Jegyzőkönyvi kivonat
Sopron Megyei Jogú Város Önkormányzat Közgyűlése 2016. május 26-ai közgyűlésének nyilvános üléséről készült jegyzőkönyvéből. 18. napirendi pont:
Sopron Megyei Jogú Város Önkormányzatának 2015. évi „Éves Ellenőrzési Jelentése”
187/2016. (V. 26.) Kgy. határozat: Sopron Megyei Jogú Város Közgyűlése jóváhagyja a 2015. évi „Éves Ellenőrzési Jelentést”, mely a határozat szoros mellékletét képezi. Felelős: Határidő:
dr. Fodor Tamás polgármester azonnal
K.m.f.
Dr. Fodor Tamás polgármester
Dr. Sárvári Szabolcs jegyző
Ügyiratszám: 40.459/2016. A 187/2016. (V. 26.) Kgy. határozat melléklete
SOPRON MJ VÁROS ÖNKORMÁNYZATA ÉVES ELLENŐRZÉSI JELENTÉS 2015. ÉV
SOPRON ÉS TÉRSÉGE ÖNKORMÁNYZATI TÁRSULÁS
2
TARTALOMJEGYZÉK
I. Bevezetés II. A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása 1. 2. 3. 4.
2015. évi ellenőrzési lista A tervfeladatok teljesítésének értékelése A bizonyosságot adó tevékenység keretében végzett ellenőrzések fontosabb megállapításai A tanácsadó tevékenység
III.A belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján, javítására tett fontosabb javaslatok IV. Az intézkedési tervek megvalósítása V. Éves értékelés a belső ellenőrzés tárgyi és személyi feltételeiről VI. A belső ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok
3
I.
BEVEZETÉS
Az „Éves Ellenőrzési Jelentésünket” a Nemzetgazdasági Minisztérium által kidolgozott módszertan szerint állítottuk össze.
II. SA
A BELSŐ ELLENŐRZÉS ÁLTAL VÉGZETT TEVÉKENYSÉG BEMUTATÁ-
1. A 2015. évi ellenőrzési lista Szabályszerűségi ellenőrzés: 1. 2. 3.
4.
5. 6. 7. 8.
23 önkormányzat selejtezési tevékenysége kontrolljának és lebonyolításának, továbbá a vagyonkataszter vezetés kontrolljának és gyakorlatának a minősítése. Sopron és Térsége Önkormányzati Társulásnál a pénzügyi folyamatokban kulcsszerepet betöltő belső kontrollok (szakmai teljesítésigazolás és kötelezettségvállalás ellenjegyzése) működésének a minősítése. Sopron és Környéke Szociális – Gyermekjóléti Intézményfenntartó Társulásnál a pénzügyi folyamatokban kulcsszerepet betöltő belső kontrollok (szakmai teljesítésigazolás és kötelezettségvállalás ellenjegyzése) működésének a minősítése. Hegykő és Fertőszentmiklós Vízbázis Biztonságba Helyezése Önkormányzati Társulásnál a pénzügyi folyamatokban kulcsszerepet betöltő belső kontrollok (szakmai teljesítésigazolás és kötelezettségvállalás ellenjegyzése) működésének a minősítése. Sopron MJ Város Önkormányzata „Gazdasági Programja” jogszabályi előírásoknak való megfelelőségének a vizsgálata. Sopron MJ Város Polgármesteri Hivatala belső kontrollrendszerének átfogó értékelése. Sopron MJ Város Polgármesteri Hivatala mezőőri feladatellátásának első tapasztalatai. A Soproni Múzeum raktározási rendjének kontrollja és gyakorlata.
Rendszerellenőrzés: 1. Soproni Szociális Intézmény belső kontrollrendszerének vizsgálata.
