LEG DE VOLGENDE DOELTOESTAND VAST

De Verbeter Kata

LEG DE VOLGENDE DOELTOESTAND VAST Oefen deze Routine

Ter referentie zie:

Hoofdstuk

5

© Mike Rother / Verbeter Kata Handboek

Doeltoestand

1

Lean Management Teachers

Deze Nederlandse vertaling wordt u aangeboden door: Lean Management Teachers Prins Willem Alexanderlaan 1427 7312 GB Apeldoorn www.leanmanagement.nl Nederlandse vertaling door: Emiel van Est [email protected]

ORIENTATIE

Begrijp de Richting

Begrijpen Huidige Toestand

Vastleggen Volgende Doeltoestand

PDCA Richting Doeltoestand ACT

Doel Toestand

PLAN Go and See

CHECK

DO

De 5 Vragen Welke uitdaging streven we na?

Wat is het huidige patroon van werken?


Welk patroon willen we als volgende hebben?

Doeltoestand

2

STORYBOARD VAN DE LEERLING Leerling en coach concentreren nu op deze velden Focus Proces:

Doeltoestand Realisatiedatum:_________

Uitdaging:

Huidige Toestand

PDCA Cycli Registratie

Parkeerplaats Obstakels


Doeltoestand

3

Concept


Doeltoestand

4

WAT IS EEN DOELTOESTAND Een Doeltoestand beschrijft een gewenste toekomstige toestand die buiten je Huidige Kennisgrens ligt. Het heeft een gespecificeerde datum, gewoonlijk 1 week tot 3 maanden in de toekomst. Een Doeltoestand is een beschrijving van waar we naar toe gaan, niet van hoe er te komen. Het beantwoordt vragen als: • Hoe willen we dat het werkpatroon van dit proces wordt op [datum]? • Wat is het volgende gewenste patroon? • Waar willen we straks zijn?

Huidig patroon

Doel patroon Obstakels

Huidige Toestand Onduidelijk Terrein

We zijn hier


Volgende Doel Toestand (datum)

We willen straks hier zijn

Doeltoestand

5

ʻBUITEN JE KENNISGRENSʼ BETEKENT DAT JE NIET WEET HOE JE ER ZULT KOMEN Een Doeltoestand waarvan je al snel kunt zien hoe je die zult bereiken - met een beetje trial and error – is geen goede Doeltoestand. Een goede Doeltoestand halen vereist experimenteren en leren.

The greater danger for most of us lies not in setting our aim too high and falling short; but in setting our aim too low, and achieving our mark. ~ Michelangelo © Mike Rother / Verbeter Kata Handboek

Doeltoestand

6

JE KUNT EEN DOELTOESTAND BESCHOUWEN ALS EEN DOEL PATROON WAAR JE OP RICHT

Een Doeltoestand gaat niet over het hoogste rendement of de optie met het laagste risico. Het is iets waarnaar je moet streven op weg naar een Uitdaging die je probeert te halen.


Doeltoestand

7

EEN DOELTOESTAND IS EEN ESSENTIEEL ELEMENT VOOR HET ACTIVEREN VAN MENSELIJK VERNUFT IN TEAMS Een Doeltoestand is een vooruit kijkende uitdaging in plaats van een achteruit kijkende reflectie over problemen. Het gaat over het bewegen naar punt op het pad naar presteren. Een Doeltoestand vraagt ons een andere set van omstandigheden te overwegen dan die momenteel bestaat. Een Doeltoestand is een essentieel onderdeel van het creatieve proces. Denk er aan als een gezamenlijke inspanning richting een gezamenlijk einde.


Doeltoestand

8

DRIE REDENEN VOOR HET STELLEN VAN EEN DOELTOESTAND Zodra je de rol van een Doeltoestand hebt ervaren zul je het moeilijk vinden om nog zonder te werken!

(1) Een Doeltoestand stelt je in staat om wetenschappelijk te werken Door het stellen van een doel en vervolgens te proberen het te halen leer je waarom je het niet kunt. Dat is waar je dan aan werkt.

