Informační systém vybrané akciové. moduly

Mendelova zemědělská a lesnická univerzita v Brně Provozně ekonomická fakulta

Informační systém vybrané akciové společnosti se zaměřením na účetní moduly Bakalářská práce

Vedoucí práce: Ing. Patrik Svoboda, Ph.D.

Adéla Varhaníčková

Brno 2009

Ráda bych na tomto místě poděkovala Ing. Patriku Svobodovi, Ph.D., za vedení bakalářské práce. Mé díky patří také zaměstnancům společnosti Výstaviště Flora Olomouc, a. s. za vstřícný přístup a poskytnutí cenných informací, bez kterých by tato práce nemohla vzniknout.

Prohlašuji, že jsem tuto bakalářskou práci vyřešila samostatně s použitím literatury, kterou uvádím v seznamu.

V Brně dne 14. května 2010

....................................................

4

Abstract Varhaníčková, A. Information System of chosen join stock company with the intention of accounting modules. Bachelor thesis. Brno, 2009. This thesis analyses appropriateness of KARAT Information System for company Výstaviště Flora Olomouc, Inc. This study is focused to accounting modules of KARAT Information System and evaluates its appropriateness. Final part of the thesis propose recommendations for more effective utilization of KARAT Information System in this company. Klíčová slova: business, join stock company, bookkeeping, information system, accounting modules

Abstrakt Varhaníčková, A. Informační systém vybrané akciové společnosti se zaměřením na účetní moduly. Bakalářská práce. Brno, 2009. Bakalářská práce analyzuje vhodnost informačního systému KARAT pro potřeby společnosti Výstaviště Flora Olomouc, a. s. . Práce je zaměřena zejména na účetní moduly zmíněného systému. Hodnotí, zda je pro podnik informační systém vhodný či nikoli. V závěru bakalářské práce jsou společnosti navržena doporučení pro jeho efektivnější využití. Klíčová slova: podnikání, akciová společnost, vedení účetnictví, informační systém, účetní moduly

OBSAH

5

Obsah 1 Úvod do problematiky

7

2 Cíl práce a metodika

9

3 Přehled literatury 3.1 Podnikání v České republice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.1.1 Podnikání a jeho právní úprava . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.1.2 Obchodní společnosti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.1.3 Akciová společnost . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2 Účetnictví podnikatelů . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2.1 Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů 3.2.2 Soubor vyhlášek pro jednotlivé typy účetních jednotek . . . . 3.2.3 České účetní standardy pro jednotlivé typy účetních jednotek . 3.2.4 Vnitropodnikové směrnice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.3 Výstaviště Flora Olomouc, a. s. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.3.1 Základní údaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.3.2 Od založení po současnost . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.3.3 Organizační struktura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

10 10 10 11 12 14 15 16 16 16 17 17 18 19

4 Vlastní práce 4.1 Výpočetní technika a vedení účetnictví ve vybrané akciové společnosti 4.2 Informační systém KARAT ve vybrané akciové společnosti . . . . . . 4.2.1 Fáze životního cyklu informačního systému . . . . . . . . . . . 4.2.2 Technické podmínky realizace . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2.3 IS KARAT jako majetek společnosti . . . . . . . . . . . . . . 4.3 Moduly informačního systému KARAT . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3.1 Modul Systémová správa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3.2 Modul Organizace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3.3 Modul Účetnictví . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3.4 Modul Sklady a Prodej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3.5 Modul Finance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3.6 Modul Personalistika a Mzdy . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3.7 Modul Majetek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.3.8 Shrnutí . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.4 Alternativní řešení od společnosti STORMWARE, s. r. o. . . . . . . . 4.4.1 POHODA E1 2010 Premium . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.4.2 Cena vybraného řešení od firmy STORMWARE, s. r. o. . . . . 4.4.3 Technické podmínky realizace . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.5 Porovnání IS KARAT s produktem společnosti STORMWARE, s. r. o. 4.6 Současný způsob evidence zásob ve vybrané akciové společnosti . . . 4.7 Návrh na zavedení Skladového jádra IS KARAT do provozu . . . . . 4.7.1 Návrh směrnice Zásoby . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

21 21 23 23 24 25 26 26 27 28 28 29 31 32 34 35 36 37 38 38 39 40 40

6

OBSAH

4.7.2 4.7.3 4.7.4 4.7.5 4.7.6

Přístupová práva jednotlivých agend . . . . . . . . . Návrh na zavedení Skladového jádra do užívání . . . Návrh na zavedení agendy Odbyt . . . . . . . . . . . Návrh na zavedení agendy Inventury skladů . . . . . Vazby Skladového jádra a ostatních agend modulu a Prodej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . Sklady . . . .

. . . .

41 42 47 48

. 49

5 Diskuze

50

6 Závěr

52

7 Použité zdroje

54

1

1

ÚVOD DO PROBLEMATIKY

7

Úvod do problematiky

V dnešní době počítače významně ovlivňují nejen náš život, ale i celou společnost. Jedná se o odvětví, které se výrazně rozvíjí a i do budoucna se s jeho rozvojem počítá. Co tomuto rozvoji předcházelo a proč vlastně počítače vznikly? Úplně prvním impulsem pro vznik počítačů bylo časté využívání matematiky, které donedávna znamenalo velkou duševní námahu. Proto existovala (a stále existuje) snaha, aby byla tato činnost zjednodušována, zrychlována a hlavně člověku usnadněna. Základem bylo zavedení číselné soustavy a používání různých počítacích pomůcek, které byly později nahrazeny stroji mechanického charakteru. Ve vývoji lidé dospěli až k analogovému počítači, poté k mechanickému počítacímu stroji a technologii děrných štítků. Od 30. let 20. století se datuje vývoj číslicových počítačů, jejichž hlavním znakem je digitalizace dat. Vysoká rychlost především přenosu dat a celkového zpracování informace patří mezi velké výhody těchto počítačů. V závislosti na konfiguraci, rychlosti a základních stavebních prvcích dělíme číslicové počítače do čtyř generací. Základním principem nulté generace je elektromechanický princip. V první generaci vznikají elektronkové počítače a ve druhé generaci jsou příliš velké elektrony nahrazeny tranzistory. Ve třetí generaci počítače stojí na integrovaných obvodech. Následuje generace čtvrtá, která se datuje od roku 1982 do roku 1989, avšak některé zdroje uvádí, že stále ještě trvá. Hlavními znaky počítačů této generace jsou integrované obvody, bublinové paměti, mikroprocesory, optické disky a cache paměti. Důležitou kapitolou této generace jsou také mikropočítače. V 90. letech 20. století došlo k velkému vývoji hardwaru i softwaru. Monochromatické monitory byly nahrazeny barevnými a později LCD panely. Disketová mechanika byla postupně nahrazena CD a následně i DVD mechanikou. Zapojení počítačů do lokálních a dalších sítí je již samozřejmostí, stejně jako zvuková karta a připojení k Internetu1 . Inkoustové a jehličkové tiskárny byly nahrazeny laserovými a bublinovými. Od počátků lidské civilizace zaznamenáváme nejen vývoj počítačů, ale také informačních a komunikačních technologií. Vývoj ICT2 podnítila II. světová válka. Hledala se řešení pro rychlý výpočet dráhy balistických střel a zajištění komunikace, která nebude ovlivněna lokálními výpadky vlivem válečných škod. Z toho postupně vznikl koncept počítače i koncept sítě. Sítě pak zplodily Internet a počítače dnešní výpočetní techniku. Největší rozvoj ICT tedy probíhá hlavně ve 20. a 21. století, kde je rychlý vývoj opravdovou doménou techniky. ICT nejsou jen počítače, ale informační systémy, které zpracovávají data ve všech dalších oborech a komunikační systémy, které data přenášejí. Tyto moderní 1 Celosvětový systém navzájem propojených počítačových sítí, ve kterých mezi sebou počítače komunikují pomocí rodiny protokolů TCP/IP. 2 Information and Communication Technologies - výsledek konvergence původně samostatných oborů informačních technologií a komunikačních technologií.

1

ÚVOD DO PROBLEMATIKY

8

technologie zažívají boom - stoupá počet počítačů, zvyšuje se poptávka po službách, přibývá firem, které využívají vlastní informační systémy. Dnes, na začátku 21. století, žijeme v „informační společnostiÿ, v níž nejvyšší hodnotu má informace, a to v každém oboru. Informace jsou tedy objektem každodenního zájmu většiny lidí. Proto není pochyb o významnosti role ICT ve všech oblastech života společnosti. Používání těchto technologií není pouze obecným problémem, ICT má specifické vazby na oblast, ve které jsou tyto technologie využívány. Ne jinak je tomu v problematice využívání ICT v účetnictví. Za posledních 35 let vznikla pevná specializace zabývající se otázkami využívání prostředků výpočetní a jiné techniky pro vedení účetnictví. V anglosaské terminologii se pro tento obor účetnictví vytvořil a je široce užívaný pojem „účetní informační systémÿ, kdy se jedná o problematiku dopadů soudobých ICT na formy a techniky vedení účetnictví. Účetní informační systémy jsou tedy aplikační stránkou ICT, řešící možnosti, okolnosti a rizika jejich využívání v oblasti účetnictví. Výpočetní technika přinesla do zpracování ekonomických informací převratné změny. Informační systémy byly dokonce jednou z prvních oblastí, kde počítače našly své uplatnění. Bohužel si počítače kvůli vysoké ceně mohly dovolit pouze velké společnosti. Převrat v této situaci nastal teprve v 80. a 90. letech, kdy došlo k rozšíření osobních počítačů a k výraznému poklesu cen výpočetní techniky. Rozšíření umožnila zejména existence programů pro každodenní používání, her, multimédií a dostupnost Internetu jako komunikačního média. Počítače přinášejí do oblasti zpracování dat především rychlost, přesnost, přehlednost a úsporu pracovních sil. Například vlastní zpracování účetní uzávěrky již netrvá celé dny, ale je otázkou pouhých několika minut. Dříve rutinní úkony účetních počítač vykoná rychle a naprosto přesně. S nástupem počítačů se mění i pracovní náplň účetních, kteří se mohou namísto aritmetických úkonů zabývat metodikou zpracování či analýzou dat. Kromě toho počítače zavádějí do informací pořádek a snižují papírování. Jednou pořízená informace se již nemusí opakovaně pořizovat v dalším kroku zpracování, odpadají duplicity a vytváří se možnosti pro snížení pracovních sil. Avšak využívání počítačů v procesu vedení účetnictví s sebou přináší také nová rizika, která tradiční vedení účetnictví neznalo. Mezi hlavní taková rizika patří správná volba účetního programu a jeho implementace, riziko ztráty přístupu k datům, ztráta jejich integrity a riziko neautorizovaného přístupu k datům. Vznik těchto rizik a jejich dopady je tedy nutno odpovídajícími postupy a opatřeními minimalizovat. Účetní software představuje hlavní složku informačního systému podniku, neboť správné vedení účetnictví je po podniku požadováno státem. V případě nefunkčnosti této složky hrozí podniku vážné existenční problémy z důvodů porušení legislativy. Má proto velký význam věnovat se detailně právě tomuto typu firemního softwaru.

2

2

CÍL PRÁCE A METODIKA

9

Cíl práce a metodika

Téma mé bakalářské práce „Informační systém vybrané akciové společnosti se zaměřením na účetní modulyÿ jsem si zvolila proto, abych si doplnila znalosti získané během studia a také, a to především, pro možnost praktického seznámení se s pro mě dosud neznámým informačním systémem. Cílem práce bude zjistit, jaký informační systém vybraná akciová společnost ke své činnosti využívá. Dále bude informační systém hodnocen a porovnáván s konkurenčním produktem. V prostředí vybrané společnosti bude provedena praktická analýza systému jako celku, jednotlivých modulů, které jsou jeho nedílnou součástí, ale také jednotlivých operací, a to především účetních. Bude zjištěno, jakým způsobem v systému probíhá zpracování účetních transakcí. Dále bude zjišťováno, jak efektivně je informační systém ve společnosti využíván. Hlavním úkolem tedy bude zjistit, jestli a jakým způsobem informační systém splňuje všechny požadavky vybrané akciové společnosti, a tím zodpovědět otázku, zda je pro podnik vhodný či nikoli. Při řešení práce mohou vzniknout konkrétní doporučení na úpravu či doplnění informačního systému o další moduly či nastavení, pro jeho efektivnější využití. Pro zpracování bakalářské práce bude v první fázi nutné vybrat akciovou společnost, která disponuje informačním systémem, o které bude práce pojednávat. Bude nutné důsledné nastudování jejího prostředí, kdy bude potřeba zaměřit se na její historii, současné postavení na trhu a především na její vnitřní fungování. Pro teoretickou část práce bude nutné nastudovat veškeré souvislosti nezbytné, pro správné začlenění problematiky. A to například seznámení se s prostředím a podmínkami pro podnikání v České republice, kdy bude pozornost věnována především akciové společnosti. Dalším krokem bude osvojení si odborných znalostí z oblasti informačních technologií a samotných informačních systémů. K tomu poslouží odborná literatura především českých autorů, případně jiné zdroje, které budou uvedeny v závěru samotné práce. Zjištěné poznatky budou teoretickým základem pro praktickou analýzu informačního systému vybrané akciové společnosti. Praktickým prozkoumáním informačního systému a sledováním činností, ke kterým budou zaměstnanci společnosti daný systém využívat, bude zjišťováno, jestli jsou systémem splněny veškeré požadavky společnosti a zda je pro podnik vhodný či nikoli. V rámci praktické analýzy budou zkoumány také jednotlivé moduly systému a jejich operace, a to především účetní moduly. Aby bylo možno splnit dané cíle, bude nutné se kompletně seznámit s uživatelským prostředím daného informačního systému a následně prověřit veškerá nastavení (základní i vedlejší) jednotlivých modulů a i to, jak jsou v informačním systému vzájemně propojeny.

3

PŘEHLED LITERATURY

3 3.1

10

Přehled literatury Podnikání v České republice

Tato bakalářská práce pojednává o informačním systému vybrané akciové společnosti. Avšak než bude řešena samotná problematika informačního systému, bylo by vhodné na tomto místě zmínit alespoň několik základních informací, které přiblíží podmínky podnikání v České republice, a to hlavně podnikání akciových společností. 3.1.1

Podnikání a jeho právní úprava

Právní úprava podnikání Postavení podnikatelů, obchodní závazkové vztahy i některé jiné vztahy související s podnikáním v České republice upravuje zákon č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník (dále jen „obchodní zákoníkÿ). Nelze-li však některé otázky řešit podle těchto ustanovení, řeší se podle předpisů práva občanského. Obchodní právo tedy představuje lex specialis k právu občanskému. Občanské právo je tedy obecným základem, na kterém je postaveno obchodní právo jako soubor speciálních právních norem, které stanovují odlišnosti od obecných ustanovení občanského zákoníku. Spojením občanskoprávních základů podnikání a obchodního práva jako účelově vytvořeného souboru právních norem je dána soukromoprávní úprava podnikatelských vztahů. Právní úprava podnikání má v zásadě charakter úpravy soukromoprávní, kdy se předpokládá vzájemná rovnost subjektů a umožňuje jejich iniciativu odchýlením se v konkrétních vztazích od dispozitivních ustanovení právních norem. Se soukromoprávní úpravou souvisí řada právních předpisů, které obsahují veřejnoprávní normy. Mezi nejvýznamnější předpisy veřejnoprávního charakteru patří zákon o ochraně hospodářské soutěže, živnostenský zákon, zákon o úpadku a způsobech jeho řešení a úprava průmyslových práv (např. zákon o vynálezech a zlepšovacích návrzích, zákon o ochraně průmyslových vzorů, zákon o ochranných známkách či zákon o ochraně označení původu a zeměpisných označení). Dále mezi veřejnoprávní prameny práva v podnikání můžeme zařadit daňové zákony, zákon o účetnictví, zákon o cenných papírech nebo směnečný a šekový zákon. Podnikání Obchodní zákoník definuje podnikání jako soustavnou činnost prováděnou samostatně podnikatelem vlastním jménem a na vlastní odpovědnost za účelem dosažení zisku. Podnikatelem je podle tohoto zákona: • osoba zapsaná v obchodním rejstříku, • osoba, která podniká na základě živnostenského oprávnění, • osoba, která podniká na základě jiného než živnostenského oprávnění, podle zvláštních předpisů, • osoba, která provozuje zemědělskou výrobu a je zapsána do evidence podle zvláštního předpisu.

