianalisa dengan menggunakan Metoda lintasan kritis (CPM), Lalu menganalisa sejauh mana effektifitas biaya proyek pembangunan kapal fiber 8m dengan mensimulasikan pembuatan kapal melibatkan tenaga mahasiswa sehingga harga produk dapat bersaing dengan menganalisa percepatan waktu yang didapat dibanding dengan kondisi pembangunan normal dengan menggunakan metode Crash time. Metoda lintasan kritis (CPM) Metode lintasan kritis (CPM) merupakan prosedur pengembangan secara khusus untuk mengatur waktu pelaksanaan proyek. CPM melibatkan analisa dari sekuen dan waktu proyek dengan menggunakan jaringan. CPM diperkenalkan oleh J.E. Kelly dari Remington Rand dan M. Walker dari Du Pont pada tahun 1957. CPM ini digunakan apabila taksiran waktu pengerjaan setiap kegiatan dapat diketahui dengan baik, dimana penyimpangannya relatif kecil atau dapat diabaikan. Selain itu, CPM menganggap proyek terdiri atas kegiatan – kegiatan yang membentuk satu atau beberapa lintasan sehingga CPM ini berorientasikan pada kegiatan. CPM adalah sistem manajemen proyek yang menyediakan informasi dasar untuk pengambilan keputusan di dalam proyek dari berbagai ukuran. Di dalam CPM terdapat informasi yang diperlukan dalam merencanakan waktu yang mengarahkan kebutuhan tenaga kerja atau peralatan yang dipergunakan. Dalam CPM dikenal adanya jalur kritis, yaitu jalur yang memiliki rangkaian komponenkomponen kegiatan dengan total jumlah waktu terlama dan menunjukkan kurun waktu penyelesaian terpendek. Jadi jalur kritis terdiri dari rangkaian kegiatan kritis dimulai dari kegiatan pertama sampai pada kegiatan terakhir proyek. Manfaat yang didapat jika mengetahui lintasan kritis adalah sebagai berikut : a. Penundaan pekerjaan pada lintasan kritis menyebabkan seluruh pekerjaan proyek tertunda penyelesaiannya. b. Proyek dapat dipercepat penyelesaiannya, bila pekerjaan-pekerjaan yang ada pada lintasan kritis dipercepat. c. Pengawasan atau control dapat dikontrol melalui penyelesaian jalur kritis yang tepat dalam penyelesaiannya dan kemungkinan trade off (pertukaran waktu dengan biaya yang effisien) dan crash program (diselesaikan dengan waktu yang optimum dipercepat dengan biaya yang bertambah pula) atau dipersingkat waktunya dengan tambahan biaya lembur. d. Time slack atau kelonggaran waktu terdapat pada pekerjaan yang tidak melalui lintasan kritis. Ini memungkinkan bagi manajer / pimpro untuk memindahkan tenaga kerja, alat dan biaya ke pekerjaan-pekerjaan di lintasan kritis agar efektif dan effisien. Project Crashing (percepatan durasi proyek berdasarkan hubungan antara biaya dan waktu) Aspek yang penting untuk diperhatikan dalam penyelesaian proyek adalah ketepatan waktu
penyelesaian (sesuai dengan batas waktu yang diberikan) dan biaya proyek. Ketidak-tepatan penyelesaian suatu proyek akan berdampak pada mundurnya pelaksanaan proyek – proyek yang lain, meningkatnya biaya yang diakibatkan oleh adanya biaya lembur untuk mencapai target waktu dan kurangnya profesionalitas perusahaan dimata pelanggan. Cara paling sederhana untuk mencapai penyelesaian proyek sesuai dengan batas waktu yang ditentukan dengan peningkatan biaya yang relatif kecil dibandingkan dengan biaya normalnya adalah dengan mempercepat waktu penyelesaian dari satu atau lebih aktifitas proyek sebatas float yang tersedia. Project crashing dapat dilakukan dengan berbagai cara seperti tersebut dibawah ini : a. Memperbesar kapasitas peralatan (jumlah) b. Menambah jam kerja atau hari kerja c. Memperbaiki metoda kerja d. Menambah tenaga kerja e. Menambah ketersediaan bahan f. Menyediakan lahan kerja tambahan Metode crashing ini