Handleiding Onkostendeclaraties via E-Pay 2.0
25 april 2012 Versie 1.0 PSA
Pagina: 1
©2012 Xerox Corporation. All rights reserved. XEROX® and XEROX and Design® are trademarks of the Xerox Corporation in the United States and/or other countries. Other company trademarks are also acknowledged. Document Version: 1.0 (April 2012).
Pagina: 1
Xerox E-Pay 2.0
1. Inleiding ......................................................................................................................................... 3 1.1 Doel .................................................................................................................................. 3 1.2 Scope ............................................................................................................................... 3 2. De eerste keer inloggen ................................................................................................................ 4 3. Medewerker ................................................................................................................................... 9 3.1. Algemeen......................................................................................................................... 9 3.2. Declaratie....................................................................................................................... 11 3.3. Amex ............................................................................................................................. 15 3.3.1. Kaartoverzicht – American Express Statement Reconciliation......................... 16 3.4. Expense types (kostensoorten) ..................................................................................... 18 3.4.1. Zakenmaaltijden ............................................................................................... 18 3.4.2. Entertainment klantenmaaltijden ...................................................................... 19 3.4.3. Zakelijke bijeenkomsten - niet maaltijden......................................................... 19 3.4.4. Entertainment leveranciers – niet maaltijden ................................................... 19 3.4.5. Hotelrekening / Verblijf ..................................................................................... 19 3.5. Medewerkers die niet over een fax maar wel over een printer beschikken .................... 20 3.6. Medewerkers die niet over een fax of printer beschikken .............................................. 20 3.7. Bonnen insturen............................................................................................................. 21 3.7.1. Faxen ............................................................................................................... 21 3.7.2. Elektronisch ..................................................................................................... 21 3.8. Hoe bekijkt u de ingescande bonnen ............................................................................. 23 3.9. CSO parkeren ................................................................................................................ 23 3.10. Programma voor voertuiggebruik kilometer vergoeding .............................................. 25 3.10.1. Declaratie opstellen........................................................................................ 25 3.10.2. Uitbetaling Netto E-Pay / Bruto HR ................................................................ 28 3.11. Pre-trip Reisaanvraag .................................................................................................. 28 3.12. Betaling ........................................................................................................................ 32 3.13. Doorbelasten aan andere afdeling ............................................................................... 32 3.13.1. Doorbelasten als percentage van totale kosten ............................................. 33 3.13.2. Doorbelasten als afzonderlijk kostenitem ....................................................... 35 4. Manager Approval ....................................................................................................................... 37 4.1. Beoordelen / goedkeuren............................................................................................... 37 4.2. Declaratie....................................................................................................................... 37 4.3. Delegeren bij afwezigheid (Secretaressefunctie) ........................................................... 39 5. Privé-uitgaven Amex ................................................................................................................... 41 6. Terughalen declaratie .................................................................................................................. 42 7. Online rekeningoverzichten ......................................................................................................... 43 8. Referenties .................................................................................................................................. 45
Pagina: 2
Xerox E-Pay 2.0
1. Inleiding 1.1 Doel Deze procesbeschrijving is erop gericht aanvullend inzicht te geven in het declaratieproces met gebruik van E-Pay voor Xerox (Nederland) B.V. De opbouw van deze instructiehandleiding is globaal als volgt: •
De eerste keer inloggen. Dit is een eenmalige activiteit;
•
Het declaratie proces gezien vanuit de medewerker;
•
Het declaratie proces gezien vanuit de manager (approverkant).
Deze procesbeschrijving is ondersteunend en volgens de richtlijnen van de global policy (GCD100). Zie ook referenties hoofdstuk 8.
1.2 Scope Deze procedure geldt voor alle medewerkers van Xerox (Nederland) B.V.
Pagina: 3
Xerox E-Pay 2.0
2. De eerste keer inloggen Ga naar: http://www.epay.xerox.com Kies bij –Select Country- voor Netherlands en klik op Go
Klik op Launch E-Pay 2.0 en log in met uw S3 account. Het programma wordt geladen en de volgende schermen verschijnen:
Pagina: 4
Xerox E-Pay 2.0
In het volgende scherm verschijnt het faxnummer voor het faxen van originele facturen / bonnen. Gebruik deze faxroute vanuit Breukelen met gebruikmaking van uw salarisnummer (zie faxdocumentatie boven de Multifunctionele printers). Klik daarna op OK
Vul in onderstaand scherm het volgende in: •
een eventueel tweede initiaal;
•
uw e-mailadres (belangrijk voor de E-pay workflow bij aanvragen, declaraties en approvals);
•
de taal Dutch.