Huidige Toestand

Problemen en Obstakels

Volgende Doel Toestand (datum)

Uitdaging

1) Dit is gedefinieerd 2) Zodat je de werkelijke obstakels kunt herkennen waaraan je moet werken

Het patroon dat we als volgende willen. Waar we vervolgens willen zijn.

Met de Verbeter Kata ga je alleen achter die problemen en obstakels aan die je belemmeren de gespecificeerde Doeltoestand die je nastreeft te bereiken. Eén voor één. Er zullen vele dingen zijn waaraan je niet werkt. © Mike Rother / Verbeter Kata Handboek

Doeltoestand

9

De Doeltoestand is als een algemene hypothese waartegen je test om de belangrijkste obstakels bloot te leggen, door het stellen van deze vraag: "Wat verhindert ons nu om te werken volgens het doel patroon?"

Dit in tegenstelling tot PDCA zonder een Doeltoestand wat is als proberen te leren van willekeur.

Illustratie uit The Team Handbook, page 3-33


Doeltoestand

10

(2) Een Doeltoestand helpt entropie te verslaan Zonder iets om na te streven, neigt elk proces vanzelf te degraderen

Deming schatte dat 80-97% van de procesvariatie willekeurig is, alledaagse variatie. Dit zijn systemische problemen. Iedere storing onderzoeken en op zoek gaan naar de bronoorzaken van het probleem (een veel voorkomende aanpak) is de verkeerde aanpak voor systemische problemen. Wat je probeert te doen is om te blijven waar je bent, waarvan entropie zegt dat het niet mogelijk is. Om actie te nemen tegen de resultaten van alledaagse variatie, moet het gedrag van het systeem zelf veranderd worden. Er is een systemische verbetering nodig. Dat is wat een Doeltoestand vertegenwoordigt.


Doeltoestand

11

(3) Een Doeltoestand maakt teamwerk mogelijk ZONDER een Doeltoestand

MET een Doeltoestand

Ongeorganiseerde discussie.

Gestructureerde aanpak.

Uitwisseling van meningen. Mijn idee versus jouw idee. "Wie heeft gelijk?“

Wat moeten we doen om ons doel te bereiken?

Prioriteitstelling door dominante individuen. Geen PDCA.


Doel Toestand

Doeltoestand

12

TERMINOLOGY • Een Doeltoestand is geen oplossing. Het is iets dat je streeft te bereiken op een opgegeven datum. • Wat je onderweg doet om obstakels (problemen) te overwinnen zijn oplossingen of tegenmaatregelen. • Aanpassing gebeurt als je stap voor stap richting de Doeltoestand werkt en je aanpast op basis van wat je onderweg leert.

“Obstakels” (problemen)

Doel Toestand (datum)

“Oplossingen” of “Tegenmaatregelen”

Huidige Toestand


Doeltoestand

13

De serie opeenvolgende Doeltoestanden wordt niet gepland of van te voren bepaald. Wanneer je de realisatiedatum van de Doeltoestand bereikt leg je een volgende Doeltoestand vast, en zo verder. Opeenvolgende Doeltoestanden

Doel Huidige Obstakels Toestand Toestand (datum)


Uitdaging

Visie

Doeltoestand

14

Oefenen


Doeltoestand

15

Wat zit er in een Doeltoestand?


Doeltoestand

16

DE INFORMATIE IN EEN DOELTOESTAND Een Doeltoestand moet het focus proces noemen, een datum specificeren en deze vijf categorieën van informatie bevatten. Focus Proces: Realisatie datum: (1 week - 3 maanden in de toekomst)  KLANTVRAAG & GEPLANDE CYCLUS TIJD De taakeenheid en de tijd om deze te voltooien

Hoe het spel gespeeld wordt

 BESCHRIJVING PROCES STAPPEN, VOLGORDE EN TIJDEN Het patroon van werken dat je wilt voor het focus proces. (Details zullen komen van de PDCA cycli.)  OVERIGE PROCES KENMERKEN Voorbeelden:• • • •

Aantal operators Aantal shifts Waar 1x1 flow is gewenst Standard WIP

• • • •

Mate van cyclus fluctuatie Productie volgorde & seriegroottes Omsteltijd % Downtime

