HandSoft Pro
Dé specialist voor de schilders-, onderhouds- en afbouwbranche
Bedrijfsomvattend systeem op maat
Gilde Software is speciaal bestemd voor de automatisering van schilders, onderhouds- en afbouwbedrijven. Gilde integreert al uw bedrijfsprocessen, zoals relatiebeheer, calculaties, periodiek onderhoud, werkvoorbereiding, projectadministratie, bestellingen, kostenbewaking en de financiële administratie. Dit bespaart u veel administratief werk, omdat u elk gegeven maar één keer vastlegt. Herkent u dit? • Gebruikt u voor verschillende bedrijfsfuncties aparte programma’s, waardoor u dubbel werk doet, onvol- doende grip heeft en beperkt slagvaardig bent? • Gebruikt u losse Word- en Exceldocumenten, waardoor u overzicht mist en het risico loopt fouten te maken? • Werkt u nog met software die verouderd is en waar mee u kansen laat liggen? • Werkt u nog met software die niet goed op uw manier van werken is afgestemd? Kies dan voor Gilde Software • Een gespecialiseerd pakket voor het automatiseren van uw hele bedrijfsproces; • Professioneel, compleet en betrouwbaar; • Eenvoudig in het gebruik; • Vlotte implementatie en korte terugverdientijd.
Het managementdashboard geeft in één oogopslag inzicht in hoe uw bedrijf er voor staat. Dit motiveert en geeft grip en zorgt dat u tijdig kunt bijsturen.
-1-
Gebruiksvriendelijk Gilde Software is zeer gebruiksvriendelijk. De logische werkwijze en de vele handige functies zorgen ervoor dat u de mogelijkheden optimaal kunt benutten. De bediening is gebaseerd op Internet Explorer en Microsoft Office en maakt het programma zeer herkenbaar en intuïtief. Op de persoonlijke startpagina zijn de belangrijkste functies per gebruiker direct benaderbaar. Per document worden interessante functies en vervolgstappen via een handig hyperlink-menu aangeboden. Gilde Software kenmerkt zich door de logische procesmatige manier van werken. Vanuit de calculatie maakt u offertes, opdrachten, facturen en werkbonnen, de werkvoorbereiding, kwaliteitsformulieren en bestellingen. Met de workflow stuurt u uw hele bedrijfsvoering.
De basis Stamgegevens Het principe van Gilde Software is dat elk gegeven slechts één keer wordt geregistreerd. Relatiebeheer, artikelen, sets/normen, standaard teksten, jumbo’s en sjablonen maken het mogelijk om snel en nauwkeurig projecten op te zetten. U kunt snel iets terugvinden in de stamgegevens en bijvoorbeeld etiketten en adres- of prijslijsten printen. Stamgegevens worden desgewenst geïmporteerd en geactualiseerd. Calculatie Met Gilde Software calculeert u zoals u graag wilt. De indeling, opbouw en prijsvorming is volledig naar uw wens in te stellen. Er zijn veel krachtige hulpmiddelen om snel en gedetailleerd te calculeren. Middels sjablonen of jumbo’s kunt u standaard standaard begrotingen samenstellen die u per calculatie kunt aanpassen. Offerte U print of mailt direct vanuit de calculatie een op de klant afgestemde offerte. De offerte kunt u opmaken met tekstblokken (met geïntegreerde spellingcheck en opmaak) en voorzien van foto’s, documenten, meetstaten of tekeningen. Een professionele presentatie verhoogt uw scoringskansen aanzienlijk. Agenda/planning Afspraken legt u eenvoudig vast in de geïntegreerde agenda. Denk hierbij aan service- en onderhoudswerkzaamheden. Ook commerciële activiteiten en de opvolging van uitgebrachte offertes worden gepresenteerd in
-2-
de agenda. Deze agenda is ook te synchroniseren met Microsoft Outlook. De planning heeft diverse weergaven en biedt overzicht en inzicht. Werkvoorbereiding Vanuit de opdrachtbevestiging stuurt u de werkvoorbereiding aan. Ter ondersteuning van de uitvoering van een project kunt u kiezen uit diverse formulieren en documenten, met vermelding van benodigde materialen, tijden en uitvoeringsinstructies. Werkbonnen/regie- en meerwerk Met Gilde Software maakt u snel werkbonnen aan om de uitvoering aan te sturen. Op deze bon registreren uw medewerkers de verbruikte materialen, werktijden en kilometers. Er is overzicht van openstaande bonnen en er wordt niet vergeten om te factureren. Daarnaast is er een speciale module voor de mobiele werkbon, met als doel het efficiënt online aansturen van en registreren door de buitendienst. Facturering Een snelle en juiste facturering is van wezenlijk belang voor uw bedrijf. De workflow levert automatisch de benodigde gegevens voor een correcte factuur. Gilde Software kent veel factureringsmogelijkheden zoals verkoop op rekening, contantbonnen, BTW-verlegd, termijn-, regie-, contract- en verzamelfacturering. Bij alle projectdocumenten is er de mogelijkheid van meerdere BTW-soorten. Facturen kunnen ook digitaal worden verzonden.
