Handreikingen voor de rol van regiocoach Programma Groepsontwikkeling

Handreikingen voor de rol van regiocoach Programma Groepsontwikkeling

Inhoudsopgave 1 2

3

4

5

6

Inleiding ........................................................................................................................................... 3 Programma Groepsontwikkeling ..................................................................................................... 4 2.1 Positieve ervaringen ................................................................................................................ 4 2.2 Rol en houding als regiocoach ................................................................................................ 4 Traject en voorbereiding .................................................................................................................. 5 3.1 Intake ....................................................................................................................................... 5 3.2 Workshop 1.............................................................................................................................. 6 3.3 Workshop 2.............................................................................................................................. 6 3.4 Zelfsturing en inbedding van Groepsontwikkeling in de groep ................................................ 6 3.5 Nazorg ..................................................................................................................................... 7 3.6 Workshop 3.............................................................................................................................. 8 Hulpmiddelen en tools ..................................................................................................................... 9 4.1 Inspirerende filmpjes ............................................................................................................... 9 4.2 Interessante literatuur .............................................................................................................. 9 4.3 Energizers en werkvormen .................................................................................................... 10 Inbedding op regioniveau .............................................................................................................. 11 5.1 Hoe werf ik (collega) regiocoaches? ..................................................................................... 11 5.2 Hoe werf ik groepen om deel te nemen aan Groepsontwikkeling? ....................................... 11 Nawoord ........................................................................................................................................ 12

Handreikingen voor de rol van regiocoach – Programma Groepsontwikkeling

2

1 Inleiding Groepsontwikkeling is een mooi instrument om groepen een spiegel voor te houden en ze naar een hoger plan te tillen. Veel groepen zijn in staat om zelf sturing te geven aan de uitvoering van de gestelde doelen in de actieplannen. Regiocoaches ervaren vaak veel energie bij de groep of zien de onderlinge samenwerking verbeteren. Allemaal mooie opbrengsten vanuit de deelname aan het traject. Maar soms lukt dit niet en reageert de groep nauwelijks op pogingen om contact te maken of lijkt het op trekken aan een dood paard. Hoe ver ga je dan? De input voor deze handleiding is door regiocoaches gegeven tijdens de coachdag in oktober 2013. Hier is besproken hoe je een traject Groepsontwikkeling samen met de groep tot een succes kunt maken. Wat is jouw rol en wat is de rol van de groep gedurende het proces en wat zijn de onderlinge verwachtingen? In deze handleiding wordt een overzicht gegeven van wat je als regiocoach kunt doen aan interventies (mogelijkheden om te handelen) gedurende de verschillende fasen in het begeleidingstraject. De meeste tips komen voort uit wat er door de regiocoaches zelf is ervaren wat goed werkte in verschillende trajecten. Deze informatie is in deze handleiding samengebracht tot bruikbare ingrediënten die iedere regiocoach kan gebruiken bij zijn of haar specifieke traject. Om Groepsontwikkeling in de regio tot een succes te maken, zijn er ook enkele aanbevelingen aan het document toegevoegd, die dit succes op korte of lange termijn bewerkstelligen. Het gaat dan niet zozeer om je eigen rol, maar meer om het op de juiste manier inbedden van Groepsontwikkeling in de regio en er blijvend aandacht voor houden. We wensen je veel succes daarbij en delen graag in je ervaringen om de ondersteuning naar groepen, maar ook naar regiocoaches nog beter te maken. Heb je nieuwe tips, mail ze dan naar [email protected], zodat we met elkaar en van elkaar kunnen blijven leren. Dank voor je inbreng! Het programmamanagement en de senior coaches.


