ŠKODA AUTO a.s. Vysoká škola
DIPLOMOVÁ PRÁCE
2013
Bc. Martina Rychetská
ŠKODA AUTO a.s. Vysoká škola
Studijní program: N6208 Ekonomika a management Studijní obor: 6208T139 Globální podnikání a marketing
ELEKTRONIZACE NÁBOROVÉHO PROCESU VE ŠKODA AUTO A.S.
Bc. Martina RYCHETSKÁ
Vedoucí práce: Ing. Martin Juhas
Tento list vyjměte a nahraďte zadáním diplomové práce
Prohlašuji,
že
jsem
diplomovou
práci
vypracovala
samostatně
s použitím uvedené literatury pod odborným vedením vedoucího práce. Prohlašuji, že citace použitých pramenů je úplná a v práci jsem neporušila autorská práva (ve smyslu zákona č. 121/2000 Sb., o právu autorském a o právech souvisejících s právem autorským).
V Mladé Boleslavi, dne 15.5.2013
3
Děkuji Ing. Martinu Juhasovi za odborné vedení diplomové práce, poskytování rad a informačních podkladů. Dále bych velmi ráda poděkovala Bc. Heleně Dadákové a Blance Šulcové za cenné rady, připomínky a poskytování interních materiálů.
4
Obsah Seznam použitých zkratek a symbolů ................................................................. 7 1
Lidské zdroje.................................................................................................. 11 1.1
2
Elektronizace ................................................................................................. 17 2.1 2.1.1 2.2
3
4
Trendy v elektronizaci Human resources ............................................. 18 Elektronizace náborového procesu ......................................................... 20
3.1
E-docházka ............................................................................................. 21
3.2
E-Vstupy.................................................................................................. 22
3.3
E-vjezdy .................................................................................................. 23
3.4
Elektronizace zaměstnaneckých průkazů – MFA karty ........................... 23
3.5
Zebra z domova ...................................................................................... 23
3.6
Zdravotní benefity – webová samoobsluha ............................................. 24
3.7
Elektronické přihlašování na jazykové kurzy ........................................... 24
3.8
Elektronické škodové protokoly ............................................................... 25
Náborový proces ve ŠKODA AUTO a.s. ........................................................ 26 Vznik a obsazení volného pracovního místa ........................................... 27
4.1.1
Interní nábor........................................................................................ 27
4.1.2
Externí nábor ....................................................................................... 28
4.1.3
Nástupní školení .................................................................................. 29
Elektronizace náborového procesu ve ŠKODA AUTO a.s. ............................ 31 5.1
Jazykové testy ......................................................................................... 31
5.2
PAPI ........................................................................................................ 31
5.2.1
PAPI I ................................................................................................... 32
5.2.2
PAPI N ................................................................................................. 33
5.3
SAP ......................................................................................................... 33
5.4
E-Rec ...................................................................................................... 35
5.4.1 6
Elektronizace Human resources ............................................................. 17
Elektronizace Human resources ve ŠKODA AUTO a.s. ................................ 21
4.1
5
Nábor ...................................................................................................... 11
Technická řešení realizovaná v době nasazení e-Rec ......................... 36
Vyhodnocení výzkumu ................................................................................... 47 5
7
Shrnutí výzkumu ............................................................................................ 54
8
Závěr.............................................................................................................. 58
Seznam literatury ................................................................................................. 60 Seznam obrázků a tabulek ................................................................................... 63 Seznam příloh ...................................................................................................... 65
6
Seznam použitých zkratek a symbolů aj.
a jiné
apod.
a podobně
atd.
a tak dále
CPLZ
Centrum péče o lidské zdroje
D
dělnické pozice
eKoma
kompetenční matice
ePPFM
popis práce funkčního místa
e-Rec
E-recruitment
ERP
Enterprice resources planning
FM
funkční místo
HR
Human resources (Lidské zdroje)
HRIS
HumanResourcesInformationSystem
IT
Informační technologie
KKOV
kvalifikační kód
MNG
management
např.
například
OJ
Organizační jednotka
PAPI
Perception and Preference Inventory
RD
režijní dělník
SAP
Systém, Aplikace a Produkty
ŠA
ŠKODA AUTO
THZ
technicko-hospodářský zaměstnanec
tj.
to je
tzn.
to znamená
VŠ
vysoká škola
7
ZBI
oddělení péče o lidské zdroje
ZMI
oddělení Nábor a personální marketing
8
Úvod Základ
úspěšnosti
jakéhokoliv
obchodu
je
reprezentován
spokojeným
zákazníkem. Míra této spokojenosti je závislá na kvalitě produktů a služeb, které využívá. Aby mohl podnik dobře fungovat a vytvářet tak oblíbené produkty či služby, musí být vhodně zajištěna kapacita a organizace jeho zaměstnanců. To ve ŠA zajišťují pracovníci náborového centra. Dalším
z mnoha
faktorů,
ovlivňující
úspěšnost
jakékoli
společností
je elektronizace. Ta je v dnešní době zcela nepostradatelná. Bez ní nelze totiž držet krok s konkurencí. Při současné robustnosti a počtu procesů ve velkých korporacích je tak již nutnou elementární součástí řízení a správy podniků. V moderním světě plném počítačů a nejnovější techniky se papírová forma komunikace stává minoritní záležitostí. Všechny důležité informace jsou synchronizovány a umístěny v jednom místě. Kdykoliv jsou pak dostupné bez ohledu na výstupní zařízení. Tím elektronizace usnadňuje v současné době práci zaměstnancům i zaměstnavatelům. Šetří totiž nejen čas, ale i náklady. Dalším jejím benefitem je také pozitivní vliv na životní prostředí. Cíl diplomové práce Cílem mojí diplomové práce je zjistit, jak a zda byla celková elektronizace náborového centra ve společnosti ŠKODA AUTO (dále jen ŠA) úspěšná. Dále poukázat na rozdíly, klady a zápory zavedení nového systému a ověřit spokojenost pracovníků, kteří se systémem pracují – tj. vedoucí, zaměstnanci náboru. Firmu ŠA jsem si vybrala především proto, že hraje významnou roli na českém i světovém trhu a zároveň je největším zaměstnavatelem v České republice. Ve společnosti ŠA se pro řízení podniku používá ERP (Enterprise resources planning) systém SAP. V náborovém centru společnosti se nyní používá SAP erecruitment (e-Rec). Důvodem pro nasazení této verze je zefektivnění komunikace s uchazeči, komunikace mezi útvary v průběhu výběrového řízení i větší přehlednost a informovanost obecně. Změny se týkají především oslovování uchazečů pomocí inzerátů vystavených na webových stránkách, pomocí webového dotazníku, jehož vyplněním šetří uchazeč čas i práci pracovníkům náboru. 9
Teoretická část diplomové práce se věnuje definici a popisu lidských zdrojů, výběru zaměstnanců a vytváří rámec pro praktický výzkum. V praktické části pak analyzuji systémy SAP HR a e-Rec, elektronizaci jazykových testů a diagnostického dotazníku PAPI. Podkladem pro zjištění je dotazník, který obdrží všichni pracovníci náborového centra, kteří již pracují se systémem e-Rec. Cílem této práce bylo zjistit, jak pracovníci náboru přijali nový systém e-Rec, co by chtěli vylepšit, s čím jsou spokojeni, celkově zda implementace nového systému byla správným krokem. Dalším cílem bylo porovnání náborového procesu ve ŠA a jeho srovnání s referenčními firmami. Tento výzkum nebyl možný, protože mi mnou oslovení respondenti odmítli poskytnout potřebné informace. Proto jsem musela od tohoto průzkumu odstoupit.
10
Lidské zdroje
1
Útvary lidských zdrojů a lidské zdroje jsou základním klíčem k úspěchu (Ulrich, 2009). Lidské zdroje jsou základní kámen každé firmy. Zajištují, aby organizace byla schopna prostřednictvím lidí úspěšně plnit své cíle (Armstrong, 2008). Nedílnou součástí lidských zdrojů je nábor zaměstnanců. Jeho úkolem je zajistit správné lidi na
správné
místo
a
ve
správný
čas
(API,
2013).
Tím
je
zajištěna
konkurenceschopnost organizace. Při přijímání pracovní pozice zaměstnancem a při přijímání nového pracovníka zaměstnavatelem se jedná vždy o závažná rozhodnutí. Výsledek může být pozitivní pro obě strany, ale bohužel i negativní, přičemž mezi pozitivní se řadí to, že nový zaměstnanec bude přínosem pro firmu a
firma mu zajistí takové podmínky, které budou naplňovat očekávání
zaměstnance (Ulrich, 2009). Útvar lidských zdrojů se specializuje na řízení a rozvoj lidí v organizaci, tzn., že nabízí služby a rady, které umožňují organizaci, aby dosahovala svých cílů prostřednictvím lidí. Cílem tedy je získat a udržet si určité počty lidí, které organizace
potřebuje
a
kteří
mají
požadované
dovednosti,
schopnosti
a zkušenosti. Dále umět předcházet problémům, které vznikají přebytkem nebo naopak nedostatkem lidí. Důležité je také snižování závislosti na externích pracovnících, tzn. získávání pracovníků z vnějších zdrojů, když je nedostatečná nabídka pracovních sil s odbornou kvalifikací. Dále vylepšení využití pracovníků zaváděním flexibilnějších systémů práce a umět formovat flexibilní pracovní sílu a tím přispívat ke schopnosti organizace adaptovat se na měnící a nejisté prostředí (Armstrong, 2008).
1.1
Nábor
Nábor zaměstnanců je na začátku celého procesu při zajištění lidských zdrojů. První kontakt s uchazečem leckdy rozhoduje o dalším úspěchu či neúspěchu obou zúčastněných stran, tedy náboráře i uchazeče. První dojem je velmi důležitý. Jeho cílem je povzbudit potenciální zájemce, aby se ucházeli o pracovní místo, přičemž úkolem náboru je na základě požadavků a informací vybrat vhodného kandidáta na požadovanou pozici (Wöhe a Kislingerová, 2007).
11
Výběr zaměstnance Výběr správného zaměstnance není jednoduchý úkol, neboť ve většině podniků zaměstnanci představují významný faktor tvorby nákladů. Proto je důležité, aby pracovní síla byla využívána co nejefektivněji (Wöhe a Kislingerová, 2007). V současné době na pracovním trhu je veliká nabídka uchazečů o zaměstnání díky hospodářské recesi. Ale pro firmu není důležitá kvantita, ale kvalita. Výběr zaměstnance sebou přináší mnoho úskalí, při kterém je třeba se držet zdravého rozumu, intuice, schopnosti odhalovat osobnost a v neposlední době umění využití psychologie. Ačkoliv kandidát splňuje kritéria pracovní pozice po stránce vzdělání i praxe, může se stát, že po osobnostní stránce bude nespolehlivý, může podkopávat autoritu a tím vést společnost ke ztrátám (Jak vybrat zaměstnance, 2013). Kvalitně provedený výběr nových zaměstnanců a propracovaný systém zácviku zvyšuje pravděpodobnost úspěchu zaměstnance na nové pozici a podávání očekávaných výkonů (Pilařová, 2008). Metody výběru zaměstnanců
Testování kandidátů
K částečnému zjištění osobnosti kandidáta lze využít řadu psychodiagnostických testů, které jsou v současné době oblíbené v každé společnosti. Tyto testy jsou šity na míru konkrétnímu pracovnímu prostředí. Zaměřují se na cílené zkoumání dovedností či předpokladů ke kompetencím, které jsou klíčové pro určité pozice ve firmě. Testování kandidátů by nemělo být klíčovým kritériem při výběru, ale pouze jeho doplňkem při osobním pohovoru. Pohovor pracovníka náboru s kandidátem upřesní vzájemná očekávání, napoví, zda je prostředí pro daného člověka příjemné a zda bude fungovat vzájemná sympatie kandidáta a přímého nadřízeného popřípadě kolegů (Motiv 8, 2013).
Assessment Centre
Kromě psychodiagnostických testů mezi další nejčastější metody při výběru zaměstnanců se využívá tzv. Assessment Centre. Jedná se o testování uchazečů, jejich existující schopnosti a také potenciál jejich rozvoje (Wöhe a Kislingerová, 2007).
