Oleh : ANIN ADINDA NIM K SKRIPSI

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

PERANAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA DALAM MENDUKUNG PELAKSANAAN KERJA KARYAWAN BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA PADA PT POS INDONESIA (PERSERO) SURAKARTA TAHUN 2011

Oleh : ANIN ADINDA NIM K7407043

SKRIPSI

Ditulis dan diajukan untuk memenuhi syarat mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan Program Pendidikan Ekonomi Bidang Keahlian Khusus Pendidikan Administrasi Perkantoran Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2011 commit to user

i


digilib.uns.ac.id

commit to user

ii


digilib.uns.ac.id

commit to user

iii


digilib.uns.ac.id

ABSTRAK

Anin Adinda. PERANAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA DALAM MENDUKUNG PELAKSANAAN KERJA KARYAWAN BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA PADA PT POS INDONESIA (PERSERO) SURAKARTA TAHUN 2011. Skripsi, Surakarta: Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, Universitas Sebelas Maret Surakarta, Juni 2011. Penelitian ini bertujuan untuk: (1) Mengetahui peranan sistem informasi sumber daya manusia dalam mendukung pelaksanaan kerja karyawan Bagian Sumber Daya Manusia pada PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta, (2) Mengetahui dampak sistem informasi sumber daya manusia dalam mendukung pelaksanaan kerja karyawan Bagian Sumber Daya Manusia pada PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta. Bentuk penelitian yang digunakan adalah kualitatif, sedangkan metode yang digunakan adalah metode desktiptif dengan strategi tunggal terpancang. Sumber data yang digunakan terdiri dari informan, tempat atau peristiwa, dan dokumen. Teknik sampling yang digunakan adalah teknik sampel bertujuan (purposive sampling) dan teknik bola salju (snowball sampling). Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara, observasi langsung, dan dokumentasi. Untuk mengukur validitas data digunakan triangulasi data dan metode. Teknik analisis data menggunakan model analisis interaktif. Hasil penelitian menunjukkan bahwa: (1) Peranan sistem informasi sumber daya manusia dalam mendukung pelaksanaan kerja karyawan bagian SDM pada PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta adalah sebagai berikut: (a) Sebagai sistem pendukung operasi atau operations support system; (b) Sebagai sistem pendukung pengambil keputusan atau decision support system. (2) Dampak sistem informasi sumber daya manusia dalam mendukung pelaksanaan kerja karyawan Bagian Sumber Daya Manusia pada PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta adalah sebagai berikut: (a) Dampak positifnya terdiri dari: (i) Meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja karyawan bagian SDM, (ii) Informasi yang disajikan lebih cepat dan akurat, (iii) Pengurangan biaya. (b) Dampak negatifnya berupa pengurangan commit to user tenaga kerja. iv


digilib.uns.ac.id

ABSTRACT

Anin Adinda. THE ROLE OF HUMAN RESOURCE INFORMATION SYSTEM IN SUPPORTING THE WORK IMPLEMENTATION OF THE HUMAN RESOURCE DIVISION EMPLOYEES IN PT. POS INDONESIA (PERSERO) SURAKARTA 2011. Thesis. Surakarta. Teacher Training and Education Faculty of Sebelas Maret University. June. 2011. This research aims: (1) to find out the role of human resource information system in supporting the work implementation of the human resource division employees in PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta, and (2) to find out the effect of human resource information system in supporting the work implementation of the human resource division employees in PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta. This study belongs to a qualitative research, while the method used was a descriptive one with a single embedded strategy. The data sources employed consisted of informant, place or event, and document. The sampling techniques used were the purposive sampling and snowball sampling. Techniques of collecting data used were interview, direct observation, and documentation. The data validation was done using data and method triangulations. Technique of analyzing data employed was an interactive model of analysis. The result of research shows that: (1) the roles of human resource information system in supporting the work implementation of the human resource division employees in PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta are as follows: (a) as the operations support system, (b) as the decision support system. (2) The effects of human resource information system in supporting the work implementation of the human resource division employees in PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta are as follows: (a) Positive effect including: (i) improving the effectiveness and efficiency of Human Resource Division (HRD) employee‟s performance, (ii) the information presented is quicker and more accurate, (iii) cost reduction. (b) The negative effect includes: the reduction of labor number.

commit to user

v


digilib.uns.ac.id

MOTTO  Sesungguhnya orang-orang yang beriman dan mengerjakan amal saleh, mereka itu adalah sebaik-baik makhluk. (Q.S Al Bayinah : 7)  Teruslah belajar dan janganlah pernah menyerah, walau kegagalan bisa sewaktu-waktu menghampiri. Gagal bukan berarti mati, tapi gagal berarti ada banyak hal yang harus diperbaiki. Lupakan kata tidak mampu dan tidak mungkin, namun persiapkan fisik dan mental Anda untuk mencapai kehidupan yang lebih baik. (Penulis)  Jangan gunakan waktu dan kata-kata dengan sembrono. Karena keduanya tidak mungkin kita ulang kembali jika telah lewat. Hidup bukanlah pacuan melainkan suatu perjalanan dimana setiap tahap sepanjang jalannya harus dinikmati. (Penulis)

commit to user

vi


digilib.uns.ac.id

PERSEMBAHAN

Seiring rasa syukur ke hadirat Alloh SWT Kupersembahkan karya ini teruntuk : 1. Bapak dan Ibu tercinta sebagai rasa hormat dan baktiku 2. Kakak dan Adik tersayang 3. Sahabat, teman dan semua yang telah memberi semangat dalam hidupku 4. Rekan-rekan PAP „07 5. Almamaterku

commit to user

vii


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur peneliti panjatkan kehadirat Alloh SWT, karena atas rahmat serta hidayah-Nya peneliti dapat menyelesaikan skripsi ini untuk memenuhi persyaratan mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan. Selama penulisan skripsi ini mulai dari awal sampai akhir, banyak sekali pihak yang membantu hingga skripsi ini terselesaikan. Untuk itu atas segala bentuk bantuannya, disampaikan terima kasih kepada pihak yang terhormat : 1.

Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret yang telah memberikan ijin mengadakan penelitian.

2.

Ketua Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial FKIP UNS yang telah memberikan ijin untuk menyusun skripsi.

3.

Drs. Sutaryadi, M. Pd. selaku ketua Program Studi Pendidikan Ekonomi FKIP UNS yang telah memberikan ijin untuk menyusun skripsi.

4.

Ibu Dra. Patni Ninghardjanti, M. Pd. selaku Pembimbing I yang sabar memberikan bimbingan dan pengarahan demi terselesaikannya skripsi ini.

5.

Ibu Tutik Susilowati, S. Sos, M. Si. selaku Pembimbing II yang telah banyak meluangkan waktu dan dengan sabar membimbing peneliti dalam menyelesaikan skripsi ini.

6.

Bapak dan Ibu Dosen Pendidikan Ekonomi BKK PAP FKIP UNS yang telah membantu peneliti dalam pembekalan materi untuk penyusunan skripsi ini.

7.

Bapak Sakiman SE, selaku Pimpinan SDM di PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta yang telah memberikan bantuan dan bimbingannya.

8.

Seluruh karyawan bagian SDM PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta yang telah membantu dalam penelitian.

9.

Bapak Dodi dan bapak Yani selaku karyawan bagian IT yang telah membantu banyak dalam penelitian.

10. Bapak dan Ibu tercinta yang selalu memberikan iringan doa, kasih sayang, dan motivasinya sehingga skripsi ini cepat selesai. 11. Mas Yayan dan adikku Rizal terima kasih atas semangat dan doanya commit to user sehingga skripsi ini selesai dengan tepat waktu.

viii


digilib.uns.ac.id

12. Wahyu Tri Widodo, terima kasih atas kesabaran, perhatian dan kesetiaanmu menghadapi sikapku. Semoga kita diberikan yang terbaik kedepannya. 13. Keluarga besar “Kuntho Society” ... Mbak Mei, Mbak Ventri, Nophie, Elisha, Annisa, Dyan, Tatak, n Asmi makasih banget atas semangat, kebersamaan, dan kekeluargaannya selama ini. 14. Temanku Divi, Wiwid, Naya, Novi Cilik, Mpit, Rinta, Umi...terima kasih atas bantuan kalian selama ini. 15. Teman-teman A1 Eko „07, PAP ‟07 dan PPL Sakra „07, terima kasih atas semuanya, banyak hal yang telah kita lalui bersama dan semuanya akan menjadi kenangan yang indah. 16. Semua pihak yang telah membantu peneliti dalam menyelesaikan skripsi ini. Semoga amal kebaikan semua pihak tersebut mendapat imbalan dari Alloh SWT. Peneliti menyadari bahwa skripsi ini masih banyak kekurangan maka saran dan kritik yang bersifat membangun sangat diharapkan. Peneliti harapkan skripsi ini dapat bermanfaat bagi peneliti khususnya dan para pembaca umumnya, serta bagi perkembangan ilmu pengetahuan.

Surakarta,

Peneliti

commit to user

ix

Juni 2011


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ....................................................................................... i HALAMAN PERSETUJUAN ........................................................................ ii HALAMAN PENGESAHAN ......................................................................... iii HALAMAN ABSTRAK ................................................................................. iv MOTTO .......................................................................................................... vi PERSEMBAHAN ........................................................................................... vii KATA PENGANTAR .................................................................................... viii DAFTAR ISI ................................................................................................... x DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... xii DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................... xiii BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ................................................................. 1 B. Perumusan Masalah ........................................................................ 4 C. Tujuan Penelitian ............................................................................ 5 D. Manfaat Penelitian .......................................................................... 5 BAB II LANDASAN TEORI A. Tinjauan Pustaka 1. Peranan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ................... 7 2. Pelaksanaan Kerja ..................................................................... 29 B. Hasil Penelitian yang Relevan ........................................................ 37 C. Kerangka Pemikiran ........................................................................ 38 BAB III METODOLOGI PENELITIAN A. Tempat dan Waktu Penelitian ........................................................ 41 B. Bentuk dan Strategi Penelitian ....................................................... 41 C. Sumber Data ................................................................................... 43 D. Teknik Sampling ............................................................................ 46 E. Teknik Pengumpulan Data ............................................................. 49 F. Validitas Data ................................................................................. 52 commit to user G. Analisis Data .................................................................................. 54

x


digilib.uns.ac.id

H. Prosedur Penelitian ......................................................................... 56 BAB IV HASIL PENELITIAN A. Deskripsi Lokasi Penelitian ............................................................ 59 B. Deskripsi Hasil Penelitian .............................................................. 73 C. Temuan Studi yang Dihubungkan dengan Kajian Teori ................ 100 BAB V SIMPULAN, IMPLIKASI, dan SARAN A. Simpulan ......................................................................................... 107 B. Implikasi ......................................................................................... 109 C. Saran ............................................................................................... 110 DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................... 112 LAMPIRAN .................................................................................................... 114

commit to user

xi


digilib.uns.ac.id

DAFTAR GAMBAR

Gambar II.1 Model Dasar Sistem Informasi Sederhana ................................. 19 Gambar II.2. Model Dasar Sistem Informasi dengan Penyimpanan Data ...... 20 Gambar II.3 Skema Kerangka Berfikir ........................................................... 39 Gambar III.4 Komponen Analisis Data Model Interaktif .............................. 56 Gambar III.5 Skema Prosedur Penelitian ........................................................ 58

commit to user

xii


digilib.uns.ac.id

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Jadwal Penelitian ........................................................................ 114 Lampiran 2. Struktur organisasi PT Pos Indonesia Surakarta ......................... 115 Lampiran 3. Pedoman wawancara .................................................................. 116 Lampiran 4. Field note .................................................................................... 118 Lampiran 5. Foto penelitian ............................................................................ 123 Lampiran 6. Surat Permohonan Ijin Penyusunan Skripsi ............................... 135 Lampiran 7. Surat Ijin Penyusunan Skripsi .................................................... 136 Lampiran 8. Surat Permohonan Ijin Research/Try Out .................................. 139 Lampiran 9. Surat Keterangan Observasi ....................................................... 140

commit to user

xiii


digilib.uns.ac.id

ABSTRAK

Anin Adinda. PERANAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA DALAM MENDUKUNG PELAKSANAAN KERJA KARYAWAN BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA PADA PT POS INDONESIA (PERSERO) SURAKARTA TAHUN 2011. Skripsi, Surakarta: Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, Universitas Sebelas Maret Surakarta, Juni 2011. Penelitian ini bertujuan untuk: (1) Mengetahui peranan sistem informasi sumber daya manusia dalam mendukung pelaksanaan kerja karyawan Bagian Sumber Daya Manusia pada PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta, (2) Mengetahui dampak sistem informasi sumber daya manusia dalam mendukung pelaksanaan kerja karyawan Bagian Sumber Daya Manusia pada PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta. Bentuk penelitian yang digunakan adalah kualitatif, sedangkan metode yang digunakan adalah metode desktiptif dengan strategi tunggal terpancang. Sumber data yang digunakan terdiri dari informan, tempat atau peristiwa, dan dokumen. Teknik sampling yang digunakan adalah teknik sampel bertujuan (purposive sampling) dan teknik bola salju (snowball sampling). Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara, observasi langsung, dan dokumentasi. Untuk mengukur validitas data digunakan triangulasi data dan metode. Teknik analisis data menggunakan model analisis interaktif. Hasil penelitian menunjukkan bahwa: (1) Peranan sistem informasi sumber daya manusia dalam mendukung pelaksanaan kerja karyawan bagian SDM pada PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta adalah sebagai berikut: (a) Sebagai sistem pendukung operasi atau operations support system; (b) Sebagai sistem pendukung pengambil keputusan atau decision support system. (2) Dampak sistem informasi sumber daya manusia dalam mendukung pelaksanaan kerja karyawan Bagian Sumber Daya Manusia pada PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta adalah sebagai berikut: (a) Dampak positifnya terdiri dari: (i) Meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja karyawan bagian SDM, (ii) Informasi yang disajikan lebih cepat dan akurat, (iii) Pengurangan biaya. (b) Dampak negatifnya berupa pengurangan commit to user tenaga kerja.


digilib.uns.ac.id

ABSTRACT

Anin Adinda. THE ROLE OF HUMAN RESOURCE INFORMATION SYSTEM IN SUPPORTING THE WORK IMPLEMENTATION OF THE HUMAN RESOURCE DIVISION EMPLOYEES IN PT. POS INDONESIA (PERSERO) SURAKARTA 2011. Thesis. Surakarta. Teacher Training and Education Faculty of Sebelas Maret University. June. 2011. This research aims: (1) to find out the role of human resource information system in supporting the work implementation of the human resource division employees in PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta, and (2) to find out the effect of human resource information system in supporting the work implementation of the human resource division employees in PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta. This study belongs to a qualitative research, while the method used was a descriptive one with a single embedded strategy. The data sources employed consisted of informant, place or event, and document. The sampling techniques used were the purposive sampling and snowball sampling. Techniques of collecting data used were interview, direct observation, and documentation. The data validation was done using data and method triangulations. Technique of analyzing data employed was an interactive model of analysis. The result of research shows that: (1) the roles of human resource information system in supporting the work implementation of the human resource division employees in PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta are as follows: (a) as the operations support system, (b) as the decision support system. (2) The effects of human resource information system in supporting the work implementation of the human resource division employees in PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta are as follows: (a) Positive effect including: (i) improving the effectiveness and efficiency of Human Resource Division (HRD) employee’s performance, (ii) the information presented is quicker and more accurate, (iii) cost reduction. (b) The negative effect includes: the reduction of labor number.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Peranan teknologi informasi pada aktivitas manusia pada saat ini memang begitu besar. Teknologi informasi telah menjadi fasilitator utama bagi kegiatan-kegiatan bisnis, memberikan andil besar terhadap perubahan-perubahan yang mendasar pada struktur, operasi, dan manajemen organisasi. Pengambilan uang melalui ATM (Anjungan Tunai Mandiri), transakasi melalui internet yang dikenal dengan e-commerce atau perdagangan elektronik, transfer uang melalui fasilitas e-banking yang dapat dilakukan dari rumah, merupakan sejumlah contoh hasil penerapan teknologi informasi. Berkat teknologi ini, berbagai kemudahan dapat dirasakan oleh manusia. Kemajuan teknologi informasi membentuk peradaban baru yang menjelma menjadi kebutuhan yang tidak bisa dipisahkan dari aktifitas manusia, teknologi informasi menjadikan penyampaian informasi dalam hitungan detik telah disampaikan dan diterima oleh penguna informasi yang dikemas menjadi berbagai macam bentuk baik cetak, audio maupun visual. Dari waktu ke waktu informasi mengalami perkembangan yang sangat cepat seiring dengan berkembangnya teknologi informasi, para pengguna informasi pun juga semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan. Menurut Alter (1992) teknologi informasi adalah mencakup perangkat keras dan perangkat lunak untuk melaksanakan satu atau sejumlah tugas pemrosesan data seperti menangkap, mentransmisikan, menyimpan, mengambil, memanipulasi atau menampilkan data. Begitu juga dengan Martin (1999) mendefinisikan teknologi informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer (perangkat keras dan perangkat lunak) yang digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi, melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirimkan informasi. Secara lebih umum Lucas (2000) menyatakan bahwa teknologi informasi adalah segala bentuk teknologi yang diterapkan untuk memproses dan mengirimkan informasi dalam bentuk elektronis. commit to user

1


2 digilib.uns.ac.id

Secara garis besar, teknologi informasi dapat dikelompokkan menjadi dua bagian : perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware). Perangkat keras menyangkut pada peralatan-peralatan yang bersifat fisik, seperti memori, printer, dan keybord. Adapun perangkat lunak terkait dengan instruksiinstruksi untuk mengatur perangkat keras agar bekerja sesuai dengan tujuan instruksi-instruksi tersebut. Mikrokomputer, komputer mainframe, pembaca barcode, perangkat lunak

pemroses transaksi, perangkat lunak lembar kerja

(spreadsheet), dan peralatan komunikasi dan jaringan merupakan contoh teknologi informasi. Sebenarnya istilah teknologi informasi (TI) atau information technology yang populer saat ini adalah bagian dari mata rantai panjang dari perkembangan istilah dalam dunia sistem informasi (SI) atau information system. Istilah teknologi informasi lebih merujuk pada teknologi yang digunakan dalam menyampaikan maupun mengolah informasi, namun pada dasarnya masih merupakan bagian dari sebuah sistem informasi itu sendiri. Teknologi informasi khususnya komputer mulai dipergunakan untuk menyimpan dan mengolah data informasi. Berkembangnya sistem informasi sangat mendukung segala aktivitas manusia dalam berbagai bidang, satu diantaranya dalam bidang perkantoran. Suatu perkantoran dimanapun selalu bersangkutan dengan aktivitas pengolahan informasi, baik dari segi data yang masuk kemudian dilanjutkan pada pemrosesan data hingga menjadi informasi yang berguna bagi setiap pemakainya. Dengan adanya sistem informasi proses pengolahan informasi tersebut menjadi lebih mudah, singkat, dan akurat. Sehingga dapat dikatakan kemajuan teknologi, khususnya teknologi informasi mempunyai pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor, yaitu pekerjaan kantor dapat dilaksanakan dengan mudah dan cepat. Seiring berjalannya waktu, maka di lingkungan perusahaan pun dituntut untuk menetapkan suatu sistem yang tepat dalam mendukung kinerja organisasi. Salah satunya adalah perusahaan memiliki sistem untuk mengumpulkan dan commit to daya user manusia, mengubah data tersebut memelihara data yang menjelaskan sumber

3 digilib.uns.ac.id


menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai. Sistem ini dinamakan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia atau Human Resource Information System (HRIS). Dalam suatu perusahaan yang berkapasitas besar, HRIS mutlak dibutuhkan terlebih pada perusahaan yang memiliki jumlah karyawan yang besar dan luas. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

(SISDM) adalah software

aplikasi yang membantu manajemen pengelolaan data sumber daya manusia secara profesional. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia memiliki konsep dasar bahwa semua data sumber daya manusia harus berbasis personal, hal ini berarti setiap data atribut tambahan seperti istri, anak, orang tua, pendidikan, pelatihan, penghargaan akan dikorelasikan terhadap seorang karyawan. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia sangat penting dalam memberikan pelayanan kepada seluruh personalia yang ada karena karyawan merupakan aset penting dalam penyelenggaraan organisasi yang perlu dikelola dengan baik. Manfaat pencatatan data karyawan berbasis personal adalah sebagai sarana untuk menyimpan data karyawan secara sistematis, sehingga memudahkan penemuan kembali jika diperlukan. Dengan adanya Sistem Informasi Sumber Daya Manusia, perusahaan lebih mudah dalam mendokumentasikan dan mengelola hal-hal yang berhubungan dengan karyawan, sistem ini akan mengurangi beban kerja Bagian Sumber Daya Manusia (SDM) dalam melakukan proses administasi. PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang jasa. Di PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta terdapat satu bagian atau divisi yaitu Bagian

SDM di mana dalam bagian tersebut

bertanggung jawab atas koordinasi, pengarahan, pelaksanaan dan pengawasan terhadap kegiatan penyediaan kebutuhan akan karyawan sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan, termasuk peningkatan keterampilan serta kesejahteraan karyawan. Dengan berkembangnya sistem informasi, bagian SDM bertanggung jawab membawa personil dari lingkungan ke perusahaan. Hal ini mencakup perekrutan, pewawancaraan dan pengujian sampai pensiunnya commitbagian to userSDM menyimpan catatan-catatan karyawan. Setelah karyawan diterima,

4 digilib.uns.ac.id


karyawan dan keluarganya. Berkat kemajuan sistem informasi yang didukung oleh data yang akurat dan lebih cepat tentu sangat mendukung pelaksanaan kerja karyawan bagian SDM. Namun demikian, berdasarkan pengamatan peneliti dalam penerapan aplikasi sistem informasi sumber daya manusia, masih ada beberapa kendala yaitu pertama, sebagian besar para karyawan di Kantor Pos Surakarta tidak melaporkan data pribadi secara lengkap. Padahal aplikasi sistem informasi sumber daya manusia tidak bisa memproses jika input data yang dimasukkan kurang lengkap. Kedua, adanya antivirus yang jarang diupdate menyebabkan banyak virus masuk dalam komputer, dan terakhir kurangnya tenaga ahli di bidang komputer. Sehubungan dengan latar belakang di atas, maka peneliti tertarik untuk meneliti lebih dalam tentang

“Peranan Sistem Informasi Sumber Daya

Manusia Dalam Mendukung Pelaksanaan Kerja Karyawan Bagian Sumber Daya Manusia Pada PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta Tahun 2011”.

B. Rumusan Masalah Masalah merupakan hambatan atau rintangan yang muncul pada suatu bidang dan perlu dipecahkan. Suatu masalah yang muncul tidak dapat diabaikan begitu saja, akan tetapi perlu diperhatikan dan dipertimbangkan lebih mendalam dalam pemecahannya. Peneliti diharapkan dalam memandang suatu masalah bukan sebagai suatu kesulitan yang manghambat, tetapi merupakan sesuatu yang harus dicarikan cara pemecahan masalah tersebut. Dari latar belakang masalah di atas, peneliti memberikan perumusan masalah sebagai berikut : 1.

Bagaimana peranan sistem informasi sumber daya manusia dalam mendukung pelaksanaan kerja karyawan bagian Sumber Daya Manusia pada PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta tahun 2011 ?

2.

Bagaimana dampak sistem informasi sumber daya manusia dalam mendukung pelaksanaan kerja karyawan bagian Sumber Daya Manusia pada PT. Pos Indonesia (Persero) tahun 2011 ? commit toSurakarta user

5 digilib.uns.ac.id


C. Tujuan Penelitian Menurut Suharsini Arikunto (1998:49) bahwa “Tujuan penelitian adalah suatu rumusan kalimat yang menunjukkan adanya sesuatu hal yang diperoleh setelah penelitian selesai”. Dalam setiap kegiatan penelitian, seseorang sudah pasti mempunyai maksud dan tujuan yang ingin dicapai, yang telah ditetapkan terlebih dahulu sebelum melaksanakan kegiatan penelitiannya. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 1.

Untuk mengetahui peranan sistem informasi sumber daya manusia dalam mendukung pelaksanaan kerja karyawan bagian Sumber Daya Manusia pada PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta tahun 2011.

2.

Untuk mengetahui dampak sistem informasi sumber daya manusia dalam mendukung pelaksanaan kerja karyawan bagian Sumber Daya Manusia pada PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta tahun 2011.

D. Manfaat Penelitian Penelitian ini dilakukan dengan harapan dapat menghasilkan informasi yang rinci, akurat, dan aktual yang dapat memberikan manfaat dalam menjawab permasalahan yang sedang diteliti. Selain diharapkan mempunyai manfaat teoritis untuk mengembangkan ilmu lebih lanjut ataupun dalam bentuk kegunaan praktis yang menyangkut pemecahan-pemecahan masalah yang aktual. Adapun manfaat dari penelitian ini adalah : 1. a.

Manfaat Teoritis

Untuk menambah dan memperluas ilmu pengetahuan terutama di bidang sistem informasi sumber daya manusia dalam mendukung pelaksanaan kerja karyawan.

b.

Untuk mendukung teori-teori yang sudah ada sehubungan dengan masalah yang dibahas yaitu tentang peranan sistem informasi sumber daya manusia dalam mendukung pelaksanaan kerja karyawan. commit to user

6 digilib.uns.ac.id


2.

Manfaat Praktis

a.

Sebagai bahan masukan bagi pimpinan dalam mengambil keputusan.

b.

Sebagai bahan masukan dalam menentukan kebijakan tentang sistem informasi sumber daya manusia dalam rangka mendukung pelaksanaan kerja karyawan.

c.

