Inhoudsopgave: Pagina:

Jaarverslag Het Utrechts Archief 2011

1

Inhoudsopgave: Pagina:

Woord vooraf

3

1. 1.1 1.2

Beleid en management Algemeen Bestuur Management Team

5 5 5

2 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5 2.2.6

Inspectie & Archieven Inspectie Reguliere inspectiecyclus Advisering concernbrede ontwikkelingen gemeente Utrecht Nieuwe tools inspectie Digitaal depot Archieven Archiefbeheersysteem Acquisitie Inventarisatie Indicering Materiële zorg & Restauratie Digitalisering & Fotografie

7 8 8 9 11 11 12 12 12 17 22 26 28

3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.4.1 3.4.2 3.4.3 3.5 3.6 3.7

Publiek & Collecties Website Studiezalen Bruiklenen Publieksprogramma Tentoonstellingen Educatie Publieksactiviteiten en evenementen Beeldmateriaal Bibliotheek Winkel

31 31 33 36 36 36 37 39 43 44 46

4 4.1 4.2

Bedrijfsvoering Controller & financiën Facilitair beheer

47 47 48

5 5.1 5.2 5.3 5.4

Marketing & communicatie Bezoekcijfers Externe communicatie Interne communicatie Publicaties

51 51 52 53 54

6

ICT

55

7 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5

Personeel en organisatie Personele bezetting Vrijwilligers Ziekteverzuim van medewerkers in tijdelijke en vaste dienst Ondernemingsraad Lijst van medewerkers

57 57 58 58 59 61

2

Woord vooraf De geschiedenis laat op allerlei manieren sporen achter. In onze leefomgeving herkennen we oude gebouwen en historisch gelaagde landschappen. We leven met tradities, gebruiken en verhalen die vaak vele generaties teruggaan. Daarnaast legden onze voorouders veel vast in teksten en beeldmateriaal. Het Utrechts Archief zorgt ervoor dat de openbare collectie archieven van de stad en provincie Utrecht niet alleen goed beheerd wordt, maar ook op allerlei manieren toegankelijk is. De archieven zijn immers onderdeel van het collectief geheugen van de stad en het land. De collectie moet zowel toegankelijk zijn voor mensen die op zoek zijn naar hun voorouders en liefhebbers van geschiedenis als voor professionele onderzoekers. Heropening van de studiezaal Om ons werk goed te kunnen doen is de afgelopen jaren geïnvesteerd in de huisvesting van Het Utrechts Archief. In 2011 heropenden we de studiezaal voor originele documenten en de kantoren aan de Alexander Numankade, na een ingrijpende renovatie van bijna twee jaar. Dat betekende niet alleen feest voor de studiezaalbezoekers, die tijdens de verbouwing noodgedwongen geconfronteerd werden met een aangepaste dienstverlening, maar ook voor onze eigen medewerkers. De opening op 19 september vierden we dan ook samen met ruim 300 gasten. Het pand werd officieel in gebruik genomen door burgemeester Wolfsen, de voorzitter van Het Utrechts Archief. Hij droeg hierbij het sonnet 'Wake up call' voor en gaf daarmee op bijzondere wijze het podium aan de Utrechts stadsdichter Ingmar Heytze, die op zijn beurt het gedicht ‘Kraamkamer’ voordroeg:

Wake up call

Kraamkamer

Als burgemeester hoed ik het archief. Neem van mij aan: dat is geen sinecure.

Kom binnen. Hier werd geen woord vergeten. Je weet niet half wat in mij leeft. Ik las de brieven

En zo'n verbouwing: die kan maanden duren. Manmoedig neemt men ’t ongemak voor lief.

die de jonker aan de oma van je oma schreef, bewaarde traktaten en testamenten. Ik weet wie

Maar nu ben ik dan ook geheel gerust, want het archief rust zoals nooit tevoren. En ’t mooie is: een ieder kan het storen, mits men het aan de balie wakker kust.

ooit geboren werd uit wie, zag glasnegatieven van families die onder je handen verder leven,

De slapende verhalen van de stad één zoen van ieder die maar wil, bevrijdt ze. U vraagt ze aan... een kus... en dat is dat.

bestekken voor kerken en paleizen, zaailingen voor reusachtige bomen – een wereld die draaide

Als hoeder vroeg ik me nog af: wie wijdt ze, al die verhalen, bij elkaar een schat? Een dichter uiteraard. Een Ingmar Heytze.

in jonger licht. Achter mijn vensters loopt het spoor terug naar wat was voordat jij begon te bestaan. Kijk zelf maar. Je bent zoveel jonger dan je dacht. Dit archief is de kraamkamer van je verleden.

3

Gebruik van de collectie verdubbeld Bij de meeste archieven daalt het bezoek aan de studiezalen stevig ten faveure van het internetgebruik. De Utrechtse cijfers bevestigen dit. Voor het afmeten van het gebruik van de collectie zijn echter niet de bezoekcijfers bepalend, maar het aantal aangevraagde documenten. En juist daar zien we een stijgende lijn. Het fysieke archief wordt nog steeds intensief gebruikt, maar de raadpleging via internet neemt fors toe. De cijfers in dit jaarverslag spreken boekdelen. Waar mogelijk stimuleert Het Utrechts Archief digitaal gebruik van de collectie, door geleidelijk toe te werken naar een digitale studiezaal die de bezoeker 24 uur per dag faciliteert. Dit alles, opgeteld bij het opnieuw stijgende bezoekersaantal van de exposities en activiteiten aan de Hamburgerstraat, toont aan dat de doelstelling uit het meerjarenbeleidsplan (Alles uit de kast; 2009-2012) om het gebruik van het archief zowel fysiek als digitaal tenminste te verdubbelen, ruimschoots is gehaald! Meer archieven online beschikbaar Het belang van digitale toegankelijkheid en online beschikbaarheid van de collecties kreeg ook in 2011 onverminderd grote aandacht. Digitalisering van archiefstukken en 'scanning on demand' werden na de opstart in 2010, going concern. In 2011 kwam daar, in samenwerking met collega’s van andere RHC’s, een intensieve inzet op de aansluiting op het nationale Edepot bij. Samenwerken Het Utrechts Archief houdt van samenwerken. Ook in 2011 maakten we met culturele collega's mooie belevenissen mee, waarvan de Museumnacht in oktober een absoluut hoogtepunt was. Het bijzonder geslaagde evenement dat door 5.000 mensen bezocht werd (waarvan meer dan de helft bij het archief langskwam), toont de kracht van de ‘Musea Utrecht’ op het vlak van collectieve positionering. Vrienden van het archief Het Utrechts Archief weet zich al vele jaren omringd door een kring van enthousiaste Vrienden. In 2011 gaf een het bestuur van de vriendenstichting ‘De Utrechtse Vriendschap’ een stevige impuls aan een nieuw programma en een wervingscampagne. Het aantal leden verdubbelde bijna. De interesse van mensen om zich ook op zo’n nadrukkelijker manier aan Het Utrechts Archief te verbinden is fantastisch. Datzelfde geldt voor de Rabobank Utrecht e.o. die in 2011 besloot om het sponsorcontract tot eind 2014 te verlengen. Daardoor blijft het mogelijk dat individuele bezoekers gratis onze exposities kunnen bezoeken. Ook al tonen archieven als geen ander hoe dingen van voorbijgaande aard kunnen zijn, ze maken ook zichtbaar hoe de kleinste maatschappelijke bewegingen bepalend kunnen zijn voor de toekomst. Daarom is het van groot belang dat archieven hun werk blijven doen, met overtuiging en passie, zodat de tijd ons kan leren! Om met Heytze te spreken: ‘als kraamkamers van ons verleden’.

4

1.

Beleid en management

1.1

Algemeen bestuur

Het Algemeen Bestuur van Het Utrechts Archief bestond in 2011 uit: Dhr. Aleid Wolfsen (voorzitter); Dhr. Vincent van der Burg (vicevoorzitter); Dhr. Kasper Driehuijs; Dhr. Frits Lintmeijer; Dhr. Martin Berendse; Mw. Mirjam de Rijk; Mw. Irmgard Broos (adviseur provincie). Het bestuur vergaderde in 2011 vier maal, op 28 maart, 20 juni, 19 september en 12 december. 1.2

Management Team

Het Management Team van Het Utrechts Archief bestond in 2011 uit: Mw. Saskia van Dockum (directeur, communicatie, ICT); Dhr. Erik Tigelaar (hoofd Collecties en waarnemend hoofd Publiek & Presentatie); Dhr. Kaj van Vliet (Rijksarchivaris & hoofd Archieven); Dhr. Jeroen van Wolferen (hoofd financiën & controller/ receptie, secretariaat, verhuur); Dhr. Fred Dalhuisen (facilitaire zaken, huisvestingsprojecten); Naast de tweewekelijkse MT-vergaderingen waren er beleidsessies in mei, juni en september. Het Utrechts Archief bestaat uit de afdelingen: -

Inspectie en Archiefbeheer (inspectie, inventarisatie & acquisitie, indicering, digitalisering & fotografie, materieel- en depotbeheer, restauratie); Publiek en Collecties (bibliotheek, studiezalen, website, educatie, exposities en beeldmateriaal); Bedrijfsvoering (Facilitair, Financiën, Ict, secretariaat, receptie); P&O en Marketing & Communicatie vallen direct onder de Directie.

Nevenfuncties en lidmaatschappen leden MT: Saskia van Dockum: - Bestuurslid Het Utrechts Landschap (per 1-9-2011); - Bestuurslid Maatschappij voor Handel en Nijverheid, departement Utrecht; - Bestuurslid Museumkwartier Slot Zeist (tot 1-7-2011); - Bestuurslid Stichting Utrechts Museumkwartier; - Commissaris RAAP BV; - Lid raad van advies erfgoedbalans Rijksdienst Cultureel Erfgoed; - Lid raad van toezicht Theater Instituut Nederland; - Voorzitter Stichting Archeologische Monumentenwacht (tot 1-9-2011);

Kaj van Vliet - Adviseur Prins Bernard Cultuurfonds, afdeling Utrecht;

5

-

Bestuurslid Kring van Utrechtse archivarissen;

Erik Tigelaar: Lid Commissie straatnaamgeving van de gemeente Utrecht

6

2

Inspectie & Archieven

Hoofd:

Kaj van Vliet

Medewerkers: Inspectie

Marjo Barthels, Aat in ’t Hout, Bernard Mantel, Bas de Groot (vanaf september 2011).

Archiefbeheer:

Roosje Keijser, Theo van de Sande, Annelot Vijn (applicatiebeheerder MAIS-Flexis).

Acquisitie:

Roosje Keijser, Jellie van der Meulen, Theo van de Sande, Floortje Tuinstra.

Inventarisatie:

Kees van Kalveen (onbezoldigd), Roosje Keijser, Huib Leeuwenberg (onbezoldigd), Jellie van der Meulen, Gert Jan Röhner (vanaf mei 2010 onbezoldigd), Mariëtte Rommers, Theo van de Sande, Floortje Tuinstra.

Indicering:

Hanneke Blijham (tot september 2010), Anja Grimminck, Albert Hogeweij, Martine van der Kaa (tot juli 2010), Irma Klaver, Tina Macht, Joyce Pennings (vanaf juli 2010), Josien Persoon (vanaf augustus 2010 onbezoldigd), Peter Pouwels, Theo van de Sande, Herma Westra.

Materiële verzorging: Wilma Broeks, Anja Grimminck, Gerda Leemans (vanaf juli 2010), Miny Obbens, Edwin Stolp. Depotbeheer:

Wilma Broeks, Edwin Stolp.

Restauratie:

Eugène Hoes, Wim Jongerius en Werner Mammen (onbezoldigd).

Digitalisering:

Mariëtte Rommers, Anja Grimminck, Irma Klaver.

Fotografie:

Johan Denters, Berry Geerligs en Rob de Wilde.

Project Archiefbank: Kaj van Vliet (projectleider), Annelot Vijn, Mariëtte Rommers, Evert Jan Regterschot, Sigrid de Grave, Anne Houk de Jong (tot 1 maart 2011), Erik Tigelaar, Jeroen van Oss (tot november 2010), Joyce Pennings (tot juli 2010). Project E-depot:

Kaj van Vliet (vz. Sectie Werkprocessen), Bernard Mantel (sectie Metagegevens), Annelot Vijn.(sectie Informatiearchitectuur).

Van november 2010 tot april 2011 was Bernard Mantel waarnemend gemeentearchivaris van Utrecht en (vanaf 1 januari 2011) Nieuwegein. Vanaf mei 2011 werd deze functie vervuld door Kaj van Vliet.

7

2.1

Inspectie

Bijdragen aan transparantie en good governance Transparantie en good governance van het gemeentebestuur zijn gebaat bij gedegen informatie- en archiefbeheer. Het Utrechts Archief draagt hieraan bij door archiefwettelijk toezicht en expertise op het gebied van analoog en digitaal archiefbeheer. Doelstellingen 2009-2012: 1. Alle inspectiepunten bij de gemeente, regiopolitie en de gemeenschappelijke regelingen zijn in 2012 eenmaal geïnspecteerd volgens de nieuwe methode, gericht op good governance, kwaliteitszorg en risicomanagement. 2. Het Utrechts Archief adviseert het college bij concernbrede ontwikkelingen op het gebied van (digitaal) informatie- en archiefbeheer. 3. In 2012 zijn vijf nieuwe tools (zoals een leidraad substitutie en een instrument voor assessment) voor de archiefvormers opgesteld en gepresenteerd. 4. In 2012 heeft Het Utrechts Archief een operationeel digitaal depot voor born digital en gedigitaliseerde documenten en zijn vijf typen digitale aanwinsten verworven, opgenomen in het preserveringsregime, toegankelijk gemaakt en aan het publiek beschikbaar gesteld. 2.1.1

Reguliere inspectiecyclus

De inspectiepunten worden in een vaste cyclus van vier jaar geïnspecteerd. Tussentijds wordt in een follow-up bezoek gepeild hoe het met de opvolging van de aanbevelingen staat. In 2009 startte een nieuwe cyclus van inspecties. In de gemeente Utrecht werden in 2011 zeven inspecties uitgevoerd, drie waren er al eerder gestart en twee worden begin 2012 afgerond. De nulmeting die in 2011 op het programma stond voor Nieuwegein is op verzoek van Nieuwegein uitgesteld tot 2012. De inspectie van Bestuur Regio Utrecht ging in het najaar van 2011 van start en wordt voorjaar 2012 afgerond.

Inspectiepunten Gemeente Utrecht, gerealiseerd 2011:  Centraal Museum, follow up (gestart 2009, afgerond begin 2011)  Stadsontwikkeling (gestart 2009, afgerond begin 2011)  Raadsorganen: Griffie (gestart eind 2010, af te ronden begin 2012)  Bestuurs- en concerndienst, Stadsdriehoek (gestart najaar 2011, af te ronden begin 2012)  Raadsorganen: Rekenkamer (gestart voorjaar 2011, afgerond najaar 2011)  Projectorganisatie Leidsche Rijn, follow up (gestart voorjaar 2011, afgerond najaar 2011)  Projectorganisatie Stationsgebied, follow up (gestart voorjaar 2011, afgerond najaar 2011)

Inspectiepunten Gemeente Nieuwegein, gerealiseerd 2011:  Nulmeting gemeente Nieuwegein (voorbereiding gestart zomer 2011, uitvoering uitgesteld tot maart 2012 op verzoek van Nieuwegein)

8

Inspectiepunten Gemeenschappelijke Regelingen en Regiopolitie, gerealiseerd 2011:  Bestuur Regio Utrecht (gestart najaar 2011, af te ronden 2012)  Veiligheidsregio Utrecht, monitoring  Regiopolitie, monitoring (af te ronden na reorganisatie 2012)

Sinds 1 mei 2009 verzorgt de eenheid Inspectie ook de inspectietaak voor Archief Eemland in alle aangesloten gemeenten. Dit gebeurt in nauwe samenwerking met de gemeentearchivaris aldaar. Hiervoor is de formatie voor inspectie bij Het Utrechts Archief uitgebreid met 0,8 FTE. In 2011 werden bij acht gemeenten en diensten inspecties uitgevoerd, waarvan vier zijn afgerond en vier andere in 2012 worden afgerond.

