oleh Ratih Rahmawati Utami Budi Rahayu Hariyadi

AWAL PENGGUNAAN KOMPUTER UNTUK PERPUSTAKAAN DI INDONESIA: STUDI KASUS DI PUSAT DOKUMENTASI DAN INFORMASI ILMIAH—LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 1970—1995

oleh Ratih Rahmawati Utami Budi Rahayu Hariyadi

Program Studi Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya- Universitas Indonesia, Depok 16424

[email protected]

Abstrak Tulisan ini membahas awal penggunaan komputer untuk perpustakaan di Indonesia, yang pertama kali dilaksanakan oleh PDII—LIPI pada 1971—1995. Penelitian ini bertujuan untuk menjelaskan awal penggunaan komputer untuk perpustakaan oleh PDII—LIPI yang berpengaruh terhadap perkembangan pengelolaan perpustakaan di Indonesia. Penelitian ini adalah penelitian kualitatif dengan metode studi kasus. Hasil penelitian ini mendeskripsikan penggunaan komputer di PDII- LIPI yang dibagi menjadi 3 periode; periode pertama adalah penggunaan mainframe dengan pengembangan peranti lunak tersendiri yang berlanjut hingga pada pembuatan Katalog Induk Majalah berkomputer pada tahun 1975. Periode kedua dimulai sejak tahun 1982 berdasarkan keputusan B.J Habibie selaku Menteri Riset dan Teknologi waktu itu agar PDII—LIPI menggunakan komputer Hewlett Packard (HP) 3000 seri 40 dengan peranti lunak MINISIS. PDII juga menggunakan komputer mikro dengan perangkat lunak CDS/ISIS (Computerized Documentation Systems/Integrated Set of Information Systems) untuk pembuatan pangkalan data. Periode ketiga ialah penggunaan Personal Computer (PC) sebelum masa penggunaan internet. Hasil penelitian ini juga menemukan bahwa kesuksesan penggunaan komputer di PDII—LIPI untuk melaksanakan tugas dokumentasi tidak hanya terdiri dari aspek teknis yaitu perkembangan teknologi komputer itu sendiri, namun juga adanya aspek non teknis seperti perencanaan, kemampuan staf dan pola pikir, komunikasi, kebijakan, serta pendokumentasian sejarah. Kata kunci: Ilmu perpustakaan, penggunaan komputer untuk perpustakaan, Teknologi Informasi dan Komunikasi.

The Beginning of Library Automation in Indonesia: a case study in Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah—Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia 1970—1995 Abstract This paper discusses the early use of computers for library in Indonesia, which was first implemented by PDII— LIPI in 1971-1995. The aims of this study are to describe the initial use of computers for library by PDII—LIPI

1

Awal penggunaan…, Ratih Rahmawati, FIB UI, 2013

that affect the development of library management in Indonesia. This study is a qualitative research with case study method. The results of this study describes the use of computers in PDII—LIPI is divided into three periods; first period was the use of the mainframe with its own software development continues to the union catalog for magazine in 1975. The second period started in 1982 by decision of BJ Habibie as the Minister for Research and Technology at the time that PDII—LIPI used the Hewlett Packard (HP) 3000 Series 40 with MINISIS. PDII—LIPI also use microcomputer with CDS / ISIS (Computerized Documentation Systems / Integrated Set of Information Systems) for the preparation of the data base. The third period is the use of Personal Computer (PC) before the use of the internet. Results of this study also found that the successful use of computers in PDII—LIPI to carry out the task documentation consists of not only the technical aspects of the development of computer technology itself, but also the non-technical aspects such as planning, staff capabilities and mindset, communication, policy, and documenting history. Keywords: library science, the use of computers for the library, Information Technology and Communications.

1. Pendahuluan

1.1. Latar Belakang Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) merupakan suatu keniscayaan dalam setiap aspek kehidupan masyarakat modern, tidak terkecuali perpustakaan yang merupakan bagian dari kebudayaan masyarakat itu sendiri. Pemanfaatan TIK khususnya pemakaian komputer untuk kegiatan di perpustakaan sangat terkait dengan fungsi ruang dan waktu yang irreversible sehingga menggoreskan catatan sejarah tersendiri. Faktanya, hampir setiap perpustakaan di Indonesia berlomba untuk menerapkan TIK selaras dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan yang mengamanatkan bahwa pengembangan perpustakaan hendaknya memanfaatkan TIK. Cukup banyak artikel dan karya ilmiah yang membahas berbagai metode maupun teknik penggunaan TIK untuk menunjang kegiatan dan layanan perpustakaan maupun lembaga informasi lainnya. Meskipun demikian, dari pengamatan penulis, belum pernah ditulis sejak kapan dan bagaimana perpustakaan di Indonesia mulai menggunakan komputer untuk kegiatan dan layanan perpustakaan. Hal tersebut juga terjadi di Indonesia, penggunaan komputer untuk kegiatan perpustakaan selalu mengukuti perkembangan teknologi yang semakin canggih. Namun, perlu juga diketahui bagaimana awal perkembangannya agar dapat menentukan langkah masa depan bertolak dari yang telah dikerjakan pada masa lampau. Penelitian tentang awal penggunaan komputer untuk perpustakaan di Indonesia oleh PDII- LIPI ini diharapkan dapat mengungkap 2


sekaligus menjelaskan pengaruh awal penggunaan komputer untuk pengelolaan perpustakaan di Indonesia, khsusnya di PDII-LIPI hingga sekarang. 1.2. Rumusan Masalah dan Tujuan Penelitian tentang awal penggunaan komputer untuk perpustakaan sebagai bagian dari perkembangan kepustakawanan Indonesia (Indonesian librarianship) belum banyak disadari sehingga menjadi kendala untuk mengetahui dengan pasti bagimana pengelolaan perpustakaan dari awal penggunaan komputer untuk menunjang kegiatan perpustakaan di Indonesia. Rumusan masalah dalam penelitian ini yaitu awal penggunaan komputer untuk perpustakaan di Indonesia dengan studi kasus di PDII- LIPI pada tahun 1970—1995 yang berpengaruh terhadap perkembangan pengelolaan perpustakaan. Sedangkan tujuan penelitian ini unttuk

mengungkap awal penggunaan komputer untuk perpustakaan di Indonesia,

terutama yang dilaksanakan oleh PDII—LIPI sejak tahun 1970-an hingga masa pra internet, yang mencakup latar belakang, bagaimana proses tersebut dilaksanakan, peranan setiap pihak yang terlibat secara langsung dalam kegiatan tersebut serta persepsi, ekspektasi dan misi pelaksana kegiatan.

