Risky Firlanda Putra Utami Budi Rahayu Hariyadi. Abstrak. Abstract

Pengelolaan Rekod Elektronik Menggunakan Sistem Informasi Direktorat Jenderal Pajak (SIDJP) : Studi Kasus di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Jakarta Cakung Dua Risky Firlanda Putra Utami Budi Rahayu Hariyadi Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya, Universitas Indonesia, Depok, 16424. [email protected] [email protected]

Abstrak Penelitian ini membahas tentang pengelolaan rekod elektronik di Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Pratama Jakarta Cakung Dua. Tujuan penelitian ini untuk mengetahui berbagai macam masalah dan tantangan yang muncul dalam pengelolaan rekod eletronik. Penelitian ini menggunakan metode studi kasus dengan pendekatan kualitatif, sedangkan metode pengumpulan data dilakukan dengan wawancara dan observasi. Hasil penelitian menunjukkan proses pengelolaan rekod elektronik telah sesuai dengan pengelolaan rekod elektronik yang dijabarkan oleh Azad Adam dalam Implementing electronic document and record management systems (2007). dan seperti yang dikemukakan dalam Guidelines and Functional Requirement for Electronic Records Management Systems oleh International Council on Archives (2008). Pengelolaan rekod elektronik telah memenuhi kebutuhan organisasi KPP Pratama Jakarta Cakung Dua walaupun ada hal-hal yang masih membutuhkan penyempurnaan. Peneliti menyarankan perlu adanya pemecahan masalah validasi dan kecepatan di dalam SIDJP. Kata kunci: Pengelolaan arsip elektronik, pengembangan dalam pengelolaan arsip elektronik, Isu-isu pengembangan arsip elektronik

Abstract This research discusses about electronic records management in the Pratama Tax Service Office of (Kantor Pelayanan Pajak = KPP) Jakarta Cakung Dua. The purpose of this research is to find out the problems and challenges of electronic records management faced by KPP Pratama Cakung Dua. This research uses a case study with a qualitative approach, while the data collection method is done by conducting interviews and observation. The results show that the process of electronic records management in KPP Pratama has been in accordance with the electronic records management as defined by Azad Adam in Implementing Electronic Document and Record Management Systems (2007) and as stated in Guidelines and Functional Requirement for Electronic Records Management Systems by International Council on Archives (2008). Electronic Records Management in KPP Pratama Jakarta Cakung Dua has already fulfilled the KPP’s organizational needs, however there are some areas that still need improvement. The author suggests that the validation and speed process of SIDJP needs to be impoved. Keywords: Electronic records, Electronic records management and development, Electronic record management system isues.

Pengelolaan rekod..., Risky Firlanda Putra, FIB UI, 2013

Pendahuluan Latar Belakang Di era teknologi yang semakin berkembang dengan pesat, teknologi informasi tidak dapat dihindari bahkan harus diadopsi untuk membantu kelancaran pengelolaan rekod. Banyak pihak yang menggunakan sarana media elektronik dalam pengelolaan rekod yang dimilikinya agar dapat membantu pihak pengelola rekod mengelola rekod secara lebih efektif dan efisien. Sistem pengelolaan rekod di lembaga pemerintahan seyogyanya dirancang untuk memenuhi ketentuan efisiensi, akuntabilitas, dan pemeliharaan rekod sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Rekod elektronik sudah semakin banyak dihasilkan dan digunakan oleh kementerian/lembaga dan pemerintahan di tingkat pusat dan daerah. Semakin banyak lembaga pemerintah yang menggunakan sistem surat elektronik untuk mendistribusikan memo, mengedarkan draft, menyebarkan arahan, mengirimkan dokumen resmi, mengirimkan korespondensi eksternal, serta mendukung berbagai aspek kegiatan pemerintah. Semua sistem informasi dan kegiatan bisnis akan menciptakan rekod dan akan berdampak pada tahap-tahap berikutnya jika tidak dikelola dengan baik. Rekod elektronik perlu dikelola dengan baik untuk mendapatkan manfaat yang maksimal seperti yang dijelaskan dalam Panduan Manajemen dan Informasi Dokumen Elektronik yang diterbitkan Kementerian Komunikasi dan Informasi Republik Indonesia sebagai berikut :

a) pengumpulan informasi yang lebih baik, konsisten dan mudah dicari kembali; b) memudahkan penggunaan rekod secara bersama antar unit organisasi dalam lembaga pemerintahan; c) memudahkan penyusunan informasi organisasi secara terstruktur; d) memudahkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat; e) meningkatkan kualitas layanan publik; f) mengelola informasi sebagai suatu aset yang tumbuh dan berkembang; g) lebih responsif pada perubahan. (Panduan Manajemen dan Informasi Dokumen Elektronik, 2003). Rumusan Masalah Masalah yang dirumuskan adalah sebagai berikut prosedur yang 1. Bagaimana dilakukan oleh KPP Pratama Jakarta Cakung Dua dalam melakukan pengelolaan rekod elektronik ? 2. Kendala apa saja yang dapat mempengaruhi proses pengelolaan rekod elektronik di KPP Pratama Jakarta Cakung Dua ? Tujuan Penelitian Tujuan dari penelotian ini adalah untuk : 1. Mengetahui proses pengelolaan rekod elektronik di KPP Pratama Jakarta Cakung Dua.


