HANDLEIDING KLANTEN Project IProf: technische ondersteuning IT profielen – Vlaamse overheid
Inhoudstafel 1. HOE WERKT CONNECTING-EXPERTISE VOOR JOU 2. ALGEMEEN PROCES
3. OVERZICHT ROLLEN 4. CONNECTING-EXPERTISE: VERKLARENDE WOORDENLIJST 5. INLOGGEN 6. SYSTEEMNAVIGATIE – DESKTOP & MIJN PROFIEL 7. AANVRAGEN (AANMAAK, GOEDKEURING) 8. SELECTIEPROCES (LONGLIST – SHORTLIST – INTERVIEW) 9. CONTRACT (AANMAAK, GOEDKEURING) 10. TIMESHEETS (GOEDKEURING, WEIGERING) 11. FACTURATIE 12. BUSINESS RULES 13. RAPPORTAGE 14. ONDERSTEUNING/VRAGEN 2
1. Hoe werkt Connecting-Expertise voor jou? •
Connecting-Expertise is de onafhankelijke software partner van USG Public-Sourcing.
•
De software is een Vendor Management Software (VMS).
•
Het is een web-based oplossing – een SaaS – en is 24/24 en 7/7 beschikbaar.
•
U krijgt toegang door middel van registratie op het platform. U kan simpel inloggen met een login
en paswoord. •
Elke actie wordt geregistreerd in het systeem.
•
Elke stap – van aanvraag tot prestatiebeheer – wordt uitgevoerd via het platform.
•
Uw aanvraag bereikt meer dan 2000 leveranciers en freelancers via de marktplaats en het
gebruik van social media.
3
2. Algemeen proces High level flow VO
Boekhouding
Phase
Fin goedkeurder
15.Factuur
Bus goedkeurder
1.Aanmaak aanvraag
Kandidaat
Leverancier
PS
2.Goedkeuren aanvraag
Aanvrager
11. Goedkeuren ct
4
3.Goedkeuren aanvraag
4.Publiceren aanvraag
5.Voorstellen kandidaten
7.Interview & eindselectie
8.Aanmaak CT
6.Longlisten & shortlisten kandidaten
9.Goedkeuren ct
14. Goedkeuren prestaties (enkel vrt)
13.Goedkeuren prestaties
10.Goedkeuren CT
12.Schrijven prestaties
3. Overzicht rollen Aanmaker rol die aanvragen kan aanmaken, interviews regelen, PO nummers toevoegen etc. Deze rol kan alles zien/doen, met uitzondering van activiteiten waar beslissingsbevoegdheid voor vereist is (bv eindselectie kandidaat, goedkeuren timesheets) Aanvrager Rol die aanvragen mag plaatsen, mag beslissen welke kandidaat geselecteerd wordt, timesheets mag goedkeuren. Business goedkeurder Rol die aanvragen goedkeurt. Andere tabs: enkel leesrechten Financieel goedkeurder Rol die “contract” goedkeurt, andere tabs: enkel leesrechten Boekhouder Rol die notificatie toegestuurd krijgt dat er een factuur beschikbaar is Alleen lezen Enkel leesrechten Leverancier Rol die kandidaten kan voorstellen aan de klanten 5
4. Verklarende woordenlijst Contractor:
Persoon die als freelancer of werknemer in contract gaat bij de aanvrager.
Contract:
Finale offerte in Connecting-Expertise. Dit is geen wettelijk bindend contract, maar geldt als bijlage bij de raamovereenkomst
Requester:
Aanvrager
Referentie:
Automatisch gegenereerd referentienummer (dus NIET de referentie die de klanten in/aan een bepaalde module geven)
Functieprofiel:
Profiel dat in de functiecatalogus van de Vlaamse overheid opgenomen is (op aanvraag te verkrijgen)
6
5. Inloggen
1 2 3
Stap 1: Ga naar customer.connecting-expertise.com Stap 2: Meld je aan met de gegevens die je hebt ontvangen → Gebruikersnaam of emailadres (1) → Wachtwoord (2) ! Indien je je wachtwoord kwijt bent, klik je op (3).
