MANAJEMEN KARIR SEBAGAI SEKRETARIS Yuni Kasmawati Universitas Budi Luhur E-mail:
[email protected]
Abstract The changes of global economic and business influence to the demand of carriers and skills. The employees, as a professional in this case have to be able to manage their carrier. Carrier is an important thing to the employees and organization. The successful carrier needs a commitment and management. To manage their carrier, people need carrier management. Carrier management needs special attention and constant evaluation, so the employees responsible to the development of their carrier. Secretary is a unique figure and a unique position, because a secretary does not have down liner. A secretary has a main role in creating atmosphere in the office. Secretarial carrier development is a basic need and as a self actualization. To reach this purpose, a secretary needs carrier management. Keywords: Carrier management, Secretary
A. Pendahuluan 1. Latar Belakang Perubahan bisnis dan ekonomi yang begitu besar dan terjadi hampir di seluruh dunia berpengaruh terhadap dunia kerja maupun lingkungan
pekerjaan.
Perubahan
tidak
hanya
terjadi
pada
permintaan pasar terhadap keahlian-keahlian dan bidang karir tertentu, tetapi juga peranan karyawan sebagai profesional dan cara bagaimana mereka mengelola karirnya. Lingkungan kerja yang menjadi tidak pasti tersebut , akan menjadi alasan bagi individu karyawan untuk terdorong meningkatkan tanggung jawab dan upaya dalam mengelola karirnya masing-masing. Namun, tidak seorang pun mampu memperkirakan kapan dan berapa lama karir akan diraihnya. Karir amatlah penting bagi karyawan maupun bagi organisasi. Bagi karyawan, karir bahkan dianggap lebih penting dari pada pekerjaan itu sendiri. Seorang karyawan bisa meninggalkan pekerjaannya jika merasa prospek kariernya buruk. Sebaliknya, pegawai mungkin akan tetap rela bekerja di pekerjaan yang tidak disukainya jika karyawan mempunyai prospek cerah dalam karirnya. Karir merupakan kebutuhan yang terus tumbuh dalam diri seseorang karyawan, sehingga akan mendorong kemauan kerjanya. Kesuksesan dalam karir tidak begitu saja terjadi. Harus ada komitmen dan dikelola atau diatur dengan hati-hati. Pada jenjang jabatan yang seperti apapun adalah penting bagi seorang karyawan untuk menjaga karir agar tetap dalam jalurnya. Karyawan
yang
membutuhkan
pengembangan
diri
akan
berusaha mencapai suatu posisi melalui jalur tertentu dengan meningkatkan kinerja masing-masing individu. Untuk mengelola karirnya, setiap orang membutuhkan manajemen karir. Manajemen
karir merupakan sebagai proses untuk membuat karyawan dapat memahami dan mengembangkan dengan lebih baik keahlian dan minat karir karyawan dan untuk memanfaatkan keahlian dan minat tersebut dengan cara yang lebih efektif. Manajemen karir menuntut perhatian khusus dan evaluasi secara konstan. Hal ini merupakan proses berkelanjutan yang membuat karyawan bertanggung jawab atas arah dan pertumbuhan karirnya sendiri. Selain dari organisasi, karyawan juga memerlukan manajemen karir individu melalui perencanaan dan taktik. Perencanaan dan taktik karir akan membantu karyawan dalam meraih karir tertentu yang disesuaikan dengan penyediaan jalur karir yang ada dalam perusahaan. Manajemen karir melibatkan semua pihak termasuk karyawan yang bersangkutan dengan unit tempat si karyawan bekerja, dan organisasi secara keseluruhan. Seorang sekretaris pada hakikatnya merupakan figur dengan kedudukan yang unik, tanpa anak buah, tetapi harus mengurus segala macam pekerjaan yang melibatkan banyak orang. Peran penting sekretaris adalah penentu suasana di kantornya. Sekretaris yang baik harus dapat menentukan suasana yang kondusif untuk produktivitas kantor yang berpusat pada atasan langsungnya. Sekretaris yang ideal ikut menentukan semangat irama dan budaya kerja yang bernuansa keberhasilan. Pengembangan karir sekretaris adalah sesuatu yang harus dilakukan untuk kebutuhan dasar akan pengakuan dan akutualisasi diri. Untuk menunjang keberhasilan tersebut