Klik daarna op Voorkeuren
Pagina: 5
Xerox E-Pay 2.0 Zet in onderstaand scherm het vinkje aan bij “E-mailbericht ontvangen wanneer nieuwe creditcardtransacties binnenkomen”. Klik op Gereed en daarna op Volgende
Vul in onderstaand scherm uw telefoonnummer in en klik daarna op Volgende
Indien u de beschikking heeft over een leaseauto verschijnt onderstaand scherm. Indien dit niet klopt neem dan contact op met HR. Klik daarna op Volgende
Pagina: 6
Xerox E-Pay 2.0
Vul in onderstaand scherm het volgende in: De achternaam van uw manager; En klik daarna op Gereed
E-Pay geeft aan dat uw profiel gewijzigd is. Klik op OK
E-Pay geeft aan dat een herstart vereist is. Klik op: OK Pagina: 7
Xerox E-Pay 2.0
Sluit daarna alle E-Pay schermen af.
Pagina: 8
Xerox E-Pay 2.0
3. Medewerker 3.1. Algemeen Van alle gemaakte zakelijke kosten dient de medewerker alle originele bonnen en/of facturen te bewaren ten behoeve van de declaratie. Na de E-Pay registratie komt u in het E-Pay welkom scherm. Dit scherm is een portaal voor al uw E-Pay acties en opgedeeld in drie hoofdpanelen namelijk: •
Acties;
•
Onkostenrapport boomstructuur;
•
Attentie.
Acties Nieuwe declaratie maken Na het aanklikken van deze link kunt u het type rapport dat u wilt creëren aangeven. Bijvoorbeeld een Pre Trip, Declaratie of Programma voor Voertuiggebruik rapport. Mijn declaraties bekijken en bewerken Het bekijken en/of aanpassen van uw onkostendeclaraties. Help bij declaratie bekijken Na het aanklikken van deze link komt u bij de E-Pay homepage.
Pagina: 9
Xerox E-Pay 2.0 Gegevens van mijn employeeprofiel openen Gebruik deze link om uw profiel aan te passen. Hierin kunt u onder andere het e-mailadres, telefoonnummer, taal en uw standaard goedkeurder aanpassen. Mijn toepassingsvoorkeuren openen Hierin kunnen een aantal voorkeursinstellingen aangepast worden: •
Rechten geven om iemand anders declaraties voor u op te stellen/in te dienen;
•
Rechten geven om iemand anders declaraties, voor een bepaalde periode, voor u te laten goedkeuren;
•
Een e-mail te ontvangen als er voor u creditcardtransacties binnenkomen.
Voltooide Declaratie ophalen Deze link geeft de mogelijkheid de reeds afgeronde declaraties te bekijken die niet meer in de werklijst staan. Onkostenrapport boomstructuur Al uw reports staan in een overzichtelijke boomstructuur die lijkt op de Windows document structuur.
Attentiepaneel Dit paneel geeft aan of er creditcard transacties voor u open staan. Als u een goedkeurder bent, kunt u de reports zien die goedkeuring van u nodig hebben. Indien er belangrijke systeemmeldingen zijn, zullen deze hier ook weergegeven worden.
Pagina: 10
Xerox E-Pay 2.0
3.2. Declaratie Deze paragraaf beschrijft in stappen hoe een declaratie kan worden aangemaakt. Nadat de kosten zijn gemaakt, maakt u in E-Pay een “expense report” aan. Inloggen in E-Pay op www.epay.xerox.com via uw S3 account Klik in het welkom scherm op: Nieuwe declaratie maken Of klik op Nieuw
Selecteer Declaratie in onderstaand scherm en klik OK
Vul in onderstaand scherm het volgende in: •
De naam van het rapport (geef het rapport een naam die de lading dekt; bijv. onkosten november of training A2B);
•
Indien bij deze declaratie een Pre-trip formulier aanwezig is, kies dan: Select Trip/Form (indien dit een buitenlandse reis is, is dit verplicht);
•
Omschrijving categorie kosten declaratie (pull down menu);
•
Waar de kosten betrekking op hebben (binnen- of buitenland);
•
Of de kosten doorbelast dienen te worden (zie ook paragraaf 3.13). Pagina: 11
Xerox E-Pay 2.0 Klik daarna op Voltooien
Kies hieronder het juiste expense type waar de kosten onder vallen. Zie paragraaf 3.4 voor een overzicht van de te selecteren expense types. Klik op Opslaan en verzenden
In dit scherm kunt u de bonnen elektronisch als bijlage bijvoegen in plaats van te verzenden of te faxen. Klik op het vinkje “Bonimages bijvoegen in plaats van de bonnen te verzenden of te faxen”. Hierna kunt u de bonnen die op uw PC staan toevoegen. Klik hierna op Volgende
Pagina: 12
Xerox E-Pay 2.0
In dit scherm kunt u zien: •
Het bedrag dat aan Amex vergoedt wordt (Creditcardoverschrijving);
•
Het bedrag dat aan de medewerker (cash) vergoedt wordt (Verschuldigd aan employee);
•
Het bedrag dat u zelf moet betalen (incidentele privé uitgave) (Totaal aan aanpassingen).