1.3. Tinjauan Teoritis Pada awalnya konsep penggunaan komputer untuk perpustakaan merupakan pemanfaatan komputer secara luas untuk kegiatan perpustakaan, dimulai dari penggunaan microcomputer untuk pengolahan kata hingga pengelolaan operasional perpustakaan yang berbasis mini computer yang terdiri dari ratusan terminal. Setiap aplikasi mempunyai perbedaan dalam pembiayaan, waktu permintaan, dan efek tersendiri, sehingga tanpa perencanaan dan manajemen yang baik maka penggunaan komputer akan menimbulkan hasil yang tidak diinginkan (Clayton, 1992; 1). Cooper juga menyatakan bahwa aplikasi komputer dapat digunakan untuk membangun pangkalan data yang besarnya tergantung pada banyaknya rekod yang dikelola oleh perpustakaan. Karakter dari pangkalan/basis data yang tercipta serta aplikasinya mempunyai spesifikasi tersendiri tergantung pada komputer yang digunakan (Cooper, 1996; 3). Seiring perkembangan waktu dan kemajuan teknologi yang semakin canggih, Thomas J. Kochtanek dan Joseph R. Matthews dalam Library Information Systems: from library automation to distributed information access solution (Kochtanek, 2002; 4) menyatakan 3


bahwa penggunaan komputer untuk perpustakaan kini berkembang menjadi pengembangan teknologi untuk perpustakaan yang terdiri dari sistem perpustakaan yang terintegrasi (Integrated Library Systems), pangkalan data terpasang (Online Databases), literatur berbasis web (Web-based Resources), koleksi perpustakaan digital (Digital Library Collections), serta buku dan jurnal elektronik (eBooks and eJournals). Joseph R. Matthews dan Kochtanek (Kochtanek, 2002; 137) juga mengemukakan bahwa ada beberapa kemungkinan keuntungan yang diperoleh perpustakaan ketika menggunakan jaringan dan teknologi informasi yaitu; menambah produktivitas, mengurangi staf, mengurangi

biaya

operasional,

meningkatkan

pengawasan,

mengurangi

kesalahan,

meningkatkan kecepatan, meningkatkan akses, layanan bertambah luas dan mendalam, memfasilitasi kerjasama, serta produk samping (by product). Selanjutnya Joseph R. Matthews menyatakan bahwa penggunaan komputer di perpustakaan idealnya dilaksanakan melalui beberapa tahap, yaitu; tahap persiapan awal, analisis kebutuhan, pertimbangan berbagai alternatif, proses seleksi, kontrak, pemasangan komputer, dan implementasi sistem. Sedangkan William Saffady (Saffady, 1999: 3) dalam Introduction to Automation for Librarians menyatakan bahwa penggunaan komputer untuk perpustakaan didasari oleh tiga aspek penting yaitu peranti keras komputer, peranti lunak komputer serta konsep manajemen dan komunikasi data. Peter Gilman dan Sivina Peniston (Gilman, 1984: 3) menyatakan bahwa pada awalnya kegiatan penggunaan komputer untuk perpustakaan dimulai dengan upaya untuk membuat format katalog buku secara modern pada akhir abad ke—19. Selanjutnya pemanfaatan komputer di perpustakaan yang dimulai dari pembuatan katalog berkembang hingga pembuatan sistem basis data, sistem temu kembali hingga komunikasi. Di lain pihak, Thomas R. Kochtanek dan Joseph R. Matthews (Kochtanek, 2002: 4) menyatakan bahwa aplikasi dari sistem komputer di perpustakaan telah menjadi topik yang menarik untuk pustakawan selama lebih dari 65 tahun terakhir. Berikut ini pokok perkembangan penggunaan komputer untuk perpustakaan; •

Pada pertengahan tahun 1930—an pertama kali dikembangkan sistem sirkulasi perpustakaan menggunakan punched card di University of Texas, Austin.

•

Kemudian Parker mengembangkan suatu sistem pengendalian sirkulasi perpustakaan di University of Missouri pada tahun 1959. Sebelumnya sekitar akhir tahun 1950—an perpustakaan telah mulai menggunakan aplikasi komputer. 4


•

Pada awal 1970—an mulai berkembang industri pangkalan data online yang pertumbuhannya hingga lebih dari 1,5 juta dollar per tahun. Selanjutnya pada pertengahan 1990—an teknologi perpustakaan berkembang menjadi web-based resources.

Tantangan yang dihadapi penulis di awal penelitian adalah menemukan dokumen dan hasil penelitian tentang awal penggunaan komputer untuk perpustakaan di Indonesia. Dokumen yang ditemukan penulis yang dapat digunakan sebagai acuan yang memperlihatkan awal penggunaan komputer untuk perpustakaan di Indonesia yang sudah dimulai sejak tahun 1970—an adalah artikel berjudul “Report on an Experiment in Computer- aided Periodical Listing” (August – October 1971) dalam Madjalah Himpunan Perpustakaan Chusus Indonesia Tahun ke-3 Nomor 1, Maret 1972 yang ditulis oleh Sularti Ismu Subroto (Peneliti di LIPI) dan Andrini Martono (Senior Dokumentalis PDIN). Adanya laporan tersebut menunjukkan bahwa PDII—LIPI (dahulu PDIN) merupakan lembaga yang mengawali penggunaan komputer untuk perpustakaan di Indonesia. Selanjutnya Sudarsono (Sudarsono, 2012) menyatakan ada pihak lain yang berperan dalam awal penggunaan komputer dalam bidang perpustakaan di Indonesia yaitu Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (Perpusnas) dan unit kerja Proyek Pengembangan Perguruan Tinggi Bantuan Luar Negeri dengan nama Unit Koordinasi Kerjasama Perpustakaan (UKKP). Perpustakaan Nasional RI menerapkan sistem Virginia Tech Library System (VTLS) yang menggunakan peranti keras Hewlett Packard 3000, sedangkan UKKP menerapkan sistem berbasis PC Dynix. Dua sistem tersebut merupaka sistem berbayar (proprietary) sehingga diperlukan dukungan dana yang relatif besar baik untuk pemeliharaan peranti lunak maupun peranti kerasnya. Di samping itu, sebuah laporan studi yang pernah dilaksanakan oleh PDII— LIPI pada Maret 1994 menceritakan keadaan penggunaan komputer di tiga perpustakaan berbeda sebagai hasil studi banding yang telah dilaksanakan yaitu; Perpustakaan Biotrop yang menggunakan peranti lunak INMAGIC dan CDS/ISIS versi 3.0, Perpustakaan Nasional RI yang menggunakan peranti lunak VTLS pada tahun 1991, dan Perpustakaan Manggala Wanabakti yang telah memulai program pembuatan pangkalan data bibliografi dengan menggunakan perangkat lunak DBASE III.