Sebagai dasar acuan dalam melaksanakan penelitian sejenis secara mendalam.

commit to user

7 digilib.uns.ac.id


BAB II LANDASAN TEORI A. Tinjauan Pustaka 1. Tinjauan tentang Peranan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia a. Pengertian Peranan Setiap manusia yang menjadi bagian dari suatu masyarakat senantiasa mempunyai status atau kedudukan yang dinamakan peran atau peranan. Status merupakan posisi di dalam suatu sistem sosial. Sedangkan peranan adalah peri kelakuan yang terkait pada status tersebut. Peranan (role) merupakan aspek yang dinamis dari kedudukan (status). Apabila seseorang melaksanakan hak dan kewajibannya sesuai dengan kedudukannya, maka ia menjalankan suatu peranan. Menurut Soerjono Soekanto (1995:21), peranan mencakup tiga hal yaitu : 1) Peranan meliputi norma-norma yang dihubungkan dengan posisi atau tempat seseorang dalam masyarakat. Peranan dalam arti ini merupakan rangkaian peraturan-peraturan yang membimbing seseorang dalam kehidupan kemasyarakatan. 2) Peranan adalah suatu konsep perihal apa yang dapat dilakukan oleh individu dalam masyarakat sebagai organisasi. 3) Peranan juga dapat dikatakan sebagai perikelakuan individu yang penting bagi struktur sosial masyarakat. Paul B. Horton dan Chester L. Hunt (1999:118) menyebutkan sebagai berikut : Peranan adalah perilaku yang diharapkan dari seseorang yang mempunyai status. Setiap orang mungkin mempunyai sejumlah status dan diharapkan mengisi peran yang sesuai dengan status tersebut. Dalam artian tertentu, status dan peran adalah dua aspek dari gejala yang sama. Status adalah seperangkat hak dan kewajiban, peran adalah pemeranan dari perangkat kewajiban dan hak-hak tersebut. Dengan melihat rumusan di atas, peneliti dapat menyimpulkan bahwa peranan lebih banyak menunjuk pada perilaku yang diharapkan dari seseorang commit to user

8 digilib.uns.ac.id


yang mempunyai status dalam melaksanakan kewajiban dan haknya di dalam suatu masyarakat. b. Pengertian Sistem 1) Definisi Sistem Lucas dalam Wahyudi Kumorotomo dan Subando Agus M (2001:8) mengatakan secara sederhana bahwa: “Sistem adalah kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain”. Gordon B. Davis (1999:68) menyebutkan pengertian sistem sebagai berikut bahwa: Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud. Berarti, sebuah sistem bukanlah seperangkat unsur yang tersusun secara tak teratur, tetapi terdiri dari unsur yang dapat dikenal sebagai saling melengkapi karena satunya maksud, tujuan, atau sasaran-sasaran. Menurut Jogiyanto (2003:34) sistem dapat diartikan sebagai berikut: ”Kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu”. Menurut Azhar Susanto (2004:18) bahwa: “Sistem adalah kumpulan / group dari sub sistem / bagian / komponen ataupun phisik ataupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu”. Dari beberapa pendapat di atas, maka peneliti dapat menarik kesimpulan bahwa sistem merupakan kumpulan dari beberapa unsur, komponen, variabel, objek, subsistem, elemen yang saling berkaitan satu sama lain yang menuju pada suatu tujuan tertentu yang telah ditetapkan. 2) Elemen Sistem Andri Kristanto (2003:3) menyebutkan bahwa elemen-elemen sistem terdiri dari : a) Tujuan sistem b) Batasan sistem c) Kontrol sistem

commit to user

9 digilib.uns.ac.id


d) e) f) g)

Input Proses Output Umpan balik Penjelasan untuk masing-masing elemen sistem adalah sebagai berikut : a) Tujuan sistem Dapat berupa tujuan organisasi, permasalahan yang ada dalam suatu organisasi maupun urutan prosedur untuk mencapai tujuan organisasi. b) Batasan sistem Sesuatu yang membatasi sistem dalam mencapai tujuan sistem. Batasan sistem dapat berupa peraturan-peraturan yang ada dalam suatu organisasi, biaya-biaya yang dikeluarkan, orang-orang yang ada dalam organisasi, fasilitas baik itu sarana dan prasarana maupun batasan yang lain. c) Kontrol sistem Kontrol sistem merupakan pengawasan terhadap pelaksanaan pencapaian tujuan dari sistem tersebut. Kontrol sistem dapat berupa kontrol terhadap pemasukan data (input), kontrol terhadap keluaran data (output), kontrol terhadap pengolahan data, kontrol terhadap umpan balik dan sebagainya. d) Input Input merupakan elemen dari sistem yang bertugas untuk menerima seluruh masukan data, di mana masukan tersebut dapat berupa jenis data, frekuensi pemasukan data dan sebagainya. e) Proses Proses merupakan elemen dari sistem yang bertugas untuk mengolah atau memproses seluruh masukan data menjadi suatu informasi yang lebih berguna. f) Output Output merupakan hasil dari input yang telah diproses oleh bagian pengolah dan merupakan tujuan akhir sistem. Output bisa berupa laporan grafik, diagram batang dan sebagainya. commit to user

10 digilib.uns.ac.id


g) Umpan balik Umpan balik merupakan elemen dalam sistem

yang bertugas

mengevaluasi bagian dari output yang telah dikeluarkan, di mana elemen ini sangat penting demi kemajuan sebuah sistem. Umpan balik ini dapat berupa perbaikan sistem, pemeliharaan sistem dan sebagainya. 3) Klasifikasi Sistem Menurut Abdul Kadir (2003:64) mengklasifikasikan sistem menjadi beberapa bagian yaitu : a) b) c) d)

Sistem Abstrak dan Sistem Fisik Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia Penjelasan tentang masing-masing klasifikasi sistem adalah sebagai

berikut : a) Sistem Abstrak adalah sistem yang berisi gagasan atau konsep. Misalnya sistem teologi yang bersisi gagasan tentang hubungan manusia dan Tuhan. Sistem Fisik adalah sistem yang secara fisik dapat dilihat. Misalnya sistem komputer. b) Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik Sistem Deterministik adalah suatu sistem yang operasinya dapat diprediksi secara tepat. Misalnya sistem komputer. Sistem Probabilistik adalah sistem yang tak dapat diramal dengan pasti karena mengandung unsur probabilitas. Misalnya sistem arisan. c) Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka Sistem tertutup adalah sistem yang tidak tertukar materi, informasi, atau energi dengan lingkungan. Misalnya reaksi kimia dalam tabung yang terisolasi. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungan dan dipengaruhi oleh lingkungan. Misalnya perusahaan dagang. commit to user



d) Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia Sistem Alamiah adalah sistem yang terjadi karena alam. Misalnya sistem tata surya. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dibuat oleh manusia. Misalnya sistem komputer. e) Sistem Sederhana dan Sistem Kompleks Sistem sederhana misalnya sistem sepeda. Sistem yang kompleks misalnya otak manusia. c. Pengertian Informasi 1) Definisi Informasi Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya. Sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Apabila kurang mendapatkan informasi, dalam kurun waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam persaingan bisnis. Di samping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah sistem informasi terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti sistem terlalu banyak data. Memahami konsep dasar informasi sangat penting dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif. Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru. Namun sebelum menuju ke pengertian informasi, hendaknya perlu diberikan suatu perbedaan pengertian antara data dan informasi. Karena informasi berasal dari data. Kata data dalam bahasa Inggris berasal dari kata datum dari bahasa Latin yang berarti fakta. Kata tersebut bersifat plural, sebagaimana kata air, udara, dan semacamnya. Karenanya kata data akan salah jika disebut atau ditulis dengancommit data-data, banyak data, dan semacamnya. to user



Pengertian data menurut Wahyudi Kumorotomo dan Subando Agus M, (2001:11) ialah : Data merujuk kepada fakta-fakta baik berupa angka-angka, teks, dokumen, gambar, bagan, suara yang mewakili deskripsi verbal atau kode tertentu dan semacamnya. Apabila ia telah disaring dan diolah melalui suatu sistem pengolahan sehingga memiliki arti dan nilai bagi seseorang, maka data itu berubah fungsi menjadi informasi. Sedangkan menurut Abdul Kadir (2003:29) menyebutkan pengertian data sebagai berikut : Data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai. Hal yang terpenting untuk membedakan informasi dengan data, informasi itu mempunyai kandungan makna, data tidak. Pengertian makna disini merupakan hal yang sangat penting, karena berdasarkan maknalah si penerima dapat memahami informasi tersebut dan secara lebih jauh dapat menggunakannya untuk menarik kesimpulan atau bahkan mengambil keputusan. Dari berbagai pandangan di atas terdapat perbedaan yang cukup signifikan antara data dan informasi. Data menunjuk pada fakta-fakta yang harus diolah sedemikian rupa sehingga tidak mempunyai nilai apa-apa untuk mengambil keputusan. Data biasanya dicatat dan diarsipkan tanpa maksud untuk segera diambil kembali untuk pengambilan keputusan. Sedangkan pengertian informasi menurut Gordon B. Davis (1997:28) bahwa “Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah teknik yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang”. Menurut Jogiyanto (2001:5) yang dimaksud informasi adalah “Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan penting bagi yang menerimanya”. Informasi dikelompokan menjadi 3 bagian : a) Informasi strategis, digunakan untuk mengambil untuk mengambil keputusan jangka panjang yang mencakup informasi eksternal yaitu rencana perluasan perusahaan, tindakan pesaing, dsb. b) Informasi taktis, digunakan untuk mengambil keputusan jangka menengah.

commit to user



c) Informasi teknis, dibutuhkan untuk keperluan operasional sehari-hari seperti informasi persediaan, laporan harian, dsb. Menurut Setiarso dalam Purwono dan Sri Suharmini (2006:6.19) mendefinisikan bahwa Informasi adalah hasil dari data yang berupa masukan (input) dari berbagai sumber, kemudian pengolahan (processing) yang berupa sistem yang berfungsi sebagai pengolah data yang kemudian menghasilkan informasi yang berupa keluaran-keluaran (output) yang siap disajikan bagi pemakai. Purwono dan Sri Suharmini (2006:62) menyebutkan : Informasi merupakan proses dari suatu cipta, karsa, dan karya manusia yang dituangkan dalam bentuk tercetak maupun noncetak yang hasilnya digunakan oleh manusia sebagai bahan rujukan atau sumber informasi dari berbagai kebutuhan, baik hanya sekedar berupa tulisan sederhana sampai ilmiah. Mursito BM (2006:130) menyebutkan bahwa “Informasi adalah sesuatu yang didapatkan dari membaca atau mendengar, atau dengan melihat langsung dunia sekitar”. Sedangkan Aji Supriyatna (2005:6) mendefinisikan “Informasi merupakan data yang telah terolah dan sifatnya menjadi data lain yang bermanfaat”. Dari rumusan di atas, peneliti dapat menyimpulkan bahwa informasi merupakan suatu berita, data, fakta, maupun peristiwa yang sebelum disajikan untuk digunakan pemakai diolah atau diproses terlebih dahulu, yang pada akhirnya setelah menjadi kemasan dapat diperoleh, diakses atau ditemukan kembali oleh pemakai yang membutuhkannya. 2) Kualitas Informasi Dadan Umar (2001:11) dalam bukunya yang berjudul “Komputerisasi dalam Pengambilan Keputusan” menyebutkan bahwa kualitas informasi terdiri dari : a) b) c) d) e) f)

aksesibilitas kelengkapan ketelitian ketepatan makna ketepatan waktu kejelasan

commit to user



g) fleksibilitas Penjelasan masing-masing kualitas informasi tersebut adalah sebagai berikut : a) Aksesibilitas Berkaitan dengan kemudahan mendapatkan informasi. Informasi ini akan berarti bagi si pemakai, kalau informasi tersebut mudah didapat, karena akan berkaitan dengan aktualisasi dari nilai informasinya. b) Kelengkapan Berkaitan dengan kelengkapan isi informasi. Dalam hal ini, isi tidak hanya menyangkut volume tapi juga kesesuaian dengan harapan si pemakai. c) Ketelitian Berkaitan dengan tingkat kesalahan yang mengkin terjadi dalam pelaksanaan pengolahan data menjadi informasi. d) Ketepatan Berkaitan dengan kesesuaian antara informasi yang dihasilkan dengan kebutuhan si pemakai. e) Ketepatan waktu Informasi yang berkaitan dengan perencanaan harian, akan sangat tidak berguna kalau disampaikan setiap duari sekali. Sebaliknya informasi mengenai kemajuan perusahaan yang sifatnya jangka panjang tidak ada gunanya untuk disampaikan setiap hari. Karena hal ini akan menamnbah biaya dan isi informasinya pun tidak jauh berbeda. f) Kejelasan Berkaitan dengan bentuk atau format penyampaian informasi. Bagi seorang pimpinan, informasi yang disajikan dalam bentuk grafik, histogram, atau gambar biasanya akan lebih berarti dibandingkan dengan informasi dalam bentuk uraian kata-kata. Sebaliknya bagi pelaksana harian di tingkat operasionalnya laporan yang bersifat deskriptif dan commit to user terinci akan sangat membantu pekerjaannya.



g) Fleksibilitas Berkaitan dengan tingkat adaptasi dari informasi yang dihasilkan terhadap kebutuhan berbagai keputusan yang akan diambil dan terhadap sekelompok pengmabil keputusan yang berbeda. Mc Leod (2001: 145) berpendapat bahwa Informasi dikatakan berkualitas jika data tersebut bersifat relevan, akurat, tepat pada waktunya dan lengkap. a) Relevan artinya informasi yang diberikan harus sesuai dengan yang dibutuhkan. Apabila kebutuhan informasi ini untuk suatu organisasi, maka informasi tersebut harus sesuai dengan kebutuhan informasi di berbagai tingkatan dan bagian yang ada dalam organisasi tersebut. b) Akurat artinya informasi harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya. Pengujian terhadap hal ini biasanya dilakukan melalui pengujian yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang berbeda dan apabila hasil pengujian tersebut menghasilkan hasil yang sama data tersebut dianggap akurat. c) Tepat waktu artinya informasi harus tersedia pada saat yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah sebelum situasi krisis menjadi tidak terkendali atau kesempatan menghilang. Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat karena informasi yang sudah usang tidak mempunyai nilai lagi. d) Lengkap artinya bahwa informasi yang diperoleh menyajikan gambaran lengkap dari suatu permasalahan atau penyelesaian. Dari beberapa pendapat di atas peneliti menarik kesimpulan bahwa informasi dapat berguna bagi pemakainya tergantung kepada kualitas informasi tersebut. Baik buruk kualitas informasi dipengaruhi oleh tiga penentu yaitu : a) isi informasi b) waktu penyajian c) bentuk informasi Penjelasan masing-masing penentu kualitas informasi tersebut dapat dirinci lebih lanjut sebagai berikut : a) Isi informasi adalah berbagai hal yang dilaporkan. Isi laporan yang baik haruslah memenuhi persyaratan berikut : commit to user



(1) akurasi atau ketepatan (accuracy) yaitu ketepatan informasi dengan objek yang diwakilinya. Lengkap bukan berarti semakin banyak semakin baik. (2) relevansi (relevance) yaitu kesesuaian antara informasi dengan masalah yang akan dipecahkan berdasarkan informasi tersebut. (3) kelengkapan (completeness) yaitu cukup tidaknya informasi jika digunakan sebagai bahan untuk membuat keputusan. (4) ringkas (conciseness) yaitu jumlah informasi yang harus ditampilkan tanpa berlebihan. (5) lingkup atau cakupan (scope) informasi yang disampaikan harus dapat meliputi semua objek yang harus disampaikan. (6) kinerja informasi (performance) adalah seberapa sering informasi dapat berguna bagi pembuat keputusan. b) Waktu penyajian, informasi yang terlambat disajikan menjadi tidak ada gunanya lagi. Kualitas informasi yang berhubungan dengan waktu adalah sebagai berikut : (1) ketepatan waktu (timeliness) adalah saat informasi disampaikan kepada pembuat keputusan. (2) keterkinian

(currency)

yaitu

informasi

harus

benar-benar

mencerminkan keadaan paling baru. (3) frekuensi (frequency) disampaikannya informasi kepada manajemen, harus sesuai dengan frekuensi pembuatan keputusan oleh manajemen (4) cakupan waktu (time period) harus sesuai dengan informasi yang diperlukan. c) Bentuk

informasi,

pemilihan

bentuk

informasi

akan

sangat

mempengaruhi keberhasilan pembaca informasi. Bentuk informasi yang baik meliputi : (1) kejelasan (clarity) adalah seberapa jelas dan seberapa tajam informasi dapat dipahami oleh pembaca. commit to user



(2) rincian (detail) laporan harus dapat ditampilkan atau dapat disediakan bila diperlukan oleh pembacanya. Biasanya manajemen hanya memerlukan informasi secara garis besar saja. (3) urutan (order) urutan informasi, sangat menentukan kemudahan pembaca laporan. Urutan bisa ditentukan dari urutan nama (abjad) atau urut angka maupun tanggal. (4) cara penyajian (presentation) bisa dilakukan dengan grafik, warna, kata-kata, perbandingan dan sebagainya. (5) sarana (media) pelaporan. Informasi dapat dilaporkan melalui berbagai media misalnya email, laporan tercetak atau buku dan sebagainya. Informasi sederhana dapat disampaikan melalui media yang sederhana. Informasi yang rumit harus disampaikan melalui media cetak agar bisa dibaca berulangkali dengan mudah. d. Pengertian Sistem Informasi 1) Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi yang menggunakan komputer biasa disebut Sistem Informasi Berbasis Komputer (Computer Based Information System atau CBIS). Dalam prakteknya, istilah sistem informasi lebih sering dipakai tanpa embel-embel berbasis komputer walaupun dalam kenyataannya komputer merupakan bagian yang penting. Bodnar dan Hopwood dalam Abdul Kadir (2003:11) mengatakan bahwa Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna. Simkin Mark dalam Dadan Umar (2001:3) mengatakan bahwa Sistem informasi adalah sekumpulan elemen yang bekerja secara bersama-sama baik secara manual ataupun berbasis komputer dalam melaksanakan pengolahan data yang berupa pengumpulan, penyimpanan, pemrosesan data untuk menghasilkan informasi yang bermakna dan berguna bagi proses pengambilan keputusan. commit to user



Sedangkan pengertian sistem informasi menurut Jogiyanto (2003:8) adalah sebagai berikut: Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal sebagai suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan. Dari beberapa pendapat di atas peneliti dapat menyimpulkan bahwa yang dimaksud dengan sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana yang dapat didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang, tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar organisasi. Jadi jelas bahwa sistem informasi mencakup sejumlah komponen yakni manusia, komputer, teknologi informasi dan prosedur kerja, serta ada sesuatu yang diproses yakni data menjadi informasi dan dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan. Ide dasar menyertakan komputer menjadi salah satu komponen sistem informasi bukan untuk mengotomatiskan semua proses, melainkan untuk meningkatkan kinerja dari sistem itu sendiri. Suatu sistem baru dapat disebut sistem informasi bila menggunakan komputer. Suatu sistem informasi yang tidak menggunakan komputer belum dapat disebut sistem informasi dalam pengertian masa kini. Dewasa ini, sistem informasi yang digunakan lebih berfokus pada sistem informasi berbasis komputer (computer-based information system). Harapan yang ingin diperoleh di sini adalah bahwa dengan penggunaan teknologi informasi atau sistem informasi berbasis komputer, informasi yang dihasilkan dapat lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu, sehingga pengambilan keputusan dapat lebih efektif dan efisien. Meskipun sistem informasi berbasis komputer menggunakan teknologi komputer untuk memproses data menjadi informasi yang memiliki arti, ada commit to user perbedaan yang cukup tajam antara komputer dan program komputer di satu



sisi dengan sistem informasi di sisi lainnya. Komputer dan perangkat lunak komputer yang tersedia merupakan fondasi teknis, alat, dan material dari sistem informasi modern. Komputer dapat dipakai sebagai alat untuk menyimpan dan memproses informasi. Program komputer atau perangkat lunak komputer merupakan seperangkat instruksi operasi yang mengarahkan dan mengendalikan pemrosesan informasi. Setiap sistem informasi memiliki suatu tujuan, tetapi dengan tujuan yang berbeda-beda. Walaupun begitu, tujuan utama yang umum ada tiga macam (Hall, 2001) yaitu : untuk mendukung fungsi kepengurusan manajemen, untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen, dan untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan. 2) Sistem Informasi Sebagai Sebuah Sistem Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Model dasar sistem berupa : masukan, pengolahan, dan keluaran adalah cocok bagi kasus sistem pengolahan informasi yang paling sederhana di mana semua masukan tiba pada saat bersamaan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini : Model Dasar Sistem Informasi Pengolahan Data

Informasi

Gambar II.1 Model Dasar Sistem Informasi Sederhana Model dasar sistem informasi pada gambar II.1 jarang terjadi. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya. Karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage) ke dalam model sistem informasi. Dengan begitu kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dancommit disimpan sebelumnya. Setelah ditambahkan to user



penyimpanan data, fungsi pengolah informasi bukan lagi hanya mengubah data menjadi informasi tetapi juga menyimpan data untuk penggunaan kelak. Model dasar pengolahan informasi berguna dalam memahami bukan saja keseluruhan sistem pengolahan informasi, tetapi juga untuk penerapan pengolahan informasi secara sendiri. Setiap penerapan dapat dianalisis menjadi masukan, penyimpanan, pengolahan, dan keluaran. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini : Model Dasar Ditambah Penyimpanan Data

Penyimpanan Data

Masukan

Pengolahan

Keluaran

Gambar II.2 Model Dasar Sistem Informasi dengan PenyimpananData 3) Komponen-komponen Sistem Informasi Seperti : Menurut Abdul Kadir (2003:70) menyebutkan bahwa komponenkomponen sistem informasi sebagai berikut : a) Perangkat keras (hardware), mencakup piranti-piranti fisik seperti komputer dan printer. b) Perangkat lunak (software), sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data. c) Prosedur, sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki. d) Orang, semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem informasi. e) Basis data (database), sekumpulan tabel, hubungan, dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data. f) Jaringan komputer dan komunikasi data, sistem penghubung yang memungkinkan sumber (resources) dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai. commit to user



Sedangkan Andri Kristanto (2003:12) menyebutkan bahwa komponen sistem informasi terdiri dari : a) b) c) d) e) f)

Input Proses Output Teknologi Basis data Kendali Dari pendapat para ahli di atas, peneliti memberikan kesimpulan bahwa

komponen sistem informasi terdiri dari : a) Input, merupakan semua data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi. Dalam hal ini yang termasuk dalam input adalah dokumendokumen, formulir-formulir, dan file-file. b) Proses, merupakan kumpulan prosedur yang akan memanipulasi input yang kemudian akan disimpan dalam bagian basis data dan seterusnya akan diolah menjadi suatu output yang akan digunakan oleh si penerima. c) Output, merupakan semua keluaran atau hasil dari model yang sudah diolah menjadi suatu informasi yang berguna dan dapat dipakai penerima. d) Teknologi, merupakan bagian yang berfungsi untuk memasukkan input, mengolah input dan menghasilkan keluaran. Ada tiga bagian dalam teknologi ini yaitu perangkat keras, perangkat lunak, dan perangkat manusia. e) Basis data, merupakan kumpulan data-data yang saling berhubungan satu dengan yang lain yang disimpan dalam perangkat keras komputer dan akan diolah menggunakan perangkat lunak. f) Kendali, merupakan semua tindakan yang diambil untuk menjaga sistem informasi tersebut agar bisa berjalan dengan lancar dan tidak mengalami gangguan. Dari beberapa komponen sistem informasi yang terdiri dari perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), prosedur, orang, basis data, commit to user



jaringan komputer, dan kendali. Dimana semua komponen tersebut fungsinya sangat vital untuk mendukung lancarnya suatu sistem informasi. 4) Kualitas Sistem Informasi a) Akurat (accurate). Informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan. Akurat juga berarti bahwa informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. b) Tepat waktu (timelines). Informasi yang disampaikan pada si penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputuasan. c) Relevan (relevance). Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk setiap orang, satu dengan lainnya berbeda. e. Peranan Sistem Informasi Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai kombinasi teratur dari sumber daya manusia, hardware, software, jaringan, dan sumber daya data yang mengumpulkan dan mentransformasi informasi dalam suatu organisasi. Menurut O’Brien berdasarkan kegunaannya sistem informasi dapat dibedakan menjadi sistem informasi sebagai pendukung kegiatan operasional dan sistem penunjang

manajemen

perusahaan.

Adapun

penjelasannya,

peneliti

memberikan uraiannya sebagai berikut : 1) Sebagai sistem pendukung operasi Sebagai sistem pendukung operasi (operations support system). Maka sistem informasi dapat membantu perusahaan untuk menciptakan proses transaksi bisnis yang efisien bagi perusahaan, mengendalikan proses industrial, mendukung komunikasi dan kerja sama perusahaan, serta memperbaharui

database

perusahaan

yang

pada

akhirnya

dapat

meningkatkan keunggulan kompetitif. Contohnya : a) mendukung kesuksesan berbagai fungsi utama bisnis seperti akuntansi, manajemen operasi, pemasaran, dan manajemen daya manusia; b) kontributor commit to sumber user



utama dalam mendukung efisiensi kegiatan operasional, produktivitas, dan moral SDM, pemberian layanan prima pada konsumen dan kepuasan produsen; c) bagian utama dari sumber daya perusahaan dan biayanya dalam menjalankan bisnis sehingga memerlukan pengelolaan yang prima. 2) Sebagai sistem penunjang manajemen Sebagai sistem penunjang manajemen (management support system), maka sistem informasi dapat membantu para manajer membuat keputusan strategis lebih baik dibandingkan sebelumnya. Contohnya : a) sumber informasi utama bagi manajer dalam mendukung proses pengambilan keputusan yang lebih baik; b) bagian yang penting dalam upaya pengembangan

produk

dan

jasa

yang kompetitif sehingga dapat

memberikan keunggulan kompetitif perusahaan dalam bersaing secara global; c) kesempatan pengembangan karier yang dinamis. Dari rumusan di atas, peneliti dapat menyimpulkan bahwa dengan menggunakan sistem informasi, perusahaan dapat mencapai efektivitas maupun efesiensi proses bisnis dan dalam pengambilan keputusan manajerial yang pada akhirnya dapat meniciptakan perusahaan adaptif dan berdaya saing tinggi di tengah lingkungan bisnis yang dinamis. Tetapi, agar diperoleh informasi yang sesuai dengan kebutuhan manajemen maka penting bagi pihak pengembang dan pengelola sistem informasi untuk mengetahui aktivitas pada tiap level manajemen dan tipe keputusan terjadi disetiap level tersebut. Oleh sebab itu, diperlukan keterlibatan dari end user, dukungan manajemen eksekutif, kejelasan pernyataan kebutuhan, perencanaan yang matang dan tepat, serta harapan yang realistik didalam membangun sebuah sistem informasi. f. Pengertian Sumber Daya Manusia 1) Pengertian Sumber Daya Manusia H. Hadari Nawawi dalam Ambar Teguh (2003:9) menyebutkan bahwa yang dimaksudkan sebagai Sumber Daya Manusia (SDM) meliputi tiga pengertian yaitu :

commit to user



a) Sumber Daya Manusia adalah manusia yang bekerja di lingkungan suatu organisasi (disebut juga personil, tenaga kerja, pegawai, atau karyawan). b) Sumber Daya Manusia adalah potensi manusiawi sebagai penggerak organisasi dalam mewujudkan eksistensinya. c) Sumber Daya Manusia adalah potensi yang merupakan asset dan berfungsi sebagai modal (non material/non finansial) di dalam organisasi bisnis yang dapat diwujudkan menjadi potensi nyata secara fisik dan non fisik dalam mewujudkan eksistensi organisasi. Sumber daya manusia non manusia terdiri atas sumber daya alamiah, modal, mesin, teknologi, material. Kedua kategori sumber daya tersebut samasama pentingnya, akan tetapi SDM merupakan faktor dominan karena satusatunya sumber daya yang memiliki akal, perasaan, keinginan, pengetahuan, keterampilan dan sebagainya. Pada prinsipnya SDM adalah satu-satunya sumber daya yang sangat menentukan organisasi. Sumber daya manusia memiliki posisi sangat strategis dalam organisasi, artinya unsur manusia memegang peranan penting dalam melakukan aktivitas untuk pencapaian tujuan tertentu. Untuk mencapai kondisi yang lebih baik maka perlu adanya Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) secara memadai sehingga terciptalah SDM yang berkualitas, loyal dan berprestasi. MSDM adalah usaha untuk mengerahkan dan mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi agar mampu berpikir dan bertindak sebagaimana yang diinginkan oleh organisasi 2) Fungsi Bagian Sumber Daya Manusia Fungsi Bagian Sumber Daya Manusia memiliki empat kegiatan utama : a) Perekrutan dan penerimaan, SDM membantu karyawan baru ke dalam perusahaan dengan memasang iklan lowongan kerja di koran dll. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek karyawan dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai commit to user



b) Pendidikan dan pelatihan, Selama periode kepegawaian, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja karyawan. c) Manajemen data, SDM menyimpan database yang berhubungan dengan karyawan dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai d) Penghentian dan administrasi tunjangan, selama seseorang dipekerjakan oleh perusahaan, mereka menerima paket tunjangan seperti RS, asuransi dll. Sedangkan fungsi operasional dalam Manajemen Sumber Daya Manusia merupakan basic (dasar) pelaksanaan proses MSDM yang efisien dan efektif dalam pencapaian tujuan organisasi/perusahaan. Fungsi operasional tersebut terbagi 5 (lima), secara singkat sebagai berikut: a) Fungsi Pengadaan Adalah proses penarikan, seleksi, penempatan, orientasi, dan induksi untuk mendapatkan karyawan yang sesuai kebutuhan perusahaan. (the right man in the right place). b) Fungsi Pengembangan Adalah proses peningkatan ketrampilan teknis,teoritis,konseptual, dan moral karyawan melalui pendidikan dan pelatihan. Pendidikan dan latihan yang diberikan harus sesuai dengan kebutuhan pekerjaan masa kini maupun masa depan. c) Fungsi Kompensasi Adalah pemberian balas jasa langsung dan tidak lansung berbentuk uang atau barang kepada karyawan sebagai imbal jasa (output) yang diberikannya kepada perusahaan. Prinsip kompensasi adalah adil dan layak sesuai prestasi dan tanggung jawab karyawan tersebut. d) Fungsi Pengintegrasian Adalah kegiatan untuk mempersatukan kepentingan perusahaan dan kebutuhan karyawan, sehingga committercipta to user kerjasama yang serasi dan saling



menguntungkan. Dimana pengintegrasian adalah hal yang penting dan sulit dalam MSDM, karena mempersatukan dua aspirasi/kepentingan yang bertolak belakang antara karyawan dan perusahaan. e) Fungsi Pemeliharaan Adalah kegiatan untuk memelihara atau meningkatkan kondisi fisik, mental dan loyalitas karyawan agar tercipta hubungan jangka panjang. Pemeliharaan yang baik dilakukan dengan program K3 ( Keselamatan dan Kesehatan Kerja ) g. Pengertian Sistem Informasi Sumber Daya Manusia 1) Pengertian Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia merupakan salah satu sumber daya fisik yang mengalir melalui perusahaan dan departemen sumber daya manusia berperan penting dalam arus tersebut. Departemen sumber daya manusia merupakan suatu area fungsional perusahaan yang melaksanakan fungsi staf. Jadi dapat dikatakan semua perusahaan besar memiliki fungsi sumber daya manusia yang menangani banyak proses khusus yang berhubungan dengan personil perusahaan. Dan sistem konseptual yang digunakan dalam mengelola personil tersebut adalah sistem informasi sumber daya manusia (Human Resource Information System) atau HRIS. Menurut Handoko (1996:237) bahwa “Sistem Informasi Sumber Daya Manusia adalah sebuah bentuk interaksi atau pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia dan teknologi informasi”. Menurut Raymond (1995:278) mengatakan bahwa “Sistem informasi sumber daya manusia adalah suatu sistem untuk mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi dan melaporkan informasi itu kepada pemakai. Dari beberapa pendapat di atas, peneliti dapat menyimpulkan bahwa Sistem Informasi Sumber Daya Manusia adalah suatu program aplikasi komputer berisikan program (sistem) tentang manajemen sumber daya manusia commit to user



yang dapat membantu kelancaran perusahaan dalam mencapai tujuannya, karena program aplikasi ini dapat memproses data secara akurat dan cepat pula. Sistem informasi sumber daya manusia memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan sumber daya manusia perusahaan. SISDM sebagai unit organisasi yang terdiri dari personel yang mengolah data sumber daya manusia dengan menggunakan teknologi komputer. SISDM mengikuti format dasar yang sama seperti sistem informasi fungsional lain. Sistem informasi sumber daya manusia merupakan serangkaian proses yang mencakup pada pengumpulan bahan, peringkasan dan penganalisaan data berhubungan erat dengan manajemen SDM dan perencanaan SDM. Aktivitasaktivitas recruitment, seleksi pelatihan, dan pengembangan, manajer karier, kompensasi dan hubungan karyawan juga menuntut informasi yang tepat waktu dan akurat untuk pengambilan keputusan. 2) Komponen Dasar Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Sistem informasi sumber daya manusia terbentuk dari berbagai komponen. Setiap komponen harus berfungsi secara benar agar sistem ini berfaedah bagi organisasi. Menurut Henry Simamora (2006:68) bahwa Terdapat tiga komponen fungsional utama dalam setiap sistem informasi sumber daya manusia, komponen-komponen tersebut adalah : a) Fungsi masukan b) Fungsi pemeliharaan data c) Fungsi keluaran Adapun penjelasan untuk masing-masing fungsi tersebut adalah sebagai berikut : a)