 PROCES METING(EN) Een aspect waartegen je real time kunt experimenteren Voorbeelden:• Tijd per stap; stuk; pitch; etc. • Mate van cyclustijdfluctuatie



De score

RESULTAAT METING(EN) - Een Doel Voorbeelden:• Aantal stuks per uur of shift • Overwerk • Productiviteit


Doeltoestand

17

EEN DOELTOESTAND IS EEN VEELZIJDIGE BESCHRIJVING VAN EEN GEWENSTE TOESTAND Focus proces: Realisatiedatum: KLANTVRAAG EN GEPLANDE CYCLUSTIJD PROCES STAPPEN, VOLGORDE & TIJDEN OVERIGE PROCESKENMERKEN PROCES METING(EN) RESULTAATMETING(EN)

Je wilt dat deze condities gelijktijdig bestaan Dat maakt de Doeltoestand uitdagend Dat maakt de Doeltoestand nuttig als een referentiepunt om duidelijker en specifieker te ontdekken waaraan je moet werken Dat maakt de Doeltoestand een leeropdracht © Mike Rother / Verbeter Kata Handboek

Doeltoestand

18

LEER ONDERSCHEID TE MAKEN TUSSEN DEZE DRIE DINGEN FUNCTIONELE EISEN

PLAN

FYSIEKE OPLOSSINGEN

Een beschrijving en specificatie van het operationele patroon waaraan je wilt dat het proces voldoet op (datum)

Een voorspelling van de benodigde stappen om aan de functionele eisen te voldoen.

De werkelijke stappen, technieken en tegenmaatregelen die nodig zijn om aan de eisen te voldoen.

Dit is een Doeltoestand


Deze worden bepaald door PDCA op weg naar de Doeltoestand

Doeltoestand

19

EEN DOELTOESTAND IS NIET ALLEEN EEN RESULTAAT METING DOELTOESTAND PROCES PARAMETERS Een leerdoel. Beschrijft een patroon van werken.

RESULTAAT METING Een prestatie doel. Een uitkomst of score. Voorbeelden: Voorraad niveau Doorlooptijd Output per uur Kosten Arbeidskosten Kwaliteitsniveau Productiviteit Machine betrouwbaarheid etc.

Dit is actiegericht

Kan niet direct bereikt worden

We voorspellen dat het proces werkend volgens dit patroon zal leiden tot.......................deze uitkomst / dit resultaat

Een Doeltoestand is een beschrijving van de omstandigheden -- van het operationele patroon – waarvan je voorspelt dat het zal leiden tot het gewenste resultaat. © Mike Rother / Verbeter Kata Handboek

Doeltoestand

20

VOORBEELDEN Hier is “werk in uitvoering"

Concentreer je hierop en je zult de gewenste resultaten krijgen.

PROCES PARAMETERS

RESULTAAT METING

Een leerdoel dat een patroon van werken beschrijft.

Een prestatie doel. Een uitkomst, resultaat of score.

Gewenste patroon van spelen om meer vrije worpen te maken

10% Meer vrije worpen maken

Gewenste patroon van hoe wiskunde en natuurkunde wordt onderwezen. Gewenste patroon van studeren.

Alle 6e klas studenten op onze school halen de gestandaardiseerde test voor wiskunde en natuurkunde.

Dit is actiegericht

Kan niet direct bereikt worden

We voorspellen dat het proces werkend volgens dit patroon zal leiden tot.......................deze uitkomst / dit resultaat


Doeltoestand

21

RICHTLIJNEN VOOR DOELTOESTANDEN Woorden die niet in een Doeltoestand horen

WAAROM

“Minimaliseren” “Reduceren” “Verbeteren” “Vergroten”

Geen werkwoorden in een Doeltoestand! Dat is voor hoe er te komen, dat komt later. Een Doeltoestand beschrijft een gewenst patroon op een toekomstige punt in de tijd, niet de acties. Transporteer jezelf naar de toekomst en beschrijf de Doeltoestand alsof je er al bent.