3

2 Programma Groepsontwikkeling 2.1 Positieve ervaringen Voordat we het gaan hebben over de rol van regiocoach en jouw bijdrage aan een groep, willen we even stilstaan bij de positieve ervaringen van het programma Groepsontwikkeling. Wat werkte er tot nu toe goed in de aanpak van het programma Groepsontwikkeling?  Begeleiding door externe en onafhankelijke personen (senior- en regiocoach).  Verwachtingen, doelen en aanpak vooraf helder maken.  Concreet worden in acties en plannen.  Iedereen, ook jonge leiding, actief betrekken bij het proces (hier worden ze blij van en ze groeien ervan).  Concreet aan de slag aan de hand van een gemeenschappelijke visie en doelen voor de lange termijn.  Een soms negatieve sfeer ombuigen door activerende werkvormen. 2.2 Rol en houding als regiocoach In het coachingsproces is er een aantal zaken dat, ongeacht waar je in het proces zit, steeds weer terugkomt. Dit vertalen we voor het gemak even in je rol en houding als coach. Waar kun je als coach tegenaan lopen en waar let je gedurende de contactmomenten op?  Vragen stellen, is één van de belangrijkste tools: worden de resultaten gehaald, hoe heeft men eraan gewerkt, is dit goed verlopen (beloon), zo niet waar ligt dit dan aan?  Blijf alert op het ambitieniveau: o Is de groep te ambitieus, laat de groep dan kleinere stapjes (subdoelen) maken en laat ze de deadlines bijstellen. o Zijn de ambities te eenvoudig, motiveer de groep dan om nog uitdagendere doelen te formuleren.  Zelf oppakken of ondersteunen bij acties (bijvoorbeeld adviseren bij de groepsraad, omdat je veel van vergaderen weet), hoort niet direct bij je rol als coach. Het mag natuurlijk wel, maar wees je ervan bewust dat je dan een andere ‘pet’ op hebt.  ‘Als ik mijn inzet niet meer kan vertalen in een vraag, ben ik als coach niet meer goed bezig.’ Ofwel: je hoeft niets op te lossen, maar je moet het wel zichtbaar maken. Dat geldt ook voor bijvoorbeeld: o Tegenvallende voortgang. o Als simpele acties, in plaats van de voor de groep belangrijke (maar lastige) acties gekozen worden.  Coachen is vooral effectief als er waardering en vertrouwen naar elkaar toe is, anders werkt je ‘bemoeienis’ averechts. Vertrouw op je intuïtie. En wat je ook besluit, laat duidelijk weten wat je te bieden hebt en wat je van de groep verwacht.  Als de groep niet weet waar of hoe een onderwerp opgepakt moet worden, dan kan de regiocoach meedenken of doorverwijzen (bijvoorbeeld naar Scouting Academy of elders). Let op: als regiocoach begeleid en informeer je de groep, maar de groep blijft eigenaar van een probleem of actie. Word dus niet zelf oplosser of trekker van het geheel!


