Jegyzőkönyvi kivonat
Sopron Megyei Jogú Város Önkormányzat Közgyűlése 2015. június 25-ei rendkívüli közgyűlésének nyilvános üléséről készült jegyzőkönyvéből. 2. napirendi pont:
Előterjesztés intézményekkel döntések elfogadásáról
kapcsolatos
133/2015. (VI. 25.) Kgy. határozat: Sopron Megyei Jogú Város Önkormányzat Közgyűlése a határozat szoros mellékletét képező, Soproni Múzeum és Sopron Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala között létrejövő „Munkamegosztási megállapodás”-t jóváhagyja, és felkéri az intézmény igazgatóját és Sopron Megyei Jogú Város jegyzőjét, hogy a dokumentum aláírásáról gondoskodjanak, és felhatalmazza a polgármestert a megállapodás ellenjegyzésére. A határozati javaslat szoros mellékletét képező „Munkamegosztási megállapodás” hatályba lépésével egyidejűleg a munkamegosztást szabályozó jelenleg hatályos dokumentum hatályát veszti. Felelős: Határidő:
dr. Sárvári Szabolcs jegyző 2015. június 30.
K.m.f.
Dr. Fodor Tamás polgármester
Dr. Sárvári Szabolcs jegyző
A 133/2015. (VI. 25.) Kgy. határozat melléklete MUNKAMEGOSZTÁSI MEGÁLLAPODÁS amely létrejött egyrészről a Sopron Megyei Jogú Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala (9400 Sopron, Fő tér 1., PIR száma:367703, adószáma: 15367709-2-08, képviseletében Dr. Sárvári Szabolcs jegyző), mint az intézmény pénzügyi-gazdálkodási tevékenységét ellátó költségvetési szerv (továbbiakban Polgármesteri Hivatal), másrészről a Sopron Megyei Jogú Város Közgyűlése által a Polgármesteri Hivatalhoz rendelt Soproni Múzeum (9400 Sopron, Fő tér 8., PIR száma: 803681, adószáma: 15803689-2-08, képviseletében: Dr. habil. Tóth Imre PhD igazgató) költségvetési szerv, a továbbiakban Intézmény együttesen Szerződő Felek között, az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet alapján. I. A Felekre vonatkozó általános szabályok 1. A megállapodásban foglaltak nem csorbíthatják az intézmény szakmai, gazdálkodási döntési jogosultságát, önálló jogi személyiségét és felelősségét. 2. A Polgármesteri Hivatal kijelölt szervezeti egységei útján biztosítja a törvényes, szabályszerű és takarékos gazdálkodás feltételeit. 3. Felek kapcsolatában az adattovábbítás, tájékoztatás történhet írásban, e-mailben, vagy elektronikus adathordozón is. A kötelezettséggel járó, vagy jogosultsággal bíró hivatalos iratokat, bizonylatokat, szerződéseket, vagy ezt helyettesítő okmányokat hagyományos módon, hiteles aláírással és bélyegzővel kell ellátni, tértivevénnyel, postai úton, vagy személyesen kell kézbesíteni. Az érvényesítés és ellenjegyzés a Polgármesteri Hivatal feladata. Az intézmény a kötelezettségvállalási, utalványozási és teljesítésigazolási jogkör gyakorlója. 4. Felek a tudomásukra jutó, saját működésüket, ezen megállapodást, vagy az együttműködésük feltételeit érintő változásokról – különös tekintettel a jogszabály-változásokra – egymást haladéktalanul tájékoztatják. 5. Felek költségvetési szervek, ezért feladataikat a vonatkozó hatályos jogszabályok keretei között végezhetik független attól, hogy a megállapodás aláírását követő jogszabályi változások, vagy Sopron Megyei Jogú Város Közgyűlésének rendelkezése(i) jelen megállapodásban átvezetésre kerültek-e vagy sem.