3.1

Podnikání v České republice

11

S podnikatelskou činností je tedy spojena zákonná povinnost registrace či evidence podnikajících subjektů. Podnikateli jsou především osoby zapsané do obchodního rejstříku. Obchodní rejstřík je veřejný seznam, do kterého se zapisují zákonem stanovené údaje týkající se podnikatelů, popř. jiných osob, o kterých to stanoví zvláštní zákon. Účelem obchodního rejstříku je vytvoření aktuální evidence především podnikatelských subjektů. Povinně zapsány do obchodního rejstříku musí být obchodní společnosti, družstva a jiné právnické osoby, o kterých to stanoví zákon. 3.1.2

Obchodní společnosti

Obchodní společnosti Obchodními společnostmi jsou právnické osoby, které byly založeny za účelem podnikání, nestanoví-li právo Evropských společenství či zákon jinak. Mezi tyto společnosti obchodní zákoník řadí veřejnou obchodní společnost, komanditní společnost, společnost s ručením omezeným, akciovou společnost, evropskou společnost a evropské hospodářské zájmové sdružení. Jedná se v podstatě o zvláštní formu sdružování osob (fyzických i právnických) ke společnému výkonu podnikání či ke zvláštnímu způsobu shromáždění volného kapitálu širšího okruhu osob pro podnikatelské účely (především u akciových společností). (Janků a kol., 2006) Tradičně se obchodní společnosti rozlišují na osobní a kapitálové. Osobní společnosti Osobní společnosti jsou založeny na osobní účasti společníků, fyzických, popř. právnických osob. Pro společníky je ze zákona předepsáno osobní, tj. neomezené ručení (podpůrně, tj. v případě nezpůsobilosti společnosti dostát svým závazkům, odpovídají za tyto závazky veškerým svým majetkem). Společnosti nevytvářejí povinně základní kapitál. Dohodou zakladatelů ve společenské smlouvě však mohou tento základní kapitál vytvořit. Nejsou tedy povinné ani počáteční vklady do společnosti. Mezi osobní společnosti řadíme společnost veřejnou obchodní a společnost komanditní. (Janků a kol., 2006) Kapitálové společnosti Kapitálové společnosti jsou založeny na vkladech společníků do majetku společnosti při jejím založení (do základního kapitálu). Nepředpokládají osobní účast společníků na podnikání a omezují rozsah jejich ručení na dosud nesplacené části vkladu (určeného zakladatelským dokumentem společnosti). Společnost vytváří povinnou soustavu orgánů, základní kapitál a rezervní fond. Ze základního kapitálu nebo rezervního fondu nesmí vyplácet podíly ze zisku. Nakládat s těmito prostředky může jen podle zákona. Mezi kapitálové společnosti řadíme společnost s ručením omezeným a společnost akciovou. (Janků a kol., 2006)

3.1


3.1.3

12

Akciová společnost

Akciová společnost Podle základních ustanovení V. dílu obchodního zákoníku je akciová společnost definována jako společnost, jejíž základní kapitál je rozvržen na určitý počet akcií3 o určité jmenovité hodnotě. Společnost odpovídá za porušení svých závazků celým svým majetkem, avšak akcionář za závazky společnosti neručí. Obchodní firma musí obsahovat označení „akciová společnostÿ, anebo zkratku „akc. spol.ÿ, anebo zkratku „a. s.ÿ. Podstatu této formy společnosti tvoří kapitálová účast akcionářů, kteří pro společnost nepracují ani se neúčastní činnosti jejich výkonných orgánů. Podíl na akciové společnosti pro ně většinou znamená výhodné uložení kapitálu. Právní postavení společníka, akcionáře, je odlišné od postavení společníka v jiných právních formách obchodní společnosti. Jeho účast na akciové společnosti je vázána na akcii, cenný papír, v němž jsou inkorporována práva akcionáře. (Janků a kol., 2006) Podle ustanovení obchodního zákoníku může být společnost založena jedním zakladatelem (právnickou osobou), a to zakladatelskou listinou. Pokud je společnost založena dvěma nebo více zakladateli, musí být uzavřena zakladatelská smlouva. Akciová společnost může být založena jednorázově, tzn. bez výzvy k upisování akcií, nebo postupným způsobem, tzn. na základě výzvy k upisování akcií. Základní kapitál a rezervní fond Základní kapitál je majetkem společnosti vytvářený při jejím vzniku. Jeho výše se po dobu trvání společnosti může měnit. U kapitálových společností se vytváří obligatorně. Základní kapitál akciové společnosti je tvořen součtem všech emitovaných upsaných akcií v jejich jmenovité hodnotě. U společnosti založené bez veřejné nabídky akcií musí činit alespoň 2 000 000 Kč a základní kapitál společnosti založené s veřejnou nabídkou akcií musí činit alespoň 20 000 000 Kč, nestanoví-li zvláštní právní předpis vyšší částku. Akciové společnosti a společnosti s ručením omezeným zřizují od svého založení rezervní fond. Jeho minimální výši stanoví zákon. Obvykle je tvořen příděly z čistého zisku společnosti. Prostředky na rezervním fondu jsou určeny ke krytí ztrát společnosti. Společnosti mohou zřizovat další kapitálové fondy, většinou účelově, a samy rozhodovat o jejich použití. (Janků a kol., 2006) Orgány akciové společnosti V paragrafech 184 až 201 obchodní zákoník řeší orgány akciové společnosti. Těmi jsou: valná hromada, představenstvo a dozorčí rada. 3

Dle § 155 obchodního zákoníku je akcie cenným papírem, s nímž jsou spojena práva akcionáře jako společníka podílet se podle tohoto zákona a stanov společnosti na jejím řízení, jejím zisku a na likvidačním zůstatku při zániku společnosti. Osoba, která se podílí na základním kapitálu společnosti, je oprávněna vykonávat práva akcionáře jako společníka, i když společnost dosud nevydala akcie nebo zatímní listy, a to ode dne zápisu základního kapitálu, na němž se podílí, do obchodního rejstříku.

3.1


13

Valná hromada Valná hromada je nejvyšším orgánem společnosti. Akcionář se jí účastní osobně, anebo v zastoupení na základě plné moci. Základní vymezení kompetence valné hromady je dáno zákonem. Do zákonné působnosti valné hromady náleží např. volba a odvolání členů představenstva a dozorčí rady, schvalování účetní závěrky, rozhodnutí o rozdělení zisku, o úhradě ztráty, o změně stanov, o zvýšení či snížení základního kapitálu, o odměňování členů představenstva a dozorčí rady, o zrušení společnosti s likvidací, aj. Valná hromada se koná nejméně jednou za rok ve lhůtě určené stanovami, nejpozději však do šesti měsíců od posledního dne účetního období, a svolává ji představenstvo. Představenstvo je povinno uveřejnit pozvánku na valnou hromadu, nebo oznámení o jejím svolání způsobem určeným zákonem. Pozvánka či oznámení o konání valné hromady musí obsahovat zákonem požadované údaje, např. sídlo společnosti, místo, datum a hodinu konání, označení, zda se svolává řádná, mimořádná nebo náhradní valná hromada. Valná hromada je schopna usnášet se, pokud přítomní akcionáři, mají akcie, jejichž jmenovitá hodnota přesahuje 30 % základního kapitálu společnosti, nevyžadujíli stanovy účast vyšší. K přijetí rozhodnutí je nutná většina hlasů přítomných akcionářů, avšak za předpokladu, že právní úpravou není dán požadavek jiný, např. požadavek kvalifikované většiny hlasů (dvoutřetinová, třípětinová, tříčtvrtinová většina). (Janků a kol., 2006) Představenstvo Představenstvo je statutárním orgánem, který řídí činnost společnosti a jedná jejím jménem. Rozhoduje o všech záležitostech společnosti, pokud nejsou dle obchodního zákoníku nebo stanov v kompetenci valné hromady nebo dozorčí rady. Nevyplývá-li ze stanov něco jiného, za představenstvo jedná navenek jménem společnosti každý člen představenstva. Představenstvo zabezpečuje obchodní vedení, včetně řádného vedení účetnictví společnosti, a předkládá valné hromadě ke schválení účetní závěrku a návrh na rozdělení zisku nebo úhradu ztráty v souladu se stanovami společnosti. Představenstvo musí svolat mimořádnou valnou hromadu při hospodářských problémech, resp. když zjistí, že ztráta společnosti přesáhla hodnotu poloviny základního kapitálu, nebo se společnost dostala do vážných hospodářských potíží. V těchto případech má představenstvo navrhnout zrušení a likvidaci, nebo přijmout opatření, která by odvrátila nežádoucí vývoj. (Janků a kol., 2006) Dle obchodního zákoníků volí a odvolává členy představenstva valná hromada, pokud stanovy neurčí jinak. Funkční období jednotlivých členů určují stanovy a nesmí přesáhnout pět let. Představenstvo má nejméně tři členy (to neplatí, jde-li o společnost s jediným akcionářem). Členové představenstva volí svého předsedu. Představenstvo rozhoduje většinou hlasů svých členů určenou stanovami, jinak většinou hlasů všech členů. Každý člen představenstva má jeden hlas. Pro všechny členy představenstva platí podle § 196 obchodního zákoníku zákaz konkurence.

3.2

Účetnictví podnikatelů

14

Dozorčí rada Dozorčí rada podle § 197 odst. 1 obchodního zákoníku dohlíží na výkon působnosti představenstva a uskutečňování podnikatelské činnosti společnosti. Členové dozorčí rady jsou oprávněni nahlížet do všech dokladů a zápisů týkajících se činnosti společnosti a kontrolují, zda účetní zápisy jsou řádně vedeny v souladu se skutečností a zda se podnikatelská činnost spolčenosti uskutečňuje v souladu s právními předpisy, stanovami a pokyny valné hromady. Přezkoumává řádnou, mimořádnou a konsolidovanou, popřípadě i mezitímní účetní závěrku a návrh na rozdělení zisku nebo úhradu ztráty a předkládá své vyjádření valné hromadě. Jde tedy o zajišťování vnitřní kontroly hospodaření podniku. Dozorčí rada musí mít nejméně tři členy, přitom počet jejích členů musí být dělitelný třemi. Dvě třetiny členů dozorčí rady volí valná hromada a jednu třetinu volí zaměstnanci, pokud má společnost více než 50 zaměstnanců. Členové dozorčí rady jsou voleni na dobu určenou stanovami. Funkční období člena dozorčí rady nesmí přesáhnout 5 let. Člen dozorčí rady nesmí být zároveň členem představenstva nebo prokuristou. Podle stanov může být určeno, že dozorčí rada neschvaluje na základě většiny hlasů, ale na základě vyššího počtu hlasů. Každý člen má jeden hlas. V zápise z jednání rady musí být vždy uveden odlišný názor členů zvolených zaměstnanci. Členové dozorčí rady se účastní jednání valné hromady společnosti a jsou povinni seznámit ji s výsledky své kontrolní činnosti. (Janků a kol., 2006)

3.2


V literatuře existuje mnoho definic účetnictví. Podle jednoho z výstižných vymezení je účetnictví stoletím zdokonalovaný nástroj řízení, který tvoří systém s jednoduchou a pochopitelnou logikou. V současnosti účetnictví není pouze nástrojem evidence, ale je nástrojem ekonomické kontroly a řízení organizace. Sleduje stav a pohyb hospodářských prostředků a zjišťuje výsledek hospodaření. Pro vlastní potřeby si každá organizace buduje svůj systém, jehož součástí je účetnictví. (Brada, 2007) Základní funkcí účetnictví je poskytovat všem svým uživatelům spolehlivé informace o tom, jak je daný podnik ekonomicky zdatný. Od účetnictví se požaduje, aby poskytovalo informace o finanční situaci podniku a o jeho výsledku hospodaření (zisku či ztrátě) za dané časové období, o tom, jak jsou vedoucí pracovníci podniku úspěšní ve finančním řízení podniku, zda zajišťují jeho dlouhodobou stabilitu, dosahují přiměřené výnosnosti vložených prostředků a zda jsou schopni průběžně hradit dluhy podniku. Přitom nejde jen o posouzení toho, jak vedení podniku zhodnotilo svěřené prostředky za uplynulé období, ale stále větší zájem je i o prognózování finanční situace: zda a nakolik bude podnik schopen dosahovat příznivých finančních výsledků v budoucnosti. (Kovanicová, 2008) Následující část práce je věnována právní úpravě účetnictví. V případě, že nebude brán v úvahu obchodní zákoník, který obsahuje pouze nejdůležitější zásady a povinnosti v oblasti účetnictví podnikatelských subjektů, je možné regulační rámec českého účetnictví rozdělit do čtyř stupňů.

3.2


15

1. Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o účetnictvíÿ či jen „zákonÿ). 2. Soubor vyhlášek pro jednotlivé typy účetních jednotek. 3. České účetní standardy pro podnikatele. 4. Vnitropodnikové směrnice. 3.2.1

Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů

Zákon o účetnictví zakotvuje řadu prvků tvořících základ moderního účetnictví v tržním prostředí. V souladu s právem Evropských společenství stanovuje rozsah a způsob vedení účetnictví a požadavky na jeho průkaznost pro všechny účetní jednotky. Tento zákon vymezuje účetní jednotky jako osoby, které se tímto zákonem řídí a jsou povinny vést účetnictví. Dále stanovuje předmět účetnictví, kdy účetní jednotky účtují o stavu a pohybu majetku a jiných aktiv, závazků a jiných pasiv, dále o nákladech a výnosech a o výsledku hospodaření. V zákoně jsou také informace o rozsahu a způsobu vedení účetnictví. Dle tohoto zákona musí být účetnictví vedeno za podnik jako celek, vedeno v české měně, v českém jazyce a jako soustava ucelených záznamů. Přitom mohou účetní jednotky použít technických prostředků, nosičů informací a programového vybavení. Účetní jednotky mohou vedením svého účetnictví pověřit i jinou právnickou nebo fyzickou osobou, nezbavuje je to však odpovědnosti za jeho vedení. Zákon o účetnictví ukládá účetní jednotce povinnost dodržovat při vedení účetnictví určitá pravidla (např. dodržovat směrnou účtovou osnovu a postupy účtování, uspořádání a označování položek účetní závěrky, účetní metody apod.). Mezi další povinnosti účetní jednotky patří např. povinnost zachycení informací v účetnictví, tj. provést účetní zápis na podkladě účetních dokladů do účetních knih, zákon pojednává i o úschově účetních písemností. Dále zákon popisuje způsoby oceňování majetku a závazků, včetně jejich inventarizace. Také povinnost sestavovat účetní závěrku, která bude poskytovat věrný a poctivý obraz skutečnosti. Mimo jiné jsou zde uvedeny sankce (pokuty) za porušení účetních předpisů. Do tohoto zákona byly také zakomponovány tradiční, obecně uznávané účetní předpoklady a zásady, které představují „účetní filozofiiÿ. Účetními zásadami rozumíme soubor pravidel, které podniky dodržují při vedení účetnictví, sestavování a překládání účetních výkazů. Nejsou samostatným právním předpisem, avšak většina je zapracována právě do zákona o účetnictví. Účetní zásady společně s obecnými prvky metod účetnictví (bilanční princip, podvojnost, dokladovost, oceňování majetku, inventarizace a soustava účtů) představují jeho podstatu a vytvářejí obecně uznávané účetní zásady. Zásada nepřetržitosti účtování - účetní jednotka musí vést účetnictví po celou dobu svého trvání, a to i v období, ve kterém nenastaly žádné účetní případy. Zásada věcné a časové souvislosti (bilanční kontinuity) - konečná rozvaha na konci jednoho účetního období je současně počáteční rozvahou období následujícího.

