KOSSUTH LAJOS ÁLTALÁNOS ÉS ALAPFOKÚ MŰVÉSZETI ISKOLA, NAPKÖZI OTTHONOS ÓVODA, EGYSÉGES PEDAGÓGIAI SZAKSZOLGÁLAT közös igazgatású közoktatási intézmény
BELSŐ ELLENŐRZÉSI SZABÁLYZAT
1
TARTALOMJEGYZÉK
I. AZ ELLENŐRZÉS TÍPUSAI, TERÜLETEI ........................................................................................... 3 A BELSŐ ELLENŐRZÉS CÉLJA.......................................................................................................................... 3 AZ ELLENŐRZÉS TÍPUSAI ............................................................................................................................... 4 PEDAGÓGIAI ÉS GAZDASÁGI ELLENŐRZÉSI TERÜLETEK ................................................................................ 5 II. VEZETŐI ELLENŐRZŐ TEVÉKENYSÉG ......................................................................................... 6 INTÉZMÉNYVEZETŐI ÉS HATÁSKÖRI ELLENŐRZÉS ........................................................................................ 6 INTÉZMÉNYEGYSÉG-VEZETŐK ELLENŐRZŐ TEVÉKENYSÉGE ....................................................................... 7 INTÉZMÉNYVEZETŐ-HELYETTES ELLENŐRZŐ TEVÉKENYSÉGE .................................................................... 7 A GAZDASÁGI VEZETŐ ELLENŐRZŐ TEVÉKENYSÉGE ................................................................................... 7 III. ELLENŐRZÉSI ELŐKÉSZÍTÉS, MÓDSZEREK ............................................................................... 8 ELLENŐRZÉSI ÜTEMTERV .............................................................................................................................. 8 AZ ELLENŐRZÉS ELŐKÉSZÍTÉSE, PROGRAMJA ................................................................................................ 9 AZ ELLENŐRZÉS GYAKORI MÓDSZEREI ......................................................................................................... 9 III. ELLENŐRZÉSI DOKUMENTÁCIÓ, ÉRTÉKELÉS........................................................................ 10 ELLENŐRZÉSI JELENTÉS ÉS JEGYZŐKÖNYV ................................................................................................. 10 AZ ELLENŐRZÉSI NYILVÁNTARTÁS RENDJE ................................................................................................. 11 AZ ELLENŐRZÉS ÉRTÉKELÉSE ..................................................................................................................... 11 IV. ELLENŐRZÉSI HATÁSKÖRÖK ÉS FELADATOK ......................................................................... 12 AZ ELLENŐRZÉS RÉSZTVEVŐINEK JOGAI ÉS KÖTELESSÉGEI ........................................................................ 12 AZ ALKALMAZOTTAK ELLENŐRZÉSI FELADATAI.......................................................................................... 13 V. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK .................................................................................................................... 14
2
BELSŐ ELLENŐRZÉSI SZABÁLYZAT Az intézményi működés ellenőrzése és a feladatok szabályszerű végrehajtása érdekében az alábbi
INTÉZMÉNYVEZETŐI UTASÍTÁS irányítja az intézményt, mint a Szervezeti és működési szabályzat melléklete.
