1000 Brussel, 7 november 2011 Waterloolaan, 115 Tel. : 02/ 552.25.42 Fax : 02 / 552.27.63
Federale Overheidsdienst Justitie --Directoraat-generaal rechterlijke organisatie --Dienst personeelszaken *** Ons ref. : ROJ212
Mijnheer de eerste voorzitter van het Hof van Cassatie, Mijnheer de procureur-generaal bij het Hof van Cassatie, De heren eerste voorzitters van de hoven van beroep, De dames en de heren eerste voorzitters van de arbeidshoven, De heren procureurs-generaal bij de hoven van beroep, Mijnheer de federale procureur, Ter attentie van De dames en heren hoofdgriffiers, hoofdsecretarissen en alle personeelsleden van de griffies en parketsecretariaten Met verzoek deze mee te delen aan alle personeelsleden
OMZENDBRIEF Nr. 161 (rev. 1)
BETREFT : Procedure benoeming via mutatie Deze omzendbrief brengt een aantal wijzigingen aan in de procedure benoeming via mutatie. Deze omzendbrief vervangt omzendbrief 92 van 9 januari 2007, 102 van 27 juni 2007 en hoofdstuk III van omzendbrief 128 van 28 november 2008, die hierbij komen te vervallen. De omzendbrief omvat de procedure voor benoeming via mutatie voor het niveau A, B, C en D. In deze revisie van de omzendbrief wordt de mutatieprocedure uitgebreid naar de klasses A2 en A3 met de titels van hoofdgriffier, hoofdsecretaris, griffier-hoofd van dienst en secretaris-hoofd van dienst, en wordt de omzendbrief tevens op een aantal punten verduidelijkt. 1. Inleiding Het Gerechtelijk Wetboek voorziet in verschillende mogelijkheden om benoemd te worden in een bepaalde functie binnen de hoven en rechtbanken: o Benoeming via werving is de benoeming van een laureaat van een vergelijkende selectie voor werving die nog niet vast benoemd is in de desbetreffende graad. Het kan hier gaan om de benoeming van een extern laureaat (nog niet in dienst) of van een laureaat die reeds in dienst is binnen de rechterlijke orde. o Benoeming via bevordering is de benoeming van een vast benoemd personeelslid dat laureaat is van een selectie voor bevordering, in een hogere graad of klasse in dezelfde of een andere griffie of een ander parketsecretariaat. o Benoeming via verandering van graad: is de benoeming van een personeelslid in een andere graad van het zelfde niveau. o Benoeming via mutatie is de definitieve overplaatsing van een vast benoemd personeelslid, op zijn verzoek, in dezelfde graad of klasse in een andere griffie of een ander parketsecretariaat. o Benoeming via mobiliteit is de definitieve overplaatsing van een vast benoemd personeelslid, op zijn verzoek, bij een hof, rechtbank, griffie of parketsecretariaat in een
federale overheidsdienst of omgekeerd. Benoeming via mobiliteit is momenteel nog niet mogelijk.
2. Algemeen •
Het systeem van de benoeming via mutatie is enkel van toepassing op de statutaire personeelsleden die op hun evaluatie niet de eindvermelding ‘onvoldoende’ hebben ontvangen.
•
De toekenning van een mutatie leidt tot de definitieve invulling van een betrekking in het kader. Dit betekent dat er een vacature moet zijn vooraleer een mutatie kan plaatsvinden. Mutatie heeft voorrang op de benoeming via werving of bevordering. Dit betekent dat eerst wordt nagegaan of de plaats via mutatie kan ingevuld worden, vooraleer een vacature in het Belgisch Staatsblad wordt gepubliceerd. Een uitzondering hierop zijn de plaatsen van assistent die vacant worden na de procedure van ‘upgrading’. Deze betrekkingen worden in eerste instantie niet door mutatie, noch door benoeming via werving ingenomen, maar wel met voorrang via bevordering. Wanneer echter na publicatie van dergelijke plaats van assistent de betrekking niet kan worden toegekend via bevordering, kan deze worden ingenomen door mutatie en eventueel via aanwerving.
•
Mutatie gebeurt telkens in gelijke graad of vakklasse met dezelfde functieinhoud. Dit houdt in dat een mutatie nooit aanleiding kan geven tot een gelijktijdige bevordering. Gezien benoeming via mutatie steeds in gelijke graad of vakklasse met dezelfde functieinhoud gebeurt, is een mutatie van een griffier naar een functie van secretaris, of omgekeerd, niet mogelijk. Dit is tevens het geval voor een parketjurist die een benoeming als referendaris wenst, of omgekeerd. Deze personen dienen te postuleren op de vacante betrekkingen van hun voorkeur die worden gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.
