MAKALAH MANAJEMEN BISNIS RITEL “ANALISIS PADA BISNIS RITEL : INDOMARET”
Disusun Oleh : Nama
: Andi Hidayatullah
NIM
: 14121001
Prodi
: Sistem Informasi
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI UNIVERSITAS MERCU BUANA YOGYAKARTA 2015
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan bisnis ritel sangat pesat dekade ini. Hal ini dapat dilihat dari banyaknya usaha ritel yang bermunculan untuk menarik minat konsumen dengan harapan dapat memimpin pasar, sehingga persaingan dalam dunia ritel akan semakin ketat. Di Indonesia, perkembangan ritel telah memasuki era praktis seperti yang ada di negara-negara maju. Ini khususnya terjadi di kota-kota besar, seperti Jakarta, Bandung, Surabaya, Palembang, Makasar, dan Medan. Kondisi
tersebut
menyebabkan
produsen lebih
jeli
dalam menciptakan
keunggulan sebelum terjun ke pasar sasaran. Hal ini harus didukung oleh Sumber Daya Manusia (SDM) yang handal, berpotensial dan mempunyai loyalitas serta dedikasi terhadap kelangsungan perusahaan terutama bisnis ritel, karena bisnis ini
berbeda
cara
pengelolaannya dibandingkan dengan perusahaan-
perusahaan pada umumnya. Sumber daya manusia mempunyai peran sangat penting dalam pengelolaan bisnis ritel , karena membutuhkan kesiapan pengelolaan dalam arti sumber daya manusia (SDM) yang memiliki pengetahuan keterampilan (baik soft skill maupun hard skill) dalam hal manajerial penjualan ritel dan sekaligus kepekaan dalam melihat peluang agar dapat memiliki kompetensi untuk bertahan.dalam bisnis ritel. Hal ini bisa dilihat dari jam kerja yang berbeda, pentingnya sumber daya manusia ini akan mempengaruhi kelangsungan perusahaan. Dan jika bisnis ini mengalami penurunan, baik dalam pengelolaannya dan terutama dilihat dari omset penjualannnya, maka peran manajemen untuk sumber daya manusianya
yang harus diperbaiki, karena perusahaan sendiri pada umumnya mempunyai tujuan dan harapan yang sama yaitu memperoleh laba dalam jangka panjang agar perusahaan yang dikelolanya tetap berkembang.
1.2 Tujuan Tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan makalah ini antara lain : a. Untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Bisnis Ritel b. Memberikan kontribusi akademis dengan
memberikan
saran
permasalahan Manajemen Sumber Daya Manusia pada bisnis ritel 1.3 Rumusan Masalah Rumusan masalah dalam makalah ini adalah : a. Apa yang dimaksud dengan sumber daya manusia dalam bisnis ritel ? b. Bagaimana struktur organisasi pada bisnis ritel (IndoMaret) ? c. Bagaimana cara memotivasi karyawan dalam bisnis ritel ? d. Bagaimana cara membangun komitmen karyawan dalam bisnis ritel ?