7
6. Desktopnavigatie & mijn profiel 7
1 1.
2
3
4
5
6
Aanvragen: In deze module vindt u een overzicht van alle aanvragen die u reeds heeft ingediend
en kunt u nieuwe aanvragen opstellen. 2.
Contracten: Hier vindt u een overzicht van alle contracten.
3.
Contractors: Onder dit tabblad vindt u alle contractors en kunt u hun status opvolgen.
4.
Prestaties: Dit tabblad geeft een overzicht van alle timesheets, alsook de status van goedkeuring.
5.
Rapportering: Via rapportering kan u een overzicht krijgen van de verschillende aanvragen, voorstellen, prestaties en contractors.
6.
Leveranciers: Hier kant u uw leveranciers en functieprofielen beheren.
7.
Mijn instellingen: Hier kan u de frequentie van uw meldingen en uw wachtwoord aanpassen.
8
7. Aanvragen Aanmaak – vanuit functiecatalogus
4
2
1
3
5
Aanvraag zoeken: Aanvragen die reeds in het systeem zitten, kunnen met behulp van een filter gezocht worden op (1) referentie, (2) Gebruiker, (3) status van de aanvraag en (4) aanmaakdatum.
Nieuwe aanvraag: Om een nieuwe aanvraag in te voeren, klikt u op (5)
9
7. Aanvragen Aanmaak – nieuwe aanvraag
1 2 Bij het aanmaken van een nieuwe aanvraag, krijgt u twee opties. U kunt ofwel gebruik maken van een eerder gedefinieerd functie profiel via het scroll-down menu (1) of u kunt zelf een nieuw functieprofiel definiëren door op (2) te klikken.
10
7. Aanvragen Aanmaak – nieuwe aanvraag Bij het aanmaken van een nieuwe aanvraag, zijn er enkele
1
velden die standaard gevraagd worden:
2
3
(1) Type aanvraag: Deze zal standaard bestaan uit ‘Time &
4
5
6
7
Material’ en u zal hier doorgaans niets aan moeten wijzigen. (2) Afdeling en (3) Requester: hier geeft u aan vanuit welke afdeling en requester de aanvraag wordt gedaan. Er is ook
8
de mogelijkheid om zelf een nieuwe gebruiker te definiëren. (4) Categorie: Deze staat standaard op ‘ICT’ ingesteld en
ook hier zult u standaard niets aan moeten wijzigen.
9
(5) Titel: Hier kunt u een titel geven voor het gewenste functieprofiel (bvb. ‘Java Programmeur’ of ‘Project Office medewerker’)
10
11 12 13 14
11
(6) Uiterste reactiedatum: Hier stelt u de uiterste datum in waartegen u reacties verwacht op de aanvraag. Indien nodig, kan u deze datum achteraf nog bijstellen. (7) Locatie: De locatie van tewerkstelling.
7. Aanvragen Aanmaak – nieuwe aanvraag (8) Omschrijving: In dit veld geeft u een beschrijving van de
1
2
3
vereisten en persoonlijke bekwaamheden die nodig zijn voor de functie.
4
5
6
7
(9) Technische context: Hier kunt u een verdere toelichting geven van de (technische) context waarbinnen het project zal
worden uitgevoerd. 8
(10) Business context: Hier kunt u bijkomende informatie geven over de werkomgeving (of het team) waarbinnen gewerkt zal moeten worden.
9
(11) Aantal personen: Hier geeft u het aantal contractors aan dat u nodig heeft voor de opdracht.
10
(12) Gewenste startdatum en (13) Eind datum: De data
11 12
waarop de opdracht normaal zou starten en zou aflopen.
