Klachtenregeling Wetenschappelijke Integriteit NWO - subsidieverlening Preambule NWO beschouwt het als haar taak om te waken over de kwaliteit van het door NWO gefinancierde wetenschappelijk onderzoek. Integer onderzoek is daarbij van essentieel belang. Het schenden van de wetenschappelijke integriteit beperkt zich niet uitsluitend tot de onderzoeker die over de schreef gaat, maar treft ook andere onderzoekers en kan zodoende een grote impact hebben binnen het betreffende onderzoeksveld. Om wetenschapsfraude te signaleren heeft NWO een meldpunt wetenschappelijke integriteit ingesteld. Bij het meldpunt kunnen klachten gemeld worden van (mogelijke) schendingen van wetenschappelijke integriteit betreffende een persoon die projectleider is (geweest) of werkzaam is (geweest) op een (deels) door NWO gefinancierd onderzoeksproject, dan wel een persoon die een financieringsaanvraag heeft ingediend bij NWO, waarover nog geen besluit is genomen. Onderstaande regeling is uitsluitend van toepassing op klachten betreffende een persoon die niet in dienst is bij NWO. Voor klachten aangaande personen die in dienst zijn bij één van de NWO-instituten is een andere klachtenregeling van toepassing. Het Algemeen Bestuur van NWO heeft voor het meldpunt een vertrouwenspersoon benoemd. De vertrouwenspersoon ontvangt de klacht en gaat na of de klacht ontvankelijk is. De vertrouwenspersoon zal in allereerste instantie trachten de klacht onderling op te lossen, zonder tussenkomst van een commissie. Indien dit niet mogelijk of niet wenselijk is, dan zal de vertrouwenspersoon aan het Algemeen Bestuur van NWO voorstellen de klacht voor te leggen aan de integriteitscommissie van de betreffende instelling (waarbij de klager anoniem blijft) dan wel aan een door NWO ad hoc ingestelde commissie wetenschappelijke integriteit. De betreffende commissie wordt gevraagd de klacht te onderzoeken en de bevindingen te rapporten aan het Algemeen Bestuur van NWO. Aan de hand van de bevindingen zal het Algemeen Bestuur een uitspraak doen over de klacht. Indien het Algemeen Bestuur de klacht gegrond acht kan het Algemeen Bestuur eventuele sancties opleggen aan de beklaagde.
1
Artikel 1 Definities Schending van de wetenschappelijke integriteit: Het overtreden van nationaal en internationaal aanvaarde normen van wetenschappelijk handelen zoals neergelegd in de Nederlandse Gedragscode Wetenschapsbeoefening (herzien in 2012) opgesteld door de VSNU. Klacht: Een schriftelijke melding (waaronder tevens wordt verstaan e-mail) over (een vermoeden van) schending van de wetenschappelijke integriteit begaan door een persoon die projectleider is (geweest) of werkzaam is (geweest) op een (deels) door NWO gefinancierd onderzoeksproject dan wel een persoon die een financieringsaanvraag heeft lopen bij NWO, waarover nog geen besluit is genomen. Klager: Degene die zich met een klacht wendt tot NWO, al dan niet via het Algemeen Bestuur of de vertrouwenspersoon. Beklaagde: Een persoon die projectleider is (geweest) of werkzaam is (geweest) op een (deels) door NWO gefinancierd onderzoeksproject dan wel een persoon die een financieringsaanvraag heeft ingediend bij NWO, waarover nog geen besluit is genomen en over wiens gedraging een klacht is ingediend. Algemeen Bestuur: Het Algemeen Bestuur van NWO. Vertrouwenspersoon: Degene die als vertrouwenspersoon wetenschappelijke integriteit is benoemd door het Algemeen Bestuur. Commissie wetenschappelijke integriteit instelling beklaagde: De commissie wetenschappelijke integriteit van de instelling waar de beklaagde werkzaam is/was die de klacht in behandeling neemt en het Algemeen Bestuur informeert over de bevindingen aangaande de klacht. Ad hoc commissie wetenschappelijke integriteit Een door NWO ad hoc ingestelde commissie die de klacht in behandeling neemt en het Algemeen Bestuur informeert én adviseert over de bevindingen aangaande de klacht.