Inspectiepunten Archief Eemland, gerealiseerd 2011:  Gemeente Amersfoort, Concernstaf (gestart 2009, af te ronden begin 2012)  Gemeente Amersfoort, Sector Ontwikkeling en Beheer (gestart 2010, afgerond 2011)  Gemeente Amersfoort griffie (gestart 2011, af te ronden 2012)  Gemeente Baarn (gestart 2009, afgerond 2011)  Gemeente Eemnes (gestart 2011, afgerond 2011)  Gemeente Leusden (gestart 2010, af te ronden begin 2012)  Gemeente Soest (gestart 2009, afgerond 2011)  Gemeente Woudenberg (gestart 2010, af te ronden begin 2012) 2.1.2 Advisering concernbrede ontwikkelingen gemeente Utrecht

Roadmap en Verbeterplan De gemeente Utrecht gebruikt op dit moment nog papier als drager voor de meeste archiefwaardige documenten. Over enkele jaren zet de gemeente de stap naar volledig digitaal informatiebeheer. Met de vaststelling van het investeringsprogramma Modernisering processen en informatievoorzieningen 2011-2014 en de bijbehorende Roadmap in het voorjaar van 2011 heeft de gemeente Utrecht na een lange periode van voorbereiding het fundament gelegd voor dit traject. De in 2014 geplande ingebruikname van het nieuwe stadskantoor, waarvan de bouw inmiddels van start is, vormt daarbij als het eindpunt. In het nieuwe stadskantoor is digitaal werken de norm; voor een papieren archief is geen plaats meer. Herpositionering informatiebeheer De inrichting van een nieuwe concernbrede infrastructuur voor digitaal informatiebeheer brengt ook een herpositionering van het informatiebeheer met zich mee binnen de gemeentelijke organisatie. Een belangrijke stap in die richting werd gezet met de aanstelling van een Chief Information Officer bij BCD, met een gemeentebrede regierol en directe verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het in de Roadmap geformuleerde programma. Belangrijke onderdelen uit dit programma werden belegd bij SC-I en SC-DIV. In een algemene reactie op de Roadmap in augustus 2011 constateerde de gemeentearchivaris dat het Investeringsprogramma en de Roadmap weliswaar een belangrijke basis leggen voor een nieuw informatiebeleid van de gemeente Utrecht, maar dat enkele wezenlijke onderdelen nog onvoldoende waren geadresseerd. Zo was niet duidelijk welke wijze van ordenen werd gekozen, welk metadataschema werd toegepast en hoe de

9

gemeente wilde aansluiten bij landelijke ontwikkelingen, zoals de architectuurmodellen NORA en GEMMA en de Baseline Informatievoorziening Gemeenten. Naar aanleiding hiervan is het overleg van de gemeentearchivaris met de CIO en de betrokkenen van SC-I en SC-DIV geïntensiveerd. Ook is een pre-advies geleverd ten aanzien van de basistemplate voor metadata die de gemeente Utrecht in het najaar van 2011 liet opstellen. Verbeterplan Informatie- en archiefbeheer Verdere aanscherping van het gemeentelijke informatiebeleid kwam tot stand na het raadsdebat op 8 september 2011 over ontbrekende verslagen van het Driehoeksoverleg uit 2008-2009. Van deze stukken had de gemeentearchivaris vastgesteld dat hij hiervoor geen machtiging tot vernietiging had afgegeven en dat dus sprake leek van een onrechtmatige vernietiging. Waar in het licht van eerdere rapportages, onder andere van de gemeentearchivaris, ook vraagtekens werden gezet bij de kwaliteit van het informatiebeheer in het algemeen, kreeg deze kwestie in de maanden daarna grote prioriteit. Met grote voortvarendheid werd een Verbeterplan Informatie- en archiefbeheer opgesteld. Dit plan, dat in nauwe samenspraak met de gemeentearchivaris tot stand kwam, voorziet in een reeks van actiepunten, niet om tot de juiste voorzieningen voor het digitale en zaakgewijze documentbeheer te komen, maar om de verantwoordelijkheden voor het informatiebeheer in het primaire proces meer onder de aandacht te brengen en de interne verantwoording voor het informatiebeheer beter te borgen. Dit laatste behelst onder meer de implementatie van het kwaliteitszorgsysteem, waar de gemeentearchivaris in eerdere jaarverslagen meermalen op heeft aangedrongen. Ook de aansluiting van de digitale informatiehuishouding van de gemeente Utrecht op het Edepot dat door Het Utrechts Archief wordt voorbereid als bewaarplaats voor duurzaam te bewaren digitale archiefstukken, is als aandachtspunt in het Verbeterplan geformuleerd. Daarmee gaat dit plan op veel punten verder dan de eerder in de Roadmap geformuleerde doelstellingen en vormt het daarop en wezenlijke aanvulling. Het Verbeterplan is op 20 december vastgesteld door B&W en op 7 februari 2012 in de Raad behandeld. Op twee onderdelen is reeds uitvoering gegeven aan de actiepunten van het Verbeterplan: er is een nieuwe procedure voor het vernietigen van papieren informatie opgesteld door HUA en SC-DIV en er is een generieke bewaartermijn van 7 jaar ingevoerd voor te vernietigen stukken vanaf 2012. Over deze generieke termijn had de gemeentearchivaris eerder positief advies uitgebracht. Beide voorstellen zijn als bijlagen bij het Verbeterplan goedgekeurd door B&W en worden in 2012 geëffectueerd. Tot slot is het raadsdebat van 8 september aanleiding geweest voor een extra inspectie bij de Bestuurs- en Concerndienst met het oog op het archiefbeheer van de stukken van het Driehoeksoverleg. Deze inspectie werd in oktober en november uitgevoerd. De resultaten worden begin 2012 met de betrokken partijen besproken. Reorganisaties In de Archiefwet 1995 artikel 4 is vastgelegd dat bij opheffing, splitsing en samenvoegen van overheidsorganen of het overdragen van taken naar een ander overheidsorgaan een regeling voor de archiefbescheiden getroffen moet worden. Op dit punt is vanuit Inspectie aandacht besteed aan de volgende onderdelen van de gemeente Utrecht: -

Brandweer/VRU: Per 1 januari 2010 is de gemeentelijke Brandweer opgegaan in de Veiligheidsregio (VRU). Ondanks een herhaalde adviezen aan de verantwoordelijken in deze, is de formele vastlegging van de overdracht van de informatiebestanden van de voormalige Brandweer Utrecht naar de VRU in het verslagjaar nog niet tot stand gekomen.

-

Stadsschouwburg Vanuit Inspectie is actief bijgedragen aan de voorbereiding voor de verzelfstandiging.

10

De formele afhandeling van de overdracht van de informatiebestanden wordt naar verwachting in 2012 afgerond. Archiefbewerking Ook in 2011 werd met SC-DIV intensief overleg gevoerd over de voorbereiding van het project dat eerder wel werd aangeduid als het project ‘Grote Schoonmaak’. Dit beoogt de bewerking van de semistatische archieven van de diensten van de gemeente Utrecht. Uit de in het voorjaar afgeronde nulmeting van SC/DIV blijkt dat het om een werkvoorraad van 21 km archief gaat, waarvan 5 a 6 km voor duurzame bewaring in aanmerking komt en door medewerkers van SC-DIV in een speciaal voor dit doel op te richten Servicehuis voor overbrenging moet worden bewerkt. Op verzoek van SC-DIV heeft Het Utrechts Archief onderzocht welke ondersteuning geboden kan worden bij de door SC-DIV te hanteren archiefbeheerapplicatie (MAIS Flexis). Ook ligt een plan voor om de voormalige Uithoek van de Alexander Numankade geschikt te maken om in te richten als Servicehuis, waarbij SCDIV een aantal jaren gebruik mag maken van een vast volume in het voormalige G-depot, dat voorjaar 2012 wordt opgeleverd. Over beide plannen zal de gemeente Utrecht begin 2012 nadere besluiten nemen.

2.1.3 Nieuwe tools Inspectie

Handboek vervanging Een van de in het beleidsplan beoogde tools betreft het opstellen van een Handboek vervanging (vervanging in de zin van art. 7 van de Archiefwet 1995; ook wel substitutie). Ter voorbereiding daarvan werd in 2011 een verzoek van DMO in behandeling genomen voor vervanging van de formulieren ten behoeve van de inkomstenverklaringen SoZaWe uit de periode 1997-2007. In september 2011 is hierop door de gemeentearchivaris positief advies uitgebracht. Omdat een dergelijke aanvraag voor het eerst werd ontvangen is deze door Het Utrechts Archief en SC-DIV bestempeld als pilot, als eerste stap naar een meer gefundeerd vervangingsbeleid bij HUA en de gemeente Utrecht. Enerzijds is getoetst op de kwaliteit van het scanproces, anderzijds op de kwaliteit van de beheeromgeving na vervanging. Bij het eerste punt is de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden van de provincie Utrecht als toetsingskader gehanteerd, bij het tweede RODIN (Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer).

2.1.4 Digitaal depot In aansluiting op de pilot die in 2009-2010 werd uitgevoerd door het NA en de RHC’s is in het voorjaar van 2012 door het Convent een vervolgtraject ingezet onder de titel ‘Voorbereiding Implementatie E-depot’. Na de ondertekening van de gezamenlijke Werkagenda door het NA en alle RHC’s in mei 2011 is een landelijke Werkgroep van start gegaan met daaronder vier Secties met vertegenwoordigers van alle betrokken diensten. Het betreft de secties Werkprocessen, Informatiearchitectuur, Personeel en Organisatie en Metagegevens. Kaj van Vliet, Annelot Vijn en Bernard Mantel vertegenwoordigen Het Utrechts Archief in respectievelijk de eerste, tweede en vierde sectie, waarbij Kaj van Vliet tevens deel uitmaakt van het overleg van de werkgroep en Saskia van Dockum zitting heeft in de stuurgroep. De secties presenteren in het derde kwartaal van 2012 hun eindresultaten. Intussen is vanuit Het Utrecht Archief ook aandacht gevraagd voor de aansluiting op het Edepot van de gemeentelijke informatievoorziening. In bovengenoemd Verbeterplan is nu als concreet actiepunt opgenomen om in 2012 een pilot met de gemeente voor te bereiden, uit te voeren in de jaren vanaf 2013.

11

2.2

Archieven

2.2.1

Archiefbeheersysteem

Vaste werkzaamheden:  Beheren van de applicatie en gegevens van het archiefbeheersysteem MAIS-Flexis.  Informatie verstrekken aan de afdelingen Inspectie & Archieven, Publiek & Collecties en de rijks- en gemeentearchivaris.  Onderhouden van procedures en formulieren .  Deelnemen aan het gebruikersoverleg van MAIS-Flexis.  Deelnemen aan het applicatiebeheerdersoverleg van MAIS-Flexis. Bijzondere werkzaamheden in 2011:  Verzamelen en registreren gegevens auteursrecht.  Voorbereiden en implementeren uitleenmomenten voor de studiezaal ANK.  Ontwikkelen aanvraagsysteem voor de studiezaal ANK.  Publiceren archieven- en archiefvormersoverzichten.  Vervaardigen aparte zoekingang op archieftoegangen gemeente Nieuwegein.  Implementeren MAIS-Flexis versie 6.3.  Organiseren cursusdag m.b.t. nieuwe functionaliteit (importfuncties, geo-refereren, projectadministratie). Daarnaast heeft de applicatiebeheerder in 2011 een belangrijke bijdrage geleverd aan het project E-depot, het project Archiefbank en de conversie en migratie van Genlias-bestanden naar MAIS-Flexis en WieWasWie. 2.2.2

Acquisitie

Verwerving archieven gemeente Utrecht, Nieuwegein, politieregio Utrecht gemeenschappelijke regelingen 

Acquisitie bereidt de overbrenging voor van archiefbestanden van beheerseenheden van de gemeenten Utrecht en Nieuwegein, de politieregio Utrecht en gemeenschappelijke regelingen met Het Utrechts Archief als bewaarplaats. Zij begeleidt en controleert de bewerking van deze bestanden door de archiefvormers en voert overleg over de voorwaarden in de verklaring van overbrenging.



Acquisitie beoordeelt aanvragen voor het verlenen van een machtiging voor vernietiging van archiefbescheiden van beheerseenheden van de gemeenten Utrecht en Nieuwegein, de politieregio Utrecht en gemeenschappelijke regelingen met Het Utrechts Archief als bewaarplaats.



In verband met de bouw van het nieuwe Stadskantoor heeft de gemeente Utrecht circa 5 kilometer archief voor bewerking geselecteerd (project Grote Schoonmaak), waarvan een gedeelte voor overbrenging in aanmerking komt.

Vooruitlopend op het project Grote Schoonmaak is in 2011 een beperkt aantal archieven van de gemeente Utrecht overgebracht. Daarnaast werd 687 m archieven van de gemeente Nieuwegein opgenomen in het kader van de dienstverleningsovereenkomst, die per 1 januari 2011 van kracht werd.

12

Overbrenging archieven Gemeente Utrecht Stedelijk Gymnasium Utrecht, schoolverenigingen Stedelijk Gymnasium Utrecht, aanv. Fonds Collegium Willibrordi Stedelijk Gymnasium Utrecht, ca.1900-1968 Stedelijk Gymnasium Utrecht, 1968-1992 Thorbecke Scholengemeenschap/Spectrum College locatie Thorbecke, 19402003 (aanvulling) Gemeentebestuur Vleuten-De Meern, 1965-2003 (aanvulling Sportstichting Vleuten-De Meern) Gemeentebestuur Vleuten-De Meern, 1975-1997 (aanvulling via SC-DIV) Totaal Gemeente Nieuwegein Archieven van en in beheer bij de gemeente Nieuwegein, tranche 1 (78 archiefbestanden met toegang) (overdracht aan HUA in het kader van de dienstverleningsovereenkomst per 1 jan. 2011) Archieven van en in beheer bij de gemeente Nieuwegein, tranche 2 (diverse bestanden zonder toegang) (overdracht aan HUA in het kader van de dienstverleningsovereenkomst per 1 jan. 2011) Total

in meters

2,0 0,12 4,5 12,0 0,48 0,84 0,26 20,2

618

69

687

Politieregio Utrecht en gemeenschappelijke regelingen Total Totaal

0 707,2

In 2011 werden 21 aanvragen voor een incidentele en 11 voor een doorlopende machtiging in behandeling genomen. Vier daarvan werden afgewezen en één ingetrokken. Twee in eerste instantie toegekende machtigingen vervielen na het Terwijde Debat in september. Hierna werd een evaluatie uitgevoerd en een nieuwe procedure opgesteld. Intussen werden tijdelijk geen nieuwe aanvragen meer in behandeling genomen. Per 1 januari 2012 is de nieuwe procedure van start gegaan.

Afgehandelde aanvragen voor machtiging tot vernietiging van nog niet overgebrachte archiefbescheiden: Gemeente Utrecht Parkeerbedrijf Dienst Stadsontwikkeling 2002-2008 (aanvraag uit 2010) Voormalige Dienst Stadsbeheer 1989-2007 (aanvraag uit 2010) Projectdossiers voormalige Dienst Stadsontwikkeling 1996-2002 (aanvraag uit 2010) Voormalige Dienst Brandweer (Veiligheidsregio Utrecht) 1996-2009 (aanvraag uit 2010) Gemeentelijke Geneeskundige en Gezondheidsdienst 1919-2007 (aanvraag uit 2010)

13

Stadsschouwburg (doorlopende machtiging) Stadsschouwburg 1948-2009 Gemeentelijke Ombudsman 1989-2009 Voormalige Dienst Brandweer (Veiligheidsregio Utrecht) 2005-2008 Dienst Stadswerken (doorlopende machtiging) Dienst Stadswerken 1998-2009 Utrechts Stedelijk Gymnasium 1945-1998 Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling (5 lijsten van verschillende afdelingen) Dienst Burgerzaken en Gemeentebelastingen (doorlopende machtiging) Dienst Wijken (doorlopende machtiging) Gemeentelijke Geneeskundige en Gezondheidsdienst (doorlopende machtiging) Projectbureau Leidsche Rijn (doorlopende machtiging) Projectorganisatie Stationsgebied (doorlopende machtiging) Bestuurs- en Concerndienst (doorlopende machtiging) Dienst Stadsontwikkeling (doorlopende machtiging) Voormalige Dienst Brandweer (Veiligheidsregio Utrecht) 2005-2008 Bestuurs- en Concerndienst 1990-1999 en 1993-2009 Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling (24 lijsten van verschillende afdelingen) Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling (8 lijsten van verschillende afdelingen) Bestuurs- en Concerndienst (herziene aanvraag doorlopende machtiging; machtiging ingetrokken) Bestuurs- en Concerndienst 1978-1996 en 1975-2008 (machtiging vervallen) Bestuurs- en Concerndienst 1978-1996 en 1982-2008 (herziene aanvraag) Gemeentelijke Geneeskundige en Gezondheidsdienst 1965-1995 en 1996-2010 (machtiging) Gemeentelijke Geneeskundige en Gezondheidsdienst 1965-1995 en 1996-2010 (herziene aanvraag) Projectbureau Leidsche Rijn 1996-2008 Dienst Burgerzaken en Gemeentebelastingen 1970-2009 Totaal doorlopend: Totaal incidenteel:

Afgewezen

Afgewezen

Afgewezen

Ingetrokke n Vervallen Vervallen

10 21

Gemeente Nieuwegein Total

0

Regiopolitie Utrecht Politie Utrecht (doorlopende machtiging) Totaal doorlopend:

Afgewezen 1

Gemeenschappelijke regelingen Totaal

0

Verwerving archieven rijk en provincie: 

Acquisitie bereidt de overbrenging van archiefbestanden van beheerseenheden van de Rijksoverheid en de Provincie in Utrecht voor. Zij begeleidt en controleert de bewerking van deze bestanden door de archiefvormers en voert met hen overleg over de voorwaarden in de verklaring van overbrenging.

14



In de meeste gevallen wordt de overbrenging gecoördineerd door het Nationaal Archief via een landelijk overleg waarin ook Het Utrechts Archief participeert. In 2001 was er alleen bilateraal overleg met het Nationaal Archief.

Overbrenging archieven rijk en provincie Ministerie van Justitie: Arrondissementsrechtbank Utrecht ,1950-1979 Ministerie van Justitie: Kantongerecht Amersfoort (aanv.), 1950-1989 Ministerie van Justitie: Kantongerecht Utrecht (aanv.), 1950-1989. Universiteit Utrecht, faculteit Godgeleerdheid Arbeidsvoorziening Utrecht 1991-2000, aanv. Huis Hardenbroek, aanv. (overdracht vanuit Nationaal Archief) Totaal

in meters 335,0 36,5 136,5 6,0 0,5 2,6 517,1

Verwerving archieven particuliere instellingen: 

Acquisitie voert overleg over de verwerving van archiefbestanden van particuliere instellingen, bedrijven en personen. Zij selecteert de archieven die voor opname in aanmerking komen. Indien besloten wordt tot opname van een archief, begeleidt en controleert Acquisitie de bewerking van deze bestanden. Bij een negatieve keuze wordt de archiefaanbieder geadviseerd over een alternatieve bestemming. In dit kader wordt contact onderhouden met de archiefvormers.



Het Utrechts Archief streeft er bij de verwerving van particuliere archieven naar dat 80% daarvan in toegankelijke staat (niveau 3 of hoger) wordt overgedragen.



Bijzondere aandachtspunten bij de verwerving van particuliere archieven in de periode 2009-2012 zijn: -

Bedrijven en organisaties van nieuwe bewoners van de stad (aandachtsveld Stad Utrecht). Buitenplaatsen en kastelen (aandachtsveld provincie) Voorgangers van de Protestantse Kerk Nederland (3 km in periode 2007-2015, waarvan 1200 meter in 2009-2012) (aandachtsveld kerkelijke archieven, landelijk).