2. Metode Penelitian 5


Penelitian yang mengungkap tentang awal penggunaan komputer untuk Perpustakaan di Indonesia; studi kasus PDII—LIPI 1970—1995 yang dilakukan di Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah—Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia, Jalan Gatot Subroto nomor 10— Jakarta Selatan ini menggunakan metode kualitatif. Setelah penulis menentukan pendekatan kualitatif untuk melakukan penelitian maka langkah selanjutnya ialah menentukan metode penelitian. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode studi kasus karena peneliti ingin secara khusus mengungkapkan permasalahan yang berkaitan dengan suatu entitas tertentu, dengan memperhatikan konteks khusus dari keberadaan entitas tersebut (Pendit, 2003: 252). Sesuai dengan pendekatan penelitian yang digunakan, maka penentuan informan yang dipilih dalam penelitian ini menggunakan metode penarikan contoh bertujuan (purposive sampling). Sebagaimana penjelasan Sulistyo-Basuki (2010: 202) bahwa metode purposive sampling adalah pemilihan contoh yang dilakukan oleh peneliti berdasarkan kriteria yang ditentukan oleh peneliti. Maka berdasarkan pernyataan tersebut, kriteria informan yang dipilih adalah berdasarkan peranan setiap informan dalam pelaksanaan penggunaan komputer untuk perpustakaan pada masa itu di PDII—LIPI. Pemilihan informan tersebut dapat dipilah menjadi 3 kategori yaitu; •

Masa awal yang dimulai dari tahun 1971 yang terdiri dari 3 informan yaitu Andrini Martono, Zultanawar, dan Hernandono yang diperkirakan mengetahui bagaimana awal sesungguhnya penggunaan komputer yang dilaksanakan oleh PDII—LIPI.

•

Masa pelaksanaan mulai tahun1983 yang terdiri dari 4 informan; Blasius Sudarsono, Nurasih, Lasijan, dan Wasi Tri Prasetya yang mengetahui bagaimana pelaksanaan teknis penggunaan komputer di PDII sekitar tahun 1983—1995 karena beliau tersebut adalah pelaksana pada masa itu.

•

Penulis juga ingin mengetahui bagaimana pandangan dari pihak luar PDII—LIPI tentang penggunaan komputer yang dilaksanakan. Sehingga penulis memilih 3 informan dari luar PDII—LIPI yaitu Sulistyo Basuki, Dady Rachmananta, dan Utami B.R. Hariyadi.

Metode pengumpulan data yang digunakan pada penelitian ini terdiri dari; observasi, wawancara, serta analisis dokumen dan atau arsip. Selanjutnya data yang terkumpul melalui berbagai tahap seperti telah dipaparkan dianalisis untuk menarik suatu kesimpulan.

6


Berdasarkan metode penelitian yang telah dipilih dan dilakukan, terdapat tiga langkah dalam proses analisis data yaitu: reduksi data, penyajian data, dan verifikasi data.

3. Analisis dan Interpretasi Data 3.1. Perkembangan Penggunaan Komputer di PDII—LIPI PDII—LIPI merupakan lembaga yang mengawali penggunaan komputer untuk perpustakaan yang dimulai dengan percobaan pembuatan daftar majalah yang dilanggan. Selanjutnya perkembangan penggunaan komputer di PDII—LIPI mengikuti perkembangan teknologi komputer untuk perpustakaan, baik dari segi peranti keras maupun peranti lunak. Di bawah ini akan dijelaskan lebih lanjut mengenai latar belakang dan perkembangan penggunaan komputer yang ada di PDII—LIPI baik peranti keras maupun peranti lunaknya. Kesadaran akan pentingnya komputer dalam pengelolaan informasi membuat PDII—LIPI berupaya untuk melakukan tugas organisasi yang dibantu dengan komputer, bahkan upaya tersebut dilakukan jauh sebelum memiliki komputer sendiri. Sedangkan tujuan program komputerisasi PDII—LIPI adalah untuk menciptakan suatu sistem pengelolaan informasi yang lebih berdayaguna, dalam pengintegrasian semaksimal mungkin informasi ilmiah yang ada di PDII—LIPI dan sumber—sumber informasi ilmiah lain di Indonesia.

Perkembangan Teknologi dalam Penggunaan Komputer di PDII—LIPI a.) Awal Penggunaan Komputer dengan Mainframe Perkembangan penggunaan komputer untuk perpustakaan tidak terlepas dari perkembangan teknologi komputer itu sendiri, dimulai dari yang sederhana (awal digunakannya punched card) kemudian berkembang sampai yang kompleks yaitu sistem perpustakaan yang terintegrasi (integrated library system). Sesuai dengan pernyataan R. Kochtanek dan Joseph R. Matthews (Kochtanek, 2002: 4) bahwa ada tiga pokok perkembangan penerapan komputer jika dilihat dari segi peranti keras maupun peranti lunaknya yang terdiri dari; •

Peranti keras; berawal dari Mainframes ke Minicomputers hingga Personal Computers (PC)

