Interne Controle: wat nu met de praktijk?

Interne Controle: wat nu met de praktijk? Marc Schulpen, BDO Atrio Adviseurs Openbare Sector Danny Maes, BDO Atrio Adviseurs Openbare Sector Frank Vanhove, Financieel Beheerder Gemeente Merelbeke Marc Vuylsteke, Financieel Beheerder Gemeente Hechtel-Eksel

Tweede lokale openbare sector-studiedag Sint-Niklaas, hotel Serwir, 25 oktober 2007

INTERNE CONFERENCE CONTROLE TITLE

• Stand van zaken • Aanpak en werkwijze : modellen en voorbeelden • Verschillende mogelijkheden • Pro’s en contra’s • Valkuilen • Toegevoegde waarde ahv praktijkgetuigenissen • Conclusie


duidelijk omschreven methodiek bv. risicoanalyse - procesbeschrijvingen - COSO

bepalen van prioriteiten bv. interne communicatie – dossieropvolging

operationeel plan wat gaan we doen ? hoe gaan we dit doen ? wie gaat dit doen ? tegen wanneer gaan we dit doen ?


Link met artikel 165 : “de financieel beheerder rapporteert per kwartaal aan gemeenteraad en CBS over thesaurietoestand, liquiditeitsprognose, evolutie van de budgetten en de BEHEERSCONTROLE “


interne controle moet ervoor zorgen dat de DOELSTELLINGEN VAN DE ORGANISATIE zo veel als mogelijk worden gerealiseerd

interne controle moet zo veel als mogelijk POTENTIËLE FOUTEN EN RISICO’S beperken of uitsluiten


meer zelfs …….. interne controle is een beheersinstrument (Artikel 99): naleven van wetgeving en procedures aanleveren van betrouwbare financiële en beheersinformatie efficiënt en economisch gebruik van middelen bescherming van activa voorkomen van fraude


voorbeeld 1

1. Opdeling van het bestuur in een aantal grote/belangrijke thema’s vb. klachtenmanagement – planning van werken – vorming en opleiding – in/uitgaande briefwisseling – inkomende kasstromen – interne communicatie - …..

2. Selectie van een aantal thema’s o.b.v. gemeenschappelijke inschatting van de belangrijkste knelpunten vb. klachten worden niet éénvormig geregistreerd – de antwoordtijden worden niet gerespecteerd – de beoordelingscriteria zijn niet gekend - …..


voorbeeld 1

3. Bepalen van de uit te voeren maatregelen van interne controle + uitvoeringstermijn vb. uitwerken van een procedure – opstellen van functieprofiel – installeren van software – ontwikkelen van een gebruiksdocument – aanbieden van opleiding – installeren van een toegangsregistratie - …..

4. Opvolging van de uitvoering van de vooropgestelde maatregelen


+ en -

voorbeeld 1

+

-

algemene risicoidentificatie

maatregelen te weinig uitgewerkt en beschreven

planning van organisatieoverkoepelende maatregelen

risico identificatie zeer algemeen draagkracht bij alle medewerkers ? opvolging van uitvoering en niet van effectiviteit van de maatregelen


voorbeeld 2

1. Identificeren van knelpunten binnen de organisatie o.b.v. enquetes/klachten/interne audit/meetpunten vb. onvoldoende interne communicatie – lange wachttijden – overschreden termijnen – klantonvriendelijk onthaal – onduidelijke signalisatie – toename van afwezigheden – daling aantal verwerkte dossiers - …..

2.

Selecteren van processen o.b.v. deze knelpunten vb. onthaal klant/burger – voorbereiding en afhandeling aanvragen – interne communicatie - …..


voorbeeld 2

3. Uitwerken procesbeschrijvingen met interne controlemaatregelen ter beheersing van knelpunten


+ en -

voorbeeld 2

+

-

identificatie van risico’s

éénzijdige risico’s

procesbeschrijving met IC

slechts delen van de organisatie geen algemene risico analyse geen detail risico analyse geen of onvoldoende oog voor latente risico’s


voorbeeld 3

1.

Identificeren van alle administratieve processen vb. uitvoeren van werken – aankopen courante goederen – aanvraag en aflevering bouwaanvraag – organisatie speelpleinwerking – verhuring van lokalen – opstellen budgetten – notulenbeheer – ontvangsten bibliotheek - …..