4
2. A tervfeladatok teljesítésének értékelése Összességében 2015. évben a belső ellenőrzési feladat ellátására társult 24 önkormányzatnál és 3 önkormányzati társulásnál tartottunk belső ellenőrzést. Ez 18 vizsgálatot jelentett, melyre 478 revizori napot fordítottunk. Valamennyi betervezett önkormányzat és önkormányzati társulás vizsgálatát elvégeztük. Megjegyzés: Sopron MJ Város Önkormányzatánál 2015. évre tervezett - külső szakértői kapacitást igénylő informatikai rendszer-ellenőrzést a Hivatal vezetése maradványkockázatként kezelte, így ezt a vizsgálatot a 2016. évi ellenőrzési tervben újból szerepeltettük. A Soproni Szociális Intézmény 2014. évi rendszerellenőrzése 2015. évre áthúzódó vizsgálat volt, ezért erről itt adunk tájékoztatást, míg Sopron MJ Város Polgármesteri Hivatala leltározási feladatai megszervezésének, lebonyolításának a szabályszerűségi vizsgálata ez évre áthúzódó, jelenleg le nem zárt ellenőrzés, ezért az éves ellenőrzési jelentés erről adatot nem tartalmaz. Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja nem merült fel. Fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény gyanúja egy esetben merült fel: Sopron MJ Város Polgármesteri Hivatala köztisztviselője saját gépjárművét hivatali célra úgy „használta” folyamatosan - 2013. 08. és 2015. 12. között -, hogy gépjárműve műszaki érvényessége lejárt, melyről hamisan nyilatkozott. A gépjármű forgalomból történő kivonása ellenére a dolgozó folyamatosan gépjárműhasználatot számolt el, melynek nagyságrendje a jelzett időszakban 2.404.868 Ft volt. A belső ellenőrzés a munkáltató részére jelezte, hogy a köztisztviselővel kapcsolatban fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény gyanúja merült fel. Ezt követően a dolgozó munkaviszonya a Polgármesteri Hivatalban megszűnt. A „Belső Ellenőrzési Kézikönyv” előírásai szerint a belső ellenőr köteles összesített értékelést és véleményt megfogalmazni az általa ellenőrzött területről. Az értékelés 2015. évben az alábbiak szerint alakult: -
megfelelő: 3 korlátozottan megfelelő: 5 gyenge: 9 kritikus: 1 elégtelen: nem volt
Az összesített értékelést összesen 70 megállapítás támasztja alá. Megállapításainkat rangsoroltuk, aszerint, hogy milyen hatással vannak az ellenőrzött tevékenységre, beleértve a belső irányítási és ellenőrzési rendszer hatékonyságára és eredményességére vonatkozó befolyásukat: -
kiemelt jelentőségű megállapítás: 24 átlagos jelentőségű megállapítás: 31 csekély jelentőségű megállapítás: 15
Az elvégzett vizsgálatainkra az ellenőrzött szervezetek részéről észrevétel nem érkezett.
5
3. A bizonyosságot adó tevékenység keretében végzett ellenőrzések fontosabb megállapításai Az alábbiakban röviden összegezzük az egyes ellenőrzési jelentéseink főbb megállapításait. Értelemszerűen az „Éves ellenőrzési jelentésünk” ezen fejezete csak az adott önkormányzatra, önkormányzati társulásra vonatkozó vizsgálat megállapításait tartalmazza. Külön éves ellenőrzési jelentés készült minden önkormányzatra, és minden önkormányzati társulásra vonatkozóan is. Az általánosítható megállapítás miatt kiemeljük, hogy 23 önkormányzatnál vizsgáltuk a selejtezési tevékenység kontrollját és lebonyolítását, továbbá a vagyonkataszter vezetés kontrollját és gyakorlatát, melynek összesített értékelése - 10 jelentés készült - az alábbi: -
megfelelő: korlátozottan megfelelő: 4 gyenge: 6 kritikus: elégtelen: -
A fenti vizsgálatokból kiemeljük, hogy 9 önkormányzatnál a főkönyvi nyilvántartás szerinti ingatlanvagyon bruttó értéke összesen mintegy 76,1 M Ft-tal eltért az önkormányzati vagyonkataszteri nyilvántartásban szereplő vagyonértéktől. Sopron MJ Város Önkormányzatánál tartott belső ellenőrzések: 3. 1. Sopron MJ Város Önkormányzata „Gazdasági Programja” jogszabályi előírásoknak való megfelelőségének a vizsgálata. A gazdasági program helyi szinten meghatározza mindazokat a célkitűzéseket és feladatokat, amelyek a helyi önkormányzat költségvetési lehetőségeivel összhangban, a helyi társadalmi, környezeti és gazdasági adottságok átfogó figyelembevételével a helyi önkormányzat által nyújtandó feladatok biztosítását, színvonalának javítását szolgálják. A gazdasági programot a képviselő-testületnek az alakuló ülését követő hat hónapon belül kell elfogadnia. A belső ellenőrzés az „Ellenőrzési Programnak” megfelelően értékelte Sopron MJ Város Közgyűlése által elfogadott „Gazdasági Programot”. A vizsgálat főbb megállapításai a következők voltak: Sopron MJ Város „Gazdasági Programját” az Mötv. 116. § alapján a 2014. október 22-ei alakuló ülését követően, néhány nappal hat hónapon túl fogadta el, 2015. április 30-án, a 61/2015. (IV. 30. ) Kgy. határozatával. Az elfogadott „Gazdasági Program” 2015 – 2020 közötti időszakra vonatkozik. Sopron MJ Város Önkormányzata által elfogadott „Gazdasági Program” a jogszabályi előírások szerint meghatározta mindazokat a célkitűzéseket és feladatokat, amelyek az önkormányzat által nyújtandó feladatok biztosítását, színvonalának javítását szolgálják.
