leidraad voor de materiaalverantwoordelijke p. 1 van 12

leidraad voor de materiaalverantwoordelijke

p. 1 van 12

Beste materiaalverantwoordelijke Dit is een leidraad speciaal voor jou. Een boel info, tips en richtlijnen. Lees de hele leidraad aandachtig door voor je aan je taak begint. De hele zomer lang is het bij Hannibal een voortdurend komen en gaan van koffers met materiaal. Jij bent een grote hulp voor ons: als jij je taak goed doet, verzeker je de mensen op je eigen vakantie én op de volgende vakantie van materiaalkoffers die mooi in orde zijn.

Heel erg bedankt voor je inzet, een fijne vakantie en tot later! het Hannibalteam

INHOUD 1 Materiaalverantwoordelijke: taken

p3

2 De materiaallijst online

p4

Inloggen Wegwijs in de materiaallijst Materiaal kiezen Materiaal aanvragen

3 Materiaalbeheer: richtlijnen

De materiaalhoek Richtlijnen per soort materiaal Tellen, verzamelen, inventariseren Verloren voorwerpen opvolgen Overdracht materiaal aan Hannibal

p4 p5 p6 p7

p8 p8 p9 p 11 p 12 p 12

Hannibal Van Vaerenberghstraat 6 2600 Antwerpen-Berchem tel. 03-609 54 40 [email protected] www.hannibalvakanties.be rek.nr 789-5502827-35 Bereikbaar alle werkdagen van 9u30 tot 12u30 en van 13u30 tot 16u30.

Hannibal is een initiatief van JKVG vzw, een organisatie van en voor jongeren met en zonder handicap uit heel Vlaanderen.


p. 2 van 12

1 Materiaalverantwoordelijke Bij het begin van de vakantievoorbereiding wordt er per vakantie een materiaalverantwoordelijke aangeduid. De materiaalverantwoordelijke is een begeleider (niet de VV) met een extra verantwoordelijkheid. De materiaalverantwoordelijke is de eindverantwoordelijke van het materiaal. Je mag mensen aanspreken op alles wat met het Hannibalmateriaal te maken heeft. Je waakt er ook over dat ze hun persoonlijke spullen niet laten rondslingeren. Het is echter niét de bedoeling dat jij als materiaalverantwoordelijke een knechtje van iedereen bent en alles alleen moet doen.

Jouw taken Voor de vakantie (Soms kiest de VV er om praktische redenen voor om dit zelf te doen.) • Een lijst maken van al het materiaal dat jouw groep nodig heeft. • Het benodigde materiaal tijdig aanvragen via de online materiaallijst. Tijdens de vakantie • Inrichten van een materiaalhoekje/lokaal • Zorg dragen voor het materiaal • Verloren voorwerpen opvolgen Laatste dag • Tellen, verzamelen en inventariseren van materiaal • Nazorg + verloren voorwerpen invullen op overzichtsblad


p. 3 van 12

2 De materiaallijst online Vanaf 2011gebeurt de aanvraag online via een digitale materiaallijst. Dit moet het zowel voor de materiaalverantwoordelijke als voor Hannibal gemakkelijker maken om materiaal aan te vragen en te beheren.

Inloggen Op www.hannibalvakanties.be vind je een link naar de digitale materiaallijst. Als materiaalverantwoordelijke krijg je van Hannibal een gebruikersnaam en wachtwoord. Deze zijn gelinkt aan je persoonlijk e-mailadres en aan je vakantie.

Nadat je je hebt ingelogd, verschijnt het hoofdmenu.

Bovenaan zie je een keuzemenu: -

Home: brengt je terug naar het hoofdmenu,

-

Materiaallijst: brengt je naar de materiaallijst,

-

Mijn Lijst: geeft je een overzicht van het materiaal dat je tot nu toe al aanvroeg.

-

Afmelden: om de materiaallijst te verlaten.

Klik op ‘Kies materiaal’ om meteen naar de materiaallijst te gaan. Je kan de volledige materiaallijst downloaden in excel. Dit kan handig zijn op vergaderingen of om door te mailen naar je medebegeleiders. Zo kan ieder voor zijn eigen activiteiten aanduiden welk materiaal nodig is. Jij kan dan alles bundelen en via de online materiaallijst het nodige bestellen.


p. 4 van 12

Wegwijs in de materiaallijst Kolommen Onder de kolom ‘naam’ staat al het uitleenbare materiaal. In de kolom ‘soort’ zie je of het om standaard-, basis- of extra materiaal gaat. Meer hierover verderop. De derde kolom geeft de categorie weer (autimateriaal, elektro en techniek, kampeer…). De verschillende categorieën zie je in het dropdown menu onder de kolomnaam ‘categorie’.

