HandSoft Pro Bedrijfsomvattend systeem op maat HandSoft Pro is speciaal bestemd voor de automatisering van projectmatig werkende en dienstverlenende bedrijven. HandSoft Pro integreert al uw bedrijfsprocessen, zoals relatiebeheer, calculaties, onderhoudscontracten, werkvoorbereiding, projectadministratie, bestellingen, kostenbewaking en de financiëleadministratie. Dit bespaart u veel administratief werk, omdat u elk gegeven maar één keer vastlegt en alles goed op elkaar aansluit.
Herkent u dit? · Gebruikt u voor verschillende bedrijfsfuncties aparte programma’s, waardoor u dubbel werk doet, onvoldoende grip en slagvaardigheid heeft? · Gebruikt u losse Word- en Exceldocumenten, waardoor u overzicht mist en het risico loopt fouten te maken? · Werkt u nog met software die verouderd is en waarmee u kansen laat liggen? · Werkt u nog met software die niet goed op uw manier van werken is afgestemd?
Kies dan voor HandSoft Pro · Een gespecialiseerd pakket voor het automatiseren van uw hele bedrijfsproces · Professioneel, compleet en betrouwbaar · Eenvoudig in het gebruik · Vlotte implementatie en korte terugverdientijd
Dé specialist voor projecten en diensten
Gebruiksvriendelijk HandSoft Pro is zeer gebruiksvriendelijk. De logische werkwijze en de vele handige functies zorgen ervoor dat u de mogelijkheden optimaal kunt benutten. Vooral de bediening van HandSoft Pro, gebaseerd op Internet Explorer en Microsoft Outlook maakt het programma zeer herkenbaar en intuïtief. Op de startpagina zijn de belangrijkste functies van HandSoft Pro direct te benaderen. Per document worden interessante functies en vervolgstappen via een handig hyperlink-menu aangeboden. HandSoft Pro kenmerkt zich door de logische procesmatige manier van werken. Vanuit de calculatie maakt u offertes, opdrachten, facturen en werkbonnen, de werkvoorbereiding, kwaliteitsformulieren, bestellingen. Hiermee stuurt u uw hele bedrijfsvoering.
De basis Stamgegevens Het principe van HandSoft Pro is dat elk gegeven slechts één keer wordt geregisteerd. Relatiegegevens, artikelen, sets/normen en teksten maken het mogelijk om snel en nauwkeurig projecten op te zetten. Alle informatie is gekoppeld aan adressen, artikelen en personeel. U kunt snel iets terugvinden in de stamgevens en bijvoorbeeld etiketten en adres- en prijslijsten printen. Stamgegevens worden desgewenst geïmporteerd en geactualiseerd.
Calculatie In HandSoft Pro calculeert u zoals u graag wilt. De indeling, opbouw en prijsvorming is volledig naar uw wens in te stellen. Er zijn veel krachtige hulpmiddelen om snel en gedetailleerd te calculeren, zoals sjablonen en de project configurator. Aan de hand van een vraagen antwoordspel wordt een project volgens een vaste structuur opgebouwd.
Offerte In HandSoft Pro print of mailt u direct vanuit de calculatie een op de klant afgestemde offerte. De offerte kunt u voorzien van foto’s, documenten, berekeningen of tekeningen. Een professionele presentatie verhoogt uw scoringskansen aanzienlijk.
Agenda In HandSoft Pro legt u eenvoudig alle afspraken vast in de geïntegreerde agenda. Denk hierbij aan service- en onderhoudswerkzaamheden. Ook commerciële activiteiten en de opvolging van uitgebrachte offertes worden gepresenteerd in de agenda. Deze agenda is ook te synchroniseren met Microsoft Outlook.
Werkvoorbereiding Vanuit de opdrachtbevestiging stuurt u met HandSoft
Werkbonnen / regiewerk / meerwerk
Pro de werkvoorbereiding aan. Ter ondersteuning van
Met HandSoft Pro maakt u snel werkbonnen aan om
de uitvoering van een project kunt u kiezen uit diverse
de uitvoering aan te sturen. Op deze bon noteren uw
formulieren en documenten, met vermelding van
medewerkers de verbruikte materialen, werktijden en
benodigde materialen, tijden en uitvoeringsinstructies.
kilometers. Er is overzicht van openstaande bonnen en er wordt niet vergeten om te factureren.
Facturering Een snelle en juiste facturering is van wezenlijk belang voor uw bedrijf. De workflow in HandSoft Pro levert automatisch de benodigde gegevens voor een correcte factuur. HandSoft Pro kent veel factureringsmogelijkheden zoals verkoop op rekening, contantbonnen, BTW-verlegd, termijn-, regie-, contract- en verzamelfacturering.