2. Mengidentifikasi masalah dan tantangan yang dihadapi KPP Pratama Jakarta Cakung Dua. Tinjauan Literatur a. Rekod Elektronik Sulistyo-Basuki (2001) menjelaskan pengertian dari rekod elektronik adalah rekod yang cocok untuk manipulasi, transmisi, atau pengolahan oleh komputer, dengan kata lain segala rekod yang dihasillkan dalam bentuk digital oleh komputer. Menurut National Archives and Record Administration (2003), rekod elektronik merupakan rekod-rekod yang disimpan dan diolah dalam suatu format dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya. b. Sistem Manajemen Rekod Elektronik ( Electronic Records Management = ERM) ERM merupakan sistem manajemen rekod elektronik yang digunakan untuk mengelola penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan disposisi rekod elektronik sebagai bukti dari kegiatan bisnis. Sistem ini mempertahankan kontekstual rekod sesuai informasi (metadata) dan link antara rekod untuk mendukung nilai rekod sebagai bukti. Tujuan utama dari sistem manajemen rekod elektronik adalah penangkapan (capturing) dan pengelolaan digital rekod (International Council on Archives, 2008). c. Penyimpanan Rekod Semua sistem ERM harus memiliki penyimpanan rekod. Pada umumnya penyimpanan rekod berada di dalam suatu hard disk dari server jaringan. Penyimpanan rekod ini bisa

hanya terdapat di dalam satu lokasi pada satu server tertentu atau dapat juga didistribusikan di server yang berbeda. Adam menyarankan agar semua rekod dalam organisasi dikelola secara terpusat sehingga memungkinkan pengguna untuk mengambil rekod dari penyimpanan melalui pencarian dan pengambilan atau fungsi browsing (Adam, 2007). d. Pemindaian (scanning) dan Perekaman Pemindaian rekod direkomendasikan untuk menggunakan resolusi minimum 300 dpi (dot per inch) dan disimpan ke dalam bentuk rekod elektronik dalam format tertentu (TIFF, GIF, JPEG). Rekod elektronik tersebut harus memiliki informasi yang sama dengan rekod aslinya dalam rangka memberikan versi digital yang berumur panjang dan berkualitas tinggi. Rekod elektronik akan lebih baik bila disimpan tanpa teknik kompresi atau jika memang diperlukan harus menggunakan kompresi yang bersifat lossless (tanpa kehilangan informasi) (Adam, 2007). e. Metadata Menurut Panduan Manajemen dan Informasi Dokumen Elektronik yang diterbitkan oleh Kementerian Komunikasi dan Informasi Republik Indonesia (2003), Metadata adalah informasi berupa atribut mengenai format dan struktur data yang telah distandarisasi untuk mendeskripsikan kandungan, lokasi, dan nilai data. Atribut ini mampu memastikan : a) Setiap rekod selalu terkelola dengan baik; b) Setiap rekod dapat diakses oleh pengguna yang berhak dengan mudah dan cepat;


c) Konteks dimana sebuah rekod dibuat dan digunakan dapat dipahami. (Panduan Manajemen dan Informasi Dokumen Elektronik, 2003) f. Temu Kembali Temu kembali rekod adalah bagian lain dari klasifikasi dan pengindeksan. Ketika rekod diklasifikasikan dan diindeks, mereka ditempatkan ke dalam penyimpanan rekod ERM yang sistematis dan terorganisir. Intuitif dari klasifikasi dan pengindeksan rekod adalah, semakin mudah menemukan rekod dengan menggunakan pencarian dan sistem search. Sebuah sistem yang baik harus menawarkan pengguna berbagai cara dimana untuk mencari rekod menggunakan mekanisme yang berbeda, seperti browsing di dalam struktur folder, pencarian dasar, dan pencarian lanjutan. sistem ERM perlu memiliki fungsi pencarian dasar dan lanjutan agar pengguna dapat mencari rekod dalam penyimpanan dapat terpenuhi. Selain itu, mekanisme pencarian harus mampu untuk mencari rekod elektronik dan fisik rekod (Adam, 2007) g. Keamanan Keamanan merupakan komponen yang sangat penting dalam mengimplementasikan sistem ERM. Keamanan harus terintegrasi dengan sistem agar dapat menerapkan keamanan pada izin akses yang diterapkan pada tingkat yang berbeda dalam suatu sistem. Administrator sistem harus dapat mengatur dan menjaga pengaturan keamanan pada file individual, folder, atau kelompok subfolder dalam sistem untuk