II. Az Intézmény és a Polgármesteri Hivatal feladatai 1. A költségvetés tervezése Intézmény a) az Intézmény a tervév költségvetése megalapozásához a kiküldött tervezési feladatokat tartalmazó levélben foglaltak, valamint a hatályos jogszabályi rendelkezések alapján, és a levél mellékleteként csatolt táblázatokat, formanyomtatványokat határidőre kitölti és megküldi a Polgármesteri Hivatal jegyzőjének. b) a tervezés során szükség esetén egyeztet a Polgármesteri Hivatallal. Polgármesteri Hivatal a) az a) pont szerinti adatokat feldolgozva állítja össze az intézmény költségvetési keretszámait. b) szükség estén egyeztet az intézménnyel, majd kialakítja az intézményi költségvetési előirányzatokat. c) egyezteti az intézmény vezetőjével az intézményi keretszámokat. d) tájékoztatja az intézményt a rendeletileg elfogadott keretszámairól. e) a költségvetési rendelet elfogadása után az intézmény előirányzatait nyilvántartásba veszi. f) elkészíti az Intézmény elemi költségvetését, amelyet aláírásra megküld az Intézménynek. 2. Az előirányzatok módosítása, átcsoportosítása Intézmény a) valamennyi előirányzata felett teljes jogkörrel rendelkezik, a megállapodásban foglaltaknak megfelelően. b) az előirányzatok felhasználásáért teljes körűen felel. c) figyelemmel kíséri az elkülönített banki alszámlákon lévő összegek cél szerinti felhasználását. d) bevételi többlet terhére a tervezett előirányzatokat meghaladó mértékű kiadásokra kötelezettséget vállalhat, amiről a jegyzőt tájékoztatni szükséges. e) az előirányzat-felhasználás előtt a kiemelt előirányzatok közötti átcsoportosításról a jegyzőt tájékoztatja. f) rovatok közti átcsoportosításról írásban tájékoztatja a Polgármesteri Hivatal Közgazdasági Osztályát, amennyiben az egyes rovatokon lévő előirányzat nem nyújt fedezetet a tervezett kiadásokra. g) 100.000 Ft feletti kiadások teljesítése előtt az intézménynek a fedezet meglétéről tájékoztatási kötelezettsége van a jegyző felé. h) az előirányzat-módosítások, átcsoportosítások egyéb szabályait az elfogadott költségvetési rendelet tartalmazza. Polgármesteri Hivatal a) az intézmény írásos tájékoztatása alapján előkészíti a költségvetési rendeletmódosítást. b) az intézmény költségvetését érintő egyéb változásokat beépíti a költésvetési rendelet-módosítás képviselőtestület elé kerülő előterjesztés anyagába.
c) A rendelet-módosítás elfogadását követően a módosításokat átvezeti a nyilvántartásokon, lekönyveli az előirányzat-módosításokat és egyúttal tájékoztatja az intézményt az elfogadott rendelet-módosításról. 3. A gazdálkodással kapcsolatos feladatok ellátása Intézmény a) minden élő kötelezettségvállalási bizonylatának (megrendelő, szerződés, stb.), továbbá minden élő szerződésének (pályázati, egyéb) másolatát jelen szerződés megkötését követő 30 napon belül megküldi a Polgármesteri Hivatal részére. b) a kötelezettségvállalási bizonylatok minden aláírást tartalmazó eredeti példányát – legkésőbb a kötelezettségvállalás teljesülésekor - nyilvántartás céljából megküldi a Polgármesteri Hivatalnak. c) köteles vezetni a következő analitikus nyilvántartásokat a hatályos rendelkezéseknek megfelelően - A foglalkoztatottak és a létszámhoz kapcsolódó illetménykeret tételes kimutatása - a túlóra nyilvántartása - a helyettesítések nyilvántartása - a (táppénz) betegszabadság nyilvántartása - a szabadság-nyilvántartás - a 200.000 Ft alatti tárgyi eszközök analitikus nyilvántartása - az étkezéssel kapcsolatos térítési díjak könyvelése az alkalmazott programban, valamint nyugta kiállítása a vevő felé. - elkészíti az általános költségfelosztáshoz a szükséges mutatószámokat, - a meghatározott célra átvett pénzeszközök elszámolása és nyilvántartása - a pályázati támogatások elszámolása és nyilvántartása - a fizetési előlegek nyilvántartása - az ellátmány-elszámolások nyilvántartása - az előleg elszámolások nyilvántartása - az ellátottak pénzbeli juttatásainak elszámolása - a kötött felhasználású és egyedi céltámogatások felhasználásának analitikus nyilvántartása - helyiségbérletek analitikus nyilvántartása - anyagok egyedi raktári nyilvántartása - szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása, elszámolása - (köz)beszerzési eljárások és azok dokumentációjának nyilvántartása d) gondoskodik a bevételi számlák gépi úton történő kiállításáról, melyeknek másodpéldányát iratkezelési lapon legfeljebb heti rendszerességgel átadja Közgazdasági Osztálynak. e) a könyvelési programban rögzíti a kötelezettségvállalásokat, elkészíti a kimenő számlákat és utalványrendeletet. f) a beérkező számlákat iktatja, a könyvelői programban rögzíti a kötelezettségvállalásokat és elkészíti az utalványrendeletet. g) a beérkező számlákat dátumbélyegzővel érkezteti. Lebélyegzi az erre a célra rendszeresített bélyegzővel (szakmai teljesítésigazolás). h) A számlákat heti rendszerességgel, de legkésőbb 5 nappal a fizetési határidő lejárta előtt, iratkísérő lapon a Közgazdasági Osztálynak átadja.
