HET ABC ORGANIZING & TIMEMANAGEMENT TIPS

HET ABC ORGANIZING & TIMEMANAGEMENT TIPS

www.smartorganized.nl

Vergroot je persoonlijke effectiviteit! In dit Organizing en Timemanagement Alfabet vindt je tips die jou helpen je persoonlijke effectiviteit te vergroten. De tips hebben betrekking op werkwijzen en kunnen van invloed zijn op je eigen persoonlijke effectiviteit. Om je persoonlijke efficiency te vergroten is het belangrijk dat je voor jezelf juiste keuzes blijft maken en zaken bespreekbaar maakt.

A

Aanpassingsvermogen Werk aan je skill om je makkelijker aan te kunnen passen aan de omgeving, taken en verantwoordelijkheden Durf daarbij de juiste keuzes durft te maken. Hierdoor zal je efficiënter en uiteindelijk effectiever werken. Agenda | Verjaardagen Vermeld verjaardagen medewerkers en/of belangrijke familieleden in je Planning (outlook). Denk ook aan privé zaken. Zoals feestjes/ziekenhuisbezoeken etc. Wanneer je alles in je planning laat terug komen kun je betere keuzes maken over wat wel/niet kan en anticiperen op eventuele vragen vanuit de organisatie en/of klanten. Administratie Plan (extra) tijd om administratie te verwerken wanneer dit nodig is. Ga desnoods een uurtje van de afdeling af. Laat je niet onnodig storen. Uiteindelijk werk je efficiënter als je in 1 keer je taak kan afwerken. Ademende planning is er één waarbij ruimte is voor ad hoc situaties. Probeer zoveel mogelijk 60% in te plannen voor je kernactiviteiten en 40% voor werkzaamheden waarbij je gestoord mag worden.

B

Blokken. Verdeel werkzaamheden wanneer dit kan op in Blokken, zo ontstaat er een vaste routine in je werkplanning. Probeer gelijke werkzaamheden in partijen weg te zetten. Verzamel telefoontjes en plan een moment waarin je alle telefoontjes in 1x afwerkt Andere voorbeelden die je in blokdelen in kan plannen zijn o.a. verzendingen, Rapportages/vakliteratuur lezen.

C

Creatief. Wees creatief in je werk(omgeving). Wanneer je creatief bent, bedenk je originele ideeën, oplossingen en methoden voor je werksituatie. Ook ben je bereid te onderzoeken welke nieuwe werkwijzen er zijn die bestaande werkwijzen verbeteren of zelfs vervangen!

D

Deadlines Stel deadlines voor jezelf en deel ze met anderen. Op die manier wordt je verantwoordelijkheidsgevoel aangesproken en ontstaat vanzelf de focus om het project af te ronden. Op die manier forceer je jezelf om productief te worden.


E

Energie level wees bewust van je energie level, werk je beter/effectiever in de ochtend? Werk grote projecten of bepaalde taken dan in de ochtend. Je brein werkt in de ochtend het beste! E-mail. Verwerk je e-mail bewust. Maak direct een bewuste keuze over wat er mee moet gebeuren. Het scheelt enorm in tijd en je dagelijkse werkzaamheden wanneer je je mail beheersbaar houdt. Mail is een communicatiemiddel en mag niet bepalend zijn over hoe jij je dag indeelt! Check je E-mail maximaal 2 keer per dag, bij voorkeur zelfs 1x Controleer je mail niet om het controleren, verbind op het moment dat je ze gaat doornemen ook gelijk een actie aan de mail. Gemiddeld kijkt men 200x per dag naar je e-mail, dus ben je 200x uit je ritme gehaald. E-mail heeft enigszins een negatieve lading. Het bevat namelijk 80% een opdracht waardoor je werk/taak waar je mee bezig was weer stil gelegd wordt. Advies is om je mail rond11:00 en 16:00 te checken.

F

Feedback. Vraag feedback van anderen hoe je de dingen waar je tegen aanloopt anders kan doen. Bedenk dat mensen die al iets verder zijn hetzelfde als jou mee hebben gemaakt of op dit moment ervaren. Je zal zien dat je niet de enige bent!