I. AZ ELLENŐRZÉS TÍPUSAI, TERÜLETEI
A belső ellenőrzés célja 1. A belső ellenőrzés fogalma A belső ellenőrzés ténymegállapító és értékelő tevékenység, magában foglalja: • a tényleges állapot és a szükséges állapot összehasonlítását, • a különbségek észlelését, tudatosítását, rögzítését, • a tapasztalatok értékelését, a helyzet, folyamat megítélését, • a következtetések levonását, a döntések előkészítését, a jobbító intézkedések megfogalmazását,. A belső ellenőrzés során a követelményekhez való viszonyítással történik a tényleges állapot feltárása. Ezt követi az eltérések értékeléssel való megítélése. 2. A belső ellenőrzés célja: A belső ellenőrzés az intézményben folyamatosan zajló komplex vizsgálat, melynek szerepe elsődleges a felelős vezetők informálásában és a szabályos működés megvalósításában. A belső ellenőrzés több célú tevékenység, az alábbi irányultsággal: • biztosítsa a vezetőknek a megfelelő mennyiségű, minőségű információt a munkavégzés tartalmáról, színvonaláról, • jelezze az alkalmazottak és a vezetők számára a pedagógiai, gazdasági és jogi követelményektől való eltérést, • feltárja a szabálytalanságokat, hiányosságokat, mulasztásokat, • megalapozza a vezetői irányítást: a döntések előkészítését, • biztosítsa az intézmény jogszabályos pedagógiai, gazdasági, pénzügyi és munkaügyi működését, • megszilárdítsa a belső rendet és fegyelmet, • vizsgálja a takarékosságot, az intézményi vagyon védelmét. 3
Az ellenőrzés típusai 1. A tipizálás szempontjai Az ellenőrzések csoportosítása különböző szempontok alapján történhet. A munkavégzés és a működés vizsgálata folyhat: • tárgyát tekintve, • tartalma szerint, • időpontja szerint, • szervezési szempont alapján, • ellenőrzés körét tekintve, • gyakoriságát figyelembe véve. 2. Tárgy és tartalom szerinti vizsgálatok Tárgyát tekintve az ellenőrzés lehet: • átfogó ellenőrzés: az adott tevékenység egészére irányul, komplex módon értékeli a feladatok végrehajtását, összhangját. • célellenőrzés: egy adott részfeladat, s azon belül egy vagy több meghatározott probléma feltárására irányuló eseti vizsgálat. • téma ellenőrzés: azonos időben, több érintettnél ugyanazon témára irányuló, összehangolt összehasonlító vizsgálat. Célja az általánosítható következtetések levonása. • utóellenőrzés: egy korábban lefolytatott ellenőrzés alapján tett intézkedések végrehajtására, az eredmények felülvizsgálatára irányul. Tartalma szerint az ellenőrzés lehet: • pedagógiai ellenőrzés: az oktató - nevelő munkavégzésre, a tanulói teljesítményekre, a közoktatási előírások betartására, stb. irányuló, • gazdálkodási ellenőrzés: pénzügyi, számviteli, ügyrendi, ügyviteli, vagyonkezelési ellenőrzés. • Komplex ellenőrzésnél a területek összevont ellenőrzésére kerül sor. 3. Időpont és szervezési szerinti vizsgálatok Időpontja szerint az ellenőrzés lehet. • előzetes ellenőrzés: a tartalmi végrehajtás előtti elemzés céljából készül, • egyidejű ellenőrzés a tartalmi munka végzésével párhuzamosan történik, • utólagos ellenőrzés a műveletek végrehajtását követő, összegző ellenőrzés. Szervezési szempont alapján az ellenőrző tevékenység lehet: • munkafolyamatba épített ellenőrzés: melynek során az eredménytelen vagy hibás munkafázis nem teszi lehetővé a munkatevékenység további folytatását, • munkafolyamatot követő ellenőrzés: mely nem érinti a tevékenységet, az esetleges eredménytelenségre, hibás végrehajtásra csak a munka befejezése után derül fény.
4
4. A vizsgálat gyakorisága és köre A vizsgálat gyakoriságát figyelembe véve az ellenőrzés lehet: • folyamatos ellenőrzés: időben állandóan vagy napi, heti, rendszerességgel zajló, • időszaki ellenőrzés: többnyire a feladatok végrehajtási határidőihez kötődő, • eseti ellenőrzés: váratlan, a munkatevékenység teljesítmény mérési időpontjaihoz nem igazodó vizsgálat. A vizsgálat körét tekintve az ellenőrzés lehet: • teljes körű, ha a terület valamennyi részére kiterjed, • szúrópróba jellegű, ha mintavétel alapján történik.