dalam
BAB II PEMBAHASAN 2.1Sumber Daya Manusia dalam Bisnis Ritel Manajemen Sumber Daya Manusia merupakan bidang manajemen yang berfokus pada pengelolaan Sumber Daya Manusia dengan seefektif mungkin agar diperoleh suatu kesatuan tenaga kerja yang memuaskan. Manajemen sumber daya manusia sangat penting dalam bisnis ritel, sebab setiap karyawan memainkan peran atau bagian yang penting dalam melaksanakan fungsi pekerjaan dengan baik. Manajemen sumber daya dalam bisnis ritel adalah upaya untuk mengelola sumber daya manusia (SDM) ritel serta hubungannya dengan pelanggan dan kultur tentang ritel hingga menjadi manfaat kompetitif yang mendukung. Berbagai posisi karier yang bisa kita temukan dalam sebuah bisnis ritel, antara lain; Pemilik Ritel, Pengelola Ritel, Pramuniaga, Kasir, Kepala Gudang, Customer Service, Security, Pemasok Barang Dagangan, Manajer Keuangan, dan sebagainya. Pendekatan-pendekatan yang secara umum digunakan untuk memotivasi dan mengkoordinasikan
aktivitas karyawan,
dan
manajemen
praktis untuk
membangun kekuatan kerja secara efektif dan mengurangi tingkat perputaran karyawan. Semua aktivitas tersebut dilakukan untuk menerapkan strategi sumber daya, perencanaan sumber daya, termasuk dalam merekrut, menyeleksi, melatih, mengawasi, mengevaluasi, dan membagi kompensasi penjualan, yang dikerjakan hanya oleh manajemen. Pengelolaan sumber daya manusia dalam ritel sangat menantang, karena pada dasarnya bisnis ritel sangat berbeda dengan bisnis atau perusahaan pada umumnya. Ada beberapa ciri yang dapat dijadikan pembeda yaitu : a.
Jam kerja karyawan berbeda dengan perusahaan pada umumnya. Jam buka toko yang paling panjang membuat perusahaan harus membagi pekerjaan dengan sistem shift. Toko buka 7 hari dalam seminggu dan akan ramai pada hari-hari libur, membutuhkan komitmen yang tinggi dari karyawan yang harus membuka
tokonya selama 24 jam. Misalnya pada akhir pekan atau menjelang hari raya / besar sehingga harus menambah shift kerja dan karyawan. b. Penekanan terhadap kontrol biaya. Kontribusi biaya karyawan cukup besar pada total biaya toko keseluruhan. Sehingga perlu sangat hati-hati dalam merinci secara tepat kebutuhan karyawan yang efisien sesuai dengan tingkat keahliannya masing-masing. c.
Perubahan demografis pekerja. Peritel besar yang beroperasi secara nasional dan internasional akan menghadapi tantangan mengenai
perubahan pola
demografis karyawan. Hal ini akan berpengaruh besar terhadap kinerja kerja dan kualitas pelayanan dan penjualan. Dalam
pelaksanaan dan pengelolaan sumber daya manusia memerlukan
perencanaan yang matang, hal ini didasarkan pada beberapa karakter yang harus dimiliki oleh para karyawan / pelaku ritel, diantaranya adalah : -
Memiliki keterampilan analisis. Kemampuan memiliki
menyelesaikan
masalah
dan
kemampuan numerik untuk menganalisis fakta dan data bagi
perencanaan, pengelolaan dan pengawasan. -
Memiliki kreatifitas. Mampu imajinatif,
cepat
untuk menghasikan ide-ide
dan solusi yang
mengenali kebutuhan konsumen dan mampu bertindak dan
mengantisipasi perubahan. -
Mampu mengambil keputusan yang cepat dan tepat.
-
Fleksibel. Mampu berlaku fleksibel terhadap kejadian sehari-hari agar mampu mengakomodasi perubahan tren, gaya serta sikap pelanggan.
-
Inisiatif. Kemampuan melakukan sesuatu yang dirasa perlu tanpa disuruh. Leadership. Hormat
kepada
keputusan,
mampu
mendelegasikan
dan
memberikan panduan kepada orang lain. -
Mampu mengorganisasikan pekerjaan dan menentukan prioritas.
-
Berani mengambil resiko dengan pertimbangan, analisis yang akurat dan bertanggung jawab.