G

Gezondheid

H

Hulp Goede organizing en timemanagement skills betekend ook hulp vragen. Juist door bepaalde werkzaamheden te outsourcen (huishouding, administratie etc.) krijg jij meer tijd om je bezig te houden met wat écht belangrijke is!

I

Interrupties. Laat je niet onnodig onderbreken. Meldingen komen in allerlei soorten varianten. Denk hierbij aan de meldingen in outlook, mensen die je aanspreken terwijl je met een project bezig bent. Telefoontjes etc. Dergelijke meldingen halen je uit je focus. Een manier om dit te vermijden is door de meldingen in outlook uit te zetten, en duidelijk aan geven bij je collega’s dat je het komende uur niet gestoord wil worden.

J

JIJ Heb jij voldoende inzicht in jezelf? Wanneer je jezelf beter leert kennen is het makelijker te accepteren wie je bent. Om vervolgens uit kracht en zelfvertrouwen te gaan handelen en leven. Onnodige zaken zullen minder tijd van je vragen! Je zal tijd overhouden.


K

Kritisch denken. Kristisch denken heeft verschillende belangrijke elementen, zoals - Onderscheid maken tussen hoofdzaken en bijzaken - Onderscheid maken tussen relevante en irrelevante informatie - Jezelf vragen durfen stellen over beweringen en conclusies, definities en bewijzen, meningen en overtuigingen  leer jezelf kennen, accepteer wie je bent, handel en leef vanuit wat jij belangrijk vindt.

L

Leef gezond! Om succesvol te zijn, op welk gebied dan ook, is het goed om extra aandacht te geven aan je gezondheid. Door lichaamsbeweging komt er in het lichaam endorfine vrij. Je gaat je er lekker door voelen. Deze brenger van fijne gevoelens komt vrij als je minimaal twaalf minuten hardloopt, danst, wandelt of zwemt. Je wordt productiever, behaalt meer resultaten en krijgt meer plezier in alles wat je doet!

M

Multitasken Multitasken geeft je een gevoel dat je druk bent echter ben je niet productief! Beter is de echte projecten 1 voor 1 te doen dus Single Tasken! Wil je productief zijn is het verstandig om e-mail, telefoon uit te zetten en kenbaar te maken bij collega’s dat je niet gestoord wil worden en daarbij een tijd aan te geven. Maandag Hou rekening met de maandag. Neem de maandag de ruimte en tijd om de week goed op te starten!

N

NEE. Wees selectief en leer “nee” zeggen. Iemand vraagt je wat te doen maar het past eigenlijk niet in je schema, anders kun je je doel niet behalen. Zeg dan NEE! MEER WERKT IS NIET DE OPLOSSING VOOR TE WEINIG TIJD!

O

Overzicht Wanneer je overzicht hebt op je werkplek en je digitale omgeving kun je dossier, documenten etc. makkelijker terugvinden. Het levert tijdwinst op en verhoogt het werkplezier.

P

Perfectionisme is een gevaarlijk tijdvreter. Natuurlijk is het belangrijk in elke organisatie dat er mensen zijn die de standaarden naleven en monitoren maar aan de andere kant kan perfectionisme ook lijden tot verlammingsverschijnselen. Dat wil zeggen het zorgt ervoor dat je niet verder komt met je project en je blijft ‘hangen’ op dat onderdeel waardoor je vast komt te zitten. Wanneer je niet op tijd ingrijpt, kan dit leiden tot fysieke problemen zoals angstaanvallen, hoge bloeddruk en stress, maar ook het plezier in je werk wordt minder. Oplossing: - Accepteer dat je alles goed wil doen maar wees selectief met je perfectionisme. - Zet het in bij projecten waar adequaat werken gewenst is, en niet bij futiliteiten.


