Příručka pro kurzy v rámci projektu Internet pro třetí generaci společnosti Venkovský prostor o.p.s.
Škola internetu pro třetí generaci 6. Program Microsoft Word Jan Tandler Březen 2005
OBSAH: Program Microsoft Word .........................................................................3 Úvod ...................................................................................................3 Popis programu ..................................................................................4 Psaní textu..........................................................................................5 Dělení textu ........................................................................................5 Posun kurzoru v textu .........................................................................6 Označení textu....................................................................................6 Formátování textu...............................................................................8 Změna velikosti písma ........................................................................8 Typy písma .........................................................................................9 Změna typu písma ............................................................................ 10 Změna barvy písma .......................................................................... 10 Písmo tučné, podtržené a kurzíva..................................................... 11 Zarovnání textu................................................................................. 12 Schránka operačního systému Windows .......................................... 13 Kopírování a přesouvání textu .......................................................... 14 Jak napravit svou chybu ................................................................... 15 Použitá literatura: .................................................................................. 16
2
Program Microsoft Word Úvod Program Microsoft Word patří do skupiny tzv. textových editorů pracujících v operačním systému Windows. Je to software, který umožňuje psát a upravovat informace v textové podobě. Nejjednodušší popis textového editoru by jej přirovnal k psacímu stroji. I přes to, že dnešní psací stroje nabízejí již mnoho funkcí, tolik úprav textů jako počítač nabídnout nemohou. Nejde pouze o samotné psaní textů, ale i o pozdější úpravy chyb a doplňování neomezeného množství informací do textu, aniž by jej bylo třeba přepisovat. Dále je možné nastavení různé velikosti, typu či barvy písma, vytvoření rámečků a tabulek či vkládání obrázků. V neposlední řadě nabízí textový editor i kontrolu pravopisu a automatické opravy překlepů. Dá se říct, že je možné v textovém editoru, jako je Microsoft Word, vytvořit text na profesionální úrovni.
3
Popis programu Základní okno programu Microsoft Word obsahuje stejné části jako většina programů v systému Microsoft Windows. Mezi ně patří: titulní lišta, textové menu, panel nástrojů, pracovní plocha programu, posuvníky a stavový řádek. Stejně jako u většiny ostatních programů je vlastní podoba jednotlivých částí závislá na účelu programu. Titulní lišta
Textové menu
Panel nástrojů
Stavový řádek
Pracovní plocha programu
Posuvníky
Textové menu, obsahující všechny funkce programu, bude v tomto případě obsahovat veškeré možnosti textových úprav, jaké program MS Word nabízí a funkce pro ovládání celého dokumentu či samotného programu. Panel nástrojů může mít několik podob. V jeho základní podobě z textového menu vybírá ty nejpoužívanější funkce, kterým přiděluje samostatné ovládací tlačítko. Jeden řádek funkcí je obyčejně určen pro práci s dokumentem jako se souborem a umožňuje mimo jiné otevírání, ukládání nebo tisk textu. Druhý pak obsahuje tlačítka pro úpravy textu – změna velikosti písma, zarovnání odstavců a další efekty. 4
Samotná pracovní plocha programu je obyčejně na dolní a pravé straně ohraničena lištami posuvníků, umožňujícími pohyb v rozsáhlejším textu. Na horním a levém okraji se většinou nachází tzv. měřítko, které má za úkol informovat uživatele o rozměrech papíru a jeho okrajů. Stavový řádek programu Word obsahuje informace o rozsahu textu a aktuální pozici textového kurzoru.
Psaní textu Při psaní textu v jakémkoliv programu je třeba si uvědomit, že kromě kurzoru myši existuje ještě kurzor textový. Ten má podobu blikající svislé čárky, jež se objevuje pouze v místech, kam lze vkládat text. Text se tedy při psaní na klávesnici vkládá na místo, kde bliká textový kurzor. Při stisknutí písmene na klávesnici se tudíž písmeno vloží na místo blikajícího kurzoru a ten se posune směrem doprava. Pravidlo se opakuje při vložení každého dalšího písmene a výsledkem je psaní textu zleva doprava. V případě, že se text blíží konci řádku, program tento fakt sám rozpozná. Jestliže se poslední psané slovo na řádek již nevejde, automaticky se přesune o řádek níž a tam psaní textu pokračuje.
Dělení textu Obecně se text dělí na nejmenší části a těmi jsou písmena, resp. znaky. V programu Word je tedy možné nastavit vlastnosti písma pro každý jednotlivý znak zvlášť. V praxi je však běžnější měnit vlastnosti textu pro celá slova nebo odstavce. Tuto možnost samozřejmě MS Word také nabízí. Důležité pravidlo týkající se dělení textu souvisí s klávesou Enter. Po jejím stisku se přesunuje textový kurzor na další řádek. Nejedná se v tomto případě ale jen o pouhé přesunutí. Stejně jako klávesa Mezerník ukončuje jedno slovo a dává možnost začít nové, ukončuje klávesa Enter jeden odstavec a začíná nový. Odstavec se přitom může skládat z jednoho slova nebo mnoha řádků.
