MANUÁL CLUBSPIRE 2012

MANUÁL CLUBSPIRE 2012 DOKUMENTACE K INFORMAČNÍMU SYSTÉMU CLUBSPIRE

Autor: INSPIRE CZ s.r.o., Mariánské nám.1, Brno Kontakt: www.clubspire.com, [email protected], 541 210 488 Technická podpora: servis.clubspire.com, [email protected], 733 127 577 Datum:

12. září 2012

Obsah 1 Úvod 1.1 Co je to Clubspire? . . 1.2 Struktura systému . . 1.3 Přihlášení do systému 1.4 Uživatelské prostředí .

. . . .

10 10 10 11 11

2 Slovníček pojmů 2.1 Často používané pojmy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2 Zákazníci a uživatelé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.3 Deposit a promo kredit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

13 13 14 15

3 Instalace CLUBSPIRE 3.1 Co je nutné před instalací vědět . 3.2 Minimální hardwarové požadavky 3.3 Instalace CLUBSPIRE serveru . 3.4 Instalace CLUBSPIRE klienta . . 3.5 Instalace webového klienta . . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

. . . . .

16 16 16 17 17 17

4 Nastavení systému CLUBSPIRE 4.1 Nastavení skladu . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.1.1 Zboží v CLUBSPIRE . . . . . . . . . . 4.1.2 Správa skladu . . . . . . . . . . . . . . . 4.1.2.1 Přidání nové kategorie zboží . 4.1.2.2 Přidání nové položky zboží . . 4.1.2.3 Nastavení cen . . . . . . . . . 4.1.2.4 Skladové jednotky . . . . . . . 4.1.2.5 Ceník . . . . . . . . . . . . . . 4.1.3 Vytvoření a nastavení dalších skladů . . 4.1.3.1 Vytvoření dalšího skladu . . . 4.1.3.2 Kopírování skladové struktury 4.2 Vytvoření činností . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2.1 Co je to činnost . . . . . . . . . . . . . . 4.2.2 Vytvoření činnosti . . . . . . . . . . . . 4.2.2.1 Navazující činnost . . . . . . . 4.3 Objekty a areály . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3.1 Přidání objektu . . . . . . . . . . . . . . 4.3.2 Nastavení otvírací doby objektu . . . . 4.4 Nastavení golfové verze sytému CLUBSPIRE . 4.4.1 Evidence golfových klubů . . . . . . . . 4.4.2 Golfové turnaje . . . . . . . . . . . . . . 4.4.3 GOLFCUT . . . . . . . . . . . . . . . . 4.4.4 Vydavač míčků . . . . . . . . . . . . . . 4.4.4.1 Nastavení zařízení Gnome232: 4.4.4.2 Nastavení zařízení Quido 4x4: 4.4.4.3 Definování vstupů . . . . . . . 4.4.4.4 Vytvoření vstupů . . . . . . . . 4.4.4.5 Vytvoření podmínek . . . . . . 4.4.4.6 Vytvoření akcí . . . . . . . . . 4.4.5 Atributy zákazníka používané pro golf . 4.4.6 Golfové skupiny . . . . . . . . . . . . . . 4.4.7 Green Fee . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.4.7.1 Nastavení Green Fee . . . . . . 4.4.7.2 Tisk Green Fee . . . . . . . . . 4.4.8 Výpočet hracího HCP . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

18 18 18 18 19 19 21 21 21 21 21 23 24 24 24 26 27 28 29 30 30 31 31 32 32 32 33 33 34 35 35 35 36 36 36 36

. . . . . . . k instalaci . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2

OBSAH 4.4.8.1 Nastavení parametrů odpališť . . . . . . . . . . . . . Konzumační karta (konzumka) . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.4.9.1 Nastavení konzumačních karet . . . . . . . . . . . . 4.4.9.2 Tisk konzumační karty, přehled konzumačních karet 4.4.10 Přehled vytížení podle golfových klubů . . . . . . . . . . . . . Nastavení uživatelského rozhraní . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.5.1 Správa podzáložek (záložka Rezervace) . . . . . . . . . . . . . 4.5.2 Přidání nové podzáložky . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.5.2.1 Základní nastavení . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.5.2.2 Objekty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.5.3 Nastavení uživatelského rozhraní uživatelské skupině . . . . . Nastavení pokladen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.6.1 Nastavení plateb . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Nastavení čtecích zařízení (čteček karet, čárových kódů) . . . . . . . Nastavení číselných řad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.8.1 Editace číselné řady . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Nastavení tiskáren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Nastavení kontaktních údajů a loga centra . . . . . . . . . . . . . . . 4.10.1 Nastavení loga sportovního centra . . . . . . . . . . . . . . . Nastavení webového klienta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.11.1 Vytvoření aktualit v on-line rezervacích . . . . . . . . . . . . 4.11.2 Nastavení omezení on-line rezervací . . . . . . . . . . . . . . . 4.11.3 Nastavení parametrů pro odesílání e-mailů . . . . . . . . . . . 4.11.4 Rošiřující nastavení on-line rezervací . . . . . . . . . . . . . . Nastavení šablon v poznámkách . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Nastavení rezervací . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.13.1 Omezení webových rezervací . . . . . . . . . . . . . . . . . . Nastavení zabezpečení . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Nastavení omezení finančních přehledů . . . . . . . . . . . . . . . . . Rozšiřující moduly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.16.1 Nastavení rozšiřujících modulů . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.16.1.1 Zákaznické skupiny - členství . . . . . . . . . . . . . 4.16.1.2 Deposit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.16.1.3 Karty a identifikátory (tokeny) . . . . . . . . . . . . 4.16.1.4 Voucher . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.16.1.5 Styly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.16.1.6 Podpora pro euro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.16.1.7 Storno poplatky . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.16.1.8 Firemní členství (firemní zákazníci) . . . . . . . . . 4.16.1.9 Platby za členství . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.16.1.10 Email . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.16.1.11 Promo kredit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.16.1.12 Ovládání objektů . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.16.1.13 Ovládání vstupů . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.16.1.14 E-platby (online platby kartou) . . . . . . . . . . . . 4.16.1.15 Náhradníci . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.16.1.16 Vzdálený nákup zboží . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.16.1.17 Permanentky . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.16.1.18 Dokumenty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.16.1.19 Účtenky pro kategorie zboží . . . . . . . . . . . . . 4.4.9

4.5

4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11

4.12 4.13 4.14 4.15 4.16

5 Běžný provoz v CLUBSPIRE 5.1 Rezervace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.1.1 Jednorázové rezervace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.1.1.1 Vytvoření jednorázové rezervace podle sportoviště 5.1.1.2 Vytvoření jednorázové rezervace z karty zákazníka 5.1.2 Hromadné rezervace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.1.2.1 Vytvoření hromadné rezervace . . . . . . . . . . . 5.1.2.2 Prohlížení hromadných rezervací . . . . . . . . . . 3

. . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

36 37 37 37 38 38 38 38 38 39 39 40 41 42 43 43 44 44 45 45 45 46 46 46 47 48 49 50 50 51 53 53 55 58 60 61 61 61 63 65 67 70 70 72 73 74 75 76 78 79

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

81 81 81 81 82 83 83 86

OBSAH

5.1.3

5.2

5.3

5.4

5.5

Rezervace navazující činnosti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.1.3.1 Vytvoření rezervace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.1.4 Blokace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.1.4.1 Vytvoření blokace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.1.4.2 Změna blokace na rezervaci (sportovní turnaje) . . . . . . . . . . . . . . . 5.1.5 Náhradnické rezervace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.1.5.1 Přehled náhradnických rezervací . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Odbavení zákazníka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2.1 Vyhledání zákazníka, zobrazení základních informací o zákazníkovi, otevření účtu zákazníka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2.2 Zákazník s rezervací . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2.3 Odbavení rezervace z prodejního portálu GolfCut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2.4 Zákazník bez rezervace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2.5 Přímý vstup bez rezervace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2.6 Přímý vstup do objektu s přesnou evidencí času . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2.7 Rezervace náhradníka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2.8 Prodej další rezervace na jeden účet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2.9 Prodej členství . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2.10 Prodej depositu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2.11 Prodej permanentky . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2.12 Čerpání z permanentky . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2.13 Prodej voucheru . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2.14 Tisk Green Fee . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2.15 Tisk konzumační karty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2.15.1 Přehled konzumačních karet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2.16 Vydání karty zákazníkovi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2.16.1 Vydání členské karty zákazníkovi (i s prodejem členství) . . . . . . . . . . 5.2.16.2 Přiřazení tokenu existujícímu zákazníkovi bez prodeje členství . . . . . . 5.2.16.3 Přiřazení tokenu k otevřenému účtu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2.17 Prodej zboží ze skladu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2.18 Účet a jeho zaplacení . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pokladna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.3.1 Účty a platba účtu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.3.1.1 Přehled otevřených účtů . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.3.1.2 Platba účtu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.3.2 Storno zaplaceného účtu, odstranění účtu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.3.3 Přehled účtů . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.3.4 Pokladní kniha . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.3.5 Výběr z pokladny . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.3.6 Otevření pokladny . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.3.7 Uzávěrka denní tržby . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.3.8 Uzavření pokladny . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.3.9 Cizí měny . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Zákazníci . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.4.1 Vyhledání zákazníka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.4.2 Nabídka akcí dostupná v seznamu zákazníků . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.4.3 Panel Zákazník . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.4.4 Karta zákazníka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.4.4.1 Importování údajů o zákazníkovi z ČGF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.4.4.2 Nastavení fotografie zákazníka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Sklad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.5.1 Příjem zboží . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.5.1.1 Přehled příjemek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.5.2 Výdej zboží . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.5.2.1 Přehled výdejek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.5.3 Převod zboží . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.5.3.1 Přehled převodek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.5.4 Regleta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.5.5 Inventura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

86 86 87 87 88 89 90 90 90 91 92 93 93 94 94 95 95 96 97 97 98 99 99 99 100 100 101 102 103 105 105 105 106 106 110 112 112 112 113 114 114 115 116 116 116 117 120 121 121 122 122 123 123 124 124 125 126 126

OBSAH

5.6 5.7 5.8 5.9

5.10 5.11 5.12

5.13

5.14

5.5.5.1 Přehled inventur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.5.6 Tisky přehledů zásob . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Identifikační karty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Zákaznické skupiny a členství . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Deposit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Voucher . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.9.1 Použití voucheru při platbě . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.9.1.1 Přehled voucherů . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Podpora pro Euro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Storno poplatky . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Firemní členství (firemní zákazníci) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.12.1 Vytvoření nového firemního zákazníka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.12.2 Přiřazení tokenů (karet) k dané firmě . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.12.3 Nákup depositu pro firemního zákazníka a jeho rozdělení mezi jednotlivé karty . . Ovládání objektů . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.13.1 Ruční spouštění (vypínání) ovládaných zařízení (světel na kurtech, solárií, vířivek, apod.) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tipy a triky . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.14.1 Zobrazení nápovědy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.14.2 Nezobrazení požadovaného panelu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.14.3 Nejde vytvořit rezervace kliknutím na časovou osu sportoviště . . . . . . . . . . . . 5.14.4 Po kliknutí na rezervaci se mi nezobrazí informace o rezervaci . . . . . . . . . . . . 5.14.5 Při vytváření rezervace hlásí systém konflikt s existující rezervací . . . . . . . . . .

6 Vyhodnocení provozu sportovního centra 6.1 Přehledy vytížení . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.1.1 Přehled vytížení objektů . . . . . . . . . . 6.1.1.1 Práce s grafem vytížení objektů 6.1.2 Vyhodnocení návštěvnosti . . . . . . . . . 6.1.3 Týdenní přehled . . . . . . . . . . . . . . 6.1.4 Analýza vytížení za období . . . . . . . . 6.1.5 Přehled hromadných rezervací . . . . . . . 6.1.6 Přehled náhradnických rezervací . . . . . 6.1.7 Přehled čekajících storno poplatků . . . . 6.2 Skladové přehledy . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.2.1 Inventura . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.2.2 Přehled inventur . . . . . . . . . . . . . . 6.3 Přehledy tržeb . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.3.1 Přehled tržeb . . . . . . . . . . . . . . . . 6.3.2 Přehled tržeb za obsluhu . . . . . . . . . . 6.3.3 Přehled tržeb za měsíc . . . . . . . . . . . 6.3.4 Přehled tržeb dle kategorií . . . . . . . . . 6.3.5 Přehled tržeb dle zákazníka . . . . . . . . 6.3.6 Přehled e-plateb . . . . . . . . . . . . . . 6.3.7 Vyhodnocení prodeje . . . . . . . . . . . . 6.3.8 Hotovostní platby poukázkou . . . . . . . 6.3.9 Přehled plateb za členství . . . . . . . . . 6.4 Přehledy zákazníků, přehledy pro golfové kluby . 6.4.1 Přehled zákazníků . . . . . . . . . . . . . 6.4.2 Přehled členství . . . . . . . . . . . . . . . 6.4.3 Přehled voucherů . . . . . . . . . . . . . . 6.4.4 Přehled vytížení podle golfových klubů . . 6.5 Přehledy permanentek . . . . . . . . . . . . . . . 6.5.1 Přehled čerpání z permanentek . . . . . . 6.5.2 Přehled nerealizovaných permanentek . . 6.6 Přehledy týkající se depositu . . . . . . . . . . . 6.6.1 Přehled složení a čerpání depositu . . . . 6.6.2 Sestava depositu . . . . . . . . . . . . . . 6.6.3 Historie depositu . . . . . . . . . . . . . . 5

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

127 127 128 128 128 128 128 129 129 130 130 130 131 132 133 133 133 133 134 134 134 134 135 135 135 137 137 139 140 141 142 143 143 143 144 144 145 147 147 147 148 148 148 149 149 149 149 149 150 150 151 151 151 152 152 152 152

OBSAH

7 Příklady počáteční konfigurace 7.1 Po prvním spuštění CLUBSPIRE 7.2 Nastavení pokladen . . . . . . . . 7.3 Nastavení skladu . . . . . . . . . 7.4 Vytvoření činností . . . . . . . . 7.5 Definování objektů a areálů . . . 7.6 Nastavení uživatelského rozhraní

klienta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

. . . . . .

153 153 153 154 154 158 159

8 Přístupová práva v CLUBSPIRE 160 8.1 Přístupová práva v CLUBSPIRE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160 8.2 Seznam přístupových práv . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160 8.3 Práva potřebná pro zobrazování jednotlivých položek menu . . . . . . . . . . . . . . . . . 173 9 Rozšiřující modul CLUBSPIRE Touch 9.1 CLUBSPIRE Touch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9.1.1 Nastavení CLUBSPIRE Touch katalogu . . . . . . . . . . . 9.1.1.1 Vytvoření, smazání a editace kategorie zboží . . . 9.1.1.2 Přidání, smazání a editace zboží v Touch katalogu 9.1.2 Nastavení stolů pro CLUBSPIRE Touch . . . . . . . . . . . 9.1.2.1 Vytvoření, smazání a editace stolů . . . . . . . . . 9.1.3 Ovládání Touch rozhraní . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9.1.4 Typy plateb . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

181 181 181 181 182 183 184 185 190

10 Orientace ve webovém klientovi CLUBSPIRE 194 10.1 Základní orientace v online rezervačním systému . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194 10.2 Nepřihlášený uživatel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194 10.3 Přihlášený uživatel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195

6

Seznam obrázků 1 Úvod 1.1 Struktura CLUBSPIRE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2 Přihlašovací okno . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.3 Uživatelské prostředí CLUBSPIRE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

11 11 12

4 Nastavení systému CLUBSPIRE 4.1 Evidence zboží v CLUBSPIRE . . . . . . . . . 4.2 Nastavení cen zboží . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3 Vytvoření nového skladu . . . . . . . . . . . . . 4.4 Záložka nově vytvořeného skladu . . . . . . . . 4.5 Kopírování skladové struktury . . . . . . . . . . 4.6 Činnosti v CLUBSPIRE . . . . . . . . . . . . . 4.7 Výběr navazující činnosti . . . . . . . . . . . . 4.8 Objekty a areály v CLUBSPIRE . . . . . . . . 4.9 Nastavení rezervací . . . . . . . . . . . . . . . . 4.10 Otevírací doba objektu . . . . . . . . . . . . . . 4.11 Definování vstupů . . . . . . . . . . . . . . . . 4.12 Nastavení depositu . . . . . . . . . . . . . . . . 4.13 Nastavení odpališť . . . . . . . . . . . . . . . . 4.14 Nastavení záložky . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.15 Nastavení pokladen . . . . . . . . . . . . . . . . 4.16 Nastavení parametrů plateb . . . . . . . . . . . 4.17 Textový editor pro vytváření šablon . . . . . . 4.18 Nastavení šablon . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.19 Omezení webových rezervací . . . . . . . . . . . 4.20 Časová osa pro výběr skupin zákazníků . . . . . 4.21 Omezení finančních přehledů . . . . . . . . . . 4.22 Nastavení depositu . . . . . . . . . . . . . . . . 4.23 Karty a klíčenky . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.24 Storno poplatky . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.25 Firemní zákazník . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.26 Prodloužení členství dle bankovního výpisu . . 4.27 Automatické emaily . . . . . . . . . . . . . . . 4.28 Automatické spouštění objektů . . . . . . . . . 4.29 Nastavení náhradníků . . . . . . . . . . . . . . 4.30 Přidání náhradníka . . . . . . . . . . . . . . . . 4.31 Nastavení permanentek . . . . . . . . . . . . . 4.32 Nastavení činností u permanentek . . . . . . . 4.33 Nákup permanentky . . . . . . . . . . . . . . . 4.34 Záložka Dokumenty . . . . . . . . . . . . . . . 4.35 Připojení dokumentu . . . . . . . . . . . . . . . 4.36 Nastavení modulu účtenky pro kategorie zboží

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

19 20 22 23 24 25 27 28 29 30 33 36 37 39 41 42 47 48 49 49 51 56 59 62 65 66 69 71 74 75 77 77 78 78 79 80

5 Běžný provoz v CLUBSPIRE 5.1 Vytváření rezervace ze sportoviště . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2 Vytvoření rezervace z karty zákazníka . . . . . . . . . . . . . 5.3 První dva kroky vytváření hromadné rezervace . . . . . . . . 5.4 Výběr termínů hromadné rezervace . . . . . . . . . . . . . . . 5.5 Přehled jednotlivých termínů hromadné rezervace . . . . . . . 5.6 Seznam konfliktních rezervací . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.7 Přehled jednotlivých rezervací patřících k hromadné rezervaci

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

82 83 83 84 85 85 86

7

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

SEZNAM OBRÁZKŮ

5.8 5.9 5.10 5.11 5.12 5.13 5.14 5.15 5.16 5.17 5.18 5.19 5.20 5.21 5.22 5.23 5.24 5.25 5.26 5.27 5.28 5.29 5.30 5.31 5.32 5.33 5.34 5.35 5.36 5.37 5.38 5.39 5.40 5.41 5.42 5.43 5.44 5.45 5.46 5.47 5.48 5.49 5.50 5.51 5.52 5.53 5.54 5.55 5.56 5.57 5.58 5.59 5.60 5.61 5.62 5.63 5.64

Navazující činnost . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vytvoření blokace, blokace na časové ose . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vytváření rezervací z blokace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Nastavení náhradníků . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Přidání náhradníka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Seznam zákazníků . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Panel zákazník . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Odbavení zákazníka s rezervací . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Přidání rezervace na účet zákazníka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rezervace z portálu GolfCut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Přímý vstup bez rezervace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Přiřazení tokenu ke vstupu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ruční uzavření vstupu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Přidání náhradníka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Prodej členství zákazníkovi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Prodej depositu zákazníkovi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Nákup permanentky . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Platba permanentkou . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tisk voucheru . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Konzumační karta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vydání karty zákazníkovi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Přiřazení klíčenky . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Přidání klíčenky zákazníkovi v kartě zákazníka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Zobrazení seznamu tokenů v panelu Zákazník . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Přiřazení tokenu k otevřenému účtu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Přidání zboží na účet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Přidání položky ze skladu na účet zákazníka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Přehled otevřených účtů . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Platba účtu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Částečná úhrada - 1. krok . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Částečná úhrada - 2. krok . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Částečná úhrada - 3. krok . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Po výběru tokenu se vám zobrazí účet, na nějž jste položky původního účtu převáděli . . Po výběru zákazníka se vám zobrazí jeho účet a budou na něm položky, které jste převedli z původního účtu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Po částečné úhradě vybraných položek na jiném účtu, se vám zobrazí původní účet (již bez položek, které byly převedeny jinam) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Stornování účtu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Smazání účtu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Přehled účtů . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pokladní kniha . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Výběr z pokladny . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Panel Tisk výdajového pokladního dokladu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Otevření pokladny . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Uzávěrka denní tržby . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Uzavření pokladny . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Panel Tisk odvodu hotovosti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Přepočet měn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Seznam zákazníků . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Panel Zákazník . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Záložka Poznámka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vytvoření poznámky . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Karta zákazníka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Evidence zboží . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Příjemka zboží . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Výdejka zboží . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Převod zboží . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Nastavení parametrů reglety . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Inventura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

87 88 88 89 89 90 91 92 92 93 93 94 94 95 96 97 97 97 98 99 101 101 102 102 103 104 105 106 107 108 109 109 109 110 110 111 111 112 112 113 113 114 114 115 115 116 116 117 119 119 121 122 123 124 125 126 127

SEZNAM OBRÁZKŮ

5.65 5.66 5.67 5.68 5.69 5.70 5.71 5.72

Platba voucherem . . . . . Přehled voucherů . . . . . . Nová firma . . . . . . . . . Vytvořená firma . . . . . . . Přiřazení tokenů (karet) . . Nákup depositu . . . . . . . Přehled firmy . . . . . . . . Manuální ovládání objektů

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

128 129 130 131 131 132 133 133

6 Vyhodnocení provozu sportovního centra 6.1 Přehled vytížení objektů . . . . . . . . . . 6.2 Vyhodnocení návštěvnosti . . . . . . . . . 6.3 Týdenní přehled . . . . . . . . . . . . . . 6.4 Analýza vytížení za období . . . . . . . . 6.5 Přehled hromadných rezervací . . . . . . . 6.6 Inventura . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.7 Přehled tržeb . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

. . . . . . .

136 139 140 141 142 144 146

9 Rozšiřující modul CLUBSPIRE Touch 9.1 Dialogobé okno pro vytvoření nové kategorie v Touch katalogu 9.2 Úprava Touch katalogu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9.3 Nastavení stolů . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9.4 Přidání stolu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9.5 Odebrání stolu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9.6 Hlavní záložky . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9.7 Zobrazení zákaznických údajů . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9.8 Otevření nového účtu na stůl . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9.9 CLUBSPIRE Touch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9.10 Rozdělení účtu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9.11 Rozdělení účtu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9.12 Zobrazení zakaznických údajů otevřeného účtu . . . . . . . . . 9.13 Přidání poznámky . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9.14 Výběr z platby permanentkou, depositem, hotovostí . . . . . . 9.15 Platba v hotovosti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9.16 Platba depositem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9.17 Platba kartou . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9.18 Platba voucherem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9.19 Platba fakturou . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9.20 Platba bankovním převodem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9.21 Zaplacený účet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

182 183 184 184 185 185 186 186 187 187 188 189 189 190 190 191 191 192 192 193 193

10 Orientace ve webovém klientovi CLUBSPIRE 10.1 Nepřihlášený uživatel . . . . . . . . . . . . . . . 10.2 Všechny kontakty . . . . . . . . . . . . . . . . . 10.3 Přihlašovací formulář . . . . . . . . . . . . . . . 10.4 Rozvrh hodin po dnech . . . . . . . . . . . . . 10.5 Týdenní rozvrh . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10.6 Moje rezervace . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10.7 Můj účet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10.8 Dobití kreditu . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

194 195 196 196 197 197 198 198

9

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

. . . . . . . .

Kapitola 1

Úvod 1.1

Co je to Clubspire?

CLUBSPIRE je komplexní informační systém, který byl speciálně navržen pro správu chodu sportovních center, golfových klubů, wellness center, fitness center apod. CLUBSPIRE usnadňuje veškerou evidenci sportovního centra, zpřehledňuje a zpřesňuje informace nutné pro běžný provoz, zamezuje vzniku chyb a nesrovnalostí vzniklých ať už úmyslně nebo nepozorností obsluhy centra. S CLUBSPIRE budete mít v každém okamžiku dokonalý přehled o dění na sportovištích i o aktuálním stavu celého centra. Mezi hlavní moduly informačního systému CLUBSPIRE patří: • pokladní systém - evidující veškeré operace na pokladně, • rezervační systém pro jednotlivá sportoviště centra, • skladové hospodářství - evidující pohyby skladových zásob • web-rezervace přes internet, • manažerské výstupy - umožňují lepší plánování a efektivnější řízení, • správa uživatelských účtů - umožní přesně určit kdo k jakým informacím má přístup, • ovládání zařízení - umožňující spuštění solária, otevření dveří ke squashovému kurtu v určitou dobu apod. CLUBSPIRE vám pomůže efektivněji, rychleji a jednodušeji zvládnou běžný chod centra.

1.2

Struktura systému

CLUBSPIRE je informační systém vytvořený na nejmodernější platformě Java2EE. Toto řešení zajišťuje dostatečnou robustnost, bezpečnost, umožňuje vytvořit příjemné prostředí pro pohodlné ovládání a zároveň usnadňuje a zrychluje práci. CLUBSPIRE je aplikace typu klient - server, což znamená, že sám informační systém (spolu s databází PostgreSQL, obsahující veškeré informace o centru) je nainstalován a běží na serveru, někde v kanceláři. Na počítačích, které má k dispozici obsluha centra, např. recepce, jsou nainstalováni pouze klienti, což jsou grafická rozhraní sloužící především k zobrazování informací ze serveru a zadávání jednotlivých akcí obsluhou. Takto se jednoduše zabrání tomu, aby případně obsluha nežádoucím způsobem zasahovala do chodu informačního systému. Vlastní klient se po spuštění připojí k běžícímu serveru, otevře se okno s názvem CLUBSPIRE a je možné začít pracovat. Pro potřeby zákazníků v CLUBSPIRE existuje i webový klient, což je webová aplikace (tzn. www stránky), ke které lze přistupovat z běžného internetového prohlížeče (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera). Webový klient slouží zákazníkovi především k prohlížení rezervací, zadávání nových a k přehledu obsazenosti jednotlivých sportovišť sportovního centra. ( Pokud server neběží, nelze s klienty pracovat. )

10

KAPITOLA 1. ÚVOD

Obrázek 1.1 Struktura CLUBSPIRE

1.3

Přihlášení do systému

Po spuštění aplikace CLUBSPIRE na klientském počítači (např. počítač na recepci) se tato připojí k běžícímu serveru a na obrazovce se objeví přihlašovací okno informačního systému CLUBSPIRE. Zadejte své přihlašovací jméno a správné heslo, které vám bylo přiděleno, potvrďte tlačítkem Přihlásit. Tlačítko Nastavení umožňuje nastavit server (IP adresa nebo název v síti, na němž běží informační systém CLUBSPIRE), ke kterému je Váš počítač připojen. Vzhled klienta je plně personifikovatelný, k dispozici je celá řada skinů. Obrázek 1.2 Přihlašovací okno

(a)

1.4

(b)

Uživatelské prostředí

Po úspěšném přihlášení do systému se uživateli zobrazí moderní prostředí programu CLUBSPIRE, odkud je možné ovládat funkce systému. Níže uvedený obrázek ukazuje uživatelské prostředí CLUBSPIRE. Výrazně označeny jsou následující důležité části uživatelského rozhraní: • Hlavní lišta - obsahuje základní nabídku menu: Soubor, Úpravy, Rezervace, Sklad, Pokladna, Zákazník (popř. Golf pokud vlastníte odpovídající licenci), VIP, Nástroje, Nápověda • Záložky - slouží k roztřídění podzáložek do tematických skupin. Kliknutím na záložku se nám pod ní zobrazí seznam všech příslušných podzáložek. V Clubspire existují 4 záložky:

11

KAPITOLA 1. ÚVOD

– Rezervace - v této záložce se zobrazují podzáložky s časovými osami jednotlivých objektů. Podzáložky v této záložce je možno nastavovat dle potřeby – Sklad - tato záložka slouží k zobrazení panelu Evidence zboží, který zobrazuje všechny skladové položky. Dále se zde zobrazují podzáložky pro různé skladové přehledy. – Pokladna - v této záložce se zobrazují především panely s přehledy tržeb, účtů a vůbec veškeré přehledy týkající se finančních operací. – Zákazník (popř. Golf) - v této záložce se zobrazují panely s přehledy týkající se zákazníků, členství apod. • Podzáložky - slouží pro zobrazení různých panelů (většinou různých přehledů, časových os apod.) • Kalendář - důležitý především pro vytváření rezervací, kdy je třeba vybrat v kalendáři správné datum a poté na časové ose vytvořit rezervaci dle přání zákazníka. • Zákazníci - v tomto panelu se zobrazuje seznam všech zákazníků centra. V dalších částech dokumentace budeme tyto základní části velmi často používat, proto je třeba si dobře prohlédnout, kde se nacházejí. Dále z důvodů přehlednosti budeme většinou zobrazovat pouze konkrétní výřezy z daného prostředí nebo vybraná dialogová okna. Obrázek 1.3 Uživatelské prostředí CLUBSPIRE

12

Kapitola 2

Slovníček pojmů 2.1

Často používané pojmy

• Token – typicky čipová karta nebo klíčenka - je elektronický identifikátor, který jednoznačně identifikuje zákazníka. Slouží především pro zrychlení a zjednodušení obsluhy daného zákazníka, čímž zvyšuje zákazníkův komfort a zároveň usnadňuje práci obsluze. V CLUBSPIRE může mít jeden zákazník přiřazeno neomezené množství elektronických identifikátorů (tokenů), k tokenům je možné přiřadit oprávnění ke vstupu na kurt apod. • Zboží – v databázi CLUBSPIRE musí být evidence všech položek, které chce sportovní centrum účtovat svým zákazníkům. V praxi to znamená, že v systému existují čtyři základní druhy zboží, a to zboží skladové, složené zboží, služba a složená služba. – Skladové zboží reprezentuje veškeré hmotné věci, které centrum nakupuje, aby je v budoucnu nezměněné prodalo svým zákazníkům. Jedná se např. o nápoje, balené potraviny, oblečení, sportovní vybavení apod. – Složené zboží je takové zboží, které sportovní centrum před prodejem zákazníkovi vytváří z několika jiných položek ze skladu. Jedná se např. o situaci, kdy je zákazníkům nabízeno zvýhodněné menu sestávající se z bagety a nápoje, přičemž cena menu je nižší než součet cen jednotlivých položek. Popř. může být složeným zbožím iontový nápoj, který se vyrábí naředěním 10ml iontového sirupu a jedné 0,5l láhve neperlivé vody. Při prodeji složeného zboží se ze skladu odečte odpovídající množství jednotlivých položek, aby evidovaný stav skladu odpovídal skutečnosti. – Služba reprezentuje cenu za jednotlivé služby, které centrum svým zákazníkům poskytuje. Příkladem je zapůjčení tenisových míčků, 30 minutový pronájem squashového kurtu, vstupné do fitness centra apod. – Složená služba je taková služba, která vznikne spojením výše zmíněných skladových položek Skladového zboží a Služby. S touto službou se můžeme setkat při návštěvě wellness centra, kdy je zákazníkovi prodána např. masáž. V ceně této složené služby je jednak zahrnuta samotná masáž (Služba), tak i použité přípravky (Zboží). Po prodeji složené služby se ze skladu odečte odpovídající množství jednotlivých položek zboží použitých při masáži, aby evidované zboží na skladně odpovídalo skutečnému stavu. • Ceny skladových položek - výchozí cena je běžná prodejní cena daného zboží. V CLUBSPIRE stačí zadat sazbu DPH a cenu s DPH a cena bez DPH se spočítá automaticky, stejně tak při zadání ceny bez DPH a sazby DPH se cena s DPH dopočítá automaticky. Častým jevem ve sportovních zařízeních je vedení různých cen pro různé zákaznické skupiny např. dle typu jejich členství, slev, permanentek, výše depositu, atd. Pokud máte zaevidovány jednotlivé zákaznické skupiny v CLUBSPIRE, můžete jim u Vámi zvoleného druhu zboží přiřadit libovolnou slevu. Sleva příslušící dané skupině může být zadána jako konkrétní částka za zboží (např. 50Kč) nebo procentuální část běžné ceny (80% z běžné ceny). Tato sleva se projeví při přidávání položky 13

KAPITOLA 2. SLOVNÍČEK POJMŮ

na zákazníkův účet automaticky, dle Vámi provedeného nastavení zákazníkovy skupiny. Příkladem takových slev může být následující situace: zákazníci centra se zaplaceným ročním členstvím platí při nákupu jakéhokoli výrobku z kategorie iontových nápojů pouze 50% z běžné ceny nápoje, popř. zákazníci ze skupiny Golden mají vypůjčování raket na squash za 1Kč apod. Je možné, že Vaše ceny se během roku budou měnit, jsou totiž do značné míry závislé na ročním období, marketingové strategii, ekonomické situaci apod. Proto existuje v CLUBSPIRE možnost vedení více prodejních cen. • Časová osa - zachycuje průběhu času v daném dni, popř. měsíci. V CLUBSPIRE má každý objekt(tzn. každé sportoviště, kurt) svou časovou osu, na níž jsou zaznamenávány rezervace. Časová osa objektu je omezená jeho otevírací dobou a rezervace je možno vytvářet jen v rámci otevírací doby. • Server - počítačový program obsluhující veškerou aplikační logiku systému CLUBSPIRE (mj. zpracovává požadavky zadávané obsluhou, upravuje stavy zboží na skladě, eviduje rezervace ), pracuje s databází PostgreSQL, která obsahuje veškeré informace zpracovávané systémem. • Klient - grafické rozhraní sloužící především k zobrazování informací ze serveru a zadávání jednotlivých akcí obsluhou. Klient se vždy po spuštění připojí k běžícímu serveru, a po přihlášení uživatele je možné začít se systémem pracovat. Server je vždy jen jeden, klientů může být libovolný počet. • Webový klient - webová aplikace umožňující zákazníkovi přes běžný webový prohlížeč sledovat obsazenost jednotlivých sportovišť. Pokud mu obsluha centra zřídí účet pro přihlášení ve webovém klientovi, může zadávat, rušit a upravovat své rezervace.

2.2

Zákazníci a uživatelé

• Zákazník - každá osoba, která využívá služeb sportovního centra a která je evidována v systému CLUBSPIRE. • Firemní zákazník - zákazník v CLUBSPIRE, který reprezentuje určitou firmu, jejíž zaměstnanci navštěvují Vaše sportovní centrum. Přičemž firma těmto svým zaměstnancům přispívá na sportovní aktivity nákupem depozitu, který mohou dle libosti využít ve sportovním centru. • Zákaznická skupina- přestavuje sadu slev, které sportovní centrum poskytuje zákazníkům, kteří do takové zákaznické skupiny patří. Členství v zákaznické skupině může být placené nebo volné. Placené členství se běžně používá jako placené členství v klubu (např. roční členství v golfovém klubu). Volné členství je vázáno na výši depozitu nakupovaného zákazníkem. Pokud výše nákupu depozitu dosahuje nastavených hranic, je zákazník automaticky přiřazen do zákaznické skupiny, která je této částce přiřazena. • Uživatel - osoba, která se systémem CLUBSPIRE pracuje a má v systému své přihlašovací jméno a heslo. Mezi uživatele patří především obsluha na recepci, manažer sportovního centra, administrátor systému apod.) Pokud má zákazník centra zřízen přístup k webovému klientovi CLUBSPIRE, stává se též uživatelem, i když jeho přístup k informacím v CLUBSPIRE je omezený na prohlížení jeho rezervací a zadávání nových. • Uživatelská skupina - skupina uživatelů, kteří mají stejná přístupová práva. Tzn. ve sportovním centru většinou pracuje několik recepčních a více administrátorů. Aby nebylo nutné každému jednotlivci zvlášť nastavovat přístupová práva, stačí tato práva nastavit určité skupině a konkrétní uživatele do skupiny přiřadit. • Klientský servis - Skupina vývojářů, kteří se věnují podpoře stávajících zákazníku Clubspire a na které se můžete obrátit ohledně problémů s funkčností či konfigurací Clubspire.

14

KAPITOLA 2. SLOVNÍČEK POJMŮ

2.3

Deposit a promo kredit

• Deposit je předplacený kredit, který zákazník v centru má. Pro pravidelné návštěvníky centra i obsluhu to znamená zjednodušení plateb. Zákazník si čas od času nakoupí (a zaplatí hotově nebo kartou) deposit a při návštěvě centra již nemusí platit, při odchodu je mu pouze snížena částka depositu. Toto usnadňuje i zrychluje práci obsluhy, protože odpadá manipulace s hotovými penězi popř. kartou. • Promo kredit - představuje kredit, který dostane zákazník od sportovního centra bezplatně a může jej využít pro nákup libovolných služeb, které centrum poskytuje. Promo kredit může být použit jako poděkování za sponzoring, popř. odměna zaměstnancům centra apod. Co se týče výchozího nastavení, tak tento kredit může zákazníkovi přiřadit pouze administrátor, recepční k tomuto nemají oprávnění, aby nedocházelo k podvodům. Toto nastavení je samozřejmě možno dle libosti změnit. V kartě zákazníka se promo kredit zobrazí jako částka běžného depositu v Kč s hvězdičkou na konci.

15

Kapitola 3

Instalace CLUBSPIRE 3.1

Co je nutné před instalací vědět

Informační systém CLUBSPIRE běží na platformě Java, tudíž je možné jej provozovat na operačních systémech Windows, Linux, Mac OS. Java platforma spolu s použitou architekturou klient-server jsou zárukou vysoké míry bezpečnosti, robustnosti a spolehlivosti systému. Pro samotný běh systému je tedy nezbytně nutné mít na všech počítačích, kde CLUBSPIRE poběží, nainstalovánu Javu. Jednotlivé distribuce Javy je možné zcela bezplatně stáhnout z internetu a nainstalovat. Při instalaci CLUBSPIRE je nutné použít konkrétní distribuci Javy, pod níž je již systém otestován a v nastavení zakázat její update. Vlastní systém CLUBSPIRE je rozdělen na 2 samostatné aplikace, a to server a klient. Serverobsluhuje veškerou aplikační logiku (mj. zpracovává požadavky zadávané obsluhou, upravuje stavy zboží na skladě, eviduje rezervace ), pracuje s databází PostgreSQL, která obsahuje veškeré informace zpracovávané systémem. Je proto nutné, aby server běžel neustále. Klient je grafické rozhraní sloužící především k zobrazování informací ze serveru a zadávání jednotlivých akcí obsluhou. Klientse vždy po spuštění připojí k běžícímu serveru, a po přihlášení uživatele je možné začít se systémem pracovat. Server je vždy jen jeden, klientů může být libovolný počet. Pokud ke CLUBSPIRE serveru bude přistupovat více než 1 klient (tzn. pokud máte ve sportovním centru více recepcí nebo chcete mít k systému CLUBSPIRE přístup z více různých počítačů na různých místech v centru) je vhodné mít nainstalován server na jiném počítači než ostatní klienty, přičemž je nutné, aby každý klientský počítač byl síťově propojen se severem. K systému CLUBSPIRE existuje i webový klient, což je webová aplikace umožňující zákazníkovi přes běžný webový prohlížeč sledovat obsazenost jednotlivých sportovišť. Pokud mu obsluha centra zřídí účet pro přihlášení ve webovém klientovi, může zadávat, rušit a upravovat své rezervace. Ke správnému chodu CLUBSPIRE je dále nezbytně nutné, aby byly na všech počítačích, kde CLUBSPIRE běží, správně a stejně nastaveny hodiny. Na všech počítačích je potřeba správně nastavit časové pásmo, přechod mezi zimním a letním časem a povolit automatickou synchronizaci času s internetovým serverem.

3.2

Minimální hardwarové požadavky k instalaci

Pro běh systému CLUBSPIRE je třeba, aby hardware, na nějž bude systém nainstalován, splňoval následující kritéria: • Server - PC Pentium 2.8GHz, 1GB RAM, 2x80 GB pevný disk • Klient - PC Pentium 2.0GHz, 0,5 GB RAM, 40 GB pevný disk • Webový klient - PC s webovým prohlížečem (MS Internet Explorer 5.5, Mozilla Firefox 1.0, Opera 8.0 a novější verze)

16

KAPITOLA 3. INSTALACE CLUBSPIRE

3.3

Instalace CLUBSPIRE serveru

Instalaci serveru je možné provádět v operačních systémech Windows a Linux. V drtivé většině případů instalaci serveru provádí přímo pracovník z firmy Inspire CZ s.r.o. Před instalací serveru je nejdříve nutné nainstalovat správnou verzi javy (JDK dané verze) a správně nastavit časové pásmo, přechod mezi zimním a letním časem a povolit automatickou synchronizaci času s internetovým serverem. Dále je třeba nainstalovat aplikační server JBoss a relační databázi PostgreSQL (v OS Windows je pro optimální výkon databáze třeba, aby byl disk naformátován v souborovém systému NTFS). A nastavit automatické zálohování databáze. Pokud centrum požaduje ovládání hardwarových zařízení (solária, turnikety apod.) přes CLUBSPIRE je třeba ještě stáhnout a rozbalit COMM API a z něj zkopírovat následující soubory na příslušná místa (cesty jsou relativní vůči složce, kam jste nainstalovali Javu): • comm.jar - JRE/LIB/EXT a JDK/JRE/LIB/EXT • javax.comm.properties - JRE/LIB a JDK/JRE/LIB • win32com.dll - JRE/BIN a JDK/JRE/BIN Poté je již možné nasazení samotného CLUBSPIRE serveru do aplikačního serveru JBoss. Po spuštění JBosse je možno ke CLUBSPIRE serveru přistupovat (přes klienta nebo webového klienta).

3.4

Instalace CLUBSPIRE klienta

Před instalací klienta je nejdříve nutné nainstalovat správnou verzi javy (JRE dané verze), správně nastavit časové pásmo, přechod mezi zimním a letním časem a povolit automatickou synchronizaci času s internetovým serverem. Pokud je vyžadováno ovládání čtecích zařízení (čteček karet a čipů, popř. pokladního šuplíku) je třeba stáhnout a rozbalit COMM API a z něj zkopírovat následující soubory na příslušná místa (cesty jsou relativní vůči složce, kam jste nainstalovali Javu) • comm.jar - JRE/LIB/EXT • javax.comm.properties - JRE/LIB • win32com.dll - JRE/BIN Poté je třeba ve složce C:\Program Files vytvořit složku Clubspire. Do této nakopírovat složku s klientem. V klientské složce se nachází soubor CLUBSPIRE.exe (pro rychlé spuštění je možné vytvořit zástupce na ploše). Tento soubor je poté potřeba spustit a v přihlašovacím okně zadat správně IP adresu serveru, na němž server běží a přihlásit se správným uživatelským jménem a heslem. Při prvním přihlášení po instalaci je nutné nastavit parametry, které jsou specifické pro každého klienta. A to především nastavit lokální pokladnu, na níž se budou účtovat položky zákazníkům. Dále pak správně nastavit čtecí zařízení, která budou k danému klientovi připojena. CLUBSPIRE umožňuje přiřazovat k zákaznickým účtům fotografii zákazníka. Pokud chcete tyto fotografie pořizovat přímo na recepci za pomoci webové kamery, je třeba nainstalovat Java media framework. Pokud již je v centru nějaký klient nainstalován, tak pro instalaci dalšího je třeba provést všechny výše zmíněné kroky s tím, že licenci je třeba zkopírovat z domovského adresáře počítače s již nainstalovaným CLUBSPIRE klientem do domovského adresáře počítače s novým klientem a složku obsahující klienta C:\Program Files\Clubspire zkopírovat taktéž na stejné umístění v počítači, kam je klient instalován.

3.5

Instalace webového klienta

Pro instalaci webového klienta je třeba mít nainstalovaný server a samotného webového klienta nasadit na aplikační server JBoss. Dále je třeba na routeru nastavit přesměrování požadavků, přicházejících na veřejnou IP adresu webového klienta (porty 8443 a 8080), na odpovídající port intranetové adresy počítače, na němž je nainstalován CLUBSPIRE server. 17

Kapitola 4

Nastavení systému CLUBSPIRE 4.1 4.1.1

Nastavení skladu Zboží v CLUBSPIRE

V CLUBSPIRE se pod pojmem zboží skrývají všechny položky skladu. U každé položky zboží je evidováno mimo jiné především její prodejní cena, sazba DPH, skladová cena a počet kusů na skladě. Pro lepší orientaci v seznamu zboží, který může být velmi dlouhý, je zboží logicky rozděleno do jednotlivých kategorií, dle své povahy, dle místa uskladnění apod. Každá kategorie může obsahovat další podkategorie nebo seznam položek zboží, které bylo do dané kategorie přiřazeno. Sportovní centrum si kategorie může vytvářet libovolně dle svých vlastních potřeb a do každé přiřadit libovolné položky zboží. Jednotlivé kategorie je dobré volit uváženě, abychom nebyli často nuceni měnit jejich strukturu a tím nemátli obsluhu. Kategorie lze také využít při určování slev určitým zákaznickým skupinám, např. můžeme nastavit, že majitelé ročního členství mají 10% slevu na nákup sportovního oblečení v našem centru. Ve skladu přitom musí být evidence všech položek, které chce sportovní centrum účtovat svým zákazníkům. To tedy znamená, že v systému existují tři základní druhy zboží, a to zboží skladové, zboží složené a služba. • Skladové zboží reprezentuje veškeré hmotné věci, které centrum nakupuje, aby je v budoucnu nezměněné prodalo svým zákazníkům. Jedná se např. o nápoje, balené potraviny, oblečení, sportovní vybavení apod. • Složené zboží je takové zboží, které sportovní centrum před prodejem zákazníkovi vytváří z několika jiných položek ze skladu. Jedná se např. o situaci, kdy je zákazníkům nabízeno zvýhodněné menu sestávající se z bagety a nápoje, přičemž cena menu je nižší než součet cen jednotlivých položek. Popř. může být složeným zbožím iontový nápoj, který se vyrábí naředěním 10ml iontového sirupu a jedné 0,5l láhve neperlivé vody. Při prodeji složeného zboží se ze skladu odečte odpovídající množství jednotlivých položek, aby evidovaný stav skladu odpovídal skutečnosti. • Služba reprezentuje cenu za jednotlivé služby, které centrum svým zákazníkům poskytuje. Příkladem je zapůjčených tenisových míčků, 30 minutový pronájem squashového kurtu, vstupné do fitness centra apod.

4.1.2

Správa skladu

Veškeré údaje o skladu jako evidence zboží, příjem zboží, výdej zboží, přehled příjemek, přehled výdejek, správu dodavatelů, přehled skladových jednotek, tisky skladových zásob naleznete na hlavní liště Sklad. Nejčastěji používanou položkou pro obsluhu je Evidence zboží (menu Sklad na hlavní liště - položka Evidence zboží) zobrazí přehled všech druhů zboží, které evidujeme. V levé části okna se zobrazí stromová struktura kategorií a podkategorií. Po výběru 1 konkrétní kategorie se nám vedle seznamu kategorii zobrazí seznam položek zboží, které je v dané kategorii přiřazeno s bližšími údaji o jednotlivých položkách. Pro rychlé a snadné vyhledání skladové položky využijte pole vyhledávač zboží. Stačí zadat kombinaci písmen, které se v hledaném slově vyskytují a klávesnicí Enter nebo šipkami vedle vyhledávacího pole přepínat mezi vyhledanými položkami. Položky na skladě jsou řazeny abecedně. Nejrychlejší způsob pro 18

KAPITOLA 4. NASTAVENÍ SYSTÉMU . . .

vyhledání skladové položky je načtení přes čárový kód, který jste již v minulosti danému zboží přiřadili nebo mu můžete dodatečně přiřadit úpravou karty zboží. Obrázek 4.1 Evidence zboží v CLUBSPIRE

4.1.2.1

Přidání nové kategorie zboží

Pro přidání nové kategorie zboží si otevřeme okno Evidence zboží (viz předchozí bod - zvolíme položku Sklad na hlavní liště a dále: evidence zboží) V levém sloupci registrujeme kategorie zboží, při vytváření nové kategorie zboží je vždy dobré zvážit, zda odpovídá Vámi určené hierarchii a logice, dle které je zboží do jednotlivých kategorií rozřazováno. Strukturování kategorií je důležité v momentě, kdy pracujete s různými slevami pro dané kategorie zboží, proto je vhodné Vaši strategii předem promyslet. V rámci kategorie je dále možné vkládat další podkategorie atd. Pro přidání nové kategorie stačí v levé části okna, kde je hierarchie všech evidovaných kategorií, zvolit pozici, kam chceme novou kategorii umístit a kliknout na tlačítko Nová kategorie vlevo dole. Poté stačí zadat jen název popř. kód nové kategorie a potvrdit. 4.1.2.2

Přidání nové položky zboží

Chcete-li vložit novou položku zboží do své evidence, otevřete si okno Evidence zboží(viz předchozí bod zvolíme položku Sklad na hlavní liště a dále: Evidence zboží). V levé části okna vyberte příslušnou kategorii, do které chcete zboží přiřadit a stisknete tlačítko Vložit zboží. V okně, které se Vám zobrazí zvolíte, zda se jedná o skladové zboží, složené zboží nebo službu (bližší vysvětlení poskytuje část Zboží v CLUBSPIRE). Stiskem tlačítka Další potvrďte volbu. Volba typu zboží ovlivňuje, jaké informace k danému zboží budete do systému dále zadávat. Ve všech třech případech je společná část obsahující základní informace jako název, kód, popisek. Červené pole Název musí být vyplněno, ostatní položky jsou nepovinné). Opět potvrďte tlačítkem Vpřed. Dále už se jednotlivé kroky liší. • Při volbě skladového zboží, po vyplnění základních informací, vložte následující údaje: Množství 19


na skladě: počet jednotek, které máte momentálně na skladě, Minimální množství: zadáním limitu minimálního zboží CLUBSPIRE pohlídá Vámi nadefinovaný minimální stav daného zboží (Kontrolu stavu skladu dále již pohodlně kontrolujete přes pole Tisk podlimitních zásob). Minimální rabat není nutné zadávat, ale při nákupu zboží tato funkce pohlídá zisk ve výši nastaveného rabatu. Skladová cena, tj. bez DPH: zadejte nákupní cenu za jednotku zboží bez DPH. Stisknutím pole Vpřed potvrďte a přejdete k nastavení cen viz. níže. • Při volbě složené zboží - po vyplnění základních informací, zvolte položky složeného zboží. Kliknutím na tlačítko Vložit se otevře oknoVolba zboží, kde najdete seznam všech kategorií, kliknutím na název kategorie se Vám zobrazí seznam zboží v dané kategorii. Po nalezení požadované položky stačí tuto jedním kliknutím označit a vybrat tlačítko Potvrdit. Tím se Vámi zvolený druh zboží přidá do seznamu položek, které tvoří složené zboží, jež právě vytváříte. Přidat můžete libovolné množství položek, pokud nějakou vyberete omylem, stačí ji označit a stisknout tlačítko Vymazat. Pokud máte vybrány všechny položky, které jste chtěli, stisknutím tlačítka Vpřed se přesunete k nastavení cen viz níže. • Při volbě služba - po vyplnění základních informací stačí nastavit ceny. Nastavení cen zboží je ve všech případech stejné. Pří nastavování zboží je potřeba nejdříve zkontrolovat, zda sazba DPH je nastavena správně, případně vybrat ze seznamu správnou sazbu. Poté je potřeba nastavit výchozí cenu, k nastavení stačí pouze kliknout do správného políčka a na klávesnici zadat požadovanou částku. Je možné zadávat jak cenu s DPH, tak cenu bez DPH, přičemž CLUBSPIRE při zadání jedné z cen automaticky dopočítá druhou. Obrázek 4.2 Nastavení cen zboží

Častým jevem ve sportovních zařízeních je vedení různých cen pro různé zákaznické skupiny např. dle typu jejich členství, slev, permanentek, výše depositu, atd. Pokud máte zaevidovány jednotlivé zákaznické skupiny v CLUBSPIRE, můžete jim u Vámi zvoleného druhu zboží přiřadit libovolnou slevu. Sleva příslušící dané skupině může být zadána jako konkrétní částka za zboží (např. 50Kč) nebo procentuální část běžné ceny (80% z běžné ceny). Tato sleva se projeví při přidávání položky na zákazníkův účet automaticky, dle vámi provedeného nastavení zákazníkovy skupiny. Příkladem takových slev může být následující situace: zákazníci centra se zaplaceným ročním členstvím platí při nákupu jakéhokoli výrobku z kategorie iontových nápojů pouze 50% z běžné ceny nápoje, popř. zákazníci ze skupiny Golden Card mají zapůjčování raket na squash za 1Kč apod.

20


4.1.2.3

Nastavení cen

Dalším častým jevem je skutečnost, že se mění ceny v závislosti na poptávce, což často souvisí s obdobím (hlavní sezóna, vedlejší sezóna). Jelikož se často používá model typu letní/ zimní ceník je v CLUBSPIRE nachystána položka, která snadno umožní přenastavení ceny k určitému datu. Označí se požadované kategorie, vybere se nové tlačítko ”Nastavení cen”. V dialogu se nastaví datum od kdy nové ceny mají platit, dále se zvolí datum, z kterého se ceny zkopírují. Nastavení se provede pro všechno zboží v daných kategoriích a jejích podkategoriích. Pokud ke zvolenému dni v minulosti neexistovala žádná cena, použije se aktuální cena a uživatel je o tom informován. O změnách je uchovávána historie dostupná přes menu Sklad –> Historie nastavení cen, je také možné globální nastavení cen jednorázově zrušit. 4.1.2.4

Skladové jednotky

Menu Sklad na hlavní liště - položka Skladové jednotky. Skladová jednotka se používá k určení množství zboží, které představuje jednotku zboží. Příkladem typické skladové jednotky je kus, gram, litr, kilogram apod. V CLUBSPIRE můžete evidovat více druhů skladových jednotek podle Vašich potřeb. Pro zaevidování nové skladové jednotky klikněte na ikonu Přidat a zadejte název a zkratku jednotky. 4.1.2.5

Ceník

Celkový přehled cen u jednotlivých skladových položek získáte následovně: Sklad –> Tisk ceníku. Otevře se okno s možností filtrování informací o jednotlivých částech skladu. Vyberte vámi preferovaná kritéria a volbu potvrďte. Načte se tisková sestava, kterou následně můžete vytisknout. Díky možnosti tisku ceníku k určitému datu se kdykoliv můžete podívat na vývoj změn cen služeb a zboží, prohlížet jednotlivé kategorie skladu, zvolit měnu pro platbu, položky řadit abecedně, dle jejich ID nebo podle hiearchie ve skladu.

4.1.3

Vytvoření a nastavení dalších skladů

CLUBSPIRE umí plnohodnotně evidovat a administrovat více skladů. Toto řešení je pohodlné zvláště pro rozsáhlejší střediska, nebo střediska orientovaná více na koncový prodej zákazníkovi, kde je vhodné, aby skladová základna byla již robustnější. Je možné si například nadefinovat jeden centrální (zásobovací) sklad a pak sérii satelitních podružných skladů podle potřeb Vašeho střediska. 4.1.3.1

Vytvoření dalšího skladu

V CLUBSPIRE je jeden sklad přednastaven a univerzálně pojmenován jako Výchozí sklad. Další sklad, nebo změnu názvu Výchozího skladu klikneme na tlačítko Nastavení skladů, pod položkou Sklad hlavního menu. V horní části nově otevřeného panelu vidíme seznam aktuálně vedených skladů. Tlačítky PřidataVymazat přidáváme a odebíráme položky z tohoto seznamu. Každá položka je přidána pod výchozím jménem Nový sklad.Kliknutím do seznamu, na tuto položku umožníte její editaci.

21


Obrázek 4.3 Vytvoření nového skladu

Podle Vašich potřeb nastavte: • Název: Jméno skladu • Dostupný pro: Skupina uživatelů CLUBSPIRE, které bude nový sklad přístupný. Lze takto omezit okruh lidí na základě příslušnosti do uživatelské skupiny, kteří jsou oprávnění se skladem manipulovat. Například je možné ponechat přístup ke skladu pouze skupině Správci zatímco vyloučíte skupinu Obsluha. Pro vyloučenou skupinu pak nebude sklad vůbec viditelný. • Místní nastavení: Podobné nastavení jako předchozí, s tím rozdílem, že v omezení dostupnosti skladu nezohledňuje skupiny uživatelů, ale pouze klientský program, ze kterého se sklad jeví jako dostupný. Nastavení je praktické, pokud je třeba mít dva nezávislé sklady a nejsou mezi nimi žádoucí (i náhodné) transakce. Zatržítkem volíte, zda tento sklad bude viditelný z tohoto konkrétního klienta (počítače). • Číselníky: Umožňují nastavit podrobnosti ohledně číselných řad, podle kterých budou číslovány výdejky, příjemky a jiné dokumenty. Výchozí nastavení čísluje jednoduše od čísla 1 a pokud nemáte větší požadavky na číslování skladových dokumentů, nemusíte do tohoto nastavení vůbec zasahovat. V opačném případě pak nahlédněte do kapitoly Nastavení číselných řad, která o tomto tématu pojednává hlouběji. Primární nastavení číselných řad, se nachází v hlavním menu pod Nástroje, položka Nastavení, odkaz Číselné řady. Nastavení uložíme tlačítkem potvrdit. Po návratu do hlavního okna CLUBSPIRE ještě však nejsou vidět žádné změny. Nastavení skladu jsou natolik základní, že je kvůli nim třeba restartovat CLUBSPIRE (vypnout a následovně zapnout). Pokud všechno proběhlo hladce, v aplikační liště skladu bude záložka s nově přidaným skladem.

22


Obrázek 4.4 Záložka nově vytvořeného skladu

4.1.3.2

Kopírování skladové struktury

Pro zjednodušení procesu vytváření více skladů je v CLUBSPIRE implementován mechanismus, který vám dovolí zkopírovat zvolené skladové skupiny z již zavedeného skladu, do právě vytvořeného, který je prázdný. Funkci najdeme v hlavním menu pod heslem Sklad, položka Kopírování kategorií a zboží. Dialog pro kopírování se skládá ze dvou oken, kde v prvním je skladová struktura vámi vybraného, již založeného skladu (sklad jehož strukturu nebo zboží chcete kopírovat), do skladu založeného (skladu do kterého chcete kopírovat). K dispozici jsou dvě hlavní tlačítka, pro kopírování a pro přesun, kdy přesun zvolenou položku zkopíruje do nového skladu, ale zároveň ji smaže ze starého. K dispozici je též modifikátor v podobě zatržítka Včetně zboží, který zajišťuje, aby si všechny kopírované kategorie uchovaly položky zboží, které obsahují. Stavy zboží se nekopírují, v novém skladu budou položky figurovat s nulovým počtem. Více položek naráz lze přesouvat, kopírovat tak, že označíme první položku, a se stisknutým Ctrl a označíme další. Příslušným tlačítkem (Přesunout, Kopírovat) dokončíme akci nad celým výběrem.

23


Obrázek 4.5 Kopírování skladové struktury

4.2 4.2.1

Vytvoření činností Co je to činnost

Činnost v CLUBSPIRE reprezentuje konkrétní aktivitu, za níž zákazník sportovnímu centru platí. Před vytvořením vlastních činností je třeba na skladě vytvořit všechny služby, které budeme pro vytvoření činností potřebovat. Tzn. pro každou položku v ceníku vytvoříme na skladě 1 položku (je vhodné si pro tyto položky vytvořit skladovou kategorii např. s názvem činnosti). Tyto položky budou typu služba a je potřeba u nich vhodně zvolit jméno a správně nastavit ceny. Způsob vytváření skladových položek typu služba je v předchozí kapitole s názvem Správa skladu. Příklady takovýchto skladových položek mohou být následující: • název: Solárium 1minuta, cena s DPH: 8 Kč, • název: Tenis So - Ne 30 min, cena s DPH 90 Kč (předpokládáme, že tato služba reprezentuje pronájem kurtu na 30 minut), apod. Při vytváření činnosti pak vybereme jednu konkrétní službu ze skladu a nadefinujeme, jak bude probíhat její rezervace a na jaký časový interval bude účtována. Pokud již máme vytvořeny činnosti i objekty, tak je možno určit, které činnosti jsou v daném objektu (= sportovišti, kurtu) povoleny a v jakou dobu.

4.2.2

Vytvoření činnosti

V hlavní liště menu Rezervace, položka Činnosti otevře okno se seznamem všech nadefinovaných činností. Tyto činnosti můžeme vymazat, popř. upravit jejich parametry pouhým označením vybrané činnosti (kliknete na její název myší a on se zvýrazní rámečkem a podbarví) a stiskem tlačítka Vymazat popř. Upravit.