Overdracht particuliere archieven Aandachtsveld Stad Utrecht Utrechtse Machinale Stoel- en Meubelfabriek Pastoe Schoenenhandel Bitter Korfbalvereniging SAMOS Interieurzaak Hoogezand-Kuypers NS Zwemvereniging/SSVU, afdeling zwemmen Utrechtse klokkenspel vereniging, aanv. 1986-2000 Sociëteit De Vereeniging Voorgangers MESOS (Oudenrijn & Overvecht) Eneco Museum Commissie (verzameling stukken PUEM, GVU, Pegus, etc.) Stichting OMDUW (Oecumenische Missionaire Diaconale Utrechtse Werkgroep) Afbraak bunker Servaasbolwerk Familie/firma Van Ditmarsch Concordia Crescamus, aanv. Utrechtse Vrouwelijke Studenten Vereniging (UVSV) Debatcentrum Tumult

in meters

30 4 4 1,5 5 1,5 4,6 9,5 21,4 1 0,5 0,3 1 0,5

15

Oud-raadslid Jan C. de Haas Straatgroep Zonstraat Willibrordherdenking 1995 Christelijke Gymnastiekvereniging Fraternitas Drukkerij Van Hees / Archivalia Janny van Hees Bredero, aanvulling 'buitenland' Losse aanwinsten, waaronder: - geluidsopnames interviews met politiemannen over hun werk in Utrecht tijdens WOII - brief van Dirck Borre van Amerongen aan heemraad Jan Bolle - stukken en foto's Jhr. Mr. A.R. Falckschool, aanv. Ned. Herv. Gemeentescholen - dagboek '50 jaar leven onder twee dictaturen' - archivalia oud-archivaris L.W.C. van Campen subtotaal Aandachtsveld provincie Utrecht Huis Zuilen, aanvulling Stichting Slot Zuylen Nederlandse Bond van Plattelandsvrouwen, Vrouwen van Nu, provincie Utrecht Aanvulling Huis Rijnhuizen Provinciale Vereniging van de Staatkundig Gereformeerde Partij (SGP) Receptenboeken, aanv. archief familie Martens van Sevenhoven subtotaal Aandachtsveld kerkelijke archieven landelijk Gereformeerde zendingsbond, aanv. zendingsarts E. van Riessen 1953-1968 Voorgangers Protestantse Kerk Nederland, tranche 2011 subtotaal Aandachtsveld NS-archieven landelijk Geen aanwinsten subtotaal Totaal

2 1 0,6 0,6 0,5 1,2

96

2 2 1,5 1 0,12 6,62

0,8 0* 0,8

0 0 113,42

* De overdracht van deze tranche werd uitgesteld naar voorjaar 2012 in verband met de verbouw van de voormalige gemeentelijke depottoren.

Acquisitie archieven totaal Totaal archieven overheid Totaal archieven particulier Totaal afgestoten overheid Totaal afgestoten particulier Summa totalis

in meters 1224,30 113,42 0 0 1337,72

16

2.2.3

Inventarisatie

Vaste werkzaamheden:  Inventariseren van archieven.  Adviseren bij externe bewerking van nieuw te verwerven archieven.  Afwerken van door derden vervaardigde, met nieuwe archiefoverdrachten meegeleverde inventarissen op niveau 3 of hoger, en geschikt maken voor raadpleging op de studiezaal en via de website.  Beheren van de toegangen in het archiefbeheersysteem MAIS-Flexis.  Converteren en controleren van nieuwe of nieuw bewerkte toegangen naar het archiefbeheersysteem, circa 50 per jaar.  Verwerken van correcties op eerder toegankelijk gemaakte bestanden (niveau 3-5).  Verwerken van kleine, zogenaamde interne aanvullingen op eerder toegankelijk gemaakte bestanden en van losse aanwinsten (niveau 3-5).

Afgewerkte inventarissen, geleverd door derden bij overdracht van het archief in meters 1250 Notariële archieven Zuid-Holland standplaats Vianen 18962,0 1905 1251 Notariële archieven Zuid-Holland standplaats Vianen 19062,0 1915 1252 Commissaris van verpondingen in het arrondissement 0,18 Vianen 1262 Weeskamer Everdingen 1738-1809 0,12 1274 Memories van successie Woerden 1812-1927 13,3 1279 Memories van successie Vianen (1806) 1842-1926 11,1 1301 Bondsspaarbank Midden Noord en Oost Nederland te 32,0 Amersfoort 1818-1991 (1992) 1308 Rijkswaterstaat in Utrecht (1969) 1972-1983 (1986) 6,7 1326 Utrechtse Historische Studentenkring te Utrecht 1926-1991 1,7 1334 Notarissen te Vianen 1916-1925 3,46 1344 Stichting De Vechtse banen te Utrecht (1965) 1968-2010 16,5 1345 Staatsbosbeheer Zuid-Holland - Utrecht (regio 5) (1941) 8,0 1945-1989 (1990) 1346 Vereniging afdeling Utrecht van de Vereniging van 20,1 Nederlandse Gemeenten (1912) 1919-2009 (2010) 1347 Intergemeentelijk Samenwerkingsorgaan Brandweer 1,36 Provincie Utrecht (1973)1977-1986 (1987) 1351 Huis Rijnhuizen te Nieuwegein, aanv. 3,0 1354 Commissaris van verpondingen in het arrondissement 0,12 Woerden 1355-1 Hieronymusschool of Latijnse School, vanaf 1864 het 16,7 Utrechts Stedelijk Gymnasium te Utrecht 1631-1968 (2010) 1355-2 Utrechts Stedelijk Gymnasium te Utrecht 1968-1992 (2010) 10,0 1355-3 Schoolverenigingen van het Utrechts Stedelijk Gymnasium te 10,0 Utrecht 1865-1984 (2007) Totaal 158,34

17

Bijzondere werkzaamheden: In 2005 gold een kwart van alle door Het Utrechts Archief beheerde archieven als niet of onvoldoende ontsloten (toegangsniveau 0, 1 of 2). Van deze archieven (totale omvang 4150 m) is in de periode 2005-2008 een aanzienlijk gedeelte onderhanden genomen en tenminste van een globale toegang (niveau 3 of hoger) voorzien. In 2009 was de doelstelling om in de periode tot en met 2012 nog eens 1600 m (400 m per jaar) op deze wijze te (her)inventariseren. In 2010 is besloten deze ambitie voor 2011 en 2012 bij te stellen naar 100 m per jaar, zodat eind 2012 in totaal 1000 m van de achterstand van 2005 is weggewerkt. Bij de selectie van de in 2011-2012 te bewerken bestanden wordt prioriteit verleend aan niet (voldoende) ontsloten archieven van kastelen en buitenplaatsen. Waar mogelijk worden externe middelen geworven om deze doelstelling te verwezenlijken. De werkzaamheden van clusters 1 en 2 liggen direct in het verlengde van deze doelstelling. Daarbij gaat het om in totaal 840 m archief. De resterende 160 m worden in het kader van cluster 4 gerealiseerd. De realisatie van de in 2011 geplande inventarisatiewerkzaamheden bleef op een aantal onderdelen (clusters 2-6) achter bij de doelstellingen. Dit was het gevolg van het wegvallen van uren deels in verband met de verhuizing van Bloeijendael terug naar de Alexander Numankade, deels vanwege de inzet van uren ten behoeve van andere taken, met name op het vlak van het digitaliseren.

Cluster 1 Doel: Eindproduct: Omvang: Doorlooptijd:

Verbeteren van inventarissen van onvoldoende niveau (niveaus 1 en 2) Inventarissen op tenminste niveau 3, raadpleegbaar op de studiezaal en via de website 480 m (bijgestelde ambitie 2010) 2009-2012

Planning voor 2011: Gerealiseerd in 2011:

150 meter 144,1 meter

Specificatie 336 337-1 337-2 337-3 337-4 337-5 337-6 337-7 337-9

Ontvangers der belasting op het recht van successie in de provincie Utrecht (1805) 1806-1817 Ontvangers der belasting op het recht van successie in de provincie utrecht 1818-1902, kantoor Amerongen Ontvangers der belasting op het recht van successie in de provincie utrecht 1818-1902, kantoor Amersfoort Ontvangers der belasting op het recht van successie in de provincie utrecht 1818-1902, kantoor Loenen Ontvangers der belasting op het recht van successie in de provincie utrecht 1818-1902, kantoor Maarssen Ontvangers der belasting op het recht van successie in de provincie utrecht 1818-1902, kantoor Montfoort Ontvangers der belasting op het recht van successie in de provincie utrecht 1818-1902, kantoor Rhenen Ontvangers der belasting op het recht van successie in de provincie utrecht 1818-1902, kantoor Utrecht Ontvangers der belasting op het recht van successie in de provincie utrecht 1818-1902, kantoor Wijk bij duurstede

in meters 11,4 10 20 11,6 11,6 0,5 4,5 41 8,6

18

337-10 337-12 656

Ontvangers der belasting op het recht van successie in de provincie utrecht 1818-1902, kantoor IJsselstein Ontvangers der belasting op het recht van successie in de provincie utrecht 1818-1902: tafels Vbis en VI Ontvangers der belasting op het recht van successie in de provincie Utrecht 1903-1927

Totaal

Cluster 2 Doel: Eindproduct:

12,6 10,3 2 144,1

Omvang: Doorlooptijd:

Globaal toegankelijk maken van ongeïnventariseerde archieven Inventarissen op tenminste niveau 3, raadpleegbaar op de studiezaal en via de website 260 meter (bijgestelde ambitie 2010) 2009-2012


100 meter 1,24 meter

Specificatie 852 1145 Totaal

Gemeentelijke Geneeskundige Dienst 1914-1924 Familie Pit 1696-1826

Cluster 3 Doel:

in meters 1,12 0,12 1,24


Beschrijven van alle niet geïnventariseerde ‘interne aanvullingen’ op archiefbestanden van het voormalige Gemeentearchief Volledig bijgewerkte toegangen, raadpleegbaar op de studiezaal en via de website 100 meter 2009-2012


25 meter 9 meter

Eindproduct:

Cluster 4 Doel: Eindproduct: Omvang: Doorlooptijd:

Overige inventarisatiewerkzaamheden Inventarissen (niveaus 4-5) in MAIS-Flexis, geschikt voor raadpleging op de studiezaal en via de website 1132 meter (waarvan 160 meter categorie niveau 0-2) 2009-2012


368 meter 0 meter

Cluster 5 Doel:

Publicatie van inventarissen

19

Eindproduct: Omvang: Doorlooptijd: Bijzonderheden:


Cluster 6 Doel:

Gedrukte inventarissen op niveau 5 in layout van de reeks Het Utrechts Archief 5 publicaties 2009-2012 In volgorde verschijnen de toegangen van: - Gemeentebestuur Vleuten-De Meern (2010) - EBG Voorstander (2011) - Huis Van Hardenbroek (2011) - Bisschoppen van Utrecht (2012) - Staten van Utrecht (2012) De publicatie van de inventarissen van Vleuten-De Meern en EBG Voorstander zal met extern geld worden gefinancierd. 2 toegangen 0 toegangen


Integreren beschrijvingen uit aanvullingen en wijzigingen in HUAtoegangen in MAIS-Flexis Alle aanvullingen en wijzigingen in MF en raadpleegbaar via internet; beschrijvingen in voorbereidingen geëlimineerd 150 toegangen Sept. 2009-dec. 2011


50 toegangen 20 toegangen

Eindproduct:

Cluster 7 Doel: Eindproduct: Omvang: Doorlooptijd: Bijzonderheden:


Registreren archiefvormers in MAIS-Flexis Alle archiefvormers globaal beschreven in MF en via overzicht raadpleegbaar via Internet 1300 archiefbestanden, waarvan 1050 met toegang en naar schatting 5500 archiefvormers Febr. 2008-april 2009 Voortzetting van het in 2008 gestarte project. In samenhang hiermee wordt ook gewerkt aan een update van het archievenoverzicht. n.v.t. n.v.t.


Omzetten toegangen in MAIS-Flexis omzetten naar EAD-format Alle toegangen in MF in EAD-format 1177 toegangen 2009-2010 Uitvoering volgens in 2009 op te stellen Plan van aanpak

Planning voor 2011:

n.v.t.

20

Gerealiseerd in 2011:

n.v.t.





Cluster 11 Doel:

Eindproduct: Omvang: Doorlooptijd: Bijzonderheden:

Samenstellen thematoegangen: a) Utrecht in WO2; b) Kastelen en buitenplaatsen. Thematoegang in MF en raadpleegbaar via archieven.nl 2 thematoegang 2009-2010 (a); 2011-2012 (b) a) In het kader van het project Digitale gids Utrecht in WO2 (projectleider K. van Vliet); met subsidie van ministerie van VWS. Een extractie van de voor deze thematoegang geselecteerde beschrijvingen zal worden geplaatst op de landelijke wegwijzer voor WO2-archieven. b) In het kader van het project Themasite Kastelen en buitenplaatsen (projectleider K. van Vliet); met subsidie provincie Utrecht Voorbereiden en starten project Voorbereiden en starten project

Inventariseren van archieven i.o.v. derden Inventaris op niveau 3 of hoger in MF en raadpleegbaar via internet Nader te bepalen 2010-2012 Betreft particuliere archieven waarbij de schenker/inbewaargever bij de overdracht van het archief financiële middelen ter beschikking stelt voor de afronding van de bewerking door Het Utrechts Archief. Dit betreft: - Rode Kruis afd. Utrecht - Atheneum De Munnik - Vincentiusvereniging - Vechtse banen 3 toegangen 1 toegangen

Opnemen, bewerken volgens HUA-normen en publiceren in Archiefbank HUA van het archievenoverzicht en archieftoegangen van de gemeente Nieuwegein Archievenoverzicht en alle archieftoegangen Nieuwegein in MF en raadpleegbaar via Archiefbank HUA 1 archievenoverzicht, 78 archieftoegangen 2011 Uitvoering conform de dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Nieuwegein.

21


2.2.4

1 archievenoverzicht en 78 toegangen 1 archievenoverzicht en 78 toegangen

Indicering

In aansluiting op het beleid van de voorgaande jaren blijft Het Utrechts Archief ook in 20092012 investeren in het nader ontsluiten van belangrijke archiefseries voor het familie- en huizenonderzoek. Daartoe worden twee grote en in de dienstverlening zeer succesvolle, (lang)lopende projecten gecontinueerd, namelijk: 1. Genlias: index op de Burgerlijke Stand 1811-1949 (totaal 1.500.000 records) en de Doop-, Trouw- en Begraafboeken ca. 1600-1811 (aantal records onbekend) van alle gemeenten in de provincie Utrecht. 2. Notaris: repertorium op de Notariële akten van notarissen in de stad Utrecht 15601811 (totaal 345.000 records), met scans van alle akten. Vaste werkzaamheden  Verwerken van correcties op bestaande nadere toegangen.  Deelnemen aan het gebruikersoverleg van GenLias.  Werven en begeleiden van vrijwilligers. Bijzondere werkzaamheden: Cluster 1 (Notaris) Doel: Eindproduct 20092012:

Omvang totaal: Doorlooptijd: Bijzonderheden:

Het scannen en ontsluiten op onder meer persoonsnamen, beroepen, geografische namen en trefwoorden van de protocollen van de notarissen residerende in de stad Utrecht over de periode 1560-1811 Er zullen van 28.000 akten uittreksels worden vervaardigd, 11.000 ingevoerd en 50.000 op juiste invoer worden gecontroleerd, 50.000 akten worden gescand. Uittreksels van 50.000 akten zullen worden toegevoegd aan het bestand dat on line raadpleegbaar is, zowel in de studiezalen als op Internet. Per 31 dec. 2012 zullen 250.000 akten on line raadpleegbaar zijn. 345.000 records (1989) 1998 – 2012 Het totaal aantal akten is bij een nauwkeurige herberekening in 2004 vastgesteld op ca. 345.000. Daarvan zullen in principe alle akten uit de periode vóór 1600 en 1650-1750 voor eind 2010 worden afgerond. De resterende 95.000 uit de periode 1600-1650 en 1750-1811 zullen in de jaren daarna door een groep vrijwilligers worden bewerkt. In 2009-2010 zijn alle records met bijbehorende scans uit de (verouderde) applicatie Notaris geconverteerd naar MAIS-Flexis en in 2010 via archieven.nl gepubliceerd als onderdeel van de Archiefbank. Hiertoe is een nieuw zoekscherm voor de website ontwikkeld. Tevens is in het najaar van 2010 gestart met het werken met vrijwilligers voor het maken en invoeren van de uittreksels. In 2011 is dit team geleidelijk uitgebreid van 3 naar 6 vrijwilligers. De bedoeling is om dit team de komende jaren op dit peil te handhaven, met een streefproductie van 4000 akten per jaar; deze productie bleek in 2011 overigens nog niet haalbaar. Vanaf januari 2011 zijn aan dit project geen tijdelijke krachten voor het indiceren meer verbonden.

22

Planning 2011 Uittreksels Invoer Controle Scans Totaal internet

4.000 2.500 15.000 22.000

gerealiseerd 2.503 1.935 14.391 23.391

240.000

231.735

Cluster 2 (Genlias: Burgerlijke Stand en DTB) Doel: Dit landelijke project heeft als doel de presentatie op Internet van de nadere toegangen op de geboorte-, huwelijks- en overlijdensakten van de Burgerlijke Stand (BS) van alle gemeenten vanaf 1811. De invoer van de Memories van successie (aangiften van het vermogen van overleden personen) is bij Het Utrechts Archief beperkt tot de periode 1806-1842/56. Vanaf 2007 worden ook de Doop-, Trouw- en Begraafboeken (tot 1811) via dit systeem ontsloten. Eindproduct 2009- Overlijdensakten BS 1811-1942: er zullen 50.000 records worden 2012: ingevoerd en op juiste invoer worden gecontroleerd. Eind 2009 zullen dan alle 700.000 records zijn ingevoerd, op juiste invoer gecontroleerd en zijn ze online beschikbaar. - Geboorteakten BS 1811-1902: er zullen 100.000 records worden ingevoerd en op juiste invoer gecontroleerd. Eind 2009 zullen alle 500.000 records (m.u.v. stad Utrecht, volgt eind 2010) zijn ingevoerd, op juist invoer gecontroleerd en zijn ze online beschikbaar. - Aanvulling Huwelijken BS 1923-1932: vanaf 2007 worden er 35.000 akten ingevoerd. Eind 2009 zullen deze alle zijn ingevoerd, op juist invoer gecontroleerd en zijn ze online beschikbaar. - Aanvulling Overlijdens BS 1943-1950: vanaf 2007 worden er 55.000 akten worden ingevoerd. Eind 2009 zullen deze alle zijn ingevoerd, op juist invoer gecontroleerd en zijn ze online beschikbaar. - Aanvulling Overlijdens BS 1951-1960: vanaf 2010 worden er 70.000 akten worden ingevoerd. Eind 2011 zullen deze alle zijn ingevoerd, op juist invoer gecontroleerd en zijn ze online beschikbaar. - Doop-, Trouw- en Begraafboeken Utrecht: vanaf 2007 worden de gegevens uit het klappersysteem ingevoerd. Die op de Trouwboeken zijn in 2008 voltooid (55.000 records); in 2009-2012 worden de klappers op de Doop- en Begraafboeken ingevoerd (resp. 200.000 en 200.000 records). - Doop-, Trouw- en Begraafboeken provincie Utrecht: in 2009 zal voor deze werkzaamheden een plan van aanpak waarbij wordt gestreefd naar samenwerking met de collega-instellingen in de provincie. In 2010 zal een aanvang worden gemaakt met de invoer van de DTB Zuilen en Vleuten-De Meern (ca. 20.000 records). Vanaf 2011 is er ruimte voor invoer en controle van 100.000 records per jaar. Omvang: - Huwelijksakten BS 1811-1922: 166.661 (afgerond in 2002) - Huwelijksakten BS 1923-1932: 35.000 (afgerond in 2009) - Huwelijksakten BS 1933-1942 - Geboorteakten BS 1811-1902: 500.000 (afgerond in 2010) - Geboorteakten BS 1903-1912: 60.000 - Overlijdensakten BS 1811-1942: 700.000 (afgerond in 2009)

23

Doorlooptijd: Bijzonderheden:

- Overlijdensakten BS 1943-1950: 55.000 (afgerond in 2010) - Overlijdensakten BS 1951-1960: 70.000 (afgerond in 2011) - Memories van successie 1806-1842/56: 65.000 (afgerond in 2007) - Doop-, trouw en begraafboeken vóór 1811: onbekend. (1996) 1998 – 2010; vervolgproject vanaf 2011 In 2009-2010 ontwikkelt de STAP een nieuwe landelijke website voor genealogisch onderzoek (www.WieWasWie.nl), waarin de gegevens uit het huidige Genlias, Digitale Stamboom, IISS en andere systemen worden opgenomen. Deze site zal in 2012 beschikbaar komen. In 2009-2010 zullen alle nog resterende oude tienjarentafels worden vervangen in alfabetische volgorde per gemeente.

