Jegyzőkönyvi kivonat
Sopron Megyei Jogú Város Önkormányzat Közgyűlése 2015. április 30-ai közgyűlésének nyilvános üléséről készült jegyzőkönyvéből. 17. napirendi pont:
Sopron Megyei Jogú Város Önkormányzatának 2014. évi „Éves Ellenőrzési Jelentése”
64/2015. (IV. 30.) Kgy. határozat: Sopron Megyei Jogú Város Közgyűlése jóváhagyja a 2014. évi „Éves Ellenőrzési Jelentést”, mely a határozat szoros mellékletét képezi. Felelős: Határidő:
dr. Fodor Tamás polgármester azonnal
K.m.f.
Dr. Fodor Tamás polgármester
Dr. Sárvári Szabolcs jegyző
1
A 64/2015. (IV. 30.) Kgy. határozat melléklete Ügyiratszám: 40.431/2015.
SOPRON MJ VÁROS ÖNKORMÁNYZATA ÉVES ELLENŐRZÉSI JELENTÉS 2014. ÉV
SOPRON ÉS TÉRSÉGE ÖNKORMÁNYZATI TÁRSULÁS
TARTALOMJEGYZÉK
I. Bevezetés II. A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása 1. 2014. évi ellenőrzési lista 2. A tervfeladatok teljesítésének értékelése 3. A bizonyosságot adó tevékenység keretében végzett ellenőrzések fontosabb megállapításai 4. A tanácsadó tevékenység III. A belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján, javítására tett fontosabb javaslatok IV. Az intézkedési tervek megvalósítása V. Éves értékelés a belső ellenőrzés tárgyi és személyi feltételeiről VI. A belső ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok
2
I. BEVEZETÉS Az „Éves Ellenőrzési Jelentésünket” a Nemzetgazdasági Minisztérium által kidolgozott módszertan szerint állítottuk össze. II. A BELSŐ ELLENŐRZÉS ÁLTAL VÉGZETT TEVÉKENYSÉG BEMUTATÁSA 1. A 2014. évi ellenőrzési lista Szabályszerűségi ellenőrzés: 1. A Közös Önkormányzati Hivatalok (7) megalapításának, működésének vizsgálata valamennyi társult önkormányzatnál. 2. A pénzügyi folyamatokban kulcsszerepet betöltő belső kontrollok (szakmai teljesítésigazolás és kötelezettségvállalás ellenjegyzése) működésének a minősítése Sopron MJV Polgármesteri Hivatalában. 3. Sopron MJV Polgármesteri Hivatala kockázatkezelési rendszere működésének, a beazonosított tűréshatár feletti kockázatok kezelése érdekében tett intézkedéseknek a vizsgálata. 4. Sopron MJV Polgármesteri Hivatala vagyonkataszter-vezetés kontrolljának és gyakorlatának a minősítése. 5. Sopron és Térsége Önkormányzati Társulás munkaszervezete társulási feladatellátásra vonatkozó kontrolljának és működésének a vizsgálata. 6. Sopron és Környéke Szociális - Gyermekjóléti Intézményfenntartó Társulás munkaszervezete társulási feladatellátásra vonatkozó és a Társulás intézménye kontrolljának és működésének a vizsgálata. 7. Hegykő és Fertőszentmiklós Vízbázis Biztonságba Helyezése Önkormányzati Társulás munkaszervezete társulási feladatellátásra vonatkozó kontrolljának és működésének a vizsgálata. 8. Sopron MJV Önkormányzatának a nemzetiségi önkormányzatokkal kötött együttműködési megállapodásainak, valamint a nemzetiségi önkormányzatok pénzügyi kontrolljainak a minősítése. Szabályszerűségi témaellenőrzés: 1. Sopron MJV Önkormányzata által alapított és fenntartott költségvetési intézmények és a Polgármesteri Hivatal selejtezési tevékenysége kontrolljának és lebonyolítása szabályszerűségének a vizsgálata. Rendszerellenőrzés: 1. Fertőd Város Önkormányzata 2. Fertőszentmiklós Város Önkormányzata 3. Kópháza Község Önkormányzata 4. Soproni Múzeum 5. Központi Gyermekkonyha
3
Tanácsadás: 1. Az önkormányzati társulások feladatainak integrálási lehetősége a Sopron és Térsége Önkormányzati Társulásba. 2. A tervfeladatok teljesítésének értékelése Összességében 2014. évben a belső ellenőrzési feladat ellátására társult 24 önkormányzatnál és 3 önkormányzati társulásnál tartottunk belső ellenőrzést. Ez 21 vizsgálatot jelentett, melyre 372 revizori napot fordítottunk. Valamennyi betervezett önkormányzat és önkormányzati társulás vizsgálatát elvégeztük. Megjegyzés: Sopron MJ Város Önkormányzatánál 2014. évre tervezett - külső szakértői kapacitást igénylő informatikai rendszer-ellenőrzést a Hivatal vezetése maradványkockázatként kezelte, így ezt a vizsgálatot a 2015. évi ellenőrzési tervben újból szerepeltettük. „Az adósságállomány kezelésének gyakorlata Sopron MJ Város Önkormányzatánál” című pénzügyi ellenőrzés kockázati megalapozottsága az önkormányzati adósságkonszolidációval megszűnt, ezért az ellenőrzési tervből az éves ellenőrzési jelentésünk elfogadásával törlésre javasoljuk. Nem tervezett feladatként - jegyzői kezdeményezésre - elvégeztük „A nemzetiségi önkormányzatokkal kötött együttműködési megállapodások, valamint a nemzetiségi önkormányzatok pénzügyi kontrolljainak a minősítése” című szabályszerűségi ellenőrzést. A Soproni Szociális Intézmény rendszerellenőrzése ez évre áthúzódó, jelenleg le nem zárt ellenőrzés, ezért az éves ellenőrzési jelentés erről adatot nem tartalmaz. Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja nem merült fel. A „Belső Ellenőrzési Kézikönyv” előírásai szerint a belső ellenőr köteles összesített értékelést és véleményt megfogalmazni az általa ellenőrzött területről. Az értékelés 2014. évben az alábbiak szerint alakult: – megfelelő: 2 – korlátozottan megfelelő: 9 – gyenge: 7 – kritikus: 2 – elégtelen: nem volt Megjegyzés: egy „vizsgálat” esetében a feladat tanácsadás volt, ahol értékelést nem adtunk. Az összesített értékelést összesen 83 megállapítás támasztja alá. Megállapításainkat rangsoroltuk, aszerint, hogy milyen hatással vannak az ellenőrzött tevékenységre, beleértve a belső irányítási és ellenőrzési rendszer hatékonyságára és eredményességére vonatkozó befolyásukat: kiemelt jelentőségű megállapítás: 32 átlagos jelentőségű megállapítás: 35 csekély jelentőségű megállapítás: 16 Az elvégzett vizsgálatainkra az ellenőrzött szervezetek részéről észrevétel nem érkezett.