24


Obrázek 4.6 Činnosti v CLUBSPIRE

Pro vytvoření nové činnosti stiskněte tlačítko Přidat. Otevře se vám dialogové okno se třemi záložkami, a to Základní údaje, Sazba a rezervace, Storno poplatky. • Základní údajeobsahují především název činnosti, který musí být vyplněn ideálně nějakým stručným a výstižným názvem. Dále zde můžete přidat kód činnosti a nastavit barvy, kterými se daná činnost bude zobrazovat na časové ose. Zatržením volby Zobrazit název činností v časové ose se nastaví, že pokud bude v nějakém objektu nadefinována otevírací doba s 1 přednastaveným sportem (činností), bude se název této činnosti zobrazovat na časové ose tohoto objektu. • Sazba a rezervace určují především cenu a způsob jejího účtování. Vytvářené činnosti je nutné přiřadit zboží, které jsme si již vytvořili na skladě (viz předchozí bod Co je to činnost). Dále je třeba zvolit kolik skladových jednotek určuje cenovou sazbu. Ve valné většině případů máme služby na skladě nadefinovány tak, aby odpovídaly činnostem a potom je sazba (= cena) stejná jako u jedné skladové položky. Příklad 1- typická situace: pokud máme na skladě nadefinovánu službu "Tennis dopoledne 30 min"s cenou 50Kč, pak si můžeme nadefinovat činnost Dopolední tenis, která bude reprezentovat pronájem tenisového kurtu na 30 min v dopoledních hodinách, a cena činnosti bude určena jako cena 1 skladové jednotky služby "Tennis dopoledne 30 min". Příklad 2: pokud máme na skladě nadefinovánu službu Solárium 1 min s cenou 8 Kč, pak si můžeme nadefinovat činnost Solárium 5 min, která bude reprezentovat pronájem solária na 5 min, což znamená, že cena činnosti bude určena jako cena pěti skladových jednotek služby "Solárium 1 min". Při určování sazby (= ceny) činnosti lze dále definovat na jaký časový úsek se sazba vztahuje, např. pronájem kurtu je běžně 30 min. Pokud si tedy zákazník rezervuje místo na kurtu na hodinu, tak se mu výsledná cena rezervace vypočítá jako dvojnásobek sazby této činnosti. V případě, že bude možnost sazba na časový úsek nezatržena, znamená to, že se jedná o činnost, u které se platí pouze vstup nezávisle na délce pobytu (např. vstup do fitnesscentra) Dále je možno určit, zda je cena činnosti za celý kurt nebo je na osobu. Zatržením možnosti na osobuurčíme, že daná činnost je účtována za osobu na kurtu. Nezatržením této možnosti určujeme, že cena je za celý kurt, nezávisle na počtu osob. Označením zatržítka a vyplněním údaje Po uplynutí doby: dosáhneme toho, že činnost se po uplynutí zvoleného času (typicky délka činnosti) bude účtovat jako činnost jiná, kterou nastavíme ve výběru účtovat činnost jako:. Toto chování se často využívá pro účtování přesčasů strávených v centru. Jedná se typicky o činnost vytvořenou pouze pro tento účel a její délka i cena je nastavena podle toho jak centrum hodlá účtovat přesčasy. Na účtu zákazníka se pak doba strávená v centru vyúčtuje jako délka originální rezervace a zbytek času se vyplní příslušným počtem "přesčasových"rezervací. Způsob rezervace můžeme ovlivnit nastavení následujících parametrů. Zatržením možnosti Rezervace zaplní celý objekt určíme, že přestože je kapacita tenisového kurtu 2 osoby, tak rezervovat kurt si smí pouze 1 osoba, která si přivede svého sparing partnera. Nezatržením této možnosti umožníme

25


provést rezervaci jednotlivých míst na kurtu různým zákazníkům centra a zároveň může dojít k situaci, že kapacita objektu nebude naplněna (typickým příkladem, kdy je toto nastavení žádoucí, jsou hodiny aerobiku, kde si zákazníci rezervují pouze místo na sportovišti, nikoliv celý kurt). Dále můžeme nastavit minimální a maximální délku rezervace nebo můžeme určit, že délka rezervace musí být násobkem určité doby např. 30 min. Poslední možnost použijeme, pokud chceme pevně určit na jakou dobu si lze kurt pronajmout. Např. při definování činnosti squash, která reprezentuje pronájem kurtu na 30 minut, umožníme rezervace na 30 min, 1 hodinu, 1,5 hodiny apod., ale ne na žádnou jinak dlouhou dobu). • Storno poplatky - zde je možné definovat, jaké poplatky budou zákazníkovi účtovány v případě, že provede rezervaci a zruší ji až nedlouho před jejím začátkem. Přidání takového storno poplatku provedeme následovně: stiskem tlačítka Přidat se nám do seznamu storno poplatků přidá nová položka Čas před:0 hodin, cena 0 Kč. Tuto kliknutím myši označíme a v dolní části okna se nám zobrazí editovatelný panel s nastavením. Zde můžeme zvolit v jakou dobu před začátkem hry bude rezervace zrušena (např. 3 hodiny, 2 dny, 1 týden) a poplatek určíme buď jako fixní částku např. 10 Kč nebo procentuální část ceny např. 25 % z ceny. Každá činnost může mít několik storno poplatků, lišících se časem a částkou. Tzn. můžeme nastavit storno poplatek 20 Kč při zrušení rezervace 1 den předem a storno poplatek 70 % při zrušení rezervace 2 hodiny předem. Nastavení storno poplatků by mělo odpovídat cenové strategii sportovního centra. Pro jednodušší a rychlejší vytvoření konkrétní činnosti je v hlavní liště menu Rezervace, položka Nová činnost rychle, která umožňuje vytvoření činnosti pouhým zadáním jejího názvu, vybráním položky skladu, nastavením sazby a indikací zda rezervace zaplní celý objekt. Tyto parametry přesně odpovídají výše uvedeným parametrům ve standardním postupu vytváření nové činnosti. 4.2.2.1

Navazující činnost

Umožňuje pohodlně zaúčtovávat činnost, která se sice navenek chová jako jedna (jedna hra, jeden poplatek), ale fyzicky se může odehrávat ve dvou různých objektech a je pro ni potřeba tvořit i dvě rezervace. Největšího využití najde tato vlastnost v golfových střediscích, které pro hru používají dvě a více 9ti jamkových hřišť. Hru na 18 jamek je tedy možné pohodlně zaúčtovávat jako dvě navazující hry na 9 jamek se zachováním ceny jako za jednu 18ti jamkovou hru, pouze se dvěma startovními časy, pro každých devět jamek jeden. Pro dosažení takového stavu, je nutné si nejprve na skladě vytvořit odpovídající položky, které pak použijeme k vytvoření činností. Tyto položky můžeme nazvat například "18 jamek, Teetime 1"a "18 jamek, Teetime 2", kdy Teetime 1 je odpovídá startu na první 9ti jamce a Teetime 2 na druhé. Je velice důležité, položky nacenit tak, aby Teetime 1 měl běžnou cenu 18 jamkové hry, zatímco Teetime 2 již bude účtován zdarma (jde pouze o druhý start v rámci jedné hry). Při vytváření činností můžeme v obou případech postupovat stejně, co se přiřazení k objektu a nastavení otevírací doby týče jako u každé jiné činnosti. Rozdíl je pouze ve vyplnění položky Navazující činnost v podrobnostech činnosti Teetime 1 (karta Sazba a Rezervace), kdy i činnosti Teetime 1 nastavíme navazující činnost na Teetime 2. Parametr počet minut od první rezervace představuje pravděpodobnou dobu hry na první 9ti jamce a zabraňuje obsluze rezervovat start na druhé, navazující 9ti jamce příliš brzy po prvním.

26


Obrázek 4.7 Výběr navazující činnosti

4.3

Objekty a areály

Objekt v CLUBSPIRE reprezentuje jedno konkrétní sportoviště, přičemž každý objekt musí příslušet jednomu konkrétnímu areálu. Pro každé sportoviště, na němž chcete mít možnost provádět rezervace, kontrolu počtu sportujících a přehledy vytížení daného sportoviště, je nutné vytvořit objekt, který jej bude reprezentovat v CLUBSPIRE. Každému objektu lze nadefinovat otvírací dobu, kapacitu objektu (tzn. počet osob, které se na sportovišti smí v jednom okamžiku vyskytovat), způsob rezervace a činnosti, které lze na daném sportovišti provozovat. Areál v CLUBSPIRE reprezentuje ve většině případů část sportovního centra, která obsahuje několik sportovišť podobného charakteru. Jednotlivé areály mohou buď odpovídat fyzickému rozdělení sportovního centra (areál = jedna konkrétní budova centra, např. squashová hala, tenisová hala), nebo mohou být jen reprezentací logického rozdělení centra dle prováděných aktivit (např. areál aerobních aktivit). Areály slouží pouze ke zpřehlednění seznamu sportovišť (= objektů), který u většího centra může být velmi dlouhý. (V menších sportovních centrech s několika málo sportovišti stačí vytvořit jediný areál, pro všechna sportoviště.) Pokud tedy sportovní centrum má např. tenisovou halu a v ní 3 tenisové kurty, tak je vhodné vytvořit areál Tenisová hala a v něm 3 objekty např. tenisový kurt 1, tenisový kurt 2, tenisový kurt 3. Správu areálů a objektů najdete v hlavní liště menu Rezervace, položkaObjekty a areály. Zobrazí se Vám okno se stromovou strukturou areálů a objektů (před názvem areálu je obrázek složky, názvy objektů jsou bez obrázku). Pokud pracujete s čerstvě nainstalovaným systémem CLUBSPIRE je nejdříve nutné vytvořit alespoň jeden areál, v ideálním případě už můžete vytvořit všechny areály, které ve vašem centru budou. Když pak libovolný areál v levé části okna označíte (kliknutím myši na jeho název), v pravé části se aktivují tlačítka pro úpravu, vymazání stávajícího areálu a přidání nového areálu a nového objektu. V každém areálu poté musíte vytvořit objekt pro každé sportoviště, které mu přísluší.

27


Obrázek 4.8 Objekty a areály v CLUBSPIRE

4.3.1

Přidání objektu

Seznam areálů a objektů najdete v hlavní liště menu Rezervace, položkaObjekty a areály. V zobrazeném okně stačí myší označit zvolený areál, stisknout tlačítkoVložit objekt a zobrazí se Vám okno Průvodce přidáním nového objektu. Na jeho první straně je třeba především vyplnit název objektu, případně popis. Jestliže používáme on-line rezervace a název cvičení je příliš dlouhý vyplňte také zkrácený název, který se bude zobrazovat ve webovém klientovi. Pokud se jedná o hotel, či jiný objekt, kde probíhá rezervace na celý den (popř. přes noc), můžete přednastavit čas začátku a čas konce rezervací vytvářených v tomto objektu v ostatních případech ponecháte panel Hotel bez povšimnutí. Stiskem tlačítka Vpřed pokračujete v nastavování dalších atributů objektu týkajících se rezervací a vstupů. Zde musíte nastavit kapacitu objektu, tzn. maximální počet osob, které se mohou v daném objektu v jednu chvíli vyskytovat. Dobu rezervace je možno nastavit jako volnou (tzn. že zákazník si může zvolit počátek rezervace, jak mu to vyhovuje, toto lze např. u libovolných kurtů) nebo dle otvírací doby (tzn. otevírací doba objektu bude koncipována jako seznam konkrétních lekcí v určitých časech - např. spinningové lekce, kde chceme, aby si zákazník rezervoval místo na konkrétní lekci v konkrétním čase). Dále je možno nastavit volno před a po rezervaci, které se využívá třeba při masážích, kdy je mezi jednotlivými masážemi potřeba uklidit místnost apod. Zarovnat začátek rezervace na znamená zaokrouhlit čas začátku rezervace dle daného nastavení (např. pokud recepční nastaví začátek rezervace v určitém objektu na 12:33 a je nastaveno zarovnání začátku rezervace na 5 minut vznikne rezervace se začátkem ve 12:35).

28


Obrázek 4.9 Nastavení rezervací

Volbou Umožnit změnu délky rezervace umožníte obsluze nastavovat délku rezervace dle přání zákazníka. Můžete též volnost volby omezit minimální a maximální délkou rezervace popř. omezením délky rezervace na násobek určitého časového kvanta (např. násobek 10 min, 30 minut, 1 hodiny apod.) Volba Umožnit přímý vstup bez rezervace umožní vstup do objektu i zákazníkovi, který nemá rezervaci. V případě, že se ve Vašem centru nalézá zóna, ve které je nutné precizně měřit čas pobytu každého zákazníka. Zatržením volby Umožnit přiřazení tokenu umožníte obsluze přidělit token každému zákazníkovi zvlášť (i přes to, že vstupy více zákazníků do této zóny jsou vedeny na jeden účet) a tím přesně evidovat a účtovat dobu trvání jednotlivých vstupů. Čas pobytu v zóně se měří od okamžiku přiřazení tokenu po ukončení vstupu, které může být realizováno automaticky, pomocí externího zařízení (turnikety apod.), nebo ručně, kdy po návratu zákazníka zastaví čas obsluha. Volba Umožnit ruční uzavření vstupu umožní obsluze uzavřít vstup manuálně. Pokud nedojde k uzavření vstupu pomocí externího zařízení, ani k manuálnímu uzavření obsluhou, bude se brát jako koncový čas vstupu čas zaplacení účtu. Volba Odečítat ostatní procedury je pro střediska, která v rámci jednoho objektu (Wellness zóny) poskytují i jiné služby a čas strávený na těchto službách chtějí odečítat od doby strávené v tomto objektu. Při generování účtenky se takto odečítají veškeré ostatní rezervace, které jsou na jednom účtě společně se vstupem do tohoto objektu. Stiskem tlačítka Vpřed se dostanete do poslední fáze nastavování atributů objektu. Zde určíte, které činnosti jsou v daném objektu povoleny. Objekt může mít přiřazenu jak jedinou činnost, tak i celou řadu činností, přičemž každá činnost může reprezentovat různé sporty v daném objektu, případně různé ceny za danou činnost v různých obdobích dne popř. v různých dnech v týdnu. Příklad seznamu činností u objektu Tenisový kurt 1 může být následující: Tenis Po - Pá dopoledne, Tenis Po - Pá odpoledne, Tenis Víkend. Seznam činností provozovaných na daném sportovišti vytvoříte tak, že v seznamu dostupných činností kliknutím myši na název označíte zvolenou činnost a stisknete tlačítko Přidat. Odebírat činnosti z vytvořeného seznamu provozovaných činností lze označením činnosti myší a stiskem tlačítka Odebrat. Pokud jste se seznamem provozovaných činností spokojeni, potvrdíte jej stiskem tlačítka Potvrdit. Tímto jste vytvořili objekt a je třeba mu ještě nastavit otvírací dobu.

4.3.2

Nastavení otvírací doby objektu

Seznam areálů a objektů najdete v hlavní liště menu Rezervace, položkaObjekty a areály. V zobrazeném okně stačí myší označit zvolený objekt, stisknout tlačítko Otvírací doba. Zobrazí se Vám okno otvírací doba objektu, v jehož levé části najdete data, reprezentující danou otvírací dobu a datum, od kdy je tato otvírací doba používána. Již existující otvírací doby máte možnost odpovídajícími tlačítky Upravit popř. Vymazat. Tlačítkem Vložit je možné vytvořit novou otvírací dobu s tím, že je Vám předložena poslední otvírací doba k úpravě. Stiskem tlačítka Vložit prázdnou je možné též vytvořit novou otvírací dobu, ale budete ji muset vytvářet celou od nuly. Pokud provádíte prvotní nastavení po instalaci systému

29


CLUBSPIRE, kdy žádné otvírací doby neexistují, mají tato dvě tlačítka stejný efekt. Po otevření okna Otvírací doba se Vám zobrazí časový plán celého týdne (prozatím prázdný). Dvojklikem myši kdekoliv v časovém plánu (žlutá část okna) vytvoříte novou část otvírací doby, která se Vám zobrazí jako šedý obdélníček. Pokud tento obdélníček označíte kliknutím myši, můžete mu v dolní části okna nastavit časový rozsah od kdy do kdy platí. Pokud nezatrhnete možnost Sport (nachází se hned pod nastavováním časového rozsahu) může obsluha centra při vytváření rezervace vybírat, která ze seznamu činností přiřazená danému objektu bude použita při účtování. Výběr dostupných činností, které se budou zobrazovat, můžeme ovlivnit zatržením dostupných činností viz vlevo dole „výběr vícero sportů“. Tato možnost je vhodná pro situace, kdy si zákazník v daném objektu může vybrat z různých činností - např. pokud máte golfové hřiště a na něm nabízíte hru na 9 jamek nebo hru na 18 jamek. Obsluha pak u dané rezervace nastaví činnost podle přání zákazníka. Pokud možnost sport zatrhnete a ze seznamu činností vyberete jednu konkrétní, pak při vytváření rezervace se tato činnost vybere automaticky a obsluha toto nemá možnost ovlivnit. Příklad: Máte tenisový kurt, na němž chcete rozlišovat následující 2 druhy cen: cena v týdnu dopoledne, cena v týdnu odpoledne. K těmto cenám máte nadefinované odpovídající činnosti. Pak stačí udělat dvojklik myší ve žluté části okna do buňky reprezentující Pondělí 8 hod ráno. Objeví se Vám šedý obdélníček a na něj kliknete myší. V dolní části okna nastavíte dobu např. od 8:00 do 12:00, zatrhnete sport a z nabídky vyberete činnost odpovídající ceně v týdnu dopoledne. Volbu potvrdíte tlačítkem Změnit. Pokud již máte vytvořený rozpis otevírací doby v jednom dni a víte, že bude platit celý týden, můžete si ušetřit práci a toto nastavení zkopírovat na všechny ostatní dny v týdnu. Stačí označit konkrétní šedý obdélníček reprezentující část otvírací doby v daném dni a stisknout tlačítko Celý týden v pravém dolním rohu okna. Obrázek 4.10 Otevírací doba objektu

4.4

Nastavení golfové verze sytému CLUBSPIRE

Modul Golf umožňuje tisk konzumačních karet a Green Fee, dále je možné u každého zákazníka evidovat jeho domácí golfový klub, vést přehledy ostatních golfových klubů a sledovat, kolik Vašich návštěvníků přichází ze kterého klubu.

4.4.1

Evidence golfových klubů

V menu Golf v hlavní liště položka Golfové kluby se Vám zobrazí okno Přehled golfových klubů. Zde je seznam již evidovaných golfových klubů. U každého klubu je evidováno číslo klubu, písmenná zkratka 30


klubu a jeho plný název. Je třeba poznamenat, že příslušnost zákazníka ke golfovému klubu je určována jeho registračním číslem. Pokud první 3 znaky registračního čísla zákazníka odpovídají číslu golfového klubu, je zákazník považován za člena tohoto golfového klubu. Celý seznam golfových klubů je možné jednoduše tisknout pouhým stisknutím tlačítka Tisk. Přidání nového golfového klubu je možné provést stiskem tlačítka Přidat a zadáním výše zmíněných tří parametrů. Odstranění golfového klubu se provede kliknutím myši na libovolnou položku v seznamu golfových klubů a stiskem tlačítka Odebrat popř. stiskem tlačítka Editovat můžete golfový klub smazat z evidence nebo editovat jeho atributy. Firma INSPIRE CZ s.r.o. nabízí v případě zájmu ze strany sportovního centra provedení importu všech golfových klubů České republiky. Toto vám ušetří práci s vytvářením seznamu golfových klubů.

4.4.2

Golfové turnaje

Po registraci turnaje na serveru ČGF je možné startovací listinu hráčů naimportovat do systému CLUBSPIRE. Pro zobrazení registrovaných turnajů ČGF, jenž jsou odehrané, aktuální a plánované klikněte v hlavním menu na nabídku Golf a poté na položku Turnaje. Po výběru termínu konání turnaje, volitelném odtrhnutí zatržítka pouze turnaje tohoto klubu a stisknutí tlačítka Obnovit se zobrazí kompletní přehled všech turnajů registrovaných ČGF ve Vámi vybraný termín. V okamžiku, kdy se rozhodnete naimportovat startovací listinu do CLUBSPIRU ujistěte se, že na Vámi zvolený termín konání turnaje je hřiště volné. V opačném případě hřiště na tento termín uvolněte. V dalším kroku si zvolte turnaj pro který chcete generovat blokaci hřiště a stiskněte tlačítko Výběr hráčů. Nyní je možné také pro jednotlivé hráče, účastnící se turnaje, vytisknout Score Card. Pomocí zaškrtávacích políček si vyberte hráče pro které tyto Score Card chcete tisknout a stiskněte tlačítko Tisk Score Card. V dialogovém okně stiskněte tlačítko se třemi tečkami a vyberte objekt na kterém se turnaj bude odehrávat. Poté budete vyzván k potvrzení dalšího dialogového okna, stisknutím tlačítka Potvrdit. V případě, že se rozhodnete Score Card netisknout dialogové okno vyrušíte stisknutím tlačítka Zrušit. V blokaci a následné rezervaci hřiště budete pokračovat tak, že zaškrtnete v seznamu hráče, kteří se mají turnaje zúčastnit a stisknete tlačítko Rezervace. Stiskem tlačítka se třemi tečkami v dialogovém okně Volba objektu si zobrazíte seznam objektů, kde kliknutím na název konkrétního objektu a stiskem tlačítko Potvrdit, vyberete objekt (např. Golfové hřiště) na němž se má turnaj odehrát. Po opětovném stisknutí tlačítka Potvrdit se Vám zobrazí panel Generování rezervací, kde je možné zvolit Činnost a implicitně nastavené generovat rezervaci Na více osob. V tuto chvíli se na časové ose vytvořila v daný termín konání turnaje blokace hřiště. V následující části generování rezervací jsou jednotlivé objednávky rozděleny podle startovacího času (tzv. Flightu) zaregistrovaných hráčů. K další rezervaci se vždy dostanete stiskem tlačítka Vpřed. Jestliže se jedná o v pořadí poslední rezervaci, zaktivní se tlačítko Potvrdit a jeho stisknutím vygenerujete požadovanou hromadnou rezervaci, složenou z jednotlivých rezervací, které jste právě zvolili. O správném výsledku této hromadné rezervace se můžete přesvědčit zobrazením časové osy v termín konání konkrétního turnaje. Při vytváření rezervací se kontroluje zda hráči existují v databázi systému CLUBSPIRE. Pokud ne, vytvoří se automaticky noví pomocí webové služby ČGF. Vždy se načte a uloží příjmení, jméno, registrační číslo a HCP hráče. Jednoznačným identifikátorem hráče je jeho registrační číslo přidělené ČGF. V případě, že v systému je již vytvořený hráč bez registračního čísla, CLUBSPIRE vytvoří duplicitní záznam s naimportovaným registračním číslem. Např. máme v systému Petr Novák bez registračního čísla ČGF. Pan Novák se přihlásí na serveru ČGF na Vámi pořádaný turnaj. Ve chvíli, kdy do CLUBSPIRU naimportujete startovní listinu Vašeho turnaje vytvoří se nový zákazník Petr Novák, ale tentokrát s registračním číslem. Vznikají tedy dva zákazníci P. Novákové, jenž jsou tatáž osoba. Po vytvoření rezervací je možné tyto rezervace vybrat a přesunout na účet, jak jednotlivě, tak několik na jednou. Před zaplacením jednotlivých účtů je zde možnost vytisknout Score Card. Je nutné mít zaškrtnutou volbu Umožnit tisk Score Card v menu Nástroje - Nastavení - Tisk. Do textového pole Název akce můžeme doplnit název pořádaného turnaje.

4.4.3

GOLFCUT

Golfovou verzi systému CLUBSPIRE je možné přes webové služby synchronizovat se službou poskytovanou serverem www.golfcut.cz, který provozuje společnost Resort Media, s.r.o.. Tato služba umožňuje nabízet hráčům golfu startovní časy Vašeho golfového klubu. V případě, že si hráč, registrovaný na serveru GOLFCUT zakoupí některý ze startovních časů nabízený Vašim klubem, server GOLFCUT zašle požadavek na rezervaci do systému CLUBSPIRE a CLUBSPIRE automaticky na zvolený startovní čas

31


provede rezervaci na časové ose. Tato rezervace se zobrazuje s ikonou označující rezervaci zprostředkovanou prostřednictvím služby GOLFCUT. Činnost spojená s rezervací je účtovaná za nula korun, protože všechny ceny startovních časů se nastavují výhradně v administračním systému GOLFCUT. Veškeré statistiky prodeje startovních časů a všechny přehledy vytížení objektů je možné si procházet taktéž pouze v systému GOLFCUT. Všechna nastavení týkající se synchronizace golfové verze CLUBSPIRE a serveru GOLFCUT provádí technici společnosti INSPIRE CZ s.r.o..

4.4.4

Vydavač míčků

Vydavač míčku umožňuje vydat míčky zákazníkovi na základě jeho autentizace ČGF (případně jinou) kartou. CLUBSPIRE má možnost zákazníkovi přidat na účet dávku míčků, případně tento účet i zaplatit z depositu. Hráč se při vydavači autentizuje kartou ČGF, CLUBSPIRE kartu vyhodnotí a provede jednotlivé akce výdeje míčků (přidaní zboží na účet, vytvoří a zaplatí objednávku, atd.) V okamžiku, kdy je vše v pořádku, pošle CLUBSPIRE vydavači míčků signál k vydání. Technické řešení tvoří dvě zařízení pod označením Quido 4x4 a převodník RS232-Ethernet Gnome. Obě tyto zařízení jsou připojená do sítě pomocí ethernetového kabelu a mají svoji IP adresu, která je od výrobce nastavená na 192.168.1.254. Tuto IP adresu je nutné změnit (např. pomocí softwaru EthernetConfigurator nebo přes webové rozhraní daného zařízení), aby byla v rozsahu IP adres, ve kterém je nastavena IP adresa serveru CLUBSPIRE. Obě zařízení se nastavují přes webové rozhraní na defaultně nastavené adrese http://192.168.1.254. Při zakoupení modulu Ovládání objektů je velice důležité, aby majitel sportovního centra zajistil stabilní chod sítě bez jakýchkoliv výpadků. Jestliže dojde k delšímu výpadku sítě, automatické obnovení komunikace jednotky QUIDO se serverem CLUBSPIRE trvá minimálně 10 minut od obnovení funkčnosti sítě. 4.4.4.1

Nastavení zařízení Gnome232:

• Nastavíte IP adresu pomocí EthernetConfigurátoru nebo přes webové rozhraní • V nastavení přes webové rozhraní v Serial Settings – Port Settings je nutné nastavit parametry RS232 rozhraní (tj. rychlost, počet data bitů, stop bit a paritu), pro čtečky ČGF to je: 9600 pbs, 8 daty bitů, 1 stop bit, none parity. • V nastavení Connection (nastavení Gnome na vysílání dat přijatých z RS232 rozhraní) nastavíte Passive Connection – Accept Incomming: Yes a Active Connection – Active Connect: With Any Character

4.4.4.2

Nastavení zařízení Quido 4x4:

• IP adresu je možné nastavit pomocí EthernetConfigurátoru nebo přes webové rozhraní. Ovladač míčků se v systému CLUBSPIRE nastavuje jako ovládání vstupů, které naleznete v menu Nástroje - Nastavení - Ovládání vstupů. K nadefinovanému ovládání vstupů se poté přiřadí podmínka vstupu a vstupní akce (menu Nástroje - Nastavení - Definování vstupů), která přidá zvolené zboží na účet držitele karty nebo ho přímo zaplatí z depositu zákazníka. V nastavení Ovládání vstupů je možné provést přidání nové řídící jednotky stiskem tlačítka Přidat. Na konec seznamu ovladačů se přidá nový ovladač. Po označení ovladače v seznamu a v detailu zvolení ovladače typu Quido lze editovat jeho parametry: • Název – název ovladače, který se bude zobrazovat v seznamu ovladačů. • IP adresu – IP adresa, kterou jste nadefinovali pomoci EthernetConfigurátoru nebo přes webové rozhrní. • Port – Port, který jste nadefinovali pomoci EthernetConfigurátoru nebo přes webové rozhraní. Po označení ovladače Quido se aktivuje neaktivní tlačítko Čtečky. Kliknutím na toto tlačítko se otevře se nové dialogové okno Nastavení čteček. Zde je nutné nadefinovat čtečku k ovládání, které jste již nakonfigurovali. Opět je nezbytné nejdříve přidat do seznamu novou čtečku, nastavit název, IP adresu, port a typ čtečky, která bude připojena do RS232 rozhraní. Stiskem tlačítka Potvrdit uložíte provedená nastavení. K dokončení nastavení ovládání vstupů zbývá už jen stisknout tlačítko Uložit. Tlačítko Obnovit uvede nastavení do stavu, ve kterém bylo, než jste provedli změny. 32


4.4.4.3

Definování vstupů

Další důležitou součástí konfigurace je definování vstupů, v menu Nástroje - Nastavení - Definování vstupů. Tři základní jednotky definování vstupů jsou: • Vstup – reprezentuje jedno konkrétní čtecí zařízení (signál přijatý na jednom čtecím zařízení). • Podmínka – určuje jaké podmínky musí být splněny, aby se provedla akce. • Akce – je činnost, kterou systém CLUBSPIRE provede po splnění určité podmínky. Princip je takový, že pro každé čtecí zařízení připojené k dané řídící jednotce vytvoříte jeden vstup. Pro každý vstup poté nadefinujete podmínky a každé podmínce určíte akce, které se mají provést, pokud je podmínka splněna. Pokud tedy zákazník přiloží kartu ke čtecímu zařízení, vyhledají se podmínky nadefinované u tohoto čtecího zařízení. Zkontroluje se, kterou z těchto podmínek daný zákazník splňuje a provedou se akce nadefinované k této podmínce. Pokud není splněna žádná z podmínek, neprovede se žádná akce. Obrázek 4.11 Definování vstupů

Je třeba si všimnout, že v horní polovině okna jsou tři panely: Vstupy, Podmínky a Akce. Pod každým panelem jsou umístěny dvě tlačítka pro přidání a odebrání vstupu, podmínky nebo akce. Pokud najedete myší na tlačítko (aniž byste klikli) zobrazí se Vám krátká nápověda k tomuto tlačítku. V dolní části okna je panel Detaily, kde se zobrazují detaily o vstupu, podmínce či akci, která byla právě vybrána. Postup nastavení Definování vstupů je následující Nejdříve je nutné zvolit ovládání (tzn. řídící jednotku), ke které chcete nadefinovat podmínky vstupů. Odpovídající řídící jednotku vyberete ze seznamu řídících jednotek (nachází se v horní části okna hned pod nápisem Definování vstupů) evidovaných v systému CLUBSPIRE. 4.4.4.4

Vytvoření vstupů

Dále je třeba vytvořit vstup pro každé čtecí zařízení připojené ke zvolené řídící jednotce. Stiskem tlačítka pro přidání vstupu (zelené tlačítko "+"pod panelem Vstupy) se Vám vytvoří nový vstup (v panelu vstupy přibude nový řádek) a v dolní části okna se zobrazí panel Detaily vstupu. Zde musíte nastavit následující parametry: • Název – název vstupu. 33


• Označení zapojení – číslo vstupního bodu (zapojení) řídící jednotky, kam je připojena čtečka. Protože k řídící jednotce bznamená to, že zákazník je člen golfového klubu sportovního centra, které provozuje tento systém CLUBSPIRE.ývá připojeno hned několik různých zařízení, je třeba je od sebe odlišit. Proto každý vstupní bod pro připojení zařízení do řídící jednotky má své označení. • Volba aktivní – určuje zda je vstup aktivní. V případě, že aktivní není, nejsou vyhodnocovány podmínky ani nejsou prováděny žádné akce. Stiskem tlačítka Ulož změny uložíte vytvořený vstup do evidence CLUBSPIRE. Takto vytvoříte potřebný počet vstupů a nastavíte odpovídající parametry. Pokud chcete některý z již vytvořených vstupů smazat, stačí jej (kliknutím myši na jeho název v seznamu vstupů) označit a stisknout tlačítko pro odebrání. 4.4.4.5

Vytvoření podmínek

Dále pro každý vstup nadefinujete podmínky, které se budou vyhodnocovat, po přijetí signálu ze čtecího zařízení. Podmínek může být libovolné množství. Jsou vyhodnocovány postupně a když je nějaká podmínka splněna, provedou se příslušné akce. V ověřování dalších podmínek se již nepokračuje. Z toho vyplývá, že podmínky je třeba seřadit dle obecnosti. Nejpřísnější podmínky musí být v seznamu podmínek na začátku a nejobecnější podmínky musí být na jeho konci. Pro přidání podmínky vstupu je třeba myší označit zvolený vstup a stisknout tlačítko pro přidání podmínky (zelené tlačítko "+"pod panelem Podmínky). Opět se Vám v dolní části okna zobrazí panel Detaily podmínky, kde je možné nastavit atributy nové podmínky, a to: • Název – název podmínky. • IP čtečky – zatržením této možnosti a zapsáním konkrétní IP adresy čtečky (GNOME) určíte, že budou podmínky akceptovány pouze přijde-li požadavek ze čtečky, která má Vámi uvedenou IP adresu. • Člen skupiny – zatržením této možnosti a výběrem zákaznické skupiny určíte, že zákazník musí být členem vybrané zákaznické skupiny, aby byla podmínka splněna. • Pohlaví: – zatržením této možnosti a výběrem pohlaví muž/žena určíte, že vstupní podmínka bude splněna buď pro pohlaví mužské nebo ženské. Toto rozlišení je určeno zatržením jedné z těchto možností na zákaznické kartě u každého zákazníka. • Rezervace v areálu – zatržením této možnosti a výběrem areálu určíte, že zákazník musí mít vytvořenou rezervaci ve vybraném areálu, aby byla podmínka splněna. • Rezervace v objektu – zatržením této možnosti a výběrem objektu určíte, že zákazník musí mít vytvořenou rezervaci ve vybraném objektu, aby byla podmínka splněna. • Časová tolerance – zatržením této možnosti a nastavením počtu sekund určíte, v jakém předstihu před začátkem rezervace může zákazník vstoupit do objektu. • Limit opakovaného přihlášení – zatržením této možnosti a nastavením počtu sekund určíte dobu, po jejímž uplynutí od předchozího vstupu je možno do objektu opětovně vstoupit. Pokud zatržením označíte více možností (např. členství ve skupině a zároveň rezervace v areálu), bude podmínka vyhodnocena jako splněná pouze v případě, že budou splněny všechny tyto požadavky. Stiskem tlačítka Ulož změny uložíte novou podmínku do evidence CLUBSPIRE. Podmínek můžete nadefinovat libovolné množství s předpokladem toho, že po splnění určité podmínky se provedou akce dané podmínce příslušící (například: podmínka 1 - zákazník je členem skupiny Golden Card, akce - vpusť zákazníka do objektu, bez účtování jakéhokoliv vstupu, podmínka 2 - zákazník má rezervaci v objektu, akce 3 - proveď přidání rezervace na zákazníkův účet a vpusť zákazníka do objektu). Pořadí jednotlivých podmínek je možné měnit kliknutím na název podmínky v seznamu podmínek a stiskem tlačítka se šipkou nahoru nebo dolů (tato tlačítka se vyskytují vpravo pod panelem se seznamem podmínek) se provede posun podmínky v seznamu o jednu pozici v odpovídajícím směru. 34


4.4.4.6

Vytvoření akcí

Pro vytvoření akce je nejdříve nutné označit vstup a podmínku, pro níž budete akci vytvářet, a stisknout tlačítko pro přidání akce (zelené tlačítko "+"pod panelem Akce). V dolní části okna se Vám zobrazí panel Detaily akce, kde je možné nastavit následující parametry: • Název – výstižný název nové akce. • Vytvořit rezervaci v objektu – zatržením této možnosti, výběrem existujícího objektu a činnosti určíte, že po splnění odpovídající podmínky bude zákazníkovi ve zvoleném objektu vytvořena rezervace na vybranou činnost. • Vpustit zákazníka do zařízení – výběrem této možnosti a zadáním čísla zapojení (portu) v řídící jednotce určíte, že po splnění odpovídající podmínky bude zákazníkovi umožněno projít vstupním zařízením (turniketem, dveřmi se čtečkou) připojeným na zadaném zapojení (portu) řídící jednotky do objektu. • Uzavřít účet na pokladně – zatržením této možnosti a výběrem jedné z pokladen určíte, že při splnění odpovídající podmínky bude zákazníkovi uzavřen účet (a promítne se v příjmech na vybrané pokladně). Stiskem tlačítka Uložit změny uložíte vytvořenou akci. Akcí může být libovolný počet. Po splnění podmínky budou postupně provedeny všechny.

4.4.5

Atributy zákazníka používané pro golf

V případě, že vlastníte licenci s modulem Golf, můžete u jednotlivých zákazníků nastavovat několik atributů specifických pro golfové hráče. Pro nastavení těchto atributů si stačí otevřít zákaznickou kartu (to je možné provést kliknutím pravého tlačítka myši na jméno zákazníka v seznamu zákazníků vpravo dole v okně CLUBSPIRE a z nabídky zvolit možnost Upravit). V zákaznické kartě je třeba zvolit záložku Zák. údaje. Je třeba poznamenat, že příslušnost zákazníka ke golfovému klubu je určována jeho registračním číslem. Pokud první 3 znaky registračního čísla zákazníka odpovídají číslu golfového klubu, je zákazník považován za člena tohoto golfového klubu. To se v zákaznické kartě projeví tím, že v panelu Zákaznické údaje úplně dole bude zobrazena zkratka a název golfového klubu. V dolní části okna se objeví panel Golf, kde je možné nastavit následující parametry: • Handicap - zde můžeme zaznamenat bodové skóre zákazníkova handicapu • položka Blokace - pokud je zatržena, znamená to, že zákazníkův účet je blokován, protože zákazník někdy v minulosti nezaplatil účet. • položka Domovský klub- pokud je zatržena znamená to, že zákazník je člen golfového klubu sportovního centra, které provozuje tento systém CLUBSPIRE. Stiskem tlačítka Použít, uložíme provedené nastavení.

4.4.6

Golfové skupiny

V této části manuálu se budeme věnovat pouze golfovým skupinám. Samotné vytváření a práci se skupinami najdete níže v kapitole Rozšiřující moduly v podkapitole Zákaznické skupiny – členství. Golfové skupin slouží k tomu, abychom mohli jednoduše podle registračního čísla ČGF zařadit hráče našeho klubu do zákaznických skupin k nimž je možné přiřadit slevy. Postup je následující: V hlavním menu Nástroje zvolím položku Správa skupin zákazníků. Pro vytvoření nové golfové skupiny klikneme na tlačítko Nová. V prvním kroku vyplníme Název, popřípadě Popis zákaznické skupiny a pro pokračování stiskneme tlačítko Vpřed. Ve druhém kroku vytváření nové zákaznické skupiny zvolíme jako členství ve skupiny třetí možnost a to Golfová skupina. Po označní této možnosti se nám aktivuje další část panelu pro výběr klubů a nastavení členství (od-do). Po rozkliknutí nabídky výběr klubů můžeme vybrat ty kluby, které mají být v námi vytvářené skupině.

35


Klikneme na tlačítko Vpřed a v posledím, třetím kroku přidáme kategorie zboží u nichž chceme členům golfové skupiny nastavit slevy. V okamžiku, kdy máme vše co jsme potřebovali nastavit hotové potvrdíme tlačítkem Potvrdit. Systému CLUBSPIRE automaticky zařadí všechny zákazníky u nichž se shoduje první trojčíslí vybraných klubů s prvním trojčíslím zákazníkova registračního čísla ČGF do námi vytvořené skupiny. Zákazníkům jsou taktéž přiřazeny slevy, které jsme v průběhu vytváření golfové skupiny nastavili pro zvoléné kategorie zboží. Jako u ostatních zákaznických skupin se počítání slevy odvíjí dle priority dané skupiny.

4.4.7

Green Fee

Green Fee je karta, která slouží k identifikaci zákazníka a poskytuje informaci o tom, že zákazník má oprávnění ke hře, protože ji zaplatil. Green Fee je předtištěná karta s libovolným rozvržením, na niž je pomocí CLUBSPIRE vytištěno jméno zákazníka, handicap, datum a čas hry, v některých případech i registrační číslo, případně název domovského klubu apod. V některých případech může Green Fee karta obsahovat i tabulku pro zaznamenávání dosaženého skóre. 4.4.7.1

Nastavení Green Fee

Pro tisk Green Fee je třeba mít vytvořenu šablonu ve formátu xml, která určí způsob rozložení jednotlivých informací při tisku. Tuto šablonu je možné nastavit v menu Nástroje v hlavní liště položka Nastavení odkaz Tisk. V pravé části okna se zobrazí panel Green Fee obsahující pouze 2 parametry. První parametr je zatržítko Umožnit tisk Green Fee, které ovlivňuje, zda bude mít obsluha centra možnost tisknout Green Fee. Druhý parametr Předloha pro tisk určuje název soubor obsahující šablonu, podle níž budou tištěné informace rozvrženy. V případě, že ve Vašem centru dojde ke změně předlohy Green Fee karet, je třeba kontaktovat podporu systému CLUBSPIRE, která vám na míru vytvoří novou šablonu pro tisk. Poznámka: V menu Nástroje v hlavní liště položka Nastavení - odkaz Tiskárny umožňuje nastavit tiskárnu, na níž se budou Green Fee tisknout. 4.4.7.2

Tisk Green Fee

Tisk Green Fee je popsán v kapitole Odbavení zákazníka.

4.4.8

Výpočet hracího HCP

Nastavením tohoto modulu umožníte, aby hráči na hřišti dostali na své Green Fee vytištěné přesné hodnoty svého hracího HCP pro konkrétní hřiště. Pro dosažení takového stavu, je nutné evidovat handicap u konkrétního hráče (viz. karta zákazníka v kapitole běžný provoz), nastavit parametry odpališť a umístit položku hracího handicapu v tiskové sestavě pro tisk Green Fee. 4.4.8.1

Nastavení parametrů odpališť

Menu pro nastavení odpališť naleznete pod nabídkou Golf hlavního menu, podmenu Nastavení hracího HCP. Pomocí tlačítka Přidat se dostaneme do dialogu, který nám umožní vybrat objekty z nichž bude HCP vypočítáváno. Obrázek 4.12 Nastavení depositu

36


Vyberte objekty a stisknutím tlačítka Potvrdit se dostaneme zpět do dialogu, ve kterém jsou již viditelné námi vybrané objekty. Stiskem tlačítka Odpaliště se spustí dialog, ve kterém je potřeba podobným způsobem přidat odpaliště, která jsou na hřišti k dispozici. U každého odpaliště je nutné vyplnit název a barvu, která odpovídá jeho obtížnosti. Po zanesení všech dostupných odpališť opustíme dialog kliknutím na tlačítko Zavřít. Parametry odpališť jsou k nalezení pod volbou Upravit Obrázek 4.13 Nastavení odpališť

Tady vidíme všechna zanesená odpaliště a editovatelnou tabulku, do které je nutné vyplnit příslušné parametry odpaliště (Course rating, Sloup rating a PAR). Tlačítkem Potvrdit dokončíme nastavení a můžeme zavřít celý dialog. Pokud toho tyto hodnoty nebo handicap zákazníka ponecháte prázdný, výpočet hracího HCP se nebude provádět a nijak nebude ovlivňovat chod CLUBSPIRE. Pokud dojde v průběhu tisku Green Fee s vypočteným HCP k zobrazení hlášky, že výpočet HCP se nezdařil, ověřte zda máte vyplněné všechny potřebné hodnoty každého odpaliště a zda je u klienta evidován jeho handicap.

4.4.9

Konzumační karta (konzumka)

Konzumační karta je papírová karta, která se používá pro zaznamenávání služeb centra, které zákazník použil, v případě, že není možné mít k dispozici počítač. Toto se hojně používá v případech golfových center, kdy zákazník využívá služeb trenérů a trenažérů dle svého uvážení. Obsluha zákazníkovi do karty ručně připíše, jakou službu zákazník použil, a při odchodu z centra jsou jednotlivé služby přidány na zákazníkův účet v CLUBSPIRE a tento je poté zaplacen. 4.4.9.1

Nastavení konzumačních karet

Pro tisk konzumačních karet je třeba mít vytvořenu šablonu ve formátu xml, která určí způsob rozložení jednotlivých informací při tisku. Tuto šablonu je možné nastavit v menu Nástroje v hlavní liště položka Nastavení, odkaz Tisk. V pravé části okna se zobrazí panel Konzumační karta obsahující pouze 2 parametry. První parametr je zatržítko Umožnit tisk konzumační karty, které ovlivňuje, zda bude mít obsluha centra možnost tisknout konzumační karty. Druhý parametr Předloha pro tisk určuje název soubor obsahující šablonu, podle níž budou tištěné informace rozvrženy. V případě, že ve Vašem centru dojde ke změně předlohy konzumačních karet, je třeba kontaktovat podporu systému CLUBSPIRE, která Vám na míru vytvoří novou šablonu pro tisk. Stiskem tlačítka Uložit uložíte provedené nastavení. V případě, že se chcete vrátit do stavu, který byl před Vámi provedenými změnami, stisknete tlačítko Obnovit. Poznámka: V menu Nástroje v hlavní liště položka Nastavení, odkaz Tiskárny umožňuje nastavit tiskárnu, na níž se budou Green Fee tisknout. 4.4.9.2

Tisk konzumační karty, přehled konzumačních karet

Tisk konzumační karty a přehled konzumačních karet je podrobněji popsán v kapitole Odbavení zákazníka.

37


4.4.10

Přehled vytížení podle golfových klubů

Je podrobně popsán v kapitole Vyhodnocení provozu.

4.5

Nastavení uživatelského rozhraní

Po vytvoření objektů je třeba nastavit, jak se tyto objekty mají zobrazovat obsluze sportovního centra, především recepčním. Toto nastavení se týká zobrazování podzáložek v záložce Rezervace a provádí je administrátor. Pokud nedojde k rozšíření centra, zůstává toto nastavení neměnné.

4.5.1

Správa podzáložek (záložka Rezervace)

Pro zobrazení rozpisu 1 objektu(= sportoviště) je použita časová osa, zobrazující otvírací dobu objektu, jeho obsazenost a zákaznické rezervace nebo seznam návštěvníků objektu. Kdyby pro každý objekt existovala zvláštní záložka, stal by se jejich přehled nepřehledným, proto je v CLUBSPIRE možné v 1 rezervační záložce zobrazovat hned několik různých objektů. Běžnou praxí je, že se každá záložka reprezentuje 1 areál, ale být to tak nemusí, záleží na Vašem uvážení. Nejdříve klikněte na hlavní záložku s názvem Rezervace. Ta vám zobrazí přehled již vytvořených rezervačních záložek. Správu záložek pak najdete na hlavní liště menu Rezervacehned první 3 odkazy: Nová záložka, Úprava záložky, Vymazat záložku. Těmito odkazy můžete ovlivňovat zobrazení rezervačních záložek. Pro úpravu a smazání již existující podzáložky stačí na tuto kliknout a poté zvolit na hlavní liště menu Rezervace a položku Úprava záložky, popř. Vymazat záložku.

4.5.2

Přidání nové podzáložky

Nejprve klikněte na záložku s názvem Rezervace. Ta Vám zobrazí přehled již vytvořených rezervačních podzáložek. Dále pak zvolte na hlavní liště menu Rezervace položku Nová záložka. Otevře se Vám nové dialogové okno Nová záložka. V tomto nově otevřeném okně vyplňte název záložky, může odpovídat existujícímu areálu nebo typu sportu. Je vhodné vybírat jednoduché a výstižné názvy sportovišť, jako jsou např. Tenis, Squashové kurty, Maséři apod. 4.5.2.1

Základní nastavení

• Typ záložky – Časová osa je vhodná při použití u všech objektů, kde si zákazníci centra blokují objekt na časový úsek – kurty, lekce aerobiku apod. – Přehled osob je seznam osob, které se právě vyskytují v daném objektu (tato varianta je vhodná především pro objekty, kde se platí pouze vstup nezávisle na čase zde stráveném fitness, v některých případech horostěna apod.) • Pořadí záložky – zvolíme pořadí nově vytvářené podzáložky v seznamu podzáložek. Pořadí je vhodné volit tak, aby nejpoužívanější podzáložky byly blízko sebe na prvních místech. • Týdenní přehled – tato volba určuje zda bude rozvrh cvičebních hodin zobrazen jako denní nebo týdenní přehled. Jestliže tedy zaškrtnete volbu Na webu jako týdenní rozvrh bude se rozvrh zobrazovat v týdenním přehledu (tato varianta je vhodná především pro objekty, kde v jednom fyzickém objektu probíhájí různá cvičení. Jedná se tedy například o jeden cvičební sál, kde se cvičí např.zumba, jóga, bosu, atd.). Je velmi důležité dát si pozor aby se u vybraných objektů, které se mají v týdenní rozvrhu zobrazovat, nepřekrývaly časy jednotlivých cvičení (přehled cvičení by se nezobrazil v on-line rezervacích).

38


4.5.2.2

Objekty

• Přidání objektů zobrazovaných na záložce provedete kliknutím na tlačítko Přidat. Zobrazí se Vám okno Volba objektu se seznamem areálů. K zobrazení konkrétních objektů vybraného areálu stačí kliknout myší na křížek před názvem areálu nebo provést dvojklik myší na názvu areálu. Poté již stačí kliknutím myši na název objektu tento objekt tím označit a stisknout tlačítko Potvrdit. (Pro přidání hned několik objektů najednou je možné použít několikanásobný výběr pomocí klávesy Ctrl. Tzn. stačí označit první objekt, poté držet klávesu Ctrl a klikem myši označit další objekt/y. Když máte označeny požadované všechny objekty, stačí stisknout tlačítko Potvrdit.) • Seřazením objektů je možné určit pořadí, v němž se budou zobrazovat. K tomuto účelu slouží tlačítka Nahoru a Dolů. Stačí vybraný objekt označit kliknutím myši na jeho název a stisknout tlačítko odpovídající směru, kterým chcete tento objekt v seznamu objektů posunout. Pokud jsme s výsledným seznamem objektů spokojeni, stiskem tlačítka Použít vytvoříte novou podzáložku. Název této podzáložky se objeví mezi ostatními podzáložkami a v hlavním okně se Vám zobrazí obsah Vámi vytvořené podzáložky. Pokud se v záložce zobrazuje časová osa, pak je třeba v horní části panelu podzáložky nastavit zda se bude časová osa zobrazovat jako přehled hodin ve dni (volba den, kterou můžete omezit na hodiny, kdy je nadefinována otvírací doba zobrazených objektů a nastavit si na jaké časové intervaly bude každá hodina rozdělena - tenis typicky 30 min, solárium 5 min) nebo přehled dní v měsíci (volba měsíc, tato možnost se v současné době využívá jen a pouze pro hotelové pokoje). Obrázek 4.14 Nastavení záložky

4.5.3

Nastavení uživatelského rozhraní uživatelské skupině

Uživatelská skupina je skupina uživatelů systému CLUBSPIRE, kteří mají stejná přístupová práva. Příklad pokud ve sportovním centru pracuje několik recepčních tak mohou tvořit jednu skupinu, popř. 2 různé skupiny, přičemž jedna skupina zastřešuje běžné recepční a druhá má navíc práva pro přehledy tržeb a uzavírání pokladen apod. Po instalaci CLUBSPIRE existují 3 základní skupiny uživatelů, a to Administrátoři, Recepce a Web(skupina pro zákazníky centra, kteří mají přístup k webovému klientovi CLUBSPIRE). Každé uživatelské skupině můžete nastavit její vlastní uživatelské rozhraní týkající se rezervací. Tzn. u každé skupiny je možno si vytvořit libovolné podzáložky, které členové této uživatelské skupiny uvidí v záložce Rezervace a toto nastavení uložit pro danou skupinu. Pro provedení nastavení uživatelského rozhraní určité uživatelské skupině je nejprve nutné vytvořit požadované podzáložky v záložceRezervace, viz předchozí dva body. Když jste s vytvořenými podzáložkami spokojeni a chcete toto nastavení uložit pro konkrétní uživatelskou skupinu, zvolíte v hlavní liště menu Nástroje položkuNastavení uživatelského rozhraní. Zobrazí se Vám okno Nastavení uživatelského rozhraní, v němž se zobrazí seznam všech uživatelských skupin. Pro uložení aktuálního nastavení pro určitou skupinu stačí označit skupinu, kliknutím myši na její název v tomto seznamu a stiskem tlačítka

39


Uložit. Zobrazí se potvrzovací okno, zda chcete opravdu toto nastavení uložit jako výchozí pro tuto skupinu, to potvrďte. Pokud například uložíte nastavení uživatelského rozhraní pro recepci, znamená to, že pokud se do CLUBSPIRE přihlásí uživatel patřící do této uživatelské skupiny, uvidí v záložce Rezervace podzáložky, které jste tam vytvořili a s jejich obsahem bude moci pracovat. Sám však toto nastavení nebude moci měnit. Pokud chcete vytvářet uživatelské rozhraní úpravou již existujícího, můžete postupovat následovně. Zvolíte v hlavní liště menu Nástroje položkuNastavení uživatelského rozhraní. Zobrazí se Vám okno Nastavení uživatelského rozhraní, v němž se zobrazí seznam všech uživatelských skupin. Označíte skupinu, jejíž uživatelské rozhraní chcete upravit, kliknutím myši na její název v tomto seznamu a stiskem tlačítka Načíst se Vám zobrazí potvrzovací okno, po jeho potvrzení se nastavení vybrané skupiny projeví v hlavním okně CLUBSPIRE (záložka Rezervace, změní se podzáložky). Opět můžete provést úpravy, smazat nebo vytvořit nové podzáložky a toto nastavení uložit pro danou skupinu (v hlavní liště menu Nástroje položka Nastavení uživatelského rozhraní. Zobrazí se Vám okno Nastavení uživatelského rozhraní, v němž se zobrazí seznam všech uživatelských skupin. Pro uložení právě vytvořeného nastavení zvolíte cílovou uživatelskou skupinu a stisknete tlačítko Uložit.).

4.6

Nastavení pokladen

Pokladna v CLUBSPIRE slouží k evidenci veškerých finančních operací, které se odehrávají ve sportovním centru při kontaktu se zákazníky. Každé centrum může evidovat jednu nebo několik různých pokladen, dle fyzického rozmístění jednotlivých míst v centru, kde jsou přijímány platby od zákazníků, dle měny, kterou pokladna přijímá, popř. pro oddělení určitého sortimentu nabídky (např. pokud chce centrum evidovat prodej sportovního oblečení zvlášť). Seznam všech pokladen je ukládán do databáze CLUBSPIRE a je společný všem klientům. Díky pokladně máte dokonalý přehled o financích. Pomocí pokladních přehledů můžete sledovat aktuální výši tržeb, srovnávat tržby v jednotlivých obdobích a následně upravovat cenovou politiku, nastavovat motivační programy pro Vaše klienty tak, aby docházelo ke zvýšení zisku centra. Můžete také například sledovat, jakých tržeb dosahují jednotliví/é recepční a zhodnotit, jak velký podíl mají na dosaženém zisku. Zároveň i výstupy pro účetnictví se stanou otázkou několika málo kliknutí v CLUBSPIRE místo činnosti, nad kterou jste dříve trávili hodiny, což Vám ušetří čas, peníze a nejeden šedivý vlas. Vytváření a úpravy pokladen lze provádět v Nastavení pokladen, které se nachází na hlavní liště menu Pokladna položka Nastavení pokladen. Otevře se Vám okno Seznam pokladen, v jehož horní části se nachází seznam pokladen nadefinovaných v CLUBSPIRE. Pokladny je možné jednoduše přidávat, mazat či upravovat. Pouhým označením pokladny (kliknutím myši na její název) v seznamu pokladen se vám v dolní části okna objeví bližší informace o dané pokladně, které můžete dle potřeby editovat. Popř ji můžete stiskem tlačítka Vymazat smazat. Pro vytvoření nové pokladny stačí stisknout tlačítko Přidata do seznamu pokladen se vám přidá nová pokladna. Na tu když kliknete myší, tak potom můžete v dolní části okna nastavit atributy, které odpovídají Vašim potřebám. Mezi atributy pokladny, které jsou společné všem klientům, patří: • název - měl by být jedinečný, aby nedocházelo ke zbytečným zmatkům • měna - měna, ve které bude na dané pokladně účtováno (pro možnost vést pokladnu v eurech je nutné mít licenci obsahující modul pro podporu eura a je zároveň nutné mít na skladě u všech položek uvedeny jak ceny v Kč, tak i ceny v eurech) • minimální a maximální částka, která může/musí na pokladně být • přepočet na Euro/USD - možnost přepočítávání cen zboží při účtování zákazníkovi na pokladně na eura (tzn. na skladě jsou jednotlivé ceny skladových položek vedeny pouze v Kč a až když pokladní zvolí Zaplatit účet hotově, tak se provede přepočítání jednotlivých částek účtu na eura dle nastaveného přepočtu měn, i výsledná účtenka je tištěna v eurech). Přepočet na eura je též vázán na odpovídající typ licence (je nutné mít v licenci modul s podporou pro Euro) • popis - bližší informace o pokladně, bližší popis pokladny apod. • indikace, zda je pokladna viditelná - pokud je toto políčko zatrženo, je pokladna viditelná obsluze sportovního centra, v opačném případě je viditelná pouze administrátorům. 40


Dále je u každé pokladny možnost nastavit 2 lokální parametry, a to: • dostupná z toho počítače - což znamená, že pokud toto políčko zatrhnete, bude z daného klienta možno účtovat na tuto pokladnu • výchozí pro tento počítač - zatržení toho polička způsobí, že tato pokladna bude nastavena jako výchozí pro tento počítač (v případě, že bude nastaveno více pokladen lokálních pro tento počítač, tak je standardně prováděno účtování na tuto výchozí pokladnu s tím, že obsluha může při placení účtu zvolit účtování na jinou pokladnu) Nastavení lokálních parametrů pokladny, je nutné provést na každém počítači, kde je nainstalován CLUBSPIRE klient, protože toto nastavení se týká jen a pouze toho konkrétního počítače (CLUBSPIRE klienta). Každý klient musí mít nastavenu alespoň 1 pokladnu jako lokální (tzn. pro něj dostupnou), ale jejich počet může být i vyšší. Dále může mít každý klient žádnou nebo právě jednu výchozí pokladnu. Po nastavení lokálních parametrů je potřeba vypnout a zapnout CLUBSPIRE klienta, aby se tyto změny projevily. Obrázek 4.15 Nastavení pokladen

4.6.1

Nastavení plateb

V menu Nástroje položka Nastavení - odkaz Platby je možné nastavit některé podrobnější atributy týkající se placení účtu. Konkrétně se jedná o tyto: • Zobrazovat dialog pro výpočet vrácených peněz - zatržením této volby určíte, že při platbě účtu v hotovosti se obsluze centra (recepční) zobrazí dialog, kam zadá přijatou částku a vypočítá se jí částka, kterou má vrátit zákazníkovi. V opačném případě se tento dialog nezobrazí a vrácení správné částky je plně na recepční. • Zobrazit dialog při platbě fakturou - zatržením této možnosti určíte, že při platbě účtu fakturou se recepční zobrazí okénko, kam je třeba zadat číslo faktury, název firmy, případně poznámku. • Zobrazit dialog při platbě voucherem - zatržením této možnosti určíte, že při platbě účtu voucherem se recepční zobrazí okénko, kam je třeba zadat číslo voucheru, případně poznámku. • Zobrazit dialog při platbě hotově - zatržením této možnosti určíte, že při platbě účtu v hotovosti se recepční zobrazí okénko, kam může zadat případné poukázky (stravenky apod.), případně poznámku. Po zadání částky poukázky se recepční zobrazí zbylá hotovost, kterou má zákazník doplatit.

41


• Zobrazit dialog při platbě kartou - zatržením této možnosti určíte, že při platbě účtu platební kartou se recepční zobrazí okénko, kde zadá typ karty přijaté pro platbu. Pokud chcete nastavit jednotlivé typy přijímaných platebních karet najděte na hlavním menu pokladnu –> typy kreditních karet. Následně zadejte typy karet, kterými lze zaplatit. • Poznámka na účtence - je textová zpráva o maximálně 3 řádcích, která se zobrazuje na konci každé účtenky. Zde je možné vkládat text s poděkováním za návštěvu, případně upozornit na speciální akce nabízené centrem. • Podpis při sportování - zatržením tohoto políčka a výběrem objektů určíte, že na účtence (obsahující rezervaci k alespoň jednomu vybranému objektu) se bude zobrazovat řádek pro zadání podpisu zákazníka. Toto se používá především u rizikových sportů jako je např. horostěna, kde svým podpisem zákazník stvrzuje, že např. přebírá odpovědnost za své případné zranění způsobené vlastní chybou apod. • Používat speciální účtenku - zatržením této možnosti a vepsáním jména šablony účtenky určíme, jak budou vypadat účtenky tištěné pomocí systému CLUBSPIRE. • Zaokrouhlovat účet pomocí - zde je třeba vybrat zboží, na něž se bude účtovat zaokrouhlení. Na skladě je nutno mít tuto položku evidovánu (jedná se o skladovou položku typu služba - s názvem např. Zaokrouhlení, s cenou 1 halíř (0,01Kč) a sazbou DPH 0%). • Blokovat prodeje do mínusu - zatržením této položky zakážeme prodeje skladových položek typu Zboží, pokud počet evidovaných kusů na skladě je 0 kusů. Provedené nastavení potvrdíme stiskem tlačítka Uložit. Obrázek 4.16 Nastavení parametrů plateb

4.7

Nastavení čtecích zařízení (čteček karet, čárových kódů)

Nastavení čtecích zařízení je třeba provést v každém počítači, kde je nainstalován CLUBSPIRE klient zvlášť, protože se jedná o lokální parametry (u různých klientů jsou tyto parametry různé). Vlastní nastavení čtecích zařízení je možné provést v menu Nástroje položka Nastavení - odkaz Čtecí zařízení. 42


Zde se Vám zobrazí aktuální seznam čtecích zařízení, která jsou připojena k tomuto počítači a jsou evidována systémem CLUBSPIRE. Pro přidání nového čtecího zařízení do seznamu stačí kliknout na tlačítko Přidat. Tím se Vám na konec seznamu čtecích zařízení přidá nová položka reprezentující nové čtecí zařízení. Na tuto položku je třeba kliknout myší a v dolní části okna můžete poté editovat atributy čtecího zařízení. • Port - určuje COM port počítače, na němž běží CLUBSPIRE klient, ke kterému je připojeno čtecí zařízení. • Typ - zde je třeba specifikovat o jaký typ čtecího zařízení se jedná. Z nabízených možností je třeba (kliknutím myši na její název) vybrat jeden správný typ. Stiskem tlačítka Uložit provedeme uložení přidaného čtecího zařízení do evidence CLUSPIRE. Evidované čtecí zařízení je možné též smazat, kliknutím myši na položku odpovídající zvolenému čtecímu zařízení a upravením atributů v dolní části okna. Případně je možné čtecí zařízení z evidence CLUBSPIRE odebrat, kliknutím myši na položku v seznamu čtecích zařízení a stiskem tlačítka Odstranit.¨Stiskem tlačítka Uložit provedeme uložení provedených změn do evidence CLUSPIRE.