- Probeer ook eens tevreden te zijn met een zo-zo taak - Vraag hulp - Delegeer Procrastinatie het vrijwillig uitstellen van taken die men eigenlijk wil of moet doen en waarbij je weet dat het uitstel waarschijnlijk niet goed is en tot moeilijkheden of extra stress zal leiden. Daarom wordt procrastinatie soms ook irrationeel uitstel genoemd. Met andere woorden: door structureel procrastinatie te vertonen ben je bewust je eigen voortgang in zaken aan het saboteren. Oplossing: - Zoek uit waarom je uitstel gedrag vertoont. Is de taak te groot? Deel het op in kleine taken - Bang voor de uitkomst? Denk aan andere succesvolle taken - Stel deadlines voor jezelf om je zo te motiveren. - Wees eerlijk naar jezelf toe, is er privé iets waar je je zorgen over maakt, zieke ouder/kind of hik je tegen dat ene project aan. Maak het bespreekbaar! Plan! Plan elke dag van te voren in, je werkplanning in Outlook is hierin je leidraad. Het maken van een planning voor de volgende dag werkt vele malen effectiever. Je verliest geen tijd en kunt gelijk beginnen met dat wat prioriteit heeft. Wanneer je zaken plant, kijk je vooruit en neem je regie over je tijd. Iedereen heeft dezelfde hoeveelheid tijd. Wanneer je je tijd goed benut zal je aan het einde van de dag ook het gevoel hebben dat je zinvol bezig bent geweest en dat je daadwerkelijk een goede bijdrage hebt geleverd aan je bedrijf. Plannen betekent ook regelmatig bijsturen. Wanneer zich bijvoorbeeld een ad hoc situatie voordoet, krijgt dit prioriteit. Hierdoor wijzigt je planning korte termijn en zal je je tijd, taken, en prioriteiten moeten herschikken. De voordelen van het maken van een planning op een rij;Je bespaart tijd; Je kunt beter prioriteiten stellen, Je benut je tijd optimaal; Je kunt je beter focussen; Je productiviteit verhoogt; Een planning helpt je om je doelen te bereiken; Je kunt beter anticiperen op vragen van buitenaf; Een planning vergroot de kans dat je daadwerkelijk de dingen gaat doen die je moet doen;  Plannen voorkomt dat belangrijke taken urgente taken worden en er een stress situatie ontstaat;  Plannen helpt je om beter om te gaan met de dagelijkse afleidingen, zoals doelloos surfen op internet.      


Plan al je werkzaamheden in: staat het in de PC, dan zit het niet in je hoofd én je hebt direct een totaal overzicht! Prioriteiten stellen Wanneer je voor jezelf geen goede planning hanteert kun je al snel verzanden in allerlei ad hoc situaties om je heen. Voordat je het weet is de ochtend weer voorbij en heb je niet gedaan wat je jezelf had voorgenomen! Het is dus belangrijk dat je leert hoe je adequaat kan reageren op ad hoc situaties en daarbij een onderscheid kan maken in de urgentie van wat zich aankondigt. Het is dus van belang dat je voor jezelf kunt bepalen wat prioriteit heeft, en je op basis daarvan de juiste keuze maakt die goed is voor jou en je team. Maar op basis waarvan maak je dan de juiste keuze? Voor veel mensen geldt dat ‘alles’ belangrijk is. Wanneer dit voor jou het geval is, zorgt dat ervoor dat het maken van keuzes en het stellen van de juiste prioriteiten een lastige kwestie kan worden. Om te bepalen voor jezelf welke actie prioriteit heeft moet je dus eerst helder krijgen voor jezelf wat JIJ belangrijk vindt. Om dit extra kracht bij te zetten kun je als leidraad houden dat wat voor inkomsten of besparing voor je bedrijf zorgt hoge prioriteit heeft. Heb je meerdere issues die jouw aandacht vragen? Zet ze in volgorde van belangrijkheid, onderneem stap voor stap actie op iedere taak. Maak de acties concreet in je planning! Taken die indirect te maken hebben met het genereren van geld hebben een hoge prioriteit. Net zo als werkzaamheden die te maken hebben met het uitvoeren van de dienst die verleent wordt of het product wat je maakt. Besteed je waardevolle tijd dus aan werkzaamheden die de punten hierboven beschreven ondersteunen. Begin de dag met een taak die hoge prioriteit heeft. Wanneer je de taak af hebt, zal je je beter voelen en zullen alle andere werkzaamheden van die dag makkelijker gaan. Je neemt verantwoording voor je werk. En stelt de juiste prioriteit. Het voordeel wanneer je taken met hoge prioriteit voorrang geeft is dat je je geen zorgen hoeft te maken op het moment dat zich tijdens de dag iets ad hoc voordoet. Het belangrijkste heb je per slot van rekening al gedaan. Wanneer je begint met de minst relevante taken, zullen de belangrijke taken meer en meer op je schouders drukken. Het zal je werk en je productiviteit beïnvloeden.