Fungsi Masukan Fungsi masukan memasukkan informasi personalia ke dalam sistem informasi sumber daya manusia. Fungsi ini mencakup prosedur yang diperlukan untuk mengumpulkan data seperti siapa yang mengumpulkan data, kapan, dan bagaimana data diproses. Masukan dari sistem informasi sumber daya manusia serupa dengan sistem manual. Informasi karyawan, commit to user kebijakan dan prosedur sumber daya manusia dan informasi yang



berhubungan dengan personalia lainnya mesti dimasukkan ke dalam sistem supaya dapat digunakan. Informasi tersebut biasanya dimasukkan dari dokumen ke dalam komputer pribadi yang dihubungkan dengan komputer besar. Kemampuan sistem informasi sumber daya manusia terkoneksi dengan komputer lain menjadikannya lebih unggul daripada sistem manual. Karena banyak informasi yang secara otomatis dimasukkan ke dalam sistem, kesalahan kecil kemungkinannya terjadi b)

Fungsi Pemeliharaan Data Setelah dimasukkan ke dalam sistem informasi, fungsi pemeliharaan data akan memperbaharui dan menambahkan data baru ke dalam basis data yang ada. Ketika data baru dimasukkan ke dalam sistem, sangatlah penting untuk menyimpan data lama dalam bentuk informasi historis. Sistem yang terkomputerisasi melakukan fungsi ini secara akurat dan cepat.

c)

Fungsi Keluaran Fungsi yang paling nyata dari sebuah sistem informasi sumber daya manusia adalah keluaran yang dihasilkannya. Untuk menghasilkan keluaran yang bernilai bagi pemakai komputer, sistem informasi sumber daya manusia harus mengolah keluaran itu, melakukan komputasi yang diperlukan dan kemudian memformat penyajiannya dengan cara yang dapat dimengerti oleh para pemakai.

3) Masalah Keamanan dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Keamanan merupakan faktor penting yang perlu diperhatikan dalam pengoperasian sistem informasi, yang dimaksudkan untuk mencegah ancaman terhadap sistem serta untuk mendeteksi dan membetulkan akibat segala kerusakan sistem. Menurut Henry (2006:66) bahwa “Departemen SDM harus menyusun kebijakan dan pedoman untuk melindungi integritas dan keamanan sistem informasi sumber daya manusia, sehingga informasi tidak jatuh ke tangan orang-orang yang tidak berkepentingan”. commit to user



Dalam upaya menjaga keamanan dan privasi catatan sistem informasi sumber daya manusia, cara yang dilakukan perusahaan dapat berupa : 1. Membatasi akses ke sistem informasi sumber daya manusia dengan mengendalikan akses ke komputer dan arsip data. Ruang penyimpanan komputer dan basis data sensitif lainnya harus dikunci. Ada baiknya files yang berisi informasi penting diamankan dengan mengharuskan pemasukan kata sandi (password). 2. Memberikan akses ke bagian-bagian yang berbeda dari basis data dengan menggunakan kata sandi dan kode khusus. Sebagai contoh, manajer mungkin menerima otorisasi dan kode khusus untuk membuka basis data, namun tidak diberikan izin untk mengakses informasi medis yang sensitif yang ada dalam basis data tunjangan pelengkap. 3. Memberikan ijin untuk mengakses informasi karyawan hanya berdasarkan kepentingan tertentu saja. 4. Menyusun kebijakan dan pedoman yang mengatur utilisasi informasi karyawan dan memberitahukan kepada karyawan bagaimana kebijakan berlaku. 5. Memungkinkan para karyawan memeriksa catatan pribadi mereka dari waktu ke waktu sehingga mereka dapat memverifikasi akurasinya dan membuat koreksi sekiranya diperlukan.

2. Tinjauan tentang Pelaksanaan Kerja a. Pengertian Pekerjaan Pekerjaan adalah sekumpulan / sekelompok tugas dan tanggung jawab yang akan, sedang, dan telah dikerjakan oleh tenaga kerja dalam kurun waktu tertentu. Istilah pekerjaan sangat erat hubungannya dengan tugas/kewajiban, tanggung jawab dan pertanggungjawaban. 1) Tugas / kewajiban Kewajiban merupakan satu bagian internal atau satu elemen dari suatu pekerjaan. Tugas merupakan suatu kewajiban khusus dalam suatu commit to user pekerjaan.



2) Tanggung jawab Tanggung jawab adalah kewajiban tenaga kerja untuk melakukan pekerjaan dengan sebaik-baiknya sesuai dengan kemampuan, keterampilan, dan keahliannya. Tanggung jawab merupakan pekerjaan, fungsi, atau aktivitas yang diserahkan kepada tenaga kerja untuk diselesaikan dalam jangka waktu tertentu. 3) Pertanggungjawaban / tanggung gugat Pertanggungjawaban merupakan pelaporan hasil akhir terhadap tanggung jawab yang diberikan kepadanya, baik secara tertulis maupun lisan kepada atasan yang telah memberikan/mendelegasikan wewenang sebelumnya. b. Pengertian Efektivitas Kerja Suatu organisasi selalu berupaya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Dalam usaha mencapai tujuan itu, efektivitas kerja karyawan sangat diperlukan karena keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya sangat tergantung dari efektivitas kerja karyawan yang bekerja di dalamnya. Setiap usaha kerjasama selalu diarahkan untuk mencapai tujuan, sehingga dalam melaksanakan kegiatan diusahakan untuk mewujudkannya. Sebelum membahas pengertian efektivitas kerja, terlebih dahulu harus kita ketahui bahwa kata efektivitas berasal dari bahasa inggris effect yang berarti akibat atau bekas. Dari kata effect ini berkembang suatu istilah yaitu effective yang diartikan sebagai suatu yang berakibat. Jadi bila seseorang bekerja secara efektif, hal ini karena orang tersebut mengharapkan apa yang dikerjakannya menghasilkan akibat yang dikehendaki. Pada umumnya efektivitas sering dihubungkan dengan efisiensi dalam pencapaian tujuan organisasi. Padahal suatu tujuan atau sasaran yang telah tercapai sesuai dengan rencana dapat dikatakan efektif, tetapi belum tentu efisien. Walaupun terjadi suatu peningkatan efektivitas dalam suatu organisasi maka belum tentu itu efisien. Jelasnya, jika sasaran atau tujuan telah tercapai sesuai dengan yang direncanakan sebelumnya commit to user dapat dikatakan efektif. Jadi bila



suatu pekerjaan itu tidak selesai sesuai waktu yang telah ditentukan, maka dapat dikatakan tidak efektif. Efektivitas merupakan gambaran tingkat keberhasilan atau keunggulan dalam mencapai sasaran yang telah ditetapkan dan adanya keterkaitan antara nilai-nilai yang bervariasi. Efektivitas kerja terdiri dari dua kata yaitu efektivitas dan kerja. Menurut Handoko (1997:7) bahwa “Efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang ditetapkan”. Sedangkan menurut Effendi (2003:14) efektivitas adalah “Komunikasi yang prosesnya mencapai tujuan yang direncanakan sesuai dengan biaya yang dianggarkan, waktu yang ditetapkan dan karyawan yang telah ditentukan. Menurut Susilo Martoyo (2000:4) pengertian efektivitas yaitu “Efektivitas adalah suatu kondisi atau keadaan, dimana dalam memilih tujuan yang hendak dicapai dan sarana atau peralatan yang digunakan, disertai dengan kemampuan yang dimiliki adalah tepat, sehingga tujuan yang diinginkan dapat dicapai dengan hasil yang memuaskan”. Sedangkan menurut Sondang P. Siagian (1996:21) sebagai berikut: “Efektivitas adalah pemanfaatan sumber daya, dana, sarana, prasarana, dalam jumlah tertentu secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang atau jasa dengan mutu tertentu tepat pada waktunya”. Dan menurut Jusuf Suit Almasdi (2000:90) bahwa “Efektivitas adalah ketepatan suatu tindakan atau kesempurnaan (jaminan) hasil suatu pekerjaan itu sendiri”. Berdasarkan pendapat di atas maka peneliti memberikan kesimpulan bahwa Efektivitas adalah keadaan dan kemampuan berhasilnya suatu kerja yang dilakukan oleh manusia untuk memberikan guna yang diharapkan. Dengan biaya yang dianggarkan, waktu yang ditetapkan dan jumlah orang yang telah ditentukan. Apabila ketentuan tersebut berjalan dengan lancar, maka tujuan yang direncanakan akan tercapai sesuai dengan yang diinginkan. Untuk mengetahui efektif tidaknya suatu kerja terlebih dahulu harus mengetahui jangkauan dan sasaran yang hendak dicapai pegawai dalam bekerja atau bertindak baik secara individual maupun secara kelompok dalam suatu commit to user organisasi. Sjafri Mangkuprawira dan Aida Vitalaya (2007:12) mengemukakan



bahwa “Kerja adalah refleksi seseorang untuk mencari dan meningkatkan kesejahteraan hidup bahkan bekerja dipersepsikan sebagai bentuk aktualisasi diri”. Menurut Hasibuan (2003:54) mengatakan “Kerja adalah sejumlah aktivitas mental yang dilakukan seseorang untuk mengerjakan suatu pekerjaan”. Sedangkan menurut As,ad (1995:46) mengatakan “Bekerja mengandung arti melakukan suatu tugas yang diakhiri dengan buah karya yang dapat dinikmati yang bersangkutan”. Menurut The Liang Gie (2000:108) bahwa “Kerja adalah rangkaian aktivitas yang ditimbulkan dari aktualisasi energi atau tenaga dalam kaitannya dengan keprofesionalan untuk mencapai sasaran”. Berdasarkan beberapa pendapat di atas maka dapat disimpulkan bahwa kerja merupakan suatu usaha yang dikehendaki untuk mencapai tujuan tertentu, dapat juga dikatakan apabila seorang karyawan yang melakukan suatu kegiatan/aktivitas dengan menggunakan tenaga baik jasmani atau rohani untuk mencapai sasaran. Sehingga karyawan akan melakukan kerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya demi kelangsungan hidupnya yang belum terpenuhi dengan berbagai macam cara. Karyawan akan terdorong untuk melakukan kerja agar tujuannya tercapai. Pengertian efektivitas dan kerja telah disebutkan di atas, berikut pengertian efektivitas kerja menurut beberapa tokoh. Schermerhorn (1998:5) mengatakan bahwa “Efektivitas kerja adalah suatu ukuran tentang pencapaian suatu tugas atau tujuan”. Sedangkan Sondang P. Siagian (1995:151) mengemukakan bahwa “Efektivitas kerja sebagai penyelesaian pekerjaan tepat pada waktunya yang telah ditetapkan artinya apakah pelaksanaan suatu tugas dinilai baik atau tidak tergantung bilamana tugas itu dilaksanakan, dan tidak menjawab bagaimana melaksanakannya, berapa biaya yang dikeluarkannya untuk itu”. Berdasarkan pendapat para ahli di atas, maka peneliti memberikan kesimpulan bahwa efektivitas kerja adalah keberhasilan pelaksanaan seluruh commit to user



program kerja yang menjadi tugas dan tanggung jawab para karyawan sehingga mencapai hasil yang sama atau lebih besar dari sasaran yang telah ditentukan. Untuk mengetahui tingkat efektivitas kerja karyawan harus diketahui dahulu apa yang menjadi tujuan dalam melaksanakan kerja tersebut, yang di dalamnya terkandung tujuan dalam melaksanakan kerja tersebut. Dengan demikian untuk mencapai efektivitas kerja karyawan, perlu ditentukan hal yang akan dilaksanakan, sehingga tidak terjadi pemborosan waktu dan biaya melaksanakan pekerjaan. Menurut Sondang P. Siagian (1996:124) kriteria-kriteria efektivitas kerja karyawan yaitu : 1. Perencanaan kerja adalah aktivitas karyawan untuk menetapkan sasaransasaran yang ingin dicapai. Rencana dapat dijadikan aspek dasar sebagai acuan untuk mengevaluasi hasil kerja. Bila hasil kerja minimal sama dengan target yang direncanakan, maka hal ini menunjukkan efektivitas kerja karyawan tercapai. 2. Pelaksanaan kerja adalah sebagai suatu kondisi yang kondusif, bagi tercapainya sasaran organisasi. Dimana dalam pelaksanaan kerjanya harus sesuai dengan pedoman kerja, prosedur kerja yang telah ditetapkan sebelumnya, sehingga dengan hal tersebut pelaksanaan kerja tidak terjadi hambatan yang dapat menggagalkan tercapainya suatu tujuan organisasi. 3. Hasil kerja adalah wujud akhir dari aktivitas kerja yang disesuaikan dengan standar mutu yang telah ditetapkan. Meliputi ketepatan waktu dan ketetapan kualitas dan kuantitas. 4. Kepuasan kerja adalah sebagai derajat positif atau negatif perasaan seseorang mengenai tugas-tugas pekerjaannya, tatanan kerja serta hubungan antar sesama pekerja. 5. Disiplin dan motivasi kerja, dimana disiplin itu sendiri adalah sikap atau perilaku yang sesuai dengan peraturan baik tertulis maupun tidak tertulis. Sedangkan motivasi kerja adalah sebagai kondisi atau energi yang menggerakkan diri karyawan yang terarah dan tertuju untuk mencapai commit to user tujuan organisasi perusahaan.



c. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Efektivitas Kerja Efektivitas kerja karyawan yang tinggi sangat diperlukan oleh organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Adapun manfaat dari efektifitas kerja karyawan antara lain : para karyawan mempunyai kepuasan kerja, prestasi kerja karyawan, adanya disiplin kerja dan kepatuhan terhadap peraturan kerja. Dengan kondisi yang demikian lebih mudah bagi organisasi untuk menggerakkan karyawan dalam mengolah sumber daya secara optimal. Sebaliknya apabila efektivitas kerja karyawan rendah sulit bagi organisasi untuk mencapai tujuan organisasi, ini dikarenakan unsur-unsur efektivitas kerja rendah. Meskipun sumber daya dan sarana yang mendukung pelaksanaan kerja telah tersedia namun proses pelaksanaan pekerjaan tidak akan berjalan lancar. Efektivitas yang diartikan sebagai keberhasilan melakukan program dipengaruhi oleh berbagai faktor-faktor yang dapat menentukan efektivitas kerja karyawan berhasil dilakukan dengan baik atau tidak dipengaruhi oleh gaya kepemimpinan. Tugas bawahan dapat berjalan dengan baik apabila dilakukan pemberitahuan/komunikasi tentang pendelegasian tugas/tanggung jawab serta adanya evaluasi kerja dari pimpinan. Faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas kerja karyawan dalam perusahaan : 1) Waktu Ketepatan waktu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan merupakan faktor utama. Semakin lama tugas yang dibebankan itu dikerjakan maka semakin banyak tugas lain menyusul dan hal ini akan memperkecil tingkat efektivitas kerja karena memakan waktu yang tidak sedikit. 2) Tugas Bawahan harus diberitahukan maksud dan pentingnya tugas-tugas yang didelegasikan kepada karyawan. 3) Produktivitas Seorang karyawan mempunyai produktivitas kerja yang tinggi dalam bekerja tentunya akan dapat menghasilkan efektivitas kerja karyawan yang baik. commit to user



4) Motivasi Manajer dapat mendorong bawahan melalui perhatian pada kebutuhan dan tujuan mereka yang sensitif, misalnya masalah upah. Semakin termotivasi karyawan untuk bekerja secara positif semakin baik pula kinerja yang dihasilkan. 5) Evaluasi kerja Manajer memberikan dorongan, bantuan dan informasi kepada bawahan. Sebaliknya bawahan harus melaksanakan tugas dengan baik dan menyelesaikan untuk dievaluasi tugas terlaksana dengan baik atau tidak. 6) Pengawasan Dengan adanya pengawasan maka kinerja karyawan dapat terus terpantau dan hal ini dapat memperkecil resiko kesalahan dalam pelaksanaan tugas. 7) Lingkungan kerja Lingkungan kerja adalah menyangkut tata ruang, cahaya alam dan pengaruh suara yang mempengaruhi konsentrasi seseorang karyawan sewaktu bekerja. 8) Perlengkapan dan fasilitas Adalah suatu sarana dan peralatan yang disediakan oleh pimpinan dalam bekerja. Fasilitas yang kurang lengkap akan mempengaruhi kelancaran karyawan dalam bekerja. Semakin baik sarana yang disediakan oleh perusahaan akan mempengaruhi semakin baiknya kerja seorang dalam mencapai tujuan atau hasil yang diharapkan. Sedangkan

menurut

Richard

M.

Steers

(http://jurnal-

sdm.blogspot.com/2010/01/efektifitas-kerja-definisi-faktor-yang.html; diakses tanggal 15 Maret) ada 4 faktor yang mempengaruhi efektivitas kerja yaitu : 1) Karakteristik Organisasi Karakteristik organisasi terdiri dari struktur dan tehnologi organisasi yang dapat mempengaruhi segi-segi tertentu dari efektivitas dengan berbagai cara. Yang dimaksud struktur adalah hubungan yang relatif tepat sifatnya, seperti dijumpai dalam organisasi, sehubungan dengan susunan sumber daya manusia struktur meliputi commit bagaimana cara organisasi menyusun orangto user



orangnya dalam menyelesaikan pekerjaan, sedangkan yang dimaksud tehnologi adalah mekanisme suatu organisasi umtuk mengubah masukan mentah menjadi keluaran. 2) Karakteristik Lingkungan Lingkungan luar dan lingkungan dalam juga telah dinyatakan berpengaruh atas efektivitas, keberhasilan hubungan organisasi lingkungan tampaknya amat tergantung padatingkat variabel kunci yaitu tingkat keterdugaan keadaan lingkungan, ketepatan persepsi atas keadaan lingkungan,tingkat rasionalisme organisasi. Ketiga faktor ini mempengaruhi ketepatan tanggapan organisasi terhadap perubahan lingkungan. 3) Karakteristik Pekerja Pada kenyataannya para anggota organisasi merupakan faktor pengaruh yang paling penting karena perilaku merekalah yang dalam jangka panjang akan memperlancar atau merintangi tercapainya tujuan organisasi. Pekerja merupakan sumber daya yang langsung berhubungan dengan pengelolaan semua sumber daya yang ada di dalam organisasi, oleh sebab itu perilaku pekerja sangat berpengaruh terhadap pencapaian tujuan organisasi. Pekerja merupakan modal utama di dalam organisasi yang akan berpengaruh besar terhadap efektivitas, karena walaupun tehnologi yang digunakan merupakan tehnologi yang canggih dan didukung oleh adanya struktur yang baik, namun tanpa adanya pekerja maka semua itu tidak ada gunanya. 4) Karakteristik Kebijaksanaan dan Praktek Manajemen Dengan

makin

rumitnya

proses

teknologi

dan

perkembangan

lingkungannya, maka peranan manajemen dalam mengkoordinasi orang sangat diperlukan demi keberhasilan organisasi di masa depan. Dari

faktor-faktor

yang

mempengaruhi

efektivitas

kerja

yang

dikemukakan oleh beberapa ahli di atas, maka peneliti memberikan kesimpulan bahwa faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas kerja antara lain adanya koordinasi, pengawasan, perincian tugas, pertimbangan biaya, waktu, perlengkapan sarana, kemampuan, pemberian dukungan, ketepatan tugas, serta commit toDengan user memperhatikan faktor-faktor lingkungan organisasi itu sendiri.



tersebut diharapkankan karyawan dapat merasa nyaman, senang, dan dapat bertanggung jawab dalam penyelesaian pekerjaan yang telah diberikan guna mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. B. Hasil Penelitian Yang Relevan Untuk menunjang hasil penelitian tentang sistem informasi sumber daya manusia yang ada di PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta bagian Sumber Daya Manusia, maka dapat diperkuat dengan adanya hasil penelitian yang relevan. Adapun hasil penelitian tersebut adalah : 1.

Hasil penelitian dari Muhammad Ridha Suaib yang berjudul “Pengaruh Lingkungan, Perilaku, Struktur Organisasi dan Implementasi Sistem Informasi Berbasis Komputer terhadap Kinerja Karyawan Pemerintah Kabupaten Sorong, Papua” menyimpulkan bahwa

Kinerja karyawan

pengolahan data dipengaruhi oleh lingkungan, perilaku, struktur organisasi dan implementasi sistem informasi berbasis komputer. Sedangkan yang berpengaruh dominan terhadap peningkatan kinerja adalah implementasi sistem informasi berbasis komputer. Peningkatan implementasi sistem informasi berbasis komputer yang meliputi kemudahan dalam nenyelesaikan pekerjaan, kemudahan pengoperasian, integritas database dan kemampuan menyediakan

data

untuk

kepentingan

eksternal

organisasi

akan

meningkatkan kinerja karyawan. Adapun yang berpengaruh dominan terhadap kinerja karyawan adalah kemudahan penyelesaian pekerjaan. 2.

Hasil penelitian dari M. Fitri Rahmadana dan Widho Bijaksana yang berjudul “Pengaruh Sistem Informasi Manajemen dan Struktur Organisasi Terhadap Efekktivitas Pengambilan Keputusan Pada Kantor Pelayanan Bea dan Cukai Tipe A Belawan” menyimpulkan bahwa Sistem informasi manajemen merupakan satu upaya untuk mengelola seluruh masukan (input) berupa laporan-laporan/data yang dipergunakan oleh pihak manajemen untuk diporses dan kemudian diambil keputusan tentang strategi-strategi pelaksanaan operasional dalam perusahaan. Dengan sistem commit to user



informasi manajemen yang baik akan memberikan pengaruh terhadap pelaksanaan tugas-tugas yang dilakukan oleh para karyawan. 3.

Hasil penelitian dari Suparto Darudiato yang berjudul “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia PT Maju Bersama (Studi kasus : Rekruitmen, Pelatihan, dan Penilaian Kinerja Karyawan)” menyimpulkan bahwa dengan adanya sistem informasi, maka perusahaan dapat mengetahui semua informasi mengenai kinerja karyawan, perekrutan karyawan, pelatihan dan pengembangan karyawan. C. Kerangka Pemikiran Setiap perusahaan tentunya mempunyai berbagai tujuan yang hendak

dicapainya. Tujuan tersebut diraih dengan mendayagunakan sumber-sumber dayanya yang ada. Kendatipun berbagai sumber daya yang ada penting bagi organisasi, satu-satunya faktor-faktor yang menunjukkan keunggulan potensial adalah sumber daya manusia dan bagaimana sumber daya ini dikelola. Menurut Henry Simamora (2003:4) bahwa “Sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan yaitu financial, fisik, manusia, dan kemampuan teknologi dan sistem. Di mana seluruh unsur tersebut saling berkaitan dan diharapkan dapat mendukung tercapainya tujuan secara optimal”. Dari faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas kerja karyawan, manusia dan kemampuan teknologi dan sistem yang paling berpengaruh terhadap pelaksanaan kerja karyawan. Menurut S.P Hasibuan (2003:10) bahwa “ Karyawan adalah kekayaan utama suatu perusahaan, karena tanpa keikutsertaan mereka, aktivitas perusahaan tidak akan terjadi. Di mana manusia merupakan elemen dasar yang menggerakkan dan melaksanakan aktivitas organisasi sehingga karyawan dituntut untuk berperan aktif dengan didukung kecakapan, keterampilan, dan berprestasi agar dapat memberikan kontribusi yang signifikan dalam mencapai tujuan organisasi. Kemudian unsur yang tak kalah pentingnya dalam organisasi adalah kemampuan teknologi dan sistem. Di mana teknologi dan sistem yang handal tentu akan memberikan kontribusi dalam pelaksanaan kerja karyawan terutama dalam kegiatan operasionalnya.

commit to user



Seiring kemajuan teknologi informasi yang sangat cepat mendorong setiap perusahaan untuk bisa mengikuti perkembangan dan terus meningkatkan kemampuannya di dalam mengelola data-data dan informasi yang dibutuhkan sebagai tujuan utamanya. Di mana yang ditandai dengan perubahan dalam seluruh aktivitas kerja karyawan menggunakan sistem komputerisasi Di dalam perusahaan bagian yang mengurusi sumber daya manusia adalah bagian SDM. Bagian SDM dalam mengelola sumber daya manusia yang kemudian dibantu dengan penerapan atau aplikasi sistem informasi sumber daya manusia dapat mempercepat pelaksanaan kerja karyawan. Berkembangnya sistem informasi sumber daya manusia akan memperlancar dalam memberikan wahana pengumpulan, peringkasan, dan penganalisaan data yang berhubungan erat dengan manajemen sumber daya manusia. Bila sistem informasi sumber daya manusia tersebut dimaksimalkan penggunaannya, maka akan menuntun karyawan dalam menjalankan aktivitas kerjanya atau dapat dikatakan akan mempengaruhi pelaksanaan kerja, yang selanjutnya akan tercapai efektivitas kerja yang menekankan pada tercapainya tujuan yang dikehendaki oleh suatu perusahaan. Untuk lebih jelasnya, kerangka pemikiran tersebut di atas dapat digambarkan dalam bagan di bawah ini : Bagian SDM PT Pos

Sistem

Pelaksanaan

Indonesia (Persero)

Informasi

Kerja

Surakarta

SDM

Karyawan

Gambar II.3 Skema Kerangka Berfikir

commit to user



BAB III METODOLOGI PENELITIAN

Dalam penelitian, untuk mendapatkan kebenaran dari suatu pengetahuan diperlukan tata cara atau prosedur tertentu. Sebelum penelitian dilakukan, perlu ditentukan terlebih dahulu metodologi penelitian yang digunakan. Ketepatan dalam menentukan metodologi disesuaikan dengan jenis data yang akan mengantar penelitian ke arah tujuan yang diinginkan. Istilah metodologi sendiri terdiri dari 2 kata yaitu metodos dan logos. Metodos artinya cara dan logos berarti ilmu. Menurut Noeng Muhadjir (2000:3) bahwa “Metodologi penelitian membahas konsep teoritik berbagai metode, kelebihan dan kelemahannya yang dalam karya ilmiah dilanjutkan dengan pemilihan metode yang digunakan”. Metodologi penelitian menurut Narbuko & Achmadi (1999:2) adalah “Suatu cabang ilmu pengetahuan yang membicarakan atau mempersoalkan mengenai cara-cara melaksanakan penelitian (yaitu meliputi kegiatan-kegiatan mencari, mencatat, merumuskan, menganalisis sampai menyusun laporannya) berdasarkan fakta-fakta atau gejala secara ilmiah”. Sedangkan menurut Hadari Nawawi & Mimi Martini (2005:9) bahwa “Metodologi penelitian dapat diartikan juga sebagai ilmu untuk mengungkapkan dan menerangkan gejala-gejala alam dan gejala-gejala sosial dalam kehidupan manusia dengan mempergunakan prosedur kerja yang sistematis, teratur, tertib dan dapat dipertanggungjawabkan secara ilmiah”. Dari pendapat di atas peneliti menyimpulkan bahwa metodologi penelitian adalah suatu cara yang digunakan untuk melaksanakan penelitian dengan mempergunakan prosedur yang sistematis berdasarkan fakta-fakta atau gejala-gejala secara ilmiah.

commit to user



A.