Pedagógiai és gazdasági ellenőrzési területek 1. A pedagógiai ellenőrzés fő területei A pedagógiai tevékenység területén kiemelkedő ellenőrzési feladatok: • a pedagógiai program feladatainak végrehajtása, • a helyi tanterv megvalósítása, a különböző tagozatok megfelelő működése, • a munkatervi feladatok megvalósítása, a pedagógusok tevékenységének vizsgálata, • a nevelés-oktatás tartalmának, színvonalának viszonyítása a követelményekhez, a pedagógusok szakmai és módszertani felkészültségének vizsgálata, • a tanulók tantárgyi és gyakorlati tanulmányi eredményének, magatartásának és szorgalmának felmérése, értékelése • a törzskönyvek, haladási és gyakorlati naplók folyamatos, szabályszerű vezetésének ellenőrzése, • a túlórák, helyettesítések pontos megállapítása, • a napközis nevelőmunka hatékonysága, • osztályozó, különbözeti, javítóvizsgák szabályszerű lefolytatása, • a szakmai felszerelések, a szertárak berendezéseinek szabályszerű használata, • a tanulók egészség- és balesetvédelmi, valamint tűzrendészeti oktatása, ennek bizonylatolása, • a fenntartó által előírt ellenőrzések végrehajtása, • az Országos Közoktatási Értékelési és Vizsgaközpont által meghatározott ellenőrzések elvégzése, segítése, 2. A gazdálkodási ellenőrzés fő területei A gazdálkodási tevékenység kiemelkedő ellenőrzési feladatai: • a gazdasági és műszaki háttér tárgyi feltételeinek biztosítása, • eszközgazdálkodás: a kihasználtság, szabad kapacitás vizsgálata, • létszám- és bérgazdálkodás: a közalkalmazottak munka körülményeinek, ösztönzési rendszerének vizsgálata, • készlet és energiagazdálkodás: a beszerzések és felhasználások összhangjának, a takarékosság megvalósításának vizsgálata, • működési bevételek: a bevételek növelésének vizsgálata, 5
• • •
az érdekeltségi rendszer: a költségkímélő eljárások és a jutalmazási rendszer összefüggéseinek áttekintése, pénzügyi és számviteli tevékenység: az analitikus és szintetikus nyilvántartás, a bizonylati rend, a könyvelési adatok, a mérleg vizsgálata, vagyon- és biztonságvédelem: a vagyontárgyak tárolásának, óvásának, felelősségi körök kialakításának vizsgálata.
II. VEZETŐI ELLENŐRZŐ TEVÉKENYSÉG
Intézményvezetői és hatásköri ellenőrzés 1. Az intézményvezető ellenőrző tevékenysége Az intézmény egyszemélyes felelős vezetője a belső ellenőrzés irányítója. Ellenőrzési joga mindenre kiterjed: az intézmény összes alkalmazottjára és munkavégzésükre, valamint a teljes intézményi működésre. A közoktatási intézmény felelős vezetőjének ellenőrzési feladatai: • biztosítsa a belső ellenőrzési rendszert: a tárgyi- és személyi feltételeket, • határidőket adjon az éves ellenőrzési ütemterv és az ellenőrzési programok összeállítására, • megkövetelje a belső ellenőrzési rendszer hatékony működését, • megtartsa (megtartassa) az értékelő megbeszéléseket, • elrendelje a következetes számonkérést, és intézkedéseket. 2. A vezetők hatásköri ellenőrzése A vezetői ellenőrzés az irányító tevékenység szerves része. A vezetők alapvető feladata az irányításuk alatt működő alkalmazottak munkájának és a területnek a folyamatos ellenőrzése. A vezetői ellenőrzés az intézmény hierarchikus felépítésének megfelelően megosztottan történik. Az intézményvezető, az intézményegység-vezetők és a középvezetők (munkaközösség vezetők, könyvtáros stb.) ellenőrzéseinek le kell fedniük a teljes intézményi működést A vezetők hatáskörét és ellenőrzési körét munkaköri leírásuk részletesen tartalmazza. A vezetői ellenőrzések kiemelt vizsgálati területei: • a hatályos jogszabályok: a törvények, rendeletek, belső szabályzatok előírásainak betartása, • az intézményvezetői utasítások és döntések, eseti intézkedések végrehajtása, • tanügy-igazgatási, szaktantárgyi, módszertani, statisztikai, számviteli és egyéb belső végrehajtási utasítások megtartása, • a határidős feladatok teljesítése, • az alkalmazottak munkavégzésének színvonala, pontossága, • az utalványozási, láttamozási, ellenjegyzési, érvényesítési jogkörök gyakorlása.
