1
KWALITEITSMODEL OEFENEN
Het project ‘Op weg naar effectief oefenen’ heeft een samenhangend model voor de systematische verbetering van de kwaliteit van het oefenen van de rampenbestrijding ontwikkeld. In dit document staat dit kwaliteitsmodel centraal. Opbouw document 1. Uitgangspunten en randvoorwaarden 2. Beschrijving kwaliteitsmodel oefenen 3. Ontwikkelfasen voor oefenen rampenbestrijding 4. Planning en controlcyclus oefenen 5. Focus op excellent oefenen 6. Gebruikte bronnen
1. UITGANGSPUNTEN EN RANDVOORWAARDEN KWALITEITSMODEL OEFENEN Het kwaliteitsmodel oefenen vormt een belangrijk onderdeel van het (door het Ministerie van BZK te ontwikkelen) kwaliteitssysteem rampenbestrijding en is gebaseerd op het INK-model. Het INK-model is gebaseerd op vier uitgangspunten: 1. er zijn negen praktijkgerichte aandachtsgebieden gedefinieerd (zie figuur 1) 2. er zijn vijf ontwikkelfasen gedefinieerd 3. gebruik van de Plan-Do-Check-Act (PDCA)-regelkring 4. focus op excellentie !" !" !" !"
!"
Het kwaliteitsmodel oefenen is geen zelfstandig kwaliteitssysteem, maar is onderdeel van een integraal kwaliteitssysteem rampenbestrijding, zoals dat in de nabije toekomst zal worden ontwikkeld. Er is gekozen voor het INK-model als basis voor dit kwaliteitsmodel. Het kwaliteitsmodel oefenen is daarmee inpasbaar in een integraal kwaliteitssysteem rampenbestrijding. De inhoudelijke eisen aan het oefenen worden binnen het model opgenomen. Er zijn eisen opgenomen ten aanzien van teamkwaliteiten, oefenplannen, oefenverslagen, etc. Het kwaliteitsmodel oefenen is ontwikkeld ten behoeve van het multidisciplinair oefenen van de rampenbestrijding. Uitgangspunt voor het model is dat de betrokken partners ieder voor zich zorgen voor een adequaat kennisniveau en een adequate, monodisciplinaire geoefendheid. Onderdeel van het kwaliteitssysteem is een audit- of toetsingssystematiek, die zowel bestaat uit een interne (zelf-) evaluatiemethode als uit een externe auditsystematiek. De interne - en externe audits hebben primair betrekking op de totale organisatie van het oefenproces (conform het INK-model) en hebben het karakter van collegiale advisering; toetsing door de provincie en met name door de inspectie heeft veeleer het karakter van een extern (en formeel) oordeel over de inhoudelijke kwaliteit en de output van het oefenen.
2. BESCHRIJVING KWALITEITSMODEL OEFENEN In figuur 1 is het INK-model weergegeven. In de navolgende beschrijving is per aandachtsveld aangegeven welke toetsingscriteria van belang zijn voor het verbeteren van de kwaliteit van het oefenen.
2.1
LEIDERSCHAP
Richten De manier waarop de leiding de koers bepaalt en richting geeft aan de organisatie, met aandacht voor: !" oriëntatie op de omgeving waarin men werkt: politiek-bestuurlijke context, samenwerkingsverbanden, oefenbeleid en wet- en regelgeving !" identificeren van de behoefte aan oefenen (inhoud proces) van de organisatie !" ontwikkelen van een visie, missie en strategie voor het multidisciplinair oefenen
2
!" !"
communicatie over de missie met relevante actoren (bestuurders, leiding en medewerkers) realiseren van samenwerkingsverbanden op die punten waar de schaal van de eigen regio te klein is.