Aantallen en inhoud Wanneer je met je cursor enkele seconden op een artikel (bvb gezelschapskoffer 1) blijft staan verschijnt er soms extra informatie over het aantal en de inhoud.

Foto’s Artikels in het blauw (bvb funbakje) zijn aanklikbaar: er verschijnt een foto in een nieuw venster.

Sorteren Door op de kolomnaam te klikken wordt de lijst gesorteerd. Standaard staat de lijst gesorteerd op categorie.

Zoeken Onder elke kolomnaam staat een zoekveld. Onder ‘naam’ kan je vrij zoeken naar materiaal door een zoekwoord in te tikken. Om je zoekwaarden terug op 0 te zetten (en dus de volledige materiaallijst te zien) kan je op het vuilbakje klikken.

Filteren ‘Soort’ en ‘categorie’ kan je filteren met behulp van het dropdown menu.


p. 5 van 12

Materiaal kiezen Soort Standaard, basis of extra zegt iets over de beschikbaarheid van het materiaal.

standaard Dit krijgt elke groep sowieso mee, Hannibal zet dit voor jou dan ook al standaard in je materiaallijst (behalve voor FJ en vliegvakanties). Je ziet dit in ‘mijn lijst’. • EHBO-koffer • keukenkoffer en keukenbox (bij zelfkookvakanties) • fluovestjes

basis Dit materiaal kan ook elke groep meevragen, we hebben er voldoende van in voorraad. Je moet het wél aanvragen!

extra Dit materiaal kunnen we niet aan elke groep meegeven. Je vraagt het aan en na de verdeling van het materiaal over alle vakanties krijg je te horen of je het meekrijgt of niet.

ander materiaal Indien je materiaal wil gebruiken dat Hannibal niet zelf ter beschikking heeft, moet je het zelf verzamelen of gaan kopen. Maak hierover afspraken met je VV en hou het betaalbewijsje bij zodat je kan afrekenen met het vakantiebudget.

Aantal Door op de groene pijl naar boven te klikken vraag je een artikel één keer aan. De 0 verandert dan in 1. Tussen haakjes staat het maximumaantal dat je kan aanvragen.

Wanneer je een materiaal aanvraagt, verschijnt het automatisch onder het menu ‘mijn lijst’.

Koffers: volledig of per onderdeel Een aantal koffers hebben we al voor jullie samengesteld: de EHBO koffer, de keukenbox, de keukenkoffer, de knutselkoffer en de schilderbak. -

Wil je een volledige koffer aanvragen? Kies voor ‘volledig’. Door met je cursor enkele seconden op de naam te blijven staan krijg je een overzicht van de inhoud.

-

Wil je maar enkele artikelen uit een koffer? Duid ze aan onder de categorie ‘plus’.

-

Wil je een volledige koffer + van sommige spullen uit de koffer wat extra? Kies voor ‘volledig’. Duid de spullen die je als supplement wil aanvragen aan onder de categorie ‘plus’. Dit materiaal valt onder de soort extra. Je krijgt de extra aangevraagde hoeveelheid dus enkel indien we ze in stock hebben.


p. 6 van 12

Jouw opmerkingen Onderaan de materiaallijst vind je een opmerkingenveld. Hier kan je nog extra informatie/vragen noteren met betrekking tot het aangevraagde materiaal (bv: welke kleur duplo je wilt meenemen). Ter bevestiging zie je je opmerkingen ook onder ‘mijn lijst’.

Materiaal aanvragen Deadline aanvraag Start jouw vakantie in juli? Stuur je aanvraag door voor 5 juli. Start jouw vakantie in augustus? Stuur je aanvraag door voor 1 augustus.

Je lijst verzenden Let op! Nadat je de lijst verzonden hebt kan je ze zelf niet meer aanpassen. -

Ga naar ‘mijn lijst’. Controleer nog eens of alles volledig is. Druk op verzenden.