memungkinkan melihat, meng-edit, atau mengenai hak akses. (Adam, 2007) Banyak dari semua jenis penelitian sebelumnya yang membahas mengenai pengelolaan rekod, seperti salah satu contoh judul dari penelitian tersebut adalah ; a) Manajemen Kearsipan Pada PT. Pertamina (PERSERO) TBK Kantor Pemasaran Wilayah I Medan yang ditulis oleh Rifwan Syaputra Lubis, Mahasiswa Universitas Sumatra Utara. b) Penerapan Persyaratan Fungsional Pengkapturan Rekod Elektronik di Pusat Rekod Bank Dunia yang ditulis oleh Marhaley Sartiko, Mahasiswa Universtias Indonesia. Metode Penelitian Jenis metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian kualitatif dengan metode studi kasus. Pendekatan kualitatif adalah suatu pendekatan atau penelusuran untuk mengeksplorasi dan memahami suatu gejala sentral. (Cresswell, 2008). Sedangkan untuk metode memakai studi kasus bertujuan untuk mempelajari secara intensif tentang suatu keadaan sekarang ini, dalam hal ini untuk mengidentifikasi berbagai macam pengolahan rekod elektronik di KPP Pratama Jakarta Cakung Dua. Bentuk penelitian dengan menerapkan pendekatan studi kasus ini dilakukan dengan menggunakan observasi pada subjek berdasarkan objek yang diteliti. Untuk menghimpun data yang diperlukan, maka digunakan teknik pengumpulan data yaitu wawancara, observasi dan analisis dokumen. Penulis


melakukan wawancara terhadap informan yang ditentukan berdasarkan teknik purposive sampling dengan metode wawanara semi terstruktur. Adapun informan dalam penelitian ini adalah: 1. Mustafa Sapardi selaku Pegawai kordinator unit pengolahan data dan informasi. (informan 1) 2. Wahyu Muhammad Lubis selaku pegawai Unit Pengolahan Data dan Informasi (informan 2) 3. Budi Raharjo selaku pegawai Unit Pengolahan Data dan Informasi (informan 3) 4. Dimas Septian selaku pegawai Unit Pengolahan Data dan Informasi (informan 4) 5. Akbar Agus Selaku pegawai Unit Pengolahan Data dan Informasi (informan 5) Langkah-langkah yang akan dilakukan dalam melakukan pengolahan terhadap data-data yang telah didapat adalah: 1. Pengumpulan data. Data-data yang dikumpulkan berasal dari hasil observasi, hasil wawancara, serta pencarian sumber-sumber rujukan lain mulai dari buku, dokumen, dan rekod; 2. Reduksi data. Data-data yang telah terkumpul tersebut kemudian dirangkum untuk mempermudah dalam penyajian serta analisis data, coding, kategorisasi dan analisis dok; 3. Penyajian data. Data-data yang telah direduksi kemudian dianalisis dan disajikan sesuai dengan landasan teori yang digunakan oleh peneliti;

4. Penarikan kesimpulan. Dari data-data yang telah dianalisis, peneliti kemudian membuat kesimpulan dari keseluruh datadata tersebut. Analisis dan Intepretasi data Sistem Informasi Sistem program dan aplikasi yang digunakan KPP adalah Sistem Informasi Direktorat Jendral Pajak (SIDJP). Konsep dasar dari penerapan SIDJP adalah pengolahan berbagai rekod transaksi WP berupa pendaftaran, pelaporan serta pembayaran pajak yang sifatnya terintegrasi ke dalam database KPP. Sesuai dengan yang dijelaskan oleh International Council on archives dalam Guidelines and Functional Requirement for Electronic Records Management Systems (2008) SIDJP merupakan sistem otomatis yang digunakan untuk penciptaan, pengelolaan dan penggunaan rekod elektronik. a) Menciptakan rekod dalam konteks SIDJP menciptakan rekod elektronik dimana rekod konvensional direkam pada salah satu aplikasi dari sistem SIDJP yaitu entryspt. Rekod tersebut direkam sesuai konteks isi dari informasi rekod konvensional sebelumnya. Dalam melakukan penciptaan rekod elektronik tidak ada rekod yang diubah ataupun diedit karena jenis rekod yang direkam merupakan rekod data perpajakan dari WP seperti pelaporan SPT serta pembayaran pajak. SIDJP juga menyertakan