2.2. Tahapan Pengelolaan SDM Dalam pengelolaan sumber daya
manusia, memerlukan tahapan yang harus
dilakukan : a. Rekrutmen Merupakan gerbang awal yang menentukan. Contoh pada IndoMaret : Rekrutmen dimulai dari penentuan berbagai kriteria SDM yang dibutuhkan, lalu mempublikasikannya di situs resmi IndoMaret, dan juga di media massa cetak, demi mendapatkan calon karyawan yang tepat dan handal. b. Orientasi Setiap organisasi memiliki budaya, suasana, prinsip kerja dan nilai-nilai yang berbeda. Pada tahap ini diperkenalkan mengenai perusahaan, posisi perusahaan, personel perusahaan, hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan, pekerjaan dan alur pekerjaan secara rinci. Contoh pada IndoMaret: Orientasi dilakukan pada masa awal training agar calon peserta training paham tentang prinsip kerja dan nilai-nilai yang ada di dalam perusahaan. c. Pelatihan Pelatihan
sangat
diperlukan
untuk
meningkatkan
keterampilan
dan
pengetahuan karyawan sehingga dapat terjadi peningkatan kinerja. Ada 2 (dua) macam pelatihan : 1. Pelatihan keterampilan teknis Keterampilan yang diberikan untuk tampil melakukan suatu
pekerjaan.
Seperti keterampilan komputer dalam penggunaan cash register pada kasir, dan lain-lain. 2. Pelatihan antar pribadi Pelatihan keterampilan berhubungan dengan sesama karyawan, atasan, bawahan, mitra perusahaan atau pelanggan. Contoh pada IndoMaret : Pelatihan pada IndoMaret memiliki beberapa perbedaan tergantung kepada jenis bidang kerja. Namun secara umum, pelatihan dilakukan selama tiga bulan penuh di lokasi kerja. d. Penempatan
Tahap dimana karyawan yang telah dinilai layak diterima akan ditempatkan kerjanya sesuai divisi yang dibutuhkan. Contoh pada IndoMaret : Setelah calon SDM mampu melewati masa training dengan baik, maka ia akan dipilih dan ditempatkan sesuai dengan bidang pekerjaan yang akan dimasukinya. Untuk karyawan IndoMaret yang masih baru, mereka akan langsung dikontrak untuk tiga bulan kedepan. d. Pemberdayaan Mendelegasikan pekerjaan kepada bawahan dengan pengawasan Contoh pada IndoMaret: Karyawan yang telah melewati masa training (mis. kasir) biasanya akan tetap dibimbing oleh senior/ supervisor-nya selama seminggu. Setelah dia dinilai cukup mahir dan terampil dalam melakukan tugasnya, maka intensitas bimbingan terhadapnya akan dikurangi, tapi tidak terlepas dari pengawasan senior/ supervisor. e. Continous Improvement Setiap hari harus menjadi lebih baik dari hari kemarin. Contoh pada IndoMaret: Dua kali dalam sebulan, kesatuan tim dari pusat datang untuk mengontrol seluruh kegiatan fungsional SDM yang ada di IndoMaret. Kontrol ini bertujuan untuk memantau dan menjaga kestabilan kinerja SDM agar terusmenerus menjadi lebih baik. Apabila ditemukan kesalahan/ kinerja SDM tidak sesuai dengan standar kerja, maka kesatuan tim pusat akan melaporkan kepada SM yang akan ditindaklanjuti oleh SM itu sendiri, karena itu adalah wewenang SM atas karyawan. 2.2 Struktur Organisasi pada Bisnis Ritel Struktur organisasi dalam pengelolaan bisnis ritel harus mampu mengidentifikasi aktivitas yang dilakukan karyawan dan menentukan garis otoritas dan tanggung jawabnya dalam perusahaan. Struktur organisasi dimulai dengan cara menentukan dahulu semua tugas yang ada, setelah diidentifikasi, dikelompokan dalam bentuk bidang kerja dan ditentukan pula hubungan timbal baliknya. Struktur organisasi ritel tidak harus selalu baku untuk setiap perusahaan ritel, struktur organisasi
dapat berbeda antara peritel disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing. Berbagai pilihan struktur organisasi adalah sebagai berikut : 1. Struktur organisasi fungsional Struktur organisasi ini disusun berdasarkan fungsi yang dijalankan masingmasing departemen. 2. Struktur organisasi berdasarkan produk Struktur organisasi yang disusun berdasarkan barang yang dijual dalam ritel. 3. Struktur organisasi berdasarkan geografis Struktur organisasi ini adalah struktur organisasi yang disusun berdasarkan wilayah geografis yang dilayani ritel. 4. Struktur organisasi kombinasi Struktur organisasi yang disusun dalam bentuk kombinasi antara fungsional, geografis maupun barang dagangan yang di jual. IndoMaret yang menjadi fokus kami memakai tipe struktur organisasi fungsional, yang ditampilkan sebagai berikut :
Adapun tugas dan tanggungjawab unit fungsional masing-masing pelaku bisnis ritel di IndoMaret adalah sebagai berikut : 1. SM (Store Manager)
Berwenang dalam memantau seluruh unit fungsional yang ada di IndoMaret.