Contactpersoon Bij dringende vragen, problemen met de lijst, wanneer je een fout maakte of te snel op versturen hebt gedrukt: neem contact op met Erwin, de materiaalverantwoordelijke bij Hannibal: [email protected] of tel. 03 609 54 42.


p. 7 van 12

3 Materiaalbeheer: richtlijnen De materiaalhoek De materiaalhoek inrichten Is er geen aparte ruimte om het materiaal te bewaren? Richt dan in de leefruimte een materiaalhoekje in. Haal al het materiaal uit de koffers. Stal het uit op een tafel of in een rek. Geef alles een vaste plaats: baken op de tafel hokjes af met papiertape. Bij elk hokje schrijf je welk materiaal er moet liggen. Begeleiders die iets terugbrengen, weten zo precies waar wat moet liggen. De verkleedkleren kun je in de zakken laten zitten. Je kan ze ook in de grote curverbox steken als daar geen ander materiaal meer in zit. Dat rommelt gemakkelijker dan in de zakken. Je kan de verkleedkleren eventueel ook ophangen aan kapstokken ergens in een kast, of aan een bezemsteel die je vastsjort.

Persoonlijke spullen Zorg ervoor dat persoonlijk materiaal van begeleiders apart blijft van het materiaal van Hannibal. Vraag iedere begeleider om op zijn spullen zijn naam te zetten (bv. met papiertape) én om zelf een lijst aan te leggen van wat hij allemaal meegebracht heeft. Dat is het makkelijkste om op het einde van de vakantie spullen te zoeken.

Geen toegang voor onbevoegden Spreek af met de andere begeleiders of de deelnemers zelf materiaal mogen nemen. Dit is afhankelijk van doelgroep tot doelgroep. Als je een materiaallokaal hebt waar de deelnemers niet mogen komen, zorg dan dat ze wel ergens anders de ballen en frisbees kunnen nemen. Je kan eventueel ook een soort uitleendienst maken waar er wordt opgeschreven wie wat meeneemt - en terugbrengt - tijdens vrije momenten.

Zorg dragen voor materiaal Na elke activiteit wordt het gebruikte materiaal terug op zijn plaats gelegd. Elke avond wordt eventueel nog rondslingerend materiaal teruggebracht naar de juiste plek in het materiaalhoekje. Zo hou je de verblijfplaats netjes en bespaar je jezelf heel veel zoekwerk. Je hoeft dit als materiaalverantwoordelijke niet allemaal zelf te doen. Jij bent wél de initiatiefnemer op het gebied van het materiaal: bespreek het op de vergadering, maak je medebegeleiders er attent op.


p. 8 van 12

Richtlijnen per soort materiaal 1 Elektro en techniek

De radio’s en soundbeamers kunnen niet tegen de regen of een natte ondergrond. Laat ze dus nooit in de regen of in een plas staan.

Stop de juiste, bijhorende kabels in de bijhorende zak of maak ze eraan vast met papiertape of touw.

Zorg dat er geen cd’s gebruikt worden waar geen naam op staat.

Vergeet de cd’s de laatste dag niet uit de installatie te halen.

Stop cd’s altijd onmiddellijk terug in het juiste doosje. Zorg dat alle cd’s van deelnemers teruggegeven worden de laatste avond.

Laat het digitaal fototoestel niet rondslingeren. Je kan eventueel iemand aanstellen als vaste fotograaf en die persoon er de verantwoordelijkheid voor laten dragen.

Ga bij de dagelijkse opruim na of alle toebehoren van het digitale fototoestel in het daarvoor voorziene zakje zitten.

Haal bij het eind van de vakantie de batterijopladers weer uit het stopcontact!

2 Digitale foto’s Hannibal geeft per vakantie een USB-stick mee. Hierop kunnen tijdens de vakantie of op de laatste dag alle foto’s verzameld worden. De materiaalverantwoordelijke zorgt dat de laatste dag de USB-stick aan een Hannibalstafmedewerker wordt afgegeven. Deze zet (een selectie van) de foto’s online.

3 EHBO-koffer

Zorg dat flesjes en flacons goed gesloten worden.

Afval (strips van pleisters, vuile verbanden…) hoort niet in de koffer maar in de vuilbak.

Kleine spulletjes steek je in het juiste doosje.

Op het einde van de vakantie: kijk na of er nog iets in de koelkast of diepvries ligt.

4 Spelmateriaal

Haal het water uit de spuitjes en de waterpistooltjes als je ze terug opbergt.