12
Assessment Centre nabízí komplexnější přístup k výběru nových pracovníků. Tvoří jej řada hodnotících postupů. Největší pozornost se soustřeďuje na chování uchazečů. Ti dostanou různé úkoly, které zachycují a stimulují klíčové aspekty práce na pracovišti. Hrají různé role, kdy jednají s jiným člověkem, plní různé skupinové úkoly. Na základě výkonu uchazeče během těchto simulací se předpokládá jeho budoucí pracovní chování. Tento výkon je měřen v několika rovinách, především z hlediska schopností, které jsou požadovány k dosažení žádoucí úrovně výkonu na konkrétním pracovním místě nebo na dané úrovni v organizaci. Uchazeči jsou hodnoceni najednou, aby klima při plnění úkolů bylo otevřenější. Hodnocení výsledků assessment centra vykonávají hodnotitelé a pozorovatelé, kteří musí být pečlivě proškoleni. Je velmi žádoucí, aby se do tohoto programu zapojili vyšší a vrcholoví vedoucí (Armstrong, 2008). Assessment centra poskytují posouzení toho, do jaké míry uchazeči vyhovují kultuře společnosti. Uchazeči mají zase možnost vcítit se do organizace a jejich hodnot, tím zjistit či se přesvědčit, že jim bude práce ve společnosti vyhovovat či nikoliv (Armstrong, 2008). Správného zaměstnance lze hledat v řadách stávajících zaměstnanců, kteří chtějí změnit pracovní pozici. Dále se může využít nabídek kandidátů na trhu práce. I zde existují různé výhody i nevýhody. Burza práce Pojem burza je historicky brán jako označení pro zvláštní druh shromáždění. Burza práce tudíž znamená shromáždění nabídek pracovních pozic v jednotlivých společnostech. (Ševčík, 2013) Interní kandidát Interním kandidátem se rozumí zaměstnanec dané společnosti, který v ní pracuje na hlavní pracovní poměr. Kladem interního zaměstnance je, že již zná politiku společnosti. Tím se rozumí, že firma i zaměstnanec se navzájem znají, jsou nižší náklady na zaškolení a zaučení. Nevýhodou může být kažododenní rutina zaměstnance se známým prostředím a kolektivem spolupracovníků (Chování, 2013).
13
Personální
rozvoj
při
získávání
zaměstnanců
z vnitropodnikových
zdrojů
se rozděluje do oblastí:
vzdělávání pracovníků, které by mělo vést ke zlepšení znalostí, schopností a způsobu chování pracovníků (rozlišuje se na vzdělávání, zvyšování kvalifikace a rekvalifikace)
podpora pracovníků.
Vzděláváním pracovníků se rozumí primární profesní vzdělávání, přičemž jsou předávány základy (znalosti, dovednosti a zkušenosti) potřebné pro dané povolání. Zvyšováním kvalifikace se rozumí rozšiřovat a přizpůsobovat podnikovým požadavkům vědomosti získané při vzdělání. Důvodem jsou hlavně rychlé technologické
a
ekonomické
změny a
s nimi
spojené
nové
požadavky
na pracovníky. Rekvalifikace znamená předat pracovníkům nové vědomosti z jiné oblasti činnosti, čemuž se někdy označuje také jako druhé vzdělání. Důvody mohou být např. díky technické nebo provozní restrukturalizaci podniku, nemoc či úraz pracovníka. Cílem podpory zaměstnanců je podpoření jejich personálního rozvoje v podniku, čímž se rozumí, že se vztahuje na změny vzhledem k pracovnímu místu a na změny pracovních činností. Zde se používají různá podpůrná opatření:
mentoring,
coaching,
rozvržení životní a profesní kariéry.
Mentoring je zvláštní forma podpory nových zaměstnanců, neboť mentor (zkušený pracovník) má za úkol podpořit a zapracovat nového zaměstnance. Při coachingu trenér (nejčastěji nadřízený pracovník) poskytuje pracovníkovi podporu, aby lépe zvládal každodenní úkoly a profesní rozvoj. Poskytuje poradenství, instruktáž a trénink. Cílem je zvýšit profesní stupeň zralosti zaměstnance.
14
Cílem rozvržení životní a profesní kariéry je připravit kvalifikované pracovníky na budoucí vedoucí pozice, čímž pracovník plánuje svou životní kariéru. Splňuje vlastně očekávání a postupuje po kariérním žebříčku nahoru. Toto rozvržení je zaměřováno především na mladého řídícího pracovníka, který by měl být podporován v chuti podávat výkony a mimo jiné by měl být dlouhodobě spojen s podnikem (Wöhe a Kislingerová, 2007). Externí kandidát Kladem externího kandidáta je, že může přinést do společnosti nové nápady a zkušenosti, které nasbíral během své praxe a není ovlivněn kulturou a politikou společnosti, do které se hlásí. Inzerce Nejjednodušším hledáním nového zaměstnance je vypsání inzerátu na webové stránky. V případě, že společnost chce obsadit kandidáta z vlastních řad, je nejvýhodnější inzerovat pozici, která má být obsazena, na vlastních webových stránkách
společnosti,
tzv.
zaměstnanecký portál,
dříve
intranet.
Pokud
se rozhodne rozšířit hledání vhodných kandidátů i z externích zdrojů, existuje celá škála oslovení lidí, kteří hledají zaměstnání. K tomu může využít webové stránky, úřady práce, vystavení inzerce do novin, personální agentury, letáky a různé marketingové akce (Jak vybrat zaměstnance, 2013). Pohovor Kandidáti, kteří nejlépe splňují požadavky dané pozice, si zve pracovník náboru čili personalista k pohovoru. Forma pohovoru může mít osobní nebo telefonickou podobu. Mezi základní výhody osobního povoru nezbytně patří oční kontakt a snadnější navázání vzájemné důvěry. Telefonické pohovory uvítají především zájemci o zaměstnání, kteří by museli urazit velikou vzdálenost, aby se dopravili k osobnímu pohovoru (Branston management, 2013). Telefonický i osobní rozhovor s uchazečem o zaměstnání by měl být na stejné úrovni. Cílem pracovního pohovoru je získat co nejvíce informací a skutečností, které mohou mile i nemile překvapit obě strany při budoucí spolupráci (Byznys fórum, 2013).
15
Po uvítání a představení se začíná většinou pohovor tím, že se komunikuje o firmě, do které se kandidát hlásí. Pracovník náboru představí firmu a má možnost se zeptat kandidáta, co o společnosti ví, proč v ní chce pracovat. V současné době není problém zjistit podrobné informace o dané společnosti na internetu. Ve většině společností se používají podobné otázky, které jsou pokládány uchazeči o práci, jedná se např., z jakého důvodu chce změnit současné zaměstnání, jaké byly doposud jeho největší pracovní úspěchy, čeho by chtěl ve své kariéře dosáhnout, kde se vidí za 5 let a platová představa – ta je převážně důležitá z důvodu finančních možností firmy a nároků žadatele o zaměstnání (Byznys fórum, 2013). Existují otázky, na které se zaměstnavatel dle Zákoníku práce nesmí ptát. Kandidát na ně nemusí odpovídat. Jedná se především o dotazy ohledně víry, sexuální orientace, plánů do budoucna se založením rodiny, dotazy na děti, kde je zaměstnán partner, jak tráví dovolenou, preference politické strany apod. (Monster, 2013). Důležité je dát prostor kandidátovi, aby se mohl prezentovat. Je ale třeba si uvědomit, že vedení pohovoru je vždy na zástupci firmy a ne na kandidátovi (Lorenz a Rohrschneider, 2005). Ten se ale má citit dobře a uvolněně, pak je pravděpodobné, že bude mluvit upřimně a otevřeně. V závěrečné fázi pohovoru by kandidát měl dostat prostor k dotazům a komentáři. Konečnou fází pohovoru je seznámit kandidáta s následujícím postupem, např. v případě, že bude vybrán do dalšího kola výběrového řízení, bude kontaktován telefonicky, druhá možnost je zamítavé stanovisko, které obdrží e-mailem. je závěrečná
fáze
rozhovoru
mezi
pracovníkem
Poděkování a rozloučení náboru
a
kandidátem
o zaměstnání. Vyhodnocení pohovoru a porovnání kandidátů je další z úkolů pracovníků náboru. Jejich profesionalita spočívá v tom, aby se nenechali oklamat příjemným, pohotovým a sebejistým uchazečem, vyvarovat se tzv. halo efektu. K „halo efektu“ dochází, když na základě pár vynikajících vlastností upřednostňuje jednoho kandidáta a přehlíží jeho negativa. Nebo naopak – vidí pouze negativní vlastnosti (Armstrong, 2008).
16
2
Elektronizace
V současné době se nahrazuje oběh papírů nebo tabulek elektronickými formuláři a dokumenty. Zaměstnancům se tak ušetří tisíce hodin, které by jinak trávili zbytečným papírováním. Elektronizovat se dá jakýkoliv proces (Software 602, 2013). Elektronizace má kladný dopad na životní prostředí. Většina podniků provádí centralizaci svých agend, které jsou svou povahou centrální a celopodnikové. Důvodem je pak lepší přehled o datech, která mají společného jmenovatele a jsou uložená na jednom místě a přístupná komukoli v podniku dle rozsahu přístupových oprávnění. Elektronizace je nasazení takových systémů a aplikací v podniku, které budou práci zaměstnanců podporovat, řídit, systematizovat. Vývoj systému Pro různé technologie (operační systémy, vývojové nástroje a databáze) se nejprve
vytvoří
obrazovky,
které
obsahují
údaje
potřebné
např.
pro personalisty, např. jméno, příjmení, rodné číslo, adresa. Následně vývojáři do systému
doplní
moduly
pro
hodnocení,
nábor,
organizační
strukturu
aj. a postupně je rozpracují do hloubky podle požadavků zákazníků. Následuje vytvoření webového rozhraní a napojení na mailový systém (Buryš, 2013). Bezpečnost dat Dnešní svět moderních počítačových technologií je pro řadu uživatelů prostředí rizikové z hlediska bezpečnosti a ochrany vložených dat. Proto je ochraně dat věnována velká pozornost. Již informace na „papíru“ byly zranitelné a falzifikátoři se pokoušeli různě dokumenty nahrazovat, sledujíc svůj prospěch. Ochrana tištěné verze dat spočívala v podpisových vzorech, notářsky ověřených podpisech, grafologickým posudkem aj. Ochrana elektronická spočívá v zajištění bezpečného přenosu dat od odesílatele k příjemci.
2.1
Elektronizace Human resources
Nikoho nepřekvapí, že informační technologie (dále jen IT) dnes v podnicích slouží k podpoře vývoje, výroby, prodeje i administrativy. V oblasti práce se zaměstnanci
17
se obvyklé nasazení podnikových systémů týká například evidence docházky, školení a vzdělávání zaměstnanců a samozřejmě problematiky mezd a evidence pracovní doby. Poněkud stranou ale zůstává oblast pro řadu firem klíčová – nábor nových zaměstnanců. Přitom právě zde může HR oddělení pomocí kvalitního recruitmentového
systému
výrazně
omezit
rutinní
práci
a
soustředit
se na to klíčové, tedy na přímou práci s uchazeči, kteří splňují potřebné kvalifikační předpoklady (Němec, 2013). Základem celofiremního systému pro řízení lidských zdrojů je bezesporu personalistika, protože souvisí se všemi agendami spojenými nad zaměstnancem. HR systémy nasazované v podnicích se týkají výběrových řízení, evidenci uchazečů, náboru zaměstnanců, automaticky sestavovaných smluv a mzdových výměrů, evidenci školení a plánování vzdělávání zaměstnanců, automatické dohody o ukončení pracovního poměru nebo výpovědi, výstupního a zápočtového listu aj. Vývoj prostředků a systémů ochraňujících uložená data a jejich přenos je často velmi nákladná záležitost, kterou si nemohou malé podniky dovolit. Řešení spočívá v cloudu. Cloudem může být každé zařízení (PC stanice, servery, mobilní zařízení), které dokáže využít Internet pro získání informací a služeb. Tyto jsou uloženy zde k dispozici v zásobách nebo fondech (Infinity, 2013).