Tempat dan Waktu Penelitian 1. Tempat Penelitian

Tempat penelitian merupakan sumber untuk mendapatkan data, informasi, keterangan dan hal-hal yang berkaitan dengan kepentingan penelitian. Sesuai judul penelitian ini yaitu Peranan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Dalam Mendukung Pelaksanaan Kerja Karyawan Bagian Sumber Daya

Manusia

Pada

PT

Pos

Indonesia

(Persero)

Surakarta.

Dengan

pertimbangan alasan : a) Adanya permasalahan dalam penerapan sistem informasi sumber daya manusia yaitu beberapa karyawan tidak menyerahkan data pribadi secara lengkap. Sehingga petugas bagian Sumber Daya Manusia (SDM) kesulitan memasukkan input data ke dalam sistem informasi sumber daya manusia. Adanya antivirus yang jarang diupdate menyebabkan banyak virus masuk dalam komputer, dan terakhir kurangnya tenaga ahli di bidang komputer. b) Bahwa lokasi tersebut memungkinkan peneliti untuk memperoleh sumber informasi dari pihak-pihak yang berwenang di tempat tersebut dan bersedia memberikan keterangan serta informasi yang diperlukan peneliti. c) Di PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta belum pernah diadakan penelitian dengan masalah yang sama. 2.

Waktu Penelitian

Penelitian berlangsung setelah usulan penelitian ini disetujui oleh dosen pembimbing skripsi dan telah mendapat ijin dari pihak-pihak yang berwenang. Penelitian ini berlangsung selama enam bulan yaitu bulan Januari 2011 – bulan Juni 2011 terhitung sejak dikeluarkannya ijin penelitian. (Jadwal penelitian terlampir). B.

Bentuk dan Strategi Penelitian 1.

Bentuk Penelitian

Untuk mengkaji permasalahan penelitian secara detail dan lengkap commityang to user diperlukan suatu bentuk penelitian tepat. Lexi J. Moleong (2010:4)



mengutip pendapat Bogdan dan Taylor yang mendefinisikan bahwa Metode Kualitatif sebagai prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang dapat diamati. Sedangkan HB. Sutopo (2002:89) mengemukakan bahwa “Penelitian kualitatif adalah suatu kegiatan untuk menjawab pertanyaan tentang bagaimana dan mengapa (proses dan makna) dalam pertanyaannya meliputi sejauh mana”. Penelitian kualitatif merupakan satu bentuk penelitian yang mengubah dan menganalisis suatu masalah secara non numerik. Jadi fakta muncul dan telah diolah menjadi data, dikomunikasikan dalam laporan berbentuk narasi sehingga hasilnya lebih mendalam sesuai dengan ketajaman analisis peneliti. Penelitian kualitatif diarahkan pada keadaan sewajarnya atau sebagaimana adanya sesuai dengan yang ada di lapangan. Secara umum penelitian kualitatif menurut Nana Syaodih (2007:96) ditujukan untuk memahami fenomena-fenomena sosial dari sudut atau perspektif

partisipan.

Partisipan

adalah

orang-orang

yang

diajak

berwawancara, diobservasi, diminta memberikan data, pendapat, pemikiran, persepsinya. Pemahaman diperoleh melalui analisis berbagai keterkaitan dari partisipan dan melalui penguraian “pemaknaan partisipan”. Dalam penelitian ini bentuk yang dipergunakan peneliti adalah bentuk penelitian deskriptif kualitatif dan yang menjadi instrumen adalah peneliti sendiri. Oleh karena itu, yang sangat diutamakan adalah kemampuan peneliti dalam menterjemahkan data yang diperoleh dari hasil pengumpulan data yaitu melalui wawancara dan observasi. 2.

Strategi Penelitian

Dalam mengkaji permasalahan diperlukan pula suatu strategi yang tepat, guna memperoleh data yang relevan dengan permasalahan. Strategi merupakan dasar untuk mengamati, mengumpulkan informasi dan untuk menyajikan analisis hasil penelitian, sekaligus akan mendukung cara menetapkan jumlah sampel atau cuplikan serta pemilihan instrumen penelitian yang akan digunakan untuk commit to user mengumpulkan informasi.



H.B Sutopo (2002:112) mengemukakan bahwa “Dalam penelitian kualitatif dikenal adanya studi kasus tunggal maupun studi kasus ganda. Secara lebih jelas studi kasus tunggal maupun studi kasus ganda masih dibedakan adanya jenis terpancang ataupun holistik penuh”. Berdasarkan pendapat tersebut dinyatakan bahwa strategi penelitian dibedakan menjadi tiga, yaitu : a. Tunggal terpancang yaitu penelitian tersebut terarah pada suatu karakteristik dan sudah memilih serta menemukan variabel yang menentukan yang menjadi fokus utama sebelum memasuki lapangan. b. Ganda terpancang yaitu penelitian ini mensyaratkan adanya sasaran lebih dari satu yang memiliki perbedaan karakteristik dan sudah memilih serta menentukan variabel yang menjadi fokus utamanya sebelum memasuki lapangan. c. Holistik penuh yaitu penelitian dalam kajiannya sama sekali tidak menentukan fokus sebelum peneliti terjun ke lapangan. Strategi penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah strategi penelitian tunggal terpancang. Karakteristik yang dimaksud dalam penelitian ini adalah terbatas hanya pada peranan sistem informasi sumber daya manusia dalam mendukung pelaksanaan kerja karyawan. Sedangkan yang menjadi fokus utama dalam penelitian ini adalah karyawan bagian SDM PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta. C. Sumber Data Sumber data merupakan suatu sumber dimana data dapat diperoleh. Data tidak bisa diperoleh tanpa adanya sumber data. Menurut HB. Sutopo (2002:22) bahwa “Sumber data penelitian kualitatif dapat berupa manusia, peristiwa, dan tingkah laku, dokumen dan arsip serta berbagai benda lain. Informan adalah orang yang dipandang mengetahui permasalahan yang dikaji dalam penelitian dan bersedia untuk memberikan informasi kepada peneliti”. Menurut

Lofland

dalam

Lexy

J.

Moleong

(2010:157)

mengemukakan bahwa sumber data utama dalam penelitian kualitatif ialah kata-kata dan tindakan selebihnya adalah data tambahan seperti dokumen dan lain-lain. Ada beberapa hal yang perlu mendapatkan perhatian dalam pemilihan commit to user sumber data penelitian kualitatif. Pertama, ketepatan pemilihan sumber data,



dimana data harus diperoleh dari orang-orang dan lembaga yang tepat. Kedua, jumlah sumber data baik kelembagaan maupun responden harus mewakili atau representatif. Keseluruhan lembaga dan atau orang yang berada dalam lingkup wilayah penelitian disebut populasi. Bagian dari populasi yang secara nyata diteliti merupakan sampel. Walaupun sampel merupakan bagian dari populasi, tetapi baik dalam karakteristik maupun jumlah sampel harus mewakili seluruh populasi. Dalam hal ini peneliti akan melakukan seleksi terhadap informan dengan tujuan untuk mendapatkan informan yang benar-benar mengetahui permasalahan, sehingga diperoleh data yang obyektif. Tempat dan peristiwa menjadi sumber informasi karena dalam pengamatan harus sesuai dengan konteknya dan setiap situasi sosial melibatkan, tempat, perilaku, dan aktivitasnya. Dokumen dan arsip merupakan sumber data yang sangat penting, artinya dalam penelitian kualitatif, terutama bila sasarannya terarah pada latar belakang masa lampau yang sangat menarik untuk dipelajari. Penelitian kualitatif bersifat studi kasus, temuan hasil penelitian hanya berlaku untuk unit yang diteliti. Syarat menentukan sumber data adalah ketepatan sumber yang digunakan baik sumber lembaga maupun orang. Sumber data dalam penelitian ini berasal dari informan, lokasi, dan dokumen. Berikut ini adalah keterangan singkat untuk masing-masing sumber data : 1.

Informan

Dalam penelitian kualitatif orang-orang yang menjadi sumber data disebut informan. Tidak setiap orang dalam lembaga yang diteliti menjadi informan, sebab yang diteliti hanya informan ekspert. Menurut Nana Syaodih (2007:285) bahwa “Informan ekspert adalah orang-orang yang bertanggung jawab, benar-benar mengetahui, menguasai dan banyak terlibat dalam kegiatan yang diteliti, informan ini diurutkan menurut keekspertannya dalam kegiatan atau masalah yang diteliti”. Peneliti dan informan mempunyai posisi yang sama dan narasumber bukan sekedar memberikan tanggapan pada yang diminta peneliti tetapi ia commitdalam to user menyajikan informasi yang ia lebih bisa memilih arah dan selera



miliki. Menurut HB. Sutopo (2002:50) bahwa “Dalam penelitian kualitatif posisi narasumber atau informan sangat penting perannya sebagai individu yang memiliki informasi”. Di sini informan merupakan tumpuan pengumpulan data bagi peneliti dalam mengungkapkan permasalahan penelitian. Dalam penelitian ini yang menjadi informan adalah sebagai berikut : a. Pimpinan Sumber Daya Manusia b. Karyawan bagian Sumber Daya Manusia c. Karyawan bagian IT Dalam penelitian ini yang ditunjuk sebagai key informan adalah Pimpinan Sumber Daya Manusia karena merupakan informan kunci yang dianggap mengerti tentang permasalahan yang akan dibahas dalam penelitian ini. 2.

Lokasi dan Peristiwa

Menurut Nana Syaodih (2007:102) bahwa “Pemilihan lokasi berkenaan dengan penentuan unit, bagian, kelompok dan tempat di mana orang-orang terlibat di dalam kegiatan atau peristiwa yang ingin diteliti”. Pengamatan pada tempat dengan keragaman benda yang berada di lokasi,

membuat peneliti sering memperoleh informasi yang berkaitan

dengan perilaku atau peristiwa yang terjadi atau bahkan sangat berkaitan dengan sikap dan pandangan para pelakunya. Dalam penelitian ini, tempat yang dijadikan sumber data yaitu PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta. Sedangkan peristiwa yang dimaksud adalah segala aktivitas yang dilakukan oleh karyawan bagian Sumber Daya Manusia PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta dalam pelaksanaan kerja yang didukung oleh sistem informasi berbasis komputer. 3.

Dokumen dan Arsip

Lexy J. Moleong (2010:216) mengutip pendapat Guba dan Lincoln mengemukakan bahwa Dokumen ialah setiap bahan tertulis maupun film yang tidak dipersiapkan karena adanya permintaan seorang penyidik. commit to user



Dalam penelitian ini, dokumen dan arsip yang digunakan adalah segala bentuk arsip dan dokumen yang mempunyai hubungan dengan permasalahan dan tujuan penelitian. Adapun arsip dan dokumen yang digunakan adalah sejarah berdirinya perusahaan, deskripsi tugas dan wewenang, struktur organisasi, kondisi karyawan serta dokumen lain yang relevan.

D. Teknik Sampling H.B Sutopo (2002:55) mengatakan bahwa “Teknik sampling atau teknik cuplikan merupakan suatu bentuk khusus atau proses bagi pemusatan atau pemilihan dalam penelitian yang mengarah pada seleksi”. Sedangkan Hadari Nawawi (1995:152) mengemukakan bahwa : Teknik sampling adalah cara untuk menentukan sampel yang jumlahnya sesuai dengan ukuran sampel yang akan dijadikan sumber data sesungguhnya, dengan memperhatikan sifat-sifat dan penyebaran populasi agar diperoleh sample yang representative atau benar-benar mewakili populasi. Menurut Sugiyono (2010:81) bahwa “Pada dasarnya teknik sampling dapat dikelompokkan menjadi dua yaitu probability sampling dan non probability sampling”. Berikut penjelasan untuk masing-masing teknik sampling : 1. Probability Sampling Probability sampling adalah teknik pengambilan sampel yang memberikan peluang yang sama bagi setiap unsur (anggota) populasi untuk dipilih menjadi anggota sampel. Teknik ini meliputi : a. Simple Random Sampling Pengambilan anggota sampel dari populasi dilakukan secara acak tanpa memperhatikan strata yang ada dalam populasi itu. Cara demikian dilakukan bila anggota popuasi dianggap homogen. b. Proportionate Stratified Random Sampling Teknik ini digunakan bila populasi mempunyai anggota atau commit todan user berstrata secara proporsional. unsur yang tidak homogen



Jumlah sampel yang diambil meliputi masing-masing strata dari suatu populasi. c. Dispropotionate Random Sampling Teknik ini digunakan untuk menentukan jumlah sampel, bila populasi berstrata tetapi kurang proporsional. d. Cluster Sampling (Area Sampling) Teknik sampling daerah digunakan untuk menentukansampel bila obyek yang akan diteliti atau sumber data sangat luas. Teknik ini sering digunakan melalui dua tahap, yaitu tahap pertama menentukan sampel daerah dan tahap berikutnya menentukan orang-orang yang ada pada daerah itu secara sampling. 2. Nonprobability Sampling Nonprobability sampling adalah teknik pengambilan sampel yang tidak memberi peluang atau kesempatan sama bagi setiap unsur atau anggota populasi untuk dipilih menjadi sampel. Teknik sampel ini meliputi : a. Sampling Sistematis Teknik pengambilan sampel berdasarkan urutan dari anggota populasi yang telah diberi nomor urut. b. Sampling kuota Teknik ini digunakan untuk menentukan sampel dari populasi yang mempunyai ciri-ciri tertentu sampai jumlah (kuota) yang diinginkan. c. Sampling Insidental Teknik penentuan sampel ini berdasarkan kebetulan, yaitu siapa saja yang secara kebetulan atau insidental bertemu dengan peneliti dapat digunakan sebagai sampel, bila dipandang orang yang kebetulan ditemui itu cocok sebagai sumber data. d. Sampling Purposiv commit to user



Teknik

ini

menggunakan

pertimbangan

tertentu

dalam

menentukan sampel. e. Sampling Jenuh Teknik pengambilan sampel dilakukan bila semua anggota populasi digunakan sebagai sampel. Hal ini sering dilakukan apabila jumlah populasi relatif lebih kecil, kurang dari 30 orang, atau penelitian yang ingin membuat generalisasi dnegan kesalahan yang sangat kecil. Istilah lain sampel jenuh adalah sensus, di mana semua anggota populais dijadikan sampel. f. Snowball Sampling Penentuan sampel yang mula-mula jumlahnya kecil, kemudian membesar. Ibarat bola salju yang menggelinding yang lama-lama menjadi besar. Dalam penelitian ini, peneliti tidak menentukan sejumlah sampel. Peneliti hanya menentukan informan untuk diwawancarai guna memperoleh keterangan tentang permasalahan yang diteliti. Dalam menentukan informan ini peneliti menggunakan teknik sampel bertujuan (purposive sampling). Sampel purposif berbeda dengan sampel probabilitas yang menekankan kesempatan sejumlah besar objek untuk menjadi sampel dari populasi, sampel ini memfokuskan pada informan-informan terpilih yang kaya dengan kasus untuk studi yang bersifat mendalam. Sebelum sampel dipilih perlu dihimpun sejumlah informasi tentang sub-sub unit dan informan-informan di dalam unit kasus yang akan diteliti. Untuk kemudian peneliti memilih informan, kelompok, tempat. kegiatan, dan peristiwa yang kaya dengan informasi. Peneliti juga menggunakan teknik bola salju (snowball sampling). Menurut Nana Syaodih (2007:103) bahwa “Sampel bola salju adalah penentuan sampel dengan menggunakan partisipan lain untuk melengkapi informasi dari partisipan yang terdahulu. Dalam teknik ini untuk memperoleh data yang mendalam commit to permasalahan user diperlukan informan yang mengetahui yang sedang diteliti,



yaitu dengan cara menunjuk seorang informan kemudian informan yang terpilih dapat menunjuk informan lain yang lebih tahu, sehingga akan didapat data yang lebih lengkap. Penarikan sampel bola salju ini mempunyai beberapa tahapan. Tahap pertama, menentukan satu atau beberapa orang informan untuk diwawancarai. Informan tersebut berperan sebagai titik awal penarikan sampel. Dalam penelitian ini yang menjadi titik awal penarikan sampel atau key informan adalah Pimpinan Sumber Daya Manusia PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta. Tahap kedua, dari informan yang pertama selanjutnya menunjuk informan yang dirasa lebih mengetahui tentang permasalahan yang sedang diteliti. Kemudian peneliti mewawancarai informan tersebut dan demikian seterusnya sampai diperoleh data yang mendalam dan data yang dikumpulkan benar-benar mendukung tercapainya tujuan penelitian.

E. Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data adalah cara khusus yang dipergunakan untuk memperoleh data dalam penelitian. Seperti yang dikemukakan oleh Moh. Nazir (2003:211) bahwa “Pengumpulan data adalah prosedur yang sistematik dan standar untuk memperoleh data yang diperlukan. Selalu ada hubungan antara metode pengumpulan data dengan masalah penelitian yang ingin dipecahkan”. Data yang ada sangat diperlukan dalam penelitian guna membuktikan kebenaran suatu peristiwa atau pengetahuan karena berhasil tidaknya suatu penelitian tergantung pada data yang objektif. Oleh karena itu, sangat perlu diperhatikan teknik pengumpulan data yang digunakan sebagai alat pengmabilan data. Data dalam penelitian kualitatif bukan berupa angka, tetapi deskriptif naratif. Kalaupun ada angka, angka tersebut dalam hubungan suatu deskripsi. Dalam pengolahan data kualitatif tidak ada penjumlahan data, sehingga mengarah kepada generalisasi. Sesuai dengan pendekatan commit to user



kualitatif dan jenis sumber data, maka teknik pengumpulan data yang digunakan oleh peneliti dalam penelitian ini meliputi : 1. Wawancara Dalam penelitian kualitatif, teknik wawancara merupakan salah satu cara untuk mengumpulkan data dalam bentuk percakapan. Mardalis (2002:64) mengemukakan bahwa “Wawancara adalah teknik pengumpulan data yang digunakan peneliti untuk mendapatkan keterangan-keterangan lisan melalui bercakap-cakap dan berhadapan muka dengan orang yang dapat memberikan keterangan pada si peneliti”. Sedangkan Lexy J. Moleong (2010:186) mendefinisikan bahwa “Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu. Percakapan itu dilakukan oleh dua pihak, yaitu pewawancara (interviewer) yang mengajukan pertanyaan dan yang diwawancarai (interviewee) yang memberikan jawaban atas pertanyaan itu”. Menurut Narbuko & Achmadi (1999:83) mengatakan bahwa “Wawancara adalah proses tanya jawab dalam penelitian yang berlangsung secara lisan dalam mana dua orang atau lebih mantap menatap muka mendengarkan secara langsung informasi-informasi atau keterangan-keterangan”. Dari pendapat di atas dapat disimpulkan, wawancara adalah proses tanya jawab secara lisan antara dua orang atau lebih dalam penelitian untuk memperoleh keterangan yang diperlukan dengan menggunakan panduan wawancara. Riduwan (2009:102) menjelaskan bahwa wawancara ini digunakan bila ingin mengetahui hal-hal dari responden secara lebih mendalam serta jumlah responden sedikit. Riduwan juga menjelaskan bahwa ada beberapa faktor yang akan mempengaruhi arus informasi dalam wawancara, yaitu : a. Pewawancara

adalah

petugas

pengumpul

informasi

yang

diharapkan dapat menyampaikan pertanyaan dengan jelas dan merangsang responden untuk menjawab semua pertanyaan dan mencatat semua informasi yang dibutuhkan dengan benar. b. Responden adalah pemberi informasi yang diharapkan dapat commit todengan user menjawab semua pertanyaan jelas dan lengkap. Dalam



pelaksanaan wawancara, diperlukan kesediaan dari responden untuk menjawab pertanyaan dan keselarasan antara responden dan pewawancara. c. Pedoman wawancara berisi tentang uraian penelitian yang biasanya dituangkan dalam bentuk daftar pertanyaan agar proses wawancara dapat berjalan dengan baik. d. Situasi wawancara ini berhubungan dengan waktu dan tempat wawancara. Waktu dan tempat wawancara yang tidak tepat dapat menjadikan pewawancara merasa canggung untuk mewawancarai dan responden pun enggan untuk menjawab pertanyaan. Dalam penelitian ini, peneliti juga menggunakan komunikasi langsung dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan terbuka, sehingga informasi yang diperoleh semakin lengkap dan mendalam serta berkaitan dengan masalah yang diteliti. Wawancara ini dilakukan dengan alat perekam sambil peneliti sesekali mencatat hal-hal pokok. 2.

Observasi Langsung

Observasi merupakan salah satu teknik pengumpulan data yang utama dalam kebanyakan penelitian kualitatif, dengan mengadakan pengamatan langsung ke lokasi dan melaksanakan pencatatan yang sistematis mengenai fenomena yang diamati. Observasi disebut pula dengan pengamatan meliputi kegiatan pemusatan perhatian terhadap suatu obyek dengan menggunakan seluruh alat indera. Seperti yang dikemukakan oleh Mardalis (2002:63) bahwa : Observasi digunakan dalam rangka mengumpulkan data dalam suatu penelitian, merupakan hasil perbuatan jiwa secara aktif dan penuh perhatian untuk menyadari adanya suatu rangsangan tertentu yang diinginkan, atau suatu studi yang sengaja dan sistematis tentang keadaan/fenomena sosial dan gejala-gejala psikis dengan jalan mengamati dan mencatat. Ada beberapa alasan mengapa dalam penelitian kualitatif, pengamatan atau observasi digunakan. Guba dan Licoln yang dikutip Lexy J. Moleong (2010:174-175) mengemukakan sebagai berikut : a. Teknik pengamatan ini didasarkan commit to atas userpengalaman secara langsung



b. Teknik pengamatan juga memungkinkan melihat dan mengamati sendiri, kemudian mencatat perilaku dan kejadian sebagaimana yang terjadi pada keadaan sebenarnya. c. Pengamatan memungkinkan peneliti mencatat peristiwa dalam situasi yang berkaitan dengan pengetahuan proposional maupun pengetahuan yang langsung diperoleh dari data. d. Sering terjadi ada keraguan pada peneliti, jangan-jangan pada data yang dijaringnya ada yang menceng atau bias. e. Teknik pengamatan memungkinkan peneliti mampu memahami situasisituasi rumit f. Dalam kasus-kasus tertentu dimana teknik komunikasi lainnya tidak dimungkinkan, pengamatan dapat menjadi alat yang sangat bermanfaat. Menurut Guba & Lincoln dalam Lexy J. Moleong (2010:174) Teknik pengamatan didasarkan atas pengamatan secara langsung, memungkinkan melihat dan mengamati sendiri, kemudian mencatat perilaku dan kejadian sebagaimana yang terjadi pada keadaan sebenarnya. Peneliti terjun langsung ke lokasi penelitian utnuk menggali datadata yang ada di lapangan. Pengumpulan data dengan mengadakan pengamatan langsung ke lokasi dan melakukan pencatatan secara sistematis mengenai fenomena yang diamati. Peneliti dalam melakukan observasi di lokasi penelitian, mengamati secara langsung mengenai situasi dan kondisi pelaksanaan kerja karyawan yang ada di PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta dalam melaksanakan kegiatan sehari-hari. 3.

Analisis Dokumen

Untuk melengkapi data yang diperlukan dalam penelitian ini digunakan metode dokumentasi sebagai alat bantu dan alat penunjang. Seperti yang diungkapkan oleh Suharsimi Arikunto (1998:236) bahwa “Metode dokumentasi adalah mencari data mengenai hal-hal atau variabel yang berupa catatan, transkip, buku, surat kabar, majalah, prasasti, notulen rapat, legger, agenda dan sebagainya”. commit toMenurut user Lexy J. Moleong (2010:216) :



“Dokumen ialah setiap bahan tertulis ataupun film, lain dari record, yang tidak dipersiapkan karena adanya permintaan seorang penyidik. Record adalah setiap bahan tertulis yang disusun oleh seseorang atau lembaga untuk keperluan pengujian suatu peristiwa atau menyajikan akunting”. Sedangkan HB. Sutopo (2002:55) mengemukakan bahwa “Dokumen dan arsip merupakan bahan tertulis bergayutan dengan suatu peristiwa atau aktivitas”. Mencatat dokumen menurut Yin yang dikutip oleh Lexy J. Moleong (2010:220) disebut content analysis, maksudnya bahwa peneliti bukan sekedar mencatat isi penting yang tersurat dalam dokumen atau arsip tetapi juga tentang maknanya yang tersirat. Oleh karena itu dalam menghadapi beragam arsip dan dokumen tertulis sebagai sumber data, peneliti harus bisa bersikap kritis dan teliti. F. Validitas Data Sugiyono (2010:267) menjelaskan “Uji keabsahan data dalam penelitian, sering hanya ditekankan pada uji validitas dan reliabilitas”. Validitas merupakan derajad ketepatan antara data yang terjadi pada objek penelitian dengan data yang dapat dilaporkan oleh peneliti. Dengan demikian data yang valid adalah data yang tidak berbeda antara data yang dilaporkan oleh peneliti dengan data yang sesungguhnya terjadi pada objek penelitian. Reliabilitas berkenaan dengan derajad konsistensi dan stabilitas data atau temuan. Validitas data akan menunjuk bahwa yang diamati peneliti sesuai dengan apa yang sesungguhnya ada pada lokasi penelitian dan penjelasan dari deskripsi permasalahan sesuai dengan keadaan yang sebenarnya. Untuk menganalisa

data

kualitatif

digunakan

suatu

teknik

yang

disebut

Triangulasi. Menurut Lexy J. Moleong (2010:330) bahwa “Triangulasi adalah teknik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain di luar data itu untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap data itu”. commit to user



Triangulasi menurut Patton yang dikutip oleh HB Sutopo (2008:78) disebutkan ada empat macam triangulasi yaitu : 1.

