Pertemuan 3 Membuat Bagan Perkiraan (Chart of Account)
Objektif: 1. Mahasiswa dapat mengetahui Komputerisasi Akuntansi, 2. Mahasiswa dapat mengetahui proses komputerisasi akuntansi, keunggulan komputerisasi akuntansi 3. Mahasiswa dapat mengenal Daceasy Accounting 4.3, mengenal tampilan bentuk dari Daceasy Accounting 4.3, mengetahui tombol-tombol yang digunakan dalam Daceasy Accounting 4.3 4. Mahasiswa dapat membuat file perusahaan baru dalam hal ini membuat perusahaan jasa yang kemudian di input ke dalam software Daceasy Accounting 4.3
P3.1. Teori 3.
MEMBUAT BAGAN PERKIRAAN (CHART OF ACCOUNT) Yang dimaksud dengan rekening atau perkiraan (accounts) adalah suatu alat
pencatatan dan sekaligus sebagai komponen yang paling mendasar dalam system akuntansi yang formal, untuk mencatat transaksi keuangan, baik yang menyangkut penambahan atau penurunan dari setiap jenis aktiva, hutang, modal pemilik, penghasilan dan biaya dalam perusahaan Kumpulan dari rekening-rekening ini disebut Buku Besar (ledger). Rekeningrekening dalam buku besar dapat dipisahkan dalam tiga kelompok, yaitu : 1. Rekening-rekening Riil/Nyata (real accounts) adalah kelompok rekening yang pada setiap akhir periode akuntansi akan dipresentasikan di neraca. Itulah sebabnya rekening-rekening ini disebut juga dengan rekening neraca (balance sheet accounts). Yang termasuk rekening nyata adalah rekening-rekening aktiva, rekening-rekening utang dan rekening-rekening modal. 2. Rekening Nominal (nominal accounts) adalah kelompok rekening yang pada setiap akhir periode akutntansi akan dipresentasikan dalam laporan rugi-laba. Oleh karena itu rekening-rekening ini disebut juga dengan rekening laba-rugi (profit or loss accounts). Yang termasuk rekening nominal adalah rekening-rekening penghasilan dan rekening-rekening biaya. 3. Rekening Campuran (mix accounts) adalah rekening-rekening yang saldonya terdiri dari unsur-unsur rekening nyata dan rekening nominal. Guna penyusunan laporan keuangan, maka rekening-rekening seperti ini harus dianalisis dan dipisahkan secara tegas ke rekening nyata dan rekening nominal. Contoh dari rekening campuran adalah Perlengkapan dan Sewa dibayar di muka . DecEasy Accounting menyediakan beberapa contoh struktur bagan perkiraan. Kita harus menentukan apakah ingin menggunakan contoh yang sudah disediakan pada saat melakukan instalasi, kemudian memodifikasi seperlunya, atau membuat sendiri sesuai dengan perkiraan yang kita inginkan. Dalam praktikum PA1 ini kita akan membuat sendiri perkiraan-perkiraan yang di perlukan.
Langkah-langkah menyusun bagan perkiraan (Chart Of Account)
A.
Langkah pertama kita harus menyediakan/menyusun bagan perkiraan berdasarkan
pada persamaan akuntansi yang sederhana sebagai berikut :
Pada saat perusahaan mulai berdiri : AKTIVA = HUTANG + MODAL (awal)
Apabila perusahaan sudah beroprasi : AKTIVA = HUTANG + MODAL + PENGHASILAN – BIAYA
Yang kita gunakan adalah persamaan yang kedua. Masing – masing variabel dalam persamaan itu kita beri kode/nomor perkiraan tertentu, misalnya : AKTIVA HUTANG MODAL PENGHASILAN BIAYA
: : : : :
1 2 3 4 5
Variabel persamaan dan kode perkiraaan tersebut kita turunkan/kembangkan sesuai dengan perkiraan yang digunakan oleh perusahaan, misalnya : AKTIVA AKTIVA LANCAR Kas Di Tangan Kas di Bank
:1 : 11 : 111 : 112
HUTANG HUTANG LANCAR Hutang Dagang Hutang Gaji HUTANG JK PANJANG Hutang Wesel Hutang Obligasi
: : : : : : :
MODAL Modal Rian Modal Dewi
: 3 : 31 : 32
2 21 211 212 22 221 222
PENDAPATAN PENJUALAN Penj. Komp Penj. Jasa BIAYA HPP Komputer
B.