data tambahan yaitu metadata sehingga rekod elektronik yang telah diciptakan dan disimpan dalam penyimpanan rekod dapat ditemu kembali untuk kepentingan pengguna. b) Mengelola dan maintenance rekod SIDJP mengelola rekod elektronik seperti validasi dokumen perpajakan, perbaikan data, basis data, back up data, transfer data dan recovery data. Ini dilakukan secara konsisten agar pengelolaan rekod dapat berjalan dengan lancar dan menghindari terjadinya masalah dalam pengelolaan rekod elektronik. c) Mencegah perubahan isi dari setiap rekod oleh pengguna atau administrator selama proses penciptaan rekod. Selama melakukan penciptaan rekod yang dilakukan oleh SIDJP, isi informasi dari setiap rekod merupakan hal yang utama. SIDJP secara otomatis memvalidasi isi dari setiap rekod selama proses penciptaan. Jika ada pegawai yang salah dalam input data ketika melakukan penciptaan rekod. maka SIDJP memvalidasi dan memerikan status unbalance kepada rekod yang bersangkutan sehingga perubahan isi dari setiap rekod oleh pengguna dapat dihindari. d) Peringatan kepada pengguna terhadap kegagalan dalam mengkaptur rekod. Apabila saat melakukan penyimpanan rekod ke dalam sistem terdapat kesalahan berupa salah satu elemen metadata

wajid belum terisi, maka sistem akan memberikan warning yang menandakan rekod belum dapat masuk kedalam SIDJP untuk diproses lebih lanjut. Penyimpanan Rekod Ruang penyimpanan yang terdapat di dalam KPP merupakan satu ruangan yang bernama operator console yeng berfungsi sebagai server yang menaungi setiap pekerjaan KPP, transaksi bisnis dan pengelolaan rekod elektronik pada KPP. Semua rekod elektronik yang berada di dalam KPP disimpan di dalam komputer server yang terhubung dalam jaringan intranet SIDJP. Penyimpanan rekod pada umumnya penyimpanan rekod akan berada di dalam suatu hard disk dari server jaringan (Adam, 2007). Ruang penyimpanan yang diterapkan oleh KPP yang menempatkan penyimpanan rekod elektronik berada di dalam komputer server jaringan dari KPP. Namun, rekod yang tersimpan di dalam penyimpanan juga secara konsisten selalu didistribusikan ke server jaringan pusat yang terletak di DJP pusat setiap hari pada pukul 16:00 WIB setelah selesai pada proses backup Azad Adam (2007) juga menjelaskan bahwa semua sistem ERM perlu memiliki penyimpanan di mana rekod akan diarsipkan. Secara fisik, rekod akan disimpan di satu ruang berkas. Sesuai dengan yang diterapkan di KPP dimana terdapat dua penyimpanan untuk rekod, yaitu ruang operator console yang di dalamnya tersedia komputer server yang berfungsi sebagai penyimpanan rekod dalam bentuk elektronik dan ruang berkas


yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan rekod konvensional. Perekaman Rekod )

Rekod

(Alih

Media

Perekaman yang dilakukan KPP merupakan kegiatan perekaman SPT (Surat Pemberitahuan) menjadi eSPT (electronic Surat Pemberitahuan) yang mengutamakan konteks isi untuk menjamin integritas, keabsahan, dan keaslian rekod elektronik. rekod elektronik yang berisi transaksi pajak WP harus dijaga agar tetap memenuhi syarat legal dan bobot buktinya. Sesuai dengan yang dijabarkan dalam Guidelines and Functional Requirement for Electronic Records Management Systems oleh International Council On Archives (2008) yang menjelaskan perekaman atau pengkapturan rekod adalah Proses memastikan isi, struktur dan konteks dari sebuah rekod untuk memastikan bahwa rekod tersebut handal dan representasi secara otentik dari kegiatan bisnis atau transaksi di mana telah diciptakan dan dikirimkan. Perekaman yang dilakukan KPP menangkap isi informasi dari rekod yang direkam dalam SIDJP dimana isi, struktur dan konteks informasi didalamnya tetap terjaga sesuai rekod aslinya. Metadata Metadata yang diterapkan di KPP mengutamakan konsistensi dan otensitas rekod tanpa menghilangkan sedikitpun isi dari informasi rekod elektronik. Sehingga membangun suatu reliabilitas rekod yang dapat dipercaya sebagai perwakilan penuh dan akurat dari transaksi, integritas rekod yang