Data Triangulation (Triangulasi Data) Trianggulasi

data

juga

disebut

trianggulasi

sumber.

Cara

ini

mengerahkan peneliti agar dalam mengumpulkan data, peneliti wajib menggunakan beragam sumber yang tersedia. Artinya, data yang sama atau sejenis, akan lebih mantap kebenarannya bila digali dari berbagai sumber data yang berbeda. 2.

Investigator Triangulation (Triangulasi Peneliti) Hasil penelitian baik data ataupun simpulan mengenai bagian tertentu atau keseluruhannya bisa diuji validitasnya dari beberapa peneliti.

3.

Methodological Triangulation (Triangulasi Metodologis) Jenis trianggulasi ini bisa dilakukan oleh seorang peneliti dengan mengumpulkan data sejenis tetapi dengan menggunakan teknik atau metode pengumpulan data yang berbeda.

4.

Theoritical Triangulation (Triangulasi Teori) Trianggulasi teori dilakukan dengan menggunakan perspektif lebih dari satu teori dalam membahas permasalahan yang dikaji dari beberapa perspektif yang digunakan dan dapat diperoleh pandangan yang lebih langka, tidak hanya sepihak, sehingga bisa dianalisis dan ditarik kesimpulan yang lebih utuh dan menyeluruh. Dalam penelitian ini digunakan uji kredibilitas yang mencakup

triangulasi data dan triangulasi metode. Dimana triangulasi data digunakan untuk pengumpulan data sejenis dengan menggunakan berbagai sumber data yang berbeda. Sedangkan triangulasi metode digunakan untuk membandingkan data hasil wawancara, yaitu membandingkan apa yang ada dalam dokumen dengan hasil observasi serta membandingkan hasil wawancara dengan isi dokumen yang berkaitan. G. Analisis Data commit to user



Moh.

Nazir

“Mengelompokkan,

(2003:419)

membuat

mengatakan

analisa

urutan,

memanipulasi

suatu

adalah serta

menyingkatkan data sehingga mudah untuk dibaca”. Nawawi & Martini (2005:190)

mengemukakan

bahwa

“Analisis

data

dilakukan

untuk

menemukan makna setiap data atau informasi, hubungannya antara satu dengan yang lain dan memberikan tafsiran yang dapat diterima akal sehat dalam konteks masalahnya secara keseluruhan”. Menurut Lexy J. Moleong (2010:280) “Analisis data adalah proses mengorganisasikan dan mengurutkan data ke dalam pola, kategori, dan satuan uraian dasar sehingga dapat ditemukan dan dapat dirumuskan hipotesis kerja seperti yang disarankan oleh data”. Analisis data dititikberatkan pada usaha memahami kondisi kelemahan, kekurangan, kekeliruan atau ketidaksempurnaan sebagai masalah di lingkungan objek penelitian. Pada gilirannya analisis data difokuskan

pada

usaha

mengungkapkan

alasan-alasan

terjadinya

kekurangan atau kekeliruan utama yang menjadi masalah di lingkungan objek penelitian. Analisis data perlu juga dilakukan untuk menemukan konsep-konsep pemecahan masalah dari sudut pandang sumber data. Pada penelitian kualitatif, proses analisis pada dasarnya dilakukan secara bersamaan dengan proses pelaksanaan pengumpulan data. Miles dan Huberman dalam H.B Sutopo (2002:91) menyatakan bahwa Dalam proses analisis terdapat tiga komponen utama yang harus benar-benar dipahami oleh setiap peneliti kualitatif. Tiga komponen utama tersebut adalah reduksi data, sajian data, penarikan kesimpulan serta verifikasinya. Berikut adalah penjelasan dari ketiga komponen tersebut : 1.

Reduksi Data Reduksi data merupakan komponen pertama dalam analisis yang merupakan proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan abstraksi data yang tersedia. Menurut HB Sutopo (2002:92) bahwa “Reduksi data adalah bagian dari proses analisis yang mempertegas, memperpendek, membuat fokus, membuang hal-hal yang tidak commit to user



penting dan mengatur data sedemikian rupa sehingga simpulan penelitian dapat dilakukan”. 2.

Sajian Data Sebagai analisis kedua, sajian data merupakan rangkaian informasi, deskripsi dalam bentuk narasi yang disusun secara logis dan sistematis yang mengacu pada rumusan masalah yang telah dirumuskan sebagai pertanyaan penelitian. Sajian data merupakan deskripsi mengenai kondisi rinci untuk menceritakan dan menjawab setiap permasalahan dalam penelitian. Sehingga akan membantu peneliti untuk memahami dan menginterpretasikan apa yang terjadi dan apa yang seharusnya dilakukan tersebut dengan teori-teori yang relevan.

3.

Penarikan Simpulan dan Verifikasi Data yang diperoleh sejak awal penelitian sebenarnya sudah merupakan suatu kesimpulan. Kesimpulan itu mula-mula belum jelas dan masih bersifat sementara, kemudian meningkat sampai pada tahap kesimpulan yang mantap, yaitu pernyataan yang telah memiliki landasan yang kuat karena telah melalui proses analisa data. Dengan kata lain bahwa kesimpulan akhir yang ditulis merupakan rangkaian keadaan dari yang belum jelas kemudian meningkat sampai pada pernyataan yang telah memiliki landasan yang kuat dari proses analisis terhadap gejala yang ada. Ketiga komponen tersebut berjalan bersama pada waktu kegiatan

pengumpulan data. Setelah memperoleh data, reduksi data segera dibuat dan dengan penyajian data. Dari sajian data tersebut dapat dipergunakan untuk menyusun kesimpulan sementara. Kesimpulan ini masih bersifat sementara karena jika ada data baru maka kesimpulan tersebut dapat berubah. Untuk lebih jelasnya proses analisis data dalam penelitian ini, dapat dilihat pada gambar berikut : commit to user Pengumpulan Data



Reduksi Data

Penyajian Data

Kesimpulan / Verifikasi

Gambar III.4. Komponen Analisis Data Model Interaktif ( Sumber : Miles dan Huberman, 1992:20 ) H. Prosedur Penelitian Prosedur penelitian adalah tata urutan atau langkah-langkah rinci yang harus ditempuh untuk melaksanakan penelitian. Hal ini dimaksudkan agar penelitian dapat berjalan teratur sehingga hasil penelitian dapat dipertanggung jawabkan. Prosedur penelitian dapat berupa bagan (skema) yang melukiskan kegiatan sejak awal (persiapan) sampai dengan pembuatan laporan. Secara garis besar kegiatan penelitian yang peneliti lakukan meliputi empat tahap besar yakni kegiatan-kegiatan pra lapangan, kegiatan lapangan atau pengumpulan data, analisis data dan pembuatan laporan penelitian. Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan prosedur atau langkah-langkah penelitian sebagai berikut : 1.

Tahap Pra Lapangan Tahap pra lapangan ini dilakukan mulai dari pembuatan usulan penelitian,

menyusun

rancangan

penelitian,

memilih

obyek

penelitian, pencarian berkas perijinan lapangan dan menyiapkan perlengkapan penelitian. Jadi peneliti belum terjun ke dalam lokasi penelitian. 2.

commit to user Tahap Kegiatan Lapangan



Tahap ini dilakukan untuk menggali data yang relevan dengan tujuan penelitian. Dalam tahap ini peneliti sudah mulai terjun ke lapangan penelitian yakni mulai memahami latar penelitian dan persiapan diri memasuki lapangan untuk mengumpulkan data. 3.

Tahap Analisis Data Tahap ini dilakukan setelah penggalian data dianggap cukup untuk mendukung maksud dan tujuan penelitian. Pada tahap ini merupakan usaha untuk menemukan tema-tema yang relevan dengan masalah penelitian.

4.

Analisis akhir Analisis data akhir dilakukan dengan mengatur, mengurutkan, dan mengelompokkan data agar dapat disajikan secara terperinci.

5.

Penarikan kesimpulan Tahap ini dilakukan setelah pengumpulan data dan analisis data, sehingga dapat diperoleh suatu kesimpulan.

6.

Tahap Penulisan Laporan Tahap ini merupakan tahap akhir di mana peneliti mulai menyusun hasil laporan yang telah disusun secara rapi dilanjutkan dengan penggandaan laporan sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan.

Untuk lebih memudahkan pembaca maka secara sistematis, gambaran dari prosedur penelitian yang peneliti lakukan adalah sebagai commit to user berikut :



Penulisan proposal

Penarikan kesimpulan Pengumpulan data dan analisis data

Analisis akhir

Persiapan pelaksanaan

Penulisan laporan

Penggandaan laporan Gambar III.5. Skema Prosedur Penelitian

commit to user



BAB IV HASIL PENELITIAN A. Deskripsi Lokasi Penelitian

1.

Sejarah PT Pos Indonesia (Persero)

Menurut sejarah, kata “kantor” berasal dari kata “camptoir” yang kemudian dalam bahasa Belanda berubah menjadi “kantoor” dan dalam bahasa Indonesia menjadi “kantor”. Sedangkan kata “pos” berasal dari kata kerja Latin yaitu “ponere” kemudian berubah menjadi “posita”. Kata tersebut dalam bahasa Italia berubah menjadi “posta”, dalam bahasa Perancis berubah menjadi “poste” dan dalam bahasa Inggris, Belanda dan Jerman, kata pos berubah menjadi “post”. Pada masa pemerintahan Daendels istilah “post camptoir” menjadi “post kantoor” dan diadaptasi dalam bahasa Indonesia menjadi “kantor pos”. Kantor Pos pertama kali didirikan pada tanggal 26 Agustus 1746 pada masa pemerintahan Gubernur Jenderal Gustaff. W Baron Van Imhof di Batavia. Tahun 1809 pada masa pemerintahan Gubernur Jenderal Daendels dibangun jalan pos raya yang terbentang dari sepanjang pantai utara Jawa dari barat sampai timur (Anyer-Panarukan) dan selesai setahun kemudian, di mana sepanjang jalan tersebut didirikan stasiun-stasiun pos pada jarak tertentu. Stasiun pos tersebut berfungsi sebagai tempat pemberhentian sementara bagi para pengantar pos serta pertukaran kuda. Perhubungan pos diselenggarakan dengan menggunakan kereta pos yang sama bentuknya dan pengantar pos (postilyon/ sais) yang menggunakan seragam biru dengan pinggiran merah. Pada masa pemerintahan Belanda, ketentuan mengenai perhubungan dan pengangkutan pos telah diatur dan diawasi dengan ketat serta ketentuan tentang kecepatan, ketetapan dan keamanan merupakan prioritas utama dari pemerintah. Sedangkan pada masa pemerintahan Inggris, pos berubah menjadi bea porto. Surat dan tarif pos dihitung berdasarkan jarak tempuh antara kantor pos pengiriman ke kantor pos penerima. Pada dasarnya sebuah perusahaan merupakan suatu organisasi, dari waktu ke waktu mengalami perubahan, baik perubahan jenis, bentuk maupun strukturnya. Demikian juga dengan Jasa dan Giro tidak terlepas dari perubahan. Berikut adalah uraian singkat mengenai sejarah perkembangan bentuk usaha dinas Pos Indonesia yaitu mulai dari bentuk jawatan sampai dengan persero. a. Dinas Pos Sebagai Jawatan commit to user



Masa Dinas Pos sebagai jawatan berlangsung pada tahun 1864 di bawah pengawasan Directeur productieen en ciiele magazijnen. Pada tanggal 8 November 1867 Dinas Pos disatukan dengan dinas telegraph dengan nama Post en Telegraphdients. Pada tahun 1878 dibuat peraturan tentang pengangkutan pos di sepanjang jalan kereta api. Tahun 1883 pemerintah mendirikan rumah pos untuk kelancaran penyelenggaraan pos distrik. Penentuan tarif paket pos berdasarkan biaya pengangkutan, pekerjaan, jarak dan alat pengangkutnya. b. Dinas Pos Sebagai Perusahaan ICW (Indische Comptabtinier Wet) Dengan staadsad tahun 1906 No. 395 lahir jawatan Pos, Telegrap, dan Telepon atau jawatan PTT (Post Telegraaffend Telefoon Diensts) yang berada di bawah Departemen Lalu lintas dan Pengairan. Awalnya tujuan didirikan kantor pos hanya untuk menjamin keamanan surat-surat penduduk terutama untuk penduduk yang berdagang. Pada saat Dinas Pos sebagai Perusahaan ICW cara pengurusan dan pertanggungjawaban keuangan tunduk pada ICW. ICW tersebut diundang pertama kali dengan Staatblad tahun 1964 No. 106 kemudian diumumkan lagi dengan Staatblad tahun 1925 No. 448 dan selanjutnya telah diubah dan ditambah, terakhir kalinya dengan lembaran negara tahun 1948 No. 334 dengan perubahan terakhir ini sebutan “Indische Compatabilitief Wet” diubah dengan “Indonesiasche Compatabilitief Wet” dengan singkatan ICW. c. Dinas Pos Sebagai Perusahaan IBW (Indische Bedriaven Wet) Status Dinas Pos sebagai ICW dianggap kurang tepat maka tahun 1931 jawatan pos telegraph dan telepon (PTT) atau ICW diubah statusnya menjadi perusahaan IBW (staatsblad tahun 1927 No. 419). d. Dinas Pos Sebagai Perusahaan Negara Jawatan Pos Telegraph dan telepon (PTT) menjadi perusahaan Negara yang didirikan berdasarkan Ordonansi tahun 1931. Pada tanggal 27 September 1945 didirikan Jawatan Pos, Telegraph dan Telepon Republik Indonesia (Jawatan PTT) setelah dilakukan pengambilalihan Kantor Pusat PTT di Bandung oleh Angkatan Muda PTT (AMPTT) dari pemerintahan militer Jepang. Dalam peristiwa tersebut sekelompok anggota pemuda AMPTT gugur sehingga tanggal tersebut menjadi tonggak sejarah berdirinya Jawatan PTT Republik Indonesia dan diperingati sebagai Hari Bakti PTT (Hari Bakti Parpostel). e. Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi Berakhirnya masa perang yang terjadi di Indonesia membawa dampak pada status pos yaitu dari status jawatan menjadi pubilc corporation dan diberlakukannya UU No. 19 tahun 1960 tentang Perusahaan Negara. commit to user Berubahnya status jawatan PTT menjadi Perusahaan Negara Pos dan



Telekomunikasi (PN Postel) didasarkan pada Peraturan Pemerintah No. 240 tahun 1961 tentang Pendirian Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi. PN Postel dipecah menjadi dua badan usaha yang berbeda yaitu pertama, PN Pos dan Giro dan kedua, PN Telekomunikasi berdasarkan pada PP No. 29 tahun 1965 dan PP No. 30 tahun 1965. f. Perusahaan Negara Pos dan Giro Dengan PP No. 29 tahun 1965 (Lembaran Negara No. 62 tahun 1965), semenjak didirikan Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi hingga tahun 1965. Lapangan usaha perusahaan negara tersebut berkembang dengan cepat, baik intensif maupun ekstratif sehingga struktur organisasinya perlu ditinjau kembali agar tercapai daya guna dan daya gerak yang setinggi-tingginya (Lembaran Negara No. 62 tahun 1965). Dengan Peraturan Pemerintah No. 29 tahun 1965 didirikan Perusahaan Negara Pos yang terpisah dari Perusahaan Telekomunikasi sedangkan Perusahaan Telekomunikasi didirikan dengan Peraturan Pemerintah No. 30 tahun 1965.

g. Dinas Pos dan Giro Sebagai Perum Dinas Pos dan Giro sebagai Perusahaan Umum berdasarkan PP No. 30 tahun 1976. Dengan PP No. 9 tahun 1978 Perusahaan Negara Pos dan Giro didirikan dengan peraturan Pemerintah No. 29 tahun 1965. Selanjutnya berdiri dan ditetapkan bentuk usahanya menjadi Perusahaan Umum (Perum) Pos dan Giro. h. Perum Pos dan Giro Berdasarkan Peraturan Pemerintah UU No. 4 tahun 1959 tentang pos dianggap sudah tidak sesuai lagi dengan tuntutan di masa tersebut dan masa yang akan datang, maka UU No. 6 tahun 1984 tentang Pos ditetapkan sebagai pengganti UU No. 4 tahun 1959. Adanya perubahan UU pos tersebut, maka PP No. 9 tahun 1978 diganti dengan PP No. 24 tahun 1984 tentang Pos dan giro. i. PT Pos Indonesia (Persero) Dalam rangka memenuhi tuntutan masyarakat akan pelayanan jasa pos dan giro yang berkualitas dan menghadapi persaingan yang semakin ketat. Maka diperlukan suatu keleluasaan dalam melaksanakan usaha dan satu-satunya pilihan yaitu dengan mengubah status badan hukum dari Perum menjadi Persero. Dengan PP No. 5 tahun 1995 tentang pengalihan bentuk Perum menjadi Perseroan (Persero), maka tanggal 20 Juni 1995 Perum Pos dan Giro berubah menjadi Perseroan dengan nama PT Pos Indonesia (Persero). commit to user 2. Visi dan Misi PT Pos Indonesia (Persero)



Dalam pendiriannya PT Pos Indonesia mempunyai visi dan misi sebagai arah orientasi perusahaan dalam pelaksanaan operasional. Adanya visi dan misi adalah sebagai berikut : a. Visi PT Pos Indonesia Menjadi perusahaan pos yang berkemampuan memberikan solusi terbaik dan menjadi pilihan utama stakeholder domestic maupun internasional dalam mewujudkan pengembangan bisnis dengan pola kemitraan yang didukung oleh sumber daya manusia yang unggul, profesional dan menjunjung tinggi nilai. Sehingga mampu memberikan layanan terbaik bagi masyarakat, tumbuh dan berkembang sesuai dengan konsep bisnis yang sehat. b. Misi PT Pos Indonesia 1) Mengelola perusahaan sesuai dengan prinsip bisnis yang sehat didukung teknologi tepat guna dan sumber daya manusia profesional. 2) Menyediakan layanan komunikasi, logistik, transaksi keuangan dan layanan pos lainnya yang memiliki tukar tambah tinggi bagi kepuasan pelanggan. 3) Mengembangkan usaha yang memiliki daya saing baik di pasar domestik maupun pasar luar negeri. 4) Memberikan pelayanan untuk kemanfaatan umum yang menjangkau seluruh tanah air dengan perlakuan yang sama guna memperkuat persatuan dan kesatuan bangsa serta mempererat hubungan antar bangsa. 5) Berusaha secara terus menerus mengembangkan kualitas sumber daya manusia yang menjunjung tinggi nilai-nilai serta memiliki kesiapan dalam menghadapi persaingan global. 3. Lokasi PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta terletak di tengah kota Surakarta tepatnya di jalan Jenderal Sudirman No. 8 Surakarta 57100. Berdekatan dengan Balai kota Surakarta, Bank Indonesia, Telkom dan Alun-alun. PT Pos Indonesia (Persero) Kantor Cabang Surakarta 57100 cukup luas terdiri dari 3 gedung. Gedung kantor ini mempunyai fasilitas-fasilitas kantor seperti pada umumnya yaitu tempat parkir, musholla, serta ruang kerja yang terdiri dari : Lantai I : Customer service, teller service, dan processing, ruang to userunit. accountingcommit and controll



Lantai II

:

Lantai III :

Ruang pimpinan, ruang rapat, ruang sekretaris, ruang bagian SDM dan administrasi. Ruang bagian antaran dan pengolahan.

Selain sebagai Unit Pelaksana Teknis (UTP) kantor pos juga sebagai Sentral Pengelolaan Pos (SPP) dengan fungsi yang cukup lengkap ditinjau dari aktivitas layanan fungsi-fungsi antara lain : a. Sebagai kantor pos b. Sebagai kantor sentral distribusi c. Sebagai kantor sentral giro tabungan Untuk melaksanakan fungsi-fungsi yang cukup lengkap tersebut di kantor pos Solo di bentuk 13 bagian yang masing-masing dipimpin oleh seorang Supervisor, kecuali bagian pengolahan pos dipimpin oleh 3 orang Supervisor yang bertugas bergantian secara shift. Untuk melayani masyarakat yang membutuhkan layanan jasa kantor pos, di kota Solo terdapat fasilitas sebagai berikut : a. Kantor Pos sebanyak 1 buah b. Kantor Pos cabang sebanyak 22 buah c. Pos keliling desa sebanyak 5 buah d. Pos sarling sebanyak 3 buah e. Pos desa sebanyak 2 buah f. Agen pos sebanyak 25 buah g. Depot BPM sebanyak 61 buah h. Pos sekolah sebanyak 8 buah i. Kotak pos sebanyak 786 buah j. Tromol pos sebanyak 24 buah k. Bis surat sebayak 109 buah l. Loket di kantor pos pusat surat sebanyak 19 buah m. Loket di kantor pos cabang sebanyak 64 buah Kantor Pos Solo memiliki 22 buah kantor pos cabang yang tersebar di commit to user setiap kecamatan dalam kota Surakarta :



a. Kantor Pos Cabang Gading

l. Kantor Pos Cabang Nusukan

b. Kantor Pos Cabang UNS

m. Kantor Pos Cabang Semanggi

c. Kantor Pos Cabang Purwosari

n. Kantor Pos Cabang Bekonang

d. Kantor Pos Cabang Ngringo

o. Kantor Pos Cabang Cengklik

e. Kantor Pos Cabang Kerten

p. Kantor Pos Cabang Makamhaji

f. Kantor Pos Cabang Pajang

q. Kantor Pos Cabang Colomadu

g. Kantor Pos Cabang Mojosongo

r. Kantor Pos Cabang Solo Baru

h. Kantor Pos Cabang Jebres

s. Kantor Pos Cabang Setabelan

i. Kantor Pos Cabang Gondangrejo

t. Kantor Pos Cabang Kartasura

j. Kantor Pos Cabang UMS

u. Kantor Pos Cabang Solo Barat

k. Kantor Pos Cabang Jongke

v. Kantor Pos Cabang Tipes

Loket kantor pos pusat Solo buka 6 hari dalam seminggu dengan jam sebagai berikut : a. Senin – Kamis : pukul 07.00 – 19.00 WIB b. Jumat – Sabtu : pukul 07.00 – 15.00 WIB

4. Struktur Organisasi Kantor Pos Surakarta Struktur organisasi di PT Pos Indonesia (Persero) Kantor Cabang Surakarta digambarkan di dalam bentuk organisasi garis. Dalam struktur organisasi ini wewenang dari puncak yaitu Kepala Kantor Pos Indonesia Surakarta dilimpahkan pada Wakil Kepala Kantor kemudian dilimpahkan lagi kepada supervisor-supervisor yang menangani setiap bagian. Supervisorsupervisor terdiri dari Supervisor SDM, Supervisor Layanan I, Supervisor Layanan II, Supervisor Pemasaran, Supervisor Logistik, Supervisor Keuangan, Supervisor Akuntansi, Supervisor Prioritas, Supervisor Antaran, Supervisor Paket Pos, Supervisor Pengolahan, Supervisor Teksar (Teknologi Sarana). Sebelum ke Supervisor-supervisor, di bawah Wakil Kepala Kantor terdapat garis yang menghubungakan antara Branch Supervisor dengan Quality Supervisor. Antar Supervisor dengan Supervisor yang lain tidak ada garis komando/perintah tetapi diijinkan untuk saling berkoordinasi dengan Supervisor yang lain. Garis Komando commit to user



tetap pada Kepala Kantor yang menduduki Top Manajemen/puncak teratas. (Bagan Struktur Organisasi PT Pos Indonesia Surakarta : Terlampir)

5. Pembagian Tugas dan Kerja a. Kepala Kantor Pos 1) Mengelola dan memimpin jalannya kegiatan yang ada di kantor pos Surakarta agar berdaya guna dan berhasil guna. 2) Mewakili Direksi PT Pos Indonesia Surakarta dalam hubungannya dengan pihak luar. 3) Melakukan pengawasan rutin dan pemeriksaan periodik 4) Membuat agenda rahasia. b. Manajer Operasional 1) Mewakili kepala kantor pos apabila berhalangan dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab. 2) Membina hubungan yang baik antar karyawan. 3) Memberikan pengarahan yang baik kepada para manajer di bawahinya. 4) Bertanggung jawab terhadap kelancaran dinas. c. Supervisor Bagian Sentral Giro Gabungan 1) Mengatur kelancaran dinas di bagian sentral giro gabungan. 2) Mengawasi secara keseluruhan atas penyeleseian pekerjaan di bagian giro. 3) bertanggung jawab penuh atas pekerjaan di bagian giro dengan menyelesaikan administrasi dan membuat laporan pembukuannya. d. Supervisor Bagian Pengolahan Pos 1) Mengatur proses pengolahan, pengiriman, dan penerimaan kiriman pos. 2) Mengatur pelaksanaan operasional loket sore hari. 3) Membuat dan mengirimkan data pemakaian kode pos. e. Supervisor Bagian Pelayanan I 1) Mengelola operasional layanan cek, pos, dan giro. 2) Mengelola operasional pendapatan telepon, wartel, dan warnet. commit to rekening, user



3) Mengendalikan kelancaran dinas di loket Giropos, weselpos, SOPP, telkom, SOPP Pos dan SOPP on line lainnya. f. Supervisor Bagian Pelayanan II 1) Mengelola dan mengendalikan pembayaran pensiun taspen dan pensiun asabri. 2) Mengelola dan mengendalikan tabanas dan transaksi off line lainnya. g. Supervisor Bagian Paket Pos 1) Sub bagian antaran PP/Bea Cukai a) memeriksa paket yang datang dari luar negeri dengan cara membukukannya. b) memberikan bea masuk dan bea cukai untuk barang-barang tertentu. Misalnya tembakau (rokok) 2) Sub bagian pengolahan logistik a) mengadakan administrasi paket mulai dari penerimaan sampai dengan pengiriman paket ke kantor tujuan. b) melakukan pengantongan dan pengiriman paket dari dan ke kantor pos lain. c) melayani pengaduan dari pelanggan. h. Supervisor Bagian UPL (Unit Pelanggan Luar) 1) Melalui manajer operasi, memerintahkan pemeriksaan kas atau pengosongan kas KPC (Kantor Pos Cabang) sesuai rencana yang telah ditetapkan. 2) Memeriksa kebenaran pengisian kas atau pengosongan kas besar maupun kas kecil agar sesuai dengan pembukuan yang dilakukan. i. Supervisor Bagian Antaran 1) Sub Bagian Persiapan Antaran a) mempersiapkan kiriman pos yang akan dikirimkan. b) menyediakan tas antaran untuk pengantar. 2) Sub Bagian Administrasi Antaran a) mengolah surat-surat yang akan dikirimkan ketujuan masingcommit to user masing.



b) mempersiapkan dan membuat neraca. j. Supervisor Bagian Teksar (Teknologi dan Sarana) 1) Mengelola semua barang peralatan kantor dan barang cetak untuk menunjang operasional. 2) Mengelola dan mendayagunakan gedung, tanah, dan peralatan kantor. 3) Mengelola penggunaannya dan pemeliharaan aset perusahaan. 4) Mengadministrasi dan menyimpan naskah-naskah yang berkaitan dengan aset perusahaan. k. Supervisor Bagian SDM 1) Bertanggung jawab atas kelancaran tugas bawahan. 2) Membawahi bagian SDM dan administrasi. 3) Melakukan tatausaha kantor. l. Supervisor Bagian Akuntansi 1) Mengawasi pemeriksaan dan pembukuan dokumen-dokumen sumber baik transaksi penerimaan maupun pengeluaran. 2) Mengadministrasikan naskah akuntansi. 3) Mengawasi pengelolaan kas dan likuiditas kantor pos. 4) Mengerjakan tugas lain yang diberikan oleh kepala kantor pos dan wakil kepala kantor pos. m. Supervisor Bagian Keuangan 1) Menerima, menyimpan dan mengeluarkan uang dan surat berharga. 2) Mempertanggung jawabkan uang dan surat berharga. 3) Mengelola likuiditas kas. 4) Mengadministrasikan naskah-naskah yang berkaitan dengan keuangan. n. Supervisor Bagian Pemasangan Korporat 1) Melaksanakan kegiatan pemasaran kepada instansi atau korporat sehingga menghasilkan pendapatan bagi perusahaan. 2) Mengadakan, memproses, dan mengawasi setiap adanya kerja sama dengan pelanggan korporat atau instansi. o. Supervisor Bagian Pemasarancommit Ritel to user



1) Melaksanakan kegiatan pemasaran kepada perseorangan atau probadi sehingga menghasilkan pendapatan bagi perusahaan. 2) Mengadakan, memproses, dan mengawasi setiap adanya kegiatan pemaran ritel. 6. Job Description Bagian SDM a. Bagian SDM dipimpin oleh Supervisor, yang bertanggung jawab kepada Post Master untuk selanjutnya disebut Supervisor SDM. b. SDM mempunyai fungsi mengelola administrasi dan fungsi mengendalikan kinerja serta pemanfaatan SDM. c. Untuk menyelenggarakan fungsi sebagaimana dimaksud dalam ayat 2, SDM mempunyai tugas dan tanggung jawab : 1) Menyusun rencana kegiatan kantor. 2) Melaksanakan dan menyusun rencana kegiatan keprotokoleran kantor pos dan Post Master. 3) Identifikasi kebutuhan atas perencanaan dan pengembangan SDM. 4) Melakukan perhitungan kebutuhan karyawan tetap dan outsource untuk memenuhi pencapaian sasaran kantor pos. 5) Melakukan rekruitmen karyawan sesuai dengan persetujuan Divisi Regional VI. 6) Merencanakan program pelatihan dan pembekalan kepada karyawan baru termasuk tenaga outsource. 7) Bertanggung jawab secara menyeluruh dalam pembinaan terhadap kedisiplinan, ketertiban, keamanan dan sikap kerja sera mental karyawan dengan mengoptimalkan dan memberdayakan fungsi-fungsi yang ada. 8) Memelihara administrasi penggajian dan fasilitas lainnya. 9) Mengelola dan memelihara administrasi data SDM 10) Memelihara administrasi data dan pelaporan hasil penilaian kinerja karyawan. 11) Melakukan analisis dan evaluasi kinerja karyawan kantor pos. commit to user



d. Melaksanakan fungsi pembinaan SDM dan pembudayaan sikap kerja 5R di lingkungan kerjanya. e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Post Master. f. Setiap bulan melaksanakan WASKAT dan membuat buku Laporan Pemeriksaan Periodik.