4.8

Nastavení číselných řad

Číselné řady umožňují nadefinovat si, jak mají vypadat posloupnosti čísel příjemek, výdejek, účtů apod. Nastavení číselných řad je možné provést v menu Nástroje položka Nastavení - odkaz číselné řady. Zobrazí se nám poněkud komplikovaně vyhlížející okno s přehledem existujících číselných řad pro příjemku, výdejku, účet, storno příjemku, storno výdejku. Pro vás je směrodatný hlavně náhled (je u každé číselné řady), který ukazuje, jak bude vypadat číslo z Vámi nadefinované řady (s aktuálním datem a posledním pořadovým číslem). Základním pravidlem pro vytváření číselných řad je, že každá řada musí obsahovat minimálně jednu sekvenci cifer vámi zvolené délky. Tato sekvence reprezentuje pořadové číslo vystavovaného dokladu.

4.8.1

Editace číselné řady

Nastavení číselných řad je možné provést v menu Nástroje položka Nastavení - odkaz číselné řady. Pro editaci vybrané číselné řady stačí kliknout na tlačítko Změnit, které se nachází za každou číselnou řadou. Toto způsobí, že se vymaže políčko reprezentující číselnou řadu, jeho okraj se zbarví červeně a v dolní části okna se zvýrazní panel Ovládací prvky. Stiskem tlačítek v tomto panelu upravujeme políčko reprezentující číselnou řadu. Pokud jsou v tomto políčku jednotlivé položky číselné řady ohraničené znaky "["a "]"znamená to, že se jedná o symbolický zápis, tzn. že např výraz "[yyyy]"se u konkrétního člena této posloupnosti nahradí čtyřmi čísly určujícími rok např. 2009 (y - z anglického year - rok). Je proto vhodné sledovat Náhled, abychom měli představu, jak budou jednotlivá čísla této řady vypadat. V zápisu číselné řady se mohou vyskytovat následující výrazy: yyyy - toto je symbolický zápis pro rok, u každého konkrétního dokladu bude tento výraz nahrazen 4 číslicemi aktuálního roku - např. bude tento výraz nahrazen číslem 2009 mm - toto je symbolický zápis pro měsíc, u každého konkrétního dokladu bude tento výraz nahrazen 2 číslicemi reprezentujícími pořadí aktuálního měsíce v roce - např. bude tento výraz nahrazen číslem 03 pro březen, 11 pro listopad apod. dd - toto je symbolický zápis pro den, u každého konkrétního dokladu bude tento výraz nahrazen 2 číslicemi data aktuálního dne v měsíci - např. bude tento výraz nahrazen číslem 20. 0000000 - toto je symbolický zápis pro pořadí vydávaného dokladu. V praxi evidujeme všechny vydané doklady a chceme, aby byly číslovány postupně, aby bylo možné jednoduše zjistit, jak postupně tyto doklady (např. účtenky) vznikaly. Každá číselná řada musí obsahovat právě jednu takovou sekvenci cifer, nastavením můžeme ovlivnit počet cifer v této sekvenci dle potřeb sportovního centra.

43


• libovolný text - do číselné řady je možné vkládat libovolný krátký text, který bude u všech dokladů stejný. • mezera - všechny předchozí položky je možno vkládat libovolné množství mezer. Stiskem tlačítek Vložit den, Vložit měsíc, Vložit rok lze určit, že v dané číselné řadě bude číslo dne, číslo měsíce, číslo roku. Stiskem tlačítka vložit mezeru vložíme do zápisu číselné řady mezeru. Pro vložení textu je třeba zadat tento text do políčka za tlačítkem Vložit text a poté stisknout toto tlačítko. Při vkládání sekvence můžete volit počet cifer, který je závislý na potřebách centra (pokud nastavíte počet cifer např. pouze na 4, znamená to, že můžete vygenerovat pouze 9999 pořadových čísel dokladů). Počet cifer byste měli volit dle zkušeností centra z minulých let, kdy víte, kolik dokladů daného typu bylo vystaveno. Počet cifer by měl být dostatečný, radši o malinko větší. Po sestavení celé číselné řady je třeba stisknout tlačítko Uložit, které provede uložení Vámi provedených úprav. Pokud dojde k nějakým nesrovnalostem, zobrazí se Vám chybové hlášení s informací o chybě, kterou je třeba napravit. Tlačítka se symbolem dvou ozubených koleček slouží k ověření, zda je číselná řada v pořádku (tzn. obsahuje sekvenci cifer a je správně nastaveno Poslední číslo sekvence, které musí být větší než největší pořadové číslo již vygenerovaných dokladů). Příklady správně nastavených číselných řad jsou následující (ale možnosti jsou daleko širší): • "[yyyy] [mm] [dd] [000000]"- člen této řady s pořadovým číslem 56 a datem 9.7.2008 bude vypadat následovně "2008 07 09 000056" • "Vydejka [000000] [mm] [yyyy]"- člen této řady s pořadovým číslem 56 a datem 9.7.2008 bude vypadat následovně "Výdejka 000056 07 2008 "

4.9

Nastavení tiskáren

Nastavení tiskáren slouží především k nastavení konkrétních tiskáren pro tisk konkrétních dokladů (např. můžete určit, že účtenky se budou tisknout na černobílé tiskárně a Konzumační karty na barevné tiskárně apod.). Dále zde můžete nastavit několik dalších parametrů. Nastavení tiskáren je možné provést v menu Nástroje v hlavní liště položka Nastavení odkaz Tiskárny. Hlavní částí zobrazeného okna je panel s tiskovými sestavami a jim přiřazenými tiskárnami. Zde můžete kliknutím na vybranou položku (např. Účtenka) ve sloupci tiskárna vybrat ze seznamu tiskáren evidovaných na tomto počítači jednu, na níž bude tento typ dokladů tištěn. V případě, že u některé tiskové sestavy není nastavena konkrétní tiskárna, použije se ta, která je nastavena jako výchozí v operačním systému. V panelu Tisk účtenek můžete nastavit následující parametry: • Automatický tisk účtenek - zatržením tohoto políčka a volbou počtu výtisků určíte, že pokaždé, když zákazník zaplatí účet v CLUBSPIRE, se automaticky provede tisk zvoleného počtu účtenek. V případě, že tato volba zůstane nezatržena, je tisk účtenky spuštěn pouze v případě, že obsluha zadá požadavek na tisk účtenky. • Typ tiskárny - zde můžete určit zda se jedná o grafickou či textovou tiskárnu (textová tiskárna připojená na sériový port). Zatržítko Zobrazení vodících čar v panelu Tisk časové osy indikuje, jestli se budou při tisku časové osy zobrazovat vodící čáry oddělující jednotlivé časové úseky (např. vodící čára každých 5 minut). Časový úsek oddělený vodící čárou je dán nastavením konkrétní časové osy. Opět je potřeba stisknout tlačítko Uložit, které provede uložení námi provedených úprav.

4.10

Nastavení kontaktních údajů a loga centra

Nastavení kontaktních údajů a loga centra je možné provést v menu Nástroje v hlavní liště - položka Nastavení odkazy Kontaktní údaje centra a Logo centra. V kontaktních údajích centra je možné nastavovat a měnit všechny parametry, kromě názvu centra. Mezi informace evidované o centru provozujícím CLUBSPIRE patří: 44


• Název společnosti – je vázán licencí a není možné jej upravovat • Název centra – tento název se zobrazuje ve webovém klientovi • IČO a DIČ • Adresa centra • Kontakty – telefon, e-mail, fax, web, kontaktní osoba • Bankovní spojení – název banky a číslo bankovního účtu Tyto informace jsou použity v řadě případů - ve webovém klientovi, při tisku účtenek a mnoho dalších, proto je třeba je udržovat v aktuálním stavu. Po dokončení úprav kontaktních informací je opět potřeba stisknout tlačítko Uložit, které provede uložení námi provedených úprav.

4.10.1

Nastavení loga sportovního centra

Logo centra je stejně jako kontaktní informace použito v řadě případů - ve webovém klientovi, při tisku účtenek a v dalších. Nastavení loga centra je možné provést v menu Nástroje v hlavní liště položka Nastavení - odkaz Logo centra. Nejdříve je nutné načíst obrázek loga ze souboru na disku. Toto lze provést stiskem tlačítka ze souboru a vyhledáním souboru na disku. Poté, co máme obrázek loga načten a zobrazen v okně Nastavení v systému CLUBSPIRE, můžeme tento obrázek upravovat, konkrétně můžeme jej zmenšit nebo oříznout pouhým stiskem odpovídajícího tlačítka. Tlačítko B/W provede převod obrázku do černobílé podoby. Tlačítko Reset zruší veškeré úpravy, které jsme na obrázku provedli, a vrátí jej do původního stavu. Můžeme též měnit intenzitu rozmazání a jasu pomocí posuvných tlačítek pod obrázkem. V případě, že chcete obrázek vytvořit pomocí webové kamery, kterou máte k počítači připojenu, stisknete tlačítko Spustit v panelu Webová kamera. A následným stiskem tlačítka Uložit uložíte aktuálně snímaný obrázek. Tento obrázek se Vám zobrazí v okně pro úpravu loga centra. Tlačítko Nastavení v panelu Webová kamera slouží k nastavení video formátu a volbě video zařízení, které máte k počítači připojeno. Po dokončení úprav loga je opět potřeba stisknout tlačítko Uložit, které provede uložení námi provedených úprav.

4.11

Nastavení webového klienta

Nastavení webového klienta je možné provést v menu Nástroje v hlavní liště položka Nastavení - odkaz Webový klient. V zobrazeném okně lze nastavovat následující parametry:

4.11.1

Vytvoření aktualit v on-line rezervacích

Nedílnou součástí on-line rezervací systému CLUBSPIRE je možnost přidávat tzv. Aktuality. Může se jednat např. o současné či plánované akce sportovního centra, o nejrůznější upozornění a varování. Tyto aktuality se zobrazují na úvodní stránce on-line rezervací pod tlačítky s jednotlivými rezervačními objekty. Aktuality jsou ve webovém klientovi řazeny podle nastaveného data viz. níže. Atkualitu vytvoříte stiskem tlačítka pro přidání aktuality (zelené tlačítko "+"pod panelem Aktuality). Po označení nově vloženého řádku a stiskunutí ikony tužky s papírem máte možnost nastavit parametry Datum, Nadpis a Obsah přidávané aktuality.

45


4.11.2

Nastavení omezení on-line rezervací

• Registrace přes web – pokud povolíte registrace přes web, budou si moci zákazníci sami vytvářet zákaznické účty v evidenci systému CLUBSPIRE. Povolení těchto registrací je na zvážení vedení sportovního centra a je vhodné v situacích, kdy chce především velké sportovní centrum svým potenciálním zákazníkům umožnit přes web se zaregistrovat, nakoupit deposit a zároveň zadat nové rezervace. Ve valné většině případů je vhodné registrace zákazníků přes web zakázat, z důvodů možnosti vytváření nových zákazníků centra, kteří toto centrum nikdy nenavštíví. • Vytvoření rezervace před začátkem – určuje s jakým nejmenším časovým předstihem před začátkem rezervace je možné rezervaci na webu vytvořit. Není vhodné nastavit velmi malé časové období, protože je předpoklad, že zákazník by se na tuto rezervaci nestihl dostavit, ani kdyby chtěl. Doporučené časové kvantum je 240 minut. • Zrušení rezervace před začátkem – určuje s jakým nejmenším časovým předstihem před začátkem rezervace je možné rezervaci na webu zrušit. Doporučené časové kvantum je 60 minut. • Počet proveditelných rezervací – určuje kolik nerealizovaných (nezaplacených) rezervací může zákazník vytvořit. • Rezervace jen s depositem – volbou ano a nastavením částky určíte, že rezervace ve webovém klientovi může zadávat pouze zákazník vlastnící deposit v nastavené výši (z důvodů potenciální možnosti stržení storno poplatků z depositu). Volbou ne určíte, že rezervace ve webovém klientovi může zadávat i zákazník bez depositu. • Omezení rezervací přes web. klienta na 7, 14 nebo 30 dní dopředu – zatržením této možnosti a nastavením požadovaného počtu dní omezíte na kolik dní do budoucna je možné vytvářet rezervace ve web klientovi. Toto nastavení je vhodné provést na 14 dní, pokud je nastavena delší doba je větší pravděpodobnost, že zákazník na rezervaci zapomene a do centra se nedostaví.

4.11.3

Nastavení parametrů pro odesílání e-mailů

• Emailová adresa – tato adresa je použita jako adresa odesílatele pro odesílání různých upozornění z webového klienta. • Předmět zprávy - posílání hesla – například Zaslání zapomenutého hesla. • Posílání upozornění – zatržením této volby určíte, že na adresu klienta bude před začátkem rezervace poslána zpráva s připomenutím existující rezervace. Můžete nastavit libovolné tělo a předmět zprávy. Stiskem tlačítka Editovat vedle zvolené položky si zobrazíte okénko s textovým polem, kde je přednastaven dřívější (popř. výchozí) text předmětu (popř. těla) zprávy. Tento můžete smazat na nastavit do požadovaného tvaru. Stiskem tlačítka Stand. text předmětu si zobrazíte přednastavený text předmětu upozornění. Tlačítko Stand. text těla se chová analogicky, jako předchozí tlačítko. Stiskem tlačítka Potvrdit svou volbu potvrdíte.

4.11.4

Rošiřující nastavení on-line rezervací

• Adresa mapy centra – Kliknutím na tlačítko Edit zobrazíte řádek pro vložení webového odkazu pro vložení mapky Vašeho centra. CLUBSPIRE je kompatibilní s odkazy služeb mapy.cz a maps.google.com. Mapka se zobrazí v sekci Kontakty webového klienta a má podobu plně interaktivní navigovatelné mapky jak je k vidění na hlavní stránce poskytovatele těchto služeb. CLUBSPIRE podporuje i vložení odkazu na statický obrázek. • Město (pro předpověť počasí) – tento vyplněný údaj určuje pro které město se bude ve webovém klientovi zobrazovat předpověď počasí.

46


4.12

Nastavení šablon v poznámkách

Nastavení šablon v poznámkách je možné provést v menu Nástroje v hlavní liště – položka Nastavení odkaz Šablony v poznámkách. Šablony v poznámkách slouží především pro definici často používaných textových předloh při vytváření poznámek v zákaznickém panelu Poznámka. Jako příkladem může být šablona pro sestavu jídelníčku, či sestavu cvičení ve fitness. • Vytvoření šablony – šablonu definujeme přes tlačítko "PLUS". Po jeho stisknutí se otevře nové dialogové okno v podobě jednoduchého textového editoru. V editoru se nabízí možnost vyplnění popisku a samotného těla textu, který je formátovatelný. Pro uložení nově vytvářené šablony již postačí stiknout tlačítko Potvrdit. Pro zrušení a tedy neuložení je k dispozici tlačítko Zrušit. Po uložení šablony se v seznamu zobrazí nový záznam s názvem, který jsme zadali do popisku nově vytvořené šablony. Jesliže popisek není vyplněn v sezanamu se zobrazí nový záznam s textem "CHYBÍ POPISEK". Obrázek 4.17 Textový editor pro vytváření šablon

• Odstranění šablony – samotné odstranění šablony probíhá ve dvou krocích: označíme šablonu, kterou chceme odstranit a následně stiskneme tlačítko "MÍNUS". Námi zvolená šablona se odstraní ze seznamu. • Editace šablony – provádí se pomocí tlačítka tužky a papíru. Po stisknutí tlačítka se opět otevře textový editor pomocí něhož je možné již vytvořenou šablonu editovat. • Řazení šablon – provádí se pomocí tlačítek se šipkou nahoru a dolu umístěných vedle tlačítka pro editaci šablon. Pro uložení změn provedených v seznamu šablon (vytvoření, smazání, editace šablony) je důležité stisknout tlačítko Uložit. Pro obnovení a tedy navrácení všech provedených změn použijeme tlačítko Obnovit.

47


Obrázek 4.18 Nastavení šablon

4.13

Nastavení rezervací

Nastavení rezervací je možné provést v menu Nástroje v hlavní liště položka Nastavení - odkaz Rezervace. Zde je možno zvolit dva následující parametry: • Při přepsání rezervace na jiný účet zároveň změnit hráče – zatržením této možnosti určíme, že při přidání rezervace na účet jiného hráče (zákazníka) se změní i jméno hráče v rezervaci na časové ose (toto se provede pouze v případě, že rezervace byla evidována na jediného zákazníka). • Svátek jako normální den – v případě, že je tato volba zatržená je o státním svátku použita běžná otvírací době. Pokud není volba zatržena, použije se o státním svátku nedělní otvírací doba. • Zákaz vytváření rezervací do minulosti – v případě, že je tato volba zatržena, nebude možné vytvářet rezervace zpětně do minulosti. Vhodné zejména pro lepší kontrolu obsluhy, aby nedocházelo k případnému zneužívání této možnosti. Takové nastavení bude mít vliv na veškeré další "rezervace"hromadné rezervace, vstupy i online rezervace. Nastavení je platné pro všechny uživatelské účty CLUBSPIRE (administrátor, manager, recepce, web a další). • Navazující rezervace nemusí být vybrána, volba ponechána na obsluze – v okamžiku zatržením této možnosti a po restartu klienta CLUBSPIRE je možné provádět klasické rezervace i ve chvíli kdy je na areálu zatržena možnost Umožnit navazující činnost. Obsluha má tedy možnost zvolit zda chce vytvořit obyčejnou rezervace nebo rozšiřující rezervaci. • Barevně rozlišovat rezervaci na účtě a na zaplaceném účtě – zatržením této volby určíme, že barevné označení rezervace, která je pouze na účtě (na nezaplaceném) se liší od barevného označení rezervace, 48


jenž byla zaplacena. Barva rezervace na účtě je světle zelená a po zaplacení se barva změní na tmavě zelenou.

4.13.1

Omezení webových rezervací

Systém webových rezervací umožňuje některé atraktivní, nebo preferované časy vyhradit jistým skupinám zákazníků. Ostatním skupinám pak bude zabráněno v těchto časech zanášet webové rezervace. Omezení rezervací je k dispozici v hlavním menu Rezervace, položka Objekty a areály. Obrázek 4.19 Omezení webových rezervací

Nastavení probíhá velice podobně jako nastavení otevírací doby objektu, pouze s tím rozdílem, že v časových oknech nejsou k výběru činnosti, ale skupiny zákazníků, kterým bude umožněn si tento čas rezervovat přes web. Obrázek 4.20 Časová osa pro výběr skupin zákazníků

49


Dvojklikem do časové osy vytvoříme základní časové okno (modře olemováno), třetím klikem jej vybereme, čímž se zaktivní od-do panel umístěný pod časovou osou. V něm je možné nastavit správnou dobu trvání. Změny se na okno aplikují po stisknutí tlačítka Změnit. Výběr skupin zákazníků pro toto okno je k dispozici v roletkovém menu Výběr skupiny. Tímto způsobem je možné vytvořit celý rozvrh, pokud se časový harmonogram v centru nijak nemění a zůstává stejný pro všechny dny, je možné si ušetřit práci a nastavení jednoho dne (pondělí) zkopírovat na všechny ostatní tlačítkem Celý týden.

4.14

Nastavení zabezpečení

Nastavení zabezpečení je možné provést v menu Nástroje v hlavní liště položka Nastavení - odkaz Zabezpečení. Zde je možno zvolit dva následující parametry: • Aktivovat Striktní režim - zatržením této volby určíte, že otevřít zákaznický účet je možné pouze po pípnutí kartou, kterou zákazník vlastní. Striktní režim je doporučeno nepoužívat (používá se pouze v případě, že se odhalí podvody ze strany obsluhy centra). • Záloha na vydání karty - zatržením této možnosti určíte, že při vydání karty bude automaticky účtován poplatek (skladová položka typu zboží s cenou odpovídající záloze za kartu). Pokud toto jednou nastavíte již není možné tuto volbu zrušit. Pokud budete přesto požadovat zrušení poplatků za vydávání karty, je možno toto vyřešit nastavením ceny tohoto zboží na 0 Kč.

4.15

Nastavení omezení finančních přehledů

Nastavení omezení finančních přehledů se provádí v menu Nástroje v hlavní liště, položka Nastavení odkaz Omezení finančních přehledů. CLUBSPIRE zde poskytuje nastavení následujících parametrů: • Pomocí zatržítka zvolte ty přehledy, na které chcete, aby se omezení vztahovalo. • Nastavte kolik dnů zpětně do minulosti je možné přehledy filtrovat. • Vyberte skupiny, na které se omezení budu uplatňovat.

50


Obrázek 4.21 Omezení finančních přehledů

4.16

Rozšiřující moduly

Rozšiřující moduly nejsou součástí základních komponent systému CLUBSPIRE, pokud má centrum o některý z těchto modulů zájem, může si na něj zakoupit licenci. Mezi rozšiřující moduly patří: • Zákaznické skupiny - členství - možnost rozřazení zákazníků centra do zákaznických skupin, jednotlivým zákaznickým skupinám je možné nastavit podmínky pro členství v této skupině a přiřadit různé slevy apod. • Deposit - je předplacený kredit, který zákazník v centru má. Pro pravidelné návštěvníky centra i obsluhu to znamená zjednodušení plateb. Zákazník si čas od času nakoupí (a zaplatí) deposit a při návštěvě centra již nemusí platit, při odchodu je mu pouze snížena částka depositu. Toto usnadňuje i zrychluje práci obsluhy, protože odpadá manipulace s hotovými penězi popř. kartou. Zároveň zákazníkovi odpadá nutnost mít s sebou v centru hotovost. Nemusí se bát, že mu ji někdo odcizí z šatní skřínky, ani ji nemusí hlídat po celou dobu pobytu na sportovišti, stačí si s sebou vzít identifikátor (zákaznickou kartu). • Karty a identifikátory - tento modul umožňuje zákazníkům přiřazovat magnetické karty a klíčenky, tyto lze použít jako identifikátor dané osoby (zákazník si při vstupu do centra jen pípne kartou a automaticky se otevře jeho účet), klíčenku ke skříňce, popř. je možné zákazníkovi přiřadit kartu a zákazník po dobu pobytu v centru nemusí nic platit, při odchodu kartu odevzdá a obsluha provede vyúčtování pobytu.

51


• Voucher - je dárkový poukaz vystavovaný centrem, může být zdarma (k marketingovým účelům) i placený, může to být na konkrétní činnosti nebo jen poukaz na částku, kterou může jeho držitel využít při návštěvě centra. • Styly - prostředí klienta systému CLUBSPIRE nabízí několik různých vzhledů s grafickými efekty. Dík tomuto modulu můžete systému CLUBSPIRE obléci kabátek, který se Vám osobně bude líbit. • Golf - tento modul umožňuje tisk konzumačních karet a Green Fee, dále je možné u každého zákazníka evidovat jeho domácí golfový klub, vést přehledy ostatních golfových klubů a sledovat, kolik vašich návštěvníků přichází ze kterého klubu. • Podpora pro Euro - možnost definovat ceny zboží jak v českých korunách, tak v eurech, popř. provádět přepočty cen z Kč na eura. • Storno poplatky - možnost nastavení storno poplatků u neuskutečněných (popř. pozdě zrušených) rezervací. • Firemní členství (firemní zákazníci) - tento modul umožňuje obsluhu situace, kdy se firma, která svým zaměstnancům hradí příspěvky na sportovní aktivity, stane firemním zákazníkem sportovního centra. CLUBSPIRE poté umožňuje firemnímu zákazníkovi nakoupit deposit a rozdělit jej na několik různých tokenů - karet. Držitelé těchto karet (zaměstnanci firmy) můžou čerpat deposit, který jejich kartě přísluší, na libovolné sportovní aktivity. Centrum má přitom přehled, kolik zaměstnanců dané firmy ji navštěvuje a případně se na ni může soustředit s nějakou marketingovou strategií. • Platby za členství - tento modul umožňuje automatické prodlužování členství zákazníkům dle výpisů z bankovních účtů centra. Toto je vhodné pro situace, kdy roční členství stojí větší finanční obnos a sportovní centrum chce svým klientům nabídnout možnost platby členství v měsíčních intervalech. • Email - je modul umožňující cílené zasílání mailů zákazníkům centra a může být použit k propagačním účelům. Je možné zasílat zprávy jen určitým zákaznickým skupinám popř. i všem zákazníkům (např. vánoční přání apod.). Je zde i možnost automatického zasílání e-mailu zákazníkům s přehledem pohybů depozitu adresáta. • Promo kredit - představuje kredit, který dostane zákazník od sportovního centra bezplatně a může jej využít pro nákup libovolných služeb, které centrum poskytuje. Promo kredit může být použit jako poděkování za sponzoring, popř. odměna zaměstnancům centra apod. Tento kredit může zákazníkovi přiřadit pouze administrátor, recepční k tomuto nemají oprávnění, aby nedocházelo k podvodům. • Ovládání objektů - tento modul umožňuje nastavit automatické spouštění různých zařízení ve sportovním centru dle zákaznických rezervací. Konkrétně se jedná o zapínání a vypínání solárií, rozsvěcení a zhášení světel na kurtech, spouštění a vypínání sauny či vířivky. • Ovládání vstupů - v systému CLUBSPIRE lze nadefinovat podmínky vstupu do určité chráněné zóny centra (např. squashové kurty), která je od veřejně přístupných částí centra oddělena turniketem. Zákazníkovi potom stačí vlastnit kartu a může vstoupit na sportoviště bez jakékoliv asistence obsluhy centra. Stejně lze nadefinovat i podmínky a akce, které se provedou při odchodu z chráněné zóny. • E-platby - modul umožňující zákazníkovi nákup depositu z pohodlí jeho domova (online ve webovém klientovi CLUBSPIRE). • Dokumenty - modul nabízejí možnost mít u jednotlivých zakázníků, navštěvujících Vaše sportovní centrum, připojeny nejrůznější dokumenty. Tyto dokumenty mohou být například ve formátu *.txt, *.doc, *.xls, *.pdf, atd. • Touch - modul umožňující použití systému CLUBSPIRE jako restauračního systém. K ovládání tohoto systému je vytvořeno tzv. Touch rozhraní podporující dotykové obrazovky.

52


4.16.1

Nastavení rozšiřujících modulů

U následujících rozšiřujících modulů je ve všech případech nutné vlastnit licenci CLUBSPIRE s odpovídajícím rozšiřujícím modulem. 4.16.1.1

Zákaznické skupiny - členství

Možnost rozřazení zákazníků centra do zákaznických skupin skýtá prostor pro aplikaci širokého spektra marketingových strategií. Sportovní centrum může mít vytvořeno libovolné množství zákaznických skupin, přičemž tyto skupiny jsou seřazeny dle priorit centra. Zákaznické skupině je možno přiřadit libovolné množství různých slev a výhod. Zákazník zařazený do určité skupiny získává automaticky nárok na slevy přiřazené této skupině. To se projevuje již při přidávání položek na zákazníkův účet, kam se jednotlivé položky přidávají už za cenu zlevněnou. Každý zákazník může být v jednom okamžiku členem několika skupin, ale při uplatňování slev se projeví jen slevy té skupiny, která má nejvyšší prioritu. Slevy z různých zákaznických skupin nelze kombinovat. Systém CLUBSPIRE rozlišuje dva druhy zákaznických skupin, a to: • placené zákaznické skupiny- jejich filosofie odpovídá placeným členstvím v klubech, tzn. zákazník se zaplacením odpovídající částky stává na danou dobu členem zákaznické skupiny. Např. zaplacením 9 000 Kč se zákazník stává na 1 rok členem skupiny "Fitko - roční členství"a tím získává všechny benefity této skupině přiřazené. Tento typ členství může přiřazovat obsluha. Tzn. pokud chcete mít nějakou uživatelskou skupinu, která nebude zpoplatněna, ale zároveň bude mít obsluha centra možnost přiřadit konkrétního zákazníka do této skupiny, nadefinujte tuto skupinu jako placenou a na skladě vytvořte odpovídající poplatek za členství, jehož cena bude 0 Kč. Typickým příkladem může být skupina Studenti, která bude mít platnost např. půl roku a členský poplatek bude 0 Kč. • volné zákaznické skupiny - zákazník je do nich přiřazován automaticky na základě splnění podmínek nastavených sportovním centrem (např. pokud výše zákazníkova depozitu dosáhne 10 000 Kč, pak je zákazník přiřazen na půl roku do zákaznické skupiny "Deposit 10", která má přiřazenu slevu 10 % na veškeré sporty). Tento typ zákaznických skupin je přiřazován systémem automaticky a obsluha centra (recepční) nemůže toto přiřazení nijak ovlivnit. Ručně přiřadit určitému zákazníkovi členství v takovéto skupině může pouze administrátor (= uživatel s administrátorskými právy). Přidání nové zákaznické skupiny Správu zákaznických skupin najdete v hlavní liště menu Nástroje položka Správa skupin zákazníků. Otevře se Vám okno Skupiny zákazníků, v jehož levé části je výpis již existujících zákaznických skupin. Pro přidání nové zákaznické skupiny stačí stisknout tlačítko Nová, v pravé části úplně nahoře. Otevře se Vám okno Nová skupina zákazníků, kam je třeba vyplnit potřebné údaje. V první fázi především název nové skupiny, případně popis. Zatržením políčka Cena: Jen při platbě z depositu určujete, že nadefinované slevy se uplatní, jen když zákazník zaplatí účet z depositu. Toto opatření zabrání situacím, kdy zákazník složí určitou částku depositu, aby se dostal do určité slevové skupiny a dále navštěvuje centrum jen zřídka a platí hotově. Pokud je zvoleno uplatnění slev pouze při platbě z depositu, pak je zákazník nucen platit depositem a tudíž deposit po vypršení doby členství opět nakoupit. Tím má centrum zaručeno, že zákazník vlastnící deposit zůstane centru věrný, když u něj má uloženu určitou částku peněz. Dále je možno zvolit barvu písma a pozadí. Barva písma se též používá při výpisu jmen u konkrétních rezervací na časové ose pro odlišení jednotlivých zákaznických skupin. Barva pozadí je použita při vytváření přehledů vytížení sportovního centra. Barva pozadí nesmí být nastavena jako bílá, protože po tisku takového přehledu nejsou rezervace této skupiny na bílém papíře vidět a potom to vypadá, že systém nefunguje korektně. Tlačítkem Vpřed volbu potvrdíte. Na další stránce musíte zvolit zda bude členství ve skupině volné nebo placené. • Volné členství je přiřazováno automaticky systémem bez zásahu obsluhy a je vázáno na výši zákazníkova depositu (příklad je uveden výše). • Placené členství znamená, že si zákazník toto členství musí zakoupit a zaplatit. Aby bylo možné toto realizovat, je potřeba mít na skladě nadefinovánu odpovídající položku (bude to skladová položka typu služba a bude jí nastavena cena odpovídající ceně členství) např. "Roční členství"za 30 000 Kč. 53


• Golfové členství je možné využít jen v případě, že máme v licenci definovaný modul Golf. Více se dozvíte v kapitole Nastavení golfové verze systému CLUBSPIRE Pokud tedy zvolíte, že u nové skupiny si přejete placené členství, zvolíte tuto možnost kliknutím na položku Placené. Dále je třeba určit kolik bude členství stát a na jak dlouho bude platit. U jedné skupiny lze nadefinovat několik druhů různě dlouhých členství s různou cenou (např. tříměsíční členství za 1 000 Kč a roční členství za 3 000 Kč). Pro provedení tohoto nastavení stačí kliknout na tlačítko Vložit (vpravo dole). V zobrazeném seznamu se Vám objeví nový řádek, kde je standardně nastavena délka členství na 1 měsíc. Kliknutím do políčka obsahujícího informaci o délce členství a napsáním nové hodnoty na klávesnici můžete změnit počet časových jednotek. Můžete měnit i časovou jednotku, nastavit můžete den, měsíc nebo rok. Nastavení opět provedete kliknutím myší do políčka ve sloupci jednotka a výběrem z nabízeného seznamu. Posledním krokem je nastavení odpovídajícího zboží (tzn. ceny, která bude za dané členství účtována). Opět stačí kliknout v seznamu do políčka ve sloupci zboží. Tímto se políčko překreslí a v jeho pravé části se objeví malý šedý čtvereček se třemi tečkami. Na tento když kliknete myší, zobrazí se Vám okno Volba zboží, obsahující všechny kategorie a položky zboží. Zde stačí najít zboží odpovídající Vámi vytvářenému členství, označit jej kliknutím myší na jeho název a stisknout tlačítko Potvrdit. Tímto jste dokončili nastavování parametrů 1 členství k dané zákaznické skupině. Opakováním tohoto postupu můžete vytvořit potřebný počet různých členství. Když máte seznam úplný a správný, pokračujete stiskem tlačítka Vpřed na nastavování cen zboží. Nastavování cen pro danou uživatelskou skupinu se provádí dvěma způsoby. Buď dané skupině nastavíte procentuální část ceny, která platí pro jinou skupinu (např. určíte, že zákazníci patřící do skupiny VIP2 u všech položek (tzn. i u rezervací) platí 80 % z ceny, která platí pro členy skupiny VIP1). Nebo je možné vybrané skladové kategorii přiřadit procentuální částku, kterou za dané zboží bude každý člen této zákaznické skupiny platit. (Příklad - zákazníci této skupiny budou za skladové položky v kategorii "Opalovací kosmetika"platit pouze 80 % z běžné ceny těchto položek). Oba způsoby je možné kombinovat s tím, že vyšší prioritu mají nastavení cen u konkrétních kategorií zboží. Nejdříve určíme procentuální část ceny a dále vůči jaké skupině se bude procentuální část ceny určovat. Vlastní nastavení cen se provádí následovně: • pokud chcete, aby pro danou skupinu platily běžné skladové ceny, pak stačí ponechat přednastavené parametry (tzn. Cena zboží 100 % ze skupiny [ výchozí skupina]) a potvrdit tlačítkem Použít). • pokud jste se rozhodli, že tato uživatelská skupina bude platit 80 % z běžné ceny u veškerých služeb a zboží prodávaných centrem, pak myší kliknete do políčka za nápisem Cena zboží a zadáním čísla na klávesnici vyplníte počet procent. Volba ze skupiny [ výchozí skupina ] určuje, že se jedná o běžnou prodejní cenu nastavenou u každé položky ve skladu. • pokud chcete nastavit cenu jako procentuální část ceny, která platí pro jinou zákaznickou skupinu, pak kliknutím na modrý čtvereček se šipkou dolů hned za nápisem [výchozí skupina] můžete vybrat libovolnou, již nadefinovanou zákaznickou skupinu. Potom platí, že zákazníci nové skupiny budou platit 80 % z ceny, která platí pro vybranou skupinu. Příklad: pokud má skupina VIP1 nadefinovány ceny jako 50 % z běžné ceny a skupina VIP2 má nadefinováno, že ceny se vypočítají jako 80 % z ceny skupiny VIP1, pak u položky s běžnou cenou 100 Kč člen skupiny VIP2 zaplatí pouze 40 Kč (50 % ze 100 Kč je 50 Kč a dále 80 % z 50 Kč je 40 Kč). Pro každou jednotlivou kategorii zboží je možné nadefinovat výjimku (jiný počet procent z ceny než je ve výše uvedeném nastavení). Například chcete, aby pro danou skupinu platily běžné ceny, jen u kategorie "sportovní aktivity"chcete, aby platilo 90 % z běžné ceny. K tomuto slouží tabulka Nastavení ceny pro jednotlivé kategorie zboží, která obsahuje seznam všech kategorií, u nichž chcete nastavit procentuální část ceny jinak, než jste nastavili v předchozím kroku. Stačí kliknout na tlačítko Přidat vpravo vedle seznamu kategorií. Zobrazí se Vám okno Volba zboží, kde kliknutím myší označíte požadovanou kategorii zboží. Volbu potvrdíte tlačítkem Potvrdit. Do tabulky je přidán řádek s názvem kategorie zboží a cenou 100 %. Dále kliknutím do políčka cena můžete vepsat jiný počet procent (např. 90) z ceny vybrané skupiny a stisknutím klávesy ENTER volbu potvrdíte. Tímto způsobem můžete přidat libovolný počet kategorií a u každé nastavit konkrétní počet procent z ceny, platný pro vybranou skupinu. Pokud jste s nastavením cen spokojeni, potvrdíte toto nastavení tlačítkem Potvrdit. Tím bude nová zákaznická skupina vytvořena a uložena v databázi. Správa zákaznických skupin Správu zákaznických skupin najdete v hlavní liště menu Nástroje položka Správa skupin zákazníků. Otevře se Vám okno Skupiny zákazníků, v jehož levé části je seznam již existujících zákaznických skupin. 54


Je třeba ještě poznamenat, že seznam skupin zákazníků je ve výpisu seřazen dle priority, která je dané zákaznické skupině přiřazena. Skupina s nejvyšší prioritou je v seznamu uvedena jako první. Prioritu zákaznických skupin lze měnit změnou pořadí skupin v seznamu. Pro tento případ stačí kliknutím myši označit konkrétní skupinu zákazníků v seznamu a pomocí tlačítek Nahoru a Dolů změnit odpovídajícím způsobem její pořadí v seznamu. Priorita skupin se projeví v případě, že má jeden zákazník v dané chvíli přiřazeno členství ve více zákaznických skupinách. Při určování ceny zboží pro daného zákazníka se projeví slevy té zákaznické skupiny, v níž je zákazník přiřazen, a která má nejvyšší prioritu. Tento výběr nemůže obsluha centra (recepční) ovlivnit. Zákaznické skupiny je možné libovolně vytvářet, upravovat i editovat. Vytváření nové zákaznické skupiny je velmi podrobně rozepsáno v předchozím odstavci. Pro provedení jednotlivých akcí smazání či úpravy stačí označit vybranou zákaznickou skupinu v tabulce Skupiny zákazníků kliknutím myší na její název a stisknout příslušné tlačítko (Upravit, Smazat, Upravit ceny zboží). Při úpravě je poté možné v otevřivším se okně editovat již evidované údaje. Podrobný popis významu atributů zákaznických skupin je v předchozím odstavci. Přehled jednotlivých slevových kategorií nastavených u zákaznických skupin je možné získat následovně: Nástroje –> Správa skupin zákazníků –> Tisk. Prodej členství Pokud je zákaznická skupina nastavená jako placená, je možno členství v této skupině prodávat zákazníkům centra. Prodej členství se provede následovně. Vyberete konkrétního zákazníka a otevřete si jeho účet. Poté stačí stisknout tlačítkoČlenství(nachází se hned pod hlavní lištou). Zobrazí se Vám dialog pro prodej členství, kde je již předvybrán zákazník, kterého jste zvolili. Dále z nabídky vyberete zákaznickou skupinu, do níž si zákazník kupuje členství. Typ členství je určen především délkou platnosti členství (délce členství ve valné většině případů odpovídá výše ceny takového členství). Nakonec zvolíte počátek platnosti členství a stiskem tlačítka Potvrditpřidáte cenu členství na zákazníkův účet. 4.16.1.2

Deposit

Deposit je předplacený kredit, který zákazník v centru má. Pro pravidelné návštěvníky centra i obsluhu to znamená zjednodušení plateb. Zákazník si čas od času nakoupí (a zaplatí hotově nebo kartou) deposit a při návštěvě centra již nemusí platit. Při odchodu je mu pouze snížena částka depositu. Toto usnadňuje i zrychluje práci obsluhy, protože odpadá manipulace s hotovými penězi popř. kartou. Zároveň zákazníkovi odpadá nutnost mít s sebou v centru hotovost. Nemusí se bát, že mu ji někdo odcizí z šatní skřínky, ani ji nemusí hlídat po celou dobu pobytu na sportovišti, stačí mu vzít si s sebou identifikátor (zákaznickou kartu). Sportovní centrum si navíc může nastavit, že zákazník vlastnící deposit v určité výši, získá automaticky členství v určité skupině (a tím nárok na slevy této skupině přiřazené). Tím jsou zákazníci motivování k nákupu depositu. Pokud již zákazník vlastní deposit ve Vašem centru a má zde určité slevy, je motivován k pravidelné návštěvě Vašeho centra a nemá tendence přecházet ke konkurenci. Nastavení základních parametrů u depositu Nastavení základních parametrů týkajících se správy depositu v CLUBSPIRE je možné najít na hlavní liště menu VIP, položka nastavení depositu. Otevře se Vám okno Nastavení depositu.

55


Obrázek 4.22 Nastavení depositu

Následuje bližší vysvětlení jednotlivých atributů zobrazených v tomto okně: • Účtování depositu jako zálohy s DPH. (Toto nastavení se provádí pouze jednou, při zavádění depositu popř. instalaci CLUBSPIRE a později jej není možné změnit.) – Pokud je tato položka zatržena, je deposit při nákupu zákazníkem evidován jako příjem centra v daném dni, ze kterého je třeba odvádět DPH. Z účetního hlediska je poté potřeba nákupy depositu účtovat jako účetní položku Záloha (a odvádět z ní DPH v období nákupu depositu). V CLUBSPIRE je poté u depositu zvlášť evidován stav částky depositu a částka DPH (např. při nákupu 1 000 Kč depositu je 810 Kč částka depositu a 190 Kč částka DPH). ∗ Zboží: na skladě by při tomto způsobu účtování měla být nadefinována skladová položka typu služba s názvem Deposit, cenou 1 Kč a DPH 19 % a 9%. Nižší sazba limituje využívání depozitu pouze na placení služeb. – Pokud je tato položka nezatržena, je deposit při nákupu zákazníkem evidován jako účetní položka depositum, ze které není nutné odvádět DPH. Povinnost k odvodu DPH sportovnímu centru vznikne až okamžikem, kdy zákazník tento deposit čerpá (platí jím svůj účet v centru). Pro tuto variantu účtování depositu je nutné se zákazníkem sepsat smlouvu o složení deposita. Tato smlouva je již sestavena a informace o sportovním centru jsou do ní přidány z licenčního klíče. Tuto smlouvu je možné zobrazovat a tisknout při nákupu depositu, ale není to nutnost. ∗ Zboží: na skladě by při tomto způsobu účtování měla být nadefinována skladová položka typu služba s názvem Deposit, cenou 1 Kč a DPH 0 %.

• Zboží - jako každá entita, která má mít v centru přiřazenu cenu a jejíž pohyb bude evidován na pokladně, je třeba, aby i deposit byl reprezentován položkou na skladě. Tato položka je závislá na zvoleném typu účtování, příklady vhodného nastavení těchto skladových položek jsou uvedeny v předchozím bodě u každého typu účtování zvlášť.

56


• Varovat při nízkém stavu depositu - při zatržení tohoto tlačítka a nastavení kýžené částky (např. 100 Kč) v okénku o řádek níže se při zobrazení zákazníkova profilu zobrazí varovná zpráva, že výše depositu je nižší než tato nastavená částka. V takové situaci může obsluha centra na tento stav upozornit zákazníka apod. • Pokladna pro účtování expirace depositu- pokud u depositu vyprší doba platnosti a zákazník nákupem dalšího depositu neprodlouží jeho platnost, propadá tento deposit centru. Toto je tedy v CLUBSPIRE evidováno jako příjem centra a ten musí mít přiřazenu pokladnu. V případě expirace depositu bude pro evidenci příjmů z expirace depositu použita tato Vámi vybraná pokladna. (Pokladnu vyberete kliknutím na modrý čtvereček se šipkou směrem dolů, který je v políčku hned za nápisem Pokladna pro účtování expirace depositu. Tím se vám rozbalí seznam pokladen, kliknutím na název pokladny se tato označí jako vybraná.) • Při expiraci vyúčtovat jako - opět pro evidování příjmů z expirovaného depositu musíme mít na skladě vytvořenu odpovídající položku (musí to být skladová položka typu služba, dále je vhodné, aby se položka nazývala např. Expirace depositu a cena této položky byla 1 Kč, sazba DPH by měla být stejná jako u skladové položky Deposit). • Nastavení skupin a expirace podle depositu - tato položka umožňuje nastavit hraniční částky depositu. Pro každou takovou částku je možno nastavit platnost depositu a popř. přiřadit slevy zákazníkovi (automatickým přiřazením daného zákazníka do určité zákaznické skupiny). Podrobné informace o provedení nastavení těchto skupin jsou v následující kapitole • Deposit se vztahuje pouze na toto zboží - zatržením této možnosti a výběrem určitých druhů zboží omezíme pole možných využití depositu zákazníkem. Tzn. zákazník bude moci z depositu platit pouze vybrané typy zboží (např. pouze sportovní činnosti). Přidání položky do seznamu zboží, jež je možné platit depositem se provede jednoduše kliknutím na tlačítko Přidat. Zobrazí se Vám okno Volba zboží, kde označíte vybranou skladovou položku kliknutím myší na její název. V případě, že chcete najednou vybrat více druhů zboží stačí kliknout myší na první z nich, poté zmáčknout a držet klávesu CTRL a klikáním myši vybrat další položky zboží. Volbu potvrdíte stiskem tlačítka Potvrdit. Tím se Vám do seznamu povoleného zboží přidají Vámi vybrané položky. Položky můžete ze seznamu samozřejmě i odebírat, a to kliknutím na jejich název a stiskem tlačítka Odebrat. • Umožnit při nákupu zvýšení pouze částky bez vlivu na platnost a skupinu - zatržením této možnosti umožníte zákazníkovi nákup depositu, aniž by to ovlivnilo jeho zákaznickou skupinu a platnost jeho depositu. Pokud tato položka zůstane nezatržená, znamená to, že pokaždé, pokud zákazník provede nákup depositu a částka depositu dosahuje nějaké nadefinované hodnoty, se aplikuje automatické přiřazení zákazníka do odpovídající skupiny a prodloužení expirace jeho depositu. – Tato volba jako výchozí při nákupu depositu - zatržením této volby určíme, že při nákupu depositu se automaticky zatrhne možnost Pouze zvýšit částku depositu. Recepční může tuto volbu změnit, jde pouze o to, jaký bude výchozí stav volby Pouze zvýšit částku depositu (zda bude zatržená nebo ne). • Zobrazit depositní smlouvu při nákupu - tato položka je editovatelná pouze v případě, že políčko Účtování depositu jako zálohy s DPH zůstane nezatrženo. Tato volba určuje, zda bude mít obsluha centra možnost zobrazit a vytisknout Smlouvu o složení deposita při nákupu depositu zákazníkem .

Nastavení skupin a exspirace depositu V CLUBSPIRE je možné nastavit automatické přiřazování zákazníků do zákaznických skupin na základě výše nakoupeného depositu. Nastavení kritérií pro toto přiřazování je možné provést následovně, v hlavní liště menu VIP položka Nastavení depositu otevřete okno Nastavení depositu, v jehož prostřední části se nachází okénko Nastavení skupin a expirace podle depositu. Pro přidání nového kritéria přiřazování zákazníků do zákaznických skupin dle výše nakoupeného depositu stačí kliknout na tlačítko Přidat. V seznamu Nastavení skupin a expirace podle depositu přibude nová 57


položka, která vypadá následovně: DEPOSIT: 500 Kč PLATNOST: 3 měsíc(e) SKUPINA: není. Kliknutím myší na tuto položku ji označíte a pod seznamem se zviditelní položky "Částka:", "Doba platnosti:", "Uživatelská skupina:"a k nim příslušící okénka (jsou o řádek níže), v nichž jsou předvyplněny přednastavené hodnoty. Tyto hodnoty můžete editovat, aby odpovídaly Vašim požadavkům. (Číselné údaje částka, doba platnosti - je možno zadávat kliknutím do odpovídajícího okénka a napsáním správné číslice na klávesnici. Uživatelskou skupinu a jednotku doby platnosti je možné vybrat rozbalením seznamu s nabídkou (kliknutím na modrý čtvereček se šipkou dolů) a kliknutím myši na správnou volbu z nabídky). Pokud není zatržené políčko Uživatelská skupina, nastavíte pouze dobu platnosti nakoupeného depositu, bez automatického přiřazování zákazníka do zákaznické skupiny. Při nastavování kritérií je potřeba si nejdříve dobře rozmyslet, jaké slevy při jakých částkách depositu budete poskytovat a vytvořit si odpovídající zákaznické skupiny. Dále je vhodné používat nenulové částky depositu (nejčastěji se jako hraniční používají částky 1 000 Kč, 2 000 Kč, 5 000 Kč a 10 000 Kč). Nulová částka depositu, by měla být použita pouze v případě, že chcete nastavit platnost depositu při nákupu nižší částky, než jste nadefinovali v ostatních kritériích. Při nákupu depositu je vždy použito kritérium s částkou odpovídající nakoupenému množství depositu, popř. s nejbližší nižší částkou. Např. pokud máte nadefinována kritéria pro částku 1 000 Kč a 5 000 Kč a zákazník nakoupí deposit ve výši 4 000 Kč, pak je použito kritérium pro částku 1 000 Kč. Výše částky je jediným kritériem, které se při zařazování do depositní skupiny uplatňuje. Je tedy důležité dbát na korektní nacenění jednotlivých depozitních skupin. Clubspire rozeznává jednotlivé skupiny podle výše depozitu. Nevytvářejte proto skupiny se stejnou výškou depozitu. Některé z nich by mohly být neprodejné. Pokud se pokoušíme vytvořit depositní skupinu s výší depositu, která již v CLUBSPIRE existuje, jsme upozorněni varovným hlášením. • Příklad 1: Předpokládejme situaci, kdy chcete, aby zákazník, který si zakoupí deposit v minimální částce 1 000 Kč, byl automaticky zařazen do zákaznické skupiny s názvem "Deposit 1 000", které je přiřazena sleva 5 % na veškeré sportovní činnosti centra, a přejete si, aby platnost depositu byla půl roku. Toto nastavení provedete následovně kliknutím na tlačítko Přidat, které se nachází vedle seznamuNastavení skupin a expirace podle depositu, přidáte do seznamu novou položku. Tuto položku označíte kliknutím myši. Pod seznamem se Vám zviditelní položky "Částka:", "Doba platnosti:", "Uživatelská skupina:"a k nim příslušící okénka (jsou o řádek níže), v nichž jsou předvyplněny přednastavené hodnoty. Kliknutím do okénka s částkou a vepsáním čísla 1 000 nastavíte hranici depositu pro toto kritérium. Dále nastavíte platnost, a to tak, že v okénku s číslem nastavíte číslo 6 a z nabízeného seznamu vyberete měsíc(e). Posledním krokem je nastavení uživatelské skupiny. Toto provedete zatrhnutím políčka Uživatelská skupina a výběrem skupiny Deposit 1 000 z nabídky pod nápisem Uživatelská skupina. • Příklad 2: Při nákupu depositu do 1 000 Kč chcete nastavit platnost depositu 6 měsíců. Předpokládejme, že již máte vytvořeno kritérium z předcházejícího příkladu. Potom stačí opět přidat nové kritérium, nastavit částku na 0 Kč, dobu platnosti na 6 měsíců a políčko Uživatelská skupinanechat nezatrženo.

Změna exspirace depositu Budete-li chtít změnit délku platnosti depositu, můžete tuto výjimku nastavit ručně na kartě zákazníka (pouze uživatel s příslušnými uživatelskými oprávněními, aby nedocházelo ke zneužití). • Editujte kartu zákazníka • Najděte záložku deposit • Nastavte novou platnost

4.16.1.3

Karty a identifikátory (tokeny)

Magnetické karty a různé typy čipových identifikátorů jsou v systému CLUBSPIRE označovány souhrnným pojmem TOKENY. Tento modul umožňuje jednotlivým zákazníkům přiřazovat magnetické karty a klíčenky, ty lze použít jako identifikátor dané osoby (zákazník si při vstupu do centra jen pípne kartou a automaticky se otevře jeho účet), klíčenku ke skříňce, popř. je možné zákazníkovi přiřadit kartu a zákazník po dobu pobytu v centru nemusí nic platit, při odchodu kartu odevzdá a obsluha provede vyúčtování pobytu. 58


Evidence karet a identifikátorů v CLUBSPIRE Pozn. Magnetické karty a různé typy čipových identifikátorů jsou v systému CLUBSPIRE označovány souhrnným pojmem TOKENY. Tokenů může centrum vlastnit a provozovat velké množství, proto jsou rozděleny do skupin. Každá skupina představuje jeden typ tokenu. Sportovní centrum si může vytvořit libovolné množství různých typů identifikátorů. Typy tokenů mohou odpovídat zákaznickým skupinám, popř. typem tokenu mohou být např. Čipové klíčenky ke skřínkám. Každý token je třeba nejprve zavést do evidence CLUBSPIRE. V menu VIP položka Nastavení karet, klíčenek se Vám zobrazí okno Typy tokenů. V levé části okna je seznam již existujících typů tokenů, v pravé části je potom seznam tokenů vybraného typu. Přidat nový typ lze pouhým kliknutím na tlačítko Přidat typ a v okně, které se následně zobrazí, stačí vyplnit název typu, popis a případně zatrhnout možnost Automaticky přiřazovat zákazníkům(tato volba znamená, že pokud obsluha centra přiřadí token objednávce a objednávka je na konkrétního zákazníka, pak se tento token automaticky přiřadí do seznamu tokenů daného zákazníka). Tlačítkem Použít potvrdíte volbu. Označením konkrétního typu tokenu v seznamu tokenů a stiskem odpovídajícího tlačítka lze typy tokenů upravovat, popř. mazat. Obrázek 4.23 Karty a klíčenky

Každému typu tokenu je poté možno přiřadit libovolné množství tokenů (tzn. libovolné množství karet a identifikátorů). Pro přidání tokenu do daného typu označíte tento typ v seznamu typů tokenů. V pravé části okna se Vám zobrazí seznam tokenů aktuálně přiřazených tomuto typu. V tomto seznamu se vypisují následující atributy tokenu: • Token - název tokenu • Zákazník - jméno zákazníka, jemuž je vybraný token přiřazen • Přiřazeno - datum, kdy byl token zákazníkovi přiřazen Přidat nový token lze pouhým vybráním typu tokenu a stiskem tlačítka Vložit v dolní části okna. Zobrazí se okno Token, v této chvíli je třeba, aby obsluha centra přiložila nově přidávaný token ke čtecímu zařízení, které má připojeno k počítači (pokud je zatržena volba Akceptovat tokeny ze vstupních zařízení je možné přiložit kartu i ke čtečce na turniketu, na dveřích a pod.) Po načtení tokenu se automaticky vyplní pole ID, což je posloupnost znaků, která je pro každý token unikátní (žádné 2 tokeny v CLUBSPIRE nemají stejné ID). Stiskem tlačítka potvrdit uložíte nový token do seznamu tokenů evidovaných CLUBSPIREM. Tokeny v seznamu tokenů můžete upravovat a mazat pouhým kliknutím myši na název tokenu a stiskem tlačítka Upravit popř. Vymazat. Tlačítkem Odebrat lze vybraný token odebrat zákazníkovi, kterému byl přiřazen.

59


Používání karet a identifikátorů Pozn. Magnetické karty a různé typy čipových identifikátorů jsou v systému CLUBSPIRE označovány souhrnným pojmem TOKENY. Tokeny mohou být spojeny s placeným členstvím v zákaznické skupině (tzn. pokud si zákazník zaplatí členství, získá elektronickou kartu, která slouží jako jeho identifikátor), dále může být token přiřazen otevřenému účtu (toto řešení je vhodné pro případ, že chcete zákazníkovi umožnit, aby při pobytu v centru nemusel mít u sebe hotovost, veškeré jeho nákupy v centru jsou evidovány na této kartě, a až při odchodu z centra provede zákazník platbu svého účtu). Podrobné informace o vydávání členských karet zákazníkům jsou v kapitole Prodej karty zákazníkovi. 4.16.1.4

Voucher

Voucher v systému CLUBSPIRE představuje poukázku na využití nějaké sportovní činnosti v centru zdarma. Voucher může být koncipován jako poukázka na volný vstup na určitou (pevně danou) činnost nebo to může být finanční částka, kterou může její majitel použít na nákup služeb centra dle vlastního uvážení. Voucher je možno vystavit na jméno zákazníka, popř. mu určit dobu platnosti apod. Fyzicky je voucher reprezentován vytištěnou kartičkou s údaji o centru, jménem majitele a účelem na nějž je voucher vydán (tisk bývá prováděn do předtištěných kartiček, kam jsou tiskem pouze doplněny požadované údaje). Základní vlastností voucheru v CLUBSPIRE je to, že je určen pouze k jednorázovému použití. Jeden konkrétní voucher může být pro platbu účtu použit jen a pouze jednou. Nelze např. rozdělit částku, na niž je voucher vystaven na několik menších a použít je pro několik různých plateb. Nastavení atributů voucherů Menu Nástroje v hlavní liště položka Nastavení, Vám zobrazí okno Nastavení. Zvolte odkaz Tisk v levé horní části okna. Zobrazí se Vám globální nastavení tisku voucherů, Green Fee a Konzumačních karet. Tisk voucheru můžete ovlivnit nastavením následujících parametrů: • Předloha pro tisk – je to šablona (soubor ve formátu xml), která určuje rozvržení textu při tisku voucheru. Pokud je třeba změnit tuto šablonu, je třeba kontaktovat centrum zákaznické podpory CLUBSPIRE. • Výchozí délka platnosti voucheru – určuje dobu, po níž je možno vystavovaný voucher použít. Po této době se voucher stává neplatným a ztrácí svou hodnotu. Toto nastavení se provádí v menu Nástroje – Nastavení – Tisk. • Zobrazení činností a počtu hráčů – určuje, zda je při vytváření voucheru možné určit konkrétní činnost, na niž je voucher vystaven, a počet hráčů, pro něž je určen. • Zobrazení služby a počtu kusů – určuje, zda je při vytváření voucheru možné určit konkrétní službu, na niž je voucher vystaven, a počet kusů, pro něž je určen. • Zobrazení zboží a počtu kusů – určuje, zda je při vytváření voucheru možné určit konkrétní zboží, na niž je voucher vystaven, a počet kusů, pro něž je určen. • Nastavení platnosti – tento parametr určuje, zda může obsluha při vytváření voucheru zvolit délku platnosti. Pokud tento parametr není zatržen, je platnost nastavena na výchozí délku platnosti. • Nastavení ceny – tento parametr určuje hodnotu voucheru na kterou je vystaven. • Zadání jména obdarovaného – indikuje, zda může obsluha centra vystavit voucher na jméno konkrétní osoby. Voucher může být vystaven pro existujícího zákazníka centra nebo na jméno člověka, který není zákazníkem centra. • Řadek 1, 2, 3 – do těchto jednotlivých řádku lze vepsat text, který bude na voucheru zobrazen.

Vystavení voucheru Problematika prodeje voucheru je blíže popsána v kapitole Prodej voucheru.

60


4.16.1.5

Styly

Prostředí klienta systému CLUBSPIRE nabízí několik různých vzhledů s grafickými efekty. Díky tomuto modulu může každý uživatel systému CLUBSPIRE obléci kabátek, který se mu osobně bude líbit. Pro nastavení určitého stylu stačí spustit CLUBSPIRE klienta. V okně kam běžně zadáváte přihlašovací údaje (uživatelské jméno a heslo) je též položka Styls nabídkou seznamu jednotlivých stylů. Stačí vybrat jeden z nabízených stylů (kliknout myší na jeho název) a po přihlášení do systému se Vám CLUBSPIRE zobrazí v novém kabátku. Dále je v případě zájmu možno v CLUBSPIRE rozpohybovat nabídku menu (nabídka pod hlavní lištou, obsahuje ikonky a položky Nový účet, Voucher...). Pro rozhýbání této nabídky stačí kliknout do prostoru za těmito ikonami pravým tlačítkem myši a z nabídky vybrat položku Zapnout menu s efekty. Opětovným kliknutím pravého tlačítka myši do prostoru za ikonami menu si zobrazíte možnosti zobrazení tohoto menu, a to Zobrazování stínů, Zobrazování pozadí a Zobrazování efektů. Při zatrhnutí možnosti Zobrazování efektů se při pohybu ukazatele nad ikonami tohoto menu zobrazují grafické efekty. Pro návrat k původnímu menu bez efektů stačí opět kliknout do prostoru za ikonami pravým tlačítkem myši a zvolit položku Zapnout menu bez efektů. 4.16.1.6

Podpora pro euro

Systém CLUBSPIRE nabízí 2 druhy podpory eura: • Plná podpora euro - to znamená, že každá skladová položka v CLUBSPIRE má nadefinovány 2 ceny - cenu v českých korunách a cenu v eurech. V systému potom musí být evidována pokladna, u níž bude nastavena jako výchozí měna euro. Na takovou pokladnu se potom při přidávání položek na účet zákazníka ukládají jednotlivé položky s euro cenami. Při použití euro pokladny jsou kromě účtenek evidovány v eurech i přehledy tržeb, uzávěrky pokladny a pokladní kniha. • Zjednodušená podpora pro euro - je oproti první variantě jednodušší z hlediska vedení evidence. Ceny u jednotlivých skladových položek jsou vedeny pouze v českých korunách. Pokud je v systému nadefinována pokladna s měnou Kč a nastaveným přepočtem na eura, pak je při placení zákaznického účtu na této pokladně proveden přepočet cen položek z Kč na eura. Přepočet se provádí dle kurzu platného pro daný den nastaveného v CLUBSPIRE. Kurz jednotlivých měn vůči české koruně se nastavuje v hlavní liště menu Pokladna položka Přepočet měn. Po této volbě se Vám zobrazí okno Přepočet měn se seznamem kurzů platných pro různá období měny (CLUBSPIRE podporuje euro a USD - americký dolar). Přidat nový kurz lze stisknutím tlačítka Přidat. Zobrazí se Vám okno Nový přepočet měn. Zde vyberete měnu, vůči níž chcete nastavit přepočet, dále kurz (kolik korun je za jednotku cizí měny např. pro euro je to cca 25 Kč) a data platnosti přepočtu. Volbu potvrdíte stiskem tlačítka Potvrdit. Doby platnosti jednotlivých přepočtů se nesmí překrývat - tzn. v jednom dni musí být platný jen jediný přepočet pro danou měnu. Pokud jste tedy vytvořili přepočet, jehož doba platnosti se kryje s dobou již existujícího přepočtu, tento nový přepočet se Vám neuloží a budete o této skutečnosti informováni zobrazením varovné zprávy. Při této variantě se euro měna projeví na účtence pro zákazníka, při uzávěrce pokladny a v pokladní knize, ale přehledy tržeb jsou vedeny v českých korunách. Podrobné informace o nastavení pokladen jsou v kapitole Nastavení pokladny. 4.16.1.7

Storno poplatky

Tento modul umožňuje u každé činnosti určit sankce za stornování rezervace dle doby, kdy byla rezervace stornována. Sankce mohou být ve formě přesné částky v Kč nebo procentuální část z ceny rezervace. To znamená, že storno poplatky můžete nastavit jako fixní částky (příklad: poplatek 10 Kč při zrušení rezervace 3 hodiny před jejím plánovaným začátkem a 30 Kč při zrušení rezervace hodinu před plánovaným začátkem). Popř. můžete zvolit procentuální částku z ceny rezervace (příklad: poplatek 5 % z ceny rezervace při jejím zrušení 3 hodiny před jejím plánovaným začátkem a 50 % z ceny rezervace při jejím zrušení hodinu před plánovaným začátkem). Oba způsoby je možno kombinovat, tzn některé storno poplatky nadefinovat jako konkrétní částku, jiné jako procentuální část ceny rezervace. Storno poplatků může být libovolný počet. Sazby storno poplatků jsou určovány v závislosti na čase, který zbývá do začátku rezervace. Pokud je tento čas menší nebo roven některému z časů stanovených storno poplatky, vybere se ze seznamu poplatek s nejmenší delší dobou, než je čas zbývající do začátku rezervace.

