Příručka pro kurzy v rámci projektu Internet pro třetí generaci společnosti Venkovský prostor o.p.s.
Škola internetu pro třetí generaci 7. Soubory v počítači Jan Tandler Březen 2005
OBSAH: Soubory v počítači...................................................................................3 Co je uvnitř počítače? .........................................................................3 Velikost paměti ...................................................................................4 Dělení informací v počítači..................................................................5 Název souboru....................................................................................5 Další vlastnosti souboru......................................................................6 Adresáře neboli složky........................................................................7 Ukládání souborů................................................................................8 Otevírání souborů ............................................................................. 10 Tisk souborů ..................................................................................... 11 Mazání a přejmenování souborů....................................................... 13 A něco navíc – odesílání souborů elektronickou poštou ................... 14 Použitá literatura: .................................................................................. 16
2
Soubory v počítači Co je uvnitř počítače? Pro pochopení funkce uchovávání informací v počítači je potřeba prohloubit znalosti o součástech počítačové sestavy. Je totiž důležité vědět, co se skrývá uvnitř plechové skříně nazývané počítač. V současné době je mozkem každého počítače mikroprocesor. Ten skrz tzv. základní desku spolupracuje s dalšími nedílnými součástmi pamětí a grafickou kartou – a dalšími zařízeními jako jsou síťové karty, modemy atd. Vnější zařízení (myš, klávesnice, tiskárna, monitor atd.) jsou pak k těmto připojena pomocí různých konektorů a zdířek umístěných na krabici počítače. Základní funkce počítače se dá popsat asi tímto způsobem: Klávesnice
Paměť
Monitor
Myš
Mikroprocesor
Tiskárna
ostatní vstupní zař.
Ostatní výstupní zař.
Informace ze vstupních zařízení (myš, klávesnice…) zpracovávají programy ovládané mikroprocesorem. Výsledky práce mikroprocesoru se zobrazují na monitoru, tisknou na tiskárně nebo ukládají do paměti počítače. Paměť je právě součástí, kterou by měl uživatel znát, aby pochopil, jak uchovávat výsledky své práce. Pro chod počítače je nezbytná paměť zvaná operační. V té pracují právě spuštěné programy a procesy. Pro uživatele je však důležitější druhý typ paměti a tou je paměť vnější, sloužící jako úložiště programů a v nich vytvořených informací.
3
Vnější paměť se dělí podle typu zařízení, v kterém se informace uchovávají: - Pevný disk – je neoddělitelnou pamětí skrývající se uvnitř počítače. Nachází se na něm většina programů a dat počítačem používaných. Proto se také jedná o paměť svou kapacitou největší. - Disketová jednotka 3,5 palce – je typem paměťového média, od kterého se již v současné době upouští. Do disketové jednotky se vkládají odpovídající paměťová média zvaná diskety. Nevýhodou je omezená kapacita diskety, její náchylnost na poškození při nízkých nebo vysokých teplotách a při elektromagnetickém záření. Výhodou je, že lze diskety díky jejich malým rozměrům bez problémů přenášet. - CD-ROM, DVD-ROM – tato zařízení fungují podobně jako disketová jednotka. Lze do nich vkládat média zvaná CD nebo DVD. Ta mají mnohonásobně větší kapacitu než disketa a také je lze bez obtíží přenášet mezi počítači. Novější a kapacitou média větší je jednotka DVD-ROM. Jejich nevýhodou je pouze komplikovanější a omezenější přístup k ukládání informací (nutné speciální vypalovací zařízení). - Flash karty, SD karty, CF karty atd. – jsou dalšími rozvíjejícími se zařízeními pro ukládání dat. Opět je lze přenášet a mají celkem velkou kapacitu. Velkou výhodou je díky jejich malým rozměrům i to, že je začali používat výrobci digitálních fotoaparátů, videokamer, mobilních telefonů či přehrávačů hudby jako paměťových médií.