6
A „Gazdasági Program” elfogadása napján tárgyalta a Közgyűlés – sürgősségi előterjesztésként – Magyarország Kormánya és Sopron MJ Város Önkormányzata között a „Modern városok program keretében létrejött együttműködési megállapodást”. Az önkormányzat elfogadott „Gazdasági Programjához” jól illeszkedik az ún. „Modern városok Sopronra vonatkozó programja”, melynek kiteljesedése, konkretizálása esetén felmerülhet annak igénye, hogy bedolgozásra kerüljön a város „Gazdasági Programjába”. Összességében a vizsgált témában olyan belső ellenőrzési megállapításra, melynek kockázati hatása van nem került sor. A megállapításokhoz kapcsolódó főbb javaslataink az alábbiak voltak: -
Az Állami Számvevőszék 2014. évi szakmai tevékenységéről szóló beszámoló kapcsán, a „jó kormányzás” támogatása érdekében, ajánlásként kerültek megfogalmazásra az Országgyűlés részére az önkormányzatok gazdasági programjához kötődően a következők, melyekkel a belső ellenőrzés azonosul: - határozzák meg a gazdasági program részletes tartalmi követelményeit, - határozzák meg a gazdasági program végrehajthatóságának évenkénti értékelését és felülvizsgálatát, - határozzák meg a mindenkori éves költségvetési terv céljaival való egyeztetési kötelezettségét.
Az ellenőrzés nyomán kialakult véleményünk a vizsgált területről, illetve folyamatról összességében: megfelelő volt. 3. 2. Sopron MJ Város Polgármesteri Hivatala belső kontrollrendszerének átfogó értékelése. A belső kontrollrendszer azt a célt szolgálja, hogy a költségvetési szervek működésük és gazdálkodásuk során a tevékenységeket szabályszerűen, gazdaságosan, hatékonyan és eredményesen hajtsák végre, teljesítsék elszámolási kötelezettségeiket és megvédjék az erőforrásokat a veszteségektől, a károktól és a nem rendeltetésszerű használattól. A belső kontrollrendszer magában foglalja mindazon szabályokat, eljárásokat, gyakorlati módszereket és szervezeti struktúrákat, kockázatkezelési technikákat, kontrolltevékenységeket, amelyek segítséget nyújtanak a szervezetnek a céljai eléréséhez. A belső ellenőrzés az „Ellenőrzési Programnak” megfelelően értékelte a Polgármesteri Hivatal belső kontrollrendszerét. A vizsgálat főbb megállapításai a következők voltak: Sopron Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala kontrollkörnyezetét az „Alapító Okirat”, az „SZMSZ”, illetve az „Ellenőrzési Nyomvonalak”, mint alapkontrollok vonatkozásában minősítettük. Az „Alapító Okirat” módosításra került a korábbi belső ellenőrzés kapcsán előírt feladatokkal, a „Szervezeti és Működési Szabályzat” kiegészítésre szorul, az ún. „Ellenőrzési Nyomvonalakat”szabályozni szükséges.