akan digunakan dalam menyelesaikan optimasi waktu pelaksanaan proyek pembangunan kapal fiber 8m sehingga akan didapat waktu crash yang terpendek dan waktu proyek bisa diperpendek. Karena cukup efektif dalam menganalisa tahapan-tahapan proyek serta akibat yang ditimbulkannya apa bila waktu penyelesaiannya dipercepat. Untuk alat bantu penganalisaan menggunakan software Microsoft project. HASIL DAN DISKUSI Data penelitian diperoleh dari PPNS serta dari hasil pengamatan dan wawancara secara langsung di lapangan. Data-data tersebut adalah: 1. Aktivitas-aktivitas proses pembuatan kapal fiber 8m 2. Urutan aktivitas 3. Durasi masing-masing aktivitas yang kemudian disusun faktor kemungkinan tercapainya penyelesaian (Optimistik, Ekspektasi, dan pesimistik) 4. Jumlah tenaga kerja dan material yang dibutuhkan untuk masing-masing aktivitas serta masing-masing rate biaya. Proses Pembuatan kapal fiber 8m memiliki 204 aktivitas, dimulai dari proses desain hingga serah terima kepada customer. Dipimpin oleh seorang project manager, membutuhkan 3 project engineer, 4 orang yang ahli di bidang keistrikan dan mekanika mesin, serta 15 orang pekerja, Lintasan kritis (critical path) merupakan alur urutan aktivitas yang menjadi penentu dari project secara keseluruhan. Dimana ketika aktivitas di dalam lintasan kritis terlambat, maka akan mengakibatkan keterlambatan pada project secara keseluruhan. Dengan menggunakana software Microsoft Project, didapatkan node. Sedangkan urutan kritis aktivitasnya adalah: 3-4/5-9-10-11-12-14-19-20-21-25-26-27-29-30-31-32-34-35-36-68-69-70-71-72-73-74-7595-96-97-107-109-110-111-112-113-114-115-128-129-143-146-147-148-151-152-153-154-155-156158-159-160-161-183-186-188-189-190-193-194-196-197-198-199-200-202-203-204 Dengan total durasinya adalah 160.92 hari kerja dengan total biaya sebesar Rp 77,498,452.Prosentase distribusi pemakaian biaya diilustrasikan pada gambar 1 di bawah ini.
S curve Pengerjaan Kapal fiber 8m 120,0%
% biaya
100,0% 80,0% 60,0% 40,0% 20,0% 1 11 21 31 41 51 61 71 81 91 101 111 121 131 141 151 161
0,0%
durasi pengerjaan kapal fiber
Gambar 1 Kurva S Distribusi Persen Penggunaan Biaya Pembuatan Kapal Fiber 8m Analisis Improvement Project Penyesuaian Predecessor Perbaikan pertama dilakukan dengan melakukan perubahan urutan untuk aktivitas 19 dan 20, dengan tanpa merubah durasi. untuk aktivitas 19, yakni mempersiapkan alat kerja, tidak perlu menunggu selesainya persiapan material dan selesainya papan nama proyek, setelah memecah gambar, persiapan alat kerja bisa langsung dilakukan. begitu pula persiapan listrik dan air, tidak perlu menunggu persiapan alat kerja selesai. sehingga kedua aktivitas itu bisa dilakukan setelah aktivitas 15 (breackdown gambar) diselesaikan. TABEL 1 PERBANDINGAN PREDESESOR AWAL DAN PERBAIKAN No Aktivitas (1)
(2)
durasi (hari) (3)
19
persiapan alat kerja
1.17
17,18
15
20
Listrik dan air kerja
1.17
19
15
Aktivitas
Predecessor awal (4)
Predecessor perbaikan (5)
Perubahan predesesor ini menjadikan pembuatan kapal fiber 8 m ini lebih cepat menjadi 144.33 hari dari semula 160.92 hari, atau labih cepat 15 hari dan memperbesar maksimum pekerja yang digunakan. Total biaya yang dihabiskan tidak mengalami penurunan maupun peningkatan. Perubahan predecessor ini merubah lintasan kritis dari pengerjaan kapal fiber 8m ini, memotong 5 aktivitas dari lintasan kritis semula menjadi; 3-15-20-21-25-26-27-29-30-31-32-34-35-36-68-69-70-71-72-73-74-75-95-96-97-107-109-110-111112-113-114-115-128-129-143-146-147-148-151-152-153-154-155-156-158-159-160-161-183-186188-189-190-193-194-196-197-198-199-200-202-203-204.