3.2


16

Zásada nezávislosti jednotlivých účetních období - účetní jednotka zaznamenává účetní případy zásadně do období, s nímž časově a věcně souvisí (potřeba časového rozlišování nákladů a výnosů). Zásada opatrnosti - souvisí s reálným oceněním majetku, podle něhož je povinností účetní jednotky promítnout do ocenění majetku rizika, ztráty a znehodnocení, které jsou známy při sestavování účetní závěrky (tato zásada realizuje tvorbu opravných položek a rezerv). Zásada objektivity - účetní jednotka musí vést účetnictví úplně, správně, srozumitelně, přehledně, průkazně a trvalým způsobem tak, aby věrně zobrazovalo skutečnosti, které jsou jeho předmětem. Zásada zákazu kompenzace - zákaz vzájemného vyrovnání mezi jednotlivými položkami aktiv a pasiv, nákladů a výnosů. 3.2.2

Soubor vyhlášek pro jednotlivé typy účetních jednotek

Na zákon o účetnictví navazuje soubor vyhlášek, kterými se provádějí některá ustanovení tohoto zákona. Vyhlášky se podle charakteru účetních jednotek a jejich činností podrobněji zabývají rozsahem a způsobem sestavování účetní závěrky, obsahovým vymezením položek účetních výkazů, směrnou účtovou osnovou a postupy zahrnování účetních jednotek do konsolidačního celku a konsolidovanou účetní závěrkou. Pro účetní jednotky, které jsou podnikatelskými subjekty, je určena prováděcí vyhláška č. 500/2002 Sb., ve znění pozdějších předpisů. 3.2.3

České účetní standardy pro jednotlivé typy účetních jednotek

Podle § 36 zákona o účetnictví zajišťuje ministerstvo tvorbu a vydávání Českých účetních standardů (dále jen „standardyÿ) za účelem docílení souladu při používání účetních metod účetními jednotkami. Obsahem standardů je popis účetních metod nebo postupy účtování. Použití standardů účetními jednotkami se považuje za plnění ustanovení o účetních metodách podle zákona o účetnictví. Vydání standardů se oznamuje ve Finančním zpravodaji. Pro účetní jednotky, které účtují podle vyhlášky č. 500/2002 Sb., ve znění pozdějších předpisů, jsou vydány České účetní standardy pro podnikatele. 3.2.4

Vnitropodnikové směrnice

Účetní jednotky si vnitropodnikové směrnice vytvářejí samy. Tyto směrnice konkretizují některá ustanovení zákona o účetnictví a opatření ministerstva financí v podmínkách vlastní účetní jednotky. Pro příklad můžeme zmínit směrnice systému zpracování účetnictví, oběhu účetních dokladů, cestovních náhrad, oceňování majetku a závazků, k provádění inventarizací majetků a závazků, úschovy účetních záznamů, tvorby a používání opravných položek a rezerv, také směrnice tykající se zásob a jejich evidence, majetku a jeho evidence, pokladny, účtového rozvrhu, odpisových plánů apod.

3.3

Výstaviště Flora Olomouc, a. s.

3.3 3.3.1

17

Výstaviště Flora Olomouc, a. s. Základní údaje

Obchodní jméno:


Logo společnosti:

Obchodní rejstřík:

Krajský soud v Ostravě

Zakladatel:

Město Olomouc - Zastupitelstvo města Olomouce

Sídlo společnosti:

Wolkerova 17, 771 11 Olomouc

IČO:

25848526

DIČ:

CZ25848526

Základní kapitál:

107 milionů Kč

Předmět podnikání:

•

pěstování okrasných rostlin

•

projektování sadovnických úprav

•

výstavnictví

•

reklamní a propagační činnosti

•

koupě zboží za účelem jeho dalšího prodeje a prodej

•

silniční motorová nákladní doprava

•

realizace a údržba sadovnických úprav a veřejné zeleně

•

údržba komunikací

•

zednictví

•

montáž, opravy, údržba a revize vyhrazených elektrických zařízení a výroba rozvaděčů nízkého napětí

•

truhlářství

•

zámečnictví

3.3


3.3.2

18

Od založení po současnost

Výstaviště Flora Olomouc, a. s. (dále jen „VFO, a. s.ÿ) patří k předním českým výstavnickým organizacím. Výstavní areál se čtyřmi pavilony o celkové výstavní ploše 4 395 m2 je situován ve Smetanových sadech poblíž historického centra města. VFO, a. s. se může pochlubit dlouhou a pestrou historií. Svůj vznik datuje do roku 1966, kdy rozhodnutím Okresního národního výboru v Olomouci vznikla rozpočtová organizace pod názvem Olomoucké výstavní sady. V roce 1970 byla tato organizace přejmenována na „Flora Olomoucÿ a od roku 2000 je Výstaviště Flora Olomouc akciovou společností se stoprocentní majetkovou účastí města. Společnost pečuje o městské parky, sbírkové skleníky, rozárium a botanickou zahradu. Tento zelený areál, rozkládající se v samém srdci Olomouce, patří ke kulturním, ale také historickým klenotům města. Historie parků sahá až do 20. let 19. století. Z původního soukromého stromořadí se rozloha zelených ploch, tvořených dnešními Smetanovými, Čechovými a Bezručovými sady, rozrostla na více než 47 hektarů. Areál botanické zahrady s alpinem, rozáriem, expozicí aromatický a léčivých rostlin, trvalek a jarních hájových rostlin je situován v Bezručových sadech na místě tzv. Korunní pevnůstky, vznikl v šedesátých letech 20. století. Smetanovy a Bezručovy sady patří společně s palmovým skleníkem k nemovitým kulturním památkám České republiky. Sbírkové skleníky (palmový, kaktusový, tropický a subtropický) ve Smetanových sadech patří k největším v ČR a pyšní se desítkami nejexotičtějších druhů rostlin. Palmový skleník je nejstarším ze sbírkových skleníků výstaviště a je jedním z největších svého druhu v České republice. Na ploše 1 500 m2 zde rostou kromě jiné exotické květeny desítky druhů palem, z nichž mnohé jsou starší sta let. Další hospodářskou činností společnosti je příprava a komplexní zabezpečení vlastních výstav a veletrhů, včetně doprovodných programů. V současnosti VFO, a. s. pořádá 15 výstavnických akcí ročně. Největšímu zájmu návštěvnické veřejnosti se výstaviště i parky těší zejména v době konání mezinárodních zahradnických výstav FLORA OLOMOUC. V době jarní Flory ožívá výstavnický areál ve Smetanových sadech záhony rozkvetlých tulipánů a během letní etapy zase tradičními letničkami. „Zelenouÿ sezónu olomouckého výstaviště každoročně tradičně uzavírá FLORA OLOMOUC podzimní etapa s výstavou ovoce, zeleniny a školkařských výpěstků doplněná podzimními zahradnickými trhy okrasných a ovocných dřevin, drobné zahradní mechanizace, pomůcek a potřeb. Paletou barev a pestrostí tvarů může tato nejmladší zahradnická akce výstaviště směle konkurovat květinovým výstavám Flora. Rozmanitost akcí, které VFO, a. s. pořádá je opravdu velká. Od výstavy cestovního ruchu TOURISM EXPO, knižního veletrhu a literárního festivalu LIBRI, výstavy modelů a sběratelství FOR MODEL, přes festival gastronomie a nápojů OLIMA, veletrh pro obnovu památek a historických sídel RENOVA, Dny zdravotně postižených MEZI NÁMI, veletrh nábytku a moderního životního stylu BYDLENÍ,

3.3


19

až po prodejní trhy VÁNOCE FLORA. Pavilon A je také pravidelným dějištěm akcí pořádaných cizími vystavovateli, k nejpopulárnějším patří výstava exotického ptactva EXOTA. Výstaviště Flora Olomouc, a. s. také umožňuje: pronájem pavilonů a venkovních ploch (včetně mobiliáře), přípravu a kompletní realizace expozic, reklamní a propagační služby, prohlídky botanické zahrady, rozária a sbírkových skleníků, pořádání firemních prezentací, seminářů, koncertů, kulturních, sportovních a různých společenských akcí, doprovodné programy a vybavení květinovou výzdobou. V současnosti se společnost snaží o obnovu historických parků a botanické zahrady. Také usiluje o realizaci projektu, jehož hlavním cílem je komplex staveb u pavilonu A. Měla by zde vzniknout provozní budova s restaurací, výstavní hala a 189 parkovacích míst. Město Olomouc také spolupracuje s Evropskou unií. Například dostalo grant z programu Phare a ze státního rozpočtu. Cílem projektu bylo provedení rekonstrukce lávky v prostoru Výstaviště Flora v Olomouci (mezi Smetanovými a Čechovými sady), která byla z důvodu havarijního stavu 10 let uzavřená. Lávka po opravě slouží jak návštěvníkům veletrhů, tak občanům a návštěvníkům města Olomouce. 3.3.3

Organizační struktura

Organizační schéma akciové společnosti Výstaviště Flora Olomouc je znázorněno na Obr. 1. Představenstvo je tvořenou předsedou, místopředsedou a pěti členy. Dozorčí rada pak předsedou a dvěma členy. Dále se společnost dělí na čtyři úseky, a to výstavnický, zahradnický, technický a úsek ekonomický. Tyto útvary jsou ve společnosti dále děleny na několik oddělení, v případě výstavnického úseku na oddělení a obchodní skupiny, kdy každé oddělení, resp. obchodní skupina, zajišťuje určitou hospodářskou činnost. Tyto čtyři úseky jsou hospodářskými středisky, které můžeme definovat jako relativně samostatně hospodařící vnitropodnikové útvary, které sledují své náklady, výnosy a zjišťují výsledek hospodaření. Aby bylo možno tyto stavy jednotlivých středisek zjistit, vede společnost vnitropodnikové účetnictví, a to formou analytické evidence k účetnictví finančnímu. Jedná se o analytickou evidenci k 5. a 6. účtové třídě, kdy účetní jednotka účtuje v účtových skupinách 59. a 69., a to konkrétně na účty Vnitropodnikové náklady (599) a Vnitropodnikové výnosy (699). Tyto účty slouží k evidenci vnitropodnikových dodávek, tj. dodávek výkonů mezi jednotlivými středisky.

3.3


Obr. 1: Organizační schéma společnosti Výstaviště Flora Olomouc, a. s. (Zdroj: vlastní práce autora.)

20

4

VLASTNÍ PRÁCE

4 4.1

21

Vlastní práce Výpočetní technika a vedení účetnictví ve vybrané akciové společnosti

Vybraná společnost byla založena v roce 1966 a od této doby vede účetnictví tak, jak ji ukládá zákon. V prvopočátku bylo účetnictví vedeno ručně. Takový proces byl ovšem zdlouhavý a náročný, a to nejen na papírovou dokumentaci. Veškeré záznamy musely být ručně vpisovány do účetních knih, dříve ještě archů. Jednou pořízené informace se musely opakovaně pořizovat v dalším kroku jejich zpracování. S postupem času a příchodem prvního počítačového vybavení začala společnost používat účetní program od firmy Galečka. Používání počítačů přineslo do oblasti zpracování účetních dat především rychlost, přesnost, přehlednost a úsporu pracovních sil. Dříve rutinní úkony účetních počítač vykoná rychle a bezchybně. Vedení společnosti Výstaviště Flora Olomouc, a. s. se shodlo s níže uvedenými názory autorů Molnára a McNurlina, když se v další fázi svého působení rozhodlo, že za pomoci komplexního informačního systému zvýší efektivitu práce a výkonnost svých zaměstnanců. Za svého dodavatele informačního systému si pak zvolilo společnost KARAT Software, a. s. . Dle (Molnár, 1992) je informační systém (dále jen „ISÿ) definován jako soubor lidí, technických prostředků a metod zabezpečujících sběr, přenos, uchování a zpracování dat za účelem tvorby a prezentace informací pro potřeby uživatelů činných v systémech řízení. Posláním informačních systémů je dle (McNurlin, 1989) zlepšení výkonnosti lidí v organizacích (podnicích) prostřednictvím užívání informační technologie. Zlepšením výkonnosti se rozumí zlepšení výsledků organizace, nikoliv proces jejich dosahování. Hlavní je zaměření se na člověka, který je nositelem smyslu každé organizace. Každý informační systém je rozsáhlý systém s vnitřní strukturou, která umožňuje tomuto systému efektivně realizovat jeho funkce a plnit cíle, pro které byl navržen. Pro zobrazení vnitřní struktury informačního systému se používají dva základní pohledy - horizontální a vertikální. (Molnár, 2004) Vedení společnosti Výstaviště Flora Olomouc, a. s. si za dodavatele informačního systému vybralo společnost KARAT Software, a. s., která se řadí mezi přední české výrobce a dodavatele komplexních informačních systémů a doprovodných služeb s více než patnáctiletými zkušenostmi ve svém oboru. Historie společnosti KARAT Software, a. s. sahá až do dubna 1990, kdy začalo samostatné ekonomické působení předchůdců dnešní společnosti a na trh byl uveden jeden z prvních ekonomických systémů vyvinutý na základě vlastního know-how. Společnost původně působila pod názvem I.F.T. PROGRES, a. s. . S vývojem nového produktu uvedla počátkem nového tisíciletí na trh značku KARAT a v září roku 2006 pak spojila s touto značkou i svůj název a změnila své obchodní jméno na současné KARAT Software, a. s.

4.1

Výpočetní technika a vedení účetnictví ve vybrané akciové společnosti

22

Stěžejní činností akciové společnosti je vývoj, implementace a správa informačních systémů. Společností dodávané informační systémy KARAT a ISO využívá již přes 2700 uživatelů. V první fázi byl ve společnosti Výstaviště Flora Olomouc, a. s. instalován informační systém ISO, k jehož provozu byl využíván operační systém Microsoft DOS. Informační systém ISO je softwarový produkt pro vedení ekonomické, provozní a obchodní agendy podniku. Vedle ekonomické agendy plně řeší i další oblasti činnosti firmy, např. skladovou a obchodní problematiku, zpracování mezd a personalistiku. Systém vychází z modulární koncepce, kdy jednotlivé moduly mohou pracovat samostatně, nebo v libovolných variantách komunikují s ostatními subsystémy. Při tomto řešení měla akciová společnost Výstaviště Flora Olomouc možnost zvolit si pouze moduly potřebné pro svůj provoz. Všechny vybrané moduly obsahovaly propracovaný systém ochrany dat a přístupových práv. Pomocí definice povolených aktivit jednotlivých uživatelů byl přiřazen příslušný stupeň oprávnění každé programové akci. Přístupová oprávnění byla rozvrstvena do tří úrovní (žádný přístup, přístup pro prohlížení dat, přístup pro editaci a pořizování nových dat). Informační systém ISO neumožňoval společnosti VFO, a. s. propojení mezi jednotlivými úseky. Nabízel však komunikaci s balíčkem Microsoft Office, proto byly ve společnosti vedeny další různé evidence, a to především za použití programů MS Word a MS Excel. Podklady a sestavy takto vyhotovené na samotných střediscích, resp. úsecích, byly následně pomocí disket předávány konkrétním účetním pracovníkům k promítnutí do účetních evidencí společnosti. Kvůli zmíněným skutečnostem se stal postupem času IS ISO pro potřeby společnosti VFO, a. s. nevyhovujícím a v lednu 2008 byl nahrazen informačním systémem zcela novým. Novým informačním systémem VFO, a. s. se stal informační systém KARAT, jehož dodavatelem je opět akciová společnost KARAT Software. IS KARAT je komplexní podnikový informační sytém, který využívá technologii Client/Server a je určený pro řízení středně velkých a velkých obchodních a výrobních organizací a společností podnikajících v sektoru služeb. Je vyvíjen s důrazem na otevřenost, díky níž umožňuje nejen rychlou a kvalitní implementaci, včetně tvorby zákaznických modulů, ale také dává možnost každému uživateli vytvářet si svá vlastní uživatelská nastavení. Byl vytvořen společností KARAT Software, a. s. v grafickém prostředí Windows na základě více než desetiletých zkušeností s vývojem a implementacemi informačních systémů. Použité technologie zabezpečují vlastnosti jako jsou škálovatelnost a bezpečnost, které spolu s dalšími vlastnostmi předurčují IS KARAT k optimálnímu a efektivnímu využití. Informační systém KARAT pracuje pod operačními systémy Microsoft a UNIX. Umožňuje dynamické propojení se systémy třetích stran. Standardně umožňuje mezifiremní elektronickou výměnu dokumentů, přičemž jako standard využívá v jádru systému integrovaný formát XML/XSL. IS KARAT je dodáván ve třech jazyko-

4.2

Informační systém KARAT ve vybrané akciové společnosti

23

vých mutacích (čeština, slovenština a angličtina) a je nabízen v následujících třech modifikacích (Express, Advance, Enterprise). Zmíněné modifikace se liší především dle cílových skupin firem, pro které jsou určeny. Produkt Express je určen pro rostoucí malé nebo menší firmy, Advance je určen pro menší nebo středně velké firmy, které modifikovatelnost IS provádí částečně vlastními silami, ale nemá k tomuto účelu specializované IT oddělení. A produkt Enterprise je určen pro větší nebo velké firmy, které upřednostňují provádět rychlé a časté úpravy i většího charakteru vlastními silami a k tomuto účelu mají specializované IT oddělení nebo IT pracovníky, a podnikový IS považuje za nutný prostředek k udržení kontroly a efektivity svých aktivit v celé šíři, ať jde o firmu servisní, obchodní či výrobní, a to při velkém objemu dat. Společnost Výstaviště Flora Olomouc, a. s. se svou velikostí řadí mezi středně velké firmy. Dle tohoto členění by pro ni byl dostačující IS KARAT Advance. Avšak společnost se rozhodla pořídit si pro svou činnost IS KARAT Enterprise, který je určen pro větší nebo velké firmy. Toto řešení zvolila vybraná akciová společnost kvůli širokém spektru svých činností, kdy zpracovává velký objem dat. Zmíněné rozhodnutí výběru modifikace IS KARAT považuji pro VFO, a. s. za zcela vhodné.

