IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PELAYANAN IZIN GANGGUAN BERBASIS WEB (STUDI KASUS : PEMERINTAH KOTA SURABAYA)
Widy Darmadi (Mahasiswa Jurusan Sistem Informasi FasilkomUniversitas Narotama Surabaya)
ABSTRAK
Tujuan penelitian untuk a) membuat sistem pendaftaran online untuk melakukan registrasi Izin Gangguan b) sistem back office yang dapat diakses melalui Badan Lingkungan Hidup maupun Unit Pelayanan Terpadu Satu Atap (UPTSA) Surabaya dalam melakukan transaksi Izin Gangguan. Dalam penelitian ini, penulis menggunakan metode studi kasus wawancara user, riset lokasi, studi literatur, kemudian menganalisis sistem sesuai dengan kebutuhan user. Berdasarkan analisa yang dilakukan penulis, disimpulkan bahwa dengan adanya sistem ini diharapkan memberi kemudahan warga yang akan mengurus Izin Gangguan, mempermudah sekretaris BLH dalam mengirim dan menerima berkas secara online, dan mengurangi antrian berkas di UPTSA karena proses pendaftaran dilakukan secara online.
Kata kunci :sistem, perizinan, retribusi, surat izin, pemohon.
PENDAHULUAN
Izin Gangguan atau yang biasa didefinisikan sebagai izin HO (Hinder Ordonantie) adalah salah satu dokumen wajib dimiliki oleh setiap badan usaha / perorangan di lokasi tertentu yang berpotensi menimbulkan dampak bahaya, kerugian, serta gangguan bagi wilayah disekitar kegiatan usahanya.Izin HO saat
ini ditangani oleh Unit Pelayanan Terpadu Satu Atap (UPTSA) sebagai front office, Badan Lingkungan Hidup (BLH) kota Surabaya bertindak sebagai back office, yakni instansi yang menganalisa dan menerbitkan surat izin HO.Jumlah pemohon izin HO yang mendaftar melalui loket UPTSA Surabaya cukup banyak, sehingga dibutuhkan metode efektif guna mengurangi beban kinerja tim loket UPTSA dalam memproses banyaknya jumlah pemohon yang datang melalui loket. Permasalahan yang dibahas dalam penelitian adalah 1) bagaimanakah merancang dan mengimplementasikan sebuah sistem pendaftaran online izin HO yang dapat diakses oleh pemohon dari manapun melalui koneksi internet 2) bagaimanakah merancang dan mengimplementasikansebuah sistem back office satu pintu yang dapat dijalankan dalam waktu yang bersamaan oleh BLH dan UPTSA dalam mendistribusikan berkas secara online, menentukan jumlah retribusi, sehingga proses pelayanan dapat berlangsung lebih cepat dan transparan. Adapun batasan masalahnya antara lain 1) data pemohon yang dapat mengakses pendaftaran online adalah warga yang berdomisili di wilayah Surabaya 2) data pemohon
diambil
dari
data
Dinas
Kependudukan
dan
Catatan
Sipil
(Dispendukcapil) yang memiliki identitas kelurahan dan nama yang serupa 3) studi kasus dilakukan di Badan Pengelolaan Lingkungan Hidup (BLH) kota Surabaya 4) pengguna aplikasi pelayanan Izin Gangguan ini terdiri atas 5 (lima) macam yaitu Administrator, Sekretariat Dinas BLH, Kepala Bidang Pengendalian Dampak Lingkungan, UPTSA, dan pemohon.
TINJAUAN PUSTAKA Izin Gangguan (Hinder Ordonantie) sebagaimana dimaksud dalam Peraturan Daerah Kota Surabaya Nomor 8 Tahun 2010 pasal 1 adalah izin tanda tempat usaha/kegiatan yang diberikan oleh Kepala Daerah kepada orang pribadi atau badan untuk mendirikan atau memperluas tempat kegiatan usaha di lokasi tertentu yang dapat menimbulkan bahaya, kerugian dan gangguan. Ada tiga jenis pendaftaran Izin Gangguan 1) izin baru; 2) perpanjangan/daftar ulang; 3) balik nama atau pengalihan. Lokasi usaha yang dibangun pasti memiliki alamat
persil,.Definisi persil menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Daring (Dalam Jaringan / Online) edisi III adalah sebidang tanah yang mempunyai batas dan ukuran tertentu. Data-data yang didapat pada Izin Gangguan didapatkan dari proses survei lokasi. Survei lokasi adalah kegiatan inti yang dilakukan oleh tim survei dari BLH untuk mencatat kondisi real lokasi usaha yang sedang beroperasi. Dokumen-dokumen yang terlibat dalam sistem adalah : Surat Ketetapan Retribusi (SKR), Tanda Bukti Pembayaran (TBP), Surat Pengantar SKR dan SK, Surat Izin Gangguan, dan Surat Tanda Setoran (STS). Aplikasi ini dilengkapi dengan fitur SMS gateway yang bernama Gessy.Gessy (Gateway For Short Message System) adalah salah satu produk SMS Gateway yang dimiliki Pemerintah Kota Suraabya. Saat ini, fitur-fitur di dalam Gessy telah diintegrasikan dengan beberapa sistem informasi perizinan di kota Surabaya,
termasuk
pada
Sistem
Informasi
Pelayanan
Izin
Gangguan
(HO).Dengan adanya Gessy, dapat membantu penyampaian informasi berkas pemohon, informasi pembayaran, dan juga dalam hal persetujuan Izin Gangguan yang langsung disampaikan kepada Kepala Bidang Pengendalian Dampak Lingkungan.