Wanneer je jouw beslissingen helder kan communiceren naar je medewerkers en/of leidinggevende zorgt dit voor duidelijkheid en daadkrachtig persoonlijk leiderschap. Q

Quote “What matters most is how you see yourself”

R

Routine Stel een dagelijkse vaste routine op en leg deze vast in je Outlook werkplanning zodat deze ook zichtbaar is voor anderen.

S

Start de dag! Start de dag op zoals jij die in gedachten hebt. Laat je niet verleiden door medewerkers die direct een beroep op je willen doen, maar geef aan dat er gelegenheid is om na x-tijd even samen te komen. Zo beperk je het tijdverlies en kun je bewuste aandacht schenken aan je medewerkers. Slaap voldoende. Om iedere dag optimaal te presteren, thuis of op het werk, is voldoende slaap nodig voor het lichaam. Het zorgt ervoor dat weefsels worden hersteld en vernieuwd en zenuwcellen worden aangevuld. Tijdens uw slaap ontspannen de spieren zich en is er geen druk op uw geraamte. Tekort aan slaap kan leiden tot afnemende immuniteit en slechte gezondheid. Sport regelmatig Je voelt je beter en kunt de dag vol goede energie beginnen!

T

Gebruik To-do lijsten Stap 1. Schrijf alle taken die je nog moet doen op een lijst. Bijvoorbeeld als je een project moet afronden. Stap 2 Schrijf op wat er nog moet gebeuren. Stap 3 Geef het een prioriteit. Wanneer je iets door kan strepen wordt je onderbewuste gestimuleerd om door te gaan en om de to-do lijst z.s.m. af te werken. Met het werken van een to-do lijst wordt je effectiever  je voelt je lekker bij het afstrepen van een taak en je kunt weer door.

U

Uitbesteden is een heel effectieve wijze van time management Bijvoorbeeld wanneer je niet goed bent in het maken van presentaties maar de secretaresse wel is het goed haar dat te laten doen. Zelfde geldt voor administratieve of technische zaken. Zoek mensen om je heen die er wel goed in zijn en besteed het uit.


V

Verantwoordelijkheid Wanneer je je verantwoordelijk opstelt, stel je jezelf regelmatig de volgende vragen om tot betere kwaliteit van iets te komen. Dit heeft zowel betrekking op privé als zakelijk. - Wat loopt er mis? - Wat kan er beter? - Wat kan er sneller? - Wat kan ik er aan doen? Vergaderingen 1 Wil je effectief werken en ben je ’s morgens het meest productief? Dan is het verstandig om de ochtenduren zoveel mogelijk vrij te plannen. Een manier om hier mee om te gaan is een beslissing voor jezelf te maken door bijvoorbeeld vergaderingen altijd plaats te laten vinden op een vast tijdstip. Bijvoorbeeld vanaf 11:00 uur en/of na de pauze vanaf 13:00 Geef aan dat het overleg niet langer dan 1 uur kan duren. Zo ben je helder en bewaak je je eigen tijd! Overleggen en vergaderingen zullen automatisch effectiever ingericht worden. Geef bij de medewerkers waar je veel mee te maken hebt aan dat je graag deze tijden wil gaan aanhouden in de toekomst. Het zal even duren maar uiteindelijk weten de collega’s wanneer jij bereikbaar bent, en zullen ze hun agenda en vragen aanpassen op dit tijdstippen. Houdt er rekening mee dat je wat weerstand kunt ervaren. Maar geef niet op, het zal je rust, tijd en overzicht geven! Vergaderingen 2 Maak de vergaderingen en agendapunten belangrijk. Wanneer jij aandacht schenkt aan de overleggen en deze belangrijk maakt, zal je merken dat de betrokkenen zich ook meer verantwoordelijk gaan voelen voor hun taak. De insteek is dat jij steeds minder achter zaken aan hoeft maar meer moet gaan aansturen. Dit betekend dat je voor jezelf een goed overzicht moet hebben van de huidige situatie  aansturen  monitoren  bijsturen. Probeer te vermijden dat jezelf taken op gaat pakken die officieel bij iemand anders liggen. Vergaderen is geen doel in zich. Afspraken die uit een vergadering voortvloeien, moeten zo concreet mogelijk zijn. Let op de volgende punten: -