4.2 4.2.1

Informační systém KARAT ve vybrané akciové společnosti Fáze životního cyklu informačního systému

První fází životního cyklu informačního systému je plánování, kdy se firma rozhoduje CO? vlastně potřebuje, k ČEMU? to potřebuje, JAK? to získá a jaký jí to přinese UŽITEK?. Tato etapa byla ve společnosti Výstaviště Flora Olomouc, a. s. započata v roce 2007, kdy se vedení společnosti rozhodlo nahradit stávající informační systém ISO za nový. Pořízení (výstavba) je druhou etapou životního cyklu IS. V této etapě se společnost rozhoduje, jestli si informační systém zakoupí, nebo si ho sama vyvine či jinak vyrobí, nebo si ho nechá někým vyvinout. Vybraná akciová společnost se rozhodla IS zakoupit, a to včetně individuálních nastavení pro jeho efektivní fungování. Výběrové řízení, kterého se zúčastnilo 5 dodavatelů informačních systémů, nakonec vyhrála akciová společnost KARAT Software. Mezikrokem k další fázi bylo vytvoření předimplementační analýzy společnosti Výstaviště Flora Olomouc, a. s. vítězným dodavatelem. Náplní první části analýzy bylo zdokumentování stávajícího stavu, tzn. popis toho, kde a jak informace v podniku vznikají, jakým způsobem, odkud a kam se přenášejí, komu slouží a jak se ukládají. Druhá část analýzy následně popisuje návrh nastavení a optimálního využití nového informačního systému tak, aby v maximální míře vyhovoval potřebám společnosti. Následuje etapa zavádění (implementace), tj. etapa životního cyklu IS, ve které je uváděn nakoupený či vyvinutý IS do reálného provozu podniku, což je často spojeno s celou řadou procesních, organizačních i personálních změn. V průběhu

4.2


24

implementace byl instalován informační systém KARAT na vyhrazený databázový server v rámci místní počítačové sítě v sídle vybrané akciové společnosti. Dále byl IS instalován na pracovní stanice místní počítačové sítě. Proběhlo nastavení systému v souladu s obsahem předimplementační analýzy, základní školení pracovníků VFO, a. s. pro obsluhu IS KARAT a také školení vybraných pracovníků pro správu databáze a správu informačního systému KARAT. Součástí realizace v průběhu implementace byla i asistenční služba ze strany dodavatele při zahájení rutinního provozu. Rutinní provoz (užívání) byl zahájen 1. 1. 2008. Společnost Výstaviště Flora Olomouc, a. s. se v této fázi životního cyklu IS stále nachází. Je to etapa, při které se užívá zavedený informační systém v běžném podnikovém provozu. Toto užívání je obvykle spojeno s průběžným „vylepšovánímÿ systému tak, jak se postupně objevují některé jeho chyby a nedostatky či vznikají požadavky na tento systém, které je třeba do něj zapracovat. Proto se také často hovoří o etapě údržby systému. Závěrečnou etapou životního cyklu informačního systému je jeho likvidace. Tato fáze se však vybrané akciové společnosti zatím netýká. 4.2.2

Technické podmínky realizace

Informační systém KARAT je instalován a jeho základní nastavení je realizováno na lokální počítačové síti, s vyhrazeným databázovým serverem, v sídle akciové společnosti Výstaviště Flora Olomouc. Databázový server zajišťuje provoz databázového stroje a vlastní aplikace IS KARAT. Uživatelé v rámci lokální počítačové sítě přistupují ke zmíněnému databázovému serveru prostřednictvím přímého přístupu z klientské instalace IS KARAT na lokálních počítačích. Uživatelé z dislokovaných pracovišť přistupují k serveru pomocí nástrojů terminálového přístupu. Pracovní stanice - přímý přístup - minimální konfigurace Procesor: min. Intel Pentium 600 MHz Paměť: min. 256 MB Harddisk: min. 1 GB volného místa Operační systém: Windows 2000 Pracovní stanice - přímý přístup - doporučená konfigurace Procesor: > Intel Pentium 1 GHz Paměť: > 512 MB Harddisk: > 2 GB volného místa Operační systém: Windows XP Professional Operační systém a hardwarové vybavení, kterým společnost Výstaviště Flora Olomouc, a. s. disponovala, bylo pro bezproblémový provoz informačního systému

4.2


25

KARAT nedostačující. Proto se společnost, ještě před samotným zahájením implementace, na základě doporučení dodavatele, rozhodla tyto složky posílit. Informační systém KARAT by sice na původním vybavení bylo možné provozovat, ale pouze s výraznými omezeními, co se týče počtu otevřených oken a spuštěných funkcí. Navíc kvůli náročnosti na objem volných systémových prostředků by při zachování původního vybavení docházelo k častým pádům klientské aplikace, což přináší možnost vzniku chyb a nedostatků. Pět pracovních stanic bylo zcela vyměněno za nové, které splňují výše uvedenou doporučenou konfiguraci. U dalších tří stanic byl změněn operační systém na Windows XP Professional, všechny ostatní již tímto systémem disponovaly. Dále byla u dvanácti stanic posílena operační paměť nejméně na 512 MB. Poslední zásadní změnou bylo posílení procesorů u šesti stanic. Všechny zmíněné změny stály společnost Výstaviště Flora Olomouc, a. s. 145 448 Kč. Dále bylo pro instalaci informačního systému KARAT potřeba ve společnosti VFO, a. s. instalovat jeden databázový a jeden terminálový server. Databázový server společnost pořídila za 103 950 Kč. Za terminálový server, který byl o něco málo dražší než databázový, společnost zaplatila 119 089 Kč. V následujícím výčtu jsou uvedeny jednotlivé konfigurace obou serverů. Konfigurace databázového serveru Procesor: 2 × procesor DUALCORE 2 GHz XEON Paměť: 4 GB RAM Harddisk: 2 × 140 GB (zapojení v RAID) Operační systém: SYBASE ASE 15.0 dle platformy Konfigurace terminálového serveru Procesor: 2 × procesor DUALCORE 2 GHz XEON Paměť: 4 GB RAM Harddisk: 2 × 140 GB (zapojení v RAID) Operační systém: SYBASE ASE 15.0 dle platformy Z výše uvedeného vyplývá, že společnost Výstaviště Flora Olomouc, a. s. musela nejprve provést technické zajištění, aby bylo možné informační systém KARAT uvést do provozu. Investice do operačního systému a hardwarového vybavení činila celkově 368 487 Kč. 4.2.3

IS KARAT jako majetek společnosti

Společnost Výstaviště Flora Olomouc, a. s. si pořídila nový informační systém KARAT v lednu roku 2008. Cena jeho pořízení byla současně i cenou pořizovací, protože podnik neměl s pořízením IS KARAT žádné další vedlejší náklady, a činila 825 475 Kč. Informační systém KARAT byl 1. 1. 2008 zařazen do evidence majetku

4.3

Moduly informačního systému KARAT

26

společnosti. Byl zaúčtován do účtové skupiny 01. Dlouhodobý nehmotný majetek, a to konkrétně na analytický účet 013/100 Software. Informační systém, resp. software, je dle § 32a zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů nehmotným majetkem, který se odpisuje rovnoměrně, a to po dobu 36 měsíců. V prosinci roku 2009 činila účetní zůstatková cena IS KARAT 298 085 Kč. Výstaviště Flora Olomouc, a. s. zaměstnává 75 zaměstnanců na hlavní pracovní poměr. Průměrný přepočtený stav zaměstnanců za rok 2009 činil ve vybrané společnosti 65,49. Právo využívat při své práci informační systém KARAT má celkem 29 zaměstnanců společnosti.

4.3


Informační systém KARAT vychází z modulární koncepce, kdy jednotlivé moduly mohou pracovat samostatně, nebo v libovolných variantách komunikují s ostatními subsystémy. Rozsah dodaného řešení byl dán na jedné straně požadavky společnosti Výstaviště Flora Olomouc, a. s. a na straně druhé doporučeními akciové společnosti KARAT Software. Toto řešení pro vybranou akciovou společnost zahrnuje sedm modulů, které budou přiblíženy v následujících podkapitolách. Na základě praktického zkoumání informačního systému a rozhovorů se zaměstnanci, kteří mají na jednotlivé moduly práva, bude zjištěno, které moduly či jejich části nejsou využívány a pro podnik by jejich využití bylo přínosné. 4.3.1

Modul Systémová správa

Přístupová práva Editace: Pouze prohlížení: Nepřístupné:

vedoucí ekonomického úseku žádný uživatel ostatní uživatelé

Nejdůležitější součástí modulu Systémová správa jsou přístupová práva. V informačním systému KARAT je vytvořen propracovaný systém přístupových práv definovaných po uživatelích na jednotlivé činnosti a data. Jednotlivými činnostmi jsou myšlena práva na moduly, práva na nabídky v menu a práva na tlačítka v seznamech. Daty v systému přístupových práv jsou myšlena práva na tabulky celých modulů, práva na jednotlivé tabulky a práva na řádky v jednotlivých tabulkách podle klíčových sloupců nebo výrazů. Zjednodušeně můžeme v informačním systému KARAT rozdělit přístupová práva do tří stupňů, a to EDITACE, kdy má uživatel možnost provádět zápis a čtení dat, POUZE PROHLÍŽENÍ, kdy má uživatel možnost pouze čtení dat a NEPŘÍSTUPNÉ, kdy nemá uživatel možnost ani zápisu, ani čtení dat. Přístupová práva v IS KARAT zadává buď implementátor z dodavatelské firmy KARAT Software, a. s., nebo vedoucí projektu implementace (vedoucí ekonomického

4.3


27

úseku) ve společnosti Výstaviště Flora Olomouc, a. s., který byl pro definici konkrétních uživatelských oprávnění proškolen. Implementátor z dodavatelské společnosti má také právo na editaci dat ve všech modulech. Přístupová práva ostatních uživatelů, tedy zaměstnanců Výstaviště Flora Olomouc, a. s., budou dle zjednodušeného členění sledována vždy na začátku podkapitoly týkající se vybraného modulu. 4.3.2

Modul Organizace

Přístupová práva Editace:

Pouze prohlížení: Nepřístupné:

vedoucí ekonomického úseku, hlavní účetní, účetní, logista, ekonom zahradnického úseku, ekonom výstavnického úseku, obchodní referent, vedoucí obchodní referent ostatní uživatelé žádný uživatel

V modulu Organizace jsou soustředěny společné číselníky, které používá více programových modulů jako partneři, střediska, účetní definice, vymezení k DPH, zakázky, státy, banky, měny atd. Obecně modul řeší zejména evidenci obchodních partnerů firmy a také obecné číselníky a konfigurace společné pro celý systém. Číselníky tohoto modulu lze rozdělit do několika samostatných skupin, které tvoří globální nastavení systému. První nabídka základního menu je tvořena samostatnou skupinou číselníků zabývající se evidencí obchodních partnerů a evidencemi k evidenci partnerů se vztahujících, např. bankovní účty, adresy partnerů, kontaktní osoby, záznamy z jednání, korespondence, smlouvy. Tyto číselníky bohužel nejsou zaměstnanci Výstaviště Flora Olomouc, a. s. využívány v plném rozsahu. Jejich lepší využívání by zaměstnancům ulehčilo práci zejména při spolupráci s obchodními partnery. V dalších číselnících je definována organizační struktura společnosti (střediska, skupiny středisek, provozovny, skupiny bankovních účtů a vlastní bankovní účty organizace). Dále byly společností definovány číselníky, které určují účetní strukturu společnosti, přičemž nejdůležitějším číselníkem je číselník účtů (účtová osnova). Účetní číselníky se používají pro účetní zápisy a strukturované účetní výstupy. Následují číselníky evidence zakázek, které je možno chápat jako číselníky druhotného účetního analytického členění, ale zároveň jsou v této skupině definovány knihy a řady vlastní evidence zakázek. Poslední skupinu tvoří číselníky, které slouží k evidenci a správě osob, ať už z řad vlastních pracovníků, tak z řad externích spolupracujících osob na úrovni číselníku referentů (dealerů), který je zároveň doplňkovým účetním analytickým rozměrem.

4.3


4.3.3

28

Modul Účetnictví

Přístupová práva Editace: Pouze prohlížení: Nepřístupné:

vedoucí ekonomického úseku, hlavní účetní účetní ostatní uživatelé

Veškeré účtované agendy prvotních dokladů zapisují do účetní evidence účetní zápisy se zaúčtováním svých dokladů (a jejich oprav). Účetní zápisy jsou seskupovány do účetních dokladů. Účetní doklady vznikají do aktuálního účetního období v závislosti na probíhajících uzávěrkách prvotních a účetních dokladů. V informačním systému KARAT si doklady účetní a prvotní evidence udržují pevnou vazbu, tzn. že z účetní položky je možné kdykoliv vyvolat prvotní doklad, jehož zaúčtováním vznikla, a z prvotního dokladu se lze podívat na účetní položky, kterými byl doklad zaúčtován. Účetní doklady vznikají v IS KARAT automaticky na základě pravidel definovaných v účetním rozhraní. Přímé opravy jednotlivých dokladů účetní evidence nejsou povoleny, tzn., že účetní evidence je needitovatelná. Změna účetních dokladů je možná pouze prostřednictvím automatického zaúčtování/přeúčtování změn, realizovaných na jednotlivých dokladech v prvotních evidencí. Tato základní vlastnost účetní evidence zajišťuje zachování konzistence dat mezi prvotními doklady a jejich odrazem v účetní evidenci. Účetní evidence slouží jako základna pro finanční a manažerské účetnictví z účetní evidence je možné zjišťovat formou pohledů, nebo výstupních sestav ucelené informace o podnikových skutečnostech. V širších souvislostech je účetní evidence, včetně své vnitřní funkcionality, označována jako „účetní jádroÿ IS KARAT. Tento modul tvoří z účetního jádra základní obratové a položkové sestavy. Standardní sestavy je možné modifikovat nastavením vstupních filtrů a uspořádáním skupin a mezisoučtů. Ze standardních sestav si může uživatel s použitím generátoru odvozovat firemní varianty sestav. 4.3.4

Modul Sklady a Prodej

Dalším z aplikačních modulů, kterými informační systém KARAT ve společnosti Výstaviště Flora Olomouc disponuje, je modul Sklady a Prodej. Tento modul obsahuje šest agend: Objednávky, Ceníky, Fakturace, Skladové jádro, Odbyt a Inventury skladů. Přístupová práva pro agendy Objednávky, Ceníky a Fakturace jsou definována, avšak tyto agendy jsou používány pouze v omezené. V omezené míře proto, protože jejich plné a efektivní využití závisí na propojení s nepoužívanými agendami modulu Sklady a Prodej. Problematika vzájemných vazeb jednotlivých agend modulu Sklady a Prodej bude přiblížena v podkapitole 4.7.6.