Planning voor 2011 BS Huwelijken BS overlijden BS geboorte Memories DTB Utrecht DTB Vianen e.o. DTB Vleuten e.o. Totaal internet

0 50.000 60.000 0 25.000 15.000 15.000

Gerealiseerd * 0 62.345 43.335 0 25.000 ** 23.000 17.000

1.556.300

1.618.645

* Met uitzondering van de BS Overlijdens (periode 1951-1960) zijn de gereedgekomen records nog niet op genlias gepubliceerd. ** Van de DTB-klappers stad Utrecht zijn er in 2011 ongeveer 25.000 ingevoerd; hiervan is geen precieze telling bijgehouden.

Project DTB Utrecht digitaal In 2011 is veel werk gestoken in de uitvoering van het project dat Het Utrechts Archief in 2010 samen met de Kring van Utrechtse archivarissen is gestart voor het ontsluiten en digitaliseren van de DTB van alle gemeenten in provincie Utrecht. Deze index wordt vanaf 2012 op WieWasWie gepubliceerd met alle images. Voor dit project heeft de Kring een subsidie van de provincie ontvangen van €100.000, voornamelijk ten behoeve van het digitaliseren en begeleiden van de vrijwilligers die bij dit project zijn betrokken. Deze begeleiding vindt plaats vanuit Het Utrechts Archief. Het project heeft een looptijd van ruim vier jaar (medio 2010-2015). In 2011 is gewerkt aan het opbouwen en scholen van een goed toegeruste ploeg vrijwilligers en het indiceren en het digitaliseren van de DTB van Vianen, Everdingen, Hagestein, Vleuten en Haarzuilens. Ook is verder gewerkt aan het invoeren van de klappers op de DTB van de stad Utrecht.

Cluster 3 Doel: Eindproduct 20092012: Omvang: Doorlooptijd:

Beschikbaar stellen van alle nadere toegangen van voldoende niveau met een tekst of databasebestand via de website 40 naar MAIS-Flexis geconverteerde teksten databasebestanden, online doorzoekbaar op de website 40 nadere toegangen 2007-2012

24

Bijzonderheden

In 2008 is gestart met de ontwikkeling van een nieuw scherm voor uitgebreid zoeken in nadere toegangen op de website; dit scherm moet medio 2009 gereed zijn, om daarna geleidelijk met nieuwe zoekcategorieën te worden uitgebreid. In 2008 is gestart met voorbereidingen voor conversie van de nadere toegang op de notariële akten van Utrecht van vóór 1811 uit Notaris naar MF. Dit project moet in 2010 worden afgerond (zie cluster 1) In 2010-2011 is gewerkt aan de migratie van de bestanden van de indexen in Genlias (BS, Memories van Successie) naar MF, archieven.nl en wiewaswie. Dit project wordt begin 2012 afgerond.

Gepland voor 2011 Gerealiseerd in 2011

15 nadere toegangen 2 nadere toegangen

Cluster 4 Doel:

Omvang: Doorlooptijd: Bijzonderheden

Digitaal maken en verbeteren van de indexen op de bouwdossiers van de gemeente Utrecht 1853-1979 en het digitaliseren van de bijbehorende bouwtekeningen (zie ook bij Digitalisering) 5 nadere toegangen in MAIS-Flexis met uniforme beschrijvingen, online doorzoekbaar op de website via één zoekingang; daaraan gekoppeld de images van de bouwtekeningen van alle geïndiceerde dossiers. 5 nadere toegangen; ca. 168.000 images 2010-2012 Voor uitvoering digitalisering zie onder verslag Digitalisering.

Gepland voor 2011 Gerealiseerd in 2011

3 nadere toegangen 1 nadere toegangen

Eindproduct 20102012:

Specificatie Bouwdossiers gemeente Utrecht 1979-1986 (8831 records, 30.169 scans)

25

2.2.5

Materiële zorg & Restauratie

Materiële verzorging Niet verpakt worden archieven die:  Op de nominatie staan vervreemd, afgestoten of vernietigd te worden. Verpakt op deltaplanniveau worden archieven die:  Recentelijk geïnventariseerd zijn.  Een verpakkingsniveau hebben van minder dan 4 (deltaplanniveau) en een toegangniveau van 3 of hoger (werkvoorraad per 1-1-2009: 1600 meter). Voorlopig verpakt worden archieven die:  Een verpakkingsniveau hebben van minder dan 2c (verhuisklaar) en een toegangniveau van minder dan 3 (werkvoorraad per 1-1-2009: 0 meter). Voor voorlopig verpakken geldt als norm verpakkingsniveau 2c. Dit houdt in dat de stukken in zodanige materiële staat moeten verkeren dat een professionele, ter zake kundige verhuizer de stukken kan verplaatsen zonder risico’s ten aanzien van de materiële staat en toegankelijkheid. Dit geldt voor interne en externe verplaatsingen. Vaste werkzaamheden  Definitief verpakken en etiketteren van daarvoor in aanmerking komende archieven volgens de normen van het Deltaplan Cultuurbehoud, met name nieuw geïnventariseerde archieven. Bijzondere werkzaamheden: Planning voor 2011 Herverpakken van archieven met een verpakkingsniveau minder dan 4 en een toegangsniveau van 3 of hoger (200 m per jaar) Vlakken bouwtekeningen ter voorbereiding van digitalisering

gerealiseerd in meters 292 40

Depotbeheer Vaste werkzaamheden:  (Doen) plaatsen van nieuwe archieven en herplaatsen van reeds aanwezige archieven na bewerking.  (Doen) lichten en terugplaatsen van archieven bij uitlening, externe reproductie, restauratie, bestraling.  (Doen) lichten van archieven in geval van vervreemding, afstoting, vernietiging en overdracht aan de ontvanger.  (Doen) opbouwen en aanpassen van stellingen.  Beheren voorraad stellingen en planken.  Beheren van de archieven in de pre-quarantaine- en quarantaine-ruimte.  Beheren vindplaatsgegevens in het archiefbeheersysteem MAIS-Flexis. Bijzondere werkzaamheden: Planning voor 2011 Opstellen stellingenplan voor de herinrichting van de G-toren

gerealiseerd X

26

Verhuizen archieven Nieuwegein (687 m) Bestandsopname archieven Nieuwegein (687 m)

X X

Restauratie De werkzaamheden gaan uit van de behoefte van de gebruiker en hebben als doel: een behandeling van de wegens hun materiële staat van raadpleging uitgesloten inventaris- en catalogusnummers van archivalia, beelddocumenten en bibliotheekwerken, tot het voor hernieuwde raadpleging minimaal noodzakelijke niveau. Vaste werkzaamheden:  Adviseren over conservering en depotbeheer  Controleren depotklimaat  Adviseren over exposities en bruikleenverkeer  Het uitvoeren van schimmeltesten op nieuw over te brengen archieven  Prepareren en wisselen objecten voor expositie (interne bruiklenen)  Prepareren objecten voor expositie elders (externe bruiklenen)  Restaureren niet-raadpleegbare archiefstukken op verzoek Bijzondere werkzaamheden: Planning voor 2011 Begeleiden restauratie/conservering archieven extern: Stukken Schepengerecht Utrecht (500 bladen) Restauratie/conservering bibliotheekwerken (60 stukken per jaar) Restauratie/conservering bibliotheekwerken: vervaardigen 300 boekstroken Materiële verzorging collectie beeldmateriaal nieuwe aanwinsten (40 stukken per jaar) Materiële verzorging collectie beeldmateriaal overige (380 stukken per jaar)

gerealiseerd 500 bladen 60 stukken 300 boekstroken 70 stukken 97 stukken

Extra werkzaamheden Veel aandacht werd in 2011 besteed aan de voorbereiding en inrichting van het nieuwe restauratieatelier aan de Alexander Numankade, dat vanaf augustus geleidelijk in gebruik werd genomen. Als gevolg hiervan kon minder tijd worden besteed aan de materiële verzorging van objecten uit de collectie beeldmateriaal.

27

2.2.6 Digitalisering & Fotografie Digitalisering Op basis van het in 2008 opgestelde informatie- en digitaliseringsplan wil Het Utrechts Archief in de periode 2009-2020 de meest geraadpleegde en kwetsbare 10% van de collectie digitaliseren en online publiceren. Hiertoe worden er nieuwe functionaliteiten op de website gerealiseerd, die voorzien in het lezen en tegen vastgesteld tarief downloaden van images van archiefmateriaal, gekoppeld aan de beschrijvingen in de toegangen en nadere toegangen. De Archiefbank biedt ook mogelijkheden voor het online indienen van een verzoek tot digitalisering door bezoekers van de website. Doelstelling is om vanaf 2009 500.000 images per jaar te produceren (waarvan 300.000 op basis van aanvullende financiering), zodat de archiefbank eind 2012 2 miljoen images bevat.

Planning voor 2011 Verfilmen (extern) hiaten BS Overlijdens 1943-1950 Digitaliseren Scannen (intern): notariële akten Utrecht voor 1811 Scannen (intern): o.a. kaartboeken (hoogwaardige opnames Fotografie) Scannen (extern): meter per week stukken t.b.v. de Archiefbank Scannen (extern): projecten indicering t.b.v. de Archiefbank - Militieregisters provincie 1868-1920 - BS Overlijdens 1951-1960 - DTB-project: Vleuten-De Meern, Zuilen - Bouwtekeningen 1910-1953 Bewerken bestaande images voor publicatie in de Archiefbank Totaal Images gepubliceerd in de Archiefbank Archieftoegangen en nadere toegangen Nadere toegang Notaris Totaal

in fiches Onbekend

in fiches 0

in images 100.000 1.000

in images 93.564 * 1.531

180.000

189.264 **

70.000 35.000 12.500 35.000 0

30.303 36.723 10.420 16.917 0

433.500

378.722

2010 366.396 836.000 * 1.202.396

2011 794.796 930.000 * 1.724.796

* Dit is een schatting op basis van het aantal gescande akten (23.391) x het gemiddeld aantal images per akte (4) ** In de planning waren 40 van 1 m zendingen voorzien, waarbij werd uitgegaan van 4500 images per meter. Daarvan zijn er 42 gerealiseerd, waarbij een zending gemiddeld 1 meter omvatte en 112 inventarisnummers en 4506 scans bevatte. Van deze scans zijn er 3515 extern gefinancierd (Pastoe 1265 en IISG 2250).

Project: Archiefbank

Doel: Doorlooptijd:

Bouw van een archiefbank febr. 2008-2012 (verlengd tot april 2012)

28

Geschatte input in tijd: Bijzonderheden:

1000 uur per jaar In maart 2009 is de oorspronkelijke projectopzet gewijzigd en is besloten dat het project in samenwerking met De Ree Archiefsystemen wordt voortgezet. De financiering van de nieuwe functionaliteit in MAISFlexis wordt voor het merendeel gefinancierd door De Ree Archiefsystemen. Begin 2012 volgt de eindevaluatie van het project.

Gerealiseerd in 2011:            

Digitaliseren 42 x 1 m archiefmateriaal (i.s.m. Microformat) (189.264 images). Afronden handboek Digitalisering. Opleiden medewerkers vervangingspool voor digitaliseren meter per week. Ingebruikname functionaliteit scannen op verzoek in Mais Flexis en online (eigen website, archieven.nl en utrechtsarchiefnet.nl). Herinrichten digitale opslag images Archiefbank. Produceren raadpleegexemplaren van alle images. Koppelen en publiceren scans microfiches Ex-Keizer Wilhelm (196.300 images). 1 april: lanceren Archiefbank met scannen op verzoek. Diverse informatiebijeenkomsten over de Archiefbank voor collega-instellingen. April-december: produceren negen afleveringen Archiefstuk van de maand in de Archiefbank. Produceren en publiceren van de Engelstalige versie van de Archiefbank-promotiefilm. 2 december 2011: presentatie Archiefbank op de DISH-conference in Rotterdam.

Fotografie Algemeen Vanwege de opkomst van de digitale fotografie is het aantal externe opdrachten flink teruggelopen en de omzet navenant gedaald. De webwinkel en eigen beeldbank bieden wel kansen. Daarom is besloten een extra impuls te geven aan het digitaliseren van beelddocumenten voor de beeldbank. Voor het fotograferen in opdracht van derden geldt een streefomzet van € 30.000 per jaar. Vaste werkzaamheden:  Verwerken reprobestellingen via extern.  Verwerken reprobestellingen via website.  Digitale beeldbewerking en printen van afbeeldingen voor tentoonstellingen van Het Utrechts Archief.  Voor de winkel: het vervaardigen van prints en prentbriefkaarten en adviseren over het assortiment.  Voor Communicatie & Marketing: het vervaardigen van promotiemateriaal. Bijzondere werkzaamheden: Planning voor 2011 Fotografie extern Fotograferen in opdracht van derden (streefomzet € 30.000 per jaar)

gerealiseerd

€ 36.250

29

* Fotografie intern Fotograferen personeelsactiviteiten (600 opnames per jaar) Fotograferen publieksactiviteiten (300 opnames per jaar) Fotograferen t.b.v. collectie beeldmateriaal: locaties in de stad (2011: wijk Uithof) (800 opnames per jaar) Digitaliseren intern Digitaal reproduceren van archiefmateriaal t.b.v. Archiefbank (1.000 opnamen per jaar) Digitaal reproduceren van beeldmateriaal t.b.v. Beeldbank (18.000 opnamen per jaar) - documenten uit de collectie beeldmateriaal - negatieven uit de collectie beeldmateriaal - opnames ten behoeve van de collectie beeldmateriaal

650 1.750 200

1.531 17.809 9.507 5.139 3.163

* Fotografieopdrachten in 2011  Opnamen voor een publicatie over historische behangsels. Opdrachtgever: sectie Cultuurhistorie van de gemeente Utrecht.  Fotoreportage toen-nu locaties in de wijk Overvecht bij het vijftigjarig bestaan van de wijk. Opdracht gemeente Utrecht, wijkbureau Overvecht.  Fotoreportage van mensen met een lichamelijke beperking. Opdrachtgever: afdeling DMO van de gemeente Utrecht.  Fotoreportage De Voorschool. Opdrachtgever: afdeling DMO van de gemeente Utrecht.  Fotoreportage opening van de nieuwe basisschool aan de Pagelaan in Hoograven. Opdrachtgever: afdeling DMO van de gemeente Utrecht.  Luchtopnamen van objecten in de gemeente Nieuwegein. Opdrachtgever: gemeente Nieuwegein.  Maandelijks wordt een fotoreportage gemaakt van de Naturalisatiebijeenkomst in het Nationaal Museum van Speelklok tot Pierement. Opdrachtgever: afdeling Bestuurs- en Concernondersteuning van de Bestuurs- en Concerndienst van de gemeente Utrecht.

30

3.

Publiek & Collecties

Hoofd:

Erik Tigelaar

Medewerkers: Website:

Sigrid de Grave

Studiezalen:

Mustafa Ahdoudi, Mieke Breij (coördinator), Reinier Hilhorst, Janne Kok, Aleid Mooij (tot 1 februari), Hans van Noord en Annelot Vijn. Oproepkrachten: Esmée Avenhuis (vanaf 1 november), Lloyd Davies (vanaf 1 december), Martijn van Hoek (vanaf 1 april), Mirjam Mutzri, Marlon Penninkhof (mei-juli), Krijn de Veer en Meike Wielheesen (tot 1 april).

Publieksprogramma:

Erik Plomp (projectleider), Samantha Hassink-Burbidge, Anna Smits (vrijwilliger) en Nettie Stoppelenburg. Oproepkrachten: Hanneke Blijham, Maartje Boer, Henk Groenewoud, Emmy Hage, Stijn van den Hurk, Willem Janssen, Janne Kok, Liesbeth Schimmel, Anna Smits, Krijn de Veer en Annet Werkhoven.

Beeldmateriaal:

Lloyd Davies, Douwe Koen, Victor Lansink, Peter Notermans en Tolien Wilmer.

Bibliotheek:

Margot Le Fèvre, Leny Jurritsma (tot 1 nov.) en Joke Mammen

Winkel:

Nettie Stoppelenburg

3.1

Website

Website als middelpunt De website staat centraal in verschillende ontwikkelingen binnen Het Utrechts Archief. Fungerend als digitale studiezaal, webwinkel, informatievoorziening en communicatiemiddel zijn hierin alle domeinen en afdelingen betrokken en onderling verbonden. Best bezochte locatie De presentatie van scans van archiefdocumenten via de Archiefbank blijkt te voldoen aan een behoefte. Met ruim 9 miljoen raadplegingen stuwt dit onderdeel de bezoekerscijfers van de website op naar ruim 2,3 miljoen bezoekers/sessies, met een gemiddelde sessieduur van 7 minuten. Een stijging van ruim 50% ten opzichte van 2010. Het aantal bekeken pagina's (pageviews) steeg met 86% naar ruim 69 miljoen. Themasite In november kwam de nieuwe themasite Film in Utrecht gereed. De informatie van de voormalige website Utrechtproject.nl (Universiteit Utrecht) is hierin opgenomen.