2.1.1 Trendy v elektronizaci Human resources Využití cloudu U uživatele cloudové služby se většinou nevyžaduje koupě a instalace nového hardwaru a softwaru. Nastavení parametrů jednotlivých nabízených služeb se uskutečňuje prostřednictvím samoobsluhy. Poplatky za služby v cloudu se typicky hradí formou měsíčního předplatného. Mezi další vlastnosti cloudu patří snadná škálovatelnost. Dostupná řešení dokáží obsloužit podniky s pěti či pěti sty a více zaměstnanci. Cloudové služby obvykle rostou tak, jak roste firma (Strelecký, 2013). Jedná se o postupný přesun provozu informačních systémů z firemních sítí k profesionálním
provozovatelům
IT 18
služeb.
S tím
souvisí
požadavky
na architekturu informačních systémů a přístupu prostřednictvím internetu. Rizika hrozí nejen z důvodu uložení dat různých firem do jedné sdílené databáze, ale i z přincipu sdíleného kódu. Personální informační systémy obsahují osobní a citlivé údaje a bezpečnost těchto dat je přirozeně vysokou prioritou. Náročné, transakčně orientované celopodnikové systémy s širokou mírou individuálního přizpůsobení potřebám zákazníka prostřednictvím komplexní implementace zatím masovému přechodu do cloudu úspěšně odolávají. V tomto případě se efektivita nasazení cloudu vytrácí (Rosol, 2013). Sdílení aplikace Přístup ke sdílené aplikaci prostřednictvím internetu umožňuje další velmi efektivní a zajímavou možnost – kombinaci obsluhy aplikace vlastními zaměstnanci a odbornými externisty (Rosol, 2013). Samoobslužný přístup k informacím Kompletní informace, události a údaje budou uložené na jednom místě a přístupné odkudkoliv. Kdykoli pak lze zpřehlednit a podporovat všechny fáze řízení lidských zdrojů, včetně sumárních a analytických statistik od okamžiku nástupu zaměstnance do zaměstnání až po den, kdy z firmy odchází. Dobrý integrovaný HR systém by měl poskytovat kvalitní nástroje pro provozování činností souvisejících s lidskými zdroji v bezpečném a transparentním prostředí (Urban, 2013). Výhodou tohoto řešení je úspora času, který zaměstnanci personalistiky stráví rutinními záležitostmi, jako je zadávání adres, přepisování měnících se telefonních čísel aj. Sám sobě správcem Nezadá-li informace o sobě sám zaměstnanec, dochází logicky ke zbytečným chybám. Jedná se o položky, jako jsou adresa, vlastní jméno, aktuální telefonní číslo aj. Zaměstnanec má možnost zadávat, aktualizovat a kontrolovat své osobní informace v prostředí, kde jsou všechna data přístupná a citovatelná, samozřejmě se zabezpečeným a pravidly definovaným přístupem v zacházení s citlivými informacemi. K dispozici je personální web, založený na internetovém prohlížeči s intuitivním ovládáním bez nutnosti zvláštního školení. Výhodou tohoto řešení je řesnost, spolehlivost, aktuálnost a transparentnost informací (Urban, 2013).
19
2.2
Elektronizace náborového procesu
Pomocí online aplikací pro správu náboru lze aktivně přispět k budování firemní značky při komunikaci s uchazeči, kteří se hlásí do otevřených výběrových řízení. Systémové ulehčení práce spočívá v automatickém nebo hromadném zasílání odpovědí každému uchazeči o práci, který společnost osloví. Šablony e-mailové komunikace s kandidáty provázané s fázemi výběrového řízení, např. zamítnutí na základě předvýběru, pozvání na interview nebo zamítnutí po interview. V pokročilejším řešení mohou být tyto šablony doplněny ještě o tzv. tagy, které umožňují vkládat přímo do textu např. osobní oslovení uchazečů „Vážená paní/Vážený pane“ nebo název pracovní pozice (Němec, 2013). Požadavky na náborový systém Podle internetového magazínu All in HR by měl správný náborový systém splňovat určité podmínky. Měl by být přizpůsobivý systému a schopný bezproblémové implementaci. Je žádoucí, aby komunikace s potenciálními uchazeči fungovala tak, jak je v dané společnosti zvykem. Podpora a školení je oblast, na kterou se často zapomíná. Právě školení přitom zvyšuje potenciál využívání systému. Zásadní vlastností je spolehlivost, tzn. zajištění fungování systému je naprosto zásadní. Nefunkční systém totiž vytváří prostoje personalistům, a může také negativně působit i na uchazeče. Dalším požadavkem na systém jsou jasné náklady, za co klient platí a do budoucna bude platit bez skrytých poplatků. Systém by měl obsahovat maximum volitelných nástrojů pro automatizaci rutinních činností a mělo by být procesně stanovené workflow. Činnosti by měly být volitelné tak, aby si klient mohl sám zvolit, které využije a které ne. Dalším kritériem pro rozhodování při výběru systému je integrace, což znamená propojení náborového systému s ostatními informačními systémy ve firmě. Je třeba zohlednit při výběru systému technologii dodavatele, na jaké platformě je položen náborový systém. Dále je nutné zohlednit požadavky skutečného vlastníka nového systému, aby byly zajištěny v plném rozsahu jeho požadavky a představy o systému, který bude nadále
užívat.
Systém
by měl být
uživatelsky přívětivý
a
jednoduchý
pro manipulaci i uživatelům, kteří nemají s podobnými systémy zkušenosti. Personalisté by měli mít možnost volby jednotlivých částí náborového systému tak, aby se hodily pro jejich práci (Němec, 2013).
20
3
Elektronizace Human resources ve ŠKODA AUTO a.s.
Elektronizace se nevyhnutelně zavedla i do procesů ve ŠA. Jak bylo již uvedeno v teoretické části, je v současnosti kladen důraz nejen na elektronizaci jednotlivých procesů ve firmě tak, aby se ušetřily náklady jednotlivých úseků firmy, např. na počtu zaměstnanců, kteří se věnují výkonu činnosti, na nutných materiálových nákladech (papír, provoz tiskárny, počítačové vybavení, školení nových zaměstnanců pro výkon činnosti). V případě elektronizace HR, pokud se nakonec úspěšně elektronizuje celý proces pracovního života zaměstnance, jsou v konečném důsledku úsporná řešení přínosem nejen těmto jednotlivým HR úsekům (viz Obrázek 1), ale přínosem v podobě úspor také celé firmě.
Zdroj: interní materiály k prezentaci ŠKODA AUTO a.s. Obr. 1 Elektronizace HR – interní materiály
3.1
E-docházka
E-docházka je moderní elektronický systém, pomocí kterého se sleduje přítomnost zaměstnanců na pracovišti. Zaznamenává a zpracovává příchody a odchody všech zaměstnanců společnosti ŠKODA AUTO. Data, která se načtou při příchodu a odchodu zaměstnance se zobrazují v aplikaci e-Docházkový list, která je přístupná na Zaměstnaneckém portálu.
21
Docházkový terminál je informační panel, kde je možnost vidět i mapu rozmístění okolních docházkových terminálů. Tyto terminály jsou odolné proti vlivu prostředí a úmyslnému poškození, další výhodou je výrazně rychlejší a příjemnější odbavení
zaměstnanců
při
příchodu
na
pracoviště
a
odchodu
z něj
(Zaměstnanecký portál Škoda Auto: E-docházka).
Zdroj: Zaměstnanecký portál Škoda Auto, 2013 Obr. 2 Docházkový terminál
3.2
E-Vstupy
V návaznosti na e-Docházku je zavedena elektronická kontrola oprávnění ke vstupu do závodů a budov celé společnosti ŠA, tzv. e-Vstupy. První elektronická kontrola oprávnění ke vstupu do společnosti ŠA byla zahájena v prosinci 2010 v závodě Mladá Boleslav a následně je zřizována i v pobočných závodech – Kvasiny a Vrchlabí. Na jednotlivých branách a v budovách mimo areál společnosti jsou nainstalovány turnikety (Zaměstnanecký portál Škoda Auto: Evstupy).
Zdroj: Zaměstnanecký portál Škoda Auto, 2013 Obr. 3 Elektronické vstupy
22
3.3
E-vjezdy
Dále se spustí elektronická kontrola vjezdů vozidel do závodu společnosti ŠA – eVjezdy V návaznosti na spuštění systému e-Vstup bude zřízena také elektronická kontrola vjezdů vozidel do závodů společnosti ŠKODA AUTO (e-Vjezdy) a elektronická kontrola vjezdů na parkovací plochy pro služební vozy (parkoviště PTG, AC) a na parkovací plochy pro soukromá vozidla zaměstnanců společnosti ŠKODA AUTO (8. brána, 3. brána), (Zaměstnanecký portál Škoda Auto: E-vjezdy).
3.4
Elektronizace zaměstnaneckých průkazů – MFA karty
Multifunkční
elektronický
průkaz
MFA
je
identifikačním
znakem
všech
zaměstnanců, který slouží k regulování vstupu i vjezdu do areálu společnosti, k zaznamenávání
E-Docházky,
elektronické
identifikaci
v aplikacích
(jako
např. stravovací systém ŠA – max. do 200 Kč, přihlášení PC k uživatelskému účtu ve ŠA pomocí PKI, čerpání pohonných hmot, kopírování). (Zaměstnanecký portál Škoda Auto: MFA karty) Existují 2 druhy MFA karet:
MFA1 bezkontaktní jednočipové (pro většinu aplikací)
MFA2 doplněná o kontaktní čip PKI
Zdroj: Zaměstnanecký portál Škoda Auto, 2013 Obr. 4 MFA karty
3.5
Zebra z domova
Pro zdokonalování výroby a všech souvisejících procesů ve společnosti ŠA bylo vytvořeno Centrum návrhů Z.E.B.R.A. (Z – znalost, E – elán, B – bystrost, R – rozum, A - aktivita). Zde zaměstnanci společnosti mají možnost podávat své návrhy na zlepšení. Od 1.9.2011 byla navíc zavedena možnost podávání návrhů z domova. Za každý schválený návrh dostane zaměstnanec určitý počet bodů. Jeden bod je 14 Kč. Za tyto body má možnost vybrat si zboží v prodejnách, které
23
mají se ŠA smlouvu nebo si je nechat převést na obnos v korunách, které obdrží následující měsíc ve výplatě. Přehled získaných bodů může zaměstnanec vidět na svém portále (Zaměstnanecký portál Škoda Auto: Zebra).
Zdroj: Zaměstnanecký portál Škoda Auto, 2013 Obr. 5 Zebra
3.6
Zdravotní benefity – webová samoobsluha
Pro všechny tarifní zaměstnance má společnost ŠA zdravotní benefity. Cílem těchto zdravotních benefitů je zvýšit zájem zaměstnanců o své zdraví a zatraktivnit aktivity, které vedou ke zlepšení zdravotního stavu zaměstnanců. Za svou péči o zdraví mohou zaměstnanci získat odměnu – body, které si můžou ve webové samoobsluze převést do Doplňkového penzijního spoření jako mimořádný příspěvek nebo za ně nakoupit zdravé potraviny v Eurestu. Tato webová samoobsluha umožňuje zaměstnancům mít neustálý přehled o možnostech, které společnost ŠA nabízí a za které aktivity může získat body (např. Sestavení osobního zdravotnického plánu a jeho plnění, očkování proti chřipce, rekondiční pobyt, rehabilitační program, práceschopnost za každé pololetí) (Zaměstnanecký portál Škoda Auto: Zdravotní benefity).
3.7
Elektronické přihlašování na jazykové kurzy
Přihlašování pro kmenové zaměstnance na jazykové kurzy probíhá již elektronicky.
Zaměstnanec
vyplní
elektronickou
přihlášku,
po
odeslání
a zpracování příslušným odborným útvarem mu je zaslán odkaz na vyplnění jazykových testů. Zarážející je, že Přihláška na akcelerační jazykový kurz (jedná se o mimořádnou nabídku studia cizího jazyka, jež je určena pro zaměstnance, kteří potřebují rychle 24
zdokonalit svou znalost v cizím jazykce – např. práce na projektu, vyslání do zahraničí) je vyžadována v papírové podobě, ačkoliv se jedná skoro o totéž. Jak se může zaměstnanec elektronicky přihlašovat na jazykové kurzy, může také svou žádost elektronicky stornovat. Urychlí se tím celý průběh akce, přeúčtování podílu na nákladech střediska. Jakmile je storno účasti na jazykovém kurzu schváleno, obdrží zaměstnanec a vedoucí automatický e-amil o vyřízení či zamítnutí žádosti. Vše je automaticky evidováno v systému SAP.