4.3


29

Přístupová práva - Ceníky Editace: vedoucí ekonomického úseku, hlavní účetní, vedoucí obchodní referent, obchodní referent, ekonom technického úseku Pouze prohlížení: ostatní uživatelé Nepřístupné: mzdová účetní, účetní Přístupová práva - Objednávky Editace: ostatní uživatelé Pouze prohlížení: recepce, ředitel, logista, vedoucí výstavnického úseku, vedoucí oddělení Nepřístupné: mzdová účetní, hlavní účetní Přístupová práva - Fakturace Editace: ostatní uživatelé Pouze prohlížení: ředitel, vedoucí výstavnického úseku, vedoucí oddělení Nepřístupné: recepce, logista, mzdová účetní Agendy skladové evidence (Skladové jádro, Odbyt, Inventury skladů) nejsou ve společnosti Výstaviště Flora Olomouc, a. s. využívány vůbec a nejsou pro ně ani definována přístupová práva. Návrh, jak tento aplikační modul správně nadefinovat a nastavit, aby jeho používání bylo pro podnik přínosem, bude uveden v kapitole 4.7. 4.3.5

Modul Finance

Další modulem je modul Finance, který je rozdělen na několik částí. Zahrnuje pokladnu, banku, příkazy k úhradě, kompenzace, ale také faktury přijaté aj. Přístupová práva - Pokladna Editace: vedoucí ekonomického úseku, hlavní účetní, účetní Pouze prohlížení: recepce Nepřístupné: ostatní uživatelé Pokladna zajišťuje komplexní práci s neomezeným počtem pokladen, vedených v tuzemských i zahraničních měnách. To znamená, že je zde umožněno evidovat pokladní operace v libovolném počtu pokladních knih. Mezi tyto operace můžeme zařadit vystavování a evidenci příjmových a výdajových pokladních dokladů, okamžité zjištění evidenčního stavu finančních prostředků v pokladně, evidenci záloh z pokladny a jejich vyúčtování, inventarizaci finančních prostředků v pokladně aj.

4.3


30

Pokladna, integrovaná do informačního systému KARAT, umožňuje ruční i automatické odvolávání plateb do ostatních operativních evidencí systému (přijaté faktury, vydané faktury, přiznání k DPH, směnky, atd.). Pro automatizaci zaúčtování pokladních dokladů je k dispozici číselník druhy likvidace, kde každá likvidace může již definitivně (nebo předběžně) určovat způsob zaúčtování položky pokladního dokladu. Přístupová práva - Banka Editace: vedoucí ekonomického úseku, hlavní účetní Pouze prohlížení: účetní, recepce Nepřístupné: ostatní uživatelé Banka je další podstatnou částí modulu Finance. Slouží zejména ke zpracování a pořízení bankovních výpisů. Obsahuje nástroje pro vytváření/načítání elektronických dokumentů používaných jednotlivými bankovními domy v automatizovaném bankovním styku. Tyto nástroje, namísto ručního zadávání bankovních výpisů, které IS KARAT také umožňuje, společnost Výstaviště Flora Olomouc, a. s. využívá. Prostřednictvím této části modulu se také zasílají příkazy k úhradě, resp. inkasu v případě, kdy styk s bankou je automatizován. Číselník automatického přiřazení pohybů slouží k automatickému přiřazení bankovních pohybů položkám bankovního dokladu podle typu operace (kredit/debet), podle konstantního symbolu, případně dalších kritérií. Své využití najde zejména v případě automatizovaného načítání výpisů z bankovního souboru. Tento číselník je udržován a průběžně aktualizován odpovědnými pracovníky VFO, a. s., a proto zajišťuje systém automatické přiřazení pohybů k většině účtovaných položek. Přístupová práva - Příkazy k úhradě a inkasu Editace: vedoucí ekonomického úseku, hlavní účetní, účetní Pouze prohlížení: recepce Nepřístupné: ostatní uživatelé Tato část modulu slouží k vytváření příkazů k úhradě (resp. inkasu) z předpisů k úhradě vzniklých v ostatních modulech informačního systému. Příkazy se do evidence zadávají ručně, nebo mohou vznikat automaticky. Položky ručně zadávaných příkazů se opět vyplňují ručně, nebo se vybírají z předpisů v platebním kalendáři. Příkaz k úhradě uložený do evidence je možné vytisknout a odeslat do banky, nebo v případě elektronické komunikace s bankovním domem vytvořit a odeslat odpovídající datový soubor (tisk a vytvoření souboru se realizuje v aplikačním modulu Banka). V rámci standardního řešení IS KARAT je možno využívat vícestupňového postupu při vytváření a zasílání příkazů k úhradě, kdy odpovědný pracovník s omezenými přístupovými právy pouze navrhne rozsah hrazených závazků a o finalizaci, resp. rozsahu plateb rozhodne pracovník s vyššími oprávněními. Samozřejmě tento

4.3


31

systém umožňuje používat i model jednostupňové realizace plateb, ale společnost Výstaviště Flora Olomouc, a. s. si pro realizaci platebních příkazů zvolila vícestupňový mechanismus. Přístupová práva - Kompenzace Editace: vedoucí ekonomického úseku, hlavní účetní, účetní Pouze prohlížení: ekonom zahradnického úseku, ekonom výstavnického úseku, ekonom technického úseku, recepce Nepřístupné: ostatní uživatelé Poslední část tohoto modulu slouží k vytváření kompenzací (vzájemných zápočtů) pohledávek a závazků. Vytvořené kompenzace se ukládají v evidenci kompenzací, která slouží dále k jejich zaúčtování a k tisku potřebných sestav (např. dohod o kompenzaci, oznámení o kompenzaci a návrhů kompenzací). 4.3.6

Modul Personalistika a Mzdy

Přístupová práva - Personalistika Editace: vedoucí ekonomického úseku, mzdová účetní Pouze prohlížení: žádný uživatel Nepřístupné: ostatní uživatelé Aplikační modul Personalistika slouží jako datová základna údajů o zaměstnancích, počínaje údaji základními, přes údaje osobní, údaje o rodinných příslušnících, až po údaje týkající se pracovního poměru (druh pracovního poměru, datum vzniku, datum ukončení, pracovní doba, tarify apod.), eventuálně informace o dosaženém vzdělání jednotlivých pracovníků společnosti Výstaviště Flora Olomouc, a. s., nebo o absolvovaných odborných kurzech, školeních, zkouškách apod. Základní evidencí tohoto aplikačního modulu informačního systému KARAT je evidence pracovníků, která splňuje všechny podmínky pro registr pojištěnců. V této evidenci jsou základní informace o pracovníkovi, některé z nich jsou důležité i pro výpočet mzdy, některé jsou pouze evidenční a záleží na organizaci, do jaké míry údaje naplňuje. S touto evidencí je relačně svázána evidence rodinných příslušníků pracovníka, kde se pořizují údaje o dětech a manželovi (manželce). Tyto údaje jsou dále využívány mzdovou účetní společnosti VFO, a. s. při výpočtu čisté mzdy zaměstnance (uplatňování daňových zvýhodnění). Přístupová práva - Mzdy Editace: vedoucí ekonomického úseku, mzdová účetní Pouze prohlížení: žádný uživatel Nepřístupné: ostatní uživatelé

4.3


32

Základem pro práci s aplikačním modulem Mzdy v IS KARAT jsou definice číselníků v modulu Personalistika, které jsou po uložení automaticky přenášeny do modulu Mzdy. Evidence docházky není v IS KARAT sledována. Výpočty se provádějí v souladu s platnými právními předpisy (zákoník práce, zákon o dani z příjmu, zákon o sociálním a zdravotním zabezpečení, nemocenských dávkách apod.). V systému jsou standardně implementovány automatické nástroje pro: • Sledování a výpočet nároku na dovolenou (krácení dovolené o nemoc, neplacené volno, neomluvenou absenci, případy, kdy pracovník neodpracuje 60 směn a nárok na dovolenou se posuzuje za odpracované dny, kombinace různých případů, nástupy, výstupy, převody z minulého roku apod.). • Výpočet průměrů při nestandardních situacích (nemoci v měsíci nástupu, průměr pro příští měsíc apod.). • Zaúčtování - zjišťování mezd přímo na střediska/zakázky. • Kompletní příkazy k úhradě s možností tisku přímo z Mezd (je možné i uložení do modulu Banka s následným tiskem nebo odesláním formou elektronického platebního styku). Systém umožňuje počítat jak hodinovou, tak měsíční mzdu. Standardně jsou dodávány předdefinované složky hrubé mzdy (pevné, pohyblivé, trvalé, jednorázové), které lze v rámci otevřenosti IS KARAT upravit konkrétním potřebám společnosti. V mzdové evidenci jsou předdefinovány srážky z čisté mzdy jako např. zálohy, stravenky, spoření, exekuce, výživné, odborové příspěvky apod. Tyto srážky lze opět upravovat dle konkrétních potřeb uživatele. Informační systém KARAT umožňuje komunikaci se správou sociálního zabezpečení pomocí portálu veřejné správy. Konkrétně se jedná o přenos Evidenčních listů důchodového zabezpečení a o Přihlášky a odhlášky zaměstnanců na Okresní správu sociálního zabezpečení. Standardní tiskové sestavy v informačním systému KARAT jsou vytvářeny podle platné legislativy. 4.3.7

Modul Majetek

Přístupová práva Editace: Pouze prohlížení:

Nepřístupné:

vedoucí ekonomického úseku vedoucí výstavnického úseku, vedoucí zahradnického úseku, hlavní účetní, účetní, ekonom zahradnického úseku, ekonom technického úseku, ekonom výstavnického úseku, logista, vedoucí obchodní referent, obchodní referent, vedoucí oddělení, vedoucí realizace, recepce ostatní uživatelé

4.3


33

Společnost Výstaviště Flora Olomouc, a. s. účtuje ve svém účetnictví o majetku, který je níže jednoduše vymezen. Do skupiny dlouhodobého nehmotného majetku (investičního) odepisovaného řadí účetní jednotka software, který podle zákona o dani z příjmu má cenu pořízení nad 60 000 Kč. Jiný dlouhodobý majetek zahrnuje majetek s cenou pořízení do 60 000 Kč a podle směrnice se odepisuje 4 roky, kdy se účetní odpisy rovnají daňovým. Dlouhodobým hmotným majetkem (investičním) odepisovaným je myšlen majetek s pořizovací cenou od 40 000 Kč a zahrnuje stavby a dopravní prostředky a mechanizace. Do skupiny dlouhodobého drobného hmotného majetku (odpisovanéno) řadí účetní jednotka podle směrnice majetek s cenou pořízení od 10 000 Kč do 40 000 Kč a tento majetek odepisuje 4 roky. Dělí se na výpočetní techniku a ostatní dlouhodobý drobný hmotný majetek. Poslední skupinu tvoří dlouhodobý drobný hmotný majetek (neodpisovaný), který společnost vede pouze v operativní evidenci. To znamená, že se při pořízení účtuje přímo do spotřeby a eviduje se pouze pro potřebu inventarizace a podrozvahově se vyčísluje v příloze k účetní uzávěrce, aby byl vyjádřen věrný obraz o majetku společnosti. K evidenci majetku společnost Výstaviště Flora Olomouc, a. s. využívá IS KARAT , a to konkrétně modul Majetek. Poslední modul umožňuje evidovat veškerý firmou evidovaný majetek: Vlastní, cizí a v leasingu. VFO, a. s. používá pouze evidenci vlastního majetku. Leasing vybraná akciová společnost nepoužívá, avšak IS KARAT umožňuje zadávání leasingových smluv na jejichž základě je vytvořen splátkový kalendář, kde lze přímo nadefinovat účtování i automatické vytváření příkazu k úhradě leasingových splátek. Odpisovaný a neodpisovaný. Účetní i daňové odpisy jsou v IS KARAT zcela automatizovány. Veškeré operace s majetkem jsou nadefinovány i s jejich zaúčtováním (zařazení, odepisování, technické zhodnocení, vyřazení). To vše se děje bez ručního zpracování. Odpisy se provádějí automaticky každý měsíc. Daňové odpisy se evidují a výsledné sestavy se daňově zohledňují při vytváření daňového přiznání. Dodavatel IS KARAT zatím nezareagoval na legislativní změnu, která se týká komponentních odpisů. Toto však společnost VFO, a. s. nijak neohrožuje, protože by komponentní odpisy stejně nevyužila. Hmotný, nehmotný; dlouhodobý a drobný. Vybraná akciová společnost neúčtuje o souboru movitých věcí, avšak IS KARAT umožňuje jejich nadefinování. Drobný majetek se eviduje a při pořízení je zaúčtován rovnou do spotřeby. Neuvádí se v rozvaze, ale jen v příloze účetní uzávěrky ke konci účetního období, kterým je kalendářní rok. Majetek je evidován v evidenční knize majetku a lze s ním provádět další operace. Veškeré operace v systému zaznamenány v samostatných prvotních evidencích majetku (změna údajů, odpisy, technické zhodnocení, vyřazení, inventury). Prvotní

4.3


34

evidence majetku jsou zadávány uživatelem, nebo automaticky počítány na základě uživatelem zadaných definic (odpisy). Na základě záznamů v prvotních evidencích a definici majetkového rozhraní vznikají v systému automaticky pohyby majetku. V rámci inventarizace majetku je možno v IS KARAT získat inventurní soupisy dle druhu majetku, dle odpovědných osob, dle místa umístění majetku či dle pořizovací ceny majetku. Výstupové sestavy je možno libovolně filtrovat, uspořádávat, apod. V programu je možno vytvářet inventurní doklady a evidovat provedené inventury. Tyto evidence však vede společnost ručně, což je neefektivní. Bylo by vhodné tuto nabídku využívat, protože výsledné informace lze bez využití IS KARAT získat pouze v účtárně společnosti. Pohyby majetku představují změny na jednotlivých majetcích seřazené podle data pohybu a souslednosti pohybů (tedy v jedné evidenci jsou soustředěny všechny pohyby majetku). Majetkové pohyby představují datový zdroj pro většinu podstatných výstupů. Na základě potvrzených pohybů a použitých druhů pohybů se generují doklady zaúčtování, které jsou přímým podkladem pro zápis do saldokonta prvotních dokladů (finanční jádro) a pro vznik účetních dokladů (účetní jádro). V rámci modulu může uživatel tvořit základní sestavy z prvotních evidencí a pohybů majetku. Standardní sestavy je možné modifikovat nastavením vstupních filtrů a uspořádáním skupin a mezisoučtů. Ze standardních sestav si může uživatel s použitím generátoru odvozovat firemní varianty sestav. 4.3.8

Shrnutí

Modul Systémová správa je ve společnosti Výstaviště Flora Olomouc, a. s. využíván v plném rozsahu. Bez důkladného nastavení přístupových práv by informační systém nemohl správně fungovat. Avšak některá přístupová práva by měla být změněna. Sice neohrožují bezpečný chod samotného systému, ale nejsou ideální. Například recepce by neměla mít možnost prohlížet moduly jako jsou Banka, Pokladna, Příkazy k úhradě a inkasu, Majetek aj., na tuto pozici naprosto dostačují práva na modul Organizace, a to především kvůli potřebě využívat adresáře a databáze partnerů. I přesto, že byli všichni pracovníci pro práci s informačním systémem KARAT proškoleni, bohužel tento systém nevyužívají tak, jak by mohli. Například modul Organizace poskytuje nesčetné množství agend, jako je evidence „obchodní partneřiÿ. Pracovníci obchodních oddělení ve společnosti vůbec nepoužívají IS KARAT ke komunikaci se zákazníkem, k vystavování obchodních smluv či například k popisu jednotlivých fází konkrétního obchodu. Veškeré související informace evidují mimo informační systém, čímž se jejich práce stává neefektivní. Tímto jsou znemožněny důležité výstupy IS pro hodnocení partnerů podle různých kritérií a také zastupitelnost pracovníků v obchodních jednáních. Využití evidence partnerů se ve společnosti Výstaviště Flora Olomouc, a. s. zatím omezuje pouze pro evidenci smluv a vystavování faktur na základě objednávek. Obecně lze říct, že všechny účetní moduly jsou využívány v celé jejich šíří. Kromě modulu Sklady a Prodej, kde účetní jednotka využívá pouze tři agendy

4.4

Alternativní řešení od společnosti STORMWARE, s. r. o.