i) a felhasználás helyét és célját a számlán feltünteti –teljesítésigazolás (rovat, kormányzati funkció, szakfeladat, ÁFA kulcsonkénti bontásban). j) a számlák ellenőrzését követően a Közgazdasági osztály által kikontírozott utalványrendeletet aláírás után iratkísérőn megküldi a Közgazdasági Osztálynak. k) a bankkivonat-másolatok és a havi vevői kintlévőségek listája alapján nyomon követi a vevői kintlévőségeket. l) pályázati forrásból történt beszerzések esetén ezt a tényt a számlán feltünteti a pályázat számának megjelölésével (az utalványrendeleten a részletező kód feltüntetése). m) a havi pénzforgalmi jelentések elemzésekor feltárt esetleges téves könyveléseket írásban jelzi és kéri a könyvelés módosítását. n) Az eredeti bankszámla kivonatokat megküldi a Közgazdasági Osztálynak. o) kötelezettséget a költségvetésben elfogadott előirányzatok mértékéig vállalhat. Polgármesteri Hivatal a) ellátja az Intézmény könyvvezetési feladatait, vezeti a számlarendnek megfelelő analitikus nyilvántartást, ezek különösen az immateriális javak, nagy értékű tárgyi eszközök, befektetett pénzügyi eszközök a követelések és kötelezettségek analitikus nyilvántartásai. b) nyilvántartja és könyveli az Intézmény kötelezettségvállalásait. c) minden pénzmozgással járó kötelezettségvállalást lekönyvel (50 E Ft alattiakat is). d) végzi a bér, a pénzforgalom nélküli tételek és az előirányzatok, valamint a könyvelési helyesbítések kontírozását és könyvelését. e) könyveli a 200.000 Ft feletti tárgyi eszközök mennyiségében és értékében bekövetkezett változásait az Intézmény feladása alapján. f) kontírozza és könyveli az Intézmény bevételi és költségszámláit, egyéb pénzmozgással járó tételeit, ennek keretében - elvégzi az érvényesítést, lekönyveli a kötelezettségvállalást, valamint a programban kikontírozza a számlákat. - a számlákat pénzügyileg ellenjegyzi és az utólag beküldött utalványrendeleteket a számlákkal való párosítás után utalja. - összevezeti a kiadásokat-bevételeket a bankkivonatok alapján. - lekönyveli a teljesítéseket. g) havi rendszerességgel megküldi az Intézmények részére a pénzforgalmi jelentést. h) figyeli az Intézmény előirányzat-felhasználásainak mértékét legalább havi rendszerességgel, az Intézményvezető részére javaslatot tehet a gazdálkodási forrásokhoz igazítására. 4. Pénz- és bankszámlakezelés Intézmény a) Bankszámla - önálló bankszámlával rendelkezik.