diperlukan manajemen karir agar tujuan organisasi
maupun tujuan pribadi sekretaris tercapai. 2. Rumusan Masalah Peran sekretaris yang cukup penting di dalam suatu organisasi atau perusahaan dimana sekretaris berperan dalam menentukan
suasana di kantornya. Seorang sekretaris tidak memiliki legalitas tapi harus mampu mengatur banyak orang dari berbagai pihak dan mempunyai
posisi
yang unik dalam suatu organisasi. Keadaan
yang demikian tersebut, untuk menunjang karirnya, seorang sekretaris harus tahu bagaimana mengelola
karirnya
agar
tujuannya tercapai. 3. Tinjauan Pustaka Pengertian Sekretaris Sekretaris
adalah
seseorang
yang
membantu
seorang
pemimpin yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajiban yang sudah dijanjikan dan melakukan banyak kewajiban yang lain yang bertujuan untuk meningkatkan efektifitas dari pimpinannya tersebut. (M.Braum dan Roman dalam Nuraeni, 2008) a. Ruang Lingkup. 1) Menyelenggarakan
pembinaan ketatausahaan, khususnya
yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat yang meliputi
pembuatan
surat,
penerimaan,
pengolahan,
pendistribusian, dan penyimpanan. 2) Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun
extern. 3) Menyelenggarakan rapat-rapat. 4) Menyelenggarakan
pengaturan
penerimaan
tamu
/
kunjungan. b. Peran Sekretaris Menurut Nuraeni (2008) Secara garis besar, peran umum yang dijalani oleh sekretaris sebagai berikut :
1) Sekretaris sebagai duta, artinya bertindak sebagai wakil dari perusahaan. 2) Sekretaris sebagai pintu gerbang, artinya berfungsi sebagai salah satu penerima tamu. 3) Sekretaris sebagai ibu rumah tangga, artinya sekretaris dapat mengurus kerapiaan, kebersihan kantor dan dituntut bekerja dengan rapi. 4) Sekretaris sebagai humas, artinya sekretaris menjadi penghubung antara perusahaan dan lingkungan kerja baik. c. Kedudukan
Sekretaris
dalam
Organisasi (
http://widiyanto.dagdigdug.com/ ) 1) Peran Strategis, merupakan
peran yang diharapkan dapat
memberikan pengaruh positif pada status dan performen organisasi. 2) Peran Teknis, merupakan peran yang diharapkan dapat
meningkatkan kinerja pimpinan. 3) Peran
Pendukung.
Peran
yang
diharapkan
dapat
memberikan pengaruh positif kepada anggota organisasi lainnya d. Tugas Sekretaris Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan. Tugas sekretaris, menurut Nuraeni (2008) yaitu : 1) Tugas Rutin antara lain membuka surat, menerima dikte, menerima tamu, menerima telepon, menyimpan arsip, menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.
2) Tugas khusus, biasanya karena ada unsur kepercayaan untuk menyimpan rahasisa perusahaan. 3) Tugas Istimewa, menyangkut keperluan pimpinan 4) Tugas sosial. 5) Tugas keuangan. 6) Tugas resepsionis. 7) Tugas insidental. 8) Tugas dalam pertemuan bisnis e. Tanggung Jawab Sekretaris Menurut Nuraeni (2008), selain bertanggung jawab atas pekerjaannya, tanggung jawab lain yang harus dilaksanakan oleh seorang sekretaris sebagai berikut : 1) Tanggung
Jawab
Individu,
berhubungan
dengan
performansi diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang lebih berkualitas. 2) Tanggung Jawab Dalam, berhubungan dengan upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. 3) Tanggung Jawab Cabang, berhubungan dengan keharusan seorang sekretaris
meluaskan wawasan dan jalinan
perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. 4) Tanggung
Jawab
berhubungan
Atas
dengan
Keberhasilan
keharusan
Perusahaan,
seorang
sekretaris
membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang telah ditetapkan. 5) Tanggung Jawab Hukum , berkaitan dengan tugas khusus dimana
sekretaris
perusahaan.