35

z šesti, a to ještě v omezené míře. Proto bude tomuto modulu věnována samostatná podkapitola 4.7., kde bude podrobně navrhnuto, jak jednotlivé části modulu nastavit a nadefinovat tak, aby ve společnosti Výstaviště Flora Olomouc, a. s. modul Sklady a Prodej fungoval a byl pro ni přínosem. Avšak kromě tohoto modulu jsou ostatní nezbytné evidence již s účetnictvím propojeny, automaticky se zaúčtovávají, generují se příkazy k proplacení, které jsou následně zaplaceny přes elektronické propojení IS KARAT s bankou.

4.4


Jako alternativní řešení k informačnímu systému KARAT byl vybrán produkt společnosti STORMWARE, s. r. o. Tato česká softwarová společnost je producentem ekonomických a informačních systémů pro platformu Microsoft Windows. Její nabídku tvoří portfolio vzájemně se doplňujících produktů, kompletní škála služeb zákaznické podpory, odborná školení a servisní služby. Mezi dodávané produkty patří především ekonomické a informační systémy POHODA, personalistika a mzdy PAMICA, kniha jízd a cestovní příkazy GLX, daňová přiznání TAX, právní systém WINLEX, domácí účetnictví FILIP a slovníky PRODICT. Klíčovým produktem společnosti jsou ekonomické a informační systémy POHODA, které patří k nejrozšířenějším programům pro vedení účetnictví v České republice a na Slovensku, o čemž svědčí počet více než 100 000 prodaných licencí. Ekonomický a informační systém POHODA 2010 je komplexní účetní a ekonomický software pro malé, střední a větší firmy z řad fyzických i právnických osob. Umožňuje vést účetnictví i daňovou evidenci a vyhoví plátcům i neplátcům DPH. Systém je oborově neutrální a je vhodný nejen pro živnostníky, podnikatele a společnosti, které se zabývají obchodem a poskytováním služeb, ale i pro svobodná povolání a účtující příspěvkové a neziskové organizace. POHODA 2010 je k dispozici ve třech řadách, kdy v nabídce jednotlivých řad jsou různé obsahově a funkčně odlišné varianty i síťové verze programu. Řadami jsou: Ekonomický systém POHODA 2010 Ekonomický systém je postavený na technologii file-server. POHODA 2010 beze zbytku splňuje nároky na ekonomické systémy pro vedení účetních agend a řízení firmy. Jeho vlastnosti a možnosti jsou základem funkcí a možností dalších dvou řad systému POHODA. Ekonomický systém POHODA je k dispozici v několika variantách (Mini, Lite, Jazz, Standard, Profi, Premium a Komplet). Ekonomický systém POHODA SQL 2010 POHODA SQL 2010 je komplexní účetní a ekonomický software pro malé, střední a větší firmy z řad fyzických i právnických osob. Funkčně tato řada odpovídá řadě POHODA 2010, ovšem použitá technologie klient-server a databáze SQL přináší zvýšení výkonu a bezpečnosti aplikace a umožňují zpracování velkého množství dat

4.4


36

a souběžnou práci většího počtu uživatelů. Ekonomický systém POHODA SQL je k dispozici v několika variantách (Jazz, Standard, Profi, Premium a Komplet). Informační systém POHODA E1 2010 Informační systém POHODA E1 2010 je systémem na pomezí ekonomických a ERP systémů. Svým řešením plně využívajícím výhod technologie klient-server je systém POHODA E1 předurčen pro použití ve středně velkých a větších společnostech a pro náročnější uživatele. Tato nová a nejvyšší řada systému POHODA plně využívá výhod technologie klient-server a databáze SQL. Nabízí nejen větší výkon a bezpečnost systému, zpracování velkého množství dat a souběžnou práci většího počtu uživatelů, ale i rozšiřující funkce z kategorie ERP systémů. Patří mezi ně pokročilá definice přístupových práv, velká míra přizpůsobení podle potřeb uživatelů, včetně možnosti přidávat do jednotlivých agend nová pole, vytvářet vlastní agendy apod. POHODA E1 obsahuje řadu rozšířených funkcí a možností především v oblasti skladového hospodářství. To vše při zachování intuitivního ovládání, uživatelsky přívětivého prostředí a přístupné ceny. Informační systém POHODA E1 je k dispozici ve variantách Jazz, Standard, Premium a Komplet. 4.4.1

POHODA E1 2010 Premium

Dle výše uvedené nabídky byl za alternativu společnosti STORMWARE, s. r. o. k IS KARAT vybrán produkt POHODA E1 2010 Premium. Varianta POHODA Premium obsahuje kompletní účetnictví včetně skladového hospodářství a mezd. POHODA Premium obsahuje • účetnictví (účetní deník, pokladna, banka, interní doklady, daně, saldo, finanční analýza) • homebanking (tvorba příkazů, zaúčtování výpisů) • cizí měny (podpora eura, kurzové lístky, cizojazyčné sestavy) • objednávky (nabídky, vydané a přijaté objednávky) • fakturace (vydané a přijaté faktury, zálohové faktury, příkazy k úhradě) • adresář (správa obchodních kontaktů, komunikační funkce, organizace dokumentů) • poštovní sestavy (poukázky, průvodky, obálky, štítky) • majetek (dlouhodobý, leasingový, drobný majetek) • kniha jízd (vozidla, jízdy) • mzdy (personalistika, mzdy pro neomezený počet zaměstnanců) • sklady (zásoby, příjemky, výdejky, prodejky, převodky, výroba, výrobní čísla, inventura - metoda A i B) • výkazy pro Instrastat • internetové obchody • podpora pokladního hardware, čárových kódů a mobilní fakturace • editor tiskových sestav REPORT Designer

4.4

37


4.4.2

Cena vybraného řešení od firmy STORMWARE, s. r. o.

Jak již z názvu vyplývá, podkapitola se věnuje ceně alternativního řešení. Na konci kapitoly je uvedena celková cena daného řešení. Veškeré ceny jednotlivých produktů a jejich licencí jsou uvedeny včetně DPH a jsou platné od 1. 9. 2009. Ceník produktů je uveřejněn na webových stránkách společnosti STORMWARE, s. r. o. Jak bylo zmíněno v předchozí podkapitole, alternativním řešením je informační systém POHODA E1 2010 varianta Premium. Avšak pro zabezpečení plynulého provozu informačního systému při větším datovém zatížení (což je standardní zatížení ve společnosti Výstaviště Flora Olomouc, a. s.) se doporučuje pořízení softwaru Microsoft SQL Server 2008 Standard a odpovídajících přístupových licencí. Opět bude cena softwaru Microsoft SQL Server a licencí uvedena níže. Cena pořízení může být však oproti tržní ceně několikanásobně nižší, protože v rámci partnerství se společností Microsoft na úrovni Microsoft Gold Partner nabízí společnost STORMWARE, s. r. o. svým zákazníkům licence pro server a přístupové licence za velmi výhodou cenu. V neposlední řadě je nutno zajištění aktualizací. Soubor služeb SERVIS zahrnuje předplatné aktualizací programu a zákaznické podpory pro daný rok. Pro jeho prodloužení nebo obnovení je zapotřebí zakoupení aktuální verze produktu, resp. aktuálního balíku služeb SERVIS pro daný rok. Uživatelé, kteří zakoupí ekonomickoinformační systém POHODA v posledních čtyřech měsících roku 2009, nebo v průběhu roku 2010, získávají SERVIS 2010 ke svým licencím automaticky a zdarma. Budeme však cenu této aktualizace uvažovat, aby nákup informačního systému nebyl omezen časem a celková pořizovací cena tak nebyla zkreslená. POHODA E1 2010 Premium (29 uživatelů) síťová licence pro 4-5 počítačů NET5 1 * 66 192 = 66 192 Kč síťová přídavná licence CAL 24 * 6 936 = 166 464 Kč CELKEM 232 656 Kč Microsoft SQL Server (29 uživatelů) SQL Server 2008 Standard Runtime4 1 * SQL Server 2008 Standard CAL Runtime 28 * CELKEM Servis 2010 (29 uživatelů) síťová licence pro 4-5 počítačů síťová přídavná licence CELKEM CENA CELKEM 4

=

NET5 CAL

1 24

2 940 2 940

= 2 940 Kč = 82 320 Kč 85 260 Kč

* 11 916 = 11 916 Kč * 1 248 = 29 952 Kč 41 868 Kč

232 656 + 85 260 + 41 868

= 143 088 Kč

Licence zahrnuju serverovou licenci a 1 klientskou přístupovou licenci.

4.5

Porovnání IS KARAT s produktem společnosti STORMWARE, s. r. o.

4.4.3

38

Technické podmínky realizace

Před samotným zavedením IS KARAT do užívání bylo nutné zajistit technickou infrastrukturu (server, klientské počítače, síťové prvky a operační systémy) s parametry, které odpovídají zejména zatížení informačního systému v plném provozu. Na celkový datový výkon aplikace má rozhodující vliv optimální dimenzování všech prvků infrastruktury a jejich vyvážené sestavení. Ne jinak by tomu bylo v případě, kdyby si společnost Výstaviště Flora Olomouc, a. s. pro svou činnost vybrala informační systém POHODA E1 2010 Premium. Níže uvedené systémové požadavky představují doporučené parametry pracovních stanic jednotlivých uživatelů ekonomicko-informačního systému POHODA. Doporučená konfigurace pracovní stanice Procesor: Intel Core 2 Duo 2 GHz Paměť: 2 GB RAM Harddisk: SATA II disk Operační systém: Windows XP SP3 nebo Windows VISTA SP1 CZ Doporučené systémové požadavky na server závisí na datovém zatížení celého systému. Důležitým faktorem je nejen počet uživatelů, počet záznamů a velikost databáze, ale i skutečnost, zda pro přístup k datům používají uživatelé terminálové připojení. Následující konfigurace zohledňuje vyšší zatížení serveru, kdy je počet uživatelů větší než 20, které je ve společnosti VFO, a. s. standardem. Doporučená konfigurace serveru Procesor: 2 × Intel Quad Core Xeon 2,5 GHz Paměť: 8 GB RAM Harddisk: 2 × SAS disk (zapojené do RAID1 + RAID1)) Operační systém: Windows Server 2003 R2 Standard Edition SP2 CZ nebo Windows 2008 Server Standard Edition CZ SQL Microsoft SQL Server 2008 Standard

4.5

Porovnání IS KARAT s produktem společnosti STORMWARE, s. r. o.

Základním hlediskem pro porovnání informačního systému KARAT od firmy KARAT Software, a. s. a informačního systému POHODA E1 2010 Premium od společnosti STORMWARE, s. r. o. je jistě cena. Předpokladem pro srovnání obou systémů byla skutečnost, že společnost Výstaviště Flora Olomouc, a. s. disponuje 29 pracovními stanicemi. Na základě tohoto údaje pak byla zjištěna cena, kterou by vybraná akciová společnost zaplatila za obsahově nejbližší řešení od společnosti STORMWARE, s. r. o. Tato cena by činila 359 784 Kč. Skutečná částka, kterou společnost

4.6

Současný způsob evidence zásob ve vybrané akciové společnosti

39

investovala do IS KARAT činila 825 475 Kč. Je ovšem nutno dodat, že licence k užití IS KARAT je určená pro neomezený počet pracovních stanic, musí však být používány společností Výstaviště Flora Olomouc, a. s., a tím pádem by se dalo polemizovat, do jaké míry je informační systém POHODA E1 2010 Premium levnější než IS KARAT. Protože s každou přidanou pracovní stanicí roste cena pořízení informačního systému. Také musíme vzít v úvahu, že u informačního systému POHODA je nutnost každoroční investice do servisu a aktualizací. Částka zmíněné investice by pro potřeby společnosti Výstaviště Flora Olomouc, a. s. za rok 2010 činila 41 868 Kč. Z hlediska hardwarových požadavků má IS KARAT nižší nároky na server i pracovní stanice než systém POHODA. U serveru je dostačující dvou-jádrový procesor (namísto čtyř-jádrového) a poloviční operační paměť. U pracovních stanic postačí dvakrát menší rychlost procesoru a čtyřikrát menší operační paměť. Z uvedeného vyplývá, že před zavedením systému POHODA do užívání ve společnosti Výstaviště Flora Olomouc, a. s. by byla nutná, stejně jako před zavedením IS KARAT, investice do operačního systému a hardwarového vybavení. Kdy tato investice by byla díky systémové náročnosti produktu firmy STORMWARE, s. r. o. vyšší, než činila skutečná investice vybrané akciové společnosti. Další významnou roli hraje vzhled a uživatelské rozhraní. V tomto případě je systém POHODA přehlednější a pro uživatele je daleko jednodušší se v jeho prostředí zorientovat, než je tomu tak u informačního systému KARAT.

4.6

Současný způsob evidence zásob ve vybrané akciové společnosti

Společnost Výstaviště Flora Olomouc, a. s. nevytváří zásoby vlastní hospodářskou činností (nedokončená výroba, polotovary, výrobky), a tak ve svém účetnictví eviduje pouze zásoby nakupované (materiál a zboží). Objem zásob zboží je však minimální a převládají zásoby materiálu. Zaměstnanci společnosti doposud nevyužívají skladové jádro IS KARAT a veškerá evidence zásob (operace spojené s přijetím a výdejem zásob) je vedena ručně. Na základě dodavatelské faktury vystavuje logista ručně příjemku a převezme materiál (resp. zboží) na sklad a zaznamenává změnu stavu příslušného druhu zásoby v evidenci skladů na konkrétní skladovou kartu. Poté logista předá příjemku i s fakturou do účtárny, kde jsou doklady v IS KARAT ručně zaúčtovány. Pracovníci jednotlivých úseků vystavují výdejky na vydání zásob do spotřeby, které schvaluje jejich nadřízený - vedoucí úseku. Na základě takto schválené výdejky vydává logista zásobu ze skladu a opět zapíše změnu stavu příslušného druhu zásoby na skladovou kartu. Originál výdejky pak předá do účtárny, kde se ručně v IS KARAT zaúčtovávají. Tento způsob vedení skladové evidence je zcela zastaralý a neefektivní. Proto bude další kapitola věnována návrhu na zavedení Skladového jádra IS KARAT do provozu.

4.7

Návrh na zavedení Skladového jádra IS KARAT do provozu

4.7 4.7.1

40

Návrh na zavedení Skladového jádra IS KARAT do provozu Návrh směrnice Zásoby

Tato směrnice se řídí příslušnými ustanoveními zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví ve znění pozdějších předpisů a prováděcí vyhláškou č. 500/2002 Sb., pro účetní jednotky, kterou jsou podnikatelskými subjekty. Vymezení zásob Zásobami jsou: • skladovaný majetek - účet 112 (suroviny; pomocné látky; provozovací látky; náhradní díly; obaly; drobný majetek, o kterém účetní jednotka rozhodla, že není dlouhodobým majetkem; movité věci s dobou použitelnosti jeden rok a kratší bez ohledu na pořizovací cenu), • nedokončená výroba - účet 121, • polotovary vlastní výroby - účet 122, • výrobky - účet 123, • zvířata - účet 124, • skladované zboží - účet 132. Účetní jednotka vede skladovou evidenci. Analytická evidence se vede podle druhů zásob materiálu na skladových kartách a obsahuje název materiálu, datum pořízení, datum vyskladnění, případně datum převodu do jiného skladu, ocenění, údaje o množství. Materiál, který je ihned spotřebováván, je možno účtovat přímo do spotřeby. Na pořizovacím dokladu musí být tato skutečnost vyznačena a schválena vedoucím úseku. Přes sklad se zpravidla evidují: • reklamní a propagační předměty, • pohonné hmoty, • náhradní díly, • ochranné a pracovní prostředky, • obaly. Oceňování zásob Nakoupené zásoby se oceňují ve skutečných pořizovacích cenách (tj. cena pořízení plus náklady s pořízením související). Zásoby jsou vedeny na skladě metodou FIFO, kdy se nákupy sledují v časové posloupnosti podle zásady „první dovnitř, první venÿ. Tato metoda nerespektuje spojitost mezi fyzickým tokem zásoby a jejím skutečným individuálním oceněním. K úbytku zásob se automaticky přiřazuje pořizovací cena nejstarší dodávky, takže stav zásob na skladě je oceněn pořizovacími cenami posledních dodávek.