“Toepassen 5S” (Housekeeping & werkplek organisatie) “Installeer een barcode system” “Verander de layout”

Dit zijn de tegenmaatregelen die niet moeten worden verward met een Doeltoestand. Beschrijf eerst hoe het proces moet werken. Tegenmaatregelen worden vervolgens zo nodig ontwikkeld terwijl je streeft naar het bereiken van die Doeltoestand.

“Een pull (kanban) systeem” “Milk-run materiaal voorziening ”

Niet genoeg detail. Een kanban of materiaal leveringssysteem kan een Doeltoestand zijn, maar je moet het patroon omschrijven hoe je wilt dat het systeem gaat werken.


Doeltoestand

22

DE DOELTOESTAND MOET EEN UITDAGING ZIJN Coach: Stem niet in met een Doeltoestand die te makkelijk of comfortabel is. De coach beslist hoe uitdagend de volgende Doeltoestand zou moeten zijn, zodat de de leerling net over de rand van zijn/haar kunnen oefent. Een goede Doeltoestand brengt de leerling en het team in het proces naar de grenzen van hun kennis en verplicht hen te leren, te groeien en aan te passen. Vergeet niet, nieuwe vaardigheden leren en vooruitgang boeken vereist spanning en het ervaren van kleine mislukkingen. Mysterie Onzekerheid

Te makkelijk Al zien hoe er te komen

Schijnbare zekerheid

Te moeilijk

Een Doeltoestand moet in de gele zone van onzekerheid liggen. Een beginnende leerling moet dieper de gele zone in dan de coach.

Het is belangrijk de leerling uit te dagen, zodat hij/zij een gevoel van vervulling voelt. © Mike Rother / Verbeter Kata Handboek

Doeltoestand

23

DE LEERLING ONTWIKKELT DE DOELTOESTAND Proces Doeltoestand

Proces

Coach

Leerling

Team Leden

De leerling en het team zijn eigenaar van de Doeltoestand. De leerling leidt het team en ontwikkelt de Doeltoestand in een iteratieve dialoog met de coach. De leerling presenteert de Doeltoestand aan de coach, krijgt feedback en verfijnt de Doeltoestand. Dit proces wordt herhaald totdat de coach en de leerling het eens zijn over de Doeltoestand. Een Doeltoestand moet wiskundig consistent zijn. Dat betekent dat de leerling niet simpelweg wat elementen van een Doeltoestand uit de lucht moet grijpen. De leerling moet de reden voor de details van de Doeltoestand rekenkundig kunnen uitleggen.


Doeltoestand

24

Drie Stappen om een Doeltoestand te Ontwikkelen 1. Coach bepaalt de realisatie datum 2. Leerling ontwikkelt, doet voorstellen & verfijnt de Doeltoestand 3. Leerling start met een Parkeerplaats voor Obstakels


Doeltoestand

25

1e STAP: OVEREENSTEMMING OVER REALISATIEDATUM De Coach doet een voorstel voor een realisatie datum voor volgende Doeltoestand gebaseerd op het vaardigheidsniveau van de Leerling met de Verbeter Kata. Deze tabel is slechts een richtlijn. Richtlijn voor Mate van Uitdaging gebaseerd op het Dreyfus Model voor Vaardigheidontwikkeling Vaardigheid niveau leerling

Kenmerken van Vaardigheid Niveau

Realisatiedatum Doeltoestand

Expert

Gaat niet meer af op regels, richtlijnen, stelregels Begrip van situaties en besluitvorming intuïtief Visie van wat mogelijk is Ziet wat in een situatie het belangrijkste is Neemt afwijkingen waar van normaal patroon Stelregels afhankelijk van situatie

??