:4 : 41 : 411 : 412 : 5 : 51
Setelah kita susun maka langkah berikutnya adalah menginput accounts yang
telah kita buat pada menu Chart Of Account pada DEA 4.3. Ada 8 tingkatan/level perkiraan. Tetapi tidak semua harus kita buat dan kita pakai, tergantung dari keperluan kita. Pada setiap perkiraan harus kita tentukan Type/tipe, Level/tingkatan, Parent/Induk, dan Group/kelompok dari perkiraan tersebut. Sehingga setelah kita susun, sebagian perkiraan di atas nampak sbb:
Nomor
Nama
Group
Level
Type
1
AKTIVA
Asset
1
General
Aseet
2
General
1
Asset
3
Detail
11
Liabilities
1
General
11
AKTIVA LANCAR
111
Kas Di Tangan
2
HUTANG
Induk
21
HUTANG LANCAR
Liabilities
2
General
2
211
Hutang Dagang
Liabilities
3
Detail
21
Perkiraan yang level satu hampir selalu perkiraan general (general account). Pekiraan general ini mempunyai sub-sub perkiraan baik yang general maupun detail. Saldo yang ada pada perkiraan-perkiraan detail secara otomatis akan diakumulasi ke perkiraan general. Suatu perkiraan yang tidak mempunyai sub perkiraan merupakan suatu perkiraan detail (detail account). Semua aktivitas dalam DecEasy Accounting hanya dilakukan melalui detail account. DecEasy secara otomatis meneruskan aktivitas ini ke general account.
Langkah-langkah membuat bagan perkiraan dengan DEA4.3 1. Akses layar perkiraan dengan memilih menu Edit Account lalu Enter, pada menu utama maka akan tampil sebagai berikut :
2. Masukan informasi perkiraan yang telah kita buat dengan mengisi field-field yang ada pada layar dengan penjelasan sebagai berikut : Number Diisi dengan nomor perkiraan tidak lebih dari 10 karakter, sesuai dengan nomor perkiraan yang telah dibuat. Misalnya perkiraan AKTIVA diberi nomor 1.
Name Diisi dengan nama perkiraan (paling banyak 25 karakter), yang sesuai dengan nomor perkiraannya. Misalnya kalau nomornya 1 diisi dengan AKTIVA.
Type Dalam hal ini ada dua pilihan, yaitu General dan Detail. Kita memilih General kalau perkiraan yang baru kita masukan masih mempunyai sub perkiraan, dan kita harus
memilih Detail apabila perkiraan yang baru kita masukan sudah tidak mempunyai sub perkiraan lagi. Karena perkiraan AKTIVA masih mempunyai sub perkiraan, maka type perkiraan ini adalah General. Level perkiraan menentukan tingkat perkiraan dalam struktur bagan perkiraan. Level ini pasti berada satu tingkat di bawah perkiraan induk (parent account). Untuk perkiraan AKTIVA levelnya adalah 1 (satu), karena dia tidak punya perkiraan yang diatasnya (parent-nya).
Parent Induk perkiraan adalah perkiraan General yang merupakan induk dari perkiraanperkiraan dibawahnya. Perkiraan ini pasti termasuk dalam jenis General dan berada satu tingkat diatas perkiraan Detail. Untuk perkiraan AKTIVA ini tidak mempunyai induk, karena dia sendiri sebagai induk perkiraan dalam tingkat yang paling tinggi.