61


Obrázek 4.24 Storno poplatky

Zjišťování sazby storno poplatku na příkladu. Uvažujme situaci, kdy má centrum nastaveny následující storno poplatky: 10 Kč 3 hodiny před začátkem rezervace a 50 Kč 1 hodinu před začátkem rezervace. Vybraná rezervace měla začít ve 12:00. • Recepční v 11:10 na přání zákazníka zruší tuto rezervaci, tzn. 50 min před začátkem. Poplatek bude stanoven na 50 Kč. • Recepční v 10:33 na přání zákazníka zruší tuto rezervaci, tzn. 1 hodina a 27 minut před začátkem. Poplatek bude stanoven na 10 Kč. • Recepční v 8:00 zruší rezervaci, tzn. 4 hod. před začátkem. Nebude účtován žádný poplatek. • Recepční při uzavírání pokladny zjistí, že zákazník, který tuto rezervaci zadal, nepřišel. Bude zaúčtován nejvyšší poplatek, v našem případě 50 Kč. Nastavení storno poplatků V CLUBSPIRE lze pro nastavení storno poplatků učinit následující 2 kroky: • Globální nastavení storno poplatků - nastavení storno poplatků pro všechny činnosti na jednom místě. Pokud provedete toto globální nastavení storno poplatků, nastaví se storno poplatky u každé existující činnosti do stejné podoby v jaké je toto globální nastavení. Nastavit globální storno poplatky je možné v menu Nástroje na hlavní liště položka Nastavení. V zobrazeném okně kliknete na odkaz Storno poplatky. Nejprve je nutno zatrhnout možnost Povolit poplatky, která indikuje, zda budou nebo nebudou storno poplatky zákazníkům účtovány. Na dalším řádku je třeba vybrat odpovídající skladovou položku. Protože se o storno poplatcích bude účtovat na pokladně, opět je nutné, aby byly v CLUBSPIRE reprezentovány nějakou skladovou položkou. Tato skladová položka musí být typu služba a je vhodné ji pojmenovat např. Storno poplatky a nastavit jí cenu 1 Kč a odpovídající sazbu DPH. Pokud již máte pro Storno poplatky vytvořenu skladovou položku, vyberete ji kliknutím na čtvereček se třemi tečkami. Zobrazí se Vám okno Volba zboží a zde se proklikáte k odpovídající skladové položce. Na její název kliknete myší a stisknete tlačítkoPotvrdit. Provedete vlastní nastavení konkrétních storno poplatků (je popsáno níže) a volbu potvrdíte tlačítkem Uložit. 62


• Nastavení výjimek z globálního nastavení storno poplatků u konkrétní činnosti. Pokud si přejete nastavit storno poplatky u některé činnosti jinak než u ostatních, není to problém. Stačí upravit atributy konkrétní činnosti. Toto můžete provést následovně: v hlavní liště menu Rezervace položka Činnosti. Zobrazí se Vám okno Činnosti, jehož hlavní část tvoří panel se seznamem již nadefinovaných činností. Kliknutím myši na název konkrétní činnosti a následným stiskem tlačítka Upravit si zobrazíte okno Úprava činnosti, kde můžete provádět editaci atributů dané činnosti. V pořadí třetí záložce Storno poplatky je možné nadefinovat finanční sankce za pozdní zrušení rezervace. Nastavíte konkrétní storno poplatky (bližší popis je níže) a volbu potvrdíte tlačítkem Uložit. Přidání konkrétního storno poplatku provedete následovně: stiskem tlačítka Přidat se Vám do seznamu storno poplatků přidá nová položka Čas před: 0 hodin, cena 0 Kč. Tuto kliknutím myši označíte a v dolní části okna se Vám zobrazí editovatelný panel s nastavením. Zde můžete zvolit v jakou dobu před začátkem hry bude rezervace zrušena (např. 3 hodiny, 2 dny, 1 týden) a poplatek určíte buď jako fixní částku (např. 10 Kč) nebo procentuální část ceny (např. 25 % z ceny). Každá činnost může mít několik storno poplatků, lišících se časem a částkou. Tzn. Můžete nastavit storno poplatek 20 Kč při zrušení rezervace 1 den předem a storno poplatek 70 % při zrušení rezervace 2 hodiny předem. Nastavení storno poplatků by mělo odpovídat cenové strategii sportovního centra. Jednotlivé storno poplatky můžete ze seznamu snadno smazat kliknutím myši na jejich název a stiskem tlačítka Odebrat. Je třeba poznamenat, že pokud provedete změnu v globálním nastavení storno poplatků, zruší se Vám nastavení všech výjimek, protože jejich nastavení storno poplatků se přepíše globálními storno poplatky. Použití storno poplatků Storno poplatky se při běžném používání projeví v jediném případě a to, když obsluha centra (recepční) stornuje rezervaci. Pokud sportovní centrum účtuje storno poplatky a zrušení rezervace bylo provedeno v nějakém časovém pásmu spadajícím pod storno poplatky, potom se zobrazí dialog s informací o výši storno poplatku s otázkou, zda tuto částku připsat zákazníkovi na účet. V případě, že byla rezervace vytvořena obsluhou centra omylem, a obsluha chce tuto rezervaci zrušit bez storno poplatku stačí odmítnout připsání storno poplatku na zákazníkův účet. 4.16.1.8

Firemní členství (firemní zákazníci)

Tento modul umožňuje obsluhu situace, kdy se firma, která svým zaměstnancům hradí příspěvky na sportovní aktivity, stane firemním zákazníkem sportovního centra. CLUBSPIRE poté umožňuje firemnímu zákazníkovi nakoupit deposit a rozdělit jej na několik různých tokenů - karet. Držitelé těchto karet (zaměstnanci firmy) mohou čerpat deposit, který jejich kartě přísluší, na libovolné sportovní aktivity. Dále je možné všechny držitele karet zařadit do nějaké slevové skupiny, popř. při nákupu depositu rozdělit částku depositu mezi jednotlivé karty libovolným způsobem (tzn. různým držitelům karet přiřadit různou částku). Vedení sportovního centra má přitom přehled, kolik zaměstnanců dané firmy ji navštěvuje a případně se na ni může soustředit s nějakou marketingovou strategií. Firemní členství v CLUBSPIRE vypadá následovně. Nejdříve je vytvořen firemní zákazník reprezentující firmu a jemu jsou přiřazeny karty. Každá karta zase reprezentuje konkrétního zaměstnance, který bude využívat služeb sportovního centra. Firma nakoupí deposit a tento rozdělí na jednotlivé karty. Tyto karty rozdá svým zaměstnancům a ti mohou čerpat deposit z karty na různé sportovní aktivity. Jednotlivé kroky jsou podrobněji popsány v následujících podkapitolách. Vytvoření nového firemního zákazníka Pro vytvoření nového firemního zákazníka stačí kliknout na tlačítko Nová firma, které se nachází úplně vpravo dole pod seznamem zákazníků. Zobrazí se Vám okno Úprava zákazníka, kde je možné nastavit základní údaje o firmě jako je název, IČO, DIČ, adresa, kontaktní údaje, bankovní spojení. Dále je možné v záložce Uživ. skupinynastavit, do jaké uživatelské skupiny budou držitelé karet (příslušících této firmě) zařazeni. Seznam uživatelských skupin u firemního zákazníka ukazuje, v jakém období jsou do jakých skupin zařazování držitelé firemních karet. Přidání nové uživatelské skupiny lze provést kliknutím na tlačítko Přidat. Tím se Vám do seznamu uživatelských skupin přidá nový řádek. Na tento řádek je třeba kliknout myší a v dolní části okna se zvýrazní panel umožňující úpravu stávajících atributů členství. Zde je třeba nejdříve vybrat uživatelskou skupinu, do níž budou držitelé firemních karet zařazeni a poté i data platnosti tohoto členství. Příklad: můžete novému firemnímu zákazníkovi nastavit, že všichni držitelé jeho firemních karet budou po dobu 1 roku (tzn. platnost členství ode dneška, do stejného data za rok) patřit do uživatelské skupiny Golden Card.

63


V případě, že se období jednotlivých členství překrývají, je použito členství ve skupině, která má vyšší prioritu (v seznamu zákaznických skupin je výše). Přiřazení tokenů (karet) k dané firmě Přiřazením karty firemnímu zákazníkovi se automaticky vygeneruje nový zákazník a bude mu přiřazena vybraná karta. Pro přiřazení karet firemnímu zákazníkovi (zákazníkovi v CLUBSPIRE, který reprezentuje určitou firmu) stačí kliknout na název této firmy v seznamu zákazníků (pravý dolní roh okna CLUBSPIRE). V pravé střední části okna se Vám zobrazí panel Firma se základními informacemi o této firmě. Pokud se tak nestane, je třeba nejdříve kliknutím na červený křížek zavřít panel, který tam máte otevřený (např. panel s otevřeným účtem, popř. panel s rezervací, apod.). Kliknutím na tlačítko Karty v dolní části panelu Firma si zobrazíte okno Nastavení karet. Hlavní část tohoto okna tvoří panel s bílým pozadím, kde je seznam aktuálně přiřazených karet. V případě, že se jedná o nového firemního zákazníka, je tento seznam prázdný. Pro přidání další karty do seznamu stačí kliknout na tlačítko Přidat. Na poslední místo v seznamu karet se přidá řádek reprezentující novou kartu. Na tento stačí kliknout a v dolní části okna se zaktivní panel Detaily, kde je možné editovat atributy této karty. Pro přidání nové karty stačí přiložit kartu ke čtečce nebo ji přiřadit ručně (kliknutím na tlačítko Přiřadit ručně a výběrem správného typu karty a konkrétní karty). Je možné vytvořit zákazníka bez přiřazené karty, popř. kartu existujícímu zákazníkovi odebrat (pouhým stiskem tlačítka Odebrat v dolní části panelu Detaily). Po provedení požadovaných změn je třeba je potvrdit stiskem tlačítka Potvrdit. Nákup depositu pro firemního zákazníka a jeho rozdělení mezi jednotlivé karty Pro nákup depositu firemním zákazníkem (zákazník v CLUBSPIRE, který reprezentuje určitou firmu) stačí kliknout na název této firmy v seznamu zákazníků (pravý dolní roh okna CLUBSPIRE). V pravé střední části okna se Vám zobrazí panel Firma se základními informacemi o této firmě. Pokud se tak nestane, je třeba nejdříve kliknutím na červený křížek zavřít panel, který tam máte otevřený (např. panel s otevřeným účtem, popř. panel s rezervací, apod.). Kliknutím na tlačítko Deposit v dolní části panelu Firma si zobrazíte okno Nastavení depositu. Zde můžete nastavit následující atributy: • Platnost do - tento parametr určuje datum, po němž proběhne expirace depositu a tento již dále nebude moci být čerpán • Promo kredit - tento atribut určuje, zda se jedná o promo kredit (tento kredit je poskytován sportovním centrem zdarma, zákazník jej tudíž nemusí zaplatit) nebo o běžný deposit (tzn. zákazníkovi bude částka depositu připsána na účet). Pokud tuto volbu zatrhnete určíte, že se jedná o promo kredit, v případě, že ji necháte nezatrženu určíte, že se jedná o běžný deposit. • Prodloužit pouze platnost - tento parametr určuje, že bude prodloužena platnost depositu bez vlivu na členství v zákaznické skupině. • Částka - určuje částku depositu, kterou chce firma nakoupit. • Tlačítko Rozpočítat - rozdělí nastavenou částku na rovné díly mezi jednotlivé karty. • Seznam zákazníků s výší jejich depositu a částkou nakupovaného depositu. V tomto seznamu lze jednoduše nastavit konkrétní částky přiřazované konkrétním zákazníkům. Stačí kliknout do políčka Nákup dep. v seznamu zákazníků a na klávesnici napsat správnou částku, o kterou chcete navýšit deposit konkrétního zákazníka. Tlačítkem Potvrdit volbu potvrdíte a tím navýšíte stavy depositu jednotlivým zákazníkům (držitelům karet). Pokud se jedná o běžný deposit (tzn. nejedná se o promo kredit), bude výsledná částka přidána na účet firmy k platbě.

64


Obrázek 4.25 Firemní zákazník

4.16.1.9

Platby za členství

Tento modul umožňuje automatické prodlužování členství zákazníkům dle výpisů z bankovních účtů centra. Toto je vhodné pro situace, kdy roční členství stojí větší finanční obnos a sportovní centrum chce svým klientům nabídnout možnost platby členství v měsíčních intervalech. Pro prodloužení členství je potřeba, aby zákazník zadal jako variabilní symbol své registrační číslo a správnou částku (dle výše této částky se automaticky určuje odpovídající členství). Automatické prodloužení členství dle výpisu z bankovního účtu Pokud máte nastavenu možnost platby členství v měsíčních splátkách, tak automatické prodloužení členství o další měsíc (popř. delší období) lze provést následovně. Nejdříve je třeba získat výpis z účtu ve formátu CSV (název souboru je např. "vypis01072008.csv"). Poté již stačí zvolit v menu na hlavní liště záložkuPokladna a následně položku Platby za členství. Zde můžete provést načtení výpisu kliknutím na tlačítko Načtení výpisu (vlevo nahoře). Zobrazí se Vám okénko Načtení výpisu, kde je třeba nejdříve zadat umístění souboru v počítači (kliknutím na tlačítko se třemi tečkami si zobrazíte okno Vyberte soubor, kde je možné procházet disk počítače. Po nalezení hledaného souboru s výpisem z bankovního účtu stačí na název tohoto souboru kliknout myší a stisknout tlačítko Vyberte soubor). Poté je nutno nastavit několik dalších parametrů: • Začátek platnosti - určí datum, od nějž bude platnost členství prodloužena. • Kódování - znaková sada, která byla použita pro vytvoření souboru s výpisem. Je možné vybírat ze 3 přednastavených možností (WINDOWS-1250, ISO-8859-2, UTF-8). • Oddělovač - je znak, který je v daném souboru použit pro oddělení jednotlivých položek ve výpisu (míněno jednotlivých plateb). Vybrat je možno čárku nebo středník. 65


Stiskem tlačítka Potvrdit se provede načtení výpisu z bankovního účtu. Načtení výpisu se projeví zobrazením jednotlivých položek výpisu. Obrázek 4.26 Prodloužení členství dle bankovního výpisu

Každá položka výpisu obsahuje následující informace: • Zákazník - jméno zákazníka, který platbu provedl. • Variabilní symbol - registrační číslo zákazníka (při správně zadaném registračním čísle se provede automatické vyhledání zákazníka). • Datum úhrady- datum kdy byl finanční obnos bankou přijat na účet. • Částka - částka platby. Pod řádkem s těmito informacemi je další řádek s následujícími políčky: • políčko pro výběr zákazníka • políčko pro výběr zákaznické skupiny • políčko pro výběr typu členství (tzn. výběr délky a ceny členství) Pokud je správně zadán variabilní symbol, je v políčku pro výběr zákazníka vyhledán zákazník s odpovídajícím registračním číslem. Dále je dle částky nalezena odpovídající zákaznická skupina s typem členství,

66


jehož cena odpovídá přijaté částce (popř. přijatá částka je násobkem ceny určitého typu členství). V případě, že některý z těchto údajů není vyplněn, popř. dojde ke kolizi typu členství (cena 2 různých typů členství je stejná), je třeba, aby tyto položky obsluha správně nastavila ručně. Pokud je před jménem zákazníka symbol zákazu vjezdu (červené kolečko s bílou vodorovnou čárkou) znamená to, že variabilní symbol nebylo možno v databázi zákazníků najít a recepční může provést ruční výběr zákazníka (dle jména zákazníka). Výběr zákaznického účtu je možné provést kliknutím na tlačítko se třemi tečkami a vyhledáním zákazníka v okně Volba zákazníka. Pokud je před jménem zákazníka symbol šedého kolečka, znamená to, že přijatá částka neodpovídá žádné ceně žádného typu členství. Tím pádem není možné vybranému zákazníkovi členství prodloužit a je třeba jej kontaktovat pro případné vrácení nebo navýšení platby na potřebnou částku. Pokud je před jménem zákazníka symbol zeleného kolečka, znamená to, že zákazník byl úspěšně nalezen dle variabilního symbolu v databázi zákazníků. V každém případě je třeba ověřit, zda je správně nastavena zákaznická skupina a typ členství. Je třeba zvolit pokladnu, na níž bude příjem platby evidován. Kliknutím na tlačítko se třemi tečkami se nám zobrazí seznam lokálních pokladen, z nichž je třeba (kliknutím myši na její název) zvolit tu správnou. Stiskem tlačítka Provéstprodlouženíčlenstvíse u položek, které jsou označeny zeleným symbolem před jménem zákazníka, provede prodloužení členství ve vybrané zákaznické skupině. U položek označených jakýmkoliv jiným symbolem se neprovede nic. Přehled plateb za členství Přehled plateb za členství se zobrazí v záložce Pokladna, podzáložce Přehled plateb za členství. Zde je možné zvolit období (nastavit datum od a do) a typ členství (všechny, pouze platné, pouze stornované) a po stisku tlačítkaObnovit se Vám zobrazí přehled plateb za členství, které byly provedeny převodem na účet centra a poté automatickým prodloužení členství dle výpisu z bankovního účtu. Označením konkrétní položky výpisu (každá položka reprezentuje konkrétní výpis z bankovního účtu) a stiskem tlačítka Zobrazit detaily se Vám zobrazí okno s bližšími informacemi o daném výpisu. Především je zde seznam členství, která byla na základě tohoto výpisu prodloužena (u každého členství je možné si zobrazit účet, který k tomuto nákupu členství přísluší, popř. jej smazat nebo vytisknout celý seznam). 4.16.1.10

Email

Email je modul umožňující cílené zasílání mailů zákazníkům centra a může být použit k propagačním účelům. Je možné zasílat zprávy jen určitým zákaznickým skupinám popř. i všem zákazníkům (např. vánoční přání apod.). Je zde i možnost automatického zasílání emailu zákazníkům s přehledem pohybů depozitu adresáta. V podstatě se jedná o zjednodušeného emailového klienta, který umožňuje hromadné zasílání mailů zákazníkům sportovního centra vybraných dle nastavených kritérií. (Přijímání emailů není možné.) Pro zprovoznění emailu v CLUBSPIRE je nutné mít nakonfigurovaný SMTP server. V případě, že sportovní centrum ve své síti nemá nainstalovaný žádný SMTP server, je možné použít SMTP server poskytovatele internetu, jehož služby sportovní centrum využívá. Pro veškerá nastavení týkající se modulu e-maily je nutné kontaktovat servisního technika, který vše potřebné pro správnou funkčnost nastaví v konfiguračních souborech systému CLUBSPIRE. Je nutné jej kontaktovat i v okamžiku kdy se některý údaj (SMTP server, komunikační port, přihlašovací jméno a heslo) změní, aby provedl nastavení nových parametrů nutných pro korektní funkčnost odesílání e-mailů. V případě použití SMTP serveru poskytovatele internetu je důležité ověřit zda-li na serveru nejsou nastaveny limity pro odchozí hromadnou poštu. Mohlo by se stát, že při odeslání e-mailu na větší počet e-mailových adres zákazníků (myšleno 100 a více) bude část těchto e-mailů zahozena SMTP serverem a nebudou tedy doručeny. Je důležité zjistit kolik e-mailů a v jakých intervalech je možné najednou odeslat. Zjištěné údaje předejte servisnímu technikovi systému CLUBSPIRE, který provede nastavení příslušného konfiguračního souboru. CLUBSPIRE následně automaticky zajistí rozdělení většího množství e-mailů na dávky, které jsou rozesílány v intervalech, jenž umožňuje SMTP serverem poskytovatele. Druhou možností je pak dodržovat pravidla při odesílání e-mailů ze systému CLUBSPIRE (tzn. kolik e-mailů v jakých intervalech lze odeslat) – tento způsob si hlídá obsluha CLUBSPIRE. Např. SMTP server má max. limit 250 e-mailů, které je možno odeslat každých 10-15 min. Jestliže bychom chtěli odeslat 1000 e-mailů je nutné je rozdělit minimálně do čtyř skupin po 250-ti a rozesílat tyto rozdělené skupiny po 15-ti minutách.

67


Použití emailu v CLUBSPIRE Pro otevření emailového klienta v CLUBSPIRE je třeba zvolit menu Nástroje v hlavní liště položka Odesílání emailů. Otevře se Vám okénko Historie odesílání emailů s přehledem odeslaných zpráv v aktuálním měsíci. Pokud chcete změnit rozsah výpisu odeslaných emailů, stačí přenastavit data od a do (v okně hned nahoře pod názvem okna). U odeslaných emailů je možné je upravovat, případně i mazat pouhým označením konkrétního emailu a stiskem odpovídajícího tlačítka. Pro vytvoření nového emailu stačí kliknout na tlačítko Nový email (v pravém horním rohu okna). Zobrazí se Vám okno Odeslat nový email s následujícími údaji: • Odesílatel - adresa odesílatele, která bude uvedena v mailu (tato adresa je uváděna i v odkazech ve webovém klientovi CLUBSPIRE a je přednastavena v menu Nástroje položka Nastavení odkaz Webový klient atribut Emailová adresa). • Příjemce - stisknutím toho tlačítka se Vám otevře okno Zvolte příjemce zprávy, v němž je možné vybírat jak jednotlivé zákazníky, tak i zákaznické skupiny, popř. kombinace skupin a jednotlivých zákazníků. Přidání zákazníka do seznamu příjemců lze provést jednoduše kliknutím na jeho jméno a stiskem tlačítka Přidat. Stejným způsobem lze přidat i členy zákaznické skupiny. Stačí kliknout na název skupiny (jejich seznam je v panelu v levém dolním rohu) a opět stisknout tlačítko Přidat. Přidáním skupiny se do seznamu příjemců mailu přidají všichni zákazníci patřící do této skupiny. Přidání všech zákazníků centra do seznamu příjemců emailu lze pouhým stiskem tlačítka Přidat vše. Pokud chcete ze seznamu příjemců někoho odebrat, stačí kliknout na jeho jméno a stisknout tlačítko Odstranit. Pro odstranění všech zákazníků ze seznamu příjemců stačí kliknout na tlačítko Odstranit vše. • Další příjemci - zde je místo pro ruční doplnění adres, kam ještě chcete tento mail poslat. • Pokročilé omezení - zde můžete vybrat, kteří klienti budou emailem osloveni a to na základě parametrů: věková kategorie, pohlaví, jazyk, kterým klient komunikuje a hrací HCP klienta. Takto můžete oslovit konkrétní cílovou skupinu a zefektivnit tak marketingovou strategii. • Předmět - standardní předmět emailu (název zprávy). • Text zprávy - textové pole určené pro zadání textu zprávy, kterou chcete zákazníkům zaslat. • Přílohy - kliknutím na tlačítko Přidat přílohu je možné přidat ke zprávě soubor z počítače (velikost souboru by neměla přesáhnout hranici 300 kB). Stačí v zobrazeném okně najít kýžený soubor, označit jej kliknutím myši a stisknout tlačítko Připojit. Vybráním přílohy v seznamu příloh a stiskem tlačítka Smazatpřílohujiz mailu odstraníte.

Automatické emaily Automatické maily slouží k automatickému odesílání emailů zákazníkům centra v pravidelných intervalech po zvolenou dobu (např. každý pátek v 15:00, což se bude opakovat po dobu 6 měsíců). Obsahem těchto mailů je výpis pohybů depositu příjemce zprávy. K nastavení automatických mailů se dostanete kliknutím na tlačítko Automatické odesílání, které se nachází vpravo ve střední části okna Historie odesílání emailů. Zobrazí se Vám okno Automatické odesílání, v jehož horní levé části je panel s již přednastavenými automatickými maily.

68


Obrázek 4.27 Automatické emaily

Stiskem tlačítka Přidat vytvoříte nový automatický email, to se projeví přidáním řádku do seznamu již existujících automatických emailů s názvem Nový automatický email, který můžete následně dle potřeby editovat. Popř. smazat označením automatického emailu v seznamu a stiskem tlačítka Odstranit. Editace automatického emailu se provádí následovně: Kliknutím myši na název emailu v seznamu se Vám údaje o tomto automatickém emailu přednastaví do editovatelných okének v panelu Detaily v dolní části okna. Mezi atributy automatického emailu patří: • Název - název emailové zprávy, který se Vám bude zobrazovat v seznamu automatických emailů. • Typ - Výpis změn depositu - volbou typu určujeme obsah odesílaných zpráv a tak můžete nechat CLUBSPIRE pracovat za Vás. Automaticky upozorní klienty tak, že jim vygeneruje a odešle email s blahopřáním k narozeninám, pokud je zaznamenáno správně datum narození na zákaznické kartě. Dále automaticky odešle zprávu o čerpání depositu stejně jako jste zvyklí u bankovních ústavů a automaticky připomene provedené rezervace, které si klient na další období objednal. • Příjemci - kliknutím na toto tlačítko je možné vybrat cílovou skupinu zákazníků, jimž bude tento automatický email pravidelně posílán. Podrobný návod pro výběr příjemců je v předchozí kapitole. Možné je též zatržení políčka Všichni, což má za následek přidání všech zákazníků centra do seznamu příjemců zprávy. • Další příjemci - zde můžete ručně doplnit adresy osob, které nemáte vedeny v seznamu zákazníků centra. • Počátek odesílání - určuje přesný datum a čas, kdy bude odeslán první automatický email. • Konec odesílání - určuje datum po němž již tyto zprávy nebudou odesílány. • Perioda - určuje po jakém časovém období se bude odesílání emailu opakovat (typicky je to 1 měsíc, v některých případech 3, 6 nebo 12 měsíců). Nastavte periodu, jak často a kdy tyto zprávy CLUBSPIRE má odeslat. Vhodné jsou noční hodiny, kdy bude server méně vytížen a nebude narušovat plynulý provoz centra.

69


• Aktivní - nezatržením této volby deaktivujete automatické odesílání. Po nastavení veškerých parametrů je třeba stisknout tlačítko Uložit změny, které provede uložení Vámi provedeného nastavení. Vytvořením automatického emailu zajistíte, že v den a hodinu počátku odesílání bude zaslán první automatický email všem příjemcům a toto se bude opakovat v pravidelných intervalech určených periodou (např. 1 měsíc) až do data konce odesílání. Odesílání těchto zpráv můžete v případě potřeby zastavit odtrhnutím položky Aktivní v atributech automatického emailu, popř. smazáním tohoto emailu ze seznamu automatických emailů. 4.16.1.11

Promo kredit

Promo kredit představuje kredit, který dostane zákazník od sportovního centra bezplatně a může jej využít pro nákup libovolných služeb, které centrum poskytuje. Promo kredit může být použit jako poděkování za sponzoring, popř. odměna zaměstnancům centra apod. Co se týče výchozího nastavení, tak tento kredit může zákazníkovi přiřadit pouze administrátor, recepční k tomuto nemají oprávnění, aby nedocházelo k podvodům. Toto nastavení je samozřejmě možné dle libosti změnit. V kartě zákazníka se promo kredit zobrazí jako částka běžného depositu v Kč s hvězdičkou na konci. Je třeba poznamenat, že zákazník v CLUBSPIRE nemůže mít běžný deposit a zároveň promo kredit. Takže pokud chcete umožnit, aby již existující zákazník mohl čerpat jak běžný deposit, tak promo kredit (který je určen pro platbu za služby centra, nikoliv za zboží), je třeba vytvořit nového zákazníka. Připsání promo kreditu na zákazníkův účet Připsání promo kreditu na zákazníkův účet je možné pouze v případě, že zákazník nemá běžný deposit. Pokud je tato podmínka splněna, stačí kliknout na jméno vybraného zákazníka v seznamu zákazníků (v pravé části okna CLUBSPIRE úplně dole) pravým tlačítkem myši a ze zobrazené nabídky vybrat položku Upravit. Zobrazí se Vám okno Úprava zákazníka, v jehož horní části se nachází celá řada záložek. Pro připsání promo kreditu je třeba zvolit záložku Promo kredit. (Pokud tam tato záložku není a vidíte záložku Deposit, pak zákazník vlastní běžný deposit a není možné mu připsat promo kredit.) V záložce Promo kredit je poté třeba zatrhnout položku Povolit promo kredit. Zatržením položky Nastavit platnost a nastavením data dle potřeby nastavíte platnost tohoto promo kreditu. Po tomto datu již není možné promo kredit čerpat. Pokud neprovedete toto nastavení použije se dnešní datum jako datum konce platnosti promo kreditu. Pro nastavení částky, kterou může zákazník využít na platbu za služby sportovního centra, je třeba zatrhnout možnost Nastavit částku a vyplnit do políčka požadovanou hodnotu. Stiskem tlačítka Použít volbu potvrdíte a zákazníkovi je připsán promo kredit v nastavené výši a platnosti. Promo kredit a firma v CLUBSPIRE Nákup promo kreditu na firmu je podrobně popsán v kapitoleNákup depositu pro firemního zákazníka a jeho rozdělení mezi jednotlivé karty 4.16.1.12

Ovládání objektů

Modul Ovládání objektů umožňuje nastavit automatické spouštění a vypínání různých zařízení ve sportovním centru dle zákaznických rezervací. Konkrétně se jedná o zapínání a vypínání solárií, rozsvěcování a zhasínání světel na kurtech, spouštění a vypínání sauny či vířivky. Všechna zařízení, která mají být takto ovládána, je nutno připojit přes COM port k serveru (počítač, na kterém běží CLUBSPIRE server). Vlastní nastavení ovládání objektů se prování v menu Nástroje na hlavní liště - položka Nastavení. V levé části zobrazeného okna Nastavení je třeba zvolit odkaz Ovládání objektů. Zobrazí se Vám seznam aktuálně aktivních ovladačů. Označením libovolné položky v seznamu ovladačů a stiskem tlačítka Odstranit je možné vybrané ovládání objektů smazat. Přidání nového ovládání objektů je popsáno v následující podkapitole. Po provedení požadovaných změn je třeba tyto změny uložit do databáze CLUBSPIRE stiskem tlačítka Uložit (v pravé dolní části okna). Nový ovladač objektů Přidání nového ovládače se prování v menu Nástroje na hlavní liště položka Nastavení. V levé části zobrazeného okna Nastavení je třeba zvolit odkaz Ovládání objektů. Vlastní přidání nového ovladače se provede následovně: stiskem tlačítka Přidat se na konec seznamu ovladačů přidá nový řádek (reprezentující nové ovládání objektu). Na tento je třeba kliknout myší a v dolní části okna (pod seznamem ovladačů) je možno nastavit dva základní atributy nového ovladače, a to tyto: • Port- určuje, ve kterém COM portu je ovladač zapojen. Z nabízeného seznamu COM portů připojených do serveru je třeba vybrat ten správný. 70


• Typ ovladače - typ zařízení, které bude připojeno ke CLUBSPIRE serveru a zároveň k ovládanému zařízení. Zapojení tohoto zařízení provádí elektrikář. Výběr typu ovladače je možný z následující nabídky: – ovladač Inspire - běžný ovladač používaný pro ovládání světel, golfových simulátorů, saun a vířivek. – ovladač TEST - testovací ovladač – ovladač PER610 - speciální (méně běžný) ovladač používaný pro ovládání světel, golfových simulátorů, saun a vířivek. – ovladač solárií - solária, při výpadku serveru se solárium do půl minuty automaticky vypne. Stiskem tlačítka Uložit, uložíte nový ovladač objektů do databáze CLUBSPIRE. Nastavení automatického spouštění objektů dle rezervací U každého objektu je možné nastavit automatické spuštění (vypnutí) nějakého zařízení (světel, vířivky, sauny) dle počátku (konce) rezervace. Toto nastavení je možné provést v menu Rezervace položka Objekty a areály. V levé části zobrazeného okna je seznam existujících areálů a objektů. Kliknutím myší na název objektu a následným stiskem tlačítka Ovládání (v pravé části okna dole) si zobrazíte okno Nastavení ovládání konkrétního objektu. Obrázek 4.28 Automatické spouštění objektů

Zatržením položky Aktivovat ovládání objektu umožníte editaci atributů potřebných pro správný chod ovladače. Význam jednotlivých atributů je následující: • Vyber ovládání - ze seznamu existujících ovladačů je třeba vybrat ten, ke kterému je ovládané zařízení připojeno. • Vyber číslo zapojení - číslo zapojení určuje číslo zdířky v ovladači, kam je ovládané zařízení (světla, solárium, golf simulátor) zapojeno. (K jednomu ovladači může být připojeno několik různých zařízení, číslem zapojení určíte, o které zařízení se jedná.) • Ovládání - ovládání zařízení je dvojího typu: – manuální - obsluha centra (recepční) má možnost v CLUBSPIRE spouštět a zastavovat ovládané zařízení (solárium, světla). Pokud není zatržena i volba automatické, musí obsluha centra na počátku rezervace ručně v systému CLUBSPIRE spustit potřebná zařízení.

71


– automatické - zařízení je automaticky spuštěno na začátku rezervace (rezervace musí být vložena na zákaznický účet) a na jejím konci je automaticky vypnuto. Pokud není zatržena i volba manuálního ovládání, nemůže obsluha do chodu zařízení zasáhnout. Doporučeno je zatrhnout obě možnosti. Tímto nastavení proběhne automatické spuštění a vypnutí zařízení na začátku (konci) rezervace a obsluha přitom bude moci zasáhnout do chodu zařízení (ručně v CLUBSPIRE zařízení vypnout nebo zapnout). • Zapnutí před - určuje kolik minut před začátkem rezervace zapnout dané zařízení. Stiskem tlačítka Potvrdit uložíte právě provedené nastavení. Ruční spouštění (vypínání) ovládaných zařízení (světel na kurtech, solárií, vířivek... apod.) V úvodu je třeba poznamenat, že spouštět a vypínat zařízení je možno v rámci rezervace, která je již na účtu. Takže pokud přijde do centra zákazník, který má rezervaci, nejdříve je třeba tuto rezervaci přidat na jeho účet. Poté je třeba si zobrazit panel s informacemi o této rezervaci (podrobný návod je v kapitole Odbavení zákazníka s rezervací ). V pravé horní části tohoto panelu jsou tlačítka pro spuštění (tlačítko se symbolem modrého trojúhelníčku) a zastavení (tlačítko se symbolem modrého čtverečku) zařízení. Stiskem tlačítka provedete odpovídající akci (tzn. zastavíte zařízení nebo spustíte zařízení). Pod těmito tlačítky se zobrazuje časový údaj s informací, kolik času zbývá do konce rezervace. Pokud administrátor nastavil automatické spouštění zařízení, bude zařízení v čase začátku rezervace (tato rezervace musí být vložena na zákaznickém účtě) automaticky zapnuto a v čase konce rezervace automaticky vypnuto. V opačném případě musíte tyto úkony provést ručně. 4.16.1.13

Ovládání vstupů

V systému CLUBSPIRE lze nadefinovat podmínky vstupu do určité chráněné zóny centra (např. squashové kurty), která je od veřejně přístupných částí centra oddělena turniketem (případně dveřmi se čtečkou karet). Zákazníkovi potom stačí vlastnit kartu a může vstoupit na sportoviště bez jakékoliv asistence obsluhy centra. Stejně lze nadefinovat i podmínky a akce, které se provedou při odchodu z chráněné zóny. Pozn. řídící jednotka a ovladač v této kapitole mají stejný význam a reprezentují hardwarové zařízení, které umožňuje ovládání jiných zařízení. Vlastní nastavení ovládání vstupů se skládá ze 3 základních kroků popsaných v následujících podkapitolách. Princip je takový, že ke CLUBSPIRE serveru se přes COM port připojí řídící jednotka (ovladač). K této řídící jednotce se připojí vstupní zařízení (turniket, dveře apod.) a čtečky (ve většině případů 2 - vstupní a výstupní čtečka). Posledním krokem je nadefinování podmínek (určují zda bude zákazník vpuštěn či nikoliv) a akcí, které se provedou při pípnutí karty na určité čtečce. Vlastní zapojení řídící jednotky a čteček provádí elektrikář, administrátor poté provede požadované nastavení v CLUBSPIRE. Nastavení řídící jednotky Pozn. řídící jednotka a ovladač v této kapitole mají stejný význam a reprezentují hardwarové zařízení, které umožňuje ovládání jiných zařízení. Nastavení řídících jednotek je možné provést v menu Nástroje položka Nastavení, v zobrazeném okně dále odkaz Ovládání vstupů. Přidání nové řídící jednotky je možné provést stiskem tlačítka Přidat(v pravé horní části okna). Na konec seznamu ovladačů se Vám přidá nový řádek reprezentující nový ovladač (řídící jednotku). Na tento řádek je třeba kliknout myší a v dolní části okna správně nastavit následující parametry: • Název - název ovladače (řídící jednotky), který se bude zobrazovat v seznamu ovladačů. Např. Ovladač vstupů do fitka. • Port - COM port na CLUBSPIRE serveru, kam je řídící jednotka připojena. • Ovladač M5000 - určuje typ ovladače, v současné době umí CLUBSPIRE ovládat vstupní zařízení pouze přes ovladač M5000. • ID zařízení - identifikátor řídící jednotky, který je hardwarově nastavený v každé jednotce. Stiskem tlačítka Uložit uložíte provedené nastavení. Tlačítko Obnovit uvede nastavení do stavu, ve kterém bylo, než jste provedli změny. Kliknutím na vybranou položku v seznamu ovladačů a stiskem tlačítka Odstranit, odstraníte libovolný ovladač z evidence CLUBSPIRE. 72


Nastavení čtecích zařízení k ovládání vstupů Pro nastavení čtecích zařízení k ovládání vstupů je třeba nejdříve provést nastavení ovladače (řídící jednotky), k němuž je čtecí zařízení připojeno (podrobný popis je v předchozí kapitole). Pozn. řídící jednotka a ovladač v této kapitole mají stejný význam a reprezentují hardwarové zařízení, které umožňuje ovládání jiných zařízení. Nastavení čtecích zařízení k ovládání vstupů je možné provést v menu Nástroje položka Nastavení, v zobrazeném okně dále odkaz Čtecí zařízení z ovl. vstupů. Ve střední části okna je panel se seznamem nadefinovaných čtecích zařízení. Přidání nového čtecího zařízení provedete stiskem tlačítka Přidat. Na konec seznamu čtecích zařízení se přidá řádek reprezentující nové čtecí zařízení. Na tento řádek je třeba kliknout myší a v panelu Detaily v dolní části okna nastavit 3 parametry: • Port na serveru - určuje COM port řídící jednotky, ke kterému je připojena k serveru. K této řídící jednotce musí být připojeno i právě nastavované čtecí zařízení. • ID zařízení - identifikátor řídící jednotky, který je hardwarově nastavený v každé jednotce. • Označení zapojení - číslo vstupního bodu (portu) řídící jednotky, kam je připojena čtečka. Protože k řídící jednotce bývá připojeno hned několik různých zařízení, je třeba je od sebe odlišit. Proto každý vstupní bod pro připojení zařízení do řídící jednotky má své označení. Smazání existujícího čtecího zařízení je možné provést pouhým kliknutím myši na odpovídající řádek v seznamu čtecích zařízení a stiskem tlačítka Odstranit. Podrobný postup vytvoření vstupů, vstupních podmínek a vstupních akcí je zde 4.16.1.14

E-platby (online platby kartou)

Pro zprovoznění e-plateb ve webovém klientovi CLUBSPIRE je nutné mít zakoupenou licenci obsahující modul pro webového klienta a online platby. Pokud je tato podmínka splněna, je nutné nejprve nastavit parametry, které jsou součástí smlouvy mezi sportovním centrem a Českou spořitelnou. Toto nastavení smí provádět pouze administrátor, popř. osoba, která dostala k tomuto úkonu od administrátora oprávnění. Vlastní nastavení parametrů je v GUI klientovi ClubSpire v menu Nástrojev hlavní liště - položka Nastavení. Zobrazí se Vám okno Nastavení, kde zvolíte položku Online platby. V zobrazeném okně je třeba vyplnit následující parametry: • Zatrhávací políčko "Povolit online platby"ovlivňuje zobrazování odkazů vedoucích k realizaci e-plateb. Pokud není zatrženo, ve webovém klientovi není možné provést online platbu (ve webovém klientovi nebudou zobrazeny linky vedoucí k uskutečnění online platby). Tzn. pokud má sportovní centrum nějaký důvod, proč znemožnit online platby, přestože má na ně zakoupenou licenci, tak stačí nechat toto políčko nezatržené a potvrdit nastavení tlačítkem Uložit. Pokud je toto políčko zatrženo je možné nastavit ostatní atributy online plateb. • Identifikační číslo obchodníka - položka, která se v Registračním formuláři (sepsaném s Českou spořitelnou) nazývá Merchant ID nebo ID provozovny. • Potvrzovací heslo - položka, která se v Registračním formuláři (sepsaném s Českou spořitelnou) nazývá Confirmation Post Password / Heslo k potvrzující Post. • Přijímané karty - je nutné vybrat ty typy karet, které budete přijímat. Jejich seznam je též součástí Registračního formuláře. • Pokladna, na kterou budou účtovány platby - na tuto pokladnu budou účtovány online nákupy depozitu popř. zboží. Pro každý takový nákup se vygeneruje objednávka a účet zaplacený na dané pokladně. • Při platbě depozitu online provést následující - pokud vyberete první možnost - Pouze zvýšit depozit - tak se danému zákazníkovi pouze zvýší depozit bez vlivu na jeho platnost, popř. členství ve skupině. Při výběru možnosti "Navýšit částku depozitu a prodloužit jeho platnost"je zákazníkovi navýšen depozit a dle částky, kterou zakoupil je mu i případně prodlouženo členství či přiřazena příslušnost k odpovídající skupině.

73


• Políčko "Po provedení platby pošle banka zákazníkovi e-mail"ovlivňuje, zda bude po úspěšném provedení finanční transakce zákazníkovi na e-mail, který uvedl ve svých údajích uložených v CLUBSPIRE, zaslán potvrzovací zpráva s detaily dané transakce. Tato položka je též součástí smlouvy s Českou spořitelnou (v Registračním formuláři položka E-Mail Customer Notification / Oznamující e-mail pro zákazníka) Přehled uskutečněných online plateb najdete v menu Pokladna na hlavní liště - položka Přehled e-plateb. V přehledu se zobrazují úspěšně dokončené e-platby. Je možné si vybrat období popř. konkrétního zákazníka, pro nějž chcete e-platby vypsat. Dále je možné vypsaný seznam e-plateb setřídit dle jednotlivých sloupců popř. vytisknout na tiskárně. Pokud v seznamu vyberete 1 konkrétní položku (e-platbu) zobrazí se Vám v kontextovém okně (v pravé části okna CLUBSPIRE) detaily konkrétního účtu, který se k dané platbě vztahuje. Pokud je účet vztahující se k dané e-platbě smazán, nezobrazí se nic. V přehledu tržeb apod. se e-platby zobrazují mezi ostatními platbami kartou. 4.16.1.15

Náhradníci

Modul náhradníci napomůže vedle modulu storno poplatků maximálně zefektivnit prodej rezervací. Na jakoukoliv rezervaci lze vytvořit libovolný počet náhradníků, kteří jsou v případě storna některé z uvolněných rezervací okamžitě upozorněni automaticky vygenerovaným emailem ze systému CLUBSPIRE. Náhradníky může zanést recepce, manager, administrátor CLUBSPIRE nebo se jako náhradník může přihlásit sám zákazník, který má přístup k online rezervacím (webklient). Aby zákazník mohl být přihlášen jako náhradník musí být v CLUBSPIRE uveden jeho email, aby mohl být v případě odhlášení zájemce obeznámen automaticky vygenerovanou emailovou zprávou. Obrázek 4.29 Nastavení náhradníků

Zanesení náhradníka provedeme tak, že na již rezervovanou pozici klikneme a kliknutím na ikonu náhradníci a následně přidej náhradníka, zaneseme požadavky. Při zadávání dbejte následujícího: výběr počtu osob, objektu nebo areálu (je možné, že náhradník je zvyklý např. pouze na kurt č.1 = objekt a jinému zákazníkovi je tento fakt lhostejný, a proto ho mohu zadat na celý areál), dále vybereme z databáze jméno zákazníka, kterého chceme zanést jako náhradníka, zadáme požadavek na délku rezervace (nemusí být shodná s původní rezervací- kratší/delší) a zaneseme akceptaci (značí čas, kdy bude náhradník upozorněn, že se pro něj jako náhradníka uvolnila pozice a bude tak schopen se na rezervaci dostavit).

74


Obrázek 4.30 Přidání náhradníka

Kritérium akceptace je zásadní pro automatický výběr zákazníka, kterému CLUBSPIRE zašle email s upozorněním. Příklad: náhradník 1 (akceptace 1h), náhradník 2 (akceptace 6h). Pozice se uvolní 3h před začátkem. CLUBSPIRE automaticky upozorní náhradníka 1 (bez ohledu na pořadí zadání požadavků náhradníků), jelikož vyhověl podmínce o akceptaci. Zde je možnost navázání modulu náhradníci na modul storno poplatky, jelikož náhradník přebírá odpovědnost za jím zadanou akceptaci a proto může být sankcionován storno poplatkem v případě, že se nedostaví. Dalším kritériem, které může být vedle akceptace, zásadní pro automatický výběr náhradníka je délka rezervace. Nastavení se provede v menu Nástroje – Nastavení – Rezervace – Vytvořit rezervaci s nejdelší délkou. Pokud CLUBSPIRE takto nastavíte, jako náhradník bude vybrán zákazník s nejdelší rezervací, tj. zákazník, který potenciálně vygeneruje vyšší zisk. Náhradníky lze ze seznamu kdykoliv odstranit. Postup je následující: Musíte najít rezervaci s náhradníkem v konkrétní den a čas, následně klikněte na rezervaci a zvolte tlačítko Náhradníci. V seznamu označte daného náhradníka a klikněte na tlačítko Odebrat náhradníka. 4.16.1.16

Vzdálený nákup zboží

Jedná se o volitelný modul systému CLUBSPIRE, je proto nutné mít zakoupenou licenci na CLUBSPIRE obsahující tento modul. Modul umožňuje komunikaci CLUBSPIRE s různými výdejními automaty nebo softwarem. Jedná se tedy o spolupracující systém. Do informačního systému CLUBSPIRE (dále jen CS) je implementována možnost vzdáleného nákupu zboží a služeb. To umožňuje komunikaci CS s různými externími aplikacemi (zkráceně EA), příkladem takového zařízení může být vydavač míčků v golfovém centru. Podmínkou korektní funkčnosti je fakt, že zákazník má v centru složený deposit. Uživatel se v EA identifikuje svým tokenem nebo magnetickou či čipovou kartou, nadefinuje si zboží nebo služby, které by si chtěl zakoupit a potvrdí objednávku. Tuto objednávku pošle externí aplikace na server CS. CS požadavek vyhodnotí a informuje EA zda je nákup zboží realizovatelný. Při kladné odpovědi provede CS objednávku daných položek, aktualizaci stavu skladových zásob a odečte z depositu zákazníka částku za objednané zboží. V opačném případě CS pošle pouze chybový kód, na jehož základě EA může upozornit uživatele na vzniklý problém a odmítne zboží vydat. Důvodů pro nevydání zboží může být více: nedostatek depositu na uživatelově kontě, neznámý kód identifikační karty, špatné parametry příkazu, přístup z nepovolené IP adresy. Jak již bylo uvedeno výše, je nutné mít pro podporu funkce Vzdálený nákup zboží zakoupenou licenci. Dále je nutné zajistit skupině uživatelů, kteří mají mít možnost modul Vzdálený nákup zboží konfigurovat, zajistit příslušná přístupová práva. To provedeme v okně Správa uživatelských účtů (v menu Nástroje). Tam označíme příslušnou skupinu uživatelů a klikneme na Upravit. V následujícím okně zatrhneme volbu vzdálené objednávky – nastavení. Změnu přístupových práv může provádět pouze administrátor. Po tomto nastavení je nutné se odhlásit a opětovně přihlásit! Poté bychom měli už v hlavním panelu nastavení CLUBSPIRE (Nástroje – Nastavení) vidět v sekci Rezervace a platby odkaz Vzdálený nákup zboží. Veškeré nastavení modulu Vzdálený nákup zboží se provádí v sekci nastavení Vzdálený nákup zboží (Nástroje – Nastavení – odkaz Vzdálený nákup zboží v sekci Rezervace a platby). V tomto okně se nastavuje pokladna, na kterou se provádí účtování prodaného zboží a služeb, dále se zde definuje heslo, které je sdílené se spolupracujícím systémem. Je zde také nutné nadefinovat zboží a služby, které jsou určeny pro vzdáleny nákup a v neposlední řadě IP adresy spolupracujících systému. Jednotlivé položky zboží a jeho aliasy přidáte stiskunutím tlačítka "+"v právé části zobrazeného panelu. Po stiskutí tlačítka se otevře nové dialogové okna ve kterém vyplníte Alias a přiřadíte k němu požadované zboží ze skladu. Vytvořené 75


alisy je možné znovu editovat pomocí tlačítka Upravit nebo odstranit tlačítkem Odebrat. Každému zboží se přiřazuje unikátní alias. Tento alias je potom vkládán do HTTPS požadavku při objednávání zboží. Alias nesmí obsahovat diakritiku, mezery nebo speciální znaky! 4.16.1.17

Permanentky

Pomocí modulu permanentky můžete automaticky evidovat vstupy na jednotlivé služby a dokonce Vašim zákazníkům můžete dopřát komfort v podobě nejrůznějších kombinací služeb s omezením v čase, které budou součástí permanentky. Například je možné nastavit 5x fitness (pouze od 10:00-14:00) + 2x spinning (instruktor Lenka) + 2x sauna (všední dny 14:00-18:00). Permanentky se stanou ideálním nástrojem jak nalákat na Vaše služby více zákazníků. Zejména tak do ruky dostanete nástroj, jak lépe vytížit méně frekventované služby a časy právě sestavením libovolných typů permanentek. Počet typů nabízených kombinací permanentek není omezen a je to jen ve Vašich rukou. Nastavení permanentek Nejprve vytvoříme kartu zboží pro permanentku, kterou chceme zákazníkům nabízet a prodávat. Více viz nastavení skladu. Samotné nastavení permanentek provedeme takto: menu Nástroje – Nastavení – odkaz Permanentky. Po stisknutí tlačítka Přidat se otevře nové dialogové okno pro vložení nové permanentky do Seznamu permanentek. Název permanentky: nejlépe nastavit název tak, jak jsme již zavedli na sklad - karta zboží. Vybereme zboží = cena, která bude za permanentku účtovaná a nadefinujeme služby vztahující se na permanentku. Definici služeb provedeme přes ikonu plus. V nově otevřeném dialogovém okně s názvem Nastavení činností vybereme ze seznamu činnosti, které má permanentka obsahovat a tlačítkem plus je přidáme do seznamu pod rolovací nabídkou. Dále pak nastavíme počet jednotek/vstupů k vybraným činnostem. Permanentka může mít obecně nastavenou platnost expirace a možnost využití služeb dle definované otevírací doby (detaily permanentky) nebo může mít každá činnost, která je předmětem permanentky definovanou svoji expiraci a čerpání služby dle otevírací doby (viz nastavení činnosti). Veškatá námi provedená nastavení potvrdíme tlačítkem Potvrdit. Pro konečné uložení nově vytvořené permanentky stiskneme znovu tlačítko Potvrdit.

76


Obrázek 4.31 Nastavení permanentek

Obrázek 4.32 Nastavení činností u permanentek

Editace permanentek Pro účely úprav již vytvořených permanentek slouží tlačítko Upravit (menu Nástroje – Nastavení – odkaz Permanentky). Po jeho stisknutí se otevře stejné dialogové okno jako pro vytvoření nové permanentky. Nyní se nabízejí tři možnosti jak permanentku editovat: 1. Tlačítkem "plus"– přidáme úplně novou činnost na stávající permanentku. Tuto činnost bude možné čerpat z nově prodané permanentky, tzn. že v již prodaných permanentkách se změna neprojeví.

77


2. Tlačítkem "mínus"– odebereme již nadefinovanou činnost z permanentky. Tato změna se také neprojeví na již prodaných permanentkách, ale pouze na nově prodaných. 3. Tlačítkem "papír a tužka"– po označení už dříve definované činnosti a stisknutí tohoto tlačítka se otevře dialogové okno Nastavení činnosti se který jsme se již setkali v nastavení permanentky. Zde se naskýtá možnost ke stávajícím činnostem přidat nové. Po ukončení editace a dvojitém potvrzení tlačítkem Potvrdit se nás systém CLUBSPIRE dotáže, zda se mají změny provedené v definici činností nebo zboží propsat do již prodaných permanentek. Jestliže zvolíme variantu ano, nově přidané činnosti se přidají do prodaných permanentek stejného označení. Tuto variantu editace permanentky využijeme především v okamžiku, přibude-li nám např. nové cvičení a my chceme, aby zákazníci s již zakoupenými permanentkami mohli svoji permanentku na nové cvičení použít.

Prodej permanentek Otevřít účet zákazníka ikona permanentka – zvolit typ – nastavit datum platnosti od – uzavřít účet. Informace o počtu čerpání jednotlivých služeb, které jsou předmětem permanentky je vždy viditelná na kartě zákazníka – záložka doplňkové. Obrázek 4.33 Nákup permanentky

4.16.1.18

Dokumenty

Modul dokumenty poskytuje obsluze systému CLUBSPIRE jednoduché připojení dokumentů, v libovolných formátech, k zákazníkům navštěvují sportovní centrum. Připojení dokumentu provedete v záložce Dokumenty umístěné v levé části zákaznického panelu. Obrázek 4.34 Záložka Dokumenty

78


• Připojení dokumentu – dokument připojíte prostřednictvím tlačítka "plus"umístěného pod panelem ve kterém se zobrazuje seznam připojených dokumentů. Po jeho stisknutí se otevře nové dialogové okno, které nabízí možnost vyplnění názvu dokumentu a po stisknutí tlačítka se třemi tečkami i nabídku pro výběr požadovaného souboru. Po výbraní dokumentu z Vaše počítače se aktivuje tlačítko Prohlédnout, které slouží k otevření nahraného dokumentu kompatibilním programem. Pro uložení již postačí stiknout tlačítko Potvrdit. Pro zrušení a tedy neuložení je k dispozici tlačítko Zrušit. Po uložení dokumentu se v seznamu zobrazí nový záznam s názvem, který jsme zadali do pole název nově připojeného dokumentu. Obrázek 4.35 Připojení dokumentu

• Odstranění připojeného dokumentu – samotné odstranění dokumentu probíhá ve dvou krocích: označíte dokument, který chcete odstranit a následně stiskneme tlačítko "mínus". Vámi zvolený dokument se odstraní ze seznamu po potvrzení dotazu zda-li chcete opravdu tento dokument odstranit. • Editace dokumentu – provádí se pomocí tlačítka tužky a papíru. Po stisknutí tlačítka se opět otevře dialogové pro editaci pomocí něhož je možné již připojený dokument editovat. Jedná se pouze o editaci názvu a připojení dokumentu, ne však o editaci samotného obsahu dokumentu. Vedle textového pole pro editaci názvu dokumentu je umístěno tlačítko Prohlédnout. Po jeho stlačení se připojený dokument otevře v kompatibilním programu.

4.16.1.19

Účtenky pro kategorie zboží

Modul účtenky pro kategorie zboží lze v systému CLUBSPIRE využít k nastavení tisku odlišných účtenek pro dvě a více kategorií zboží. Příkladem tohoto využití může být pronájem restaurace jinému ekonomickému subjektu než je majitel sportovního centra. Tzn. činnosti týkající se sportovních aktivit budou tisknuty s účtenkou jednoho ekomonického subjektu (např. majitele sportcentra) a prodej zboží vrámci restaurace bude tisknut s účtenkou druhého ekonomického subjektu. Díky této možnosti tisku účtenek a za pomoci dalších podružných nastavení je možné vrámci jedno systému CLUBPSIRE provozovat dva a více absolutně oddělených ekonomických subjektů. Podružnými nastaveními je myšleno např. přidání samostané pokladny, popř. i skladu pro nový ekonomický subjekt. Při správné konfiguraci systému pak tedy není možné, aby si oba ekonomické subjekty navzájem viděli tržby, popř. sklady a tím je zaručen nezávislý chod obou subjektů. Nastavení modulu účtenky pro kategorie zboží: Úplně prvním krokem je vytvoření požadované šablony účtenky pro nový ekonomický subjekt a její umístění do složky catagory-templates v podadresáři ve kterém je umístěn klient systému CLUBSPIRE. Veškeré hlavní nastavení modulu Účtenky pro kategorie zboží se provádí v sekci nastavení Tisk na záložce Speciální účtenky. (Nástroje – Nastavení – odkaz Tisk v sekci Obecné). Abychom mohli provést potřebná nastavení je nutné nejprve aktivovat možnost tohoto nastavení zaškrtnutím volby Využívat více účtenek. Po zaškrtnutí tohoto zaškrtávacího políčka se původně zašedlé nastavení odbarví a je tudíž připraveno k nastavení. Do pole Název vyplňte název šablony účtenky pod kterým jej bude možné identifikovat v pozdějším přiřazení učtenky ke kategorii zboží. Po vyplnění názvu se aktivuje tlačítko Přidat. Ovšem ještě před jeho stisknutí je nutné vybrat v seznamu šablon Vámi požadovanou šablonu, kterou chcete aby se tiskla pro určitou kategorii zboží. Po vybrání šablony a stisknutí tlačítka Přidat se vloží nový řádek do seznamu umístěném ve spodní části karty Speciální účtenky. Jedinou možností jak manipulovat s řádky seznamu je pouze jejich odebrání prostřednictvím tlačítka "jednosměrky"v pravé části jednotlivých řádků seznamu. Po nastavení všech potřebných parametrů již postačí jen stisknout tlačítko Uložit. 79


Obrázek 4.36 Nastavení modulu účtenky pro kategorie zboží

Poslední součástí nastavení speciálních účtenek je jejich přiřazení k požadované kategorii zboží. Toto nastavení je umístěno v kontextovém menu (kliknutím myši si označíte kategorii zboží a stisknete levé tlačítko myši) pod položkou Nastavit účtenku. Po stisnutí myši na tuto položku menu se otevře nové dialogové okno, kde zaškrtnete možnost povolit speciální účtenku a ze seznamu vyberete Vámi nadefinovanou speciální účtenku, kterou chcete, aby se tiskla při zaplacení účtu na němž jsou položky zboží z této kategorie. UPOZORNĚNÍ: není možné zaplatit účet na kterém jsou položky ze dvou kategorií zboží a u každé z těchto kategorií je nastavena jiná účtenka. U kategorií, které nemají definovanou speciální účtenku se používá pro tisk výchozí účtenka.

80

Kapitola 5

Běžný provoz v CLUBSPIRE 5.1

Rezervace

Rezervace v CLUBSPIRE představuje objednávku celého nebo části sportoviště. Běžná rezervace obsahuje informaci o tom, který zákazník je jejím "vlastníkem"(tzn. kdo o vytvoření rezervace požádal). Na časové ose se rezervace zobrazují jako obdélník se jménem zákazníka. Barva obdélníku určuje stav rezervace. Zelená značí realizovanou a zaplacenou rezervaci, fialová nerealizovanou (a nezaplacenou) rezervaci, oranžová blokaci. Rezervace se běžně vytváří na přání zákazníka. Dle nastavení systému je možné provádět rezervace celého hřiště (např. tenisového kurtu) nebo pouze jednotlivých míst na hřišti (např. místo v lekci kickboxu).

5.1.1

Jednorázové rezervace

Jednorázová rezervace v CLUBSPIRE reprezentuje jednu konkrétní rezervaci jednoho hřiště, popř. místa na hřišti. 5.1.1.1

Vytvoření jednorázové rezervace podle sportoviště

Pro vytvoření rezervace je třeba vybrat záložku Rezervace a podzáložku odpovídající hřišti, na němž má být rezervace provedena (např. podzáložka tenisový kurt 1). Poté je třeba v kalendáři (nachází se vpravo úplně nahoře) nastavit den, kdy má být hřiště rezervováno. Nastavení lze provést pouhým kliknutím na čtvereček se správným datem. Pokud je rezervace mimo rámec aktuálního týdne, je možné si tlačítky se šipkami vpřed a vzad (nad názvy dnů) nastavit správný týden a zde vybrat konkrétní datum. Když máte zobrazenou časovou osu vybraného hřiště ve vybraném dni, vidíte, kdy je toto hřiště obsazeno a kdy je volné. Pro vytvoření rezervace stačí kliknout na časovou osu hřiště do času, který zatím není obsazen. V pravé střední části okna se objeví modrý panel s názvem Nová rezervace. Zde je možné nastavit následující atributy (pokud jsou některé atributy zašedlé a není možné je upravovat, jedná se o atributy, které jsou jednoznačně dány nastavením systému a není možné je měnit): • Osob - počet osob, pro něž je rezervováno místo na hřišti (pokud je tento atribut zašedlý, znamená to, že při vytváření rezervace je pro daného zákazníka rezervováno celé hřiště). • Objekt- název objektu, na němž je vytvářena rezervace. • Činnost- na jednom hřišti může být nadefinováno více různých činností (s různými cenami). Obsluha centra pak zvolí činnost dle přání zákazníka. Pokud není možné činnost editovat (název činnosti je zašedlý), je vybraná činnost nastavena v systému jako jediná možná v danou otvírací dobu. • Start- datum a přesný čas startu rezervace. • Konec - datum a přesný čas konce rezervace.