Wat spreken we precies af? Wie is er verantwoordelijk voor de uitvoering daarvan? Hoe moet het precies gebeuren? Wanneer moet het beoogde resultaat bereikt zijn? Hoe krijgen we terugkoppeling?


W

Werkplek. Schoon regelmatig je werkplek op. Meer rommel is een verhoging van je stress niveau.

Z

Zelfreflectie Betekend dat je jezelf een spiegel voorhoudt om zo stil te staan bij hoe je bijvoorbeeld werkt, welke keuzes je daarbinnen maakt, welke vaardigheden je inzet en hoe dat voelt. Hierbij kennen we drie vormen van reflectie Reflecteren op persoonlijke functioneren. Daarbij sta je vooral stil bij wie jij bent, wat je motivatie en je doelen zijn. Deze vorm van reflectie kan je helpen bij je persoonlijkheidsontwikkeling. Reflecteren op beroepsmatig handelen. Deze vorm van reflecteren richt zich vooral op het methodisch handelen. Je kunt zo onderzoeken wat het effect is van de methoden die jij inzet. Reflecteren van persoonlijk beroepsmatig handelen in de maatschappelijke context. Bij deze vorm van reflecteren kijk je ook naar de context van jouw functioneren en handelen. Hierbij vraag je je af wat het effect is op de omgeving, de maatschappij en in hoeverre jij hier verantwoordelijk voor bent

Sluit je dag af door zaken waar je eventueel niet aan toe bent gekomen opnieuw in te plannen. Neem door wat je allemaal wel hebt gedaan.


E-MAIL, USE IT WISELY


TIPS VOOR EEN GOED E-MAIL BELEID Zijn er vast afspraken gemaakt over welke criteria voor registratie van toepassing zijn? Denk hierbij aan naam van de afzender/geadresseerde en routing. Maar ook personen/afdelingen die een informatiekopie krijgen, of de datum, kenmerk en wijze van afdoening. - Worden alle e-mails digitaal bewaard? - Zo niet, wordt de tekst dan uitgeprint en op papier bewaard? - Wordt er e-mail buiten de e-mail software bewaard? - Is er een structuur voor het e-mail archief gemaakt? - Zijn er intern richtlijnen vastgesteld voor de bewaartermijn van e-mails? Het is van belang bij het opzetten van een e-mail beleid dat iedereen zich conformeert aan dit beleid. De grootste aanslag op productiviteit binnen een organisatie is e-mail. Om dit in goede banen te leiden zijn er 4 onderdelen van belang; E-mail lezen E-mail replyen E-mail sturen

: 3 keer per dag (weekend 1 keer per dag) : Direct, mits het in minder dan 2 minuten kan : De hele dag door

Direct in contact komen? SMS dan (of in het uiterste geval, bellen). E-mail lezen Het lezen van e-mail is beperkt tot maximaal 3 keer per dag. E-mail is per definitie iets waarvan je niet met zekerheid kunt weten of iemand direct zal reageren. Indien je wilt dat iemand direct reageert, is er het medium “telefoon”. Het controleren van email op de dag zal ongeveer het volgende schema aanhouden.  Het begin van de werkdag  Na de lunch  Aan het einde van de werkdag E-mail replyen Het beantwoorden van e-mail is een tijdrovende klus geworden op sommige dagen. Om daar een beetje vaart in te krijgen en om het kaf van het koren te scheiden zijn de volgende regels opgesteld. 1. Is de e-mail aan mij gericht en is de e-mail binnen twee minuten te beantwoorden? Direct beantwoorden na het lezen en archiveren. 2. Is de e-mail aan mij gericht maar vergt het beantwoorden van de e-mail enige tijd?


