EKOP-1.2.16-2012-2012-0001
KIRA OKTATÁSI TANANYAG 2014. október hó
SZERVEZETI ADATOK
Magyar Államkincstár 1054 Budapest, Hold u. 4. www.allamkincstar.gov.hu
Szervezeti adatok kezelése: Tartalom jegyzék: Bevezetés I. II.
Illetményszámfejtő helyek adatainak karbantartása Gazdálkodóhoz kapcsolódó adatok 1. Gazdálkodó azonosító adatai Cím adatok kezelése Utalási paraméterek kezelése Jogelőd jogutód adatok kezelése Gazdálkodó jogviszony típusainak kezelése Gazdálkodói jogkör adatainak kezelése Gazdálkodó telephely adatainak kezelése
2. 3. 4. 5. 6.
III.
IV. V. VI.
Gazdálkodó specifikus alapok kezelése Gazdálkodó specifikus százalékok kezelése Gazdálkodó specifikus cafatéria adatok kezelése Gazdálkodó specifikus nyilvántartási számlaadatok kezelése Gazdálkodó specifikus kollektív szerződéssel szabályok kívül helyezett adatok kezelése 7. Gazdálkodó specifikus ünnepnap kezelése 8. Gazdálkodó specifikus költséghely adatok • Szakfeladat karbantartása • Szervezeti egység karbantartása • Másodlagos számlák karbantartása • Témaszám karbantartása • COFOG karbantartása 9. Egyéb juttatás jogcímek gazdálkodói elnevezése 10. Gazdálkodóhoz kapcsolódó adatok importálása • Adatfogadás közhiteles nyilvántartó rendszerből • Költséghely adatok fogadása intézményi feladásból Érdekképviseleti szervekhez kapcsolódó adatok kezelése 1. Kamarák 2. Szakszervezetek Önkéntes pénztári adatok Kedvezményezett adatok (szervezetek és magánszemélyek) Letiltást kibocsátó szervezetek.
2
Bevezetés A gazdálkodó adatainak kezelése a számfejtés egyik alap pillére. A szervezeti adatok az illetményszámfejtő helyek és a gazdálkodók állandó- és változó adatainak nyilvántartására szolgáló program. Részletesen tartalmazza azokat a paraméter beállításokat, melyek vezérlik a számfejtést, a hozzá kapcsolódó pénzforgalmi teljesítést, könyvelés – finanszírozást, különböző adatszolgáltatásokat, statisztikai jelentéseket. A szervezeti adatok karbantartása elsősorban az igazgatóságok Pénzügyi Irodáin történik, továbbá az intézményeknél. Több menüpont kezelése azonban az intézményi törzsadat karbantartó feladata. Ezek: − A KIRA 3 szintű jogosultsággal működik: -
országos, illetmény-számfejtő helyi intézményi
A KIRA képernyő felületét is a hármas tagolás jellemzi: •
• •
BLOKK 1: a már rögzített és mentett adatokat mutatja. Minden képernyőn szűrési lehetőséget biztosít: csak az élő, csak a megszűnt és az összes mentett adat megjelenítésére. BLOKK 2: az adatok hatályosságát mutatja – érvényesség kezdete, érvényesség vége (történetiség biztosítása) BLOKK 3: az új adatok rögzítésének helye (karbantartás helye)
A program működtetését, a menüben történő mozgást az alábbi funkció gombok segítik: -
Feltétel Keres Új Módosítás Törlés (nem fizikai, logikai törlést jelent) Mentés Mégsem Nyomtatás Vissza Választás.
A kötelezően kitöltendő mezőket piros színnel, a nem kötelezően kitöltendő adatokat kék színnel jelöltük.
3
I.
Illetményszámfejtő helyek adatainak karbantartása
Karbantartásához Országos jogosultság – törzsadattáras szerepkör szükséges Az illetményszámfejtő hely főbb azonosító adatinak felvitelét, karbantartását és lekérdezését biztosítja. Ebben a menüpontban lehetséges új illetményszámfejtő hely állandó és változó adatainak rögzítése, a már meglévő illetmény-számfejtő hely változó adatainak módosítása, valamint az illetmény-számfejtő hely logikai törlése (amennyiben semmilyen adat nem kapcsolódik még hozzá).
4
Az illetmény-számfejtő helyek adatainak karbantartása menüponthoz, két almenühöz kapcsolódik: 1. Címek karbantartó: Az illetmény-számfejtő hely címét rögzítjük, illetve változás esetén módosítjuk.
5
2. Utalási paraméterek: Utalási paraméter adat a szervezeti adatok három pontján rögzíthető: - Illetmény-számfejtő hely, - Gazdálkodó, - Szervezeti egység. Az illetmény-számfejtő hely számfejtéshez kapcsolódó lebonyolítási számla számát, valamint a kincstári számlához kapcsolódó egyéb azonosítók rögzítését, annak módosítását, lekérdezését biztosító felület. (GIRO azonosító, külső floppy azonosító, Electra kód, AHTI, AHTT azonosító) Az utalási mód csak 0 vagy 1-es lehet. 0-as, abban az esetben, ha nincs utalás 1-es, abban az esetben, ha van utalás Egy illetményszámfejtő helyhez egy időben csak egy élő terhelhető bankszámlaszám tartozhat, aminek kitöltése kötelező.