6
Intézményegység-vezetők ellenőrző tevékenysége Az intézmény oktató és nevelő feladatait irányító egységvezetők ellenőrzési területe kiterjed teljes hatáskörükre. Ellenőrzési feladataik: • a jogszabályok, oktatási dokumentumok, határozatok, a vezetői utasítások betartása, • a pedagógusok és más közalkalmazottak munkafegyelme, • a nevelő-oktató munka ellátása, a határidők pontos betartása, • a helyi tanterv szerinti haladás, a tanmenetek minősége, • a nevelési célok és a tantervi követelmények megvalósítása, • a foglalkozások, tanórák eredményessége, • a tanulókkal való foglalkozás, a pedagógusi viselkedés minősége, • a felzárkóztató és tehetséggondozó feladatok ellátása, • a tanulók munkájának, füzeteik vezetésének, teljesítményük értékelése, • a pedagógusi ügyelet feladatellátása, pontossága, • a tanórán kívüli tevékenységekben való részvétel, • a gyermek- és ifjúságvédelmi munka, • az intézményi rendezvényeken való feladatellátás minősége, • a tanügyi dokumentáció és a tanulókra vonatkozó adminisztráció ellátása, • az nyilvántartások, a statisztikák, az értékelések vezetése, készítése, • az intézményi tulajdon védelme,
Intézményvezető-helyettes ellenőrző tevékenysége Az intézményvezető-helyettes ellenőrző ellenőrzési területe kiterjed az SZMSZ-ben számára kiosztott hatáskör teljes egészére. Ellenőrzési feladatai lényegében megegyeznek az iskolai egységvezető feladataival, hisz többségében ezen a területen tevékenykedik. Az intézményvezető utasítására ellenőrzési jogköre az intézmény életének valamennyi területére kiterjedhet.
A gazdasági vezető ellenőrző tevékenysége A gazdasági vezető ellenőrzési joga kiterjed a gazdasági egység és a „technikai dolgozók” munkavégzésére, és az egész intézmény a gazdasági, műszaki és pénzügyi feladatellátására és vagyonvédelemére. Ellenőrzési feladatok: • a jóváhagyott költségvetés és az intézményi gazdálkodás megvalósítására vonatkozó jogszabályok, előírások és vezetői utasítások betartása, • a nem pedagógus közalkalmazottak munkafegyelme, • a működéséhez szükséges tárgyi feltételek biztosítása, • a gazdasági feladatok ellátása, a határidők pontos betartása, 7
• • • • • • • • • • • •
a bizonylati fegyelem következetes megvalósítása, a könyvvitel és az, elszámolások naprakész vezetésére, a gazdasági hatékonyság és az ésszerű takarékosság biztosítása, munkaerő és bérgazdálkodás feladatainak pontos ellátása, anyaggazdálkodási és -ellátási és precíz nyilvántartása, műszaki, technikai, és karbantartási feladatok végzése, élelmezési ellátás szervezése és minőségi megvalósítása, a leltározás és selejtezés szabályszerű végrehajtása, az elfekvő készletek feltárása és hasznosítása, a pénzforgalom és kezelés pontos és biztonságos megvalósítása, az intézményi fizetőképesség folyamatos figyelemmel kísérése, az nyilvántartások, a statisztikák, az értékelések, az adminisztráció vezetése, vagyonvédelmi rend, ezen belül a vagyonbiztonság feladatainak ellátása,
III. ELLENŐRZÉSI ELŐKÉSZÍTÉS, MÓDSZEREK
Ellenőrzési ütemterv 1. Az ellenőrzési ütemterv célja Az ellenőrzési ütemterv a belső ellenőrzés alapdokumentuma, amely szervezetté és rendszerezetté teszi az intézmény belső vizsgálatait. Az ellenőrzési ütemtervet • a gazdasági vezető helyettes a naptári év szerint, • az intézményegység-vezetők a tanév rendje szerint készítik el:. Összeállításánál figyelembe kell venni az ellenőrzés célját, típusát, a vizsgálati igényeket, a jogszabályok előírásait, az intézmény fenntartójának elvárásait, a belső szabályzatok utasításait és az intézményvezető igényeit. Az ellenőrzési ütemterv céljai: • a vezetési igény közvetlen és hatékony szolgálata, • az ellenőrzési kötelezettség folyamatos és szervezett teljesítése, • az ellenőrzési feladatok rangsorolása, • az intézményi feladatellátás és az ellenőrzések koordinálása, • az intézményegységi