MENGELOLA KARTU PIUTANG Kartu piutang harus dikelola dengan baik,agar dapat diketahui nama costumer (pelanggan) dan jumlah piutang pada akhir bulan, umur utang, tanggal jatuh temponya serta jumlah penjualannya. Demikian juga dengan kartu utang, untuk mengetahui nama supplier (pemasok/vendor), dan jumlah hutang pada akhir bulan, umur utang, tanggal jatuh temponya serta jumlah pembeliannya.
Membuat kartu piutang Langkah-langkah untuk membuat kartu piutang adalah sebagai berikut : 1.
Klik Command Centre Card File
Gambar 1.31 Command Centre Card File dan Tab Card List
2.
Klik Tab Card List
Gambar 1.32 Jendela Card List 3.
Klik Tab [Costumer]
4.
Klik [New].
Gambar 1.33 Card Information Card Type Customer 5. Ketik Nama Customer. 6. Masukkan data customer sesuai dengan field yang disediakan, untuk pindah dari satu field ke field yang lain gunakan tombol 7. Klik Tab [Selling Details], untuk mengisi syarat pembayaran. Misalnya 2/10, n/30, dan dikenakan denda 1% jika terlambat melunasi piutang atau meebihi 30 hari setelah penjualan. Maka isikan data seperti pada baris atau kotak isian Costomer Terms Information
Gambar 1.34 Tab Selling Details
Keterangan : Sales Layout : Pilih Item (penjualannya berupa barang) A/R Balance (Account Receivable Balance) : Saldo piutang jumlah ini secara default sama dengan Rp.0,00. Jumlah saldo muncul setelah ada pencatatan saldo awal atau transaksi. Income Account : Pilih Sales Payment is Due : Pilih syarat pembayaran, misalnya In a Given # OF Days.
Discount Days : Isi jangka waktu untuk memperoleh potongan dalam contoh ini tidak ada (sesuai dengan permintaan di kasus) Balance Due Days : Isi jangka waktu jatuh tempo dalam contoh ini 30. % Discount for early Payment : Isi % potongan pembayaran yang diberikan, dalam contoh ini tidak ada discount (Sesuai dengan permintaan di kasus) % Monthly Charge for late payment : Isi % denda keterlambatan pembayaran, dalam contoh ini tidak ada (Sesuai dengan permintaan di kasus) Tax code : Pilih kode pajak yang sesuai. Tax ID No : Diisi dengan NPWP Credit Limit : Batas maksimum kredit yang dapat diberikan kepada costumer Kotak periksa Use Customer’s Tax code : Tandai jika untuk menggunakan kode pajak pelanggan. 1. Jika Term, kode pajak dan data lainnya sudah diisi dengan benar. Klik [OK]. 2. Selanjutnya klik [OK], untuk mengakhiri pembuatan satu customer. 3. Untuk membuat kartu customer berikutnya ikuti langkah-langkah 4-9. Setelah semua data customer dimasukkan, hasilnya seperti gambar 1.35 berikut :
Gambar 1.35 Jendela Menu Card List
Saldo Awal Kartu Piutang Awal Adapun langkah-langkah untuk mencatat saldo awal piutang usaha ke dalam tiaptiap kartu Piutang (customer) adalah sebagai berikut : 1. Klik Menu Setup pada baris menu. 2. Sorot Balances. 3. Pilih dan klik Customer Balances, sebagai bantuan, lihat gambar di bawah ini:
Gambar 1.36 Jendela Menu Setup – Balances – Customer Balnces
4. Selanjutnya, keluar jendela Customer Balance seperti terlihat pada gambar 1.37 berikut :
Gambar 1.37 Jendela Customer Balances (untuk mengisi saldo awal Kartu Piutang)
5. Klik Add Sale. 6. Klik dropdown pada baris Customer Detail. 7. Sorot dan klik nama customer yang akan diisi saldo piutangnya. 8. Klik Tab [Use Customer], sehingga kotak dialog Historical Sale ditampilkan. Lihat gambar 1.38 berikut :
Gambar 1.38 Jendela Historical Sale (tempat untuk mencatat saldo awal piutang)
9. Isi kotak Historical Sale sebagai berikut : Gunakan tombol pada keyboard untuk berpindah pada setiap kotak isian. Customer name : diisi/ dipilih nama customer. Term : Periksa syarat pembayaran, koreksi jika belum benar. Invoice # : Isi nomor faktur, atau terima saja nomor yang ada. Date : Isi sesuai dengan tanggal faktur, jika tidak ada datanya, isi tanggal awal periode (dalam kasus ini ditulis 25 November 2009). Customer PO # : Isi dengan nomor order pembelian dari pelanggan. Memo : Isi dengan keterangan atau terime saja yang diberikan program. Tax code : Pilih sesuai dengan jenis pajak (Misalnya PPN,N-T, atau yang lainnya) Yakin sudah benar ? 10.
Klik [Record]
11. Untuk mengisi kartu piutang berikutnya, lakukan langkah-langkah yang sama seperti yang dicontohkan di atas (langkah ke-5 s.d ke-10)