(14) Volgende: Om de aanvraag verder te zetten. 13 14
12
! Bij het selecteren van een reeds gedefinieerd functieprofiel, zullen velden (5), (8), (9) en (10) reeds ingevuld zijn.
7. Aanvragen Aanmaak – Bijkomende informatie (1) Bijkomende job informatie: In dit veld kunt u, indien nodig, bijkomende inlichtingen verstrekken betreffende de specifieke opdracht.
1
(2) Interne referentie: In dit veld geeft u een referentienummer voor intern gebruik. Er zal eveneens
2 3 4
5 6
automatisch ook een referentienummer (van het type PSxxxxx) gegenereerd worden door het systeem.
(3) Te werken uren: Hier geeft u aan wanneer de contractor zal moeten werken en/of beschikbaar zijn.
(Dag = tijdens de normale dag-uren ; Wacht = de contractor moet buiten de gewone uren standby zijn ; Weekend = Er zal (ook) tijdens weekends gewerkt worden) (4) Min aantal dagen: Hier geeft u aan hoeveel dagen er minimum zullen gewerkt moeten worden. (5) Max aantal dagen: Hier geeft u aan hoeveel dagen er maximum zullen gewerkt moeten worden. (6) U kunt tijdens de aanvraag altijd teruggaan naar de vorige stap. Uw voortgang en reeds ingevulde velden zullen (tijdelijk) bewaard blijven.
13
7. Aanvragen Aanmaak – Document toevoegen
2 3
1
Indien u tijdens de eerste stap van de aanvraag gekozen hebt voor het aanmaken van een nieuw functieprofiel, kan u in deze stap een document toevoegen aan het functieprofiel (bijvoorbeeld een functieomschrijving of een document met bijkomende achtergrondinformatie).
Dit kan eenvoudig door (1) een bestand te kiezen vanop uw harde schijf, vervolgens (2) het bestand op te laden en uiteindelijk (3) door te gaan naar de volgende stap. ! Indien u gebruik maakt van een bestaand functieprofiel, kan u geen bestand uploaden en gaat u gewoon verder naar de volgende stap.
14
7. Aanvragen Aanmaak – Vaardigheden Indien u gebruik maakt van een reeds bestaand functieprofiel, is ook deze stap
1
reeds voltooid en kan u gewoon op (5)
Bewaren klikken. 2
In het geval van een nieuw functieprofiel, kan u via dit overzicht verschillende (1)
3
Opdrachtspecifieke, (2) Sectorgebonden, (3)
Algemene of (4) Domeinspecifieke 4
vaardigheden en ervaringen toevoegen. Vervolgens kan u (5) de aanvraag bewaren 5
en krijgt u een overzicht van de aanvraag. ! Het systeem zal vragen om minimum 3 vaardigheden in te geven alvorens te bewaren.
15
7. Aanvragen Aanmaak – Vaardigheden 1
2 (1) Naam: Geef een korte beschrijving van de gewenste vaardigheid.
(2) Type reactie: Ervaringsniveaus en jaar ervaring → Vraagt de contractor naar het niveau van ervaring (junior-medior-senior) en het aantal jaar ervaring Ja / Neen → Gaat na bij de contractor of de contractor de vaardigheid bezit of niet Datum → Vraagt naar een datum waarop certificaten of diploma’s werden behaald Ervaringsniveaus → Vraagt de contractor naar het niveau van ervaring (juniormedior-senior)
16
7. Aanvragen Aanmaak – Vaardigheden 1
2 3
4
(1) Nadat u de vaardigheden hebt toegevoegd, zal u vervolgens moeten ingeven wat de
vereisten zijn m.b.t. deze vaardigheden. Wat u in deze velden dient in te geven, hangt af van het type reactie dat u selecteerde bij het toevoegen van de vaardigheden (2). Zo zal u, indien u een type reactie ‘Ja/Nee’ selecteerde, moeten aangeven of u een ‘Ja’ of een ‘Nee’ verwacht voor deze functie. (3) U kunt ook altijd nog ervaringen toevoegen of verwijderen (4) Indien u tevreden bent met deze vaardigheden, klikt u op ‘Bewaren’ en zal u doorverwezen worden naar een overzicht van de aanvraag. 17
7. Aanvragen Aanmaak – Overzicht en Activatie Nadat de aanvraag wordt bewaard, krijgt deze automatisch de status van ‘draft’ (1)
1
en krijgt de aanvraag een automatische
2
referentienummer (2) toegewezen (het referentienummer voor intern gebruik vind u terug bij (3) ‘interne referentie’.
