DEP. VERTROUWELIJK
Handleiding raamovereenkomst ‘Rijksbrede Levering Communicatiedrukwerk’ Perceel 1 Boeken
Datum Status
1 oktober 2011 Definitief
Dep. VERTROUWELIJK| HANDLEIDING RAAMOVEREENKOMST ‘RIJKSBREDE LEVERING COMMUNICATIEDRUKWERK’
Colofon Afzendgegevens
Ministerie van Veiligheid en Justitie Afdeling Inkoop - Inkoop en Europees Aanbesteden (I&EA) - Contractmanagement Justitie (CMJ) Schedeldoekshaven 100 2511 EX Den Haag Postbus 20301 2500 EH Den Haag www.rijksoverheid.nl/venj
Auteurs
J. Torres Senior Inkoper N.J. Verbeek Senior Adviseur Contractmanagement
Documentversie
Definitief
Pagina 3 van 37
Dep. VERTROUWELIJK| HANDLEIDING RAAMOVEREENKOMST ‘RIJKSBREDE LEVERING COMMUNICATIEDRUKWERK’
Inhoud 1
Inleiding 6
2
Raamovereenkomst 7
3 Deelnemers aan de raamovereenkomsten 8 4.1 Contracteigenaar 12 4.2 Contract- en leveranciersmanagement 12 4.3 Leveranciers 13 4.4 Werkwijze contractmanagement 20 4.4.1 Contractmanagement en beheer (raam)overeenkomsten 20 4.4.2 Strategisch / tactisch beheer 20 4.4.3 Operationeel / tactisch beheer 20 4.4.4 Periodiek overleg 21 4.4.5 Taakopvatting centraal contactmanagement 21 4.4.6 Vaste contactpersonen 21 4.4.7 Contractmanagement 22 4.4.8 Rapportage 22 4.4.9 Managementrapportage 23 4.4.10 Opdrachtbevestiging 23 4.4.11 Kwaliteitsmeting/verbetering 24 5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.4
De raamovereenkomst en opdracht-verstrekking 25 Implementatiefase 25 Bestelprocedure 25 Levering & goederenontvangst 27 Voorraden 28 Facturatie & betaling 29
6
Prijzen en tarieven 31
7
Escalatie 32
8 Belangrijke contractuele voorwaarden en afspraken 33 8.1 Let op dat: 33 9
Kritieke Prestatie Indicatoren 34
10 Nadere informatie ‘over’ en ‘Beheer van’ de raamovereenkomsten 35 10.1 Contractmanagement Justitie (CMJ) 35 10.2 Klachtenprocedure 35 Bijlage A Kernproducten 36 Bijlage B Overzicht kernproducten inclusief prijzen 37
Pagina 5 van 37
DEP. VERTROUWELIJK| HANDLEIDING RAAMOVEREENKOMST ‘RIJKSBREDE LEVERING COMMUNICATIEDRUKWERK’
1
Inleiding Dit document heeft als doel om de gesloten raamovereenkomst m.b.t. perceel 1 Boeken van de Europese aanbesteding ‘Rijksbrede levering Communicatiedrukwerk’ inzichtelijk en operationeel te maken voor de Deelnemers aan de raamovereenkomst. De Europese aanbesteding is vanuit het Categoriemanagement Papier en Drukwerk rijksbreed uitgevoerd door het Ministerie van Veiligheid & Justitie. Alle Deelnemers aan deze Europese Aanbesteding hebben vooraf de pSG van het ministerie van Veiligheid en Justitie gemachtigd de aanbesteding uit te voeren. Doel van de aanbesteding was het contracteren van vijf Leveranciers voor elk hieronder genoemd perceel: 1. Boeken; 2. Voorlichtingsmiddelen ‘klein’; 3. Voorlichtingsmiddelen ‘groot’; 4. Periodieken. De rijksbrede standaardisering van Drukwerk, ondersteund door één rijkshuisstijl en één rijkslogo maakt het mogelijk vanuit categoriemanagement te sturen op een uniforme behoeftestelling en wordt het eenvoudiger om tot één aanbod te komen. Dit kan leiden tot betere condities voor de Rijksoverheid, subdoelstellingen zijn: • vermindering en beheersing van de total costs of ownership in het bijzonder verlaging van de administratieve lasten; • verduurzaming van de inkoop; • de mogelijkheid scheppen om in de toekomst over te gaan naar centrale financiering van communicatiedrukwerk; • het beschikken over rijksbrede managementinformatie. De aanbesteding heeft geresulteerd in 7 Leveranciers (waaronder twee combinaties) voor de 4 percelen. Gecontracteerd zijn: Perceel 1: Van Deventer Damen, OBT, Hega, Zalsman en Tuijtel Perceel 2: Hega/Muller, Van Deventer Damen, Zalsman, OBT en Tuijtel Perceel 3: Hega/Muller, OBT, Van Deventer Damen, Tuijtel en De Groot Perceel 4: OBT, Van Deventer Damen, Hega, De Groot, De Swart. Deze handleiding ziet op perceel 1 de Rijksbrede Levering van Boeken. De raamovereenkomst gaat in op 1 oktober 2011 en kent een implementatiefase van 1 maand. Doel van deze periode is om de overgang van een bestaande naar een nieuwe Leverancier zo soepel mogelijk te laten verlopen. De implementatie van de nieuwe Raamovereenkomst wordt ondersteund door de afdeling Contractmanagement Justitie van het ministerie van Veiligheid & Justitie in samenwerking met de contactpersonen van de Deelnemers. Na deze maand dient de levering door Leverancier volledig operationeel te zijn. Tevens heeft de implementatieperiode tot aan 1 november 2011 tot doel de nieuwe raamovereenkomsten te kunnen implementeren in organisatie van de Deelnemers. De contactpersonen van de Deelnemers kunnen in deze periode de benodigde gegevens uit de voor de Deelnemer betreffende raamovereenkomst implementeren en bekend stellen. Pagina 6 van 37
Dep. VERTROUWELIJK| HANDLEIDING RAAMOVEREENKOMST ‘RIJKSBREDE LEVERING COMMUNICATIEDRUKWERK’
2
Raamovereenkomst De raamovereenkomst heeft een initiële looptijd van 2 (twee) jaar, met een éénzijdig bij het ministerie van Veiligheid & Justitie (na goedkeuring door de Deelnemers) berustend optierecht om elke Raamovereenkomst tweemaal met maximaal 12 (twaalf) maanden te verlengen. De datum van ingang van de Raamovereenkomst is 1 oktober 2011. Scope van de raamovereenkomst: Boeken, omvat boekwerken zoals rapporten in boekformaat, pockets en paperbacks die al dan niet in combinatie met uitgeverijdiensten gedrukt, ingebonden, afgewerkt en gedistribueerd worden. De raamovereenkomst bevat alle overeengekomen producten en alle maximale prijzen per product, per formaat en per hoeveelheid. De producten bepalen naar verwachting het grootste gedeelte van het volume van de opdracht. Een overzicht van deze producten is opgenomen als bijlage A. Bijlage B bevat de producten inclusief specificaties en maximale prijzen per contractpartij. Wanneer een Deelnemer een van de producten wil afnemen wordt aan alle vijf Leveranciers een offerteaanvraag gestuurd. De nadere offerteaanvraag kan per individuele opdracht plaatsvinden of voor een bepaalde periode als het gaat om repeterende gelijkluidende opdrachten en bijvoorbeeld voorraad aanwezig dient te zijn. In het laatste geval wordt een periode van 6 tot 12 maanden als maximum aangehouden, mede vanwege de marktontwikkelingen. Leveranciers brengen naar aanleiding van de offerteaanvraag een offerte uit. De prijzen in de offerte mogen niet hoger zijn dan de opgegeven maximale prijzen die in de Raamovereenkomst zijn opgenomen. Vervolgens vindt gunning plaats aan de aanbieder met de laagste prijs en wordt een Bestelopdracht bij die aanbieder geplaatst. Wanneer een Deelnemer een product wil afnemen dat niet tot deze producten maar wel tot de scope van deze aanbesteding behoort, zendt Deelnemer een offerteaanvraag aan de vijf Leveranciers met daarin de van toepassing zijnde specificaties. Leveranciers brengen naar aanleiding van de offerteaanvraag een offerte uit. Leverancier draagt er zorg voor dat de in de offertes geoffreerde prijzen voor producten die niet tot de aanbestede producten horen in een logische en te verklaren verhouding staan tot de prijzen die Leverancier heeft geoffreerd op vergelijkbare aanbestede producten. Vervolgens vindt gunning plaats aan de aanbieder met de laagste prijs en wordt een Bestelopdracht bij die aanbieder geplaatst.