Inrichten De manier waarop de leiding de organisatie inricht voor het oefenen van de rampenbestrijding met aandacht voor: !" een cultuur die mensen stimuleert hun talenten te benutten !" de integratie van het oefenen in het opleidingsbeleid van de organisatie !" stimuleren van systematisch oefenen: oefenen; evalueren en verbeteren. Verrichten De manier waarop de leiding zich persoonlijk inspant om de organisatie te verbeteren en daar haar medewerkers bij betrekt met aandacht voor: !" het nemen van concrete maatregelen en het beschikbaar stellen van middelen !" het maken van heldere keuzes en stellen van prioriteiten in de dagelijkse praktijk !" de rol van de leidinggevenden in het oefenen !" de rol van de leidinggevenden in opleidingen, als trainer of als trainee !" het goede voorbeeld geven als leidinggevende !" openheid over gegevens, resultaten en geleverde bijdragen !" bestrijden van bureaucratische ballast en functionele schotten !" het zichtbaar en aanspreekbaar zijn voor de verantwoordelijke bestuurders.
leiderschap
medewerkers
waardering door medewerkers
strategie & beleid
waardering door klanten en leveranciers
processen
eind resultaten
waardering door maatschappij
middelen
organisatie
resultaat leren en verbeteren Figuur 1: INK-model met de negen aandachtsgebieden
2.2
STRATEGIE EN BELEID OEFENEN
Oriënteren De manier waarop de regionale rampenbestrijdingsorganisatie interne en externe informatie verzamelt en deze gebruikt bij het ontwikkelen van strategie en beleid, met aandacht voor: !" gebruik maken van oefenervaringen van andere regio’s !" volgen van beleidsmatige en technisch-inhoudelijke ontwikkelingen op het terrein van (multidisciplinair) oefenen !" gegevens over efficiency en effectiviteit van oefenen !" interpreteren van uitkomst metingen van de vier resultaatsgebieden voor wat betreft oefenen Creëren van strategie en beleid oefenen De manier waarop de veiligheidsregio inhoud geeft aan het oefenbeleid, het meten van de resultaten en het evalueren van de resultaten met aandacht voor: !" vertaling van de oefenstrategie in een meerjarig oefenbeleidsplan !" evaluatie van oefenen in een oefenjaarverslag
3
Implementeren van beleid en strategie oefenen De manier waarop het oefenbeleid wordt vertaald in concrete plannen en budgetten met aandacht voor: !" communiceren van oefenbeleid naar alle stakeholders !" vaststellen van kritische succesfactoren en daaraan gekoppelde indicatoren voor oefenen !" bepalen van normen, budgetten en toewijzing van oefenmiddelen !" opstellen van oefenjaarplan !" evalueren van oefeningen en het opstellen van oefenverslagen. 2.3
MEDEWERKERS
Organiseren De manier waarop het personeelsmanagement is afgestemd op strategie en beleid oefenen met aandacht voor: !" vertaling oefenbeleid in individuele en collectieve ontwikkeldoelen oefenen c.q. oefeninspanningen !" de beschrijving van benodigde kerncompetenties op individueel en op teamniveau (uitgaande van beschrijving totaalproces rampenbestrijding). Investeren De manier waarop de organisatie op de toekomst gerichte kennis en vaardigheidsbehoeften vaststelt met aandacht voor: !" individuele trainings-, opleidings- en oefenprogramma’s !" oefenmogelijkheden voor individuen en teams. 2.4
MIDDELEN VOOR HET OEFENEN
Geld De manier waarop de betrokken bestuursorganen financiële middelen toewijzen voor het oefenen met aandacht voor: !" vertalen van oefenbeleid in financieel beleid !" beheren van de financiële middelen voor het oefenen !" beoordelen van de doeltreffendheid en doelmatigheid van oefenen. Kennis en technologie De manier waarop externe oefenkennis wordt binnengehaald en wordt ingezet alsmede de manier waarop de eigen oefenkennis ontwikkeld, toegepast en geborgd wordt met aandacht voor: !" vertalen van oefenbeleid in specifiek beleid voor het verwerven en het ontwikkelen van kennis op het terrein van oefenen !" het verzamelen, ontwikkelen, ordenen en beheren van kennis en informatie, die het oefenbeleid ondersteunen !" ervoor zorgen dat relevante technologie, kennis en informatie beschikbaar zijn voor de betrokken overheidsdiensten. Materieel en diensten De manier waarop materieel en diensten worden ingezet voor het oefenen met aandacht voor: !" beschikbaarheid van oefenmaterieel !" inzet van oefenmaterieel !" ontwikkelen van oefeningen !" belasting van het milieu, de gezondheid en de veiligheid door oefenen. 2.5