Projectbewaking
Uitbreidingsmogelijkheden
In de projectbewaking boekt u de gebruikte uren, materialen en overige kosten op een project. Zo bewaakt
Kwaliteitszorg
u de voortgang en uiteindelijk het resultaat van een
Kwaliteitszorg is een bewustwordingsproces
project. U heeft vanuit de urenregistratie grip op de
waarbij klant- en kwaliteitsgericht denken centraal
productiviteit en meteen de beschikking over
staan. Aandacht voor kwaliteitszorg is geen luxe, maar
mandagenregisters. Vanuit totaaloverzichten zijn direct
een noodzaak voor ondernemingen om sterk te blijven
de gedetailleerde kostenboekingen beschikbaar. U krijgt
staan. Kwaliteit (ISO), milieu, arbo en VCA-aspecten zijn
inzicht in de voorcalculatie ten opzichte van de realisatie.
daarom op een logische wijze geïntegreerd in HandSoft Pro. Denk hierbij aan checklisten, formulieren, dossiers, procedures en klachtenafhandeling.
Onderhanden werk De onderhanden werkoverzichten in HandSoft Pro informeren u over de financiële voortgang van de projecten in uitvoering. Dit is belangrijke informatie voor het aansturen van projecten en de facturering.
Dossiers / CRM / digitaal archief Projectdocumenten worden opgeslagen in een digitaal project-, klanten- of leveranciersdossier. Zo heeft u per project of relatie direct inzicht in alle relevante documenten. Van alle belangrijke ontwikkelingen in een project wordt een historie opgebouwd binnen het dossier. Naast de projectdocumenten is koppeling mogelijk met alle andere digitale (externe) documenten, zoals foto’s, tekeningen, Word-, PDF- of Excel-bestanden.
Boekhouding In HandSoft Pro Boekhouding voert u de volledige boekhouding inclusief betalingsverkeer, BTW-aangifte, winst- en verliesrekening en balans. In HandSoft Pro worden automatisch boekingen vanuit de projectadministratie geregistreerd. Alle dagelijkse mutaties worden snel en efficiënt vastgelegd. Uw financiële administratie kan via de ‘Auditfile’ (volgens de Belastingdienst geadviseerde standaard) geëxporteerd worden voor controles door uw accountant of voor belastingcontroles.
Open posten beheer Een goede bewaking van open posten is van groot belang voor de liquiditeitspositie van uw bedrijf. HandSoft Pro biedt ouderdomsanalyses en genereert automatisch aanmaningen volgens uw debiteurenbeleid.
Magazijn Het belang van goed magazijnbeheer wordt door veel
Grafische planning
ondernemers ingezien. Toch roepen de inspanningen
Speciaal voor het inplannen van projecten is de module
voor het beheersen van de materiaalstromen een grote
Grafische planning beschikbaar. De planning geeft per
weerstand op. HandSoft Pro maakt een eenvoudig en
periode een overzicht van de ingepande projecten en
efficiënt voorraadbeheer mogelijk.
beschikbare medewerkers en machines.
Logistiek Vanuit de opdracht wordt de magazijn- en inkoopadministratie aangestuurd. Naar aanleiding van prijsaanvragen bij leveranciers, verwerkt u de prijsvoorstellen in de definitieve materiaalbehoefte. Van hieruit genereert u bestellingen en materiaaluitgiftes.
Service en onderhoud Van de te onderhouden ‘systemen’ worden alle relevante gegevens geregistreerd en op overzichten en documenten gepresenteerd. HandSoft Pro zorgt voor een efficiënt beheer van uw servicewerkzaamheden. Periodiek onderhoud wordt gepland en van de verrichte werkzaamheden wordt historie opgebouwd.
HandSoft Pro wordt de ruggengraat van uw bedrijf.
Autorisatie
· Verkoop: acquisitie, relatiebeheer, klantendossier,
Door toekenning van gebruikersrechten legt u vast
registreren van aanvragen, commerciële agenda,
welke gebruikers toegang hebben tot gegevens en deze
referentielijsten, correspondentie en mailings,
mogen wijzigen. Alle mutaties worden bijgehouden in
marges bepalen, aanbiedingsprijs vaststellen,
een logboek per medewerker.