7
A kockázatkezelés szabályozása kisebb módosításokkal megfelel a tárgyban kiadott nemzetgazdasági minisztériumi módszertannak, azonban a vizsgált időszakban a kockázatfelmérések elmaradtak. A gazdasági események során a pénzügyi folyamatokban kulcsszerepet betöltő kontrollokat (szakmai igazolás, érvényesítés, utalványozás) a belső szabályozásban előírt módon gyakorolták a belső ellenőrzés által vizsgált – gépjárművek igénybevétele és menetteljesítménye – területen. Itt a FEUVE elmaradása okozott kockázatot. Az információs és kommunikációs rendszer területén jelenleg hatályban lévő kontrollok párhuzamosan, ugyanakkor hiányosan, egymástól eltérő módon rendelkeznek a hivatali információáramlás, feladat-meghatározás, beszámolás rendjéről és dokumentáltságának módjáról. A Hivatal monitoring szabályozást és monitoring stratégiát nem alakított ki. Összességében vizsgálatunk során 3 kiemelt és 2 átlagos jelentőségű megállapítást tettünk. A megállapításainkhoz kapcsolódó főbb javaslataink az alábbiak voltak: - SZMSZ módosítása, - „Ellenőrzési Nyomvonalak” elkészítése, - „Kockázatkezelési Szabályzat” módosítása, kiegészítése, - kockázatfelmérésen alapuló kockázatkezelési rendszer gyakorlati megvalósítása, - FEUVE működtetése, - információs és kommunikációs rendszer belső szabályozásának korrekciója, majd működtetése a gyakorlatban, - monitoring szabályozás és stratégia kidolgozása, a rendszer működtetése a gyakorlatban. Az ellenőrzés nyomán kialakult véleményünk a vizsgált területről, illetve folyamatról összességében: gyenge volt. 3. 3. Sopron MJ Város Polgármesteri Hivatala mezőőri feladatellátásának első tapasztalatai. Főbb megállapításaink a következők voltak: Sopron Megyei Jogú Város Közgyűlése 12/2013. (III. 29.) Kgy. számú rendeletében döntött a mezei őrszolgálat létrehozásáról és működtetéséről. A feladat és a cél meghatározásra került. A szükséges létszámot 2 főben, az egyszeri dologi kiadást 4.839 E Ft-ban, a feladatra igényelhető központi támogatások nagyságrendjét 1.800 E Ft-ban határozták meg. A mezőőrök rendszeres személyi juttatatásait és annak járulékait, a Cafeteria juttatás, a fenntartás és működtetés dologi kiadásait nem számszerűsítették. Az őrszolgálat működését biztosító mezőőri járulék bevételével nem számoltak. A mezőőröket köztisztviselő jogviszonyban alkalmazzák, a Városgazdálkodási Osztály Közterületi Csoportja keretein belül. Az Osztály Ügyrendje és a dolgozók munkaköri leírásai a mezőőri feladatról azonos módon rendelkeznek. A munkaköri leírásokban a feladatok részletezésére nem került sor, az ellátandó
8
körzetek részletes meghatározását, kijelölését a munkaköri leírások és a szolgálati naplók nem tartalmazták. A mezei őrszolgálat létrehozása óta az elvégzett tevékenységről tájékoztató a testület, illetékes bizottság vagy a jegyző részére egyetlen alkalommal sem készült. A Soproni Rendőrkapitányság részére megküldött adatszolgáltatás (mely a mezőri szolgálat 2014. 01. 01. - 2014. 12. 31. napjáig alkalmazott intézkedéseinek eseteit és számát tartalmazza) szerint, a 212 szabálysértésnek mintegy fele figyelmeztetéssel végződött, a feljelentéssel végződő esetek száma 20 db volt. 4 alkalommal szabtak ki helyszíni bírságot, az ebből keletkező bevétel mindösszesen 40. 000 Ft volt. A feladatellátás technikai feltételeit a gépjármű kivételével a Hivatal biztosította. Egy mezőőr saját tulajdonú gépjárművét folyamatosan „használta” annak ellenére, hogy a gépjármű műszaki érvényessége 2013. 08. 23-án lejárt. Az elszámoláshoz szükséges „Nyilatkozatban” a gépjármű műszaki érvényességére hamisan nyilatkozott. A gépjármű forgalomból történő kivonása ellenére a dolgozó folyamatosan gépjárműhasználatot számolt el. A köztisztviselővel kapcsolatban fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény gyanúja merült fel, mely munkáltatói intézkedést igényel. Összességében vizsgálatunk során 1 kiemelt és 6 átlagos jelentőségű megállapítást tettünk. A megállapításokhoz kapcsolódó javaslataink a következők voltak: A megállapításokhoz kapcsolódóan a belső ellenőrzés a kontrollkörnyezet - munkaköri leírások, gépjármű használatra vonatkozó belső szabályzat - és a kontrolltevékenység hiányosságai, a FEUVE (folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés) elmaradása (feladatellátás dokumentumai, menetteljesítmények, üzemanyag-elszámolás és annak alapbizonylatolása, ellenőrzése, fegyverek elhelyezésére vonatkozó engedélyezés) tekintetében fogalmazott meg ajánlásokat. A mezőőri feladatellátás más szervezetben történő ellátására, illetve foglakoztatási jogviszonyának felülvizsgálatára is javaslatot tettünk. Az ellenőrzés nyomán kialakított véleményünk a vizsgált területről, illetve folyamatról összességében: kritikus volt. 3. 