harus
mampu
menjaga
rahasia
f. Kualifikasi
Sekretaris
Dalam
Organisasi
(http://widiyanto.dagdigdug.com/ ) Untuk menunjang karirnya, seorang sekretaris harus memiliki kemampuan antara lain : 1) Pengetahuan yaitu
pengetahuan yang luas, memahami
seluk beluk tentang organisasi, misi , fungsi dan tugas pokok organisasi, ilmu pengetahuan yang relevan dengan bidang tugasnya, pengatahuan tentang tata naskah , kearsipan dan peralatan perkantoran, pengetahuan yang baik tentang bahasa Indonesia dan bahasa asing 2) Keterampilan
yaitu
berkorespondensi,
mampu
menyusun
laporan,
menggunakan bahasa Indonesia dan
bahasa asing, mampu menggunakan teknologi perkantoran 3) Kepribadian yaitu memiliki kepribadian yang menarik dan baik,
loyalitas
ketelitian,
dan
kerapian,
dedikasi
yang
kejelian,
tinggi,
kejujuran,
ketekunan, keterbukaan,
kesabaran, keramahtamahan serta tanggungjawab g. Karir Karir adalah semua pekerjaan atau jabatan yang ditangani atau
dipegang
selama
kehidupan
kerja
seseorang.
Jadi
pengertian karir adalah pengalaman dan aktivitas kerja selama rentang waktu kehidupan seseorang dan rangkaian aktivitas kerja yang terus berjalan berkelanjutan yang dapat dikendalikan oleh individu dan organisasinya. (Handoko, 2000). Ada dua pandangan mengenai definisi karir, yaitu: (1) pandangan
bahwa
karir
bersifat
struktural
dari
sebuah
pekerjaan atau sebuah organisasi, sehingga karir dilihat dari urut-urutan posisi seseorang, atau jalur mobilitas dalam satu
organisasi dan (2) karir bersifat individual yang menekankan pada profesionalisme. Collin (1998) menyatakan bahwa karir muncul akibat interaksi seseorang dengan organisasi dan lingkungan sosialnya, sehingga karir dapat dilihat dari berbagai disiplin ilmu. Karir tidak hanya mengembangkan pekerjaan seseorang tetapi juga kehidupan kerja seseorang. Karir sekarang ini tanpa batas yang menekankan berpindahnya antar organisasi, lebih fleksibel, non hirarkis dan tidak ada norma obyektif. h. Manajemen Karir Menurut Greenhaus, et.al (2000), manajemen karir adalah proses dimana individu mengembangkan, mengimplementasikan dan memonitor tujuan dan strategi karir. Selain itu individu yang terlibat dalam manajemen karir akan mengumpulkan informasi yang relevan mengenai dirinya, dunia atau ruang lingkup pekerjaannya,
menetapkan
berdasarkan
informasi
memperbaiki
strategi
tujuan
tersebut, untuk
karir
yang
realistik
mengembangkan
mencapai
tujuan
dan serta
menghasilkan umpan balik efektifitas strategi dan relevansi tujuan. Manajemen karir melibatkan semua pihak termasuk karyawan dan organisasi secara keseluruhan. i.
Manajemen Karir Diri Sendiri Kesuksesan psikologis merupakan tujuan tertinggi dari karir seseorang, yaitu perasaan bangga atas prestasi seseorang yang didapatkan
ketika
tujuan
terpenting dalam
kehidupannya
tercapai. Hal ini bertolak belakang dengan keberhasilan vertikal yaitu meniti piramida korporat sebagaimana dalam kontrak karir yang lama.