4
3. A bizonyosságot adó tevékenység keretében végzett ellenőrzések fontosabb megállapításai Az alábbiakban röviden összegezzük az egyes ellenőrzési jelentéseink főbb megállapításait. Értelemszerűen az „Éves ellenőrzési jelentésünk” ezen fejezete csak az adott önkormányzatra, önkormányzati társulásra vonatkozó vizsgálat megállapításait tartalmazza. Külön éves ellenőrzési jelentés készült minden önkormányzatra, és minden önkormányzati társulásra vonatkozóan is. Az általánosítható megállapítás miatt kiemeljük, hogy 7 önkormányzati közös hivatalnál, továbbá 3 polgármesteri hivatalnál vizsgáltuk átfogóan a belső kontrollrendszer működését, melynek összesített értékelése az alábbi: megfelelő: korlátozottan megfelelő: 5 gyenge: 4 kritikus: 1 elégtelen: A belső kontrollrendszer szabályozásának gyökerei hazánkban az uniós csatlakozási tárgyalások idejére nyúlnak vissza. Az uniós elvárásoknak megfelelő új fogalmak szerinti államháztartási belső pénzügyi ellenőrzési rendszer területén a jogharmonizáció 2003-ban teljes körűen megvalósult, míg az önkormányzati alrendszerre vonatkozó, az Önkormányzati Törvényben megjelenített, differenciálás nélküli, speciális szabályozás 2005. évben lépett hatályba. Az államháztartási belső kontrollrendszer koncepciója 2009ben továbbfejlődött. A változások irányát mutatja, hogy a költségvetési szervek belső kontrollrendszere már magában foglalja a korszerű, felelős szervezetirányítás elemeit (kontrollkörnyezet, kockázatkezelés, kontrolltevékenység, információ és kommunikáció, monitoring) is. A belső kontrollrendszer azt a célt szolgálja, hogy a költségvetési szervek működésük és gazdálkodásuk során a tevékenységeket szabályszerűen, gazdaságosan, hatékonyan és eredményesen hajtsák végre, teljesítsék elszámolási kötelezettségeiket és megvédjék az erőforrásokat a veszteségektől, a károktól és a nem rendeltetésszerű használattól. A közel egy évtizede hatályba lépő rendszer kiépítettsége még több önkormányzatnál ma sem kielégítő, miközben már a belső kontrollrendszer fejlesztése lenne a feladat. Sopron MJ Város Önkormányzatánál tartott belső ellenőrzések: 3. 1. A pénzügyi folyamatokban kulcsszerepet betöltő belső kontrollok (szakmai teljesítésigazolás és kötelezettségvállalás ellenjegyzése) működésének a minősítése Sopron MJV Polgármesteri Hivatalában. Főbb megállapításaink a következők voltak: Az államháztartási törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Kormány rendelet 13. § (2) bekezdésének előírása szerint 2014. március 12-től lépett hatályba a Polgármesteri Hivatal „Kötelezettségvállalás és a kapcsolódó folyamatok rendjéről” szóló szabályzata.