4

3 Traject en voorbereiding Een traject in het programma Groepsontwikkeling bij een groep begint bij de voorbereiding en eindigt bij de evaluatie, ongeveer een jaar na de tweede workshop. We starten bij de voorbereiding en lopen in dit document zo veel mogelijk chronologisch het proces door. Al voordat je start met een traject, kun je een aantal vragen stellen om je eigen rol en je verwachtingen van de groep die je gaat begeleiden, helder te krijgen. Hierdoor ben je bewuster van je eigen rol en kun je daar ook je interventies op afstemmen. Het gaat om de volgende vragen:  Wat zie je als jouw rol in de functie van regiocoach?  Wat verwacht je van de groep die je gaat begeleiden en wat verwacht je in het traject met deze groep? Heb je al vooroordelen of vooronderstellingen?  Hoe is je kennis en netwerk in de regio? Kun je de groep in de regio op weg helpen?  Hoe staat de groep bekend in de regio?  Wat is je rol/plaats binnen de regio?  Hoe is je kennis van de missie, visie, ontwikkelingen, producten en diensten van Scouting Nederland? Deze vragen kun je in een intervisie of gesprek met een seniorcoach of andere regiocoach ook delen. Tip: Lees het Handboek coaches nog eens door. 3.1 Intake Naast de checklist in het handboek, waarin veel praktische zaken worden genoemd, is de intake de plek waar je voor jezelf en de groep het kader van het programma Groepsontwikkeling kunt bepalen. Hier begin je met het creëren van commitment aan de kant van de groep. Daarvoor kun je de volgende zaken met de groep bespreken en hierover duidelijke afspraken maken:  Weet de groep al wat ze van het programma Groepsontwikkeling kunnen verwachten? Zijn alle kaderleden op de hoogte van de deelname en van wat er van hen wordt verwacht? Taak van de groep is activeren, motiveren en enthousiasmeren (advies vanuit ervaring: zorg voor een extra contactmoment met ouders en kaderleden tussen de intake en enquêtes).  Zijn er nog specifieke wensen?  Kennis bij de groep over de opbouw van het traject (starten, meten, prioriteren, doelen formuleren, plan van aanpak, uitvoering/proces en evaluatie). Tijdsbestek is ongeveer een jaar.  Welke ambities en doelen heeft de groep zichzelf al gesteld, is er een visie of missie?  Wees helder over jouw rol als regiocoach en wat de groep van jou kan verwachten.  Wat verwacht je van de groep gedurende het traject: o Verantwoordelijkheid nemen voor de voortgang (dit ligt niet bij de regiocoach). o De voortgang van acties organiseren (door ‘actieplancoördinator’ aan te stellen en ervoor te zorgen dat het als agendapunt op de groepsraad staat). o Actieve rol kaderleden tijdens workshops o Actieve terugkoppeling over de voorgang door de actieplancoördinator aan de regiocoach door bijvoorbeeld na de groepsraad een verslag op te sturen. o De groep betrekt jou bij de ontwikkelingen door bijvoorbeeld het initiatief te nemen om met jou door te spreken hoe het staat met Groepsontwikkeling (zie ook paragraaf 2.5).  Doe kennis op van de groep (wat voor soort groep is het, waar zit de groep binnen het Maslov-model, familiebanden, cultuur, structuur, zelfsturend vermogen e.d.).


5

3.2

Workshop 1 Laat de groep de verwachtingen of ambities nogmaals delen bij de start van het programma, bijvoorbeeld in de introductie van de voorzitter.  ‘Laaghangend fruit plukken’: haal de quick-wins uit de verbetervoorstellen (post-its) en plak ze op een apart flip-overvel. Zet er meteen een naam en datum bij. Vaak kun je al voor de tweede workshop een aantal punten afvinken. Dat geeft een enorme boost en vergroot de kans op het behouden van de flow.  Wees zelf goed vindbaar en bereikbaar als regiocoach, neem bijvoorbeeld je e-mailadres en telefoonnummer op in de PowerPoint-presentatie). 

3.3

Workshop 2       



   

Kijk welke quick-wins er al behaald zijn en spreek je waardering uit. Wees je bewust van je basishouding als coach: maak zaken zichtbaar, maar los ze niet voor de groep op. Let op de haalbaarheid van plannen als het gaat om tijd en mankracht. Werk vanuit een doel dat ‘iedereen’ wil bereiken en houd dit met de groep steeds voor ogen. Realiseer met elkaar iets tastbaars, bijvoorbeeld een plan van aanpak, een tijdslijn, de resultaten workshop 2. Stuur aan op een SMART Plan van Aanpak. Feitelijk is het Plan van Aanpak je ‘contract’ met de groep en daarmee het sturingsmechanisme voor de regiocoach in het nazorgtraject . Organiseer een aanspreekpunt in de vorm van actieplancoördinator in de groep. Of bijvoorbeeld een werkgroep of commissie Groepsontwikkeling die de monitoring doet vanuit de verschillende themagroepjes. Wissel na de workshop meteen de contactgegevens uit van de actieplancoördinator en eventueel de contactpersonen per themagroepje, zorg ook voor uitwisseling van mobiele nummers. Laat in de plannen iets opnemen over het initiatief nemen naar de regiocoach als het gaat om het informeren m.b.t. de voortgang. Neem de (voorlopige) plannen meteen mee op USB-stick. Adviseer de groep om Groepsontwikkeling als vast punt op de agenda van de groepsraad te plaatsen. Adviseer het bestuur om de ruwe enquêteresultaten ook nog door te nemen en de briefjes uit workshop 1 te bewaren.