81

KAPITOLA 5. BĚŽNÝ PROVOZ V CLUBSPIRE

Pokud jste nastavili všechny předešlé atributy rezervace, stiskem tlačítkaVpřed postoupíte k výběru osob, pro něž je hřiště rezervováno. Pro vybrání zákazníka je třeba jej vyhledat v seznamu zákazníků (vpravo dole) a kliknout na jeho jméno. Tím se Vám tento zákazník přidá do seznamu osob dané rezervace a je možné mu nastavit počet míst, která má pro sebe rezervována. Pokud není možné kliknout na tlačítko Vpřed, je třeba, aby byla obsazena všechna volná místa dané rezervace. Příklad: máte kurt pro 4 hráče, můžete vybrat 4 různé zákazníky, nebo 2 zákazníky a každému rezervujete 2 místa, 1 zákazníka a rezervujete mu 4 místa apod. Když máte správně nastavena obsazená místa, je možné kliknout na tlačítko Vpřed. To Vás dovede do poslední fáze vytváření rezervace, kde je kompletní výpis informací o rezervaci (datum rezervace, činnosti, seznam zákazníků s cenami rezervace pro jednotlivé zákazníky). Pokud údaje nesouhlasí, stiskem tlačítka Zrušit vytvářenou rezervaci zrušíte. Pokud údaje souhlasí, stisknete tlačítko Potvrdit a rezervace se vytvoří. Toto se projeví zobrazením fialového čtverečku se jmény zákazníků na časové ose hřiště. (Fialová barva značí dosud nezaplacené rezervace.) Obrázek 5.1 Vytváření rezervace ze sportoviště

5.1.1.2

Vytvoření jednorázové rezervace z karty zákazníka

Výběrem zákazníka (kliknutím na jeho jméno v panelu Zákazníci, který se nachází v okně CLUBSPIRE vpravo úplně dole) si zobrazíte panel Zákazník, který obsahuje základní informace o vybraném zákazníkovi. Kliknutím na tlačítko Rezervace se v panelu zobrazí nápis "Na časové ose vyberte činnost a čas". Následně je třeba nastavit datum rezervace v kalendáři (podrobný postup je v předchozí kapitole) a v záložce rezervacezvolit podzáložku, která odpovídá objektu, v němž chce zákazník rezervaci vytvořit. Poté již stačí kliknout na časovou osu správného objektu (do místa, kde ještě není rezervace). Další postup je již naprosto stejný jako v předchozí kapitole.

82


Obrázek 5.2 Vytvoření rezervace z karty zákazníka

5.1.2

Hromadné rezervace

Hromadné rezervace umožňují vytvořit opakující se rezervaci. To je vhodné pro situace, kdy zákazník centra sportuje pravidelně a má tudíž zájem, aby mu recepční centra rezervovala např. tenisový kurt na každé pondělí od 17:00 do 18:00 na měsíc dopředu. Aby nebylo nutné vytvářet velké množství jednorázových rezervací, je možné vytvořit hromadnou rezervaci, kde je možné nadefinovat čas, den v týdnu a frekvenci opakování, popř. období, na něž mají být rezervace vytvořeny. Systém vygeneruje jednotlivé jednorázové rezervace dle zadání. Rezervace, které jsou součástí hromadné rezervace, jsou na časové ose označeny symbolem kouzelné hůlky před jménem zákazníka. Ale dále je manipulace s nimi naprosto stejná jako s jednorázovými rezervacemi. 5.1.2.1

Vytvoření hromadné rezervace

Pro vytvoření hromadné rezervace je třeba vybrat záložku Rezervace a podzáložku odpovídající areálu s hřištěm, na němž má být rezervace provedena (např. podzáložka Masérna). Poté stiskem tlačítka Rezervace (tlačítko se symbolem kouzelné hůlky pod hlavní lištou) si v pravé části okna zobrazíte panel Hromadná rezervace. Poté je potřeba vybrat objekt (kliknutím na jeho časovou osu). Dalším krokem je vyplnění počtu osob rezervace a výběr činnosti. Pokud je některá z těchto 2 položek zašedlá, znamená to, že se jedná o nastavení, které nemůže obsluha měnit. Tlačítkem Vpřed se dostanete na výběr osob. Výběr zákazníka lze provést kliknutím myši na jméno zákazníka v seznamu zákazníků, který se nachází hned pod panelem Hromadná rezervace. V případě, že na daném kurtu je více míst, je možné vybrat více různých zákazníků. Obrázek 5.3 První dva kroky vytváření hromadné rezervace

83


Dalším krokem je výběr termínů. Stiskem tlačítka Přidat si zobrazíte okno Opakování rezervace, kde je třeba vyplnit následující parametry: • Čas - čas určuje čas začátku a konce rezervace, který bude u všech právě vytvářených rezervací stejný. • Opakování - určuje jak často se bude rezervace opakovat. – Denní - nastavený čas bude rezervován každý den. – Týdenní - nastavený čas bude rezervován každý týden v označených dnech v týdnu. Dny lze snadno označit kliknutím na jejich název. Příklad: rezervace se bude opakovat každé pondělí a středu v určeném čase. – Čtrnáctidenní - nastavený čas bude rezervován každý druhý týden v označených dnech v týdnu. Příklad: rezervace se bude opakovat každý druhý týden v úterý a pátek v daném čase. • Období opakování určuje na jak dlouhé období chcete rezervace vytvořit. Zde je třeba nastavit: – Start - datum, které určuje počátek pro vytváření rezervací. – Konec období - zadává se přesným datem nebo počtem vytvořených rezervací.

Obrázek 5.4 Výběr termínů hromadné rezervace

Stiskem tlačítka Použít se do seznamu termínů v panelu Hromadná rezervacepřidají rezervace, které jste právě nadefinovali.

84


Obrázek 5.5 Přehled jednotlivých termínů hromadné rezervace

Výběrem (kliknutím myší na odpovídající řádek v seznamu termínů) konkrétního termínu a stiskem tlačítka Odebrat zrušíte vytvořenou rezervaci v daném termínu. Pokud je seznam termínů vytvořen dle přání zákazníka, pak stisknete tlačítko Potvrdita tím dáte pokyn k vytvoření jednotlivých rezervací ve vybraných termínech. V případě, že některou rezervaci z hromadné rezervace není možné vytvořit (například kvůli konfliktu s již existující rezervací) zobrazí se Vám panel Hromadná rezervace - souhrn. Zde se Vám zobrazí seznam proveditelných a neproveditelných rezervací. Obrázek 5.6 Seznam konfliktních rezervací

Stiskem tlačítka Vypustit konfliktní, vypustíte konfliktní rezervace z hromadné rezervace. Stiskem tlačítka Zrušit vše, zrušíte celou hromadnou rezervaci. V případě, že je možné vytvořit všechny rezervace, zobrazí se Vám panel Rezervace, kde je přehled všech rezervací patřících k vytvořené hromadné rezervaci. Zde můžete provést tisk, připsání na účet nebo storno hromadné rezervace pouhým stiskem odpovídajícího tlačítka.

85


Obrázek 5.7 Přehled jednotlivých rezervací patřících k hromadné rezervaci

5.1.2.2

Prohlížení hromadných rezervací

Pokud je jednorázová rezervace součástí hromadné rezervace, zobrazuje se na časové ose před jménem zákazníka symbol kouzelné hůlky. Kliknutím na takovou rezervaci se Vám zobrazí v pravé části okna panel Rezervace s bližšími informacemi o vybrané rezervaci . Stiskem tlačítka Hrom. rezervace je možné si zobrazit podrobné informace o hromadné rezervaci (zejména seznam a data jednotlivých rezervací), ke které vybraná rezervace náleží.

5.1.3

Rezervace navazující činnosti

Navazující činnost slouží k rezervování a účtování činnosti, která z nějakého důvodu vyžaduje dvě na sebe navazující rezervace na různých objektech. Největší uplatnění nalezne tato vlastnost u golfových center se dvěma a více 9ti jamkovými hřišti, kdy pro hru na 18 jamek je možné zarezervovat dvě 9ti jamková hřiště. Hráči poté obdrží dva startovní časy, pro každou 9ti jamku jeden. 5.1.3.1

Vytvoření rezervace

Pro vytvoření rezervace navazující činnosti zprvu postupujeme úplně stejně jako v případě běžné rezervace. Kliknutím do časové osy vybereme čas startu na první 9ti jamce a v roletkovém menu Činnost vybereme 18 jamek, teetime 1.

86


Obrázek 5.8 Navazující činnost

Tato činnost má u sebe nastavenou činnost navazující a tato skutečnost se projeví aktivací záložky Rozšiřující rezervace. Kliknutím na tuto záložku potvrdíme svůj úmysl rezervovat navazující činnost a celou akci dokončíme kliknutím zpět do časové osy, na čas vhodného termínu pro start na jiné 9ti jamce. Pokud jsou oba starty příliš blízko sebe (zákazník by neměl dost času na hru na první 9ti jamce), CLUBSPIRE vás upozorní, kdy nejdříve je možné zarezervovat start na druhé 9ti jamce. Pokud jsou oba rezervační časy správně zaneseny, pokračujeme tlačítkem Vpřed a zbytek rezervace dokončíme již standardním způsobem. Navazující rezervaci lze stejně jako obyčejnou rezervací udělat i druhým způsobem, který začíná výběrem zákazníka a pokračuje kliknutím na tlačítko Rezervace v panelu zákazníka. Zbytek rezervačního procesu pak již probíhá velmi obdobně jako v předešlém případě.

5.1.4

Blokace

Blokace je speciální typ rezervace, který je určen pro zamezení možnosti vytváření zákaznických rezervací. Blokace se používají především pro rezervování času pro údržbu sportoviště, pro pořádání turnajů apod. Blokaci je možné změnit na hromadnou rezervaci. 5.1.4.1

Vytvoření blokace

Blokaci sportoviště je možné vytvořit kliknutím na časovou osu sportoviště (záložka Rezervace a podzáložka odpovídající areálu, v němž je vybrané sportoviště). Kliknutím pravého tlačítka myši si zobrazíte možnost Blokovat hřiště. Výběrem této možnosti se Vám v pravé části okna zobrazí panel Nová blokace. Zde můžete nastavit počátek a konec blokace, popř. kapacitu sportoviště, která má být blokována. Název by měl obsahovat stručný popis důvodu blokace (např. údržba, turnaj). Případně můžete zadat bližší popis blokace. Stiskem tlačítka Potvrdit vytvoříte blokaci sportoviště.

87


Obrázek 5.9 Vytvoření blokace, blokace na časové ose

5.1.4.2

Změna blokace na rezervaci (sportovní turnaje)

Změna blokace na rezervaci se používá především pro blokaci objektu z důvodu pořádání turnaje. Tato změna je možná pouze v případě, že je blokace vytvořena na dostatečně dlouhý časový úsek. Blokace je následně rozdělena do časových úseků, které jsou výchozí pro dané sportoviště (např. u tenisových kurtů bývá tato doba 1 hodinu popř. 30 minut). Kliknutím na vybranou blokaci na časové ose sportoviště si zobrazíte panel Blokace s jejím bližším popisem. Stiskem tlačítka Gen. rezervace se Vám zobrazí panel Generování rezervací, kde je možno zvolit, zda generovat rezervace pro více osob nebo všechny vytvořit pro jednu osobu. Pokud chcete, aby všechny rezervace vytvořené z blokace byly evidovány na jedinou osobu, vyberete volbu Vše na jednu osobu. Stiskem tlačítka se třemi tečkami si zobrazíte seznam zákazníků, kde kliknutím na jméno konkrétního zákazníka a stiskem tlačítka Potvrdit, vyberete konkrétního zákazníka. Stiskem tlačítka Potvrdit v panelu Generování rezervací dáte pokyn k vytvoření odpovídající hromadné rezervace. Pokud si přejete vytvořit rezervace pro různé zákazníky, zvolíte volbu Na více osob a stisknete tlačítko Další. Zde v jednotlivých krocích nastavíte zákazníky pro jednotlivé rezervace, které vznikly rozdělením blokace na časové úseky. Výběr osoby se opět provede jejím označením v seznamu zákazníků. Je zde i možnost některé časové úseky ponechat blokované. Tuto možnost určíte zatržením volby Přestávka v pravém horním rohu panelu Generování rezervací. K další rezervaci se vždy dostanete stiskem tlačítka Vpřed. Pokud se jedná o v pořadí poslední rezervaci, zaktivní se tlačítko Potvrdit a jeho stiskem vygenerujete požadovanou hromadnou rezervaci, složenou z jednotlivých rezervací, které jste právě nastavili. Bloky označené jako přestávka zůstanou na časové ose zobrazeny jako běžná blokace, kterou je v případě potřeby možné výše popsaným postupem změnit na rezervaci. Obrázek 5.10 Vytváření rezervací z blokace

88


5.1.5

Náhradnické rezervace

Modul náhradníci napomůže vedle modulu storno poplatků maximálně zefektivnit prodej rezervací. Na jakoukoliv rezervaci lze vytvořit libovolný počet náhradníků, kteří jsou v případě storna některé z uvolněných rezervací okamžitě upozorněni automaticky vygenerovaným emailem ze systému CLUBSPIRE. Náhradníky může zanést recepce, manager, administrátor CLUBSPIRE nebo se jako náhradník může přihlásit sám zákazník, který má přístup k online rezervacím (webklient). Aby zákazník mohl být přihlášen jako náhradník musí být v CLUBSPIRE uveden jeho email, aby mohl být v případě odhlášení zájemce obeznámen automaticky vygenerovanou emailovou zprávou. Obrázek 5.11 Nastavení náhradníků

Zanesení náhradníka provedeme tak, že na již rezervovanou pozici klikneme a kliknutím na ikonu náhradníci a následně přidej náhradníka, zaneseme požadavky. Při zadávání dbejte následujícího: výběr počtu osob, objektu nebo areálu (je možné, že náhradník je zvyklý např. pouze na kurt č.1 = objekt a jinému zákazníkovi je tento fakt lhostejný, a proto ho mohu zadat na celý areál), dále vybereme z databáze jméno zákazníka, kterého chceme zanést jako náhradníka, zadáme požadavek na délku rezervace (nemusí být shodná s původní rezervací- kratší/delší) a zaneseme akceptaci (značí čas, kdy bude náhradník upozorněn, že se pro něj jako náhradníka uvolnila pozice a bude tak schopen se na rezervaci dostavit). Obrázek 5.12 Přidání náhradníka

Kritérium akceptace je zásadní pro automatický výběr zákazníka, kterému CLUBSPIRE zašle email s upozorněním. Příklad: náhradník 1 (akceptace 1h), náhradník 2 (akceptace 6h). Pozice se uvolní 3h před začátkem. CLUBSPIRE automaticky upozorní náhradníka 1 (bez ohledu na pořadí zadání požadavků náhradníků), jelikož vyhověl podmínce o akceptaci. Zde je možnost navázání modulu náhradníci na modul storno poplatky, jelikož náhradník přebírá odpovědnost za jím zadanou akceptaci a proto může být sankcionován storno poplatkem v případě, že se nedostaví. Dalším kritériem, které může být vedle akceptace, zásadní pro automatický výběr náhradníka je délka rezervace. Nastavení se provede v menu Nástroje – Nastavení – Rezervace – Vytvořit rezervaci s nejdelší délkou. Pokud CLUBSPIRE takto nastavíte, jako 89


náhradník bude vybrán zákazník s nejdelší rezervací, tj. zákazník, který potenciálně vygeneruje vyšší zisk. Náhradníky lze ze seznamu kdykoliv odstranit. Postup je následující: Musíte najít rezervaci s náhradníkem v konkrétní den a čas, následně klikněte na rezervaci a zvolte tlačítko Náhradníci. V seznamu označte daného náhradníka a klikněte na tlačítko Odebrat náhradníka. 5.1.5.1

Přehled náhradnických rezervací

Na hlavním menu rezervace a dále přehled náhradnických rezervací otevřete položku. Vyberte Vámi zvolené období pro vyhodnocení rezervací, které byli vytvořeny díky náhradníkům. Jelikož jsou zákazníci o svých náhradnických rezervacích upozorňování automaticky emailem, můžete zde zkontrolavat, zda jim zpráva byla z CLUBSPIRE správně odeslána a případně klienta můžete upozornit opakovaně tak, že označíte klienta, kterému neodešel korektně email a kliknete na ikonu odeslat email.

5.2

Odbavení zákazníka

Tato kapitola podrobně popisuje činnosti, které musí obsluha centra (recepční) zvládnout při běžném odbavení zákazníka. V případě, že se jedná o zákazníka evidovaného v systému CLUBSPIRE probíhá postup dle níže popsaných postupů. Pokud se ale jedná o zákazníka nového, pak má recepční tři možnosti, jak jej odbavit, a to: • vytvořit mu zákaznický účet a poté dále postupovat dle níže uvedených postupů. • pokud se jedná o zákazníka, který centrum s velkou pravděpodobností již nikdy nenavštíví, je možné otevřít účet bez přiřazení konkrétního zákazníka a tomuto účtu přiřadit kartu. Zákazník se poté všude prokazuje touto kartou a jsou mu na ní evidovány ceny všech služeb a zboží, které v centru využil nebo nakoupil. Při odchodu kartu odevzdá a provede se platba položek evidovaných na této kartě. • třetí možností jak odbavit zákazníka je otevření tzv. Anonymního účtu. K tomuto účelu slouží tlačítko Anonymní účet umístěné pod tlačítkem Nový účet v pravém panelu CLUBSPIRE. Účtů, s označením anonymní, může být otevřeno najednou libovolný počet a k jejich rozeznání slouží jejich číselné označení. Na tento typ účtu není možné vytvářet rezervace, jinak ovšem slouží jako klasický účet v systému CLUBSPIRE. V přehledech tržeb nejsou účty rozepsány jednotlivě, nýbrž jsou sjednoceny do jednoho s označením Anonymní účet.

5.2.1

Vyhledání zákazníka, zobrazení základních informací o zákazníkovi, otevření účtu zákazníka

Vyhledání konkrétního zákazníka je možné provést v pravé dolní části okna CLUBSPIRE. Zde se nachází panel zákazníci s přehledem všech evidovaných zákazníků sportovního centra. Pro vyhledání konkrétního zákazníka můžete vepsat část jeho příjmení do políčka Vyhledat, čímž se Vám vyhledají zákazníci odpovídající tomuto kritériu. Dále můžete výpis zákazníků omezit na členy určité zákaznické skupiny. Toto je možné provést výběrem konkrétní zákaznické skupiny v seznamu skupin, který je hned vedle políčka pro vyhledávání (jeho výchozí hodnota je "[ všichni ]", což značí všechny zákazníky). Kliknutím na modrou šipku, která se nachází za nápisem "[ všichni ]", si zobrazíte seznam všech zákaznických skupin a kliknutím myši můžete vybrat jednu konkrétní skupinu. Vlastní výběr zákazníka provedete pouhým kliknutím na jeho jméno v tomto seznamu. Obrázek 5.13 Seznam zákazníků

90


Otevření panelu se základními informacemi je možné provést pouhým kliknutím na jméno zákazníka v seznamu zákazníků. Pokud se Vám vpravo ve střední části okna nezobrazí panel Zákazník, je třeba nejdříve červeným křížkem zavřít panel, který je na tomto místě otevřen (např. Otevřený účet, Rezervace a pod.). Mezi základními informacemi o vybraném zákazníkovi je možné najít: výši a platnost jeho depositu (pokud je označena hvězdičkou na konci, jedná se o promo kredit), název zákaznické skupiny do níž patří a datum konce platnosti členství, dále tokeny (karty), které jsou mu přiřazeny a v neposlední řadě i seznam nerealizovaných rezervací. Nerealizované rezervace jsou rezervace, na než se zákazník nedostavil (ve výpisu označeny červeným praporkem), a rezervace, které budou začínat teprve v budoucnu (ve výpisu označeny zeleným praporkem). Obrázek 5.14 Panel zákazník

Pokud máte otevřený panel s informacemi o zákazníkovi, pak pro otevření účtu stačí kliknout na tlačítko Účet. V opačném případě stiskem červeného křížku zavřete panel, který máte otevřený v pravé části okna uprostřed. Zobrazí se Vám tlačítko Otevřít účet. Když na něj kliknete, otevře se Vám panel Účet. Kliknutím na jméno zákazníka v seznamu zákazníků mu tento účet přiřadíte. Popř. můžete přiřadit tomuto účtu token (kartu, čip) bez přiřazení zákazníka.

5.2.2

Zákazník s rezervací

Pokud přijde do sportovního centra zákazník, který má rezervaci na hřišti v daném čase, recepční jej identifikuje (automaticky přiložením zákaznické karty ke snímači nebo ručně výběrem zákazníka ze seznamu zákazníků). Po identifikaci se v pravé střední části okna objeví panel Zákazník se základními informacemi o zákazníkovi. Výběr rezervace je možné provést následujícími způsoby: • v panelu s informacemi o zákazníkovi zvolíte tlačítko Realizace. Zobrazí se Vám informace o nejbližší rezervaci, kterou má zákazník v systému zadánu. • v panelu s informacemi o zákazníkovi je seznam nerealizovaných rezervací. Zde vyberete odpovídající rezervaci a kliknutím na její popis si zobrazíte podrobné informace o této rezervaci. • pokud máte zobrazenu záložku Rezervace a podzáložku, na níž je rezervace, kterou se zákazník právě chystá realizovat, stačí kliknout na tuto rezervaci na časové ose a rovněž se Vám zobrazí informace o dané rezervaci s možností storna rezervace a přidání částky rezervace na účet.

91


Obrázek 5.15 Odbavení zákazníka s rezervací

Částka za rezervaci se vypočítává automaticky dle zákaznické skupiny zvoleného zákazníka. Před vstupem na kurt je nutné částku za realizovanou rezervaci vložit na účet zákazníka. Toto se provede stiskem tlačítka Na účet. V případě přání zákazníka je možné částku za rezervaci vložit na účet jiné osoby (například na účet manžela, kamaráda, atd.). To je možné provést stiskem tlačítka Na jiný účet. Zobrazí se Vám okno se seznamem aktuálně otevřených účtů, kde je třeba kliknutím myši vybrat cílový účet a volbu potvrdit tlačítkem Potvrdit. Po vložení na účet se změní grafické označení rezervace na časové ose. Stav rezervace je realizován a rezervace je zobrazena zeleně. Obrázek 5.16 Přidání rezervace na účet zákazníka

V této části je možné rezervaci také stornovat (stiskem tlačítka Storno). Při stornu bývají obvykle nastaveny stornopoplatky. Pokud je tedy stornována rezervace, u níž jsou nastaveny storno poplatky, objeví se dialogové okno s dotazem, zda si opravdu přejete stornovat danou rezervaci a další okno s dotazem, zda přidat storno poplatky na zákazníkův účet. (V případě, že byla rezervace vytvořena např. omylem, pak by mělo být uložení storno poplatku na zákazníkův účet odmítnuto). Platba účtu je popsána v další kapitole.

5.2.3

Odbavení rezervace z prodejního portálu GolfCut

GolfCut je prodejní portál pro golfová hřiště, který na www.golfcut.cz dovoluje provozovatelům hřišť nabízet green fee. Clubspire komunikuje s portálem GolfCut a zobrazuje rezervace, které si hráč přes portál zadal. Rezervace je vedena v nerealizovaném stavu. Po příchodu hráče do centra ji odbavujeme stejně jako obyčejnou rezervaci. Od ostatních rezervací se liší ikonou v levé části rezervačního pole a poznámkou u rezervace. 92


Obrázek 5.17 Rezervace z portálu GolfCut

Rezervace zadané přes portál GolfCut platí hráči přes portál a Clubspire tuto rezervaci vždy přidá na účet s nulovou cenou. Nevzniká tak tedy žádný pohyb na pokladně. Vyučtování prodaných služeb probíhá mezi portálem a hřištěm. Účetní doklad a přehledy tržeb najdete na www.golfcut.cz

5.2.4

Zákazník bez rezervace

Pokud do sportovního centra přijde zákazník, který chce využít služeb centra, ale nemá vytvořenou rezervaci je možné mu ji rychle vytvořit. Nejdříve otevřete účet danému zákazníkovi (podrobný popis této akce je zde). Poté máte 2 možnosti: • buď vytvoříte rezervaci běžným postupem, který je podrobně popsán v kapitole Vytvoření rezervace a tuto přidáte na účet příchozího zákazníka, • nebo si zobrazíte panel se základními informacemi o zákazníkovi (přesný postup je v kapitole Vyhledání zákazníka, zobrazení základních informací o zákazníkovi, otevření účtu zákazníka ). Zde kliknete na tlačítko Rezervace, poté kliknutím myši na odpovídající časovou osu vyberete sportoviště a čas. Další postup je stejný jako v kapitole Vytvoření rezervace s tím rozdílem, že v seznamu hráčů je již předvybrán zvolený zákazník. Vytvořenou rezervaci přidáte na zákazníkův účet. Poté již může zákazník vyrazit na sportoviště.

5.2.5

Přímý vstup bez rezervace

Vstup na některá sportoviště nevyžaduje rezervaci (příkladem takových sportovišť je posilovna, společná veřejná vířivka, horostěna, apod.). Přímý vstup bez rezervace se provádí vložením vstupu na zákazníkův účet. Nejprve je nutné otevřít zákazníkův účet (návod na otevření účtu je zde), následně je třeba kliknout na tlačítko Vstup, které se nachází pod hlavní lištou. V pravé části obrazovky se Vám zobrazí panel Rezervace termínu. Zde vyberte počet osob, sportoviště pro přímý vstup, činnost, čas a případně délku vstupu. Po potvrzení (stiskem tlačítka Vpřed) jste vyzváni k výběru osob pro přímý vstup. Opět je možné jednomu zákazníkovi přiřadit několik vstupů. Stiskem tlačítka Potvrditje vstup vložen na účet, cena vstupu je automaticky vypočítána dle zákaznické skupiny hráče a časového pásma vstupu. Obrázek 5.18 Přímý vstup bez rezervace

93


5.2.6

Přímý vstup do objektu s přesnou evidencí času

Pokud se jedná o vstup do objektu v rámci kterého je žádoucí pečlivě měřit čas pobytu u každého zákazníka (welness zóna, bazén) je nutné přiřadit ke každému vstupu do objektu token. Tlačítkem Přidat aktivujeme dialog pro výběr tokenu. Ten lze ručně vyhledat v seznamu tokenů, nebo automaticky najít přiložením tokenu (karty, klíčenky) ke čtecímu zařízení. Po dokončení výběru stiskneme tlačítko Potvrdit, které se zaktivní jakmile je ve výběru alespoň jeden token. Obrázek 5.19 Přiřazení tokenu ke vstupu

Pokud se o vstup do objektu stará externí zařízení (typicky turniket ) klient se u něj prokáže tokenem, který je přiřazen k jeho vstupu a časy příchodu a návratu z měřené zóny budou načteny z tohoto zařízení. Pokud centrum nedisponuje turniketem, nebo podobným zařízením, lze měřenou zónu obsluhovat ručně. Za tímto účelem je u každého vstupu k dispozici tlačítko, které zastavuje časomíru, uzavírá vstup, aniž by jej zaplatila. Tlačítko synchronizace, ve spodní části panelu, změní časové údaje vstupu na aktuální, ještě před samotným uzavřením účtu. Obrázek 5.20 Ruční uzavření vstupu

5.2.7

Rezervace náhradníka

Zanesení náhradníka provedeme tak, že na již rezervovanou pozici klikneme a kliknutím na ikonu náhradníci a následně přidej náhradníka, zaneseme požadavky. Při zadávání dbejte následujícího: výběr počtu osob, objektu nebo areálu (je možné, že náhradník je zvyklý např. pouze na kurt č.1 = objekt a jinému zákazníkovi je tento fakt lhostejný, a proto ho mohu zadat na celý areál), dále vybereme z databáze jméno zákazníka, kterého chceme zanést jako náhradníka, zadáme požadavek na délku rezervace (nemusí být shodná s původní rezervací- kratší/delší) a zaneseme akceptaci (značí čas, kdy bude náhradník upozorněn, že se pro něj jako náhradníka uvolnila pozice a bude tak schopen se na rezervaci dostavit).

94


Obrázek 5.21 Přidání náhradníka

5.2.8

Prodej další rezervace na jeden účet

Pokud má zákazník otevřený účet a na něm má již nějakou rezervaci, je možné přidat libovolný počet dalších rezervací. Postup přidávání rezervace na účet je v kapitole Zákazník s rezervací.

5.2.9

Prodej členství

Pokud je zákaznická skupina nastavená jako placená, je možné členství v této skupině prodávat zákazníkům centra. Prodej členství se provede následovně. Vyberete konkrétního zákazníka a otevřete si jeho účet. Poté stačí stisknout tlačítkoČlenství(nachází se hned pod hlavní lištou). Zobrazí se Vám dialog pro prodej členství, kde je již předvybrán zákazník, kterého jste zvolili. Dále z nabídky vyberete zákaznickou skupinu, do níž si zákazník kupuje členství. Typ členství je určen především délkou platnosti členství (délce členství ve valné většině případů odpovídá i výše ceny takového členství). Nakonec zvolíte počátek platnosti členství a stiskem tlačítka Potvrdit přidáte cenu členství na zákazníkův účet.

95


Obrázek 5.22 Prodej členství zákazníkovi

5.2.10

Prodej depositu

Deposit je částka, kterou má zákazník v centru uloženu, a ze které může čerpat prostředky při platbě svých účtů ve sportovním centru. Pro prodej depositu je třeba nejdříve otevřít účet zákazníkovi, který chce deposit nakoupit (podrobný popis je v této kapitole). Poté je třeba stisknout tlačítko Deposit, které se nachází pod hlavní lištou. V pravé části obrazovky se Vám zobrazí panel Účet, kde je třeba nastavit částku depositu, kterou má zákazník zájem nakoupit. O řádek výše je seznam přednastavených částek a jim odpovídající zákaznické skupiny. Pokud tedy zákazník nakoupí deposit alespoň v uvedené výši, bude automaticky zařazen do odpovídající zákaznické skupiny. Pokud je zatržena položka Zvýšit pouze částku, tak zařazení zákazníka do skupiny neproběhne, pouze se zvýší částka jeho depositu. Stiskem tlačítka Potvrdit přidáte částku depositu na zákazníkův účet.

96


Obrázek 5.23 Prodej depositu zákazníkovi

5.2.11

Prodej permanentky

Pokud je nastaven korektně prodej permanentek, lze jej uskutečnit přes ikonu permanentka, která je aktivní, když je otevřen účet (zákazníka). Vyberete typ permanentky (může být více druhů), kterou chcete zákazníkovi prodat. Aby bylo možné zákazníkovi službu z permanentky odečíst, uzavřete účet a tím se projeví prodej. Správnost prodeje permanentky můžete ověřit tak, že si v databázi klienta najdete a na záložce "Doplňkové"budou načteny jednotlivé služby a přehled o jejich čerpání. Obrázek 5.24 Nákup permanentky

5.2.12

Čerpání z permanentky

Pokud zákazník čerpá služby/vstupy z permanentky, standardním způsobem mu přidáte čerpanou službu na účet. Na řádku u načtené služby se objeví ikona (zápisník s tužkou), kterou zaškrtnete a tím dojde k odečtu z permanentky. Tato ikona se objeví pouze, pokud čerpaná služba vyhovuje podmínce (např. je možné službu čerpat jen v určitý den a čas). Dále na účet můžete přidávat další položky jako např. prodej zboží, půjčovna, atd., které budou zúčtovány dle požadovaného typu úhrady. Obrázek 5.25 Platba permanentkou

97


5.2.13

Prodej voucheru

Pro vystavení voucheru stačí kliknout na tlačítko Voucher (nachází se pod hlavní lištou). Zobrazí se dialog pro nastavení podrobnějších informací do voucheru. Možnost editace jednotlivých atributů voucheru je ovlivněna nastavením základních atributů voucheru (je popsáno v předchozím odstavci). Kompletní seznam atributů konkrétního voucheru je následující: • Číslo - identifikační číslo voucheru, které je nutno zadat při platbě účtu voucherem. • Činnost - určuje činnost na níž je voucher vystaven - činnosti je možné vybírat z nabízeného seznamu činností. • Hráčů - určuje kolik hráčů se může dané činnosti zúčastnit. • Platnost od - datum počátku platnosti voucheru. • Platnost do - datum konce platnosti voucheru. • Cena - zatržením políčka Cena a vyplněním částky určíme, že se na vydávaném voucheru zobrazí tato cena jako hodnota voucheru. • Pro zákazníka - pokud vybereme z databáze zákazníků jednoho konkrétního, jeho jméno se na voucher doplní automaticky. Výběr zákazníka provedeme kliknutím na čtvereček se 3 tečkami, následným výběrem konkrétního zákazníka (kliknutím na jeho jméno) a stiskem tlačítka Potvrdit. • Pro anonyma - do tohoto políčka můžeme vypsat jméno osoby, která není mezi evidovanými zákazníky sportovního centra. • Řádek 1, Řádek 2, Řádek 3 - slouží pro zadání bližších informací k vydávanému voucheru. Po vyplnění požadovaných parametrů je možno kliknout na tlačítko Uložit a tisk. Tím se voucher uloží do evidence CLUBSPIRE a vytiskne se na tiskárně. Popř. pokud nechceme tento voucher vytisknout, tak zvolíme tlačítko Zavřít. Obrázek 5.26 Tisk voucheru

98


5.2.14

Tisk Green Fee

Green Fee je karta, která slouží k identifikaci zákazníka a poskytuje informaci o tom, že zákazník má oprávnění ke hře, protože ji zaplatil. Green Fee je předtištěná karta s libovolným rozvržením, na niž je pomocí CLUBSPIRE vytištěno jméno zákazníka, handicap, datum a čas hry, v některých případech i registrační číslo, případně název domovského klubu apod. V některých případech může Green Fee karta obsahovat i tabulku pro zaznamenávání dosaženého skóre. Tisk Green Fee karty je možné provést následovně. Nejdříve je třeba zobrazit si informace o otevřeném účtě, popř. otevřít nový účet (podrobný postup je popsán v kapitole Odbavení zákazníka). V pravé části okna se vám zobrazí panel Účet s bližšími informacemi o tomto účtě (především se seznamem položek, tomuto účtu přiřazených k platbě). Na tomto účtě musí být přidána alespoň jedna rezervace. V dolní části tohoto panelu je tlačítko Green Fee. Po jeho stisknutí budete dotázání, zda opravdu chcete vytisknout Green Fee pro danou rezervaci. Stiskem tlačítka Potvrdit v tomto dialogu dáte pokyn k vytištění Green Fee. V případě, že na zvoleném účtu figuruje několik rezervací, budete dotázáni na tisk každé z nich. V případě, že nechcete vytisknout Green Fee pro danou rezervaci, stačí při dotazu na tisk, zvolit tlačítko Zrušit. Pokud je aktivní a dobře nastavený modul Výpočet hracího HCP, před tiskem Green Fee budete dotázání na volbu odpaliště, ze kterého bude klient hrát. Vyberte odpaliště a potvrďte volbu. Pokud dojde v průběhu tisku Green Fee s vypočteným HCP k zobrazení hlášky, že výpočet HCP se nezdařil, ověřte zda máte vyplněné všechny potřebné hodnoty každého odpaliště a zda je u klienta evidován jeho handicap.

5.2.15

Tisk konzumační karty

Konzumační karta je papírová karta, která se používá pro zaznamenávání služeb centra, které zákazník použil, v případě, že není možné mít k dispozici počítač. Toto se hojně používá v případech golfových center, kdy zákazník využívá služeb trenérů a trenažérů dle svého uvážení. Obsluha zákazníkovi do karty ručně připíše, jakou službu zákazník použil, a při odchodu z centra jsou jednotlivé služby přidány na zákazníkův účet v CLUBSPIRE a tento je poté zaplacen. Tisk konzumační karty je možné provést následovně. Nejdříve je třeba zobrazit si informace o otevřeném účtě, popř. otevřít nový účet (podrobný postup je popsán v kapitole Odbavení zákazníka). V pravé části okna se vám zobrazí panel Účet s bližšími informacemi o tomto účtě (především se seznamem položek, tomuto účtu přiřazených k platbě). V dolní části tohoto panelu je tlačítko Konzumka. Po jeho stisknutí budete dotázání, zda opravdu chcete vytisknout konzumační kartu. Stiskem tlačítka Potvrdit v tomto dialogu dáte pokyn k vytištění konzumační karty a zároveň se v CLUBSPIRE zaeviduje nová konzumační karta. Každý zákazník může v jednom okamžiku mít přiřazenu pouze jednu konzumační kartu. Přehled konzumačních karet slouží především k evidenci vydaných konzumačních karet. Jeho použití je popsáno v následující kapitole. Obrázek 5.27 Konzumační karta

5.2.15.1

Přehled konzumačních karet

Přehled konzumačních karet slouží především k evidenci vydaných konzumačních karet. Přehled je možné najít v menu Golf položka Přehled konzumačních karet. Tímto se nám v záložce Golf objeví podzáložka Přehled konzumačních karet. Zde je třeba nastavit data období, pro než máte zájem zjistit přehled konzumačních karet. Dále je možné zvolit zda v daném období zobrazovat konzumační karty všech zákazníků nebo pouze vybraného zákazníka. Po nastavení období a volbě zákazníka stačí kliknout na tlačítko Obnovit a vygeneruje se nám seznam odpovídajících konzumačních karet. Kliknutím myši na vybranou položku 99


seznamu konzumačních karet se nám v pravé části okna otevře účet k této kartě příslušící. Zde můžeme zkontrolovat, zda je účet již zaplacen či nikoliv, případně provést platbu účtu, tisk, storno apod.

5.2.16

Vydání karty zákazníkovi

V CLUBSPIRE existují 3 možnosti výdeje magnetických karet. Jednotlivé způsoby vydání karet jsou popsány v následujících 3 podkapitolách. 5.2.16.1

Vydání členské karty zákazníkovi (i s prodejem členství)

V případě, že obsluha centra potřebuje vydat zákazníkovi členskou kartu, která je vázána na nějaký typ placeného členství stačí, když klikne na tlačítko Vydání karty (vyskytuje se hned pod hlavní lištou). Zobrazí se mu dialogové okno Vydání karty, kde je potřeba ve třech krocích nastavit několik parametrů. V prvním kroku je třeba zvolit, zda se jedná o prodej depositu a zákazník bude přiřazen do depositní zákaznické skupiny s volným (tzn. neplaceným členstvím) nebo zda se jedná o prodej placeného členství v placené zákaznické skupině. • Při prodeji depositu je třeba zatrhnout volbu Deposit (v horní části okna), vybrat částku a k ní náležící depositní zákaznickou skupinu. Přednastavené částky jsou v rozbalovacím seznamu s názvem Výběr částky, popř. je možné jen zvolit částku depositu a členství v zákaznické skupině se určí dle výše této částky. • Při prodeji placeného členství je třeba zatrhnout volbu Členství, ze seznamu skupin zvolit správnou zákaznickou skupinu (Seznam skupin je označen titulkem Skupina), dále typ členství (zde se volí především délka členství) a počátek platnosti. Dle zadaných údajů se v posledním řádku zobrazuje aktuální cena zvoleného členství. Tlačítkem Vpřed se přesuneme k druhému kroku výdeje karty. Zde je třeba určit zda se jedná o již evidovaného zákazníka nebo o zákazníka nového. • Pokud se jedná o existujícího (v CLUBSPIRE již evidovaného) zákazníka, stačí zatrhnout volbu Existující zákazník. Poté kliknutím na modrý čtvereček se 3 tečkami se nám zobrazí okno Volba zákazníka, kde zvolíme požadovaného zákazníka(označíme ho kliknutím myši na jeho jméno) a stiskneme tlačítko Potvrdit. • V případě, že se jedná o nového zákazníka, zatrhneme volbu Nový zákazník a vyplníme jeho údaje do panelů Osobní údaje a Kontaktní údajev dolní části okna. Je nutné zadat alespoň jméno zákazníka, ostatní údaje jsou nepovinné. Tlačítkem Vpřed se přesuneme k poslednímu kroku. Zde je třeba určit, zda zákazník již kartu má a tato mu bude ponechána (zatrhneme volbu Ponechat stávající kartu) nebo je třeba přiřadit novou kartu a případně odebrat stávající (pokud již zákazník nějakou vlastní). V druhém případě stačí zatrhnout volbu Přiřadit novou kartu a odebrat stávající a poté novou kartu přiložit ke čtečce karet. Stiskem tlačítka Přiřadit ručněje možné vybrat kartu se seznamu karet evidovaných v CLUBSPIRE(stačí v zobrazeném okně zvolit typ tokenu a poté jeden konkrétní token a volbu potvrdit). Stiskem tlačítka Potvrdit se na účet zákazníka přidá částka depositu nebo částka za prodej členství a nově vydaná karta se přidá do seznamu tokenů přiřazených tomuto zákazníkovi.

100


Obrázek 5.28 Vydání karty zákazníkovi

5.2.16.2

Přiřazení tokenu existujícímu zákazníkovi bez prodeje členství

Přiřazování tokenu bez prodeje členství se provádí například pro přidělení klíče od šatní skřínky apod. Vlastní přiřazení lze provést 2 způsoby popsanými níže, přičemž pro druhý způsob je třeba mít nastavena odpovídající přístupová práva, pokud tato práva nemáte, nezobrazí se vám popisované položky, nebo se nezobrazí všechny. Přiřadit token zákazníkovi je možné následovně: • výběrem konkrétního zákazníka v seznamu zákazníků centra, který se nachází v pravé dolní části obrazovky. V panelu nad seznamem zákazníku se vám zobrazí bližší informace o daném zákazníkovi a v dolní části panelu je mimo jiné i tlačítko Klíčenka. Po jeho stisknutí se zobrazí okénko Výběr tokenu, kde stačí zvolit odpovídající typ tokenu a konkrétní token. Volbu potvrdíme tlačítkem Potvrdit. Ve výpisu informací o zákazníkovi přibude poznámka se seznamem přiřazených tokenů, kde bude i námi právě přidaný token. Obrázek 5.29 Přiřazení klíčenky

• výběrem konkrétního zákazníka a kliknutím pravým tlačítkem myši na jméno zákazníka se nám zobrazí seznam nabízených akcí. Vybereme položku Upravit. Zobrazí se nám okno Úprava zákazníka, obsahující veškeré informace, které v CLUBSPIRE k danému zákazníkovi existují. Tyto informace jsou rozděleny dle návaznosti do jednotlivých záložek, které se nacházejí v horní části okna. Pro účel přidání tokenu zákazníkovi zvolíme záložku Karty, klíčenky. V tomto panelu je seznam všech tokenů, které má zákazník aktuálně přiřazeny. Přidání dalšího tokenu je možné provést pouhým přiložením tokenu ke čtečce. Popř. stiskem tlačítka Přiřadit ručně a vybráním správného typu 101


tokenu, konkrétního tokenu a potvrzením této volby tlačítkem Potvrdit. V případě, že chceme umožnit načtení tokenu i ze vstupních zařízení (např. čtečka na dveřích, čtečka na turniketu apod.) zatrhneme možnost Akceptovat tokeny ze vstupních zařízení a poté přiložíme token ke vstupnímu zařízení. Obrázek 5.30 Přidání klíčenky zákazníkovi v kartě zákazníka

Tokeny je možné zde též zákazníkovi odebrat. Stačí myší kliknout na vybraný token v seznamu tokenů přiřazených zákazníkovi a stisknout tlačítko Odebrat. Po provedení žádaných změn je třeba tyto změny potvrdit tlačítkem Použít v dolní části okna. Tímto se provede uložení námi provedených změn do databáze CLUBSPIRE. Pokud má zákazník centra přiřazeny nějaké tokeny, zobrazí se po výběru zákazníka (při kliknutí na jméno zákazníka v seznamu zákazníků) v panelu Zákazník jejich seznam v rámci ostatních informací o daném zákazníkovi. Obrázek 5.31 Zobrazení seznamu tokenů v panelu Zákazník

5.2.16.3

Přiřazení tokenu k otevřenému účtu

Přiřazení tokenu k otevřenému účtu se provádí v následujících případech: • chceme přiřadit kartu zákazníkovi, kterého v systému CLUBSPIRE nemáme a nechceme jej ani přidávat, protože se jedná o jednotlivý vstup do centra. Zákazník může využívat všech služeb centra s tím, že všude se prokazuje touto kartou. Na tuto kartu jsou mu též ukládány veškeré nákupy zboží a služeb, které v centru provedl. Při odchodu zákazník účet na kartě zaplatí a při uzavření účtu (zaplacení) se provede automatické uvolnění tokenu (karty) pro další použití.

102


• chceme zákazníkovi evidovanému v CLUBSPIRE umožnit, aby po celou dobu pobytu v centru nemusel mít u sebe hotovost. Při vstupu zákazníkovi otevřeme účet a přiřadíme tomuto účtu token. Zákazník se poté při nákupu zboží a služeb prokazuje touto kartou a ceny jednotlivých položek, které využil jsou na evidovány na účtu vedeném k této kartě. Pro obsluhu je obsloužení takového zákazníka jednodušší a rychlejší, protože stačí přiložit zákazníkovu kartu ke čtečce a v CLUBSPIRE se zobrazí účet tohoto zákazníka. Při odchodu z centra zákazník kartu odevzdá zpět centru a zaplatí účet této kartě příslušící. Otevření účtu provedeme kliknutím na tlačítko Otevřít účet v panelu, který se nachází vpravo ve střední části obrazovky. (V případě, že je zde otevřen jiný panel např. rezervace, je třeba tento nejdříve zavřít stiskem tlačítka s ikonou červeného křížku v pravé horní části panelu.) Zobrazí se nám panel Účet, kde můžeme (ale nemusíme) zvolit zákazníka, kliknutím na jeho jméno v seznamu zákazníků pod tímto panelem (nachází se v pravé dolní části okna). Obrázek 5.32 Přiřazení tokenu k otevřenému účtu

Přiřazení tokenu otevřenému účtu provedeme kliknutím na tlačítko se třemi tečkami, které se nachází v pravé horní části panelu. V zobrazeném okně Výběr tokenu je poté třeba zvolit správný typ tokenu z nabízeného seznamu typů a poté konkrétní token, který je tomuto typu přiřazený. Volbu poté potvrdíme tlačítkem Potvrdit. Při přiložení tohoto tokenu ke čtecímu zařízení se automaticky otevře tento účet (a je možné na něj přidávat další položky).

5.2.17

Prodej zboží ze skladu

Prodej zboží ze skladu je možné provést následujícím způsobem. Nejdříve si otevřeme zákazníkův účet (podrobný návod naleznete v této kapitole). Pokud používáte čtečku čárových kódů, stačí otevřít účet zákazníka a načíst zboží přes čtečku a potvrdit volbu. Pokud probíhá prodej manuálně přes odbavovací ikony, v pravé části okna se nám zobrazí panel Účet a poté stiskneme tlačítko Zboží v tomto panelu.

103


Obrázek 5.33 Přidání zboží na účet

V levé části okna se nám zobrazí přehled všech kategorií zboží. Zde zvolíme správnou kategorii (kliknutím myši na její název). Pokud vybraná kategorie obsahuje i další podkategorie,můžeme si je zobrazit dvojklikem myši na název kategorie. Výběrem kategorie se nám vpravo od seznamu kategorií zobrazí seznam zboží ve vybrané kategorii. V seznamu najdeme hledanou položku a kliknutím na tlačítko se znaménkem + (nachází se vždy na konci řádku každé položky v seznamu zboží) přidáme tuto položku do seznamu položek v panelu Účet. Pokud nevíte, v které kategorii se skladová položka nachází zadejte název položky (stačí část názvu) do vyhledávacího řádku a pomocí šipek prohledejte jednotlivé kategorie. Vyhledávač najde všechny položky, které obsahují zadané znaky (např. zadáte pouze kombinaci písmen "bal"a vyhledávač zobrazí všechny položky, které obsahují tuto kombinaci písmen jako například: balón, obal, fotbal, atd.) Vyberte zboží a tlačítky plus "+"a mínus "-"určete počet jednotek vybraného zboží. Tlačítkem potvrdit přidáme seznam skladových položek na zákazníkův účet Nejjednodušší způsob výběru položky, kterou chceme zákazníkovi přidat na účet, je načtením čárového kódu, který musí být přiřazen/ načten na kartě zboží (viz editace skladové karty). Další možností rychlého nalezení hledané položky je zadání názvu zboží do vyhledávacího pole. Název zboží nemusí nutně obsahovat celý správný název, pod kterým je na skladě evidováno, ale stačí zadat alespoň jeho část (např. "cola"místo "coca cola"). Pokud se položka s kombinací písmen objevuje ve více kategoriích skladu, prohledejte pomocí šipek sklad a zvolte hledanou položku.

104


Obrázek 5.34 Přidání položky ze skladu na účet zákazníka

5.2.18

Účet a jeho zaplacení

Podrobný popis této problematiky je v následující kapitole Účty a platba účtu.

5.3

Pokladna

Pokladna v CLUBSPIRE slouží k evidenci veškerých finančních operací, které se odehrávají ve sportovním centru při kontaktu se zákazníky. Každé centrum může evidovat jednu nebo několik různých pokladen, dle fyzického rozmístění jednotlivých míst v centru, kde jsou přijímány platby od zákazníků, dle měny, kterou pokladna přijímá, popř. pro oddělení určitého sortimentu nabídky (např. pokud chce centrum evidovat prodej sportovního oblečení zvlášť). Díky pokladně máte dokonalý přehled o financích. Pomocí pokladních přehledů sledovat aktuální výši tržeb, srovnávat tržby v jednotlivých obdobích a následně upravovat cenovou politiku, nastavovat motivační programy pro Vaše klienty tak aby docházelo ke zvýšení zisků centra. Můžete také například sledovat, jakých tržeb dosahují jednotliví/é recepční a zhodnotit, jak velký podíl mají na dosažených ziscích. Zároveň i výstupy pro účetnictví se stanou otázkou několika málo kliknutí v CLUBSPIRE místo činnosti, nad kterou jste dříve trávili hodiny, což Vám ušetří čas, peníze a nejeden šedivý vlas.

5.3.1

Účty a platba účtu

Účet v CLUBSPIRE slouží k evidenci prodej zboží a služeb jednomu zákazníkovi. Ve většině případů je zákazníkovi po vstupu do centra otevřen účet, poté zůstává otevřený po celou dobu pobytu zákazníka ve sportovním centru (jsou na něj přidávány položky, které má zákazník zájem zakoupit) a platí se až při odchodu zákazníka z centra. Recepční si může zobrazit seznam otevřených (zatím nezaplacených) účtů klientů, kteří se pohybují v centru.

105


V případě, že centrum vyžaduje platbu předem, je účet vytvořen a zaplacen hned při vstupu zákazníka do centra. 5.3.1.1

Přehled otevřených účtů

Menu Pokladna na hlavní liště - položka Otevřené účty Vám zobrazí seznam zákazníků, jejichž účet je v současné době otevřen (tzn. zatím nejsou zaplaceny). Snadno tak zjistíte, kdo ještě nemá zaplaceno. Jednotlivé účty jsou vedeny na jméno zákazníka, případně na token, dále je zde datum vystavení, informace o tom, jak dlouho je již účet otevřen, a samozřejmě celková částka účtu, kterou musí zákazník při uzavírání účtu zaplatit. K zobrazení položek určitého účtu stačí v seznamu všech otevřených účtů myší kliknout na odpovídající řádek. Tento účet se zobrazí v panelu v pravé části okna, stane se opět aktivním a vy mu můžete stiskem tlačítek Rezervace, Vstup nebo Zboží např. přidat další položku na účet (rezervaci, vstup nebo zboží) nebo přijmout celkovou částku, účet označit jako zaplacený a tím jej uzavřít. Tlačítko se symbolem zeleného křížku slouží ke zrušení účtu, který je sice otevření, ale nejsou na něm žádné položky. Účet také může zůstat např. několik dní otevřen a nemusíte se obávat, že na něj bude zapomenuto. Zkrátka zůstane otevřen do doby, než bude zaplacen. Obrázek 5.35 Přehled otevřených účtů

5.3.1.2

Platba účtu

Platbu účtu je možné provést následovně. Nejdříve je nutné si vybraný účet zobrazit (buď dle návodu v předcházející kapitole, a nebo stisknutím tlačítka Účet v kartě zákazníka, která se nám zobrazí po kliknutí na jméno zákazníka v seznamu zákazníků v pravé dolní části okna). V zobrazeném přehledu položek účtu je možné smazat vybrané položky kliknutím myši na tlačítko se zákazem vjezdu (červené kolečko s bílou vodorovnou čárkou uprostřed). Pokud již máme zobrazený účet a zákazník chce provést platbu tohoto účtu, pak můžeme nastavit následující parametry: 106


• pokladna - v případě, že máme nastaveno více lokálních pokladen, zobrazí se nám v dolní části panelu Účet tlačítko s ikonkou pokladny. Když na něj klikneme, zobrazí se nám seznam dostupných pokladen, ze kterého můžeme vybrat potřebnou pokladnu. Pokud je nastavena pouze 1 lokální pokladna, pak se nám toto tlačítko vůbec nezobrazí. • způsob platby - můžeme volit z následujících možností: – V hotovosti - dle nastavení systému můžeme být požádáni o zadání hodnoty přijatých šeků. – Kartou- dle nastavení systému můžeme být požádáni o zanesení typu platební karty, což je možné posléze dohledat v pokladních přehledech. – Fakturou - dle nastavení systému můžeme být požádáni o zadání čísla faktury. – Voucherem - dle nastavení systému můžeme být požádáni o zadání čísla voucheru. – Bankovním převodem. – Platba 1- prostor pro specifický typ plateb, nadefinovaný sportovním centrem. – Platba 2 - prostor pro specifický typ plateb, nadefinovaný sportovním centrem. – Částečná úhrada - princip částečných úhrad účtu je popsán v následující kapitole – Depositem - platbou se sníží částka depositu, kterou zákazník vlastní. Po výběru způsobu platby (pokud se nejedná o částečnou úhradu) stiskneme tlačítko Zaplatit. Poté můžeme být u některých druhů plateb vyzváni k upřesnění některých informací (např. k zadání čísla faktury, voucheru apod.). Účet bude označen jako zaplacený a objeví se v přehledu tržeb na dané pokladně. Obrázek 5.36 Platba účtu

Při uzavření je automaticky nebo dodatečně (dle nastavení) vytištěna účtenka, na kterou je možné vytisknout také případnou doplňující informaci, kterou lze zaznamenat do poznámky k účtence. Tuto poznámku vložíte zapsáním po kliknutí na ikonu s tužkou. Taktéž je možné po zaplacení účtu vytisknout tzv. zjednodušený daňový doklad. Pro jedo tisk se používá ikona na které je znázorněna tiskárna a znaky A4. Šablona pro tisk zjednodušeného daňového dokladu (soubor ve formátu xml), která určuje rozvržení textu při tisku dokladu. Pokud je třeba změnit tuto šablonu, je třeba kontaktovat centrum zákaznické podpory CLUBSPIRE. 107


Částečná úhrada účtu Částečná úhrada účtu slouží k rozdělení položek jednoho účtu mezi vícero zákazníků. Typicky se toto používá v situaci, kdy přijde do centra skupina zákazníků (např. 4 spoluhráči na tenis) a před platbou se dohodnout, že některé položky z jednoho účtu uhradí jiný spoluhráč. Obsluha této situace je poté taková, že obsluha nejdříve z původního účtu převede požadované položky na cílový účet jiného zákazníka. Tento cílový účet musí být poté zaplacen. Následně se vrátí k původnímu účtu a buď může provést další částečnou úhradu nebo zaplatit původní účet (snížený o hodnotu položek, které byly převedeny na cílový účet). Částečnou úhradou není možné převádět na jiný účet položky účtu reprezentující nákup depositu a nákup členství. V následujícím textu je pod pojmem "původní účet"míněn účet, z nějž jsou položky převáděny jinam, a pod pojmem "cílový účet"je míněn účet, na nějž jsou tyto položky převáděny. Podrobný popis kroků pro částečnou úhradu je následující: 1. Nejdříve je třeba zobrazit si informace o původním účtě, z nějž chceme vybrané položky převést na jiný účet. (Podrobný návod k zobrazení informací o otevřeném účtě je v kapitole Přehled otevřených účtů) 2. Zde je potom nutné zvolit typ platby Částečná úhrada. Ihned po vybrání tohoto druhu platby se vám překreslí seznam položek na účtě (za každou položkou se objeví ikonka se symbolem 2 žlutých ozubených koleček a za ní needitovatelný panel s číslem 1 a tlačítka se symbolem + a -). Obrázek 5.37 Částečná úhrada - 1. krok

3. V tomto seznamu je třeba vyhledat položky, které chcete převést na jiný účet. U vybrané položky je třeba kliknout na ikonku s ozubenými kolečky, toto způsobí, že jedno z koleček se zbarví do zelená a vy můžete pomocí tlačítek + a - nastavit, kolik jednotek zvolené položky chcete převést na jiný účet.

108


Obrázek 5.38 Částečná úhrada - 2. krok

4. Ve chvíli kdy máte takto nastaveny všechny položky, které chcete převést stiskněte tlačítko Zaplatit. 5. Zobrazí se vám panel Částečná úhrada účtu. Zde musíte zvolit, zda chcete vybrané položky převést na otevřený účet přiřazený tokenu nebo na účet existujícího zákazníka. Obrázek 5.39 Částečná úhrada - 3. krok

• Pokud vyberete možnost token, je poté potřeba kliknout na tlačítko se třemi tečkami, tím si zobrazíte okénko Výběr tokenu. V tomto okně zvolte správný typ tokenu a konkrétní token a stiskněte tlačítko Potvrdit. Obrázek 5.40 Po výběru tokenu se vám zobrazí účet, na nějž jste položky původního účtu převáděli

• Pokud zvolíte možnost účet existujícího zákazníka, je poté potřeba kliknout na tlačítko se třemi tečkami, tím si zobrazíte okénko Volba zákazníka. V tomto okně zvolte zákazníka, na jehož účet chcete zvolené položky převést a stiskněte tlačítko Potvrdit. 109


Obrázek 5.41 Po výběru zákazníka se vám zobrazí jeho účet a budou na něm položky, které jste převedli z původního účtu

6. Po výběru cílového účtu klikněte na tlačítko Potvrdit. Tímto budou položky z původního účtu přesunuty na nový (cílový) účet. 7. V pravé části okna se vám objeví panel Účet, v němž budou podrobné informace o účtě, na nějž jste přidali zvolené položky. Tento účet může být zaplacen (hotově, kartou, z depositu apod.). Pokud nedojde k platbě, zůstanou oba účty (původní i cílový) otevřeny a bude možné je zaplatit později. 8. V případě, že ihned provedete zaplacení cílového účtu, se v panelu Účet opět objeví informace o původním účtě, z něhož jste položky převáděli. Tyto položky se na tomto účtě již nevyskytují a vy můžete provést platbu tohoto účtu. V případě přání zákazníků, můžete opět provést částečnou úhradu účtu. Postup je naprosto stejný, jak bylo popsáno výše v těchto krocích. Obrázek 5.42 Po částečné úhradě vybraných položek na jiném účtu, se vám zobrazí původní účet (již bez položek, které byly převedeny jinam)

9. Částečná úhrada nemá vliv na ceny jednotlivých položek účtu, cena se nepřepočítává podle zákaznické skupiny zákazníka vlastnícího cílový účet.

5.3.2

Storno zaplaceného účtu, odstranění účtu

V případě, že máte důvod již zaplacený účet stornovat, tzn. provést storno účtu a zákazníkovi vrátit peníze (po dohodě zákazníka s vedením sportovního centra). Pro stornování a smazání účtu je třeba mít

110


k této akci potřebná oprávnění, která má většinou administrátor systému CLUSPIRE, případně vedoucí směny nebo jiná pověřená osoba s přístupem do systému. V CLUBSPIRE je možné provést storno účtu tak, že si zobrazíte informace o tomto účtu (např. kliknutím na odpovídající účet v přehledu účtů viz. následující kapitola). V panelu účet úplně dole je tlačítko Storno, které když stisknete, tak budete dotázáni, zda si opravdu přejete tento účet stornovat. Pokud tento dotaz potvrdíte provedou se následující akce: • tento účet bude označen za stornovaný v evidenci CLUBSPIRE, • denní tržby v den původního zaplacení tohoto účtu se sníží o částku, která je na tomto účtě, • pokud byl účet placen hotově, sníží se stav pokladny v aktuálním dni o částku tohoto účtu, protože se předpokládá, že částka stornovaného účtu byla vyplacena zpět zákazníkovi. Pokud byl účet původně placen nějakým jiným způsobem, stav pokladny se nesníží a je na sportovním centru, jak se vypořádá s vrácením peněz zákazníkovi Obrázek 5.43 Stornování účtu

Tímto jsme tedy provedli storno účtu. Pokud si přejeme, aby stornovaný účet úplně zmizel z evidence CLUBSPIRE, zobrazíme si informace o tomto stornovaném účtě a stiskneme tlačítko Odstranit. Tím smažeme veškeré záznamy týkající se tohoto účtu ze systému CLUBSPIRE. Pokud byl v mezičase mezi zaplacením účtu a jeho stornem provedena úzávěrka a odvod hotovosti, upozorní Vás CLUBSPIRE na tuto skutečnost. Do stavu pokladny se storno promítne odečtením stornované častky od aktuálního stavu pokladny. Pokud ještě pokladna není otevřená, projeví se storno záporným stavem hotovosti při jejím otevření. Obrázek 5.44 Smazání účtu

111


5.3.3

Přehled účtů

CLUBSPIRE eviduje otevřené (tzn. účet, který nebyl zatím zaplacen), uzavřené (zaplacené účty) a také stornované účty (účty, které stornovala obsluha centra). Přehled účtů je možné najít na hlavní liště menuPokladna položka Účty. V záložce Pokladna se nám zobrazí podzáložka Účty. V její horní části je možné nastavit typ účtu a období vystavení takových účtů. Seznam účtů odpovídajících zadaným parametrům se překresluje automaticky. Obrázek 5.45 Přehled účtů

V přehledu účtů je možné si nechat zobrazit různé typy účtů pro libovolné období a udělat si tak přehled o výši příjmů centra. Kdykoliv je tak též možné zjistit obsah konkrétního účtu konkrétního zákazníka. Pokud vlastníte licenci na modul Promo kredit, tak je možné zobrazit i přehled uzavřených "promo kredit účtů". Kliknutím na tlačítko s ikonou nářadí se otevře panel, který nám umožní si vybrat sloupce, které jednotlivé přehledy budou zobrazovat. Řádek s popiskem Vyhledávaný token filtruje účty, které mají k sobě přiřazen token jehož název, nebo část názvu, je vepsaná ve vyhledávacím poli. Pokud je vyhledávací pole prázdné, zobrazují se všechny účty.