Onderaan kan u vervolgens de aanvraag in draft nog (4) wijzigen, (6) annuleren of (7) als pdf laten verzenden naar uw
emailadres. 3
Wanneer u tevreden bent met de aanvraag, klikt u op (5) Aanvraag activeren.
4
18
5
6
7
7. Aanvragen Aanmaak – Overzicht en Activatie
1
(1) Na de activatie verandert de status in ‘aangevraagd’. Men kan hier ook zien welke (goedkeuring)stappen al doorlopen zijn (in dit geval: 0) en hoeveel er nog doorlopen moeten worden (in dit geval: 2). Vanaf dat alle stappen doorlopen zijn, zal de Status veranderen in ‘goedgekeurd’.
Het overzicht van elke aanvraag kan men ten allen tijde raadplegen onder het tabblad ‘Aanvragen’
19
7. Aanvragen: Goedkeuring (Business Goedkeurder)
1
2
Om aanvragen goed te keuren, gaat u eert naar het tabblad (1) aanvragen en klikt u vervolgens op
de (2) titel van de aanvraag die u wilt goedkeuren. Hierdoor krijgt u de details van deze aanvraag (zie volgende stap)
20
7. Aanvragen: Goedkeuring (Business Goedkeurder) 1
2
3
4
5
6
Indien u autorisatie als business goedkeurder heeft, vindt u bij de details van geactiveerde aanvragen onderaan volgende mogelijkheden: (1) Aanvraag wijzigen: U kan wijzigingen doen aan de aanvraag. (Voor meer info: zie slides ‘7. Aanvragen- aanmaak’) (2) Aanvraag terugsturen: U kan de aanvraag terugsturen naar de Aanmaker. Hierbij zal u redenen of specifieke instructies kunnen aan toevoegen voor de Aanmaker. (3) Aanvraag goedkeuren: Deze actie keurt de aanvraag goed en zorgt ervoor dat de aanvraag wordt uitgestuurd naar de leveranciers. (4) Aanvraag weigeren: De aanvraag wordt geweigerd. (Er is een optie om feedback te geven) (5) Aanvraag annuleren: De aanvraag wordt geannuleerd. (6) Mail (pdf): Met deze actie wordt het overzicht van de aanvraag in pdf-formaat naar je emailadres verzonden
21
7. Aanvragen Goedkeuring (Business Goedkeurder) Vanaf dat de business goedkeurder de aanvraag heeft goedgekeurd, zal deze door Public-Sourcing
gepubliceerd worden op de marktplaats en kunnen leveranciers en freelancers zich aanbieden. De status zal nu veranderen in ‘goedgekeurd’.
Vanaf dat ogenblik tot de eerder gedefinieerde uiterste reactiedatum, zullen freelancers en
leveranciers voorstellen kunnen doen. Deze kan de aanvrager bekijken vanuit het detailblad van de aanvraag.