•

Peranti lunak; dari Properietary design hingga Standard packages, dan 7


•

Telekomunikasi untuk perpustakaan

Awal penggunaan komputer di PDII—LIPI i juga mengikuti perkembangan yang ada, dimulai dari percobaan Ibu Andrini Martono dan Ibu Sularti Ismu Subroto yang menyatakan dalam laporan mereka; ”Punching of the IBM cards was done by the Computer Center. Approximately 1500 cards were punched for this experiment, taking about one week. The computer devices used for this experiment consisted of an IBM 29 key puncher, IBM 1442 card-reader, IBM 1130 processing unit and an IBM 1132 printer. The output was printed two ply. This printer is able to print five-ply, but the necessary.” Setelah percobaan yang diaksanakan tersebut, kemudian PDII—LIPI berhasil menerbitkan Katalog Induk Majalah (KIM) berkomputer pada tahun 1975. Menurut Luwarsih Pringgoadisurjo (Pringgoadisurjo, 1973) KIM manual diterbitkan pada tahun 1971 yang memperlihatkan keadaan koleksi majalah pada tahun 1969—1970-an. Namun, penyusunan KIM ini sedikit lebih terencana dimulai dari pengiriman Hernandono ke CSIRO selama 6 bulan untuk mempelajari bagaimana penyusunan KIM sesuai instruksi dari Winarti Partaningrat selaku direktur PDII—LIPI masa itu.

b.) Masa Komputer Mini (mini computer) Selanjutnya perkembangan penggunaan komputer di PDII—LIPI memasuki masa penggunaan komputer mini yang dimulai pada tahun 1983, hal ini ditegaskan dalam Laporan PDII—LIPI terkait dengan konsultasi yang telah diberikan oleh IDRC dalam rangka penggunaan komputer. “With the success of the union catalog of serials and with the evergrowing tasks of PDII, it was then realized of the need of computer facilities to be developed at PDII. Finally in 1983 PDII acquired an HP3000 minicomputer, acquired under the UNDP/UNESCO- INS/81/007 project. The MINISIS software was granted by IDRC.” (PDII, IDRC Project “Computerization at PDII” : Final Report, 1988; 1) Penggunaan komputer mini tersebut menggunakan peranti lunak MINISIS (Mini Computerbased Integrated Set of Information Systems) yang merupakan sistem pengelolaan informasi yang umum digunakan untuk komputer mini HP 3000/40. MINISIS dikembangkan oleh 8


IDRC (International Development Research Centre) yang berpusat di Ottawa, Kanada. MINISIS pada dasarnya merupakan pengembangan dari ISIS (Integrated Set of Information Systems) hanya penggunaannya saja yang berbeda, MINISIS digunakan untuk komputer mini. Menurut para informan, penggunaan MINISIS di PDII—LIPI dimulai pada tahun 1983 dan komputer mini HP 3000/40 merupakan komputer pertama yang dimiliki oleh PDII—LIPI. Selain itu juga penggunaan komputer mini dengan MINISIS dimanfaatkan PDII—LIPI untuk membuat pangakalan data. Pangkalan data yang dibuat PDII—LIPI terdiri dari pangkalan data administratif dan pangkalan data bibliografis. Pangkalan data bibliografis yang merupakan pangkalan data yang digunakan untuk melaksanakan tugas pokok PDII—LIPI dalam menyediakan informasi ilmiah yang dibedakan atas pangkalan data utama, pangkalan data penunjang, dan pangkalan data khusus (Pringgoadisurjo, 1985). •

Pangkalan data utama dengan nama PSIN berbentuk master dan mempunyai tiga buah turunan dalam bentuk PS yaitu;

•

KATALOG

: dipakai untuk memasukkan data buku

KONF

: dipakai untuk memasukkan data konferensi

IMII

: dipakai untuk memasukkan data artikel majalah

Pangkalan data penunjang yang berbentuk master terdiri atas; MAJALAH : berisi singkatan dan judul lengkap majalah

•

ABSTRAK

: berisi sari/ abstrak dari artikel maupun monograf

KORP

: berisi kode dan nama lengkap dari badan korporasi

Pangkalan data khusus merupakan pangkalan data yang dipakai untuk menyiapkan terbitan—terbitan PDIN sebagai produk tambahan dari SPI yaitu sebagai berikut ini. BIBLIO

: dipakai untuk menghasilkan luaran kartu katalog

SLPS

: dipakai untuk menghasilkan luaran sari karangan

INDEKS

: dipakai untuk menghasilkan luaran Indeks Majalah Ilmiah Indonesia

IKONF

: dipakai untuk menghasilkan luaran indeks makalah konferensi

9


Selain pangkalan data tersebut, juga masih terdapat sebuah pangkalan data khusus yang terpisah dari semua pangkalan data di atas, yaitu pangkalan data KIM dengan bentuk master yang dipakai dalam pengelolaan KIM. Pengembangan pangkalan data yang dikerjakan merupakan program untuk membuat pangkalan data PDII—LIPI manual menjadi berkomputer dan diterbitkan yang menggunakan format khusus untuk PDII—LIPI berdasarkan format DEVSIS. Selain program pembangunan pangkalan data berikut pelatihan kepada staf PDII—LIPI tersebut di atas, IDRC juga melaksanakan program bersama PDII—LIPI yaitu Proyek Pembangunan Clearinghouse untuk Informasi Wanita dalam Pembangunan juga program INDOMARC. Program clearinghouse “Wanita dalam Pembangunan” tersebut berlangsung atas kerjasama PDII—LIPI dengan The ASEAN Women’s Programme. Program tersebut dilakukan untuk menyusun thesaurus dengan dukungan fasilitas komputer yang ada di PDII— LIPI beserta kemampuan SDM nya. Edisi pertama Thesaurus on Women in Development berhasil diterbitkan pada 1987. Sementara itu program INDOMARC yang dilaksanakan oleh PDII berdasarkan usulan dari konsultan IDRC pada September 1986. Kemudian masukan tersebut diterjemahkan dan disesuaikan menjadi praktek katalogisasi Indonesia oleh tim dari Perpustakaan Nasional, Universitas Indonesia dan PDII—LIPI. Penggunaan aplikasi MINISIS dengan komputer mini HP 3000/40 PDII—LIPI waktu itu dapat dikatakan sebagai masa keemasan penggunaan komputer untuk pekerjaan perpustakaan oleh PDII—LIPI. Hal tersebut salah satunya dibuktikan dengan ekspose kemampuan kommputer PDII—LIPI kepada Presiden Soeharto ketika peresmian Gedung Perpustakaan Nasional di Salemba pada 11 Maret 1989.

