MEMO aan Commissie B&O
datum 1 september 2015
van DB onderwerp Voortgang organisatieontwikkeling na de fusie
Inleiding Tijdens de eerste commissievergadering in 2015 heeft de programmacoördinator Besturen & Organiseren de nieuwe opzet van het programma gepresenteerd aan de gelijknamige commissie. In feite bestaat het programma uit de organisatieontwikkeling die na de fusie is ingezet. Tijdens de presentatie is gesproken over gewenste ontwikkelrichtingen en geplande maatregelen voor 2015. Er is toegezegd dat we u regelmatig zullen informeren over de voortgang van de maatregelen en u bij belangrijke thema’s zullen betrekken. Op elke commissie-agenda zijn daarom onderdelen van het programma te vinden. Bij meerdere maatregelen is een klankbordgroep van AB-leden actief. In het Bestuurlijk Voortgangsrapport (BVR) 2015 volgt de actuele bestuurlijke stand van zaken, meer op hoofdlijnen en afgestemd op de financiële aspecten. In dit memo informeren we u eenmalig wat uitgebreider, mede op uw verzoek in de commissievergadering. De conclusie van dit memo is dat er veel in gang is gezet. De eerste resultaten zijn bereikt. Het programma ligt behoorlijk op koers voor 2015, maar daarmee zijn we er nog niet. In 2016 en verder zullen opgestelde visies leiden tot concretere maatregelen en komt er tijd voor andere accenten om verder te werken aan een wendbare organisatie en een toekomstbestendig waterschap Vechtstromen. De acht ontwikkelsporen Zoals in de Meerjarenverkenning (MJV) 2016-2019 is uitgewerkt, wordt het programma aangepakt langs acht ontwikkelsporen. Deze sporen zijn gericht op het faciliteren van de primaire taakuitvoering, op bestuurlijke ontwikkeling en op organisatieontwikkeling: A. Partnerschap (‘verbindend samenwerken’) B. Duurzaamheid en innovatie C. Maatschappelijk belang centraal (transparantie, klantgerichtheid) D. Bestuurlijke ontwikkeling E. Slim organiseren (effectiviteit, efficiëntie en flexibiliteit in de organisatie) F. Bewegen, verjongen en inspireren (goed werkgeverschap) G. Verbindend leiderschap H. Cultuurontwikkeling In de komende paragrafen wordt per ontwikkelspoor de voortgang van de maatregelen toegelicht. Het symbool
betekent ’werk in uitvoering’, kortom, met het uitvoeren van de activiteit is begonnen en
het symbool wil zeggen dat de activiteit afgerond is. Daarnaast is door middel van (bijvoorbeeld) ‘Q4 ’15’ aangegeven dat de activiteit afgerond dient te zijn in het laatste kwartaal van 2015. Ontwikkelspoor A: Partnerschap Dit ontwikkelspoor richt zich op de volgende programmadoelen: Vechtstromen is ‘samenwerkingsvaardig’ (competenties). Partnerschap zit in het DNA van Vechtstromen (houding en gedrag).
De volgende maatregelen zijn benoemd om een bijdrage te leveren aan de programmadoelen: Inspiratiebijeenkomst partnerschap
Ontdekken van succesvolle aanpakken langs inhoudelijke cases
continu
Opzetten stakeholdermanagement
Verdiepende bijeenkomst management
Q3 ‘15
Toelichting op de voortgang: Op 1 juli heeft een inspiratiebijeenkomst in het kader van partnerschap plaatsgevonden in Hardenberg. Een groot deel van de bestuurders en medewerkers heeft hier aan deelgenomen. De reacties waren over het algemeen erg positief. Het DB heeft een aanpak voor stakeholdermanagement bepaald. Als onderdeel hiervan wordt voor de belangrijkste partners een stakeholderteam samengesteld, bestaande uit een bestuurder, een strategisch adviseur en een regiehouder. Dit staat los van het uitgangspunt dat binnen Vechtstromen iedereen omgevingsgericht werkt en een rol heeft in stakeholdermanagement. Verder wordt gewerkt aan stakeholderplannen voor de wijze waarop ambtelijk en bestuurlijk de samenwerking met de desbetreffende partner wordt ingevuld, om zodoende de doelen van Vechtstromen in relatie tot de doelen van de partner te kunnen realiseren. Er wordt bewust gereflecteerd op de invulling van partnerschap in een aantal concrete cases en geëxperimenteerd met nieuwe aanpakken. De geselecteerde cases zijn: o Wateropgave