MANUAL PENGGUNAAN SISTEM PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI KOMISI PEMILIHAN UMUM
I. Latar Belakang Sistem Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Komisi Pemilihan Umum dibangun berdasarkan : 1. Undang-Undang No. 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik 2. Peraturan Pemerintah No. 61 Tahun 2010 Tentang Pelaksanaan UU No. 14 Tahun 2008 3. Keputusan Menteri Komunikasi dan Informatika No. 117 Tahun 2010 Tentang Organisasi Pengelola Informasi dan Dokumentasi di Kementerian Komunikasi dan Informatika 4. Keputusan Menteri Komunikasi dan Informatika No. 356 Tahun 2014 Tentang Perubahan KM No. 117 Tahun 2010 5. Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika No. 10 Tahun 2010 Tentang Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di lingkungan Kementerian Komunikasi dan Informatika 6. Surat Edaran No.11 Tahun 2014 Tentang Standar Layanan Informasi dan Dokumentasi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi di Kementerian Komunikasi dan Informatika RI 7. Peraturan Komisi Informasi Pusat No. 1 Tahun 2010 Tentang Standar Layanan Informasi Publik 8. Keputusan Menteri Komunikasi dan Informatika No. 315 Tahun 2015 Tentang Nilai – Nilai Kementerian Komunikasi dan Informatika 9. Peraturan Perundang-undangan lain yang terkait dengan Keterbukaan Informasi Publik
II. Struktur Menu Modul pembahasan dalam panduan penggunaan ini meliputi : 1. 2. 3. 4. 5.
Manajemen/administrasi pengguna/user Pengaturan halaman depan/beranda Pengaturan halaman “Profil” Pengaturan halaman “Informasi Publik” Pengaturan halaman “Layanan Informasi”
6. 7. 8. 9.
Pengaturan halaman “Regulasi” Pengaturan halaman “Gallery” Pengaturan halaman “FAQ” Permintaan Layanan Informasi
III. Navigasi awal Untuk menelusuri system jejaring PPID, anda dapat membuka browser anda dan membuka laman dengan alamat http:/ /ppid.kpu.go .id . Tampilan laman seba gai beri kut :
Pada halaman depan, pengunjung akan dapat melihat panel login di sebelah kiri. Sedang dibagian bawah terdapat link-link untuk menuju web PPID KPU Daerah.
Untuk melakukan Administrasi Pengguna, user harus melakukan login. Login bisa dilakukan dengan menuju laman “Beranda”. Silahkan login menggunakan login/password yang telah anda miliki. Jika login berhasil, sistem akan menampilkan pesan “Login Berhasil”
IV. Pengaturan halaman depan/beranda Tekan link “Beranda” untuk melakukan kustomisasi tulisan/teks yang berada di laman Beranda.
Pada laman tersebut, Admin PPID dapat melakukan modifikasi tulisan/teks yang ada di panel kanan dan panel tengah. Tekan tombol “Ubah” untuk melakukan perubahan.
Tampilan form pengubahan panel tengah “Salam”
Tampilan form pengubahan panel kiri “Informasi Kontak”
V. Pengaturan halaman “Profil” Tekan link “Profil” untuk melakukan kustomisasi tulisan/teks yang berada di laman Profil.
Pada laman tersebut, Admin PPID dapat melakukan modifikasi tulisan/teks dari sub menu Pembina, Pertimbangan, Atasan PPID, PPID, Desk Pelayanan dan Tim Penghubung. Tekan tombol “Ubah” untuk melakukan proses pengubahan.
Tampilan form editor “Profil”
VI. Pengaturan halaman “Informasi Publik” Link “Informasi Publik” berisi 3 jenis informasi yakni :
1. Informasi Berkala 2. Informasi Setiap Saat 3. Informasi Serta Merta
Untuk menambah informasi, silahkan tekan tombol “Tambah”. Sistem akan menampilkan form untuk penambahan informasi seperti tampak pada gambar berikut ini.
Pada form Info ini, Admin harus memasukkan : 1. Judul info 2. No urut info 3. Tipe info. Tipe info ada 3 jenis : - Artikel : berupa tulisan dimana admin akan mengetikan teks/narasi kedalam info tersebut - URL/Link : berupa alamat web yang berisi informasi yang sesuai dengan judul info, contoh : http://www.kpu.go.id/koleksigambar/Struktur+Komisioner.pdf - File download : admin mengupload file dimana nantinya masyarakat umum akan dapat mengunduh file tersebut, contoh : file “LaporanAudit2014.pdf” Tekan tombol “Simpan” untuk menyimpan data info tersebut. Untuk melakukan pengubahan data, admin dapat mengklik link “Ubah” pada baris info yang akan dilakukan pengubahan. Sedang untuk melakukan penghapusan data, admin dapat mengklik link “Hapus” pada baris info yang akan dihapus.