Klik op Opslaan en verzenden
Kies de optie om de Transmissiepagina af te drukken en klik op Gereed De declaratie wordt elektronisch naar de “inbox” van de geselecteerde approver/goedkeurder gestuurd. De approver krijgt tevens een e-mail dat er een declaratie ter goedkeuring klaar staat.
Pagina: 13
Xerox E-Pay 2.0
De transmissiepagina ziet er als volgt uit:
Gebruik deze transmissiepagina als voorblad voor het faxen van uw bonnen. Fax uw bonnen naar: 0031 (0)478-525432
Pagina: 14
Xerox E-Pay 2.0
3.3. Amex De onkosten die met American Express betaald zijn, komen rechtstreeks via een interface in E-Pay beschikbaar. Als er Amex transacties voor u klaarstaan dan is de Kaartoverzicht knop actief. Door hierop te klikken, kunt u zien welke transacties er voor u klaar staan. Maak een nieuwe declaratie aan. Geef het rapport een naam en kies een doel voor de declaratie.
Voor American Express transacties: Selecteer de van toepassing zijnde regel, kies de kostensoort, geef aan of u een bon heeft. Klik op Toepassen De geselecteerde kosten worden nu automatisch in de declaratie (Kosten tab) opgenomen.
Pagina: 15
Xerox E-Pay 2.0 Het kan voorkomen dat bij de Plaats een aantal nullen staan. Zorg ervoor dat u de juiste locatie vermeld. Indien u per abuis een claim heeft gemaakt voor creditcardtransacties voordat deze door American Express in E-Pay zijn geladen, kunt u het volgende doen om de transacties in de Kaartgegevens tab te verwijderen: •
Claim de kosten zoals hierboven omschreven;
•
Geef vervolgens op de kosten tab aan dat dit persoonlijke onkosten zijn.
Geef de kosten per item in. De volgende kostensoorten kunt u als volgt verwerken: •
Hotelrekening: duidelijk opsplitsen naar accommodatie (totaal) en diner (per dag) en eventueel andere uitgaven;
•
Met meerdere mensen eten = business meeting meal/zakenmaaltijden.
Klik daarna op Toepassen Indien u wilt wijzigen klikt u op het bedrag in het raster. U wijzigt wat moet worden gewijzigd. Klik vervolgens op wijzigen. Geef waar nodig aan of u bonnen/facturen in uw bezit heeft. Klik op de tab Totalen. Op dit scherm kunt u zien wat het totaal van de declaratie is en hoe deze betaald gaat worden (naar u of rechtstreeks naar American Express). Klik op Opslaan en verzenden Vervolg het normale declaratieproces zoals aangegeven in paragraaf 3.2.
3.3.1. Kaartoverzicht – American Express Statement Reconciliation Het kaartoverzicht helpt u met de maandelijkse statement reconcilation. Deze tool vervangt niet uw Amex statement dat elektronisch op te vragen is ( zie hoofdstuk 7). Klik op Kaartoverzicht in de menubalk. Het kan enige minuten duren voor het overzicht verschijnt. Dit overzicht laat alleen de kaarttransacties zien. Deze transacties kunnen vanuit dit overzicht niet in de declaratie verwerkt worden.
De linkerkant van het scherm geeft de Kaartoverzicht boomstructuur aan.