2
Artikel 2 Algemeen Een ieder kan een klacht indienen bij NWO, al dan niet via het Algemeen Bestuur of de
-
vertrouwenspersoon. De klager is verplicht aan de vertrouwenspersoon of de commissie, binnen de gestelde redelijke
-
termijn, alle medewerking te verlenen die zij redelijkerwijs kunnen vragen bij de uitoefening van hun bevoegdheden.
Artikel 3 Vereisten klacht 1.
De klacht moet voldoen aan de volgende criteria: a.
duidelijke op schrift gestelde omschrijving (in het Nederlands dan wel in het Engels) van de (vermeende) schending van de wetenschappelijke integriteit (uitgaande van de principes genoemd in de Nederlandse Gedragscode Wetenschapsbeoefening 2012), waarbij wordt aangegeven welke relatie er bestaat tussen de beklaagde en NWO-financiering;
b.
de daarop betrekking hebbende schriftelijke stukken of andere bewijsmiddelen;
c.
vermelding van naam, functie en adresgegevens van klager;
d.
dagtekening;
e.
ondertekening door klager; anonieme klachten worden niet in behandeling genomen.
2.
Indien de klacht eerder is onderzocht door NWO wordt de klacht niet behandeling genomen.
Artikel 4 Vertrouwenspersoon a. Benoeming 1.
Het Algemeen Bestuur benoemt een vertrouwenspersoon voor een periode van vijf jaar. Een eenmalige herbenoeming voor een aansluitende periode van vijf jaar is mogelijk.
2.
Voor benoeming zijn de volgende kwalificaties benodigd: a.
is (emeritus) hoogleraar met lange ervaring in onderzoek;
b.
is bekend met de NWO organisatie;
c.
geniet een onbesproken wetenschappelijke reputatie;
d.
is geen werknemer van NWO, is niet werkzaam bij NWO en vervult geen bestuurlijke functie bij NWO.
3.
4.
Het Algemeen Bestuur kan de benoeming tussentijds beëindigen: -
op eigen verzoek van de vertrouwenspersoon;
-
wegens niet langer voldoen aan de vereisten voor benoembaarheid;
-
wegens disfunctioneren als vertrouwenspersoon.
De functie van vertrouwenspersoon is onverenigbaar met de functie van voorzitter of lid van de commissie wetenschappelijke integriteit zoals geregeld in artikel 6 en 7 van deze regeling (en vice versa).
3
b. Taak De vertrouwenspersoon: -
fungeert als laagdrempelig aanspreekpunt voor vragen en klachten over wetenschappelijke integriteit;
-
gaat vertrouwelijk om met hetgeen hem in die hoedanigheid bekend is geworden;
-
brengt op basis van het onderzoek en advies van de commissie die de klacht heeft onderzocht advies
-
legt over zijn/haar werkzaamheden achteraf verantwoording af aan het Algemeen Bestuur in een
uit aan het Algemeen Bestuur over de klacht en eventuele sancties; jaarlijkse rapportage. De vertrouwenspersoon wordt bij zijn werkzaamheden bijgestaan door een medewerker van NWO met een juridische achtergrond.
Artikel 5 Procedure melding klacht -
De vertrouwenspersoon beoordeelt binnen drie weken de ontvankelijkheid van de klacht. Indien hij tot niet-ontvankelijkheid concludeert, brengt hij daarover terstond advies uit aan het Algemeen Bestuur.
-
De vertrouwenpersoon probeert indien hij daartoe mogelijkheden ziet te bemiddelen of de klacht anderszins in der minne op te lossen.