•
Mutatie gebeurt van de ene rechtsmacht naar de andere. Voor het administratief personeel wordt er geen scheiding vastgelegd tussen griffies en parketsecretariaten. Dit houdt in dat een personeelslid dat benoemd is in een graad van medewerker, assistent of (administratief/ICT-), deskundige in een griffie, via mutatie zowel in een andere griffie of in een ander parketsecretariaat kan benoemd worden. Hetzelfde geldt voor de personeelsleden die in deze graden benoemd zijn bij de parketsecretariaten.
•
Vanaf 1 januari 2012 is de benoeming via mutatie mogelijk voor de personeelsleden in de vakklasses A2 en A3 die de titels van griffier-hoofd van dienst (A2), secretaris-hoofd van dienst (A2), hoofdgriffier (A2/A3) en hoofdsecretaris (A3) dragen. Alle aanvragen die op rechtsgeldige wijze zijn overgemaakt met uiterlijke postdatum op 31 december 2011, zullen in overweging genomen worden voor alle betrekkingen waarvoor op 1 januari 2012 geen selectie lopende is. Voor kandidatuurstelling vanaf 1 januari 2012 of betrekkingen die na deze datum vacant worden, worden de regels, infra opgenomen bij punt 4. ‘Toekenning’, gevolgd. Een benoeming via mutatie is enkel mogelijk in gelijke vakklasse en functieinhoud. Bijgevolg is een benoeming van een griffier-hoofd van dienst in de vakklasse A2 in een functie van hoofdgriffier in de vakklasse A2 niet mogelijk. De personeelsleden in de graad van griffier-hoofd van dienst die dergelijke benoeming wensen dienen te postuleren op de vacante betrekkingen van hun keuze die worden gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Zij worden onmiddellijk toegelaten tot de bijkomende proef en dienen niet deel te nemen aan de vergelijkende selectie georganiseerd door Selor. Dit geldt tevens voor de personeelsleden met de titel van hoofdgriffier in de vakklasse A2 die een benoeming als griffier-hoofd van dienst beogen.
3. Aanvraag •
Een mutatie gebeurt op verzoek van het personeelslid.
2
Personeelsleden die een overplaatsing naar een andere rechtsmacht wensen, dienen hiertoe een aanvraag te richten aan de Federale Overheidsdienst Justitie, Directoraat-generaal Rechterlijke Organisatie, Dienst personeelszaken ROJ212, Waterloolaan 115, 1000 Brussel. De aanvraag gebeurt door het ter post aangetekend versturen van het formulier dat als bijlage bij deze omzendbrief geldt. Er zijn vier formulieren: o één formulier voor de administratieve functies van het niveau B, C en D. o één formulier voor de griffiers en secretarissen. o één formulier voor de functies van het niveau A, met de titels van parketjurist en referendaris o één formulier voor de functies van het niveau A, met de titels van griffier-hoofd van dienst, secretaris-hoofd van dienst, hoofdgriffier en hoofdsecretaris. Op het formulier vermeldt het personeelslid voor welke type gerecht(en) hij geïnteresseerd is en voor welke gerechtelijk(e) arrondissement(en). In geval van de administratieve functies van het niveau B, C en D, vermeldt het personeelslid tevens voor welke functiefamilie hij geïnteresseerd is. Het personeelslid dient zich niet te beperken tot de functiefamilie waarin hij op het ogenblik van de aanvraag is ingedeeld. Voor een mutatie-aanvraag in de functies van griffier-hoofd van dienst, secretaris-hoofd van dienst, hoofdgriffier en hoofdsecretaris, vermeldt de kandidaat expliciet voor welke rechtsmachten hij zijn mutatie aanvraagt. Het aanvraagformulier wordt ondertekend door het betrokken personeelslid. Het personeelslid informeert eveneens zijn (magistraat-) korpsoverste die het aanvraagformulier ‘voor kennisname’ mee ondertekent. Het personeelslid is verantwoordelijk voor het overmaken van het formulier aan de personeelsdienst. Hij ontvangt van de personeelsdienst een ontvangstmelding van zijn aanvraag. •
De aanvraag tot overplaatsing wordt opgenomen in de gegevensbank van de personeelsdienst.
•
De mutatieaanvraag is twee jaar geldig. Deze termijn begint te lopen vanaf de postdatum van de aangetekende zending waarmee het formulier werd overgemaakt aan de personeelsdienst. Na het aflopen van de termijn verliest ze elke uitwerking. De mutatieaanvraag verliest eveneens uitwerking als een mutatie wordt toegekend, het personeelslid een nieuwe aanvraag indient of het personeelslid van graad of vakklasse verandert.