Wanneer iets stuk en niet meer te herstellen is, gooi het dan weg. Noteer wel dat je het hebt weggegooid.

Wikkel klei in een vochtige doek en steek ze dan in een afsluitbare emmer.

Puzzels, bouwblokken, gezelschapspelletjes: alles in de juiste doos!

Isolatiebuizen mogen niet verknipt of met deelnemers meegegeven worden. Maak ze op het einde van de vakantie per vijf of tien aan mekaar vast met touw of met grote elastieken (niet met tape).


p. 9 van 12

Deze dingen gebruik je niét om te knutselen: kampdoeken, blinddoeken, theaterdoeken, ploegen-T-shirts.

Mogen wél beschilderd, verknipt en meegegeven worden naar huis: knutsel-Tshirts, repen/restjes stof en knutsellakens.

Zandvormpjes en schopjes geraken gemakkelijk bedolven onder het zand. Tel daarom het strandmateriaal voor je begint te spelen en tel het na het spelen nog eens. Ontbreekt er nog iets, organiseer dan een grootscheepse zoekactie. Plezier verzekerd.

5 Knutselmateriaal

Was penselen en borstels altijd onmiddellijk uit.

Steek dopjes op de lijm en op de stiften.

Wanneer iets niet meer werkt, gooi het dan weg.

Knip verfbussen die bijna op zijn open. Langs de randen is er meestal nog heel veel verf die je er al nijpend niet uit krijgt.

Test de (alcohol)stiften uit: wat niet meer schrijft, gooi je weg.

Als je iets op banken, stoelen of ramen wil bevestigen, gebruik dan papiertape (nooit bruine tape want dat gaat er heel moeilijk af).

6 Grimeerkoffer

Penselen van de grimeerkoffer dienen niet om mee te verven!

7 Persoonlijke spullen van deelnemers Om mee te delen aan alle begeleiders: De deelnemers kregen bij hun vakantiebrief een gedetailleerde bagagelijst. Sommige ouders/opvoeders vullen die lijst heel zorgvuldig in. Respecteer hun inspanning en gebruik deze lijst de laatste dag om na te gaan of alles weer in orde is. Opgelet! De meeste spullen zullen dan in de vuile was zitten. Telkens als er iets in de vuile was gaat, kan je dit aanduiden op de bagagelijst.


p. 10 van 12

Tellen, verzamelen, inventariseren De laatste dag heb jij je handen vol met het verzamelen, tellen en inventariseren van het materiaal. Ook hier geldt dat jij dit niet per se allemaal zelf moet doen. Jij bent wel de verantwoordelijke en je controleert of alles gedaan wordt zoals het hoort.

Neem de materiaallijst bij de hand. Op basis hiervan ga je na en vink je aan of alles er is. Ook de aantallen moeten kloppen! Tel je materiaal zorgvuldig na.

Ontbreekt er iets of ging er iets stuk? Noteer het op materiaallijst.

Steek alle materiaal terug in de juiste bakjes en zakken. Op het deksel of op de zijkant van elk bakje vind je terug wat er precies in moet zitten.

Op elke koffer/bakje plak je papiertape. Daar schrijf je op welk materiaal op is of ontbreekt. Als een bakje in orde is, schrijf je OK op de papiertape.

De zwembuizen maak je terug aan mekaar met kabelstrips of grote elastieken. (Van plakband gaan ze stuk: niet doen!)

Zorg dat er geen losse onderdelen kunnen verloren gaan tijdens het transport: doe plastiekfolie rond de inlegpuzzels, maak spelletjesdozen dicht met een elastiek of een stukje papiertape…

Heb je tijdens de vakantie nog extra materiaal aangekocht? Schrijf het dan bij op de lijst en steek het bij het extra materiaal.

Controleer of de dingen nog werken: lege alcoholstiften, lijmstiften en kapotte waterpistolen gooi je in de vuilbak. Zo zorg je ervoor dat je collega’s op andere vakanties niet in de problemen komen.

Zelfgemaakte dingen zoals muziekinstrumenten, schilderwerkjes en andere kunst van de hoogste plank geef je mee aan de deelnemers of begeleiders of verdwijnt in de container op de kampplaats. Je geeft ze in géén geval mee naar het secretariaat.

Natte of erg vuile verkleedkleren hou je apart. Indien mogelijk hang je natte spullen te drogen. Als ze in de zak zitten, beschimmelen of verstikken ze.

