Manajemen Perkantoran Organisasi Publik

Manajemen Perkantoran Organisasi Publik

i

ii

Manajemen Perkantoran


iii

iv


MANAJEMEN PERKANTORAN, oleh Rahmawati Hak Cipta © 2014 pada penulis GRAHA ILMU Ruko Jambusari 7A Yogyakarta 55283 Telp: 0274-889398; Fax: 0274-889057; E-mail: [email protected] Buku ini diterbitkan atas kerjasama dengan Fisip Untirta Press Hak Cipta dilindungi undang-undang. Dilarang memperbanyak atau memindahkan sebagian atau seluruh isi buku ini dalam bentuk apa pun, secara elektronis maupun mekanis, termasuk memfotokopi, merekam, atau dengan teknik perekaman lainnya, tanpa izin tertulis dari penerbit. ISBN: 978-602-262-180-5 Cetakan ke I, tahun 2014


v

KATA PENGANTAR

Bismillahirahmanirrohim

P

uji syukur kehadiratAllah SWT atas limpahan rahmat dan karunianya akhirnya buku Manajemen Perkantoran Organisasi Publik ini dapat terselesaikan.

Membahas tentang Manajemen atau administrasi Perkantoran masih banyak yang merujuk pada Manajemen Perkantoran pada organisasi private, sementara untuk organisasi publik sendiri masih terbatas.Buku ini lahir mencoba untuk menjembatani dan menggabungkan manajemen perkantoran yang dapat digunakan baik pada organisasi publik maupun private. Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan, makna manajemen perkantoran tidak hanya terbatas pada ruangan kantor yang bersifat kaku dan diisi oleh banyak pegawai dengan prosedur, metode dan peralatan kantor yang bersifat kaku. Makna kantor saat ini lebih fleksibel dan dinamis. Penyusunan materi dalam buku ini selain dipengaruhi oleh pengalaman penulis yang pernah bekerja di swasta juga mengikuti perkembangan manajemen perkantoran yang sangat dipengaruhi oleh kemajuan teknologi informasi dan komunikasi yang berkembang sangat cepat. Buku ini membahas tentang konsep pekerjaan perkantoran, komunikasi organisasi serta tata cara membuat surat dinas atau resmi. Selain itu dibahas pula tentang manajemen kearsipan dan tata cara pembuatan laporan manajerial. Serta dibahas pula tentang layout perkantoran, lingkungan perkantoran dan pengawasan pekerjaan kantor.

vi


Penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu penerbitan buku ini terutama kepada Penerbit Graha Ilmu. Akhir kata, besar harapan penulis semoga buku ini berkontribusi pada kajian manajemen perkantoran pada organisasi publik maupun private dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya bagi pengembangan ilmu pengetahuan. Serang, Oktober 2013 Rahmawati, S.Sos, M.Si


vii

DAFTAR ISI KATA PENGANTAR DAFTAR ISI

v vii

BAB I

MANAJEMEN PERKANTORAN Pengertian dan Fungsi Kantor Pengertian Manajemen Perkantoran Manajer Administrasi Perkantoran Penutup

1 2 4 5 7

BAB II

ORGANISASI PERKANTORAN Prinsip Organisasi Struktur Organisasi Pengorgansasian Pekerjaan Kantor Sekretaris dan Kesekretariatan Penutup

9 9 10 13 15 16

BAB III PERENCANAAN PEKERJAAN PERKANTORAN Pengertian dan Ruang Lingkup Office Work Peranan Pekerjaan Kantor Perencanaan Pekerjaan Kantor Langkah-langkah Perencanaan Pekerjaan Kantor Prinsip dan Langkah Membuat Prosedur Perkantoran

17 17 19 21 23 25

BAB IV KOMUNIKASI PERKANTORAN Pengertian dan Fungsi Komunikasi Mendengarkan Kiat Meningkatkan Kemampuan Mendengarkan Hambatan Komunikasi dan Kiat Mengatasinya Penutup

27 27 30 31 32 32

BAB V

33 33 35 36 42

MEMBUAT SURAT RESMI / DINAS Syarat-syarat Surat Resmi/Dinas Surat Dinas Membuat Surat Dinas/Resmi Penutup

viii


BAB VI TATA CARA PEMBUATAN LAPORAN Pengertian Laporan Fungsi dan Syarat Laporan Jenis-jenis Laporan Penutup

47 48 49 51 52

BAB VII MANAJEMEN KEARSIPAN Pengertian Arsip Jenis-jenis Arsip Sistem Penyimpanan Dokumen/arsip Metode Pengarsipan Penutup

53 53 55 57 58 61

BAB VIII LAYOUT PERKANTORAN Layout Perkantoran Prinsip Layout yang Efektif Penutup

63 63 66 68

BAB IX LINGKUNGAN PERKANTORAN Sistem Pencahayaan Warna Suara dan Udara Penutup

71 72 73 75 76

BAB X

79 79 81 82 83

PENGAWASAN ADMINISTRASI PERKANTORAN Proses Supervisi Pengawasan Kualitas dan Turun Naiknya Pekerjaan Kantor Pengawasan Kuantitas – Prosedur Perkantoran Penutup