c.) Masa Penggunaan Personal Computer (PC) Selanjutnya pada akhir 1970—an hingga awal 1980, diciptakan Personal Dekstop yang lebih murah dari Apple Computer dan IBM sebagai solusi bagi perpustakaan untuk dapat lebih mengembangkan teknologi. Selain itu dengan penggunaan Personal Computer (PC) memungkinkan perpustakaan untuk membentuk jaringan karena PC lebih kuat ketika dapat terhubung dalam suatu jaringan yang disebut Local Area Networks (LANs) (Kochtanek,

10


2002; 3—13). Maka seiring dengan teknologi komputer yang ada PDII—LIPI juga mulai menggunakan PC untuk menjalankan tugasnya. PDII mulai menggunakan PC pada tahun 1986 dengan aplikasi CDS ISIS (Computerized Documents Services – Integrated Set of Information System) yang dikembangkan oleh Unesco. Latar belakang maupun rencana perpindahan dari MINISIS ke CDS ISIS masih samar, karena dalam analisis arsip PDII—LIPI yang telah dilakukan tidak ditemukan pernyataan yang secara ekspisit menyatakan hal tersebut. Ada dugaan bahwa perpindahan tersebut karena CDS ISIS dapat diperoleh secara gratis serta pemeliharaan PC jauh lebih murah dibandingkan komputer mini selain komputer mini di PDII—LIPI pernah mengalami crash ketika pemindahan komputer ke ruangan lain. Kegiatan yang dilaksanakan dengan peranti lunak CDS ISIS diantaranya adalah; •

Pengembangan LAN, WAN, serta akses Internet

•

Pengembangan Pangkalan Data Bibliografi Nasional Iptek berbasis Internet

•

Akses pada Pangkalan Data Bibliografi lokal (PDII)

•

Akses pada Pangkalan Data Bibliografi lembaga lain baik dalam maupun luar negeri, dan

•

Puncak pencapaian pada layanan BISTINFOS (1990 – 1992).

3.2. Aspek Non-teknis Penggunaan Komputer di PDII—LIPI Penggunaan Komputer untuk Menjalankan Fungsi PDII—LIPI a.) Fungsi Dokumentasi Pada dasarnya fungsi PDII—LIPI terdiri dari fungsi dokumentasi dan fungsi informasi, namun diantara kedua fungsi tersebut ada fungsi perpustakaan sebagai tempat menyimpan koleksi literatur sekaligus layanan bagi pengguna. Meskipun penggunaan komputer di PDII— LIPI merupakan pola yang dikerjakan untuk memenuhi fungsi dokumentasi yang menjadi “jiwa” organisasi. Berikut ini merupakan analisis penggunaan komputer yang tidak terlepas dengan fungsi PDII—LIPI. Sesuai dengan nama PDII—LIPI yang mengandung kata “pusat dokumentasi” maka PDII—LIPI harus melaksanakan fungsi dokumentasi dengan baik. Sehingga penggunaan komputer di PDII—LIPI waktu itu memang ditujukan untuk

11


melaksanakan fungsi dokumentasi, termasuk dari pemilihan peranti lunak, dan kegiatan yang terdiri dari; •

Membangun pangkalan data bibliografi; Pangkalan data bibliografi merupakan tujuan utama dari penggunaan komputer di PDII—LIPI yang dimulai sejak tahun 1985 dengan perangkat lunak MINISIS dan komputer mini HP 3000/40.

•

Akses ke Pangkalan Data Bibliografi Luar Negeri; Kemampuan untuk akses informasi ke pangkalan data luar negeri dilakukan PDII—LIPI dimulai ketika kerjasama dengan British Council dalam program BISTINFOS.

•

Aplikasi untuk Administrasi Personalia; Pada waktu itu sudah dibuat pangkalan data kepegawaian pada tahun 1984 berdasarkan format Kartu Merah Kepegawaian dari Badan Administrasi Kepegawaian Negara (BAKN) yang sekarang menjadi BKN.

•

Hubungan dengan komputerisasi di Asia Tenggara; Pada masa penggunaan MINISIS, PDII—LIPI disarankan oleh konsultan IDRC agar mengembangkan sistem perpustakaan yang terpadu (Integrated Library Systems). Hal tersebut mendorong PDII—LIPI untuk membantu penyusunan format INDOMARC untuk Perpustakaan Nasional, yang pada awalnya berdasarkan format SEAMARC (South East-Asia Machine Readable Cataloguing).

•

Koordinator di LIPI (IPTEKnet); IPTEKnet yang pertama kali diusulkan oleh Ibu Luwarsih bersama Iman Sudarwo dan Yos Luhukay adalah jaringan yang menghubungkan berbagai jasa informasi IPTEK yang dikelola dengan komputer, melalui sistem telekomunikasi sehingga dapat dicapai oleh pemakai secara otomatis. Awalnya IPTEKnet merupakan rancangan dari PDII yang dicetuskan pada 13 Januari 1986. Meskipun akhirnya pada Tahun 1996 IPTEKnet menjadi Proyek yang didanai oleh Bank Dunia dan dikerjakan Kementrian Ristek, dengan adanya usulan IPTEKnet berhasil membuat PDII—LIPI menjadi koordinator untuk program tersebut di LIPI.

b.) Fungsi Informasi dan Perpustakaan Penggunaan komputer di PDII—LIPI memang lebih banyak menekankan pada pemenuhan akan fungsi dokumentasi sebagai identitas dari organisasi. Meskipun demikian, ada fungsi lain yang juga harus dipenuhi oleh PDII—LIPI yaitu fungsi informasi. Fokus layanan PDII— LIPI pada dokumentasi dan informasi yang bersumber dari pangkalan data maupun himpunan literatur lokal yang saling mengisi. Selain dari literatur lokal, perolehan informasi juga berasal 12


dari akses terhadap pangkalan data dari luar PDII—LIPI (telah dikerjakan melalui program BISTINFOS). Fungsi informasi di PDII—LIPI merupakan fungsi yang berperan dalam penyebarluasan informasi yang dikelola melalui fungsi dokumentasi. Secara sederhana dapat dianalogikan sebagai berikut; jika fungsi dokumentasi salah satunya terdiri dari kegiatan penyusunan berbagai pangkalan data maka fungsi informasi bertujuan untuk menyebarluaskan isi dari pangkalan data tersebut kepada pengguna informasi ilmiah.