PROCESSEN
Ontwerpen De manier waarop relevante werkprocessen in de rampenbestrijding worden vertaald in oefeningen met aandacht voor: !" identificatie van de relevante werkprocessen !" identificatie van prestatie-indicatoren van de relevante werkprocessen !" vertalen van werkprocessen, kritische succesfactoren en prestatie-indicatoren in oefenplannen. Beheersen
4
De manier waarop de oefenwerkprocessen worden beheerd met aandacht voor: !" het vaststellen van proceseigenaren en werkmethoden voor het oefenen !" bewaken en bijsturen van oefenprocessen en werkmethoden !" milieu-, veiligheids- en arbo-aspecten o toepassen van systemen voor documentatie en registratie die een doeltreffende uitvoering van oefeningen ondersteunen o uitvoeren van resultaatmetingen. Verbeteren en vernieuwen Het continu aandacht besteden aan het optimaliseren van oefenprocessen (verbeteren) en het toepassen van nieuwe inzichten en innovaties van oefenprocessen (vernieuwen) met aandacht voor: !" het gebruik van de uitkomsten van de resultaatmetingen voor het verbeteren van oefenprocessen, werkmethoden en herijking van doelstellingen !" het gebruik van externe kennis en informatie gericht op het verbeteren en vernieuwen van oefenprocessen !" regelmatig beoordelen of oefenprocessen nog voldoende aansluiten bij het oefenbeleid !" implementeren van verbeteringen en vernieuwingen van het oefenproces !" planmatig aanpakken van procesveranderingen (PDCA) !" betrekken van medewerkers bij het invoeren van veranderingen in de oefenprocessen. 2.6
WAARDERING DOOR MEDEWERKERS
De mate waarin de medewerkers tevreden zijn over het oefenen van de rampenbestrijding met aandacht voor: !" beoordeling van mate van individuele geoefendheid !" beoordeling van mate van geoefendheid van het eigen team !" beoordeling van de wijze waarop oefeningen georganiseerd zijn. 2.7
WAARDERING DOOR KLANTEN EN LEVERANCIERS
De mate waarin de verantwoordelijke bestuurders de oefeninspanningen van de organisatie waarderen met aandacht voor: !" kwaliteit van het oefenbeleid en de oefeningen !" de verhouding tussen kosten en opbrengsten van oefeningen !" de flexibiliteit van de leiding om in te spelen op wensen en prioriteiten van de verantwoordelijke bestuurders !" de mate waarin de oefeningen bijdragen aan een positieve beeldvorming van de rampenbestrijdingsorganisatie door het publiek. 2.8
WAARDERING DOOR DE MAATSCHAPPIJ
De mate waarin de maatschappij de inspanningen van de organisatie waardeert om in de bedrijfsvoering rekening te houden met maatschappelijk behoeften en verwachtingen van de lokale en regionale omgeving met aandacht voor: !" het aantal klachten over (overlast) van oefeningen !" positieve of negatieve publiciteit over de oefeningen van de organisatie. 2.9
EINDRESULTATEN
De mate waarin de organisatie erin slaagt de doelstellingen op het gebied van oefenen te realiseren alsmede de mate waarin de oefenresultaten de kwaliteit van de rampenbestrijdingsorganisatie verhoogt.
3. ONTWIKKELFASEN OEFENEN RAMPENBESTRIJDING Het INK-model is behalve een doorlichtingsmodel ook een ontwikkelingsmodel. In het ontwikkelingsmodel ligt de focus op het groeien naar excellentie. Het INK-model onderscheidt vijf fasen die achtereenvolgens doorlopen worden: !" fase 1: activiteit georiënteerd !" fase 2: proces georiënteerd !" fase 3: systeem georiënteerd !" fase 4: keten georiënteerd
5
!"
fase 5: excelleren en transformeren
4. PLANNING EN CONTROLCYCLUS OEFENEN Het voortdurend verbeteren van het oefenen van de rampenbestrijding staat centraal. De basis voor het voortdurend verbeteren is het Plan-Do-Check-Act-principe (PDCA). Voor het oefenen van rampenbestrijding wordt het PDCA-principe toegepast op een individuele oefening en op het niveau van het oefenen van de rampenbestrijdingsorganisatie (zie figuur 2).