Als taak noteren en op een later tijdstip replyen en archiveren. 3. Is de e-mail aan mij gericht maar enkel ter informatie? Doorlezen en archiveren. 4. Is de e-mail niet direct aan mij gericht (aanhef of door “cc” veld te gebruiken)? Doorlezen en archiveren. Korte berichten, zorg er voor dat ze alleen relevante informatie bevatten. Een algemeen berichten kun je indelen in drie alinea’s 1. Inleiding 2. Vraag (uitschrijven onderwerp, wat verwacht je van de ander) en 3. Afsluiting. Denk voor het versturen even goed na over de inhoud van je bericht; - Is het duidelijk wat je wilt vertellen, - geef je duidelijk antwoord op de vraag of - is duidelijk wat je van de ander verwacht? Zet niet meerdere verschillende vragen in 1 mail, liever 3 mailtjes allen met een eigen onderwerp. Je kunt de mail achteraf beter archiveren/opzoeken E-mail sturen Het versturen van e-mail kan de hele dag door. Overig e-mailbeleid Om verder de productiviteit op peil te houden zijn alle notificatiesystemen uitgezet. Oók die op mobiele telefoons. Wil je me direct over iets spreken of heb je een e-mail gestuurd welke ik direct zou moeten lezen? SMS dan. Tips voor het beheersbaar houden van je e-mail:  Beantwoord elke dag maximaal 1,5 uur je mail -> 3 mail momenten  Maak elke dag je mailbox leeg, waardoor je altijd bij bent.  Als het beantwoorden van een mail meer tijd kost, geef dan eerst een reactie wanneer je eraan toe kunt komen, in plaats van de mail in je inbox te bewaren.  Plan vervolgens tijd in je agenda om langere of ingewikkeldere mails, verslagen of projecten te verwerken  Stuur mails die niet voor jou bedoeld zijn direct door naar de collega’s die er wel mee verder moeten.  Ontvang je veel CC’s? Je kunt een uur per week plannen om alle achtergrondinformatie die je krijgt in één keer door te lezen.  Bewaar altijd mails die; algemene en/of prijs afspraken bevatten. Relevante bedrijf- of productinformatie bevatten. Documenten die je op een later tijdstip nog wil inlezen of nodig hebt.


SNELTOETSEN OUTLOOK Algemeen Ctrl + 1 Inbox Ctrl + 2 Agenda Ctrl + 3 Contactpersonen Ctrl + 4 Taken Ctrl + 5 Notities Ctrl + 6 Mappenlijst Ctrl + 8 Logboek Voor het aanmaken van nieuwe items: Ctrl + shift + i Naar postvak in Ctrl + shift + a Nieuwe afspraak maken Ctrl + shift + m Nieuwe e-mail Ctrl + shift + c Nieuwe contactpersoon Ctrl + shift + k Nieuwe taak E-mail Als je in het betreffende e-mail bericht bent: Ctrl + r Ctrl + s

Beantwoorden e-mail enter Verzenden e-mail

Meerdere bijlagen uit een e-mail in 1x opslaan: - Open mailbericht met bijlagen - Klik bestand in bericht - Bijlagen opslaan - Selecteer de bijlagen (indien het er meerdere zijn; houd de CTRL toets ingedrukt). - O.k.  Alle geselecteerde bijlagen zitten nu in één map! Onderwerp aanpassen Als het e-mail bericht is geopend kun je de onderwerp regel aanpassen. Handig om: - Onderwerp aan te passen naar relevantie - Aangeven wat je met de mail hebt gedaan - Aangeven wat je nog met de mail wilt doen


CLEAN DESK EN SCREEN POLICY Clean Desk -

Noteer al je acties, notities en afspraken in je agenda, takenlijst, smartphone of To Do Book;

-

Zorg dat alleen datgene waar je, op dat moment, mee aan werkt op je bureau ligt;

-

Zorg voor goedwerkende en handige kantoorbenodigdheden zoals een perforator, nietmachine, en de To Do producten;

-

Maak het organiseren van je spullen, ordners en kasten onderdeel van je werkroutine;

-

Maak je werk toegankelijk en overdraagbaar voor het geval je afwezig bent;

-

Zorg dat naslagwerken, contactpersonen, adressen en telefoonnummers upto-date zijn;

-

Plan tijd voor het afronden van je dag en het opbergen van zaken;

-

Maak een planning voor de volgende dag, zodat je direct aan de slag kunt.

