BAB 9 Sistem Informasi Manajemen Ritel (SIM RITEL) Dalam perdagangan eceran atau ritel dimana arus data barang dagangan dan uang berputar sangat cepat diperlukan pengendalian dan pengawasan yang baik. Salah satu bentuk pengendalian dan pengawasan tersebut adalah dengan melakukan pencatatan data yang tertib dan teratur, serta penyuguhan informasi dalam bentuk sistem pelaporan yang tepat waktu dan akurat sehingga memberikan manfaat yang optimal bagi setiap keputusan yang akan diambil. Sistem Informasi Ritel (SIM Ritel) adalah suatu sistem informasi yang dikembangkan dengan menggunakan pendekatan yang berbasis pada pemanfaatan teknologi terpadu peralatan sistem mekanisasi pengolah data sebagai penyedia informasi untuk menunjang semua aspek kegiatan yang berhubungan dengan operasional, manajemen, analisis maupun dalam hal pembuatan keputusan. Secara umum struktur SIM Ritel tidak berbeda dengan Sistem Informasi Manajemen lainnya, meliputi : 1.
Tingkatan informasi untuk proses transaksi, dalam hal ini fungsinya adalah sebagai inquiry response. Tingkatan ini biasanya menjadi tanggung jawab dari staff atau clerk.
2.
Tingkatan
informasi
untuk
perencanaan
operasional,
pengendalian
dan
pengambilan keputusan. Informasi yang berkaitan dengan kegiatan operasional setiap harinya dibutuhkan oleh Lower Management yang berada pada tingkatan ini untuk pengambilan keputusan. 3.
Tingkatan informasi untuk perencanaan taktis dan pengambilan keputusan. Pada tingkatan ini Middle Management membutuhkan informasi yang datangnya dari tingkat perencanaan operasional maupun informasi dari luar lingkungan
perusahan seperti informasi tentang pesaing. Informasi tersebut nantinya akan menjadi dasar pembuatan rencana taktis perusahaan contohnya pembuatan anggaran maupun pengambilan keputusan seperti penentuan jenis dan harga barang. 4. Tingkatan informasi untuk perencanaan strategik, kebijakan dan pengambilan keputusan. Tujuan dan arah perusahaan ditentukan oleh Top Management. Karena itu informasi yang berkaitan dengan kinerja perusahaan dan keadaan lingkungan luar perusahaan perlu dimiliki oleh tingkat ini demi kemajuan perusahaan. Lebih jelasnya struktur tingkatan Sistem Informasi Ritel dapat dilihat sebagai berikut :
Top Management IS for strategic and policy planning and decision making
IS for tactical planning and decision making
Middle Management
IS for operational planning control and decision making
Lower Management
IS for transaction processing and inquiry response
Staff / Clerk
10.2 Elemen-elmen SIM Ritel Untuk membangun suatu Sistem Informasi Ritel dibutuhkan beberapa elemen, meliputi : 1. Perangkat Keras 2. Perangkat Lunak 3. Database 4. Manual Procedur 5. Petugas pengoperasian sistem Elemen-elemen di atas kemudian tersusun ke dalam suatu sistem konfigurasi, yang merupakan rangkaian perangkat keras dan lunak yang dirancang serta disusun secara terpadu dalam suatu sistem, sehingga sistem tersebut dapat berjalan sesuai yang dibutuhkan. Beberapa aspek yang perlu diperhatikan dalam sistem konfigurasi diantaranya adalah : -
skala usaha
-
aplikasi SIM
-
volume data
-
frekuensi data
-
kecepatan data
-
keamanan data Untuk membangun Sistem Informasi Ritel ada beberapa alternatif sistem
teknologi, diantaranya : 1. Teknologi Electronic Cash Register System 2. Teknologi PC-based POS System Alternatif sistem teknologi di atas dapat dikombinasikan menjadi beberapa konfigurasi diantaranya : -
Stand Alone
-
Register to Register System (Master to Slave System – POS LAN)
-
Register to Register to PC System ( Mater-Slave System to Cluster System)
-