-
a pályázati programokhoz kapcsolódó pénzeszközök (forint, deviza) kezelésére – amennyiben a támogatási szerződés ezt kötelezően előírja – a Polgármesteri Hivatal elkülönített banki alszámlát nyit. - önálló lakásalap számlával nem rendelkezik. A lakáskölcsönök bonyolításához szükséges lakásalap számlát a Polgármesteri Hivatal nyitja meg és felette kizárólagosan rendelkezik. b) Pénztár készpénzes kiadásai fedezetére a Pénzkezelési Szabályzat mellékletében meghatározott összeg erejéig ellátmányt kap. Amennyiben a kapott ellátmány az elszámolás napja előtt elfogy, úgy az Intézmény előzetes írásbeli kérelem alapján, a korábbi ellátmánnyal való elszámolás után újabb ellátmányt igényelhet. Az elektronikusan vagy papír alapon beérkezett kérelem beérkezésének határideje az eseti ellátmány folyósítása előtti munkanap 15 órája. a Polgármesteri Hivatal tájékoztatása alapján az intézmény a bankszámlájáról az átutalt készpénz-ellátmányt felveszi. a készpénzes bevételek a készpénzes kiadások ellentételezésére felhasználhatóak. - készpénzes kiadások teljesítésénél irányadó értékhatár 50 EFt, amely összeg feletti számla készpénzben nem rendezhető. Egy gazdasági esemény több részletben való számlázása esetén a korlát a teljes összegre értendő. A készpénzes kiadások teljesítésénél irányadó SMJV Közgyűlésének tárgyi évre vonatkozó költségvetési rendelete. - a pénztárból szakmai készlet, kis értékű tárgyi eszköz, kiküldetési rendelvény, reprezentációs, élelmezési (mezőgazdasági őstermelők), továbbá egyéb kis összegű dologi illetve személyi kiadások teljesíthetők. a pénztár elszámolása során a bevételi és kiadási tételeiről pénztárbizonylatot állít ki, dekádonként pénztárjelentést készít, amelyhez hozzátűzi az alapbizonylatokat. - a készpénzes bevételeinek azt a részét fizeti be saját számlájára, amely meghaladja a Pénzkezelési Szabályzatban meghatározott napi záró pénzkészlet értékét. Polgármesteri Hivatal a) Bankszámla az Intézmény pénzeszközeit az ERSTE Bank Soproni Fiókjánál megnyitott bankszámláján kezeli. elkülönítetten kezeli az Intézmény pénzforgalmát az Intézmény elkülönített technikai alszámlá(i)n. b) Pénztár a Polgármesteri Hivatal írásbeli kérelem alapján biztosítja az Intézmény készpénz ellátmányát az intézmény számlájára utalással. Ennek tényéről az intézményt tájékoztatja. 5. Leltározás, selejtezés Intézmény a) végzi az anyagok és a 200.000 Ft alatti tárgyi eszközök analitikus nyilvántartását. Az eszközmozgást rögzítő bizonylat egy példányát a számlához, vagy a
b) c) d) e)
számlát helyettesítő bizonylathoz csatolva ellenőrzésre és könyvelésre megküldi a Polgármesteri Hivatalnak. tárgyi eszköz beszerzésekor az állományba vételi bizonylatot az Intézmény állítja ki, majd a számlához, egyéb számviteli bizonylathoz csatolva megküldi Polgármesteri Hivatalnak. az immateriális javak, a tárgyi eszközök, befektetett pénzügyi eszközök, továbbá az anyagok mozgásairól az Intézmény havonta, tárgyhót követő hó 10. napjáig feladást készít Polgármesteri Hivatal részére elvégzi a leltározási munkálatokat a Leltározási Szabályzatnak megfelelően, amihez a listákat a 200.000 Ft feletti tárgyi eszközökről a Polgármesteri Hivatal állítja elő. a selejtezési szabályzatban foglaltaknak megfelelően elvégzi a selejtezési feladatokat, majd a selejtezett eszközökről szóló jegyzőkönyvet megküldi a Polgármesteri Hivatalnak.