3.4 Zelfsturing en inbedding van Groepsontwikkeling in de groep Voor de uitvoering van het Plan van Aanpak is het belangrijk dat er een bepaalde mate van zelfsturing aanwezig is in de groep. De volgende vragen kunnen helpen bij de inschatting van mogelijke factoren die van invloed zijn.  Is er een prettig samenwerkingsklimaat in de groep? Spreekt men elkaar aan, gaat men adequaat om met het oplossen van conflicten?  Krijgen groepsleden de ruimte om hun creativiteit, kennis en vaardigheden in te zetten?  Is er voldoende commitment voor het Plan van Aanpak?  Zitten mensen op de goede plek (in plaats van 'We zijn blij dat we iemand hebben')?  Staat Groepsontwikkeling op de agenda bij het bestuur? En op de agenda van de groepsraad? Functioneert de actieplancoördinator goed?  Zijn de verwachtingen van en naar elkaar toe helder in de groep?


6



Is de vraag achter de vraag opgelost? Of speelt er nog iets dat opgelost moet worden voordat men in actie kan komen, de zogenaamde onderstroom (daarin kunnen de punten hierboven een rol spelen)? Daarnaast kunnen de volgende factoren ook een rol spelen bij een goede inbedding:  De groep heeft een contactpersoon voor Groepsontwikkeling richting de regio. Dit kan de actieplancoördinator zijn, maar dit kan ook een andere persoon zijn, bijvoorbeeld een bestuurslid.  De groep zorgt ervoor dat andere belanghebbenden ook op de hoogte zijn; presenteren van de resultaten aan ouders en plusscouts, persbericht in de krant voor omgeving. Scouting Nederland heeft een format voor een persbericht. 3.5 Nazorg Groepen zijn zelf degene die het initiatief dragen voor het nazorgtraject . We willen zoveel mogelijk zelfsturende groepen, die in staat zijn om aan de slag te gaan met de verbeterplannen en waar nodig hulp vragen. Iedere groep is hierin verschillend en nog niet elke groep is hiertoe in staat. Daarom verschilt je rol als regiocoach (RC) per groep. Bij alle groepen zijn er vaste contactmomenten die in het schema hierna zijn weergegeven. Wanneer

Wat

Wie

Binnen 2 weken na de 2e workshop

Adviseer de groep om een sessie te plannen om het Plan van Aanpak aan te scherpen, feedback te geven op de plannen qua haalbaarheid (tijdslijn) en realisme (bijvoorbeeld met de kartrekkers van de werkgroepjes, eventueel met ondersteuning van de RC).

Groep.

Maximaal 1 maand na de 2e workshop

Adviseer de groep om een ‘kick-off’-moment te plannen, bijvoorbeeld tijdens een speciale groepsraad waarin het Plan van Aanpak wordt aangescherpt, afgestemd qua tijdslijn, geaccordeerd en er om actief commitment van iedereen wordt gevraagd. Eventueel met ondersteuning van de RC. Adviseer de groep om een ouderavond te organiseren om de uitkomsten van de enquête en actieplannen te presenteren.

Groep.

Woon een groepsraad bij, bespreek de plannen, vier de successen en waardeer de behaalde resultaten. Adviseer de groep om ouders en externen te betrekken in het vieren van successen. Heb contact met de actieplancoördinator om de voortgang te bespreken of woon een groepsraad bij. Evaluatiemoment of 3e workshop.

RC en groep.