5
Tato informace je důležitá z toho důvodu, že některé vlastnosti lze nastavovat celému odstavci. Jedná se zejména o zarovnání textu, o kterém bude řeč v jedné z následujících kapitol.
Posun kurzoru v textu Často je potřeba opravit slovo či písmeno v již napsaném textu nebo smazat či doplnit do textu nějakou informaci. Psaní na počítači by nemělo valný smysl, pokud by musel uživatel v takovém případě smazat text až k místu chyby a napsat jej znovu. Samozřejmě ale existuje jednodušší možnost, jak do textu vstoupit. Z kapitoly Psaní textu je zřejmé, že se stisk jakékoliv klávesy projeví na tom místě, kde se zrovna nachází textový kurzor. Pokud tedy uživatel přesune tento kurzor k opravovanému písmeni či slovu, je možné jej opravit bez mazání ostatního textu. Přesunutí kurzoru lze provést dvojím způsobem. Při psaní je nejsnazší použít směrové šipky vpravo od hlavní klávesnice. Šipka vlevo posunuje kurzor o jedno písmeno vlevo, šipka vpravo na opačnou stranu. Šipky směřující nahoru a dolů pak přesunují kurzor o jeden řádek ve zvoleném směru. Druhý způsob je o něco rychlejší, ale je třeba při něm přehmátnout z klávesnice na myš. Myší lze totiž kurzor přesunovat pouhým jedním kliknutím na místo v textu, kam chce uživatel kurzor přenést.
Označení textu Označení textu je možné, jako v mnoha jiných případech, provést buď pomocí klávesnice nebo myší. Nejdůležitější důvody, proč vůbec text označovat, jsou dva. Označování dává možnost upravovat vlastnosti textu i potom, co byl text již napsán. Druhé využití má označování při kopírování či přesouvání částí textů či jiných objektů v rámci jednoho nebo i více programů. Jak již bylo řečeno, označení textu lze provést dvojím způsobem. Pomocí myši stačí nastavit kurzor myši na začátek zamýšleného označení, stisknout levé tlačítko a za stálého držení tohoto tlačítka
6
posunovat myší rovnou do místa, kde má označení končit a tam tlačítko pustit. Pomocí klávesnice je nejprve třeba směrovými šipkami dostat textový kurzor do místa začátku označení, stisknout a držet klávesu Shift a posunovat se opět šipkami na konec zamýšleného označení a na konci označování Shift pustit.
U označování textu platí dvě pravidla: 1) Označování začíná ve chvíli, kdy uživatel zmáčkne a drží levé tlačítko myši nebo klávesu Shift a končí ve chvíli, kdy tlačítko či klávesu pustí. Během označování se může stát, že kurzor přejede za nebo úplně mimo zamýšlené označení, dokud však drží uživatel tlačítko či klávesu Shift, je možné se vracet zpět. Důležité je, aby ve chvíli puštění myši nebo klávesy byl kurzor na místě, kde má označení končit. 2) Pokud uživatel ukončí označování a pustí tlačítko myši či klávesu Shift, nelze již toto označení měnit nebo doplňovat. Pokud tedy není v tu chvíli označena zamýšlená část textu, je třeba označení zrušit kliknutím kamkoliv do textu a zopakovat postup na správnou část. V případě, že se uživatel snaží doplnit již označený text, může se stát, že aktivuje funkci přesouvání označeného textu a výsledek pak jistě nebude odpovídat původnímu úmyslu. Po dokončení práce s označeným textem je vždy vhodné označení zrušit. Označení totiž může také zastat funkci mazání či nahrazování. Pokud je označena část textu, pak stisk jakéhokoliv písmene na klávesnici způsobí, že se tato část textu ztratí a je nahrazena zvoleným písmenem.
7
Formátování textu Formátování textu lze v programu MS Word uskutečnit ve dvou situacích, před a nebo po napsání textu. První možnost vyžaduje nastavení vlastností textu před jeho napsáním, druhá pak použití výše uvedené označení textu, u kterého se budou vlastnosti měnit a jejich následnou změnu. Před napsáním jakéhokoliv textu je možné nejprve nastavit typ písma, velikost, vzhled či barvu. Nově psaný text pak bude tyto vlastnosti používat. Drží se jich do doby, než uživatel nastaví vlastnosti jiné. V druhém případě je potřeba nejprve daný text označit (viz. předcházející kapitola) a poté mu nastavit uvedené vlastnosti.