S curve Pengerjaan Kapal fiber 8m (alternatif perbaikan 1) 120,0%
% Biaya
100,0% 80,0% 60,0% 40,0% 20,0% 1 8 15 22 29 36 43 50 57 64 71 78 85 92 99 106 113 120 127 134
0,0%
durasi pengerjaan kapal fiber
Gambar 2. Kurva S untuk alternatif perbaikan 1 Gambar 2. menunjukkan bagaimana persen penggunaan biaya selama pengerjaan kapal fiber 8 m dengan penyesuaian predecessor bergerak perlahan, perubahan relative stabil tidak drastis sebagaimana pada kurva S pada Gambar 4.2. kurva ini menunjukkan bagaimana sekenario perbaikan ini menstabilkan penggunaan dana dari waktu ke waktu selama pengerjaan kapal fiber 8m.
Crashing Aktivitas Crashing merupakan suatu proses untuk memperpendek jangka waktu proyek dengan biaya terendah. Salah satu metode yang paling umum digunakan dalam crashing adalah meminimalkan jadwal kegiatan jangka waktu sementara, pada saat yang sama, meningkatkan sumber daya pada pengalihan jadwal kegiatan. proses crashing dilakukan pada alur kritis, yang merupakan penentu utama durasi total aktivitas. namun proses ini tidak bisa dilakukan di semua aktivitas. ada aktivitas meskipun panjang durasninya, tapi memang secara realita tidak mungkin dilakukan percepatan meskipun ditambah dengan sumberdaya berapapun. dalam alternatif perbaikan ini, proses crashing dilakukan untuk 11 aktivitas, yakni aktivitas 4, 5, 31, 32, 95, 96, 97, 110, 130, 146 dan aktivitas. crashing dilakukan dengan menambahkan sumber daya kerja pada aktivitas. penambahan pekerja ini digaji sesuai dengan rate normal ditambah penalty crush sebesar 50% dari rate normalnya. Dari hasil crashing ini didapat hasil 151.92 hari, dengan penambahan biaya Rp 2,345,200.- dari biaya normal.
Penyesuaian Predecessor dan crushing Pada alternatif perbaikan ini adalah menggabungkan dua alternatif yang sudah dijelaskan pada bagian sebelumnya. Yakni melakukan penyesuaian predecessor pada aktivitas 19 dan 20 serta melakukan crushing pada 11 aktivitas sehingga dengan biaya sebesar Rp 79,843,652.-, durasi total pengerjaan bisa dipercepat menjadi 142.58 hari.