5.3.4

Pokladní kniha

Pokladní kniha eviduje veškeré hotovostní platby a platby vouchery (poukázky) za zvolené období. Pokladní knihu je možné najít v hlavní liště menu Pokladna položka Pokladní kniha. V záložce Pokladna se vám zobrazí podzáložka Pokladní kniha. Zde můžete zvolit období a pokladnu, které vás zajímají. Dále si můžete zvolit, zda chcete nechat vypsat pouze Příjmy, pouze Výdaje nebo obojí (volba Vše). Seznam pohybů na pokladně vytvořený podle našich představ je možné vytisknout (stiskem tlačítka Tisk, v panelu úplně dole), případně vytisknout po dnech a dle osoby, která tuto položku zadala (tlačítko Tisk po dnech a obsluze). Obrázek 5.46 Pokladní kniha

5.3.5

Výběr z pokladny

Výběr z pokladny slouží pro jednorázový výběr hotovosti z pokladny. Například může jít o výběr hotovosti pro účel platby dodavatelům.

112


Výběr z pokladny provedete vybráním položky Výběr z pokladny v menu Pokladna. V nově otevřeném dialogovém okně vyplňte požadované informace: • Pokladna – ze které bude proveden výběr. • Částka – výše vybrané částky. • Poznámka – důvod výběru. Výběr dokončíte stisknutím tlačítka Potvrdit. Obrázek 5.47 Výběr z pokladny

Pro tisk výdajového pokladního dokladu otevřeme pokladní knihu (viz. výše) a ve sloupci položka označíme položku s názvem Výběr z pokladny. V pravém bočním panelu se otevře detail výběru z pokladny a zároveň tlačítka pro tisk a storno výdajového pokladního dokladu. Obrázek 5.48 Panel Tisk výdajového pokladního dokladu

5.3.6

Otevření pokladny

Pro otevření pokladny klikněte na menu Pokladna na hlavní liště - položka Otevřít pokladnu. Většinou na začátku dne či směny dochází k otevření pokladny a je nutné zaznamenat v jaké výši je hotovost vložená na pokladně. Je možné, že evidujete více pokladen, v tom případě zvolte správnou pokladnu. Do pole 113


Stav pokladny zapište částku, kterou chcete vložit do pokladny po jejím otevření a volbu zakončete ikonou Potvrdit. Obrázek 5.49 Otevření pokladny

5.3.7

Uzávěrka denní tržby

Menu Pokladna na hlavní liště - položka Uzávěrka denní tržby. Zvolte pokladnu a den uzávěrky a volbu potvrďte ikonou Tisk(zobrazí náhled na uzávěrku a ten je poté možné vytisknout) nebo Přímý tisk (začne uzávěrku okamžitě tisknout na tiskárně). Uzávěrka denní tržby zobrazuje přehled celkových částek, které byly přijaty jednotlivými typy plateb za daný den. Např. platby v hotovosti 2554Kč, platby kartou 530Kč. Při zaškrtnutí políčka Jen hotovost a poukázky (staré chování) se zobrazí/vytisknou pouze platby v hotovosti a platby poukázkami - vouchery. Obrázek 5.50 Uzávěrka denní tržby

5.3.8

Uzavření pokladny

Menu Pokladna na hlavní liště - položka Uzavřít pokladnu. Na konci směny nebo dne je zapotřebí uzavřít pokladnu. Stačí zadat počty jednotlivých mincí a bankovek a celkovou částku už CLUBSPIRE bude počítat za Vás. Ikona Potvrdit se zaktivní teprve v momentě, kdy se stav pokladny a vybrané hotovosti spolu s poukázkami shodují.

114


Obrázek 5.51 Uzavření pokladny

Pro tisk dokladu odvodu hotovosti otevřeme pokladní knihu (viz. výše) a ve sloupci Položka označíme položku s názvem Odvod hotovosti. V pravém bočním panelu se otevře detail odvodu hotovosti a zároveň tlačítka pro tisk a storno odvodu. Obrázek 5.52 Panel Tisk odvodu hotovosti

5.3.9

Cizí měny

V případě, že používáte v systému CLUBSPIRE zjednodušenou podporu pro euro (používáte ceny zboží v Kč a při platbě se provede dle aktuálního kurzu přepočet na cizí měnu), je třeba nastavit kurzy jednotlivých měn. Nastavovat aktuální kurzy jednotlivých měn je možné v menu Pokladna na hlavní liště - položka Přepočet měn. Kurzy se v průběhu času mění a tuto skutečnost je zapotřebí patřičně reflektovat. Po této volbě se vám zobrazí okno Přepočet měn se seznamem kurzů platných pro různá období měny (CLUBSPIRE podporuje euro a USD - americký dolar). Přidat nový kurz lze stisknutím tlačítka Přidat, zobrazí se vám okno Nový přepočet měn. Zde vyberete měnu, vůči níž chcete nastavit přepočet, dále kurz 115


(kolik korun je za jednotku cizí měny např. pro euro je to cca 25Kč) a data platnosti přepočtu. Volbu potvrdíme stiskem tlačítka Potvrdit. Doby platnosti jednotlivých přepočtů se nesmí překrývat - tzn. v jednom dni musí být platný jen jediný přepočet pro danou měnu. Pokud jsme tedy vytvořili přepočet, jehož doba platnosti se kryje s dobou již existujícího přepočtu, tento nový přepočet se vám neuloží a vy budete o této skutečnosti informování zobrazením varovné zprávy. Takto zadejte změny pokaždé, kdy to bude nutné. Důležité: Neodstraňujte staré přepočty měn, pokud byly již použity při výpočtu ceny nákupu některých položek! Odstranění těchto přepočtů by způsobilo problémy při zobrazení v minulosti vytvořených účtů provedených v této přepočítané měně. Pokud omylem smažete přepočet z historie, opět ho tam doplňte se stejným kurzem. Obrázek 5.53 Přepočet měn

Podrobnější informace o možnosti používání zahraničních měn jsou v následujících kapitolách Podpora pro euro a Nastavení pokladen.

5.4

Zákazníci

V CLUBSPIRE je veden seznam zákazníků (s bližšími údaji o jednotlivých zákaznících), kteří centrum navštěvují. Většina operací v CLUBSPIRE je vázána na konkrétní zákaznický účet, proto je vhodné, aby byl každý (nenáhodný, opakovaně příchozí) návštěvník centra evidován v tomto seznamu.

5.4.1

Vyhledání zákazníka

Seznam všech registrovaných zákazníků je k dispozici v pravé části okna CLUBSPIRE v panelu Zákazníci. Pro co nejrychlejší vyhledání zákazníka vepište do políčka Vyhledat počáteční písmena příjmení hledané osoby. S každým dalším vepsaným písmenem se automaticky zužuje seznam zákazníků odpovídajících zadání. Vyhledávat zákazníky lze i podle skupin. V pravé části okna Zákazníci zvolte příslušnou skupinu (např. VIP) a zobrazí se všichni zákazníci zařazení do vybrané zákaznické skupiny. Obrázek 5.54 Seznam zákazníků

5.4.2

Nabídka akcí dostupná v seznamu zákazníků

Při výběru zákazníka v seznamu zákazníků (podrobný popis výběru je v předchozí kapitole) si můžeme též stiskem pravého tlačítka myši zobrazit nabídku akcí, které můžeme s vybraným zákazníkem provést. 116


Nabídka je následující: • Vložit -výběrem této nabídky se dostaneme do dialogu Úprava zákazníka, kde nastavením potřebných atributů provedete přidání nového zákazníka. • Upravit - výběrem této položky si zobrazíte kartu zákazníka s přehledem kompletních informací, které jsou o daném zákazníkovi v CLUBSPIRE evidovány. Bližší informace o Kartě zákazníka jsou v následující kapitole. • Duplikovat - výběrem této nabídky způsobíte, že se zvolený zákazník zkopíruje a vytvoří se nový zákazník, který bude obsahovat veškeré základní informace původního zákazníka (ale bez informací o depositu, zákaznických skupinách, účtech apod.) Tato volba je vhodná pro případ, kdy chcete zákazníkovi povolit použití běžného depositu a promo kreditu zároveň. • Vymazat - výběrem této možnosti smažete zvoleného zákazníka. • Otevřít účet - výběrem této možnosti otevřete zvolenému zákazníkovi účet.

5.4.3

Panel Zákazník

Panel zákazník se zobrazí po kliknutí na jméno zákazníka v seznamu zákazníků. Panel zákazník obsahuje základní informace o vybraném zákazníkovi. Je zde možné najít: výši a platnost zákazníkova depositu (pokud je označena hvězdičkou na konci, jedná se o promo kredit), název zákaznické skupiny, do níž patří, a datum konce platnosti členství, dále tokeny (karty), které jsou mu přiřazeny a v neposlední řadě i seznam nerealizovaných rezervací. Nerealizované rezervace jsou rezervace, na než se zákazník nedostavil (ve výpisu označeny červeným praporkem), a rezervace, které budou začínat teprve v budoucnu (ve výpisu označeny zeleným praporkem). V pravé části panelu zákazník je možné se přepnout na záložku doplňkové, kde jsou doplňkové informace o zákazníkovi jako je pohlaví, datum narození, případně atributy typické pro golf (blokace a domovský klub). Obrázek 5.55 Panel Zákazník

Třetí záložkou v pořadí je Poznámka. Na této záložce je možné vkládat pro jednotlivé zákazníky textové poznámky. Po stisknutí tlačítka "plus"ve spodní části panelu se otevře nové okno s jednoduchým textovým editorem. Pro přehlednost je důležité vyplnit popisek, který zjednoduší orientaci mezi 117


vloženýma poznámkama. Textový obsah, jenž zapíšete do poznámky je možné naformátovat za pomoci nástrojů, které editor poskytuje. Tyto nástroje jsou umístněny pod textovým polem do kterého se vpisuje text popisku. Mezi nástroje pro formátování textu patří: formát odstavce, font písma, velikost písma, odrážky, zarovnání textu a v neposlední řadě vložení tabulky. Do poznámky je možné vložit předem nadefinovanou šablonu (viz obrázek Vytvoření poznámky). Poznámku samotnou je možné také vytisknout stisknutím ikony znázorňující tiskárnu. Otevře se dialogové okno kde zvolíte na kterou tiskárnu chcete tisknout a stisknete tlačítko Tisk. U poznámek je možné nastavit, aby se zároveň s tiskem obsahu poznámky tiskla i její hlavička. Toto nastavení provádí servisní technik systému CLUBSPIRE. Volitelné položky hlavičky jsou následující: • osobní číslo, • registrační číslo, • jméno, • příjmení, • titul, • telefon, • e-mail, • ulice, • PSČ, • město, • přijmení jméno, • jméno příjmení, • skupina, • atributy, • datum narození, • pohlaví, • HCP, • blokace, • domovský klub, • jazyk komunikace, • poznámka. Všechny výše zmíněné informace je možné vyplnit na zákaznické kartě klienta Vašeho sportovního centra. Po vyplnění všech informací stiskněte tlačítko Potvrdit a poznámka se zařadí na poslední místo v seznamu. U každého zákazníka není omezen počet poznámek. Pro odstranění nepotřebné poznámky, tuto poznámku označte a stiskněte ve spodní části panelu tlačítko "mínus". Pro editaci slouží tlačítko znázorňující papír s tužkou.

118


Obrázek 5.56 Záložka Poznámka

Obrázek 5.57 Vytvoření poznámky

Při práci s účtem zákazníka se často stane, že se potřebujete podívat na podrobnější informace o zákazníkovi, které jsou zaznamenané právě na panelu. Pro jednoduchý přechod z otevřeného účtu na panel, klikněte na ikonu zobrazující zákazníka. Zpět na účet klikněte na ikonu účet.

119


5.4.4

Karta zákazníka

Karta zákazníka je okénko, které obsahuje veškeré informace o vybraném zákazníkovi, záleží ovšem na tom, ke kterým informacím máte přístupová práva. Může se stát, že některé informace se vám nebudou zobrazovat, protože nemáte odpovídající práva. Kartu zákazníka je možno si zobrazit dvěma způsoby: • v panelu Zákazník klikneme myší na jméno zákazníka. (Podrobný postup pro zobrazení panelu zákazník je v předchozí kapitole) • nebo klikneme pravým tlačítkem myši na vybraného zákazníka v panelu se seznamem zákazníků a z nabídky zvolíme položku Upravit. Protože karta zákazníka musí obsahovat velké množství informací, jsou tyto informace rozřazeny do následujících záložek: • Zák. údaje - tato záložka obsahuje základní informace o zákazníkovi jako je např. jeho jméno, registrační číslo, datum narození, pohlaví, adresa a další kontaktní údaje (případně atributy typické pro golf jako je handicap, blokace a domovský klub). V případě, že je zatržena položka Nezobrazovat zákazníka, zákazník se recepčním nebude zobrazovat v seznamu zákazníků. Pro možnost prohlížení všech zákazníků (i těch co se nezobrazují) je třeba mít administrátorem přiřazeno speciální právo. • Uživ. údaje - zde je možné povolit zákazníkovi přihlášení do webového klienta, kde může zadávat nové rezervace, rušit stávající a sledovat zatím neuskutečněné rezervace online. Stačí zadat uživatelské jméno a heslo, kterým se zákazník bude ve webovém klientovi přihlašovat. • Deposit (případně Promo kredit) - pokud má zákazník nakoupený běžný deposit, tak se v zákaznické kartě objeví záložka Deposit, pokud nemá zákazník běžný deposit, zobrazí se záložka Promo kredit. – záložka deposit - obsahuje informace o částce depositu, kterou zákazník vlastní, a platnost tohoto depositu (tuto platnost je zde možné libovolně změnit). Dále je zde možno určit, kteří další zákazníci můžou z tohoto depositu čerpat, ale tuto možnost není doporučeno využívat. – záložka promo kredit obsahuje informace o částce a platnosti promo kreditu, je zde též možné (pokud k tomu máte od administrátorů přiřazená práva) libovolně nastavovat částku a platnost tohoto promo kreditu. • Permanentka - tato záložka obsahuje informace o všech v minulosti zákazníkem zakoupených permanentkách. Po zakoupení permanentky přibude v seznamu nový řádek obsahující informace o počtu jednotek, názvu permanentky a platnosti od/do. Jestliže má uživatel přiděleno právo Permanentka - úprava definice typů má oprávnění, po označení řádku v seznamu permanentek, editovat její údaje. Jedná se o počet jednotek, platnost od (v případě, že ještě permanentka nevypršela), platnost do a časové omezení. I ve chvíli kdy už permanentka vypršela zůstává nadále v seznamu a je možné ji manuálně prodloužit platnost do. • Foto - v této záložce můžeme zákazníkovi přiřadit fotku, která se nám bude zobrazovat v panelu zákazníka. Fotka může sloužit k ověření totožnosti zákazníka obsluhou centra v případě, že nevlastní žádnou kartu. • Karty, klíčenky - v této záložce je seznam tokenů (karet, čipů, klíčenek), které byly zákazníkovi přiřazeny. Je zde též možnost přidání či odebrání již přiřazeného tokenu. • Zák. skupiny - v této záložce je seznam členství v zákaznických skupinách, která má zákazník přiřazeny. Jednotlivá členství je zde možné editovat (tzn. nastavovat jim počátek a konec platnosti, měnit zákaznickou skupinu). Pokud je zákazník v daném okamžiku členem několika skupin, použije se při určování ceny vždy členství ve skupině, které má nejvyšší prioritu. Zároveň je zde zobrazena historie jednotlivých typů členství (slevových skupin), v kterých byl zákazník zařazen.

120


• Přerušené členství - v tomto panelu se evidují přerušení členství. Je zde možno přidávat nová přerušení, případně upravovat stávající. Přerušením členství je míněn stav, kdy se zákazník s centrem dohodne, že mu z důvodů dlouhé nepřítomnosti bude členství, které má zaplaceno, přerušeno na dohodnutou dobu. Po tuto dobu tento zákazník není evidován jako člen jeho zákaznické skupiny. Po uplynutí této doby se stává opět členem zákaznické skupiny a jeho členství je prodlouženo o dobu, po níž bylo přerušeno. • Změny údajů - v této záložce je pouze evidence změn, které byly provedeny v kartě zákazníka s identifikací osoby, která je provedla. Obrázek 5.58 Karta zákazníka

Při vytváření nového zákazníka se kontroluje tzv. duplicita. V okamžiku, kdy se shoduje zadávané příjmení nového zákazníka s přijmením již uloženého zákazníka v databázi, otevře se nové okno s názvem Podobní zákazníci. V tomto nově otevřeném okně je seznam zákazníků, kteří jsou v systému zavedeni pod stejným příjmením. Jestliže se Vámi zadávané příjmení shoduje se zákazníkem v okně Podobní zákazníci a jedná se o stejnou osobu stačí pouze zákazníka v seznamu označit a stisknout tlačítko Potvrdit. Automaticky se doplní všechny známé informace uložené v systému o vybraném klientovi. Nevytvoří se tedy nový, duplicitní záznam v databázi zákazníků. Druhou variantou však může být, že se opravdu jedná pouze o shodu jmen a v tomto okamžiku po otevření okna Podobní zákazníci stisknete tlačítko Zrušit. Následně pak vyplníte požadované informace o novém zákazníkovi a stisknete tlačítko Použít. Nový zákazník se tím uloží do systému CLUBSPIRE. 5.4.4.1

Importování údajů o zákazníkovi z ČGF

Pro golfové kluby, jejichž hráči jsou organizování pod Českou golfovou federací mají možnost si nechat vyplnit údaje o zákazníkovi automaticky. Clubspire umí komunikovat s databází hráčů ČGF a podle registračního čísla je schopen vyhledat hráče a automaticky vyplnit zákaznickou kartu. Do pole s příslušným popiskem uvedeme hráčovo registrační číslo a stiskneme tlačítko ČGF. Rychlost operace může záviset na kvalitě síťového spojení. 5.4.4.2

Nastavení fotografie zákazníka

V zákaznické kartě si zobrazíme záložku Foto. Vlastní nastavení fotografie zákazníka probíhá 2 možnými způsoby:

121


• můžeme načíst obrázek zákazníka ze souboru na disku. Toto lze provést stiskem tlačítka Ze souboru a vyhledáním souboru na disku. • v případě, že chceme obrázek vytvořit pomocí webové kamery, kterou máme k počítači připojenu, stiskneme tlačítko Spustit v panelu Webová kamera. A následným stiskem tlačítka Uložit uložíme aktuálně snímaný obrázek. Tento obrázek se nám zobrazí v kartě zákazníka. Tlačítko Nastavení v panelu Webová kamera slouží k nastavení video formátu a volbě video zařízení, které máme k počítači připojeno. Poté co máme obrázek zákazníka načten a zobrazen v můžeme tento obrázek upravovat, konkrétně můžeme jej zmenšit pouhým stiskem odpovídajícího tlačítka nebo oříznout označením požadované části myší a kliknutím na tlačítko Ořezat. Tlačítko B/W provede převod obrázku do černobílé podoby. Tlačítko Reset zruší veškeré úpravy, které jsme na obrázku provedli a vrátí jej do původního stavu. Můžeme též měnit intenzitu rozmazání a jasu pomocí posuvných tlačítek pod obrázkem. Po dokončení úprav loga je opět potřeba stisknout tlačítko Použít, které provede uložení obrázku po námi provedených úpravách.

5.5

Sklad

Veškeré údaje o skladu jako evidence zboží, příjem zboží, výdej zboží, přehled příjemek, přehled výdejek, správu dodavatelů, přehled skladových jednotek, tisky skladových zásob naleznete na hlavní liště Sklad. Nejčastěji používanou položkou pro obsluhu sportovního centra je skladová záložka (Evidence zboží název skladu). Zde se zobrazí přehled všech druhů zboží, které jsou v tomto skladu k dispozici. V levé části okna se zobrazí stromová struktura kategorií a podkategorií. Po výběru 1 konkrétní kategorie se nám vedle seznamu kategorii zobrazí seznam položek zboží, které je v dané kategorii přiřazeno s bližšími údaji o jednotlivých položkách. CLUBSPIRE je schopen evidovat více skladů, mezi sklady se přepíná pomocí záložek ve skladové liště. Obrázek 5.59 Evidence zboží

5.5.1

Příjem zboží

Pro přesnou evidenci o obratech zboží na skladě přesně odpovídající skutečnosti je třeba pečlivě evidovat nejen prodejní, ale i nákupní cenu zboží. Proto je při příjmu zboží nutné vyplnit příjemku zboží, která obsahuje seznam nakoupeného zboží spolu s počtem kusů a nákupní cenou každé položky. 122


Při příjmu zboží na sklad je třeba zvolit menu Sklad na hlavní liště - položka Příjem zboží. V levé části okna se vám otevře záložka Sklad (konkrétně záložka skladové lišty ) a v pravé části okna se zobrazí panel Nová příjemka. Vyberte do kterého skladu má být zboží přijato (pokud je aktivních více skladů). V případě, že chcete zadat konkrétní číslo příjemky, které je jiné než je přednastaveno v políčku Číslo, vepište toto číslo příjemky do políčka Číslo (klikněte myší do tohoto políčka a napište správné číslo na klávesnici). Poté je nutné ověřit, zda již existuje příjemka s tímto číslem v evidenci CLUBSPIRE. Toto je možné ověřit kliknutím na tlačítko se symbolem dvou ozubených kol, které se nachází hned za číslem příjemky. Pro přidání zboží na příjemku je třeba toto zboží nejdříve najít na skladě. Chcete-li na sklad přijmout nový typ zboží, nejdříve zaevidujte dané zboží viz evidence zboží. Najdeme si správnou kategorii zboží, klikneme na její název a zobrazí se nám seznam položek v této kategorii. Pokud kategorie zboží obsahuje další podkategorie (před jejím názvem je čtvereček se znaménkem plus "+") je možné si je zobrazit kliknutím na tento čtvereček popř. dvojklikem myši na název kategorie. Je třeba upozornit na situaci, že na příjemku lze přidávat pouze zboží (skladové položky typu zboží, ve výpisu mají ve sloupci Typ písmeno Z). Když máme zobrazeny informace o hledaném zboží, které chceme přidat na příjemku, klikneme na tlačítko se znaménkem "+", které se nachází za výpisem informací každého zboží v dané kategorii. Tím se nám toto zboží přidá do seznamu zboží v panelu Nová příjemka. Je třeba provést nastavení správných hodnot sazby DPH, počet jednotek a cenu za položku bez DPH (sloupec s názvem "NC/j. (bez DPH)"). Toto nastavení lze provést pouhým kliknutím myši do odpovídajícího okénka a napsáním požadované hodnoty na klávesnici. V případě, že jsme položku na příjemku přidali omylem, stačí na ni kliknout myší a stisknout tlačítko Vymazat. Pro přidání další položky na příjemku postupujeme naprosto stejně, jak bylo popsáno výše. Systém CLUBSPIRE automaticky vypočítává celkovou cenu příjemky (cenu s i bez DPH). Když máme seznam zboží na příjemce hotov, stiskneme tlačítko Potvrdit. Zobrazí se nám okno s informací, že příjemka byla úspěšně vložena na sklad a u přijatého zboží se zvýší počet kusů na skladě. Obrázek 5.60 Příjemka zboží

5.5.1.1

Přehled příjemek

Přehled všech evidovaných příjemek je možné najít v menu Sklad na hlavní liště - položka Přehled příjemek. Zvolte období, za které chcete zjistit stav přijímaného zboží, případně zboží přijaté podle daného dodavatele a požadováný sklad (pokud je aktivních více skladů). Jakmile tímto způsobem navolíte kritéria, klikněte na ikonu Tisk a vyčkejte než CLUBSPIRE zpracuje data. Pokud budete chtít zvolit další údaje zobrazované v tabulce, klikněte na ikonu Nářadí a zadejte další údaje z nabídky tak, že přidáte kritérium z dostupného pole do vybraného pole vpravo a ikonou Potvrdit pokračujte. Aby se změna projevila, opět klikněte na ikonu Tisk a vyčkejte zpracování dat.

5.5.2

Výdej zboží

Výdej zboží je určen k vyskladnění zboží za skladovou cenu. Výdej zboží nereprezentuje jeho prodej zákazníkovi sportovního centra, ale spíše situace jako jsou inventurní rozdíly, převody zboží mezi různými

123


pobočkami jedné firmy (v případě, že má sportovní centrum několik poboček), expiraci zboží, prodej zboží obchodnímu partnerovi apod. U výdeje zboží se postupuje velmi podobně jako při příjmu zboží. Nejdříve zvolíme menu Sklad, Převody zboží jsou na hlavní liště - položka Výdej zboží. V pravé části okna se nám zobrazí panel Nová výdejka, v levé části okna se zobrazí záložka Sklad - podzáložka Evidence zboží - jméno skladu. Vybereme sklad a opět můžeme v případě potřeby ručně změnit číslo výdejky. Dále můžeme zvolit typ výdejky (kliknutím na čtvereček se šipkou směrem dolů v políčku s textem Prodej zboží a kliknutím na vybranou položku) na výběr máme z následujících možností: Prodej zboží, Inventurní rozdíl, Úbytek zásob do normy, Vypršení expirace zásob, Výdejka. Poté provedeme přidání zboží do seznamu zboží na výdejce (velmi podrobný postup pro přidání zboží na výdejku je uveden v předchozí kapitole Příjem zboží). Rozdíl oproti příjmu zboží je v tom, že při výdeji nastavujeme pouze počet jednotek daného zboží. Když máme výdejku hotovou, stiskneme tlačítko Potvrdit. Objeví se nám okénko s informací o tom, že výdejka byla uložena a upraví se počty položek na skladě. Obrázek 5.61 Výdejka zboží

5.5.2.1

Přehled výdejek

Přehled všech evidovaných výdejek je možné najít v menu Sklad na hlavní liště - položka Přehled výdejek, jedná se o položku hned pod volbou Přehled příjemek. V panelu zvolte období, za které chcete zjistit stav vydaného zboží, případně zboží vydané nějakému konkrétnímu zákazníkovi nebo skupině zákazníků a příslušný sklad. Opět můžete zvolit kritéria zobrazovaná v tabulce (viz přehled příjemek) přes ikonu Nářadí. Klikněte na ikonu Tisk a vyčkejte zpracování dat.

5.5.3

Převod zboží

Převod zboží je funkce, která slouží k převádění zboží mezi sklady evidovanými v CLUBSPIRE. Převod zboží je přístupný z hlavního menu Sklad, položka Převod zboží.

124


Obrázek 5.62 Převod zboží

Po kliknutí se v pravé části okna aktivuje část Nová převodka. Systém práce je velmi podobný jako výše popsané výdejky a příjemky. Ve skladové liště vyberte sklad ze kterého chcete zboží převádět a na převodce cílový sklad. Tlačítkem plus se zboží přidává do převodky. Každým stiskem tlačítka se přidá jeden kus (jednotka). Větší množství je praktické přidávat vyplněním kolonky Jednotky převodce přímo. Pokud jste zadávali číslo převodky ručně, kliknutím na tlačítko s ikonou ozubených kol ověříte, zda číslo s ničím nekoliduje a může být použito. Po dokončení výběru zboží klikneme na tlačítko Potvrdit, čímž celou akci ukončíme a stavy zboží na obou skladech se aktualizují. Pokud není tlačítko potvrdit aktivní, CLUBSPIRE se nás tímto snaží upozornit, že něco není v pořádku. Například se může jednat o stav, kdy na cílový sklad převádíme zboží, které ve skladu ještě není evidováno, nebo není vyplněn cílový či výchozí sklad. Pokud z nějakého důvodu na sebe nemůže navazovat proces vyskladnění z výchozího skladu a naskladnění do cílového (například velká vzdálenost mezi sklady). Je možné zatržítkem Pouze vydat ze skladu CLUBSPIRE přikázat generovat pouze výdejku a až zboží dorazí do cílového skladu dokončit převodku a dogenerovat příjemku. V cílovém skladu pak nebude mylně po dobu převozu figurovat zboží, které tam ještě není. Mezitím bude převodka figurovat v Přehledu převodek. 5.5.3.1

Přehled převodek

Přehled všech evidovaných převodek je dostupný z hlavního menu Sklad, položka Přehled převodek. V panelu zvolte období, za které chcete zjistit stav převedeného zboží. Opět můžete zvolit kritéria zobrazovaná v tabulce (viz přehled příjemek) přes ikonu Nářadí. Klikněte na ikonu Tisk a vyčkejte zpracování dat. Při kliknutí do seznamu převodek, se detail příslušné převodky zobrazí v pravé části okna. Pokud se jedná o nedokončenou převodku (zatržítko Pouze vydat ze skladu), je v detailu převodky aktivní tlačítko Dokončit převod. Vybereme cílový sklad a kliknutím Dokončit převod dokončíme celou transakci. Teprve teď je generována příjemka do cílového skladu.

125


5.5.4

Regleta

Regleta je tiskový přehled veškerých pohybů zboží na skladě. Zbožím jsou zde míněny skladové položky typu zboží, skladové položky typu služba se v seznamu zboží na regletě neobjeví. V přehledu se u každého zboží zobrazuje počet kusů a skladová cena zboží na začátku a na konci zvoleného období, dále počet a ceny přijatých a vydaných jednotek zboží v daném období. Je tedy velmi dobře vidět tok finančních prostředků a též aktuální částka, která je vložena do položek daného zboží na skladě. Pro tisk reglety je třeba zvolit na hlavní liště menu Sklad - položka Tisk reglety. Objeví se dialog umožňující nastavit následující parametry: • počátek a konec období, pro něž chceme regletu vytisknout • kategorie - zde si můžeme zatržením odpovídající položky zvolit, zda chceme nechat vytisknout regletu pro všechny kategorie (veškeré evidované skladové položky typu zboží) nebo si vybrat jen některé kategorie. Výběr kategorií je možné provést kliknutím na tlačítko se třemi tečkami. V zobrazeném okně Volba zboží si najdeme první požadovanou kategorii a tuto označíme kliknutím myši na její název. Pokud si přejeme označit více kategorií stiskneme na klávesnici tlačítko Ctrl (a držíme ho stisknuté), poté myší klikáme na názvy dalších kategorií, které chceme přidat do výběru. Když máme vybrány všechny požadované kategorie, uvolníme tlačítko Ctrl na klávesnici a v okně Volba zboží klikneme na tlačítko Potvrdit. • sklad - výběr skladu, ze kterého bude regleta vytištěna. • třídění - můžeme si zvolit, jak se budou třídit seznamy jednotlivých položek ve vybraných kategoriích. Na výběr jsou tři možnosti: abecedně dle názvu zboží, dle identifikačního čísla (id) zboží či podle skladu. • zatržením možnosti Zobrazit pouze nenulové položky, se nám zobrazí pouze zboží u nějž není počet položek ve skladě roven nule. Po nastavení výše uvedených parametrů do požadovaného stavu se nám vygeneruje regleta (přehled pohybů zboží). Tuto regletu je možné vytisknout nebo uložit jako soubor do počítače (v jednom z nabízených běžných souborových formátů např. excelu, RTF, CSV). Obrázek 5.63 Nastavení parametrů reglety

5.5.5

Inventura

Chcete- li provést inventuru na hlavním menu zvolte sklad –> inventura. • Zvolte sklad, ve kterém chcete provést inventuru. • Vyberte kategorii skladu, kterou chcete podrobit inventuře. • Zvolte konkrétní zboží, u kterého chcete realizovat inventuru. • Zvolte zatrhnutí, pokud nechcete při tisku zobrazit cena celkem a počet kusů na skladě. Na základě zvolených parametrů stiskněte ikonu obnovit.

126


• V tabulce se zobrazí sloupce s údaji: název, skladová cena, DPH, cena celkem, množství, jednotka a aktuální stav. • Do sloupce aktuální stav vepište zjištěný stav. • Dokončení inventury: pro ukončení a uložení dat provedené inventury stiskněte ikonu uložit rozdíly na sklad. Pokud stav chcete vytisknout stiskněte tisk. Obrázek 5.64 Inventura

5.5.5.1

Přehled inventur

Přehled inventur lze dohledat následovně: hlavní menu sklad –> inventura. • Zadejte období, za které chcete zobrazit přehled inventur. • Zvolte sklad, ve kterém byly inventury zadány. • Volbu potvrďte stisknutím ikony Obnovit.

5.5.6

Tisky přehledů zásob

Kromě reglety je v CLUBSPIRE možné tisknout celou řadu dalších přehledů. Tyto přehledy je možné najít v menu Sklad na hlavní liště - položka odpovídající názvu přehledu. Každý z přehledů, které se vygenerují po zadání několika málo základních parametrů, je možné vytisknout nebo uložit jako soubor do počítače (v jednom z nabízených běžných souborových formátů např. excelu, RTF, CSV). Konkrétně se jedná o následující přehledy: • Přehled výdejů zásob - po zadání období (nastavení data od a do) a skladu se nám zobrazí seznam zboží, u nichž byl v daném období evidován nějaký výdej (prodej zboží zákazníkovi, výdej zboží výdejkou). • Tisk skladových zásob - po zadání skladu a způsobu třídění zboží a volbě, zda chcete zobrazovat pouze nenulové položky, se vám zobrazí seznam zboží obsahující název zboží, počet jednotek na skladě, skladovou cenu jednotky, sazbu DPH a cenu za všechny jednotky bez DPH.

127


• Tisk podlimitních zásob - nám zobrazí seznam zboží na vybraném skladě, u nichž byl při vytváření nastaven minimální stav (na kartě zboží je možné jej upravovat) a kde je aktuální počet jednotek na skladě menší než nastavené minimum. Tisk podlimitních zásob se používá pro zjištění zboží, které je třeba nakoupit.

5.6

Identifikační karty

Problematika identifikačních karet je podrobně popsána v kapitole Prodej karty zákazníkovi. Odebrání karty je možné v kartě zákazníka (podrobný popis, co je to zákaznická karta, je zde) v záložce Karty,Klíčenky, případně v panelu zákazník (kliknutím na odkaz Odebrat token), podrobnější informace o panelu zákazník a kartě zákazníka je možné najít v kapitole Zákazníci.

5.7

Zákaznické skupiny a členství

Problematika prodeje členství je podrobně popsána v kapitole Prodej členství, též vydání členské karty s prodejem členství je popsáno v kapitole Vydání karty zákazníkovi. Aktuálně platné členství v zákaznické skupině se u každého zákazníka se zobrazuje v panelu Zákazník i v kartě zákazníka.

5.8

Deposit

Problematika prodeje depositu je popsána v kapitole Prodej depositu. Aktuální výše depositu každého zákazníka se zobrazuje v panelu Zákazník i v zákaznické kartě.

5.9

Voucher

Problematika prodeje voucheru je podrobně popsána v kapitole Prodej voucheru.

5.9.1

Použití voucheru při platbě

Použití voucherů při platbě účtu je velmi jednoduché. Pod soupisem jednotlivých položek účtuje možnost výběru typu platby (platba v hotovosti, kartou, fakturou, voucherem apod.). Zvolíme možnost platby voucherem a stiskneme tlačítko Zaplatit. Zobrazí se nám okénko Platba voucherem, kam je možno zadat číslo voucheru (pokud se jedná o vouchery evidované v CLUBSPIRE). Pokud číslo voucheru nezadáme, předpokládá se, že ve vašem centru existují i vouchery, které nejsou v evidenci CLUBSPIRE. Stiskem tlačítka Potvrdit volbu potvrdíme a účet se označí jako zaplacený. Případným stiskem tlačítka Zavřít je možno se vrátit zpět k nezaplacenému účtu a změnit např. výběr druhu platby. Obrázek 5.65 Platba voucherem

128


Pokud chceme mít přehled, jaké částky byly zaplaceny vouchery, stačí zvolit menu Pokladna v hlavní liště položka Přehled tržeb, kde je možné si vypsat jen platby provedené voucherem. 5.9.1.1

Přehled voucherů

Přehled voucherů s podrobnými informacemi o nich lze najít v menu Zákazník (v případě, že sportovní centrum vlastní licenci s modulem golf, je název tohoto menu Golf) na hlavní liště, položka Přehled voucherů. Výpis voucherů lze ovlivňovat nastavením několika parametrů. Musíme nastavit Termín vystavení od a do (období, které nás zajímá a pro něž chceme vypsat vouchery, které byly v této době vystaveny). Dále může určit, zda chce pouze přehled voucherů vydaných na určitou činnost, popř. vouchery vydány konkrétním členem obsluhy centra. Stiskem tlačítka Obnovit se provede vyhledání voucherů odpovídajících našemu zadání a jejich seznam se nám zobrazí. Tento seznam je možno následně tisknout. Obrázek 5.66 Přehled voucherů

5.10

Podpora pro Euro

Pokud vaše centrum od zákazníků přijímá i platby v cizích měnách, je třeba, aby i CLUBSPIRE toto podporoval. CLUBSPIRE nabízí 2 varianty podpory pro euro, a to: • Plná podpora euro - to znamená, že každá skladová položka v CLUBSPIRE má nadefinovány 2 ceny - cenu v českých korunách a cenu v eurech. V systému potom musí být evidována pokladna, u níž bude nastavena jako výchozí měna euro. Na takovou pokladnu se potom (při přidávání položek na účet zákazníka) ukládají jednotlivé položky s euro cenami. Při použití euro pokladny jsou kromě účtenek evidovány v eurech i přehledy tržeb, uzávěrky pokladny a pokladní kniha • Zjednodušená podpora pro euro - je oproti první variantě jednodušší z hlediska vedení evidence. Ceny u jednotlivých skladových položek jsou vedeny pouze v českých korunách. Pokud je v systému nadefinována pokladna s měnou Kč a nastaveným přepočtem na eura, pak je při placení zákaznického účtu na této pokladně proveden přepočet cen položek z Kč na eura. Přepočet se provádí dle kurzu platného pro daný den nastaveného v CLUBSPIRE. Kurz jednotlivých měn vůči české koruně se nastavuje v hlavní liště menu Pokladna položka Přepočet měn. Po této volbě se vám zobrazí okno Přepočet měn se seznamem kurzů platných pro různá období měny (CLUBSPIRE podporuje euro a USD - americký dolar). Přidat nový kurz lze stisknutím tlačítka Přidat, zobrazí se vám okno Nový přepočet měn. Zde vyberete měnu, vůči níž chcete nastavit přepočet, dále kurz (kolik korun je za jednotku cizí měny např. pro euro je to cca 25Kč) a data platnosti přepočtu. Volbu potvrdíme stiskem tlačítka Potvrdit. Doby platnosti jednotlivých přepočtů se nesmí překrývat - tzn. v jednom dni musí být platný jen jediný přepočet pro danou měnu. Pokud jsme tedy vytvořili přepočet, jehož doba platnosti se kryje s dobou již existujícího přepočtu, tento nový přepočet se nám neuloží a my budeme o této skutečnosti informování zobrazením varovné zprávy. Při této variantě se euro měna projeví na účtence pro zákazníka, při uzávěrce pokladny a v pokladní knize, ale přehledy tržeb jsou vedeny v českých korunách. Pro recepční jsou tyto informace pouze orientační, praktický dopad na její práci je takový, že při platbě účtu pouze zvolí odpovídající pokladnu, která podporuje eura. Položky účtu se přepočítají na eura (případně se vyhledají euro ceny jednotlivých položek) a pokladní příjme od zákazníka částku v euro bankovkách.

129


5.11

Storno poplatky

V systému CLUBSPIRE je možné zavést placení storno poplatků při pozdním zrušení rezervace zákazníkem. Při rušení existující rezervace se vyhledá toto nastavení a pokud má být účtován storno poplatek je recepční na tuto skutečnost upozorněna zobrazením informačního okna, kde je napsáno, že má být účtován storno poplatek v určité výši a recepční je dotázána, zda má být tento poplatek přidán zákazníkovi na účet. V případě, že recepční vytvořila rezervaci omylem, neměl by být poplatek účtován.

5.12

Firemní členství (firemní zákazníci)

Tento modul umožňuje obsluhu situace, kdy se firma, která svým zaměstnancům hradí příspěvky na sportovní aktivity, stane firemním zákazníkem sportovního centra. CLUBSPIRE poté umožňuje firemnímu zákazníkovi nakoupit deposit a rozdělit jej na několik různých tokenů - karet. Držitelé těchto karet (zaměstnanci firmy) můžou čerpat deposit, který jejich kartě přísluší, na libovolné sportovní aktivity. Dále je možné všechny držitele karet zařadit do nějaké slevové skupiny, popř. při nákupu depositu rozdělit částku depositu mezi jednotlivé karty libovolným způsobem (tzn. různým držitelům karet přiřadit různou částku). Vedení sportovního centra má přitom přehled, kolik zaměstnanců dané firmy ji navštěvuje a případně se na ni může soustředit s nějakou marketingovou strategií. Firemní členství v CLUBSPIRE vypadá následovně. Nejdříve je vytvořen firemní zákazník reprezentující firmu a jemu jsou přiřazeny karty. Každá karta zase reprezentuje konkrétního zaměstnance, který bude využívat služeb sportovního centra. Firma nakoupí deposit a tento rozdělí na jednotlivé karty. Svým zaměstnancům tyto karty rozdá a ti můžou následně deposit kartě přiřazený čerpat na sportovní aktivity. Jednotlivé kroky jsou podrobněji popsány v následujících podkapitolách.

5.12.1

Vytvoření nového firemního zákazníka

Pro vytvoření nového firemního zákazníka stačí kliknout na tlačítko nová firma, které se nachází úplně vpravo dole pod seznamem zákazníků (pokud nemáte oprávnění k vytváření firemních zákazníků, toto tlačítko neuvidíte). Zobrazí se nám okno Úprava zákazníka, kde je možné nastavit základní údaje o firmě jako je název, IČO, DIČ, adresa, kontaktní údaje, bankovní spojení. Dále je možné v záložce Uživ. skupiny nastavit, do jaké uživatelské skupiny budou držitelé karet (příslušících této firmě) zařazeni. Obrázek 5.67 Nová firma

Seznam uživatelských skupin u firemního zákazníka ukazuje, v jakém období jsou do jakých skupin zařazování držitelé firemních karet. Přidání nové uživatelské skupiny lze provést kliknutím na tlačítko Přidat. Tím se nám do seznamu uživatelských skupin přidá nový řádek. Na tento řádek je třeba kliknout myší a v dolní části okna se zvýrazní panel umožňující úpravu stávajících atributů členství. Zde je třeba nejdříve vybrat uživatelskou skupinu do níž budou držitelé firemních karet zařazeni a poté i data platnosti tohoto členství. Příklad: můžeme novému firemnímu zákazníkovi nastavit, že všichni držitelé jeho firemních karet budou po dobu 1 roku(tzn. platnost členství ode dneška, do stejného data za rok) patřit do uživatelské skupiny Golden Card. V případě, že se období jednotlivých členství se překrývají, je použito členství ve skupině, která má vyšší prioritu (v seznamu zákaznických skupin je výše).

130


Obrázek 5.68 Vytvořená firma

5.12.2

Přiřazení tokenů (karet) k dané firmě

Přiřazením karty firemnímu zákazníkovi se automaticky vygeneruje nový zákazník a bude mu přiřazena vybraná karta. Pro přiřazení karet firemnímu zákazníkovi (zákazníkovi v CLUBSPIRE, který reprezentuje určitou firmu) stačí kliknout na název této firmy v seznamu zákazníků (pravý dolní roh okna CLUBSPIRE). V pravé střední části okna se nám zobrazí panel Firma se základními informacemi o této firmě. Pokud se tak nestane, je třeba nejdříve kliknutím na červený křížek zavřít panel, který tam máme otevřený (např. panel s otevřeným účtem, popř. panel s rezervací.... apod.) Kliknutím na tlačítko Karty v dolní části panelu Firma si zobrazíme okno Nastavení karet. Hlavní část tohoto okna tvoří panel s bílým pozadím, kde je seznam aktuálně přiřazených karet. V případě, že se jedná o nového firemního zákazníka, je tento seznam prázdný. Obrázek 5.69 Přiřazení tokenů (karet)

Pro přidání další karty do seznamu stačí kliknout na tlačítko Přidat. Na poslední místo v seznamu karet se přidá řádek reprezentující novou kartu. Na tento stačí kliknout a v dolní části okna se zaktivní panel Detaily, kde je možné editovat atributy této karty. Pro přidání nové karty stačí přiložit kartu ke čtečce nebo ji přiřadit ručně (kliknutím na tlačítko Přiřadit ručně a výběrem správného typu karty a konkrétní karty). Je možné vytvořit zákazníka bez přiřazené karty, popř. kartu existujícímu zákazníkovi odebrat (pouhým stiskem tlačítka Odebrat v dolní části panelu Detaily). Po provedení požadovaných změn je třeba je potvrdit stiskem tlačítka Potvrdit.

131


5.12.3

Nákup depositu pro firemního zákazníka a jeho rozdělení mezi jednotlivé karty

Pro nákup depositu firemním zákazníkem (zákazník v CLUBSPIRE, který reprezentuje určitou firmu) stačí kliknout na název této firmy v seznamu zákazníků (pravý dolní roh okna CLUBSPIRE). V pravé střední části okna se nám zobrazí panel Firma se základními informacemi o této firmě. Pokud se tak nestane, je třeba nejdříve kliknutím na červený křížek zavřít panel, který tam máme otevřený (např. panel s otevřeným účtem, popř. panel s rezervací.... apod.) Kliknutím na tlačítko Deposit v dolní části panelu Firma si zobrazíme okno Nastavení depositu. Obrázek 5.70 Nákup depositu

Zde můžeme nastavit následující atributy: • Platnost do - tento parametr určuje datum, po němž proběhne expirace depositu a tento již dále nebude moci býti čerpán • Promo kredit - tento atribut určuje zda se jedná o promo kredit (tento kredit je poskytován sportovním centrem zdarma, zákazník jej tudíž nemusí zaplatit) nebo o běžný deposit (tzn. zákazníkovi bude částka depositu připsána na účet). Pokud tuto volbu zatrhneme určíme, že se jedná o promo kredit, v případě, že ji necháme nezatrženu určíme, že se jedná o běžný deposit. • Prodloužit pouze platnost - tento parametr určuje, že bude prodloužena platnost depositu bez vlivu na členství v zákaznické skupině. • Částka - určuje částku depositu, kterou chce firma nakoupit • tlačítko Rozpočítat - rozdělí nastavenou částku na rovné díly mezi jednotlivé karty. • seznam zákazníků s výší jejich depositu a částkou nakupovaného depositu. V tomto seznamu lze jednoduše nastavit konkrétní částky přiřazované konkrétním zákazníkům. Stačí kliknout do políčka Nákup dep. v seznamu zákazníků a na klávesnici napsat správnou částku, o kterou chcete navýšit deposit konkrétního zákazníka. Tlačítkem potvrdit volbu potvrdíte a tím navýšíte stavy depositu jednotlivým zákazníkům (držitelům karet). Pokud se jedná o běžný deposit (tzn. nejedná o promo kredit), bude výsledná částka přidána na účet firmy k platbě.

132


Obrázek 5.71 Přehled firmy

5.13

Ovládání objektů

Ze systému CLUBSPIRE je možné ovládat různá zařízení (např. světla na kurtech, solária, výřivky). Toto ovládání může být buď plně automatické (tzn. v čase počátku zaplacené rezervace se zařízení spustí a okamžiku konce rezervace se vypne) nebo ruční - zařízení musí zapnout recepční kliknutím na správné tlačítko v CLUSPIRE. Možná je i kombinace automatického a ručního ovládání, které znamená, že spuštění a vypnutí zařízení na začátku a konci zaplacené rezervace se provede automaticky, ale recepční má možnost do chodu zařízení zasáhnout z CLUBSPIRE.

5.13.1

Ruční spouštění (vypínání) ovládaných zařízení (světel na kurtech, solárií, vířivek, apod.)

V úvodu je třeba poznamenat, že spouštět a vypínat zařízení je možno v rámci rezervace, která je již na účtě. Takže pokud přijde do centra zákazník, který má rezervaci, nejdříve je třeba tuto rezervaci přidat na jeho účet. Poté je třeba si zobrazit panel s informacemi o této rezervaci (podrobný návod je v kapitole Odbavení zákazníka s rezervací ). V pravé horní části tohoto panelu jsou tlačítka pro spuštění (tlačítko se symbolem modrého trojúhelníčku) a zastavení(tlačítko se symbolem modrého čtverečku) zařízení. Stiskem tlačítka provedete odpovídající akci (tzn. zastavíte zařízení nebo spustíte zařízení). Pod těmito tlačítky se zobrazuje časový údaj s informací, kolik času zbývá do konce rezervace. Pokud administrátor nastavil automatické spouštění zařízení, bude zařízení v čase začátku rezervace (tato rezervace musí být vložena na zákaznickém účtě) automaticky zapnuto a v čase konce rezervace automaticky vypnuto. V opačném případě musíte tyto úkony provést ručně. Obrázek 5.72 Manuální ovládání objektů

5.14

Tipy a triky

Nechová se systém CLUBSPIRE tak, jak byste očekávali? Nevíte v dané chvíli jak dál? Zkuste následující triky.

5.14.1

Zobrazení nápovědy

Většina tlačítek, nápisů a panelů má nastavenu krátkou textovou nápovědu, která vám objasní funkci daného tlačítka, případně vám nabídne bližší popis, který se do pracovního prostředí systému CLUB133


SPIRE nevešel, z důvodů nedostatku místa na obrazovce. Takže pokud si nevíte rady, zkuste najet myší (neklikat) na nejasnou položku, ve většině případů se vám zobrazí krátká nápověda, která vám pomůže se zorientovat.

5.14.2

Nezobrazení požadovaného panelu

V případě, že máte v pravé části okna otevřený nějaký panel (např. panel s otevřeným účtem, panel s informacemi o zákazníkovi apod.) může se stát, že při kliknutí na rezervaci, případně na zákazníka se vám tento panel nezobrazí. Pokud se toto stane, je nejdříve nutné stiskem červeného křížku zavřít již otevřený panel, a poté si zkusit znovu zobrazit požadované informace (např. panel zákazník apod.).

5.14.3

Nejde vytvořit rezervace kliknutím na časovou osu sportoviště

Zkontrolujte okolní rezervace a ověřte, zda je zde dostatečně velký neobsazený časový úsek.

5.14.4

Po kliknutí na rezervaci se mi nezobrazí informace o rezervaci

Pokud máte v pravé části obrazovky zobrazen nějaký panel (např. Zákazník, Účet apod.), zavřete tento panel kliknutím na červený křížek v rohu tohoto panelu a zkuste znovu kliknout na rezervaci, jejíž podrobnosti máte zájem si prohlédnout. V případě, že nemáte v pravé části obrazovky zobrazen žádný panel, zkuste kliknout na jinou rezervaci a teprve poté kliknout na tu, která vás zajímá.

5.14.5

Při vytváření rezervace hlásí systém konflikt s existující rezervací

Pokud vytváříte rezervaci a systém CLUBSPIRE vám při posledním kroku vypíše hlášení, že rezervace nemohla být vytvořena z důvodů konfliktu s již existujícími rezervacemi, může to znamenat následující případy: • počátek nově vytvářené rezervace se kryje s koncem jiné rezervace, • konec nově vytvářené rezervace se kryje s počátkem jiné rezervace, popř. překračuje konec otvírací doby, • pokud v čase před ani po nově vytvářené rezervaci žádná jiná rezervace není a systém přesto hlásí toto varování, může to znamenat, že ve stejném okamžiku se pokusila vytvořit rezervaci i jiná recepční u jiného počítače. A protože byla o trochu rychlejší než vy, dostala při vytváření přednost a v současné době ještě nemá rezervaci dokončenu.

134

Kapitola 6

Vyhodnocení provozu sportovního centra Kapitola vyhodnocení provozu sportovního centra je určena především manažerům a vedoucím sportovního centra. Jsou zde podrobné návody, jak si udělat podrobný obrázek o chodu centra, případně zjistit slabiny a málo vytížená místa a zaměřit se na ně s nějakou marketingovou strategií. Nebo naopak vyhledat silné stránky a tyto ještě více podpořit, rozšířit nejoblíbenější kurty a sportoviště apod.

6.1

Přehledy vytížení

V přehledech vytížení je možné zjistit, jak jsou které objekty a areály navštěvovány zákazníky, jaké je procentuální vytížení areálů a objektů (sportovišť), která časy jsou často prázdné, kolik zákazníků bylo kdy na kterém kurtu apod. Většina těchto přehledů je jak v podobě seznamu jednotlivých rezervací, tak je možnost zobrazit si je jako barevný graf, který je snadno srozumitelný a přehledný.

6.1.1

Přehled vytížení objektů

V menu Rezervace v hlavní liště vyberte položku Přehled vytížení objektů. V záložce Rezervace se vám objeví podzáložka Přehled vytížení objektů. V hlavní levé části okna se vám zobrazí panel s modrým pozadím s možností nastavení několika parametrů přehledu. Pod tímto panelem je velká šedá plocha (zde se bude zobrazovat seznam odpovídajících rezervací) a pod ní 4 tlačítka, z nichž aktivní je pouze jedno tlačítko Obnovit. Pro zobrazení požadovaného přehledu je nejdříve třeba nastavit tyto parametry: • Termín od a do - zde je třeba nastavit období, pro něž chceme přehled vytisknout. Jako výchozí je nastaveno datum od i do na datum aktuálního dne, což znamená, že pokud toto nastavení nezměníte, zobrazí se vám přehled vytížení objektů pro dnešní den. • Zákazníci - zde máte možnost výběru zda si přejete zobrazit – rezervace všech zákazníků centra (volba všichni), – rezervace jednoho konkrétního zákazníka, – rezervace jedné konkrétní skupiny zákazníků. V případě, že chcete zvolit konkrétního zákazníka, stačí kliknout na nápis zákazník, poté kliknout na tlačítko se třemi tečkami, které se nachází za tímto nápisem a políčkem pro výpis jména vybraného zákazníka. Zobrazí se vám dialogové okno s přehledem všech zákazníků centra. Zde je třeba kliknout myší na hledaného zákazníka a tuto volbu potvrdit stiskem tlačítka Potvrdit. Pokud chcete zvolit konkrétní skupinu postupujte analogicky, jako při volbě zákazníka popsané výše.

135

KAPITOLA 6. VYHODNOCENÍ PROVOZU . . .

• Objekt - zde máme možnost nastavit, zda máte zájem o tisk přehledu vytížení všech objektů centra (volba všechny), anebo jednoho konkrétního objektu (případně jednoho areálu). V případě, že máte zájem o tisk přehledu vytížení konkrétního objektu nebo areálu, je třeba kliknout na nápis objekt/areál a poté kliknout na tlačítko se třemi tečkami, které se nachází za tímto nápisem a políčkem pro výpis jména vybraného objektu (popř. areálu). Zobrazí se vám dialogové okno s přehledem všech areálů centra. V případě, že chcete zobrazit konkrétní objekty v určitém areálu stačí na názvu areálu provést dvojklik myší. Pak je třeba kliknout myší na název hledaného areálu nebo objektu a tuto volbu potvrdit stiskem tlačítka Potvrdit. • Rezervace - zde můžete zvolit, jaký typ rezervací chcete v přehledu zobrazit. Možnosti typu rezervací jsou následující: – realizované - rezervace, které již byly přidány na zákaznický účet (tzn. zákazník na tuto rezervaci přišel a zaplatil ji). – nerealizované - rezervace, které zatím nebyly přidány na zákaznický účet (tzn. zákazník se na tuto rezervaci buď nedostavil, nebo je to rezervace, která se uskuteční teprve v budoucnu). – realizované + nerealizované - oba předchozí typy. – stornované - rezervace, které byly obsluhou stornovány. – stornované bez poplatku - rezervace, které byly obsluhou stornovány bez uložení storno poplatku. Pokud jsme již nastavili parametry dle našich potřeb a přání, je třeba stisknout tlačítko Obnovit. Tímto se vám vygeneruje přehled odpovídajících rezervací a tento přehled se zobrazí pod panelem, kde jsme nastavovali atributy přehledu. Obrázek 6.1 Přehled vytížení objektů

136


Pokud se rozhodneme, že chceme některý z nastavených parametrů změnit, můžeme toto učinit a poté je opět potřeba stisknout tlačítko Obnovit, které vygeneruje nový přehled rezervací, který bude odpovídat našim změněným parametrům. V případě, že již máme vygenerovaný nějaký seznam rezervací, aktivují se nám i ostatní tlačítka, která se nacházejí před tlačítkem Obnovit. Stiskem tlačítka Tisk se nám zobrazí okno s náhledem tisknutelné podoby vytvořeného seznamu rezervací (v menu Soubor je položka Tisk, která způsobí vytištění seznamu na tiskárně). Funkce tlačítka Graf je popsána v následující podkapitole. 6.1.1.1

Práce s grafem vytížení objektů

Tlačítko Graf slouží k zobrazení přehledu vytížení objektu v grafické podobě. Po jeho stisknutí se vám zobrazí okénko Graf vytížení objektu, v jehož horní části bude zobrazen graf procentuálního využití objektu. Na vodorovné ose grafu je seznam dní zvoleného období a na svislé ose grafu je zachyceno procento využití objektu (případně průměrný počet osob v objektu). Dle nastavených parametrů se může jednat i o průměrné vytížení všech objektů, případně průměrné vytížení objektů určitého areálu. O jaké objekty a areály se jedná, je možno zjistit z nápisu pod grafem vytížení. Zde je buď nápis vše reprezentující všechny objekty a areály, nebo název konkrétního objektu, areálu. Pod tímto nápisem je možnost volby, zda zobrazovat procentuální využití objektu (možnost % využití) nebo průměrný počet osob v objektu. Standardně se procentuální využití objektu a průměrný počet osob počítá vůči celému dni (tzn. vůči 24 hodinám) v případě, že zatrhnete možnost Vzhledem k otevírací době, bude se pro výpočet hodnot používat délka otevírací doby (při otevírací době od 9 do 20 hodin se bude jednat o 11 hodin). V dolní části okna je ještě možnost přepínání mezi záložkami Celý průběh, Týden, Den. Standardně se zobrazuje záložka Celý průběh, která ukazuje vytížení v jednotlivých dnech zvoleného období. Přepnutím na záložku týden se vám zobrazí týdenní vytížení objektu, které je spočítáno jako průměr vytížení v jednotlivých dnech zvoleného období. U každého dne v týdnu se navíc budou vyskytovat 3 sloupce. Sloupec červené barvy reprezentuje minimální vytížení objektu v daném dni (za zvolené období), modrý sloupec ukazuje maximální vytížení v daném dni v daném období a zelený sloupec ukazuje průměrné vytížení v daném dni v daném období. Opět je zde možnost nechat si zobrazovat procentuální vytížení nebo průměrný počet osob. Možnost volby se nachází v dolní části okna a je uvedena textem Měřítko. Přepnutím na záložku týden se vám zobrazí průměrné vytížení objektu v jednotlivých hodinách dne. Opět zde můžeme zvolit, zda si přejeme zobrazovat procentuální využití objektu nebo průměrný počet osob. Poslední položkou v okně Graf vytížení objektu je zatržítko Roztáhnout, které po zatržení způsobí, že právě zobrazený graf, se roztáhne přes celou obrazovku. Odtržením této položky způsobíte opětovně zmenšení grafu do původní velikosti. Tlačítko Zavřít slouží k zavření celého okna. V případě zájmu lze zobrazený graf i vytisknout, stačí na graf kliknout pravým tlačítkem myši a z nabízených akcí zvolit možnost Print (tisk). Poté se vám zobrazí standardní dialog pro tisk.