feladatellátás és az ellenőrzések koordinálása, • a szervezés feladatainak és feltételeinek alátámasztása, • a vizsgálati kapacitás összehangolása (a párhuzamosságok kiküszöbölése). Az ellenőrzési ütemtervet az igazgató hagyja jóvá. 2. Az ellenőrzési ütemterv tartalma: A belső ellenőrzés alapdokumentumában: • ki kell jelölni az ellenőrzés célját és típusát, • meg kell határozni a vizsgálati területet, a fő irányt, a módszereket, • rangsorolni kell a vizsgálati feladatokat, • ki kell jelölni a végrehajtás legcélszerűbb időzítését és munkaigényét, • meg kell nevezni az ellenőrzés felelőseit.
8
Az ellenőrzés előkészítése, programja 1. Az ellenőrzést végzők feladatai és végrehajtás feltételei Az ellenőrzés előkészítése az ellenőrző személyek feladata. Az ellenőrzési ütemterv alapján az ellenőrző személy: • elkészíti az ellenőrzési program tervezetét, • meghatározza a vizsgálati szempontokat, és a prioritásokat, • biztosítja a szervezési és végrehajtási feltételeket, • tényadatokat és valós információkat gyűjt a területről. Az ellenőrzéshez biztosítani kell az ellenőrző személy számára a szervezési és végrehajtási feltételeket, melyeket a vezető helyettesek nyújtanak. • az ellenőrzéshez a munkaidőt, • a tárgyi feltételeket, • az előzetes ellenőrzési jelentések és más dokumentáció tanulmányozását, stb. 2. Ellenőrzési program és tervezete Az ellenőrzési program olyan utasítás, amely az ellenőrzést végző számára meghatározza az ellenőrzés jellemzőit: célját, fő irányát, módszereit és az ellenőrzési jelentés (tapasztaltak, megállapítások írásba foglalása) szerkezetét. Az ellenőrzési program tervezetét az ellenőrzést végző köteles elkészíteni és azt az intézményvezető hagyja jóvá. A ellenőrzési program és tervezetének tartalma: • az ellenőrzés célja, fő iránya, • a vizsgálat típusa, módszere, • az ellenőrzött szakterület vagy személy megnevezése, • az ellenőrzött időszak és a vizsgálat időtartama, • az ellenőrzést végzők neve és munkamegosztása, • az ellenőrzési jelentés szempontjai, • a dátum, az aláírás, hivatalos bélyegző lenyomat. 3. Az információs bázis Az ellenőrzés előkészítésénél információs bázisaként szolgálnak: • a korábbi ellenőrzési jelentések, • vonatkozó jogszabályok, határozatok, vezetői utasítások, • tanügy-igazgatási és fenntartói dokumentumok, • pedagógiai tárgyú statisztikák, jelentések, • a gazdasági tárgyú beszámolók, a jóváhagyott költségvetés,
Az ellenőrzés gyakori módszerei 1. A közvetlen és közvetett helyszíni ellenőrzés A közvetlen helyszíni ellenőrzés megfigyelésen, személyes tapasztalatokon alapuló tájékozódás (szemle, mintavétel stb.), melyet kiegészíthet szóbeli kérdésfeltétel, beszélgetés, kérdőív kitöltése. 9
A helyszíni ellenőrzést indokolt esetben egyszer meg lehet szakítani. Az ellenőrzés megszakításáról az ellenőrzöttet soron kívül értesíteni kell. A közvetett helyszíni ellenőrzés a nyilvántartások és okmányok alapján végzett, a dokumentumokra és azok tartalmára kiterjedő ellenőrzés, (tételes, próbaszerű stb.). Az ellenőrző személy a vizsgálati betekintés után rövid időre (néhány napra) magához vehet dokumentumokat tanulmányozás céljára. Az ellenőrzést végző köteles dátummal, aláírásával ellátott tételes átvételi elismervényt adni az átvett dokumentumokról. Az időtartamot úgy kell kiválasztani, hogy az a feladatellátást ne akadályozza. 3. A munkafolyamatba épített ellenőrzés Az intézmény vezetői kötelesek biztosítani a pedagógiai, a szakmai és a gazdasági folyamatok összhangját. Megfelelő munkaszervezéssel biztosítani kell: • a munkafolyamatok egy részének megszakítás nélküli ellenőrzését, • a munkavégzés hibáinak, kedvezőtlen jelenségeinek kellő időben való észrevételét, • a rendellenességek gyors intézkedéssel való megszüntetését, • a beosztott pedagógusok és más közalkalmazottak személyes felelősségének érvényesülését.