Vechtstromen Noord o Visie Recreatief medegebruik o Klimaat Actieve Stad o Beheer en Onderhoud o Gewenste Grond- en oppervlaktewaterregime De bedoeling is om best practices te destilleren uit onze ervaringen met deze cases. In het najaar vindt een managementbijeenkomst plaats, waarin directie, eenheidsmanagers en teamleiders het thema partnerschap verder zullen verdiepen. Partnerschap als thema wordt verder meegenomen in de ontwikkelsporen verbindend leiderschap, cultuurontwikkeling en bewegen, verjongen & inspireren. Ontwikkelspoor B: Duurzaamheid en innovatie Dit ontwikkelspoor richt zich op de volgende programmadoelen: Vechtstromen is een innovatieve organisatie. Vechtstromen is een duurzame organisatie. De volgende maatregelen zijn benoemd om een bijdrage te leveren aan de programmadoelen: Innovatievisie (2014)
Duurzaamheidsvisie
Innovatiestrategie
Duurzaamheidsstrategie
Q4 ‘15 Q1 ‘16
Toelichting op de voortgang: In 2014 is de innovatievisie vastgesteld. Om deze toepasbaar te maken, is deze in 2015 vertaald naar een innovatiestrategie en innovatieagenda. Hierin zijn concrete innovatieve maatregelen benoemd, langs een aantal kansrijke thema’s: building with nature, klimaatactieve stad, watertechnologie en sociale innovatie. Ook is er een innovatiebudget beschikbaar gesteld door het bestuur, om innovatie-activiteiten te kunnen aanjagen.
Pagina 2|8
Een vergelijkbaar traject volgt in het najaar ook met betrekking tot duurzaamheid. De visie op duurzaamheid wordt u in oktober aangeboden, waarna deze wordt uitgewerkt in een duurzaamheidsstrategie en duurzaamheidsagenda voor de komende jaren.
Ontwikkelspoor C: Maatschappelijk belang centraal Dit ontwikkelspoor richt zich op de volgende programmadoelen: Vechtstromen is een transparante organisatie. Vechtstromen is een klantgerichte organisatie. De volgende maatregelen zijn benoemd om een bijdrage te leveren aan de programmadoelen: Communicatievisie Participatiebeleid Strategie voor externe dienstverlening (+ implementeren servicenormen Unie)
Q4 ‘15 Q1 ‘16
Integriteitsbeleid
Q4 ‘15
Aansluiten bij www.openspending.nl
Q4 ‘15
Toelichting op de voortgang: De gesprekken rondom de communicatievisie zijn in het voorjaar opgestart, op ambtelijk en bestuurlijk niveau. De communicatievisie krijgt in het najaar concreet gestalte. U wordt hier in de vergadering van 16 september bij betrokken. De bedoeling is om de communicatievisie te behandelen in de formele AB-vergadering op 25 november. Het traject om te komen tot een participatiebeleid heeft raakvlakken met de communicatievisie. Beide onderwerpen worden daarom zoveel mogelijk in samenhang aangepakt, waarbij het participatiebeleid begin 2016 geagendeerd wordt. Dit jaar implementeren we de servicenormen voor dienstverlening, conform de afspraak in Unieverband. Tijdens de implementatie en het gebruik van de servicenormen krijgen we meer zicht op de mogelijke verbeteringen voor onze dienstverlening. Dit is bepalend voor de aanpak richting een dienstverleningsstrategie. Dit najaar worden de formele aspecten (gedragscode, regelingen) van het integriteitsbeleid vastgesteld, zowel bestuurlijk als ambtelijk. Vervolgens is het van belang dat regelmatig aandacht wordt besteed aan integriteitsaspecten in het dagelijks werk. Zowel in AB- als in DB-verband vindt daarom een gesprek plaats over de implicaties van het integriteitsbeleid. Ook ambtelijk zullen dergelijke gesprekken op regelmatige basis worden georganiseerd, startend in het najaar van 2015. Vechtstromen heeft zich, op verzoek van het AB, aangesloten op het platform www.openspending.nl . Dit is één van de middelen om openheid te geven over onze inkomsten en uitgaven. We volgen hiermee het voorbeeld van steeds meer overheden, waaronder een groeiend aantal waterschappen. Ontwikkelspoor D: Bestuurlijke ontwikkeling Dit ontwikkelspoor richt zich op de volgende programmadoelen: De rolinvulling van algemeen en dagelijks bestuur sluit aan op de complexe multischalige omgeving.