Menurut Orpen (1994), manajemen karir individu adalah proses seseorang melakukan kontrol dan perencanaan pada karirnya dengan cara mengidentifikasi tujuan yang berkaitan dengan karir berupa kekuatan, kelemahan dan mengambil langkah-langkah yang berguna untuk mencapai tujuan karir yang diharapkannya. Manajemen karir diri sendiri didasarkan pada sikap proaktif karyawan yang respek untuk melakukan menajemen pada karirnya. (De Vos, 2006). Menurut Nawawi (2000), langkah – langkah manajemen karir diri sendiri meliputi : 1) Menulis hasil interview dengan diri sendiri. Hasil tersebut diperlukan sebagai bahan pertimbangan dalam merencanakan pengembangan karir diri sendiri di masa depan. 2) Inventarisasi kemampuan yang dimiliki Berdasarkan hasil inventarisasi, semua aspek yang kuat dan positif
perlu
dikembangkan
oleh
karyawan
secara
individual. 3)
Mempelajari nilai – nilai. Setiap karyawan perlu mempelajari dan memilih nilai-nilai kompetitif yang relatif kuat untuk mendukung pencapaian sukses karir sesuai cita-cita.
4)
Membuat buku harian 24 jam. Informasi
dari
kegiatan
dapat
digunakan
untuk
menemukan faktor-faktor yang berpengaruh pada sukses atau gagalnya karir yang diinginkan. 5)
Interview dengan pekerja lain Informasi
tentang
dari
pekerja
mengantarkan kesuksesan karir.
tentang
kiat
yang
6)
Memperbaiki penampilan dalam bekerja Usaha melakukan perbaikan berkenaan dengan penampilan dalam melaksanakan pekerjaan . Pengembangan karir merupakan realisasi hubungan antara
individu sebagai pekerja dengan organisasi atau perusahaan, untuk mewujudkan manajemen karir diri sendiri, diperlukan kondisi sebagai berikut (Nawawi, 2000) : 1) Kesadaran dan pemahaman para pekerja bahwa setiap pekerjaan/jabatan selalu memberikan kesempatan untuk maju dan berkembang dengan mempelajari ketrampilan baru melalui pendidikan. 2) Setiap pekerjaan harus memahami bahwa tanggung jawab pengembangan karirnya berada pada pekerja masingmasing. 3) Setiap pekerja perlu menyadari dan memahami bahwa biasanya lebih dari seorang pekerja yang memiliki peluang untuk mendapatkan jabatan. j. Manajemen Karir Organisasional (Organizational Career
Management) Manajemen karir organisasional merupakan kebijakan atau aturan yang disusun dan dikembangkan untuk meningkatkan efektivitas karir karyawannya. (Orpen, 1994). Definisi karir organisasi mengacu pada struktur karyawan dan praktekpraktek
yang
mengembangkan
memberi dan
panduan
memberi
bagaimana
tugas
kepada
merekrut, karyawan
(Gaetner, 1988). Manajemen karir organisasional merupakan bagian dari pelaksanaan aktivitas pengembangan karir guna meningkatkan produktivitas karyawan.
Manajemen karir organisasi dapat memberikan kontribusi karyawan
dan
organisasi.
Tidak
hanya
memberikan
kesempatan pada individu untuk melakukan pengembangan karirnya saja, tetapi manajemen karir organisasi harus mampu untuk memberikan dukungan pada budaya dan mengolah karir karyawan dalam organisai. k. Manajemen Karir yang Efektif Wakter dan Gutterridge (1979) mengindikasikan bahwa perusahaan
percaya
bahwa
kesuksesan
karir
terutama
didasarkan pada tanggung jawab dan kemampuan karyawan untuk mengembangkan self-awareness (kesadaran pribadi) serta tanggung jawab untuk pengembangan personal dan peningkatan karirnya. Hall dan Moss (Winter, 1998) menjelaskan 10 langkah yang dapat dilakukan oleh organisasi/perusahaan agar berhasil dalam pengembangan konsep karir baru . Adapun ke-sepuluh langkah tersebut adalah: 1) Mulai dengan pengakuan bahwa karir itu bersifat individual 2) Menciptakan informasi dan mendukung usaha individu untuk mengembangkan karirnya. 3) Mengakui bahwa pengembangan karir adalah sebuah proses hubungan antara organisasi dan praktisi karir. 4) Menyediakan ketrampilan pada informasi karir. 5) Menyediakan dengan baik komunikasi dengan karyawan tentang pelayanan karir dan kontrak dalam karir baru. 6) Mempromosikan rencana kerja, bukan perencanaan karir. 7) Mempromosikan
pembelajaran
(relationships) dan kerja.