Pagina 7 van 37
DEP. VERTROUWELIJK| HANDLEIDING RAAMOVEREENKOMST ‘RIJKSBREDE LEVERING COMMUNICATIEDRUKWERK’
3
Deelnemers aan de raamovereenkomsten Onderstaande Deelnemers maken deel uit van de raamovereenkomst.
o
Ministerie Algemene Zaken, waar in begrepen de zelfstandige onderdelen: • Bestuursdepartement; • Dienst Publiek en Communicatie; • Bureau van de Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid; • Rijksvoorlichtingsdienst
o
Ministerie van Buitenlandse Zaken, waar in begrepen de zelfstandige onderdelen: • Bestuursdepartement; • Centrum tot Bevordering van de Import uit ontwikkelingslanden; • Directie Regiobeleid en Consulaire Zaken; • Directie Europese en Internationale Samenwerking; • Centrale Diensten Buitenlandse posten; • Communicatie voor Internationale Samenwerking en Duurzame ontwikkeling; • Interdepartementale Post en Koeriersdienst;
o
Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, waar in begrepen de zelfstandige onderdelen: • Bestuursdepartement; • Rijksgebouwendienst; • P-Direkt; • Doc-Direkt; • Basisadministratie persoonsgegevens en reisdocumenten; • 4FM / FM Holding • Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst; • Logius • De Werkmaatschappij • Dienst Terugkeer en Vertrek • Immigratie en Naturalisatie Dienst • Vijfkeerblauw
o
Ministerie van Defensie, waar in begrepen de zelfstandige onderdelen: • Bestuursstaf; • Koninklijke Landmacht; • Koninklijke Luchtmacht; • Koninklijke Marine; • Koninklijke Marechaussee; • Defensie Materieel Organisatie: • Commando Dienstencentra;
o
Ministerie van Economische Zaken, Landbouw & Innovatie, waar in begrepen de zelfstandige onderdelen: • Bestuursdepartement; • Agentschap NL; • Agentschap Telecom; • Centraal Plan Bureau;
Pagina 8 van 37
Dep. VERTROUWELIJK| HANDLEIDING RAAMOVEREENKOMST ‘RIJKSBREDE LEVERING COMMUNICATIEDRUKWERK’
• • • • • • •
Consumentenautoriteit; Dienst ICT Uitvoering; Dienst Landelijk Gebied; Dienst Regelingen; Nederlandse mededingautoriteit; Nieuwe Voedsel- en Waren Autoriteit; Staatstoezicht op de Mijnen;
o
Ministerie van Financiën, waar inbegrepen de zelfstandige onderdelen: • Bestuursdepartement; • Rijksacademie voor financiën en economie; • Rijksvastgoed- en ontwikkelingsbedrijf (RVOB) • Domeinen Roerende zaken; • Rijksauditdienst (RAD) • Stichting museum Belastingdienst.
o
Ministerie van Infrastructuur en Milieu, waar inbegrepen de zelfstandige onderdelen: • Bestuursdepartement; • Directie Gen. Transport en Luchtvaart, Water en Personenvervoer; • IVW- Luchtvaart • IVW- Scheepvaart • IVW- Waterbeheer • IVW- Rail en Wegvervoer • IVW- Scheepvaartcertificaten binnenvaart en zeevaart • Shared Service Organisatie
o
Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, waar inbegrepen de zelfstandige onderdelen: • Bestuursdepartement • Inspectie van het Onderwijs (Utrecht) • Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (Amersfoort) • Nationaal Archief (Den Haag) • Adviesraad voor Wetenschaps- en Technologiebeleid (Den Haag) • Erfgoedinspectie (Den Haag)
o
Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, waar inbegrepen de zelfstandige onderdelen: • Bestuursdepartement; • Agentschap Sociale Zaken en Werkgelegenheid; • Inspectie Werk en Inkomen • Arbeidsinspectie • SIOD
o
Ministerie van Veiligheid & Justitie, waar inbegrepen de zelfstandige onderdelen: • Bestuursdepartement - Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding; - Dienst JUSTIS; - Het Gemeenschappelijke Dienstencentrum ICT; - Het College bescherming Persoonsgegevens; - Stichting Geweldsmisdrijven; - Hoge Raad der Nederlanden; - Centraal Justitie Documentatiecentrum; Pagina 9 van 37
DEP. VERTROUWELIJK| HANDLEIDING RAAMOVEREENKOMST ‘RIJKSBREDE LEVERING COMMUNICATIEDRUKWERK’
• • • • • • • • •
- Nederlandse Vereniging voor de Rechtspraak; - Commissie Gelijke Behandeling; - College Bescherming Persoonsgegevens; Raad voor de Rechtspraak en de Rechtbanken; Raad voor de Kinderbescherming; Openbaar Ministerie; Nederlands Forensisch Instituut; Dienst Justitiële Inrichtingen; Justitiële Informatiedienst; Centraal Orgaan opvang Asielzoekers; ICT Rechterlijke Organisatie; Stichting Reclassering Nederland;
o
Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, waar inbegrepen de zelfstandige onderdelen: • Bestuursdepartement • Centraal Informatiepunt Beroepen Gezondheidszorg (CIBG) • College ter Beoordeling van Geneesmiddelen (ACBG) • Gezondheidsraad (GR) • Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) • Raad voor de Volksgezondheid en Zorg (RVZ) • Raad voor Gezondheidsonderzoek (RGO) • Sociaal en Cultureel Planbureau (SCP) • Jeugdinstelling Almata Den Dolder • Jeugdinstelling De Lindenhorst Zeist • Inspectie voor de Gezondheidszorg Utrecht • Regionale Inspecties voor de Gezondheidszorg, Amsterdam, Den Bosch, Den Haag en Zwolle • Inspectie Jeugdzorg Utrecht • Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM)
o
De Hoge Colleges van Staat: • De Tweede Kamer der Staten-Generaal
Vertegenwoordiging: Bijzondere posities nemen Afnemers 4FM, Vijfkeerblauw en het ministerie van EL&I in. 4FM: Sinds april 2010 verzorgt 4FM op professionele wijze de facilitaire dienstverlening voor de drie departementen: • Buitenlandse Zaken (BZ) • Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) • Infrastructuur en Milieu (IenM) Het ministerie van Infrastructuur en Milieu (IenM) is ontstaan door het samenvoegen van het ministerie van Verkeer en Waterstaat met onderdelen van het ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer. 4FM maakt samen met FaSam (facilitair dienstverlener voor het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en het ministerie van Veiligheid en Justitie) deel uit van FM-Holding.
