PENYUSUNAN WORKPLAN & PMP
Bogor / Medan Juni 2014
1
WORKPLAN AND PMP DESIGNING Hari 1 • Diskusi Umum • Ulasan Logframe Hari 2 • Ulasan Workplan & PMP • Timeline, Deliverables, Pelaksana • Budget Hari 3 • Menyusun WP, PMP & Capaian • Baseline, target • Workplan Tahun 1 Hari 4 • Penyesuaian anggaran / cashflow
2
GRANT CYCLE TFCA‐SUMATERA Gap Analysis • Ecosystem • Conservation programs • Program interventions
INTERVENTION GUIDANCE Kebijakan & Kelembagaan: Pengelolaan hutan efektif
Bentang Alam: Restorasi & perlindungan populasi spesies terancam punah
Bentang Alam: Restorasi & perlindungan ekosistem penting
Masyarakat: pemberdayaan sosial ekonomi dan peranserta aktif masyarakat
PRIORITAS KEGIATAN 1) Konservasi bentang alam, 2) Konservasi habitat, 3) Konservasi spesies dan genetik, 4) Pengembangan model‐model pengelolaan sumberdaya alam terbaik seperti pada daerah penyangga, koridor dan kawasan dengan nilai konservasi tinggi, 5) Pengembangan kebijakan konservasi, dan 6) Peningkatan insentif bagi masyarakat dan peran pemerintah daerah dalam konservasi
PRIORITAS KEGIATAN Keberlanjutan • Produktivitas • Kemerataan • Kestabilan • Keberlanjutan
Rencana, PMP & Laporan LOGICAL FRAMEWORK
Rencana Rencana Kerja Tahunan (Work Plan) Jadwal, Hasil yang diharapkan
Kerangka Acuan ttg Hasil yang Ingin Dicapai
Rencana Pemantauan Kinerja (PMP)
LAPORAN ‐Triwulan ‐Tahunan
Target VS Hasil yang sebenranya Dicapai ‐ Kisah sukses/success stories ‐ Hasil Kegiatan ‐ Potensi dan Kendala ‐ Gaps ‐ Rencana tindak lanjut
Logframe, Workplan, PMP, Budget, Cashflow File Excel LF,WP,PMP_ 3tahun Link antar sheet • Logframe Workplan, PMP, Budget, CF • Workplan PMP • Budget Cashflow • Cashflow Workplan
LOGical FRAMEwork Logical Framework Approach (LFA / Logframe) • Alat manajemen dalam mengelola proyek • orientasi tujuan (goal) • Rancangan tujuan, hasil, kegiatan, asumsi • Acuan untuk monev
LOGical FRAMEwork • • • • • • • • • • •
Dampak konservasi (Impact) Komponen intervensi (interventions) Tujuan (Goals) Hasil (Outcomes) Kegiatan (Activities) Luaran (Outputs) Inputs (dana) Sub Kegiatan Indikator (indicators) Alat verifikasi (Verifications) (Analisis) Asumsi dan Resiko (Risk & Assumptions)
WORKPLAN • Alat bantu perencanaan, pengelolaan implementasi, pelaporan dan evaluasi • Rangkaian uraian tujuan (goals) dan proses‐proses yang dirancang bagi suatu tim untuk mencapai tujuan‐tujuan tersebut, termasuk uraian waktu pelaksanaan, anggaran / biaya, luaran (output), indicator dan mitra pelaksana • Rincian tugas khusus dan hal relevan lain yang lebih detail untuk dilakukan
WORKPLAN • Menggariskan kegiatan‐ kegiatan yang akan dilakukan • Merencanakan waktu pelaksanaan • Merencanakan input yang diperlukan • Merencanakan hasil yang ingin dicapai • Merumuskan anggaran
WORKPLAN Substansi • Kegiatan / sub kegiatan • Time line / Jadwal • Luaran / indikator • Target tahunan • Deliverables • Budget • Pelaksana
WORKPLAN Rencana Kegiatan • Kegiatan merupakan jabaran tindakan untuk mencapai tujuan khusus • Sub kegiatan merupakan rincian tahapan kegiatan
WORKPLAN Time line / Jadwal • Per bulan, atau per minggu jika mungkin • Sekuensial (runutan) saling terkait • Milestones pelaporan per triwulan
WORKPLAN Time line / Jadwal
WORKPLAN Budget • Per bulan, atau per minggu jika mungkin • Sekuensial (runutan) saling terkait • Milestones pelaporan per triwulan
WORKPLAN Budget • Link dengan sheet budget • Rincian pada sub kegiatan • Sub kegiatan kegiatan
WORKPLAN Budget • Link dengan sheet budget & cashflow • Sub kegiatan kegiatan komponen
WORKPLAN Indikator Kuantitatif • Luas hutan (ha) • Persentase (%) • Jumlah orang, jumlah lembaga terlatih • Jumlah kebijakan • Produksi per ha
Indikator Kualitatif • Kualitas hasil • Hasil penguatan kelembagaan • Reformasi, produk kebijakan versus implementasi • Kesepahaman, kerjasama • Kasukan untuk tata ruang atau perbaikn kebijakan • Legalitas sebuah lembaga, keputusan atau sistem • Penerapan BMP • Hasil fasilitasi, melibatkan, melatih
WORKPLAN Deliverables • Data • Dokumen • Laporan • Modul • Panduan • Naskah Kerja sama • Liputan media
WORKPLAN Pelaksana / Mitra • Penanggung jawab & pelaksana setiap kegiatan/subkegiatan di dalam konsorsium • Mitra pendukung pelaksanaan kegiatan
PERFORMANCE MONITORING PLAN Monitoring • Alat untuk mengukur dan mendokumentasikan kemajuan capaian pelaksanaan suatu program atau proyek • Kegiatan pengumpulan informasi secara periodik untuk memastikan apakah suatu kegiatan sudah dilaksanakan sesuai dengan rencana.