6.1.2

Vyhodnocení návštěvnosti

Vyhodnocení návštěvnosti slouží k zobrazení přehledu kolik návštěvníků bylo v daném dni(hodině) ve vašem sportovním centru (případně v konkrétním objektu či areálu). Vyhodnocení návštěvnosti je možné najít na hlavní liště menu Rezervace položka Vyhodnocení návštěvnosti objektů. V záložce Rezervace se vám objeví podzáložka Vyhodnocení návštěvnosti objektů. V hlavní levé části okna se vám zobrazí panel s modrým pozadím s možností nastavení několika parametrů přehledu. Pod tímto panelem je velká šedá plocha (zde se bude zobrazovat seznam s počtem osob, které navštívily zvolený objekt v daném dni) a pod ní 4 tlačítka, z nichž aktivní je pouze jedno - tlačítko Obnovit. Pro zobrazení požadovaného přehledu je nejdříve třeba nastavit tyto parametry: • Termín od a do - zde je třeba nastavit období, pro něž chceme přehled vytisknout. Jako výchozí je nastaveno datum od i do na datum aktuálního dne, což znamená, že pokud toto nastavení nezměníte, zobrazí se vám přehled návštěvnosti objektů pro dnešní den. • Zákazníci - zde máte možnost výběru zda si přejete zobrazit – rezervace všech zákazníků centra (volba všichni),

137


– rezervace jedné konkrétní skupiny zákazníků. V případě, že chcete zvolit konkrétní skupinu, stačí kliknout na nápis skupina, poté stačí vybrat hledanou skupinu ze seznamu zákaznických skupin, který si zobrazíte kliknutím na modré tlačítko se šipkou dolů, které se nachází v políčku za nápisem skupina. • Objekt - zde máme možnost nastavit, zda máte zájem o tisk přehledu návštěvnosti všech objektů centra (volba všechny), anebo jednoho konkrétního objektu (případně jednoho areálu). V případě, že máte zájem o tisk přehledu konkrétního objektu nebo areálu, je třeba kliknout na nápis objekt/areál a poté kliknout na tlačítko se třemi tečkami, které se nachází za tímto nápisem a políčkem pro výpis jména vybraného objektu (popř. areálu). Zobrazí se vám dialogové okno s přehledem všech areálů centra. V případě, že chcete zobrazit konkrétní objekty v určitém areálu stačí na názvu areálu provést dvojklik myší. Pak je třeba kliknout myší na název hledaného areálu nebo objektu a tuto volbu potvrdit stiskem tlačítka Potvrdit. • Rezervace - zde můžete zvolit, jaký typ rezervací chcete v přehledu zobrazit. Možnosti typu rezervací jsou následující: – realizované - rezervace, které již byly přidány na zákaznický účet (tzn. zákazník na tuto rezervaci přišel a zaplatil ji). – nerealizované - rezervace, které zatím nebyly přidány na zákaznický účet (tzn. zákazník se na tuto rezervaci buď nedostavil, nebo je to rezervace, která se uskuteční teprve v budoucnu). – stornované - rezervace, které byly obsluhou stornovány • Vyhodnocení - zde můžete zvolit, zda si přejete zobrazit – počet návštěvníků v rámci celého dne (možnost po dnech) – počet návštěvníků v jednotlivých hodinách za celé období (možnost po hodinách) – průměrnou dobu, po níž zákazník v centru zůstal (délku jeho rezervací) - možnost prům. doba návštěvnosti Když máme nastaveny všechny parametry, klikneme na tlačítko Obnovit (pod šedou plochou). Následně se nám vygeneruje odpovídající seznam. Buď tento seznam obsahuje sloupečky Hodina a Počet návštěvníků, nebo sloupce Datum, Den v týdnu a Počet návštěvníků. V případě, že si přejeme některý z nastavených parametrů změnit, změníme jej a následně si stiskem tlačítka Obnovit vygenerujeme nový seznam dle upravených parametrů.

138


Obrázek 6.2 Vyhodnocení návštěvnosti

Pokud máme vytvořený požadovaný seznam je možné tento seznam vytisknout (stiskem tlačítka Tisk) nebo si nechat vygenerovat přehledný graf (stiskem tlačítka Graf).

6.1.3

Týdenní přehled

Týdenní přehled zobrazuje vytížení objektů zobrazených na časové ose v daném týdnu. Rezervace členů různých zákaznických skupin jsou barevně odlišeny - dle nastavené barvy pozadí v atributech dané zákaznické skupiny. Pokud si tedy chceme zobrazit týdenní přehled je třeba nejdříve v záložce Rezervace zvolit podzáložku obsahující objekty, pro něž chceme přehled vytvořit. Poté v menu Rezervace na hlavní liště zvolíme položku Týdenní přehled. Zobrazí se nám okno s týdenním přehledem rezervací ve vybraných objektech. Jednotlivé rezervace jsou barevně odlišeny pro odlišení zákaznických skupin. Pro každý den je též spočítáno procentuální vytížení konkrétního objektu a procentuální vytížení objektu v každé hodině otvírací doby. V týdenním přehledu je možné též nastavit, zda chcete zobrazovat všechny, pouze realizované, nebo pouze nerealizované rezervace. Dále je možno nastavit typ písma výpisu, velikost písma, případně tučné písmo, kurzívu apod.

139


Obrázek 6.3 Týdenní přehled

6.1.4

Analýza vytížení za období

Analýza vytížení za období slouží k vygenerování přehledného grafu, který pro jednotlivé dny v týdnu zobrazí procentuální vytížení zvoleného objektu, popř. areálu. Analýzu vytížení za období je možné najít na hlavní liště v menu Rezervace položka Analýza vytížení za období. Zobrazí se vám stejnojmenné okno, v jehož dolní části je třeba opět nastavit následující parametry: • termín od a do - určuje období, pro nějž bude analýza provedena. • časový krok určuje pro jaké časové bloky bude analýza provedena. • objekt/areál - je třeba určit, pro který areál (případně objekt) bude analýza provedena. Pokud zvolíme areál zobrazí se v přehledu analýza jednotlivých objektů areálu a průměr těchto analýz jako analýza celého areálu. • rezervace - zde si můžeme zvolit, zda chceme zobrazovat realizované (zaplacené) nebo nerealizované (nezaplacené) rezervace nebo všechny rezervace (tzn. realizované i nerealizované) Stiskem tlačítka obnovit se vygeneruje přehled vytížení zvoleného objektu v jednotlivých dnech v týdnu (pokud bylo zvoleno období delší než 1 týden počítá se průměrné vytížení v daném dni v týdnu). V tomto přehledu je barevně vyznačeno na kolik procent byl objekt v daném časovém okamžiku vytížen. V případě, že jsme zvolili analýzu celého areálu, objeví se nám v dolní části okna záložky pro jednotlivé objekty zvoleného areálu a v záložce Kompletní přehled je průměrná návštěvnost celého areálu. Stiskem tlačítka Tisk vytiskneme zobrazený graf.

140


Obrázek 6.4 Analýza vytížení za období

6.1.5

Přehled hromadných rezervací

Hromadná rezervace je rezervace, která se skládá z několika jednotlivých běžných rezervací. Hromadné rezervace ve valné většině případů využívají zákazníci centra, kteří jej navštěvují pravidelně. V menu Rezervace na hlavní liště položka Hromadné objednávky objektů. V záložce Rezervace se vám objeví podzáložka Hromadné rezervace. V hlavní levé části okna se vám zobrazí panel s modrým pozadím s možností nastavení několika parametrů přehledu. Pod tímto panelem je velká šedá plocha (zde se bude zobrazovat seznam hromadných rezervací) a pod ní 2 tlačítka - Tisk a Obnovit. Pro zobrazení požadovaného přehledu je nejdříve třeba nastavit tyto parametry: • Termín od a do - zde je třeba nastavit období, pro něž chceme přehled hromadných rezervací vytisknout. Jako výchozí je nastaveno datum od i do na datum aktuálního dne, což znamená, že pokud toto nastavení nezměníte, zobrazí se vám tisknout seznam hromadných rezervací, které byly vytvořeny v dnešním dni. Ale vy samozřejmě můžete nastavit libovolná data. • Zákazníci - zde máte možnost výběru zda si přejete zobrazit – hromadné rezervace všech zákazníků centra (volba všichni), – hromadné rezervace jednoho konkrétního zákazníka. V případě, že chcete zvolit konkrétního zákazníka, stačí kliknout na nápis zákazník, poté kliknout na tlačítko se třemi tečkami, které se nachází za tímto nápisem a políčkem pro výpis jména vybraného zákazníka. Zobrazí se vám dialogové okno s přehledem všech zákazníků centra. Zde je třeba kliknout myší na hledaného zákazníka a tuto volbu potvrdit stiskem tlačítka Potvrdit. • Objekt - zde máme možnost nastavit, zda máte zájem o tisk přehledu hromadných rezervací všech objektů centra (volba všechny), anebo jednoho konkrétního objektu (případně jednoho areálu). V případě, že máte zájem o tisk přehledu konkrétního objektu nebo areálu, je třeba kliknout na nápis objekt/areál a poté kliknout na tlačítko se třemi tečkami, které se nachází za tímto nápisem a políčkem pro výpis jména vybraného objektu (popř. areálu). Zobrazí se vám dialogové okno

141


s přehledem všech areálů centra. V případě, že chcete zobrazit konkrétní objekty v určitém areálu, stačí na názvu areálu provést dvojklik myší. Pak je třeba kliknout myší na název hledaného areálu nebo objektu a tuto volbu potvrdit stiskem tlačítka Potvrdit. • Rezervace - zde můžete zvolit, jaký typ rezervací chcete v přehledu zobrazit. Možnosti typu rezervací jsou následující: – realizované - rezervace, které již byly přidány na zákaznický účet (tzn. zákazník na tuto rezervaci přišel a zaplatil ji). – nerealizované - rezervace, které zatím nebyly přidány na zákaznický účet (tzn. zákazník se na tuto rezervaci buď nedostavil, nebo je to rezervace, která se uskuteční teprve v budoucnu). – stornované - rezervace, které byly obsluhou stornovány. Když máme nastaveny všechny parametry, klikneme na tlačítko Obnovit (pod šedou plochou). Následně se nám vygeneruje odpovídajících hromadných rezervací seznam. Tento seznam můžeme jednoduše tisknout stiskem tlačítka Tisk. Případně si můžeme zobrazit bližší informace o jednotlivých hromadných rezervacích, kliknutím na položku v seznamu odpovídající hledané hromadné rezervaci. V pravé části okna se vám poté zobrazí panel Rezervace, v němž je seznam jednotlivých běžných rezervací patřících do vybrané hromadné rezervace. Obrázek 6.5 Přehled hromadných rezervací

6.1.6

Přehled náhradnických rezervací

CLUBSPIRE se automaticky stará o upozorňování klientů, kteří využívají pro rezervace náhradních pozic a termínů, zasíláním emailů. Pokud budete chtít mít přehled o tom, kolik zákazníků se na rezervovanou službu dostalo díky náhradnické rezervaci, postupujte takto: Rezervace –> Přehled náhradnických rezervací, vyberte období a volbu potvrďte ikonou Obnovit.

142


6.1.7

Přehled čekajících storno poplatků

V přehledu jsou zobrazeni zákazníci jejichž rezervace byla stornována ještě před tím než byla rezervace dána na účet. Při stornování rezervace bylo použito tlačítko čekající storno. V případě, že zákazník stornuje rezervaci prostřednictvím webového klienta a jsou aktivovány čekající storno poplatky v menu Nástroje – Nastavení – Storno poplatky – Aktivovat storno poplatky, čekající storno poplatek se automaticky zobrazí v přehledu. Pro využití tohoto přehledu je nutné mít v licenci definovaný modul Storno poplatky. Přehled se nachází v menu Rezervace – Přehled čekajících storno poplatků. Ke zobrazení přehledu stačí jen zvolit termín od do a stisknout tlačítko Obnovit.

6.2

Skladové přehledy

Princip a použití jednotlivých skladových přehledů je podrobně vysvětlen v kapitole Sklad (v části manuálu popisující běžný provoz centra, určené především recepčním centra). Jediný přehled, který by neměl být recepčním volně dostupný je inventura, jejíž použití v CLUBSPIRE je popsáno v následující podkapitole.

6.2.1

Inventura

Inventura slouží především ke zjištění rozdílů mezi evidovaným a skutečným stavem zboží na skladě. V CLUBSPIRE je možné si nechat vytisknout seznam zboží pro inventuru ve dvou verzích: • běžný inventurní seznam - je seznam zboží, kde je u každé položky napsán název, cena za kus, evidovaný počet kusů na skladě a volné políčko pro zadání skutečného (aktuálního stavu). • seznam pro tzv. slepou inventuru - je seznam zboží, kde je u každé položky napsán pouze název, cena za kus a volné políčko pro zadání skutečného stavu. Není zde vytištěn evidovaný stav, aby to pracovníka provádějícího fyzické přepočítání nesvádělo k pouhému opisu evidovaných stavů bez provedení vlastní inventury. Zjištěné stavy musí být poté přepsány z vytištěných papírových inventurních seznamů do systému CLUBSPIRE. Pro rozdíly zjištěně při inventuře jsou vygenerovány opravné příjemky (pro položky skladu, u nichž byl zjištěn skutečný stav vyšší než evidovaný) a výdejky (pro položky skladu, u nichž byl zjištěn skutečný stav nižší než evidovaný). Je upraven stav skladu a do přehledu inventur je přidána nová inventura. Inventuru v CLUBSPIRE je možné najít v menu Sklad na hlavní liště - položka Inventura. V záložce Sklad se vám zobrazí podzáložka Inventura. V levé horní části obrazovky je zobrazen panel se světle zeleným pozadím, kde je možné zvolit, zda se bude tisknout seznam všeho zboží (pouze zboží, nikoliv skladových položek typu služba, volba vše v panelu Inventura) nebo jen zboží libovolné kategorie zboží popř. několik konkrétních položek zboží. Výběr kategorií je možné provést kliknutím na nápis kategorie a poté na tlačítko se třemi tečkami. V zobrazeném okně Volba zboží si najdeme první požadovanou kategorii a tuto označíme kliknutím myši na její název. Pokud si přejeme označit více kategorií stiskneme na klávesnici tlačítko Ctrl (a držíme ho stisknuté), poté myší klikáme na názvy dalších kategorií, které chceme přidat do výběru. Když máme vybrány všechny požadované kategorie, uvolníme tlačítko Ctrl na klávesnici a v okně Volba zboží klikneme na tlačítko Potvrdit. V případě, že je tlačítko Potvrdit zašedlé, vybrali nemáme vybránu žádnou kategorii, nebo se nám do výběru připletlo konkrétní zboží (vybírat je možné pouze kategorie). Výběr konkrétních zboží se provádí analogicky s tím rozdílem, že v okně Volba zboží je možné vybírat pouze zboží (nikoliv kategorie). Po stisku tlačítka Obnovit se načte seznam zboží dle zadaných parametrů. Pokud chcete tento seznam změnit, stačí změnit parametry (výběr kategorii, zboží) a stisknout Obnovit. Stiskem tlačítka Tisk je možné aktuálně zobrazený seznam zboží vytisknout. Pomocí zatrhávacího políčka Při tisku nezobrazovat políčka cena celkem a počet kusů na skladě lze ovlivňovat, zda ve vytisknutém seznamu určenému k zadávání zjištěných skutečných počtů zboží na skladě budou nebo nebudou zobrazovat tyto sloupce. Pokud tyto informace nejsou zobrazeny je zaměstnanci provádějícím inventuru předán seznam zboží bez evidovaného stavu a on musí zjišťovat skutečný stav a nemůže se stát, že by pouze opsal stav evidovaný systémem. Po zjištění skutečných stavů je nutné tyto stavy zadat do CLUBSPIRE. Nejdříve si zobrazíme seznam zboží (ve většině případů seznam všeho zboží) a do sloupce Aktuální stav zadáme aktuální počet zboží 143


na skladě. Když máme zadány všechny položky, pak stiskem tlačítka Ulož rozdíly na sklad se provede porovnání zjištěných a evidovaných počtů zboží a v případě, že jsou zjištěny rozdíly vygenerují se rozdílová příjemka (pokud je u některých položek zjištěn vyšší počet zboží než evidovaný) a rozdílová výdejka (pokud je u některých položek zjištěn nižší počet zboží než evidovaný). Pokud je u některých položek zadán aktuální stav 0 zobrazí se varování, aby nedošlo k nechtěnému uložení neúplných dat inventury. Uložením rozdílů na sklad je upraven stav skladu a toto již není možné vrátit zpět. Proto je dobré před provedením této akce zkontrolovat zda jsou vyplněny aktuální stavy u všech položek seznamu zboží a zda odpovídají zjištěným stavům. Přehled výsledků jednotlivých inventur je popsán v následující kapitole. Obrázek 6.6 Inventura

6.2.2

Přehled inventur

Přehled výsledků jednotlivých inventur je možné najít v menu Sklad na hlavní liště - položka Přehled inventur. V levé horní části okna se vám obrazí podzáložka Přehled inventur. Zde je třeba zvolit období, pro které chcete přehled inventur vytisknout. Po volbě období je třeba stisknout tlačítko Obnovit, tím se vám zobrazí seznam inventur vzniklých ve zvoleném období. Kliknutím myší na položku seznamu inventur a stiskem tlačítka Zobrazit detaily se nám otevře okno Inventura - detaily, kde bude zobrazen především seznam zboží, přičemž u každé položky je udán evidovaný stav i stav zjištěný inventurou. Tento seznam zboží inventury je možné tisknout stiskem tlačítka Tisk. Stiskem tlačítka Příjemka nebo Výdejka si v hlavním okně Clubspire zobrazíme informace o opravné příjemce nebo výdejce, které byly na základě této inventury vygenerovány.

6.3

Přehledy tržeb

Přehledy tržeb slouží k zjištění tržeb centra dle různých úhlů pohledu. V CLUBSPIRE je dostupná celá řada různých přehledů (jsou podrobněji popsány v následujících podkapitolách). Každý vygenerovaný přehled je možné v případě potřeby tisknout. 144


6.3.1

Přehled tržeb

Tento přehled tržeb je možno považovat za základní, univerzální a nejpoužívanější. Ostatní přehledy jsou specifičtější než tento, tudíž i méně často používané. Přehled tržeb je možno najít v menu Pokladna na hlavní liště - položka Přehled tržeb. Standardně jsou kritéria pro zobrazení přehledu nastavena tak, že jsou zobrazeny všechny položky tržeb v daném dni. Toto nastavení nemusí být vždy žádoucí, proto je možné dle vašich potřeb měnit. Podobně jako u předešlých přehledů můžete následující parametry: • období - pro něž chcete přehled tržeb vygenerovat • zákazníci - zde můžete zvolit, zda chcete vypsat přehled tržeb od všech zákazníků, od konkrétního zákazníka, nebo od konkrétní zákaznické skupiny. Pokud chcete do přehledu tržeb zohlednit více zákaznických (slevových) skupin, zatrhněte je. • zboží - zde určíte, zda se budou zobrazovat tržby za všechno zboží nebo pro vybrané skladové položky (zde je možno vybírat konkrétní zboží i celé kategorie zboží a provádět vícenásobný výběr pomocí tlačítko Ctrl). • typ platby - zde určíte, zda chcete zobrazovat všechny typy platby, nebo jeden konkrétní (např. platby kartou, platby voucherem apod.). Pokud v přehledu tržeb budete chtít udělat sumarizaci tržeb dle platebních karet přes ikonu Nářadí vyberte pole platební kartou a seskupte dle: platební karta. • pokladna - zde určíte, zda chcete zobrazovat tržby na všech pokladnách nebo jedné konkrétní. • měna - zde určíte, zda chcete zobrazovat tržby v českých korunách, eurech, nebo obojí. • Zobrazit pouze nenulové položky - zatržením této volby určíte, že se budou zobrazovat pouze položky s nenulovou cenou. • Sumarizace tržeb - zatržením této volby určíte, že se nebudou zobrazovat jednotlivé položky tržeb (jednotlivé prodané skladové položky), ale u každé položky bude celkový počet a celková cena prodaných položek. • Vynechat platby voucherem - zatržením této volby určíte, že se nebudou zobrazovat položky tržeb hrazené voucherem. Po stisku tlačítka Obnovit se provede načtení dat z databáze dle aktuálního nastavení a překreslení zobrazeného seznamu tržeb. Pokud provedeme změnu parametrů, je třeba stisknout toto tlačítko, aby se změna projevila v zobrazeném seznamu tržeb. Můžete rovněž ovlivnit, jaké informace se v přehledu objeví. Stiskem tlačítka se symbolem nářadí (nachází se v pravé části panelu Přehled tržeb pod tlačítkem Zavřít) si zobrazíme okno Zvolte zobrazená pole, jehož hlavní částí jsou 2 panely - Dostupná pole a Vybraná pole. Výběrem a uspořádání polí v panelu Vybraná pole je možné určit, která pole se budou u každé položky tržeb zobrazovat a v jakém pořadí. Přidání nového pole je možné provést výběrem tohoto pole v panelu Dostupná pole a stiskem tlačítka Přidat. Odebrání pole je možné provést výběrem pole v panelu Vybraná pole a stiskem tlačítka Odebrat. Pokud chceme změnit pořadí vybraných polí, klikneme na vybrané pole s stiskem tlačítka Nahoru nebo Dolů, změníme pozici tohoto pole v odpovídajícím směru (první parametr v seznamu se bude ve výsledném přehledu tržeb zobrazovat nejvíce vlevo). Stiskem tlačítka Potvrdit potvrdíme provedené nastavení. V případě, že máme zobrazený nějaký neprázdný seznam tržeb, tak se nám tento automaticky překreslí, dle nastavení polí, které jsme provedli.

145


Obrázek 6.7 Přehled tržeb

Pod zobrazeným seznamem tržeb (vedle tlačítek Tisk a Obnovit) je ještě volba Umožnit třídění tabulky a volba Seskupit dle. Zatržením volby Umožnit třídění tabulky, stiskem tlačítka Obnovit a kliknutím na název libovolného sloupce (nebo výběrem sloupce v seznamu za nápisem Seskupit dle) způsobíme, že pořadí položek v zobrazené tabulce se automaticky seřadí dle hodnot položek ve vybraném sloupci (tzn. položky je možné seřadit dle data, jména zákazníka, dle názvu zboží, dle typu platby apod). Tato volba je vhodná pouze pro krátké seznamy tržeb. Uspořádávání tabulky je totiž výpočetně náročné a v případě, že byste chtěli setřídit dlouhý seznam, způsobilo by to velké vytížení počítače na delší dobu. Pokud zatrhneme nebo odtrhneme volbu Umožnit třídění tabulky je nutné následně stisknout tlačítko Obnovit, aby se tato změna v přehledu projevila.

146


Volba Seskupit dle je primárně určena pro seskupování položek tržeb pro tisk dle hodnoty ve vybraném sloupci. Pokud chceme např. provést tisk tržeb dle jména zákazníka, tak zvolíme Seskupit dle a ze seznamu jmen dostupných sloupců zvolíme položku Zákazník. Stiskem tlačítka Tisk se nám zobrazí okno s náhledem seznamu k tisku, kde budou jednotlivé položky tržeb roztříděny dle jednotlivých zákazníků. Analogicky můžeme seznam tržeb pro tisk setřídit i dle pokladny, která platbu přijala, názvu zakoupené skladové položky, typu platby, data, sazby DPH, dle toho, zda byla placena depositem, dle kódu zboží.

6.3.2

Přehled tržeb za obsluhu

Přehled tržeb za obsluhu umožňuje zjistit, jakých tržeb dosáhl konkrétní zaměstnanec centra a případně některým udělit motivační odměny za jejich přínos sportovnímu centru. Každý, kdo pracuje se systémem CLUBSPIRE, by (z důvodů možností přesného určení odpovědnosti jednotlivých osob) měl mít své uživatelské jméno a heslo, pod kterým se do systému přihlašuje. Díky tomu je pak snadné zjistit, jakých tržeb jednotliví/é recepční dosahovali. Přehled tržeb za obsluhu je možné najít v menu Pokladna na hlavní liště položka Přehled tržeb za obsluhu. Zvolte požadované období, kategorii zboží (případně všechny), obsluhu. Zatržením volby Nezapočítat platby z depositu způsobíme, že v seznamu tržeb nebudou započítány platby, které byly uhrazeny depositem. Stiskem tlačítka Obnovit se nám zobrazí seznam tržeb vybraného člena obsluhy centra v každém dni zvoleného období. Zatržením volby Rozepsat tržby po měnách se nám v seznamu u každé položky zobrazí částky přijaté v jednotlivých měnách.

6.3.3

Přehled tržeb za měsíc

Za pomocí měsíčních přehledů tržeb snadno porovnáte výši tržeb dosažených v jednotlivých dnech zvoleného měsíce a celkové tržby za zvolený měsíc. Můžete tak snadno učinit opatření pro optimalizaci výše tržeb. Přehled tržeb za měsíc je možné najít v menu Pokladna na hlavní liště položka Přehled tržeb za měsíc. Je třeba zvolit měsíc, pro nějž chcete zobrazit přehled tržeb (přednastavený aktuální měsíc). Volbu měsíce je možné provést klikáním na tlačítka se šipkami směrem doleva (tím se posuneme o měsíc zpět) a doprava (tím se posuneme o měsíc vpřed), nebo výběrem měsíce ze seznamu měsíců v roce (tento si zobrazíme kliknutím na modré tlačítko se šipkou dolů, které je v panelu s názvem měsíce). Dále můžeme zvolit konkrétní skladovou kategorii, pro niž chceme zobrazit seznam tržeb. Stiskem tlačítka Obnovit se nám vygeneruje seznam tržeb v jednotlivých dnech měsíce. Zobrazený seznam je možné tisknout stiskem tlačítka Tisk. Pro lepší vizuální orientaci v tržbách daného měsíce slouží ikona Graf, která tržby z jednotlivých dní zpracuje do přehledné grafické podoby.

6.3.4

Přehled tržeb dle kategorií

Tento přehled slouží k vytvoření přehledu tržeb v jednotlivých skladových kategoriích. V menu Pokladna v hlavní liště položka Přehled tržeb dle kategorií vám zobrazí okno, kde je třeba zadat následující parametry: • období - v němž chceme znát tržby • pokladna - jejíž tržby nás zajímají (v případě, že nepoužíváme cizí měny, můžeme použít volbu všechny pokladny) • typ platby - pokud chceme můžeme určit konkrétní typ platby (volba platba). V případě, že zvolíme možnost platby v hotovosti, pak je třeba ještě zvolit, zda chceme zobrazit platby z depositu nebo platby hotově (volba je pod políčkem pro volbu typu platby). • kategorie - zde můžeme zvolit, které konkrétní kategorie nás zajímají, nebo nechat výchozí volbu pro všechny kategorie. • Zobrazit sumarizaci podle DPH - pokud chcete, aby tato položka byla vždy automaticky zatržena proveďte následující nastavení: Nástroje –> Nastavení –> Platby a zatrhněte položku Zobrazit sumarizaci podle DPH v přehledech tržeb dle kategorií. Stiskem tlačítka Tisk se nám zobrazí přehled tržeb sumarizovaný dle jednotlivých kategorií odpovídající zadaným parametrům. Tento přehled je též možné tisknout (menu Soubor - položka Tisk). 147


6.3.5

Přehled tržeb dle zákazníka

Tento přehled slouží k vytvoření přehledu tržeb ve zvoleném období pro jednotlivé zákazníky centra. V menu Pokladna v hlavní liště, položka Přehled tržeb dle zákazníka vám zobrazí okno, kde je třeba zadat následující parametry: • Období – pro něž chcete přehled tržeb vygenerovat • Zákazníci – zde můžete zvolit, zda chcete vypsat přehled tržeb od všech zákazníků, od konkrétního zákazníka, nebo od požadované zákaznické skupiny. Pokud chcete do přehledu tržeb zohlednit více zákaznických (slevových) skupin, zatrhněte je. • Zboží – zde určíte, zda se budou zobrazovat tržby za všechno zboží nebo pro vybrané skladové položky (zde je možno vybírat konkrétní zboží i celé kategorie zboží a provádět vícenásobný výběr pomocí tlačítko Ctrl). • Typ platby – zde určíte, zda chcete zobrazovat všechny typy platby, nebo jeden konkrétní (např. platby kartou, platby voucherem apod.). • Pokladna – zde určíte, zda chcete zobrazovat tržby na všech pokladnách nebo na jedné konkrétní. • Měna – zde určíte, zda chcete zobrazovat tržby v českých korunách, eurech, nebo obojí. • Vynechat platby voucherem – zatržením této volby určíte, že se nebudou zobrazovat položky hrazené voucherem. • Nezahrnovat deposit – zatržením této volby určíte, že se budou zobrazovat platby provedené depositem. • Zobrazit pouze nenulové položky – zatržením této volby určíte, že se budou zobrazovat pouze položky s nenulovou cenou. Po stisku tlačítka Obnovit se provede načtení dat z databáze dle aktuálního nastavení a překreslení zobrazeného seznamu tržeb. Pokud provedeme změnu parametrů, je třeba stisknout toto tlačítko, aby se změna projevila v zobrazeném seznamu tržeb. Stisnutím tlačítka Tisk je možné si přehled buď vytisknout nebo vyexportovat do jednoho z podporovaných formátů.

6.3.6

Přehled e-plateb

Přehled tržeb za obsluhu je možné najít v menu Pokladna na hlavní liště položka Přehled e-plateb. V přehledu se zobrazují úspěšně dokončené e-platby. Je možné si vybrat období popř. konkrétního zákazníka, pro nějž chcete e-platby vypsat. Stiskem tlačítka Obnovit si zobrazíme seznam odpovídajících e-plateb. Tento seznam je možné setřídit dle jednotlivých sloupců (volba Umožnit třídění tabulky) popř. vytisknout na tiskárně (tlačítko Tisk). Pokud v seznamu vyberete 1 konkrétní položku (e-platbu), zobrazí se vám v pravé části okna Clubspire panel Účet s detaily konkrétního účtu, který k dané platbě vztahuje. Pokud je účet vztahující se k dané e-platbě smazán, nezobrazí se nic. V ostatních přehledech tržeb se e-platby zobrazují mezi ostatními platbami kartou.

6.3.7

Vyhodnocení prodeje

Vyhodnocení prodeje slouží k zobrazení přehledu prodaných zboží (skladových položek typu zboží) Vyhodnocení prodeje je možné najít v menu Pokladna na hlavní liště položka Vyhodnocení prodeje. Opět je možné nastavit období, které nás zajímá, případně konkrétní kategorii zboží. Volba Vyhodnocení určuje zda se ve výpisu bude zobrazovat průměrná marže (tzn. procentuální zisk z prodeje zboží) na daném zboží(volba za období) nebo dosažená marže v korunách a její procentuální podíl na celkové tržbě (volba za období podle dosažené marže). Stiskem tlačítka Obnovit se nám zobrazí seznam zboží, u něhož byl ve zvoleném období prodán alespoň jeden kus ze skladu zákazníkovi. 148


6.3.8

Hotovostní platby poukázkou

Tento přehled slouží k vytvoření seznamu poukázek použitých při platbách zákazníky. Hotovostní platby poukázkou je možné najít v menu Pokladna na hlavní liště položka Hotovostní platby poukázkou. Je třeba zvolit období, v němž máme zájem vypsat přijaté poukázky, můžeme zvolit i konkrétního zákazníka nebo konkrétní typ poukázky. Po stisku tlačítka Obnovit se nám zobrazí seznam odpovídajících položek. Vytvořený seznam můžeme v případě potřeby seskupovat dle jednotlivých sloupců (volba seskupit dle) a tisknout tlačítkem Tisk.

6.3.9

Přehled plateb za členství

V menu Pokladna v hlavní liště položka Přehled plateb za členství zobrazí v záložce Pokladna podzáložku Přehled plateb za členství. Zde je možné zvolit období (nastavit datum od a do) a typ členství (všechny, pouze platné, pouze stornované) a po stisku tlačítka Obnovit se nám zobrazí přehled plateb za členství, které byly provedeny převodem na účet centra a poté automatickým prodloužení členství dle výpisu z bankovního účtu. Tento seznam můžeme v případě potřeby vytisknout stiskem tlačítka Tisk. Vybráním konkrétní položky ze seznamu s tiskem tlačítka Zobrazit detaily, se nám zobrazí okno s informacemi o jednotlivých členstvích, zakoupených na základě vybraného výpisu z účtu. Vybráním konkrétní položky z tohoto seznamu a stiskem tlačítka Zob. obj. si zobrazíme objednávku členství, ke které se tato položka vztahuje. Stiskem tlačítka Vymazat, smažeme objednávku členství, která vybrané položce náleží.

6.4 6.4.1

Přehledy zákazníků, přehledy pro golfové kluby Přehled zákazníků

Přehled zákazníků slouží především k výpisu zákazníků dle věku (většinou slouží pro účely kontroly zařazení zákazníků do správné věkové kategorie hráče golfu). Přehled zákazníků je možné najít v menu Zákazník (v případě, že vlastníte licenci s modulem Golf jmenuje se toto menu Golf) položka Přehled zákazníků. Můžeme zvolit zda chceme zobrazit: • všechny zákazníky • zákazníky, jejichž věk je v nastaveném rozmezí • zákazníky, u nichž nemáme uvedeno datum narození Stiskem tlačítka Obnovit se nám vygeneruje seznam odpovídajících zákazníků, který můžeme v případě zájmu vytisknout (tlačítkem Tisk). Kliknutím na záhlaví jednotlivých sloupců se tabulka seřadí sestupně podle hodnot v daném sloupci, pokud klikneme podruhé, setřídí se vzestupně. Rychlost řazení závisí na počtu záznamů (zákazníků) v tabulce. Můžete rovněž ovlivnit, jaké informace se v přehledu objeví. Stiskem tlačítka se symbolem nářadí (nachází se v pravé části panelu Přehled zákazníků) si zobrazíme okno Zvolte zobrazená pole, jehož hlavní částí jsou 2 panely - Dostupná pole a Vybraná pole. Výběrem a uspořádání polí v panelu Vybraná pole je možné určit, která pole se budou u každé položky tržeb zobrazovat a v jakém pořadí. Přidání nového pole je možné provést výběrem tohoto pole v panelu Dostupná pole a stiskem tlačítka Přidat. Odebrání pole je možné provést výběrem pole v panelu Vybraná pole a stiskem tlačítka Odebrat. Pokud chceme změnit pořadí vybraných polí, klikneme na vybrané pole s stiskem tlačítka Nahoru nebo Dolů, změníme pozici tohoto pole v odpovídajícím směru (první parametr v seznamu se bude ve výsledném přehledu tržeb zobrazovat nejvíce vlevo). Stiskem tlačítka Potvrdit potvrdíme provedené nastavení. Zobrazený seznam zákazníků se nám automaticky překreslí dle provedeného nastavení.

6.4.2

Přehled členství

Přehled členství slouží v vytvoření seznamu zákazníků dle jejich členství v zákaznických skupinách. Je možné jej najít v menu Zákazník (v případě, že vlastníte licenci s modulem Golf, jmenuje se toto menu Golf) položka Přehledčlenství. Nejdříve je třeba v panelu Kritérium zvolit, zda si přejeme zobrazit všechny zákazníky, konkrétního zákazníka nebo celou skupinu zákazníků. V panelu Skupiny je třeba zvolit, co se bude dít v případě, když je 149


některý zákazník současně členem několika zákaznických skupin. Pak můžeme určit, že se v přehledu budou zobrazovat všechna jeho členství (volba všechny), pouze jedno jeho aktuální členství (volba aktuální) nebo jedno jeho členství aktuální k vybranému dni (volba aktuální ke dni s nastaveným datem). Stiskem tlačítka Obnovit se vygeneruje seznam odpovídajících zákazníků a jejich členství. Tento seznam můžeme opět seskupovat a tisknout. Kliknutím na konkrétního zákazníka ze seznamu se v pravé části okna vyvolá jeho zákaznícká karta.

6.4.3

Přehled voucherů

Daný přehled je možné nalézt v menu Zákazník (v případě, že vlastníte licenci s modulem Golf, jmenuje se toto menu Golf) položka Přehled voucherů. V záložce Zákazník (Golf) se Vám objeví podzáložka Přehled voucherů. V hlavní levé části okna se Vám zobrazí panel se světle růžovým pozadím s možností nastavení několika parametrů přehledu. Pod tímto panelem je velká šedá plocha (zde se bude zobrazovat seznam odpovídajících voucherů) a pod ní tři tlačítka, z nichž aktivní jsou pouze dvě - tlačítko Obnovit a Tisk. Pro zobrazení požadovaného přehledu je nejdříve třeba nastavit tyto parametry: • Termín od a do – zde je třeba nastavit období, pro něž chceme přehled vytisknout. Jako výchozí je nastaveno datum od i do na datum aktuálního dne, což znamená, že pokud toto nastavení nezměníte, zobrazí se vám přehled voucherů pro dnešní den. • Činnosti – zde můžeme zvolit jednak aby se zobrazily všechny činnosti, na které byly vouchery vydány nebo zvolíte jednu konkrétní činnost pro kterou chceme zobrazit přehled. • Obsluha – - zde máte možnost výběru zda si přejete zobrazit: – vouchery vystavené všemi členy obsluhy – vouchery vystavené jedním konkrétním členem obsluhy K nastavení jednotlivých parametrů u hlavičky sloupců slouží tlačítko umístěné v pravé části panelu, na kterém je vyobrazeno nářadí. Pokud jsme již nastavili parametry dle našich potřeb, je třeba stisknout tlačítko Obnovit. Tímto se vám vygeneruje přehled odpovídajících voucherů a tento přehled se zobrazí pod panelem, kde jsme nastavovali atributy přehledu. Pokud se rozhodneme, že chceme některý z nastavených parametrů změnit, můžeme toto učinit a poté je opět potřeba stisknout tlačítko Obnovit, které vygeneruje nový přehled rezervací, který bude odpovídat našim změněným parametrům. V případě, že již máme vygenerovaný nějaký seznam voucherů a jeden voucher v seznamu si označíme, aktivuje se nám i poslední tlačítko Editovat, které se nacházejí před tlačítkem Tisk. Toto tlačítko na nám umožní editovat ještě neužité vouchery. Zda bylo již voucherem placeno zjistíme dle příznaku ve sloupci s názvem Užitý (A – ano, N –ne). Stiskem tlačítka Tisk se nám zobrazí okno s náhledem tisknutelné podoby vytvořeného seznamu voucherů (v menu Soubor je položka Tisk, která způsobí vytištění seznamu na tiskárně).

6.4.4

Přehled vytížení podle golfových klubů

Přehled vytížení podle golfových klubů slouží především ke generování přehledu rezervací, které byly uskutečněny zákazníky z námi evidovaných golfových klubů. Pokud členové nějakého golfového klubu velmi často navštěvují vaše sportovní centrum, můžete se na ně soustředit s nějakou marketingovou strategií. Přehled vytížení dle golfových klubů je možné najít v menu Golf v hlavní liště položka Přehled vytížení podle golf. klubů. V záložce Golf se vám objeví podzáložka Přehled vytížení podle golf. klubů. Zde je třeba nastavit: • období - datum od a do - pro něž máte zájem vygenerovat přehled • členové klubu - zda určíte, zda máte zájem o výpis zaplacených rezervací členů zvoleného golfového klubu, popř. můžete zvolit volbu bez klubu/reg. čísla a zobrazí se vám pouze rezervace vedená na zákazníka bez registračního čísla.

150


• objekt - zde je možné zvolit, zda máte zájem o výpis rezervací určitého objektu nebo všech objektů sportovního centra. Po nastavení těchto atributů je třeba stisknout tlačítko Obnovit, které vygeneruje přehled vytížení dle námi zadaných parametrů. Takto vygenerovaný přehled můžeme samozřejmě stiskem tlačítka Tisk vytisknout.

6.5

Přehledy permanentek

Přehledy permanentek poslouží k zjištění aktuálního stavu zbývajícího počtu jednotek na nerealizovaných permanentkách a k zjištění jak bylo z jednotlivých permanentek čerpáno. Podrobnější popis jednotlivých přehledů je popsán v samostaných podkapitolách níže. Každý z těchto vygenerovaných přehledů je možné v případě potřeby tisknout či vyexportovat do jednoho z podporovaných formátů.

6.5.1

Přehled čerpání z permanentek

Přehled čerpání z permanentek slouží pro zobrazení přehledu o čerpání služeb/zboží ze zákaznických permanentek ve vybraném období. Přehled najdete v hlavním menu Zákazník položka Přehled čerpání z permanentky. V zobrazeném panelu je nutné nastavit následující parametry filtru: • Období od/do – časové rozmezí ve kterém chceme čerpání z permanentek zobrazit. • Zákazníci – můžeme vybrat kontrétného uživatele nebo skupinu pro kterou nás přehled zajímá. • Činnost – zaškrtnutím políčka je nám nabídnuta možnost zvolit konkrétní činnosti pro zobrazení užšího výběru. • Zboží – pomocí této volby smíme specifikovat přímo konkrétní zboží vyskytující se na permanentkách. • Sumarizace podle položek – označením této volby je přehled sesumarizován podle činností čerpaných ve zvoleném období. Stiskem tlačítka Obnovit se nám vygeneruje seznam odpovídajících čerpání z permanentek. Tento seznam je možné také vytisknout (tlačítko Tisk), případně setřídit kliknutím do záhlaví sloupce podle kterého chceme seznam setřídit. Po setřídění se daný seznam i v tomto pořadí vytiskne.

6.5.2

Přehled nerealizovaných permanentek

Přehled nerealizovancýh permanentek nám vygeneruje podrobný seznam všech dosud nevychozených (platných) pernamentek k námi vybranému datu. Přehled najdete v hlavním menu Zákazník položka Přehled nerealizovaných permanentek. V zobrazeném panelu je nutné nastavit následující parametry filtru: • Období od/do – časové rozmezí ve kterém chceme čerpání z permanentek zobrazit. • Zákazníci – můžeme vybrat kontrétného uživatele nebo skupinu pro kterou nás přehled zajímá. • Činnost – zaškrtnutím políčka je nám nabídnuta možnost zvolit konkrétní činnosti pro zobrazení užšího výběru. • Zboží – pomocí této volby smíme specifikovat přímo konkrétní zboží vyskytující se na permanentkách. • Sumarizace podle položek – označením této volby je přehled sesumarizován podle činností a k nim odpovídajícím počtem zbývajících jednotek. Stiskem tlačítka Obnovit se nám vygeneruje seznam odpovídajících nerealizovaných (dosud platných) permanentek. Tento seznam je možné také vytisknout (tlačítko Tisk), případně setřídit kliknutím do záhlaví sloupce podle kterého chceme seznam setřídit. Po setřídění se daný seznam i v tomto pořadí vytiskne. Kliknutím myši do požadovaného řádku seznamu se v pravé části okna systému CLUBSPIRE zobrazí panel s bližšími informace o permanentce. Zobrazené informace obsahují položky jako: vlastníka permanentky, aktuální stav jednotek na permanentce, počáteční stav jednotek při prodeji permanentky, platnost permanentky od/do a nakonec samotné položky permanentky, které je možné čerpat. 151


6.6

Přehledy týkající se depositu

Přehledy týkající se depositu, slouží především k zjištění aktuálního stavu depositu všech zákazníků, aktuálního stavu promo kreditu, pohybů depositu jednotlivých zákazníků a pohybů depositu ve zvoleném období. Mezi přehledy zařazené do této kategorie patří Přehled složení a čerpání depositu, Sestava depositu a Historie depositu. Každý z těchto přehledů je popsán v samostatné podkapitole.

6.6.1

Přehled složení a čerpání depositu

Přehled složení a čerpání depositu slouží pro přehled pohybů (tzn. čerpání a složení depositu) ve vybraném období. Přehled složení a čerpání depositu je možné najít v menu VIP položka Přehled složení a čerpání depositu. V zobrazeném panelu je třeba nastavit období, které nás zajímá, v němž chceme zjistit pohyby depositu. Dále je možné vybrat konkrétního zákazníka, pro kterého chceme zobrazit přehled pohybů jeho depositu. V případě, že vlastníme licenci s modulem Promo kredit je třeba též určit, zda máme zájem o přehled běžného depositu (volba normální deposit) nebo přehled promo kreditu (volba promo kredit). Stiskem tlačítka Obnovit se nám vygeneruje seznam odpovídajících čerpání a složení depositu. Tento seznam je možné tisknout (tlačítko Tisk), případně setřídit dle jmen zákazníků pro účely tisku(volba Setřídit tisk podle zákazníků a následné stisknutí tlačítka Tisk). Kliknutím myši na jednu položku seznamu si v pravé části okna Clubspire zobrazíme panel s bližšími informacemi o účtě, jehož součástí byl tento nákup depositu, nebo o účtě, který byl zaplacen čerpáním depositu.

6.6.2

Sestava depositu

Sestava depositu slouží k vytvoření přehledu aktuálního stavu depositu jednotlivých zákazníků. Najdeme ji v menu VIP položka Sestava depositu. Je třeba nastavit den, v němž chceme zjistit stav depositu zákazníků a případně typ depositu (volba normální deposit nebo volba promo kredit). Zatržením volby Pouze propadlé určíme, že se budou zobrazovat pouze stavy depozitu u zákazníků, jejichž platnost depositu již vypršela. Stiskem tlačítka Obnovit se vygeneruje seznam zákazníků se stavem a platností jejich depositu, který odpovídá zadaným parametrům. Tento seznam je možné tisknout pouhým stiskem tlačítka Tisk.

6.6.3

Historie depositu

Historie depositu slouží k vytvoření přehledu pohybů depositu konkrétního zákazníka ve zvoleném období. Historii depositu je možné najít v menu VIP v hlavní liště, položka Historie depositu. Nejdříve je třeba vybrat období, které nás zajímá. Následně vybrat konkrétního zákazníka, jehož pohyby depositu chceme zobrazit. Poté stačí kliknout na tlačítko Obnovit, které nám zobrazí seznam složení a čerpání depositu zákazníka v daném období (u každé položky je datum a částka složení, případně čerpání depositu). Zobrazený seznam historie pohybů depositu je možné vytisknout pouhým stiskem tlačítka Tisk.

152

Kapitola 7

Příklady počáteční konfigurace Tato kapitola by měla sloužit především pro administrátory systému CLUBSPIRE, kteří budou provádět prvotní nastavení systému, před jeho uvedením do ostrého provozu. Postup jednotlivých kroků odpovídá kapitole týkající se nastavenív tomto manuálu. V této kapitole je též možné najít podrobná vysvětlení jednotlivých kroků, takže vřele doporučujeme postupovat následovně: • nejdříve si přečíst odpovídající podkapitolu v nastavení, kde je podrobně popsán princip funkce, význam jednotlivých parametrů, odkazy, kde jednotlivé funkce najít apod. • a teprve poté si pročítat tuto podkapitolu, kde již budou rozepsány jednotlivé kroky stručněji, především s důrazem na správné nastavení jednotlivých parametrů pro docílení požadovaného stavu.

7.1

Po prvním spuštění CLUBSPIRE klienta

Při prvním spuštění každého CLUBSPIRE klienta je třeba zadat administrátorské jméno a heslo a IP adresu počítače, na němž běží CLUBSPIRE server. Po přihlášení budete varováni, že není nastavena žádná lokální pokladna (případně, že výchozí pokladna není nastavena korektně). Každý CLUBSPIRE klient musí mít nastavenu alespoň jednu pokladnu jako dostupnou a právě jednu jako výchozí (toto nastavení se používá, pokud je nastaveno více dostupných pokladen). Tyto varovné hlášky systému je třeba potvrdit. Poté co provedete nastavení pokladen se již zobrazovat nebudou. UPOZORNĚNÍ - nastavení dostupnosti jednotlivých pokladen je třeba provést v každém klientovi zvlášť, protože se jedná o lokální nastavení, které je ukládáno do registrů počítače (ostatní informace sdílené všemi klienty jsou ukládány do databáze CLUBSPIRE serveru, která je společná pro všechny klienty).

7.2

Nastavení pokladen

Dle kapitoly Nastavení (podkapitola nastavení pokladen) provedeme vytvoření všech pokladen, které budeme používat. Následně ve všech CLUBSPIRE klientech provedeme nastavení dostupných pokladen a výchozí pokladny. Typicky jsou v CLUBSPIRE tyto typy pokladen: • Pokladna vedená v Kč pro evidenci tržeb na baru sportovního centra - název Pokladna BAR - měna Kč, bude nastavena jako dostupná a výchozí v klientovi, který používá obsluha baru. • Pokladna vedená v Kč pro účtování rezervací zákazníkům na recepci - název Pokladna RECEPCE - měna Kč, bude nastavena jako dostupná a výchozí v klientovi, který používá obsluha na recepci. • Pokladna pro příjem Euro měny - pro zjednodušenou podporu Eura. Název Euro Pokladna - měna Kč, zatržená volba Přepočítávat na Euro (ceny jednotlivých položek vedené na skladě v Kč se budou při platbě účtu zákazníkem přepočítávat na Eura dle aktuálního kurzu nastaveného v CLUBSPIRE), bude nastavena jako dostupná ve všech klientech (v případě, že chceme umožnit příjem hotovosti v Eurech všem obsluhujícím na všech místech v centru). Tato varianta podpory Eura v CLUBSPIRE je nejčastější. Na skladě stačí mít u položek vedeny ceny pouze v Kč a tyto ceny se při platbě účtu na této pokladně přepočítají na Eura. 153

KAPITOLA 7. PŘÍKLADY POČÁTEČNÍ . . .

• Pokladna pro příjem Euro měny - pro plnou podporu Eura. Název Pokladna EURO - měna Euro, bude nastavená jako dostupná a výchozí v klientovi, který je používán pro zahraniční zákazníky. Pokud chcete používat tuto pokladnu je nutné mít na skladě u všech položek nadefinovány zvlášť ceny v Kč i ceny v Euro. Tato varianta podpory Eura v CLUBSPIRE je málo častá. Upozornění: v každém CLUBSPIRE klientovi musí být nastavena alespoň 1 dostupná pokladna.

7.3

Nastavení skladu

Po instalaci systému CLUBSPIRE je na skladě vytvořeno pouze 7 následujících skladových položek (všechny jsou typu služba): • Storno poplatek - cena 1Kč, DPH 0% - tato skladová položka bývá použita pro přidávání storno poplatků zákazníkům na účet. • Deposit - cena 1Kč, DPH 0% - tato skladová položka bývá použita pro účtování depositu, který je v účetnictví veden jako účetní položka depositum. • Expirace depositu - cena 1Kč, DPH 0% - tato skladová položka bývá použita pro evidenci příjmů depositu, kterému vypršela platnost. • Zaokrouhlení - cena 0,01Kč, DPH 0% - tato skladová položka bývá použita pro přidávání zaokrouhlení na zákazníkův účet. • Deposit 0% - cena 1Kč, DPH 0% - tato skladová položka bývá použita pro účtování depositu, který je v účetnictví veden jako účetní položka záloha. • Deposit 9% - cena 1Kč, DPH 9% - tato skladová položka bývá použita pro účtování depositu, který je v účetnictví veden jako účetní položka záloha. • Deposit 19% - cena 1Kč, DPH 19% - tato skladová položka bývá použita pro účtování depositu, který je v účetnictví veden jako účetní položka záloha. Ve skladu je třeba vytvořit potřebné kategorie a v těchto vytvořit skladové položky, které budou v CLUBSPIRE reprezentovat jednotlivá zboží, které vaše sportovní centrum svým zákazníkům nabízí. Podrobný popis postupu při vytváření kategorií a zboží je v kapitole Nastavení (podkapitola Nastavení skladu). Příklady kategorií mohou být následující - kategorie nápoje, cukrovinky, sportovní oblečení, sportovní výživa apod. Příklad konkrétní skladové položky může být následující - skladová položka typu zboží, název Coca Cola 0,5L, cena 25Kč, DPH 19% (sazba DPH je 19% za předpokladu, že Coca cola bude zákazníkovi servírována ve skleničce).

7.4

Vytvoření činností

Před vytvářením činností je třeba na skladě vytvořit novou kategorii s názvem Činnosti nebo Sporty (v případě, že centrum nabízí větší množství různých cen různých sportů, vytvořit v kategorii Činnosti potřebný počet podkategorií, kam budou sporty rozřazeny). V této kategorii poté nadefinujeme pro každou položku, kterou máme v ceníku, skladovou položku typu služba. V případě, že máme v ceníku nadefinovány různé ceny za stejný sport např. dle dne v týdnu, tak nadefinujeme pro každou cenu zvláštní skladovou položku např. Tenis 8 -12h, Tenis víkend 13 - 15h apod. U této služby zvolíme výstižný název a odpovídající cenu. Není nutné vytvářet položky ceníku, které se vztahují ke slevovým skupinám, tzn. nemusíme u každého sportu vytvářet cenu pro studenty. Toto je ošetřeno pomocí nastavení slev u jednotlivých zákaznických skupin. Příkladem typické skladové položky, která reprezentuje cenu za sport, může být služba s názvem "Tenis 1hod Po - Pá dopoledne", s prodejní cenou 80Kč. Když máme pro všechny ceny všech sportů vytvořeny skladové položky, je třeba nadefinovat, jakým způsobem budou provázány tyto ceny s pravidly pro jejich účtování v rezervacích. K tomuto účelu slouží v CLUBSPIRE činnosti. 154


Při vytváření činnosti vybereme jednu konkrétní položku ze skladu (reprezentující cenu vybraného sportu) a nadefinujeme, jak bude probíhat její rezervace a za jaký časový interval bude účtována. Podrobný postup pro vytváření činností je opět v kapitole Nastavení, v této kapitole je kladen důraz především na správné nastavení parametrů činnosti týkajících se sazby a rezervace. Předpokládejme, že jsme si na skladě vytvořili následující skladové položky (a nastavili jim ceny odpovídající našemu ceníku): • Golf - 9 jamek, cena 900Kč • Golf - trenažér 15min, cena 100Kč • Fitko vstup, cena 60Kč • Aerobic 1h lekce, cena 50Kč • Pronájem zrcadlového sálu 1hod, cena 500Kč • Masáž šíje 30min, cena 250Kč • Bahenní zábal 1 hod, cena 1200Kč • Solárium 1 min, cena 8Kč • Tennis 1hod Po - Pá, cena 90Kč • Tennis 1hod Po - Pá 4hráči, cena 110Kč • Tenis 1 hod Víkend, cena 120Kč • Squash 30min dopoledne, cena 150Kč • Squash 30min odpoledne, cena 200Kč • Badminton 1hod Po - Pá, cena 130Kč • Badminton 1hod Víkend, cena 150Kč • Pokoj Afrodita 2 osoby, cena 600Kč • Apartmá Ludvík 5 osob, cena 1200Kč Z těchto skladových jednotek můžeme vytvořit velmi širokou škálu činností dle potřeb centra. Z důvodů vysvětlení základních principů nastavování parametrů u jednotlivých činností následuje seznam činností vytvořených z těchto skladových položek s vysvětlením dopadu tohoto nastavení na vytváření rezervací. Z důvodů přehlednosti a jednoduchosti bývají činnosti pojmenovány stejně nebo podobně jako skladová položka, ze které byly vytvořeny: 1. Činnosti týkající se golfu • Golf 9 jamek - předpokládejme, že čas strávený zákazníkem na hřišti je neomezený a placen je vstup každého zákazníka. Odpovídající činnost má následující parametry: je vytvořena ze skladové položky "Golf - 9 jamek", sazba je 1 skladová jednotka na osobu. • Golf trenažér 15 min - předpokládejme, že cena pronájmu golfového trenažeru je určena pouze délkou rezervace a nezáleží na počtu osob. Odpovídající činnost má následující parametry: je vytvořena ze skladové položky "Golf - trenažér 15 min", sazba je 1 skladová jednotka na časový úsek 15 min. • Golf trenažér 1 hodina - předpokládejme, že cena pronájmu golfového trenažeru je určena pouze délkou rezervace a nezáleží na počtu osob. Též chceme zvýhodnit tento delší pronájem tím, že bude stát pouze 3/4 plné ceny platné v případě, že by hodina byla účtována za cenu čtyř 15-minutových bloků. V našem konkrétním případě bude cena 1 hodiny 300Kč místo plných 400Kč (čtyřnásobek ceny 15 minut). Též předpokládáme, že je v centru pro každý trenažer vytvořen samostatný objekt. Odpovídající činnost má následující parametry: je vytvořena ze skladové položky "Golf - trenažér 15 min", sazba je 3 skladové jednotky na časový úsek 60 min, rezervace zaplní celý objekt. 155


2. Činnosti týkající se fitness a aerobních aktivit (zrcadlový sál). • Fitko vstup, cena 60Kč - předpokládejme, že touto činností je míněn běžný vstup do fitka, kde nezáleží na době, kterou zákazník ve fitku stráví. Cena této činnosti reprezentuje vstup 1 osoby do fitnesscentra. Odpovídající činnost má následující parametry: je vytvořena ze skladové položky "Fitko vstup", sazba je 1 skladová jednotka na osobu. • Aerobic 1h lekce - předpokládejme, že touto činností je míněn běžný vstup na lekci dance aerobiku, která je předcvičována a začíná a končí v dobu stanovenou sportovním centrem. Cena této činnosti reprezentuje vstup 1 osoby na 1 lekci. Podobně jsou nastaveny veškeré činnosti, které jsou vedeny formou předcvičovaných lekcí (tzn. např. lekce spinningu, jógy, cvičení pro těhotné apod.). Odpovídající činnost má následující parametry: je vytvořena ze skladové položky "Aerobic 1h lekce", sazba je 1 skladová jednotka na osobu na časový úsek 60 minut. • Dance aerobic 40 min - předpokládejme, že Dance aerobic je oblíbená forma aerobiku, u které chceme nastavit cenu 1 celé hodiny aerobiku, přestože ve skutečnosti trvá pouhých 40 min. Odpovídající činnost má následující parametry: je vytvořena ze skladové položky "Aerobic 1h lekce", sazba je 1 skladová jednotka na osobu na časový úsek 40 minut. • Pronájem zrcadlového sálu 1hod, předpokládejme, že nabízíme možnost pronájmu celého zrcadlového sálu. Cena činnosti reprezentuje pronájem sálu na 1hodinu bez ohledu na to, kolik bude v sálu osob. Stejně budou nastaveny všechny činnosti týkající se pronájmu celých objektů. Odpovídající činnost má následující parametry: je vytvořena ze skladové položky "Pronájem zrcadlového sálu 1hod", sazba je 1 skladová jednotka na časový úsek 60 minut, rezervace zaplní celý objekt. 3. Činnosti týkající se wellness centra (solárium,masáže, sauna) • Solárium 1 min - předpokládejme, že solárium je jen pro 1 osobu. Cena této činnosti je potom stanovena v závislosti na délce pobytu zákazníka v soláriu. Odpovídající činnost má následující parametry: je vytvořena ze skladové položky "Solárium 1 min", sazba je 1 skladová jednotka na osobu na časový úsek 1 minuta. • Solárium 12 min, předpokládejme, že chceme (podobně jako u golfového simulátoru) zvýhodnit cenu za delší využití solária a to tak, že v případě, že si zákazník zakoupí 12 minut v soláriu, zaplatí cenu 10 minut. Odpovídající činnost má následující parametry: je vytvořena ze skladové položky "Solárium 1 min", sazba je 10 skladových jednotek na osobu na časový úsek 11 minut. • Masáž šíje 30min - předpokládejme, že masáž je využívána 1 osobou a trvá 30 minut. Odpovídající činnost má následující parametry: je vytvořena ze skladové položky "Masáž šíje 30min", sazba je 1 skladová jednotka na osobu na časový úsek 30 minut. • Bahenní zábal 1 hod - opět předpokládejme, že zábal je pro 1 osobu (zákazníka) a i s přípravou trvá 1 hodinu. Podobně jsou nastaveny veškeré činnosti týkající se péče o 1 zákazníka za předem určený časový úsek. Odpovídající činnost má následující parametry: je vytvořena ze skladové položky "Bahenní zábal 1 hod", sazba je 1 skladová jednotka na osobu na časový úsek 60 minut. 4. Činnosti týkající se míčových sportů (tenis, squash, badminton, volejbal apod.) V následujících příkladech je ukázáno nastavení činnosti týkající se tenisu, ale činnosti pro ostatní míčové sporty jsou nastavovány naprosto stejně. U těchto činností je třeba zvážit, jak chceme, aby byly rezervace placeny. Možnosti jsou následující: • cenu za pronájem celého kurtu platí pouze 1 zákazník, který rezervaci zadal – Tenis 1 hod Po - Pá - předpokládejme, že chceme nastavit tuto činnost tak, že bude reprezentovat pronájem celého kurtu 1 zákazníkem na 1 hodinu bez ohledu na počet osob, které se hry zúčastní. Tato varianta je nejjednodušší a v mnoha případech zcela dostačující. Odpovídající činnost má následující parametry: je vytvořena ze skladové položky "Tenis 1 hod Po - Pá", sazba je 1 skladová jednotka na časový úsek 60 minut, rezervace zaplní celý objekt. 156


Pokud chceme ponechat rezervaci na jednom zákazníkovi, ale zohlednit počet osob na hřišti, můžeme vytvořit 2 činnosti (jednu činnost pro dvouhru, jednu činnost pro čtyřhru). Recepční pak při vytváření rezervace na tenisovém kurtu po dohodě se zákazníkem vybere činnost odpovídající dvouhře nebo činnost odpovídající čtyřhře. – Tenis 1 hod Po - Pá 2hráči - předpokládejme, že chceme nastavit tuto činnost tak, že bude reprezentovat pronájem celého kurtu na 1 hodinu pro 2 hráče. Ale zároveň nás nezajímá, kdo je druhý hráč (rezervace je vedená pouze na 1 zákazníka, který si zablokuje celý kurt, recepční poté volbou této činnosti určí, že zákazník si kurt objednal pro 2 hráče). Odpovídající činnost má následující parametry: je vytvořena ze skladové položky "Tenis 1 hod Po - Pá", sazba je 1 skladová jednotka na časový úsek 60 minut, rezervace zaplní celý objekt. – Tenis 1 hod Po - Pá 4hráči - předpokládejme, že chceme nastavit tuto činnost tak, že bude reprezentovat pronájem celého kurtu na 1 hodinu pro 4 hráče. Rezervace je vedená pouze na 1 zákazníka, který si zablokuje celý kurt, recepční poté volbou této činnosti určí, že zákazník si kurt objednal pro 4 hráče. Odpovídající činnost má následující parametry: je vytvořena ze skladové položky "Tenis 1 hod Po - Pá 4 hráči", sazba je 1 skladová jednotka na časový úsek 60 minut, rezervace zaplní celý objekt. • cenu za pronájem kurtu si hradí každý zákazník sportovního centra, který se účastní hry. V tomto případě je na obsluze centra, aby dohlédla na to, že nebude kurt rezervován pro lichý počet osob apod. – Tenis 1 hod Po - Pá 1osoba - tato činnost reprezentuje cenu pronájmu 1 místa na kurtu pro 1 hráče na dobu 60 minut. Tzn. pokud si chce 1 zákazník objednat 2 místa na tenisovém kurtu na 1 hodinu, zaplatí dvojnásobek ceny této činnosti. Při této variantě činnosti je možno ceny rezervace jednotlivých zákazníků rozdělit na jejich účty, kdežto v předchozím případě vždy celou cenu rezervace musel hradit jeden zákazník. Odpovídající činnost má následující parametry: je vytvořena ze skladové položky "Tenis 1 hod Po - Pá", sazba je 1 skladová jednotka na osobu na časový úsek 60 minut. 5. Činnosti týkající se hotelu (hotelové pokoje) V případě, že počítáme se situací, kdy si zákazník může zarezervovat pouze celý pokoj, nikoliv jen jeho část (1 postel) je třeba, aby u každé činnosti týkající se ubytování byla zatržena volba Rezervace zaplní celý objekt. • Pokoj Afrodita 2 osoby - předpokládejme, že tato činnost reprezentuje cenu pronájmu pokoje Afrodita pro 2 osoby v hotelu na jednu noc. Odpovídající činnost má následující parametry: je vytvořena ze skladové položky "Pokoj Afrodita 2 osoby", sazba je 1 skladová jednotka na časový úsek 1440 minut (tzn. na 24 hodin), rezervace zaplní celý objekt. • Apartmá Ludvík 5 osob - předpokládejme, že tato činnost reprezentuje cenu pronájmu apartmá Ludvík pro 5 osob v hotelu na jednu noc. Odpovídající činnost má následující parametry: je vytvořena ze skladové položky "Apartmá Ludvík 5 osob", sazba je 1 skladová jednotka na časový úsek 1440 minut (tzn. na 24 hodin), rezervace zaplní celý objekt. Pokud je u činnosti poznámka: • Rezervace zaplní celý objekt, znamená to, že při vytváření činnosti je zatržena stejnojmenná volba. Poté při vytvoření rezervace na tuto činnost se zablokují všechna místa v objektu. Toto chování je žádoucí např. při rezervaci hotelového pokoje, kde je třeba, aby si mohli zákazníci rezervovat jen celý pokoj, bez ohledu na počet míst. V opačném případě by se mohlo stát, že pokud máme pokoj pro 2 osoby, tak si jednotlivá lůžka zarezervují navzájem si cizí zákazníci. • na časový úsek 30 min - znamená to, že je zatržena volba Na časový úseka nastaveno odpovídající časové kvantum a cena skladové položky bude účtována dle délky rezervace. • na osobu - znamená to, že je zatržena volba Na osobu a cena skladové položky bude účtována jako cena vstupu jednoho zákazníka.