Pagina 10 van 37
Dep. VERTROUWELIJK| HANDLEIDING RAAMOVEREENKOMST ‘RIJKSBREDE LEVERING COMMUNICATIEDRUKWERK’
Vijfkeerblauw Vijfkeerblauw is de grafische dienstverlener van en voor de ministeries. De positie van Vijfkeerblauw heeft tot gevolg dat voor een gedeelte van de Deelnemers, opdrachtverstrekking onder de Raamovereenkomsten plaatsvindt via Vijfkeerblauw. De ministeries staan wel zelfstandig als Deelnemer aan de aanbesteding vermeld, zij kunnen hierdoor te allen tijde rechtstreeks opdracht verstrekken aan Leverancier, maar in praktijk zal opdrachtverstrekking dus vaak door Vijfkeerblauw geschieden. Vijfkeerblauw maakt, voor de uit te besteden opdrachten, als Deelnemer gebruik van de Raamovereenkomsten die gesloten worden naar aanleiding van deze aanbesteding. Met betrekking tot het ministerie van Economische zaken, Landbouw en Innovatie (EL&I) het volgende: Het ministerie van EL&I is een samenvoeging van het voormalig ministerie van Economische Zaken en het voormalig ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit. Het ministerie van EL&I functioneert naar buiten toe reeds als één ministerie, maar intern zijn de processen nog niet allemaal uniform ingericht: Voor onderhavige raamovereenkomst is dit van belang omdat de processen omtrent het aanvragen van Drukwerk nog niet uniform zijn ingericht:
•
Voormalig EZ koopt haar Drukwerk via Vijfkeerblauw. Vijfkeerblauw is de partij die het Drukwerk voor voormalig EZ realiseert en levert. Voormalig EZ doet in de regel dus zelf geen zaken met de gecontracteerde Leveranciers;
•
Voormalig LNV (incl. Dictu, DR, DLG en NVWA) zet haar Drukwerk zelf uit in de markt, zij doet dus rechtstreeks zaken met de gecontracteerde Leveranciers.
Pagina 11 van 37
DEP. VERTROUWELIJK| HANDLEIDING RAAMOVEREENKOMST ‘RIJKSBREDE LEVERING COMMUNICATIEDRUKWERK’
4 4.1
Contactgegevens actoren
Contracteigenaar Ministerie van Veiligheid en Justitie T.a.v. Afdeling Inkoop Schedeldoekshaven 100 (Postbus 20301) 2511 EX (2500 EH) Den Haag Categoriemanager voor deze raamovereenkomst. Ministerie van Veiligheid en Justitie A.E. (Edward) Frencken MBA Afd. Directie Informatisering & Inkoop Schedeldoekshaven 131 (postbus 20301) 2511 EM (2500 EH) Den Haag Telefoon: 070 – 370 6609 Email:
[email protected]
4.2
Contract- en leveranciersmanagement Contract- en Leveranciersmanager voor deze Raamovereenkomst. Ministerie van Veiligheid en Justitie N.J. (Nico) Verbeek, Senior Adviseur Contractmanagement Afd. Inkoop / Contractmanagement Justitie Schedeldoekshaven 100 (Postbus 20301) 2511 EX (2500 EH) Den Haag Telefoon: 070 – 370 6411 of 06 – 186 09 867 Email:
[email protected]
Pagina 12 van 37
Dep. VERTROUWELIJK| HANDLEIDING RAAMOVEREENKOMST ‘RIJKSBREDE LEVERING COMMUNICATIEDRUKWERK’
4.3
Leveranciers Combinatie Van Deventer en Damen
Pagina 13 van 37
DEP. VERTROUWELIJK| HANDLEIDING RAAMOVEREENKOMST ‘RIJKSBREDE LEVERING COMMUNICATIEDRUKWERK’
Pagina 14 van 37
Dep. VERTROUWELIJK| HANDLEIDING RAAMOVEREENKOMST ‘RIJKSBREDE LEVERING COMMUNICATIEDRUKWERK’
Hega
Pagina 15 van 37
DEP. VERTROUWELIJK| HANDLEIDING RAAMOVEREENKOMST ‘RIJKSBREDE LEVERING COMMUNICATIEDRUKWERK’
OBT
Pagina 16 van 37
Dep. VERTROUWELIJK| HANDLEIDING RAAMOVEREENKOMST ‘RIJKSBREDE LEVERING COMMUNICATIEDRUKWERK’
Pagina 17 van 37
DEP. VERTROUWELIJK| HANDLEIDING RAAMOVEREENKOMST ‘RIJKSBREDE LEVERING COMMUNICATIEDRUKWERK’
Tuijtel
Pagina 18 van 37
Dep. VERTROUWELIJK| HANDLEIDING RAAMOVEREENKOMST ‘RIJKSBREDE LEVERING COMMUNICATIEDRUKWERK’
Zalsman
Pagina 19 van 37
DEP. VERTROUWELIJK| HANDLEIDING RAAMOVEREENKOMST ‘RIJKSBREDE LEVERING COMMUNICATIEDRUKWERK’
4.4
Werkwijze contractmanagement
4.4.1 Contractmanagement en beheer (raam)overeenkomsten Het contractmanagement en –beheer richt zich op het in ruime zin uitvoering geven aan de afgesloten raamovereenkomsten en het zorgen voor een optimale benutting van deze raamovereenkomsten. Beheertaken zijn het bewaken van de contractueel afgesproken rechten en plichten, het bewaken van de einddatum en eventuele verlenging, invulling geven aan Leveranciersmanagement en het monitoren van de prestaties van de Leverancier respectievelijk Leveranciers en het monitoren van de afname. Onder Contractbeheer wordt verstaan. Het beheer van de raamovereenkomst voortkomende uit deze aanbesteding is de verantwoordelijkheid van de categoriemanager en wordt uitgevoerd door de centrale contractmanagementorganisatie van het ministerie van Veiligheid & Justitie: de afdeling Contractmanagement Veiligheid & Justitie (CMJ). Zij is verantwoordelijk voor het uitvoeren van contractmanagement van een groot aantal Justitiebrede maar ook een aantal Rijksbrede Raamcontracten. Op dit moment voert CMJ deze contractmanagementrol uit op drie (vak-) gebieden, te weten: • ICT • Facilitair • Inhuur derden Opdrachtgever hecht grote waarde aan een goed beheer van de raamovereenkomst om langs deze lijn ook de beoogde verbeteringen te kunnen doorvoeren. Monitoring van de kwaliteit van dienstverlening c.q. leveringen is een essentieel onderdeel van dit beheer evenals de eenduidige aansturing van de leverancier vanuit het centraal contractmanagement voor wat betreft de raamovereenkomst.