Změna velikosti písma Nejsnazší způsob změny velikosti písma se provádí v panelu nástrojů pomocí okénka s číslicí označující velikost písma v bodech. Standardní velikost je obyčejně 12. První možností, jak změnit velikost, je pomocí kliknutí na šipku vpravo od číslice. Objeví se nabídka velikostí, ve které stačí pouhým kliknutím zvolit jiné číslo velikosti.
8
Druhý způsob umožňuje zadání hodnoty velikosti ručně a to tak, že po kliknutí přímo na číslici v okénku velikosti písma, lze číslo přepsat pomocí numerické klávesnice jinou hodnotou.
Typy písma Typ písma se také nazývá font. Každý font má svůj (většinou anglický) název. Při jeho nastavování je dobré znát, jak se písmo dělí a jaké jsou jeho základní typy. Písmo patkové Patkové písmo je například font Times New Roman. Jeho hlavním znakem je, že má většina písmen zakončení v podobě patky, na které písmena jako třeba P či M jakoby stojí. Písmo bezpatkové Písmo bezpatkové nemá ozdobnou patku. Patří sem fonty Arial, Verdana nebo Tahoma. Písmo proporcionální Toto písmo se vyznačuje tím, že každé jeho písmeno má šířku pouze takovou, jakou skutečně vyžaduje. Písmeno i je tedy mnohem užší než písmeno m. Těchto fontů je většina – Times New Roman, Arial, Verdana i Tahoma. Písmo neproporcionální Písmo neproporcionální je takové, kde jsou všechna písmena zasazena do pomyslných stejně velkých čtverečků. Jsou tedy všechna stejně široká, podobně jako na psacím stroji. Mezi takové fonty patří například Courier New.
9
Při volbě písma je potřeba mít na paměti, že ne všechny druhy fontů jsou určeny pro použití v češtině. Některá totiž neobsahují písmena s diakritikou. Výše uvedené základní fonty tuto možnost vždy nabízejí.
Změna typu písma Typ písma se mění podobným způsobem jako jeho velikost. Ovšem vhodnější je zde používat pouze první možnost a tou je výběr pomocí kliknutí na šipku napravo od názvu písma. Po kliknutí se objeví seznam fontů a v něm lze opět prostým kliknutím jeden z nich zvolit.
Jelikož je v počítači obyčejně nainstalováno větší množství typů písma, má seznam fontů na svém pravém okraji posuvník, kterým se lze v tomto seznamu pohybovat.
Změna barvy písma Změna barvy písma je již nadstandardní změnou vlastnosti textu, kterou má smysl použít tehdy, pokud má uživatel možnost tisknout na barevné tiskárně, popř. v různých odstínech šedi, nebo v případě, že je třeba v textu např. zvýraznit změny nebo chyby.
10
Funkce volby barvy písma má na konci druhého řádku panelu nástrojů vlastní tlačítko se symbolem A. Pomocí něj bude nastavena barva písma, kterou je písmeno A aktuálně podtrženo. Pokud chce uživatel změnit barvu písma, musí kliknout na malou šipku vpravo od písmene A.
V tu chvíli se objeví paleta základních barev, ze které lze prostým kliknutím vybrat požadovanou barvu písma.
Písmo tučné, podtržené a kurzíva Uvedené tři efekty písma, zvané také řez písma, se používají velmi často, např. u nadpisů, přímé řeči nebo pro zvýraznění textu. Z toho důvodu pro ně byla vytvořena speciální tlačítka na panelu nástrojů. Ta se nachází napravo od políčka pro změnu velikosti písma.
Tučné B se používá pro zapnutí či vypnutí tučného písma, šikmé I pro kurzívu a podtržené U pro písmo podtržené. Při kliknutí na jedno z popsaných tlačítek dojde k zapnutí vlastnosti písma, při opakovaném kliknutí k zrušení vlastnosti. Všechny tři možnosti lze libovolně kombinovat a písmo tedy může být zároveň tučné i podtržené. Jestli je vlastnost zapnuta pozná uživatel na panelu nástrojů podle barvy tlačítka. Při zapnutém řezu tučné písmo bude tlačítko s písmenem B vysvíceno. 11
Zarovnání textu Pod pojmem zarovnání textu se rozumí, ke kterému okraji papíru budou všechny řádky vybraného textu rovnoměrně připoutány. Rozlišují se tři základní typy zarovnání: Zarovnání vlevo
Zarovnání na střed
Zarovnání vpravo
12
Kombinací zarovnání vlevo a vpravo je pak zarovnání do bloku:
Pro vzhled psaného dokumentu je zarovnání natolik důležité, že byla pro jednotlivé možnosti zarovnání opět vytvořena zvláštní tlačítka v panelu nástrojů.