31

Dienstverlening via de website:

Visitors/Sessions Hits Pageviews Waaronder: Beeldmateriaal Notariële akten Thema’s (in 2010 anders gerangschikt) Archieven Archiefbank waaronder:  Archieftoegangen  Notariële akten  Bouwdossiers  Criminele sententies  Kamer van Koophandel  Hinderwetvergunningen  Bladmuziek  Stuk van de maand (promotie 2011)  Systematische overzichten (vanaf september 2011)  Nieuwe toegangen

Onderzoek Webwinkel Kranten Actueel Voorouders Zoeken op de kaart Burgerlijke Stand Werkstukken (totaal) Lespakketten: WO II Gezondheidszorg Vrouwenverenigingen Trijn van Leemput Leendert Stuuroort Kids

2009

2010

2011

1.474.908 178.126.3 31 72.933.61 7

1.541.475 139.762.000

2.359.078 177.847.186

36.945.086

69.399.836

3.467.567 1.771.606 1.137.570

1.116.132 Zie archiefbank 267.696

1.365.522 Zie archiefbank 189.195

583.390 -

Zie archiefbank 2.998.378

Zie archiefbank 9.165.028

558.159 1.799.662 2.657

1.965.028 5.893.363 91.425

5.477

39.520

1.455

154 9.176

30.219 65 -

117.373 324.226 2.696.517 111.695 316.946 77.681 571.491 229.873

45 3.193

-

13.826

106.376 39.269 151.793 63.118 128.577 42.312 835.541 55.271

2.535 89.935 33.141 380.930 41.312 134.327 -829.356 23.493

4.528

32

Educatie (totaal) Organisatie Woonomgeving Spoorwegen Expositie Activiteiten

91.781 50.442 66.294 24.492 110.975 -

14.341 26.089 30.594 21.106 10.432

9.507 19.691 9.659 21.493 16.489 21.963

Archiefbeheer English

15.459 28.762

16.294 10.227

15.241 11.276

Agenda (later in actueel)

111.695

63.118

Is activiteiten geworden

Groeikaart Utrecht in beeld

14.596 8358

6.950 -

2.074 -

Het Utrechts Archief participeert met haar collecties in externe sites. Zo zijn onze archieven toegankelijk via www.archieven.nl (8.896.826 raadplegingen voor Het Utrechts Archief) en www.utrechtsarchiefnet.nl (230 raadplegingen). De gegevens van de Burgelijke Stand voor de provincie Utrecht zijn ook doorzoekbaar via de landelijke database Genlias. Er werd daar ruim 771.000 keer gezocht op gegevens uit de provincie Utrecht.

3.2

Studiezalen

Sinds 2008 beschikt Het Utrechts Archief over studiezalen op twee locaties. De studiezaal voor genealogie en omgevingsgeschiedenis op de Hamburgerstraat en de studiezaal voor raadpleging van originele stukken op de Alexander Numankade. Vanwege de renovatie van het gebouw aan de Alexander Numankade werd de studiezaal hier eind september 2009 gesloten. Gebruikers konden de archiefstukken op een andere locatie (Archimedeslaan 21) raadplegen. Tot 15 juli 2011 was hier een aangepaste dienstverlening, waarbij: - het maximaal aantal te raadplegen archiefstukken/bibliotheekitems 5 per dag was. - raadpleging van stukken uitsluitend kon na aanvraag via website, uiterlijk één dag voorafgaand aan het voorgenomen bezoek. - charters, originele prenten, kaarten, tekeningen, affiches en stukken van groot formaat waren uitgesloten van raadpleging (in verband met hun kwetsbaarheid). Daarnaast bleef een deel van de archieven uitgeplaatst naar een andere depotlocatie, waarbij een aanvraagtermijn van vijf werkdagen gold. Tussen 19 juli en 19 september was de studiezaal originelen gesloten. In deze periode verhuisden de studiezaal en kantoren terug naar het gebouw aan de Alexander Numankade. Op 20 september werd de dienstverlening hervat. Daarbij werden alle beperkingen voor het raadplegen van stukken opgeheven, met uitzondering van de beperking voor de archieven die extern verblijven. Nieuwe studiezaal originelen Na bijna twee jaar dienstverlening (met beperkingen) op de tijdelijke locatie aan de Archimedeslaan werd de nieuwe studiezaal op 19 september geopend door burgemeester Wolfsen. Hieraan ging een grondige voorbereiding vooraf. Naast alle bouwwerkzaamheden onder leiding van de afdeling Bedrijfsvoering, werd er voor de inrichting van de zaal een projectgroep samengesteld met afgevaardigden van het studiezaalteam, ICT en de afdeling communicatie. In de eerste plaats bestonden de werkzaamheden uit het beoordelen van en meedenken over voorstellen van de architect (bouwtekeningen, inrichtingsplan en meubilair).

33

Daarnaast zijn alle werkprocessen en procedures tegen het licht te houden en waar nodig verbeterd. Zo werd er gekeken naar toezicht op de raadpleging en het zorgvuldig hanteren van archiefstukken. Daarbij werd gebruik gemaakt van nieuwe ICT mogelijkheden. Het resultaat is een grote, lichte studiezaal met 40 zitplaatsen, een grote (uitgifte- en inname) balie, een dagdepot en boekkussens voor de stukken. De zaal is voorzien van de nieuwste technologie: 14 all-in-one pc’s met een nieuw ontworpen studiezaal-intranet, een informatiezuil en schermen die de aanvraagnummers tonen. Bezoekcijfers studiezalen Het fysieke bezoek (in aantal bezoeken) aan de studiezalen is met 5% gedaald van 8019 in 2010 naar 7601 in 2011. Ondanks de sluiting van de studiezaal originelen in de periode 19 juli-19 september nam het aantal bezoeken aan deze studiezaal toe met 9%; van 2371 naar 2586. Het bezoek aan de studiezaal aan de Hamburgerstraat daalde van 5702 naar 5015 (12%).

2011 Jan Feb Mrt Apr Mei Jun Jul Aug Sept Okt Nov Dec Totaal

Hamburgerstraat 211 300 281 192 188 128 166 226 161 265 216 364 2698

bouwtekeningen 207 244 259 214 142 155 137 145 264 150 194 169 2280

Totaal Hamburgerstraat 418 544 577 406 330 283 303 371 425 415 410 533 5015

Bloeyendael /ANK 211 205 298 223 163 177 178 -137 306 379 309 2586

Totaal aantal bezoeken studiezalen 629 749 875 629 493 460 481 371 562 721 789 842 7601

Aanvragen en bestellingen - Het aantal uitgevoerde bestellingen via Genlias bedroeg 251. - Het aantal uitgevoerde reproductie-opdrachten (die gemiddeld vier afbeeldingen omvatten) bedroeg 586. - Er werden in totaal bijna 10.000 archiefstukken en bibliotheekwerken aangevraagd. Verder werd uitvoering gegeven aan 2007 verzoeken om inlichtingen en onderzoek. Ongeveer 165 hiervan betroffen verzoeken voor uitgebreid historisch onderzoek waaraan uitvoering werd gegeven door onze correspondent, de heer Luijt. - Er vonden 115 maal uitleningen plaats aan archiefvormers (voornamelijk DSO, Kamer van Koophandel en gemeente Nieuwegein) die in totaal 778 archiefstukken betroffen.

Aangevraagde archiefstukken Aangevraagde archiefstukken geautomatiseerd* Aangevraagde archiefstukken handmatig Aangevraagde bibliotheekwerken

2009 14.758

2010 7.086

2011 5.387

2.912 1.762

2.988 635

3.846 733

34

handmatig Totaal aangevraagde stukken

19.432

10.074

9.966

Uitleningen Externe uitleningen (onderzoek) Externe uitleningen (tentoonstellingen) Totaal uitleningen

370 9 379

525 -525

778 7 785

Inlichtingen (schriftelijke en per email)

1900

1905

2007

Top 20 geautomatiseerde aanvragen door bezoekers via Mais Flexis: Via Mais Flexis zijn in totaal 5387 aanvragen binnengekomen voor 506 archieven. In de onderstaande top 20 zijn dus niet opgenomen: de bouwtekeningen, notarissen Utrecht en alle op verschillende manieren gedupliceerde archieven zoals Burgerlijke Stand en de DTB.

Toegang 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

1102-1 Raad voor de Zending: rechtsvoorgangers 1007-2 Gemeentebestuur van Utrecht 1813-1969, deel 2: stukken over afzonderlijke onderwerpen zonder classificatienummers 233 Staten van Utrecht 1581-1810 216 Domkapittel te Utrecht 239-1 Hof van Utrecht 1001 Huis Amerongen 220 Kapittel van Sint Pieter te Utrecht 1007-3 Gemeentebestuur van Utrecht 1813-1969, deel 3: stukken over afzonderlijke onderwerpen met classificatienummers 79 Provinciaal bestuur 1813-1920 53 Familie De Beaufort 67 Familie Huydecoper 26 Familie Des Tombe 59 Rijksuniversiteit Utrecht, college van curatoren 1294 Dienst van het kadaster en de openbare registers in de provincie Utrecht 816 Nederlandse hervormde gemeente te Utrecht, diaconie 76 Huis Zuilen 382 Arrondissementsrechtbank Utrecht 1007-1 Gemeentebestuur van Utrecht 1813-1969, deel 1: stukken van algemene aard 1128 verzameling fotokopieën en transcripties 20 Rijksinrichtingen kinderbescherming

Aantal aanvragen 482 297 286 275 273 273 246 231 219 198 196 186 186 172 149 141 138 132 125 122

35

3.3

Bruiklenen

Het Utrechts Archief verleende medewerking aan tentoonstellingen van partners en collega’s door bruiklenen beschikbaar te stellen. In 2011 leende Het Utrechts Archief archiefstukken en beelddocumenten uit voor de volgende tentoonstellingen: -

Centraal museum: Tentoonstelling Rietvelds Universum, 20 oktober 2010-30 januari 2011. Betrof: Bouwtekeningen en foto's van door Rietveld ontworpen gebouwen.

-

Stadsmuseum IJsselstein: Tentoonstelling Fantastisch IJsselstein, 6 november 2010-6 februari 2011 Betrof: Prent van Abraham Rademaker (collectie beeldmateriaal, cat.nr. 200275).

-

Stadsmuseum Woerden Tentoonstelling De Conste van Geometria - Vijf eeuwen Cartografie in het Land van Woerden, 12 maart-12 juni 2011. Betrof: Kaart uit het Archief van de Heerlijkheid Hoenkoop (inv.nr. 61).

-

Historisches Museum te Speyer Tentoonstelling Die Salier - Macht im Wandel,10 april - 10 juli 2011. Betrof: Tekening van graftegels in het koor van de Domkerk (collectie beeldmateriaal, cat.nr. 31071).

3.4

Publieksprogramma

3.4.1 Tentoonstellingen Het Utrechts Archief organiseerde in 2011 de volgende tentoonstellingen: In Het Utrechts Archief: -

Utrecht in de jaren ’60 Foto-expositie met foto’s van Henk Hofland 19 oktober 2010 - 15 mei 2011

-

… Tot in de eeuwigheid Schatten uit de Utrechtse Paulusabdij 3 december 2010 – 29 april 2011



Ouwe koeien! Tentoonstelling over dieren in Utrecht 2 juni 2011- 29 oktober 2011



Met liefde bereid… Meer dan 100 jaar voedsel en voedselproductie in Utrecht 29 oktober 2011 tot eind februari 2012



Utrecht 3D Bijzondere stereofoto’s uit Het Utrechts Archief 25 november 2011 – medio augustus 2012

36

Buitenshuis: -

-

Presentatie over Het Utrechts Archief 14 maart 2011- maart 2012 in het Stadhuis van Utrecht Kleine presentatie in de kast op het B&W plein; Voorproefje Met liefde bereid… 24 november – mei 2012 in de kloostergang van Grand Hotel Karel V. Een selectie van 15 foto’s uit de tentoonstelling Met liefde bereid…

Samenwerking met de Hogeschool Utrecht en Reinwardt Academie In het najaar van 2011 startte Het Utrechts Archief twee projecten met studenten van de Hogeschool Utrecht (HU) en de Reinwardt Academie (RA) in Amsterdam. Met de HU is een samenwerking aangegaan in het kader van het onderzoeksprogramma ‘Museumkompas’ over crossmediale toepassingen in de erfgoedsector. De studenten ontwikkelden een app voor mobiele telefoons. Deze app sluit aan bij de tentoonstelling 'Waar zaten de diplomaten' (werktitel) over de Vrede van Utrecht. De gebruikers van de app worden bij de hand genomen tijdens een wandeling door Utrecht. De wandeling voert langs locaties waar tijdens de vredesonderhandelingen belangrijke diplomaten gehuisvest waren. Bij de locaties krijgen de gebruikers verrassende informatie over voorvallen op deze locatie of over de bijhorende diplomaat. Begin 2012 wordt deze app getest en waar nodig aangepast. De Reinwardt Academie leidt studenten op tot erfgoedprofessional. Dit zijn mensen die werken voor musea, archieven en bibliotheken, instellingen op het gebied van de monumentenzorg en archeologie, centra voor natuur- en landschapsbeheer en bijvoorbeeld erfgoedhuizen. In september gingen er 25 studenten in vijf groepen aan de slag om vijf complete ontwerpen te maken voor een tentoonstelling met als werktitel “Utrecht Garnizoensstad”. Het Utrechts Archief was opdrachtgever en gaf de studenten alle informatie en adviezen om de opdracht uit te voeren. Er waren drie centrale bijeenkomsten waarbij de studenten kennis maakten met het archiefwezen, het bezoekerscentrum, de eisen waaraan een tentoonstelling in het archief moet voldoen en de tentoonstellingsruimten. Gedurende vijf maanden werden de studenten bijgestaan door Douwe Koen (verantwoordelijk voor de inhoud) en Erik Plomp (projectleider). Allerhande zaken zoals collectieplannen, brandveiligheid, lichtplannen en eisen voor bruiklenen zijn de revue gepasseerd. Het was zeker niet alleen voor de studenten een leerzaam proces. Uiteindelijk is één van de ontwerpen als meest succesvol beoordeeld. Onderdelen van dit ontwerp nemen worden eind 2013 meegenomen bij de start van het ontwikkelen van de tentoonstelling. 3.4.2 Educatie Onderwijsbezoek en programma’s: Scholieren In 2011 bezochten in totaal 2032 scholieren en studenten Het Utrechts Archief. Ten opzichte van 2010, met 1415 bezoeken, is dit een stijging van 43%. Terwijl in 2010 nog diverse rondleidingen op maat werden gegeven, was het streven in 2011 om de groepen zoveel mogelijk in bestaande programma’s in te passen. Er is in 2010 hard gewerkt om de programma’s in de series ‘Reis door Utrecht reis door de tijd’ en ‘Maak je eigen reportage’ meer verdieping en educatieve onderbouwing te geven. Ook voor bezoeken via intermediairorganisaties als ‘Kunstuitdaging’ worden in de eerste plaats de bestaande programma’s gebruikt.

37

Na één jaar gewerkt te hebben met het nieuwe programma voor Museum voor de Klas kreeg Het Utrechts Archief van de deelnemende scholen de hoogst mogelijke waardering toegekend. De voorbereidende onderdelen van het programma zijn op de website gezet, zodat het opsturen van materiaal niet meer nodig is. Opmerkelijk is het succes van het programma ‘Van Romeins fort tot middeleeuwse stad’. Dit programma, drie jaar geleden gemaakt voor het Herman Jordan College, is sinds dit jaar ook bij het educatieve aanbod op de website gezet. Dit resulteerde zelfs in een aanmelding uit België. Het Herman Jordan College is een vaste afnemer van dit programma. De Werkplaats heeft aangegeven voor de uitgebreide variant elk jaar te willen komen.

Basisonderwijs: -

Museum voor de Klas : Help Sophie en vind de code (groep 5-6): Bezocht door 29 groepen uit Utrecht (720 leerlingen).

-

Rondleiding op maat in het kader van de Kunstuitdaging (groep 8): Bezocht door 2 groepen uit Utrecht (52 leerlingen).

-

Reis door Utrecht, reis door de tijd: provincie in kaart (groep 7-8): Bezocht door 3 groepen van de OBS ’t Palet uit Maarssen (107 leerlingen) en 1 groep van de Anne Frankschool uit Bunnik (19 leerlingen).

-

Reis door Utrecht, reis door de tijd: groeiende stad (groep 7-8): Bezocht door 2 groepen van de KBS De Spits, Utrecht (53 leerlingen).

In totaal namen 951 leerlingen van basisscholen uit stad en provincie Utrecht deel aan het programma. Voortgezet onderwijs: -

Van Gildebroeder tot fabrieksarbeider (onderbouw VMBO/HAVO) Bezocht door 1 groep van het Via Novacollege, Maarssen (12 leerlingen).

-

Van Romeins fort tot middeleeuwse stad (bovenbouw HAVO/VWO): 1 groep van ‘t Hooghe Landt, Amersfoort (16 scholieren) 4 groepen van De Werkplaats, Bilthoven (80 leerlingen) 1 groep van het Leidsche Rijncollege, Utrecht (16 leerlingen) 1 groep van het Koninklijk Atheneum Brasschaat, Brasschaat, België (6 leerlingen) 1 groep van het Herman Jordan College, Zeist (32 leerlingen).

-

Introductie voor praktische opdrachten en profielwerkstukken: 1 groep van het Gerrit Rietveldcollege, Utrecht (25 leerlingen) 1 groep van het Griftland College, Den Bilt (9 leerlingen).

In totaal maakten 196 leerlingen gebruik van de diverse programma’s en studiemogelijkheden. Studenten Het programma voor de introductie van eerstejaars geschiedenisstudenten is verder aangepast, naar volle tevredenheid van afnemers als uitvoerders. Met dit programma kunnen we voorlopig verder. Op deze manier maken elk jaar minimaal 200 studenten kennis met Het Utrechts Archief. Een nieuwe groep bezoekers in 2011 waren de studenten van de taalcursussen. Helaas krijgt dit geen vervolg in 2012: de subsidie stopt, niet alleen voor de kennismaking met Utrecht en Het Utrechts Archief, maar ook voor de taalcursussen.

38

Met de Vereniging Oud-Utrecht is een start gemaakt voor een samenwerking om het archiefbezoek en –gebruik door scholieren van het voortgezet onderwijs te stimuleren. De Vereniging Oud-Utrecht wil een prijs uitloven voor het beste profielwerkstuk. Educatie zorgt voor een lijst van onderwerpen en – binnen kaders – de begeleiding.