4. A Soproni Múzeum raktározási rendjének kontrollja és gyakorlata. Sopron MJ Város Önkormányzata 2013. január 1-jével megalapította a Soproni Múzeumot. A múzeum anyaga a nemzeti kulturális vagyon részét képezi, tulajdonosa a magyar állam és a fenntartó Sopron MJ Város Önkormányzata. A múzeumok elsődleges feladata a műtárgyak őrzése és óvása, mely feladatban kulcs-szerepe van a múzeumi raktáraknak. A belső ellenőrzés az „Ellenőrzési Programnak” megfelelően értékelte a Soproni Múzeum raktározási rendje kontrollját és gyakorlatát. Főbb megállapításaink a következők voltak: A Soproni Múzeumnak 7 helyen, összesen 20 raktára van mindösszesen 2.160 négyzetméter területen. Az épületek - két kivétellel - állami tulajdonban vannak.
9
A Soproni Múzeum raktárai 85 %-ban zsúfoltak, 90%-ában előfordul, hogy tárgyak a földön, vagy falhoz támasztva vannak. A raktárak falainak állapota 75 százalék esetében túlnyomórészt nedves, pereg a festék. A raktárak 70 %-a nem fűtött, egyetlen raktárhelyiség sem klimatizált, ventillátoros szellőztetés 5 százalékukban, párásítás/szárítás szintén 5 százalékukban van. A raktárak 90 százalékában nem volt hőmérő, 80 százalékukban nem volt páramérő. A raktárak nyílászáróinak 55 százalékát védi rács, 70 %-a rendelkezett elektronikus riasztórendszerrel. A raktárakban jelenleg gyűjtemény- és raktárkezelő képesítésű munkatársakat nem alkalmaznak. Valamennyi raktárban vegyes anyagú gyűjtemény kapott helyet. Jelentős a raktárban tárolt, de nyilvántartásba nem vett anyagok száma. A raktárhelyiségek 40 %-ában vannak túl nedves légállapotra utaló jelek (penészedés, vakolatpergés, vizes falak). A raktárhelyiségek 25 %-ában találtak már biológiai károsítót, a rendszeres rovarirtás nem megoldott. A raktári bútorzat állapota 25 % esetében elhasználódott. A tárgyak 40 %-a a tároló polcokon egymáson van, vagy érintkezik a nedves fallal. A raktárak 68%-ában a takarítás inkább csak felsöprést jelent, nincs porszívózás és jellemzően porréteg van a tárgyakon, polcokon. A raktárak 95 %-a tűzjelzővel nincs ellátva. A múzeumi tárgyak raktározására és nyilvántartására vonatkozó intézményi kontrollok nem konkrétak, néhány pontjában keretjellegű megfogalmazásokat tartalmaznak, nem az intézményi sajátosságokat tükrözik. A múzeumi raktárakban tartott szúrópróbaszerű készletellenőrzés során megállapítottuk, hogy a kiválasztott tárgyak/tételek fele nem szerepelt a múzeumi leltárkönyvekben. A tárgyak/tételek 58 %-án a nyilvántartási számot nem tüntették fel. Összességében vizsgálatunk során 1 kiemelt, 1 átlagos jelentőségű megállapítást tettünk. A megállapításokhoz kapcsolódó főbb javaslataink az alábbiak voltak: - javasoltuk az önkormányzat szakbizottságának, hogy tekintse át a Soproni Múzeum gyűjtemény raktározási rendszerének fejlesztési lehetőségeit, a Storno műterem raktár kiváltásának, a beázásoktól súlyosan sérült táblaképek restaurálásának kérdését, - javasoltuk a múzeumi gyűjtemények leltárba vétele teljes körűségének biztosítására vonatkozó intézkedési terv készítését, - javasoltuk a múzeumi gyűjtemények nyilvántartására és tárolására vonatkozó belső szabályzatok összedolgozását a jelentésben megadott szempontok szerint, - javasoltuk a leltárba vételt követően a belső szabályozás szerinti revíziók lebonyolítását és szabályszerű dokumentálását a leltárkönyvekben, a leltározással párhuzamosan a tárgyak/tételek azonosíthatóságát biztosító nyilvántartási számok feltüntetését, - szükségesnek tartottuk a munkaköri leírások kiegészítését a konkrét raktározási felelősség meghatározásával. Az ellenőrzés nyomán kialakult véleményünk a vizsgált területről, illetve folyamatról összességében: gyenge volt.