Pagina: 16
Xerox E-Pay 2.0 De eerste folder, Mijn kaart, geeft alle kaarttransacties weer. U kunt ze ook als toegepast of niet toegepast weergeven. De tweede folder, Afschriften, geeft de transacties per maand weer. Dit is handig wanneer u de data met de statements wilt vergelijken.
Selecteer in de Afschriften folder de maand die u wilt bekijken. Als u een transactie selecteert, kunt u met de buttons erboven meer gedetailleerde informatie opvragen.
U kunt deze data ook met de Exporteren button naar Excel exporteren.
Pagina: 17
Xerox E-Pay 2.0
3.4. Expense types (kostensoorten) Wanneer u kosten invoert, dient u altijd gebruik te maken van onderstaande mogelijkheden:
Probeer zoveel mogelijk de kostensoort “diversen ► overige” te vermijden. In de volgende paragrafen zullen we een aantal specifieke expense types beschrijven:
3.4.1. Zakenmaaltijden Bij een zakenmaaltijd is het o.a. van belang dat u de deelnemers aan deze maaltijd specificeert en de reden opgeeft:
Onder deelnemers: vul de gegevens in van de andere deelnemers en klik op OK
Pagina: 18
Xerox E-Pay 2.0
3.4.2. Entertainment klantenmaaltijden Idem als voor zakenmaaltijden voor wat betreft het specificeren van de deelnemers.
3.4.3. Zakelijke bijeenkomsten - niet maaltijden Idem als voor zakenmaaltijden voor wat betreft het specificeren van de deelnemers.
3.4.4. Entertainment leveranciers – niet maaltijden Idem als voor zakenmaaltijden voor wat betreft het specificeren van de deelnemers.
3.4.5. Hotelrekening / Verblijf Voor verblijf wordt u verzocht de kosten op de rekening te specificeren. Ga naar Kosten en selecteer Verblijf uit het pull-down menu en klik daarna op Specificeren
Voer de kosten per onderwerp in en klik op Toepassen Specificeer de kosten per item totdat u het totaalbedrag bereikt hebt. U ziet in uw scherm “Specificatie voltooid” verschijnen. Pagina: 19
Xerox E-Pay 2.0
3.5. Medewerkers die niet over een fax maar wel over een printer beschikken Voor medewerkers die niet over een fax maar wel over een printer beschikken, geldt de volgende procedure. Print de Transmissiepagina (zie paragraaf 3.2). Stuur uw bonnen + Transmissiepagina in een envelop naar: Xerox (Nederland) B.V. Afd: DPC TEA
Antwoordnummer 54004 3620 VB Breukelen Het DPC in Breukelen zal ervoor zorgen dat uw bonnen gescand en aan de juiste declaratie toegevoegd worden.
3.6. Medewerkers die niet over een fax of printer beschikken Voor employees die niet over een fax en printer beschikken geldt de volgende procedure. Kies in onderstaand scherm (naast uw reguliere approver) tevens bij Kopiëren voor Dennis Gijsen en klik daarna op OK
Pagina: 20
Xerox E-Pay 2.0
Stuur Uw bonnen in een envelop naar: Xerox (Nederland) B.V. Afd: DPC TEA Antwoordnummer 54004 3620 VB Breukelen Het DPC in Breukelen zal ervoor zorgen dat uw bonnen gescand en aan de juiste declaratie toegevoegd worden.
3.7. Bonnen insturen Bonnen/facturen van alle kosten die u hebt gemaakt dienen bij uw declaraties te zitten.
3.7.1. Faxen Gebruik de “Transmissiepagina” als voorblad voor uw bonnen/facturen en fax deze naar: 0031 (0)478-525432. Zie uitleg paragraaf 3.2.
3.7.2. Elektronisch Indien de bonnen elektronisch beschikbaar zijn, kunt u deze middels de volgende stappen toevoegen aan uw declaratie: A: Vink in het scherm Bonnen het vakje: “Bonimages bijvoegen in plaats van de bonnen te verzenden of te faxen” aan.
Pagina: 21
Xerox E-Pay 2.0
B: Klik op Zoeken om via de Windows browser uw elektronische bon toe te voegen.
Opmerkingen: •
De bestandsgrootte moet minder zijn dan 2MB;
•
Aanbevolen filetypes zijn: JPEG, JPG, TIFF, BMP, PDF, GIF;
•
U dient de bonnen te bewaren tot de betaling is gedaan. Daarna kunt u ze weggooien.