Új adatok rögzítésének szabályai: A blokk3 valamennyi kötelezően kitöltendő mezőit fel kell tölteni adatokkal! Rögzítési szabályok módosítás esetén: A módosítani kívánt illetmény-számfejtő hely kiválasztása után a szükséges adatkört módosítjuk. A módosítás a BLOKK2-be beírja a rekord érvényességének változását. (Történetiség biztosítása.) Rögzítési szabályok törlés esetén: 6
A törlés funkció hibás rögzítés miatti logikai törlést jelent. Ebben az esetben az illetményszámfejtő hely érvényességének kezdete dátuma beíródik az érvényesség vége dátum mezőbe. A logikai törlés azt jelenti, hogy a törölt rekord a felhasználó számára a képernyőn a továbbiakban nem jelenik meg, de az adatbázisban a törölt rekord is tárolódik. Mentés/tárolás: Mentés során a program a mezőkbe írt adatok helyességét a programba épített összefüggéseket ellenőrző eljárásokkal vizsgálja. Hiba esetén a mentéssel azonos időben üzenetet küld a felhasználó számára. A rögzítés hibás adat esetén is folyamatos lehet, a program csak mentés esetén küld hibaüzenetet.
II.
Gazdálkodóhoz kapcsolódó adatok
II/1. Gazdálkodó azonosító adatainak kezelése. Karbantartásához ISZH jogosultság – törzsadattáras szerepkör szükséges A gazdálkodó azonosító adatainak karbantartását biztosító program. A karbantartó felületen a rögzítéshez, módosításhoz Illetmény-számfejtő helyi törzsadattár kezelő szerepkör szükséges. A bérgazdálkodó adattár gazdálkodónként tartalmazza azokat a beállításokat, melyek vezérlik a gazdálkodóra jellemző bérszámfejtést, a hozzá kapcsolódó pénzforgalmi teljesítést, könyvelést – finanszírozást, különböző adatszolgáltatásokat, statisztikai jelentéseket. Új fogalom: a) 0-s finanszírozási forma. Ehhez a finanszírozási formához csak technikai törzsszám rögzíthető! Olyan, a számfejtési körbe nem tartozó, gazdálkodók rögzíthetőek ide –csökkentett adattartalommal - melyeknél jogviszonyban álló dolgozó a számfejtési körbe tartozó gazdálkodónál szintén jogviszonnyal rendelkezik, és részére pénzbeni ellátás (táppénz) kerül megállapításra. („Idegen munkáltató”). Az itt rögzített külső (költségvetésen kívüli) munkáltatói adatok biztosítják a kormányhivatalok egészségbiztosítási szakigazgatási szerve, valamint a munkáltató fele szükséges adatköröket a számfejtett és kifizetett társadalombiztosítás pénzbeni ellátások közterheinek megfizetéséhez (munkáltatót terhelő táppénz hozzájárulás). b) 5-ös finanszírozási forma Ehhez a finanszírozási formába tartoznak a nemzetiségi önkormányzatok Minden más, 0-ától eltérő finanszírozási formához normál törzsszámot lehet rögzíteni! Új gazdálkodó felvitele a Közhiteles nyilvántartás (Ktörzs) törzskönyvi kivonata, valamint a gazdálkodó adatszolgáltatása alapján történhet. 7
A feltöltendő adatokat és a feltöltéshez kapcsolódó szabályokat a következő táblázatban mutatjuk be:
Adat megnevezése Gazdálkodó törzsszáma,
Kitöltési szabály Törzskönyvi kivonat, vagy a gazdálkodó adatszolgáltatása alapján A gazdálkodó székhelye szerinti közigazgatási megye kódja legördülő menüből választható kód, értéke 0-5 választható adat − 0: technikai törzsszám, − 1: önkormányzatok, − 2: OEP finanszírozottak, − 3: központi költségvetési szervek, − 4: egyéb gazdálkodók, − 5: nemzetiségi önkormányzat legördülő menü alapján a kiválasztott kódhoz tartozó elnevezés (a továbbiakban kódkatalógus)
Megyekód Finanszírozási forma kódja
Finanszírozási forma elnevezése
Gazdálkodó neve
Törzskönyvi kivonat, vagy a gazdálkodó adatszolgáltatása alapján (150 karakter) Értelemszerűen, vagy a gazdálkodótól kapott információ adatszolgáltatása alapján (60 karakter) Törzskönyvi kivonat, vagy a gazdálkodó
Gazdálkodó rövid neve
Adószám 8
adatszolgáltatása alapján Törzskönyvi kivonat, vagy a gazdálkodó adatszolgáltatása alapján legördülő menüből választható Legördülő menüből választott kód elnevezése Törzskönyvi kivonat, vagy a gazdálkodó adatszolgáltatása alapján Törzskönyvi kivonat, vagy a gazdálkodó adatszolgáltatása alapján legördülő menüből választható Legördülő menüből választott kód elnevezése
KTORZS szerinti alapítás módja (kódja)
KTORZS szerinti alapítás módja (neve) KTORZS szerinti alapítás dátuma KTORZS szerinti megszűnés módja (kódja)
KTORZS szerinti megszűnés módja (neve) KTORZS szerinti megszűnés dátuma
Törzskönyvi kivonat, vagy a gazdálkodó adatszolgáltatása alapján Program automatikusan tölti. A már létező gazdálkodóknál alapja az alapítás dátuma, valamint a KIR induló dátuma megyénként. A KIRA indulását követően a KIRA belépés dátumának meg kell egyezni az új gazdálkodó első számfejtési hónapjának első napjával. Nem lehet korábbi a Ktörzs szerinti megszűnés dátumánál!