10
3. 5. A Soproni Szociális Intézmény belső kontrollrendszerének vizsgálata A belső kontrollrendszer azt a célt szolgálja, hogy a költségvetési szervek működésük és gazdálkodásuk során a tevékenységeket szabályszerűen, gazdaságosan, hatékonyan és eredményesen hajtsák végre, teljesítsék elszámolási kötelezettségeiket és megvédjék az erőforrásokat a veszteségektől, a károktól és a nem rendeltetésszerű használattól. A belső kontrollrendszer magában foglalja mindazon szabályokat, eljárásokat, gyakorlati módszereket és szervezeti struktúrákat, kockázatkezelési technikákat, kontrolltevékenységeket, amelyek segítséget nyújtanak a szervezetnek céljai eléréséhez. A belső ellenőrzés az „Ellenőrzési Programnak” megfelelően értékelte a költségvetési intézmény belső kontrollrendszerének öt elemét, megadott szempontok alapján. Főbb megállapításaink a következők voltak: A kontrollkörnyezet kulcselemei, az „Alapító Okirat” és a „Szervezeti és Működési Szabályzat” alapvetően megfelelt a jogszabályi előírásoknak. A kockázatkezelési rendszer kialakítására vonatkozóan a tevékenység szabályait írásba foglalták. Az intézmény működésében rejlő kockázatos területek kiválasztására, a kockázatok meghatározására, felmérésére, elemzésére, kezelésére a vizsgált időszakban nem került sor. A pénzkezelés, pénzgazdálkodás kontrolltevékenységei csak részben kerültek szabályozásra az intézményben. A belső ellenőrzés által vizsgált 2014. év szeptember hónap egy dekádja készpénz- és bankforgalmát alapokmányok igazolták. A pénzgazdálkodási jogkörök gyakorlása „Utalványrendeleten” bankforgalomnál hiánytalan volt, készpénzforgalomnál az érvényesítő aláírása több esetben hiányzott. A költségvetési szerv információs és kommunikációs rendszerét kialakították, viszont több vonatkozásban fejlesztést igényel. A belső kapcsolattartás kiépítésre került, a kommunikáció rendjét, a feladat-meghatározás és a beszámolás szintjeit meghatározták, a dokumentálás módját viszont csak részben rögzítették. Az intézmény internetes honlapot működtet, azonban a jogszabály szerinti közzétételi kötelezettségüknek nem tettek eleget. A monitoring rendszer részelemei működnek az intézményben, leginkább az intézetek és a szervezeti egységeik szakmai programjai, céljai és azok megvalósulásának nyomon követése vonatkozásában, rendszerszerű szabályozás, monitoring stratégia és gyakorlati kialakítás viszont nem történt meg. Összességében vizsgálatunk során 2 kiemelt, 2 átlagos és 1 csekély jelentőségű megállapítást tettünk. A megállapításokhoz kapcsolódó javaslataink a következők voltak: - a Szervezeti és Működési Szabályzatban a gazdálkodási besorolásra vonatkozó rendelkezés módosítása, - a Kockázatkezelési Szabályzat kiegészítése, módosítása, kockázatfelmérésen alapuló kockázatkezelési rendszer működtetése,
11
- pénzgazdálkodási jogkörök gyakorlására vonatkozó szabályzat készítése, a „Pénzkezelési Szabályzat” módosítása helyi gyakorlat szerint, - utalványrendelet jogszabály szerinti tartalmi elemeinek érvényesítése, - dolgozó részére a munkába járással kapcsolatos költségtérítés elszámolása a bérlettel vagy menetjeggyel való elszámolás ellenében történjen, - a „Pénzkezelési Szabályzatban” foglalt pénztárellenőri feladatok ellátása, dokumentálása, - az intézmény honlapján az intézményre vonatkozó közérdekű adatok megjelenítése az általános közzétételi lista tartalmának megfelelően, - a közérdekű adatokkal kapcsolatos belső