5
A szabályzatban rendelkeztek a kötelezettségvállalás eseteiről, közös szabályairól, dokumentálásáról, érvényességének feltételeiről, nyilvántartásáról, a feladatot ellátó személyekről. Rögzítették a kötelezettségvállalásokra vonatkozó általános szabályt: „csak írásban történhet, pénzügyi ellenjegyzés után, a pénzügyi teljesítés esedékességét megelőzően.” A pénzügyi ellenjegyzés tartalmát az Áht. 37. § (1) bekezdésében foglaltak szerint meghatározták. Dokumentálásának módját az Ávr. 55. § (1) bekezdésében szereplő előírás szerint szabályozták. Teljesítésigazolás lényegét – Ávr. 57. § (1) bekezdésben foglaltak szerint – írásba foglalták, a feladat gyakorlásának módját meghatározták. Alkalmazott bélyegzőlenyomat az Ávr. 57. § (3) bekezdésben szereplő tartalmi elemeket érvényesítette. Az érvényesítés feltételét rögzítették, tartalmát a hatályos jogszabály szerint határozták meg. Az „utalvány” – külön írásbeli rendelkezés – elemeit rögzítették. Az érvényesítés és az utalványozás szabályozásának pontosítását, az „Utalvány” kiegészítését – utalványozás dátumának feltüntetését – javasoltuk. A teljesítésigazolás és az érvényesítés feladatok ellátása után az utalványozást megelőző kontrolltevékenység, „utalványozás ellenőrzése” feladatot írtak elő. A pénzgazdálkodási jogkörök gyakorlására kijelölt személyek naprakész nyilvántartásáról az Ávr. 60. § (3) bekezdés előírása szerint gondoskodtak. A jogkörökre szóló „Megbízásokat” - a szabályzat 3. számú melléklete szerinti tartalommal – csatolták. Az összeférhetetlenség szabályait az Ávr. 60. §-ban foglaltak szerint rögzítették. A pénzügyi folyamatokban kulcsszerepet betöltő kontrollok, a szakmai teljesítésigazolás és a kötelezettségvállalás ellenjegyzése feladatok működését szúrópróbaszerűen választott egy dekád bizonylatainak vizsgálatával értékeltük. Az ellenőrzésre választott 2014. szeptember hónap első dekád bankforgalmát alapokmányok támasztották alá, melyek a bizonylat alaki és tartalmi követelményeinek megfeleltek. A pénzgazdálkodási jogkörök gyakorlása a bizonylatokon a vizsgált időszakban hiánytalan volt. A teljesítés igazolást – standard szövegű bélyegző alkalmazásával – alapbizonylaton a hivatal vezetője, vagy az általa megbízott személyek gyakorolták. Előfordult, hogy – ajándéktárgy beszerzésekor – a teljesítésigazolás tartalmi elemét, a felhasználás helyét, a felhasználás célját (esemény feltüntetése) nem rögzítették. Banki forgalomhoz kapcsolódó kötelezettségvállalások pénzügyi ellenjegyzését a hatályos jogszabály – Ávr. 55. § (1) bekezdés – előírásának megfelelően a kötelezettségvállalás bizonylatán a pénzügyi ellenjegyzés dátumának és a pénzügyi ellenjegyzés tényére történő utalás megjelölésével, a pénzügyi ellenjegyző aláírásával dokumentálták. Az érvényesítést és az utalványozást külön írásbeli rendelkezésen, a feladatra kijelölt személyek végezték. Az utalványrendelet a jogszabályban előírt tartalmi követelményeknek megfelelt, viszont a szabályzatban foglaltak érvényesítésére – utalványozni az utalvány ellenőrzést követően lehet – a jelentésben javasolt kiegészítés indokolt. Az érvényesítés és a pénzügyi ellenjegyzés pénzgazdálkodási jogköröket ellátók rendelkeztek az Ávr. 56. § (3) bekezdésében előírt végzettséggel.
6
A pénzügyi folyamatokban kulcsszerepet betöltő kontrollok, a szakmai teljesítésigazolás és a kötelezettségvállalás ellenjegyzése a vizsgált időszakban hiánytalanul működtek. A megállapításokhoz kapcsolódó főbb javaslataink az alábbiak voltak: - „Polgármesteri Hivatal Szabályzata a kötelezettségvállalás és kapcsolódó folyamatok rendjéről” szóló kontroll kiegészítése, pontosítása a jelentésben foglaltak szerint. - A megvásárolt ajándéktárgyak közvetlen felhasználásra történő átvételének igazolása az átvevő részéről, a felhasználás céljának a rögzítése szükséges. - Kötelezettségvállalás bizonylatán szükséges a kötelezettségvállalás pontos időpontjának a rögzítése. Az ellenőrzés nyomán kialakult véleményünk a vizsgált területről, illetve folyamatról összességében: megfelelő volt. 3. 2. Sopron MJV Polgármesteri Hivatala kockázatkezelési rendszere működésének, a beazonosított tűréshatár feletti kockázatok kezelése érdekében tett intézkedéseknek a vizsgálata. Főbb megállapításaink a következők voltak: A belső kontrollrendszer magában foglalja mindazon szabályokat, eljárásokat, gyakorlati módszereket és szervezeti struktúrákat, kockázatkezelési technikákat, kontrolltevékenységeket, amelyek segítséget nyújtanak a szervezetnek a céljai eléréséhez. A belső ellenőrzés az „Ellenőrzési Programnak” megfelelően értékelte a Polgármesteri Hivatal belső kontrollrendszerének egy elemét az ún. kockázatkezelést. Megállapítottuk, hogy a kockázatkezelés szabályozása kisebb módosításokkal megfelelt a tárgyban kiadott nemzetgazdasági minisztériumi módszertannak, azonban a vizsgált időszakban a kockázatfelmérések elmaradtak. A megállapításainkhoz kapcsolódó főbb javaslataink az alábbiak voltak: - „Kockázatkezelési Szabályzat” módosítása, kiegészítése, - „Kockázatkezelési Munkaterv” kiegészítése az ún. „Társulási munkacsoporttal”, - kockázatfelmérésen alapuló kockázatkezelési rendszer gyakorlati megvalósítása. Az ellenőrzés nyomán kialakult véleményünk a vizsgált területről, illetve folyamatról összességében: gyenge.