KIRA belépés dátuma
KIRA szerinti megszűnés dátuma Szakágazat
Törzskönyvi kivonat alapján. 4-es finanszírozási formánál = 999999. Törzskönyvi kivonatalapján. 4-es finanszírozási formánál = 99. Törzskönyvi kivonatalapján. 4-es finanszírozási formánál = 9999. Törzskönyvi kivonat alapján (Csak 1-es finanszírozási forma esetében és csak önkormányzatnál szervtípus = 31-38, egyéb esetben = 0). Törzskönyvi kivonat alapján (Csak 1-es finanszírozási forma esetében és csak önkormányzatnál szervtípus = 3138, egyéb esetben = 0). 1-es és 2-es finanszírozási forma esetén lehet csak 0-tól eltérő összeg. 1-es finanszírozási forma esetén csak az önkormányzat szervtípusú gazdálkodónál lehet kitöltött. 1-es és 2-es finanszírozási forma esetén: törzskönyvi kivonat alapján, 3-as és 4-es finanszírozási forma esetén: 0000, 0-s finanszírozási forma esetén 9999. minden esetben 01.
Szervtípus Szektor Önkormányzat típusa
Önkormányzat működési jellege
Forgótőke összege
Pénzügyi körzet
Gazdálkodói besorolás 9
Fejezet Cím Alcím Közös önkormányzati hivatal kapcsolata
KSH statisztikai számjel
KSH területi számjel Nettó finanszírozási körbe tartozás
Nettó finanszírozási körbe tartozás dátuma
Gazdálkodási forma
Havi bérfizetés napja
Főszámfejtést utaló szervezet (kódja) Főszámfejtést utaló szervezet (neve) Hóközi számfejtést utaló szervezet (kódja) Hóközi számfejtést utaló szervezet (neve) Levonást/letiltást utaló szervezet (kódja)
Csak 3-as finanszírozási forma esetében kitöltendő Csak 3-as finanszírozási forma esetében kitöltendő. Csak 3-as finanszírozási forma esetében kitöltendő. Csak annál, az 1-es finanszírozási formájú önkormányzatnál lehet kitöltött, akinél a Ktörzsben a „Közös hivatal PIR száma, neve” kitöltött. A program képezi: Adószám első 8 karaktere, szakágazat (tevékenységi besorolás) 4 karaktere, gazdálkodási forma 3 karaktere, közigazgatási megyekód 2 karaktere. Ezt a mezőkből rakja össze a program. Abban az esetben, ha jók a rész adatok, akkor helyes lesz a KSH szám is, ha hibásak a részadatok, akkor KSH szám is hibás lesz! A program írja be a gazdálkodó székhelye szerinti település adatokból. 1-es és 2-es finanszírozási forma esetén önkormányzati nettó finanszírozás, 3-as finanszírozási forma esetén központi nettó finanszírozás, egyéb esetekben: 0= nem tartozik a nettó finanszírozási körbe. A program által felajánlott dátum (felülírható), ha az előző mező értéke=0, akkor nem tölthető ki. Önkormányzati nettó fin. (1) esetén 1996. 01. 01. vagy azonos az alapítás dátumával. Törzskönyvi kivonat alapján, 4-es finanszírozási forma esetén a mező értéke = 999. értéke 1-10; pénzügyi körzeten belül azonos külső-belső illetve GIRO azonosító esetén azonos napot kell írni. Kódszótárból választandó Alapértelmezetten= 2 Gazdálkodó utal. A választott kódérték alapján a program feltölti Kódszótárból választandó. Alapértelmezetten = 2 Gazdálkodó utal. A választott kódérték alapján a program feltölti. Kódszótárból választandó; 1-es és 2–es finanszírozási forma esetén csak az illetményszámfejtő hely utalhat 10
Levonást/letiltást utaló szervezet (neve) Postai utalást teljesítő szervezet (kódja) Postai utalást teljesítő szervezet (neve) Felekezeti hovatartozás
Eltérő illetményalap jelző (I/N)
Eltérő illetményalap összege Kollektív szerződés szerinti jogcímek (I/N)
Éves cafetéria keret összege:
Cafetéria arányosítás jelző (I/N)
Különadó alanya e? (I/N)
Mozgóbér számfejtés jelenléti ív alapján (I/N)
Számfejtői elfogadtatás szükséges (I/N)
Katasztrófavédelem alá tartozás (I/N)
Vízügyi védekezésben érintett (I/N)
Kompenzáció központi számfejtése (I/N)
(Kódérték = 1) a forgótőke terhére. Egyéb esetekben a kódérték = 2 Gazdálkodó utal. A választott kódérték alapján a program tölti fel. Kódszótárból választandó. Alapértelmezetten = 2 Papír alapú.A választott kódérték alapján a program tölti fel. 4-es finanszírozási forma esetén választandó adat, minden egyéb esetben a kód értéke: 0, nem egyházi intézmény. A gazdálkodó alkalmaz-e a jogszabálytól eltérő illetményalapot IGEN/NEM(I/N) Csak 1-es finanszírozási formájú önkormányzatnál (szervtípus 31-38) lehet = I (IGEN). Amennyiben az előző mező értéke I (IGEN), akkor kötelező kitölteni. A gazdálkodói kivételek alá vont jogcímek rögzítése csak akkor lehetséges, ha ebben a mezőben a jelző = I (IGEN). Az éves cafetéria keret összegét kell ide rögzíteni. Amennyiben a mező értéke nagyobb, mint 0 akkor ez azt jelenti, hogy a gazdálkodó használni szeretné a KIRA cafetéria nyilvántartási rendszerét. A gazdálkodó a cafetéria számításánál alkalmaz- e arányosítást? Csak akkor lehet = I (IGEN), ha az Éves cafetéria keret összege nagyobb, mint 0. A jogszabály szerint a különadó hatálya alá tartozik-e a gazdálkodó. A mező értéke alapértelmezetten = I (IGEN). A 4es finanszírozási formájú gazdálkodóknál külön-külön kell a jelzőt beállítani. A mozgóbér számfejtését a jelenléti ív (beosztás) alapján alkalmazza-e a gazdálkodó. Alapértelmezetten a mező értéke = N (NEM). A gazdálkodói oldalon elkészített iratok számfejtői elfogadtatása szükséges-e. Alapértelmezetten a mező értéke = N (NEM). Azoknál a gazdálkodóknál kell I-re (IGENre) állítani, akinél a TB számfejtés miatt ennek a jelzőnek jelentősége van. Azoknál a gazdálkodóknál kell I-re (IGENre) állítani, akinél a TB számfejtés miatt ennek a jelzőnek jelentősége van. Amennyiben a finanszírozási forma
11
4, a mező értékeként csak akkor választható, N (NEM).