Tantangan dalam Penggunaan Komputer di PDII Pada kenyataannya, menggunakan suatu sistem baru mengalami banyak sekali tantangan yang harus dihadapi organisasi. Berikut ini merupakan kenyataan yang terjadi dalam penerapan sistem baru yang berkomputer dalam menunjang tugas PDII—LIPI ditinjau dari tahapan penerapannya. a.) Perencanaan Rencana merupakan hal yang mendasari tindakan untuk mencapai tujuan dari penerapan sistem yang baru. Penggunaan komputer di PDII—LIPI idealnya diawali dengan perencanaan yang matang, namun kenyataan yang terjadi tidah semudah membaca teori. Awal penggunaan komputer di PDII—LIPI (dimulai dengan Mainframe) yang sebenarnya tidak direncanakan secara formal. Akan tetapi pada perkembangan selanjutnya ketika penggunaan MINISIS, PDII—LIPI merencanakan dan menyusun program dengan baik. Termasuk bekerjasama dengan IDRC untuk merancang program, memberikan konsultasi serta pelatihan. Perkembangan selanjutnya pada penerapan CDS ISIS dengan menggunakan PC, kembali kurang terencana dengan baik karena berbagai faktor. Faktor yang sering disebut ialah keterbatasan dana untuk pemeliharaan komputer mini yang sangat mahal sedangkan PC lebih murah apalagi didukung dengan CDS ISIS yang dapat diperoleh gratis daru Unesco. b.) Teknis Pelaksanaan Penerapan sistem komputer yang selalu diperbarui di PDII—LIPI seolah berlomba dengan waktu seiring dengan perkembangan teknologi komputer yang sangat dinamis. Hal tersebut membuat pelaksanaannya tidak semudah yang direncanakan, apalagi dengan kemampuan staf yang pengetahuan komputernya terbatas sehingga berpengaruh terhadap teknis penerapan 13


sistem yang baru. Sangat disayangkan kejelasan rencana pengembangan sistem tidak dilanjutkan ketika peralihan dari HP 3000/40 dengan MINISIS nya ke PC yang menggunakan CDS ISIS seolah terjadi karena ”kecelakaan” dan kurang direncanakan dengan baik. Kemudian berlanjut dengan pesatnya penggunaan internet yang membuat pertimbangan untuk memperbarui sistem yang baru, seperti LARAS yang mulai digunakan PDII sejak tahun 2007. Namun sekali lagi penelitian ini dibatasi hanya sampai tahun 1995 masa pra internet.

Pandangan Mengenai Penggunaan Komputer di PDII—LIPI Ada banyak faktor yang menentukkan kesuksesan penggunaan komputer untuk lembaga dokumentasi, informasi maupun perpustakaan. Richard W Boss dalam bukunya The Library Manager’s Guide To Automation menyatakan ada tiga resiko yang sering muncul dalam usaha penerapan sistem berkomputer, yaitu kekurangan sumber daya, perubahan pola organisasi, dan dampak pada staf. Cooper juga menyatakan bahwa penggunaan komputer untuk perpustakaan menuntut perubahan organisasi agar dapat mengelola sistem baru untuk menyediakan layanan yang lebih baik, dengan kata lain pihak manajemen dihadapkan pada tantangan untuk mengelola organisasi dengan sistem otomasi yang baru. (Cooper, 1996; 9). Pernyataan di atas juga sesuai dengan kenyataan yang terjadi di PDII—LIPI ketika menggunakan komputer. Oleh para pelaksana yang berhasil penulis minta pandangannya maupun praktisi dari lembaga di luar PDII—LIPI, pendapat mereka tentang penerapan komputer dapat dikategorikan menjadi tujuh aspek berikut ini. a.) Peran Manajemen dan Kepemimpinan di PDII—LIPI Kemampuan seorang pemimpin untuk mendelegasikan wewenang demi tercapainya kesuksesan implementasi sistem mutlak diperlukan. Selain itu juga pimpinan PDII—LIPI selayaknya dapat memilih dan menempatkan staf yang tepat dalam menjalankan komputerisasi. b.) Kecepatan Perkembangan Teknologi Perkembangan komputer yang sanagat dinamis menuntut kelincahan PDII—LIPI dalam mengikuti perkembangannya. Perubahan yang sangat cepat baik dari peranti keras maupun peranti lunak membuat organisasi harus dapat beradaptasi dengan baik, di samping berbagai keterbatasan yang dimiliki. 14


Pesatnya perkembangan komputer sangat dirasakan kertika munculnya komputer personal (PC). Pada tahun 1981, IBM memperkenalkan Personal Computer (PC) untuk yang dapat digunakan di rumah, kantor, dan sekolah. Statistik menunjukkan jumlah PC yang digunakan melonjak dari 2 juta unit pada tahun 1981 menjadi 5,5 juta unit pada tahun 1982, meningkat sepuluh tahun kemudian menjadi 65 juta PC. Kemudian komputer melanjutkan evolusinya menuju ukuran yang lebih kecil, dari komputer yang berada di atas meja (desktop computer) menjadi komputer yang dapat dimasukkan ke dalam tas (laptop), atau bahkan komputer yang dapat digenggam (palmtop). (Onifade, 2007) c.) Kebijakan Pemerintah Selain kedua faktor manajemen dan perkembangan teknologi tersebut di atas, faktor kebijakan pemerintah juga sangat berpengaruh terhadap penggunaan komputer di PDII—LIPI terutama kebijakan dari pemerintah maupun lembaga induk yang menaunginya. Adanya perbedaan dalam perencanaan dengan implementasi, terbukti dapat disebabkan oleh kebijakan pemerintah seperti keputusan B.J. Habibie selaku Menteri Ristek masa itu untuk menggunakan komputer mini HP 3000/40 beserta peranti lunak MINISIS untuk kegiatan PDII—LIPI dan BPPT. Padahal, menurut kajian yang telah dilakukan oleh PDII—LIPI, peranti lunak MINISIS hanya mendukung pekerjaan dokumentasi sehingga akan mengalami kesulitan untuk diterapakan dalam fungsi perpustakaan yang juga harus dilakukan oleh PDII—LIPI. d.) Pendanaan Kendala dalam hal pendanaan merupakan masalah klasik yang dihadapi oleh hampir setiap perpustakaan dan lembaga informasi di Indonesia. Pada waktu itu penggunaan komputer dapat dikatakan sangat mahal, baik untuk pengadaan peranti keras, peranti lunak, hingga mengembangkan sistem agar dapat berjalan dengan baik, pemeliharaan, tidak terkecuali juga dalam hal konsultasi dan penyiapan SDM melalui berbagai pelatihan. Selain mahalnya peralatan yang menyusun sistem, akses informasi ke pangkalan data Luar Negeri dengan telekomunikasi pada waktu itu juga masih sangat mahal juga termasuk biaya pemeliharaan komputer setiap tahunnya (dokumen terlampir).