Studenten Universiteit Utrecht - eerstejaars geschiedenis (240) - studenten via werkcolleges (36) - Biografisch onderzoek (10)

Totaal: 286 studenten

Pabo-studenten

Taalcursisten

Marnix Academie (12) en Pabo Domstad (14) - Hogescholen, Arnhem-Nijmegen (15), - Reinwardt Amsterdam (26), - Hogeschool Utrecht (6), - Archiefschool Amsterdam (4), - Fontys Tilburg (12 studenten) Totaal: 63 studenten

41 groepen (610 studenten)

-

Totaal: 610 studenten

Opgeteld bezochten 985 studenten uit het hoger onderwijs Het Utrechts Archief voor hun studie. Cursussen In 2011 werd de volgende cursus aangeboden: - Paleografie voor vrijwilligers DTB-project en externen (20 personen). 3.4.3 Publieksactiviteiten en evenementen Naast educatieve groepsactiviteiten zoals cursussen, rondleidingen en schoolprogramma’s werd in 2011 een programmering met activiteiten en evenementen gepresenteerd om ook (nieuwe) individuele bezoekers te trekken, die onbekend zijn met het archief.

Serie Bewogen geschiedenis: historische films uit het archief, op de zaterdagmiddag: -

Filmvoorstelling In première! Het materiaal, 22 januari. Filmvoorstelling In première! De filmers , 19 februari. Filmvoorstelling In première! De onderwerpen, 19 maart.

In de filmserie Bewogen Geschiedenis toont Het Utrechts Archief beelden uit de filmcollectie. In 2011 is gekozen om nooit eerder vertoonde fragmenten te vertonen. De filmfragmenten waren afkomstig uit recent zijn aangeworven en gedigitaliseerde particuliere collecties. Voor dit programma waren de schenkers of nabestaanden van de schenkers uitgenodigd om de beelden persoonlijk toe te lichten. Ook is er voor elke vertoning een kleine expositie ingericht over het onderwerp van die aflevering.

39

Activiteiten rond de wisselexpositie …tot in de eeuwigheid. Schatten uit de Paulusabdij Lezingen:  Hein Hundertmark, Verborgen Schatten (25 februari).  Bart Jaski, De Oudste handschriften van de Paulusabdij (25 maart).  Jan Uittenbroek, De Regel van Benedictus (15 april). Kinderactiviteiten:  Monnikenwerk! workshop initiaal maken (22 en 24 februari).  Op zoek naar de schat, kinderrondleiding (23, 25 en 26 februari).  Game Tijdtrippen in de Paulusabdij (doorlopend).  Speurtocht Op zoek naar de geheimen van de Paulusabdij (doorlopend). Wandeling Stadswandeling Rond een Heiligdom (29 januari, 26 februari, 26 maart, 23 april). Pasen in het Oude klooster Extra openstelling op tweede paasdag, met ouderwets eieren zoeken in de expositie en een lezing van Ineke Strouken, directeur van het Nederlands Centrum voor Volkscultuur over de geschiedenis van het paasfeest in Nederland (25 april). Activiteiten rond de tentoonstelling Ouwe Koeien! Lezingenprogramma:  Janne Kok, Ouwe koeien uit de sloot (24 juni).  Pascale Fuchs, Van trekhond tot troeteldier (22 juli).  Gitty Korsuize, Dieren in een veranderde stad (23 september).  Paul Krijnen, Utrechtse Geveldieren (21 oktober). Kinderactiviteiten  Waterdierendag: bezoekers konden met een schepnetje vissen in aquaria met grachtenwater uit verschillende Utrechtse grachten. Ook kon er een mobile worden gemaakt van de voedselketen van waterdieren en werden er in het auditorium historische waterfilms getoond. (13 juni).  Kleine Beestjesdag: bezoekers konden onderkomens voor kleine dieren maken, zoals een bijenhotel en een woonpot voor lieveheersbeestjes. In het restauratieatelier werd getoond welke schade kleine dieren aan archiefstukken kunnen toebrengen en hoe dat gerestaureerd kan worden. In het auditorium werden historische films gedraaid (2 juli).  Paardendag: een Utrechtse hoefsmid vertelde op het plein meer over zijn werk en hoe dat veranderde door de jaren heen. Binnen konden liefhebbers paardenpoetstassen maken en waren er historisch beeldfragmenten te zien van een concours hippique uit de jaren zestig en van een oude paardenmarkt (16 juli).  Veedag: op het plein vertelde een medewerkster van Griftsteede over de Lakervelder die zij voor de gelegenheid had meegenomen. Bezoekers konden de koe borstelen en eten geven. Binnen konden kinderen dierenmaskers maken en waren er films te zien (6 augustus).  Hondendag: hondenkarkenner Bert Willemen vertelde over de geschiedenis van de hondenkar. Daarnaast konden kinderen een dierenmasker maken en historische beelden bekijken over honden, bijvoorbeeld over de beroemde Kees de Gashond (20 augustus).  Speurtocht naar dieren in de stad, Dierenbingo (doorlopend).

40

Dierenlintje Om bezoekers nog meer te betrekken bij de wisseltentoonstelling, konden ze hun eigen huisdieren via een foto en uniek verhaal nomineren voor een dierenlintje. De uitreiking van de lintjes vond plaats op 2 oktober. De winnaars kregen een cadeaupakket en zagen hun dieren terug in de expositie. Op het plein speelde Het Domstad Jeugdorkest het muzikale dierenstuk, de Chinese Nachtegaal. Overige activiteiten: Goede Voornemenmarkt Een in samenwerking met professional organizers georganiseerde middag rondom het op orde maken van je persoonlijke archief. De middag was bedoeld om mensen bewust te maken van de interesse van Het Utrechts Archief voor zeldzaam historisch materiaal op de Utrechtse zolders in Utrecht (22 januari). Paulusnacht De viering van de heiligendag van Sint Paulus in en rond de voormalige abdij. Op de Paulusnacht konden bezoekers luisteren naar een Gregoriaans koor en werd er buiten op het plein een plaquette onthuld (25 januari). Kinderactiviteiten Meivakantie De meivakantie stond in het teken van familie. Wie ben jij en waar komen jij, je ouders en grootouders vandaan? - Workshop Duik in je eigen geschiedenis (6 en 7 mei). - Activiteit Kalligrafeer je eigen Oorkonde (8 mei). - Activiteit Maak je eigen Moederdagkrant (8 mei). Lezingen Utrechtse Zielen, lezing door Janne Kok over begraven in Utrecht (2 november).

Evenementen:

Donderdag 2 juni

Stadsdag - Utrecht Jonge bezoekers konden op de stadsdag de geschiedenis van Utrecht beleven door de historievreters te verjagen. In samenwerking met Utrechtse musea werd een puzzel gemaakt die langs alle musea leidde. De aftrap van deze dag vond plaats in het Utrechts Archief.

Evenementen in samenwerking met Culturele Zondagen: Zondag 18 juni

Groen! Een culturele zondag in het teken van duurzaamheid. In samenwerking met Woolfiller en KnowHow ShowHow

Zondag 4 september Uitfeest Sneakpreview Tijdens het Uitfeest kreeg de bezoeker een voorproefje van de nieuwe wisselexposities van 2011-2012. Op het plein buiten een optreden van het Blazers Ensemble van het Domstad Jeugdorkest. Zaterdag 29 oktober Museumnacht Een avond in het teken van eten en drinken, met een literaire proeverij met Ronald Giphart en culinair historica Lizet Kruijff, een bierproeverij van de Utrechtse brouwerij De Leckere en een VockingworstBattle

41

tussen amateur en professionele koks. Verder kon men recepten trekken uit de archiefmuur en instaprondleidingen volgen. Zaterdag 11 & Klaas en Maarten pakken uit zondag 12 november Tijdens dit culturele weekend konden bezoekers op zaterdag het CZ college volgen, 3 uiteenlopende lezingen in het auditorium over Sinterklaas en Sint Maarten. Jonge bezoekers konden hun eigen Sint Maarten game bouwen en delen via social media, en op zondag vond de traditionele Sinterklaasmarkt plaats, samen met chocolade Sint Maartenzegels maken in de Serre.

Evenementen in samenwerking met landelijke projecten:

Zaterdag 10 september Landelijke Open Monumentendag Thema Nieuw Gebruik- Oud Gebouw Gelegenheidsexpositie in het educatorium over de herbestemming van het Veeartsenijcomplex aan de Biltse Grift, met vertoning van documentaire over het voormalige diergeneeskundeterrein. Daarnaast werden er rondleidingen gegeven door het gebouw. 16 t/m 25 oktober

Maand van de Geschiedenis – Ik en Wij  Lezing van Janjaap Luijt 200 jaar Burgerlijke Stand (19 oktober)  Kinderworkshop Waar kom jij vandaan? (18 en 20 oktober)  Kinderworkshop Game je eigen familiewapen (19 oktober)

42

3.5

Beeldmateriaal

Algemeen Bij de ontsluiting van beeldmateriaal gelden de volgende prioriteiten:   

Invoer en conversie catalogusbeschrijvingen daterend van voor 1998. Negatieven van de fotodienst van Het Utrechts Archief. Nieuwe aanwinsten.

Acquisitie Affiches Bewegend beeld Cartografische documenten Fotografische documenten Geluidsdocumenten Technische tekeningen Tekeningen en prenten Totaal

Aantallen: 602 10 23 1822 -6 13 2476

Bijzondere aanwinsten:     

16mm-film (zwart-wit) over het werk van de in Utrecht gevestigde Christen Jonge Vrouwen Federatie (CJVF) in de zomer van 1946, 1946/1947. Atlas met gedetailleerde kaarten over de afwatering, waterhuishouding en het grondgebruik in de Geldersche Vallei en het oostelijke deel van de provincie Utrecht, 1944. 51 stereofoto’s van de Utrechtse familie Hauer, vervaardigd rond 1900. (Deze familie had een meubelhandel aan de Springweg). Serie van 158 foto’s over de sloop van de Fruithal en de Korenbeurs op het Vredenburg te Utrecht en de bouw van de Jaarbeursgebouwen op dezelfde plaats, 1918-1935. Tekening van Jan Weissenbruch: gezicht op de Tolsteegbrug, en -poort en het dubbele huis op het bastion Manenburg te Utrecht, ca. 1845.

Verliezen Portretfoto’s uit de Iconografische Atlas

Aantallen 95

Ontsluiting Affiches Bewegend beeld Cartografische documenten Fotografische documenten Geluidsdocumenten

Aantallen --2 9864 --

43

Technische tekeningen Tekeningen en prenten Totaal Raadpleegbaar in Atlantis 31-12

-757 10623 148.375

De volgende beelddocumenten zijn ontsloten:  In 2011 verworven foto’s, tekeningen en prenten; negatieven en digitale opnamen van de Fotodienst van Het Utrechts Archief; persfoto’s van gebeurtenissen in de stad en de provincie Utrecht in de periode 1980-1995 en van Utrechtse personen uit de periode 1960-1995 (afgedrukt in het Utrechts Nieuwsblad); foto’s en negatieven van de Utrechtse fotograaf F.F. van der Werf; foto’s van de Nederlandse Spoorwegen, foto’s van bijzondere gebeurtenissen in de stad Utrecht (Historische Atlas); foto’s van Utrechtse personen (Iconografische Atlas).  Prentbriefkaarten en foto’s van vele plaatsen in de provincie Utrecht. Overige werkzaamheden van de afdeling beeldmateriaal: 

Het beantwoorden van specialistische vragen op het gebied van de collectie en de geschiedenis van de spoorwegen in Nederland. Applicatiebeheer catalogussysteem. Het (mede) voorbereiden van de tentoonstelling Utrecht 3D. Het voorbereiden van de tentoonstelling Met liefde bereid … Het Utrechts Archief is de thuisbasis van het Utrechts Provinciaal Filmarchief. Dit is een provinciaal expertisecentrum voor bewegend beeld waar kleinere filmbeherende instellingen in de provincie ondersteuning en advies kunnen krijgen bij de verwerving, ontsluiting en conservering van filmmateriaal. Ook kunnen zij hun kwetsbare materiaal in een speciaal filmdepot onderbrengen. Vervaardigen van filmcompilaties ten behoeve van de publiekspresentaties.

   

 3.6

Bibliotheek

Algemeen Bij de ontsluiting gelden hebben de volgende materialen prioriteit:     

Nieuwe aanwinsten. Artikelen uit 82 geselecteerde series lopende tijdschriften. Boeken en tijdschriften van de bibliotheek van het voormalige Rijksarchief (op het gewenste ontsluitings- en integratieniveau brengen). Drukwerk uit verzamelingen. Artikelen uit series lopende en afgesloten tijdschriften uit de periode tot 1998 over de provincie Utrecht behalve de stad Utrecht.

Acquisitie

Boeken en nieuwe tijdschriftabonnementen Lopende periodieken

in aantallen: 687 400

44

Totaal

1087

Bijzondere aanwinsten:     

H. Zimmermann & Co. Utrecht : referentielijst over eenige uitgevoerde werken. - Utrecht : W. Anton Abels, [ca. 1908]. - Omslagtitel: H. Zimmermann & Co. Utrecht : Utrechtsche fabriek voor centrale verwarmings-, ventilatie-, kook-, wasch- & desinfecteerinrichtingen [Verzameling stukken uitgegeven door de Nederlandsche Vereeniging tot Afschaffing van Alcoholhoudende Dranken]. - Utrecht : Nederlandsche Vereeniging tot Afschaffing van Alcoholhoudende Dranken, [ca. 1925]. Gedenkboek U.V.V. 1902 - 10 september - 1927 / [met bijdr. van J.P. Fockema Andreae ... [et al.]. - [S.l.] : [s.n.], [1927]. - Uitgegeven ter gelegenheid van het 25-jarig bestaan de Utrechtsche Voetbalvereeniging (U.V.V.) Baarn (Holland) and surroundings / presented by Hotel Zeiler. - [Baarn] : [Hotel Zeiler], [ca. 1925]. De Humorist / Arthur Briët en Walter Opzoomer. - Utrecht : Dannenfelser, 1880-1881. Niet verder verschenen. Spotkrantje door Arthur Briët en Walter Opzoomer in 1880 en 1881 bij uitgeverij-boekhandel Dannenfelser verschenen. De tekeningen hebben betrekking op o.a. het militaire leven, boeren, de omgang tussen man en vrouw, kunst, scènes uit Duitsland, Engeland en Frankrijk, horeca/dronkenschap en vooral ook huispersoneel. Sommige tekeningen met bijbehorende teksten zijn antisemitisch van karakter.

Verliezen Boeken en tijdschriften van de bibliotheek van het voormalige Rijksarchief

in aantallen

Ontsluiting In 2011 verworven boeken en nieuwe tijdschriftabonnementen Artikelen betreffende stad en provincie Utrecht in 82 series lopende tijdschriften

in aantallen 611

Pamfletten uit de periode 1587-1853 Totaal

Herontsluiting Boeken en tijdschriften van de bibliotheek van het voormalige Rijksarchief Als tweede exemplaar opgenomen boeken van de bibliotheek van het voormalige Rijksarchief Raadpleegbaar in VUBIS 31-12

104

655 425 1691

378 47 66135

45

Overige werkzaamheden bibliotheek:      

3.7

Voorbereiden en begeleiden van de conversie van de titels naar een nieuw catalogussysteem of een nieuwe versie van het huidige catalogussysteem. Applicatiebeheer catalogussysteem. Het beantwoorden van specialistische vragen op het gebied van de collectie. Tijdschriftenadministratie en begeleiden bindwerk. Het leveren van bijdragen aan de rubriek Literatuursignalement in het tijdschrift OudUtrecht. Het Utrechts Archief participeert samen met de Provinciale Bibliotheekcentrale, de Gemeentebibliotheek Utrecht, de Universiteitsbibliotheek Utrecht en de SSG in de Stichting Stichts Algemeen Bibliografisch Netwerk (Sabine). Deze Stichting heeft als doel het opbouwen, onderhouden en ter beschikking stellen van een gegevensbestand met de titels van de publicaties betreffende de provincie Utrecht. De titels worden door Het Utrechts Archief via downloaden vanuit VUBIS ter beschikking gesteld.

Winkel

In de geschiedeniswinkel van Het Utrechts Archief waren de boeken ook in 2011 nog steeds de verkoopgroep met de grootste omzet. De bestsellers van 2011 waren: Kat in de stad en De Paulusabdij. Ook het tijdschrift Oud-Utrecht verkocht goed. De sluiting van het postkantoor aan de Neude zorgde voor een stijging van de verkoop van de gidsjes Postkantoor Neude. Goedverkopende artikelen waren ook de zwart-wit kaarten, boekenleggers en oude series kaarten in kleur.

46

4.

Bedrijfsvoering

4.1

Controller & financiële afdeling

Hoofd:

Jeroen van Wolferen

Medewerkers: Financiële administratie:

Irma Klaver, Shardha Manniesing

Secretariaat (vanaf 1/11):

Karin Fokken, Angelique van Lunteren-Brekelmans

Reserveringen (vanaf 1/11):

Angelique van Lunteren-Brekelmans

Verhuur (vanaf 1/11):

François Caron, Jeroen Haggenburg, Sjors van Kalsbeek, Ton Verweij

Receptie/winkel (per 1/11):

Ab Fernhout, Ilja Raspe, Rita Schippers-Garretsen

Oproepkrachten receptie /gastheer: Nadine de Jong, Carl van Leeuwen, Rik Recourt, Krijn de Veer, Marlise Rijks 4.1.1 Post- en archiefzaken Het plan voor een verbeterde ordeningsstructuur lag een deel van 2011 stil vanwege bezettingsproblemen. Per november 2011 is het project herstart. Daarmee kan de recent door het NA en de RHC’s goedgekeurde selectielijst meegenomen worden. 4.1.2 Financiën Administratieve processen 2011 was een jaar van veranderingen op het personele front bij de afdeling Financiën. Qua kennis van de HUA-administratie heeft de afdeling een aderlating gedaan met het vertrek van een ervaren medewerker. In september is er een nieuw hoofd financiën gekomen, de interim-manager vertrok per 1 oktober. Financiële verslaglegging en managementinformatie De kwaliteitsslag voor verbetering van de administratie vorderde in 2011 gestaag. Een aantal in 2010 genoemde items is in 2011 naar een hoger kwaliteitsniveau gebracht. Om de informatievoorziening te verbeteren is een start gemaakt met een nieuwe opzet van managementinformatie, met een verhoogde frequentie. Deze nieuwe opzet wordt in 2012 geïmplementeerd met onder meer het nieuwe boekhoudsysteem als bron. BTW Het BTW-vraagstuk is 2011 nog niet afgerond. Het waarschijnlijk laatste gesprek hierover met de Belastingdienst vindt in het eerste kwartaal van 2012 plaats. Implementatie nieuw boekhoudsysteem In 2011 is de keuze gevallen op het pakket Exact Globe als nieuw boekhoudsysteem. Exact Globe wordt in 2012 in gebruik genomen.