TB kifizetőhely (I/N)
TB nyilvántartási szám TB elszámolást végző ügyintéző neve
TB elszámolást végző ügyintéző telefonszáma
08-as bevallást végző ügyintéző neve 08-as bevallást végző ügyintéző telefonszáma EB ellátáshoz értesítendő hatóság
Érvényesség kezdete Érvényesség vége
1-es és 2-es finanszírozási forma esetén a mező értéke mindig = N (NEM) (illetményszámfejtő hely a kifizetőhely), 3-as finanszírozási forma esetén mindig = I. (IGEN). 0-ás, 4-es és 5-ös finanszírozási forma esetén választható I vagy N (IGEN vagy NEM). Amennyiben az ”TB kifizetőhely” mező értéke = I, akkor kötelező kitölteni. Amennyiben a gazdálkodó TB kifizetőhely, kötelező kitölteni; 0-ás finanszírozási forma esetén, ha a gazdálkodó nem TB kifizetőhely, abban az esetben is megnevezhető a kapcsolattartó ebben a mezőben (költségvetésen kívüli idegen munkáltató). 3-as finanszírozási forma esetén a Kincstári ügyintéző nevét célszerű megadni. Amennyiben a gazdálkodó TB kifizetőhely, kötelező kitölteni; 0-ás finanszírozási forma esetén, ha a gazdálkodó nem TB kifizetőhely, abban az esetben is megnevezhető a kapcsolattartó elérhetősége ebben a mezőben (költségvetésen kívüli idegen munkáltató). 3-as finanszírozási forma esetén a Kincstár ügyintéző elérhetőségét célszerű megadni. 3-as, 4-es és 5-ös finanszírozási formák esetén kötelező kitölteni. 3-as, 4-es és 5-ös finanszírozási formák esetén kötelező kitölteni. Alapértelmezett a gazdálkodó megyekód szerinti EB ellátáshoz értesítendő hatóság (EB hatóság), mely felülírható. A program tölti ki. Sztenderd módon: 3999.12.31. Megszűnés esetén a megszűnés dátuma.
A gazdálkodó adatköreinek kitöltésénél kiemelt figyelmet érdemelnek az alábbi beállítások: Utalást teljesítő lehetőségek: 1. Illetmény-számfejtő hely 2. Gazdálkodó 12
3. 4. 5. 6. 7.
Szervezeti egység/felettes szervezeti egység utal saját bankszámláról (lásd KLIK) Önkormányzat Közös önkormányzati hivatal Intézményi hóközit a gazdálkodó, ISZH hóközit az Illetmény-számfejtő hely utalja Utalási állományok gazdálkodóra, utalási listák szervezeti egységre/felettes szervezeti egységre készülnek (lásd MÁK) 8. Felettes szervezeti egység utal a gazdálkodó számlájáról (Lásd:Vízügy, egyetemek) 9. Társulás utal.