offerte, offerte opvolging · Calculatie: beheren basisprijzen en ervaringscijfers (normen), bepalen van de hoeveelheden, kostprijsberekening, bijstellen bestaande calculaties, voorbereiden offertes · Werkvoorbereiding: inplannen werkzaamheden, uitgeven werkorders en projectdocumenten, calculaties uitwerken tot magazijnuitgifte en bestellingen · Serviceadministratie: inspecties, onderhoud, reparaties, planning buitendienst, bewaken en terugmelden werkbonnen, factureren · Projectadministratie: bewaking openstaande orders, onderhanden werkbewaking, urenadministratie, mandagenregisters, (termijn)facturering · Inkoop/magazijnbeheer: artikelbeheer, prijsaanvragen, bestellingen, ontvangsten, inkoopfactuurcontrole, voorraadwaardelijst, bestelstatus en bestelhistorie, voorraad besteladvieslijst, materieelbeheer
Managementoverzichten
· Boekhouding: open postenbeheer, aanmaningen,
HandSoft Pro geeft grip op uw bedrijf. Op elk gewenst
betalingsverkeer, winst- en verliesrekening, balans,
moment staan belangrijke overzichten voor uw bedrijfs-
BTW-aangifte, uitwisseling met accountant en
voering ter beschikking. Managementinformatie op maat
belastingdienst
voor uw bedrijf zoals periodieke analyses van de omzet,
· Management/directie: kansrijke offertes,
kosten, uren en resultaten. Analyses per klant(groep),
onderhanden werk, te factureren opdrachten,
omzetgroep en medewerker. Grip op activiteiten,
productiviteit, liquiditeit, rentabiliteit
projecten en klanten. Grip op openstaande offertes, lopende en te factureren opdrachten. Grip op de voortgang en de resultaten van uw projecten. Grip op de productiviteit en het rendement van uw organisatie.
Aantrekkelijke oplossingen Voor kleinere bedrijven is er een HandSoft versie verkrijgbaar voor een passende prijs. HandSoft bevat
HandSoft Pro SQL
het primaire traject van calculaties tot en met de
HandSoft Pro SQL is speciaal ontwikkeld voor
facturering. HandSoft Pro biedt meer mogelijkheden
bedrijven met meerdere vestigingen en een grote
en is uit te breiden met de volgende modules: relatie
database omvang.
beheer, projectadministratie, nacalculatie en de volledige financiële administratie met open posten beheer, betalingsverkeer en autorisatie.
Uw eigen HandSoft Systeem HandSoft Pro is modulair opgebouwd. U stelt uw eigen systeem samen en zo levert uw investering snel rendement op. HandSoft Pro wordt compleet met voorbeeldbestanden en standaarddocumenten geleverd, zodat u snel aan de slag kunt. Desgewenst worden bestaande gegevens ingelezen. Door de ingebouwde flexibiliteit zijn documenten, formulieren, de menubalk, schermen en overzichten aanpasbaar op uw bedrijf.
Continuïteit Presentatie Grip Tijdwinst
Opleiding Om de mogelijkheden van HandSoft Pro optimaal in te
Rendement
zetten in uw bedrijf is goede opleiding van uw medewerkers
Installatie van HandSoft Pro
van belang. Wekelijks verzorgen
Bij de invoering van HandSoft Pro gaat Gilde Software
specialisten van Gilde Software opleidingen in een
volgens een gestructureerde projectaanpak te werk.
professionele opleidingsruimte. Weg van de dagelijkse
Allereerst wordt in overleg een plan van aanpak
drukte in het bedrijf kunnen gebruikers zich hier in alle
vastgesteld. Na de installatie van het systeem krijgt u
rust concentreren op de lesstof.
een eerste instructie van de belangrijkste functies, zodat u snel met het systeem aan de slag kunt. Bestaande bestanden worden ingelezen. Lay-outs en lijsten worden
Partner Service Overeenkomst
ingericht volgens uw wensen en huisstijl.
Om uw investering te beschermen sluit u een partner service overeenkomst (PSO) af. Dit geeft u recht op (helpdesk)ondersteuning en updates van de software. Hierdoor kunt u ook na verloop van jaren altijd beschikken over de meest actuele stand van de techniek. Door middel van de website, e-mailnieuws-
Wij rusten niet totdat u een tevreden klant bent
brieven, beurzen en gebruikersbijeenkomsten houdt Gilde Software haar klanten op de hoogte van de laatste ontwikkelingen.
HandSoft Pro wordt geleverd door Gilde Software. Gilde Software is onderdeel van de Gilde Groep.
Gilde Software b.v. Mercurion 3 Zevenaar Postbus 119 6900 AC Zevenaar Telefoon: Fax: E-mail: Internet:
0316 – 34 50 50 0316 – 34 54 58
[email protected] www.gildesoftware.nl
Automatiseringsoplossingen voor rendement en continuïteit
