Manual Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai
Unit Jaminan Mutu Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya Malang 2013
Manual Prosedur Pengendalian Produk Yang Tidak Sesuai Unit Jaminan Mutu Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya
Kode Dokumen Revisi Tanggal
: 01003 07002 : 3 : 16 Januari 2013 Ketua Unit Jaminan Mutu
Diajukan oleh
: Dhita Morita Ikasari, STP, MP
Manager Representative Dikendalikan oleh
: Dr. Ir. Panji Deoranto, MP Ketua Jurusan TIP
Disetujui oleh
: Dr. Ir. Nur Hidayat, MP
i
Daftar Isi
Tujuan……………………………………………………………………………………………………….1 Ruang Lingkup……………………………………………………………………………………………1 Definisi……………………………………………………………………………………………………….1 Rujukan………………………………………………………………………………………………………1 Garis Besar Prosedur……………………………………………………………………………………1 Bagan Alir…………………………………………………………………………………………………..3 Lampiran…………………………………………………………………………………………………….4 1. Daftar Revisi Dokumen Pengendalian Produk Tidak Sesuai…………………..4 2. Daftar Distribusi Dokumen Pengendalian Produk Tidak Sesuai……………..5
ii
Tujuan Menetapkan dan memelihara sistem pengendalian produk yang tidak sesuai pada semua tahapan proses pelaksanaan bisnis proses Jurusan, yang meliputi bidang Tri Dharma Perguruan Tinggi.
Ruang Lingkup Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai diterapkan terhadap semua jenis produk dan material yang tidak sesuai pada saat realisasi Tri Dharma di UB di Jurusan TIP-FTP Universitas Brawijaya.
Definisi 1. Produk Jurusan adalah layanan pendidikan dimana dalam prosesnya terjadi peningkatan nilai (creating value) sesuai dengan manual mutu 2. Produk tidak sesuai adalah layanan di jurusan TIP FTP UB yang tidak memenuhi persyaratan Tri Dharma dan kepuasan pelanggan yang diprasyaratkan di manual mutu 3. Management Representative (MR) adalah seseorang yang bertugas : Memantau semua proses yang terkait sistem manajemen mutu (SMM) dengan pihak internal dan eksternal sehingga kegiatan terlaksana serta terpelihara Merencanakan dan mengkoordinasi jadwal rutin tinjauan manajemen, audit internal serta perbaikan SMM UB Mengkoordinasi pengelolaan dokumen, rekaman dan sumberdaya di lingkungan UB Membantu Top Management merencanakan, merumuskan, memantau harapan kepuasan pelanggan dan feedback pelanggan lainnya Memantau dan melaporkan ketercapaian indikator sasaran mutu minimal dua kali setiap tahun 4. Penanggung Jawab Dokumen Mutu adalah :
Penanggung Jawab Dokumen yang bertanggung jawab terhadap pengendalian penerapan prosedur ini, menyetujui dan berwenang menanggapi laporan produk yang tidak sesuai Koordinator Bidang yang bertanggung jawab untuk memelihara semua laporan ketidak sesuaian. Koordinator Bidang yang bertanggung jawab untuk kejelasan status produk setelah membicarakan dengan Koordinator Bidang yang lain.
Rujukan 1. Manual Mutu Jurusan TIP
2. Dokumen Mutu di Jurusan
1
Garis Besar Prosedur 1. Ketua Jurusan menerima keluhan dan masukan dari pelanggan mengenai produk jurusan TIP UB yang tidak sesuai. 2. Keluhan pelanggan bisa dilakukan melalui kotak suara pelayanan dan email ke jurusan TIP yang hasilnya akan langsung diterima oleh Tim Website TIP. 3. Ketua Jurusan mendiskusikan keluhan pelanggan bersama Sekretaris Jurusan sebagai Manager Representative (MR) dan Penanggung Jawab Bidang Dokumen terkait dan menyusun analisis terhadap keluhan. 4. Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan dan Penanggung Jawab Dokumen terkait mencari dan menganalisa akar masalah yang menyebabkan keluhan. 5. Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan dan Penanggung Jawab Dokumen terkait mencari dan merumuskan alternatif solusi untuk mengatasi akar masalah. 6. Ketua Jurusan didampingi Sekretaris Jurusan
dan Penanggung Jawab
Dokumen terkait mendiskusikan rumusan alternatif solusi dalam Notulen rapat.
2
Bagan Alir Mulai
Ketua Jurusan
Menerima & Klarifikasi Ketidaksesuaian Melalui Rapat Rutin (1 hari)
Ketua & Sekretaris Jurusan Penanggungjawab Jurusan
Mendiskusikan Informasi Ketidaksesuaian, Melakukan Kajian & Rumusan Solusi (1 hari)
Ketua & Sekretaris Jurusan Penanggungjawab Jurusan
Melakukan Tindakan Perbaikan (Sesuai Rumusan)
Ketua & Sekretaris Jurusan Penanggungjawab Jurusan
Melakukan Verifikasi Terhadap Perbaikan Ketidaksesuaian (1 hari)
Ketua & Sekretaris Jurusan Penanggungjawab Jurusan
Merekam Informasi Ketidaksesuaian Beserta Rumusan Solusi & Status Tindakan Perbaikan yang Telah Dilakukan (1 hari)
Selesai
3
Verifikasi Perbaikan Ketidaksesuaian
Lampiran 1. Daftar Revisi Dokumen Pengendalian Produk Tidak Sesuai Revisi ke-0
: 8 Juni 2011 01003 06002 Disiapkan oleh : Manager Representative Disahkan oleh : Ketua Jurusan
Revisi ke-1
: 23 September 2011 Perubahan pada Tim UJM
Revisi ke-2
: 30 Maret 2012 Perubahan kode : 01003 07002 Penambahan prosedur
Revisi ke-3
: 16 Januari 2013 Perubahan pada format
2. Daftar Distribusi Dokumen Pengendalian Produk Tidak Sesuai Salinan
Revisi
Penerima
Dokumen
Salinan 1
3
Ketua Jurusan
Terkendali
Salinan 2 dan asli
3
Manager Representative
Terkendali
Salinan 3
3
Ketua UJM
Terkendali
Salinan 4
3
Administrasi Jurusan
Terkendali
Salinan 5
3
Ketua Laboratorium
Terkendali
Salinan 6
3
Dosen
Terkendali
4