7. Macam-macam Produk PT Pos Indonesia Surakarta PT Pos Indonesia juga menyediakan berbagai macam produk menarik yang ditawarkan kepada pelanggan. Produk tersebut dapat berupa produk jasa maupun barang antara lain yaitu : a. System Online Payment Point (SOPP) System Online Payment Point merupakan produk utama PT Pos Indonesia yang memberikan kemudahan prosedur pembayaran terkait dengan transaksi keuangan. Hal itu terlihat dengan meningkatnya jumlah pengguna jasa tersebut pada setiap tahunnya. b. Kiriman Internasional 1) Express Post Layanan pengiriman dokumen dan barang express dengan jangkauan lebih dari 200 negara dengan fasilitas track&trace. 2) EMS EMS merupakan layanan premium PT Pos Indonesia untuk pengiriman dokumen dan barang dagangan ke luar negeri. 3) Paket Pos Internasional Layanan pengiriman barang ke 184 negara, baik paket pos internasional udara maupun laut. 4) Wesel Pos Internasional Layanan pengiriman uang dari dan ke 14 negara dan dapat dilayani oleh seluruh kantor pos online wesel pos. c. Jasa Keuangan Dengan Layanan Kelas Dunia 1) Wesel Pos Standar

commit to user



Sarana pengiriman uang untuk tujuan ke seluruh Indonesia dengan servis level paling cepat 2 hari uang dapat diantar sampai ke rumah.

2) Wesel Pos Prima Sarana pengiriman uang untuk tujuan ke seluruh dengan servis level H+0/H+1. 3) Wesel Pos Instansi Wesel yang secara tepat dan aman karena penerima dilengkapi dengan pin. 4) Wesel Pos Belangganan Pengiriman uang tujuan ke seluruh Indonesia dalam jumlah uang yang rutin dan tetap, dan kiriman ini dapat diterima di rumah. 5) Wesel Pos Luar Negeri Sarana pengiriman dan penerimaan uang dengan tujuan ke seluruh dunia dan dengan servis H+0 dan dapat diterima disemua kantor pos jaringan. d. Paket Pos 1) Paket Pos Biasa Kemasan yang berisi barang dengan ketentuan sebagai berikut : darat laut dengan berat maksimum 40 kg, udara dengan berat maksimum 30 kg. 2) Paket Pos Kilat –PPKH Layanan ini menawarkan garansi waktu tempuh dan ganti rugi jika terjadi keterlambatan atau hilang. e. Surat Pos 1) Surat Pos Biasa Layanan pengiriman pesan secara impersif untuk semua lapisan masyarakat. 2) Surat Pos Kilat Khusus Kilat khusus merupakan bentuk pelayanan pengiriman surat dan barang. Besarnya tarif berdasarkan jarak yang ditempuh yaitu disesuaikan dengan commit to user jauh dekatnya daerah tujuan pengiriman.



3) Pos Express Pos express merupakan salah satu produk baru yang diberikan oleh PT Pos Indonesia. Pos Express merupakan strategic business unit PT Pos Indonesia yang dapat memberikan layanan dengan konsep premium class service dalam pengiriman dokumen dan barang secara cepat, akurat, dan terlacak serta didukung oleh teknologi informasi dan sumber daya manusia yang profesional yang mengutamakan akurasi penyampaian, timely delivery, consistant delivery, dan tarif yang kompetitif sehingga dapat memberikan kepuasan yang maksimal kepada pelanggan. f. Benda-benda Pos Benda-benda pos yang tersedia yaitu perangko, kartu pos, perangko, materai, wesel pos, amplop dll.

8. Kondisi Karyawan PT Pos Indonesia Surakarta a. Jenis Karyawan Karyawan PT Pos Indonesia Surakarta terdiri dari karyawan tetap dan karyawan outsourcing. b. Jumlah Karyawan Sampai saat ini jumlah keseluruhan karyawan yang bekerja di PT Pos Indonesia Surakarta adalah 280 orang, meliputi karyawan tetap 196 orang dan karyawan outsourcing 84 orang. c. Waktu Kerja 1) PT Pos Indonesia Surakarta menetapkan 5 hari kerja, yakni dari hari Senin sampai hari Jumat. Khusus hari Sabtu buka untuk loket SOPP, kilat khusus dan BPM. 2) Jam kerja untuk seluruh karyawan mulai 07.00 sampai 19.00 WIB (terdiri dari 2 shif) d. Cuti Cuti merupakan hak karyawan baik karyawan tetap maupun karyawan outsourcing. Dalam 1 tahun ada 12 hari kesempatan yang digunakan untuk commit to user mengambil cuti.



e. Hari Libur Setiap karyawan yang bekerja di PT Pos Indonesia Surakarta berhak atas libur resmi yang ditetapkan oleh pemerintah. f. Fasilitas dan Jaminan Sosial Sebagai kompensasi atas hasil kerja dari karyawan, perusahaan juga memberikan fasilitas dan jaminan sosial untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan, untuk fasilitas pengobatan jika berada di RSUD Moewardi diganti 100% sesuai dengan kelasnya, sedangkan untuk RS Islam, RS Pantiwaluyo, PKU Muhammadiyah mendapatkan ganti 80%, sedangkan di rumah sakit swasta yang belum mengadakan kerjasama dengan Kantor Pos Surakarta mendapatkan ganti 70% .

B. Deskripsi Hasil Penelitian

Dalam penelitian ini, peneliti mendeskripsikan tentang peranan sistem informasi sumber daya manusia di PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta dalam mendukung pelaksanaan kerja karyawan bagian SDM. Dalam hal ini, peran sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) sangat penting karena akan memberikan kemudahan serta percepatan sehingga dapat mendukung efektivitas pelaksanaan kerja karyawan bagian SDM. Berdasarkan dengan permasalahan yang diteliti, peneliti membahas mengenai peranan sistem informasi sumber daya manusia dalam mendukung pelaksanaan kerja karyawan bagian SDM di PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta dan dampak apa saja yang diterima dengan penerapan aplikasi SISDM di bagian SDM PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta. Adapun deskripsi hasil penelitian yang ada di PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta pada bagian SDM adalah sebagai berikut :

1. Gambaran Umum SISDM PT Pos Indonesia Surakarta a. Penerapan SISDM Di PT Pos Indonesia Surakarta commit to user



Sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) pada hakikatnya adalah suatu

prosedur

sistematik

pengumpulan,

penyimpanan,

pemeliharaan,

perolehan kembali dan validasi berbagai data tertentu yang dibutuhkan tentang sumber daya manusianya. PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta bagian SDM telah menerapkan aplikasi SISDM sejak tahun 2009 atas dasar Kebijakan Manajemen Pusat. Aplikasi SISDM dikembangkan dari kantor pusat PT Pos Indonesia (Persero), dan bagian SDM di Kantor Pos Surakarta hanya tinggal menerapkan aplikasi SISDM tersebut. Menurut informan I pada wawancara tanggal 6 April 2011 bahwa : ”Disini penerapan aplikasi SISDM dimulai sejak tahun 2009 atas dasar Kebijakan Manajemen Pusat. Untuk aplikasi SISDM sendiri, kita hanya tinggal mengunduhnya dari pusat”. Hal tersebut juga dipertegas oleh pernyataan informan II pada wawancara tanggal 14 April 2011 sebagai berikut : Penerapan aplikasi SISDM di PT Pos Indonesia Surakarta yang dilaksanakan sejak tahun 2009, dimaksudkan untuk mempermudah pengolahan data administrasi yang berhubungan dengan kepegawaian sehingga dapat disajikan secara cepat dan akurat. Kalau dulu menggunakan teknik manual prosesnya sangat lama.

Dalam

implementasinya,

SISDM

menggunakan

sistem

berbasis

komputer yang mengalami pengembangan dari waktu ke waktu. Penyebabnya karena masih terdapat kekurangan fitur dalam SISDM yang digunakan. Setiap versi memiliki tambahan fitur baru khususnya dalam perhitungan penggajian. Menurut informan IV wawancara pada tanggal 6 April 2011 mengatakan bahwa : Dalam aplikasi SISDM selalu mengalami pengembangan dari waktu ke commit to user waktu, di PT Pos Indonesia Surakarta telah mengalami beberapa versi, kira-



kira ada 4 versi mulai dari versi 1,3; 1,4; 1.5.a; 1.5.1. Adanya perubahan versi dikarenakan adanya penambahan kapasitas. Kalau masalah kecepatan saya rasa sama saja, yang terutama ya adanya penambahan kapasitas.

Hal yang sama mengenai perubahan versi aplikasi SISDM juga diungkapkan oleh informan III pada wawancara tanggal 14 April 2011 bahwa: “Sejak penerapan aplikasi SISDM, sudah terdapat 4 versi perubahan yaitu versi 1.3 ;1.4; 1.5.0a; 1.5.1. Sebentar lagi akan berubah lagi ke versi 1.6 tapi itu masih dalam bentuk wacana mbak”. Berdasarkan hasil observasi tanggal 6 April 2011 peneliti juga dapat mengungkapkan bahwa penerapan aplikasi SISDM sudah dimulai sejak tahun 2009, hal ini dapat dilihat peneliti lewat adanya surat edaran yang mengharuskan PT Pos Indonesia menerapkan SISDM. Dan sejak 2 tahun berjalan sudah terdapat 4 versi perubahan hal ini tampak pada adanya CD kaset yang berisi software setiap versinya dan disimpan di ruang SDM. Dari paparan data di atas maka dapat disimpulkan bahwa penerapan aplikasi SISDM yang telah dikembangkan di PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta sejak tahun 2009 atas dasar Kebijakan Manajemen Pusat telah mengalami beberapa perkembangan versi. Dengan adanya pengembangan aplikasi SISDM di Kantor Pos Surakarta diharapkan membantu kelancaran bagian SDM dalam pengelolaan data yang berhubungan dengan kepegawaian, karena peran aplikasi SISDM melakukan proses data secara cepat dan akurat. Sehingga dapat memberikan informasi yang berkualitas kepada seluruh supervisor berkaitan dengan sumber daya manusia perusahaan. Agar SISDM dapat diterapkan secara optimal, maka diperlukan komponen-komponen pendukung sistem informasi. Adapun komponen pendukung SISDM di PT Pos Indonesia Surakarta adalah sebagai berikut : 1) Hardware (Perangkat Keras) Pada dasarnya proses pengembangan, perubahan, dan perbaikan commit to user sistem sangat terkait dengan perlengkapan/peralatan sistem. Penggunaan



perangkat keras komputer sebagai media di dalam menjalankan sistem informasi mutlak dibutuhkan karena telah menempatkan komputer sebagai pengolah data di dalam kedudukan yang sangat penting. Kantor Pos Surakarta dalam penerapan aplikasi SISDM juga tidak lepas dari adanya sarana penggunaan komputer tersebut. Bagian SDM sebagai pelaksana dan pengembang dari aplikasi SISDM diharuskan memiliki berbagai sarana pendukung. Menurut informan IV pada wawancara tanggal 14 April 2011 yang mengatakan bahwa : “Tanpa adanya komputer, tentu aplikasi SISDM tidak akan berjalan. Disini kami memiliki 2 komputer yang dapat digunakan untuk aplikasi SISDM dan semuanya dalam keadaan baik”. Hal yang sama tentang penggunaan komputer juga diungkapkan oleh informan II bahwa : Komputer di bagian SDM yang berjumlah 2 itu semuanya dapat digunakan untuk aplikasi SISDM, kami disini sebagai operator tinggal memantau saja. Kalau ada gangguan kami bisa langsung kesana untuk membantu memecahkan masalah yang berhubungan dengan komputer.

Hal senada juga diungkapkan oleh informan III pada wawancara tanggal 12 April 2011 bahwa :”Tanpa adanya komputer maka penerapan SISDM tidak akan dapat berjalan dengan lancar”. Hal senada juga diungkapkan oleh peneliti berdasarkan observasi tanggal 6 April 2011 bahwa dalam penerapan aplikasi SISDM di PT Pos Indonesia Surakarta terdapat 2 komputer yang dapat digunakan dan kedua komputer tersebut dalam keadaan baik. Berdasarkan

pernyataan

dari

ketiga

informan

diatas,

dapat

disimpulkan bahwa tanpa adanya komputer maka penerapan aplikasi SISDM tidak akan dapat berjalan dengan lancar karena semua data yang dimasukkan akan diolah di dalam komputer. commit to user



Sistem perangkat keras komputer terdiri dari empat unsur utama dan satu unsur tambahan adalah communication link. Berikut penjelasan dari masing-masing unsur adalah sebagai berikut : a) Komponen alat masukan Alat masukan adalah piranti untuk memasukkan data dan program yang akan diproses di dalam komputer. Beberapa alat masukan diantaranya adalah keybord, alat penunjuk (point device), dan scanner. b) Komponen alat pemroses (Processor) Alat pemroses adalah jantung komputer karena processor merupakan pusat kendali dari sistem komputer. Alat pemroses tersebut adalah CPU yang

berfungsi

untuk

memberikan

addres

data

dan

program,

memasukkan dan mengambil data, memproses data secara arithmatic dan logical, melaksanakan instruksi-instruksi secara berturut-turut.

c) Komponen alat keluaran (Output device) Output device adalah piranti tempat mengeluarkan hasil proses komputer. Pada komputer alat keluaran dapat berbentuk tampilan, cetakan, grafik, suara, video, dan animasi. Alat output tampilan yang digunakan adalah monitor atau layar tampilan. Alat output cetakan dapat menghasilkan salinan kertas dari output yaitu printer. Alat output suara berupa speaker. d) Komponen alat simpanan (storage) Komponen alat simpanan dapat dibedakan menjadi 2 bagian yaitu Primary memory merupakan penyimpanan yang berhubungan langsung dengan CPU. Primary memory yang dimiliki berupa Random Acces Memory (RAM) bersifat informasi yang dikandungnya akan hilang bila aliran listrik terputus. Kadang-kadang diperlukan suatu simpanan yang mempunyai kapasitas besar dan bersifat nonvolatile untuk menyimpan data dan program dalam kurun wwaktu yang tertentu. Simpanan yang mempunyai ciri-ciri tersebut adalah external memory ( simpanan luar commit to user



karena terletak di luar alat prosesnya). Termasuk dalam simpanan luar adalah magnetic disk yang berupa hard disk dan diskette. Spesifikasi hardware yang digunakan untuk pelaksanaan SISDM di kantor Pos Surakarta bagian SDM yang berjumlah 2 komputer dengan rincian sebagai berikut : (1) Prosesor Pentium IV 2,4 GHz (2) Hardisk 80GB (3) Memory RAM 1GB (4) Monitor 15’ (5) DVD RW 2) Software Perangkat lunak komputer adalah komponen-komponen dalam sistem pengolahan data yang berupa program-program untuk mengontrol kerja sistem komputer. Fungsi perangkat lunak adalah mengidentifikasi program komputer dan menyiapkan aplikasi program komputer sehingga tata kerja seluruh peralatan komputer menjadi terkontrol serta mengatur dan membuat pekerjaan yang berkaitan dengan komputer lebih efisien. Perangkat lunak komputer yang digunakan berupa aplikasi-aplikasi program yang pada dasarnya menggunakan window XP sebagai sistem operasi. Menurut informasi yang diperoleh dari informan I wawancara pada tanggal 12 April 2011 mengatakan bahwa : “Di Kantor Pos Surakarta ini kita tinggal mengunduh saja kalau masalah softwarenya, kami tidak memiliki kewenangan, itu semua sudah diatur oleh pusat mbak”. Hal senada juga diungkapkan oleh informan II (wawancara pada tanggal 18 April 2011) bahwa : Masalah softwarenya kami sudah mengunduhnya dari pusat, kalau terjadi sesuatu tentang software biasanya langsung pusat yang menangani kalau kami sebagai server lokal bertindak sebagai operator tidak mampu mengatasi. commit to user



Berkaitan dengan software informan III, mengatakan bahwa : “Software tentang aplikasi SISDM sudah merupakan kewenangan dari pusat. Kami tidak mempunyai kewenangan dalam masalah itu mbak”. Berdasarkan pernyataan dari informan I, II, dan III dapat disimpulkan bahwa untuk masalah software di Kantor Pos Surakarta telah ditentukan dari pusat Bandung, pihak Kantor Pos Surakarta tinggal menerima copiannya dan menjalankan aplikasinya. Bagi semua karyawan PT Pos Indonesia dapat membuka SISDM lewat internet explorer atau mozilla dengan mengakses website http://simsdm.posindonesia.co.id Berikut ini tampilan depan SIMSDM PT Pos Indonesia (Persero)

Gambar IV.1 SISDM Pos Indonesia (Persero) 3) Brainware Brainware adalah orang-orang yang bekerja di dalam bidang komputer dan bidang yang berhubungan dengan komputer. Di Kantor Pos, 2 orang yang menangani bagian IT disebut sebagai operator yaitu orangorang yang menjaga sistem agar tetap beroperasi dalam melaksanakan pekerjaan. Sedangkan seorang karyawan di bagian SDM PT Pos Surakarta bertindak sebagai user yang bertugas memasukkan data kedalam database melalui software aplikasi yang telah disediakan. 4) Database (basis data)

commit to user



Database adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk memperoleh informasi. Database adalah kumpulan dari data yang saling berhubungan satu sama lain, tersimpan di simpanan luar komputer. Menurut informan I pada wawancara tanggal 12 April 2011 mengatakan bahwa : “Data-data yang disimpan dalam database ini adalah data karyawan tetap yang meliputi data SDM (biografi, keluarga, pendidikan, cuti, diklat, kursus), mutasi (jabatan, pangkat dan golongan), dan data gaji”. Hal senada juga disampaikan oleh informan IV pada wawancara tanggal 18 April 2011 sebagai berikut : Database disini berfungsi sebagai penyimpan data dari input data, yang kemudian dimasukkan ke dalam aplikasi SISDM dan setelah masuk langsung diproses menjadi bank data dan sewaktu-waktu kita sudah siap datanya.

Berdasarkan hasil observasi tanggal 12 April 2011 peneliti dapat mengemukakan bahwa database berisi segala data historis karyawan mulai karyawan masuk sampai karyawan memasuki masa pensiun. Dari paparan di atas maka dapat disimpulkan bahwa database berisi kelengkapan data karyawan Kantor Pos Surakarta mulai dari masuk sampai dia pensiun. Data karyawan tersebut tersimpan dengan rapi di dalam database bagian SDM dan sewaktu-waktu mencari mudah untuk menemukan. 5) Jaringan Jaringan adalah peralatan komunikasi data dimana kesemuanya berhubungan satu dengan yang lainnya untuk mendapatkan komunikasi. Tipe jaringan yang digunakan bagian SDM PT Pos Indonesia Surakarta commit to user



adalah sistem jaringan komputer yang menggunakan Local Area Network (LAN). Jaringan internet memiliki dampak yang besar terutama pada komunikasi berbasis komputer daripada terhadap perkembangan di bidang lainnya, dan telah menghasilkan aplikasi-aplikasi khusus, seperti internet dan ekstranet. Secara sederhana, internet hanyalah kumpulan jaringan yang dapat saling berhubungan. Internet bersifat umum, tiap orang yang memiliki komputer dan akses ke media komunikasi dapat menjelajahi internet. Menurut informan II (wawancara pada tanggal 18 April 2011) sebagai berikut : Sekarang komputer ini sudah dilengkapi dengan Eudora, sejenis chating yang bisa digunakan untuk berkomunikasi dengan Devri dan kantor cabang yang lain.

Pernyataan yang sama juga dikemukakan oleh informan III (wawancara pada tanggal 12 April 2011) bahwa : “Adanya eudora telah banyak membantu kami terutama ketika kami mengalami kesulitan dalam pengolahan data. Biasanya kalau ada masalah bapak langsung menghubungi Divre lewat eudora itu”. Hal ini juga diperkuat oleh informan IV bahwa : “Semenjak adanya eudora, di sini semakin mudah dalam memecahkan masalah. Dengan eudora kami bisa berhubungan langsung dengan pusat”. Berdasarkan hasil observasi tanggal 14 April 2011 peneliti dapat mengemukakan bahwa SISDM di PT Pos Indonesia juga dilengkapi dengan eudora yaitu sejenis chating yang digunakan untuk berkomunikasi dengan Kantor Pos lainnya di tingkat regional. Dari paparan di atas maka dapat disimpulkan bahwa dengan adanya koneksi internet maka terdapat pula jaringan komunikasi yang dapat langsung berhubungan dengan kantor pusat, antara lain Eudora yaitu suatu jaringan komunikasi seperti chating tetapi hanya digunakan pada saat commit user berkomunikasi ke kantor pusat dantokantor-kantor cabang lainnya. Adanya



eudora sangat membantu bagian SDM terutama pada saat mengalami kesulitan dalam pengolahan data dengan segera dapat meminta petunjuk ke kantor pusat. b. Penerapan SISDM dalam Mendukung Pelaksanaan Kerja Di bagian SDM Kantor Pos Surakarta terdapat 2 kegiatan yang dilakukan dengan menerapkan aplikasi SISDM. Kegiatan tersebut sebagai berikut : 1) Pengelolaan Administrasi Karyawan

Gambar IV.2 Pengolahan data historis karyawan Pada dasarnya asarnya proses ini adalah proses yang paling dasar dalam pengumpulan informasi yang berhubungan dengan sistem kepegawaian. Dimana dalam hal ini dilakukan pengumpulan informasi yang berhubungan dengan kelengkapan dari proses administrasi umum yang berhubung berhubungan dengan karyawan. Proses awal dari pengelolaan administrasi karyawan tidak lepas dari program pengisian Bendel Kepegawaian. Data yang digunakan sebagai masukan database aplikasi SISDM adalah seluruh data karyawan tetap PT Pos Indonesia (Persero) Surakar Surakarta. ta. Pada awal karyawan masuk di dalam Bendel Kepegawaian berisi ijazah Sekolah paling akhir, SKKB, daftar riwayat hidup, Surat Keputusan Pengangkatan. Hal ini sesuai dengan pernyataan yang diungkapkan oleh informan VI (wawancara tanggal 6 April 2011) sebagai berikut : “Input Input data SISDM patokannya pada Bendel Kepegawaian...Semua mengacu dari Bendel Kepegawaian yang didapat sejak karyawan melamar di PT Pos ini ini”..

commit to user



Hal senada juga dikuatkan dan ditambahkan oleh pernyataan informan I (wawancara tanggal 14 April 2011) sebagai berikut : “Yaa...kita memasukkan data mengacu dari Bendel Kepegawaian yang berisi segala macam data karyawan. Bendel Kepegawaian ini tersimpan dengan rapi disini”. Setelah karyawan masuk dan bekerja di PT Pos, selalu mengalami perubahan baik dalam gaji maupun data historisnya. Sehingga dalam Bendel Kepegawaian pun juga mengalami penambahan berkas-berkas lainnya. Hal ini dipertegas oleh informan IV (wawancara tanggal 14 April 2011) tentang penambahan berkas dalam Bendel Kepegawaian karyawan di Kantor Pos Surakarta, sebagai berikut : Bentuk input data untuk aplikasi SISDM adalah Bendel Kepegawaian yang berisi daftar riwayat hidup, surat nikah, akta kelahiran anak, Surat Pengangkatan, Surat Kenaikan Gaji mulai dari gaji pertama sampai gaji yang diterima saat ini dan masih banyak lagi. Sedangkan jika ada perubahan karyawan bisa langsung lapor ke bagian SDM, misalnya saja kalau waktu melamar karyawan tersebut belum menikah setelah bekerja di Pos menikah dan mempunyai anak maka harus segera melapor dan menyerahkan bukti surat-suratnya misalnya Surat Nikah dan Akta Kelahiran Anak. Jadi setiap saat Bendel Kepegawain isinya juga mengalami perubahan. Hal ini dipergunakan untuk mempengaruhi gaji tunjangannya dan kalau mereka tidak lapor akan ada sanksi berupa sanksi administrasi yaitu penundaan kenaikan gaji dan tunjangan.

Berdasarkan hasil observasi tanggal 14 April 2011 peneliti dapat mengemukakan bahwa untuk input data SISDM patokannya dari Bendel kepegawaian. Semua data karyawan mulai dari awal masuk disimpan di dalam sini. Kalau ada karyawan yang mengalami kenaikan pangkat, maka Surat Keputusan tentang Kenaikan Pangkat juga ada di dalam sini. Jadi Bendel Kepegawaian ini menyimpan seluruh berkas-berkas karyawan. commit to user



Dari paparan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa Bendel Kepegawaian berisi data sejak karyawan melamar sampai karyawan bekerja di PT Pos itu sendiri. Data yang ada di dalam Bendel Kepegawaian tersebut menjadi acuan dalam aplikasi SISDM. Selanjutnya setiap terdapat perubahan data, karyawan bisa langsung melaporkan ke bagian SDM. Kalau terdapat perubahan dan karyawan tidak segera melaporkan, maka akan mendapat sanksi administrasi berupa penundaan kenaikan gaji dan tunjangan. Disini juga terlihat bahwa dalam proses input data masih mengandalkan kemampuan manual pegawai. Sehingga terlihat waktu awal pemasukan data pekerjaan SDM sangat berat karena memasukkan data seluruh karyawan satu per satu. Hal ini sesuai dengan pernyataan yang diungkapkan oleh informan IV (wawancara tanggal 12 Maret 2011) sebagai berikut : Memang mbak...untuk awalnya pemasukan data, pekerjaan disini sangat berat karena kami memasukkan datanya satu per satu. Tetapi untungnya semua data tersebut bertahap. Dan kalau data sudah masuk dalam aplikasi SISDM, akan mudah untuk mencarinya, tinggal gunakan kode semua sudah terlihat.