3.8
Elektronické škodové protokoly
Elektronický Protokol o škodě na služebním vozidle byl zahájen 1.2.2013 Papírová podoba
již
není
tolerována.
Elektronický
formulář
je
k dispozici
na zaměstnaneckém portále. Ve formuláři je nutné vyplnit všechna povinná pole, která jsou označena hvězdičkou. V sekci „Vozidlo“ se po zadání registrační značky automaticky doplní informace o vozidle (Zaměstnanecký portál Škoda Auto: Eškodové protokoly).
Zdroj: Zaměstnanecký portál Škoda Auto, 2013 Obr. 6 Protokol o škodě na služebním vozidle
25
4
Náborový proces ve ŠKODA AUTO a.s.
Ve společnosti ŠKODA AUTO za oblast náboru zodpovídá oddělení ZMI - nábor a personální marketing. Tento útvar na základě potřeby pracovních sil a definování kompetenčních profilů pro pracovní místa zajišťuje získávání a výběr pracovníků jak z interních, tak i z externích zdrojů. Nabídka volných pracovních míst poskytuje prostor pro přestup interních zaměstnanců v rámci firmy. Interní uchazeči se mohou hlásit na aktuálně volné pracovní místo, které je vyvěšené na zaměstnaneckém portále a příslušných vývěsních místech v jednotlivých provozech. Druhou možností, jak získat kandidáty na aktuálně volné pracovní místo je, že pracovník náboru vyhledá kandidáty přímo z databáze e-Rec dle dobře zvolených vyhledávacích kritérií. V databázi jsou uloženi uchazeči do více Talentových skupin dle profilu kvalifikací kandidáta. Primárně na volné pracovní místo vyhledávají pracovníci náboru ze skupiny žen na rodičovské dovolené a zaměstnanců v organizačních změnách. Externí kandidáty získává náborové centrum na základě jejich vlastní registrace do společné databáze uchazečů o místo ve firmě, nebo přihlášením se přímo do vyhlášené volné pozice přes webové stránky (např.: skoda-auto, jobs, Linkedin, monster, jobpilot, sprace, ikariera apod.).
Zdroj: Internet Obr. 7 Přehled webových stránek
26
Jinou možností je získání materiálů (životopis) z různých marketingových akcí (např. na vysokých školách), které pravidelně pořádají pracovníci z personálního marketingu.
Využívají
k tomu
řadu
nástrojů
personálního
marketingu,
např. náborové prezentační akce na školách, úřady práce, inzerce na webových stránkách, v tisku apod.
4.1
Vznik a obsazení volného pracovního místa
Na úplném začátku musí vzniknout pracovní místo z následujích důvodů: vytvořením nového funkčního místa (plánovaná struktura, funkční schéma), uplynutím smlouvy nebo profese na dobu určitou, uvolněním (při přestupu, výstupu zaměstnance), povolením duplicity, vynětím zaměstnance (mateřská dovolená, nepracené volno, výjezdy do zahraničí apod.). Vedoucí, který má v organizační struktuře volné pracovní místo, zadá parametry pro obsazení tohoto místa na Hlášení volného pracovního místa, a postoupí je k HR Business partnerům dané oblasti. Po ověření správnosti uvedených dat předá Business partner Hlášení do oddělení ZBI (oddělení Péče o lidské zdroje). Vedoucí ZBI rozhoduje, zda bude místo obsazeno v rámci interní nabídky volných pracovních míst nebo externím vyhlášením na příslušné servery. Externí i interní obsazení může probíhat současně. Tento proces náboru nového zaměstnance se řídí ve ŠA popisem procesu Obsazení volného pracovního místa (viz Příloha 6 – Funkční schéma).
4.1.1 Interní nábor Formulář Hlášení volného pracovního místa je předán oddělením ZBI do oddělení ZMI – Nábor a personální marketing. Pracovníci náboru nejprve posuzují možnost, zda bude volné místo obsazeno interním kandidátem ze skupiny Prio 1 (tzn. zaměstnanci na rodičovské dovolené, vracející se z výjezdu, v organizačních změnách). Pokud nenaleznou v databázi uchazeče, který by splňoval kritéria pro obsazení volného pracovního místa uvedená v Hlášení, pak je pozice vystavena na portál společnosti do Interní burzy.
27
4.1.2 Externí nábor Pokud neproběhne úspěšné obsazení volného pracovního místa z interních zdrojů např. z důvodu nedostatečného splnění výběrových kritérií, hledá pracovník náboru mezi externími uchazeči, kteří: - se již dříve sami zaregistrovali do databáze a mají i nadále zájem pracovat ve firmě a splňují kritéria daného výběru - se přihlásili na pozici, kterou pracovník z marketingového oddělení vystavil na webové stránky. Ve společnosti Škoda Auto se rozdělují pozice na dělnické (D), pozice režijní dělník (RD), technickohospodářské (THZ) a management (MNG). Dělnické pozice Uchazeči o zaměstnání v dělnické oblasti se mohou hlásit na volné pracovní místo pomocí internetových stránek www.zivotniprilezitost.cz, www.skoda-auto.cz – sekce Kariéra. Zde naleznou aktuální přehled pracovních pozic a možnost zaregistrovat se da dané volné pracovní místo nebo jen do databáze uchazečů. Další z možností je, že se mohou přímo informovat na náborovém centru u pracovníka náboru, který mu sdělí veškeré informace ohledně volných pracovních pozic. V případě zájmu o zaevidování do databáze obdrží papírovou verzi Osobního dotazníku (viz Příloha 4 – Osobní dotazník), kde vyplní potřebné údaje. Jejich data poté musí pracovníci náboru zadat do systému e-Rec, čímž vlastně dělají činnost, kterou by musel uchazeč udělat sám, kdyby se přihlásil elektronicky.
Uchazeči,
kteří
úspěšně
projdou
předvýběrem
na
základě
požadované kvalifikace, jsou pozváni k diagnostickému pohovoru. V průběhu pohovoru jsou informováni o pracovní pozici, o podmínkách přijetí, o platových podmínkách. Dále je uchazeč odeslán na příslušné pracoviště, kde proběhne pohovor s příslušným vedoucím organizační jednotky. Při kladném výsledku z obou stran – uchazeče i vedoucího, potvrdí vedoucí osobní dotazník, čímž stvrzuje, že kandidáta přijímá. Na základě vyplněného dotazníku stvrzeného podpisem vedoucího zajištuje pracovník náboru lékařskou prohlídu u příslušného lékaře závodní preventivní péče. Po jejím úspěšném absolvování a kontrole všech potřebných dokladů (občanský průkaz, průkaz pojištěnce, doklad o vzdělání, zápočtový list, pracovní posudek apod.) je projednáván s uchazečem termín
28
nástupu a program nástupního školení. (Zaměstnanecký portál Škoda Auto: Nástup nového zaměstnance). Technickohospodářské profese U
profese
THZ
(technicko-hospodářští
zaměstnanci)
reaguje
uchazeč
na zveřejněnou nabídku volného pracovního místa, která je zveřejněna také na webových stránkách ŠA, prostřednictvím e-Rec, přičemž každý uchazeč je automaticky informován o úspěšné registraci v tomto systému. Zda-li je uchazeč vhodný pro volné pracovní místo, posuzuje pracovník náboru dle kritérií stanovených v Hlášení volného pracovního místa. Následně je každému kandidátovi, který tato kritéria splňuje zaslán jazykový test a diagnostický dotazník PAPI. Poté je pozván k pohovoru. Po úspěšném absolvování jazykového testu, PAPI dotazníku a výběrového pohovoru s pracovníkem náboru, je uchazečova žádost včetně výsledků zaslána elektronicky systémem e-Rec vedoucímu OJ, který posoudí vhodnost kandidáta a následně ho zve k pohovoru v oblasti. V případě, že byl uchazeč vedoucím dané oblasti vybrán na volné pracovní místo, předává tuto informaci vedoucí uchazeči, náborovému centru a CPLZ. Následně je projednáván termín nástupu a s ním spojené nástupní školení a mzdové zařazení. Zažádá-li uchazeč o smlouvu o smlouvě budoucí, personalistka mu ji vystaví. Následně CPLZ řídí veškeré formality spojené s nástupem, tzn. vyplnění osobního a zdravotního dotazníku, kontrola dokladů (občanský průkaz, průkaz pojištěnce, doklad o vzdělání, zápočtový list), podá informace o nástupním školení a dozadá údaje nového zaměstnance do informačního systému. Na rozdíl od dělnických pozic si zde uchazeč zajišťuje lékařskou prohlídku přímo s příslušným závodním lékařem. Všichni nový zaměstnanci kategorie THZ absolvují v rámci nástupního školení dvou týdenní fakultativní nástupní praxi na pracovních místech přímé výroby. (Zaměstnanecký portál Škoda Auto: Nástup nového zaměstnance).
4.1.3 Nástupní školení Každý nově nastupující kandidát musí absolvovat nástupní školení. Jedná se o první pracovní den ve společnosti ŠA. Nový zaměstnanci musí mít již podepsanou pracovní smlouvu, na základě této smlouvy s jejich podpisem jim je předám
multifunkční
průkaz
MFA.
29
Na
tomto
nástupním
školení
je představena společnost ŠA, prezentace jednotlivých oddělení. Nezbytnou součástí je proškolení o bezpečnosti práce. V odpoledních hodinách mají noví zaměstnanci možnost svézt se ve firemních vozech. Dále je v programu (viz Příloha 3 – Program nástupního školení) prohlídka v závodě, kde jsou zaměstnancům představeny jednotlivé budovy a haly.
30
5
Elektronizace náborového procesu ve ŠKODA AUTO a.s.
5.1
Jazykové testy
Do r. 2007 používalo náborové centrum ŠKODA AUTO pro testování kandidátů pouze jazykové testy, které byly v papírové podobě. Existovaly pouze dvě verze testování - pro anglický jazyk a německý jazyk. Práce i oprava byla časově náročná, pracovník náboru musel vyplněný test zkontrolovat, opravit. Kolikrát byl i velký problém po uchazeči test přečíst, protože se vyplňoval ručně. Uchovávání a skladování tohoto dokumentu bylo náročné především z důvodu nedostatečné kapacity úložných prostorů. V současné době zasílají pracovníci náboru kandidátům odkaz na webové stránky http://test.caledonianschool.com/skoda-auto/registration, kde si vyplní elektronicky jazykový test. V současné době je rozšířen z angličtiny a němčiny ještě o ruštinu a španělštinu. Pro zahraniční kandidáty je testování ještě z českého jazyka. Test je rozložen do více bloků – od základů po jednací znalost. Po 65 minutách se test automaticky odešle a uchazeč ihned obdrží výsledek, na jaké úrovni se jejich znalost pohybuje (dle Evropského rámce: A1- začátečník, A2 – mírně pokročilý, B1 – středně pokročilí, B2 – středně pokročilý, C1 – jednací znalost, C2 – mateřský jazyk). Tyto jazykové testy se využívají pro zjištění jazykových znalostí jak u externích, tak i interních uchazečů. Důležité je pozdější přezkoušení u pohovoru, neboť spousty kandidátů si pomáhá různými formami (využívají slovníky apod.), dále není jisté, že test vyplňovali opravdu kandidáti sami. Velký rozdíl je také v tom, zda je kandidát schopen samostatně mluvit a reagovat.
5.2
PAPI
Pro další testování kandidátů od ledna 2010 používají v náborovém centru Škoda Auto elektronický diagnostický dotazník PAPI (Perception and Preference Inventory). Je to vědecky ověřený osobnostní dotazník, který byl navržen pro zjišťování
způsobů
chování
a
preferencí
vhodných
kandidátů
nebo
zaměstnanců pro dané pracoviště. Původně byl navržen na počátku šedesátých let dvacátého století na katedře průmyslové psychologie na Státní univerzitě v Bostonu v USA Maxem Kostickem. V současnosti je přizpůsoben jednotlivým
31
kulturám a přeložen do 25 jazyků. PAPI dotazník se dělí na PAPI I (viz Příloha 7 – PAPI I diagram, výsledek) a PAPI N (viz Příloha 8 – PAPI N diagram, výsledek).