„Főszámfejtést utaló szervezet”(Ki utalja a főszámfejtett nettó munkabéreket?) 1-es finanszírozási forma esetén - ha adott gazdálkodó nettó munkabéreit a MÁK teljesíti a forgótőke terhére, akkor a KIRA kiutal kód = 1 (Illetmény-számfejtő hely) - ha a PÜK-ön belül az önkormányzat az utaló szervezet az utalási körbe tartozó összes törzsszám 4-es kódot (Önkormányzat utal) kaphat. - ha a PÜK-ön belül a önkormányzati közös hivatal az utaló szervezet, az utalási körbe tartozó összes törzsszám 5-ös kódot (Közös önkormányzati hivatal) kaphat. - ha a PÜK-ön belül a társulás külön utalási csoportot alkot, akkor a hozzá tartozó gazdálkodók valamennyien a 9-es Társulás utalás kódot kaphatják. - ha a PÜK-ön belül minden gazdálkodó önmaga utal, úgy 2-es kódot (Gazdálkodó) kaphat. - Ha a PÜK-ön belül az utalás módja megoszlik, tehát egy körnek az önkormányzat vagy a közös hivatal utal, a többi gazdálkodó pedig önállóan a saját számlájáról önálló kettő vagy háromoldalú megállapodás alapján utal, úgy a jelzők beállíta ennek megfelelően történhet. - Az önkormányzati (4-es) és közös önkormányzati hivatali (5-ös) utalás esetén fontos, hogy a 31-38 illetve 69-es szervtípusú gazdálkodónál a helyes belső/külső azonosító legyen kitöltött. Ezt a logikát kell követni a nemzetiségi önkormányzatoknál is, ahol az utalást teljesítő önkormányzat szervtípusa 08, 30,39 lehet. A csoportnak erre készül el a nettó munkabérek csoportos utalása. Társulás esetén (Kiutal kód = 9) szervtípus = 47, 49. Ez a gazdálkodó az utalási csoportban az utalást teljesítő gazdálkodó. - Adott utalási csoportba tartozó gazdálkodók esetében a külső/belső azonosító lehet egyedi (eltérő a csoport utaló szervezetétől), de ezekre az azonosítókra csak akkor készül utalási állomány, ha a Főszámfejtést utaló szervezet kódja = 2 Gazdálkodó utal, illetve az egyéb juttatások (nem rendszeres kifizetések) utalásához rendelkezik egyedi kétoldalú csoportos utalásokat biztosító megállapodással. Megjegyzés: ha a gazdálkodó a KIRA bevezetésének pillanatában nem rendelkezik ilyen megállapodással, akkor új felvitel esetén az utalási paramétereknél csak a 0-t „Nincs utalás” lehetne kiválasztani. Javaslat: ha csoportosan szeretné a gazdálkodó az egyéb juttatások nettó kifizetéseit teljesíteni, akkor a Főszámfejtést utaló szervezet külső/belső azonosítóival kell a utalási paramétereit feltölteni. Természetesen ebben az esetben az utalási állományt ez a gazdálkodó a saját számlájáról nem tudja teljesíteni, mivel azon gazdálkodó adataival készül el, akinek van csoportos szerződése a saját bankszámlájához. Ez csak megoldási javaslat arra a helyzetre, hogy az egyéb juttatásokat ne darabonként kelljen elutalni ha a számfejtés tömeges. 13
2-es, 3-as, 4-es finanszírozási forma esetén a jelző minden esetben 2-es (Gazdálkodó) kódot kaphat.
„Hóközi számfejtést utaló szervezet” Ki utalja a hóközi programok által számfejtett nettó munkabéreket? A KIRA-ban kétféle hóközit különbözetünk meg: a. Illetmény-számfejtő helyen készült hóközi (továbbiakban: ISZH hóközi) b. Gazdálkodó által készített hóközi (KIR3-ban = Nem rendszeres számfejtés) A jelző finanszírozási formától függetlenül minden esetben 2-es (Gazdálkodó). Az 1-es finanszíozási formához tartozó gazdálkodó esetében ahol a forgótőke terhére történik az ISZH-hóközi utalása, ott a jelzőt 6-osra ( Intézményi hóközit a gazdálkodó, számfejtő helyi hóközit az illetményszámfejtő hely) kell állítani!
„Levonást/letiltást utaló szervezet” Ki utalja a főszámfejtés és az ISZH hóközi során keletkezett egyéb levonásokat/letiltásokat? - 1-es, 2-es finanszírozási forma esetén a kód = 1 (Illetmény-számfejtő hely), minden más esetben pedig = 2 (Gazdálkodó)
A mentés során a program elvégzi az összefüggések vizsgálatát, hiba esetén hibaüzenetet küld. A gazdálkodó azonosító adatainak rögzítését követően a mentés csak abban az esetben végezhető el, ha az almenük mindegyikében az adatok kitöltésre és mentésre kerültek. Almenük: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Címek karbantartó Utalási paraméterek Jogutód karbantartó (csak megszűnést követően kitöltendő) Jogviszony típusok karbantartó Gazdálkodói jogkörök karbantartása Gazdálkodó telephely karbantartása
II/1/1. Cím adatok felvétele karbantartása Karbantartásához ISZH jogosultság – törzsadattáras szerepkör szükséges Ez a felület a gazdálkodó székhelye szerinti címének rögzítésére, módosítására, és logikai törlésére szolgál. A címadatok rögzítése során meg kell határozni az érvényesség kezdetevége dátumokat, így nyomon követhetők a címekben bekövetkezett változások. Új gazdálkodó felvitelekor a cím érvényességének kezdete megegyezik a gazdálkodó érvényességének kezdetével. A gazdálkodó megszüntetésekor a cím érvényességének vége is beíródik. 14
II/1/2. Utalási paraméterek kezelése Karbantartásához ISZH jogosultság – törzsadattáras szerepkör szükséges z a program rész az utaláshoz kapcsolódó adatok felvitelét, karbantartását biztosítja. Az utalási paraméterek karbantartó három ponton kapcsolódik a KIRA menüjéhez: 1. Illetmény-számfejtő hely – azISZH-ra jellemző utalási paramétereket tartalmazza 2. Gazdálkodó – a gazdálkodóra jellemző utalási paramétereket 3. Szervezeti egység – a szervezeti egységre jellemző utalási paramétereket tartalmazza (jellemzően KLIK)
A program az utalási paraméter adatok rögzítésére, módosítására, és logikai törlésére szolgál. Egy gazdálkodóhoz egy időben csak egy élő terhelhető bankszámlát lehet rögzíteni. Minden gazdálkodónak és minden Illetmény-számfejtő helynek rendelkezni kell egy terhelendő bankszámlával. A szervezeti egységhez rendelt utalási paraméterek kitöltése csak lehetőség, nem kötelező! Az utalás típusai: 0 1 2 3
Nincs utalás GIRO utalás OTP csoportos banki csoportos
15
Az utalás típusának kiválasztása a következő szabályok szerint történik: •
Ha a fizetési számlaszám mező 1-3 karaktere 100, akkor csak a 0 (nincs utalás) és 1-es (GIRO utalás) kódérték jeleníthető meg. A 0-s választása esetén a belső és külső azonosító, valamint a GIRO azonosító mező nem kitölthető (inaktív). Az 1es választása esetén a GIRO azonosító mező kitöltése kötelező, belső azonosító és külső azonosító mező inaktív. Ebben az esetben a külső floppy azonosító és az Electra kód mező kitöltése is kötelező.