2. Beschrijven van alle processen = uitwerken van referentieprocedures


+ en -

voorbeeld 3

+

-

identificatie van processen

procesbeschrijvingen die niet beantwoorden aan eigen realiteit (maatwerk)

volledig beeld van de organisatie

grootst gemene deler geen individuele risicoanalyse geen gepaste maatregelen van interne controle gedragenheid ???


voorbeeld 4

Bepalen van maatregelen/acties/projecten per interne controledoelstelling (al dan niet per dienst)

INTERNE CONTROLE

+ en -

voorbeeld 4

+ identificatie van maatregelen en acties

zeer letterlijke invulling van IC geen of onvoldoende identificatie en analyse van risico’s geen of onvoldoende beoordeling van effectiviteit van maatregelen fragmentarisch – geen systeem van IC


voorbeeld 5

Oplijsten van alle bestaande procedures/dienstnota’s/afspraken/….. (al dan niet per dienst)


+ en -

voorbeeld 5

+ inventarisatie van alle mogelijke vormen van procedures

geen of onvoldoende identificatie van risico’s geen of onvoldoende analyse van risico’s geen of onvoldoende beoordeling van effectiviteit van bestaande procedures of maatregelen opvolging ???


voorbeeld 6

Oplijsten van alle individuele maatregelen of procedures + toewijzen aan een interne controledoelstelling


+ en -

voorbeeld 6

+ identificatie van maatregelen

geen of onvoldoende identificatie van risico’s geen of onvoldoende analyse van risico’s geen of onvoldoende beoordeling van effectiviteit van bestaande maatregelen fragmentarisch – niet gestructureerd – geen systeem van IC


voorbeeld 7

1.

Opstellen algemeen risicoprofiel volgens thema’s/onderwerpen/stromen norm versus score o.b.v. algemene risico’s

2.

Bepalen van prioriteiten

3.

Selecteren van te nemen maatregelen

4.

Selecteren van kritische processen


voorbeeld 7 5.

Risico-identificatie en analyse per proces

6.

Procesbeschrijvingen met aangepaste maatregelen van IC (van AS IS tot TO BE) of Uitvoeren van andere maatregelen

7.

IMPLEMENTATIE en OPVOLGING

HET VOLLEDIGE TRAJECT


+ en -

voorbeeld 7

+ gezamenlijke denkoefening identificatie en analyse van risico’s (algemeen en in detail) prioriteitenbepaling interne controle op maat stapsgewijs/op eigen tempo draagkracht aandacht voor implementatie kennisdatabank

intensief traject


“IVOREN TOREN” • interne controle is geen alleenstaand gegeven • interne controle is geen doel op zich • interne controle moet begrepen worden door organisatie • interne controle moet gedragen worden door alle medewerkers • interne controle is verzamelen van kennis en ervaring • interne controle is responsabiliseren • interne controle is sensibiliseren


“NEVER ENDING STORY” • intern controlesysteem evolueert permanent • • • •

doelstellingen wijzigen risico’s wijzigen kennis en ervaring evolueren regelgeving

• procesbeschrijvingen moeten actueel blijven = toepasbaar


“VERANDERINGEN ???” • procesbeschrijvingen zijn meer dan bestaande situatie • interne controle is ‘kritisch zijn’ en ‘vragen stellen’ • Waarom doen wij dit op deze manier ? • interne controle is zoeken naar verbeteringen • interne controle = sturen en coachen


“PRAKTIJKGERICHT – WERKBAAR” • procedures moeten toegepast worden • procedures moeten “gebruikt worden” • voldoende aandacht voor implementatie • • • •

aandacht voor wijzigingen gebruiksvriendelijk onderhoudsvriendelijk uniform documentenbeheer


“MAATWERK” • zelfde regels betekent niet dezelfde interne organisatie • zelfde taken betekent niet dezelfde invulling van uitvoering ervan • verantwoordelijkheden en bevoegdheden verschillen • verschillende doelstellingen • andere risico’s • andere prioriteiten • andere beschikbare middelen • andere ervaringen • andere doelgroepen • andere medewerkers – ander bestuur


“EERST DENKEN – DAN DOEN” • projectmatig • gestructureerd • stap voor stap “INTERNE CONTROLE MOET EEN TOEGEVOEGDE WAARDE LEVEREN”

Interne Controle: wat nu met de praktijk?

Recommend Documents