szabályzatok elkészítése, - monitoring stratégia kialakítása és működtetése. Az ellenőrzés nyomán kialakított véleményünk a vizsgált területről, illetve folyamatról összességében: gyenge volt. 4. A tanácsadó tevékenység A helyszíni vizsgálatok kapcsán számos kérdésben fogalmaztuk meg szakmai véleményünket a konkrét vizsgálati programpontokon túl is. A helyszíni ellenőrzési alkalmak mellett elsősorban telefonon - több esetben fordultak az egyes hivatalok vezetői, dolgozói szakmai kérdésükkel szervezetünkhöz. Az éves ellenőrzési terv készítésekor tanácsadói felkérés a belső ellenőrzéshez nem érkezett. Év közben Fertőd Város Polgármesterétől érkezett felkérés arra vonatkozóan, hogy a Hivatala által – az önkormányzat által alapított és fenntartott óvoda-bölcsőde dolgozóinak besorolása tárgyában – készült feljegyzést szakmailag tekintsük át. Megállapítottuk, hogy egyes dolgozók besorolásai helytelenek voltak, melyek elsősorban abból adódtak, hogy az intézményvezető rosszul értelmezte a pedagógusok kötelező továbbképzésével kapcsolatos jogszabályi előírások érvényesítését. A helytelen átsorolások 2002-2011. évekre vonatkoztak. A KIR rendszer megfelelő moduljainak teljes körű alkalmazásával, illetve a dolgozók adatainak pontos felvitelével, valamint a továbbképzések nyomon követhető, áttekinthető nyilvántartásával a hibák nagy része kiküszöbölhető lett volna. Ugyancsak évközben kért módszertani segítséget Kópháza Polgármestere az élelmi anyagok nyilvántartási és az élelmezési szolgáltatás önköltségszámítás rendszerére vonatkozóan. A megfelelő segítséget írott formában megadtuk. III. A BELSŐ KONTROLLRENDSZER MŰKÖDÉSÉNEK ÉRTÉKELÉSE ELLENŐRZÉSI TAPASZTALATOK ALAPJÁN, JAVÍTÁSÁRA TETT FONTOSABB JAVASLATOK Sopron MJ Város Önkormányzatánál a belső kontrollrendszerre vonatkozó megállapításaink a következők voltak: Sopron Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala kontrollkörnyezete az alapkontrollok vonatkozásában a következő: „Alapító Okirata” kiegészítésre került a korábbi belső ellenőrzés kapcsán előírt feladatokkal, a „Szervezeti és Működési Szabályzat” azonban nem. Az ún. „Ellenőrzési Nyomvonalak” hiányoznak.
12
A kockázatkezelés szabályozása kisebb módosításokkal megfelel a tárgyban kiadott nemzetgazdasági minisztériumi módszertannak, azonban 2015. évben a kockázatfelmérések elmaradtak. A gazdasági események során a pénzügyi folyamatokban kulcsszerepet betöltő kontrollokat (szakmai igazolás, érvényesítés, utalványozás) a belső szabályozásban előírt módon gyakorolták a belső ellenőrzés által vizsgált - gépjárművek igénybevétele és menetteljesítménye - területen. Itt a FEUVE elmaradása okozott kockázatot. Az információs és kommunikációs rendszer területén jelenleg hatályban lévő kontrollok párhuzamosan, ugyanakkor hiányosan, egymástól eltérő módon rendelkeznek a hivatali információáramlás, feladat-meghatározás, beszámolás rendjéről és dokumentáltságának módjáról. A Hivatal monitoring szabályozást és monitoring stratégiát nem alakított ki. A Belső ellenőrzés javasolja a 2014. évben kiadott, a belső kontrollrendszer fejlesztésére vonatkozó, továbbá a fenti tárgyban tartott belső ellenőrzés által feltárt hiányosságok kiküszöbölésére készült jegyzői utasítás maradéktalan megvalósítását. IV. AZ INTÉZKEDÉSI TERVEK MEGVALÓSÍTÁSA A Belső ellenőrzés minden jelentését javaslatokkal és ajánlásokkal zárta, megjelölve a feladatot, felelőst és a határidőt. 