METODOLOGI PENELITIAN
Metode yang digunakan dalam mengembangkan aplikasi “Sistem Informasi Pelayanan Izin Gangguan Berbasis Web” ini adalah waterfall. Secara khusus, penerapan metode waterfall yang dipakai penulis memiliki tahapan sebagai berikut: 1. Analisa kebutuhan user Pada tahapan ini, penulis melakukan wawancara dengan calon user yang akan mengoperasikan aplikasi ini, yaitu sekretariat BLH, Kepala Bidang Pengendalian Dampak Lingkungan, dan petugas UPTSA.
2. Riset lokasi persebaran user
Tahapan ini bertujuan untuk memetakan persebaran user di lokasi Badan Lingkungan Hidup dan UPTSA serta mengamati perangkat keras, perangkat lunak, serta alat pendukung lainnya yang digunakan oleh masing-masing user. 3. Mempelajari manual proses yang dilakukan saat ini Pada tahapan ini, penulis menganalisa dokumen-dokumen yang berkaitan dengan pelayanan Izin Gangguan dan melakukan pengamatan pada aktifitas yang dilakukan para pegawai/tim survei, antara lain: 1. Proses terima berkas melalui loket pendaftaran UPTSA. 2. Proses pengisian dan pertimbangan pada berita acara survei. 3. Proses persetujuan Izin Gangguan kepada Kabid 4. Proses kalkulasi 5. Proses pembayaran retribusi. 6. Proses penerbitan Surat Keterangan Izin Gangguan (HO). 7. Proses pembuatan laporan data setoran. 8. Proses rekapitulasi buku penerimaan harian dan bulanan.
4. Tinjauan pustaka Tahapan ini dilakukan sebagai acuan dalam pembuatan sistem yang baik sesuai dengan teori-teori mengenai sistem pelayanan Izin Gangguan di kota Surabaya serta teori dasar pembuatan sistem informasi. Teori ini dibutuhkan untuk mendukung proses analisa perancangan sistem. 5. Desain perancangan sistem Rancangan sistem ini terdiri dari desain struktur database, desain tampilan/interface, dan penyusunan listing program. Desain database dimulai dari penggambaran alur dokumen dan proses dalam flowchartdocument dan flowchart sistem, kemudian membuat diagram aliran data (DFD) untuk mengidentifikasi tabel-tabel yang dibutuhkan, dan selanjutnya membuat relasi antar tabel (CDM-PDM). Desain tampilan/interface dibuat sedemikian rupa dengan warna menyesuaikan pencahayaan ruangan, besar font
menyesuaikan usiauser, dan menggunakan Bahasa Indonesia agar mudah dipahami. 6. Desain struktur jaringan komputer Perancangan struktur jaringan komputer didasarkan pada lokasi persebaran user, dimana jaringan LAN saja tidak cukup efektif menjangkau semua user. Oleh karena itu perlu dibantu menggunakan wireless LAN, dengan menambahkan perangkat access point sebagai penghubung antar komputer yang disambungkan dengan wireless. 7. Melakukan implementasi dan evaluasi aplikasi Setelah aplikasi selesai dibangun dan jaringan komputer antara front office maupun back office sudah terpasang, kemudian diimplemetasikan kepada user yang ditunjuk pada tahapan ke-1. 8. Membuat laporan tugas akhir Tahapan terakhir dari penelitian ini adalah menuliskan hasil dari penelitian yang telah dilakukan ke dalam bentuk laporan tugas akhir.Laporan berisi latar belakang yang melandasi pembuatan sistem, perumusan masalah beserta batasannya, tujuan dan manfaat, landasan teori yang mendukung, langkah-langkah penyusunan, hasil dan pembahasan, dan yang terkahir adalah kesimpulan dan saran.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil analisa sistem untuk user yang terlibat dalam sistem yaitu (1) pemohon, (2) petugas loket UPTSA, (3) sekretaris BLH, (4) Kepala Bidang Pengendalian Dampak Lingkungan.Sedangkan dokumen-dokumen yang terlibat dalam sistem antara lain (1) Surat Ketetapan Retribusi, (2) Surat Pengantar SK/SKR, (3) Tanda Bukti Pembayaran, (4) Surat Izin Gangguan, (5) Laporan Buku Pembantu. Prosedur sistem yang diterjemahkan dalam aplikasi terdiri dari:
1. Proses registrasi online, meliputi pengisian data jenis izin, data persil, dan data persyaratan. 2. Proses login back office, yaitu pengecekan tipe session untuk masing-masing hak akses. 3. Proses maintenance data, meliputi pengelolaan data user, dan data persil lokasi usaha. 4. Proses terima berkas online, petugas loket UPTSA memeriksa kelengkapan administrasi yang diunggah oleh pemohon. 5. Proses entri hasil survei lokasi, yaitu memasukkan variabel-variabel yang didapatkan oleh tim survei BLH untuk menentukan jumlah biaya retribusi. 6. Proses verifikasi kepala bidang, yaitu meminta persetujuan kepala bidang terkait hasil survei yang dilakukan. 7. Proses kalkulasi, yaitu tahap menentukan jumlah nominal yang harus dibayar oleh pemohon di loket pembayaran UPTSA. 8. Proses pengiriman SKR ke UPTSA, yaitu berkas SKR yang diterbitkan BLH dikirim kepada petugas loket UPTSA untuk ditunjukkan kepada pemohon mengenai nominal yang harus dibayar. 9. Proses pembayaran, yaitu pelunasan retribusi oleh pemohon agar Surat Izin yang diinginkan dapat segera diterbitkan. 10. Proses pengesahan Surat Izin, yaitu pemberian nomor dan tanda tangan pejabat dinas pada Surat Keterangan Izin Gangguan. 11. Proses cetak Surat Izin Gangguan 12. Proses kirim Surat Izin ke UPTSA 13. Proses mencetak data setoran oleh UPTSA 14. Membuat laporan yang terdiri dari 3 kategori, yaitu Buku Pembantu Penerimaan Bulanan, Buku Pembantu Penerimaan Harian, dan Rekapitulasi Penerimaan Harian.
PENUTUP
Berdasarkan
pembahasan
pada
bab-bab
sebelumnya,
maka
dapat
disimpulkan bahwa: 1. Proses pendaftaran dilakukan secara online, sehingga memudahkan bagi pemohon yang ingin mendaftar Izin Gangguan tanpa harus mengantri pada loket pendaftaran manual di UPTSA, karena file-file pemberkasan syarat pemohon juga diunggah melalui internet. 2. Proses pengiriman berkas menjadi lebih cepat dan efisien, dengan memanfaatkan fitur kirim/antar dokumen dari BLH berupa dokumen SKRD maupun SK yang juga didukung oleh teknologi jaringan komputer. 3. Dengan adanya pemberitahuan berupa SMS Gessy, maka dapat mempercepat proses pelayanan Izin Gangguan di UPTSA maupun di BLH. Sedangkan pada sisi pemohon, SMS notifikasi bermanfaat dalam penyampaian hal penting mengenai info pembayaran dan info lainnya. 4. Dengan adanya laporan Buku Penerimaan Bulanan/Harian dan Rekapitulasi penerimaan harian yang dapat dipantau oleh admin, menjadikan Sistem Informasi Pelayanan Izin Gangguan Berbasis Web ini sesuai untuk diimplementasikan di Pemerintah Kota Surabaya mengingat jumlah permohonan dan jumlah perusahaan selalu bertambah dari tahun ke tahun, sehingga memberi kemudahan dalam pengarsipan laporan secara elektronik maupun fisik. Sistem Informasi Pelayanan Izin Gangguan Berbasis Web ini masih jauh dari kesempurnaan dan perlu dikembangkan lebih lanjut. Terutama data kependudukan hanya di Surabaya saja, perlu dikaji kembali agar pemohon yang datang dari luar Surabaya juga dapat mendaftar di aplikasi perizinan online ini, karena dengan cara ini dapat meningkatkan rating kota Surabaya sebagai salah satu kawasan yang menerapkan teknologi pelayanan publik terbaik di Indonesia.
DAFTAR PUSTAKA
Peraturan Walikota Surabaya Nomor 22 tahun 2006 Tentang Penyelenggaraan Izin Gangguan. (2006). Surabaya. Peraturan Daerah Kota Surabaya Nomor 4 Tahun 2010 Tentang Izin Gangguan. (2010). Surabaya. Peraturan Daerah Kota Surabaya Nomor 8 Tahun 2010 Tentang Retribusi Izin Gangguan. (2010). Surabaya. III, K. B. (n.d.). Kamus Besar Bahasa Indonesia. Retrieved 5 1, 2014, from http://kbbi.web.id/persil-2 Insani, A. (2010). Penggalian Data Izin Mendirikan Bangunan di Unit Pelayanan Satu Atap Pemerintah Kota Surabaya Menggunakan Teknik Clustering. S2 Bidang Keahlian Telematika Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknik Industri Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya. Jogiyanto. (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi. Krismiaji. (2005). Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: UUP AMP YKPN. Ladjamudin, A.-B. b. (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu. Sunardi, Hari Murti, dan Hersatoto Listiyono. Aplikasi SMS Gateway. Jurnal Teknologi Informasi DINAMIK Volume XIV, No.1, Januari 2009. Sutedjo, B. (2006). Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi. Yung, K. (2003). Trik Menguasai Perintah SQL. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. Jack Spurlock. (2013). Bootsrap Responsive Web Development.O’ Reilly Media, Inc. Gravenstein Highway North, Sebastopol, America.