Clean Screen -

Pas de To Do Methode toe, maak direct keuzes;

-

Houd je Postvak IN leeg;

-

Geef je mappen en documenten duidelijke titels;

-

Gebruik een duidelijke onderwerpregel in je e-mail correspondentie;

-

Gebruik CC alleen ‘ter informatie’;

-

Verwijder overbodige tekst bij het beantwoorden en doorsturen van e-mails;

-

Maak het de ontvanger zo gemakkelijk mogelijk;

-

Plan tijd voor e-mailverwerking, bijvoorbeeld op 2 maximaal 3 momenten op de dag;

-

Schakel je e-mailprogramma, geluiden en pop-ups uit als dit afleidt;

-

Maak je mappenstructuur identiek aan je mappen in je e-mail programma

-

Geniet van je Clean Desk en Clean Screen *bron organizing works


MAAK DIRECT EEN KEUZE OVER JE E-MAIL Mail ombouwen naar een concrete actie! Wanneer je begint met het opschonen van een mailbox begin je altijd onderaan bij de oudste mail. Wanneer je een mail hebt waaruit een actie uit voort vloeit die je concreet kunt invullen met onderwerp, actie, datum en tijd kun je de mail ‘oppakken’ en deze slepen naar je agenda, evt. nog een categorie toewijzen. Kun je er nog geen tijd of datum aan toewijzen zet je deze in je taken! Gebruik van de linker muisknop  Wanneer je de linker muisknop pakt om te slepen dan kopieer je de ‘platte’ tekst in een taak of agenda. Gebruik van de rechter muisknop  Wanneer je de rechter muisknop pakt om te slepen dan krijg je een aantal mogelijkheden. Advies hierin om niet die met een snelkoppeling te pakken, omdat er altijd een kans bestaat dat de oorspronkelijke mail kwijt raakt en dus geen snelkoppeling werkt. Advies is om de optie kopiëren met bijlage te nemen. Taken delegeren; Bij taken geen begindatum vermelden maar wel een einddatum. De persoon in kwestie weet dat wanneer het af moet zijn en kan dit in zijn/haar agenda noteren  vertrouwen hebben dat het gebeurt. Omtrent taken delegeren kun je goede afspraken maken. De volgorde is nml. als volgt. BV HL BV HL BV

    

HL delegeert een taak accepteert, taak komt automatisch in zijn taken lijst Ontvangt acceptatie en weet dat er aan gewerkt wordt Geeft aan dat taak is voltooit Ontvangt bevestiging en taak verdwijnt bij beide uit de takenlijst

Voor BV blijft de taak zolang deze niet is voltooit in haar takenlijst staan. Op deze manier kan zij controle houden over uitgezette taken. Indien gewenst kan er nog extra een herinnering ingezet worden. EEN VOLLE MAILBOX IS EEN DIGITALE UITGESTELDE STAPEL PAPIER! ORGANISEREN IS KEUZES MAKEN


