Opleiding outlook E-mail E-mail indelingen Extra opties E-mailindeling Berichtindeling - HTML: dit wordt ingesteld - RTF-indeling - Tekst zonder opmaak
Opmaak tekst Nieuw bericht maken
werkbalk Opmaak
lettertype, grootte en kleur kiezen
Voorbeeldweergave Beeld
Voorbeeldweergave
Autovoorbeeld Beeld
Autovoorbeeld
Verschil Aan, CC, BCC Aan: geadresseerde in plaatsen CC: Carbon Copy: kopie van bericht naar geadresseerde BCC: Blind Carbon Copy: De geadresseerden weten niet dat het bericht ook is gestuurd naar de persoon vermeld bij BCC. Het is mogelijk om iedereen in BCC te plaatsen. Nieuw bericht maken
Beeld
veld BCC
Bericht doorsturen Bericht openen knop Doorsturen geadresseerden invullen Een attachment wordt hierbij ook doorgestuurd.
Verzenden
Concepten (berichten tijdelijk opslaan alvorens te verzenden) Nieuw bericht maken Bestand Opslaan Klik op Concepten (Drafts) bericht openen
bericht sluiten verder typen
knop Verzenden
Postvak IN (Inbox) indelen in submappen Inbox RMK Nieuwe map naam: Test OK Selecteer map Test RMK Nieuwe map naam: Diane Mappen verwijderen: Mappen selecteren Delete
OK
Berichten in submappen plaatsen Bericht slepen vanuit Inbox naar een map.
Handtekening maken (gegevens van afzender automatisch onderaan een e-mailbericht laten plaatsen) Extra Opties E-mailindeling Nieuw bericht sturen Opleiding Outlook
Handtekeningkiezer
Nieuw
1
E-mailbericht markeren voor opvolgen Bericht selecteren RMK Bericht markeren voor opvolgen OK Markering wissen: Bericht selecteren RMK Markering wissen
Prioriteit instellen van een e-mailbericht Nieuw bericht maken
knop Prioriteit hoog
Aan: …
knop Verzenden
Bijlage toevoegen aan e-mailbericht Nieuw bericht maken
knop Bestand invoegen
Bestand selecteren
knop Invoegen
Ordenen van e-mailberichten (bijvoorbeeld op afzender of bijlage) Sorteren op Aan, Ontvangen, Bijlage Zowel oplopend als aflopend.
Informatie bij een bericht (velden toevoegen of verwijderen bijvoorbeeld "markeringsstatus", "ontvangen" enz.) Veld verwijderen: Veldnaam naar boven slepen Veld bijvoegen: RMK Veldkiezer veld bijvoegen door te slepen
Ongewenste e-mailberichten blokkeren Bericht selecteren Acties ongewenste e-mail toevoegen aan lijst van afzenders van ongewenste e-mail Het bericht wordt auto in de map Ongewenste e-mail geplaatst. Knop Indelen knop Ongewenste e-mail hier klikken afzenders van ongewenste e-mail bewerken knop Toevoegen of Verwijderen
E-mailberichten in kleur zetten Bericht selecteren Knop Indelen Kleurgebruik toepassen
Kleuren gebruiken
kleur kiezen
Knop
Zoeken naar een e-mail 1) Postvak IN (Inbox) knop Zoeken Zoeken naar: outlook (optie “de gehele berichttekst doorzoeken”). Er wordt niet in onderliggende mappen gezocht. 2) Postvak IN (Inbox) knop Zoeken Zoekcriteria Zoeken naar:Berichten In: Mailbox –Felix Mertens – knop Bladeren Tabblad Berichten: - Zoeken naar de tekst: faciliteiten - In: “alleen Onderwerpveld” of “Onderwerpveld of tekst van bericht” - Knop “Van”: Bericht van wie afkomstig instellen: vb Peter Spaes - Knop “Verzonden aan”: bericht aan wie verzonden vb Chris Van de Velde - Optie “Ik ben” - Tijd instellen: Ontvangen in de afgelopen 7 dagen Tabblad Meer opties: - Alleen items: “met één of meer bijlagen” of “zonder bijlagen” - Met urgentie: “normaal”, “hoog” of “laag” Knop Nu Zoeken: Zoeken starten Knop Nieuwe zoekactie: resultaten en zoekopties worden verwijderd. Opleiding Outlook
2
Contactpersonen Nieuwe contactpersoon maken Contacts
Nieuwe contactpersoon
vb: Michelle Carpentier
Distributielijst maken (groep van e-mailadressen) Bestand Nieuw Distributielijst Naam: Cursisten_Graduaat knop Leden selecteren Leden selecteren Nieuw lid toevoegen: naam en e-mailadres intypen opslaan en sluiten
Verschillende weergaven Beeld bedrijf Beeld
Huidige weergave
Adreskaartjes, Gedetailleerde adreskaartjes, Telefoonlijst, Op
Huidige weergave
Huidige weergave aanpassen
Velden; Sorteren
Vanuit een contactpersoon rechtstreeks een mail of vergaderverzoek sturen Contactpersoon selecteren RMK Hetzelfde voor een distributielijst.