4.4.2 Strategisch / tactisch beheer CMJ is verantwoordelijk voor het strategisch/tactisch contractmanagement, de contractmanager van CMJ is het primaire in- en externe aanspreekpunt als het gaat om de toepassing, het gebruik en de uitleg van de raamovereenkomst. De organisatie van het beheer van de raamovereenkomst komt tot uiting in de verplichtingen, die zijn opgenomen in de raamovereenkomst. Na het afsluiten van de raamovereenkomst worden met de gecontracteerde leverancier werkafspraken gemaakt. Bij de Deelnemers zijn gebruikers aangewezen als vertegenwoordiger richting CMJ voor het geven van medewerking, vertegenwoordiging in de overlegstructuur en het aanleveren van informatie. CMJ heeft een ondersteunende functie naar de Deelnemers, waarbij de focus ligt op de gemeenschappelijke vraagstukken.
4.4.3 Operationeel / tactisch beheer De Deelnemers zijn verantwoordelijk voor het operationeel/tactisch contractmanagement en plaatsen zelf Bestellingen. De Deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor de uitvoering en het bewaken van de prestaties op de eigen Bestellingen.
Pagina 20 van 37
Dep. VERTROUWELIJK| HANDLEIDING RAAMOVEREENKOMST ‘RIJKSBREDE LEVERING COMMUNICATIEDRUKWERK’
4.4.4 Periodiek overleg Ten behoeve van de communicatie tussen Leverancier en Opdrachtgever bestaan de volgende overlegstructuren: Strategisch/tactisch met de contractmanager van CMJ over uitvoering van de Overeenkomsten en andere contractuele aangelegenheden, prestaties, rapportages over geleverde producten en de dienstverlening, escalaties. Frequentie; minimaal 4 x per jaar. Op eigen initiatief zal de categoriemanager ook bij dit overleg aanwezig zijn. Operationeel/tactisch met Deelnemers over de uitvoering van het Raamcontract en afhandeling van orders. De frequentie hiervan geschiedt in overleg en in ieder geval op verzoek van Opdrachtgever.
4.4.5 Taakopvatting centraal contactmanagement De taakopvatting van CMJ is als volgt: CMJ voert het strategisch/tactisch contractmanagement op Rijksbreed niveau van deze raamovereenkomst. De contractmanager van CMJ voert de volgende taken uit: Monitoren van en rapporteren over de uitnutting van de raamovereenkomsten in geld, gewicht, aantallen en volumes; Beheren van het aanbod en de scope van de te leveren producten, kwaliteiten en diensten; Het voeren van tactisch/strategisch Leveranciersmanagement waarnodig in overleg, dan wel in escalatie; Het bewaken van de rechten en plichten van de Deelnemers ten opzichte van de raamovereenkomsten; Het coördineren van de ervaringen over de Leveranciersprestatie en het rapporteren over de formele meting van deze prestaties; Het adviseren over verlenging, beëindiging of aanpassing van de Overeenkomsten; Het verzamelen van aanvullende wensen van Deelnemers; Het geven van voorlichting, presentatie of uitleg aan contractgebruikers; Het actief volgen van de marktontwikkelingen en initiatieven nemen om deze te vertalen naar de deelnemende sectoren; Prijsindexeringen.
4.4.6 Vaste contactpersonen De Leverancier stelt voor elk perceel welke in opdracht wordt gegeven vaste contactpersonen aan (accountmanager en binnendienst medewerker). Deze contactpersonen zijn inhoudelijk goed op de hoogte van de afgesloten raamovereenkomst en zijn verantwoordelijk voor en zijn aanspreekbaar voor alle door Leverancier te leveren en geleverde prestaties onder de raamovereenkomst.
Pagina 21 van 37
DEP. VERTROUWELIJK| HANDLEIDING RAAMOVEREENKOMST ‘RIJKSBREDE LEVERING COMMUNICATIEDRUKWERK’
4.4.7 Contractmanagement Het contractmanagement op de raamovereenkomst wordt op strategisch/tactisch niveau uitgevoerd door de contractmanager. Tijdens de evaluaties zullen onder andere de volgende onderwerpen aan de orde komen: • De managementrapportage conform paragraaf 4.4.8; • Optimalisatie van de leveringen c.q. dienstverlening; • De door beide partijen te ondernemen acties naar aanleiding van bovenstaande. • Betaalgedrag van Opdrachtgever.
4.4.8 Rapportage De Leverancier stelt één maal per drie maanden een afnameoverzicht op, in MSExcel, per Deelnemer. Deze rapportage dient één maal per drie maanden verstuurd te worden aan de Contract- en Leveranciersmanager van het CMJ. De rapportage wordt uiterlijk in de tweede week van de eerst volgende maand van het volgende kwartaal verstuurd. De informatie die in deze rapportage moet worden opgenomen staat hieronder beschreven. De rapportage zal besproken worden tijdens het overleg zoals aangegeven in artikel 4.4.4. Overzicht conceptrapportage Als input voor de periodieke contractevaluatie, op strategisch niveau door Contractmanagement Justitie, dient de Leverancier afnameoverzichten op te leveren. De afnameoverzichten dienen per Deelnemer, en getotaliseerd per bestellocatie elk kwartaal te worden verstrekt. De onderstaande managementinformatie dient te worden opgeleverd. Volumeoverzicht. Totaal omzet en gespecificeerd per maand in, € en in aantallen (per product), per departement en de overige Deelnemers per Deelnemer, per diensteenheid, gespecificeerd naar product; Totaal afnameoverzicht per departement en de overige Deelnemers per Deelnemer, in € en op productniveau. Bestelwijze. Aantal ontvangen orders/opdrachten per Departement uitgesplitst naar wijze van bestelwijze (bijv. EDI, Internet, XML mail, email, Telefax, Telefoon, per brief, enz.). Aantal ontvangen orders/opdrachten per Departement,per diensteenheid, uitgesplitst naar wijze van bestelwijze (bijv. EDI, Internet, XML mail, email, Telefax, Telefoon, per brief, enz.).