lengkap dan dilindungi terhadap perubahan yang tidak sah dan dari akses yang tidak diizinkan serta penggunaan rekod dapat dilokasikan (migrasi), dilestarikan dan diinterpretasikan. Dalam analisis dalam Guidelines and Functional Requirement for Electronic Records Management Systems oleh International Council On Archives (2008) mengenai elemen metadata bahwa sistem manajemen rekod elektronik harus: a) Mendukung penggunaan metadata secara terus-menerus untuk rekod. Penggunaan metadata pada sistem rekod elektronik di KPP dimulai pada saat rekod direkam oleh sistem. Metadata merupakan wakil rekod yang nantinya akan dikelola, ditemu kembali dan diakses. Rekod elektronik dan metadata merupakan satu kesatuan sehingga ketika rekod dihapus maka metadata rekod juga akan terhapus. b) Memperoleh elemen metadata untuk masing-masing rekod dan terhubung secara terus menerus ke rekod dari waktu ke waktu. Metadata yang terekam ke dalam SIDJP dari masing-masing rekod terhubung sepanjang siklus hidup rekod tersebut di dalam sistem dan dapat dijadikan bukti otensitas rekod. Dalam pengelolaannya pegawai dapat melihat jenis rekod yang dibutuhkan dimana metadata rekod menjadi wakil dokumen untuk mengakses rekod elekronik.


Skema untuk metadata rekod elektronik yang digunakan KPP sesuai dengan yang dijelaskan dalam Guidelines and Functional Requirement for Electronic Records Management Systems yaitu mengutamakan keaslian, reliabilitas, integritas dan penggunaan. a) Keaslian dimana KPP mengutamakan keaslian rekod elektronik seperti SPT tanpa menghilangkan sedikitpun isi dari informasi rekod elektronik. b) Reliabilitas rekod yang dapat dipercaya sebagai perwakilan penuh dan akurat dari transaksi. c) Integritas rekod yang lengkap dan tidak berubah, dilindungi terhadap perubahan yang tidak sah dan dari akses yang tidak diizinkan. d) Penggunaan rekod dapat dilokasikan(migrasi), dilestarikandan diinterpretasikan.

pencarian dasar, dan pencarian lanjutan, sedangkan yang diterapkan di KPP hanya menawarkan kepada pegawai sebuah mekanisme pencarian dasar tanpa ada pencarian lanjutan dengan menampilkan option search yang ditawarkan kepada pegawai dalam mencari data WP. Analisis selanjutnya dalam Implementing electronic document and record management systems juga menjelaskan bahwa sebuah pencarian dasar harus memungkinkan pengguna untuk mengetik kata kunci dan kemudian dapat mengambil semua dokumen meskipun hanya metadata atau isi dokumen. Pencarian dasar yang digunakan dalam sistem temu kembali KPP memungkinkan pegawai memasukan kata kunci dari data WP dan selanjutnya dan sistem akan menampilkan data WP berdasarkan pilihan Operator pada tampilan List view.

Temu Kembali

Sistem Keamanan

Akses temu kembali di dalam sistem KPP merupakan standar yang terdapat didalam menu sistem SIDJP itu sendiri yang bernama retrieval engine . Temu kembali ini bertujuan untuk mencari secara tepat dan cepat data WP yang telah terekam dan telah terintegrasi ke penyimpanan DJP pusat. Sistem temu kembali rekod yang diterapkan di KPP kurang sesuai dengan apa yang dijelaskan dalam Implementing electronic document and record management systems oleh Azad Adam (2007) yang menjelaskan bahwa sebuah sistem yang baik harus menawarkan pengguna berbagai cara untuk mencari dan mengambil dokumen menggunakan mekanisme yang berbeda, seperti seperti browsing struktur folder,

Sistem keamanan yang diterapkan oleh KPP untuk melindungi data-data perusahaan maupun perorangan dalam rekod elektronik mempunyai cara tersendiri. Data yang dikirimkan oleh WP saat melakukan penyampaian e-SPT melalui sarana penyimpanan data (disket, CD atau flashdisk) tidak dapat terbaca selain dengan mesin loader sehingga jika sarana penyimpanan tersebut hilang, rekod e-SPT tidak akan bisa terbaca dikarenakan format e-SPT yang menggunakan *.CSV yang hanya terbaca oleh mesin loader. Setelah data masuk ke KPP, data WP masih dalam bentuk format *.CSV dan dapat dibuka dalam bentuk data lengkap jika sewaktu-waktu diperlukan. Unit PDI


dan Waskon merupakan unit yang dapat membuka data *.CSV tersebut. Data yang terlihat dalam mesin loader hanya SPT induk, sementara lampiranlampirannya tidak ditampilkan. File *.CSV jika dibuka hanya berbentuk kode-kode enkripsi yang tidak mudah dimengerti. Sistem keamanan yang diterapkan di dalam sistem informasi KPP yaitu diberlakukannya account login dimana setiap pegawai mempunyai akses kedalam sistem

dengan menggunankan account yang dimilikinya. Sistem keamanan dalam pengelolaan rekod elektronik di KPP sesuai dengan yang dibahas dalam Implementing electronic document and record management systems oleh Azad Adam (2007) bahwa keamanan rekod elektronik harus terintegrasi dalam sistem seperti menggunakan account login dan bentuk format file *.CSV yang hanya dapat terbaca oleh mesin loader dan hanya unit PDI dan Waskon yang dapat mebuka data tersebut.