Register to PC Communication System (Master-Slave POS LAN Communication System / POS WAN)
10.3 Tahapan pengembangan Sistem Informasi Berikut ini akan dijelaskan tahapan pengembangan Aplikasi Sistem Informasi Ritel : 1. Menentukan Jenis dan Skala Usaha 2. Menentukan Lingkup dan Prioritas Sistem Informasi yang dibutuhkan 3. Menentukan Besarnya Volume Data yang akan diproses 4. Menentukan Besarnya Frekuensi Transaksi Data yang akan diproses 5. Menentukan Jenis dan Jumlah Peralatan Mekanisasi yang dibutuhkan 6. Menentukan format Struktur Database 7. Menentukan Jenis dan Format Laporan / Informasi yang dibutuhkan 8. Menentukan Jadual Pengembangan Program-program Aplikasi SIM 9. Menentukan Jadual Pelatihan dan Implementasi 10. Evaluasi Dalam Sistem Informasi Ritel identifikasi barang memegang peran yang sangat penting. Mulai dari Jenis barangnya, merk barang, produsen, sampai harga. Untuk memudahkan identifikasi tersebut, biasanya setiap barang dibuat kodenya sesuai dengan kelompok jenisnya. Contoh struktur kode barang yang dapat digunakan dalam sistem informasi ritel adalah sebagai berikut :
GROUP 1 MINUMAN Kelompok 10 Alkohol
Kelompok 20 Non Alkohol
Item 001 Coca Cola
Item 004 Aqua
Berikut ini adalah beberapa contoh laporan yang merupakan informasi bagi tingkatan manajemen yang ada di perusahaan retail : •
Informasi dari data processing yang berguna bagi manajemen tingkat operasional Laporan Penjualan per Kasir Tanggal 31 Juli Shift
Kode Kasir
I II
123 124
•
Nama Kasir Karmila Medya
Jumlah Trans 76 93
Netto Penjualan 727.000 950.000
Potongan Penjualan 0 13.000
Bruto Penjualam 727.000 937.000
Informasi bagi tingkat perencanaan taktis Laporan Penjualan per Item / Kelompok Barang Tanggal 31 Juli 1998
Kode Barang 10.001 10.002 10.003 10.004
20.001 20.002 20.003 20.004
30.001 30.002 30.003 30.004 30.005 30.006
Nama Barang Coca Cola 7 up Mineral Water Aqua Kelompok –10 Min.Non ALkohol
Unit 8 7 1 15
Harga Satuan 2.000 2.000 3.000 1.500
31 8.500 7.000 9.500 10.500
Jumlah Penj. 16.000 14.000 3.000 22.500
% Ratio Penj. 7.69 6.73 1.44 10.82
55.500
36.69
34.000 0 28.500 10.500
16.35 0.00 13.71 5.05
73.000
35.10
17.500 24.000 3.200 25.000 6.000 3.750
8.42 11.54 1.54 12.02 2.89 1.80
Harga Pokok 1.570 1.570 2.355 1.177
Laba Kotor 3.440 3.010 645 4.845
% Laba Kotor 21.50 21.50 21.50 21.53
43.560
11.940
21.51
23.936 0 20.064 7.392
10.064 0 8.436 3.108
29.60 ERR 29.60 29.60
51.392
21.608
29.60
15.660 21.480 2.864 22.370 5.370 3.356
1.840 2.520 336 2.630 630 397
10.51 10.50 10.50 10.52 10.50 10.51
Heineken Beer Anker Beer Brandy French Wine White Kelompok – 20 Min. Alkohol
4 0 3 1
Djie Sam SU Marlboro Light Dunhil Merah GG Surya GG Filter Benson & Hendes Kelompok – 30 Rokok
5 8 1 10 3 1 28
79.450
38.21
71.100
8.350
10.51
Total Penjualan
67
207.950
100.00
166.052
41.898
20.15
8 3.500 3.000 3.200 2.500 2.000 3.750
5.984 4.928 6.688 7.392
Jumlah H.P 12.560 10.990 2.355 17.655
3.132 2.685 2.864 2.237 1.790 3.356
•
Informasi bagi tingkat perencanaan dan pengendalian strategis Laporan Perhitungan Laba / Rugi Untuk Tahun Yang Berakhir Pada 31 Juli 1998
URAIAN PENJUALAN - Total Penjualan - Retur Penjualan Penjualan Bersih :
21.724.625 45.000 21.679.625
HPP : - Persediaan awal - Pembelian Persediaan siap jual
17.599.314 0 17.599.314
- Persediaan akhir HPP :
100.0
1.351.547 16.247.767
LABA KOTOR BIAYA OPERASIONAL - B. Pemasaran - B. Administrasi Umum Gaji & Upah Telp. / Fax. / Listrik Dll
74.9 25.1
400.000
1.8
2.150.000 725.000 300.00
9.9 3.3 1.4
Total Biaya Operasional
3.575.000
16.5
LABA Sebelum Pajak :
1.856.858
8.6
0
0.0
1.856.858
8.6
PAJAK (pph-25) LABA BERSIH