Pagina: 22
Xerox E-Pay 2.0
3.8. Hoe bekijkt u de ingescande bonnen Ga naar de desbetreffende declaratie waarvan u de bonnen wilt zien. Klik op Bonnen
Een PDF file wordt geopend met als inhoud de Transmissiepagina + de scans van de bonnen.
3.9. CSO parkeren De huidige overzichten van de betaalde kosten voor parkeren in de Service Organisatie worden ook als bonnen/facturen aangemerkt en komen volgens onderstaande beschrijving voor vergoeding in aanmerking. Klik op “Vervoer over land ► Parkeergelden” en vul de vereiste gegevens in: Vervolgens klikt u op Toepassen
Pagina: 23
Xerox E-Pay 2.0
Als bon voegt u onderstaand ingevulde voorbeeld van het document toe:
Pagina: 24
Xerox E-Pay 2.0
3.10. Programma voor voertuiggebruik kilometer vergoeding 3.10.1. Declaratie opstellen Kies het Programma voor voertuiggebruik als u uw privé auto voor zakelijke doeleinden gebruikt. Deze kosten kunt u via deze weg declareren op basis van gereden kilometers. Inloggen in E pay op www.epay.xerox.com via uw S3 account. Klik in het welkom scherm op: Nieuwe declaratie maken Of klik op: Nieuw
Selecteer Programma voor voertuiggebruik uit onderstaand scherm en klik: OK
Geef hieronder de maand in waarop de claim betrekking heeft en controleer de autoregeling (standaard vanuit HR record). Selecteer nu Kilometerlogboek
Pagina: 25
Xerox E-Pay 2.0
Geef de datum, de bestemming en het aantal zakelijk gereden KM (heen- en terugreis) aan.
Klik op Invoeren en daarna Gereed Klik op Opslaan en verzenden
Pagina: 26
Xerox E-Pay 2.0
Klik op Opslaan en verzenden
Het formulier wordt ter goedkeuring doorgestuurd naar de manager. Na goedkeuring wordt de declaratie verwerkt en zal betaling aan de medewerker/ster plaatsvinden.
Pagina: 27
Xerox E-Pay 2.0
3.10.2. Uitbetaling Netto E-Pay / Bruto HR De uitbetaling van de declaratie voor zakelijk gereden kilometers zal na goedkeuring door uw manager/approver gedeeltelijk plaatsvinden door een automatische doorstroming in E-Pay via de afdeling crediteuren. Het resterende deel zal via uw salaris uitbetaald worden en te zien zijn op uw maandelijkse loonstrook. Declaraties die voor het einde van de maand ingediend en goedgekeurd zijn, worden via uw volgende loonstrook verrekend.
3.11. Pre-trip Reisaanvraag Indien de zakenreis een buitenlandse vliegreis betreft dan is een “pre-trip” autorisatie benodigd en volgt hieronder de instructie. Om toestemming te verkrijgen voor de zakenreis wordt in de E-Pay applicatie een “pre-trip” rapport aangemaakt. Hierin wordt het volgende gevraagd: •
Bestemming van de zakenreis;
•
Geschatte kosten (ticket/vervoer/verblijf);
•
Wanneer de reis plaats zal vinden;
•
Hoelang de reis zal duren.
Vervolgens wordt dit rapport elektronisch doorgestuurd naar de leidinggevende voor autorisatie. De leidinggevende zal de aanvraag beoordelen en goed- of afkeuren. Indien deze aanvraag wordt afgekeurd, wordt het declaratieproces daarmee beëindigd. Indien de reisaanvraag wordt goedgekeurd kan de reis geboekt worden en kan de zakenreis plaatsvinden. Klik in het welkom scherm op: Nieuwe declaratie maken Of klik op: Nieuw
Selecteer het PT-formulier en klik: OK
Pagina: 28
Xerox E-Pay 2.0
Geef de declaratie (Pre-Trip) een naam en selecteer een doel voor de zakenreis en klik op Voltooien
Selecteer bestemming en datum van vertrek en terugkomst. Specificeer de zakelijke rechtvaardiging. Maak een inschatting van de te maken kosten per categorie dus vliegticket, verblijf, taxi, etc. Een aantal categorieën worden automatisch berekend en daar is dus geen input voor nodig. Het is mogelijk om van deze bedragen af te wijken. Klik op Opslaan en verzenden
Pagina: 29
Xerox E-Pay 2.0
Klik op Volgende
Klik op Opslaan en verzenden
Pagina: 30
Xerox E-Pay 2.0
Indien de approver niet uw directe manager is, selecteer de van toepassing zijnde approver onder de button: Routebepaling Declaratie.