47

4.1.3

Verhuur en reserveringen

De groei van verhuringen in 2010 heeft zich in 2011 doorgezet. De inzet van de medewerker verhuur en reserveringen leverde hieraan een positieve impuls. Klanten die feedback gaven waren in regel tevreden tot zeer tevreden over de locatie en bijbehorende inzet van de HUAmedewerkers. Een aantal klanten heeft een meer structurele afspraak. In 2011 is gestart om een meer flexibele tariefstructuur op te zetten. Deze kenmerkt zich door een prijsstelling die afhankelijk van de gewenste activiteit geoffreerd wordt. Een variabele in de prijsstelling is bijvoorbeeld de benodigde inzet van floormanagers. In 2011 zijn de eerste contacten gelegd om allianties aan te gaan met cateraars en grotere instellingen. Dit nieuwe ontsluitingskanaal van potentiële klanten zal in 2012 verder ontplooid worden. In 2011 is afscheid genomen van een floormanager en zijn er drie nieuwe floormanagers gekomen om de groei van de verhuringen te accommoderen.

4.2

Facilitair beheer

Hoofd:

Fred Dalhuisen

Medewerkers facilitair beheer:

Fieneke van Bemmel – ’t Hoen, Harro Grondman, Erwin de Kriek

De medewerkers van het facilitair beheer van Het Utrechts Archief verdeelden een groot deel van 2011 hun aandacht over drie locaties, waarvan één in verbouwing en het voormalig gemeentelijk archiefdepot dat volledig werd gerenoveerd. 4.2.1 De Hamburgerstraat Veiligheid Er zijn in 2011 verschillende organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen afgerond die vorig jaar al waren ingezet. Goed contact met de overige huurders en onderhuurders in het pand zorgden ervoor dat bestaande (beveiligings-) protocollen werden afgestemd. De BHV afstemming met alle (onder)huurders van het pand is afgerond. Het eigen personeel volgde de jaarlijkse bijscholingscursussen en er vond een ontruimingsoefening en -evaluatie plaats. Expositiezalen Voor de tijdelijke exposities werden diverse technische en fysieke aanpassingen gerealiseerd. De vorig jaar gerealiseerde ruil van twee zalen is een succes. De tijdelijke exposities zijn beter bereikbaar en meer ‘bij de voordeur’ blijkt een goede keuze. De expositie die vorig jaar verplaatst is naar het kelderniveau kwam in deze andere ruimte maar beperkt tot z’n recht. In de loop van het jaar is derhalve besloten de bestaande invulling van de zaal te wijzigen en de inrichting van deze zaal te koppelen aan het onderwerp van de tijdelijke expositie. Educatorium De temperatuurregeling van het educatorium op de begane grond en studiezaal op de eerste verdieping blijken niet gescheiden te schakelen te zijn. Dit leidde tot de nodige klachten. De hoop is nu dat deze problemen door een aantal technische aanpassingen zijn opgelost. Receptie/ winkel Deze ontvangstruimte blijft aandacht vragen in verband met warmte-, tocht- en koudeproblemen. De klimaatbeheersing in deze ruimte is problematisch. Met de

48

gebouwbeheerder en adviseurs is verschillende malen gesproken over een doeltreffende aanpak. De technisch maatregelen die inmiddels zijn getroffen (mobiele airco en verwarming) hebben nog steeds niet tot een afdoende oplossing geleid. Serre De serre voorziet onder meer in de door studiezaalbezoekers lang geuite wens om een geschikte lunchgelegenheid te hebben. Enkele automaten bieden daarbij dranken en versnaperingen. Ook wordt de serre ingezet als extra ruimte voor eigen activiteiten, verhuur, catering en exposities. In combinatie met een nieuw te maken trap naar het kelderniveau nabij de ingang van de serre, worden er in 2012 enkele bouwkundige en akoestische aanpassingen in de serre gerealiseerd. Ook een aanpassing van de inrichting zal deze ruimte aantrekkelijker en beter geschikt maken voor onder meer de verhuur. In 2011 is er al een bouwkundige doorbraak gemaakt van de keuken van de serre naar de centrale hal op de begane grond. Deze voorziening lost veel logistieke problemen op. Plein Voor het verbeteren van de zichtbaarheid van Het Utrechts Archief in de stad is een aanvraag gedaan voor het plaatsen van twee nieuwe banieren. Het vergunningstraject bleek zeer complex, enerzijds door de veranderende procedure, anderzijds door veranderende inzichten van de Welstandscommissie. Dit had tot gevolg dat de aanvraagprocedure wederom opnieuw moest worden ingezet, met een nieuwe aanvraag en bijbehorende technische tekeningen en artist impressions. Het daarvoor vereiste bodemonderzoek en de inspraakprocedure hebben inmiddels plaatsgevonden. De banieren worden in 2012 geplaatst. Algemeen In het kader van efficiency werden verschillende facilitaire contracten en protocollen onder de loep genomen. Een direct resultaat daarvan was een aanzienlijke bezuiniging op de schoonmaakkosten 2010 en een aanpassing van het beveiligingscontract in 2011. Na het operationeel maken van enkele eenmalige investeringen en organisatorische maatregelen kon het openen van het gebouw door beveiligers worden opgeheven, wat een aanzienlijke bezuiniging opleverde. Ten behoeve van een gedegen onderhoud en een begroting zonder verrassingen wordt voor zowel de installaties als bouwkundige onderdelen van het pand Hamburgerstraat een meerjaren onderhoudsplan opgesteld door een extern bureau. 4.2.2 Bloeijendaal Vanaf eind september 2009 bood deze tijdelijke locatie prima onderdak aan het merendeel van het personeel van Het Utrechts Archief. Eind juli verhuisde het personeel weer naar de oude vertrouwde, maar inmiddels geheel gerenoveerde locatie aan de Alexander Numankade. De maand augustus werd besteed aan het opruimen van al het overtollige meubilair en aan het bezemschoon en in originele staat opleveren van het pand in Rijnsweerd. Dit hield onder meer in dat alle elektrotechnische voorzieningen en de gehele toegangscontrole weggehaald moesten worden en alle technische installaties voor het ter plekke gerealiseerde tijdelijke depot, waaronder een koelmachine, werden ontmanteld en afgevoerd. Op 24 augustus is het pand opgeleverd aan de provincie Utrecht in bijzijn van makelaar Zadelhoff namens de eigenaar. 4.2.3 Verbouwing Alexander Numankade Kantoren Opnieuw werd voor de renovatie van het kantoordeel van het pand aan de Alexander Numankade in het begin van het verslagjaar de planning bijgesteld. Na de vertragingen uit voorgaande jaren moest dit grondige renovatieproject opnieuw tegenslagen incasseren. Verschillende bouwkundige zaken uit het Programma van Eisen over de bouwkundige beveiligingseisen (BORG 4 en eisen ten aanzien van weerstandsklasse 3) bleken niet

49

verwerkt in het definitieve bestek voor de aannemer en de definitieve bouwtekeningen. De opleverdatum werd hierdoor uitgesteld. Deze en andere zaken resulteerden in meer dan een half jaar vertraging. Uiteindelijk werd op 14 juli 2011 de oplevering door beide projectleiders getekend. Naar verwachting zijn alle opleverpunten aan het eind van het eerste kwartaal 2012 (met uitzondering van de fietsenberging) opgelost. Door de verlate oplevering kon pas in juli worden begonnen met het gebruiksklaar maken en het inrichten van het kantoordeel voor de terugkeer van het personeel. Maandag 1 augustus werd de terugverhuizing afgerond. De geïnstalleerde innovatieve ontruimingsinstallatie is de eerste gecertificeerde van zijn soort in Nederland. De firma TBK overhandigde Het Utrechts Archief op 1 december als eerste in Nederland het KIWA certificaat. Archiefdepots Renovatie van het voormalig gemeentelijk archiefdepot De voorbereiding voor de renovatie van het voormalig gemeentelijk archiefdepot verliep aanvankelijk (tot en met de voorlopig ontwerpfase) volgens planning. Na een verschil van inzicht tussen de Rijksgebouwendienst (RGD) en het adviesbureau, moest er een technisch adviesbureau geselecteerd worden, wat voor een vertraging van circa 7 tot 8 maanden zorgde. Na de selectieprocedure en aanbesteding begonnen de werkzaamheden eind mei. De vervanging van het technisch adviesbureau had een bijstelling van de uitvoeringsplannen tot gevolg. De daarbij behorende kosten waren binnen de marge. De verwachte eindoplevering van het archiefdepot is als gepland op 29 februari 2012. Alle depots worden voorzien van verrijdbare stellingen en ladekasten. Medio 2011 is dit werk na een Europese aanbesteding gegund aan Bruynzeel Storage Systems BV. Rijkstoren Tijdens de renovatieperiode van de kantoren was de grote archieftoren volledig in bedrijf. Dat bleek op papier eenvoudiger dan in de praktijk. Eerste probleem was de ontvlechting van W en E installaties die op sommige onderdelen met elkaar verweven waren. Daarnaast functioneerde de klimaatinstallatie onvoldoende. Door het uitblijven van preventief onderhoud door de eigenaar waren er ook dit jaar weer te veel storingen. Deze zaken, belangrijk voor het in goede staat bewaren van onze collecties, vroegen continue aandacht van de facilitaire medewerkers. Ook de brandmeldinstallatie (BMI) is verouderd en derhalve niet te koppelen aan de vernieuwde BMI van de kantoren en andere archieftoren. Tussentijdse maatregelen zijn genomen, opdat aan alle wettelijke voorschriften wordt voldaan. Overleg met de Rijksgebouwendienst heeft geresulteerd in een versnelde financiële procedure waardoor al in 2012 de BMI van de toren zal worden vervangen. In de archiefdepots is een proef uitgevoerd ter verbetering van de belastbaarheid van de zwevende/ verhoogde vloeren. In het eerste kwartaal 2012 wordt beoordeeld of de maatregelen afdoende zijn. De expeditie van deze archieftoren werd voorzien van een droge los- en laadruimte middels een permanente carport, die extra beveiligd werd uitgevoerd door middel van een rolluik. Dit laatste om een hangplek voor jongeren te voorkomen. Uithoek In 2011 zijn er plannen ontwikkeld om de zogeheten Uithoek, een twee verdiepingen tellend op zichzelf staand gebouwdeel aan de Alexander Numankade van in totaal circa 300 vierkante meter kantoorruimte, te verhuren aan derden. Met verschillende potentiële huurders vonden gesprekken plaats.

50

5.

Marketing & communicatie

Hoofd:

Alexander Roos

Medewerkers:

Sigrid de Grave (website), Anne Houk de Jong (tot 1 maart), Nusch Romijn (tot 1 oktober).

5.1

Bezoekcijfers

Ruime stijging van het fysieke bezoek In 2011 bezochten 27.945 personen de studiezalen, exposities, evenementen en rondleidingen van Het Utrechts Archief, een stijging van 6% ten opzichte van 2010. Nog eens 2.819 personen bezochten de exposities tijdens evenementen van externe partijen in Het Utrechts Archief. Ten slotte kwamen 1.730 personen in aanraking met de collectie tijdens evenementen die buitenshuis werden georganiseerd. Het totale fysieke publieksbereik steeg hiermee naar 32.494 personen, een stijging van 14%. Toename bezoek publieksprogramma Het bezoek aan de publieksactiviteiten in Het Utrechts Archief vertoont nog steeds een stijgende lijn. Waar vorig jaar de grens van 20.000 personen werd overschreden, waren dat er in 2013 ruim 3.000 meer. De exposities, onder meer over de schatten uit de Paulusabdij, Dieren in Utrecht en Utrecht 3D trokken 11.731 bezoekers, een stijging van 32% ten opzichte van het bezoek in 2010. Ook de activiteiten in Het Utrechts Archief, zoals de Stadsdag, Open Monumentendag, filmvertoningen, Museumnacht en de culturele zondagen kregen meer bezoek (8011). Het aantal rondleidingen in Het Utrechts Archief kende een terugval. In 2010 werden 1.296 personen rondgeleid door Het Utrechts Archief, in 2011 waren dat er 1.169, een daling van 10%. Stijging schoolbezoeken In 2011 steeg het bezoek van scholieren en studenten aan Het Utrechts Archief met ruim 40% naar een totaal van 2032. Een opmerkelijke stijging, gezien de daling van het schoolbezoek met ruim 30% in 2010. De keuze om het schoolbezoek zoveel mogelijk in bestaande programma's te passen, zoals Museum voor de klas, lijkt hiermee de juiste geweest te zijn. Bezoek aan studiezaal daalt Het aantal fysieke bezoekers aan de studiezalen daalde in 2011 met 5%, nadat het bezoek in 2010 al gedaald was met 18%. Deze trend zal de komende jaren waarschijnlijk doorzetten. Een steeds groter deel van de archieven die veel geraadpleegd worden (zoals bouwtekeningen) wordt immers online beschikbaar via de Archiefbank. Bezoekcijfers:

Januari Februari Maart April Mei Juni Juli Augustus September Oktober

expo 554 639 555 598 601 1038 812 894 1093 760

scholen 102 232 276 242 264 224 0 0 76 158

rondleidingen 57 111 97 141 240 104 17 12 61 145

evenementen 185 133 95 37 120 503 463 1265 1255 2833

studiezaal 629 749 875 629 493 460 481 371 562 721

Totaal 1527 1864 1898 1647 1718 2329 1773 2542 3047 4617

51

November December

595 773

496 82

132 52

700 522

Bezoek bij verhuringen Externe evenementen

789 842

2712 2271 2819 1730 32494

expo scholen rondleidingen evenement overigen studiezalen totaal Bezoek aan website stijgt Een steeds groter deel van de collectie van Het Utrechts Archief is online beschikbaar via www.hetutrechtsarchief.nl. Terwijl het bezoek aan de fysieke studiezaal afneemt, stijgt het bezoek aan de digitale studiezaal explosief. Het aantal geraadpleegde scans en toegangen in de Archiefbank verdubbelde naar ruim 9 miljoen. Het aantal geraadpleegde pagina's op de website steeg van bijna 37 miljoen in 2010 naar ruim 69 miljoen in 2011, een stijging van 86%.

5.2

Externe communicatie

Free publicity Door inhoudelijke informatie en beeldmateriaal aan media en aan andere samenwerkingspartners beschikbaar te stellen, verschijnt Het Utrechts Archief regelmatig in de lokale en regionale media. Het Utrechts Archief verstuurt persberichten over onder meer nieuwsitems, activiteiten, tentoonstellingen, presentaties, aankondigingen, cursussen. In 2011 leidde dat tot 192 berichtgevingen in verschillende, overwegend regionale gedrukte media. Samenwerking met de media Het Utrechts Archief werkte ook in 2011 samen met persoonlijk opgebouwde perscontacten, waaronder AD/Utrechts Nieuwsblad, Ons Utrecht, ANP Midden en de Oud-Utrechter. Ook werkt Het Utrechts Archief regelmatig samen met RTV Utrecht, bijvoorbeeld bij de samenstelling van de serie Verleden van Utrecht. Als mede-uitgever van het erfgoedmagazine GM-kwadraat schrijft Het Utrechts Archief vier maal per jaar artikelen over collectie en activiteiten. Digitale media Internet is een belangrijk kanaal in de marketing en communicatie van Het Utrechts Archief. Belangstellenden worden via de elektronische nieuwsbrieven op de hoogte gehouden van de activiteiten van Het Utrechts Archief. Het aanbod van producten en diensten wordt ook actief verspreid via andere websites en social media. Via social media als Flickr, Facebook en Twitter komt het publiek in aanraking met het verhaal van de collectie en worden belangstellenden in staat gesteld mee te discussiëren en aan de collectie bij te dragen. Het Utrechts Archief heeft inmiddels meer dan 1000 volgers op de verschillende sociale op internet. Bekijk Het Utrechts Archief op: – Flickr: http://www.flickr.com/groups/utrecht3d/ – Facebook: www.facebook.com/hetutrechtsarchief – Twitter: www.twitter.com/utrechtsarchief

Om tot een effectieve strategie op het gebied van social media te komen, organiseerde de afdeling marketing en communicatie in 2011 een workshop social media. Hierbij werd een

52

pilotproject voor de expositie Utrecht 3D vormgegeven. De uitvoering hiervan heeft inmiddels geresulteerd in de aquisitie van tientallen nieuwe 3D beelden van Utrecht voor de expositie en beeldbank. Promotie en marketing publieksactiviteiten en evenementen Het publieksaanbod op de Hamburgerstraat omvat een gevarieerd activiteitenprogramma met onder meer wisselexposities, vakantie- en zondagmiddagactiviteiten, workshops en lezingen, waarbij het publiek op verschillende manieren in contact komt met het archief. Dit aanbod werd op verschillende manieren onder de aandacht van het publiek gebracht, onder meer via: • de website; • social media; • elektronische nieuwsbrieven; • activiteitenagenda; • achterzijde historische krant; • promotioneel drukwerk zoals posters en flyers • promotie op andere sites, brochures en promotiemateriaal • persberichten, agenda-items Naast de reguliere werkzaamheden omvatte het werk in 2011 de communicatie over de aanpassingen in de dienstverlening door de verbouwingen van onder meer de Alexander Numankade. Relaties en samenwerking De afdeling Communicatie en Marketing nam in 2010 deel aan verschillende samenwerkingsverbanden: - Stichting Utrechts Museumkwartier/ Musea Utrecht Het Utrechts Archief is onderdeel van het samenwerkingsverband Stichting Museumkwartier. Communicatie & Marketing participeert in het maandelijkse IUM-overleg, waarin alle museum-marketeers van het Museumkwartier zitting hebben. Deel uitmakend van dit collectief nam Het Utrechts Archief in 2011 onder meer deel aan de Museumnacht en Vrijdag Museumdag, waarbij bewoners van zorginstellingen door de musea worden ontvangen met een toepasselijk ochtendprogramma. - Communicatieplatform Archieven De afdeling Communicatie & Marketing is vertegenwoordigd in het Communicatieplatform Archieven. Hierin wordt onder meer samengewerkt bij de uitvoering van de gezamenlijke positioneringscampagne die de collectieve bekendheid en herkenbaarheid van archieven moet vergroten. 5.3 Interne communicatie In 2011 vond de interne communicatie langs de volgende lijnen plaats: Managementinformatie via afdelingsvergaderingen en medewerkersbijeenkomsten Naast de reguliere afdelingsvergaderingen die iedere afdeling regelmatig heeft, zijn er enkele keren per jaar medewerkers bijeenkomsten om medewerkers plenair te informeren over beleid, organisatie, processen en projecten van Het Utrechts Archief. Intranet Via het intranet kunnen medewerkers informatie en documenten naslaan, waaronder berichten van P&O (protocollen, richtlijnen, CAO-zaken, personeelsmutaties), de Ondernemingsraad (notulen, berichten) en het MT (notulen). Hier zijn ook handleidingen te vinden, zoals het huisstijlhandboek.