Velikost paměti Stejně jako fyzikální veličiny i počítačové informace se dají popsat v jednotkách měřících jejich velikost. Základní jednotkou byl pro tuto veličinu ustanoven jeden bit. Ten však zaznamenává pouze jedno z čísel 1 nebo 0, což je pro současné počítače ta nejmenší informace. Proto byla pojmenována jednotka nadřazená zvaná Byte. Ten je osminásobkem jednoho bitu. Obě jsou však jednotky v současné době natolik malé, že se používají následující odvozené jednotky:
4
• 1 kB (kiloByte) = 1 000 Byte • 1 MB (MegaByte) = 1 000 kB • 1 GB (GigaByte) = 1 000 MB Aby si uživatel udělal představu o kapacitě výše uvedených vnějších pamětí používaných v současné době, zde jsou jejich přibližné hodnoty: • Pevné disky: 20 – 200 MB • Disketová jednotka 3,5 palce: 1,44 MB • CD-ROM: 650 – 800 MB • DVD-ROM: 1,7 – 20 GB • Flash karty, SD karty, CF karty: 64 MB – 2 GB
Dělení informací v počítači Všechny informace v počítači byly rozděleny do oddělených celků, které se nazývají soubory. Každý soubor má několik důležitých vlastností. Tou nejdůležitější je, jaký typ informací v sobě ukrývá. Existují soubory, které spouští program, například Microsoft Word či Internet Explorer. Dále se můžeme setkat se soubory, které se zobrazují jako obrázek, obsahují hudbu, film, text nebo tabulku a s mnoha dalšími.
Název souboru Aby se od sebe soubory odlišily a nejen počítač poznal, co v sobě ukrývají, má každý z nich svůj název.
Dopis babičce.doc Název souboru se skládá ze tří částí. Začíná jménem souboru, poté následuje tečka a jako poslední je zpravidla třípísmenná koncovka, neboli přípona. Jméno souboru v současné době může obsahovat téměř 5
všechny znaky z klávesnice a může být poměrně dlouhé. Zakázané jsou však znaky \ / : * ? " < > |. Doporučuje se ale pojmenovávat soubory co nejvýstižněji, co nejkratším možným slovem či frází. Přípona je pro uživatele i počítač důležitým znakem, podle kterého mohou oba poznat, o jaký typ souboru se jedná – zda jde například o text, obrázek, tabulku nebo program. Zde jsou přípony nejčastěji používané na domácích počítačích: • exe, com, bat – spustitelné programy • doc, rtf, txt – textové dokumenty vytvořené v textovém editoru, nejčastěji v programu Microsoft Word • xls – tabulka vytvořená v programu Microsoft Excel • jpg, bmp, gif – nejčastější přípony obrázků • mp3, wav, wma – nejčastější přípony hudebných nahrávek • mpg, avi, mov – přípony filmů • pdf – prezentační dokument čitelný v programu Acrobat Reader • zip, rar – tzv. balíčky, které umožňují zmenšit velikost souborů
Další vlastnosti souboru Mezi další vlastnosti souborů patří jejich velikost popisovaná výše uvedenými jednotkami. Zde jsou pro názornost velikosti některých typů souborů: • doc (textový dokument): 20kB – 500kB • xls (tabulka): podobně jako textový dokument • jpg (nejčastější přípona obrázků): 50 kB – 2 MB • mp3 (hudební nahrávka): zhruba 1 MB na minutu hudby
6
• avi (film): více než 10 MB na minutu filmu Všechny uvedené hodnoty se liší podle kvality a velikosti obrázku, délky hudebního nebo filmového díla či množství textu nebo tabulek. Lze z nich odvodit jaké množství souborů se vejde na paměťová média. Mezi další vlastnosti popisující soubor patří datum jeho vytvoření, popř. datum poslední úpravy. I tato informace usnadňuje práci v systému souborů.