Menjalankan operasional IndoMaret yang dipimpinnya setiap hari. Mengembangkan outlet yang dipimpin dengan efektif dan efisien secara konsisten termasuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia.
Menjalankan strategi penjualan untuk mencapai target-target yang ditetapkan oleh perusahaan (Sales Growth) misalnya :
1) Menjaga kualitas produk dan pelayanan yang konsisten 2) Mengaktifkan program promosi : Misalnya secara mingguan, SM akan mengumumkan program “belanja minimal 100rb, berhadiah
Sania 2 liter”. Program lain misalnya
pemberian potongan harga dari total belanja (sesuai dengan jenis produk tertentu) untuk member IndoMaret mulai dari hari Kamis sampai Minggu.
Mengevaluasi setiap personil yang dibawahi oleh Store Manager itu sendiri
Mengontrol dan mengevaluasi Management Outlet (Operasi, Inventory, Keuangan) yang dibawahi agar berjalan secara efektif dan efisien khususnya masalah-masalah yang berkaitan dengan sistem dan prosedur kerja serta sistem pelaporannya.
Menganalisa dan mengantisipasi setiap perkembangan / kecenderungan pasar yang dibawahi yang berdampak pada Sales Growth dan melakukan / membuat usulan langkah perbaikan untuk mengantisipasi setiap perkembangan yang ada.
Mengevaluasi seluruh hasil yang dicapai secara periodik dan menyusun rencana kerja serta target-target yang hendak dicapai untuk memperbaiki kekurangan maupun untuk mempertahankan hasil yang telah dicapai. 2. ASM (Assistant Store Manager) : Berwenang dalam membantu tugas SM, menggantikan tugas SM untuk waktu tertentu (sementara) 3. Divisi Lapangan yang dikepalai Field Supervisor / Supervisor Lapangan Field Supervisor memantau kinerja unit yang ada dibawahnya, yaitu :
-
Stockist : menyusun, menyortir, dan menempatkan barang yang dijual (dengan catatan bahwa barang / merchandise yang ada di stand jangan sampai kosong)
-
Pramuniaga : membantu stockist dalam menjalankan tugasnya, selalu bersiap (stand by) di pos/ corner-nya masing-masing, merapikan susunan barang dan menjaga barang yang dijual
-
PU (Pembantu Umum) : bertugas untuk membantu segala keperluan karyawan lain yang memang ditugaskan tidak boleh keluar dari lokasi ritel IndoMaret. Misalnya membeli makan siang, minum, dll.