Pagina 3|8
De volgende maatregelen zijn benoemd om een bijdrage te leveren aan het programmadoel: Weekbericht van DB aan AB
Gezamenlijk gesprek DB en AB m.b.t. besturen op hoofdlijnen Spelregels collegiaal besturen (DB) (incl. invulling DB-accounts richting AB) Invulling veldbezoeken en themabijeenkomsten (DB) Opzetten bestuurlijke activiteitenkalender
Q3 ‘15
Verbeteren bestuurlijk inzicht in projecten Cursus bestuurlijk schrijven voor adviseurs Verbeteren voorbereiding en agendering commissies Verkenning digitale archiefopbouw t.b.v. AB Verkennen scenario’s vergaderopstelling AB
Q3 ‘15
Q3 ‘15 Q3 ‘15
Toelichting op de voortgang: De wekelijkse berichten van het DB aan het AB dragen bij aan wederzijdse informatie-uitwisseling. Op 4 maart jl. hebben DB en AB onder begeleiding van prof.dr. Marcel Boogers gesproken over de kansen/uitdagingen in het besturen op hoofdlijnen. Het DB heeft wekelijks een collectief programma met betrekking tot strategische thema’s, projecten en/of partnerschap. Denk hierbij aan veldexcursies, themabijeenkomsten en ontmoetingen met partners/stakeholders. Er wordt gewerkt aan meer projectinformatie voor de AB-leden en fractievertegenwoordigers, onder andere door: o uitnodigingen voor bijeenkomsten voor belanghebbenden, o periodieke bestuurlijke projectinformatie over lopende projecten; o ambtelijke contactpersonen voor lopende en nieuwe projecten; o jaarlijkse busexcursie, zoals dit jaar op 19 juni is georganiseerd. De medewerkers die bestuurlijke voorstellen opstellen, volgen op dit moment een (opfris)cursus om de opbouw, leesbaarheid en integraliteit van voorstellen te verbeteren. Tijdens de eerste commissievergadering van 2015 zijn onderwerpen opgehaald die de commissie graag behandeld wil zien in de komende periode. Op basis hiervan zijn op 25 maart in de drie commissievergaderingen voorstellen gedaan tot behandeling van thema’s. In het vervolg wordt in de commissie jaarlijks stil gestaan bij agendavorming. Ook de geannoteerde agenda’s die sinds maart 2015 worden opgesteld, dragen bij aan een betere voorbereiding op commissievergaderingen en informele AB-bijeenkomsten. Met uitbreiding van het iBabs-pakket wordt verwacht aan de wensen voor archiefopbouw te kunnen voldoen. Hierbij is een klankbordgroep van AB-leden betrokken. Na de zomer verschijnt een eerste opzet van de bestuurlijke activiteitenkalender. Ten aanzien van de vergadersetting bij de formele AB-vergaderingen heeft een gesprek met de architect van het waterschapskantoor in Almelo plaatsgevonden. Enkele scenario’s tot wijziging van de vergadersetting worden aan u voorgelegd. Tijdens haar afgelopen reflectiebijeenkomst heeft het DB een aantal werkafspraken gemaakt, die het collegiaal besturen van het DB verder kunnen verbeteren. Daarnaast is gesproken over de rol als accountbestuurder richting de AB-fracties. De behoefte is er hieraan eenduidig invulling te Pagina 4|8
geven. De accountbestuurder onderhoudt de relatie met de fracties en bespreekt diverse punten op hoofdlijnen. Nadere bespreking van inhoudelijke punten worden opgepakt door de inhoudelijk portefeuillehouder. Ontwikkelspoor E: Slim organiseren Dit ontwikkelspoor richt zich op de volgende programmadoelen: Vechtstromen heeft de beheerprocessen goed op orde. Vechtstromen is in staat om de bestuurlijke doelen te verwezenlijken. Vechtstromen is bedrijfsmatig ingericht. Vechtstromen werkt langs de principes van een lerende organisatie. De volgende maatregelen zijn benoemd om een bijdrage te leveren aan de programmadoelen: Invoeren van processturing (incl. LEAN)
Q4 ‘15
Implementeren Omgevingswet
Q4 ‘18
Verkenning van Assetmanagement
Q3 ‘15
Implementatie landelijke samenwerking crisisbeheersing