5.2.1 PAPI I PAPI I říká, jaké má kandidát v současné době potřeby a role v pracovním prostředí. Jedná se o vyplnění 90 párů otázek, kde se vždy vybere pouze jedna odpověď. Časový limit není stanoven, ale nedoporučuje se nad testem moc přemýšlet, spíše jde o to, aby se jednalo intuitivně. Na základě výsledků tohoto dotazníku se nikdy žádný kandidát neodmítl ani nepřijal. Je to pouze informativní, neboť každý jedinec preferuje v současné době jiné potřeby a má jiné role. Při změně zaměstnání se můžou zcela lišit. PAPI je model se sedmi faktory a dvaceti škálami. Každý faktor se rozděluje na potřeby a role. Mezi tyto faktory patří aktivní dominance, otevřenost vůči novým zkušenostem, vytrvalost, pracovní tempo, snaha něčeho dosáhnout, vstřícnost a sociabilita. Aktivní dominance měří touhu jedince, jak vidí sám sebe jako vůdce a jakou má potřebu kontrolovat druhé a jak preferuje přebírání kontroly nad situacemi. Další faktor Otevřenost vůči novým zkušenostem bere v úvahu, jak je jedinec schopný reagovat na změny. Vytrvalost zkoumá, jak vytrvale (nepřetržitě) a systematicky si plánuje práci. Faktor měřící Pracovní tempo se zaměřuje na celkovou rychlost, s jakou jedinec přistupuje k úkolům, jak rychle dokončí práci, dále přístup k rozhodování na základě toho, jak rozhodný nebo promyšlení přístup je. Snaha něčeho dosáhnout měří snahu jedince dosáhnout osobního úspěchu nebo postupu v práci, naplnění očekávání vedoucího a organizace jedince, ve které pracuje a důraz který klade na tvrdou práci. Faktor Vstřícnost říká, s jakou rozhodností jedinec trvá na svém názoru a do jaké míry vyjadřuje své city. Sociabilita zkoumá, jak je pro jedince důležité mít okolo sebe druhé lidi a vytvářet pozitivní vztahy. Mezi role patří Plánovač, která uvádí, jak jedinec plánuje systematicky svoji práci. Vůdčí role udává důvěru sama v sebe v pozici vůdce. Pozornost detailu je zaměřená, jak veliká je pozornost k detailu, jak jedinec zkoumá věci detailně. Systém a pořádek udává, jak vnímá důležitost systému a pořádku na pracovišti.
32
Aktivita v navazování vztahů ukazuje míru, jak se jedinec vidí jako člověk, který je přátelský, ochotný a společenský. Snadné rozhodování zkoumá rychlost rozhodnutí jedince (zda potřebuje dostatek informací, než učiní nějaké rozhodnutí). Koncepční myšlení udává, do jaké míry vnímá svoji schopnost kreativně se zaměřit na budoucnost, jak dokáže přijít s novými myšlenkami. Pracovní tempo měří jaké je pracovní tempo a výdej energie. Role dříče udává, do jaké míry jedinec vnímá pilnou práci jako motivační stimul. Emocionální odstup udává, do jaké míry dokáže udržet své emoce pod kontrolou, soustředí se na preference ohledně vybízení ostatních, nabízení vlastních pohledů na věc působivým způsobem a ohledně míry. Mezi potřeby patří Potřeba kontrolovat a ovlivňovat chování druhých (snažit se o vůdčí roli ve společnosti). Potřeba pravidel a dohledu říká, do jaké míry potřebuje jasné instrukce a dohled při práci. Potřeba zaujmout druhé je touha být středem pozornosti. Potřeba změny je potřeba vyzkoušet si nové věci, jak rychle je jedinec znuděn, pokud dělá rutinní věci. Potřeba dokončit úkol znamená to, jakou má jedinec nutnost dodělat, co začal. V Potřebě mít blízký vztah k druhým se má na mysli, jak hodně musí mít blízký vztah k druhému jedinci na pracovišti. Potřeba podporovat nadřízené uvádí, do jaké míry chce pomoci svému nadřízenému. Potřeba prosadit udává, do jaké míry je schopný agresivně dostat to, co chce. Ambicióznost vyjadřuje, jak je důležité být na pracovišti úspěšný a dokázat něco ve své kariéře. Potřeba patřit ke skupině říká, do jaké míry musí být součástí skupiny.
5.2.2 PAPI N PAPI N je normativní verze dotazníku PAPI. Cílem normativních dotazníků (jako je PAPI-N) je porovnat jednotlivé vlastnosti osobnosti dotazovaného s externím porovnávacím vzorkem, uváděným jako "normativní skupina", tzn., porovnává profil osobnosti jedince s žádoucími osobnostními charakteristikami pro určitou roli nebo pozici.
5.3
SAP
Ve ŠKODA AUTO v náborovém centru používali od roku 1997 do ledna 2011 modul HR.
33
SAP je integrovaný systém pro řízení podniku. Je využíván pro podporu obchodních procesů v oblasti personalistiky, mezd, financí, controllingu, materiálového hospodářství a odbytu. VW certifikované kompetenční centrum SAP podporuje v uvedených oblastech společnost ŠKODA AUTO. Zkratka SAP znamená Systémy, Aplikace a Produkty v oblasti zpracování dat (Němec, 2013). V systému SAP nebylo možné sledovat průběh od založení po ukončení konkurzu. Informace o zaměstnancích, o kandidátech nebo pozicích se nacházely ve více transakcích (BYL_NEBYL – kontrola uchazeče, zda byl již někdy ve společnosti zaměstnán nebo zda je již veden v databázi, PB30 – údržba kmenových dat, PB10 – první zadávání kandidáta, PB40 – opatření k uchazeči, PB60 – údržba operací k uchazeči). Pracovník náboru musel přecházet z jedné obrazovky do druhé. Nebyla známa historie, kdo, co a kdy provedl případné změny. Komunikace s kandidáty byla vedena prostřednictví Outlooku, přímo u kandidátova profilu nebyla uvedena historie komunikace. Bylo těžko dohledatelné, kdo z pracovníků náboru s daným kandidátem komunikoval.
Zdroj: Program SAP , 2013 Obr. 8 SAP
34
5.4
E-Rec
Od února 2011 byl nastaven do společnosti ŠKODA AUTO nový systém e-Rec. Jedná se o nové uživatelské rozhraní, které je integrováno do zaměstnaneckého portálu. Toto prostředí nabízí nový způsob zadávání, editaci, prohlížení i mazání kmenových dat, nové zpracování jednotlivých požadavků na vyhledávání, konkurzů, žádostí o zaměstnání nebo náborových aktivit. Pokrývá téměř celý proces náboru, tzn. od plánování a rozpočtování přes získávání zaměstnanců a nábor, dále proaktivity zaměřené na udržení již přijatého zaměstnance, integruje SAP workflow, který automatizuje tok informací a plno další procesů jako např. rozesílání e-mailů nebo proces schvalování.
Zdroj: Program e-Rec, 2011 Obr. 9 Vyhledávání kandidátů
Zdroj: Program e-Rec, 2011 Obr. 10 Profil kandidáta
35
K základní verzi systému e-Rec se postupně přidávají další požadavky z oblasti náboráře, které pomocí systémové podpory se mohly zrealizovat.
5.4.1 Technická řešení realizovaná v době nasazení e-Rec Zmíním zde několik opatření a řešení realizovaných od zahájení provozu systému e-Rec, která výrazně přispěla k celkovému komfortu práce se systémem: Technická řešení realizovaná v době nasazení e-Rec mají své opodstatnění a) v úspoře času administrativní práce pracovníka náboru Na dvou libovolně vybraných činnostech ilustruji, jakou časovou úsporu poskytly náboráři při denní aktivitě na uchazeči.
přenost dat do K4, uzavření konkurzu/požadavku zadání uchazeče probíhá ve Správě dat ŠkodaAuto, IT 9001 (viz Obr. 24 – Správa dat ŠkodaAuto)
a čas strávený na jednom zpracování činil 10
minut. Po přijetí opatření, jak popisuji níže v odstavci „Dodatečné natažení dat z Požadavku na vyhledávání do SAP (K4)“ se čas zpracování na jednom zadání zkrátil na 6 minut, což je úspora 4 minuty, tj. 40%.
ruční zadání kandidáta probíhá v činnosti „Manuální založení externí kandidát“ a obnášelo 15 minut, kdy náborář musel vyplnit všechna pole pro identifikaci uchazeče ručně do e-Rec. Nyní je zpřístupněná aplikace Profil uchazeče, do které se externí uchazeč přihlásí sám na základě informace od pracovníků náboru. Časová úspora je zde markantní, a sice 100%.
b) pro zvýšení zájmu uchazečů o zaměstnání ve ŠKODA AUTO Srovnání jsem provedla za období 2011 (od února – spuštění e-Rec) a 2012. Je potěšující, že zájem uchazečů viditelně vzrostl. Zvýšený počet těchto přihlášení se dá z části vysvětlit zjednodušením prostředí aplikace pro přístup externího uchazeče do systému ve formě lepší nápovědy (viz odstavec Informační podpora uživatelů)
36
7000 6000 5000 4000 2011 3000
2012
2000 1000 0 počet pozic
přihlášení kandidáti
Zdroj: interní materiály ZMI Obr. 11 Porovnání přihlášených uchazečů do systému e-Rec v daném období c) ve zjednodušení práce se systémem jak pro náboráře, tak pro uchazeče. Zajištění kontroly a synchronizace dat interních kandidátů mezi SAP HR PA20 a e-Rec (SAP SN) pro pracovníky náboru. Účelem bylo, aby se kvalifikace interního kandidáta, uložené v SAP PA20 nahrály do jeho interního Profilu uchazeče v e-Rec a tím byly k dispozici pracovníkům náborového centra pro hodnocení vhodnosti uchazeče na danou pozici.
Zdroj: Program e-Rec, 2013 Obr. 12 Kvalifikace interního uchazeče
37
Interní praxe ve ŠA není přímo zahrnuta do KO výběrových kritérií, která se zohledňují při výběru vhodného kandidáta na volnou pozici, ale lze k ní v některých individuálních případech přihlédnout, pokud je na pozici požadováno splnění praxe v oboru. Nyní není nutné hledat tuto informaci v SAP PA 20, ale je dostupná také z interního Profilu uchazeče.
Zdroj: Program e-Rec, 2013 Obr. 13 Interní praxe uchazeče Třídění uchazečů dle abecedy – tato zdánlivá maličkost a samozřejmost pro práci s daty jako jsou jméno a příjmení v systému e-Rec nebyla naprogramovaná. V SAP systému se pracuje na bázi čísel. Ať už se jedná o osobní číslo zaměstnance, nebo číslo kvalifikace (KKOV), číslo profese atd. Systém e-Rec pracuje na bázi jména uchazeče. Technické řešení tohoto problému bylo pro náborového pracovníka skutečným ulehčením jeho práce při vyhledávání uchazeče.
Zdroj: Program e-Rec, 2013 Obr. 14 Řazení uchazečů v Profilu uchazeče – standard
38
Zdroj: Program e-Rec, 2013 Obr. 15 Řazení uchazečů podle abecedy – dovývoj Činnosti „na míru“ Ve
standardu
eRec
jsou
veškeré
činnosti
nadefinované
k Požadavku
na vyhledávání v nabídce najednou. Úsporou bylo nadefinování činností přesně dle požadavků náborářů tak, jak je potřebují pro práci s uchazečem. Náborář nyní nemusí vyhledávat v činnostech tu, kterou právě potřebuje, ale zpracovává je postupně za sebou.
Zdroj: Program e-Rec, 2013 Obr. 16 Přehled činností na Pořadavku na vyhledání - standard
39
Zdroj: Program e-Rec, 2013 Obr. 17 Přehled činností na Pořadavku na vyhledání - úprava Okruh zaměstnanců V původní základní verzi nebyl Okruh zaměstnanců v nabídce vyhledávacích kritérií vůbec zobrazen. Na základě požadavku pracovníků náboru byl ze SAP PA20 dohrán. Okruh zaměstnanců využívají pracovníci náboru ke zjištění, zda interní kandidát pracuje ve společnosti ŠA jako výrobní dělník (11), režijní dělník (15), technickohospodářský pracovník (20).