157


7.5

Definování objektů a areálů

Podrobný postup pro vytvoření areálů a objektů je opět v kapitole nastavení. V této kapitole se budeme především zabývat správným nastavení atributů objektů na konkrétních příkladech: • Volejbalové hřiště, Floorbalové hřiště a ostatní hřiště určená pro větší počty osob, kde máme zájem umožnit rezervace pouze celého objektu. Čas počátku a délku rezervace si určuje zákazník sám. Objektu nastavíme následující atributy - kapacita objektu např. 16 lidí, zatrhneme volbu rezervace části objektu zaplní celý objekt. Doba rezervace je volná(tzn. dle přání zákazníka) s výchozí délkou např. 1 hodinu a volba Umožnit změnu délky rezervace bude též zatržena (tzn. obsluha může nastavit délku rezervace dle přání zákazníka). • Tenisový kurt, Squashový kurt, Badmintonový kurt - zde máme dvě možnosti, přičemž výběr jedné z nich je závislý na tom, jak jsme si nadefinovali činnosti týkající se tohoto sportu (viz předchozí kapitola o činnostech). – pokud máme na nadefinovánu činnost tenis tak, že cenu za pronájem celého kurtu platí pouze 1 zákazník, který rezervaci zadal, pak objektu nastavíme následující atributy - kapacita typicky 2 nebo 4 osoby, zatrhneme volbu rezervace části objektu zaplní celý objekt. Doba rezervace je volná(tzn. dle přání zákazníka) s výchozí délkou např. 30 nebo 60 minut a volba Umožnit změnu délky rezervace bude též zatržena (tzn. obsluha může nastavit délku rezervace dle přání zákazníka). – pokud máme na nadefinovánu činnost tenis tak, že cenu za pronájem kurtu si hradí každý zákazník sportovního centra, který se účastní hry. pak objektu nastavíme následující atributy - kapacita typicky 2 nebo 4 osoby, volba rezervace části zaplní objektu celý objekt musí zůstat nezatržena. Doba rezervace je volná(tzn. dle přání zákazníka) s výchozí délkou např. 30 nebo 60 minut a volba Umožnit změnu délky rezervace bude též zatržena (tzn. obsluha může nastavit délku rezervace dle přání zákazníka). • Zrcadlový sál - předpokládejme, že máme nadefinovány 2 činnosti, které chceme v tomto areálu povolit, a to Aerobic 1h lekce a Dance Aerobic. Pak objektu nastavíme následující atributy - kapacita cca 15 osob, volba rezervace části zaplní objektu celý objekt musí zůstat nezatržena, aby bylo možné vytvářet rezervace pro různé zákazníky. Doba rezervace dle otvírací doby(tzn. v otvírací době musí být nadefinovány např. jednotlivé hodinové bloky, které reprezentují jednotlivé lekce) a volba Umožnit změnu délky rezervace bude nezatržena (tzn. obsluha nemůže nastavit délku rezervace dle přání zákazníka, délka je dána rozpisem lekcí). • Golf. hřiště 9 jamek - u tohoto objektu by stačilo evidovat, kteří zákazníci se na hřišti právě vyskytují. Pro tento případ stačí nastavit kapacitu objektu a zatrhnout volbu "Umožnit přímý vstup bez rezervace"(tzn. na tento objekt nebude možné zadávat rezervace, obsluha bude pouze prodávat zákazníkům vstupy na hřiště). Ovšem v případě, kdy chceme mít možnost usměrňovat starty zákazníků (např. pouštět na start skupinky hráčů po 10 minutách) a umožnit jim rezervovat si konkrétní čas startu, pak nastavíme atributy objektu následovně - nastavíme kapacitu objektu na počet osob, kterým chceme umožnit start v jednom okamžiku. Dále nastavíme volnou dobu rezervace s výchozí délkou 10 min. Volba Umožnit změnu délky rezervace musí zůstat nezatržena. • Golfový simulátor - u tohoto objektu máme stejné možnosti, jako u nastavování tenisových kurtů. • Masérna - v praxi jsou uvažovány přístupy, jak vytvářet objekty reprezentující masérnu. Buď vytvoříme objekt pro každého maséra a zákazník si může určit, ke komu chce jít na masáž. Druhá varianta je taková, že vytvoříme objekty pro jednotlivé masážní kabinky, zákazník si pak může pouze vybrat druh masáže, přičemž volbu maséra nemůže ovlivnit (záleží na tom, který masér pracuje v které kabince). V obou případech vytvořeném objektu určenému k provádění masáží nastavíme kapacitu objektu na 1 osobu. Zatrhneme možnost rezervace části objektu zaplní celý objekt. Doba rezervace bude volná s výchozí délkou např. 30 min. Ve většině případů je vhodné vyhradit volno před a po rezervaci na úklid a přípravu maséra na nového zákazníka. Volba Umožnit změnu délky rezervace bude zatržena, pokud chceme obsluze centra umožnit nastavování délky masáže. 158


• Fitko - nastavíme kapacitu objektu a zatrhneme umožnit přímý vstup bez rezervace. Tomuto objektu pak musíme přiřadit činnost, která reprezentuje cenu vstupu do fitka. • Solárium - nastavíme kapacitu objektu na 1 osobu, zatrhneme možnost rezervace části objektu zaplní celý objekt. Nastavíme volnou dobu rezervace s výchozí délkou např. 5 minut a zatrhneme možnost Umožnit změnu délky rezervace. • Hotelový pokoj - nastavíme kapacitu objektu, zatrhneme volbu rezervace části objektu zaplní celý objekt, doba rezervace bude volná s výchozí délkou 24 hodin. Zatržením volby Umožnit změnu délky rezervace povolíme vytváření rezervace pokoje na více po sobě jdoucích dní. Při vytváření objektů je třeba každému objektu dále určit, které činnosti jsou v něm povoleny. Dále objektu nadefinujeme otevírací dobu. Každému bloku otevírací doby můžeme přiřadit konkrétní činnost, kterou nebude moci obsluha centra změnit. Pokud tak neučiníme, může obsluha při vytváření rezervace v tomto objektu zvolit činnost dle přání zákazníka.

7.6

Nastavení uživatelského rozhraní

Nastavení uživatelského rozhraní je třeba provést ve většině případů jen jednou po instalaci. Postup je podrobně popsán v kapitole nastavení. Praxe je taková, uživatelské rozhraní pro adminy obsahuje podzáložky pro všechny areály a v každé záložce jsou objekty daného areálu. Toto nastavení bývá použito i pro recepční. Důležité je, aby byl každý objekt zobrazen právě v jedné záložce a na žádný se nezapomnělo. Protože pokud není objekt zobrazený v záložkách, nebude využívaný zákazníky, protože obsluha nebude moci pracovat s tímto objektem - zadávat rezervace v tomto objektu apod. Pokud byste chtěli vytvořit 2 uživatelské skupiny recepčních pro 2 recepce - např RECEPCE 1, RECEPCE2. Přičemž každá z těchto skupin bude mít své uživatelské rozhraní nadefinováno tak, že jedna skupina RECEPCE 1 mít v podzáložkách část objektů centra a skupina RECEPCE 2 bude mít na starosti ostatní objekty, je třeba si uvědomit, že recepční nebudou moci přecházet z jedné recepce na druhou. Každé recepční se totiž po přihlášení zobrazí "její"podzáložky a nebude moci ovládat objekty příslušící druhé recepci. Toto řešení tudíž vhodné pouze v případě, že na každé recepci pracuje stále stejná skupina recepčních a recepční nikdy nepřechází ze své recepce na jinou. Vytvořením uživatelského rozhraní pro uživatelskou skupinu Web určíte jaké záložky a objekty se budou zobrazovat zákazníkům, kteří mají přístup do webového klienta CLUBSPIRE. Zákazníci si pak budou moci v těchto objektech zadávat rezervace online bez účasti recepčních centra.

159

Kapitola 8

Přístupová práva v CLUBSPIRE 8.1

Přístupová práva v CLUBSPIRE

Systém CLUBSPIRE je navržen tak, že ke všem netriviálním akcím, které je možné v CLUBSPIRE zadávat, existuje právo provádět tuto akci. Administrátor systému může jednotlivým uživatelským skupinám přesně nastavit práva tak, aby členové této uživatelské skupiny mohli provádět akce, které potřebují k vykonávání své práce, ale zároveň neměli přístup k akcím, které jim nepřísluší. Nastavení uživatelských práv je možné provést jen pro uživatelskou skupinu, nastavit práva jednomu konkrétnímu uživateli jinak než ostatním ve skupině nelze. Takže v případě, že máte zájem nastavit práva například vedoucí směny, je třeba nejdříve vytvořit uživatelskou skupinu Vedoucí směny, nastavit jí odpovídající práva a vytvořit v této skupině uživatele pro zaměstnance patřící do této kategorie. Vlastní nastavení přístupových práv uživatelským skupinám je možné najít v menu Nástroje položka Správa uživatelských účtů. Zobrazí se vám stejnojmenné okno, v jehož pravé části je zobrazen seznam uživatelských skupin, které máte v CLUSBSPIRE vytvořeny. Kliknutím na název skupiny a stiskem tlačítka Upravit se dostanete k možnosti nastavit této skupině uživatelská práva. Zobrazí se vám okno Skupina uživatelů, jehož hlavní část tvoří panel se seznamem existujících přístupových práv. Před každou položkou přístupového práva v tomto seznamu je zatrhávací políčko, které ukazuje, zda uživatelé z této skupiny toto právo mají (políčko je zatrženo) nebo nemají (políčko není zatrženo). Úpravou těchto zatrhávacích políček můžeme nastavit případně odebrat práva, jak je potřeba. Při kliknutí na název práva se nám v dolní části okna (pod panelem se seznamem) práv objeví zpráva s bližší informací o tomto právu. Při používání CLUBSPIRE se nastavení přístupových práv projeví tak, že pokud nemáte právo k nějaké akci, tak se vám nezobrazí tlačítko nebo odkaz, který tuto akci spouští. Například pokud nemáte právo ke stornování účtu zákazníka, nezobrazí se vám v panelu Účet tlačítko Storno. V následující kapitole je seznam všech přístupových práv v CLUBSPIRE s bližším vysvětlením každého z nich a s určením jaké tlačítko (případně odkaz) je s tímto právem svázáno.

8.2

Seznam přístupových práv

Následující seznam ukazuje přehled všech práv, která máte v CLUBSPIRE možnost nastavit. U každého práva je jeho název, který se zobrazuje v seznamu práv (při nastavování práv uživatelské skupině) popis a cesta k tlačítku (odkazu), který je s tímto právem svázán (pokud uživatel nemá toto právo přiřazeno, nebude se mu toto tlačítko zobrazovat). • Aplikační klient – přizpůsobení číselníků – Uživatel má oprávnění upravovat číselníky účtenek, příjemek a výdejek. – Nástroje - Nastavení - Číselné řady • Aplikační klient – přizpůsobení tisků – Uživatel má oprávnění upravovat nastavení tisků. – Nástroje - Nastavení - Tisk • Aplikační klient – přizpůsobení uživatelského rozhraní

160

KAPITOLA 8. PŘÍSTUPOVÁ PRÁVA . . .

– Uživatel má oprávnění přizpůsobovat si vlastní uživatelské rozhraní. – Nástroje - Nastavení uživatelského rozhraní • Aplikační klient – přihlášení – Uživatel má oprávnění přihlásit se do aplikace. Bez tohoto oprávnění není možné spustit rezervační systém. • Aplikační klient – správa uživatelského rozhraní – Uživatel má oprávnění upravovat uživatelské rozhraní skupinám uživatelů. – Nástroje - Nastavení uživatelského rozhraní • Činnosti – mazat činnosti – Uživatel má oprávnění mazat činnosti. – Rezervace - Činnosti • Činnosti – prohlížet – Uživatel má oprávnění procházet strukturu činností. – Rezervace - Činnosti. • Činnosti – upravovat činnosti – Uživatel má oprávnění upravovat existující činnosti. – Činnosti v menu Rezervace. • Činnosti – zadávat činnosti – Uživatel má oprávnění vytvářet nové činnosti. – Rezervace - Činnosti • Deposit – aktualizovat – Uživatel má oprávnění aktualizovat stav depositu. – VIP - Nastavení depositu • Deposit – vytvářet – Uživatel má oprávnění vytvářet deposit. – VIP - Nastavení depositu • Dodavatelé – editovat – Uživatel má oprávnění vytvářet, upravovat a rušit dodavatele. – Sklad - Správa dodavatelů • Dodavatelé – prohlížet – Uživatel má oprávnění prohlížet dodavatele. – Sklad - Správa dodavatelů • DPH – správa sazeb DPH – Uživatel má oprávnění spravovat sazby DPH. – Nástroje - Nastavení - DPH • E-mail – mazání e-mailů 161


– Uživatel má oprávnění mazat e-maily v historii. – Nástroje - Odesílání e-mailů • Email – vytváření jazyků komunikace – Uživatel má oprávnění vytvářet a editovat jazyky pro komunikaci emailem. – Nástroje - Odesílání e-mailů • Firma – editace firem – Uživatel má oprávnění editovat nastavení firmy. – Upravit po kliknutí pravým tlačítkem myši na zákazníka typu firma a zobrazení zákaznické karty • Firma – nastavení automatických emailů – Uživatel má oprávnění nastavovat automatické odesílání e-mailů. – Nástroje - Odesílání e-mailů • Firma – vytvoření depositu – Uživatel má oprávnění vytvářet firemní deposit. – Tlačítko Deposit pod hlavní lištou a tlačítko Deposit v panelu Firma • Firma – vytvoření firmy – Uživatel má oprávnění vytvářet firmy jako zákazníka. – Tlačítko Nová firma v panelu Zákazníci • Firma – vytvoření karet – Uživatel má oprávnění vytvářet firemní karty. – Tlačítko Karty v panelu Firma • Firma – zrušení firmy – Uživatel má oprávnění odstranit firmy. – Menu Smazat po kliknutí pravým tlačítkem myši za zákazníka typu firma • Golf – editace klubů – Uživatel má oprávnění editovat seznam golfových klubů v systému. – Golf - Golfové kluby • Golf – editovat nastavení – Uživatel má oprávnění editovat nastavení pro golf. – Nástroje - Nastavení - Golf • Karty/klíčenky – editovat typ tokenu – Uživatel má oprávnění vytvářet, editovat a mazat tokeny (karty/klíčenky). – VIP - Nastavení karet a klíčenek • Karty/klíčenky – mazání – Uživatel má oprávnění mazat karty/klíčenky. – VIP - Nastavení karet a klíčenek

162


• Karty/klíčenky – prohlížení – Uživatel má oprávnění prohlížet karty/klíčenky. – VIP - Nastavení karet a klíčenek • Karty/klíčenky – prohlížet typ tokenu – Uživatel má oprávnění prohlížet karty/klíčenky. – VIP - Nastavení karet a klíčenek • Karty/klíčenky – vytváření – Uživatel má oprávnění vytvářet karty/klíčenky. – VIP - Nastavení karet a klíčenek • Kategorie zboží – editace – Uživatel má oprávnění editovat kategorie zboží. – V okně Evidence zboží odpovídající odkaz • Kategorie zboží – editace účtenek – Uživatel má oprávnění editovat účtenky pro kategorie zboží. – Nástroje - Nástavení - Tisk - záložka Speciální účtenky • Kategorie zboží – odstranění – Uživatel má oprávnění odstraňovat kategorie zboží. – V okně Evidence zboží odpovídající odkaz • Kategorie zboží – prohlížení – Uživatel má oprávnění prohlížet kategorie zboží. – V okně Evidence zboží odpovídající odkaz • Kategorie zboží – vytváření – Uživatel má oprávnění vytvářet kategorie zboží. – V okně Evidence zboží odpovídající odkaz • Kiosek – editace nastavení – Uživatel má oprávnění editovat nastavení pro kiosek. – Nástroje - Nastavení - Kiosek • Objednávky – editace ceny – Uživatel má oprávnění editovat prodejní cenu. – V okně Evidence zboží odpovídající odkaz • Objednávky – mazat – Uživatel má oprávnění mazat nerealizované objednávky. – V panelu Rezervace - tlačítko Storno • Objednávky – mazat stornované – Uživatel má oprávnění mazat stornované objednávky. – Tlačítko Storno v panelu Stornovaná objednávka

163


• Objednávky – realizovat – Uživatel má oprávnění aktualizovat stav depositu. – Tlačítko na účet v panelu Rezervace • Objednávky – stornovat – Uživatel má oprávnění stornovat realizované objednávky. – Tlačítko umožňující storno realizované objednávky • Objednávky – upravovat – Uživatel má oprávnění upravovat nastavení tisků. – Odkazy vedoucí k úpravě nerealizovaných objednávek • Objednávky – vytvářet – Uživatel má oprávnění zadávat nové objednávky. – Možnost vytváření nových rezervací • Objekty a areály – mazat objekty – Uživatel má oprávnění mazat objekty a areály. – Rezervace - Objekty a areály - tlačítko Vymazat • Objekty a areály – prohlížet objekty – Uživatel má oprávnění prohlížet hierarchii objektů a areálů. – Rezervace - Objekty a areály • Objekty a areály – spravovat blokace – Uživatel má oprávnění přidávat, mazat a upravovat blokace objektů. – Rezervace - Objekty a areály • Objekty a areály – spravovat otevírací doby objektů – Uživatel má oprávnění přidávat, mazat a upravovat otevírací doby objektů. – Rezervace - Objekty a areály - tlačítko Otevírací doba • Objekty a areály – upravovat objekty – Uživatel má oprávnění upravovat objekty a areály. – Rezervace - Objekty a areály - tlačítko Upravit • Objekty a areály – vytvářet objekty – Uživatel má oprávnění vytvářet nové objekty a areály. – Rezervace - Objekty a areály - tlačítko Vložit areál, Vložit objekt • Ovládání objektů – editovat nastavení – Uživatel má oprávnění měnit nastavení u ovládání objektů. – Nástroje - Nastavení - Ovládání objektů • Ovládání vstupů – editování nastavení – Uživatel má oprávnění upravovat nastavení ovládání vstupů. – Nástroje - Nastavení - Ovládání vstupů a Definování vstupů

164


• Permanentky – editace – Uživatel má oprávnění upravovat permanentky na kartě zákazníka. – karta zákazníka - záložka Permanentky • Permanentky – přehled čerpání z permanentek – Uživatel má oprávnění pracovat s přehledem čerpání z permanentek. – Zákazník - Přehled čerpání z permanentek • Permanentky – přehled nerealizovaných permanentek – Uživatel má oprávnění pracovat s přehledem nerealizovaných permanentek. – Zákazník - Přehled nerealizovaných permanentek • Permanentky – úprava definice typů – Uživatel má oprávnění upravovat definice typů permanentek. – Nástroje - Nastavení - odkaz Permanentky • Platby – editace nastavení – Uživatel má oprávnění editovat nastavení poznámky na účtenku, zobrazování panelů pro doplnění informací při placení atd.. – Nástroje - Nastavení - Platby • Platby za členství – editace/vkládání – Uživatel má oprávnění mazat a vkládat platby za členství. – Pokladna - Platby za členství • Platby za členství – zobrazení – Uživatel má oprávnění zobrazovat platby za členství. – Pokladna - Přehled plateb za členství • Platební karta – vytváření a editace – Uživatel má oprávnění vytvořit a editovat typy kreditních karet určených pro placení kartou. – Nástroje - Nastavení - Online platby • Pokladna – hotovostní platby poukázkou – Uživatel má oprávnění pracovat s přehledem "Hotovostní platby poukázkou"v sekci pokladna. – Pokladna - Hotovostní platby poukázkou • Pokladna – mazání pokladen – Uživatel má oprávnění mazat pokladny. – Pokladna - Nastavení pokladen - Vymazat v okně Nastavení pokladen • Pokladna – pokladní kniha – Uživatel má oprávnění prohlížet si pokladní knihu. – Pokladna - Pokladní kniha • Pokladna – prohlížení pokladen – Uživatel má oprávnění prohlížet seznam pokladen. – Pokladna - Nastavení pokladen - Vymazat v okně Nastavení pokladen 165


• Pokladna – přehled e-plateb – Uživatel má oprávnění pracovat s přehledem "Přehled e-plateb"v sekci pokladna. – Pokladna - Přehled e-plateb • Pokladna – přehled tržeb – Uživatel má oprávnění pracovat s přehledem "Přehled tržeb"v sekci pokladna. – Pokladna - Přehled tržeb • Pokladna – přehled tržeb dle kategorií – Uživatel má oprávnění pracovat s přehledem "Přehled tržeb dle kategorií"v sekci pokladna. – Pokladna - Přehled tržeb dle kategorií • Pokladna – přehled tržeb dle zákazníků – Uživatel má oprávnění pracovat s přehledem tržeb podle zákazníků. – Pokladna - Přehled tržeb dle zákazníků • Pokladna – přehled tržeb za měsíc – Uživatel má oprávnění pracovat s přehledem "Přehled tržeb za měsíc"v sekci pokladna. – Pokladna - Přehled tržeb za měsíc • Pokladna – přehled tržeb za obsluhu – Uživatel má oprávnění pracovat s přehledem "Přehled tržeb za obsluhu"v sekci pokladna. – Pokladna - Přehled tržeb za obsluhu • Pokladna – storno účtu – Uživatel má oprávnění stornovat účet. – Pokladna - Účty • Pokladna – stornování vkladu na pokladnu – Uživatel má oprávnění stornovat otevření pokladny nebo vklad na pokladnu. – Pokladna - Pokladní kniha - příslušný vklad • Pokladna – stornování uzavření pokladny – Uživatel má oprávnění stornovat uzavření pokladny. – Pokladna - Pokladní kniha - příslušné uzavření pokladny • Pokladna – stornování výběru z pokladny – Uživatel má oprávnění stornovat výběr pokladny. – Pokladna - Pokladní kniha - příslušný výběr z pokladny • Pokladna – účty – Uživatel má oprávnění pracovat s přehledem "Účty"v sekci pokladna. – Pokladna - Účty • Pokladna – úpravy pokladen – Uživatel má oprávnění upravovat nastavení pokladen. – Pokladna - Nastavení pokladen - Vymazat v okně Nastavení pokladen

166


• Pokladna – uzávěrka denní tržby – Uživatel má oprávnění provádět uzávěrku denní tržby. – Pokladna - Uzávěrka denní tržby • Pokladna – vklad na pokladnu – Uživatel má oprávnění provádět vklad na pokladnu. – Pokladna - Vklad na pokladnu • Pokladna – vyhodnocení prodeje – Uživatel má oprávnění pracovat s přehledem "Vyhodnocení prodeje"v sekci pokladna. – Pokladna - Vyhodnocení prodeje • Pokladna – vystavení účtu – Uživatel má oprávnění vystavit pokladní účet. – Tlačítko Na účet v panelu Účet • Pokladna – vytváření pokladen – Uživatel má oprávnění vytvářet pokladny. – Pokladna - Nastavení pokladen - tlačítko Přidat v okně Nastavení pokladen • Poplatky – editování storno poplatků – Uživatel má oprávnění měnit nastavení storno poplatků. – Nástroje - Nastavení - Storno poplatky • Poukázka – vytváření typu poukázky – Uživatel má oprávnění vytvářet nové typy poukázek určené pro placení. – Pokladna - Typy poukázek • Promo kredit – editace/vkládání – Uživatel má oprávnění mazat/vkládat promo kredit. – Tlačítko Deposit v panelu Firma • Promo kredit – prohlížení – Uživatel má oprávnění prohlížet promo kreditu. – Pokladna - Přehled účtů • Promo kredit – prohlížení statistik – Uživatel má oprávnění prohlížet statistiky k promo kreditu. – VIP - Sestava depositu a Historie depositu • Rezervace – mazaní uskutečněných vstupů – Uživatel má oprávnění mazat vstupy uskutečněné turniketem. • Rezervace – povolit rezervace v minulosti – Uživatel má oprávnění provádět rezervace nebo vstupy v minulosti. • Rezervace – upravova nastavení – Uživatel má oprávnění upravovat nastavení pro rezervace v menu Nástroje. 167


– Nástroje - Nastavení - Nastavení rezervací • Sklad – editace zboží – Uživatel má oprávnění editovat skladové zboží. – Karta zboží v panelu Evidence zboží (menu Sklad) • Sklad – inventura – Uživatel má oprávnění dělat inventuru skladu. – Sklad - Inventura • Sklad – mazání převodek – Uživatel má oprávnění mazat a stornovat převodky. – Sklad - Přehled převodek • Sklad – mazat příjemky – Uživatel má oprávnění mazat skladové příjemky. – Sklad - Přehled příjemek - odkaz na smazání skladové příjemky • Sklad – mazat výdejky – Uživatel má oprávnění mazat skladové výdejky. – Sklad - Přehled výdejek - odkaz na smazání skladové výdejky • Sklad – odstranění zboží – Uživatel má oprávnění odstranit skladové zboží. – Sklad - Evidence zboží - Vymazat zboží • Sklad – prohlížení příjemek – Uživatel má oprávnění prohlížet skladové příjemky. – Sklad - Přehled příjemek • Sklad – prohlížení výdejek – Uživatel má oprávnění prohlížet skladové výdejky. – Sklad - Přehled výdejek • Sklad – prohlížení zboží – Uživatel má oprávnění prohlížet skladové zboží. – Záložka Sklad pod hlavním panelem • Sklad – procházení převodek – Uživatel má oprávnění procházet převodky. – Sklad - Přehled převodek • Sklad – storno příjemky – Uživatel má oprávnění stornovat skladové příjemky. – Sklad - Přehled příjemek - odkaz na stornování skladové příjemky • Sklad – storno výdejky – Uživatel má oprávnění stornovat skladové výdejky. 168


– Sklad - Přehled výdejek - odkaz na stornování skladové výdejky • Sklad – úprava skladových jednotek – Uživatel má oprávnění k úpravě skladových jednotek. – Sklad - Skladové jednotky • Sklad – úpravovat příjemky – Uživatel má oprávnění upravovat skladové příjemky. – Sklad - Přehled příjemek - odkaz na úpravu skladové příjemky • Sklad – úpravovat výdejky – Uživatel má oprávnění upravovat skladové výdejky. – Sklad - Přehled výdejek - odkaz na úpravu skladové výdejky • Sklad – vrácení zboží – Uživatel má oprávnění nastavit záporné hodnoty při nákupu zboží, a tím provést vrácení zboží. • Sklad – vytváření výdejek – Uživatel má oprávnění vytvářet skladové výdejky. – Sklad - Výdej zboží • Sklad – vytváření zboží – Uživatel má oprávnění vytvářet skladové zboží. – Sklad - Evidence zboží - Vymazat zboží • Sklad – vytváření příjemek – Uživatel má oprávnění vytvářet skladové příjemky. – Sklad - Příjem zboží • Sklad – vytvářet převodky – Uživatel má oprávnění vytvořit převodku. – Sklad - Převod zboží • Sklad – editace nastavení – Uživatel má oprávnění definovat a nastavit více skladů. – Sklad - Nastavení skladů • Sportcentrum – editování informací o centru – Uživatel má oprávnění editovat informace o centru. – Nástroje - Nastavení - Kontaktní údaje a Logo centra • Statistiky – deposit – Uživatel má oprávnění prohlížet statistiky složeného depositu. – VIP - Sestava depositu a Historie depositu • Statistiky – golf – Uživatel má oprávnění prohlížet statistiky vztažené na golfové kluby. – Golf - Přehled vytížení dle golfových klubů

169


• Statistiky – objednávky – Uživatel má oprávnění prohlížet statistiky objednávek. – Pokladna - odkazy na různé druhy přehledů tržeb • Statistiky – sklad prohlížení – Uživatel má oprávnění prohlížet statistiky příjemek, výdejek, výdejů zásob, stavu skladu. – Sklad - k tomu odpovídající položky • Statistiky – sklad tisk – Uživatel má oprávnění tisknout statistiky skladových zásob, podlimitního zboží, složeného zboží. – Tlačítko Tisk v jednotlivých panelech týkajících se skladu • Statistiky – voucher – Uživatel má oprávnění prohlížet statistiky navázané na vouchery. – Golf - Přehled voucherů • Statistiky – vytížení objektů – Uživatel má oprávnění prohlížet statistiky vytížení objektů. – Odkazy Objekty a areály, Přehled vytížení objektů, Vyhodnocení návštěvnosti objektů, Přehled ovládání objektů, Týdenní • Stoly – editace – Uživatel má oprávnění editovat stoly. – Touch - Nastavení stolů - Upravit • Stoly – odstranění – Uživatel má oprávnění odstraňovat stoly. – Touch - Nastavení stolů - Smazat • Stoly – prohlížení – Uživatel má oprávnění prohlížet stoly. – Touch - Nastavení stolů – CLUBSPIRE Touch - zobrazení záložky Stoly • Stoly – vytváření – Uživatel má oprávnění vytvářet stoly. – Touch - Nastavení stolů - Přidat stůl • Touch kategorie – editace – Uživatel má oprávnění editovat kategorie pro Touch. – Touch - Nastavení katalogu - tlačítko pro editaci kategorie Touch • Touch kategorie – editace lokálních – Uživatel má oprávnění editovat lokální kategorie pro Touch. – Touch - Nastavení katalogu - tlačítko pro editaci kategorie Touch • Touch kategorie – odstranění 170


– Uživatel má oprávnění odstraňovat kategorie pro Touch. – Touch - Nastavení katalogu - tlačítko pro smazání kategorie Touch • Touch kategorie – odstranění lokálních – Uživatel má oprávnění odstraňovat lokální kategorie pro Touch. – Touch - Nastavení katalogu - tlačítko pro smazání kategorie Touch • Touch kategorie – prohlížení – Uživatel má oprávnění prohlížet kategorie pro Touch. – Touch - Nastavení katalogu – CLUBSPIRE Touch - zobrazení panelu s kategoriemi zboží Touch • Touch kategorie – prohlížení lokálních – Uživatel má oprávnění prohlížet lokální kategorie pro Touch. – Touch - Nastavení katalogu – CLUBSPIRE Touch - zobrazení panelu s kategoriemi zboží Touch • Touch kategorie – vytváření – Uživatel má oprávnění vytvářet kategorie pro Touch. – Touch - Nastavení katalogu - tlačítko pro vytvoření kategorie Touch • Touch zboží – editace – Uživatel má oprávnění editovat zboží pro Touch. – Touch - Nastavení katalogu - tlačítko pro úpravu zboží • Touch zboží – odstranění – Uživatel má oprávnění odstraňovat zboží pro Touch. – Touch - Nastavení katalogu - tlačítko pro smazání zboží • Touch zboží – prohlížení – Uživatel má oprávnění prohlížet zboží Touch. – Touch - Nastavení katalogu – CLUBSPIRE Touch - zobrazení seznamu zboží v jednotlivých kategoriích Touch katalogu • Touch zboží – vytváření – Uživatel má oprávnění vytvářet nové zboží pro Touch. – Touch - Nastavení katalogu - tlačítko pro přidání zboží do katalogu Touch • Typ depositu – aktualizovat – Uživatel má oprávnění aktualizovat typ depositu. – Odpovídající odkazy v zákaznické kartě • Uživatelské účty – prohlížení – Uživatel má oprávnění prohlížet uživatelské účty a uživatelské skupiny. – Nástroje - Správa uživatelů • Uživatelské účty – správa

171


– Uživatel má oprávnění přidávat, mazat a upravovat uživatelské účty a skupiny. Uživatel může nastavovat oprávnění. – Nástroje - Správa uživatelských účtů • Vstupy pomocí externí aplikace – nastavení – Uživatel má oprávnění dělat nastavení parametrů a podmínek vstupů pomocí externí aplikace. • Vzdálené objednávky – nastavení – Uživatel má oprávnění nastavit zboží, které může být vzdáleně objednáno. • Webové služby – Uživatel má oprávnění provádět rezervace přes webové služby. • Webový klient – editování nastavení – Uživatel má oprávnění upravovat nastavení pro webového klienta. – Nástroje - Nastavení - Webový klient • Webový klient – nastavení online plateb – Uživatel má oprávnění nastavit atributy pro online platby přes webového klienta. – Nástroje - Nastavení - Online platby • Zabezpečení – editování úrovně zabezpečení klienta – Uživatel má oprávnění měnit nastavení úrovně zabezpečení klienta. Jde především o „Striktní režim“. – Nástroje - Nastavení - Zabezpečení • Zákazníci – export – Uživatel má oprávnění exportovat zákazníky. – Soubor - Exportovat • Zákazníci – import – Uživatel má oprávnění importovat zákazníky. – Soubor - Import • Zákazníci – mazat zákazníky – Uživatel má oprávnění mazat zákazníky. – Volba Vymazat po kliknutí pravým tlačítkem myši na jméno konkrétního zákazníka v panelu Zákazníci • Zákazníci – přiřazení zákazníka do skupin – Uživatel má oprávnění přiřazovat nebo odebírat uživatelské skupiny v kartě zákazníka. – Panel Uživatelské skupiny v kartě zákazníka • Zákazníci – spravovat skupiny zákazníků – Uživatel má oprávnění přidávat, mazat a upravovat skupiny zákazníků. – Nástroje - Správa skupin zákazníků • Zákazníci – tvořit a upravovat přerušení členství – Uživatel má oprávnění vytvářet nové členství a přerušovat členství. 172


– Odpovídající tlačítko v panelu Přerušené členství v kartě Zákazníka • Zákazníci – upravovat zákazníky – Uživatel má oprávnění měnit osobní a jiné údaje zákazníků. – Změna údajů v panelu Základní údaje v kartě zákazníka • Zákazníci – vytvářet zákazníky – Uživatel má oprávnění zadávat nové zákazníky. – Tlačítko Nový zákazník v panelu Zákazníci • Zákazník – prohlížet zákazníky – Uživatel má oprávnění procházet seznam zákazníků. – Zobrazení panelu Zákazníci • Zákazník – procházet všechny zákazníky – Uživatel má oprávnění procházet všechny (i skryté) zákazníky. – V panelu Zákazníci se poté zobrazují i skrytí zákazníci

8.3

Práva potřebná pro zobrazování jednotlivých položek menu

Jak již bylo dříve zmíněno, zobrazování některých menu, odkazů a tlačítek je vázáno na to, zda má přihlášený uživatel určitá přístupová práva. V předcházející kapitole je seznam jednotlivých přístupových práv a jejich vazby na odkazy v systému CLUBSPIRE. V této kapitole budeme postupovat obráceně, tedy pro každou položku menu určíme, jaká přístupová práva uživatel musí mít, aby se mu položka zobrazila. Některé položky menu nejsou přístupovými právy omezeny (tzn. zobrazují se všem). Takové položky v tomto seznamu nebudeme zmiňovat. Ještě je třeba upozornit, že zde se jedná POUZE o položky hlavního menu (ostatní tlačítka a odkazy zde zmíněny nebudou). Následuje seznam položek menu, přičemž u každé položky je uveden seznam práv, která musí uživatel mít, aby se mu položka zobrazila. Seznam je rozdělen dle hlavních menu následovně: Soubor • Import zákazníků: – zákazníci - import • Export zákazníků: – zákazníci - export

Rezervace • Činnosti: – činnosti - prohlížet – činnosti - zadávat činnosti – činnosti - upravovat činnosti – činnosti - mazat činnosti • Nová činnost rychle: – činnosti - prohlížet – činnosti - zadávat činnosti 173


– činnosti - upravovat činnosti – činnosti - mazat činnosti • Objekty a areály: – objekty a areály - vytvářet objekty – objekty a areály - prohlížet objekty – objekty a areály - upravovat objekty – objekty a areály - spravovat blokace – otevírací doby objektů – objekty a areály - mazat • Přehled vytížení objektů: – statistiky - vytížení objektů • Hromadné objednávky objektů: – statistiky - vytížení objektů • Vyhodnocení návštěvnosti objektů: – statistiky - vytížení objektů • Přehled ovládání objektů: – statistiky - vytížení objektů • Přehled ovládání vstupů: – licenční modul: Ovládání vstupů • Týdenní přehled: – statistiky - vytížení objektů • Analýza vytížení za období: – statistiky - vytížení objektů

Sklad • Sklad: – sklad - prohlížení zboží – kategorie zboží - prohlížení • Příjem zboží: – sklad - vytvářet příjemky • Výdej zboží: – sklad - vytváření výdejek – sklad - vytvářet výdejky • Převod zboží: – sklad - vytvoření převodky – sklad - vytvářet příjemky 174


– sklad - vytvářet výdejky • Přehled příjemek: – sklad - prohlížení příjemek • Přehled výdejek: – sklad - prohlížení výdejek • Přehled převodek: – sklad - procházení převodek • Správa dodavatelů: – dodavatelé - prohlížet – dodavatelé - editovat • Nastavení skladů: – sklad - editace nastavení • Kopírování kategorií a zboží: – kategorie zboží - editace • Skladové jednotky: – sklad - úprava skladových jednotek • Historie nastavení cen: – sklad - editace zboží – kategorie zboží - editace • Inventura: – sklad - inventura – sklad - vytvářet příjemky – sklad - vytvářet výdejky • Přehled inventura: – sklad - inventura – sklad - vytvářet příjemky – sklad - vytvářet výdejky • Přehled výdejů zásob: – statistiky - sklad prohlížení • Tisk skladových zásob: – statistiky - sklad tisk • Tisk podlitmitních zásob: – statistiky - sklad tisk • Tisk reglety: – sklad - prohlížení příjemek – sklad - prohlížení výdejek

175


Pokladna • Účty: – pokladna - účty • Přehled tržeb: – pokladna - přehled tržeb • Přehled tržeb za obsluhu: – pokladna - přehled tržeb za obsluhu • Přehled tržeb za měsíc: – pokladna - přehled tržeb za měsíc • Přehled tržeb dle kategorií: – pokladna - přehled tržeb dle kategorií • Přehled e-plateb – licenční modul: Online platby – pokladna - přehled e-plateb • Vyhodnocení prodeje: – pokladna - vyhodnocení prodeje • Hotovostní platby poukázkou: – pokladna - hotovostní platby poukázkou • Platby za členství: – licenční modul: Platby za členství – platby za členství - editace/vkládání • Přehled plateb za členství: – licenční modul: Platby za členství – platby za členství - zobrazení • Pokladní kniha: – pokladna - pokladní kniha • Uzávěrka denní tržby: – pokladna - uzávěrka denní tržby • Výběr z pokladny: – pokladna - výběr z pokladny • Vklad na pokladnu: – pokladna - vklad na pokladnu • Přepočet měn: – pokladna - vytváření pokladen 176


– pokladna - úpravy pokladen – pokladna - mazání pokladen – pokladna - prohlížení pokladen • Typy poukázek: – poukázka - vytvoření typu poukázky • Nastavení pokladen: – pokladna - vytváření pokladen – pokladna - úpravy pokladen – pokladna - mazání pokladen – pokladna - prohlížení pokladen

Zákazník/Golf • Přehled voucherů: – licenční modul: Voucher – statistiky - voucher • Přehled nerealizovaných permanentek: – licenční modul: Permanentky – permanentky - přehled nerealizovaných permanentek • Přehled čerpání z permanentek: – licenční modul: Permanentky – permanentky - přehled čerpání z permanentek • Golfové kluby: – licenční modul: Golf – golf - editace klubů • Přehled vytížení podle golf. klubů: – licenční modul: Golf – statistiky - golf • Turnaje: – licenční modul: Golf – golf - editovat nastavení

177


VIP • VIP: – karty/klíčenky - prohlížení – karty/klíčenky - vytváření – karty/klíčenky - mazání – karty/klíčenky - prohlížet typ tokenu – karty/klíčenky - editovat typ tokenu – deposit - vytvářet – deposit aktualizovat – statistiky - deposit • Nastavení depositu: – deposit - vytvářet – deposit aktualizovat • Sestava depositu: – statistiky - deposit • Historie depositu: – statistiky - deposit • Nastavení karet, klíčenek: – licenční modul: Karty a identifikátory – karty/klíčenky - prohlížení – karty/klíčenky - vytváření – karty/klíčenky - mazání – karty/klíčenky - prohlížet typ tokenu – karty/klíčenky - editovat typ tokenu

Touch • Nastavení katalogu: – licenční modul: Touch – touch kategorie - prohlížení – podle uživatelské skupiny touch kategorie - prohlížení lokálních – touch zboží - prohlížení • Nastavení stolů: – licenční modul: Touch – stoly - prohlížení

178


Nástroje • Nastavení uživatelského rozhraní: – aplikační klient - správa uživatelského rozhraní • Správa uživatelských účtu: – uživatelské účty - prohlížení – uživatelské účty - správa • Správa skupin zákazníků: – zákazníci - spravovat skupiny zákazníků • Odesílání emailů: – licenční modul: Email V menu Nástroje položka Nastavení zobrazuje okno Nastavení, v jehož pravé části je seznam odkazů se jmény všech možný oblastí CLUBSPIRE, u nichž je možno nastavit parametry. Zobrazování těchto odkazů (a též parametrů, které tyto odkazy zobrazují) je též limitováno uživatelskými právy a to následovně: • Kontaktní údaje centra: – sportcentrum - editování informací o centru • Logo centra: – sportcentrum - editování informací o centru • Webový klient: – licenční modul: Web – webový klient - editování nastavení. • Tisk: – aplikační klient - přizpůsobení tisků • Tisk - Speciální účtenky: – kategorie zboží - editace účtenek • Skupiny zákazníků: – zákazníci - spravovat skupiny zákazníků • Golf: – licenční modul: Golf – golf - editace nastavení • Rezervace: – rezervace - úpravy nastavení – objekty a areály - spravovat otvírací objekty – rozšiřující licenční modul: Náhradníci – rozšiřující licenční modul: Firemní členství • Online platby: 179


– licenční modul: Online platby – webový klient - nastavení online plateb • Permanentky: – licenční modul: Permanentky – permanentky - editace nastavení • Storno poplatky: – licenční modul: Storno poplatky – poplatky - editování storno poplatků • Ovládání objektu: – licenční modul: Ovládání objektů – ovládání objektů - editování nastavení • Čtecí zařízení z ovl. vstupů: – licenční modul: Ovládání vstupů • Ovládání vstupů: – licenční modul: Ovládání vstupů – ovládání vstupu – editace • Definování vstupů: – licenční modul: Ovládání vstupů • Vstupy řízené externí aplikací: – licenční modul: Vstupy řízené externí aplikací – vstupy pomocí externí aplikace - nastavení • Zabezpečení: – zabezpečení – editování úrovně zabezpečení klienta • Číselné řady: – aplikační klient – přizpůsobení číselníků • Kiosek: – licenční modul: Kiosek – kiosek - editace nastavení • Omezení finančních přehledů: – nastavení - omezení finančních přehledů

180

Kapitola 9

Rozšiřující modul CLUBSPIRE Touch 9.1

CLUBSPIRE Touch

Modul Touch nabízí kompletní řešení pro prodej zboží z baru či restaurace ve Vašem centru. Umí otevřít účet na stávajícího i nového zákazníka, cizí mu samozřejmě nejsou ani účty podle stolů či přesouvání položek mezi jednotlivými účty. Zákazník si může vybrat mezi platbou v hotovosti, kartou, prostřednictvím permanentky, depositu, voucheru nebo i fakturou. Díky administračnímu rozhraní může obsluha jednoduše vybrat a přidat položky z katalogu zboží, který může být na každé pracovní stanici seřazen podle jiných kritérií – navíc umí pracovat s rolemi, takže jiný přístup lze nastavit např. pro recepční a jiný pro administrátory.

9.1.1

Nastavení CLUBSPIRE Touch katalogu

Nastavení Touch katalogu najdete v hlavní lište menu Touch položka Nastavení katalogu. Otevře se Vám nové okno Úprava Touch katalogu, v jehož levé části je zobrazen výpis již existujících kategorií zboží na výchozím skladě a v pravé části je výpis kategorií zboží v Touch katalogu. Při nastavování Touch katalogu rozlišujeme dva druhy nastavení a to tzv. globální nastavení a lokální nastavení. Tyto dvě nastavení se rozlišují podle toho, jaká práva má uživatel systému CLUBPSIRE nastavena. • Globální nastavení – provádí většinou administrátor při počáteční konfiguraci, či změně Touch katalogu. Jedná se především o vytvoření nových kategorií a přiřazení zboží do těchto kategorií. Globální nastavení se ukládá pro všechny pracovní stanice používající modul CLUBSPIRE Touch. • Lokální nastavení – uživatel s nastavenými právy pro lokální nastavení má možnost si přizpůsobit globální nastavení Touch katalogu, zadané administrátorem, dle svých potřeb. Toto nastavení je uloženo pouze na pracovní stanici, kde byla provedena změna globálního nastavení.

9.1.1.1

Vytvoření, smazání a editace kategorie zboží

Kategorie zboží Touch je možné libovolně vytvářet, mazat i editovat. Pro vytvoření nové kategorie zboží pro rozhraní Touch stačí stisknout tlačítko "plus"umístěné pod panelem s názvem Kategorie zboží – Touch:. Otevře se Vám okno Přidání nové kategorie, kam je třeba vyplnit následující informace: • Název – název nově vytvořené kategorie zboží v katalogu Touch • Ikona – ikona, která bude nejlépe vystihovat danou kategorii • Dostupná pro – zde zaškrtněte pro které uživatelské skupiny má být nově vytvořená kategorie viditelná Celý proces vytváření nové kategorie zboží potvrdíme tlačítkem Potvrdit a v seznamu kategorií by se měla zobrazit nová položka. Pro provedení jednotlivých akcí smazání či úpravy stačí označit vybranou kategorii zboží v seznamu Kategorie zboží Touch kliknutím myši na její název a stisknout příslušné tlačítko (Smazat, Upravit), nebo se zde ještě nabízí možnost výběru požadované položky (Smazat, Upravit) z kontextového menu, které

181

KAPITOLA 9. ROZŠIŘUJÍCÍ MODUL . . .

zobrazíte stisknutím pravého tlačítka myši. Při úpravě je poté možné v otevřivším se okně editovat již zadané údaje. Pořadí kategorií zboží v Touch katalogu lze měnit dle potřeby. Pro tento případ stačí kliknutím myši označit konkrétní kategorii v seznamu a pomocí tlačítek Nahoru a Dolu změnit odpovídajícím způsobem její pořadí v seznamu. Požadované pořadí lze docílit i pomocí tzv. kontextového menu. Označte kategorii, které chcete změnit pořadí. Stiskněte pravé tlačítko myši a z menu zvolte požadovaný posun. 9.1.1.2

Přidání, smazání a editace zboží v Touch katalogu

Přidání zboží do kategorie se provádí v následujících krocích: 1. Vyberte kategorii katalogu Touch, do které chcete přidat zboží. 2. Na skladě označte požadované položky zboží, které chcete přiřadit do vybrané kategorie. Můžete použít tzv. multiselect, což znamená, že po stisknutí a přidržení klávesy CTRL můžete klikáním myši vybrat více položek najednou. Není možné přidávat celé kategorie, pouze samostatné položky zboží. 3. Po označení všech položek stiskněte tlačítko Přidat umístěně mezi panely Sklad a Touch katalog. Obrázek 9.1 Dialogobé okno pro vytvoření nové kategorie v Touch katalogu

Pro smazání a editaci zboží stačí označit vybrané zboží v seznam Výpis zboží – Touch: kliknutím myši na jeho název a stisknout příslušné tlačítko (Vymazat zboží, Upravit zboží). Při editaci zboží je možné měnit pouze název zobrazený v Touch katalogu.

182


Obrázek 9.2 Úprava Touch katalogu

Vrámci Touch katalogu je možné také zboží přesouvat buď pomocí metody Drag&Drop nebo pomocí kontextového menu. • Drag&Drop – touto metodou je možné přesouvat pouze jedno zvolené zboží. Označte zboží, které chcete přesunout do jiné kategorie a za stáleho držení levého tlačítka myši přetáhněte toto zboží do cílové kategorie. • Kontextové menu – pomocí této volby je možné najednou přesunout několik položek zboží z jedné kategorie do druhé. Přidržte klávesu CTRL stlačenou, myší označte zboží, jenž chcete přesunout a následně stiskněte pravé tlačítko myši. Rozbrazí se kontextové menu ze kterého vyberte volbu Vyjmout. Nyní už jen označte kategorii do které chcete označené zboží přesunout, klikněte pravým tlačítkem myši na tuto kategorii a vyberte volbu Vložit.

9.1.2

Nastavení stolů pro CLUBSPIRE Touch

K nastavení stolů se dostanete prostřednictvím menu Touch v hlavní lište a následným vybráním položky Nastavení stolů. Otevře se Vám nové okno Nastavení stolů, v jehož hlavním panelu je zobrazen seznam stolů, který se bude zobrazovat v rozhraní Touch. Vlevé části okna jsou umístěna tlačítka umožňující práci se stoly.

183


Obrázek 9.3 Nastavení stolů

9.1.2.1

Vytvoření, smazání a editace stolů

Pro vytvoření nového stolu pro rozhraní Touch stiskněte tlačítko Přidat stůl. Otevře se Vám nové dialogové okno Přidání nového stolu, kam je třeba vyplnit pouze název stolu. Po potvrzení tlačítkem Potvrdit se nově vytvořený stůl zobrazí v abededně řazeném seznamu. Obrázek 9.4 Přidání stolu

K editaci názvů stolů slouží tlačítko Upravit. Postup editace je velice jednoduchý a intuitivní. Označte kliknutím myši stůl, který chcete editovat. Stiskněte tlačítko Upravit. V nově otevřeném okně Úprava stolu proveďte požadovanou změnu stávajícího názvu stolu. Veškeré změny provedené při editaci se projeví po stisknutí tlačítka Potvrdit. Poslední možností jak pracovat se stoly v okně Nastavení stolů je jejich mazání. K tomuto účelu použijte tlačítko Smazat. Po označení stolu myší a stisknutí tohoto tlačítka budete systémem CLUBSPIRE dotázáni zda opravdu chcete stůl ze seznamu odstranit. Po potvrzení tlačítkem Potvrdit je stůl ze seznamu odstraněn.

184


Obrázek 9.5 Odebrání stolu

9.1.3

Ovládání Touch rozhraní

Obrázek 9.6 Hlavní záložky

(a)

(b)

(c)

• Po kliknutí na jakoukoliv z výše uvedených záložek je možné vždy snadno a rychle otevřít nový anonymní účet stisknutím na tlačítko Nový anonymní účet.

185


Obrázek 9.7 Zobrazení zákaznických údajů

1. Vyhledávací textové pole. 2. Po kliknutí na jméno se zobrazí detail zákazníkových údajů. 3. Tlačítkem Nový učet je možné zvolenému zákazníkovy otevřít účet.

Obrázek 9.8 Otevření nového účtu na stůl

1. Tlačítkem Nový účet otevřete nový účet pro zvolený stůl.

186


Obrázek 9.9 CLUBSPIRE Touch

1. Tlačítko pro zobrazení kategorie touch katalogu. 2. Tlačítko pro přidání zboží na účet. 3. Tlačítko pro přidání zboží přímo ze skladu systému CLUBSPIRE. 4. Tlačítko pro navýšení počtu kusů zboží na účtě. 5. Tlačítko pro odstranění zboží z účtu.

Obrázek 9.10 Rozdělení účtu

187


1. Tlačítko umožňující rozdělit položky účtu mezi jiné účty. 2. Nabízejí čtyři možnosti výběru účtu a to buď: • výběr již otevřeného účtu, • otevření nového anonymního účtu, • otevření nového zákaznického účtu v záložce Zákazníci, • otevření nového účtu v záložce Stoly.

Obrázek 9.11 Rozdělení účtu

1. Tlačítko pro přesun položek mezi účty. 2. Tlačítko pro přechod na účet zvolený účet. 3. Tlačítko pro zaplacení účtu.

188


Obrázek 9.12 Zobrazení zakaznických údajů otevřeného účtu

1. Tlačítko umožňující zobrazení detailu zákazníka, jenž má otevřený účet. 2. V okamžiku, kdy na účtě není žádné zboží můžete účet zrušit.

Obrázek 9.13 Přidání poznámky

1. Tlačítko umožňující přidání poznámky k účtu.

189


9.1.4

Typy plateb

Obrázek 9.14 Výběr z platby permanentkou, depositem, hotovostí

1. Platba permanentkou. 2. Platba depositem. 3. Platba v hotovosti. Obrázek 9.15 Platba v hotovosti

190


1. Z rozbalovací nabídky vyberte možnost v hotovosti. 2. Tlačítkem "PLUS"máte možnost vybrat platbu nadefinovanými stravenkami. Po klinutí do textových polí Kč a ks budete vyzvání k definici hodnoty stravenky a počtu kusů. 3. Tiskněte tlačítko zaplatit.

Obrázek 9.16 Platba depositem

Obrázek 9.17 Platba kartou

1. Z rozbalovací nabídky vyberte možnost kartou. 191


2. Zvolte typ platební karty. 3. Tiskněte tlačítko zaplatit. Obrázek 9.18 Platba voucherem

1. Z rozbalovací nabídky vyberte možnost voucher. 2. Do textového pole vložte číslo voucheru pro ověření. 3. Tiskněte tlačítko zaplatit. Obrázek 9.19 Platba fakturou

192


1. Z rozbalovací nabídky vyberte možnost fakturou. 2. Do textových polí vepište číslo faktury a firmu. 3. Tiskněte tlačítko zaplatit. Obrázek 9.20 Platba bankovním převodem

Obrázek 9.21 Zaplacený účet

1. Tlačítko pro tisk účtenky. 2. Tlačítko pro stornování zaplaceného účtu.

193

Kapitola 10

Orientace ve webovém klientovi CLUBSPIRE 10.1

Základní orientace v online rezervačním systému

Základními směrovacími prvky jsou navigační tlačítka do nichž jsou rozřazeny jednotlivá sportoviště (případně hotelové pokoje). Tyto prvky jsou zvýrazněny v následujícím obrázku. Dalším důležitým prvkem je kalendář, který umožňuje zobrazovat obsazení jednotlivých sportovišť ve vybraném dni.

10.2

Nepřihlášený uživatel

Jako nepřihlášený uživatel máte přístup pouze k omezeným informacím. Konkrétně si můžete zobrazit přehledy obsazenosti jednotlivých sportovišť (popř. hotelových pokojů) - kliknutím na název odpovídající tlačítka. Zobrazit si kontaktní informace o sportovním centru, případně se zaregistrovat (pokud sportovní centrum souhlasí s registrací zákazníků online) nebo přihlásit. Na titulní stránce on-line rezervačního systému je odkaz na jednoduché instrukce jak začít pracovat s webovým klientem. Obrázek 10.1 Nepřihlášený uživatel

Navigační menu obsahuje následující položky: • Logo sportovního centra – kliknutím na logo sportovního centra se vám zobrazí úvodní stránka rezervačního systému. 194

KAPITOLA 10. ORIENTACE VE . . .

• Všechny kontakty – stisknutím tohoto tlačítka, které je umístěno v pravé části rezervačního systému nad tlačítkem přihlásit. Tímto odkazem je možné si zobrazit základní kontaktní informace o sportovním centru, které provozuje tento online rezervační systém. Obrázek 10.2 Všechny kontakty

• Registrace – kliknutím na tento odkaz se můžete dostat na stránku, kde je zobrazen registrační formulář. Pokud vyplníte a odešlete tento formulář, stanete se zákazníkem sportovního centra a budete mít možnost se přihlásit a dál pracovat jako přihlášený uživatel. Pokud tento odkaz nevidíte, sportovní centrum neumožňuje registrace online. • Přihlásit se – tento odkaz vás dovede na přihlašovací stránku, kde pokud zadáte správné přihlašovací jméno a heslo, můžete dále pracovat jako přihlášený uživatel. Přihlašovací jméno a heslo můžete získat na požádání ve svém sportovním centru, popř. registrací online. Výběrem konkrétního dne v kalendáři (stačí kliknout na konkrétní datum dne v měsíci) a přepínáním se mezi záložkami si zobrazíte stav rezervací ve vybraných objektech ve zvoleném dni. Můžete si tak zjistit, jestli je vámi vybrané sportoviště volné v době, kdy jej chcete navštívit.

10.3

Přihlášený uživatel

Pokud kliknete na odkaz Přihlásit se v navigačním menu a správně zadáte přihlašovací jméno a heslo do přihlašovacího formuláře, získáte přístup k odkazům, které jsou nepřihlášeným uživatelům skryté. Po přihlášení se vám opět zobrazí rezervační systém, ale s tím rozdílem, že se zobrazí hlavní navigační menu s odkazy určenými pouze pro přihlášené uživatele.

195


Obrázek 10.3 Přihlašovací formulář

Navigační menu přihlášeného uživatele může obsahovat následující položky: • Rozvrh – tímto odkazem je možné se dostat k přehledu všech sportovních aktivit na které je možné se přihlásit prostřednictvím on-line rezervačního systému. Jednotlivé záložky jsou objekty sportovního centra. V těchto objektech probíhají sportovní aktivity na které je možné si vytvořit rezervaci. Rozvrh může být zobrazen dvojím způsobem. Jednak lze rozvrh zobrazit po dnech nebo po celých týdnech. Obrázek 10.4 Rozvrh hodin po dnech

196


Obrázek 10.5 Týdenní rozvrh

• Moje rezervace – tento odkaz vám zobrazí přehled vašich (nerealizovaných) rezervací. V případě zájmu je zde možné si zobrazovat rezervace z různých období i rezervace,které již proběhly apod. U každé rezervace ve výpisu je možné si zobrazit detaily o dané rezervaci, popř. vybrané rezervace zrušit. Vybraný seznam rezervací je možné exportovat do několika nejběžnějších formátů, vyexportovaný seznam rezervací se uloží do souboru. Tyto soubory je poté možno uložit ve vašem počítači nebo vytisknout apod.. Obrázek 10.6 Moje rezervace

• Můj účet – tímto odkazem si zobrazíte formulář se svými kontaktními informacemi, které můžete změnit do aktuální podoby.

197


Obrázek 10.7 Můj účet

• Dobití kreditu – tento link slouží k nákupu depositu ve vašem sportovním centru. Pro úspěšný průběh nákupu depositu je třeba mít platební kartu odblokovanou na online platby. Při vlastním nákupu stačí zadat typ karty a výši depositu a poté budete přesměrování na stránky banky, kam je třeba zadat některé informace z platební karty. Informace o výši svého depositu, jeho platnosti a zařazení v zákaznické skupině jsou umístěny v panelu nad tlačítkem odhlásit se v pravé horní části rezervačního systému. Tyto informace se zobrazí jen v případě, že jste přihlášen do systému. Obrázek 10.8 Dobití kreditu

• O nás – tímto odkazem je možné si zobrazit aktuality, které máte možnost publikovat prostřednictvím on-line rezervací. Aktualitou se například rozumí probíhající slevová akce, změny prováděné ve sportovním centrum apod.

198


• Odhlásit se – tento odkaz vás odhlásí z rezervačního systému a vy můžete dále pracovat jako nepřihlášený uživatel nebo práci ukončit. Pro vytvoření nové rezervace postupujte následovně: 1. Zvolte v kalendáři datum dne, kdy chcete sportovní centrum navštívit. 2. Zvolte záložku obsahující vámi zvolené sportoviště. 3. Klikněte myší na vybrané sportoviště v čase, kdy není zarezervováno jinou rezervací a kdy chcete toto sportoviště navštívit (pokud není možné kliknout myší, ověřte si, zda máte správně nastavené datum, protože vytváření rezervací v minulosti není možné). Zobrazí se vám průvodce, kde je třeba navolit několik jednoduchých parametrů rezervace (např. délku rezervace, počet osob apod). 4. Kliknutím na tlačítko Potvrdit objednávku se vaše objednávka (tzn. rezervace areálu) promítne do rezervačního systému a vy budete mít zarezervován čas, který jste si přáli. Tato rezervace se též bude zobrazovat v přehledu vašich rezervací. Pokud má centrum zakoupený modul Náhradnici, je možné, aby se zákazník skrze webového klienta přihlásil také jako náhradník. Vybere si službu a čas na kterou che zadat rezervaci (označeno červeně) a klikne. Objeví se nápis rezervovat se jako náhradník, může si také donastavit čas rezervace podle svých požadavků. Důležité je, aby zadal akceptaci = čas, kdy musí být obeznámen před začátkem, aby se mohl dostavit. Pro korektní funkci modulu Náhradnici je nutné, aby zákazník měl zadaný email. Po ukončení práce s rezervačním systémem je vždy vhodné se odhlásit!

199

MANUÁL CLUBSPIRE 2012

Recommend Documents