Hoe manage ik mijn baas? Aksent Donderdag 19 november 2009
Agenda ● De rollen van de management assistente ● Taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden ● Competenties en vaardigheden
● Inzicht krijgen in persoonlijkheden ● Perceptie ● Kleuren van Insights ● Gedragsvoorkeuren van Jung ● Afstemmen en verbinding maken ● Hoe manage ik mijn baas?
De rollen van management assistente? ● Rechterhand van de baas ● Agenda van de baas ● Geweten van de baas ● Secretariaatswerk ● Receptioniste – onthaal ● HR ondersteuning ● Aankoop bureaumateriaal ● ...
TVB? ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●
Bezoekers ontvangen Briefwisseling verzorgencoördineren Telefoon aannemen Agenda beheren Mailverwerking Meetings notuleren en verslagen Organiseren van diverse events Bestellingen plaatsen Loonadministratie Personalia baas regelen Presentatiesshow uitwerken, opmaken Reizen boeken ...
Wat is een competentie?
● “het geheel van kennis, kunde, attitudes, motieven en gedragingen dat nodig is om bepaalde taken uit te kunnen voeren en zo de doelstellingen van de organisatie te realiseren.”
Wat bepaalt of we succesvol zijn in wat we doen?
● Taakgericht (linker hersenhelft) IQ ● Gevraagde taken, opdrachten ● Verwachte afwerkingsgraad ● De input en beschikbare tijd die gegeven worden ● Technische competenties, kennis en ervaring die ik heb
● Relatiegericht (rechter hersenhelft) EQ ● De referentiekaders van de betrokkenen ● De persoonlijkheid van de betrokkenen: typologie, houding, ●
emoties en gedrag De interpersoonlijke competenties van de betrokkenen
Vaardigheden ● Vaardigheden zijn het resultaat van competenties
Gedrag vs technische competentie
● Technische vaardigheden: kennis en inzicht in vaktechnisch gebied, nodig om de functie goed uit te kunnen voeren (20%) WILLEN => KUNNEN => KENNEN
● Gedragscompetenties: interpersoonlijke vaardigheden vanuit waarden, drijfveren, bepalend voor het succesvol zijn in de functie (80%)
Gedrag vs technische competentie
● Hoe hoger de functie binnen de organisatie, hoe belangrijker de gedragscompetenties worden.
● Gedragscompetenties zijn terug te vinden in competentiewoordenboeken (30tal)
● Vaktechnische competenties: ontelbaar, niet in model te gieten, geen databasis.
Management assistentes ●
Technische vaardigheden
●
● ● ●
Documenten kunnen opstellen en opmaken Correspondentie voeren Rapportage opstellen en opmaken Presentaties opmaken ● Microsoft Office: Word, Exel, Powerpoint ● Outlook ● Samenvatten en structureren ● Talen
Onthaal
● Talen ● Etikette regels ● ... Agenda beheer
● Outlook ...
Management assistentes ●
Gedragscompetenties:
● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●
Afstemmen en verbinding maken: emotionele intelligentie Communicatief Assertief Actieve luistervaardigheid Organiseren Flexibel Behulpzaam Beleefd Discreet Diplomatie Geduldig Creatief Daadkracht People management ...
Management assistentes ● Technisch: 20% ● Gedrags: 80%
De kracht van perceptie
Perceptie
“Al onze kennis komt voort uit percepties.” – Leonardo da Vinci Compass Leermodule – De sleutel tot persoonlijke effectiviteit – paragraaf 1.3
Elk individu draagt een anders geformatteerde « bril » We zien niet alles « hetzelfde » …en toch kunnen we allemaal gelijk hebben
Als we bereid zijn langer naar iets te kijken, zullen we ook andere aspecten van de realiteit ontdekken.
Perceptie en bewustzijn “De wereld bestaat niet puur op zich, maar bestaat ook zoals het op mij overkomt.” C.G. Jung Psychologische typen
Percepties en oordelen “Elk oordeel van een individu wordt bepaald door zijn referentiekader en voorkeuren. Elk standpunt is derhalve relatief.” C.G. Jung ‘Herinneringen, dromen, gedachten, een autobiografie’
Johari en onze blinde vlek
Feedback geven en vragen Wat ik weet van mijzelf Wat anderen van mij weten
PUBLIEKE ARENA
Wat ik niet weet van mijzelf
feedback vragen
BLINDE VLEK
feedback geven (vertellen)
Wat anderen niet van mij weten
MASKER
ONBEKEND
De Insightskleuren
De Insightskleuren Helder Blauw
Onbevooroordeeld, objectief, afstandelijk, analytisch
Zacht Groen
Stil, rustig, rustgevend, verzorgend
Stralend Geel Vurig Rood
Vrolijk, opbeurend, bezield, monter Positief, doortastend, scherp, assertief Compass Leermodule – De sleutel tot persoonlijke effectiviteit – paragraaf 1.5
De vier Insightskleuren Op een goede dag… voorzichtig daadkrachtig nauwkeurig veeleisend analytisch vastberaden gedetailleerd wilskrachtig objectief doelbewust zorgzaam relatiegericht harmonieus ontspannen geduldig
dynamisch enthousiast overtuigend expressief visionair
De vier Insightskleuren Op een slechte dag… pietluttig agressief besluiteloos controlerend argwanend drammerig koud dominant afstandelijk intolerant gedwee passief traag afhankelijk koppig
opgewonden chaotisch indiscreet pronkerig overhaast
Kleurrijke uitspraken
Ik doe het JUIST!