•
Ha a fizetési számlaszám mező 1-3 karaktere 117, akkor csak a 0 (nincs utalás) és 2-es (OTP csoportos) kódérték jeleníthető meg. A 0-s választása esetén a belső és külső azonosító mező nem kitölthető (inaktív). Ha 2-es, akkor a külső és belső azonosító mező kitöltése kötelező, a GIRO azonosító mező inaktív.
•
Minden egyéb esetben az utalás típusa 0-s vagy 3-as (banki csoportos) lehet. A 0-s választása esetén a belső és külső azonosító, valamint a GIRO azonosító mező nem kitölthető (inaktív). A 3-as választása esetén a belső azonosító mező kitöltése kötelező, a külső azonosító, valamint a GIRO azonosító mező nem kitölthető (inaktív).
16
II/1/3. Jogelőd/Jogutód karbantartó Karbantartásához ISZH jogosultság – törzsadattáras szerepkör szükséges Külön menüből nem hívható. A jogutód menü akkor válik aktívvá, amikor a gazdálkodó megszüntetésre kerül. KTÖRZS szerinti megszűnés módja dátuma kitöltött. Megkülönböztetünk - munkaügyi – mindig a KTÖRZS szerinti jogutód törzsszámokat jelenti - pénzügyi jogutódot – a megszűnést követően, a megszűnést megelőző időszakra vonatkozó pénzügyi terhek viselőjét jelenti (pl.: fenntartó önkormányzat) A jogutód törzsszámokat a KTÖRZS-ből rögzítjük vagy átvesszük, a pénzügyi jogutódot program segítségével beírjuk vagy választjuk. A jogelődöket a program automatikusan generálja. Háttér táblákban tárolódik, képernyőn egyenlőre nem kerül megjelenítésre.
Ha tévesen került rögzítésre egy jogutód, akkor a Törlés/Sztornó gomb megnyomásával a tétel törlésre kerül. Az így törölt tétel rendszer számára nem létező.
II/1/4. Gazdálkodó jogviszony típusainak kezelése Karbantartásához ISZH és Intézményi jogosultság – törzsadattáras szerepkör lehetséges Illetményszámfejtő helyi és intézményi törzses ügyintézői joggal karbantartható program. Egy gazdálkodóhoz több jogviszony típus rögzítésére ad lehetőséget. A gazdálkodóhoz tartozó jogviszonyok a törzskönyvi kivonatban megtalálhatók, 4-es finform esetén a gazdálkodó adatszolgáltatása alapján rögzíthetők. Munkaügyi iratok készítése (jogviszony létesítése) jogviszony típus hiányában nem lehetséges. A jogviszony típus rögzítésével a cafetéria adhatóság jelzője automatikusan kitöltésre kerül. Ha a cafetéria jelző adott jogviszony típushoz = N ez nem módosítható. Azt jelenti, hogy ehhez a jogviszonyhoz nem rögzíthetőek cafetéria alapját képező jogcímek. Ha jelző = I, a gazdálkodó által, vagy tőle származó írásos információ alapján N-re módosítható.
17
II/1/5. Gazdálkodói jogkörök karbantartása Karbantartásához ISZH és Intézményi jogosultság – törzsadattáras szerepkör lehetséges Az adattár kétféle jogkör karbantartását biztosítja:
- munkáltató jogkör gyakorlója és annak státusza - kinevezési jogkör gyakorlója és annak státusza Mindkét jogkörhöz kapcsolódó adatkör a gazdálkodó egyedi igényei szerint kitölthető adatként tartható karban. Jogkörök két ponton rögzíthetőek: - gazdálkodóhoz - telephelyhez Ha a munkáltatói és a kinevezési jogkör gyakorlója megegyezik, azt akkor is mind a két jogkörhöz fel kell rögzíteni. Egy gazdálkodóhoz, vagy egy telephelyhez egy érvényes munkáltatói és egy érvényes kinevezési jogkör gyakorlót lehet és kell rögzíteni.
18
II/1/6.
Gazdálkodó telephelyeinek karbantartása
Karbantartásához ISZH jogosultság – törzsadattáras szerepkör szükséges A gazdálkodóhoz tartozó telephely adatok karbantartását biztosító program, amihez két almenű kapcsolódik: -
Címek karbantartása: a telephely címének rögzítésére szolgál. Munkáltatói jogkörök karbantartása: a telephelyhez kapcsolódó munkáltatói és kinevezési jogkörök rögzítésére szolgál.