Pagina 22 van 37
Dep. VERTROUWELIJK| HANDLEIDING RAAMOVEREENKOMST ‘RIJKSBREDE LEVERING COMMUNICATIEDRUKWERK’
Ordergrootte. Overzicht van ontvangen orders per Departement, per diensteenheid, uitgesplitst naar bestelgrootte / ordergrootte in aantal en in percentage van het geheel.
4.4.9 Managementrapportage Leverancier overlegt tenminste twee maal per jaar met de contract- en leveranciersmanager en daarnaast op verzoek van Opdrachtgever. Tijdens deze overleggen komen onder andere de volgende onderwerpen aan de orde: o De managementrapportage conform paragraaf 9.2; o Kwaliteit van het drukwerk en de dienstverlening; o Betaalgedrag van Deelnemers; o Bespreking van KPI’s (bijlage 20) en mogelijke verbeteracties. o Het overzicht van de klachten in het afgelopen kwartaal; o Voorstellen van verbeteracties t.b.v. de uitvoering van de opdracht- en dienstverlening; o Het gebruik van EBF door Deelnemers en Leverancier; o Wijzigingen in de Agentschap NL eisen betreffende duurzaam inkopen; o Wijzigingen in de organisatie van Leverancier en wijzigingen in door Leverancier aangewezen contactpersonen; o De jaarlijkse milieurapportage; o Overzicht bijzonderheden;
4.4.10 Opdrachtbevestiging Indien één van de Deelnemers dit wenst, levert de Leverancier bij ontvangst van een Bestelling binnen één werkdag een opdrachtbevestiging. Wanneer bijvoorbeeld om 9:00 uur een bestelopdracht plaatst door de Opdrachtgever, dient de Leverancier voor 9:00 van de volgende dag, een opdrachtbevestiging te hebben verstuurd. Bij een Bestelling dienen de volgende gegevens door Opdrachtgever opgegeven te worden en door de Leverancier vastgelegd te worden. Leverancier vermeldt deze gegevens aan de besteller als opdrachtbevestiging: -
Contractnummer van de Overeenkomst. Inkoopordernummer van de Deelnemer en contactpersoon. Datum Bestelling. Afleverdatum en afleverlocatie. Bestelde product (-en), artikelnummer (-s). Bestelhoeveelheid, netto prijs per product, totaalbedrag excl. en incl, BTW en BTW percentage. Factuuradres.
De opdrachtbevestiging wordt overeenkomstig de eisen ten aanzien van elektronisch bestellen en factureren als vermeld in Bijlage E aan de besteller beschikbaar gesteld.
Pagina 23 van 37
DEP. VERTROUWELIJK| HANDLEIDING RAAMOVEREENKOMST ‘RIJKSBREDE LEVERING COMMUNICATIEDRUKWERK’
4.4.11 Kwaliteitsmeting/verbetering Om een relatie met Leverancier op te bouwen, de kwaliteit van de dienstverlening/levering te monitoren en te sturen op het contract wordt gewerkt met Key Performance Indicators, kortweg KPI’s genoemd. De prestatie-indicatoren die hiermee worden bedoeld betreffen de dienstverlening / levering, gebaseerd op het Programma van Eisen in het Beschrijvend document en de Raamovereenkomst. Daarnaast zal de contract- en leveranciersmanager door middel van een halfjaarlijkse enquête op systematische wijze de klanttevredenheid van de Deelnemers meten, waarbij per contactpersoon één vragenlijst wordt ingevuld. De eerste meting zal plaats vinden in januari 2012 met de in hoofdstuk 9 opgenomen matrix, waarin de KPI’s zijn vermeld. De uitkomst wordt door de contract- en leveranciersmanager besproken met Leverancier en zonodig worden verbeteracties afgesproken. KPI Normering Leverbetrouwbaarheid 99 % Bereikbaarheid 100 % Relatiebeheer 100 % (8 punten) Innovatie 100 % (8 punten) Duurzaamheid 100 % (8 punten) Facturering 99 % De contract- en Leveranciersmanager van CMJ zal met de Leverancier de groeiverwachting van de KPI’s gedurende de contractperiode worden afstemmen. De in hoofdstuk 9 opgenomen KPI’s worden steeds over een periode van een half jaar gemeten. Indien Leverancier in een halfjaarsperiode gemiddeld lager scoort dan de minimale score van 14 punten dan treft hij in overleg met de contract- en leveranciersmanager maatregelen om in de daarop volgende periode wel aan deze minimale score te voldoen. Tussentijds zal een (specifieke) meting worden uitgevoerd op de KPI (-‘s) waarop de Leverancier onvoldoende heeft gescoord, deze meting moet resulteren in een score die voldoet aan de gestelde norm voor deze specifieke KPI. Indien Leverancier in de tussentijdse meting wederom te laag scoort op één van de KPI’s, dan kan dit leiden tot een boete van minus 10% op de maximum productprijs in het betreffende perceel. Deze boete geldt voor de dan volgende zes (6) maanden. Voldoet Leverancier over deze periode wederom niet aan gestelde KPI’s zoals aangegeven, dan blijft de boete voor nogmaals een periode van zes (6) maanden gehandhaafd. De boete vervalt wanneer Leverancier over een (volgende) tussentijdse periode voldoet aan de hierboven vermelde KPI’s.
Pagina 24 van 37
Dep. VERTROUWELIJK| HANDLEIDING RAAMOVEREENKOMST ‘RIJKSBREDE LEVERING COMMUNICATIEDRUKWERK’
5 De raamovereenkomst en opdrachtverstrekking 5.1
Implementatiefase De eerste maand volgend op de ondertekening is de implementatiefase. In de implementatiefase worden minimaal de navolgende elementen geregeld: Inventarisatie afleveradressen om een correcte eerste en volgende leveringen te garanderen; Bestel procedure; Factuur procedure; Afstemmingsoverleggen, frequentie en onderwerpen. De communicatiestructuur, waarin is weergegeven: • hoe en waar (locatie van het kantoor) de uitvoering van deze opdracht zal gaan plaatsvinden; • uitleg over de vaste aanspreekpunten en vaste contactpersonen bij de Leverancier; • de wijze waarop Leverancier de Opdrachtgever actief op de hoogte houdt van lopende productie. Daarbij houdt Leverancier rekening met de weergegeven communicatiestructuur onder contractmanagement. Afstemmingsoverleggen, frequentie en onderwerpen.
5.2
Bestelprocedure
De raamovereenkomsten zijn per perceel afgesloten. Onderwerp van deze raamovereenkomst is Communicatiedrukwerk. Middels de raamovereenkomst zijn de kernproducten als genoemd in Bijlage A en gespecificeerd en geprijsd in Bijlage B gecontracteerd. De kernproducten kunnen op basis van de prijslijsten worden besteld bij Leverancier. Producten die wel onder de scope vallen maar niet tot de kernproducten behoren kunnen aan de hand van een offertetraject bij de Leverancier worden besteld. Alle productprijzen zijn in Euro’s, zijn exclusief BTW en exclusief de eventuele tijdelijke (vanuit het Rijk) opgelegde afvalbeheersbijdrage / verpakkingsbelasting en zijn inclusief overige belastingen en/of heffingen en zijn inclusief levering, overeengekomen diensten en het kosteloos retour nemen van Europallets.