Competent

Weet om te gaan met drukte. Ziet acties gedeeltelijk in termen van lange termijn doelen Heeft gestandaardiseerde en routinematige procedures

Doeltoestand over ≤ 1 maand

Gevorderd

Actie gebaseerd op kenmerken of aspecten Situationele perceptie nog beperkt. Alle aspecten krijgen evenveel belang

Doeltoestand over ≤ 2 weken

Beginner

Naleven van regels en plannen Weinig situationele perceptie. Geen eigen oordeel

Doeltoestand over 1 week

Meester

Doeltoestand over ≤ 3 maanden

Table adapted from: Dreyfus, Stuart E., Formal Models vs. Human Situational Understanding: Inherent Limitations on the Modelling of Business Expertise, University of California, Berkeley, 1981


Doeltoestand

26

2e STAP LEERLING ONTWIKKELT, DOET VOORSTELLEN & VERFIJNT DE DOELTOESTAND De Coach vraagt de Leerling om het rechter deel van van het Huidige Toestand / Doeltoestand planningsformulier te gebruiken om te beschrijven hoe de Leerling zou willen dat het focus proces functioneert op de realisatiedatum. (Dit formulier is gebruikt bij de Proces Analyse en hangt op het Storyboard van de Leerling). Dit is vaak pas de eerste van meerdere iteraties tussen Coach en Leerling totdat consensus wordt bereikt over de Doeltoestand.


Doeltoestand

27

DOELTOESTAND PLANNING De drie versies van het Huidige Toestand / Doeltoestand planningsformulier staan op de volgende bladzijden.

Gebruikmakend van de samenvatting van de Huidige Toestand op de linker zijde van het Planningsformulier: 

Vul in wat je hetzelfde zult houden



Vul in wat je wilt veranderen

Na voltooiing kan de Leerling het formulier doormidden knippen zoals aangegeven en de rechterzijde van het formulier in het Doeltoestand veld van het Storyboard van de Leerling hangen.


Doeltoestand

28

HUIDIGE TOESTAND / DOELTOESTAND Leerling:

Coach: Categorie

1 Taakeenheid

Takt tijd

en tijd om te voltooien

Pc/t

Overkoepelende Baanbrekende Uitdaging

Proces: Huidige Toestand

Datum

Doeltoestand

Realisatie Datum

# Shifts

2 Huidig patroon van werken

Proces stappen en volgorde

Laat blok diagram zien

Laat blok diagram zien

Batchgrootte. Waar O H W . Aantal Operators % exit cycle fluctuatie aan einde van de lijn

+ alle run charts

Overige observaties over het huidige patroon van werken.

3 Machine capaciteit

4 Benodigde mensen

Grafiek machine capaciteit

Laat grafiek zien

Laat grafiek zien

Aantal berekende operators

5 Resultaat

Actuele output / shift

metingen

Overwerk?


Laat run-charts zien

Doeltoestand

29

HUIDIGE TOESTAND / DOELTOESTAND Leerling: Categorie

Coach:

Proces:

Huidige Toestand

Datum


Resultaat meting

Proces meting

Doeltoestand

Realisatie Datum

1 Taakeenheid en tijd om te voltooien

2 Huidig patroon van werken

3 Machine capaciteit 4 Benodigde mensen 5 Resultaat metingen © Mike Rother / Verbeter Kata Handboek

Doeltoestand

30

HUIDIGE TOESTAND / DOELTOESTAND Leerling: Categorie

Coach:

Proces:

Huidige Toestand


Datum


Resultaat meting

Proces meting

Doeltoestand

Realisatie Datum

Doeltoestand

31

MERK OP DAT NIET ALLES HOEFT TE VERANDEREN Doel Toestand

Huidige Toestand

Niet alles is veranderd

(incl. datum)

Klant Takt 30 sec Geplande cyclus tijd 25 sec Twee shifts + overwerk Kleine, variabele buffers tussen werkstations 6 Operators, onderbezet

Klant Takt 30 sec Geplande cyclus tijd 25 sec Twee shifts, geen overwerk 1x1 Flow , stations 10 --> 110 4 Operators

(incl. stappen, volgorde, tijden) Klant Takt

Range van cyclus fluctuatie

Oper. cyclus fluctuatie +/- 100% Output cyclus fluctuatie +/- 70% Serie grootte 3 dagen Output = 650-750 / shift


Takt Pc/t

Oper. cyclus fluctuatie +/- 10% Output cyclus fluctuatie +/- 10% Serie grootte 3 days Output = 850 stuks per shift