“Er zijn veel krachtige hulpmiddelen om snel en gedetailleerd te calculeren, zoals sjablonen en jumbo’s.”
Het Gilde-systeem is naar wens op uw behoefte in te richten en uit te breiden.
Uitbreidingsmogelijkheden Kwaliteitszorg Kwaliteitszorg is een bewustwordingsproces waarbij klant- en kwaliteitsgericht denken centraal staan. Aandacht voor kwaliteitszorg is geen luxe, maar een noodzaak voor ondernemingen om sterk te blijven staan. Kwaliteit (ISO), milieu, arbo en VCA-aspecten zijn daarom op een logische wijze geïntegreerd in Gilde Software. Denk hierbij aan checklisten, formulieren, dossiers, procedures en klachtenafhandeling. Onderhanden werk De onderhanden werkoverzichten informeren u over de financiële voortgang van de projecten in uitvoering. Dit is belangrijke informatie voor het aansturen van projecten en de facturering. Projectbewaking In de projectbewaking boekt u de gebruikte uren, materialen en overige kosten op een project. Zo bewaakt u de voortgang en uiteindelijk het resultaat van een project. U heeft vanuit de urenregistratie grip op de productiviteit en meteen de beschikking over mandagenregisters. Vanuit totaaloverzichten zijn direct de gedetailleerde kostenboekingen beschikbaar. U krijgt inzicht in de voorcalculatie ten opzichte van de realisatie. Dossiers/CRM/digitaal archief Projectdocumenten worden opgeslagen in een digitaal project-, klanten- of leveranciersdossier. Zo heeft u per project of relatie direct inzicht en grip op alle relevante communicatie en documenten. Van alle
-3-
belangrijke ontwikkelingen in een project wordt een historie opgebouwd binnen het dossier. Naast de projectdocumenten is koppeling mogelijk met alle andere digitale (externe) documenten, zoals foto’s, tekeningen, Word-, PDF- of Excel-bestanden. Ook belangrijke e-mails kunnen eenvoudig, via slepen, worden toegevoegd aan de dossiers. Boekhouding In Gilde Software voert u de volledige boekhouding inclusief betalingsverkeer, BTW-aangifte, winst- en verliesrekening en balans. Vanuit de projectadministratie worden automatisch boekingen geregistreerd. Alle dagelijkse mutaties worden snel en efficiënt vastgelegd. Uw financiële administratie kan via de ‘Auditfile’ (volgens de Belastingdienst geadviseerde standaard) geëxporteerd worden voor controles door uw accountant of voor belastingcontroles. Open posten beheer Een goede bewaking van open posten is van groot belang voor de liquiditeitspositie van uw bedrijf. Gilde Software biedt ouderdomsanalyses en genereert automatisch aanmaningen volgens uw debiteurenbeleid. Zowel uitgaande als binnenkomende betalingen kunnen digitaal worden verwerkt.
Magazijn Het belang van goed magazijnbeheer wordt door veel ondernemers ingezien. Toch roepen de inspanningen voor het beheersen van de materiaalstromen een grote weerstand op. Gilde Software maakt een eenvoudig en efficiënt voorraadbeheer mogelijk. Logistiek Vanuit de opdracht wordt de magazijn- en inkoopadministratie aangestuurd. Naar aanleiding van prijsaanvragen bij leveranciers, verwerkt u de prijsvoorstellen in de definitieve materiaalbehoefte. Van hieruit genereert u bestellingen en materiaaluitgiftes. Service en onderhoud Van de te onderhouden ‘onderhoudscontracten’ worden alle relevante gegevens geregistreerd en op overzichten en documenten gepresenteerd. Gilde Software zorgt voor een efficiënt beheer van uw contractwerkzaamheden. Inspecties worden gepland en van de verrichte werkzaamheden wordt historie opgebouwd. Het printen van een aankondigingsbrief en een inspectierapport is geïntegreerd. Autorisatie Door toekenning van gebruikersrechten legt u vast welke
-4-
gebruikers toegang hebben tot gegevens en deze mogen wijzigen. Alle mutaties worden bijgehouden in een logboek per medewerker. De persoonlijke startpagina geeft alleen toegang tot wat elke gebruiker mag en moet doen. Managementoverzichten Gilde Software geeft grip op uw bedrijf. Op elk gewenst moment staan belangrijke overzichten voor uw bedrijfsvoering ter beschikking. Managementinformatie op maat voor uw bedrijf, zoals periodieke analyses van de omzet, kosten, uren en resultaten. Analyses per klant(groep), omzetgroep en medewerker. Grip op activiteiten, projecten en klanten. Grip op openstaande offertes, lopende en te factureren opdrachten. Grip op de voortgang en de resultaten van uw projecten. Grip op de productiviteit en het rendement van uw organisatie. Het praktische managementdashboard geeft direct zicht op de stand van zaken en het sturen op rendement.