7
3. 3. Sopron MJV Polgármesteri Hivatala vagyonkataszter-vezetés kontrolljának és gyakorlatának a minősítése. Főbb megállapításaink a következők voltak: A vagyonkataszter vezetését 2012. október 9-től újból a Polgármesteri Hivatalban, a Vagyongazdálkodási Osztályon végzik. A feladat ellátásáról belső szabályzat került kiadásra. A belső szabályzat tartalmazta az önkormányzati ingatlanvagyon nyilvántartási és adatszolgáltatási rendjét. Nem rendelkezett ugyanakkor a földhivatallal történő egyeztetés folyamatáról, gyakoriságáról és a vagyonkataszter-nyilvántartás adatbiztonsági követelményeiről. A szabályzatban előírtak a feladatellátással érintett osztályok ügyrendjében és a dolgozók munkaköri leírásaiban nem, illetve nem a valós feladatellátásnak megfelelően kerültek meghatározásra. A Polgármesteri Hivatal 2007. évtől hatályos „Számlarendje” és 2014. évtől hatályos „Számviteli politikája” a korábbi – Holdingnál történő – feladatellátást tükrözték. A belső ellenőrzés vizsgálta, hogy a Polgármesteri Hivatalban, az önkormányzat tulajdonában lévő ingatlanokról a 147/1992. (XI. 6.) Korm. rendelet 1. § (1) szerinti ingatlanvagyonkatasztert folyamatosan vezették-e, a számviteli, illetve a földhivatali nyilvántartásokkal történő adategyeztetést elvégezték-e. Megállapítottuk, hogy a nyilvántartás vezetése biztosított volt. A számviteli nyilvántartás és az ingatlanvagyon kataszter adatai közötti egyezőséget az adatok tételes összevetésével 2013. évben biztosították. A jelentkező eltéréseket kivizsgálták, tételesen levezették és dokumentálták. A vagyonkataszter és a földhivatali ingatlan-nyilvántartás adatai közötti egyeztetésre utoljára 2012. évben került sor. A nyilvántartás vezetése kapcsán a belső ellenőrzés az állományváltozást tartalmazó okmányok átadásának határideje, módja, valamint az átvezetések rögzítése határideje vonatkozásában állapított meg hiányosságot. A kataszteri napló készítésének és átadásának módja eltért a belső szabályzatban előírtaktól. A megállapításokhoz kapcsolódó javaslataink a következők voltak: - A Városgazdálkodási Osztály Ügyrendjének kiegészítése a vagyonkataszter nyilvántartás vezetése feladattal. Az Ügyrend módosításával egyidejűleg a feladatellátást végző dolgozó munkaköri leírásának kiegészítése a feladat meghatározásával. - A vagyon-nyilvántartási feladattal megbízott számviteli ügyintéző VI. munkaköri leírásának módosítása. - A vagyonváltozást eredményező alapokmányok iktatása, dokumentált módon történő továbbítása. A változások átvezetése határidejének biztosítása a belső szabályzatban foglaltaknak megfelelően. - A 40.182-11/2012. számú „Sopron Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala szabályzat az önkormányzati ingatlanvagyon nyilvántartási és adatszolgáltatási rendjéről” belső kontroll kiegészítése a földhivatali egyeztetés folyamata és gyakorisága rendjével, valamint az adatbiztonság szabályaival. - A kataszteri napló előállítása a belső szabályzatban rögzített módon és időben. - A kataszteri nyilvántartás földhivatallal történő egyeztetésének folyamatos biztosítása.
8
- A DOS alapú „Katawin” nyilvántartási rendszer Windows alapú rendszerre történő fejlesztésének, teljes körű alkalmazásának, illetve az önkormányzati alkalmazás szolgáltató rendszerhez való csatlakozás lehetőségének a vizsgálata. Az ellenőrzés nyomán kialakított véleményünk a vizsgált területről, illetve folyamatról összességében: korlátozottan megfelelő volt. 3. 4. Sopron MJV Önkormányzatának a nemzetiségi önkormányzatokkal kötött együttműködési megállapodásainak, valamint a nemzetiségi önkormányzatok pénzügyi kontrolljainak a minősítése. Főbb megállapításaink a következők voltak: A nemzetiségi önkormányzatok és Sopron Megyei Jogú Város Önkormányzata együttműködésének rendje az ún. „Együttműködési Megállapodásokban” szabályozott volt. Hiányosságként került megállapításra, hogy a hatályos megállapodások a Nek. tv. 80. § (3) bekezdésében foglaltak ellenére nem tartalmazták: - a törzskönyvi nyilvántartásba vétel és adószám igénylésével kapcsolatos határidőket és együttműködési kötelezettségeket, a felelősök konkrét kijelölésével, - a helyi önkormányzatot terhelő pénzügyi ellenjegyzési, érvényesítési, utalványozási, teljesítésigazolási feladatok konkrét kijelölését, - a helyi nemzetiségi önkormányzat kötelezettségvállalásának a szervezeti és működési szabályzatban meghatározott szabályait, különösen az összeférhetetlenségi és nyilvántartási kötelezettségeket. A nemzetiségi önkormányzatok gazdálkodási feladatait ellátó SMJV Polgármesteri Hivatala belső szabályzatainak rendelkezéseit kiterjesztették a nemzetiségi önkormányzatok gazdálkodási feladataira. A hivatkozott belső szabályzatok néhány pontban módosításra, illetve kiegészítésre szorulnak, ugyanis - a Pénz- és értékpapír kezeléséről szóló szabályzat rendelkező része a nemzetiségi önkormányzatokra nem hivatkozik, az önálló bankszámlák feletti rendelkezési jogosult(ak) megnevezése és felhatalmazása hiányzik, - a Kötelezettségvállalás és kapcsolódó folyamatok rendjéről szóló szabályzat nemzetiségi önkormányzatokra vonatkozó szabályai keretében az érvényesítési jogkörök ellátására vonatkozó szabályok és a Közgazdasági Osztály Ügyrendje szerinti érvényesítési jogkörgyakorlás közötti összhang nem áll fenn. A nemzetiségi önkormányzatoknál az ellenőrzött időszakban, a szúrópróbaszerűen választott tételek vonatkozásában, a pénzügyi folyamatokban kulcsszerepet betöltő belső kontrollok működésében a belső ellenőrzés hiányosságot nem állapított meg.