Polgármesteri Hivatal a) a leltározáshoz az intézmény részére biztosítja a 200.000 Ft feletti tárgyi eszközökről szóló kimutatást, valamint a leltározáshoz szükséges nyomtatványokat. b) az intézmény selejtezési jegyzőkönyve alapján a nyilvántartásból kivezeti a selejtezett eszközöket. 6.) Munkaerő és bérgazdálkodás Intézmény a) teljes jogkörrel rendelkezik a személyi előirányzatai felett, a vonatkozó jogszabályi előírások betartása mellett elvégzi a munkáltatói jogkör gyakorlásával együtt járó feladatokat. b) az alkalmazotti jogviszonnyal kapcsolatos okmány (kinevezés, vezetői megbízás, átsorolás, munkaviszony megszűntetése, stb.) és a megbízási szerződés is kötelezettségvállalás, ezért a vonatkozó szabályok értelmében az ellenjegyzési kötelezettség rájuk is vonatkozik. Az ellenjegyzés nélküli kötelezettségvállalás érvénytelen. c) munkaviszony (közalkalmazotti jogviszony) esetén, minden okmány kiállításához, módosításához, megszüntetéséhez az Intézmény a Polgármesteri Hivatal által rendszeresített adatlapon az adatokat a Polgármesteri Hivatal részére bejelenti. d) megbízási jogviszony esetén a megbízási szerződés megkötése az Intézmény feladata, amit aláírástól számított 3 munkanapon belül ellenjegyzésre a Polgármesteri Hivatalnak megküld. e) a munkaerő- és bérgazdálkodással kapcsolatos ügyekben közvetlenül nem a Magyar Állam Kincstárral (továbbiakban MÁK), hanem a Polgármesteri Hivatallal áll kapcsolatban. f) a munkaviszonnyal kapcsolatos, előzetesen a Polgármesteri Hivatal, majd a munkavállaló és a munkáltató részéről aláírt okmányok legalább 1 példányát 3 munkanapon belül a Polgármesteri Hivatal részére megküldi, aki kísérőjegyzékkel ellátva továbbítja a MÁK-nak. g) tárgyhónapot követő hó 3. napjáig jelentést készít a Polgármesteri Hivatal részére:
-
a bérjellegű, nem rendszeres kifizetésekről (megbízási szerződés alapján végzett munka ellenértéke, minőségi pótlék, kereset-kiegészítés, jubileumi jutalom, stb.) feltüntetve a kifizetés pontos jogcímét, és a terhelt előirányzatot (önkormányzati támogatási előirányzat, saját bevétel, vállalkozási bevétel, vagy átvett pénzeszköz) - a munkából való távolmaradásról (betegszabadság, GYED, GYES, táppénz) - a túlóráról, a helyettesítésről, a készenléti díjról, az ügyeleti díjról, műszakpótlékról és a szabadságról (fizetett, fizetés nélküli) - a dolgozó kifizetését terhelő egyéb levonás összegéről, jogcíméről és kedvezményezettjéről. h) minden hónap 25. napjáig feladást készít a Polgármesteri Hivatal részére, a nem rendszeres munkáltatói kifizetésekről (pl. hideg, meleg étkezési hozzájárulás, utazási költségtérítés, napidíj, kiküldetés, stb.) telephely szerinti bontásban. Polgármesteri Hivatal a) az alkalmazotti jogviszonnyal kapcsolatos okmányokat a Polgármesteri Hivatal állítja ki az Intézmény adatszolgáltatása alapján. Ezt a kiállítást követő 3 munkanapon belül megküldi az Intézmény részére. b) a MÁK-kal kizárólag az Polgármesteri Hivatal áll kapcsolatban. c) az Intézménytől megkapott – minden aláírást tartalmazó - közalkalmazotti jogviszonnyal kapcsolatos okmányt MÁK kísérőjegyzékkel ellátja és továbbítja a MÁK-nak. d) az Intézmény által beküldött bizonylatokat ellenőrzi és az illetmény számfejtési programban berögzíti, majd a túlóra, helyettesítés, készenlét, ügyelet, műszakpótlék, szabadság feladás kivételével tárgyhót követő hó 4. napjáig, a túlóra, helyettesítés, készenlét, ügyelet, műszakpótlék, és a szabadság feladást tárgyhót követő hó 15. napjáig, a nem rendszeres munkáltató kifizetésekről (étkezési hozzájárulás, utazási költségtérítés, napidíj, kiküldetés, stb.) szóló feladást a MÁK által megadott határidőre elektronikusan továbbítja a MÁK-nak. e) a bérjellegű, úgynevezett nem rendszeres kifizetéseknél az Polgármesteri Hivatal végzi el a bérszámfejtést a MÁK által biztosított KIRA rendszerben. A számfejtés eredményeként keletkező bizonylatot a Polgármesteri Hivatal utalványozza és ellenjegyzi, majd gondoskodik a nettó összeg jogosult, az esetleges egyéb levonások összegének pedig a kedvezményezett bankszámlájára történő átutalásáról. Az Polgármesteri Hivatal az Intézmény részére megküldi a kedvezményezettek kifizetési jegyzékét. f) a MÁK-tól havonta kapott bérfizetési jegyzéket és a könyvelési bizonylatokat elektronikus úton megküldi az Intézménynek. 7. Adatszolgáltatás, beszámolás Intézmény a) az éves beszámoló, elkészítéséhez, valamint az év közben felmerülő egyéb, az intézmény-hálózatot érintő, egységes felmérések, jelentések, műszaki adattár, döntési javaslatok elkészítéséhez az Önkormányzat/ Polgármesteri Hivatal által meghatározott adattartalommal és formában adatszolgáltatást teljesít.