Houd informeel contact (o.a. regioactiviteiten, regioraden), of neem initiatief voor nieuwe bijeenkomsten met de hele groep of deelgroepen, bijvoorbeeld voor de onderstaande doelen:  Plannen voor acties afmaken.  Traject (en voortgang acties) tot nu toe te bespreken.  Motivatie en enthousiasme bij betrokkenen weer aanwakkeren.  Aanscherpen of vervolmaken lopende plannen.  Nieuwe acties kiezen en invulling geven aan de aanpak ervan.

RC en groep.

1 maand na afloop van de 2e workshop Na 3 maanden

Na 6 maanden 6 maanden tot 1 jaar Andere momenten


Groep.

RC en groep. RC en groep.

7

Tip: Gebruik ook bij de voortgangsbesprekingen en evaluaties actieve werkvormen. 3.6

Workshop 3  Na een half jaar of een jaar is er met de groep een evaluatie van zowel de resultaten die met het actieplan gehaald zijn, als om te kijken naar het proces om er te komen.  Doelen zijn: 1. Leren hoe het proces een volgende ronde meer slagingskans krijgt. 2. Waarderen hoe iedereen zich ingezet heeft. 3. Kiezen wat dit voor nieuwe ideeën betekent (leercyclus rondmaken en opnieuw starten). De groep kan zelf besluiten of zij de 3e workshop met de hele groep willen inzetten, waarbij ook de optie vrij staat om dit met of zonder ondersteuning van de regiocoach te doen.


8

4 Hulpmiddelen en tools Enkele hulpmiddelen en tools die je tijdens het traject kunt gebruiken:  Handboek voor coaches (HB) met de methodiek voor het programma Groepsontwikkeling.  Welke coachingstechnieken kun je onder andere inzetten? o Vragen stellen. o Waarderen en complimenteren. o Spiegelen (HB, artikel ‘Competent in reflectie en ontwikkeling’). o Klankbordfunctie. o Helpen structureren en toetsen op realisme (SMART, prioriteiten stellen). o Feedback geven (HB). o Omgaan met weerstanden (HB). o Interveniëren op inhoud, procedure, interactie, gevoelens (HB).  Helpen bij maken van keuzes o Matrix van acties met op assen: belangrijk/onbelangrijk en snel/tijd nodig. o Schaal - vraag (hoe beoordeel je dit onderwerp op een schaal van 1 tot 10?).  Met wat voor soort groep heb ik te maken en hoe speel ik daarop in? o Zelfsturing van groepen (HB, artikel over ontwikkelingsgericht coachen). o Wat is de groepscultuur, Maslov binnen de groep, waar zit de groep op de lijn van overleven naar waarderen (presentatie Pieter Schoe, bijlage in HB)? o Artikel ‘Waarom draait de ene groep als een zonnetje en functioneert een andere groep voor geen meter?’ – Pieter Schoe (bijlage in HB). o Vragenlijst samenwerking (team4teams, bijlage in HB).  Evaluatie en voortgangsbespreking (methoden komen in HB) o Cirkeltechniek: inventariseer op geeltjes wat goede voortgang boekte (binnencirkel) en wat nog op te pakken is (van buitencirkel naar binnencirkel trekken). o Stoelendans: speels inventariseren wat goed ging, waar men energie van kreeg, wat men belangrijk vindt, etc. o Vragen stellen, bijvoorbeeld ‘Wat is er nodig om een stap verder te komen?’ o Programma 3e workshop.  Voortgang visueel maken o Dropbox gebruiken.  Het betrekken van de regio bij specifieke vragen (trainers, accommodatieconsulenten, praktijkcoaches e.d.).  Deel ervaringen en best practices op bijeenkomsten of werk mee aan een nog te ontwikkelen toolkit, vraagbaak voor regiocoaches en regiobesturen op het gebied van de volgende punten: o Informatie over relevante onderwerpen waar groepen om vragen. o Informatie waarheen te verwijzen is bij bepaalde onderwerpen. Bijvoorbeeld rond thema’s als pesten, feedback, vergaderen, conflicten, etc. 4.1     

Inspirerende filmpjes Laat je uitdagen! – Waar denk jij aan als je aan Scouting denkt (werving vrijwilligers)? Back to Basics, gezond verenigingsleven – KNVB (spiegel op verenigen en vrijwilligers). Back 2 Basics 2, sturen op verenigingen – KNVB (hoe werkt een vereniging). Roltrap stopt – hulpeloos op de eigen automatische piloot (eigen initiatief nemen). TED Dancing GUY – how to start a movement (leiderschap).