19
Kitöltése nem kötelező. Ha az almenü nem kitöltött, akkor a telephelyhez is a gazdálkodónál megjelölt jogkör gyakorlója lesz érvényes.
II./2 Gazdálkodó specifikus alapok kezelése – kivétel kezelés karbantartását biztosító program Karbantartásához ISZH jogosultság – törzsadattáras szerepkör szükséges -
gazdálkodó által kezelt mozgóbér alapok, önkéntes pénztári hozzájárulás alapok (aki nem alkalmazza a cafetéria rendszerét) táppénz kiegészítés alapok karbantartását biztosító program
20
II/3. Gazdálkodó specifikus százalékok kezelése Karbantartásához ISZH jogosultság – törzsadattáras szerepkör szükséges A menüpont a gazdálkodó által kezelt betegszabadság százalékos kiegészítésére, annak karbantartására szolgál. Illetményszámfejtő helyi törzses szerepkörrel karbantartható program.
21
A betegszabadság törvényi mértékétől való eltérés esetén a gazdálkodó által meghatározott % mérték. Az 1-15 napos időszak megbontva is rögzíthető. Illetményszámfejtő-helyi törzsadattár kezelő rögzítheti.
II/4. Gazdálkodó specifikus cafetéria adatok Karbantartásához ISZH és Intézményi jogosultság – törzsadattáras szerepkör lehetséges Ha a gazdálkodó adattárban az Éves cafetéria keret összege kitöltött, akkor lehet ebbe a menüben azokat a jogcímeket rögzíteni, melyek cafetéria jogcímként feladhatóak. A program csak azokat a jogcímeket kínálja fel, melyek cafetériaként vannak paraméterezve. A gazdálkodóhoz rögzített valamennyi jogviszony típusra - ahol a cafetéria feladhatóság = I valamennyi felrögzített cafetária jogcímet érvényesnek kell tekinteni. A felrögzített jogcímek egy naptári évre érvényesek! Menüből hívható, illetményszámfejtő helyi és intézményi törzses szerepkörrel karbantartható program.
22
II/5. Gazdálkodó specifikus nyilvántartási számok alábontása - kivételkezelés karbantartását biztosító program Karbantartásához ISZH és Intézményi jogosultság – törzsadattáras szerepkör lehetséges Illetményszámfejtő helyi és intézményi törzses szerepkörrel karbantartható program.
Ez a karbantartó felület biztosítja a számviteli szabályok által meghatározottakon túl a gazdálkodók egyéni igényeit szolgáló további alábontások rögzítését. 23
II/6. Gazdálkodó szabályon kívül helyezett jogcímei- kivételkezelés karbantartását biztosító program Karbantartásához ISZH jogosultság – törzsadattáras szerepkör szükséges
-
kollektív szerződés alapján ellenőrzés alól kivont jogcímek rögzítése, táppénzalapot módosító jogcímek rögzíthetők.
II/7. Gazdálkodó specifikus ünnepnap kezelése- kivételkezelés karbantartását biztosító program Karbantartásához ISZH és Intézményi jogosultság – törzsadattáras szerepkör lehetséges Az ünnepnapokra történő számfejtést paraméter tábla biztosítja jogviszony típushoz, azon belül pedig bértáblához rendelve. A gazdálkodó specifikus ünnepnapok karbantartó programja azt biztosítja, hogy a paraméter táblán kívül mely jogviszony típusra, azon belül pedig mely bértáblára kell a rögzítő felületen megadott ünnepnapra vonatkozó számfejtési szabályokat érvényesíteni.
24
II/8. Gazdálkodó specifikus költséghely adatok Karbantartásához ISZH jogosultság – törzsadattáras szerepkör szükséges Az alábbi adatok karbantartását almenük biztosítják. - szakfeladat - szervezeti egység - másodlagos számlaszámok - témaszám - COFOG A költséghely elemei: törzsszám, szervezeti egység, másodlagos számla (főkönyvi számlaszám), témaszám. II/8/1. Szakfeladatok karbantartása Önállóan nem része a költséghelynek A gazdálkodó által használt, a 68/2013 (XII.30) Kormányrendelet által előírt szakfeladatok és szakfeladat típusok karbantartását biztosítja. Kódkatalógusból választható a szakfeladat típusa és a szakfeladat kódja is.
25
II/8/2.Szervezeti egységek karbantartása Része a költséghelynek A gazdálkodó egyedi szervezeti struktúrája szerint kialakított, egyedi megfigyeléseket biztosító 10 pozíciós kód karbantartását biztosító program. A szervezeti egységhez kapcsoljuk az illetményszámfejtésre illetményszámfejtő helyi ügyintéző kódját és nevét.
jogosult
Új fogalom: a felettes szervezeti egység fogalma. A szervezeti egységre történő utalási állományok, listák előállítását biztosító mező. Kitöltése csak annál a gazdálkodónál szükséges, ahol ezt az egyedi szolgáltatást 26
-
igénybe szeretnék venni. A gazdálkodón belül szervezeti egységekből a felettes szervezeti egység kitöltésével utalási csoportokat alakíthatunk ki. A szervezeti egységek közül azt ismeri fel a program felettes szervezeti egységként, akinél a felettes szervezeti egység önmaga. Az tartozik egy csoportba, ahol minden szervezeti egységnél ugyan az a felettes szervezeti egység kerül kitöltésre. Ha a gazdálkodó szervezeti egységenként szeretne utalni, akkor a gazdálkodó adattárban a Főszámfejtést utaló szervezet adatainál 3- as, 7- es, illetve 8 – as kódok közül lehet választani.