Adresáře neboli složky Aby se počítači i uživateli lépe orientovalo v souborech, jsou všechny zařazeny do různých Adresářů neboli Složek. Základní adresář na každém médiu se nazývá kořenový. Ten obsahuje další adresáře a soubory. V každém adresáři mohou být opět další adresáře a soubory. Struktura informací v počítači pak vypadá zhruba následovně: Pevný disk (nebo disketa, nebo CD…) Kořenový adresář
Adresář 1
Podadresář 1 Podadresář 2 soubor3.xls
Adresář 3
Podadresář 3 Soubor4.exe
Soubor1.doc Soubor2.doc
V praxi se v operačním systému Windows zobrazuje strom adresářů velmi podobně. K prohlížení souborového systému se používá program zvaný Průzkumník. Tento správce souborů obsahuje informace o všech paměťových médiích a datech na nich uložených. V jeho v levém sloupci se vždy zobrazuje strom adresářů – nejprve rozdělen na jednotky pevný disk (C:), CD-ROM (D:) atd. a na nich pak na jednotlivé adresáře. V
7
pravém sloupci je viditelný obsah zvolené složky a to jak seznam podadresářů, tak i souborů.
Pro běžného uživatele je většinou nejdůležitějším adresářem adresář Dokumenty. Do něj se většinou ukládají dokumenty vytvořené v programech Word, Excel, obrázky, hudba a další.
Ukládání souborů Všechny programy, ve kterých může uživatel nějakým způsobem vytvářet nebo upravovat informace, nabízejí také možnost uchování výsledků práce. Takovéto ukládání vždy probíhá v programu, ve kterém byl dokument vytvořen. Například v programu Microsoft Word lze uložit vytvořený text pod jménem, které si uživatel vymyslí. Příponu doc pak program souboru obvykle automaticky přidělí. Veškeré funkce, které umožňují práci se soubory lze najít v textovém menu Soubor. 8
Pro uložení textu do souboru je v tomto menu třeba zvolit funkci Uložit. Po kliknutí na tuto položku v seznamu funkcí se při prvním ukládání souboru objeví tabulka, ve které je třeba zvolit jméno a umístění souboru.
Jméno souboru se vyplňuje do okénka Název souboru. V hlavní části tabulky se pak volí adresář, do kterého se bude soubor ukládat. Aktuální adresář pro ukládání je napsán v okénku vpravo od nápisu Uložit do:. Po určení místa pro uložení a pojmenování souboru stačí kliknout na tlačítko Uložit.
9
Jestliže je již výše uvedeným způsobem souboru přiděleno jméno, nebude se při dalším ukládání program na název ptát a uloží soubor pod jménem poprvé zvoleným. To znamená, že se při dalším kliknutí na funkci Uložit v menu Soubor nezobrazí tabulka s volbou jména a místa pro uložení. V případě, že chce uživatel změnit souboru jméno či umístění, volí v menu Soubor funkci Uložit jako a v zobrazené tabulce změní údaje pro ukládání.
Otevírání souborů Otevírání souborů probíhá podobně jako jeho ukládání. V menu Soubor se však zvolí funkce Otevřít. Objeví se tabulka téměř shodná s tou pro ukládání.
V tabulce je potřeba nejprve zvolit adresář, ve kterém je požadovaný soubor uložen, a dvojitým kliknutím na ikonu hledaného souboru jej pak otevřít.
10
Druhý způsob otevírání souborů nevyžaduje, aby byl program, ve kterém byl soubor vytvořen, nejprve spuštěn. Je naopak vhodné program vůbec nezapínat a namísto toho dvojitým kliknutím otevřít adresář Dokumenty umístěný na pracovní ploše.
V tomto adresáři pak stačí vyhledat a poklepat na ikonu požadovaného souboru. Počítač sám většinou pozná, v jakém programu má být soubor otevřen. Nejprve spustí odpovídající program a poté v něm soubor automaticky otevře a zobrazí.
Tisk souborů Dalším způsobem, jak uchovávat informace zpracované na počítači, je jejich přenesení na papír. V pravém slova smyslu jde o vytištění textů, obrázků a dalších tisknutelných dokumentů na tiskárně připojené k počítači. Tisk dokumentů je považován za práci se souborem a proto lze nalézt funkci tisku opět v textovém menu Soubor pod položkou Tisk.
11
Tabulka popisující tisk má pro běžného uživatele dvě části, které se často používají ke změně vlastností tisku. Tou první je nastavení výběru stránek, které budou vytištěny. Standardně je zakroužkována možnost Všechny. Kliknutím do kroužku před Aktuální stránka, lze nastavit tisk pouze stránky, na které uživatel právě pracuje. Třetí možností je nastavení konkrétních stránek ve formě výčtu stránek odděleného čárkami (např. 1,2,3,5,24…) nebo rozsah od - do (např. 12-25). Tyto dvě možnosti lze kombinovat.