Doeltoestand

32

VOORBEELD


Doeltoestand

33

OVER DOELTOESTAND CYCLUS FLUCTUATIE Er zijn een paar verschillende manieren om een numerieke waarde te geven aan de fluctuatie / variatie die je in proces cycli vindt. Het belangrijkste is dat je kunt kwantificeren... a) Waar je bent (met een exit cyclus run chart) b) Hoeveel fluctuatie / variatie je als volgt wilt hebben In reactie op (b) kan de leerling "nul“ zeggen, maar dat is niet mogelijk. Beter is het iets te zeggen als: a) "Momenteel nemen we -61% / +24% variatie waar in de proces exit cycles" b) "Op (realisatiedatum) willen we de variatie binnen +/- 15% hebben" Dit bereidt de coach en de leerling voor om dagelijks door de Vijf Vragen te gaan en deel te nemen aan doelgerichte verbetering. Merk op dat het hier niet gaat over in-control / out-of-control --zoals in statistische proces controle-- maar gewoon “welke variatie hebben we?" en “welke variatie willen we?"


Doeltoestand

34

DE LEERLING MOET DE GEWENSTE PROCES STAPPEN, VOLGORDE & TIJDEN DEFINIËREN Gebruik dit formulier, een swimlane diagram, enz. WERKSTAPPEN EN VOLGORDE Proces: Operator

Operator

Operator

Operator

Datum:

Werkvolgorde

Lopen

Naar begin

Standaard OHW

•

Standaard OHW

Workstation 20

• 

10



 

30



•

1



2

Werk stap Teken een proces layout met werkstappen © Mike Rother / Verbeter Kata Handboek

40

 Loop pad (gestippeld = retour) Doeltoestand

35

MAAR DE LEERLING HEEFT DEZE DETIALS MISSCHIEN NOG NIET Details komen van de PDCA cycli in stap 4 van de Verbeter Kata. De kennis groeit op weg naar de Doeltoestand. Vastleggen Eerste Doeltoestand Gebaseerd op een analyse van de initiële huidige toestand

PDCA Cycli

Vastleggen Tweede Doeltoestand

Leren Nu weet je meer!

De eerste Doeltoestand zal niet de beste zijn. Je bent nog steeds aan het leren. Coach: De leerling moet geen dingen verzinnen op basis van een vermoeden (“Ik denk..."). Het is beter om te zeggen “Ik weet het niet" of "niet zeker" en verder te kijken door te experimenteren in de PDCA-fase van de Verbeter Kata. De Doeltoestand kan verder uitgewerkt worden terwijl je experimenteert en de kennis van de Leerling over de werkelijkheid toeneemt. Bijvoorbeeld, je zou operator stappen, volgorde en tijden kunnen definiëren via een tijdstudie of een vooraf bepaalde arbeidanalyse systeem zoals MTM, maar dat is alleen een begin punt. Coach: Als de realisatie datum kort is (bijv. 1-2 weken) dan is het OK om de leerling uitstel te geven om de eerste Doeltoestand te halen. Dit wordt snel duidelijk, en zal gecorrigeerd worden wanneer de leerling de volgende Doeltoestand vastlegt en het is een goede leerervaring. © Mike Rother / Verbeter Kata Handboek

Doeltoestand

36

ALS DE DOELTOESTAND EENMAAL IS VASTGELEGD HOORT DEZE NIET MEER TE WIJZIGEN Als de Doeltoestand is vastgelegd horen zowel de inhoud als de realisatie datum niet meer gewijzigd te worden. Dit wordt gedaan zodat we de tijd nemen om de Huidige Toestand te analyseren, na te denken over de Doeltoestand en wanneer het moeilijk wordt, hard te werken om de obstakels die zich voordoen te begrijpen en ze met creativiteit stap voor stap op te lossen. Op deze manier bereik je een nieuw niveau van systeem prestaties, in plaats van gewoon de Doeltoestand te wijzigen. Do or do not. There is no try. ~ Yoda Echter, het is prima om details toe te voegen aan de Doeltoestand terwijl je aan het bereiken ervan werkt.