Ik doe het NU!
Ik doe het MET ZORG!
Ik doe het SAMEN!
Compass Leermodule – De sleutel tot persoonlijke effectiviteit – paragraaf 1.6
Iedereen heeft alle vier de kleuren in zich…
… net als de kleuren op het palet van een schilder schilder
Bewustzijnsinstellingen en voorkeuren
Psychologische voorkeuren Jung sprak over drie combinaties van voorkeuren: ● Introversie en Extraversie
● de manier waarop we reageren op externe en innerlijke ervaringen
● Denken en Voelen ● de manier waarop we beslissingen nemen
● Gewaarworden en Intuïtie ● de manier waarop we informatie in ons opnemen en verwerken
Compass Leermodule – De psychologie van zelfinzicht – paragraaf 1.5
Introversie en Extraversie INTROVERSIE rustig opmerkzaam naar binnen gericht diepgang intimiteit gereserveerd beschouwend bedachtzaam voorzichtig
EXTRAVERSIE energiek betrokken naar buiten gericht verbreding gezelligheid stralend middelpunt actiegericht rechtdoorzee scherp
Denken en Voelen voorkeur voor Denken
formeel, onpersoonlijk, analytisch, afstandelijk, objectief, resoluut, competitief, correct, taakgericht, systemen
“ Ik noem de twee typen rationele of beoordelende typen omdat ze in hoofdzaak gekenmerkt worden door de functies van redeneren en oordelen.” C.G. Jung “ Psychologische typen” informeel, persoonlijk, voorkomend, betrokken, subjectief, zorgzaam, accommoderend, harmonieus, relatiegericht, moreel
voorkeur voor Voelen Compass Leermodule – De psychologie van zelfinzicht – paragraaf 1.3
Gewaarworden en Intuïtie Gewaarworden specifiek gericht op het heden realistisch vasthoudend nuchter praktisch feitelijk stap voor stap
Intuïtie “ Zintuigen nemen dingen waar zoals ze zijn en niet anders. Intuïtie neemt ook waar, maar niet zozeer met de bewuste programmatuur van de zintuigen, als wel met het vermogen tot een onbewuste en ‘innerlijke’ waarneming van de inherente verborgen mogelijkheden van dingen."
globaal gericht op de toekomst fantasievol inspirerend ideeën conceptueel generaliserend abstract indirect
Jolande Jacobi, 1962
Compass Leermodule – De psychologie van zelfinzicht – paragraaf 1.5
8 Types vastberadenheid voortgangbewaking productkennis resultaatgericht besluitvaardig assertief
bepaalt de norm productkennis analyse
gedreven enthousiasme positief denken
planning organisatie timemanagement
ondersteunend luistert, loyaal, teamaanpak
overtuigend creatief mensgerichte vaardigheden helpt anderen flexibel wisselt ideeën uit
Insightskleuren: afstemmen en verbinding maken
Helder Blauw Wel… wees goed voorbereid en grondig zet dingen op papier laat mij rustig alle details bekijken
Niet… kom niet te dichtbij, geen fysiek contact doe niet luchtig over belangrijke zaken verander niet plotseling mijn routine
Zacht Groen Niet… maak geen misbruik van mijn goede karakter dwing me niet tot snelle beslissingen plaats me niet voor verrassingen
Wel… wees geduldig en bemoedigend pas u aan mijn rustige tempo aan vraag naar mijn mening en gun me de tijd om te antwoorden Gebruik diplomatie Compass Leermodule – De sleutel tot persoonlijke effectiviteit – paragraaf 1.11
Stralend Geel Niet… verveel me niet met de details laat me geen routinematig werk doen vraag me niet om alleen te werken
Wel… wees vriendelijk en gezellig zorg voor onderhoudend en stimulerend gezelschap wees open en flexibel Compass Leermodule – De sleutel tot persoonlijke effectiviteit – paragraaf 1.11
Vurig Rood Wel… wees direct en kom meteen terzake focus op resultaten en doelstellingen hou het zakelijk, scherp en vooral kort! Wees assertief!
Niet… geen getwijfel of blabla geen focus op gevoelens probeer het niet van me COLS 3.1 over te nemen Compass Leermodule – De sleutel tot persoonlijke effectiviteit – paragraaf 1.11
Met deze inzichten... ● Hoe manage ik mijn baas die veel ● Blauwe energie heeft? ● Groene energie heeft? ● Gele energie heeft? ● Rode energie heeft?
Kristien Rogier Heivelden 43 B2861 OLV Waver GSM +32 473 45 39 45 FAX +32 15 553 991 www.inpare.be
[email protected] BE 0476 369 176