PERFORMANCE MONITORING PLAN Monitoring • Mengetahui kemajuan dan perkembangan capaian dibandingkan dengan rencana kegiatan • Alat pengendalian kegiatan berjalan pada garis yang disepakati • Sarana dokumentasi proses, media belajar
PERFORMANCE MONITORING PLAN PMP • Perencanaan untuk pengukuran terhadap substansi kegiatan maupun keuangannya dan dilakukan mulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan kegiatan, sampai akhir pelaksanaan kegiatan •
PERFORMANCE MONITORING PLAN • Memastikan capaian kegiatan dan kesesuaiannya dengan luaran dan indikator yang ditetapkan • Membantu dalam pelaporan
PERFORMANCE MONITORING PLAN Baseline vs Target • Baseline merupakan nilai suatu indikator kinerja sebelum suatu kegiatan dilaksanakan • Target merupakan tingkat hasil tertentu yang direncanakan untuk dapat tercapai pada periode waktu tertentu
PERFORMANCE MONITORING PLAN Baseline • Data dasar sebelum • Acuan pengukuran kinerja (pencapaian luaran dan hasil) • Identifikasi tingkat perubahan
125.000 ha (TNWK 50.000 ha, TNBBS 75.000 ha 0 ha
0 ha
PERFORMANCE MONITORING PLAN Kriteria Baseline • Data dasar tersedia • Data dasar harus dikumpulkan • Data dasar tidak tersedia / nol • Data sekunder • Data primer
125.000 ha (TNWK 50.000 ha, TNBBS 75.000 ha 0 ha
0 ha
PERFORMANCE MONITORING PLAN Target • Hasil / ukuran tertentu • Periode waktu tertentu • Uraian / bagian luaran / indikator program / proyek • Penanda pelaksana proyek
PERFORMANCE MONITORING PLAN Kriteria Target • Realistik, Berdasar bukti, ambisius • Menjadi acuan bagi staf, mitra dan para pihak terlibat dalam mengukur (benchmarking) kemajuan dalam pencapaian luaran / hasil. • Dimasukkan dalam perencanaan kerja (workplan), perencanaan sumber daya (inputs)
PERFORMANCE MONITORING PLAN Penentuan Target • Rekam jejak kegiatan terdahulu • Proyeksi masa depan • Merencanakan target di akhir program, lalu rencanakan tahapan pencapaian target berdasar baseline dan catatan / rekam jejak
PERFORMANCE MONITORING PLAN Pengisian Baseline vs Target
117.000 ha 167.000ha (TNWK 50.000 ha, (70.000 + TNBBS 67.000 ha 97.000)
0 ha
Pembibitan 10.000 bibit,
0 ha
Pembibitan 10.000 bibit,
267.000ha (120.000 + 147.000)
317.000ha (150.000 + 167.000)
Penanaman 30 ha , perawatan 30 ha
Penanaman 20 ha, perawatan 50 ha
Penanaman 30 ha , perawatan 30 ha
Penanaman 20 ha, perawatan 50 ha
PELAPORAN Laporan Program Laporan Triwulanan • Laporan Triwulan • Laporan Triwulanan (narasi) • Laporan Keuangan • Matriks Capaian • Laporan Tahunan Berjangka • Laporan Akhir Program • Produk: laporan kegiatan, laporan kajian, modul / Laporan Tahunan materi pelatihan • Laporan Tahunan (narasi) • dll • Matriks PMP
PELAPORAN • Progressive • Kumulatif • Hasil tingkat proyek: detail, komplet sesuai dengan rencana kegiatan dan sub kegiatan • Hasil kegiatan utama versus pendukung • Gambaran besar hasil proyek (executive/success stories/highlights versus technical results) • Menggambarkan hasil secara kuantitatif • Menjelaskan ketercapaian Output dan Outcome
PERFORMANCE MONITORING PLAN Laporan Triwulanan: Matriks Capaian Berjangka Triwulanan
PERFORMANCE MONITORING PLAN Laporan Tahunan: Matriks Annual Performance Monitoring Plan
TROPICAL FOREST CONSERVATION ACTION FOR SUMATERA
ADMINISTRATOR: YAYASAN KEANEKARAGAMAN HAYATI INDONESIA
Jl. Bangka VIII no. 3B Pela Mampang Jakarta 12720 T: 719 9953 F: 719 9962 www.tfcasumatera.org