Group Bila kita membuat atau menambah perkiraan baru level 1, maka kita harus menentukan kelompoknya. Yang dimaksud kelompok perkiraan adalah: Aktiva (Asset),
Kewajiban
(Liability),
Modal
(Capital),
Penghasilan
(Revenue),
Biaya(Expense), dan debit kredit lainnya. Untuk AKTIVA adalah masuk dalam kelompok Assets.
Consolidation Account Bila kita menggunakan DacEasy untuk lebih dari satu perusahaan, kita dapat melakukan konsolidasi saldo perkiraan dalam satu bagan perkiraan. Untuk aktivitas ini DecEasy mengelompokan suatu file ASCII yang dapat mengimportnya dalam satu file lain. File ASCII ini berisi transaksi-transaksi General Ledger yang belum diposting. Apabila kita ingin memasukan suatu bagan perkiraan dalam transaksi konsolidasi, kita tidak perlu mengisikan apapun dalam consolidation field.
Reconsiliable Bank Account Apabila kita merencanakan untuk menggunakan modul Cash, kita perlu menentukan paling tidak satu perkiraan rekonsiliasi, yang akan kita gunakan untuk mencocokan laporan-laporan yang diterima dari bank terhadap aktivitas yang dimasukan dalam DecEasy. Apabila kita sedang menggunakan modul Cash, jawablah Yes dalam field setiap perkiraan bank (misalnya checking dan saving) dalam bagan perkiraan kita. Dalam praktikum PA1 anda hanya menggunakan modul General Ledger dalam mengolah akunatansi keuangan oleh karena itu maka kita isi dengan NO.
Current Field ini berisi saldo berjalan untuk perkiraan yang bersangkutan. Untuk memasukan saldo pada field Current tekanlah F7. Maka akan tampil Sebagai berikut:
Saldo pada account Balanc diisi sebesar nilai yang terdapat dalam neraca pada soal kasus. Perkiraan – perkiraan yng nilainya dinegativekan dalam Account Balance : 1. Perkiraan Akumulasi …… 2. Perkiraan Prive ….. Setelah informasi perkiraan AKTIVA dari perusahaan SIRARANGGE kita masukan dalam Account Information dengan benar, tampilan dalam layar nampak sbb :
3. Untuk memproses pengisian tersebut, tekan F10. Dan untuk keluar dari tampilan ini tampa menyimpanya, tekan ESC.
Mengedit Perkiraan 1. Masukan nomor perkiraan yang akan diedit atau tekan F5 untuk menampilkan bagan perkiraan dalam file LookUp. 2. Guanakan kunci anak panah untuk memilih field yang akan diedit lalu Enter. Setelah muncul account yang akan diedit lalu perbaiki kesalahannya. Untuk memperbaiki nilai saldo kita dapat menekan F7 dan menambahnya atau menguranginya (-) sebesar nilai yang sesuai.
Menghapus Perkiraan 1. Masukan nomor perkiraan yang akan dihapus atau tekan F5 lalu pilih perkiraan yang akan dihapus. 2. Tekan F6 untuk menghapus perkiraan tersebut, yang dapat dihapus hanyalah account yang beType Detail dan bersaldo nol. Jika sarat ini tidak terpenuhi maka muncul sbb:
Verifikasi Perkiraan Setelah kita mengatur dan memasukan perkiraan-perkiraan, maka kita dapat memeriksa kembali apakah accounts yang telah kita input tersebut sudah benar. Langkah-langkahnya sebagai berikut : 1. Pada menu utama pilih menu Reports General Ledger lalu Enter
2. langkah berikutnya pilih Chart Of Account dalam pada layar Reports General Ledger.
3. Tekan F10 untuk menampilakan layar pencetak, yang memerintahkan DecEasy untuk mencetak semua perkiraan dalam laporan.
4. Dalam Report disposition tentukan media pencetakan, apakah dengan printer, layar atau File. (pilih cetak pada Screen lalu tekan F10 untuk menampilakan Report).
1. Bandingkan hasil pencetakan dengan sumber dokumen aslinya. 2. Bila terjadi kesalahan kita harus mengedit dengan cara sebagai mana dijelaskan diatas.