Zdroj: Program e-Rec, 2013 Obr. 18 Okruh zaměstnanců Nastavení komunikace s Interním nebo Externím uchazečem Ke každé činnosti v e-Recu jsou přiřazeny dopisy, které slouží ke komunikaci s uchazečem v různém stupni náborového procesu. Tyto dopisy musí pracovník náboru ručně vyhledat z nabídky (viz Obr. 16 – Přehled činností na Požadavku na vyhledávání – úprava) a rozlišit interní a externí verzi. Toto opatření zajistí
40
náboráři, že při zvolení činnosti s dopisem, se mu nabídne již dopis dle typu kandidáta automaticky – buď interní, nebo externí.
Zdroj: Program e-Rec, 2013 Obr. 19 Přehled přiřazených dopisů k jedné činnosti
Zdroj: Program e-Rec, 2013 Obr. 20 Výběr konkrétního dopisu dle statusu uchazeče externí či interní Přenos dat uchazečů, kteří jsou dočasně vyňatí ze systému SAP Jedná se o interní zaměstnance, kteří čerpají rodičovskou dovolenou, nebo jsou dočasně na výjezdu do zahraničí. Tito se nemohli na volné pracovní místo elektronicky hlásit, protože elektronizace přihlašování na volné pracovní místo zohlednila
pouze
zaměstnance
se
statusem
„aktivní“
v SAP.
Tolerancí
zaměstnanců se statusem „vyňatí“ a zpřístupněním nabídky volných pracovních 41
míst z domova se dosáhlo toho, že se nyní mohou o volná místa ucházet elektronicky výše uvedení zaměstnanci. (viz Příloha 5 – Přihlašování z domova) Automatizace zobrazování interních konkurzů na Portálu B2E s linky Cílem této úpravy bylo snížit pracnost a zvýšit flexibilitu vystavování interních konkurzů. Nyní se vystavuje již na denní bázi; konkurzy jsou vystaveny na dva týdny a různě se ukončují.
Zdroj: Program e-Rec, 2013 Obr. 21 Vystavení konkurzu z e-Rec
Zdroj: Zaměstnanecký portál Škoda Auto, 2013 Obr. 22 Zobrazení na Portál pro interní zaměstnance
42
Automatický mail. Jedná se o zaslání odpovědi uchazeči o úspěšném přihlášení do systému mailem. Informace, které se uvádí na dialogovém okně, uchazeč nevnímá tak osobně, jako potvrzení dopisem a mnohdy je ani nečte.
Zdroj: Program e-Rec, 2013 obr. 23 Dialogové okno v Profilu uchazeče Zpětná vazba přihlášení se uchazeče na volnou pozici nebo do systému se promítne i náboráři do náborového systému (e-Rec). Vizualizuje se tato činnost na uchazeči znakem pro poštu a zvýrazněním znaku „splněno“ ve statusu činnosti (viz Obr. 23 – Automatické potvrzení žádosti).
Zdroj: Program e-Rec, 2013 Obr. 24 Automatické potvrzení žádosti
43
Dodatečné natažení dat z Požadavku na vyhledávání do SAP (K4) K4 je prostředí v SAP určené k záznamu osobních dat nového zaměstnance v ŠA např. osobní číslo, číslo funkčního místa, na které uchazeč nastupuje. Při potvrzení od vedoucího organizační jednotky o výběru externího kandidáta musel pracovník náboru znovu přepisovat data (která již zapisoval do požadavku na vystavení konkurzu) do K4 (Přenos dat pro Škoda Auto). Bylo žádoucí, aby se data automaticky nahrávala. V případě, že pod jedním konkurzem bylo vystaveno více funkčních míst, aby byla možnost výběru (rolovátko) daného funkčního místa.
Zdroj: Program e-Rec, 2013 Obr. 25 Správa dat ŠA - K4 – Načtení nástupních dat Od náborového centra vzniklo hodně požadavků, které nebyly realizovány nebo nebyly využity. Hromadný výběr – pro ulehčení práce ve smyslu časové úspory jsme požadovali umožnit zadat hromadný výběr uchazečů, kterým např. z činnosti Sdělení odmítnutí zasíláme stejný dopis. Tento požadavek se pak v testu projevil jako nerealizovatelný. Důvodem je, že automat, který rozesílá dopisy uchazečům, nedovede doplnit pátý pád v oslovení a tak by uchazeči dostali všichni stejný, neosobní dopis s oslovením Vážený pane, vážená paní nebo bez oslovení Dobrý den. Při realizace tohoto problému se dosáhlo alespoň toho, že systém rozliší
44
pohlaví uchazeče z uchazečova Profilu kandidáta a následně pak zvolí oslovení (výsledkem je místo Vážný pane Nováku Vážený pane Novák). Realizované pro uchazeče Úpravy v elektronickém Profilu kandidáta Jedná se o elektronické přihlášení uchazeče do systému a vyplnění dat požadovaných pro nahlášení se na volnou pracovní pozici nebo pro registraci do náborového systému. Zde bylo provedeno několik „kosmetických“ požadavků tak, aby se pro uchazeče stala aplikace více intuitivní.
Zdroj: Program e-Rec, 2013 Obr. 26 Profil uchazeče – před úpravou
Zdroj: Program e-Rec, 2013 Obr. 27 Profil uchazeče – po úpravě 45
Opatření TimeOut Nešvarem Profilu kandidáta pro uchazeče stále zůstává obsáhlost aplikace, která je způsobená množstvím dat, které od uchazeče požadujeme pro účely marketingového průzkumu. Při vyplňování a procházení jednotlivými kroky aplikace obvykle „spadla“, aniž by se uchazeč dozvěděl, zda se mu data uložila. Opatření přineslo uchazeči pravidelné automatické ukládání jeho dat bez jeho zásahu během přítomnosti v aplikaci a ošetření informační hláškou o vypršení času při prodlení v aplikaci bez odezvy. Informační podpora uživatelů Založení nápovědy na bázi prezentace do aplikace Profilu kandidáta. Toto opatření přineslo sice informovanost uchazečů o aplikaci, ale jak doba užívání aplikace pokročila, ukazuje se tato statická nápověda jako zastaralá. Náhrada papírové verze Osobního dotazníku pro uchazeče k nástupu za verzi elektronickou Bylo vytvořeno elektronické prostředí pro vyplnění Osobního dotazníku a dále nastavena synchronizace dat mezi e-Rec a tímto formulářem. Takže pro vyplnění dat k nástupu se použijí data již z registrace uchazeče.
46
6
Vyhodnocení výzkumu
Celková elektronizace (PAPI test a jazykové testy) a přechod ze systému SAP HR na SAP E-rec měla ulehčit práci jak pracovníkům náboru, tak vedoucím i uchazečům. Jsou různé ohlasy na zavedení nového systému. Ve svém výzkumu bych chtěla zjistit především to, zda a jaké výhody přinesla implementace systému e-rec do procesu práce náborového centra a jak pracovníci náboru nový systém přijali. Zajímala mě kvalita systému nikoli pouze z technického hlediska, ale i z hlediska komfortu užívání pro pracovníky náborového centra. Ve svém dotazníku jsem dala prostor i k jejich připomínkám a podnětům. Oslovila jsem 14 respondentů, pracovníkům náborového centra, kterým jsem položila 12 otázek. Otázky jsem volila tak, abych se dozvěděla nejen, jak oslovení pracují se se systémem E-rec, ale také jak jsou spokojeni s technickým řešením ve smyslu komfortu práce, který právě zavedení systému mělo přinést. Máte zkušenosti s jiným programem než je e-Rec? Dala jsem možnost srovnání systému e-rec vs. jiný systém škálou: lepší, stejná nebo horší než systém e-Rec. Zkušenost
s jiným
systémem
používaným
v náborovém
centru
má
13
dotazovaných, mezi nejvíce uváděnými byl původní SAP HR, 1 dotazovaný nemá žádnou zkušenost s jiným systémem. V porovnání s e-Recem většina přiznala, že jim jiný systém vyhovuje více než E-rec (SAP HR – 5x, G BASE – 1x, MS CRM DYNAM, POST HEADS, TALET DESK, INVENIAS). Jeden dotazovaný uvedl, že e-Rec je lepší (než SAP HR) a 4 dotazovaní uvedli, že shledávají systém e-rec stejný v porovnání s jiným systémem (jedná se o systém HR a Helios). eRec je lepší eRec je srovnatelný eRec je horší
Obr. 28 Porovnání systému e-Rec s jiným HR systémem
47
Jste celkově spokojen/a s novým systémem e-Rec? Druhý dotaz směřuji ke zjištění, zda jsou pracovníci náboru celkově spokojeni s novým systémem a zda jej přijali. Respondenti měli na výběr ze škály ano, spíše ano, spíše ne, ne. Se zavedením nového systému e-rec byl celkově spokojen pouze 1 dotazovaný, 1 plně nespokojen, spíše ano uvedlo 5 a spíše ne 7.
ano spíše ano spíše ne ne
Obr. 29 Celková spokojenost se systémem e-Rec Z toho vyplývá, že systém nebyl pracovníky náboru přijat v takovém očekávání, jak se předpokládalo. Seřaďte, prosím, dle důležitosti – čemu přikládáte větší význam (od nejvíce významného faktoru: 1=nejdůležitější – nesmí se opakovat). Zajímalo mne, v čem spatřují pracovníci náboru největší přínos systému pro svou práci. Nabídla jsem jim výběr ze 4 možností: společná komunikační platforma pro účastníky, průkaznost, rychlost při získávání reakce na účastníka (např. zaslání zpětné vazby od vedoucího směrem k náboru), vyhledávání informací. Největší význam kladou respondenti na využití e-Recu jako společné komunikační platformy pro všechny účastníky (8x), dále hodnotili průkaznost (2x), vyhledávání informací (3x), naopak nejmenší důležitost je z pohledu systému kladena na rychlost při získávání reakce účastníka (1x).
48
komunikační platforma průkaznost informace rychlost reakce účastníka
Obr. 30 Nejvyšší přínos systému e-Rec Co Vám na systému e-Rec vadí nejvíce – vyberte, prosím, jednu z možností. V dalším dotazu jsem nabídla výběrová kritéria, co jim na systému nejvíce nevyhovuje:
pomalé,
mnoho
funkcí,
nespolehlivé,
prokazatelé,
literatura,
nepřehledné, školení. Nejvíce nevyhovuje na systému délka reakční odezvy (8x), tzn. je pomalý – což je spojeno s problémy použitých IT technologií. Dále nevyhovovala nepřehlednost (3x), mnohofunkčnost (2x) a nespolehlivost (1x).
pomalé nepřehlednost mnohofunkčnost nespolehlivost prokazatelné literatura školení
Obr. 31 Nevyhovující kritéria systému e-Rec Co Vám nejvíce vyhovuje na systému e-Rec? – vyberte, prosím, jednu z možností. Na výběr byly odpovědi: rychlé, mnoho funkcí, spolehlivé, prokazatelé, literatura, přehledné, školení.
49
rychlé mnoho funkcí spolehlivé prokazatelné literatura přehledné školení
Obr. 32 Vyhovující kritéria systému e-Rec Výhody implementace e-Rec do náborového procesu. V této otázce jsem nabídla pět charakteristik, které měli respondenti k dispozici pro svá vyjádření. Jednalo se o průkaznost, rychlost odezvy systému (kolečko), tolerance vůči změnám, společná komunikační platforma pro účastníky, přijaté změny v pracovním procesu. Společnou
komunikační
platformu
pro
účastníky
považuje
za
výhodu
implementace 10 respondentů, 4 zvolili průkaznost, 1 volil přijatou změnu v pracovním procesu.
12 10 8 6 4 2 0 průkaznost
rychlost odezvy
tolerance společná vůči platforma změnám
přijaté změny v procesu
Obr. 33 Výhody implementace e-Rec Nevýhody implementace e-Rec do náborového procesu. V této otázce jsem nabídla pět charakteristik totožných s předcházející otázkou.