Melibatkan tenaga praktik Mahasiswa Mahasiswa tidak dilibatkan untuk semua aktivitas, hanya aktivitas Persiapan lapangan, Moulding, Fabrication, dan Erection. dan tidak dilepas sendirian. sealu didampingi oleh minimal 1 pekerja sebagai tentor sekaligus senior di lapangan. keterlibatan mahasiswa ini berakibat pada durasi masing-masing aktivitas yang mahasiswa terlibat didalamnya lebih
lambat daripada jika dikerjakan oleh pekerja (1 pekerja sebanding dengan 4 mahasiswa). Hal ini terjadi pada saat awal 3 aktivitas utama (moulding, fabrication dan erection) ketika sudah terbiasa, kemampuan mahasiswa akan setara dengan pekerja, namun tetap akan selalu didampingi. Semisal aktifitas fabrikasi, yang semula dilakukan menggunakan 500% (5 orang) diganti dengan melibatkan mahasiswa sebanyak 400% (4 orang) dan pekerja sebanyak 200% (2 orang). 200% pekerja ini dimaksudkan sebagai tentor dari keempat mahasiswa, dengan standard 1 pekerja membimbing dan mengawasi 2 orang mahasiswa. system ini bisa diaplikasikan hanya jika mahasiswa dilakukan pelatihan singkat dan briefing lengkap tentang apa yang harus dikerjakan sebelum mahasiswa terjun langsung di lapangan. Proses pembuatan kapal menjadi lebih lambat. Komitmen dari produsen, keterlambatan kapal perbulannya diberikan kompensasi sebesar 10% dari harga kapal. Nilai ini bisa dijadikan sebagai patokan biaya akibat keterlambatan pengerjaan kapal. Kapal fiber 8 m ini memiliki harga jualnya sebesar Rp 85,000,000.-. sehingga keterlambatan setiap bulannya dikenai penalty sebesar Rp 8,500,000.-. sekiar 10%, atau Rp 283,333.- per harinya. Jika dilihat dari waktu pengerjaan maka keterlambatan dengan menggunakan mahasiswa dapat dihitung kerugiannya sebesar : Pengerjaan Kondisi Awal = 160.92 hari Pengerjaan melibatkan mahasiswa = 194.78 hari , maka Keterlambatan = 33.86 hari Penalty keterlambatan sebesar 33.86 x Rp 283,333.- = Rp 9,593,666.67 Sehingga total biaya pengerjaan kapal dengan melibatkan mahasiswa adalah sebesar Rp 60,317,297.+ Rp 9,593,666.67 = Rp 69,910,963.67 Berdasarkan perhitungan ini, didapatkan hasil bahwa dapat dilakukan effisiensi biaya sebesar Rp 7,587,488.33 atau 9.79% dari total biaya semula. namun keterlibatan mahasiswa ini menyebabkan semakin lamanya durasi pengerjaan aktivitas pembuatan kapal fiber 8m ini yakni 194.78 hari. panjangnya durasi ini bisa disiasati dengan melakukan penyesuaian predecessor sebagaimana usulan perbaikan sebelumnya, sehingga didapatkan durasi sebesar 178.2 hari. Sehingga biaya penalty menjadi; Pengerjaan Kondisi Awal = 160.92 hari Pengerjaan melibatkan mahasiswa = 178.2 hari Keterlambatan = 17.28 hari Penalty keterlambatan sebesar 17.28 x Rp 283,333.- = Rp 4,896,000.Total biaya melibatkan mahasiswa dan penyesuaian predecessor adalah sebesar Rp 60,317,297.- + Rp 4,896,000.- = Rp 65,213,297,Sehingga didapatkan efisiensi biaya sebesar Rp 12,285,155.- atau 15.85%. Berikut ini rekapitulasi perbandingan alternative pengembangan project pembuatan kapal fiber 8 m. TABEL 2 REKAPITULASI BIAYA DAN DURASI PENGERJAAN UNTUK SEMUA ALTERNATIVE
Attribut Biaya Pengerjaan (Rp) DURASI (Hari)
Kondisi Awal
Penyesuaian predesessor
Crashing
crashing dan Penyesuaian predesessor
Melibatkan mahasiswa Tanpa Penyesuaian predesessor
Dengan Penyesuaian predesessor
77,498,452.00
77,498,452.00
79,483,652.00
79,483,652.00
69,910,963.67
65,213,297.00
160.92
144.33
151.92
142.58
194.78
178.2
Dari table diatas terlihat adanya pengurangan waktu penyelesaian yang cukup signifikan dengan adanya tindakan penyesuaian predecessor pada semua kondisi. Yang paling optimal ada
pada kondisi normal dengan penyesuaian predecessor adalah hasil yang paling bagus dilihat dari aspek biaya dan waktu penyelesaian. Untuk waktu tercepat penyelesaian dicapai dengan menggunakan crashing dengan menggunakan penyesuaian predecessor akan tetapi dari segi biaya cukup tinggi guna mencapai kondisi crashing. Kegiatan dengan biaya cukup rendah bila melibatkan mahasiswa akan tetapi waktu penyelesaiannya menjadi bertambah karena adanya tambahan waktu untuk adaptasi saat mereka awal bekerja.