•
De geldigheidstermijn van 2 jaar is hernieuwbaar. De nieuwe geldigheidstermijn begint te lopen op de datum volgend op het einde van de vorige termijn, wanneer het personeelslid een nieuwe aanvraag overmaakt in de laatste maand van de geldigheidsduur van zijn vorige mutatieaanvraag en de parameters (functiefamilie, type rechtsmacht, arrondissement) ongewijzigd blijven.
•
Het personeelslid kan zijn aanvraag gedurende de geldigheidsduur eveneens wijzigen. Elke wijziging van een mutatieaanvraag gebeurt door het versturen van het aanvraagformulier volgens bovenvermelde modaliteiten. De geldigheidstermijn (2 jaar) van zijn nieuwe aanvraag vangt aan op de postdatum van de aangetekende zending. De geldigheid van de vorige mutatieaanvraag vervalt de dag voor de aanvang van de nieuwe mutatieaanvraag.
4. Toekenning •
Om een mutatie te verkrijgen mag het personeelslid voor zijn laatste evaluatie geen eindvermelding ‘onvoldoende’ hebben verkregen.
•
Wanneer een betrekking vacant wordt, gaat de personeelsdienst na of er zich kandidaten gemanifesteerd hebben voor mutatie. Enkel de kandidaten die zich volgens de in deze omzendbrief opgenomen regels kenbaar hebben gemaakt voor de desbetreffende betrekking, worden in aanmerking genomen.
3
•
Indien de betrekking vrijkomt door pensionering, ontslag, mutatie, benoeming of bevordering van de titularis in een andere functie binnen dezelfde of een andere rechtsmacht, worden enkel de geldige aanvragen tot mutatie die ten laatste één maand voor de datum van de akte waarmee de pensionering, het ontslag, de mutatie, de benoeming of bevordering wordt toegekend, ingediend werden, in overweging genomen. In geval van overlijden van de titularis van de functie, worden enkel de aanvragen tot mutatie die op geldige wijze werden overgemaakt ten laatste één maand voor de datum van het overlijden, in aanmerking genomen. In geval van een betrekking die wordt gecreëerd naar aanleiding van twee halftijdse vervroegde uittredingen, worden enkel de aanvragen tot mutatie die op geldige wijze werden overgemaakt ten laatste één maand voor de datum van de creatie van de betrekking (= de datum van het akkoord van de minister van Justitie) in overweging genomen. Wanneer de procedure voor benoeming via mutatie opnieuw wordt opgestart nadat een betrekking vacant werd verklaard in het Belgisch Staatsblad, dan worden de aanvragen in aanmerking genomen die op geldige wijze werden overgemaakt ten laatste één maand voor: o de datum van het afsluitende puntenborderel indien er een bijkomende proef werd georganiseerd; o de publicatiedatum van de vacante betrekking indien er geen bijkomende proef werd georganiseerd. De postdatum van de mutatie-aanvraag telt hierbij als referentiedatum om na te gaan of de aanvraag tot mutatie tijdig de personeelsdienst bereikte.
•
De kandidaten voor de mutatie worden in volgorde van anciënniteit gerangschikt. Deze rangschikking gebeurt op grond van volgende anciënniteiten: 1°het personeelslid met de grootste graadanciënnit eit of klassenanciënniteit (= datum van benoeming in zijn huidige graad of klasse) 2° bij gelijke graadanciënniteit of klassenanciënni teit, het personeelslid met de grootste dienstanciënniteit (= de dienstverrichtingen in gelijk welke hoedanigheid binnen de rechterlijke orde) 3° bij gelijke dienstanciënniteit, het oudste perso neelslid. Voor de berekening van de klassenanciënniteit worden de diensten aangerekend vanaf de datum waarop het personeelslid houder is van de desbetreffende klasse, alsook de eventuele werkelijk gepresteerde diensten in hoedanigheid van contractueel personeelslid in dezelfde klasse. In het geval van personeelsleden van het niveau A, die de titel van parketjurist of referendaris dragen, wordt de anciënniteit opgebouwd in de klasse A1 en de klasse A2 samengeteld voor het bepalen van de rangschikking op basis van de klassenanciënniteit. De anciënniteit in de voormalige tijdelijke mandaten van griffier-hoofd van dienst of secretaris-hoofd van dienst voor 1 december 2008 wordt in rekening gebracht voor de berekening van de klassenanciënniteit in de klasse A2.