Fluovestjes: in totaal zou je per zak 15 fluovestjes moeten hebben. De zwarte vestjes leg je per 6 op elkaar en rol je zo op. De blauw/groene vestjes leg je per 3 op elkaar en rol je op. Om de uiteindes van elk rolletje bevestig je een elastiekje. Steek de rolletjes in de daarvoor voorziene zwarte zak. Natte fluovestjes hang je te drogen. Zijn ze bij de afsluit van de vakantie nog nat, steek ze dan niet in de zak.

Als je tijd over hebt, mag je de kleurpotloden slijpen :-)

Indien er een kookploegje is geef je hen deze tips mee. Anders doe je het zelf.

Keukenhanddoeken, vaatdoeken, sponsjes hang of leg je zo goed mogelijk te drogen tegen het einde van de vakantie. Tel ze na, stop ze in een plastic zakje en dan in de grote geruite plastic zak (die ook dienst doet als verlorenvoorwerpenzak).

Sponsjes die versleten zijn mag je weggooien, nog bruikbare sponsjes mogen bij de handdoeken.

Metalen sponsjes die nog hygiënisch en bruikbaar zijn mogen terug in de keukenkoffer als ze droog zijn.


p. 11 van 12

Verloren voorwerpen opvolgen vermijden Vermijden dat spullen verloren geraken kan je doen door elke dag op te ruimen en rondslingerende kleren en persoonlijke spullen terug aan de eigenaars te bezorgen. elke dag controle Weet je niet van wie iets is? Doe elke dag op hetzelfde moment een ‘Van wie is dit?’-rondje: na de maaltijd, wanneer iedereen nog aan tafel zit, toon je alle spullen. Vraag de eigenaars (of hun aandachtsbegeleider) om de spullen onmiddellijk op de juiste plaats weg te bergen. voor het vertrek van de deelnemers de laatste dag De laatste dag stal je de verloren voorwerpen uit op een tafel. Zorg ervoor dat iedereen (ouders/opvoeders) nog eens langs die tafel gaat voor het vertrek. bij de eindopruim Zijn alle deelnemers weg en zijn er toch nog verloren voorwerpen?

Kijk of er namen op de voorwerpen staan. Staat er een naam op, steek het voorwerp dan gewoon in de verlorenvoorwerpenzak. Staat er geen naam op, maar weet je van wie het is? Dan niet je er een briefje aan vast met de naam van de eigenaar. Weet je niet van wie het is, steek het dan gewoon in de zak. (Vieze onderbroeken, washandjes en sokken zonder naam mag je gewoon weggooien.)

Zijn er natte verloren voorwerpen? Steek die apart in een plastic zak. Zo voorkom je dat alle andere spullen ook nat worden. Steek de nattespullenzak als laatste in de verlorenvoorwerpenzak. Laat aan het teamlid dat komt afsluiten weten of er natte spullen bij zitten. Zo kunnen we beschimmelen en verstikken voorkomen.

Noteer alles op het overzichtsblad voor verloren voorwerpen!

na de vakantie De verlorenvoorwerpenlijst wordt gepubliceerd op de website. Alle vakantiegangers krijgen vlak na de vakantie per post een kaartje waarop de link vermeld staat. De vakantiegangers moeten zelf contact opnemen om af te spreken hoe ze hun spullen terugkrijgen: kleine dingen kunnen opgestuurd worden per post, andere spullen moeten opgehaald worden. Voorwerpen die op 15 september nog niet zijn opgevraagd, beschouwen we als onze eigendom. Spullen die we zelf kunnen gebruiken komen terecht bij het Hannibalmateriaal. Andere spullen gaan naar de kringwinkel of het containerpark.

Overdracht materiaal aan Hannibal Iemand van Hannibal komt het materiaal ophalen. Zo zorg je voor een vlotte afsluit: Hou de ingevulde checklist van het materiaal klaar. Hou het overzichtsblad met de verloren voorwerpen klaar. Zet het materiaal bij mekaar klaar, liefst buiten (beschermd tegen regen). Voorzie wat hulp voor het inladen van het materiaal in de auto/minibus.

Ook na je vakantie blijf jij ons aanspreekpunt als we vragen hebben over materiaal dat mee was op jouw vakantie.

Dankjewel, materiaalverantwoordelijke!


p. 12 van 12

leidraad voor de materiaalverantwoordelijke p. 1 van 12

Recommend Documents