VII.
Pengaturan halaman “Mekanisme Layanan”
Laman “Mekanisme Pelayanan” dapat diakses dengan mengklik menu “Layanan Informasi” “Mekanisme Pelayanan”.
Untuk melakukan perubahan teks/narasi, Admin bisa mengklik tombol “Ubah” dan sistem akan menampilkan form editor dimana admin dapat melakukan perubahan secara langsung. Tekan tombol “Simpan” untuk menyimpan data
Gambar form pengubahan “Mekanisme Pelayanan”
VIII. Pengaturan halaman “Regulasi” Link “Regulasi” berisi 4 jenis informasi yakni : 1. 2. 3. 4.
Undang-Undang KIP Peraturan KPU Peraturan Komisi Informasi Pemilu Keputusan KPU
Untuk menambah informasi, silahkan tekan tombol “Tambah”. Sistem akan menampilkan form untuk penambahan informasi seperti tampak pada gambar berikut ini.
Pada form Info ini, Admin harus memasukkan : 1. Judul regulasi 2. Ringkasan 3. File yang akan disajikan ke masyarakat luas Tekan tombol “Simpan” untuk menyimpan data info tersebut. Untuk melakukan pengubahan data, admin dapat mengklik link “Ubah” pada baris regulasi yang akan dilakukan pengubahan. Sedang untuk melakukan penghapusan data, admin dapat mengklik link “Hapus” pada baris regulasi yang akan dihapus.
IX. Pengaturan halaman “Gallery” Untuk mengatur Galeri, admin dapat ke link “Galerry”. Admin dapat melakukan proses penambahan Folder/Direktori gallery dengan mengklik tombol “Tambah”. Sistem akan meminta admin untuk memasukkan Nama Gallery.
Untuk mengupload foto kedalam Gallery tersebut, admin harus masuk kedalam Gallery tersebut dan melakukan proses pengupload foto.
Tampilan foto didalam setiap folder galeri
Tampilan form upload gambar
X. Pengaturan halaman “FAQ” Tekan link “FAQ” untuk melakukan kustomisasi tulisan/teks yang berada di laman FAQ.
Pada laman tersebut, Admin PPID dapat melakukan modifikasi tulisan/teks dari FAQ. Tekan tombol “Ubah” untuk melakukan proses pengubahan.
Tampilan form editor “FAQ”
XI. Permintaan Layanan Informasi dan Keberatan Masyarakat luas dapat meminta layanan informasi ataupun mengajukan keberatan melalui web PPID ini. Untuk melakukan permintaan data ataupun mengajukan keberatan, masyarakat harus login terlebih dahulu kedalam sistem. Jika belum terdaftar, maka publik harus melakukan registrasi terlebih dahulu.
1. Registrasi User Untuk melakukan registrasi, publik harus ke laman Beranda dan mengklik link “Registrasi”. Sistem akan menampilkan form registrasi seperti tampak pada gambar berikut ini.
Jika isian telah lengkap, silahkan tekan tombol “Daftar” untuk memulai proses registrasi. Sistem akan menampilkan pesan sehubungan dengan keberhasilan atau tidaknya proses Registrasi.
2. Layanan Permohonan Informasi Permohonan informasi dapat dilakukan setelah publik telah login kedalam sistem. Permohonan informasi dapat diakses di menu “Layanan Informasi” “Permohonan Informasi”. Sistem akan menampilkan form permohonan seperti berikut ini :
3. Status Permohonan Informasi Pengguna dapat melihat status permohonan informasi melalui menu “Layanan Informasi” “Status Permohonan Informasi”. Sistem akan menampilkan laman seperti tampak pada gambar berikut ini :
Silahkan tekan tombol “Tambah” untuk menambahkan “Permohonan Informasi” yang baru.
4. Pendaftaran Keberatan Pengguna dapat mengajukan keberataan jika informasi yang diberikan oleh PPID KPU tidak/kurang memuaskan. Pengguna dapat ke menu “Layanan Informasi” “Pengajuan Keberatan”. Sistem akan menampilkan daftar pengajuan keberatan yang telah didaftarkan.
Tekan tombol “Tambah” untuk mengajukan keberatan baru. Sistem akan menampilkan form seperti tampak pada gambar berikut ini :
Publik dipersilahkan melengkapi kotak isian yang telah disediakan dan mengklik tombol “Registrasi” untuk melakukan pendaftaran “Pengajuan Keberatan”
XII.
Penutup
Sistem PPID KPU merupakan sistem untuk membantu mempercepat masyarakat luas dalam mendapatkan informasi yang transparan. Dalam perjalanannya akan sedikit banyak muncul masalah dalam pelaksanaannya. Untuk itu KPU akan sangat berterima kasih jika ada sumbang saran, kritik yang bertujuan untuk meningkatkan layanan PPID ini.