Nieuw bericht voor contactpersoon
Agenda Een afspraak maken Klik op Calender Selecteer de dag en dubbelklik op het beginuur de locatie, begin-en eindtijd, Herinnering eventueel instellen ( + tijd) Afspraak aanpassen: dubbelklik op de rand Afspraak verwijderen: Selecteren en druk op “delete”
Vul het onderwerp in, Opslaan en sluiten
Verschillende weergaven Knoppen “Dag”, “Werkweek”, “Week”, “Maand”
Terugkerende afspraken maken Klik op Calender Selecteer de dag en dubbelklik op het beginuur de locatie, begin-en eindtijd, Herinnering eventueel instellen ( + tijd) Terugkeerpatroon Opslaan en sluiten
Vul het onderwerp in, knop
Venster Terugkeerpatroon: - Tijdstip afspraak: beginuur, einduur en duur instellen - Type terugkeerpatroon: dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks - Bereik van terugkeerpatroon: Afspraak aanpassen: dubbelklik op de rand Afspraak verwijderen: Selecteren en druk op “delete”
Evenementen maken (afspraken die een hele dag duren) Klik op Calender Selecteer de dag en dubbelklik op het beginuur Vul het onderwerp in, de locatie, “duurt hele dag “ aanvinken, Herinnering eventueel instellen ( + tijd) Opslaan en sluiten
Opleiding Outlook
3
Vergaderverzoeken sturen Klik op “Calender” Bestand Nieuw Vergaderverzoek knop “Aan” vereiste en optionele genodigden ingeven (voorzieningen: bij wie de vergadering doorgaat) Onderwerp en locatie ingeven Begin- en eindtijd ingeven Herinnering instellen Opmerkingenvak: Waarover de vergadering gaat. Knop “Bestand invoegen”: Bestand bijvoegen bij het vergaderverzoek (vb Word-document waarover de vergadering gaat) Tabblad “Beschikbaarheid van genodigden Eigen calender: vergaderverzoek is ingepland. Genodigden krijgen nieuwe mail om antwoord te versturen. Je kan het vergaderverzoek accepteren, weigeren of voorlopig accepteren. Je kan ook nog je eigen agenda raadplegen via de knop “agenda”. Organisator van vergadering: e-mails van personen die geaccepteerd of geweigerd hebben. Agenda: stand van zaken raadplegen via tabblad “Beschikbaarheid van genodigden”
Taken Een taak maken Knop “Taken” (Tasks) knop Nieuwe taak Onderwerp ingeven Eventueel begindatum en eindatum ingeven Eventueel de status ingeven Eventueel de prioriteit van de taak veranderen “% voltooid”: ingeven in hoever de taak voltooid is Eventueel een herinnering ingeven Opmerkingenvak: verder toelichting van de taak Klik op de knop Opslaan en sluiten Klik op de knop Agenda taken overzicht
Een taak bewerken Dubbelklik op de taak
Een taak voltooien Knop Taken RMK op een taak
Markeren als voltooid
Een taak verwijderen Knop Taken RMK op een taak
Opleiding Outlook
Verwijderen
4
Een terugkerende taak maken Knop “Taken” (Tasks) knop Nieuwe taak Alles ingeven Knop Terugkeerpatroon instellen OK opslaan en sluiten Pictogram voor terugkerende taak laten zien Taak markeren als voltooid nieuwe taak bijkrijgen
Een taak maken vanuit een e-mailbericht Klik op PostvakIN Selecteer het e-mailbericht en sleep het naar Taken
Een taak toewijzen aan iemand anders Knop “Taken” (Tasks) knop Nieuwe taak Alles ingeven Knop Taak toewijzen klik op Aan Optie een bijgewerkte kopie van deze taak bewaren in de takenlijst : wijzigingen aangebracht door nieuwe eigenaar zijn ook bij jouw zichtbaar. Optie Mij een statusrapport zenden wanneer deze taak is voltooid: als de taak is voltooid krijg je een rapport. Klik op Verzenden De andere persoon krijgt een nieuw bericht: Taakverzoek Hij kan de taak accepteren of weigeren. Jij krijgt een bericht dat de taak is geaccepteerd of geweigerd. !!!!Diegene waaraan de taak is toegewezen moet eerst de taak voltooien vóór ze te verwijderen. Anders wordt er geen bericht gestuurd dat de taak is afgewerkt naar degene die de taak jou heeft toegewezen!!!!