III. ELLENŐRZÉSI DOKUMENTÁCIÓ, ÉRTÉKELÉS
Ellenőrzési jelentés és jegyzőkönyv 1. Az ellenőrzési jelentés Az ellenőrzésről, annak megállapításairól, a tapasztaltak értékeléséről ellenőrzési jelentést kell készíteni, kiegészítve a tényállapotokat alátámasztó bizonyítékokkal. Az ellenőrzési jelentés tartalma: • az ellenőrzés adatai, • ellenőrzési jegyzőkönyv, • megállapítások az ellenőrzési program alapján, • a tapasztaltak értékelése, az esetleges felelősök megnevezésével, • dátum, az ellenőrzést végzők aláírása, • a súlyos mulasztások bizonyító iratait (eredeti irat, okmányról készített másolat, kivonat, tanúsítvány, jegyzőkönyv, nyilatkozat, fénykép, szakértői vélemény). 2. Az ellenőrzési jegyzőkönyv Az ellenőrzési jegyzőkönyv tartalmazza a lefolytatott ellenőrzés konkrét adatait. Fontos része az ellenőrzési záradék, amely lehet megismerési záradék, szükség esetén felelősségi záradék. A megismerési záradék azt tartalmazza, hogy az ellenőrzött személy az ellenőrzés megállapításait megismerte, aláírásával ezt elismeri. Egyidejűleg tudomásul veszi, hogy a hatáskörébe tartozó szükséges intézkedéseket 8 napon belül köteles megtenni, amelyről az ellenőrzőt írásban tájékoztatja. Az ellenőrzött személy az ellenőrzéssel kapcsolatban írásos észrevételt tehet. 10
A felelősségi záradék rögzíti, hogy a felelőssé tett személy a rá vonatkozó megállapításokat tudomásul vette és azokat elismerte. A felelőssé tett ellenőrzött személy köteles 3 napon belül a kifogásolt eljárásra - a bizonyítékok becsatolása mellett - írásbeli magyarázatot adni. Az ellenőrzést végző az ellenőrzési jelentés egy példányát köteles átadni közvetlen felettesének. Az ellenőrzési jegyzőkönyvben rögzíteni kell a következőket: • az ellenőrzés helye és időtartama, • az vizsgált munkaterület megnevezése, • az ellenőrzést végző neve, • az ellenőrzés tényszerű tapasztalatai, • az ellenőrzési záradék.