50
Za nevýhody implementace byla nejvíce označena rychlost odezvy (točící se kolečko) – 10x a 4 respondenti shledali systém jako nepřizpůsobivý vůči změnám. Tím bylo potvrzeno, že někteří se těžce smiřují se změnou, musí přijmout nový systém a učit se s ním pracovat. 12 10 8 6 4 2 0 průkaznost
rychlost odezvy
tolerance vůči změnám
společná platforma
přijaté změny v procesu
Obr. 34 Nevýhody implementace e-Rec Co byste doporučili ke zlepšení nového systému e-Rec? Tuto otázku jsem zvolila jako otevřenou. Respondenti se měli vyjádřit, co by každý doporučil ke zlepšení nového systému. Zpracování této otázky věnuji svá doporučení v kapitole 6. Shrnutí a doporučení. Dokážete využít všech možností, které Vám e-Rec k Vaší pracovní činnosti nabízí? Respondenti měli k dispozici škálu „ano“, „ne“. Systém e-Rec nabízí spousty možností, které mohou usnadnit a urychlit práci s kandidáty, nebo které ukazují přehlednost činností, které byly provedeny. Tímto dotazem jsem chtěla zjistit, jakým portfoliem znalostí a dovedností náboroví pracovníci disponují. 9 respondentů odpovědělo ano, 5 ne.
51
ano ne
Obr. 35 Využití všech možností systému e-Rec Považujete rozsah školení za dostačující? Dotaz byl položen z důvodu zjištění, zda byli všichni pracovníci náboru seznámeni s novým systémem, se všemi funkcemi a možnostmi, které mohou využívat. Domnívám se, že tato otázka je důležitá. Pokud systém není řádně představen a jeho uživatelé nejsou seznámeni se vším, co s jejich prací souvisí, může vzniknout negace přijetí nového systému. Otázka byla zvolena formou škály, která obsahovala stupně „dostačující“, „ucházející“, „nedostačující“. 10 dotazovaných považuje rozsah školení za ucházející, 2 za nedostačující (byli proškoleni v rámci denních činností, nikoli na školení) a 2 za dostačující.
ucházející dostačující nedostačující
Obr. 36 Rozsah školení na systém e-Rec Považujete systémovou podporu za dostačující?
Systémovou podporou
je myšlena činnost jednoho pracovníka náboru, který koordinuje komunikaci s IT servisem a zajišťuje analýzu požadavků ostatních náborových pracovníků.
52
Tato
otázka
obsahovala
hodnotící
škálu
„dostačující“,
„ucházející“
a „nedostačující“. 8 respondentů vidělo systémovou podporu jako dostačující a 6 jako ucházející.
dostačující ucházející nedostačující
Obr. 37 Systémová podpora Považujete IT technický servis za dostačující? Další dotaz patří spíše do oblasti IT – jak jsou spokojeni se systémovou podporou a s IT technickým servisem. Otázka byla zvolena formou škály, která obsahovala stupně „dostačující“, „ucházející“, „nedostačující“. Systémová podpora i IT technický servis je považován 8x za dostačující, 6x za ucházející.
dostačující ucházející nedostačující
Obr. 38 IT technický servis
53
7
Shrnutí výzkumu
Elektronizace ve ŠA probíhá v dílčích krocích na jednotlivých úrovních v procesu práce s budoucím a posléze současným zaměstnancem. Nasazení systému e-Rec bylo dle zjištění prokazatelně přínosné. Denně do firmy dochází několik desítek žádostí uchazečů o zaměstnání. V dnešní ekonomické situaci celé společnosti se tomu nelze divit. Zpracování takového objemu dat probíhá ve stále stejném počtu zaměstnanců náborového centra. Není v lidských silách přijímat stále větší objem práce, aniž by náborový pracovník nemusel zůstávat v práci déle. Produktivitu práce pomohl zvýšit právě systém e-Rec. Automatizací některých kroků se výrazně šetří čas zpracování jednotlivých žádostí na úrovni komunikace s uchazečem. Samotná automatizace by ale mohla být kontraproduktivní vůči uchazeči, pokud by měl dojem, že se stal pouze jakousi jednotkou v práci náboráře. Nutné je dodržet přístup s lidskou tváří. A všude, kde je to jen možné, umožnit uchazeči pocit, že se o něj v dnešní přetechnizované době stará člověk, a ne počítač.
8
Doporučená opatření
Identifikované nedostatky a navazující navrhovaná opatření a řešení vycházejí z mých empirických poznatků a ze závěrů průzkumu, který jsem prováděla mezi kolegy, zabývajícími se na personalistice elektronickým zpracováním dat uchazečů. Zde jsou uvedené nedostatky či problémy, se kterými se při elektronickém zpracování dat v personalistice setkáváme. -
Oslovováním pátým pádem - při své práci jsem zjistila, že pro tento účel je důležité v systému technicky dořešit způsob oslovování, který je pro český jazyk zcela charakteristický a ve standardní verzi se s ním, bohužel nepočítalo a je nutné v dalších verzích na to pamatovat.
-
Úprava rychlosti a odezvy - podstatnou slabinou systému
eRec
je rychlost odezvy na vkládaná data. Řešením je komunikovat s IT
54
servisem a na základě možných technických parametrů odstranit nebo podstatně eliminovat tuto slabinu. -
Úprava objemu dat - je záležitostí procesní. Řešení spočívá v přesné definici od HR marketingu, která data jsou nutná k uložení v systému. Nadbytečná data zahlcují systém, jehož odezvy a rychlost se prodlužují a znepříjemňují práci náborovým pracovníkům.
-
Zlepšení komunikace SK1 a SN1 - je úkolem opět na straně IT technického servisu a vývojářů systému. Díky tomu, že systém SAP, potažmo e-Rec je technicky standardizovaný, aby mohl být nasazen v jakékoli zemi a jakémkoli legislativním prostředí, pak narážíme na specifika našeho prostředí jako např. legislativní specifika vzdělávání – KKOV kódy vzdělávacího procesu. Taková specifika je nutné do systému e-Rec nějak doprogramovat vlastním vývojem. Pak by toto pomohlo při transportu dat z SK1, ve kterém je prostředí pro naše podmínky vyspecifikováno, do SN1, ve kterém je uložena aplikace e-Rec, která je zatím dosud stále jen standardní.
-
Zjednodušení práce se systémem pro uchazeče - řešení koresponduje s bodem Úprava objemu dat. Aplikaci by se odlehčilo, pokud by ubylo množství dat, které požadujeme zadat od uchazeče. Řešení se zdá jednoduché a nabízí se samo. Na druhé straně proti tomu mluví fakt, že statistiky, které z eRecu zhotovujeme, vycházejí právě z těchto dat, které nám o sobě sdělí uchazeč prostřednictvím aplikace. Na každé pole v aplikaci je nastaven vyhledávací parametr. Kdyby to tak nebylo, bylo by pro uchazeče jednoduché vyplnit jméno, příjmení, e-mail a vložit CV, ale nedokázali bychom jej vyhledat podle praxe, vzdělání, zaměření, kraje aj.
-
Automatizace rutinních činností - je velkým přínosem k práci náboráře, pokud se automatizuje jakákoli činnost v systému, lze se pak spolehnout na její provedení, náboráři šetří čas. Toto je vítáno např. při zamítání neúspěšných kandidátů. Přínosné by bylo, pokud by při přijetí jednoho uchazeče o pozici se ostatní neúspěšní uchazeči zamítli a zaslalo se jim i Sdělení o odmítnutí. Proti tomu hovoří snaha o osobní přístup a lidskou tvář náboru k uchazeči a to se plně s automatizací náborových činností, neslučuje. Zde vidím zlepšení v dovývoji právě těch specifik, o kterých 55
se zmiňuji výše. Hovořím v tomto případě o českém jazyce, oslovení 5. pádem. Toto je třeba do systému implementovat jako podporu tohoto řešení. -
propojení systému E-rec s výsledky PAPI dotazníku a jazykových testů V současné době i nadále musí pracovníci náboru používat jiné internetové odkazy, aby zjistili výsledky používaných diagnostických metod. V systému E-rec je možno tyto informace ručně zadat, ale z důvodu
ušetření
času
a
neustálého
přeskakování
z odkazů
se domnívám, že by tato informace měla být automaticky ukládána přímo do profilu kandidáta. Samotné řešení po technické stránce není tím zásadním problémem. Úskalí spočívá v ochraně dat v systému SAP ve ŠA. V praxi by to znamenalo umožnit další vstup z webového světa přímo do systému, do zdroje všech interních dat. -
Hlášení
volného
pracovního
místa
(HVPM)
–
nerealizovaná
elektronizace tohoto dokumentu je závažným nedostatkem zdržujícím proces náboru, neboť dokument prochází i celým procesem obsazení volného pracovního místa. HVPM pro pracovníky náborového centra zdroj informací (zatím v papírové verzi) od vedoucího organizační jednotky, že má ve struktuře volné pracovní místo. HVPM obsahuje informace jak z Kompetenční matice, tak z Popisu práce funkčního místa.
HVPM
je
nutno
v současnosti
manuelně
zadávat
do elektronického systému náborového centra (e-Rec). Převedení do elektronické podoby je technicky proveditelné a v budoucnosti očekávané. Elektronicky podporovaný nábor zaměstnance (e-Rec) je proces, kdy na základě předem jasně definovaných požadavků na obsazení volného pracovního místa a požadovaných kvalifikací na uchazeče vybírá kandidát, který tyto požadavky maximálně splňuje (viz Obr. 39)
56
ePPFM
eHVPM
eKOMA
nový zaměstnanec – Obsazení FM
eRec
Zdroj: Zaměstnanecký portál Škoda Auto, 2013 Obr. 39 Elektronizace cyklu obsazení pracovního místa Kompetenční matice (eKOMA) je náhledem na požadované vzdělání, kompetence a kvalifikace na dané funkční místo. Je nezávislá na zaměstnanci, je podmínkou pro obsazení funkčního místa konkrétním zaměstnancem. Údaje z Ohodnocení FM kvalifikacemi jsou využity pro interní a externí nábor zaměstnanců. Popis práce funkčního místa (ePPFM) slouží k vytvoření a schválení popisu práce, která využívá stávající data v SAP. Informace z Popisu práce FM jsou využity pro interní a externí nábor zaměstnanců. Elektronizací HVPM by se celý náborový proces uzavřel a tím by se výrazně pomohl ušetřit náboráři čas vynaložený na administrativní zpracování tohoto dokumentu. Díky tomuto ušetřenému času by se pracovník náboru posunul ještě o kousek blíž na pomyslné přímce od počítače k uchazeči. Zohlednila jsem v této kapitole všechny nejdůležitější aspekty pro další vývoj e-Recu, které vyplynuly z mého šetření.
57
8
Závěr
Tuto diplomovou práci jsem věnovala teoretickým hlediskům a principům elektronizace ve společnostech. Zaměřila jsem se na Lidské zdroje a oblast náboru, celkovou elektronizaci ve společnostech, podrobněji na elektronizaci v HR odděleních. V praktické části jsem se zaměřila nejprve na celkovou elektronizaci ve ŠA, dále podrobněji na elektronizaci personálních procesů ve ŠA. Popsala jsem, jak se elektronizuje pracovní život zaměstnance ve ŠA v jednotlivých úsecích firmy. Uvedla jsem, jak na úplném vzniká pracovní místo. Je to především z důvodu, aby bylo vidět, jak hodně se liší teorie od praxe. V krátkosti jsem nastínila princip elektronického náborového systému e-Rec, který zde záměrně nerozvádím, protože jsem mu věnovala svou bakalářskou práci. V mé diplomové práci se zabývám implementací e-Recu do náborového procesu a snažím se na uvedených technických řešeních v uplynulém pracovním životě systému
naznačit,
že
samotným
nasazením
e-Recu
nebylo
dosaženo
sto procentního pokrytí všech požadavků uživatelů, protože získaná verze byla standardní, ale že je nutné dosáhnout maximálního konsensu při jednáních uživatelů, vývojářů a programátorů, aby byla vyvinuta plnohodnotná užitečná verze pro práci všech uživatelů. Na několika technických řešeních, která uvádím, se snažím zachytit dosavadní vývoj, který měl přinést zlepšení práce se systémem. Na základě svého průzkumu jsem se snažila zhodnotit, zda k potřebnému výše popsanému konsensu dochází. Zajímalo mne, zda implementace e-Recu byla šťastným řešením situace na půdě ŠA. Jak ji přijali náboroví pracovníci, kteří systém denně používají. Otázky svého dotazníku, který jsem si určila jako nástroj ke získání relevantních odpovědí od respondentů jsem volila jednoduché, uzavřené i otevřené, někde jsem použila pro lepší specifikaci hodnotící škálu. Po vyhodnocení dotazníkové akce jsem došla k názoru, že systém e-Rec nebyl jednoznačně přijat pozitivně. Uvedla jsem několik problémů se systémem tak, jak je vidí mnou oslovení respondenti a které jsem považovala za významné. Ke každému problému jsem připojila krátký komentář.