Tabel Analisis Penyimpanan Rekod Elektronik No Daftar Pemeriksaan

tersedia/ Tidak tersedia

1

Pada umumnya repositori Tersedia rekod ini akan berada di dalam suatu hard disk dari server jaringan

2

repositori rekod hanya dapat di Tersedia dalam satu lokasi pada satu server tertentu atau dapat didistribusikan di server yang berbeda.

3

repositori harus berada di Tersedia pusat untuk semua rekod dalam organisasi, yang memungkinkan pengguna untuk mengambil rekod dari repositori melalui pencarian dan pengambilan atau fungsi browsing

Kondisi di dalam sistem/komentar

repositori yang diterapkan oleh KPP yang menempatkan suatu penyimpanan rekod elektronik berada di dalam komputer server jaringan dari KPP. Repository rekod di KPP berada di jaringan server KPP yang merupakan repository untuk KPP. Rekod masih di distribusikan lagi ke server pusat Untuk keeluruhan rekod elektronik DJP, repository berada di kantor pusat DJP. Pegawai pajak dapat mengakses rekod yang telah terintregrasi didalam server pusat DJP.


4

semua sistem ERM akan perlu Tersedia memiliki repositori di mana rekod diarsipkan. Baik rekod fisik maupun elektronik

KPP memliki repository baik rekod dalam bentuk fisik maupun elektronik dimana rekod fisik disimpan didalam ruang berkas sedangkan rekod elektronik didalam komputer server jaringan KPP

5

pengindeksan yang dilakukan Tersedia di dalam sistem repository bahwa semua rekod harus diklasifikasikan dan diindeks menggunakan metadata

Semua rekod elektronik yang berada di dalam komputer server diindeks berdasarkan nomor NPWP. Hal ini diterapkan selain karena selain menyesuaikan kebutuhan dari KPP, jenis rekod yang tersimpan dalam KPP secara umum merupakan e-SPT yang lebih mudah dilihat dengan nomor NPWP

Perekaman Rekod (Alih Media Rekod) No Daftar Pemeriksaan tersedia/ Tidak tersedia 1 rekod elektronik harus dikelola Tersedia dengan baik untuk menjamin integritas, keabsahan, dan keasliannya.

2

rekod elektronik yang berisi Tersedia transaksi elektronik harus dijaga agar tetap memenuhi syarat legal dan bobot buktinya

Kondisi di dalam sistem/komentar Semua rekod di KPP yang direkam dan alih media berdasarkan kebijakan dan ketentuan dari DJP. Hal ini agar pengelolaan rekod khususnya hal perekaman rekod dapat menjamin keaslian dari rekod aslinya karena isi dari iinformasi rekod di KPP pada umumnya data wajib pajak. Sistem keamanan yang diterapkan di dalam sistem informasi KPP yaitu diberlakukannya account login dimana setiap pegawai mempunyai akses kedalam sistem dengan menggunankan account yang dimilikinya. Jika terjadi pelanggaran dalam akses atau penggunaan yang tidak sah, maka akan terlihat siapa dan dari


3

Pemindaian (scanning) adalah Tidak suatu cara yang digunakan Tersedia untuk menangkap dan mentransformasikan beberapa bentuk format dokumen seperti formulir, teks, cetakan foto, poster, halaman majalah, atau sejenisnya kedalam bentuk gambar (image) yang dapat diedit, display, dan disimpan dalam bentuk digital pada komputer.

Elemen Metadata No Daftar Pemeriksaan

1

tersedia/ Tidak tersedia Mendukung penggunaan Tersedia metadata secara terus-menerus untuk rekod.

2

Memperoleh elemen metadata Tersedia untuk masing-masing rekod dan terhubung secara terus menerus ke rekod dari waktu ke waktu.

3

Mengizinkan semua metadata Tidak untuk setiap rekod dapat tersedia dilihat oleh pengguna, sesuai hak akses untuk individu atau kelompok pengguna.

komputer mana yang mengakses data tersebut. di KPP dalam mentransformasi rekod tidak menggunakan teknik pemindaian melainkan melakukan perekaman data di aplikasi SIDJP dan penerimaan SPT oleh WP.