-
Indien de klacht niet onderling kan worden opgelost of indien dit niet wenselijk is zal de vertrouwenspersoon het Algemeen Bestuur voorstellen de klacht te laten onderzoeken door de commissie wetenschappelijke integriteit van de instelling van de beklaagde of een ad hoc commissie wetenschappelijke integriteit.
-
Indien de klacht een medewerker betreft die niet in dienst is van een Nederlandse werkgever zal de klacht worden onderzocht door een ad hoc commissie wetenschappelijke integriteit.
-
Indien de klacht dusdanig van aard is dat de vertrouwenspersoon van mening is dat deze verder strekt dan de instelling van de beklaagde, kan de vertrouwenspersoon het Algemeen Bestuur vragen een ad hoc commissie wetenschappelijke integriteit in te stellen, die de klacht in behandeling gaat nemen.
Artikel 6 Commissie wetenschappelijke integriteit instelling beklaagde a.
Het Algemeen Bestuur vraagt de commissie wetenschappelijk integriteit van de instelling van de beklaagde de klacht in behandeling te nemen, waarbij de anonimiteit van de klager door NWO wordt gewaarborgd.
b.
De klacht wordt behandeld volgens de werkwijze zoals vermeld in de klachtenregeling van de betreffende instelling.
c.
Binnen 6 maanden na ontvangst van de klacht informeert deze commissie het Algemeen Bestuur schriftelijk over de bevindingen en de wijze waarop de klacht onderzocht is en adviseert het
4
Algemeen Bestuur over de afhandeling van de klacht. De commissie kan vragen deze termijn eenmalig te verlengen. d.
Het advies van de commissie wordt voorgelegd aan de vertrouwenspersoon alvorens behandeling plaatsvindt door het Algemeen Bestuur. De vertrouwenspersoon toetst de zorgvuldigheid van de gevolgde procedure en doet binnen vier weken na ontvangst van het advies een voorstel voor het Algemeen Bestuur over mogelijke sancties.
Artikel 7 Ad hoc commissie wetenschappelijke integriteit a. Benoeming en samenstelling Voor de leden van de commissie zijn de volgende kwalificaties benodigd: -
is (emeritus) hoogleraar met lange ervaring in onderzoek en/of expert op het betreffende onderzoeksterrein;
-
is bekend met de NWO organisatie;
-
geniet een onbesproken wetenschappelijke reputatie;
-
is geen werknemer van NWO, is niet werkzaam bij NWO en vervult geen bestuurlijke functie bij NWO;
-
is niet bij de klacht betrokken.
b. Taak -
De commissie wetenschappelijke integriteit onderzoekt de klacht en informeert en adviseert het Algemeen Bestuur over de bevindingen en de afhandeling van de klacht.
-
Ieder commissielid is geheimhouding verschuldigd over hetgeen hem/haar in die hoedanigheid bekend is geworden.
c. Werkwijze 1.
De commissie kan klager de gelegenheid bieden de klacht aan te vullen binnen een door haar gestelde termijn.
2.
De commissie wint informatie in bij betrokkenen en deskundigen die nodig is voor een goede behandeling van de klacht.
3.
De commissie kan inzage vragen in alle documentatie en correspondentie die zij voor de beoordeling van de klacht van belang acht.
4.
Inhoudelijke behandeling: -
De commissie hoort alle betrokkenen bij de klacht. Van het horen wordt een verslag opgemaakt.
-
Tijdens het horen kunnen de klager en de beklaagde zich laten bijstaan.
-
Het horen van betrokkenen geschiedt in elkaars aanwezigheid, tenzij er zwaarwegende redenen zijn om hen gescheiden te horen. In dat geval wordt ieder van hen op de hoogte gesteld van het verhandelde tijdens het horen buiten zijn aanwezigheid.
-
De commissie kan getuigen en deskundigen horen.
-
Het horen geschiedt niet in het openbaar.
5
5.