Pagina 25 van 37
DEP. VERTROUWELIJK| HANDLEIDING RAAMOVEREENKOMST ‘RIJKSBREDE LEVERING COMMUNICATIEDRUKWERK’
Bestellingen Leverancier accepteert kosteloos Bestellingen via kosteloos bestellingen per post, telefoon, fax, en/of email, via het Rijksinkoopportaal of het eigen bestelsysteem van Deelnemer.
Indien Deelnemer beschikt over een eigen bestelsysteem of deelneemt aan het Rijksinkoopportaal, de voorziening voor elektronisch bestellen en factureren van de rijksoverheid, dient de Leverancier in het kader van opdracht gebruik te maken van dat specifieke bestelsysteem of het Rijksinkoopportaal voor één of meer van de volgende activiteiten: o Ontvangen van offerteaanvragen; o Versturen van offertes; o Ontvangen van offerteafwijzingen; o Ontvangen van inkoopopdrachten op basis van een offerteaanvraag en offerte; o Ontvangen van inkoopopdrachten op basis van de catalogus van de leverancier; o Versturen van advanced shipping notices (ASN’s); o Ontvangen van factuurvoorstellen (in het kader van reverse billing); o Versturen van akkoordverklaringen op factuurvoorstellen; o Versturen van facturen; o Uploaden van de catalogus van de leverancier in het Rijksinkoopportaal; o Beschikbaarstellen van de catalogus van de leverancier voor het gebruik van punch out.
De Leverancier dient de specificaties en aanwijzingen van Deelnemer te volgen met betrekking tot het beschikbaar stellen van de catalogus voor punch out. De specificaties worden in geval van gebruik van het Rijksinkoopportaal gepubliceerd door Logius op haar website www.logius.nl. Indien er gebruik wordt gemaakt van een Deelnemerspecifiek bestelsysteem zal de desbetreffende Deelnemer de specificaties verstrekken.
Deelnemer zal Leverancier op de hoogte stellen op het moment van geslaagde invoering van het Rijksinkoopportaal / Deelnemerspecifiek bestelsysteem bij de Deelnemer, waarna Deelnemer van de Leverancier kan vereisen binnen 3 kalendermaanden gereed te zijn om het Rijksinkoopportaal / Deelnemerspecifiek bestelsysteem te gebruiken.
Opdrachtgever vereist een beschikbaarheid van 99% per maand van de systemen van Leverancier die op het Rijksinkoopportaal / Deelnemerspecifiek bestelsysteem zijn aangesloten (of namens Leverancier worden aangesloten). Deze eis geldt tijdens kantooruren (maandag tot en met vrijdag van 7.00 uur tot 19.00 uur met uitzondering van nationale feestdagen). Dit betekent dat tenminste 99% van de catalogusaanvragen leidt tot het in één keer juist weergeven van de catalogus en dat aan Leverancier aangeboden berichten in tenminste 99% van de gevallen direct kunnen worden afgeleverd.
Bestellingen worden aangemaakt op basis van een door Opdrachtgever goedgekeurd Bestelopdracht(formulier). In geval van bestelaanvragen uit een elektronische productencatalogus worden vanuit het inkoopsysteem (kan zowel vanuit een eigen inkoopsysteem als vanuit workflow EBF2) de Bestellingen verstuurd naar Leverancier (n.b. Bij de implementatie dient een concept format Bestelopdracht te worden opgesteld, welke goedgekeurd
Pagina 26 van 37
Dep. VERTROUWELIJK| HANDLEIDING RAAMOVEREENKOMST ‘RIJKSBREDE LEVERING COMMUNICATIEDRUKWERK’
wordt door Opdrachtgever). In geval Leverancier of Deelnemer technisch nog niet in staat is om elektronisch aangeleverde Bestellingen te verwerken, is het tijdelijk mogelijk de bestellingen in de vorm van een pdf document aan te leveren middels een vooraf overeengekomen e-mail adres.
5.3
De Kernproducten worden besteld middels de goedgekeurde Bestelopdracht; producten die buiten de Kernproducten vallen, die zijn afgeprijsd in de aanbesteding, worden door Deelnemer opgevraagd middels een offerteaanvraag. De daarop uit te brengen offerte dient binnen twee (2) werkdagen te worden uitgebracht. Indien deze termijn niet haalbaar is dient Leverancier per omgaande in overleg met Deelnemer te treden. Bestelling vindt plaats middels een Bestelopdracht aan de hand van door de besteller goedgekeurde offerte.
Leverancier dient elke drukwerkopdracht binnen 1 werkdag schriftelijk of per e-mail te bevestigen aan de Deelnemer o.v.v.: • Omschrijving productcode + artikelnummer; • Ordernummer (SAP-nummer of anderszins); • Aantallen; • Prijs; • Datum waarop noodzakelijke bestanden nodig om de afgegeven planning te realiseren moeten zijn aangeleverd; • Datum van afname; • Levertijdstip. • Post voor meerwerk (bijvoorbeeld bij een afwijkende oplage) In onderling overleg tussen Deelnemer en Leverancier kan hiervan worden afgeweken. (zie de bijlage van de Belastingdienst als voorbeeld).
Levering & goederenontvangst
Leverancier dient bij elke zending een paklijst mee te sturen. De paklijst bevindt zich, duidelijk zichtbaar, aan de buitenzijde van een zending. Op de paklijst staat het volgende vermeld: - ordernummer; - de productnaam; - het geleverde aantal stuks; - de naam van de besteller, dienst en afdeling; - de afleverlocatie; - de afleverdatum; - de verpakkingseenheid; - het aantal colli; - informatie over een eventuele deellevering. Op verzoek van Deelnemer kan van bovenstaande specificaties worden afgeweken.
Leverancier dient te voldoen aan de volgende van toepassing zijnde levertijden, gerekend vanaf de dag na opdrachtverstrekking: Bedrukt op afroep: 2 werkdagen na Bestelopdracht; Halffabricaat: 10 werkdagen na Bestelopdracht; Standaard 8 werkdagen na Bestelopdracht; Versneld 6 werkdagen na Bestelopdracht; Spoed 1 werkdag, in onderling overleg kunnen hier speciale afspraken over vastgelegd worden; Pagina 27 van 37
DEP. VERTROUWELIJK| HANDLEIDING RAAMOVEREENKOMST ‘RIJKSBREDE LEVERING COMMUNICATIEDRUKWERK’
-
Aanmaak: maximaal 15 werkdagen na Bestelopdracht.
Alle leveranties van Drukwerk dienen binnen de van toepassing zijnde levertijd plaats te vinden. Levertijden worden uitsluitend in overleg met Deelnemer aangepast en niet via derden. Deze aangepaste leverdatum geldt vervolgens als fatale datum.