4.7


41

Účtování o zásobách Účetní jednotka účtuje o zásobách způsobem A, tj. průběžně. Nakupovaný materiál se účtuje v pořizovacích cenách na účet 111 Pořízení materiálu (MD) proti finančnímu účtu. V příslušném analytickém členění se po přijetí na sklad zaúčtuje na účet 112 Materiál na skladě (MD) proti účtu 111 Pořízení materiálu (D). Služby související s pořízením materiálu se účtují v příslušném analytickém členění dle jednotlivých skladů na vrub účtu 112 Materiál na skladě, souvztažně na příslušných účtech zúčtovacích vztahů, popř. na finančních účtech. Spotřeba materiálu se účtuje běžně na vrub příslušného účtu 501 Spotřeba materiálu, u prodeje materiálu na vrub účtu 542 Prodaný materiál souvztažně na příslušném účtu zásob - účet 112. Příjem zboží na sklad na základě faktur se účtuje na vrub účtu 131 Pořízení zboží, ve prospěch účtu 321 Dodavatelé. Příjem zboží na základě na základě příjemky se účtuje na účtu 132 Zboží na skladě (MD) ze 111 Pořízení zboží (D). Prodej zboží je účtován na vrub účtu 504 Prodané zboží a ve prospěch účtu 132 Zboží na skladě. Při uzavírání účetních knih se inventarizační rozdíly zaúčtují na vrub účtu 549 Manka a škody. U přebytků zásob ve prospěch účtu 648 Ostatní provozní výnosy. 4.7.2

Přístupová práva jednotlivých agend

Na základě poznání firemního prostředí bych pro jednotlivé agendy modulu Sklady a Prodej přiřadila uživatelům přístupová práva následovně. Přístupová práva - Skladové jádro Editace: vedoucí ekonomického úseku, hlavní účetní, ekonom technického úseku, ekonom zahradnického úseku, ekonom výstavnického úseku, logista Pouze prohlížení: ostatní uživatelé Nepřístupné: recepce, mzdová účetní Přístupová práva - Odbyt Editace: vedoucí ekonomického úseku, logista Pouze prohlížení: ekonom technického úseku, ekonom zahradnického úseku, ekonom výstavnického úseku Nepřístupné: ostatní uživatelé Přístupová práva - Inventury skladů Editace: vedoucí ekonomického úseku, hlavní účetní Pouze prohlížení: logista Nepřístupné: ostatní uživatelé

4.7


4.7.3

42

Návrh na zavedení Skladového jádra do užívání

V informačním systému KARAT je základní jednotkou, určující strukturu skladového hospodářství, skladová nomenklatura. Evidence nomenklatur sdružuje všechny skladovatelné i neskladovatelné položky, které mohou být předmětem evidence odbytových aplikací a fakturace. Další stupeň definice struktury skladového hospodářství je dán skladbou číselníků skladů. Toto členění již není definováno ve stromové struktuře, neboť každý z definovaných skladů je samostatnou evidenční jednotkou, která má definovány jednoznačné vlastnosti, které následně ovlivňují funkční vlastnosti celého Skladového jádra. Konečně nomenklatura, umístěná na konkrétní sklad, je vlastní skladovou kartou, na které jsou evidovány vlastní operace (pohyby zásob) a tomu odpovídající stavy množstevní a finanční. Z předchozího vyplývá, že aby bylo možno začít používat v IS KARAT Skladové jádro, musí být v prvé řadě nadefinovány nomenklatury, dále sklady, a nakonec umístěním nomenklatury na sklad vznikne skladová karta. Nomenklatury Definice struktury skladového hospodářství je z pohledu evidované sortimentní skladby dána organizací vlastních nomenklatur. Tato evidence sdružuje všechny skladovatelné i neskladovatelné položky, které mohou být předmětem evidence odbytových aplikací a fakturace. Základními informacemi, které jsou předmětem evidence nomenklatur jsou jednoznačná identifikace položky v rámci celého systému, identifikace měrné jednotky, vazba nomenklatury na daňové evidence a na celní sazebník, a to primárně z důvodu evidencí spojených s hlášením INTRASTAT. Základní informace jsou evidovány v horní části detailu hlavní záložky, tedy detailu vlastní skladové nomenklatury. Další skupinu tvoří údaje, vztahující se k rozměrům a hmotnostem dané nomenklatury. Následuje vazba na evidence spotřební daně. Kromě výše uvedených náležitostí nese nomenklatura množinu doplňkových údajů, které je možno v systému využít. Tyto jsou potom umístěny ve spodní části detailu, který je vzhledem ke své obsáhlosti nutno odrolovat. Takto je tedy definována základní jednotka, určující strukturu skladového hospodářství, tedy skladová nomenklatura. Definované nomenklatury je možno seskupovat do skupin, které v důsledku tvoří hierarchický strom zatřídění. Skupiny nesou výchozí informace, které jsou při zařazení konkrétní nomenklatury do dané skupiny, do nomenklatury naplněny s možností modifikace. Uvedené stromové členění má za výsledek přehledné zobrazení všech evidovaných skutečností. Pro vybranou společnost doporučuji následující členění skladových nomenklatur a jejich skupin. Vždy v pořadí identifikace skupiny, resp. nomenklatury a název. Pro lepší přehlednost navrhuji, aby v názvu skupiny nomenklatur bylo uvedeno číslo konkrétního účtu, se kterým bude daná skupina souviset. Jednotlivé nomen-

4.7


43

klatury uvádím pro příklad pouze ve skupinách nomenklatur Reklamní předměty, Dary a ceny a Skladované zboží. VŠE FAKTUROVANÉ SLUŽBY - VÚ SLUŽBY - MĚSTSKÉ PARKY OPERATIVNÍ EVIDENCE VSTUPENEK SKLADOVÉ ZÁSOBY SKLMAT

112 - Skladovaný materiál

M010

112010 - Molino, textil, koberce

M030

112030 - Chemikálie, hnojiva

M040

112040 - Čisticí a hygienické potřeby

M050

112050 - Tapetovací papír

M060

112060 - Spojovací materiál, zámky

M070

112070 - Ostatní materiál

M120

112120 - Oleje

M140

112140 - Náhradní díly

M160

112160 - Malířský a natěračský materiál

M180

112180 - Ochranné pomůcky

M200

112200 - Elektromateriál

M210

112210 - Stavební materiál

M220

112220 - Instalační materiál (vodo, topo)

M230

112230 - Kancelářské potřeby

M240

112240 - Nářadí

M260

112260 - Reklamní předměty M26000005

Kuličkové pero s logem

M26000007

Textilní klíčenka s logem

M26000115

Reklamní bloky A5 s logem

M26000130

Skládačka FLORA

M26001216

Taška PVC 4kg/50ks

M26001332

Taška PVC 10kg/100ks velká

M26001333

Taška PVC 10kg/100ks

M26001334

Darkové sklenice FLORA KOŠT

M26001335

Taška malá s logem

M26001336

Taška s logem

M26001337

Nůž kapesní s logem

M26001338

Štítek s logem

4.7


Z100

M280

112280 - DHM do +10.000,-

M290

12290 - Propagační materiál

M528

112528 - Nápoje v extrémních podmínkách

M543

112543 - Dary a ceny M54301096

Medaile FLORA staré

M54301213

Soška NOVITAS

M54301284

Poháry FLORA

M54301319

Váza FLORA

M54301327

Medaile FLORA zlato

M54301328

Medaile FLORA stříbro

M54301329

Medaile FLORA bronz

M54301330

Pohár FLORA 2009

44

132100 - Skladované zboží Z10000008

Turistické známka výroční

Z10000112

Turistická známka

Z10000132

Pohlednice Olomouc

Z10002991

Pohlednice Olomouc FLORA

Z10002992

Nápoje - různé

Z10002993

Nanuky - různé

Z10002994

Štítek FLORA

Z10002995

Rostliny - ORCHIDEJE

Sklady Další stupeň definice struktury skladového hospodářství je dán skladbou číselníků skladů. Toto členění již není definováno ve stromové struktuře, neboť každý z definovaných skladů je samostatnou evidenční jednotkou, která má definovány jednoznačné vlastnosti, které následně ovlivňují funkční vlastnosti celého skladového jádra. Jedná se především o způsob oceňování, tedy oceňovací metodu, vztah konkrétního skladu k rezervacím a tedy i způsob výpočtu disponibilního množství, možnost povolení záporných stavů na skladových kartách, evidovaných na daném skladu, způsob ocenění záporných výdejů, chování při výdeji k převodu mezi sklady do záporných stavů aj. Kromě výše uvedených vlastností, které ovlivňují chování vlastních mechanismů Skladového jádra, jsou zde uvedeny sumární údaje o objemu finanční zásoby daného skladu. Pro vybranou akciovou společnost navrhuji níže uvedenou definici skladů. Protože je nákladový účet 501 Spotřeba materiálu analyticky rozčleněn podle jednotlivých druhů materiálu, doporučila bych společnosti nastavit skladovou evidenci tak,

4.7


45

aby každý druh materiálu byl veden na jednom skladě a účet 112 Materiál na skladě by tedy měl stejné analytické členění jako účet spotřeba materiálu. 501 SPOTŘEBA MATERIÁLU 501010 501030 501040 501050 501060 501070 501090 501091 501100 501101 501110 501120 501130 501140 501150 501160 501170 501180 501190 501200 501210 501220 501230 501240 501250 501260 501280 501290

Molino, textil, koberce Chemikálie, hnojivo Čisticí a hygienické potřeby Tapetovací papír Spojovací materiál Ostatní materiál Benzín TÚ Benzín ZÚ Nafta TÚ Nafta ZÚ Obaly Oleje Řezivo Náhradní díly Substráty, drť, semena Malířský a natěračský materiál Hutní materiál Ochranné pracovní pomůcky Ostatní materiál Elektromateriál Stavební materiál Instalační materiál (vodo, topo . . . ) Kancelářské potřeby Nářadí Aranžérský materiál Reklamní předměty Drobný majetek do 10 000 Kč Propagační materiál

112 MATERIÁL NA SKLADĚ 112000 Nezařazená zásoba 112010 Molino, textil, koberce 112030 Chemikálie, hnojiva 112040 Čisticí a hygienické potřeby 112050 Tapetovací papír 112060 Spojovací materiál 112070 Ostatní materiál 112090 Benzín TÚ - sklad 112091 Benzín ZÚ - sklad 112100 Nafta TÚ - sklad 112101 Nafta ZÚ - sklad 112110 Obaly - sklad 112120 Oleje 112130 Řezivo 112140 Náhradní díly 112150 Substráty, drť, semena 112160 Malířský a natěračský materiál 112170 Hutní materiál 112180 Ochranné pracovní pomůcky 112190 Ostatní materiál 112200 Elektromateriál 112210 Stavební materiál 112220 Instalační materiál (vodo, topo . . . ) 112230 Kancelářské potřeby 112240 Nářadí 112250 Aranžérský materiál 112260 Reklamní předměty 112280 Drobný majetek do 10 000 Kč 112290 Propagační materiál 112528 Nápoje při extrémních podmínkách 112543 Dary a ceny 132 ZBOŽÍ NA SKLADĚ A V PRODEJNÁCH 132100 Zboží na skladě

Skladové jádro informačního systému KARAT podporuje všechny tři zákonem dané metody oceňování zásob (pevné ceny, průměrné ceny, FIFO). Společnosti Výstaviště Flora Olomouc, a. s. bych doporučila používat jako metodu oceňování me-

4.7


46

todu FIFO, která předpokládá, že se nejprve spotřebovávají nejstarší dodávky, i když tomu tak ve skutečnosti (tj. fyzicky) ani zdaleka nemusí být. Definice skladu disponuje funkčností automatického, či poloautomatického zakládání skladových karet na konkrétní sklady z nomenklatur dle definovaných pravidel. Tato pravidla jsou předmětem evidence další záložky detailu skladu. Skladové karty Definice skladu disponuje funkčností automatického, či poloautomatického zakládání skladových karet na konkrétní sklady z nomenklatur dle definovaných pravidel. Tato pravidla jsou předmětem evidence další záložky detailu skladu. Konečně nomenklatura umístěná na konkrétní sklad je vlastní skladovou kartou, na které jsou evidovány vlastní operace (pohyby zásob) a tomu odpovídající stavy množstevní a finanční. Skladová karta dědí základní informace z nomenklatury, ze které vznikla. Z jedné nomenklatury může na jednom skladě existovat právě pouze jedna skladová karta, tzn., že z jedné nomenklatury může vzniknout jen tolik skladových karet, kolik je v systému definováno skladů. Tato karta nese číselné (kódové) označení stejně jako název a evidenční měrnou jednotku jako nomenklatura, ze které vznikla. Skladové pohyby V neposlední řadě je nutno nadefinovat druhy pohybů v číselníku, který má zásadní význam jak pro zaúčtování skladových transakcí, neboť se zde definuje přesná interpretace účetních předpisů, tak pro jejich přehledné vyhodnocení. Návrh, jak tyto skladové pohyby definovat je uveden na následující straně. Jedná se především o parametr účtování pohybů, který definuje, která stana bude v účetním deníku, resp. v hlavní účetní knize použita pro souvztažný zápis o skladové transakci (MD nebo D). Nastavení definice stran přímo ovlivňuje chování systému, a to především ve vztahu k použití konkrétních analytických účtů. Je-li na tomto místě řečeno, že bude použit skladový účet, budou systémem v okamžiku vytváření datového zdroje pro zaúčtování skladového pohybu procházeny údaje skladových karet, skupin skladových karet a skladů v uvedeném pořadí a bude hledán pro konkrétní skladovou položku analytický účet zásoby. Je-li zde řečeno, že bude použit pohybový účet, budou systémem v okamžiku pořizování položky prvotního dokladu procházeny účetní údaje skladových karet, skupin skladových karet a skladů v uvedeném pořadí, a bude hledán pro konkrétní skladovou položku analytický účet protistrany. Tento bude v okamžiku vygenerování skladových pohybů přenesen z prvotních dokladů na položku skladového pohybu a při zaúčtování bude použit jako účet souvztažného zápisu proti účtu zásoby.

4.7

47


Nákup od dodavatele Příjem z převodu (karty) Příjem z převodu (sklady) Příjem přebytku Příjem SN z převodů Příjem SN z rozpouštění Výdej na akci Výdej SN k převodům Výdej SN k rozpouštění Prodej odběrateli Výdej zásob - dary Výdej zásob do spotřeb Výdej k převodu (karty) Výdej k převodu (sklady) Výdej schodku

4.7.4

MD MD MD MD MD MD MD MD MD MD MD MD MD MD MD

skladový účet skladový účet skladový účet skladový účet skladový účet skladový účet pohybový účet pohybový účet pohybový účet pohybový účet pohybový účet pohybový účet pohybový účet pohybový účet pohybový účet

D D D D D D D D D D D D D D D

pohybový účet pohybový účet pohybový účet pohybový účet pohybový účet pohybový účet skladový účet skladový účet skladový účet skladový účet skladový účet skladový účet skladový účet skladový účet skladový účet

Návrh na zavedení agendy Odbyt

Z pohledu Skladového jádra jde o agendu, která přímým způsobem ovlivňuje stavy Skladového jádra na úrovni fyzických stavů na atributech a skladových kartách. Agenda obsahuje širokou škálu standardních sestav pro statické vyhodnocování pořízených dat. V informačním systému KARAT jsou odbytové dokladové agendy typu příjmových, resp. výdajových listů, rozděleny na vnitřní a vnější. Z pojmenování těchto agend je patrné, že u vnějších (externích) evidencí se jedná o pohyb zásob, kdy dodavatelem (resp. odběratelem v případě výdajových listů) je externí partner, zatímco u vnitřních agend se jedná o pohyb zásob v rámci účetní jednoty. Vnější, resp. externí, doklady mohou být pořízeny do systému ručně, nebo vygenerováním z objednávek, resp. ceníků. Příjmové listy Vnitřní příjmové listy jsou doklady o skladové transakci typu příjem na sklad v rámci účetní jednotky, kde dodávajícím i přijímajícím subjektem jsou subjekty obsažené ve vnitřní organizační struktuře účetní jednotky. Podkladem pro vytvoření vnitřního příjmového listu je vnitřní výdajový list, hlášení výroby apod. Vnější příjmové listy jsou doklady o skladové transakci typu příjem na sklad v rámci účetní jednotky, kde dodávajícím subjektem je externí partner (dodavatel) a přijímacím subjektem je subjekt obsažený ve vnitřní struktuře účetní jednotky. Podkladem pro vytvoření dokladu je ve většině případů dodací list, nebo přijatá faktura.