9
A megállapításokhoz kapcsolódó főbb javaslataink az alábbiak voltak: - A hatályos megállapodások kiegészítése a Nek. tv. 80. § (3) bekezdésében foglaltak és Sopron MJV Polgármesteri Hivatala vonatkozó belső szabályzatai előírásainak figyelembe vételével. - A „Pénz- és értékpapír kezeléséről” szóló szabályzat hatályának kiterjesztése a nemzetiségi önkormányzatokra, kiegészítése a nemzetiségi önkormányzatok bankszámlák felett rendelkezési jogosultsággal rendelkezőkkel. - A Kötelezettségvállalás és kapcsolódó folyamatok rendjéről szóló szabályzat módosítása a Közgazdasági Osztály Ügyrendjében és kiegészített „Együttműködési Megállapodásokban” foglaltakkal összhangban. Az ellenőrzés nyomán kialakult véleményünk a vizsgált területről, illetve folyamatról összességében: megfelelő volt. 3. 5. Sopron MJV Önkormányzata által alapított és fenntartott költségvetési intézmények és a Polgármesteri Hivatal selejtezési tevékenysége kontrolljának és lebonyolítása szabályszerűségének a vizsgálata. Főbb megállapításaink a következők voltak: A belső ellenőrzés vizsgálta Sopron MJ Város Önkormányzata által alapított és fenntartott költségvetési szervek selejtezési tevékenysége kontrollját és lebonyolítása szabályszerűségét. A vizsgálat célja annak megállapítása volt, hogy a selejtezési eljárás lebonyolítása megfelelt-e az erre vonatkozó kontrolloknak. A selejtezés kontrollkörnyezetéről megállapítottuk, hogy a vizsgált 9 költségvetési szervből 8 rendelkezett „Selejtezési Szabályzattal”. A szabályzatok többsége „mintaszabályzat” volt, amely nem tartalmazta az intézményi sajátosságokat. A Polgármesteri Hivatal mintaszabályzattal segítette az intézmények selejtezési szabályzatkészítési munkáját, ugyanakkor az ún. „Munkamegosztási Megállapodásban” a selejtezési feladat munkamegosztási és felelősségvállalási rendjéről nem rendelkeztek. A Hivatalban a selejtezés szabályozási rendszerét csak hét év után tekintették át. A vizsgált költségvetési szervek közül 3 selejtezési tevékenységet a vizsgált időszakban nem végzett. Selejtezési ütemtervvel 4 vizsgált szervezet rendelkezett, ezzel segítve a selejtezési tevékenység koordináltságát. A selejtezés lebonyolítása – néhány kisebb hiányosság mellett – általában megfelelt a hatályos kontrolloknak, a jegyzőkönyveket szabványnyomtatványok alkalmazásával állították össze. A selejtezett eszközök hasznosítására a szükséges intézkedéseket megtették. A számviteli nyilvántartásokból a leselejtezett eszközöket kivezették. A megállapításokhoz kapcsolódó javaslataink a következők voltak: - „Munkamegosztási Megállapodásban” az irányító szervi és intézményi selejtezési feladat és hatáskör rögzítése, -„Selejtezési Szabályzat” kiegészítése a „selejtezés intézményre vonatkozó különös szabályai, együttműködés a Polgármesteri Hivatallal” fejezettel, - A selejtezési eljárás lebonyolítása során a selejtezési kontroll maradéktalan betartása.
10
Az ellenőrzés nyomán kialakított véleményünk a vizsgált területről, illetve folyamatról összességében: korlátozottan megfelelő volt. 3. 6. Soproni Múzeum rendszerellenőrzése Főbb megállapításaink a következők voltak: A muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről szóló 1997. évi CXL. törvény előírása alapján azok a – nem megyeszékhely megyei jogú város területén lévő – muzeális intézmények, amelyek 2012. december 31-én a megyei múzeumi szervezetek tagintézményeként működtek, 2013. január 1-jétől a feladat ellátásához rendelkezésre álló személyi, tárgyi és pénzügyi feltételek egyidejű átadásával a működési engedélyükben meghatározott székhely szerint illetékes települési önkormányzatok fenntartásába kerültek. A fentiek alapján Sopron MJ Város Önkormányzata 2013. január 1-jével megalapította a Soproni Múzeumot. A Múzeumban őrzött kulturális javak jelentős része országos, egy része nemzetközi jelentőségű. A leltározott műtárgyállomány nagysága meghaladja a 180.000 darabot, a százezres nagyságrendű fotógyűjtemény és a közel 40.000 darabból álló könyvtári állomány mellett. A Múzeum gyűjtőköre kiterjed Sopron város és az egykori történeti Sopron vármegye területén fellelhető, illetve ehhez kötődő – a Múzeum alaptevékenységi körébe, illetve e területhez tartozó – kulturális örökség fogalomkörébe tartozó tárgyi emlékeire, írásos, képi, mozgóképi és hangzó dokumentációjára. A Múzeum anyaga a nemzeti kulturális vagyon részét képezi, tulajdonosa a magyar állam és a fenntartó Sopron MJ Város Önkormányzata. A Soproni Múzeum gyűjteményei, kiállításai, műhelyei és raktárai jelenleg 15 épületben helyezkednek el a városban és Brennbergbányán. A gyűjteményeknek helyet adó ingatlanállomány részben a magyar állam, részben az önkormányzat tulajdona. A Múzeum állandó és időszakos kiállításai: - Tűztorony - Storno Gyűjtemény - Határtalan történet. Sopron és környéke a kora újkortól napjainkig. - Háromezer év a Borostyánkő út mentén. Régészeti kiállítás. - XVII-XVIII. századi polgári lakások, bútorok. - Római kori kőtár. - Patikaház - Pékház - Ó-Zsinagóga - Bányászati Emlékmúzeum - Deák téri evangélikus sírkőtár - Lábasház (időszaki kiállítások helyszíne). A Soproni Múzeum pénzügyi-gazdasági feladatellátására vonatkozóan az ún. „Együttműködési Megállapodás” előírásai az irányadóak. A belső ellenőrzés értékelte a Soproni Múzeum belső kontrollrendszerének kialakítását, működését a rendszer öt elemének megfelelően.