melalui
hubungan
baik
8) Menyediakan pekerjaan yang meningkatkan karir dan mengintervensi hubungan baik. 9) Memberikan suasana untuk "learner identity" pekerjaan yang lebih ahli (mastery). 10) Mengembangkan mind-set pengunaan "sumber daya natural untuk pengembangan". Allred dkk (1996) menyatakan ada lima kategori knowledge, skill, dan atribut personal yang diperlukan dalam mengelola karir abad 21, yaitu: 1) Pengetahuan didasarkan pada keahlian khusus, melalui kolaborasi dengan orang lain. 2) Lintas fungsional dan pengalaman internasional 3) Kepemimpinan berkolaboratif yaitu kemampuan individu untuk menngintegrasikan secara cepat dalam lingkungan sebuah
tim,
baik
sebagai
pemimpin
atau
anggota
merupakan titik kritis pada keberhasilan tim. 4) Ketrampilan mengelola diri sendiri. 5) Karakteristik kepribadian yaitu kepribadian yang paling kritis adalah seseorang harus fleksibel, profesional, memiliki integritas dan layak dipercaya. Sementara itu Moses (1999) memberikan 12 saran praktis untuk menghadapi perubahan yang cepat. Cara-cara untuk menghadapi
perubahan
tersebut
diberi
istilah
career
intelligence. Adapun ke-12 saran tersebut adalah: 1)
Memastikan kemampuan memasarkan akan ketrampilan diri
2)
Berfikir global.
3)
Kekuatan
komunikasi,
persuasi
dan
konvensional. 4)
Belajar terus menerus ( keep on learning ).
tidak
secara
5)
Memahami kecenderungan bisnis, politik dan lingkungan sosial.
6)
Persiapkan area-area kompetensi bukan pekerjaan.
7)
Lihat ke depan
8)
Bangun keuangan secara independen.
9)
Berfikir pola (lattice), buka berjenjang (ladder).
10) Menjadi seorang generalis secara khusus. 11) Menjadi seorang manajer waktu yang ruthless. 12) Menjadi baik untuk diri sendiri 4. Tujuan Kajian Penelitian ini dilakukan untuk memberi pengetahuan bagi seorang sekretaris dalam meniti karirnya agar tidak berhenti menjadi
seorang sekretaris saja, sehingga tujuan
pribadi dan tujuan organisasi tercapai.. B. Metode Penulisan Analisis dalam penelitian ini menggunakan metode analisis deskriptif. Data penelitian dikumpulkan dengan tekhnik pustaka. C. Hasil dan Pembahasan Profesi sekretaris kini menjadi semakin penting dalam dunia bisnis. Profesi ini menjadi semakin bergensi, bergaji besar dan ikut menentukan keberhasilan operasi bisnis. Namun masih banyak orang yang berpikir kalau mereka sudah bisa mengetik cepat, menulis cepat (shorthand) secara sempurna, fasih berbahasa Inggris, ditambah lagi penampilan menarik sudah bisa menjadi sekretaris.
Selain keterampilan (skilled) yang sempurna, kini para eksekutif menginginkan sektretaris yang membawa sikap-sikap (attitude) khusus, pengetahuan (knowledge) yang luas, serta pemahaman (understanding) menyeluruh terhadap tugastugasnya. Seorang sekretaris adalah asisten pimpinan yang memiliki keahlian mnegurus kantor, menampilkan kemampuan menerima
tanggung
berinisiatif
dan
jawab
penuh
tanpa
diarah
pertimbangan
atau
serta
diawasi,
mengambil
keputusan sesuai dengan ruang lingkup wewenang tugasnya. Kedudukan sekretaris yang demikian unik karena tidak mempunyai anak buah, tetapi harus mengurus segala macam pekerjaan
yang
melibatkan
banyak
orang,
Hal
ini
mengharuskan seorang sekretaris mengelola karirnya dengan baik agar tidak berhenti menjadi sekretaris saja dan dapat meraih
karir
yang
keberhasilan tersebut faktor
yang
dicita-citakan.