Int erne Oefenjaarverslag
Planning- en cont rolcyclus oefenen
Audit s en visit at ies op basis van Kwalit eit smodel Oefenen
beoordeling
Ext erne
Zelfevaluat ie op basis van Kwalit eit smodel Oefenen
Oefenjaarplan
beoordeling
g nin an Pl
Beleidsplan Oefenen
Oefenplan
l ro t n Co
Oefenverslag
Figuur 2. Planning en controlcyclus oefenen rampenbestrijding
Plan Plannen van oefenactiviteiten en stellen van oefendoelen Do Uitvoeren van geplande oefeningen Check Controleren in welke mate oefendoelen zijn gerealiseerd Act Analyse van afwijkingen; aanpassen oefening Voor het oefenen van de rampenbestrijdingsorganisatie is een planning en controlcyclus oefenen ontwikkeld, die de basis vormt voor het systematisch verbeteren van de preparatiegraad van de rampenbestrijdingsorganisatie. De basis voor de planning en controlcyclus oefenen rampenbestrijding vormen het (4-jarige) beleidsplan oefenen, het oefenjaarplan, het oefenplan, het oefenverslag en het oefenjaarverslag. Het planning- en controlprincipe krijgt vorm en inhoud op basis van zelfevaluaties (interne beoordeling) en audits en visitaties (externe beoordeling). De toetsingselementen daarbij zijn in ieder geval de aandachtsvelden van het kwaliteitsmodel oefenen. Het beleidsplan oefenen, het oefenjaarplan en het oefenjaarverslag worden bestuurlijk vastgesteld
6
5. FOCUS OP EXCELLENT OEFENEN De ervaringen met het INK-model leren dat de fase van excellentie kan worden bereikt als aan een aantal voorwaarden is voldaan. Deze voorwaarden zijn vertaald naar het oefenen van rampenbestrijding. Bestuurlijk leiderschap De verantwoordelijke bestuurders vatten hun verantwoordelijkheid voor het oefenen zwaar op en nemen het voortouw bij het oefenen van rampenbestrijding. Ze kiezen daarbij voor een uitdagende koers, motiveren, luisteren, gaan de consequenties -ook voor hen zelf- niet uit de weg en houden vol. Resultaatgerichtheid De verantwoordelijke bestuurders willen voortdurend weten wat het resultaat is van de verrichte oefeninspanningen. Continu verbeteren Gemeten oefenresultaten worden voortdurend vergeleken met de oefendoelen. Afwijkingen worden geanalyseerd en leiden tot aanpassing van oefeningen en ontwikkeling van nieuwe oefeningen. Medewerkers worden gestimuleerd innovatieve oefeningen te ontwikkelen en kennis uit te wisselen. Samenwerking De betrokken overheden en overheidsinstanties werken professioneel samen bij het oefenen van de rampenbestrijdingsorganisatie. Bestuurders, managers en medewerkers werken eendrachtig en systematisch aan het verbeteren van het oefenen van de rampenbestrijding
6.
GEBRUIKTE BRONNEN.
De volgende documenten zijn interessant bij het ontwikkelen van een kwaliteitsmodel oefenen : !" Projectplan project ‘Op weg naar effectief oefenen’, waarin de projectopdracht kwaliteit oefenen is opgenomen (september 2001) !" Referentiekader PVB van de brandweer (mei 1996) !" Monitor-instrument voorbereiding rampenbestrijding van VWS en BZK (mei 2001) !" Teamcompetenties voor multidisciplinaire teams bij grootschalige incidenten (april 2002) !" Formats voor oefeningen van Plato (januari 2002) !" Gids voor toepassing van het INK-managementmodel (INK, januari 2002) !" Notitie kwaliteitseisen oefenen (Op weg naar effectief oefenen, april 2002)