Gilde Software wordt de ruggengraat van uw bedrijf •
Verkoop: acquisitie, relatiebeheer, klantendossier, registreren van aanvragen, commerciële agenda, referentielijsten, correspondentie en mailings, marges bepalen, aanbiedingsprijs vaststellen, offerte, offerte opvolging.
•
Calculatie: beheren basisprijzen en ervaringscijfers (normen), bepalen van de hoeveelheden, kostprijs berekening, bijstellen bestaande calculaties, voorbe- reiden offertes.
• Werkvoorbereiding: inplannen werkzaamheden, uitgeven werkorders en projectdocumenten, calcula- ties uitwerken tot magazijnuitgifte en bestellingen. • Regie-administratie: inspecties, werkzaamheden, planning buitendienst, bewaken en terugmelden werkbonnen, factureren. • Projectadministratie: bewaking openstaande orders, onderhanden werkbewaking, urenadminis - tratie, mandagenregisters, (termijn)facturering. •
Inkoop/magazijnbeheer: artikelbeheer, uitwerken materiaalbehoefte, prijsaanvragen, bestellingen, ont- vangsten, inkoopfactuurcontrole, voorraadwaarde- lijst, bestelstatus en bestelhistorie, voorraad bestel- advieslijst, materieelbeheer.
• Boekhouding: open postenbeheer, aanmaningen, betalingsverkeer, winst- en verliesrekening, balans, BTW-aangifte, uitwisseling met accountant en belastingdienst. • Management/directie: kansrijke offertes, onder- handen werk, te factureren opdrachten, productivi teit, liquiditeit, rentabiliteit, sturen op basis van managementdashboard.
-5-
Aantrekkelijke oplossingen Het basispakket omvat het primaire traject van CRM, calculatie/offerte tot en met de facturering. U kunt uitbreiden met diverse modules, zoals de projectadministratie/nacalculatie, logistiek, service & onderhoud en de volledige financiële administratie met open posten beheer, betalingsverkeer en autorisatie. Er zijn aantrekkelijk geprijsde pakketten, zoals het uitgebreide Premiumpakket. Uw eigen Gilde-systeem op maat Het Gilde-systeem is modulair opgebouwd. U stelt uw eigen systeem samen en zo levert uw investering snel rendement op. Het systeem wordt compleet met voorbeeldbestanden en standaarddocumenten geleverd, zodat u snel aan de slag kunt. Desgewenst worden bestaande gegevens ingelezen. Dankzij de ingebouwde flexibiliteit krijgt u een Gilde-systeem op maat: de workflow, uw manier van werken, de startpagina en alle documenten, formulieren, schermen en overzichten zijn aanpasbaar op uw bedrijf. Het Gilde-systeem is open met moderne technologie: koppelingen met specifieke oplossingen zijn goed te realiseren. SQL De SQL-versie is speciaal ontwikkeld voor bedrijven met meerdere vestigingen, een grote database-omvang en/ of voor het delen van stambestanden over meerdere administraties.
Installatie van uw Gilde-systeem Bij de invoering gaat Gilde Software volgens een gestructureerde projectaanpak te werk. Allereerst wordt in overleg een plan van aanpak vastgesteld. Na de installatie van het systeem krijgt u een eerste instructie van de belangrijkste functies, zodat u snel met het systeem aan de slag kunt. Bestaande bestanden worden ingelezen. Lay-outs en lijsten worden ingericht volgens uw wensen, werkwijze en huisstijl.
“Wekelijks verzorgen specialisten van Gilde Software opleidingen in een professionele opleidingsruimte. ”
Opleiding Om de mogelijkheden optimaal in te zetten in uw bedrijf is goede opleiding van uw medewerkers van belang. Wekelijks verzorgen specialisten van Gilde Software opleidingen in een professionele opleidingsruimte. Weg van de dagelijkse drukte in het bedrijf kunnen gebruikers zich hier in alle rust concentreren op de lesstof. Partner Service Overeenkomst Om uw investering te beschermen sluit u een Partner Service Overeenkomst (PSO) af. Dit geeft u recht op (helpdesk)ondersteuning en updates van de software. Hierdoor kunt u ook na verloop van jaren altijd beschikken over de meest actuele stand van de techniek. Door middel van de website, e-mailnieuwsbrieven, beurzen en gebruikersbijeenkomsten houdt Gilde Software haar klanten op de hoogte van de laatste ontwikkelingen.
Samen met Gilde de juiste koers uitzetten.
HandSoft Pro wordt geleverd door Gilde Software. Gilde Software is onderdeel van de Gilde Groep. Gilde Software Impact 60b, Duiven Postbus 149, 6920 AC Duiven Telefoon: 0316 – 345 050 E-mail:
[email protected] Internet: www.gildesoftware.nl
Automatiseringsoplossingen voor rendement en continuïteit -6-