Levering vindt plaats conform DDP Incoterms 2000, waarbij levering plaats vindt in huis (binnen in het betreffende pand in de door Deelnemer aangewezen ruimte, als voorbeeld penitiaire inrichtingen waar meerdere deuren zijn voordat de levering binnen in het pand kan worden afgeleverd). Dit varieert van aanlevering aan het centrale magazijn tot en met aflevering op een afleverpunt elders op een locatie. Uitgangspunt is echter steeds dat er per adres niet meer dan één (1) centraal afleverpunt bestaat. Opdrachten dienen alleen aangenomen te worden door nader aan te geven personen van Deelnemer.
Leverancier garandeert dat de bezorger voldoende hulpmiddelen tot zijn beschikking heeft om de levering in huis (binnen in het betreffende pand in de door de Deelnemer aangewezen ruimte) te plaatsen. De hier bedoelde hulpmiddelen zijn kosteloos voor Opdrachtgever.
Leverancier dient leveringen: • Vooraf aan te kondigen onder vermelding van datum (opdrachtbevestiging); • Binnen de openingstijden van (de postkamers van) Deelnemer af te leveren (in ieder geval tussen 08.00 en 16.00 uur); • In geen geval buiten het pand af te leveren; • Die manco, dan wel beschadigd zijn, binnen 1 werkdag kosteloos te vervangen en de logistieke afhandeling hiervan zelf te regelen. • Indien Leverancier aflevert op pallets dienen deze pallets niet groter te zijn dan europallets. De gebruikte europallets worden op verzoek en zonder additionele kosten direct na aflevering, of bij een volgende aflevering, mee retourgenomen bij de Deelnemer. • Het aanbieden van de levering op tijden dat de locatie(s) van de Deelnemer voor aflevering niet geopend zijn, kan geen aanleiding zijn voor een vergoeding, mits een andere levertijd overeen is gekomen. • Voor Europallets wordt geen statiegeld vergoed.
Opdrachtgever, Deelnemer en Afnemer kunnen gedurende de looptijd van de Overeenkomst de contactpersonen, bestelpunten en afleveradressen kosteloos wijzigen/aanvullen. Een aanvraag voor wijziging/aanvulling dient binnen 2 werkdagen vanaf datum aanvraag te zijn gerealiseerd.
5.4
Voorraden
Opdrachtgever hanteert als uitgangspunt dat Leverancier geen voorraden halffabricaat en gereed product voor Deelnemer aanhoudt. Leverancier dient wel in staat te zijn voorraad aan te houden.
Indien in specifieke gevallen de Leverancier in opdracht van een Deelnemer wel voorraden aanhoudt, anders dan voorraden die worden aangehouden om aan de leveringsvoorwaarden van onder de overeenkomst te bestellen of besteld
Pagina 28 van 37
Dep. VERTROUWELIJK| HANDLEIDING RAAMOVEREENKOMST ‘RIJKSBREDE LEVERING COMMUNICATIEDRUKWERK’
Drukwerk te voldoen, dient Leverancier zorg te dragen voor goed voorraadbeheer. Onder goed voorraadbeheer wordt begrepen onder meer het bestellen, houden en bewaken van (eventuele) voorraden en materiaal conform moderne logistieke inzichten. Eventuele kosten hiervan dienen vooraf door Leverancier te worden geoffreerd en de offerte dient eveneens vooraf door de Deelnemer te worden geaccepteerd.
5.4
Facturatie & betaling
Facturatie vindt plaats aan de bestellende Deelnemer. Facturatie vindt plaats na levering. Betaling binnen 30 dagen na ontvangst en goedkeuring van de factuur. Eventuele afvalbeheersbijdrage/verpakkingsbelasting evenals BTW worden apart op de factuur gespecificeerd.
Facturen Leverancier moet indien de Bestelling elektronisch verzonden is ook de factuur elektronisch aanbieden (conform de specificaties van Deelnemer) Opdrachtgever heeft een voorkeur voor elektronisch factureren indien mogelijk bij de Deelnemers. Leverancier zal desgewenst per Bestelling facturen na totale levering in de vorm van een elektronisch bericht middels Internet en gestandaardiseerde Internettechnologie aanleveren. Leverancier volgt hierbij de genomen keuze van de Nederlandse overheid voor UBL 2.0 als standaard voor het verzenden en door de Deelnemers ontvangen van facturen. De informatie die op de factuur moet worden vermeld is dezelfde als hieronder weergegeven voor niet elektronisch factureren.
Leverancier stuurt de factuur in geval Deelnemer geen gebruik maakt van Rijksinkoopportaal/ Deelnemerspecifiek bestelsysteem na levering aan dienstonderdeel van Deelnemer. Indien gewenst dienen de facturen per kostenplaats gespecificeerd te zijn.
Leverancier moet in geval Deelnemer geen gebruik maakt van Rijksinkoopportaal / Deelnemerspecifiek bestelsysteem in staat zijn om op facturen (een nader te bepalen combinatie) van onderstaande gegevens te vermelden: a. juiste adressering (af te stemmen met de betreffende deelnemer en of dienst van deelnemer) b. originele factuur, geen kopie c. factuurnummer d. factuurdatum e. leverdatum f. vrachtbriefnummer of pakbonnummer g. NAW-gegevens Leverancier h. naam Deelnemer i. omschrijving geleverde prestatie j. het aantal geleverde en het geaccepteerde aantal volgens afleverbon k. artikelnummer (dienstspecifiek) + omschrijving l. verschuldigde BTW-bedrag en bruto factuurbedrag m. inschrijfnummer KvK (bij privaatrechtelijke instellingen) n. ordernummer van de betreffende (dienst van) Deelnemer o. afroepordernummer Pagina 29 van 37
DEP. VERTROUWELIJK| HANDLEIDING RAAMOVEREENKOMST ‘RIJKSBREDE LEVERING COMMUNICATIEDRUKWERK’
p. afleveradres In onderling overleg tussen Deelnemer en Leverancier kan hiervan worden afgeweken. Facturen die niet voldoen aan de gestelde eisen worden geretourneerd.
Leverancier zendt in geval Deelnemer geen gebruik maakt van Rijksinkoopportaal / Deelnemerspecifiek bestelsysteem de factuur op verzoek van de Deelnemer per post of mail in Pdf formaat.
Pagina 30 van 37
Dep. VERTROUWELIJK| HANDLEIDING RAAMOVEREENKOMST ‘RIJKSBREDE LEVERING COMMUNICATIEDRUKWERK’
6
Prijzen en tarieven
De gecontracteerde prijzen zijn vast t/m 30 september 2012.