Kopie pre-trip approval verzenden naar de travelbooker Indien u een pre-trip approval aanmaakt in E-Pay dan dient u nog altijd aan uw travelbooker te melden dat u een trip wilt maken en dat een ticket geboekt moet worden. Dit kan via e-mail, maar het kan ook zeer eenvoudig binnen E-Pay. Via de knop routebepaling declaratie kunt u een 2e approver voor de reisaanvraag toevoegen. Selecteer in onderstaand scherm de optie “kopiëren” om uw travel booker te selecteren. Dit werkt op een vergelijkbare manier als het toevoegen van een approver, met het verschil dat u nu uit het gehele Xerox-personeelsbestand kunt selecteren in plaats van de lijst met approvers.
Pagina: 31
Xerox E-Pay 2.0
Om uw travelbooker te voorzien van alle gegevens die zij nodig hebben voor het boeken van de reis, kunt u gebruik maken van de “berichten” optie uit de menu balk. Deze knop kunt u overigens ook gebruiken voor andere aanvullende informatie ten behoeve van uw approver.
In dit scherm kunt u vervolgens, reisdata, gewenste vliegmaatschappij enz. kwijt. Uw travelbooker zal de vlucht bovendien niet boeken alvorens de pre-trip is goedgekeurd door alle benodigde approvers. Zorg er dus voor dat uw pre-trip zo spoedig mogelijk word goedgekeurd, dit geldt natuurlijk ook voor de approvers. Nadat uw reisaanvraag is goedgekeurd door uw manager ontvangt u hiervan bericht middels een e-mail uit E-Pay. Bevestig deze goedkeuring aan uw travelbooker zodat de vlucht geboekt kan worden.
3.12. Betaling Na autorisatie zullen de betreffende documenten op de achtergrond worden ingeboekt in de crediteurenadministratie van Xerox (Nederland) B.V. De afdeling crediteuren van Xerox (Nederland) B.V. zal de geboekte declaratie via de Citybank bankrekeningen uitbetalen aan de medewerker of American Express. De betalingsrun vindt wekelijks plaats.
3.13. Doorbelasten aan andere afdeling Maak een declaratie en zet een vinkje bij: “Kosten hebben betrekking op niet alleen uw kostenplaats” En klik op Volgende
Pagina: 32
Xerox E-Pay 2.0
In het scherm verschijnen twee opties: •
Doorbelasten per afzonderlijk kostenitem;
•
Doorbelasten als percentage van totale kosten.
Kies de gewenste optie
3.13.1. Doorbelasten als percentage van totale kosten Het volgende scherm verschijnt: Klik in onderstaand scherm op Doorbelasten naar:
Pagina: 33
Xerox E-Pay 2.0
Hierna verschijnt het volgende scherm: Vul hierin de kostenplaatsgegevens in.
Geef de verdeelsleutel als percentage aan dat u wilt hanteren.
Pagina: 34
Xerox E-Pay 2.0
3.13.2. Doorbelasten als afzonderlijk kostenitem Kies Doorbelasten per afzonderlijk kostenitem en klik op Voltooien
Bij deze optie kunt u per expense type (kostensoort) gaan doorbelasten. Zie onderstaand scherm:
Pagina: 35
Xerox E-Pay 2.0
Klik op doorbelasten naar en vul de betreffende gegevens in met dien verstande dat bedrijfscode voor Nederland 1400 is. Klik op Toevoegen en daarna op Gereed
Pagina: 36
Xerox E-Pay 2.0
4. Manager Approval 4.1. Beoordelen / goedkeuren De direct leidinggevende ontvangt per e-mail een bericht dat hij/zij een declaratie moet autoriseren. Nadat hij/zij is ingelogd in E-Pay zal hij/zij de declaratie beoordelen of alle gemaakte kosten in orde zijn. Hierbij wordt onder andere de declaratie getoetst aan de wereldwijde richtlijnen die door Xerox Corporation zijn opgesteld (GCD100), tevens kunnen de gescande documenten worden bekeken. E-Pay geeft aan door middel van zogenaamde “business rules” of de gemaakte kosten in lijn zijn met bovengenoemde richtlijnen. Dit helpt de leidinggevende in kwestie met het valideren van de declaratie. De leidinggevende zal de declaratie goed- of afkeuren. Indien deze wordt afgekeurd wordt de medewerker via e-mail hiervan op de hoogte gesteld. Hierna kan deze de declaratie aanpassen en opnieuw aanbieden voor autorisatie.