-
Security : menjaga keamanan dan ketertiban dan harus siap sedia di pintu masuk / keluar lokasi IndoMaret 4. Divisi Kasir yang dikepalai Cashier Supervisor (CSPV) / Supervisor kasir Cashier Supervisor memantau kinerja unit yang ada dibawahnya, yaitu : - Kasir (Cashier) : menerima pembayaran atas belanja konsumen
-
Customer Service : berjaga di tempat penitipan barang untuk melayani konsumen maupun karyawan IndoMaret. Misalnya tas (kantungan), payung ataupun barang lainnya. Selain itu juga memberikan pengumuman khusus melalui microphone yang ditujukan kepada pihakpihak tertentu
-
Lansir : merapikan troli, mengantarkan barang konsumen, dan membantu kasir dalam memasukkan barang belanjaan kedalam kantungan plastik belanja 5. Divisi Gudang yang dikepalai Supervisor Gudang Bertugas untuk melakukan pencatatan dan mengontrol jumlah barang di gudang, Mencocokkan jumlah barang secara fisik dan data, serta memantau unit kerja dibawahnya : -
Labelling : melabel barang-barang yang baru masuk
-
Sticker : menempelkan stiker pada barang yang telah diberi label
-
Admin Entry Data / AED : urusan administrasi barang
6. Divisi Keuangan yang dikepalai Finance Manager / Manajer keuangan Bertugas untuk mengelola keuangan IndoMaret, termasuk pada penyusunan laporan keuangan selama satu periode, dan membuat laporan keuangannya. Selain sumberdaya manusia yang ada diatas, IndoMaret juga memiliki SDM dari luar perusahaan yang juga bersifat membantu kelangsungan usaha,yaitu: -
Supplier : Supplier yang datang ke IndoMaret jumlahnya banyak bahkan bisa mencapai 25 supplier dalam sehari. Mereka memasok setiap jenis barang tersedia di IndoMaret. Misalnya Unilever, P&G, Sari Roti, Golden Ginger, dll
-
SPG : merupakan karyawan berasal dari supplier yang ditugaskan untuk memasarkan produknya. Ada dua jenis SPG di IndoMaret, yaitu SPG stay, dan mobile (ikut mempromosi barangnya)
2.3 Memotivasi Karyawan Ritel Ritel umumnya menggunakan tiga metode untuk memotivasi aktivitas karyawannya, yaitu : 1. Kebijakan tertulis dan pengawasan karyawan Hal ini adalah metode koordinasi yang paling mendasar karena dapat dijadikan indikasi dan petunjuk bagi karyawan mengenai apa yang harus dilakukan dan tidak boleh dilakukan. 2. Insentif Insentif biasa dipergunakan peritel untuk memotivasi karyawan dalam melaksanakan aktivitas yang konsisten dengan sasaran penjualan. Terdapat 2 (dua) jenis insentif, yaitu : a. Komisi Kompensasi yang didasarkan pada rumusan yang telah ditetapkan perusahaan. Contoh : komisi di IndoMaret telah diberikan sesuai dengan spesifikasi kerja, apabila ada karyawan yang lembur harus melaporkannya terlebih dahulu kepada SM/ ASM. b. Bonus Kompensasi tambahan yang diberikan secara periodik berdasarkan evaluasi kerja karyawan. Contoh : bonus diberikan sesuai dengan hari besar keagamaan. Misalnya pada saat menjelang hari raya Idul Fitri, karyawan yang beragama Muslim akan mendapatkan THR. Sementara karyawan yang beragama non Muslim (Kristen) akan mendapatkan bonus hari Natal. 3. Budaya organisasi Memotivasi dan mengoordinasi karyawan bertujuan untuk
mengembangkan
budaya organisasi kuat. Satuan nilai-nilai, tradisi, kebiasaan dalam suatu perusahaan yang mendasari perilaku karyawan atau organisasi, seperti menghargai setiap karyawan, mau mendengarkan bawahan, dan lain-lain. Contoh pada IndoMaret : Budaya yang kuat terlihat dari kebijakkan IndoMaret adalah kerja yang tangkas, bersih, ramah, dan disiplin. 2.4 Membangun Komitmen Karyawan
Tantangan utama dalam penjualan
eceran adalah untuk mengurangi tingkat keluar
masuk karyawan. Perputaran karyawan yang tinggi akan mengurangi penjualan (karena kurang berpengalaman, kurang pengetahuan akan barang dan kebijakan perusahaan sehingga tidak mampu berinteraksi secara efektif dengan konsumen) dan meningkat biaya (rekrutmen dan pelatihan membutuhkan biaya). Beberapa pendekatan yang dilakukan oleh ritel untuk membangun komitmen timbal balik adalah : a. Meningkatkan keterampilan. b. Memberdayakan karyawan. c. Menciptakan hubungan kemitraan dalam karyawan. Terdapat tiga aktivitas manajemen sumber daya manusia yang dapat membangun dan mengembangkan komitmen karyawan melalui hubungan kemitraan : a.