Untuk
menunjang
diperlukan manjemen karir. Faktor –
mempengaruhi
pengelolaan
karir
seorang
sekretaris yaitu : 1. Faktor organisasi 2. Faktor individu 1. Faktor Organisasi Faktor
organisasi
yang
dapat
mempengaruhi
pengembangan karir karyawan antara lain manajemen karir organisasional. Manajemen karir organisasional merupakan kebijakan untuk
atau aturan yang disusun dan dikembangkan
meningkatkan
efektivitas
karir
karyawannya.
Manajemen karir organisasi dapat memberikan kontribusi karyawan dan organisasi. Manajemen karir organisasi tidak
hanya
memberi
kesempatan
pada
individu
untuk
melakukan pengembangan karirnya, tetapi juga harus mampu memberikan dukungan pada budaya dan mengolah karir karyawan dalam organisasi. Untuk
mendukung
keberhasilan
pengembangan
karir karyawannya terutama pengembangan konsep karir baru, suatu organisasi harus melakukan langkah – langkah : a. Pengakuan bahwa karir itu bersifat individual. Melalui
penilaian
terhadap
karyawan,
karyawan
disadarkan mengenai karirnya. b. Menciptakan informasi dan mendukung usaha karyawan untuk mengembangkan karirinya. Informasi tersebut berupa strategi bisnis, kesempatan pekerjaan lain, posisi
lowong,
dan
program
pelatihan
dan
pengembangan. c. Menyediakan ketrampilan pada informasi karir dan teknologi penilaian terintegrasi dnegan pembimbingan karir dan konsultasi karir. d. Menyediakan dengan baik komunikasi dengan karyawan tentang pelayanan karir dan kontrak dalam karir baru. e. Mempromosikan rencana kerja, bukan perencanaan karir. f.
Mempromosikan pembelajaran melalui hubungan baik (relationships) dan kerja.
g. Menyediakan pekerjaan yang meningkatkan karir dan mengintervensi hubungan baik. h. Memberikan suasana untuk "learner identity" pekerjaan yang lebih ahli (mastery).
i.
Mengembangkan mind-set pengunaan "sumber daya natural untuk pengembangan". Informasi – informasi yang diberikan dan peluang-
peluang yang disediakan oleh organisasi tersebut harus dimanfaat sebaik – baiknya oleh seorang sekretaris
agar
dapat mendukung pengembangan karir pribadi sehingga seorang sekretaris tidak hanya berhenti pada karir menjadi sekretaris saja. 2. Faktor Individu Dalam meraih tujuannya
karir disuatu organisasi,
seorang sekretaris perlu melakukan hal-hal sebagai berikut : a. Mengelola karir dengan knowledge, skill dan atribut personal, yang berupa : 1) Pengetahuan melalui
didasarkan
kolaborasi
sekretaris mendatang
harus
pada
dengan berpikir
tidak
keahlian
orang bahwa
akan
khusus,
lain. karir
Seorang di
masa
berkembang
dalam
manajemen sebuah pekerjaan yang permanen. Jadi harus
berkolaborasi
dengan
orang
lain
dalam
mengelola karir. 2) Lintas fungsional dan pengalaman internasional. 3) Kepemimpinan kolaboratif. Seorang sekretaris harus mempunyai
kemampuan
untuk
mengintegrasikan
secara cepat dalam lingkungan sebuah tim. 4) Ketrampilan mengelola diri sendiri. Seorang sekretaris harus
mampu
menjaga
keseimbangan
antara
pekerjaan dengan lingkungan kerja maupun dengan lingkungan keluarga.