3. Szervezeti egység/felettes szervezeti egység utal saját bankszámláról (lásd KLIK)
7. Utalási állományok gazdálkodóra, utalási listák szervezeti egységre/felettes szervezeti egységre készülnek (lásd MÁK) 8. Felettes szervezeti egység utal a gazdálkodó számlájáról (Lásd:Vízügy, egyetemek)
II/8/3. Másodlagos számlaszám adatok karbantartása Része a költséghelynek A számviteli szabályok közvetett és közvetlen kiadásaink a (6-os, 7-es számlaosztály) a főkönyvi könyvelésben történő megjelenítésre szóló adattár. Rögzítési szabályok:
27
7-el kezdődő főkönyvi számla esetén az 1-2 karakter a hetes főkönyvi számla száma, 3. karakter a főkönyvhöz tartozó szakfeladat típusa, 4-9 karakter a szakfeladat kódja, az ezt követő 11 karakteren tovább bontható a gazdálkodó egyedi igényei szerint. A tovább bontás nem kötelező. Nem töltjük fel nullával a hiányzó karaktereket. 6-tal kezdődő főkönyvi számla esetén 1-2 karakter a másodlagos számlaszám (főkönyv) kódtáblából választható. A tábla a jogszabály szerinti másodlagos számlaszámokat tartalmazza. 3-20-ig szabadon felhasználható a gazdálkodó döntése szerint. Nem kötelező az összes karakter feltöltése.
II/8/4. Témaszám karbantartása Része a költséghelynek Témaszám (munkaszám) adatok karbantartása. A Költséghely része. 20 karakterből álló azonosító, további bontási lehetőség a gazdálkodó számára. 1-2 pozíció a pénzügyi fedezet forráskódja, amely az „új felvitel gombbal” lenyitható kódszótárból választható. 00 = Költségvetési támogatás 10 = Egyéb Többet bontsunk ki!!!!
28
II/8/5. Kormányzati funkciók (COFOG)karbantartása Nem része költséghelynek A kormányzati funkció adattár gazdálkodónként tartalmazza a gazdálkodóra jellemző kormányzati funkciókat. Illetményszámfejtő-helyi törzses szerepkörrel karbantartható program.
29
II/9. Egyéb juttatás jogcímek gazdálkodói elnevezése A program az egyéb juttatás jogcímek gazdálkodói egyedi elnevezésének rögzítésére ad lehetőséget. pl: különböző alkalmakhoz kötött jutalmak kifizetésének egyedi elnevezését tudja az intézmény rögzíteni. Cél: nem a jogcímek számát növeljük, hanem egyedi elnevezést engedélyezünk. Csak gazdálkodó által feladható, intézményi ágon számfejthető, kifizethető jogcímeknél lehet ezt a lehetőséget alkalmazni.
30
II/10. Gazdálkodóhoz kapcsolódó adatok importálása XI/1. Adatfogadás közhiteles nyilvántartó rendszerből XI/2. Költséghely adatok fogadása intézményi feladásból
III. -
Központi adattárak:
Érdekképviseleti szervezetek adatai Önkéntes pénztárak Letiltást kibocsátó szervezetek
31
III/ Érdekképviseleti szervezetek adatai III/1. Kamarák Központ adattár, melynek karbantartását törzsadattáras szerepkör biztosítja.
országos
jogosultsághoz
Az adatbázis egészére érvényes adatok karbantartását biztosító program. 32
kötött
III/2. Szakszervezetek: Központ adattár, melynek karbantartását törzsadattáras szerepkör biztosítja.
Országos
jogosultsághoz
kötött
Az adatbázis egészére érvényes adatok karbantartását biztosító program. A szakszervezetekhez kapcsolódó adatok karbantartását biztosító program. Lehetséges szintek: - országos, - megyei - alapszervezeti, - bizalmi csoport Alá-fölérendeltségi kapcsolat megadása kötelező.
33
III./3. Önkéntes pénztárak adatainak karbantartása Központ adattár, melynek karbantartását törzsadattáras szerepkör biztosítja.
Országos
jogosultsághoz
Az adatbázis egészére érvényes adatok karbantartását biztosító program.
34
kötött
V.
A letiltást kibocsátó szervezetek adatainak karbantartása
Központ adattár, melynek karbantartását törzsadattáras szerepkör biztosítja.
Országos
jogosultsághoz
kötött
Az adatbázis egészére érvényes adatok karbantartását biztosító program. Az adattár kettős karbantartást biztosít: - a letiltást kibocsátó szervezetek adatainak karbantartását - a letiltó kedvezményezettek adatainak karbantartását
VI.
Kedvezményezett adattár (kedvezményezett szervezetek és személyek)
A kedvezményezett adatok karbantartása illetményszámfejtő helyi jogosultsághoz kötött szerepkörrel lehetséges. A kedvezményezett szervezetek és személyek adatainak karbantartását biztosító program. Minden olyan kedvezményezett adat karbantartását biztosítja, ami olyan levonások és letiltásokhoz kapcsolódik, melyek kedvezményezett adatai nem találhatóak meg a központi adattárakban. pl.: tartásdíjak kedvezményezettei, főkövetelések pénzintézet kedvezményezettek, stb.
35
36