Mengurangi perbedaan status antar karyawan b. Memberikan peluang promosi untuk karyawan lama
c. Diberlakukan flextime (sistem penjadwalan pekerjaan yang memungkinkan karyawan memilih waktu kerja) dan job sharing (dua karyawan secara sukarela bertanggung jawab atas satu pekerjaan. Pada IndoMaret, setiap karyawan dibimbing agar mampu saling bekerjasama dalam melakukan berbagai kegiatan. Misalnya penempatan dan penyusunan barang pada rak merupakan tugas seorang stockist. Namun apabila ada konsumen yang mengambil kemudian mengembalikannya sehingga tidak tersusun seperti kondisi semula, maka pramuniaga yang sedang stand by akan membantu untuk menyusunnya dengan rapi kembali.
BAB III PENUTUP 3.1Kesimpulan Berdasarkan uraian di atas, berikut ini adalah beberapa hal yang bisa penulis simpulkan : - Bisnis Ritel adalah bisnis yang sudah mulai merambah ke segala bidang dan wilayah. Di tengah pesatnya perkembangan bisnis ritel, muncul implikasi kepada kebutuhan akan SDM yang banyak dan handal. - Manajemen sumber daya manusia (MSDM) sangat penting dalam bisnis ritel, sebab setiap karyawan memainkan peran atau bagian yang penting dalam melaksanakan fungsi pekerjaan dengan baik. - Berbagai pilihan struktur organisasi adalah struktur organisasi fungsional, struktur organisasi berdasarkan produk, struktur organisasi berdasarkan geografis, dan struktur organisasi kombinasi. IndoMaret memilih struktur organisasi fungsional - Tiga metode memotivasi karyawan yaitu kebijakan tertulis dan pengawasan karyawan, insentif dan budaya organisasi. IndoMaret telah melakukan ketiga metode tersebut dengan sebagaimana mestinya. - Terdapat tiga aktivitas manajemen sumber daya manusia yang dapat membangun dan mengembangkan komitmen karyawan melalui hubungan kemitraan : Mengurangi perbedaan status antar karyawan, Diberlakukan flextime (sistem penjadwalan pekerjaan yang memungkinkan karyawan memilih waktu kerja) dan job sharing (dua karyawan secara sukarela bertanggung jawab atas satu pekerjaan).
3.2 Saran Saran yang bisa kami berikan adalah : - SDM pada bisnis ritel sebaiknya diatur dan dikelola untuk lebih memperhatikan kelengkapan produk yang akan dipasarkan. Pelayanan terhadap pelanggan juga perlu untuk ditingkatkan, agar pelanggan merasa nyaman berbelanja dan untuk selanjutnya memilih untuk tetap berbelanja di IndoMaret (terciptanya loyalitas pelanggan). - Pengembangan hendaknya harus terus diciptakan dan berkesinambungan baik itu melalui pelatihan ataupun pemberian pendidikan kepada setiap karyawan. Hal ini dilakukan agar setiap karyawan tidak merasa kaget dan mudah menyesuaikan diri. - Pimpinan IndoMaret harus selalu memberikan motivasi dan dukungan penuh kepada seluruh karyawan dan menjaga konsistensi dari penerapan pengembangan sumber daya manusia, bahkan apabila mungkin perusahaan harus dapat menambah beberapa hal baru yang berkaitan dengan penerapan pengembangan sumber daya manusia. - Perusahaan juga perlu menaruh perhatian yang serius kepada perilaku karyawan untuk semua permasalahan kebutuhan yang berkaitan dengan penerapan pengembangan sumber daya manusia, baik dengan memberikan fasilitas kepada kegiatan pelatihan maupun pendidikan yang akan mendukung terciptanya kelancaran pelaksanaan pekerjaan.