11
A belső ellenőrzés által vizsgált kontrollok vonatkozásában a kontrollkörnyezet kialakítása általában megfelelőnek mondható, ugyanis a szervezeti célok elérését segítő kontrollok rendelkezésre állnak, a szervezet belső struktúrájának kiépítése megfelelő. Az intézmény elkészítette SZMSZ-ét, melyet az irányító szerv részére megküldött, azonban elfogadására a helyszíni vizsgálat időpontjáig nem került sor. A SZMSZ tervezet módosítása indokolt az Alapító Okirat időközi módosítása miatt. A kockázatkezelés szabályozása csak részben felel meg a tárgyban kiadott nemzetgazdasági minisztériumi módszertannak, a múzeumban a kockázatfelmérések elmaradtak. A múzeum pénzkezelési szabályzata megfelelően rendelkezik az intézményi kiállítóhelyek, mint pénzbeszedő helyek készpénzkezeléséről. Az ehhez kötődő kontrollok megfelelően működtek. Az információ és kommunikáció intézményi rendszere szabályozott. A belső kapcsolattartás vezetői értekezletek formájában valósul meg, melyről írásos feljegyzés készül. A napi információáramlás és kapcsolattartás szóban, illetve e-mailben történik. A múzeum rendelkezik saját honlappal, azonban a közérdekű adatait maradéktalanul nem jelenítette meg. A nyomon követés egyes részelemei működnek az intézménynél, de a rendszerszerű szabályozás és gyakorlati kialakítás még feladatként jelentkezik. A megállapításokhoz kapcsolódó javaslataink a következők voltak: - Az SZMSZ tervezet módosítása, kiegészítése, jóváhagyása. - Az általános közzétételi lista teljességének a biztosítása. - Kockázatfelmérésen alapuló kockázatkezelési rendszer gyakorlati megvalósítása. - A szervezeti teljesítmény és a belső kontrollrendszer monitoring folyamatainak gyakorlati kiépítése és működtetése. Az ellenőrzés nyomán kialakított véleményünk a vizsgált területről, illetve folyamatról összességében: korlátozottan megfelelő volt. 3. 7. Központi Gyermekkonyha rendszerellenőrzése Főbb megállapításaink a következők voltak: Az élelmezési tevékenység folyamata az intézménynél szabályozott. Az „Élelmezési Szabályzat” hatályos rendelkezéseinek módosítása, illetve kiegészítése szükséges az „Alapító Okirat” változása okán bekövetkezett feladatbővülés és ellátás rendszerének módosulása, illetve az élelmezési feladatellátás elszámolásának és bizonylatolásának folyamatára bevezetett Qadro Byte közétkeztetési rendszer miatt. A kockázatkezelés rendszere az intézménynél szabályozott. A szabályozás ellenére az intézmény kockázatkezelési rendszert nem működtetett. A közérdekű adatok kötelező közzétételére vonatkozó legfontosabb jogszabályi követelményeknek az intézmény nem tett eleget, ugyanis közérdekű adatait sem saját honlapon, sem a jogszabályban rögzített egyéb módon nem tette közzé. Az élelmezési feladatellátás elszámolása és dokumentálása folyamatában a kulcskontrollok működése megfelelő, a belső ellenőrzés hiányosságot nem állapított meg.
12
Az élelmezési anyagok tárolásának és nyilvántartásának tulajdonvédelem követelményei érvényesültek.