Notities (in plaats van de gele briefjes met kleine berichtjes op) Een notitie maken Knop Notities (Notes)
knop Nieuwe notitie
tekst typen en sluiten
Verschillende weergaven Beeld Huidige weergave Lijst van notities Beeld Huidige weergave Pictogrammen Knop Grote pictogrammen, Kleine pictogrammen, Lijst
Openbare mappen (agenda, contactpersonen,…) Welke bestaan en waarvoor gebruikt Je kan mappen aanmaken in de openbare map voor volgende doeleinden: • Agenda’s:
Opleiding Outlook
5
•
Contactpersonen:
•
Map met e-mailitems:
Hoe zelf één maken RMK op Alle openbare mappen Nieuwe map Naam: naam geven aan de map Map bevat: kiezen welke gegevens de map moet bevatten Machtigingen instellen: RMK
Eigenschappen
tabblad Machtigingen
Eigen agenda delen met andere personen Gemachtigde(n) instellen: Selecteer “Agenda” RMK Eigenschappen Machtigingen Toevoegen: naam selecteren Rollen: Rol kiezen, eventueel nog manueel aanpassen (vb.Commentator) Agenda weergeven Bestand Openen Ok
Map van andere gebruiker
Naam: naam kiezen
Map: map kiezen
De afwezigheidsassistent instellen (binnenkomende berichten automatisch laten beantwoorden)
Extra Afwezigheidassistent selecteer “Ik ben afwezig” 2 mogelijkheden: - één keer aan elke afzender automatisch een antwoord verzenden met de volgende tekst - Terwijl u afwezig bent worden de volgende regels toegepast op ontvangen berichten:
Persoonlijke mappen maken (Persoonlijke mappen kunnen worden
aangemaakt als de grootte van uw mailbox de maximumgrootte overschrijdt. Deze persoonlijke mappen kunnen bijvoorbeeld op de Home-drive worden aangemaakt.) Bestand Nieuw Bestand met Persoonlijke mappen bestandsnaam geven “Persoonlijke mappen 1” Maken mappen 1” Ok
opslaan op C-schijf , Naam geven: “Persoonlijke
Mails slepen naar “Persoonlijke mappen 1”. Onderliggende mappen maken met e-mails, contactpersonen,… Persoonlijke map sluiten: “Persoonlijke mappen 1” selecteren mappen 1 sluiten” Persoonlijke map openen: Bestand
Openen
RMK
”Persoonlijke
Bestand met persoonlijke mappen
Reservekopie maken op de Home-drive. Programma downloaden op www.microsoft.com/downloads “personal folders backup”
Opleiding Outlook
6
Wizard regels (vb: Binnenkomende e-mailberichten automatisch naar een bepaalde map laten verplaatsen, ook naar een map behorende bij een “persoonlijke map”)
Extra Wizard regels Nieuw Berichten controleren als deze aankomen Volgende “Afkomstig van personen of distributielijst” aanvinken klik op “personen of distributielijst” volgende “verplaats het bericht naar naam map” aanvinken klik op “naam map” klik op een map Ok Volgende Volgende naam geven aan regel voltooien OK
Archiveren Automatisch archiveren Het automatisch archiveren wordt uitgevoerd wanneer outlook wordt gestart. Oude items worden naar een archiefbestand geplaatst en items in de map Verwijderde items worden verwijderd. Sommige mappen worden automatisch gearchiveerd: Agenda, Taken, Verzonden items en Verwijderde items. AutoArchiveren inschakelen: Extra Opties tabblad Overige AutoArchiveren autoArchiveren automatisch inschakelen bij starten van outlook: “Elke” inschakelen “dagen” : om hoeveel dagen autoArchiveren verwittiging bij AutoArchiveren: “Waarschuwen voor AutoArchiveren” inschakelen “Standaard-archiefbestand”: naam van het archiefbestand voor elke map eigenschappen van autoArchiveren instellen. Eigenschappen voor AutoArchiveren instellen voor een map: RMK op map Eigenschappen tabblad Autoarchiveren “Items wissen die ouder zijn dan” selecteren vak Maanden: om de hoeveel maanden de map moet worden gearchiveerd “Oude items verplaatsen naar”: bestand opgeven ofwel “Oude items permanent verwijderen” Gearchiveerde items ophalen: Archiefbestand importeren: De gearchiveerde items komen terug in uw postbus in de oorspronkelijke mappen of u kan de geïmporteerde items ook in een nieuwe map importeren. 1) importeren in de oorspronkelijke mappen: Berstand Importeren en exporteren wizard volgen “Persoonlijke mappen importeren”: “items importeren in dezelfde map” 2) importeren in een nieuwe map: Nieuwe map aanmaken Bestand Importeren en exporteren wizard volgen “Persoonlijke mappen importeren”: “items importeren in de huidige map” Archiefbestand openen: De archiefmap wordt hierdoor aan uw mappenlijst toegevoegd. Bestand Openen Bestand met persoonlijke mappen Manueel archiveren Een map manueel archiveren:
Opleiding Outlook
7
Selecteer de map Bestand Archief 2 mogelijkheden: - alle mappen archiveren volgens de AutoArchiveringsinstellingen: - deze map met alle submappen archiveren: instellingen opgeven
Opleiding Outlook
8