4.2. Declaratie Ontvangen e-mail:
Ga naar http://www.epay.xerox.com en ga naar de Werkmap en dubbelklik op het ontvangen verzoek om te autoriseren.
Pagina: 37
Xerox E-Pay 2.0
Het volgende scherm verschijnt:
Hierin kunt u alle items van de declaratie bekijken zoals de bijgevoegde bonnen, beleidsafwijkingen, separate expense types en totalen. Indien u de declaratie afkeurt, kan in onderstaand scherm de reden daarvoor worden opgegeven.
Na goedkeuring/afkeuring worden de betrokken aanvrager door middel van een e-mail hiervan op de hoogte gesteld. Indien de declaratie volledig is geautoriseerd zal op de achtergrond deze declaratie worden verwerkt in de financiële administratie en worden uitbetaald in de eerstvolgende “betalingsrun” door afdeling crediteuren. Pagina: 38
Xerox E-Pay 2.0
4.3. Delegeren bij afwezigheid (Secretaressefunctie) Ga naar de menu optie profiel en selecteer Voorkeuren
Selecteer een of meerdere van de onderstaande opties en klik daarna op Gereed: Opstellen voor: Selecteer een of meer personen die formulieren voor u kunnen opstellen. Indienen voor: Selecteer een of meer personen die formulieren voor u kunnen opstellen en indienen. Delegatie: Selecteer een of meer personen die declaraties voor een bepaalde periode voor u kunnen goedkeuren.
Pagina: 39
Xerox E-Pay 2.0
De secretaresse krijgt in E-Pay een extra menu optie ter beschikking namelijk de Opstellen en/of Indienen namens button. Zie scherm hieronder:
Pagina: 40
Xerox E-Pay 2.0
5. Privé-uitgaven Amex In het uitzonderlijke geval dat er privé-uitgaven zijn gedaan met de corporate Amex card, dient u zelf zorg te dragen voor tijdige betaling aan Amex. Het verschuldigde bedrag dient overgemaakt te worden aan Amex. Royal Bank of Scotland: •
bankrekeningnummer: 63.60.65.073
•
BIC: RBOSNL2A
•
IBAN: NL13 RBOS 0636065073
•
Als betalingskenmerk het kaartnummer vermelden. De eerste vier cijfers kunnen eventueel weggelaten worden (3753) maar de rest van het kaartnummer is nodig om de betaling te kunnen boeken.
Pagina: 41
Xerox E-Pay 2.0
6. Terughalen declaratie Indien uw declaratie na indiening niet doorstroomt, omdat bijvoorbeeld uw goedkeurder niet aanwezig is of dat u de declaratie naar de verkeerde goedkeurder gestuurd heeft, dan kunt u deze terughalen en opnieuw ter goedkeuring indienen. Dit gaat als volgt: 1.
Selecteer de claim die u terug wilt halen;
2.
Selecteer uit het menu Bewerken Formulier ophalen;
3.
Hierna kunt u de declaratie bewerken en opnieuw ter goedkeuring aanbieden of verwijderen.
Pagina: 42
Xerox E-Pay 2.0
7. Online rekeningoverzichten U kunt uw overzichten, de laatste maar ook overzichten van eerdere maanden, via internet bekijken. Onderstaand de inloginstructies: Ga naar www.americanexpress.nl •
Klik op ONLINE SERVICES OVERZICHT
•
Bij Online Rekeningoverzicht klik op “klik hier”
Kies de juiste optie: •
Ja, voor bestaande gebruikers. Toets uw Login naam en password in;
•
Nee, voor nieuwe gebruikers. U kunt hier een Login aanmaken.
Pagina: 43
Xerox E-Pay 2.0
Klik daarna op Online rekeningoverzichten
Pagina: 44
Xerox E-Pay 2.0
8. Referenties E-Pay: http://www.epay.xerox.com American Express: http://www.americanexpress.nl XC policy: Global Cash Disbursement policy (GCD100): http://www.epay.xerox.com/eu.asp?country=HOL E-Pay Helpdesk: Tel: + 35 316365371 Of via email: [email protected] American Express helpdesk: Tel: 020 - 504 8190 / 020 - 504 8000 Of via email: [email protected]
Pagina: 45