DAFTAR PUSTAKA

85

--o0o--


BAB I

1

MANAJEMEN PERKANTORAN

S

etiap individu pasti menjadi bagian dari organisasi. Coba saya tanya, adakah dari Anda yang tidak menjadi bagian dari organisasi??. Bisa kita bayangkan, jika seseorang atau individu tidak mau menjadi bagian dari sebuah organisasi. Mengapa menjadi bagian dari sebuah organisasi itu begitu penting bagi manusia? Karena sejak dari kandungan sampai meninggal dunia pun, sebenarnya kita selalu berada dalam sebuah organisasi. Bicara tentang organisasi tentunya kurang pas jika tidak mendiskusi tentang apa saja yang dilakukan dalam organisasi. Hal ini dapat dikaitkan dengan pengertian administrasi dan manajemen. Bahkan dalam mata kuliah Pengantar Ilmu Administrasi Negara sendiri, kita pada awalnya diperkenalkan dengan konsep administrasi, manajemen dan organisasi. Lalu, apa hubungannya dengan manajemen perkantoran yang akan dibahas dalam buku ini? Tentu saja sangat berhubungan, apalagi Anda menjadi pengurus sebuah organisasi, baik organisasi besar maupun organisasi kecil. Administrasi secara sederhana dapat diartikan sebagai kegiatan tulis menulis atau catat-mencatat. Atau orang lebih mengenalnya dengan sebutan “Tata Usaha”. Tentunya kegiatan catat-mencatat atau tata usaha itu tidak bisa dilakukan di sembarang tempat atau apa pun yang menurut pengamatan Anda bahwa kegiatan itu dapat disebut sebagai kegiatan tulis menulis. Jika Anda sekarang ada yang sedang melakukan aktivitas tersebut, apakah kemudian dapat disamakan artinya dengan kegiatan administrasi atau tata usaha? Tentunya tidak bukan. Kegiatan tata usaha atau tulis menulis tersebut haruslah berada pada suatu tempat atau lokasi yang sering kita sebut sebagai sebuah “kantor”. Oleh karena itu, kita harus memahami dulu konsep-konsep tentang administrasi perkantoran dan kantor itu sendiri.

2


Pengertian dan Fungsi Kantor Dalam bab ini Anda perlu memahami pengertian kantor, sebelum memahami manajemen perkantoran dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran. Perkantaan kantor berasal dari bahasa Belanda “kantoor” dan sering dipadankan dengan perkataan “office” dari Bahasa Inggris. Prajudi dalam Soetrisno ( 2009:3) menjelaskan pengertian “kantor” yang bisa berarti : 1. Ruang atau kamar kerja atau ruang tulis 2. Markas atau ruang (kompleks) di mana seorang pengusaha beserta stafnya menjalankan aktivitas-aktivitas pokoknya 3. Biro atau tempat kedudukan pimpinan dari suatu administrasi 4. Instansi, badan, jawatan, perusahaan. 1. 2. 3.

Sedangkan perkataan “office” bisa berarti : Kewajiban, tugas, fungsi (duty, task, function) Jabatan Markas atau ruang di mana seorang pengusaha dan stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya 4. Jasa pelayanan 5. Tugas pekerjaan, komposisi dari urusan-urusan tertentu 6. Tempat, gedung yang dipakai sebagai suatu tempat kerja tata usaha. Sementara definisi kantor menurut J. C Denyer adalah setiap tempat, di mana biasanya pekerjaan kantor dilakukan dengan nama apapun juga diberikan kepada tempat tersebut. Dan menurut Moekijat, kantor adalah tempat di mana pekerjaan tata usaha dilakukan. Dari beberapa pengertian kantor di atas, yang kemudian berkembang di Indonesia dengan perkataan kantor lebih diartikan sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan penanganan data/informasi. Dalam hal ini yang dimaksud dengan penanganan adalah pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyimpanan data/informasi. Di samping pengertian kantor dalam arti “tempat” atau ruangan dan kantor dalam arti “proses” seperti di atas, kantor juga sering diartikan sebagai sarana pemusatan kegiatan-kegiatan yang bersifat administrative atau tepatnya kegiatan-kegiatan yang bersifat manajerial dan fasilitatif. Sebagai contoh, banyak perusahaan-perusahaan besar yang kegiatan proses produksinya berlangsung di suatu daerah, tetapi kantornya utamanya bisa berada di Jakarta atau di tempat yang berbeda. Atau perusahaan-perusahaan multinasional yang memiliki cabang di beberapa Negara, tetapi kantor pusatnya hanya berada di satu Negara. Jadi, dari paparan di atas dapat disimpulkan bahwa pengertian kantor dapat dilihat sebagai arti tempat, yang biasa disebut dalam arti statis. Pengertian kantor

Manajemen Perkantoran Organisasi Publik

Recommend Documents