Hal senada juga diungkapkan oleh informan I pada wawancara tanggal 12 April 2011 bahwa : Yaaa awalnya memang berat karena satu per satu data karyawan harus dimasukkan dan itu membutuhkan ketelitian dari petugas yang memasukkan karena bagaimanapun juga komputer hanya menerima perintah dari orang kalau perintahnya saja sudah salah maka outputnya pun akan salah terus. Tapi kalau datanya sudah dimasukkan dengan benar dan komputer memprosesnya, output yang dihasilkan tentu sudah benar. Nantinya pekerjaan kita sudah ringan mencari data karyawan tinggal masukkan kode udah akan terlihat semua. commit to user



Berdasarkan observasi tanggal 14 April 2011 peneliti dapat mengemukakan bahwa untuk memasukkan data SISDM, memerlukan teknik manual yaitu data harus dimasukkan satu per satu. Sehingga diperlukan ketelitian karena kalau salah akan mempengaruhi data karyawan yang disimpan dalam database. Dari paparan di atas maka dapat disimpulkan bahwa pada awal pemasukan data sangat berat tapi pada akhirnya menjadi ringan karena adanya SISDM. Dengan begitu jika sewaktu-waktu membutuhkan data kepegawaian tinggal mencari dengan kode saja sudah muncul. Disini terlihat adanya kolaborasi antara kemampuan personel dengan teknologi komputasi yang digunakan dalam menjamin validitas data yang masuk ke dalam sistem informasi sumber daya manusia. Untuk melihat data historis pegawai yang telah diolah bagian SDM maka menu yang harus dibuka Peg 12. Berikut ini gambar yang ditampilkan dalam Peg 12 :

Gambar IV.3 Menu pegawai SISDM PT Pos Indonesia

commit to user



Gambar IV.4 Tampilan Peg 12 Dari data Kepegawaian yang ditampilkan dalam Peg 12 akan tampak historis pendidikan, historis isteri, historis anak, historis kenpa/kenga, historis mutasi, historis pelatihan, historis penilaian, historis SMKI, historis penghargaan, historis masa tidak hadir, dan historis hukdis.

2) Sistem Penggajian Penerapan aplikasi SISDM di bagian SDM PT Pos Indonesia Surakarta juga membantu petugas dalam mengolah gaji. Penggajian karyawan berdasarkan data dari Peg 12. Perhitungan gaji karyawan yaitu karyawan menerima gaji bersih dari gaji kotor dikurangi potonganpotongan. Potongan tersebut antara lain PPh, pensiun, taspen, THT, AMS, Jamsostek, dana kematian, dan SPPI. Setiap tahunnya gaji karyawan akan mengalami

perubahan.

Perubahan

itu

disebabkan

karena

adanya

penambahan tunjangan dan kenaikan gaji berkala. Penambahan tunjangan disebabkan karena adanya mutasi keluarga dan kenaikan gaji berkala yang dilakukan setiap dua tahun sekali. Untuk kenaikan pangkat di PT Pos Indonesia berdasarkan apabila karyawan sudah dinyatakan cakap, nilainya sudah masuk ke Personal Value. Kecakapan seorang karyawan dilihat dari kualitas, kuantitas, dan kehadiran karyawan selama bekerja di Pos. Dari commit to user



ketiga hal tersebut, nilai yang harus dicapai minimal 60 untuk dapat dinyatakan cakap. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan IV (wawancara tanggal 14 April 2011) sebagai berikut : Penggajian karyawan juga ditentukan atas kehadiran. Kalau karyawan selama bekerja di PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta ini rajin tidak pernah bolos maka akan mempengaruhi kenaikan gradenya. Kecuali kalau karyawan tersebut memang sedang melakukan cuti tahunan, cuti besar, ataupun pegawai wanita sedang melahirkan anak ketiga maka itu tidak dihitung bolos kerja.

Hal yang sama juga diungkapkan oleh informan I (wawancara tanggal 12 April 2011) sebagai berikut : Kenaikan gaji disini juga dipengaruhi oleh tunjangan gradenya. Kalau gradenya bisa naik maka bisa menaikkan gajinya. Nilai masing-masing karyawan dan supervisor akan divalidasi oleh kepala kantor.

Berdasarkan hasil observasi tanggal 12 April 2011 peneliti dapat mengemukakan bahwa sistem penggajian di PT Pos Indoensia Surakarta berdasarkan Sistem Balas Jasa. Dimana gaji tersebut diberikan sesuai kehadirannya selama bekerja di PT Pos Indonesia. Dari paparan di atas maka dapat disimpulkan bahwa sistem penggajian karyawan di PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta juga berdasarkan sistem balas jasa yaitu gaji diberikan sesuai dengan kehadirannya selama bekerja di PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta, kecuali karyawan yang sedang melakukan cuti tahunan, cuti besar, maupun cuti melahirkan. Kemudian data yang tersimpan dalam aplikasi SISDM bisa dibuka oleh semua karyawan PT Pos yang telah mendapat izin hak login untuk melihat apakah datanya benar-benar sudah valid dan akurat. Jika terjadi commit to user



kesalahan dalam pemasukan data maka karyawan bisa langsung melapor ke bagian SDM untuk merubahnya. Untuk melihat daftar penggajian maka seluruh karyawan dapat melihat ke menu Kug-7. Berikut tampilan dalam Kug 7 :

Gambar IV.5 Tampilan Kug-7

Sehubungan dengan aplikasi SISDM, telah dibentuk suatu standarisasi tabel-tabel pendukung, yang mana mengacu pada standar pengkodean yang telah ditetapkan. Keuntungan dari hal ini : a) Kemudahan dalam pengelompokan informasi, karena sebagian besar informasi menggunakan kode. b) Mempercepat pengisian dan akurasi data, sebab user tidak perlu mengingat daftar kode yang diperlukan untuk pengisian data, semua dapat diperoleh secara cepat oleh sistem. c) Tampilan grafis dalam pemasukan data, sehingga membantu pemakai dalam pengoperasiannya. d) Setiap histori yang dimiliki oleh karyawan akan direkam selama atau sebanyak jumlah data yang akan disimpan.

c. Hambatan yang Dialami dalam Penerapan Aplikasi SISDM Selama adanya penerapan aplikasi SISDM, di bagian SDM Kantor Pos Surakarta juga mengalami kendala yaitu commit to :user



1) Pengisian data master karyawan yang tidak lengkap. Beberapa

karyawan terkadang tidak mengisi data pribadi secara

lengkap. Hal ini sangat membingungkan karyawan bagian SDM untuk memasukkan ke dalam aplikasi SISDM. Data yang tidak diisi secara lengkap membuat komputer tidak mau menyimpan. Menurut pernyataan yang diungkapkan oleh informan I wawancara tanggal 12 April 2011 : Kadang-kadang ada mbak karyawan yang tidak lengkap dalam mengisi data pribadi. Padahal data tersebut harus ada dalam aplikasi sistem informasi sumber daya manusia. Hal ini menyebabkan kami kesulitan dalam memasukkannya. Karena komputer tidak mau menyimpan kalau data yang harus diisi tidak lengkap.

Hal senada juga diungkapkan oleh informan IV pada wawancara tanggal 12 April 2011 bahwa : “Waktu itu ada mbak beberapa karyawan tidak mengisi data pribadi secara lengkap, padahal itu harus dimasukkan ke dalam aplikasi sistem informasi sumber daya manusia. Dan hal ini sangat menghambat kerja kami”. Berdasarkan hasil observasi tanggal 24 April 2011 peneliti dapat mengemukakan bahwa banyak juga karyawan yang tidak memberikan data historisnya secara lengkap di dalam Bendel Kepegawaian. Misalnya dalam daftar riwayat hidup tidak mencantumkan bahasa yang dikuasai, golongan darah dan masih banyak lagi. Kurangnya data tentang karyawan tersebut membuat petugas yang mengolah SISDM menjadi kesulitan.

2) Adanya antivirus yang jarang di update Di Kantor Pos Surakarta dalam penerapan aplikasi SISDM tidak lepas dari adanya antivirus yang dipergunakan. Namun, terkadang karyawan tidak sadar bahwa antivirus

yang digunakan sudah tidak update dan

mengakibatkan virus masuk dalam jaringan komputer. Kalau dibiarkan virus commit to userkomputer yang digunakan. Dan tersebut akan mempengaruhi program



akhirnya membuat pekerjaan yang berhubungan dengan pengolahan data menjadi terhambat, karena karyawan tidak bisa mengolah data, padahal data harus segera diolah. Menurut pernyataan informan I wawancara pada tanggal 27 April 2011 sebagai berikut : Kami pernah mengalami kendala dalam penyusunan daftar Kug 7, terpaksa kami harus memanggil bagian IT tapi kok ya masih belum bisa. Selain itu hambatan yang pernah saya rasakan juga masalah virus. Saya pernah mbak mengalami komputer ini terserang virus, padahal saya harus mengolah data ini dengan segera. Hal ini sangat mengganggu pekerjaan terutama yang berkaitan dengan aplikasi SISDM. Hal yang sama juga dinyatakan oleh informan IV pada wawancara tanggal 14 April 2011 bahwa : Iya mbak...waktu itu bapak pernah mengalami adanya virus yang masuk dalam komputer. Padahal data itu harus segera diolah, masuknya virus yang masuk disebabkan oleh komputer di bagian SDM jarang mengupdate antivirus yang ada. Biasanya kita mengandalkan bagian IT kalau masalah itu.

Pernyataan yang sama juga diungkapkan oleh informan II bahwa : “Dulu pernah komputer di bagian SDM kemasukan virus, itu membuat kami sebagai petugas SDM yang bertugas mengolah data menjadi kesulitan”.

3) Kurangnya tenaga ahli di bidang komputer Penggunaan sistem informasi berbasis komputer dalam penerapan aplikasi SISDM memerlukan tenaga ahli di bidang komputer agar pelaksanaan pengolahan data yang berbasis komputer menjadi lancar. Akan tetapi Kantor Pos Surakarta masih mengalami beberapa keterbatasan dalam tenaga ahli di bidang komputer. Menurut informasi yang diungkapkan oleh informan IV pada to user wawancara tanggal 14 Aprilcommit 2011 bahwa :



Bagian SDM masih kekurangan tenaga ahli di bidang komputer, sehingga bila ada kerusakan harus minta tolong bagian IT kalau bagian IT tidak bisa kita perlu bantuan pusat.

Hal serupa juga diungkapkan oleh informan I pada wawancara tanggal 14 April 2011 sebagai berikut : “Sebenarnya bagian SDM sudah mempunyai seorang tenaga ahli yang telah dibekali pelatihan tentang SISDM. Tapi kalau karyawan tersebut sedang sakit atau ada perlu lain dan saya juga pergi tentu akan kesulitan”. Berdasarkan hasil observasi tanggal 12 April peneliti dapat mengemukakan bahwa di bagian SDM petugas yang memiliki keahlian di bidang SISDM hanya 1 orang, padahal kalau seandainya petugas tersebut tidak masuk bisa saja mengalami kesulitan dalam SISDM. Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa bagian SDM di Kantor Pos Surakarta dalam penerapan aplikasi SISDM masih memerlukan tenaga ahli di bidang komputer. Sehingga diperlukan tenaga ahli komputer lagi demi kelancaran penerapan aplikasi SISDM.

d. Upaya yang Dilakukan Untuk Mengatasi Hambatan dalam Penerapan Aplikasi SISDM Untuk mengatasi beberapa kendala yang dihadapi dalam aplikasi SISDM di Kantor Pos Surakarta telah mengupayakan pemecahan masalah yang terjadi terkait dengan penerapan aplikasi SISDM. Upaya-upaya yang dilakukan guna mengatasi hambatan tersebut antara lain : 1) Pengisian kelengkapan identitas dari karyawan Untuk menghindari terjadinya kesalahan dalam pengisian data, maka karyawan harus dipanggil satu per satu ke bagian SDM untuk mengisi data biografinya yang belum lengkap. Dengan adanya identitas yang diisi secara lengkap akan memudahkan karyawan bagian SDM dalam mengolah data commit to user karyawan.



Menurut informan I pada wawancara tanggal 12 April 2011, mengatakan bahwa untuk mengatasi hambatan yang ada di Kantor Pos Surakarta guna meningkatkan efektivitas kerja karyawan dalam penggunaan aplikasi sistem informasi sumber daya manusia meliputi : Yaaa.. untuk mengatasi hambatan point yang (1) kami memanggil karyawan untuk melengkapi identitas pribadinya, dengan kelengkapan identitas tersebut nanti komputer baru bisa memprosesnya. (2) internet disini sudah dilengkapi dengan eudora yaitu semacam chating untuk berhubungan dengan Divre jika sewaktu-waktu kami mengalami kesulitan dalam hal pengisian rumus. (3) kami meminta bagian IT untuk mengupdate antivirus, sehingga komputer dapat terlindung dari virusvirus yang akan merusak jaringan.

Mengenai keharusan melengkapi identitas diri juga diungkapkan oleh informan IV bahwa : Identitas diri dari setiap karyawan harus benar-benar lengkap. Kalau tidak lengkap nanti komputer tidak mau menyimpan. Dulu pernah mbak ada karyawan yang tidak melengkapi identitas nama sekolah di masa SDnya, ya terpaksa kami harus memanggil karyawan tersebut untuk melengkapinya.

Menurut informan V mengatakan bahwa : “Beberapa karyawan yang tidak mengisi data historisnya secara lengkap, maka kami harus memanggil satu per satu karyawan untuk mengisi datanya”.

2) Perlindungan antivirus yang otomatis Perlindungan antivirus yang berada dalam komputer harus senantiasa diupdate. Hal ini untuk menghindari adanya virus yang masuk dalam komputer. Antivirus sangat perlu karena dalam suatu komputer kalau tidak ada antivirus maka sudah dipastikan komputer tersebut memiliki virus yang commit to user beraneka ragam.



Pernyataan ini diperkuat oleh informan II pada wawancara tanggal 28 April 2011 bahwa : Kami telah memberikan program antivirus untuk melindungi komputer dari virus-virus yang akan merusak jaringan program di dalam komputer. Antivirus tersebut ada yang langsung otomatis dari server dan ada juga langsung antivirus yang diupdate setiap 2jam sekali di komputer bagian SDM.

Hal yang sama tentang perlindungan antivirus juga dinyatakan oleh informan III pada wawancara tanggal 18 April 2011 bahwa : Kami sudah memberikan perlindungan antivirus di komputer bagian SDM tersebut. Antivirus juga selalu diupdate untuk menghindari terjadinya virus-virus yang masuk. Antivirus yang kami pakai adalah kaspresky dan lisensi.

Berdasarkan hasil observasi tanggal 14 April 2011 peneliti juga dapat mengemukakan bahwa untuk melindungi komputer dari virus-virus yang masuk, bagian SDM PT Pos Indonesia Surakarta sudah memberikan antivirus. Antivirus yang dipakai adalah kaspresky”.

3) Mengadakan pelatihan bagi karyawan yang belum mengerti tentang aplikasi SISDM Untuk mengatasi kurangnya staf yang terlatih, upaya-upaya yang dilakukan antara lain mengadakan pelatihan komputer kepada staf karyawan dengan cara mengirimkan dan mengikutsertakan karyawan bagian SDM pada diklat dan seminar-seminar tentang SISDM. Hal ini sesuai dengan yang diungkapkan oleh informan I pada wawancara tanggal 6 April 2011 sebagai berikut : Yaaa untuk mengatasi kendala staf karyawan yang kurang terlatih dalam to user bidang komputer maka commit diadakan pelatihan komputer, selain itu juga



dilakukan pengiriman dan pengikutsertaan karyawan pada diklat dan seminar-seminar tentang komputer.

Pernyataan ini diperkuat oleh informan IV pada wawancara tanggal 28 April 2011 bahwa : Iya beberapa kali saya telah mengikuti pelatihan tentang komputer. Hal itu sangat menambah ilmu saya dalam pengetahuan tentang komputer. Apalagi di bagian SDM sudah dilengkapi dengan SISDM.

e. Sistem Pengamanan dalam Penerapan Aplikasi SISDM Bagian SDM PT Pos Indonesia Surakarta memberikan perlindungan integritas dan keamanan aplikasi SISDM, sehingga informasi pribadi karyawan tidak akan jatuh ke tangan orang-orang yang tidak berkepentingan. Karena pemakai tidak sah yang dapat mengakses pengolahan SISDM dapat mendatangkan kerusakan. Menurut informan I (wawancara tanggal 12 April 2011) sebagai berikut : Ow...dalam aplikasi SISDM di Kantor Pos Surakarta tidak sembarangan orang bisa membukanya, orang yang telah diberi kewenangan dari Divri saja yang dapat membukanya. Kalau semua orang bisa membuka nanti kalau disalahgunakan bisa berbahaya mbak karena itu menyangkut data pribadi semua karyawan.

Hal senada juga diungkapkan oleh informan III (wawancara tanggal 18 April 2011) sebagai berikut : Karena pengolahan data melalui aplikasi SISDM ini bersifat rahasia, maka di sini hanya bapak dan saya yang bisa membukanya yang telah diberi kewenangan dari Divre.

Pernyataan yang sama juga diungkapkan oleh informan II bahwa : “Untuk SISDM, tidak semua orang mendapatkan passwordnya. Kalau semua commit to user orang tahu maka bisa bahaya mbak”.



Berdasarkan hasil observasi tanggal 14 April 2011 peneliti dapat mengemukakan bahwa untuk mengolah data yang berhubungan dengan SISDM diperlukan password untuk masuk dan tidak semua karyawan tahu passwordnya. Hal ini dilakukan untuk menjaga keamanan data yang ada dalam SISDM. Berdasarkan paparan di atas dapat disimpulkan bahwa PT Pos Indonesia Surakarta untuk menghindari terjadinya penyalahgunaan dalam aplikasi sistem informasi sumber daya manusia, maka tidak semua orang dapat membuka aplikasi sistem informasi sumber daya manusia karena untuk membukanya sendiri

dibutuhkan password yang tidak semua orang pun tahu. PT Pos

Indonesia (Persero) Surakarta, hanya pimpinan SDM dan satu karyawan yang memang sudah diberi kewenangan dari Devri untuk ditugaskan mengolah data agar bisa membuka aplikasi sistem informasi sumber daya manusia tersebut. Selain itu, kalau ada data yang hilang, bagian SDM telah memiliki copy dalam bentuk hardisk, yang disimpan dalam server lokal, Devri Semarang dan di komputer pusat Bandung.

2. Peranan SISDM dalam Mendukung Pelaksanaan Kerja Karyawan a. Sebagai Sistem Pendukung Operasi Sebagai sistem pendukung operasi (operations support system). Maka sistem informasi dapat membantu perusahaan untuk menciptakan proses transaksi bisnis yang efisien bagi perusahaan, mendukung komunikasi dan kerja sama perusahaan, serta memperbaharui database perusahaan yang pada akhirnya dapat meningkatkan keunggulan kompetitif. Menurut informan I pada wawancara tanggal 14 April 2011 sebagai berikut bahwa : Semenjak adanya SISDM, proses pengolahan data karyawan di PT Pos Indonesia Surakarta ini menjadi sangat mudah. Kalau dulu kita menggunakan proses manual sangat lama, sekarang pekerjaan di bagian commit to user SDM sudah lebih maju.



Hal yang sama juga diungkapkan oleh informan IV pada wawancara tanggal 26 April 2011 bahwa : Iya mbak...penerapan SISDM telah membantu kami dalam pengolahan data karyawan, selain itu SISDM juga sudah terhubung langsung dengan pusat. Jadi kalau ada masalah kami bisa langsung menghubungi pusat.Ya mengingat fungsi SISDM sendiri sebagai pengolah data dan penyimpan data, membuat kami bisa menghemat tenaga dan waktu.

Pernyataan yang sama juga diungkapkan oleh informan V bahwa : “Semenjak adanya SISDM, pekerjaan di bagian SDM menjadi semakin mudah. Karena Sebagian besar pekerjaan sudah dikerjakan menggunakan aplikasi SISDM”. Berdasarkan hasil observasi tanggal 14 April 2011 peneliti dapat mengemukakan bahwa penerapan SISDM membuat pekerjaan di bagian SDM PT Pos Indonesia Surakarta mengalami kemajuan. Karena sebagian besar pekerjaan sudah dilakukan dengan SISDM. Pekerjaan yang dulunya dikerjakan secara manual sekarang telah dikerjakan dengan SISDM. Berdasarkan paparan di atas maka dapat diambil kesimpulan bahwa peranan SISDM sebagai penundukung operasi terbukti telah membantu karyawan bagian SDM PT Pos Indonesia dalam mengolah data yang berhubungan dengan kepegawaian. Hal ini dikarenakan fungsi SISDM sebagai pengolah data dan penyimpan data membuat karyawan bisa menghemat waktu dan tenaga dalam bekerja. Fungsi SISDM sebagai pengolah data dan penyimpan data adalah sebagai berikut : 1) Sebagai Pengolah Data Penerapan aplikasi SISDM telah menggantikan peran manusia yang dulunya sebagai pengolah informasi, sekarang telah digantikan oleh SISDM sebagai pengolah data. Petugas tinggal memasukkan input data untuk SISDM, kemudian komputer akan mengolah data tersebut menjadi informasi yang commit to user berguna bagi pemakainya.



2) Sebagai Penyimpan Data Penerapan aplikasi SISDM juga berperan sebagai penyimpan data. Hal ini terbukti dengan mudahnya mencari data tentang kepegawaian tanpa memerlukan waktu yang lama dalam pencarian.

b. Sebagai Sistem Pendukung Pengambil Keputusan Sebagai sistem pendukung keputusan (decision support system). Maka, Sistem informasi sumber daya manusia adalah serangkaian proses yang mencakup pada pengumpulan bahan, peringkasan, dan penganalisaan data yang berhubungan erat dengan manajemen SDM dan perencanaan SDM. Aktivitasaktivitas rekruitmen, seleksi pelatihan dan pengembangan, manajemen karir, kompensasi dan hubungan karyawan juga menuntut informasi yang tepat waktu dan akurat untuk pengambilan keputusan. SISDM dirancang untuk membantu para manajer membuat keputusan-keputusan yang lebih efektif. Menurut informan V pada wawancara tanggal 14 April 2011 sebagai berikut : Dulu waktu kami masih menggunakan proses manual, semua pekerjaan yang berhubungan dengan kepegawaian dilakukan sangat lama. Misalnya kalau ada pegawai yang akan naik pangkat, kami harus memilah satu persatu siapa saja yang akan naik pangkat terus kami memberikan laporan kepada Divri. Itu kan gag efektif mbak, tapi sekarang dengan SISDM pihak pusat sudah bisa memantau kondisi kepegawaian yang ada di seluruh Indonesia, dengan begitu pimpinan bisa tahu siapa saja yang akan naik pangkat ataupun yang akan naik gaji.

Hal yang sama juga diungkapkan oleh informan IV pada wawancara tanggal 26 April 2011 sebagai berikut : Ya...dahulu adanya kenaikan pangkat itu berdasarkan permintaan dari pusat. Jadi kita diberikan formulir yang harus diiisi pegawai yang akan naik pangkat, pegawai yang akan pensiun. Proses itu kan sangat lama mbak commit user karena kita harus memilahnya satutoper satu. Tapi sekarang dengan adanya



SISDM, Divri tidak perlu lagi mengajukan pertanyaan karena sudah bisa melihat kondisi kepegawaiannya.

Pernyataan yang sama juga diungkapkan oleh informan I bahwa : “Sekarang Divre sudah bisa memantau siapa saja yang akan naik pangkat ataupun mutasi, kalau dulu kami mengusulkan tapi semenjak adanya SISDM pihak Divre atau pusat bisa melihat secara otomatis”. Berdasarkan hasil observasi tanggal 18 April 2011 peneliti dapat mengemukakan bahwa dengan kemudahan yang diberikan SISDM dalam mengolah data karyawan maka semakin mudah juga pimpinan dalam pengambilan keputusan. Hal ini dikarenakan SISDM secara otomatis dapat dipantau langsung di Divre dan pusat. Dari paparan di atas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa penerapan SISDM yang telah dikembangkan di PT Pos Indonesia Surakarta telah membantu pimpinan tingkat atas dalam proses pengambilan keputusan. Karena SISDM mengelola data sedemikian rupa sehingga menghasilkan informasi yang berguna bagi manajemen dalam aktivitas pembuatan keputusan. Informasi merupakan data yang telah diolah yang mempunyai makna bagi penggunanya, SISDM juga menyajikan data secara cepat, mudah dan akurat. Sehingga pimpinan tidak perlu lagi bertanya kepada bagian SDM tentang kondisi kepegawaian karyawannya. Pentingnya peran informasi bagi pemimpin adalah untuk mengambil keputusan sebagai dasar tindakan di masa mendatang. Suatu keputusan yang dihasilkan dengan tidak berdasarkan pada penggunaan informasi yang tepat akan berakibat pada pengambilan keputusan yang cukup fatal dan tidak dapat dipergunakan untuk mencapai tujuan.

3. Dampak Penerapan SISDM dalam Mendukung Pelaksanaan Kerja Dengan penerapan aplikasi SISDM yang telah dikembangkan di PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta telah memberikan beberapa dampak dalam pelaksanaan kerja karyawan bagian SDM. Dampak tersebut berupa dampak positif dan dampak negatif yaitu : commit to user



a. Dampak positif penerapan aplikasi SISDM dalam pelaksanaan kerja karyawan bagian SDM 1) Meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja karyawan bagian SDM Efektivitas kerja adalah keberhasilan pelaksanaan seluruh program kerja yang menjadi tugas dan tanggung jawab para karyawan sehingga mencapai hasil yang sama atau lebih besar dari sasaran yang telah ditentukan. Hal ini sesuai dengan yang diungkapkan informan IV (wawancara tanggal 7 April 2011) sebagai berikut : Sekarang pengerjaan pengolahan administrasi karyawan lebih mudah dan cepat. Dulu kalau membuat surat menggunakan mesin tik manual, waktunya cukup lama dan cukup sulit. Tapi sekarang menggunakan komputer, tinggal ketik kemudian print, apa lagi kita sudah punya soft copy untuk semua jenis surat. Jadi lebih cepat dan mudah.

Hal yang sama juga diungkapkan oleh informan II (wawancara tanggal 12 April 2011) sebagai berikut : Aplikasi SISDM, sangat membantu saya melakukan pekerjaan terutama dalam mengolah data karyawan dan gaji. Dulu pekerjaan yang saya kerjakan terasa begitu lama, tapi setelah penerapan SISDM lebih mudah sehingga pekerjaan bisa cepat selesai. Jadi bisa dikatakan menghemat waktu dan tenaga mbak...

Selain hasil wawancara di atas, peneliti juga dapat mengungkapkan hal senada berdasarkan observasi tanggal 14 April 2011 bahwa semenjak adanya SISDM, pekerjaan di bagian SDM menjadi semakin mudah karena sebagian besar pekerjaan sudah dilakukan melalui SISDM. Dengan kemudahan dan kecepatan yang didapat dari SISDM bisa menghemat waktu dan tenaga karyawan dalam bekerja. commit to user



Dari data di atas maka dapat disimpulkan bahwa penerapan aplikasi SISDM PT Pos Indonesia Surakarta, membantu petugas dalam mengolah data administrasi karyawan. Sehingga dengan kecepatan dan kemudahan yang diterima, telah mengefektivitaskan dan mengefisiensikan pelaksanaan kerja karyawan di bagian SDM.