Penggunaan metadata di KPP dimulai pada saat rekod direkam oleh sistem. Metadata merupakan sebagai wakil rekod ini yang nantinya dikelola, ditemu kembali dan diakses. Metadata dan rekod menjadi satu kesatuan. Metadata yang terekam ke dalam SIDJP dari masing-masing rekod terhubung sepanjang siklus hidup rekod tersebut di dalam sistem, dan dapat dijadikan bukti otensitas rekod. Semua metadata yang terkaptur dalam sistem tidak semua dapat dilihat oleh semua pengguna yang memilki akses intranet di KPP karena dalam metadata terdapat penggunaan Security Classification untuk rekod dalam format final versions. Security Classification


Temu Kembali No Daftar Pemeriksaan

1

2

tersedia/ Tidak tersedia sebuah sistem yang baik harus Tidak menawarkan pengguna tersedia berbagai cara untuk mencari dan mengambil dokumen menggunakan mekanisme yang berbeda, seperti seperti browsing struktur folder, pencarian dasar, dan pencarian lanjutan


sebuah pencarian dasar harus Tersedia memungkinkan pengguna untuk mengetik kata kunci dan kemudian dapat mengambil semua dokumen meskipun hanya metadata atau isi dokumen

sistem temu kembali KPP memungkinkan pegawai memasukan kata kunci dari data WP dan selanjutnya dan sistem akan menampilkan data WP berdasarkan pilihan Operator pada tampilan List view

Sistem Keamanan No Daftar Pemeriksaan

1

2

Sistem temu Kembali yang diterapkan di KPP hanya menawarkan kepada pegawai sebuah mekanisme pencarian dasar tanpa ada pencarian lanjutan dengan menampilkan option search yang ditawarkan kepada pegawai dalam mencari data WP

tersedia/ Tidak tersedia keamanan rekod elektronik Tersedia harus terintegrasi dalam sistem


Keamanan perlu diterapkan Tersedia dalam hal akses rekod elektronik. Keamanan izin akses perlu diterapkan sehingga pengguna individu atau kelompok memiliki akses yang berbeda.

KPP dalam menerapkan tingkat keamanan untuk hak akses rekod elektronik di dalam sistem informasi. KPP memberikan hak akses berupa Account login untuk pegawai dan khususnya pegawai PDI yang melakukan pengolahan data dan informasi.

bentuk format file *.CSV yang hanya dapat terbaca oleh mesin loader dan hanya unit PDI dan Waskon yang dapat mebuka data tersebut.


Kesimpulan Secara keseluruhan dapat disimpulkan bahwa kegiatan pengelolaan rekod elektronik yang dilakukan oleh KPP Pratama Jakarta Cakung Dua telah menggunakan sistem pengelolaan rekod elektronik yang terpadu dan terintegrasi yaitu dengan menggunakan sistem SIDJP. SIDJP itu sendiri merupakan sistem pengolahan berbagai rekod transaksi WP berupa pendaftaran, pelaporan serta pembayaran pajak yang sifatnya terintegrasi ke dalam database KPP dan kantor pusat DJP. Proses kegiatan pengelolaan rekod elektronik mengacu pada konsep pengelolaan rekod elektronik dan isuisu masalah di KPP mencakup hal : a) Sistem Informasi Direktorat Jenderal Pajak (SIDJP) merupakan suatu jaringan sisem informasi yang tersentralisasi di pusat, dimana tiap satuan kerja di daerah dapat mengambil maupun mentransfer rekod yang ada. SIDJP merupakan suatu sistem otomatis yang digunakan untuk penciptaan, pengelolaan dan penggunaan rekod elektronik. b) Penyimpanan rekod elektronik yang menempatkan penyimpanan rekod elektronik berada di dalam komputer server jaringan dari KPP. penyimpanan yang terdapat di dalam KPP merupakan satu ruangan yang bernama operator console yeng berfungsi sebagai server yang menaungi setiap pekerjaan KPP, transaksi bisnis dan pengelolaan rekod elektronik pada KPP.

c) Penciptaan yang dilakukan KPP merupakan kegiatan perekaman SPT menjadi eSPT yang mengutamakan konteks isi untuk menjamin integritas, keabsahan, dan keaslian rekod elektronik. rekod elektronik yang berisi transaksi pajak WP harus dijaga agar tetap memenuhi syarat legal dan bobot buktinya. d) Pengindeksan yang dilakukan oleh KPP terhadap rekod elektronik berdasakan nomor NPWP sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan. Hal ini merupakan suatu kebutuhan KPP yang mengelola SPT WP. Sehingga tidak akan terjadi nomor NPWP yang sama. e) Sistem temu kembali yang digunakan merupakan standar yang terdapat didalam menu sistem SIDJP itu yang bernama retrieval engine dengan tampilan List view. Sistem temu kembali ini menawarkan kepada pegawai atau pengguna sebuah mekanisme pencarian dasar tanpa ada pencarian lanjutan dengan menampilkan option search yang ditawarkan kepada pegawai dalam mencari data WP. Pegawai dapat mencari data berdasarkan NPWP, Nama Wajib Pajak, Jenis Pajak dan Masa/Tahun Pajak. f) Metadata yang diterapkan di KPP mengutamakan konsistensi dan otensitas rekod tanpa menghilangkan sedikitpun isi dari informasi rekod elektronik. Sehingga membangun suatu