4.2 Interessante literatuur In het Handboek voor coaches staat een uitgebreide literatuurlijst.


9

4.3 Energizers en werkvormen In het Handboek voor coaches komt een aparte bijlage met werkvormen en energizers.


10

5 Inbedding op regioniveau Om Groepsontwikkeling op de lange termijn tot een succes te maken, is het belangrijk dat Groepsontwikkeling in de regio een vaste plek heeft, met vrijwilligers die zich daaraan committeren, regiocoaches, maar ook bestuursleden. De eindverantwoordelijkheid ligt natuurlijk bij de regio, maar uiteraard kunnen regiocoaches hier een belangrijke rol in spelen. Hieronder vind je aanbevelingen voor regio’s om hier invulling aan te geven. 5.1

Hoe werf ik (collega) regiocoaches? Er is een wervingsprofiel voor regiocoach en een flyer (online). De genoemde zaken op regioniveau zijn geregeld. De regiocoach komt in een team en heeft begeleiding.  Elke regiocoach heeft een ‘life line’, iemand die zijn contactpersoon is en regelmatig contact met hem heeft. Dit is extra belangrijk als er geen team is.  Laat groepen ambassadeur zijn als ze mee hebben gedaan met Groepsontwikkeling. Geef ze na afloop een mooi certificaat o.i.d. dat ze kunnen inlijsten en op kunnen hangen in het gebouw. Vraag de groep om ambassadeur te zijn en mee te helpen Groepsontwikkeling op de kaart te zetten en nieuwe groepen en coaches te werven.  Als het niet lukt om een vaste regiocoach te vinden, kun je ook werken met tijdelijke regiocoaches. Er is een apart wervingsprofiel voor tijdelijke regiocoach. Ook is er de mogelijkheid om groepen elkaar onderling te laten coachen.  

5.2       

Hoe werf ik groepen om deel te nemen aan Groepsontwikkeling? Persoonlijk groepen benaderen door een bezoek van team Groepsontwikkeling. Zoek tijdens je bezoek naar de interne motivatie van de groep om mee te doen (werving, communicatie, samenwerking, etc.). Houd themabijeenkomsten in de regio over thema’s die uit Groepsontwikkeling komen, nodig andere groepen uit en maak hen enthousiast. Alle disciplines in de regio (trainers, bestuur, organisatoren, etc.) zijn ambassadeur. Overal wordt over Groepsontwikkeling gesproken (trainingen, regio-activiteiten, etc.). Iedereen helpt mee om groepen te enthousiasmeren en draagt Groepsontwikkeling een warm hart toe. Groepen weten bij wie ze moeten zijn voor Groepsontwikkeling en krijgen snel en adequaat een reactie. Er zullen ook groepen die niet deel willen nemen aan het traject groepsontwikkeling. Dit kan verschillende redenen hebben (eigen traject, light-scan, te klein). Nodig deze groepen wel uit voor algemene bijeenkomsten.


11

6 Nawoord We hopen dat het document Handreikingen voor de rol van regiocoach een groeiend document zal zijn waar iedereen zijn of haar steentje aan wil bijdragen. Bedankt voor de inbreng van alle coaches. Tips en aanvullingen zijn van harte welkom via [email protected] o.v.v. ‘Aanvulling Handreikingen voor de rol van regiocoach’.


12

Handreikingen voor de rol van regiocoach Programma Groepsontwikkeling

Recommend Documents