58
Z celkového hlediska bych mohla uvést tři hlavní důvody nepřijetí systému náboráři tak, jak se očekávalo: - nebyli správně motivováni pracovníci, kteří měli se systémem, pracovat a systém jim nebyl patřičně představen. Tento důvod přichází do úvahy proto, že jim byl systém předán ve standardní verzi, která se vyvíjí přímo za každodenního užívání. To s sebou přináší prodlevy v nasazení z důvodu programování a nutného testování. Pracovníci náboru tak dostávají přínosná řešení ve skluzu, což se negativně odráží na jejich přístupu k systému. - nevůle se učit novému. Tato lidská vlastnost je výsadou spíše starších pracovníků, a dá se říci, že složitost systému a neustálé vyvíjení a inovování verzí je na obtíž práce se systémem a jeho jednoduchosti. Každá inovace s sebou přináší nutnost zaškolení, což stojí nejen čas náborářů, ale také přináší s sebou možnost zanášení chyb při práci, než se pracovník s novinkou důvěrně seznámí. - nejasnost procesu práce. Velkým handicapem při práci na jakémkoli systému je nejasně stanovený proces práce a stále se měnící a inovující proces. Práce s lidskými zdroji podléhá plánování výhledů personálu, jako každá oblast řízení podniku podléhá plánování v konkrétní ekonomické situaci celé společnosti. Elektronický systém, který by měl fungovat principielně a inovovat pouze některé prvky svého výkonu, nemůže reagovat v krátkém nebo velmi krátkém časovém období na aktuální ekonomické faktory. Zde se mi jeví systém poněkud „nepružný“, i když důvod je opodstatněný. Cílem mojí diplomové práce bylo zjistit, jak byla elektronizace náborového procesu ve společnosti ŠKODA AUTO úspěšná. Tento záměr byl na základě mého průzkumu splněn. Dále poukázat na rozdíly, klady a zápory zavedení nového systému, včetně doporučení. I v tomto bodě byl můj záměr zcela naplněn.
59
Seznam literatury API [online]. [cit. 2013-01-08]. Dostupné na WWW:
Armstrong, M., Řízení lidských zdrojů, 10. vyd. Praha 7: Grada Publishing, a.s., 2008. ISBN 978-80-247-1407-3 Branston management, s.r.o. [online]. [cit. 2013-01-25]. Dostupné na WWW:
Byznys fórum [online]. [cit. 2013-01-26]. Dostupné na WWW: Elektronizace procesu [online]. [cit. 2013-02-17]. Dostupné na WWW: Chování.eu [online]. [cit. 2013-02-17]. Dostupné na WWW: Infinity [online]. [cit. 2013-05-01] Dostupné na WWW: IT SYSTEMS 3/2011 [online]. [cit. 2013-03-25] Dostupné na WWW: IT SYSTEMS 12/2012 [online]. [cit. 2013-02-13] Dostupné na WWW: Jak vybrat zaměstnance [online]. [cit. 2013-01-13]. Dostupné na WWW: Jak vybrat zaměstnance [online]. [cit. 2013-01-25]. Dostupné na WWW: Lorenz, M. a Rohrschneider, U., Jak uspět u přijímacího pohovoru, Praha 7: Grada Publishing a.s., 2005. ISBN 80-247-1406-X. Motiv8.cz [online]. [cit. 2013-01-25]. Dostupné na WWW: 60
Pilařová, I., Jak efektivně hodnotit zaměstnance a zvyšovat jejich výkonnost, 1. vyd. Praha: Grada Publishing, a.s., 2008. ISBN 978-80-247-2042-5 Rady a tipy [online]. [cit. 2013-01-27]. Dostupné na WWW: Rosol Ivo IT SYSTEMS 12/2012 [online]. [cit. 2013-03-25] Dostupné na WWW : Strelecký Mikuláš Cloud, Podniková infrastruktura [online]. [cit. 2013-02-02] Dostupné na WWW: Ševčík Petr Burzy [online]. [cit. 2013-02-02]. Dostupné na WWW: ŠKODA AUTO. Zaměstnanecký portál: E-docházka [online]. [cit. 2013-01-13]. Dostupné na WWW: ŠKODA AUTO. Zaměstnanecký portál: E-škodové protokoly [online]. [cit. 2013-0113]. Dostupné na WWW: ŠKODA AUTO. Zaměstnanecký portál: E-vjezdy [online]. [cit. 2013-01-13]. Dostupné na WWW: ŠKODA AUTO. Zaměstnanecký portál: E-vstupy [online]. [cit. 2013-01-13]. Dostupné na WWW: ŠKODA AUTO. Zaměstnanecký portál: MFA karty [online]. [cit. 2013-01-13]. Dostupné na WWW: ŠKODA AUTO. Zaměstnanecký portál: Nástup nového zaměstnance [online]. [cit. 2013-01-13]. Dostupné na WWW:
ŠKODA AUTO. Zaměstnanecký portál: SAP [online]. [cit. 2013-02-18]. Dostupné na WWW:
61
ŠKODA AUTO. Zaměstnanecký portál: Zdravotní benefity [online]. [cit. 2013-0113]. Dostupné na WWW: ŠKODA AUTO. Zaměstnanecký portál: Zebra [online]. [cit. 2013-01-13]. Dostupné na WWW: Ulrich, D., Mistrovské řízení lidských zdrojů, 1. vyd. Praha: Grada Publishing, a.s., 2009. ISBN 978-80-247-3058-5 Urban Václav IT SYSTEMS 7-8/2012 [online]. [cit. 2013-03-07] Dostupné na WWW : Wöhe, G., Kislingerová, E., Úvod do podnikového hospodářství, 2. vyd. Praha: Nakladatelství C H Beck, 2007. ISBN 9788071798972
62
Seznam obrázků a tabulek Seznam obrázků Obr. 1
Elektronizace HR
21
Obr. 2
Docházkový terminál
22
Obr. 3
Elektronické vstupy
22
Obr. 4
MFA karty
23
Obr. 5
Zebra
24
Obr. 6
Protokol o škodě na služebním vozidle
25
Obr. 7
Přehled webových stránek
26
Obr. 8
SAP
34
Obr. 9
Vyhledávání kandidátů
35
Obr. 10
Profil kandidáta
35
Obr. 11
Porovnání přihlášených uchazečů do systému e-Rec v daném
období
37
Obr. 12
Kvalifikace interního uchazeče
37
Obr. 13
Interní praxe uchazeče
38
Obr. 14
Řazení uchazečů v Profilu uchazeče – standard
38
Obr. 15
Řazení uchazeče podle abecedy – dovývoj
39
Obr. 16
Přehled činností na Požadavku na vyhledávání – standard
39
Obr. 17
Přehled činností na Požadavku na vyhledávání – úprava
40
Obr. 18
Okruh zaměstnanců
40
Obr. 19
Přehled přiřazených dopisů k jedné činnosti
41
Obr. 20
Výběr konkrétního dopisu dle statusu uchazeče externí či interní
41
Obr. 21
Vystavení konkurzu z e-Rec
42
Obr. 22
Zobrazení na Portál pro interní zaměstnance
42
Obr. 23
Dialogové okno v Profilu uchazeče
43
63
Obr. 24
Automatické potvrzení žádosti
43
Obr. 25
Správa dat ŠA – K4 – načtení vstupních dat
44
Obr. 26
Profil uchazeče – před úpravou
45
Obr. 27
Profil uchazeče – po úpravě
45
Obr. 28
Porovnání systému e-Rec s jiným HR systémem
47
Obr. 29
Celková spokojenost se systémem e-Rec
48
Obr. 30
Nejvyšší přínos systému e-Rec
49
Obr. 31
Nevyhovující kritéria systému e-Rec
49
Obr. 32
Vyhovující kritéria systému e-Rec
50
Obr. 33
Výhody implementace e-Rec
50
Obr. 34
Nevýhody implementace e-Rec
51
Obr. 35
Využití všech možností systému e-Rec
52
Obr. 36
Rozsah školení na systém e-Rec
52
Obr. 37.
Systémová podpora
53
Obr. 38
IT technický servis
53
Obr. 39
Elektronizace cyklu obsazení pracovního místa
57
64
Seznam příloh Příloha č. 1 Inzerát
66
Příloha č. 2 Hlášení volného pracovního místa
67
Příloha č. 3 Program nástupního školení
70
Příloha č. 4 Osobní dotazník
71
Příloha č. 5 Přihlašování z domova
72
Příloha č. 6 Schéma FM
73
Příloha č. 7 PAPI I
74
Příloha č. 8 PAPI N
75
Příloha č. 9 Dotazník – systém e-Rec
76
65
Příloha č. 1
66
Příloha č. 2
67
68
69
Příloha č. 3
70
Příloha 4
71
Příloha 5
72
Příloha č. 6
73
Příloha 7 –
74
Příloha 8
75
Příloha 9
76
77
ANOTAČNÍ ZÁZNAM AUTOR
Bc. Martina Rychetská
STUDIJNÍ OBOR
6208T139 Globální podnikání a marketing Elektronizace náborového procesu ve ŠKODA AUTO a.s.
NÁZEV PRÁCE VEDOUCÍ PRÁCE
Ing. Martin Juhas
KATEDRA
KMM - Katedra managementu a marketingu
POČET STRAN
77
POČET OBRÁZKŮ
39
POČET TABULEK
0
POČET PŘÍLOH
9
STRUČNÝ POPIS
Práce je zaměřena na pracovní proces v náborovém centru Škoda Auto a.s. a jeho elektronizaci. V teoretické části jsou definovány lidské zdroje, obor zahrnující i činnost výběr zaměstnanců, která je v kompetenci oddělení náboru z obecného hlediska. Dále je popsán trend všeobecné elektronizace.
(ZAMĚŘENÍ TÉMA, CÍL, ZPŮSOB ŘEŠENÍ, ZÁVĚRY v rozmezí 10 až 15 řádků do anotačního listu se tato nápověda nevpisuje!!)
KLÍČOVÁ SLOVA
ROK ODEVZDÁNÍ
2013
V praktické části je představena činnost náborového centra od vypsání volného pracovního místa až po nástup zaměstnance. Zmíněna je elektronizace procesů a formulářů ve společnosti Škoda Auto, zavedení systému e-Rec v náborovém centru a jeho postupné vylaďování. Výzkum je zaměřen na přijetí tohoto systému pracovníky náboru a jsou navrženy další směry jeho vývoje a využití.
Elektronizace, e-Rec, náborový proces, SAP,
PRÁCE OBSAHUJE UTAJENÉ ČÁSTI: Ano
ANNOTATION AUTHOR
Bc. Martina Rychetská
FIELD
6208T139 Marketing Management in the Global Environment Elektronizace náborového procesu ve ŠKODA AUTO a.s.
THESIS TITLE
SUPERVISOR
Ing. Martin Juhas
DEPARTMENT
KMM - Department of Management and Marketing
NUMBER OF PAGES
77
NUMBER OF PICTURES
39
NUMBER OF TABLES
0
NUMBER OF APPENDICES
9
SUMMARY
YEAR
2013
The diploma thesis is focused on the work process in the recruitment department of Škoda Auto a.s. and its computerization. The theoretical part of the thesis is dedicated to defining human resources, discipline including also the process of selecting the employees, which generally belongs to the recruitment department competence. Further the overall trend of computerization is described. In the practical part the activities of the recruitment department are introduced, starting with announcing a new vacancy and ending with new employee’s job start. The computerization of processes and forms in Škoda Auto a.s. are described as well as implementing of e-Rec system in the recruitment department and its gradual upgrades. The research is focused on accepting this system by the recruitment workers and new trends in its development and use are suggested.
KEY WORDS
Computerization, e-Rec, the recruitment process, SAP,
THESIS INCLUDES UNDISCLOSED PARTS: Yes