rendszere
megfelelő,
a
A megállapításokhoz kapcsolódó javaslataink a következők voltak: - Az „Élelmezési Szabályzat” kiegészítése az alábbiak vonatkozásában: + az étkeztetés feladata és ellátás rendszere, tálalóhelyek módosítása a hatályos „Alapító Okirat” szerint, + Az élelmezési feladatellátás elszámolása és dokumentálása (alkalmazott gépi nyomtatványokra kimutatásokra való hivatkozással) hatályos rendjének rögzítése, + Élelmezésvezető feladatainak részletezése, + Nyersanyagok tárolási veszteségének meghatározása. - Intézményi „Kockázatkezelési Szabályzat” módosítása a hatályos jogszabályi előírással. - Kockázatfelmérésen alapuló kockázatkezelési rendszer gyakorlati megvalósítása. - A közérdekű adatok kötelező közzétételére vonatkozó legfontosabb jogszabályi követelményeknek való megfelelés. - Raktári kulcsnyilvántartás naprakész vezetése Az ellenőrzés nyomán kialakított véleményünk a vizsgált területről, illetve folyamatról összességében: korlátozottan megfelelő volt. 4. A tanácsadó tevékenység A helyszíni vizsgálatok kapcsán számos kérdésben fogalmaztuk meg szakmai véleményünket a konkrét vizsgálati programpontokon túl is. A helyszíni ellenőrzési alkalmak mellett – elsősorban telefonon – több esetben fordultak az egyes hivatalok vezetői, dolgozói szakmai kérdésükkel szervezetünkhöz. Az éves ellenőrzési terv készítésekor tanácsadói felkérés a belső ellenőrzéshez Sopron MJ Város Önkormányzata vonatkozásában érkezett, mely hivatalos tanácsadói megbízás végrehajtásra került. A tanácsadói feladat megnevezése: Az önkormányzati társulások feladatainak integrálási lehetősége a Sopron és Térsége Önkormányzati társulásba. Tanácsadói feladat célkitűzése: Annak áttekintése, hogy a megváltozott szabályozási és finanszírozási rendszerben hogyan lehetne takarékosabbá, hatékonyabbá tenni az önkormányzat társulási szerepvállalását. Tanácsadói feladat hatóköre: 1. Sopron és Térsége Önkormányzati Társulás 2. Sopron és Környéke Szociális - Gyermekjóléti Intézményfenntartó Társulás 3. Hegykő és Fertőszentmiklós Vízbázis Biztonságba Helyezése Önkormányzati Társulás
13
Az integrálás lehetősége: A Hegykő és Fertőszentmiklós Vízbázis Biztonságba Helyezése Önkormányzati Társulásnál a társulási célként megjelölt projektfejlesztés megvalósult, ezért célszerű lenne megvizsgálni a társulási forma jogutódlással való megszüntetését. Ennek érdekében az ún. Közreműködő Szervezet szakmai állásfoglalását célszerű megkérni a vázolandó jövőbeni megoldásról (pld. Sopron MJ Város Önkormányzatának, mint jogutódnak a belépése, az ezzel biztosított további működés, ellenőrzés, dokumentumok megőrzése stb.). A fentiek alapján az integrálást nem javasoljuk. A Sopron és Környéke Szociális - Gyermekjóléti Intézményfenntartó Társulást határozott időszakra – a kedvező finanszírozás idejére – hozták létre az alapítók, azzal, hogy a társulás megszűnésével a közös fenntartású Intézmény újra Sopron MJ Város Önkormányzatának intézménye lesz. A fentiek miatt az integrálást nem javasoljuk. Ajánlás a tisztségviselők számára: A belső ellenőrzés javasolja a „Tanácsadói Jelentés” alapján „Intézkedési Terv” kiadását az alábbi feladatra vonatkozóan: - Szakmai állásfoglalás kérése a Közreműködő Szervezettől a Hegykő és Fertőszentmiklós Vízbázis Biztonságba Helyezése Önkormányzati Társulás jogutódlással való megszüntetéséről. III. A BELSŐ KONTROLLRENDSZER MŰKÖDÉSÉNEK ÉRTÉKELÉSE ELLENŐRZÉSI TAPASZTALATOK ALAPJÁN, JAVÍTÁSÁRA TETT FONTOSABB JAVASLATOK Sopron MJ Város Önkormányzatánál a belső kontrollrendszerre megállapításaink a vizsgált területek tekintetében a következők voltak:
vonatkozó
A kockázatkezelés szabályozása kisebb módosításokkal megfelelt a tárgyban kiadott nemzetgazdasági minisztériumi módszertannak, azonban a vizsgált időszakban a kockázatfelmérések elmaradtak. A Hivatal információs és kommunikációs rendszere szabályozott, de a beszámolási rendszer, beszámolási szintek, határidők és módok meghatározása továbbra sem teljes körű. A Hivatal monitoring szabályozást és monitoring stratégiát nem alakított ki. A Belső ellenőrzés javasolja a 2014. évben kiadott, a belső kontrollrendszer fejlesztésére vonatkozó jegyzői utasítás maradéktalan megvalósítását.
14
IV. AZ INTÉZKEDÉSI TERVEK MEGVALÓSÍTÁSA A Belső ellenőrzés minden jelentését javaslatokkal és ajánlásokkal zárta, megjelölve a feladatot, felelőst és a határidőt. 2014. évben összesen 194 javaslatot tettünk. Főbb javaslatainkat az „Éves ellenőrzési jelentésünk” egyes összegző vizsgálati megállapításai után rögzítettük. A belső ellenőrzés „Ellenőrzési Jelentései” a hiányosságok feltárása mellett, azok kijavítására irányuló javaslatokat – feladat, felelős, határidő megjelölésével – is tartalmaztak. Ezzel az ellenőrzés jelentősen segítette az ellenőrzött szervezetek, szervezeti egységek vezetőit intézkedési terv készítési feladataik ellátásában. Intézkedési Tervek Sopron MJ Város Önkormányzatánál megtartott ellenőrzések vonatkozásában: – „A pénzügyi folyamatokban kulcsszerepet betöltő belső kontrollok működésének a minősítése a Polgármesteri Hivatalban” tárgyú szabályszerűségi ellenőrzés: Az „Intézkedési Terv” készítése a felelősök részéről az éves ellenőrzési jelentés készítésekor – határidőben – folyamatban volt. – „A Polgármesteri Hivatal kockázatkezelési rendszere működésének, a beazonosított tűréshatár feletti kockázatok kezelése érdekében tett intézkedések” szabályszerűségi ellenőrzése: Az intézkedési terv feladatait a 40.103/2015. számú jegyzői utasítás elrendelte, lejárt határidejű jelentési kötelezettség még nem keletkezett. – „A vagyonkataszter-vezetés kontrolljának és gyakorlatának a minősítése” című szabályszerűségi ellenőrzés: Az „Intézkedési Terv” készítése a felelősök részéről az éves ellenőrzési jelentés készítésekor – határidőben – folyamatban volt, – „A nemzetiségi önkormányzatokkal kötött együttműködési megállapodások, valamint a nemzetiségi önkormányzatok készpénzkezelése pénzügyi kontrolljainak a minősítése” című szabályszerűségi ellenőrzés: A szükséges „Intézkedési Terv” elkészült. A Közgazdasági Osztály jelentéstételi kötelezettségének nem tett eleget. – „Sopron MJ Város Önkormányzata által alapított és fenntartott költségvetési intézmények és a Polgármesteri Hivatal selejtezési tevékenysége kontrolljának és lebonyolításának vizsgálata” című szabályszerűségi témaellenőrzés: Az „Intézkedési Terv” készítése a felelősök részéről az éves ellenőrzési jelentés készítésekor – határidőben – folyamatban volt, – Soproni Múzeum rendszerellenőrzése: „Intézkedési Terv” készült, a feladatok részben teljesültek, részben 2015. évben további részterületekre vonatkozóan jelentési kötelezettség áll fenn, – Központi Gyermekkonyha rendszerellenőrzése: „Intézkedési Terv” készült, jelentési kötelezettségének még nem tett eleget. – „Az önkormányzati társulások feladatainak integrálási lehetősége a Sopron és Térsége Önkormányzati Társulásba” című tanácsadói feladat: A Belső ellenőrzés javaslata alapján a Hivatal vezetője jegyzői utasításban (40.103/2015.) a szükséges feladatok végrehajtását elrendelte.