53

Tam Tam Het tweemaandelijkse personeelsblad Tam Tam is gericht op leuke wetenswaardigheden rondom organisatie en medewerkers. In 2011 verscheen Tam Tam 5 maal, waaronder een zomers dubbelnummer. Vele medewerkers werkten mee aan gevarieerde artikelen over de nice-to-knows en bezigheden van collega’s binnen en buiten het werk. Historisch onderzoek en publicaties Het Utrechts Archief verricht onderzoek naar de geschiedenis van de stad en provincie Utrecht, gericht op de publicatie van onder meer boeken, tijdschriftartikelen, bronuitgaven, rapporten, inleidingen tot tentoonstellingscatalogi. In veel gevallen wordt samengewerkt met instellingen zoals de Sectie Cultuurhistorie van de gemeente Utrecht, Universiteitsbibliotheek Utrecht, Vereniging Oud-Utrecht en andere historische verenigingen in de provincie. In 2010 zijn de volgende studies en artikelen gepubliceerd of geredigeerd door medewerkers van Het Utrechts Archief:  

   

Jaarboek Oud-Utrecht. Redacteur: Huib Leeuwenberg Tijdschrift Oud-Utrecht: Redacteuren: - Joyce Pennings (Zeventiende-eeuwers komen tot leven in Kasteel Amerongen); - Kaj van Vliet (Uithof en de weg naar Rome); - Marjo Barthels (De Staten in Amersfoort en de Pretense Staten in Utrecht). - Nettie Stoppelenburg (De patriotten van Oudewater: idealisme en harde realiteit); GM2. Redacteuren: Victor Lansink, Nusch Romein, Anne Houk de Jong De Oud Utrechter, redacteuren: Anne Houk de Jong, Nusch Romein, Alexander Roos Bijdrage aan Forza, kwartaalblad van de supportersvereniging van FC Utrecht, mei 2011. Auteur: Jeroen Haggenburg Veertig jaar Domcantorij 1971-2011. Portret van een vocale en instrumentale kerkmuzikale praktijk in een geseculariseerde wereld, Auteur: Mieke Breij

54

6.

ICT

Going concern versus vernieuwing digitale infrastructuur 2013 Het Utrechts Archief is een organisatie die in toenemende mate digitaal werkt, zowel in de back- als in de frontoffice. Het team ICT draagt zorgt voor een stabiele, integere en veilige werkomgeving. Op advies van team ICT besloot het MT om in 2013 bijna de gehele ICT- infrastructuur te vervangen. Hierdoor zijn een aantal vervangingen en implementaties in 2011 niet uitgesteld zijn tot 2013. Voordeel van dit besluit is dat in 2013 in één keer een goede infrastructuur uitgerold kan worden in plaats van steeds kleine onderdelen te vervangen, zonder dat het overall beeld duidelijk blijft. Op één terrein werd een investering naar voren gehaald: eind 2011 werden 15 IPads aangeschaft om het digitaal werken van een geselecteerde groep medewerkers te faciliteren. Het is onvermijdelijk dat door uitgestelde vervangingen meer incidenten te verwerken zijn. Een ‘verouderende’ hard- en software is storingsgevoeliger. Dit leidde tot meer vragen aan de servicedesk. Opleiding ICT medewerkers Twee medewerkers van het team ICT hebben de opleiding MCITP (Microsoft Certified IT Professional afgerond. Dit geeft het team ICT de basiskennis om de geplande migratie in 2013 van de besturingssystemen van zowel de server- als de cliëntzijde te kunnen verzorgen. Terugverhuizing Bloeyendael naar Alexander Numankade Begin 2011 is de infrastructuur (met onder meer de externe koppelingen) aan de Alexander Numankade ingericht. Net voor de zomer keerden de medewerkers terug naar het kantoor. Doordat tijdig begonnen was met de voorbereiding leidde dit nergens tot problemen. Innovaties:  WiFi: de locatie ANK is voorzien van een geavanceerd draadloos netwerk met meerdere profielen. Ook voor bezoekers is er tijdens openingstijden WiFi beschikbaar.  Studiezaal: er is in huis een speciale presentatie-applicatie geschreven om via monitoren aan te geven welke stukken er klaar liggen voor de bezoeker.  Vrijwilligers: er is een speciale applicatie geschreven voor de invoer van Doop/Trouw/Begraaf (DTB) gegevens door vrijwilligers. Daardoor hoeven ze niet meer met originele documenten werken, maar kunnen zij met een digitale afbeelding uit de voeten. Dit zorgt voor een beter beheer. Als vervolg hierop is ook de werkplekconfiguratie aangepast (onder meer grote beeldschermen). (pr)E-depot / MaisFlexis Feitelijke inrichting van het (pr)E-Depot en de procesgang van de gedigitaliseerde bestanden in het kader van de Archiefbank heeft in 2011 zijn beslag gekregen. (tijdelijke) Exposities De (tijdelijke) exposities vroegen veel aandacht van de medewerkers van team ICT. Op dagen waarop de expositie bezocht kan worden checkt het team voor opening alle apparaten. Daarnaast treden meer incidenten op in de vaste expositie. Dit is het gevolg van het feit dat een deel van de apparatuur verouderd is (sinds 2008 in gebruik). Door goed voorraadbeheer en adequaat handelen zijn de negatieve effecten voor ons publiek zeer beperkt gebleven. Ook bij de inrichting van de tijdelijke tentoonstellingen levert ICT een waardevolle bijdrage, bijvoorbeeld als het om multimediale toepassingen gaat. Betrokkenheid van ICT blijft ook daarna gewenst en noodzakelijk. Het aantal tijdelijke

55

exposities is mede met het oog op de inzet van ICT teruggebracht naar maximaal twee per jaar.

56

7.

Personeel en organisatie

Bewust belonen Binnen het managementteam is afgesproken dat extra inspanningen worden beloond. In 2011 is dat in een aantal keer gebeurt. Zo zijn 6 medewerkers bij de verhuizing naar de Alexander Numankade beloond met boekenbonnen. Een medewerker ontving een filmbon. Enkele medewerkers ontvingen gratificaties voor projecten die zij succesvol afrondden zoals een tentoonstelling. Bij 6 medewerkers was de beloning substantiëler wat tot uitdrukking kwam in een hogere gratificatie of in een persoonlijke toelage over een langere periode. Personeelsbijeenkomsten Ook dit jaar zijn er personeelsbijeenkomsten georganiseerd. Op 14 februari, 6 juni, 5 september en 14 november werden alle medewerkers op de hoogte gebracht van de lopende zaken, de decentralisatie van rijkstaken naar de provincie, nieuwe tentoonstellingen, de financiële situatie en was er de gelegenheid om vragen te stellen aan het management. Belangrijk onderwerp vormde de strategie van Het Utrechts Archief voor de nieuwe beleidsperiode (vanaf 2013). Een digitaal profiel met een efficiënt fysiek gezicht stond daarbij centraal. Bovendien werden jubilea gevierd of stilgestaan bij het vertrek van een medewerker. Op maandag 19 september woonden de medewerkers de opening van de Alexander Numankade bij, nadat eerder middels een kanotocht afscheid van Bloeijendael genomen was. Kerst werd gevierd met een borrel op 19 december. Op zondag 9 en maandag 10 oktober namen bijna 40 medewerkers deel aan het tweejaarlijks personeelsuitje naar Gent. Ook organiseerden de medewerkers twee spelletjesavonden.

7.1

Personele bezetting van Het Utrechts Archief: Aantal

Fte

Bezet vast per 31-12-2010 Bezet tijdelijk per 31-12-2010

52 10

40,3 3,7

Bezet vast per 31-12-2011 Bezet tijdelijk per 31-12-2011

Aantal 52 8

Fte 41,12 4,28

2011 Aantal 4

Fte 2,46

1 5

0,78 3,24

Detacheringen:

Detachering van UW Bedrijven per 31-12 Detachering van D.M.O. Totaal

57

7.2 Vrijwilligers Het Utrechts Archief maakt dankbaar gebruik van een grote, constante groep vrijwilligers van ongeveer 70 personen. Ongeveer 50 vrijwilligers houden zich bezig met indicering voor het project Notaris en voor Genlias. Een aantal medewerkers is op vrijwillige basis verder gegaan waar hun functie stopte bij hun pensionering en er zijn enkele vrijwilligers die de medewerkers ondersteunen bij hun werkzaamheden, bijvoorbeeld op de afdelingen P&O en educatie. Daarnaast wordt het gastheerschap op locatie Hamburgerstraat versterkt met 14 gastheren die op zaterdagen en bij speciale activiteiten het publiek ontvangen en wegwijs maken. Leeftijd

Leeftijd Onder 30 30 to 40 40 tot 50 50 tot 60 60 tot 65

Aantal

man 1 7 15 25 5 53

vrouw

1 5 9 9 2 26

0 2 6 16 3 27

De verhouding man - vrouw van het gehele personeelsbestand is 35 mannen tegenover 29 vrouwen. Jubilea In 2011 waren er zeven jubilarissen die op passende wijze in het zonnetje zijn gezet. 4 medewerkers waren 10 jaar bij Het Utrechts Archief in dienst, één medewerker vierde haar 30 jarige jubileum. Verder waren er 2 medewerkers die respectievelijk 25 jaar en 40 jaar gemeentelijke diensttijd volmaakten. 7.3

Ziekteverzuim van medewerkers in tijdelijke en vaste dienst

2010

2011

Verzuimpercentage

11,51%

7,16%

Meldingfrequentie

1.97

1.86

- Kort: 1.51% - Middel: 1.15% - Lang: 8.85%

- Kort: 1.53% - Middel: 1.09% - Lang: 7,16%

Gemiddelde verzuimduur*

*Kort : korter dan 7 dagen, Middel: 7 tot 42 dagen, Lang: 43 dagen of meer De bovenstaande tabel laat zien het verzuimpercentage en de meldingsfrequentie in 2011 daalde. Gedurende het jaar is het merendeel van de langdurige zieken weer aan het werk gegaan en in één geval uit dienst. Aan het einde van het jaar is er nog een medewerker langdurige ziek geworden.

58

Flexibele arbeidsvoorwaarden Het Persoonsgebonden budget (PGB) is in 2011 als volgt ingezet:  18 medewerkers lieten het bedrag uitbetalen, 13 andere medewerkers maakte geen keuze waardoor ook hun PGB bedrag is uitbetaald.  6 medewerkers lieten het bedrag overmaken naar het pensioenfonds.  23 medewerkers maakten gebruik van het nationale fietsplan (inclusief lopende contracten). Aanschaf fiets 10 medewerkers hebben hun fiets betaald met inzet van verlofuren. Aankoop verlof 13 medewerkers kochten 195 uur verlof. Verkoop verlof 4 medewerkers verkochten in totaal 318 uur verlof. Opwaarderen van openbaarvervoersbewijs 1 medewerker waardeerde zijn OV kaart op Arbeidsomstandigheden  

Het Sociaal Medisch Team is driemaal bijeengekomen. De Arbo Unie heeft zijn klanten gehergroepeerd waardoor Het Utrechts Archief nu onder de business unit mkbasics valt.

7.4 Ondernemingsraad De Ondernemingsraad had naast de eigen overleggen 8 maal overlegvergadering met de directie. De ondernemingsraad bestaat uit 5 leden en een ambtelijk secretaris: Evert Jan Regterschot (voorzitter), Mariëtte Rommers (plv. voorzitter), Mieke Breij (plv. secretaris), Wim Jongerius (OR vertegenwoordiger in ARBO-commissie), Benjamin van Hoorn en Arie Noordermeer (ambtelijk secretaris). Onderwerpen die onder meer aan de orde kwamen:  De 62+ regeling die duurzame inzetbaarheid voor medewerker boven 62 jaar ondersteunt.  OR heeft het algemeen bestuur uitgenodigd voor de overlegvergadering op 12 september om de Algemene Gang van Zaken te bespreken.  De jaarrekening;  Aanstelling van een nieuwe vertrouwenspersoon en het ingang zetten van een protocol vertrouwenspersoon  OR heeft de notitie ‘personeelsbeleid’ geschreven en deze is besproken tijdens een overlegvergadering  Adviesaanvraag over organisatieontwikkeling ‘Utrecht in beweging’. Over dit onderwerp heeft de OR ook een achterbanbijeenkomst gehouden. De leden van de ondernemingsraad volgden twee verdiepingscursussen gevolgd over het onderwerp van hun specialisatie binnen de OR. Vorming en scholing  2 nieuwe medewerkers hebben een BHV opleiding gehad  De reguliere herhalingslessen BHV/EHBO hebben het hele jaar door plaatsgevonden

59

          

De nieuwe vertrouwenspersoon heeft een opleiding vertrouwenspersoon gevolgd Diverse medewerkers hebben de KVAN dagen bezocht Inspecteurs zijn naar de Dag van Inspectie geweest Enkele medewerkers zijn naar de Dag van Kwaliteit geweest De medewerker financiën is naar regio salarisdagen geweest Het museumcongres is bezocht door enkele medewerkers De Ree heeft incompany een cursus nieuwe functionaliteit Maisflexis gehouden De directeur volgde een opleiding financieel management voor niet financiële managers Congres ‘het geheim van werkplezier’ is bezocht door de P&O adviseur De DISH conferentie van Den is door enkele medewerkers bezocht Twee medewerkers van ICT volgen een intensief scholingstraject

Uit- en indiensttredingen Uit dienst: 1 maart Anne Houk de Jong - hoofd marketing & communicatie, beleidssecretaris. 1 augustus John de Leeuw - vakspecialist financiën a (FPU). 22 september Nusch Romijn - coördinator marketing & communicatie. 1 november Leny Jurritsma-van der Spelt - vakspecialist bibliotheek (FPU/pensioen). Er zijn geen medewerkers in dienst genomen bij Het Utrechts Archief, wel zijn er medewerkers gedetacheerd via Driessen bij het archief komen werken in 2011: . 4 januari Erik Plomp - projectleider Publiekprogrammering. 1 september Bas de Groot - vakspecialist inspectie. 5 september Alexander Roos - coördinator marketing & communicatie. 12 september Jeroen van Wolferen - hoofd financiën. De 2 medewerkers die werkzaam zijn als floormanager zijn na hun tijdelijke aanstelling bij Het Utrechts Archief op 1 april overgegaan naar detacheringbureau Driessen, namelijk Jeroen Haggenburg en Ton Verweij. Ton Verweij is per 1 januari 2012 gestopt met werken. Stagiairs De afdeling ICT heeft 2 studenten begeleid voor een opleiding ICT beheerder niveau 4 en medewerker beheer niveau 3. Communicatie heeft een HBO student Media, Informatie en Communicatie begeleid tijdens haar afstudeerproject. Educatie heeft 7 studenten VMBO voor een maatschappelijke stage ontvangen. Verpakkingen heeft een stagiaire van het speciaal voortgezet onderwijs.

60

7.5

Lijst van medewerkers van Het Utrechts Archief per 31 december 2011:

Directie Saskia van Dockum Erik Tigelaar (adjunct-directeur) Management Team Saskia van Dockum (directeur, communicatie, ICT) Erik Tigelaar (hoofd Collecties en waarnemend Hoofd Publiek & Presentatie)) Kaj van Vliet (Rijksarchivaris & hoofd Archieven) Jeroen van Wolferen (hoofd financiën & controller/ receptie, secretariaat, verhuur) Fred Dalhuisen (facilitaire zaken, huisvestingsprojecten) Personeel & Organisatie Anne-Marie van Vliet Ambtelijke ondersteuning Ondernemingsraad Arie Noordermeer Communicatie & Marketing Coördinator Alexander Roos Personeelmagazine Sigrid de Grave ICT Benjamin van Hoorn Erik Monna Evert-Jan Regterschot Controller & financiële afdeling Hoofd Jeroen van Wolferen Financiële administratie Irma Klaver Shardha Manniesing Secretariaat (vanaf 1/11) Karin Fokken Angelique van Lunteren-Brekelmans Reserveringen (vanaf 1/11) Angelique van Lunteren-Brekelmans Verhuur (vanaf 1/11) François Caron Jeroen Haggenburg Sjors van Kalsbeek Ton Verweij

61

Receptie/winkel (per 1/11) Ab Fernhout Ilja Raspe Rita Schippers-Garretsen Oproepkrachten receptie / gastheer (1/11) Nadine de Jong Carl van Leeuwen Rik Recourt Krijn de Veer Marlise Rijks

Bedrijfsvoering Hoofd Fred Dalhuisen Facilitair Beheer Fieneke van Bemmel – ’t Hoen Harro Grondman Erwin de Kriek Publiek & Collecties Hoofd Erik Tigelaar Studiezalen Mustafa Ahdoudi Mieke Breij (coördinator) Reinier Hilhorst Janne Kok Annelot Vijn Ondersteuning Studiezalen Hans van Noord Oproepkrachten ondersteuning Studiezalen Carl van Leeuwen Mirjam Mutzri Martijn van Hoek Esmee Avenhuis Website Sigrid de Grave Publiekprogrammering, educatie en winkel Erik Plomp Nettie Stoppelenburg Samantha Hassink-Burbidge Oproepkrachten educatie / rondleiders Hanneke Blijham

62

Henk Groenwoud Emmy Hage Stijn van den Hurk Janne Kok Liesbeth Schimmel Anna Smits Krijn de Veer Annet Werkhoven Beeldmateriaal Lloyd Davies Douwe Koen Victor Lansink Peter Notermans Tolien Wilmer Bibliotheek Margot Le Fèvre Joke Mammen

Inspectie & Archiefbeheer Hoofd Kaj van Vliet Inspectie Marjo Barthels Bas de Groot Aat in ’t Hout Bernard Mantel Inventarisatie & acquisitie Roosje Keijser Jellie van der Meulen Mariëtte Rommers Theo van de Sande Floortje Tuinstra Annelot Vijn Indicering Albert Hogeweij Joyce Pennings Peter Pouwels Herma Westra Fotografie Johan Denters Berry Geerlings Rob de Wilde Digitalisering Mariëtte Rommers Irma Klaver Anja Grimminck

63

Gerda Leemans-Visch

Materieel- en depotbeheer & restauratie Wilma Broeks Anja Grimminck Irma Klaver Gerda Leemans-Visch Miny Obbens Edwin Stolp Restauratie Eugène Hoes Wim Jongerius

64

Inhoudsopgave: Pagina:

Recommend Documents