2015. évben összesen 160 javaslatot tettünk. Főbb javaslatainkat az „Éves ellenőrzési jelentésünk” egyes összegző vizsgálati megállapításai után rögzítettük. A belső ellenőrzés „Ellenőrzési Jelentései” a hiányosságok feltárása mellett, azok kijavítására irányuló javaslatokat – feladat, felelős, határidő megjelölésével – is tartalmaztak. Ezzel az ellenőrzés jelentősen segítette az ellenőrzött szervezetek, szervezeti egységek vezetőit intézkedési terv készítési feladataik ellátásában. „Intézkedési Tervek” Sopron MJ Város Önkormányzatánál megtartott ellenőrzések vonatkozásában: Valamennyi belső ellenőrzés kapcsán elkészültek a szükséges „Intézkedési Tervek”. Lejárt határidejű jelentési kötelezettsége egy ellenőrzött szervezetnek - Szociális Intézmény - volt, mely eleget tett jelentési kötelezettségének. V. ÉVES ÉRTÉKELÉS A BELSŐ ELLENŐRZÉS TÁRGYI ÉS SZEMÉLYI FELTÉTELEIRŐL A Belső ellenőrzés jogszabály által előírt erőforrás meghatározását az elfogadott „Stratégiai Ellenőrzési Terv” tartalmazza. A Belső ellenőrzésnél 3 fő státusz állt rendelkezésre a belső ellenőri feladatok ellátására. Valamennyi belső ellenőr rendelkezik szakirányú felsőfokú állami iskolai képesítéssel és szakirányú középfokú képesítéssel is. A belső ellenőrök regisztráltak a költségvetési
13
szerveknél belső ellenőrzési tevékenységet végzők nemzetgazdasági minisztériumi nyilvántartásában. A belső ellenőröket több évtizedes szakmai tapasztalat jellemzi. A Belső ellenőrzés az „Éves Képzési Tervében” foglaltakat az alábbiak szerint hajtotta végre: -
havonta megtartottuk a jogszabály ismertetéseket, az ún. „Költségvetési Levelek” szakfolyóirat fontosabb kérdéseit szintén havonta átbeszéltük, rendszeresen tanulmányoztuk a Nemzetgazdasági Minisztérium Ellenőrzési Rendszerek, valamint az Állami Számvevőszék honlapját, figyelemmel kísértük a társulásban végzett belső ellenőrzés sajátosságait.
A következő belső oktatásokat tartottuk meg: -
az önkormányzati ASP központokról, az önkormányzati vagyonkataszter vezetéséről, Sopron MJ Város Polgármesteri Hivatala „Etikai Szabályzatáról”.
Teljesítettük a közszolgálati tisztviselők adott évre kötelező továbbképzési követelményeit. A fenti adatokból is jól látható, hogy a Belső ellenőrzés költségtakarékos módon hajtotta végre képzési tervét. A Belső ellenőrzés tárgyi feltételei, mind az irodai elhelyezést, mind a számítástechnikai eszközellátottságot tekintve jók. VI. A BELSŐ ELLENŐRZÉSI TEVÉKENYSÉG FEJLESZTÉSÉRE VONATKOZÓ JAVASLATOK 2015. évben nem volt olyan „Ellenőrzési Jelentésünk”, melyre az ellenőrzött szervezetek, szervezeti egységek vezetői, és akikkel az ellenőrzés anyagát megismertették, észrevételt fogalmaztak volna meg. 2015. évben felülvizsgáltuk - az elmúlt két év tapasztalatai és „jó gyakorlatai” alapján - a Sopron és Térsége Önkormányzati Társulás „Belső Ellenőrzési Kézikönyvét”, a szükséges korrekciókat átvezettük. A belső ellenőrzési tevékenység fejlesztése garanciális elemének tartjuk, hogy a belső ellenőrzési vezető tagja annak a fórumnak, mely a Nemzetgazdasági Minisztérium Államháztartási Belső Kontrollok Osztályán működik, így első kézből kap értesítést, illetve kérik ki a véleményét a jogszabály-módosításokról, kifejtheti véleményét az egyes módszertani segédletekről, ismertetheti a legjobb gyakorlatokat, meghívást kap személyes találkozókra. Sopron, 2016. március 20. /Patzner László/ okl. közgazda belső ellenőrzési vezető NGM r. sz.: 511. 32. 09
14