Az ellenőrzési nyilvántartás rendje 1. Az ellenőrök nyilvántartása Az ellenőrzést végző ellenőrzésekről évente áttekinthető nyilvántartást köteles vezetni. A nyilvántartás tartalma: • az ellenőrzések helye és ideje, • a vizsgált területek, tevékenységek, személyek felsorolása, • a tapasztalt hiányosságok, szabálytalanságok felsorolása, • a megállapított felelősök neve, • a felelősségi vizsgálatok száma és eredménye; • az ellenőrzés pozitív tapasztalatai, • a jutalmazási javaslatok. 2. Az ellenőrzési iratok tárolása Az ellenőrzési iratok rendszerezett, áttekinthető és a gyors visszakeresést biztosító tárolásáról az intézményvezető rendelkezik. Utasítása alapján iskolatitkár beosztású alkalmazott köteles gondoskodni az ellenőrzési iratállományról, melyek a következők: • éves ellenőrzési ütemtervek, beszámolók, • ellenőrzési programok, jelentések és a bizonyító okmányok, • az ellenőrzöttnek írásos észrevételei, intézkedései, • a felelősségi vizsgálatok eredménye, • az ellenőrzések nyilvántartását. Az iratokat 5 évig meg kell őrizni .5 év után selejtezhetők.
Az ellenőrzés értékelése 1. Értékelő (realizáló) megbeszélés Az ellenőrzési jelentés leadását követő héten értékelő (realizáló) megbeszélésen kell megvitatni az ellenőrzés megállapításait. Az értékelő megbeszélésen a vizsgált területtel vagy tárgykörrel kapcsolatos tapasztalatokat foglalják össze. Ennek keretében nemcsak 11
a feltárt hiányosságokat, hanem a megismert kedvező tapasztalatokat is célszerű bemutatni és értékelni. Az értékelő megbeszélésen részt vesznek: az ellenőrzést végző személyek, az ellenőrzött terület felelős vezetője, és az intézményvezető által kijelölt személyek. Az ellenőrzést értékelő megbeszélésen mindig rá kell mutatni. • a hibák és a mulasztások jellegére, • a rendszerbeli okokra, • az előidéző körülményekre, • a felelős személyekre. A megállapított hiányosságok megszüntetésére, a megállapítások hasznosítására, az ellenőrzött tevékenység javítására vonatkozó intézkedési javaslatokat is az értékelő megbeszélésen egyeztetik. 2. Az ellenőrzést követő intézkedések Az értékelő megbeszélés után a szükséges szóbeli vagy írásbeli intézkedéseket a felelős vezető helyettes köteles elvégezni. Intézkedni kell: • a hibák, hiányosságok javításáról, • a káros következmények ellensúlyozásáról, • a megelőzés feltételeinek biztosításáról, más illetékes tájékoztatásáról, • a felelősség vizsgálatáról, annak módjáról, • a kedvező tapasztalatok alapján a megfelelő elismeréséről. Kirívó szabálytalanság vagy hiányosság esetén - a pedagógiai vagy gazdasági vezető javaslatára - az intézmény felelős vezetője rendeli el a szükségesnek ítélt intézkedéseket.
IV. ELLENŐRZÉSI HATÁSKÖRÖK ÉS FELADATOK
Az ellenőrzés résztvevőinek jogai és kötelességei 1. Az ellenőrző személyek jogai Az ellenőrzést végzők jogosultságai az alábbiak: • beléphet az ellenőrzött egység bármely helyiségébe, • tanú jelenlétében betekinthet az ellenőrzött egység bármely iratába, okmányába, szekrényébe és íróasztali fiókjába, • lefoglalhat bármely okmányt, bizonylatot, iratot az átvétel elismerésével, • az okmányokról hitelesített másolatot, kivonatot, azok adatairól összeállításokat, kimutatásokat készíttethet, • szóbeli vagy írásos nyilatkozatot vagy felvilágosítást kérhet az ellenőrzött egység bármely munkavállalójától, azonnal vagy megadott határidőre, • intézményvezetői felhatalmazással szóban vagy írásban felvilágosítást kérhet az ellenőrzött személyekről más szervektől az ellenőrzéssel összefüggő kérdésekben. 2. Az ellenőrzést végzők kötelezettségei: • köteles bejelenteni az ellenőrzöttnek a helyszíni ellenőrzést annak megkezdésekor, ha a bejelentés nem veszélyezteti az ellenőrzés céljának megvalósulását, 12
• • • • • •
végre kell hajtania az ellenőrzési programban foglaltakat úgy, hogy minden lényeges tényt feltárjon és rögzítsen, tárgyilagosan értékeli a feltárt tények alapján a helyzetet, felelős a megállapításai helytállóságáért és megalapozottságáért, titoktartással őrzi a tudomására jutott adatok, információkat, kivéve, ha azokból szabálysértésre vagy bűncselekményre lehet következtetni, ismerteti megállapításait az ellenőrzöttel és azokkal, akiknek személyes felelősségét név szerint megállapította, írásbeli nyilatkozatot köteles kérni az ellenőrzött személytől az ellenőrzési tapasztaltok elfogadásáról és annak indoklásáról, vagy elutasításáról.