5) Karakteristik kepribadian. Seorang sekretaris harus fleksibel, professional, memiliki integritas dan layak dipercaya. b. Membuat langkah – langkah manajemen karir. Langkah – langkah tersebut adalah : 1) Menginterview
diri
menemukan
kekuatan
sekretaris
dalam
sendiri. dan
langkah
ini
kelemahan
pengembangan
karir,
dapat seorang serta
memperolah jawaban tentang kesesuaian pekerjaan yang sedang dijalani. 2) Inventarisasi kemampuan yang dimiliki. Seorang sekretaris harus menginventarisasi kemampuan agar dapat diketahui kesesuaian antara minat dengan jenis dan bidang pekerjaan sehingga aspek yang kuat dan positif
dapat
dikembangkan
untuk
menunjang
pengembangan karir. 3) Mempelajari nilai-nilai budaya yang bersifat teoritis, ekonomis, estetis, sosial, politis dan relegius. Nilai – nilai budaya tersebut
akan membantu seorang
sekretaris dalam berkomunikasi dengan lingkungan kerja atau relasi dari organisasi. 4) Membuat catatan harian yang dapat digunakan untuk perbaikan kinerja. Catatan harian tersebut dapat membantu seorang sekretaris dalam menemukan faktor-faktor yang membuat dirinya sukses atau gagal, serta untuk perbaikan kinerjanya. 5) Mencari informasi dari karyawan lain. Hal ini dilakukan oleh seorang sekretaris agar dapat memperoleh pengetahuan tentang sesuatu tentang segala sesuatu
yang dapat mengantarkannya
pada sukses dalam
bergaul, bekerja dan berkomunikasi. 6) Memperbaiki penampilan dalam bekerja. Perbaikan penampilan
tidak
hanya
secara
fisik
seorang
sekretaris tetapi meliputi peningkatan kemampuan pengetahuan
(pengetahuan
umum,
pengetahuan
sesuai dengan bidang pekerjaannya, bahasa asing, serta pengetahuan tentang diri organisasi tempat bekerja),
kemampuan
ketrampilan
(menyusun
laporan,
korespondensi
maunpun
penggunaan
teknologi
perkantoran),
kemampuan
kepribadian
(kepribadian menarik dan baik, loyalitas dan dedikasi tinggi, ketekunan, ketelitian, kesabaran, kejujuran, keramahtamahan dan tanggung jawab). c. Menangtisipasi perubahan – perubahan global yang cepat dengan career intelligence antara lain dengan : 1) Memastikan
kemampuan
memasarkan
akan
ketrampilan diri. Kemampuan menjual seorang sekretaris perlu dikuasai jika ingin meningkat dalam karir. Karena dalam bidang pekerjaan apapun seseorang harus mampu menjual apakah itu suatu produk atau jasa, maupun "menjual diri" sendiri bisa diartikan seorang karyawan menjual kinerjanya pada suatu perusahaan. Intinya seorang sekretaris
bertanggung
jawab
penuh
untuk
menciptakan nilai tambah pribadi yang membuat nilai jual semakin tinggi sehingga karir dapat terus melejit. 2) Berfikir global.
3) Kekuatan penuh komunikasi, persuasi dan tidak secara konvensional. Kemampuan berkomunikasi seorang sekretaris sangat dipengaruhi oleh kemampuannya dalam berkomunikasi dan mempengaruhi orang lain. Keahlian ini dapat terus dilatih
dan
dikembangkan
agar
dapat
menjadi
komunikator yang handal sehingga dapat dengan efektif menyampaikan atau mempresentasikan ide-ide kepada atasannya. 4) Belajar terus menerus. Seorang
sekretaris
harus
senantiasa
malakukan
pembelajaran terus – menerus dan efektif agar ketinggalan dengan yang lain. Disamping itu seorang sekretaris
juga
harus
mampu
menyeleksi
dan
mengolah informasi yang diserap agar selalu relevan dengan dirinya. Peningkatan pengetahuan selalu diikuti dengan peningkatan kompetensi lalu diikuti dengan peningkatan karir 5) Memahami
kecenderungan
bisnis,
politik
dan
lingkungan soaial. 6) Mempersiapkan area – area kompetensi yang bukan pekerjaannya. Kemampuan
melakukan
kompetensi
yang
bukan
pekerjaan seorang sekretaris akan membantu dalam pengembangan karir. 7) Melihat ke depan. Seorang sekretaris harus mampu berpikir atau bertindak atau berperilaku yang lebih maju dibanding yang lain. 8) Berpikir pola, bukan berjenjang.