Q4 ‘15
Doorontwikkelen financiën
Q3 ‘15
Doorontwikkelen P&C-cyclus
Q3 ‘15
Professionaliseren informatiemanagement Implementeren Baseline
Q4 ‘15 Q4 ‘16
Samenwerking in Waterkracht op het gebied van inkoop, HRM, ICT en zuiveren. Deelnemen aan benchmarks
Informatieveiligheid Strategie voor omgaan met inhuur / flexibele schil Huisvestingsstrategie
Q4 ‘18 Q1 ‘16
Toelichting op de voortgang: Het invoeren van processturing bevindt zich in de oriënterende fase, waarbij wordt gekeken naar de best passende vorm bij de gewijzigde organisatiestructuur per 1-1-2015. Ondertussen worden al wel procesverbeteringstrajecten uitgevoerd, zoals bij het vergunnings-/handhavingsproces en het besluitvormingsproces (stukkenstroom). Ervaringen die daar worden opgedaan, zijn input voor de oriënterende fase, die na de zomer wordt afgerond. Daarna volgt bredere implementatie. Op dit moment worden mogelijke scenario’s voor de invoering van assetmanagement verkend. De verkenning wordt naar verwachting in het vierde kwartaal afgerond. De doorontwikkeling van financiële processen binnen Vechtstromen geeft een vervolg aan de optimalisatie van de financiële processen in 2014. Een doorontwikkeling is nodig om goed aan te sluiten op de nieuwe organisatiestructuur per 1 januari 2015 en een aantal verbeterpunten door te voeren. Het project is inmiddels afgerond. Na de zomer informeren wij u over de resultaten. Voor de doorontwikkeling van de (bestuurlijke) P&C-cyclus zijn onlangs wensen en verbeterideeën opgehaald bij een klankbordgroep van AB-leden. Deze worden uitgewerkt en teruggelegd bij de klankbordgroep. U wordt hiervan op de hoogte gehouden. Informatiemanagement wordt verder geprofessionaliseerd door sturing op informatievoorziening te vergroten, het gegevensbeheer te organiseren en duidelijke afspraken te maken over rollen rond de informatievoorzieningen. Dit wordt naar verwachting in 2015 voor het belangrijkste gedeelte afgerond. Ondertussen gaat de aandacht uit naar continuïteit van onze ICT-voorzieningen. De voorbereidingen zijn gestart om uiterlijk met ingang van 2017 de Baseline Informatieveiligheid Waterschappen te hebben geïmplementeerd. Hiertoe zal (deels in samenwerking binnen Waterkracht) een beleid en een actieplan worden opgesteld. Pagina 5|8
Ook voor het implementeren van de Omgevingswet met ingang van 2018 zijn de eerste voorbereidingen gestart. Dit is een complexe, meerjarige operatie die impact zal hebben op een groot deel van de organisatie. Voor de implementatie van de landelijke visie Samenwerking crisisbeheersing 2020 zijn de eerste stappen gezet. Onder andere is gewerkt aan bestrijdings- en continuïteitsplannen, risicoprofielen, netcentrisch werken en het opleidingen/trainingen/oefeningen voor de calamiteitenorganisatie. We moeten als organisatie wendbaar blijven om aan te kunnen blijven sluiten op de veranderende omgeving. In dat kader verkennen we na de zomer een aantal scenario´s. Onderdeel hiervan is hoe we het best om kunnen gaan met inhuur van derden (incl. flexibele schil). In de informele AB-bijeenkomst van 15 april jl. heeft een aantal AB-leden het verzoek gedaan om de huisvestingsituatie (zowel hoofd- als bijgebouwen) te analyseren en te komen tot voorstellen om hier zo slim mogelijk mee om te gaan. Na de zomer wordt een opdrachtomschrijving hiervoor met u afgestemd. We nemen deel aan diverse benchmarks om ons te spiegelen aan en te leren van anderen. Voorbeelden hiervan zijn Waterschapspeil/Waterschapsspiegel (jaarlijks), Vensters voor Bedrijfsvoering (jaarlijks) en medewerkertevredenheidsonderzoeken (tweejaarlijks). U wordt op de hoogte gehouden over de uitkomsten van deze benchmarks.