reliabilitas rekod yang dapat dipercaya sebagai perwakilan penuh dan akurat dari transaksi, integritas rekod yang lengkap dan dilindungi terhadap perubahan yang tidak sah dan dari akses yang tidak diizinkan serta penggunaan rekod dapat dilokasikan (migrasi), dilestarikan dan diinterpretasikan. g) Tingkat keamanan yang diterapkan oleh KPP mencakup dua hal yaitu keamanan dari luar dan dalam sistem. Keamanan dari luar sistem diterapkan dengan format rekod elektronik. Sedangkan keamanan dari dalam sistem yaitu menerapkan sistem account login yang dimiliki oleh setiap pegawai pajak. Pengelolaan rekod elektronik di KPP Pratama Jakarta Cakung Dua selain bergantung pada kebutuhan organisasi KPP Pratama Jakarta Cakung Dua juga mengikuti standar yang diterapkan oleh Direktrorat Jenderal Pajak. Namun, pengelolaan rekod elektronik yang dilakukan di KPP Pratama Jakarta Cakung dua memiliki tujuan untuk mewujudkan pada tataran profesionalisme dalam pengelolaan rekod elektronik yang mengutamakan dari segi kecepatan dan efisiensi. Saran 1. Perlu membuat suatu validasi ganda yang muncul ketika data mengalami kesalahan tanpa langsung secara otomatis tersimpan ke dalam database. hal ini tentu saja harus tanpa

mengurangi keaslian konteks dari rekod itu sendiri. 2. Perlu adanya suatu pedoman mengenai perlindungan dan keamanan rekod elektronik terhadap bencana alam. Untuk itu perlu adanya suatu ruangan penyimpanan dengan standar yang dimiliki ruang penyimpanan rekod yang melihat segi keamanan dari pencurian informasi dan bencana alam baik untuk ruang penyimpanan rekod elektronik maupun ruang penyimpanan rekod konvensional. 3. Pemeliharaan perangkat keras di KPP perlu melakukan pemeliharaan preventif yang memerlukan reparasi, penggantian, atau penambahan suku cadang dan komponen untuk merestorasi atau menjaga agar perangkat keras tetap bekerja dengan baik. 4. SIDJP memiliki kelemahan yaitu ketika beban kerja tinggi maka kinerja SIDJP menjadi lamban atau bahkan terjadi “hang”. Untuk itu perlu adanya suatu upaya dengan cara pemeliharaan terhadap perangkat lunak sistem SIDJP secara periodik. Pemeliharaan sistem dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu : a) Meningkatkan kinerja sistem seperti penambahan spesifikasi secara umum pada komputer server KPP dan terus menyesuaikan terhadap perkembangan teknologi.


b) Melakukan penataan disk (hard disk drive) secara rutin. Karena dapat mengakibatkan susunan atau struktur file menjadi tidak teratur sehingga kinerja komputer menjadi lambat. c) Tidak melakukan instalasi sistem aplikasi yang tidak dibutuhkan walaupun komputer masih mampu. Daftar Acuan Adam, Azad. (2007). Implementing electronic document and record management systems. Auerbach Publications Taylor & Francis Group. Agus Sugiarto.(2005). Manajemen kearsipan modern “dari konvensional ke basis computer. Yogyakarta: Gava Media.

Kementrian Komunikasi dan Informasi Republik Indonesia. (2003). Panduan manajemen sistem dokumen elektronik. Jakarta : Kementrian Komunikasi dan Informasi Republik Indonesia. Sedarmayanti. (2008). Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, Bandung: Mandar Maju. Sulistyo-Basuki. (2001). Administrasi arsip: sebuah pengantar. Jakarta: Wedatama Widya sastra. Sulistyo-Basuki. (2006). Metode penelitian. Jakarta: Wedatama Widya sastra Bekerja sama dengan Fakultas ilmu Pengetahuan Universitas Indonesia.

International Council of Archives. (2008). Guidelines and functional requirement for electronic records management systems. New Zealand : International Council of Archives. ISO 15489 Part 1, Clause 3.15 information and documentation records management. part 1 : general.


Risky Firlanda Putra Utami Budi Rahayu Hariyadi. Abstrak. Abstract

Recommend Documents