Indien één van de partijen een indexeringsverzoek wil indienen, bestaat daar 1 keer per jaar de mogelijkheid toe. Een indexering is voor het eerst mogelijk één jaar na ingang van de Raamovereenkomst. De prijzen na eventuele indexering staan minimaal voor 1 kalenderjaar vast. Partijen nemen alleen indexeringsverzoeken in behandeling welke zijn onderbouwd middels onderstaande rekenmethode. Indexering vindt voor 60% plaats voor het CBS indexcijfer “CAO-lonen per maand incl. bijzondere beloning, 22 grafische sector, 2000 = 100” en voor 40% voor het CBS indexcijfer “171 Pulp, papier en karton, afzet binnenland, per maand, 2005 = 100”. Indexcijfer nieuwe maand – indexcijfer oude maand Indexcijfer oude maand
X 100%
Als nieuwe maand wordt gehanteerd de meest recente maand waarvan het eerst gepubliceerde indexcijfer bekend is, als oude maand wordt dezelfde maand genomen van het jaar daarvoor. De indexeringsperiode beslaat zodoende maximaal 12 opeenvolgende maanden.
Een verzoek tot indexering dient minimaal 2 maanden voor de beoogde ingangsdatum schriftelijk te worden ingediend bij de andere partij. Na schriftelijke goedkeuring door beide partijen, worden de eventuele nieuwe prijzen van kracht. Indexeringsverzoeken over voorgaande jaren kunnen niet met terugwerkende kracht worden ingediend en ingevoerd. De prijzen voor perceel 1 Boeken staan vermeld in bijlage B.
De prijzenformulieren vermelden alle prijzen voor de gecontracteerde producten. Overige prijsopgaven dienen in lijn te zijn met deze producten.
Pagina 31 van 37
DEP. VERTROUWELIJK| HANDLEIDING RAAMOVEREENKOMST ‘RIJKSBREDE LEVERING COMMUNICATIEDRUKWERK’
7
Escalatie Indien blijkt dat Leveringen niet conform deze raamovereenkomst worden uitgevoerd, zal de betreffende Deelnemer en de Leverancier in overleg treden om eventuele oorzaken hiervan op te lossen en te bespreken zodat wordt voorkomen dat dergelijke incidenten zich in de toekomst weer voordoen. In eerste instantie vindt het overleg over klachtafhandeling plaats tussen de betreffende Deelnemer al dan niet met interventie van de Contract- en Leveranciersmanager van CMJ.
Pagina 32 van 37
Dep. VERTROUWELIJK| HANDLEIDING RAAMOVEREENKOMST ‘RIJKSBREDE LEVERING COMMUNICATIEDRUKWERK’
8
Belangrijke contractuele voorwaarden en afspraken
8.1
Let op dat:
U geen voorraadkosten betaalt, Leverancier krijgt geen vergoeding voor het aanhouden van voorraden halffabricaat en gereed product voor Deelnemer. Dit is anders wanneer U daar concreet opdracht voor geeft, de kosten voor het op voorraad houden dienen dan middels een offerte te worden uitgevraagd. Wanneer u de Leverancier middels een offerte vraagt om een aanbieding voor producten die geen deel uitmaken van de kernproducten maar welke wel onder de scope vallen, de geoffreerde prijzen voor deze producten in een logische en te verklaren verhouding staan tot de prijzen die Leverancier heeft geoffreerd op vergelijkbare Kernproducten.
Pagina 33 van 37
DEP. VERTROUWELIJK| HANDLEIDING RAAMOVEREENKOMST ‘RIJKSBREDE LEVERING COMMUNICATIEDRUKWERK’
9
Kritieke Prestatie Indicatoren
Zie excelsheet.
Pagina 34 van 37
Dep. VERTROUWELIJK| HANDLEIDING RAAMOVEREENKOMST ‘RIJKSBREDE LEVERING COMMUNICATIEDRUKWERK’
10 Nadere informatie ‘over’ en ‘Beheer van’ de raamovereenkomsten Indien u nog vragen heeft m.b.t. deze raamovereenkomsten, de te hanteren bestelprocedure en/of structurele klachten heeft over de dienstverlening door de geselecteerde Leverancier, dan verzoeken wij u in eerste instantie contact opnemen met de inkoopafdeling of contactpersoon van uw eigen Justitieonderdeel. Als 2e lijn kan CMJ worden benaderd.
10.1 Contractmanagement Justitie (CMJ) Het beheer van de raamovereenkomsten is centraal belegd bij Contractmanagement Justitie (CMJ). CMJ is naast uw eigen inkooporganisatie het aanspreekpunt als het gaat om het gebruik en de uitleg van de raamovereenkomsten. CMJ rapporteert aan verschillende gremia over de uitvoering en uitnutting van de contracten en voert op reguliere basis Leveranciersgesprekken met de contractpartners. Tevens fungeert CMJ als escalatiepunt voor zowel de Justitiesectoren alsmede de contractpartners, indien afspraken niet worden nagekomen. Concreet voert CMJ de volgende taken uit: • • • • • • • • •
Monitoren van en rapporteren over de uitnutting van de contracten in geld, aantallen en duur; Beheren van het aanbod en de scope van de te leveren producten en diensten; Het voeren van Leveranciersgesprekken (o.b.v. input vanuit de sectoren); Prestatiemeting (o.b.v. input vanuit de sectoren); Inwinnen informatie & advies over Europese richtlijnen en regelgeving op het gebied van Inkoop en Aanbesteden bij afdeling I&EA. Bewaken van de rechten en plichten van Justitie ten opzichte van de contracten; Advisering over verlenging, beëindiging of aanpassing van contracten; Geven van voorlichting of uitleg aan contractgebruikers; Actief volgen van de marktontwikkelingen en initiatieven nemen om deze te vertalen naar de Deelnemende Diensten.
Alle relevante informatie over de raamovereenkomst(en) en Contractmanagement Justitie (CMJ) kunt u vinden op de intranetpagina van CMJ op Justitieweb. (onder de ‘C van contracten’ en ‘R van Raamovereenkomsten’). link: http://justitieweb.minjus.nl/a_z/raamovereenkomsten
10.2 Klachtenprocedure CMJ is verantwoordelijk voor het strategisch/tactisch contractmanagement, de contractmanager van CMJ is het primaire in- en externe aanspreekpunt als het gaat om de toepassing, het gebruik en de uitleg van de Overeenkomsten. De Deelnemers zijn verantwoordelijk voor het operationeel/tactisch contractmanagement en plaatsen zelf Bestellingen. Zie eveneens paragraaf 4.4.2 en paragraaf 4.4.3. Pagina 35 van 37
DEP. VERTROUWELIJK| HANDLEIDING RAAMOVEREENKOMST ‘RIJKSBREDE LEVERING COMMUNICATIEDRUKWERK’
Bijlage A Kernproducten Producten Perceel 1 Boeken Boeken Boeken, gebonden Boekwerk, veld 10 x 14,5 Boekwerk A5, losbladig Boekwerk A4, losbladig
Pagina 36 van 37
Dep. VERTROUWELIJK| HANDLEIDING RAAMOVEREENKOMST ‘RIJKSBREDE LEVERING COMMUNICATIEDRUKWERK’
Bijlage B Overzicht kernproducten inclusief prijzen Separaat bijgevoegd
Pagina 37 van 37