2) Informasi yang disajikan lebih cepat dan akurat Penerapan aplikasi SISDM PT Pos Indonesia Surakarta sejak tahun 2009 terbukti sangat cepat dalam menyajikan data. Hal ini sesuai dengan yang diungkapkan oleh

informan I (wawancara tanggal 7 April 2011) sebagai

berikut : Dulu kami ketika diberi pekerjaan yang membutuhkan pengolahan data yang penuh ketelitian dan harus diserahkan dalam waktu yang cepat pula sangat menguras tenaga dan pikiran kita. Tetapi sekarang dengan SISDM semua dapat dikerjakan dengan mudah dan cepat sehingga kalau ada yang meminta datanya kita dapat segera menyajikannya. Hal yang sama juga diungkapkan oleh informan II (wawancara tanggal 12 April 2011) sebagai berikut : Apa yang dikatakan Bapak benar mbak, dengan penerapan aplikasi SISDM saya sangat mudah dan cepat dalam menyajikan data jika sewaktu-waktu kepala kantor mengadakan pemeriksaan. Bahkan setiap karyawan sudah bisa

melihat

data

historisnya

dengan

mengakses

website

simsdm.posindonesia

Menurut informan III bahwa : “Dengan SISDM, segala pekerjaan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. Bahkan dalam menyajikan informasi di bagian SDM sudah tidak memakan waktu lama kalau mau melihat misalnya pegawai yang akan pensiun. Dengan menggunakan kode semua sudah bisa terlihat”. commit to user



Pada tanggal 18 April 2011 peneliti melakukan observasi sehingga dapat mengemukakan bahwa dengan penerapan SISDM membantu karyawan dalam menyajikan data secara cepat dan akurat. Hal ini terlihat pada saat peneliti ingin melihat data yang ada dalam SISDM. Dengan cepat petugas langsung menyajikan, hanya memasukkan kode semua sudah bisa terlihat. Dari paparan data di atas maka dapat disimpulkan bahwa penerapan SISDM membantu karyawan dalam menyajikan data secara cepat dan akurat. Segala informasi yang dibutuhkan tentang kepegawaian yang ada di PT Pos Indonesia Surakarta dapat disajikan secara cepat dan akurat. Karena tidak memerlukan waktu yang lama dalam pencarian data. 3) Mengurangi biaya operasional Menurut informan V pada wawancara tanggal 14 April 2011 bahwa: “Semenjak

adanya penerapan

SISDM

tentu

perusahaan

memperoleh

keuntungan dalam menekan biaya produksi. Biaya yang dikeluarkan menjadi lebih sedikit daripada sebelumnya”. Menurut informan IV sebagai berikut bahwa “Dengan penerapan SISDM yaitu munculnya teknologi baru yang membantu petugas SDM dalam mengolah data selain menghasilkan informasi yang cepat dan akurat juga menekan biaya produksi”. Hal yang sama tentang pengurangan biaya operasional juga diungkapkan oleh informan I pada wawancara tanggal 18 April 2011 bahwa : Dahulu sebelum ada SISDM, petugas SDM banyak melakukan pekerjaan dengan menggunakan sistem manual. Tetapi semenjak penerapan SISDM segala pekerjaan dapat dilakukan dengan mudah, cepat, dan akurat. Namun demikian, di bagian SDM menjadi timbul pengurangan tenaga kerja. Hal ini tentu mengurangi perusahaan dalam menekan pengeluaran biaya. Berdasarkan informasi dari ketiga informan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa Dengan adanya pengurangan tenaga kerja di bagian SDM, maka PT Pos Indonesia Surakarta juga menekan biaya dalam hal pemberian gaji karyawan. Semakin sedikit biaya yang dikeluarkan maka akan semakin besar kesejahteraan yang diterima karyawan. Meskipun dengan sedikit commit to user



karyawan tapi dengan penerapan SISDM bisa menghasilkan produk yang sama bahkan lebih berkualitas daripada sebelumnya

b. Dampak

negatif

penerapan

aplikasi

SISDM

dalam

mendukung

pelaksanaan kerja karyawan bagian SDM 1) Pengurangan Tenaga Kerja Dalam hal ini, penerapan aplikasi sistem informasi sumber daya manusia menyebabkan beberapa karyawan dimutasikan karena beberapa pekerjaan di bagian SDM telah dilakukan dengan SISDM. Hal ini terbukti beberapa karyawan telah dimutasikan ke bagian lain. Menurut pernyataan yang diungkapkan oleh informan I (wawancara tanggal 7 April 2011) sebagai berikut : Begini mbak, semenjak adanya SISDM ini, karyawan di bagian SDM telah mengalami pengurangan tenaga kerja. Yang dulunya dari 7 orang sekarang menjadi 5 orang. Yang 2 kami mutasikan ke bagian lain, menggantikan karyawan yang telah pensiun.

Hal yang sama juga diungkapkan oleh informan IV (wawancara tanggal 12 April 2011) sebagai berikut : “Ow bener mbak...dulu kami mempunyai anggota 7 orang, tapi sekarang sudah berkurang menjadi 5 orang. Itu sudah termasuk dengan pimpinan, 1 sekretaris, dan 3 staf SDM”. Menurut informan V bahwa : “Yaaa, sejak adanya SISDM kami sudah mengalami pengurangan pegawai. Hal ini dikarenakan sebagian besar pekerjaan sudah dilakukan dengan SISDM”. Hal yang sama juga peneliti ungkapkan berdasarkan observasi tanggal 18 April 2011 bahwa di bagian SDM jumlah karyawan hanya 5 orang, setiap karyawan sudah mendapatkan pekerjaan sendiri-sendiri. Dari paparan data di atas maka dapat diambil kesimpulan bahwa adanya pengurangan hasil wawancara tenaga kerja di bagian SDM PT Pos Indonesia commit to user



Surakarta dikarenakan sebagian besar pekerjaan telah menggunakan SISDM. Dimana SISDM dapat mengolah data secara cepat dan akurat.

C. Temuan Studi yang Dihubungkan dengan Kajian Teori Adanya perkembangan teknologi informasi yang terjadi saat ini, memaksa semua pihak yang terlibat dalam proses produksi baik barang maupun jasa, untuk menghadapinya. Untuk itulah penerapan sistem informasi sumber daya manusia harus dilaksanakan secara profesional artinya dilaksanakan secara totalitas sehingga informasi yang didapatkan cukup akurat, relevan, aktual dan cepat didapat apabila dibutuhkan oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Berbagai aspek informasi sumber daya manusia mulai dari perencanaan sampai pemisahan tenaga kerja membutuhkan pengelolaan yang tepat. Penerapan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia di dalam perusahaan, sangat berperan mendukung kegiatan operasional Departemen Sumber Daya Manusia yang lebih efektif dan efisien. Dalam subbab ini, dikemukakan analisis data yang berhasil dikumpulkan peneliti, berdasarkan penelitian yang telah dilakukan. Temuan studi yang dapat dihubungkan dengan kajian teori adalah sebagai berikut : 1. Gambaran SISDM PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta a. Pelaksanaan SISDM di PT Pos Indonesia Surakarta Menurut Henry (2006:65) “Sistem informasi sumber daya manusia adalah

prosedur

sistematik

untuk

mengumpulkan,

menyimpan,

mempertahankan, menarik, dan memvalidasi data yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi tentang SDM, aktivitas SDM, dan karakteristik organisasinya”. Menurut Handoko (1996:237) Kemampuan perusahaan dalam memperoleh, menyimpan, memelihara, dan menggunakan informasi personalia merupakan faktor krusial manajemen sumber daya manusia, banyak perusahaan besar terutama di negara-negara maju telah menyadari pentingnya pemenuhan kebutuhan informasi personalia. Mereka mengembangkan suatu sistem commit to user



informasi sumber daya manusia dengan maksud untuk meningkatkan kualitas dan mendukung program-program personalia mereka. SISDM yang biasanya menggunakan komputer dan teknologi canggih lainnya untuk mengolah data dimana mencerminkan aktivitas harian sebuah perusahaan, diorganisasikan dalam bentuk informasi untuk memudahkan proses pengambilan keputusan. Berdasarkan teori di atas maka SISDM yang diterapkan di PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta juga dilatarbelakangi untuk memudahkan proses pengolahan data kepegawaian sehingga dapat membantu pusat dalam proses pengambilan keputusan. Dengan SISDM yang telah dikembangkan sejak tahun 2009 di Kantor Pos Surakarta, membantu manajer tingkat atas dalam mengakses semua informasi yang dibutuhkan untuk keputusan-keputusan rekruitmen, promosi, penggajian, atau pengembangan. b. Komponen Dasar SISDM di PT Pos Indonesia Surakarta Sistem informasi sumber daya manusia terbentuk dari beberapa komponen. Setiap komponen harus berfungsi secara benar agar sistem ini berfaedah bagi organisasi. Pada intinya, sistem merupakan seperangkat aktivitas yang mengambil masukan, mengubahnya ke dalam unsur yang berguna, dan kemudian mengeluarkan unsur itu ke tempat yang dapat dimanfaatkan. Berdasarkan data yang diperoleh di lapangan bahwa input yang digunakan untuk fungsi masukan SISDM di PT Pos Indonesia Surakarta mengacu pada Bendel Kepegawaian. Yang nantinya akan diolah di dalam database komputer bagian SDM. Setiap waktunya Bendel Kepegawaian ini akan mengalami penambahan berkas. Hal ini dikarenakan karyawan yang bekerja di PT Pos Surakarta juga mengalami perubahan, misalnya dalam hal mutasi keluarga. Data yang telah diolah dalam database akan tersimpan secara otomatis dan dikeluarkan dalam bentuk informasi berisi segala macam historis pegawai. Informasi tersebut juga dapat dipakai untuk proses pengambilan keputusan para manajer tingkat atas. Sistem komputerisasi melakukan fungsi ini secara akurat dan cepat. commit to user



Berdasarkan dari temuan studi tersebut yang dapat dihubungkan dengan teori yakni menurut Henry Simamora (2006:69) Ada tiga komponen fungsional yang utama dalam setiap SISDM, komponen tersebut adalah fungsi masukan, fungsi pemeliharaan data, dan fungsi keluaran. Fungsi masukan adalah memasukkan informasi personalia ke dalam SISDM. Setelah data dimasukkan ke dalam sistem informasi, fungsi pemeliharaan data akan memperbaharui dan menambahkan data baru ke dalam basis data yang ada. Ketika data baru dimasukkan ke dalam sistem, sangatlah penting untuk menyimpan data lama dalam bentuk informasi historis. Kemudian fungsi yang paling nyata dari sebuah SISDM adalah keluaran yang dihasilkannya. Untuk menghasilkan keluaran yang bernilai bagi pemakai komputer, SISDM harus mengolah keluaran itu, melakukan komputasi yang diperlukan dan kemudian memformat penyajiannya dengan cara yang dapat dimengerti oleh para pemakai. Sistem yang terkomputerisasi melakukan hal ini dengan menggunakan program yang sangat canggih untuk melakukan ribuan komputasi dalam hitungan menit, menampilkan grafik berwarna, dan mengirimkan hasilnya secara simultan lewat kabel dan satelit ke komputer pribadi para pimpinan. Sehingga dapat dianalisis bahwa ada kesesuaian antara teori dengan temuan studi di lapangan. c. Sistem Keamanan dalam Aplikasi SISDM Menurut Henry (2006:66) bahwa Departemen SDM harus menyusun kebijakan dan pedoman untuk melindungi integritas dan keamanan sistem informasi sumber daya manusia, sehingga informasi tidak jatuh ke tangan orang-orang yang tidak berkepentingan. Berdasarkan data yang diperoleh di lapangan, sistem keamanan yang dipakai dalam aplikasi SISDM yang digunakan di PT Pos Indonesia Surakarta adalah dengan penggunaan password. Password hanya bisa dibuka oleh karyawan yang telah diberikan kewenangan dari pusat. Sehingga dengan sistem keamanan tersebut dapat menghindarkan dari orang-orang yang tidak berkepentingan dalam memperoleh akses data karyawan. 2. Peranan SISDM dalam Mendukung Pelaksanaan Kerja Karyawan commit to user a. Sebagai Sistem Pendukung Operasi



Menurut O’Brien (2005) Sistem Pendukung Operasi memproses data yang berasal dari dan yang digunakan dalam kegiatan usaha. Peranan sistem informasi untuk penunjang operasi adalah untuk memproses transaksi bisnis, dan mendukung komunikasi serta produktivitas kantor secara efisien. Menurut Porter (1985) bahwa agar suatu perusahaan lebih unggul dari para pesaingnya, perusahaan harus mampu memproduksi barang atau jasa sejenis seperti yang diproduksi oleh para pesaingnya dengan beaya yang lebih murah. Untuk dapat mempunyai keunggulan dibandingkan perusahaan lain maka perusahaan tersebut harus mempunyai nilai lebih dibanding dengan perusahaan lain. Hal tersebut telah dilakukan PT Pos Indonesia (Persero) dalam mengembangkan sebuah sistem yang berkenaan dengan kepegawaian. Dimana di dalam SISDM merupakan suatu program aplikasi komputer yang berisikan tentang manajemen sumber daya manusia yang dapat membantu kelancaran perusahaan dalam mencapai tujuannya karena program aplikasi ini dapat memproses data secara cepat dan akurat. Berdasarkan data yang diperoleh di lapangan bahwa sistem informasi sumber daya manusia sangat berperan dalam menunjang kegiatan operasi. Dengan penerapan SISDM kegiatan yang dilakukan terutama dalam hal pengolahan data dan penggajian karyawan semakin mudah. Hal ini dikarenakan sistem informasi sumber daya manusia secara otomatis sudah mengolah data secara akurat dan cepat, petugas hanya memasukkan input datanya, kemudian komputer akan memproses data tersebut. Sistem yang terkomputerisasi melakukan fungsi ini secara akurat dan tepat. Jadi dapat dianalisis bahwa ada kesesuaian antara teori dengan temuan studi di lapangan.

b. Sebagai Sistem Pendukung Keputusan Robert L. Trewatha dan M. Gene Newport dalam Fitri (2002:4) mengemukakan tentang makna pengambilan keputusan, adalah proses memilih rangkaian/tindakan diantara dua macam alternatif yang ada (atau lebih) guna mencapai pemecahan atas problema tertentu. commit to user



Semua kegiatan yang dilakukan oleh dan di dalam perusahaan memerlukan menghasilkan

informasi. informasi,

Demikian baik

pula

yang

sebaliknya,

berguna

bagi

semua

kegiatan

perusahaan

yang

melaksanakan kegiatan tersebut maupun bagi perusahaan lain diluar perusahaan yang bersangkutan, oleh sebab itu, informasi berguna untuk semua macam dan bentuk kegiatan dalam perusahaan. Apabila sistem informasi sumber daya manusia dirancang dan dilaksanakan dengan baik, maka akan banyak

manfaat

yang

bisa

diperoleh

manajemen

perusahaan,

yaitu

mempermudah manajemen, membantu serta menunjang proses pengambilan keputusan manajemen. Karena sistem informasi sumber daya manusia menyediakan informasi bagi manajemen perusahaan dimana sistem informasi sumber daya manusia tersebut dilaksanakan. Sebagai masukan dalam proses pengambilan keputusan, informasi memegang peranan penting. Pentingnya peranan informasi bagi pemimpin adalah untuk mengambil keputusan sebagai dasar tindakan di masa mendatang. Suatu keputusan yang dihasilkan dengan tidak berdasarkan pada penggunaan informasi yang tepat akan berakibat pada pengambilan keputusan yang cukup fatal dan tidak dapat dipergunakan untuk mencapai tujuan. Penerapan SISDM yang telah dikembangkan di PT Pos Indonesia Surakarta telah membantu pimpinan tingkat atas dalam proses pengambilan keputusan. Karena SISDM mengelola data sedemikian rupa sehingga menghasilkan informasi yang berguna bagi manajemen dalam aktivitas pembuatan keputusan. Informasi merupakan data yang telah diolah yang mempunyai makna bagi penggunanya, SISDM juga menyajikan data secara cepat, mudah dan akurat. Jadi dapat dianalisis bahwa ada kesesuaian antara teori dengan temuan studi di lapangan.

commit to user



3. Dampak SISDM dalam Mendukung Pelaksanaan Kerja Karyawan a. Dampak Positif Dampak positif penggunaan sistem informasi sumber daya manusia pada PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta dalam mendukung pelaksanaan kerja karyawan di bagian SDM adalah sebagai berikut : 1) Meningkatkan Efektivitas dan Efisiensi Kerja Karyawan Bagian SDM Menurut

Susilo

Martoyo

(2000:4)

pengertian

efektivitas

yaitu

“Efektivitas adalah suatu kondisi atau keadaan, dimana dalam memilih tujuan yang hendak dicapai dan sarana atau peralatan yang digunakan, disertai dengan kemampuan yang dimiliki adalah tepat, sehingga tujuan yang diinginkan dapt dicapai dengan hasil yang memuaskan”. Menurut Handoko (1997:7) bahwa “Efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang ditetapkan”. Faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas kerja karyawan dalam perusahaan (http://jurnal-sdm.blogspot.com/2010/01/efektifitas-kerja definisifaktor-yang.html; diakses tanggal 15 Maret): 9) Waktu 10)

Tugas

11)

Produktivitas

12)

Motivasi

13)

Evaluasi kerja

14)

Pengawasan

15)

Perlengkapan dan fasilitas

16)

Lingkungan kerja

Dengan penerapan sistem informasi sumber daya manusia akan mengefektifkan kerja karyawan. Pekerjaan yang dulunya dilakukan manual sekarang dengan aplikasi sistem informasi sumber daya manusia semua dapat dilaksanakan dengan mudah, akurat dan cepat. Kemudahan dalam mengelola data karyawan membuat efektivitas kerja karyawan semakin meningkat sehingga tujuan organisasi pun dapat segera tercapai. Jadi dapat disimpulkan commit to user bahwa ada kesesuaian antara teori dengan temuan studi di lapangan.



2) Menyajikan Data secara Cepat dan Akurat Bahwa adanya sistem informasi sumber daya manusia dengan cepat dapat menyajikan data yang telah diolah menjadi informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan. Selain itu, sistem informasi sumber daya manusia dapat diakses dengan mudah, pengguna tinggal memasukkan username dan password untuk membukanya.

b. Dampak Negatif : Dampak negatif penggunaan sistem informasi sumber daya manusia pada PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta dalam mendukung pelaksanaan kerja karyawan di bagian SDM adalah sebagai berikut : 1) Pengurangan Tenaga Kerja Dengan adanya sistem informasi sumber daya manusia terdapat pengurangan tenaga kerja. Hal ini disebabkan karena semakin lengkapnya aplikasi sistem informasi sumber daya manusia membuat beberapa staf karyawan di bagian SDM mengalami pengurangan. Hal ini sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh Peter Drucker dalam Baedhowi (2007:1) bahwa Pesatnya perkembangan teknologi telah mengubah paradigma dalam bekerja, yaitu lebih mengutamakan pola efektivitas dan efisiensi dalam kegiatan. Oleh karena itu di jaman yang serba teknologi ini banyak kegiatan yang dulunya mengandalkan tenaga manusia sekarang telah diambil alih oleh teknologi canggih. Berdasarkan teori di atas, maka pengurangan tenaga kerja di bagian SDM Kantor Pos Surakarta terjadi karena sebagian pekerjaan sudah dilakukan dengan aplikasi sistem informasi sumber daya manusia sehingga tidak membutuhkan banyak pekerja dalam mengolah data. Banyaknya pekerja yang menganggur menimbulkan terjadinya pengurangan tenaga kerja di bagian SDM. Dengan penerapan sistem informasi sumber daya manusia telah mengefektifkan kerja karyawan, yang dulunya menggunakan mesin ketik manual sekarang dengan mudah dan cepat dilakukan dengan aplikasi sistem commit to user informasi sumber daya manusia.



BAB V SIMPULAN, IMPLIKASI, DAN SARAN

A. SIMPULAN Berdasarkan data yang diperoleh di lapangan dan analisis data yang dilakukan, maka dapat ditarik kesimpulan guna menjawab perumusan masalah dan tujuan yang telah ditetapkan dalam penelitian ini. Adapun simpulan dari penelitian ini adalah : 1. Peranan sistem informasi sumber daya manusia dalam mendukung pelaksanaan kerja karyawan bagian SDM pada PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta adalah sebagai berikut : a. Sebagai Sistem Pendukung Operasi SISDM sebagai pendukung operasi terbukti telah membantu karyawan bagian SDM PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta dalam mengolah data yang berhubungan dengan kepegawaian. Hal ini dikarenakan fungsi SISDM sebagai pengolah dan penyimpan data membuat karyawan bisa menghemat waktu dan tenaga dalam bekerja. Fungsi SISDM sebagai pengolah data dan penyimpan data adalah sebagai berikut : 3) Sebagai Pengolah Data Penerapan aplikasi SISDM telah menggantikan peran manusia yang dulunya sebagai pengolah data, sekarang telah digantikan oleh SISDM. Petugas

tinggal memasukkan input data untuk SISDM, kemudian

komputer akan mengolah data tersebut menjadi informasi yang berguna bagi pemakainya. 4) Sebagai Penyimpan Data Penerapan aplikasi SISDM juga berperan sebagai penyimpan data. Data yang telah dimasukkan akan diolah di dalam komputer dan sudah tersimpan secara otomatis. Hal ini terbukti dengan mudahnya mencari commit to user



data tentang kepegawaian tanpa memerlukan waktu yang lama dalam pencarian. b. Sebagai Sistem Pendukung Pengambil Keputusan Pentingnya peran informasi bagi pemimpin adalah untuk mengambil keputusan sebagai dasar tindakan di masa mendatang. Suatu keputusan yang dihasilkan dengan tidak berdasarkan pada penggunaan informasi yang tepat akan berakibat pada pengambilan keputusan yang cukup fatal dan tidak dapat dipergunakan untuk mencapai tujuan. Penerapan SISDM yang telah dikembangkan di PT Pos Indonesia Surakarta telah membantu pimpinan tingkat atas dalam proses pengambilan keputusan. Karena SISDM mengelola data sedemikian rupa sehingga menghasilkan informasi yang berguna bagi manajemen dalam aktivitas pembuatan keputusan. Informasi merupakan data yang diolah dan mempunyai makna bagi penggunanya, SISDM juga menyajikan data secara cepat, mudah dan akurat. Sehingga pimpinan tidak perlu lagi bertanya kepada bagian SDM mengenai kondisi kepegawaian karyawannya.

2. Dampak sistem informasi sumber daya manusia dalam mendukung pelaksanaan kerja karyawan bagian SDM pada PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta. Dengan penerapan aplikasi SISDM yang telah dikembangkan di PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta telah memberikan beberapa dampak dalam pelaksanaan kerja karyawan bagian SDM. Dampak tersebut berupa dampak positif dan dampak negatif yaitu : Dampak Positif : a. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja karyawan bagian SDM Penerapan aplikasi SISDM PT Pos Indonesia Surakarta, membantu petugas dalam mengolah data kepegawaian. Pekerjaan yang dulunya dilakukan manual sekarang dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. Sehingga dikatakan penerapan SISDM dapat mengefektifkan dan mengefisiensikan commit to user kerja karyawan bagian SDM.



b. Informasi yang disajikan lebih cepat dan akurat Penerapan SISDM membantu karyawan dalam menyajikan data secara cepat dan akurat. Segala informasi yang dibutuhkan tentang kepegawaian di PT Pos Indonesia Surakarta dapat disajikan secara cepat dan akurat. Karena tidak memerlukan waktu yang lama dalam pencarian data. c. Pengurangan biaya Dengan adanya pengurangan tenaga kerja di bagian SDM, maka PT Pos Indonesia Surakarta juga menekan biaya dalam hal pemberian gaji karyawan. Semakin sedikit biaya yang dikeluarkan maka akan semakin besar kesejahteraan yang diterima karyawan. Meskipun dengan sedikit karyawan tapi dengan penerapan SISDM bisa menghasilkan produk yang sama bahkan lebih berkualitas daripada sebelumnya.

Dampak Negatif : a. Pengurangan Tenaga Kerja Banyaknya

karyawan

yang

menganggur

menimbulkan

terjadinya

pengurangan tenaga kerja di bagian SDM. Hal ini dikarenakan sebagian besar pekerjaan telah menggunakan aplikasi SISDM. Dimana SISDM dapat mengolah data secara cepat dan akurat, sehingga tidak membutuhkan banyak tenaga manusia.

B. IMPLIKASI

Berdasarkan kesimpulan penelitian yang telah dikemukakan di atas, sebagai implikasi hasil penelitian adalah sebagai berikut : 1. Penerapan sistem informasi sumber daya manusia dalam mendukung pelaksanaan kerja karyawan bagian SDM pada PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta, sudah berjalan dengan baik namun hal ini perlu untuk lebih ditingkatkan lagi karena masih adanya hambatan dalam penerapan sistem informasi sumber daya manusia di bagian SDM PT Pos Indonesia (Persero) commit to yang user timbul dalam penerapan sistem Surakarta. Apabila hambatan-hambatan



informasi sumber daya manusia tersebut dapat diatasi maka sistem informasi sumber daya manusia akan memberikan peranan yang lebih besar lagi terhadap peningkatan pelaksanaan kerja karyawan bagian SDM. 2. Hasil penelitian ini dapat menumbuhkan kesadaran dan pemikiran bagi pihakpihak yang berkaitan terutama Supervisor dan karyawan bagian SDM bahwa penerapan sistem informasi sumber daya manusia sangat penting dalam mendukung pelaksanaan kerja sehingga apabila Supervisor dan karyawan bagian SDM ingin mencapai hasil yang maksimal, hendaknya tetap menjaga kualitas bekerja dengan cara lebih meningkatkan ketrampilan dan wawasan dalam hal aplikasi sistem informasi sumber daya manusia.

C. SARAN Berdasarkan simpulan dari hasil penelitian yang dikemukakan pada bagian terdahulu, maka peneliti memberikan beberapa saran yang diharapkan dapat berguna bagi kemajuan PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta bagian SDM atau pihak-pihak yang terkait dalam hal ini. Adapun saran yang disampaikan adalah sebagai berikut : 1. Kepada Pimpinan a. Untuk menghindari terlambatnya penyerahan data karyawan sebaiknya pimpinan SDM memberikan sosialisasi kepada seluruh karyawan PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta untuk mengisi data historis secara lengkap misalnya dengan memberikan suatu formulir yang harus diisi seluruh karyawan. Dengan demikian karyawan tidak perlu dipanggil satu per satu ke ruang SDM, karena pengisian formulir sudah dikoordinir di setiap bagian. b. Alangkah baiknya PT Pos Indonesia Surakarta mengadakan diklat atau pelatihan kepada seluruh karyawan bagian SDM secara rutin untuk menambah keterampilan dan wawasan karyawan bagian SDM terutama dalam hal penerapan sistem informasi sumber daya manusia.

commit to user



2. Untuk Karyawan bagian SDM Alangkah baiknya jika karyawan bagian SDM yang sudah mengikuti pelatihan dan pembinaan dalam hal aplikasi sistem informasi sumber daya manusia lebih ditingkatkan lagi agar dalam penerapannya dapat mendukung pelaksanaan kerja. Dengan mengikuti pelatihan ataupun diklat yang diadakan dari pusat maka akan menambah keterampilan dan wawasan sehingga karyawan SDM akan lebih banyak mengetahui manfaat dari penerapan sistem informasi sumber daya manusia. 3. Untuk Karyawan bagian IT Berdasarkan hasil pengamatan, faktor yang menghambat penerapan sistem informasi sumber daya manusia adalah antivirus yang jarang diupdate. Oleh sebab itu, alangkah baiknya jika bagian IT mengupdate antivirus secara rutin setiap minggunya. Karena jika komputer mengalami kerusakan, aplikasi sistem informasi sumber daya manusia tidak dapat berjalan dengan lancar sehingga menghambat pelaksanaan kerja karyawan bagian SDM.

commit to user

Oleh : ANIN ADINDA NIM K SKRIPSI

Recommend Documents