b) Az állami támogatások igényléséhez, módosításához, elszámolásához a jogszabályban meghatározottaknak megfelelően adatot szolgáltat. c) a beszámolóhoz elkészíti a szöveges értékelést. Polgármesteri Hivatal a) a jogszabályokban előírt határidőre és adattartalommal, a könyvelési adatok alapján elkészíti az Intézmény havi, negyedéves információs jelentését és éves pénzforgalmi beszámolóját. b) által elkészített, a zárszámadás alapját jelentő beszámoló-garnitúra egy példányát megküldi az Intézmény részére. c) az éves beszámoló részeként elkészíti a céltámogatások elszámolását. Ehhez bekéri az Intézményi elszámolást, az egyes céltámogatások felhasználására vonatkozó összesítő adatait, majd ezeket összeveti a könyvelésből lekérdezhető felhasználási adatokkal. Eltérés esetén a határidők betartása mellett egyeztetést kezdeményez, melynek során kéri az Intézményt az eltérés írásos feltárására. A feltárás alapján gondoskodik a végrehajtható módosítási kérelmek figyelembe vételéről. d) feldolgozza és összesíti az állami támogatásokkal kapcsolatos, a vonatkozó jogszabályban előírt módon és időben az intézményektől kapott adatokat, és továbbítja a Magyar Államkincstár felé. e) ellátja – az Intézmény adatszolgáltatása alapján – az államháztartással szembeni adatszolgáltatási feladatokat. A jogszabályban előírt adattartalommal, formában és határidőre elkészíti és továbbítja - a negyedéves és éves beruházási statisztikai jelentést, - az áfa bevallást, - cégautó adó bevallást, - rehabilitációs hozzájárulás bevallást, egyéb, az intézményi vagyon működtetésével kapcsolatos adatszolgáltatásokat. Az áfa, a cégautó bevallás és a rehabilitációs hozzájárulás esetében a kapcsolódó pénzforgalmat a Polgármesteri Hivatal rendezi, átutalja a fizetendő adót és hozzájárulást. Jelen megállapodásban nem szabályozott kérdésekben a helyi önkormányzatokról szóló, az államháztartásról szóló, a számvitelről szóló, a Munka Törvénykönyvéről szóló, a közalkalmazottak jogállásáról szóló, az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló, a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló, a közoktatásról szóló, a szociális ellátásról szóló mindenkor hatályos törvények és rendeleti szintű jogszabályok, valamint Sopron Megyei Jogú Város Közgyűlésének tárgyévi költségvetésről szóló hatályos rendeletének szabályai az irányadók. A Munkamegosztási megállapodás hatályba lépésével egyidejűleg a munkamegosztást szabályozó jelenleg hatályos dokumentum hatályát veszti.
Megállapodó felek jelen megállapodást elolvasták, értelmezték és azt, mint akaratukkal mindenben megegyezőt írták alá.
Soproni Múzeum képviseletében Dr. habil. Tóth Imre PhD igazgató
A megállapodást fenntartóként ellenjegyzem:
Sopron Megyei Jogú Város Önkormányzata képviseletében Dr. Fodor Tamás polgármester
Sopron Megyei Jogú Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala képviseletében Dr. Sárvári Szabolcs jegyző