15
V. ÉVES ÉRTÉKELÉS A BELSŐ ELLENŐRZÉS TÁRGYI ÉS SZEMÉLYI FELTÉTELEIRŐL A Belső ellenőrzés jogszabály által előírt erőforrás meghatározását az elfogadott „Stratégiai Ellenőrzési Terv” tartalmazza. A Belső ellenőrzésnél 3 fő státusz állt rendelkezésre a belső ellenőri feladatok ellátására az alábbiak szerint: – belső ellenőrzési vezető, – belső ellenőrzési munkatárs I., – belső ellenőrzési munkatárs II. Valamennyi belső ellenőr rendelkezik szakirányú felsőfokú állami iskolai képesítéssel és szakirányú középfokú képesítéssel is. A belső ellenőrök regisztráltak a költségvetési szerveknél belső ellenőrzési tevékenységet végzők nemzetgazdasági minisztériumi nyilvántartásában. A belső ellenőröket mintegy 17 – 37 éves szakmai tapasztalat jellemzi. A Belső ellenőrzés az „Éves Képzési Tervében” foglaltakat az alábbiak szerint hajtotta végre: – havonta megtartottuk a jogszabály ismertetéseket, – az ún. „Költségvetési Levelek” szakfolyóirat fontosabb kérdéseit szintén havonta átbeszéltük, – rendszeresen tanulmányoztuk a Nemzetgazdasági Minisztérium Ellenőrzési Rendszerek, valamint az Állami Számvevőszék honlapját, – figyelemmel kísértük a társulásban végzett belső ellenőrzés sajátosságait. A következő belső oktatásokat tartottuk meg: – az államháztartással és az államháztartási számvitellel összefüggő új rendelkezések, – a költségvetési szervek monitoring rendszerének kialakítása és működtetése, belső ellenőrzésének módszere, – a kockázatmenedzsment folyamat fő elemei és belső ellenőrzési szempontú értékelése, – a feleslegessé vált vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályozási rendszere, – a pénzkezelési szabályzat tartalmi és formai kellékei. Minden belső ellenőr részt vett a kétévente kötelező, 2014. évben aktuális ÁBPE- belső ellenőri továbbképzésen, továbbá teljesítettük a közszolgálati tisztviselők adott évre kötelező továbbképzési követelményeit. A fenti adatokból is jól látható, hogy a Belső ellenőrzés költségtakarékos módon hajtotta végre képzési tervét. A Belső ellenőrzés tárgyi feltételei, mind az irodai elhelyezést, mind a számítástechnikai eszközellátottságot tekintve jók.
16
VI. A BELSŐ ELLENŐRZÉSI TEVÉKENYSÉG FEJLESZTÉSÉRE VONATKOZÓ JAVASLATOK 2014. évben nem volt olyan „Ellenőrzési Jelentésünk”, melyre az ellenőrzött szervezetek, szervezeti egységek vezetői, és akikkel az ellenőrzés anyagát megismertették, észrevételt fogalmaztak volna meg. 2014. évtől 24 önkormányzat számít Sopron MJ Város Polgármesteri Hivatala Belső ellenőrzése térségi munkájára Sopron és Térsége Önkormányzati Társulás keretében. További feladatbővülésként jelentkezett Sopron és Környéke Szociális - Gyermekjóléti Intézményfenntartó Társulás és intézménye, valamint Hegykő és Fertőszentmiklós Vízbázis Biztonságba Helyezése Önkormányzati Társulás belső ellenőrzési rendszerének kiépítése, a feladat folyamatos ellátása. 2015. évben célszerűnek látjuk – az elmúlt két év tapasztalatai és „jó gyakorlatai” alapján – a Sopron és Térsége Önkormányzati Társulás „Belső Ellenőrzési Kézikönyvének” a felülvizsgálatát. A belső ellenőrzési tevékenység fejlesztése garanciális elemének tartjuk, hogy a belső ellenőrzési vezető tagja annak a fórumnak, mely a Nemzetgazdasági Minisztérium Államháztartási Belső Kontrollok Osztályán működik, így első kézből kap értesítést, illetve kérik ki a véleményét a jogszabály-módosításokról, kifejtheti véleményét az egyes módszertani segédletekről, ismertetheti a legjobb gyakorlatokat, meghívást kap személyes találkozókra. Sopron, 2015. március 20.
/Patzner László/ okl. közgazda belső ellenőrzési vezető NGM r. sz.: 511. 32. 09
17