Kesimpulan Kesimpulan yang bisa ditarik dari penelitian ini adalah: Waktu kritis penyelesaian keseluruhan aktivitas pembuatan kapal fiber 8m adalah total 160.92 hari kerja dengan total biaya sebesar Rp 77,498,452.00, dengan melakukan penyesuaian predecessor, waktu pengerjaan bisa dimampatkan menjadi 144.33 hari Project crashing hanya bisa dilakukan pada 4 aktivitas, yakni aktivitas mould drawing, shop drawing, Pengikatan rangka cetakan dan Pemasangan formika dan berhasil memperpendek durasi total pengerjaan menjadi 151.92 hari, dengan penambahan biaya Rp 2,345,200 dari biaya normal Keterlibatan Mahasiswa Praktek menghasilkan efisiensi biaya yang cukup besar, yakni sebesar Rp Rp 7,587,488.33 atau 9.79% dari total biaya semula, namun total pengerjaan menjadi lebih lambat yakni 194.78 hari. Dengan menggabungkan keterlibatan mahasiswa dan penyesuaian predecessor, didapatkan efisiensi sebesar Rp 12,285,155atau 15.85% dari total biaya semula. pengerjaan menjadi lebih cepat, yakni 178.2 hari. Keterlambatan dengan menggunakan mahasiswa dikarenakan butuh waktu untuk adaptasi saat pertamakali praktek dan waktu untuk memperbaiki hasil yang kurang begitu sempurna. Keuntungan melibatkan mahasiswa dapat terlihat lebih besar bila dilihat dari segi pembelajaran karena langsung terlibat dalam kegiatan produksi. DAFTAR PUSTAKA
Kerzner, Harold, 2001, Project Management a System Approach to Planning, Scheduling and Controlling, John Wilet and Sons, New York. Meredith, Jack R. and Mantel, Samuel J. Jr., 2000, Project Management A Managerial Approach, Second Edition, John Willey & Sons, New York. Santoso, B., 2009, Manajemen Proyek, Edisi pertama, Graha Ilmu, Jakarta. Soeharto, Imam, 1997, Manajemen Proyek dari Konseptual Sampai Operasional, Penerbit Erlangga, Jakarta. Tubagus, H. A., (1995), Prinsip-Prisnsip Network Planning, Cetakan keenam, PT Jakarta Gramedia Pustaka Utama, jakarta Taha, Hamdy A., 1997, Operation Research an introduction, Prentice Hall International. Taylor III, Bernard W., 1999, Introduction to Management Science, Prentice Hall International. Ubud, Sahnaz, 2003, Penjadwalan Multi Proyek Dengan Memperhatikan Keterbatasan Tenaga kerja Di PT Indomarine Malang, Manajemen Industri, Magister Manajemen Teknologi – ITS, tesis yang tidak dipublikasikan, Surabaya.
