MENGELOLA KARTU PERSEDIAAN Prosedur untuk mencatat sebuah Item persediaan adalah sebagai berikut : 1. Aktifkan Command Centre Inventory + klik tombol Item List.
Gambar 1.44 Jendela Item List (All Item) untuk membuat nama Item baru
2. Klik [New], keluarlah jendela Item Information. 3. Masukkan kode Item barang, sebaiknya kombinasi huruf dan angka. 4. Masukkan nama Item 5. Tentukan apakah Item tersebut dibeli, kemudian dijual oleh perusahaan dan diadministrasikan sebagai persediaan atau tidak ? Selanjutnya, tentukan akun-akun terkait sebagai tempat menghimpun setiap ada transaksi yang dicatat yang berkaitan dengan Item persediaan. Jika Item ini dibeli, maka tandai kotak periksa I Buy This Item dan pilih atau masukkan akun yang sesuai yaitu Harga Pokok Penjualan atau “Cost of Good Sold” (apabila pencatatan persediaan menggunakan sistem perpetual), dan pilih Pembelian (apabila sistem pencatatan persediaan menggunakan sistem physical). Jika Item ini dijual, maka tandai kotak periksa I Sell This Item dan pilih atau masukkan akun yang sesuai yaitu “Sales–Computer” atau Penjualan. Jika persediaan yang dibeli tidak dijual, maka kotak periksa tidak perlu ditandai (diklik). Jika Item ini disimpan atau dicatat ke dalam akun persediaan, maka tandai kotak periksa I Inventory This Item dan pilih akun aktiva untuk mencatat nilai Item persediaan yaitu Persediaan Barang Dagang atau “Merchandise Inventory”.
Gambar 1.45 Jendela Item Information untuk mengisi data persediaan
6. Jika Item ini dibeli, klik Tab Buying Details, sebagai tempat untuk mencatat data barang yang dibeli. Selanjutnya, isi sesuai dengan data persediaan yang dibeli, sebagai contoh lihat gambar 1.46 berikut :
Gambar 1.46 Jendela Item Information (Buying Details)
Buying Unit of Measure : isi dengan satuan pembelian Item tersebut. Misalnya unit, karton, dan lain-lain. Number of Item per Buying Unit : masukkan angka 1 sebagai satuan Item yang dibeli. Tax code When Bought : pilih PPN (jika pembelian Item ini dikenakan PPN), jika tidak dikenakan PPN pilih N-T (No-Tax), untuk mengakhiri pengisian kode pajak, klik Tab [Use Tax code] Minimun Level for Restocking Alert : isi batas stock minimum, jika kuantitas stock sudah mencapai batas ini, akan diingatkan untuk memesan Item tersebut. Primary Supplier for Recorders : pilih supplier utama atas Item ini. Default Recorder Quantity : masukkan kuantitas pemesanan kembali, namun bilangan ini dapat diganti.
7. Jika Item ini dijual, klik Tab Selling Details, sebagai tempat untuk mencatat data barang yang dijual. Selanjutnya isi sesuai dengan data penjualan persediaan, sebagai contoh lihat gambar 1.47
Gambar 1.47 Jendela Item Information (Selling Details)
Base Selling Price : Isi harga jual yang ditetapkan. Selling unit of Measure : Isi satuan penjualan Item ini (Umumnya sama dengan satuan pada saat pembelian Item ini). Number of Item per Selling Unit : Masukkan jumlah Item dalam satuan penjualan, misalnya 1. Tax code When Sold : pilih PPN (jika penjualan Item ini dikenakan PPN), jika tidak dikenakan PPN pilih N-T (No-Tax) Inclusive/Exclusive (Price are Tax Inclusive) : Jika harga jual sudah termasuk PPN, tandai kotak periksa ini. Calculate Sales Tax on (dasar perhitungan pajak) : Pilih : Actual Selling Price : Dasar perhitungan PPN adalah harga jual Item (gunakan pilihan ini, agar setiap ada perubahan harga jual, PPN akan dihitung secara otomatis dari harga jual terbaru). Base Selling Price : Dasar perhitungan PPN adalah harga jual yang ditetapkan pada waktu mencatat Item ini. Klik [OK]
Saldo Awal Persediaan Barang Untuk mencatat saldo awal tiap-tiap Item persediaan, ikuti langkah-langkah sebagai berikut: 1. Aktifkan Command Centre Inventory, Klik tombol Count Inventory.
Gambar 1.48 Jendela Count Inventory (untuk mengisi kuantitas awal)
2. Masukkan kuantitas awal pada kolom Counted untuk setiap Item yang memiliki persediaan awal. 3. Klik [Adjust Inventory] : Keluar jendela Adjustment Information, yang mengharuskan anda memilih akun untuk menampung nilai persediaan awal barang lihat gambar dibawah ini:
Gambar 1.49 Adjustment Information – Setelah diisi akun merchandise Inventory
4. Klik panah dropdown [Default Adjustment Account] : Keluar jendela Select from list (daftar nama-nama akun), pilih akun Merchandise Inventory. 5. Klik Tab [Continue] sehingga keluar jendela Adjustment Information (Opening Balance Check), yaitu pernyataan tentang hasil pengecekan persediaan barang secara fisik (on hand), apa sudah yakin kebenarannya?
Gambar 1.50 Adjustment Inventory (Opening Balance Check)
6. Klik [Opening Balance] : Jendela Adjust Information ditampilkan. Klik Adjust Balances.
Gambar1.51 Jendela Adjust Information – Adjust Balances.
7. Inventory Journal Number : Masukkan nomor jurnal 8. Date : Masukkan tanggal saldo awal (01/12/2009) 9. Memo : Ketik “Persediaan Awal”atau terima saja Memo yang diberikan MYOB. 10. Masukkan harga beli per unit setiap Item pada kolom Unit Cost. Kolom Amount secara otomatis akan terisi (Quantity*Unit Cost) atau sebaliknya, jika anda tidak mendapatkan data harga per unit, maka anda cukup memasukkan data total harga (Amount), maka harga per unit akan terisi secara otomatis. 11. Klik [Record], Proses untuk mencatatkuantitas Item dan nilai persediaan awal selesai.
Gambar 1.52 Adjust Inventory (Mencatat Persediaan Awal)