Doeltoestand

37

3e STAP DE LEERLING START EEN OBSTAKEL PARKEERPLAATS De coach vraagt de leerling nu om een lijst te maken van de obstakels waarvan de leerling denkt dat ze het team kunnen belemmeren om de Doeltoestand te bereiken. De leerling houdt deze lijst gedurende het gehele Verbeter Kata proces bij op het Storyboard.

Maak geen Pareto analyse voor deze lijst en maak er geen actielijst van. Het is gewoon een plek om bespeurde obstakels te noteren en vast te leggen, welke je al dan niet aan gaat pakken. De stappen die je neemt en de obstakels waaraan je werkt komen uit de PDCA cycli. Het doel van de obstakel parkeerplaats is: 1. de leerling te helpen de beperkingen van voorspellingen te zien 2. te voorkomen dat de leerling meerdere ideeën tegelijkertijd najaagt. © Mike Rother / Verbeter Kata Handboek

Doeltoestand

38

Doeltoestanden voor Kantoor & Service Processen


Doeltoestand

39

EEN DOELTOESTAND VASTLEGGEN VOOR KANTOOR EN SERVICE PROCESSEN Suggesties voor processen waarvan de werkinhoud varieert.

• Houd in gedachten dat het enige dat je probeert te doen is een patroon te definiëren om naar te streven. • Een tactiek om een doelpatroon vast te leggen voor niet repeterende processen en processen met een lange cyclus is het werk te verdelen in kleinere stappen van gelijke grootte. Bijvoorbeeld, in plaats van werk aan het proces vrij te geven met klant orders – waarbij de hoeveelheid werk kan variëren van order tot order – geef je werk vrij in gelijke porties om een standaard tijdsinterval of “pitch” te vullen. • Dit is geen "takt tijd“ berekening, maar gewoon een op intelligente wijze geselecteerde tijdsinterval . Een voorbeeld zou zijn drie aanvragen per uur verwerken. Dit is niet iets dat ten uitvoer moeten worden gelegd, maar iets waar je iteratief naar werkt door obstakels te zien en te overwinnen.


Doeltoestand

40

EEN DOELTOESTAND VASTLEGGEN VOOR KANTOOR EN SERVICE PROCESSEN Suggesties voor pcessen waarvan de werkinhoud varieert.

• De truc is om een algemeen proceskenmerk te vinden om als meeteenheid te gebruiken: het aantal rekken dat gespoten kan worden per uur, aantal bochten die gemaakt kunnen worden per uur, aantal meters dat gelast kan worden per uur, zoiets. Het kan ook helpen om opdrachten te classificeren naar grootte. Boeiend is dat drie categorieën (kleine / middelgrote / grote) vaak voldoende zijn. • De eerste meeteenheid hoeft niet perfect te zijn. Als je eenmaal het eerste basispatroon hebt is het een kwestie van PDCA toepassen (met de Vijf Vragen) om de obstakels te doorbreken die verhinderen dat je er komt. Terwijl je dat doet zul je meer patronen in het werk herkennen die je kunt gebruiken bij een volgende Doeltoestand. Uiteindelijk ben je wellicht in staat om een takt tijd uit te rekenen.


Doeltoestand

41

Kantoor & Service Processen PROBEER EEN DOELPATROON VAST TE LEGGEN MET CONSISTENTE TIJDINTERVALLEN

?

?

Patroon moeilijk te zien Hoe het werk arriveert

Klus 1

Klus Klus 3 2

Klus 4

Klus 5

Klus 6

Klus 7

Klus 5

Klus 6

Klus 7

Een patroon om naar te streven

Werk splitsen in stappen van consistente grootte

Klus 1

Klus Klus 3 2

Klus 4

Maak je in het begin geen zorgen of de stappen wel volkomen gelijk zijn. Definieer een doelinterval, maak dat deel van je Doeltoestand en start met het stellen van de Vijf Coaching Kata Vragen.


Doeltoestand

42

LEG DE VOLGENDE DOELTOESTAND VAST

Recommend Documents