Ontwikkelspoor F: Bewegen, verjongen en inspireren Dit ontwikkelspoor richt zich op de volgende programmadoelen: Vechtstromen is een goede werkgever. Vechtstromen heeft een toekomstbestendig personeelsbestand. De volgende maatregelen zijn benoemd om een bijdrage te leveren aan de programmadoelen: Opstellen HR-strategie
Q4 ‘15
Samenstellen centraal Opleidingsaanbod
Q4 ‘15
Samenwerkingsverbanden om uitwisseling en mobiliteit te faciliteren. Stimuleren van verjonging
Continu Continu
Toelichting op de voortgang: Er wordt gewerkt aan een geactualiseerde HRstrategie, waarin een aantal thema’s wordt verwerkt: o Human Capital Agenda van de topsector Water; o het beleid voor de afwegingen vaste kern flexibele schil (zie eerder in memo); o strategische personeelsplanning (hoe gaan we in de toekomst om met uitstroom, behoud van strategische kennis en opvolging van key-posities); o strategische visie uit een aantal ontwikkelsporen, zoals leiderschapsontwikkeling, mobiliteit (instroom, doorstroom en uitstroom) en opleidingsbeleid. Zoals eerder toegezegd, wordt de HR-strategie in één van de commissievergaderingen behandeld. Er wordt een centraal opleidingsaanbod samengesteld, op basis van veel voorkomende opleidingsthema’s onder medewerkers. De uitrol Pagina 6|8
hiervan volgt dit najaar. Voor het opleidingsaanbod wordt gekeken naar mogelijkheden vanuit de diverse samenwerkingsverbanden, zoals de Twentse School en Waterkracht. We werken continu samen in allerlei verbanden om goede instroom en mobiliteit van medewerkers te faciliteren. Een goed voorbeeld hiervan is het platform Twentse Kracht – werken voor de Twentse Overheid (Twentsekracht.com), waar op regionale schaal opleidingen, vacatures en tijdelijke klussen worden aangeboden. Een mooi voorbeeld is de uitwisseling gedurende één jaar tussen een HR-adviseur van Vechtstromen en van de gemeente Enschede. In juni heeft de regionale Week van de mobiliteit plaatsgevonden, waarin een aantal collega’s een dag heeft meegedraaid bij een andere organisatie in Twente en de Achterhoek (zie afbeelding). We stimuleren verjonging door continu in te zetten op trainees (vanaf 2016 in Waterkracht), stages en leer-/ werkovereenkomsten (vooral in het primaire proces).
Ontwikkelspoor G: Verbindend leiderschap Dit ontwikkelspoor richt zich op de volgende programmadoelen: Het laten excelleren van de organisatie en de medewerker, zowel binnen als buiten de organisatie. Teamleiders ondersteunen om hun nieuwe verantwoordelijkheid optimaal te kunnen invullen. De volgende maatregelen zijn benoemd om een bijdrage te leveren aan de programmadoelen: Leiderschapsontwikkelingsprogramma directie, MT en teamleiders
Q4 ‘16
Diverse trainingen operationele managementvaardigheden
Q4 ‘15
Toelichting op de voortgang: Het leiderschapsontwikkelingsprogramma is gericht op versterking van het MT en de teamleiders en de onderlinge synergie. In september start het twee jaren durende traject. Er volgt dit najaar een aantal trainingen om teamleiders te versterken in hun operationele managementvaardigheden. Denk hierbij aan thema’s als verlof, verzuim, arbo, beoordelingscyclus, bewust belonen en het afhandelen van declaraties. Daarnaast worden managementbijeenkomsten georganiseerd met betrekking tot actuele thema’s als mobiliteit van medewerkers, informatiemanagement en partnerschap. Ontwikkelspoor H: Cultuurontwikkeling Dit ontwikkelspoor richt zich op de volgende programmadoelen: Wij stimuleren gewenst gedrag. Samen met medewerkers kleuren we dit gedrag in en maken hen bewust van de mogelijkheden om het gewenste gedrag toe te passen. Leiderschap: voorbeeldgedrag, sturen, corrigeren. Wij borgen de PRIO waarden door ze te verankeren in de maatregelen die we onder de andere sporen uitvoeren. De volgende maatregelen zijn benoemd om een bijdrage te leveren aan de programmadoelen: Teamontwikkeling langs de PRIO kernwaarden
Q4 ‘16
Inspiratiebijeenkomsten voor gehele organisatie
Continu
Pagina 7|8
Toelichting op de voortgang: Een ontwikkelingstraject richting een Vechtstromencultuur is noodzakelijk om één nieuwe organisatie te worden, die om kan gaan met veranderingen in onze omgeving. We gebruiken hiervoor onze kernwaarden, die samen met het personeel zijn ontwikkeld: Passie voor water, Realisme, Inlevingsvermogen en Ondernemerschap (PRIO!). Een extern bureau faciliteert ons om op teamniveau de kernwaarden te vertalen naar het dagelijkse werk van alle medewerkers. Inmiddels heeft voor een aantal teams de eerste bijeenkomst in dit traject plaatsgevonden. Tweemaal per jaar worden inspiratiebijeenkomsten georganiseerd voor de gehele organisatie om stil te staan bij onze visie, kernwaarden en overkoepelende thema´s. In het voorjaar is dit benut voor het ontwikkelspoor partnerschap, dit najaar volgt wederom een bijeenkomst. Intern wordt dit aangeduid als Vechtstromen Café´s, om het informele karakter ervan aan te duiden.
Pagina 8|8