15


e.) Kemampuan Staf Salah satu kunci utama dalam penerapan sistem ialah faktor kemampuan staf dalam merancang, menjalankan, serta mengelola sistem yang telah dibangun. Sayangnya, tidak semua staf mempunyai persepsi yang sama dalam dan luasnya terhadap komputerisasi di PDII—LIPI. Selain pemahaman, kemampuan dan minat dari setiap staf juga berbeda. Oleh karena itu, untuk mencapai keseimbangan diperlukan kebijakan dan tindakan yang tepat dari manajemen organisasi dimulai dari perencanaan, pelaksanaan hingga evaluasi. f.) Pola Pikir Pada waktu itu orang terbiasa bekerja secara manual, sehingga ada keengganan untuk menerima sistem yang baru bahkan dianggap menyulitkan dan membuat pekerjaan bertambah banyak. Kesuksesan implementasi sistem yang baru memerlukan adaptasi yang baik. Semua orang yang mengelola perpustakaan, dari staf hingga manajer harus diperkenalkan dengan baik dengan komputer beserta orientasinya yakni bagaimana komputer bekerja juga bagaimana komputer tidak bekerja. (Matthews, 1982:10) g.) Komunikasi Komunikasi antara manajemen dengan staf dalam rangka penerapan sistem yang berkomputer hendaknya diperhatikan dengan baik. Selain itu juga komunikasi antara pengembang sistem dengan pemakai sistem harus baik, sehingga kesenjangan pemahaman akan komputer (computer literate) dapat teratasi. Seperti yang dinyatakan oleh Kochtanek dan Matthews (Kochtanek, 2002), bahwa seorang pengembang sistem berkomputer yang sukses idealnya mempunyai karakter yang pertama yaitu komunikasi yang baik (excellent communicator) yakni seorang manajer harus dapat berkomunikasi dalam bahasa non formal kepada sebanyak mungkin orang, termasuk vendor, staf perpustakaan, dan pengambil kebijakan dalam perpustakaan. Selain itu juga harus dapat bernegosiasi dengan pemeran dalam industri komputer.

4. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilaksanakan, maka dapat diperoleh kesimpulan bahwa pada dasarnya penggunaan komputer di PDII—LIPI untuk melaksanakan tugas dokumentasi bukan perpustakaan yang terdiri dari aspek teknis meliputi teknologi dalam 16


penggunaan komputer di PDII—LIPI dan aspek non teknis dalam implementasi sistem. Aspek teknologi dalam penggunaan komputer di PDII—LIPI dapat dipaparkan dalam tabel berikut ini berkaitan dengan fungsi PDII—LIPI yaitu fungsi dokumentasi dan fungsi informasi. a.) Fungsi Dokumentasi Periode

Hasil Pencapaian

Periode Komputer Mainframe (1971 – 1975)

• Percobaan menyusun daftar majalah • Penyusunan KIM berkomputer

Periode Komputer Mini HP 3000/40 dengan MINISIS (1983 – 1992)

• Pembangunan pangkalan data bibliografi yang saling berhubungan • Penerbitan berbagai literatur sekunder sebagai produk samping • Pembangunan pangkalan data personalia • Pengembangan LAN, WAN, serta akses internet • Pengembangan pangkalan data bibliografi nasional iptek berbasis internet

Periode PC dengan CDS ISIS (1988 – 1995)

b.) Fungsi Informasi Periode

Hasil Pencapaian

Periode Komputer Mini HP 3000/40 dengan MINISIS (1983 – 1992)

Periode PC dengan CDS ISIS (1988 – 1995)

• Penyediaan akses ke pangkalan data bibliografi PDII secara lokal maupun jarak jauh melalui saluran telepon • Puncak pencapaian, ekspose akses tersebut kepada Kepala Negara, saat peresmian gedung Perpusnas

• Akses pada pangkalan data bibliografi lokal (PDII) • Akses pada pangkalan data bibliografi lembaga lain baik dalam maupun luar negeri. • Puncak pencapaian layanan BISTINFOS (1990 – 1992)

Selain aspek teknologi pendukung yang diperlukan, ada beberapa aspek non teknis lainnya yang sangat berpengaruh terhadap kesuksesan penerapan sistem di PDII—LIPI. Aspek pertama adalah perencanaan, pelaksanaan komputerisasi PDII—LIPI yang paling terencana 17


adalah pada masa penggunaan MINISIS. Sangat disayangkan keteraturan perencanaan tersebut tidak dilanjutkan ketika komputerisasi berpindah dari komputer mini dengan MINISIS ke komputer personal (PC) dengan CDS ISIS. Aspek yang kedua adalah kemampuan staf dan pola pikir, penggunaan komputer untuk menunjang tugas PDII—LIPI sebagai lembaga dokumentasi dan informasi ternyata juga diwarnai dengan permasalahan SDM, terutama kesenjangan dalam kemampuan staf dalam memahami komputer. Kemudian aspek yang ketiga adalah komunikasi, terjadi kesenjangan dan miss communication antara pengembang sistem (staf

TI) yang membuat sistem dengan

pustakawan yang mengisi dan menggunakan sistem tersebut. Aspek keempat adalah kebijakan, sebaik apapun sistem yang telah direncanakan oleh PDII—LIPI masih terkalahkan dengan kebijakan lembaga yang menaunginya. Aspek terakhir adalah kelemahan pendokumentasian sejarah, sebagai lembaga dokumentasi maka sudah menjadi kewajiban PDII—LIPI untuk menjalankan fungsi dokumentasi sebagai spirit organisasi.