Na rozdíl od nastavení tučného písma či kurzívy, je u těchto čtyř tlačítek možné zvolit pouze jedno z nich. Nelze totiž odstavec zarovnat zároveň na střed a zároveň vlevo. Každý odstavec textu může mít nastaveno jiné zarovnání. Změna zarovnání se provede kliknutím do zvoleného odstavce a poté kliknutím na tlačítko požadovaného typu zarovnání. Pokud chce uživatel v již napsaném textu nastavit zarovnání více odstavcům, musí je nejprve označit. Jinak se nastavení projeví vždy jen na odstavec, ve kterém se právě nachází kurzor.
Schránka operačního systému Windows Schránka systému Windows je pro běžného uživatele neviditelný program, který však nabízí důležité funkce pro práci s daty v počítači. Díky němu lze totiž vytvářet kopie nebo přesouvat zvolené části textů, obrázků, tabulek i dalších informací v rámci jednoho ale i více programů. Je tedy například možné vybrat si na Internetu libovolný text či obrázek a přenést ho do uživatelem vytvářeného dokumentu v programu MS Word. Princip přesouvání a kopírování informací pomocí schránky má vždy čtyři kroky. Nejprve je třeba označit například část textu, kterou chce 13
uživatel kopírovat či přesouvat. Poté se označený text zkopíruje nebo přesune do schránky. Když je text správně umístěn do schránky, vybírá si uživatel nové místo, kam jej vloží. Vložení textu proběhne do prostoru, kde v danou chvíli bliká textový kurzor. Vlastností schránky je, že v ní umístěné informace zůstávají do té doby, než bude chtít uživatel přesunout či zkopírovat jiné. To dává možnost opakovat vkládání kopírovaného objektu vícekrát. Schránka se vymaže až ve chvíli, kdy dojde k vypnutí či restartování počítače.
Kopírování a přesouvání textu Obě tyto funkce lze uskutečnit ve čtyřech po sobě jdoucích krocích: 1) Nejprve je třeba označit text či jiný objekt pomocí tažení myší nebo pomocí klávesy Shift a směrových šipek. 2) Poté volí uživatel mezi kopírováním a přesouváním: a. Pro kopírování volí v menu Úpravy funkci Kopírovat nebo mačká klávesovou kombinaci CTRL+C, čímž dojde ke zkopírování vybraného objektu do schránky. b. Pro přesouvání volí v menu Úpravy funkci Vyjmout nebo mačká klávesovou kombinaci Ctrl+X, čímž dojde ke smazání objektu z původního místa a přemístí ho do schránky. 3) Nyní je možné zrušit označení kliknutím kamkoliv do textu a poté zvolit pomocí textového kurzoru nové umístění pro objekt. K jeho následnému vložení dojde tam, kde bude kurzor v danou chvíli blikat. 4) V posledním kroku se pomocí menu Úpravy a funkce Vložit nebo klávesové kombinace Ctrl+V vloží text ze schránky na místo, kde se nachází textový kurzor. Jak již bylo řečeno, přesouvaný nebo kopírovaný objekt zůstává ve schránce i po jeho vložení na nové místo. Je tedy možné poslední dva kroky opakovat vícekrát, pokud chce uživatel vkládat opakovaně stejné informace do dokumentu.
14
Jak napravit svou chybu Často se stává, že si uživatel nechtěně smaže nebo přesune text, nastaví špatnou vlastnost nebo udělá jinou chybu. Většina programů dává naštěstí možnost napravit takovéto nechtěné úpravy. Počítač si totiž pamatuje několik posledních kroků, které uživatel udělal. Pokud tedy dojde k takovému případu, stačí v menu Úpravy kliknout na funkci Zpět. Tím se zruší naposledy udělaný krok. Pokud se klikne na funkci podruhé, vrátí se krok předposlední. Tento postup se dá opakovat vícekrát. Jestliže však uživatel zjistí, že poslední vrácený krok již vlastně vrátit nechtěl, může jej zopakovat opět v menu Úpravy pomocí funkce Opakovat. Obě uvedené funkce mají v menu Úpravy vedle svého názvu popsaný i krok, který se bude brát zpět nebo opakovat.
15
Použitá literatura: Fridrichová, Ludmila – Komunikujeme s PC II., Technická Univerzita v Liberci, 2001 Fridrichová, Ludmila – Komunikujeme s PC III., Technická Univerzita v Liberci, 2001 Fridrichová, Ludmila – Odborné texty – Word 2000, Technická Univerzita v Liberci, 2002 Fridrichová, Ludmila – Znáte PC, Technická Univerzita v Liberci, 2001 Hlavenka, Jiří - Nový výkladový slovník výpočetní techniky - 2.vydání, Computer Press, 1995 Tandler, Jan – Škola Internetu pro třetí generaci, Venkovský prostor o.p.s., 2003
16