•
De lijst met kandidaten wordt overgemaakt aan de magistraat-korpsoverste van de rechtsmacht waar de betrekking te begeven is voor wat betreft de functies van het niveau A. Voor wat betreft de functies van parketjurist en referendaris, wordt de lijst met kandidaten overgemaakt naar respectievelijk de procureur-generaal of eerste voorzitter van het rechtsgebied waarbinnen de betrekking vacant is verklaard. Voor de andere niveaus wordt de lijst overgemaakt aan de betrokken hoofdgriffier of hoofdsecretaris. De betrokken korpsoverste gaat op gemotiveerde wijze na of de hoogst gerangschikte kandidaat voldoet aan het functieprofiel en de competenties vereist voor de uitoefening van de functie. Voor wat betreft de administratieve functies van het niveau B, C en D, gebeurt dit aan de hand van de elementen
4
opgenomen voor de beschrijving van de betrokken functie (cfr. functiefamilies – omzendbrief 78 (rev 1 van 6 augustus 2010). De attaché HRM of attaché selectie ondersteunt de magistraat-korpsoverste in het opmaken van het advies omtrent de kandidaten voor benoeming via mutatie voor de betrekkingen van het niveau A. De attaché HRM of attaché selectie ondersteunt tevens op verzoek van de korpsoverste (hoofdgriffier/hoofdsecretaris) voor het opmaken van de adviezen omtrent de kandidaten voor mutatie voor de betrekkingen van de andere niveaus. Indien de hoogst gerangschikte kandidaat voldoet aan het functieprofiel en de competenties vereist voor de uitoefening van de vacante functie, brengt de betrokken (magistraat-)korpsoverste de kandidaat en de personeelsdienst schriftelijk op de hoogte. Voldoet de hoogst gerangschikte kandidaat niet, dan wordt dit op gemotiveerde en op schriftelijke wijze meegedeeld aan de kandidaat en de personeelsdienst door de (magistraat-)korpsoverste en deze laatste onderzoekt of de volgende kandidaat voldoet aan het functieprofiel en de competenties vereist voor de uitoefening van de vacante betrekking. Er kan geen motivering omtrent een kandidaat worden gegeven, zonder dat een hoger gerangschikte kandidaat een motivering heeft ontvangen. Deze procedure moet worden herhaald (voor zover het aantal kandidaten voor de mutatie dit mogelijk maakt) zolang er geen kandidaat kan worden aangewezen die aan het profiel beantwoordt. Het dossier, met inbegrip van de kennisgeving aan de kandidaten van het (gemotiveerd) advies, wordt overgemaakt aan de personeelsdienst binnen een termijn van één maand. De minister van Justitie beslist over de toekenning van de mutatie voor de administratieve personeelsleden van het niveau B, C en D, de Koning beslist over de toekenning van de mutatie voor de griffiers en secretarissen en de personeelsleden van het niveau A. Indien de betrekking via mutatie kan worden ingenomen gebeurt dit, voor de administratieve personeelsleden van het niveau B, C en D, ten vroegste op de dag waarop de betrekking beëindigd wordt. Voor de andere personeelsleden wordt de ingangsdatum van de mutatie vastgelegd in het koninklijk besluit die de benoeming via mutatie regelt. Er vindt geen nieuwe eedaflegging plaats. •
Een kandidaat die een positief advies heeft ontvangen van de (magistraat-)korpsoverste kan steeds afzien van de mutatie door deze dit binnen de 3 werkdagen na ontvangst van het advies mee te delen. Indien het personeelslid afziet van de mutatie op het ogenblik dat de akte die de mutatie regelt getekend is door de minister van Justitie of de Koning, wordt zijn aanvraag tot mutatie geschrapt uit de databank. Hij kan desgevallend een nieuwe aanvraag indienen volgens de hoger vermelde modaliteiten.
•
Wanneer een overplaatsing via mutatie wordt toegekend, wordt de aanvraag van de kandidaat geschrapt uit de databank. Het personeelslid kan slechts een nieuwe mutatie-aanvraag indienen voor zover de toegekende mutatie van kracht is.
Met uitzondering van de regels betreffende de personeelsleden van de klasses A2 en A3 die in werking treden op 1 januari 2012, treden de bepalingen van deze omzendbrief in werking op de datum van zijn verspreiding naar de rechterlijke orde. Deze omzendbrief moet overgemaakt worden aan alle personeelsleden, ook deze die afwezig zijn van de dienst op het ogenblik van de verspreiding ervan (ziekte, loopbaanonderbreking, afwezigheid van lange duur voor persoonlijke aangelegenheden,…).
(get.)Stefaan DE CLERCK
5