5. Daftar Acuan Basyral Hamidy Harahap, J.N.B Tairas dan Pengurus Besar Ikatan Pustakawan Indonesia Periode 1995—1998. (1998). Kiprah Pustakawan: seperempat abad Ikatan Pustakawan Indonesia 1973- 1998. Jakarta: Infomedika. Blasius Sudarsono. “Aplikasi Teknologi Informasi di Perpustakaan dan Dokumentasi: sebuah apologi”. Disampaikan sebagai pengantar diskusi awal Kursus SLIMS dan ICA-AtoM. Jakarta IMASIP, 18 – 19 Otober 2012. Blasius Sudarsono. (2007). Menyongsong Fajar Baru Merancang Masa Depan. Jakarta: LIPI Press. Blasius Sudarsono. “Computerization at the Indonesian Center for Scientific Documentation and information (PDII).” Report presented at MINISIS Users' Group Meeting Singapore, 27—31 Oktober 1986. Proceedings of the Eighth Annual Meeting Minisis Users' Group Meeting. Hlm. 139 – 152. Blasius Sudarsono. “Satu Dasa Warsa Menjelang Kelahiran PDIN” dimuat dalam jurnal BACA. Blasius Sudarsono. “Penggunaan Teknologi Informasi di PDII—LIPI.” Disampaikan pada Lokakarya Library Information Technolgy (IT) and Library Network Development in Indonesia. Bandung, 26-28 Oktober, 1998. 18


Borgman, Christine L. “Acting Locally to Thinking Globally: A Brief History of Library Automation.” The Library Quarterly, Vol. 67, No. 3 (Jul., 1997): 215-249. http://www.jstor.org/stable/40039721 diakses pada 22 Mei 2012 pukul 03:38. Boss, R.W. (1979). The library manager’s guide to automation. New York : Knowledge Industry Publications. Clayton, Marlene dan Chris Batt. (1992). Managing Library Automation; second edition. Cambridge: Ashgate Publishing Company. Committee on Historigraphy. (1954). The Social Sciences in Historical Study. New York: Social Science Research Council. Cooper, Michael D. (1996). Design of Library Automation Systems: file structures, data structures, and tools. New York: Wiley Computer Publishing. Creswell, John W. (2010). Research Design: pendekatan kualitatif, kuantitatif dan mixed. Yogyakarta: Pustaka Pelajar. Eldredge, Jonathan D. “Inventory of research methods for librarianship and informatics.” Dalam Journal of the Medical Library Association; Jan 2004; 92, 1; ProQuest, pg. 83. http://search.proquest.com/docview/203521455/abstract?source=fedsrch&accountid=1724 2. Diakses pada Sabtu, 6 Mei 2012 Pukul 15.35. Gilman, Peter dan Silvina Peniston. (1984). Library Automation: a current review. Surrey: Aslib. IDRC. (1986). An automation plan for Pusat Dokumentasi Ilmiah Nasional. Penang: IDRC. Kochtanek, Thomas R dan Joseph R. Matthews. (2002). Library Information System: from library automation to distributed information access solution. Westport: Libraries Unlimited. Lawson, Daniel L. (2010). “Automation and Its Effects on the Workforce.” http://search.proquest.com/docview/848497944/fulltextPDF?accountid=17242 Diakses pada Minggu, 7 Mei 2012 Pukul 13.47. Lim Chee Hong. (1986). “The Design and Development of an Indonesian MARC (INDOMARC) Format for Bibliographic and Authority Records:” A Report of an IDRC Consultancy. Lovecy, Ian. (1984). Automating Library Procedures: a survivor’s handbook. London: The Library Association. Mason, Richard O., James L. McKenney, dan Duncan G. Copeland. “An historical method for MIS research: Steps and assumptions”. MIS Quarterly; Sep 1997; 21, 3; ProQuest hlm. 307.

19


Matthews, Joseph R. (1982). Choosing an Automated Library System: a planning guide. Chicago: American Library Association. Mohd. Joesoef Tjoen dan S. Pardede B.A. (1966). Perpustakaan di Indonesia dari Zaman ke Zaman. Jakarta: Kantor Bibliografi Nasional Departemen P.D. dan K. Onifade, Adebowale. (2007). “History of The Computer” http://www.ieeeghn.org/wiki/images/5/57/Onifade.pdf. Diakses pada Minggu, 15 Mei 2012 pukul 12.45. Pawley, Christine. “History in the Library and Information Science Curriculum: Outline of a Debate”. Libraries & the Cultural Record; Summer 2005; 40, 3; ProQuest Research Library hlm. 223. PDII—LIPI. (1994). Laporan Hasil Survey Pangkalan Data PDII TA 1993/1994. Jakarta: PDII—LIPI. PDII—LIPI. 1982—2000. Laporan Tahunan. Jakarta: PDII—LIPI. PDII—LIPI. (1988). IDRC Project “Computerzation at PDII”: final report. Jakarta: PDII— LIPI. Popay, Jennie. “Social capital: The role of narrative and historical research”. Journal of Epidemiology and Community Health; Jun 2000; 54, 6; ProQuest hlm. 40. Preer, Jean L. "Louder Please": Using Historical Research to Foster Professional Identity in LIS Students. Libraries & the Cultural Record; Fall 2006; 41, 4; ProQuest Research Library hlm. 487. Putu Laxman Pendit. (2003). Penelitian Ilmu Perpustakaan dan Informasi: suatu pengantar diskusi epistimologi dan metodologi. Jakarta: JIP—FSUI. Rayward, W. Boyd. “A History of Computer Applications in Libraries: prolegomena.” IEEE Annals of The History of Computing; April—June 2002. Rowley, JE. (1980). Computers for Libraries. London: Clive Bingley. Sularti Ismu Subroto dan Andrini Martono. “Report on an experiment in computer-aided periodical listing.” Madjalah Himpunan Pustakawan Chusus Indonesia, nomor 4, Desember 1971, hlm. 180. Sulistyo—Basuki. (2010). Metode Penelitian. Jakarta: Penerbit Penaku. Sulistyo—Basuki. (1994). Periodisasi Perpustakaan Indonesia. Bandung: Remaja Rosdakarya.

20


oleh Ratih Rahmawati Utami Budi Rahayu Hariyadi

Recommend Documents