Gebruik onderstaande tips om nog meer uit je e-mail mogelijkheden te halen en om Efficiënter en overzichtelijker met je e-mail te werken; 1. Adressenboek - distributielijst 2. Autorisaties 3. Jaarlijks archiveren 4. Melding nieuwe e-mail 5. Regels en waarschuwingen: e-mail uit je inbox direct naar een aparte map sturen 6. Werken met de ‘Wachten op’ lijst 1. Adressenboek – distributielijst Je kunt van een groep personen (bijvoorbeeld je eigen team) een distributielijst maken zodat je niet iedere keer alle mail adressen van de mensen uit die groep apart hoeft in te voeren. Distributielijst aanmaken Ga naar Contactpersonen, Start, Nieuwe groep contactpersoon en selecteer vervolgensalle contactpersonen die je aan de groep wilt toevoegen. Handig om voor de naam van jedistributielijst een * te zetten. Hiermee worden al je distributielijsten bovenaan bij elkaarweergegeven. 2. Autorisaties Wil je collega’s autoriseren om te kunnen inzien dan wel het kunnen werken in je email, agenda en / of takenlijst (bijvoorbeeld doordat zij je werkzaamheden waarnemen tijdens je afwezigheid), dan kan je dit bepalen via het toekennen van autorisaties. Toekennen autorisaties Ga naar tabblad Bestand. Klik achtereenvolgens op Accountinstellingen en op Gemachtigdentoegang. Klik op Toevoegen. Kies de naam van de persoon die je als gemachtigde wilt opgeven of zoek de naam en klik op de naam in de lijst met zoekresultaten. Geef aan in het menu welke onderdelen de gemachtigde mag zien/uitvoeren. Klik op Toevoegen en klik vervolgens op OK. 3. Jaarlijks archiveren Ieder systeem heeft af en toe onderhoud nodig, zo ook je mappen in je e-mail. Schoon deze jaarlijks op, maar besteed hier niet al te veel tijd aan! Maak aan het begin van ieder jaar een nieuwe map aan met als naam het jaartal van het vorige jaar. Verplaats naar deze map alle mappen met inhoud die je in dat jaar hebt gevuld. Maak vervolgens nieuwe mapjes aan om de mails die je in het nieuwe jaar wilt


bewaren in te archiveren. Mappen van meer dan bijvoorbeeld vijf jaar oud kun je op een gegeven moment wel weggooien, de kans dat je daar ooit nog in zal kijken is nihil! 4. Melding nieuwe e-mail Indien er een nieuw e-mail bericht in de Inbox binnen komt gebeurt er van alles om jou hierop te attenderen; er verschijnt bijvoorbeeld een envelopje onderin beeld, je hoort een geluidje, je cursor verspringt even of je krijgt (in het ‘ergste geval’) gedurende een korte periode een gedeelte van het e-mail bericht te zien. Maar, waarom zou je willen weten dat er nu een mailtje binnen is gekomen? De kans is alleen maar groot dat je toch even wilt kijken, en afgeleid ben je… Om te voorkomen dat je buiten je vaste mail leesmomenten om, toch naar binnengekomen mailtjes gaat kijken, kun je dus het beste alle alarmsignalen afzetten. Uitzetten melding nieuw bericht Ga naar tabblad Bestand, Opties, E-mail, Ontvangst van bericht. Zet nu de gewenste vinkjes uit. 5. Regels en Waarschuwingen Sommige e-mail hoef je niet in je inbox te ontvangen. Denk aan minder relevante mail die geen haast heeft zoals nieuwsbrieven, updates van je netwerken (Linkedin, Twitter, etc) en eventueel mailtjes die cc aan je zijn gezonden. Deze mailtjes vervuilen je inbox. Je kunt dit voorkomen door Regels en Waarschuwingen in te stellen. Automatisch sorteren van mail naar een bepaalde map - Ga naar Bestand, Info, Regels en Waarschuwingen. - Klik op het kopje Nieuwe Regel. Er verschijnt weer een nieuw venster met een aantal standaard mogelijkheden. - Kies Regel maken vanaf sjabloon. - Kies je voorkeur (e-mail van een bepaald adres of e-mail met bepaalde woorden in de onderwerpregel of in de tekst) en klik op volgende. - In het nieuwe menu dat nu verschijnt, kun je de voorwaarden en acties instellen. Dit doe je door op de blauwe onderstreepte tekst te klikken. - Bepaal de map waar je de e-mail naartoe wilt plaatsen. Klik op Bericht van iemand naar een map verplaatsen en klik op Volgende. - Schakel de regel in. - Klik op Volgende als je de regel hebt ingesteld en geef de regel een naam. - Klik op Regels nu uitvoeren. - Outlook vraagt aan je of je de regel wilt toepassen op alle items die al in de inbox staan. Dit is aan jezelf om te besluiten.


SMART ORGANIZED, Creating Your Succes! Only by discovering your innate strengths and developing and exploiting them to their highest degree can you utilize yourself to get the greatest amount of satisfaction and enjoyment from everything you do" ~ Brian Tracey ~ www.facebook.com/smartorganized of www.twitter.nl/smartorganized of check www.smartorganized.nl


HET ABC ORGANIZING & TIMEMANAGEMENT TIPS

Recommend Documents