4.7


48

Výdajové listy Jedná se o agendu prvotních dokladů, která řeší na jedné straně úbytek zásoby ze skladu a na straně druhé datovou základnu pro vznik vydané faktury. Opět IS KARAT umožňuje členění dle charakteru na výdajové listy vnitřní a vnější. Vnitřní výdajové listy jsou doklady o skladové transakci typu výdej ze skladu v rámci účetní jednotky, kde odebírajícím subjektem je subjekt obsažený ve vnitřní organizační struktuře podniku. Tento doklad je podkladem pro vytvoření vnitřního příjmového listu. Tyto skladové transakce je možno provádět na základě požadavků jednotlivých interních organizačních celků (v případě VFO, a. s. jiného hospodářského střediska). Vnější výdajové listy jsou doklady o skladové transakci typu výdej ze skladu v rámci účetní jednotky, kde přijímajícím subjektem je externí partner (odběratel). Logickým ukončením takové transakce je doklad typu vydaná faktura. Převáděcí listy Převáděcí list je speciální druh dokladu, který zajistí vygenerování vnitřního výdajového listu a vnitřního příjmového listu. To znamená, že ke každému převáděcímu listu existují právě dva doklady, které jsou vygenerovány systémem, a které jsou následně zdrojem pro automatické generování pohybů na skladových kartách. Převáděcí list je tedy možno použít v případech meziskladových přesunů, kdy se jedná o pohyb mezi sklady v rámci jedné účetní jednotky. 4.7.5

Návrh na zavedení agendy Inventury skladů

Inventury v IS KARAT lze provádět nad všemi sklady definovanými v číselníku skladů modulu Skladové jádro. Vlastní inventarizace zásob v systému KARAT probíhá v těchto krocích. Inventura je založena pořízením inventurního dokladu, kde je uveden seznam skladů, nad kterými daná inventarizace probíhá. Následuje vygenerování položek pořízeného inventurního dokladu podle aktuálního stavu skladových karet a skutečné zahájení inventury. Informační systém KARAT umožňuje tisk podkladů pro vedení inventury, tímto je inventurní soupis, což je seznam inventarizovaných skladových zásob. Lze tisknout i včetně stavů zásob bezprostředně po zahájení inventury. Vytištěný inventurní soupis slouží jako podklad k vlastní fyzické inventarizaci zásob a k zaznamenání zjištěných skutečných stavů zásob. Fyzickou inventurou zjištěné stavy se zadávají do položek inventurního dokladu a tímto vznikne v systému podklad pro vyčíslení inventurních rozdílů. Při uzavření inventury systém vygeneruje záznam do tabulky Prvotní doklady pohybů z těch položek inventury, na kterých byl nalezen rozdíl (skladové karty, na kterých se evidovaný stav odlišoval od stavu zjištěného fyzickou inventurou). Tyto záznamy dorovnají stavy na skladových kartách tak, aby odpovídaly fyzicky zjištěným skutečným stavům při inventuře a zajistí zaúčtování inventurních rozdílů.

4.7


49

Dokladové řady inventur a vazbu na sklady doporučuji nadefinovat tak, aby každý z definovaných skladů měl svou vlastní dokladovou evidenci prováděných inventur. 4.7.6

Vazby Skladového jádra a ostatních agend modulu Sklady a Prodej

Skladové jádro samo o sobě nemá s výjimkou přesunů mezi atributy či kartami žádnou prvotní dokladovou evidenci, kterou by bylo možno využívat pro přímé pořizování dokladů o pohybu zásob. Všechny tyto operace se odehrávají v navazujících evidencích, které jsou kolem Skladového jádra rozmístěny. Některé z těchto evidencí mají do Skladového jádra přímý dopad (agendy Odbyt, Objednávky a agenda Inventury skladů), některé slouží pouze jako podpůrné evidence bez přímého dopadu do Skladového jádra (agenda Ceníky) a některé jsou finálním dopadem, které využívají informace z evidencí zapisujících přímo do Skladového jádra (agenda Fakturace). V informačním systému KARAT existují odběratelské a dodavatelské ceníky. Odběratelské ceníky, jak jejich název napovídá, plní v systému funkci databáze odběratelských prodejních cen. Údaje z odběratelských ceníků lze využít k pořízení odběratelských dokladů, zejména přijatých (odběratelských) objednávek, výdajových listů, faktur vydaných a paragonů. Vzhledem k tomu, že vybraná akciová společnost nemá nadefinované Skladové jádro, využívá ceníky pouze k pořízení objednávek. Dodavatelské ceníky slouží k evidenci cen, za které je možno nakupovat od smluvních dodavatelů zboží, materiál či služby. Údaje z dodavatelských ceníků lze využít při pořízení příjmových listů, k ocenění položek přijímaných na sklad pořizovací ceníkovou cenou a dále k evidenci vývoje dodavatelských cen. Z dodavatelských ceníků lze také zjistit informace o tom, který dodavatel nabízí žádané zboží, materiál či služby nejvýhodněji. Dokladová agenda objednávek slouží k evidenci požadavků, které společnost obdržela písemnou či jinou formou od externích odběratelů nebo vnitropodnikových útvarů. Objednávky mohou být zdrojem pro generování výdajových listů, kterými je požadavek na dodávku objednané zásoby vydodán. Zároveň z pohledu rezervací vytváří přijatá objednávka požadavek na rezervaci či vykrytí takové objednávky. Vnější, resp. externí, doklady odbytové evidence mohou být pořízeny do systému ručně, nebo vygenerováním z objednávek, resp. ceníků. Zakončením obchodního případu je fakturace. Faktury vydané mohou primárně vznikat generováním z výdajových listů, kterou jsou podkladem pro fakturaci. Z uvedeného vyplývá, jakým způsobem jsou všechny agendy modulu Sklady a Prodej vzájemně propojeny. Přínos zavedení Skladového jádra IS KARAT do užívání by byl tedy nejen z hlediska fungování skladové evidence jako takové, ale i z hlediska využití Skladového jádra především při pořizovaní faktur vydaných.

5

5

DISKUZE

50

Diskuze

Informační systém KARAT je ve společnosti Výstaviště Flora Olomouc, a. s. používán již téměř dva roky. IS KARAT v podmínkách vybrané společnosti je velice rozsáhlý a otevřený všem jejím potřebám. Naprosto splňuje veškeré požadavky firmy, především ty na správné vedení účetnictví. Podle mého názoru je však ve společnosti VFO, a. s. informační systém využíván nedostatečně, a to vzhledem k faktu, že byli všichni pracovníci pro práci s IS KARAT proškoleni. Investice takového charakteru by si jistě zasloužila efektivnější využití. Nedostatečné využívání systému je dle mého názoru, způsobeno tím, že je systém pro běžného uživatele nepřehledný a příliš složitý. Proto většina zaměstnanců společnosti využívá ke své činnosti jen opravdu nejnutnější části informačního systému KARAT. Příkladem minimálního využívání je evidence „obchodní partneřiÿ v modulu Organizace. Pracovníci obchodních oddělení ve společnosti vůbec nepoužívají IS KARAT ke komunikaci se zákazníkem, k vystavování obchodních smluv či například k popisu jednotlivých fází konkrétního obchodu. Veškeré související informace evidují mimo informační systém, čímž se jejich práce stává neefektivní. Tímto jsou znemožněny důležité výstupy IS pro hodnocení partnerů podle různých kritérií a také zastupitelnost pracovníků v obchodních jednáních. Využití evidence partnerů se ve společnosti Výstaviště Flora Olomouc, a. s. zatím omezuje pouze pro evidenci smluv a vystavování faktur na základě objednávek. Nejvíce zarážející pro mně bylo zjištění, že společnost VFO, a. s. vůbec nevyužívá účetní modul Sklady a Prodej, a to i přesto, že je informační systém KARAT v provozu již dva roky. Vedení skladové evidence, resp. její nevedení v IS KARAT, považuji za největší nedostatek společnosti. Veškerá skladová evidence je v podmínkách účetní jednotky vedena ručně, což při ročním pohybu na skladech, v objemu řádově milionu Kč, je zcela neefektivní. A to jak pro osoby zajišťující vedení skladu, které musí ručně pořizovat skladové příjemky a výdejky, tak pro účetní, která musí ručně vystavené doklady individuálně zaúčtovat. Proto doporučuji začít modul Sklady a Prodej v celé jeho šíři co nejdříve využívat. Avšak kromě tohoto modulu jsou ostatní nezbytné evidence již s účetnictvím propojeny, automaticky se zaúčtovávají, generují se příkazy k proplacení, které jsou následně zaplaceny přes elektronické propojení IS KARAT s bankou. Dle mého názoru nebude informační systém KARAT ve společnosti Výstaviště Flora Olomouc, a. s. nikdy využit v plném rozsahu. Avšak doporučuji společnosti, aby se její pracovníci naučili se systémem lépe pracovat, a tím zvýšili i úroveň produktivity práce. Při správném využívání nabízí IS KARAT nesčetné možnosti, jako například různé filtrování a hodnocení, což umožňuje lepší plánování výnosů a nákladů společnosti, či hledání úspor. Závěrem diskuze bych se pozastavila nad cenou informačního systému KARAT. Pořizovací cena ve výši 825 475 Kč se může zdát na první pohled odstrašující. Z tohoto důvodu jsem řešení společnosti KARAT Software, a. s. porovnala s konkurenční nabídkou. Konkrétně se jednalo o srovnatelný produkt firmy Stormware, s. r. o., a to

5

DISKUZE

51

informační systém POHODA E1 2010 Premium. Předpokladem pro srovnání obou systémů byla skutečnost, že společnost Výstaviště Flora Olomouc, a. s. disponuje 29 pracovními stanicemi. Na základě tohoto údaje pak byla zjištěna cena konkurenčního produktu ve výši 35 784 Kč. Je ovšem nutné dodat, že oproti IS KARAT je licence k užití informačního systému POHODA E1 určená pro stanovený počet pracovních stanic. Pokud bychom chtěli připojit další pracovní stanici, bylo by pak nutné zakoupit pro tuto stanici licenci. V takovém případě by s každou přidanou pracovní stanicí rostla cena pořízení informačního systému. Další nákladovou položkou by v takovém alternativním případě byla nutnost každoroční investice do servisu a aktualizací. Částka zmíněné investice by pro potřeby společnosti Výstaviště Flora Olomouc, a. s. za rok 2010 činila 41 868 Kč. I pro tuto částku však platí, že se s každou další pracovní stanicí navyšuje.

6

6

ZÁVĚR

52

Závěr

Pro potřeby bakalářské práce „Informační systém vybrané akciové společnosti se zaměřením na účetní modulyÿ byla vybrána akciová společnost Výstaviště Flora Olomouc, která patří k předním českým výstavnickým organizacím. Od roku 1966, kdy byla vybraná akciová společnost založena, vedla své účetnictví ručně. S příchodem prvního počítačového vybavení začala používat účetní program od firmy Galečka, což přineslo do oblasti zpracování účetních dat především rychlost, přesnost, přehlednost a úsporu pracovních sil. V další fázi se společnost VFO, a. s. rozhodla, že začne používat komplexní informační systém. Vybraná společnost si za dodavatele svých informačních systémů zvolila akciovou společnost KARAT Software. V první fázi byl ve společnosti VFO, a. s. instalován informační systém ISO. Tento systém byl však pro podnik později nevyhovující, protože neumožňoval propojení mezi jednotlivými úseky společnosti. V roce 2007 se vedení VFO, a. s. rozhodlo pro koupi nového informačního systému KARAT. Vybraný IS je komplexní podnikový informační systém určený pro řízení středně velkých a velkých obchodních a výrobních organizací a společností podnikajících v sektoru služeb. IS KARAT je systémem, který lze, resp. jeho výstupy, široce využít. A který je otevřený všem požadavkům vybrané akciové společnosti. Nyní se IS KARAT již dva roky nachází ve fázi životního cyklu informačního systému - rutinní provoz. Ještě před samotným zavedením IS KARAT do provozu (leden roku 2008), musela společnost Výstaviště Flora Olomouc, a. s. provést technické zajištění realizace. Investice do operačního systému a hardwarového vybavení celkově činila 368 487 Kč. Pořizovací cena samotného informačního systému KARAT činila 825 475 Kč. Cena srovnatelného konkurenčního produktu, kterým byl zvolen informační systém POHODA E1 2010 ve variantě Premium, by pro potřeby společnosti Výstaviště Flora Olomouc, a. s. činila 359 784 Kč. Tato cena je však pouze cenou pořizovací, která neobsahuje každoroční náklady spojené s údržbou informačního systému. Při zachování aktuálního počtu uživatelů by hodnota těchto nákladů činila 41 868 Kč. Z nastudování IS KARAT vyplynulo, že pro podmínky společnosti Výstaviště Flora Olomouc, a. s. obsahuje jeho standardní nastavení sedm aplikačních modulů (Organizace, Účetnictví, Finance, Sklady a Prodej, Personalistika a Mzdy, Systémová správa a Majetek). Podrobnou analýzou bylo zjištěno, jak jednotlivé moduly fungují a jakým způsobem jsou v informačním systému propojeny. Dále bylo zjištěno, jakým způsobem probíhá zpracování účetních transakcí. Z důsledné analýzy vyplynulo, že pro VFO, a. s. je IS KARAT naprosto dostačující a stoprocentně splňuje veškeré požadavky společnosti. Lze tedy konstatovat, že je pro společnost VFO, a. s. zcela vhodný. Avšak také bylo zjištěno, že i přesto, že je IS KARAT pro vybranou akciovou společnost vhodný, je v jejím prostředí využíván s výraznými omezeními. Bohužel je systém využíván zaměstnanci společnosti Výstaviště Flora Olomouc, a. s. jen v nej-

6

ZÁVĚR

53

nutnějších případech. Tímto je ztracena možnost využití veškerých výstupů, které IS KARAT nabízí. Tyto cenné informace, o které vybraná akciová společnost vlastní vinou přichází, by bylo možno využít pro zajištění lepšího a efektivnějšího hospodaření akciové společnosti Výstaviště Flora Olomouc. Na základě těchto zjištění byl vypracován podrobný návrh, jak postupovat při zavedení skladové evidence v IS KARAT do užívání.

7

7

POUŽITÉ ZDROJE

54

Použité zdroje

Brada, J. Základy účetnictví. Praha: VŠCHT Praha, 2007. 157 s. ISBN 80-7080636-4. Janků, M. a kol. Základy práva pro posluchače neprávnických fakult. Praha: C. H. Beck, 2006. 642 s. ISBN 80-7179-499-6. Kovanicová, D. Abeceda účetních znalostí pro každého. Praha: Polygon, 2008. 418 s. ISBN 80-7273-152-7. McNurlin B C., Sprague R. H. Information Systems Management in Praktice. Prentice-Hall, 1989. Molnár, Z. Efektivnost informačních systémů. Praha: Grada Publishing, 2001. 179 s. ISBN 80-247-0087-5. Molnár, Z. Moderní metody řízení informačních systémů. Praha: Grada Publishing, 1992. 347 s. ISBN 80-85623-07-2. Molnár, Z. Podnikové informační systémy. Praha: Vydavatelství ČVUT, 2004. 127 s. ISBN 80-01-03079-2. Rybička, J. LATEX pro začátečníky. Brno: Konvoj, 2003. 238 s. ISBN 80-7302049-1. Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů [online]. Poslední revize 2009 [cit. 2009-12-16]. Dostupné z: . Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví [online]. Poslední revize 2009 [cit. 2009-11-21]. Dostupné z: . Zákon č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník [online]. Poslední revize 2009 [cit. 2009-12-11]. Dostupné z: .

Informační systém vybrané akciové. moduly

Recommend Documents