Pokud by byla ve chvíli tisku označena část textu, aktivuje se i čtvrtá možnost Výběr. Po jejím zvolení dojde k vytištění pouze označené části. Druhým, často používaným nastavením tisku je tabulka Kopie. Standardně je počítačem přednastavena hodnota 1. Pomocí šipek vpravo od čísla lze však počet kopií upravovat. V případě, že je pak zaškrtnuto políčko Kompletovat, vytiskne program nejprve všechny stránky první kopie, pak všechny stránky druhé kopie atd. Pokud není 12
Kompletovat zaškrtnuto, bude vytištěn vždy zvolený počet kopií prvních stránek, pak stránek druhých atd., jak to tabulka graficky naznačuje.
Mazání a přejmenování souborů Nejsnazší způsob, jak mazat či přejmenovat soubory uložené například v adresáři Dokumenty, vyžaduje otevření adresáře Dokumenty dvojitým kliknutím na jeho ikonu na pracovní ploše. Jednoduchým kliknutím lze následně vybrat soubor zvolený ke smazání či změně jména. V textovém menu Soubor u otevřeného okna Dokumenty lze nalézt funkce Odstranit či Přejmenovat. Při kliknutí na první z nich se objeví následující tabulka.
Kliknutím na tlačítko Ano bude soubor přesunut do Koše. Použitím funkce Přejmenovat se zvýrazní a černě orámuje název souboru.
13
V tu chvíli je možné pomocí Delete název smazat a napsat nový. Zmáčknutím klávesy Enter se poté název potvrdí a soubor bude přejmenován.
A něco navíc – odesílání souborů elektronickou poštou Často chce uživatel odeslat elektronickou poštou i něco jiného, než jen pouhý text – chce přeposlat obrázky, poslat text napsaný v programu Word nebo tabulku v Excelu. Elektronická pošta je schopna toto přání splnit. Existuje funkce, pomocí které lze současně s e-mailem poslat i jeden nebo více souborů, tzv. příloh. Přikládání souborů funguje ve většině případů odesílání pošty obdobně. Tento příklad znázorňuje postup na poštovním serveru www.post.cz. Stránka pro vytváření nové elektronické zprávy obsahuje standardní pole Komu, Kopie, Skrytá Kopie (Bcc), Předmět a pole pro samotný text zprávy. Pod ním je pak lišta pro přikládání souborů nazvaná Přílohy.
Aby došlo k přiložení souboru, je pro každou přílohu třeba provést následující kroky. Nejprve pomocí tlačítka Procházet… vyvolat tabulku podobnou tabulce pro otevírání či ukládání souboru. Pomocí ní lze zvolit soubor pro přiložení.
14
Po vybrání souboru ze seznamu a kliknutí na tlačítko Otevřít se automaticky doplní celý popis souboru do okénka vedle tlačítka Procházet… K samotnému přiložení dojde kliknutím na tlačítko Přidat.
Pokud byl soubor správně přiložen, objeví se i s popisem v seznamu Příloh. Jestliže chce uživatel přiložit další soubory, zopakuje uvedený postup pro každý další soubor.
Jestliže jsou vyplněna i ostatní pole e-mailu, je možné dopis jednoduše odeslat. Příjemci pak dorazí e-mail i s přiloženým souborem.
15
Použitá literatura: Fridrichová, Ludmila – Komunikujeme s PC II., Technická Univerzita v Liberci, 2001 Fridrichová, Ludmila – Komunikujeme s PC III., Technická Univerzita v Liberci, 2001 Fridrichová, Ludmila – Odborné texty – Word 2000, Technická Univerzita v Liberci, 2002 Fridrichová, Ludmila – Znáte PC, Technická Univerzita v Liberci, 2001 Hlavenka, Jiří - Nový výkladový slovník výpočetní techniky - 2.vydání, Computer Press, 1995 Tandler, Jan – Škola Internetu pro třetí generaci, Venkovský prostor o.p.s., 2003
16