Binnen 6 maanden na ontvangst van de klacht rapporteert de commissie schriftelijk aan het Algemeen Bestuur over de bevindingen en de wijze waarop de klacht onderzocht is en adviseert het Algemeen Bestuur over de afhandeling van de klacht. De commissie kan deze termijn eenmalig verlengen.
6.
Het advies van de commissie wordt voorgelegd aan de vertrouwenspersoon alvorens behandeling plaatsvindt door het Algemeen Bestuur. De vertrouwenspersoon toetst de zorgvuldigheid van de gevolgde procedure en doet binnen vier weken na ontvangst van het advies een voorstel voor het Algemeen Bestuur over mogelijke sancties.
Artikel 8 Besluitvorming 1.
Het Algemeen Bestuur stelt in de eerstvolgende vergadering na ontvangst van de toetsing door de vertrouwenspersoon zijn aanvankelijk oordeel vast. Hierbij bepaalt het Algemeen Bestuur in geval van een gegrond verklaarde klacht welke sancties het Algemeen Bestuur voornemens is op te leggen.
2.
Het stelt de klager en de beklaagde(n) hiervan terstond schriftelijk in kennis. Het advies van de commissie wordt meegezonden met het aanvankelijk oordeel. Indien het Algemeen Bestuur in zijn aanvankelijk oordeel afwijkt van het advies van de commissie, wordt in het aanvankelijk oordeel de reden van afwijking vermeld.
3.
Klager en beklaagde(n) kunnen binnen zes weken na dagtekening van de in lid 2 bedoelde kennisgeving aan het Landelijk Orgaan voor Wetenschappelijke Integriteit (LOWI) verzoeken advies uit te brengen over het aanvankelijk oordeel van het Algemeen Bestuur, onder afschrift van een bericht aan het Algemeen Bestuur.
4.
Na ontvangst van een desbetreffend verzoek brengt het LOWI zijn advies uit. Op de procedure bij het LOWI is het LOWI reglement van toepassing.
5.
Indien niet binnen de in lid 3 genoemde termijn het advies van het LOWI is gevraagd, stelt het Algemeen Bestuur zijn oordeel en de sancties vast over de klacht.
6.
Indien het advies van het LOWI is gevraagd, stelt het Algemeen Bestuur zijn oordeel over de klacht en de eventuele sancties vast na ontvangst van dat advies. Het Algemeen Bestuur stelt de klager en de beklaagde(n) terstond schriftelijk in kennis van het vastgestelde oordeel. Indien het Algemeen Bestuur in zijn oordeel afwijkt van het advies van het LOWI, wordt in het oordeel de reden van afwijking vermeld.
Artikel 9 Bescherming van betrokkenen Het indienen van een klacht ingevolge deze regeling kan voor de klager tot generlei nadeel, direct of indirect, leiden, tenzij de klager niet te goeder trouw heeft gehandeld. Er is onder andere geen sprake van handelen te goeder trouw indien een klacht is ingediend om de goede naam of eer van een persoon bewust te schenden. Hetzelfde geldt voor getuigen, deskundigen, de vertrouwenspersonen of de commissieleden.
6
Artikel 10 Uitsluiting andere klachtenregelingen Het binnen NWO geldende “Klachtenreglement NWO 2013” dat door het Algemeen Bestuur is vastgesteld op 5 juni 2013 is niet van toepassing op klachten die conform deze regeling worden behandeld.
Artikel 11 Onvoorziene gevallen In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het Algemeen Bestuur.
Artikel 12 Inwerkingtreding Deze regeling treedt in werking op 25 november 2013
Artikel 13 Slotbepalingen Deze regeling kan worden aangehaald als “Klachtenregeling Wetenschappelijke Integriteit NWO” en wordt gepubliceerd op de website van NWO.
Vastgesteld door het Algemeen Bestuur van NWO,
Datum 30 oktober 2013
Namens het Algemeen Bestuur,
Prof. dr. J.J. Engelen
7