9) Menjadi baik untuk diri sendiri. d. Dalam
pengembangan
karirnya,
seorang
sekretaris,
memerlukan kesadaran sebagai berikut : 1) Kesadaran
dan
pekerjaan/jabatan
pemahaman selalu
bahwa
memberikan
setiap
kesempatan
untuk maju dan berkembang. Hal ini diwujudkan dengan menambah ketrampilan baru baik secara formal maupun non formal. 2) Sekretaris harus memahami bahwa tanggungjawab pengembangan karirnya berada pada diri masingmasing. Hal ini diwujudkan dengan menguasai dan mengembangkan
kemampuan
teknis
dan
atau
manajerial. 3) Seorang sekretaris harus menyadari bahwa posisi yang tersedia di organisasi, lebih dari seorang karyawan yang memiliki peluang mendapatkannya. D. Kesimpulan Peran sekretaris yang cukup penting karena turut menentukan suasana yang kondusif untuk produktivitas kantor yang berpusat pada atasan langsungnya. Sekretaris yang ideal ikut menentukan semangat irama dan budaya kerja yang bernuansa keberhasilan. Seorang sekretaris merupakan figur dengan kedudukan yang unik, tanpa anak buah, tetapi harus mengurus segala macam pekerjaan yang melibatkan banyak orang. Pengembangan karir sekretaris adalah sesuatu yang harus dilakukan untuk kebutuhan dasar akan pengakuan dan akutualisasi diri. Untuk menunjang keberhasilan tersebut
diperlukan manajemen karir agar tujuan
organisasi maupun tujuan pribadi sekretaris. Hal- hal yang harus
dilakukan oleh seorang sekretaris agar tujuan karirnya tercapai yaitu : 1. Mengelola karir dengan knowledge, skill dan atribut
personal 2. Membuat langkah – langkah manajemen karir 3. Mengantisipasi perubahan – perubahan global yang cepat 4. Membangun kesadaran bahwa tanggung jawab karir ada di diri pribadi sekretaris.
Daftar Pustaka Allred ,Bren B., Snow, Charles C ., and Miles, Raymond E ,. 1996. Academy of Management Executive, Arthur, M.B & Rousseau, D.M. 1996. Introduction : The Boundaryless Career as A New Employment Principle. Oxford University Press. New York. Collin, Audrey. 1998. New Challenge in The Study of Career. Personal Review. Dessler, Gary. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi ke Sepuluh. PT. Indeks. Jakarta Gaitner, Karen N. 1988. Managers Careers and Organizational Change. The Academy of Management Executive. Vol. 11 No.4 Gibson, Ivancevich, Donelly. 2000. Perilaku Struktur Proses Organisasi 2. Terjemahan. Penerbit Binarupa Aksara, Jakarta Greenhaus, Jeffrey H, Gerard AC & Veronica MG. 2000. Career Management. Harcourt College Publishers, Orlando. Handoko, T.Hani. 2000. Manajemen Personalia dan Manajemen Sumber Daya Manusia. Penerbit BPFE. Yogyakarta. Moses, Barbara. 1999. Career Intelligence : The 12 New Rules for Succes. The Futurist. Noe R.A, Hollenbeck JR, Gerhart B, Wright PM. 2010. Manajemen Sumber Daya Manusia : Mencapai Keunggulan Bersaing. Penerbit Salemba Empat. Jakarta. Nuraeni N. 2008. Panduan menjadi Sekretaris Profesional. Cetakan 1. Visi Media. Jakarta. Orpen, Christopher. 1994. The Effects of organizational and Individual Career Management on Career Succes. International Journal of Manpower. Vol 15. No.1
Panggabean. M.S. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia. Cetakan kedua. Penerbit Ghalia Indonesia. Bogor. Walker J.W. & Gutteridge, J,G. 1979. Career Planning Practices : An AMA survey Report. N.Y. Amacom