3. Az ellenőrzött személyek jogai: • meggyőződhetnek az ellenőrzés jogszerűségéről, • megismerhetik az ellenőrzés a tevékenységükkel kapcsolatos megállapításait, • kifejthetik észrevételeiket, és azokra valamilyen formában választ kaphatnak. 4. Az ellenőrzött személyek kötelességei: • biztosítsák az ellenőrzőknek a vizsgálat zavartalan lebonyolítási feltételeit (munkafeltételek, tájékoztatás, belépés, betekintés stb.), • működjenek együtt az ellenőrzőkkel, a feltett kérdésekre a valóságnak megfelelően nyilatkozzanak, • ne tévesszék meg ellenőrzést elhallgatott vagy félrevezető adatok, információk közlésével, • intézkedéseket tegyenek haladéktalanul vagy határidőre - az ellenőrzés megállapításai alapján - a saját hatáskörükbe tartozóan, és erről adjanak számot.
Az alkalmazottak ellenőrzési feladatai 1. A szakmai munkaközösség vezető ellenőrzési feladatai A szakmai munkaközösség vezetője, mint megbízott középvezető teljes ellenőrzési jogkörrel rendelkezik a munkaközösség tagjai felett. Felelős a munkaközösségi munka megszervezéséért, a munkavégzés szakmai, tantárgy pedagógiai irányításáért és az ellenőrzéséért. Ellenőrzési feladatai:. • a tanterv színvonalas megvalósítása, a reális követelmény-rendszer kidolgozása, • tanmenetek tantervhez igazodó, határidőre történő elkészítése, • a munkaközösségi munkaterv összeállítása és megvalósítása, • tantárgyi és egyéb versenyek megszervezése, meghirdetése és lebonyolítása, • tanulmányi, kulturális és egyéb pályázatok kiírása, elbírálása, a tanulók pályázatokon való részvételének segítése, • a szakkörök, tehetséggondozó és felzárkóztató foglalkozások, tanfolyamok, stb. színvonalas megtartása, 13
• • • • • •
a szertárak fejlesztése, gondozása, leltározása, selejtezés javaslat benyújtása, a taneszközök karbantartása, rendelési listájának összeállítása, az anyagok célszerű és takarékos felhasználása, a tanügyi dokumentáció és a tanulókra vonatkozó adminisztráció ellátása, az nyilvántartások, a statisztikák, az értékelések, az adminisztráció vezetése, a pedagógus prezentációjával összhangban álló következetes értékelés.
V. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 1. A szabályzat személyi és időbeli hatálya A szabályzat hatálya kiterjed az intézmény valamennyi közalkalmazottjára és más munkavállalójára. Jelen igazgatói utasítás ....... év....................hónap..........napjával lép hatályba és ezzel egyidejűleg minden korábbi vonatkozó belső utasítás hatályát veszti. 2. A szabályzat hozzáférhetősége és módosítása A szabályzat tartalmát az intézmény vezető helyettesei kötelesek ismertetni a beosztott munkatársakkal. A szabályzat 1 – 1 példányát hozzáférhetővé kell tenni az intézmény valamennyi alkalmazottja számára a vezető helyettesi irodában és a könyvtárban. A felelős vezető helyettesnek gondoskodni kell jelen szabályzat olyan módosításáról, amely az új törvények és rendeletek hatálybalépése miatt szükséges. Kelt:..........................., ..........év .......................hónap ........nap
P.H. .............................................................. intézményvezető
14
1