22
8. Selectieproces Longlist* Wanneer kandidaten zich aanbieden of worden voorgesteld, worden deze zichtbaar in via Aanvragen > Detail Aanvraag > Voorstellen. Deze voorstellen worden vervolgens door Public-Sourcing een eerste maal beoordeeld en er wordt een ‘koude match’ gemaakt op basis van de vereisten. Dit resulteert in een zogeheten (1) ‘longlist’. In principe is dit proces volledig voor rekening van Public-Sourcing. Het kan echter voorkomen dat de aanvrager een specifieke kandidaat zeker op gesprek wil hebben. Daarom heeft de aanvrager ook altijd de mogelijkheid om onmiddellijk een interview in te plannen. Om de details van de kandidaat te zien of om een interview in te plannen, klikt u op (2) details (zie verder onder ‘8. Selectieproces - interview’)
2
1
23
8. Selectieproces Shortlist 2
1
Kandidaten die op de (1) longlist terechtkomen, kunnen door de aanvrager op de ‘shortlist’ gezet worden. Via (2) de details
heeft men nu een knop (3) shortlist. Door hierop te klikken, plaatst u een kandidaat op de ‘shortlist’ en geeft u aan dat u voor deze kandidaat interesse hebt. U kan ook nog altijd een interview inplannen of een beslissing registreren door op (4) ‘nieuwe actie’ te klikken 24
3
4
8. Selectieproces Interview en beslissing 1
Om een interview in te plannen of een beslissing te nemen, gaat u eerst naar de (1) details van de kandidaat. Vervolgens klikt u op (2) Nieuwe actie.
In dit nieuwe venster kunt u ofwel (3) een afspraak inplannen of (4) een beslissing registreren. 2
3 4 25
8. Selectieproces Interview en beslissing Inplannen interview: 1
Door via (1) een voorstel van datum en uur voor een interview in te geven en vervolgens op (2) te klikken, wordt automatisch een
2
afspraak gemaakt met de kandidaat.
3
4
Registreren beslissing: (3) Hier geeft u aan of het interview op tijd heeft
5 6
plaatsgevonden of niet (indien er geen
interview plaatsvond is dit ook ‘nee’)
7
(4) Indien er geen interview plaatsvond, geeft u
(7) Indien er een gesprek plaatsvond, geeft u hier de
hier de reden hiervoor aan.
datum in. Indien er geen gesprek heeft plaatsgevonden,
(5) Hier geeft u aan of de beoordeling wel of
niet positief is. (6) Indien de beoordeling niet positief is (= weigering), geeft u hier aan waarom dit zo is. 26
geeft u de datum waarop u de beslissing nam.
8. Selectieproces Interview en beslissing Bevestigen beslissing: Nadat u een positieve beslissing
hebt geregistreerd zal er u gevraagd worden om ofwel (1) uw keuze te bevestigen ofwel (2) de selectie als winnend voorstel ongedaan te maken.
Indien u op (2) klikt, wordt u doorverwezen naar een pagina waar u enkele gegevens moet ingeven voor het contract (zie verder punt 9)
27
1
2
9. Contract
Na het bevestigen van de beslissing, worden
Aanmaak
Bevestiging keuze
volgende velden gevraagd:
(1) De reden voor uw keuze zal standaard op ‘beste match’ ingesteld staan. (2) U wordt gevraagd om een bijkomende
1
toelichting te geven bij uw keuze. Contractbepalingen
2
(3) Hier doet u een voorstel van tarief. Doorgaans zal dit overeenkomen met het tarief dat werd voorgesteld in de offerte. (Dit tarief is excl. btw en 3 4 5 7
excl. de fee van Public-Sourcing) (4) Startdatum en (5) Einddatum van het contract
6
(6) Het aantal dagen (= 8 uur) dat er gewerkt zal worden tijdens de contractperiode (7) Referentie (evt. voor intern gebruik, niet
8
verplicht) Tenslotte klikt u op (8) Bewaren en wordt er een contract aangemaakt en aangevraagd.
28
9. Contract Goedkeuring (Financieel Goedkeurder) 1
Vanaf dat het voorstel van contract door de aanvrager wordt ingediend,
zal dit contract via Public-Sourcing worden doorgestuurd naar de leverancier of freelancer. Nadat deze akkoord gaat met de contractvoorwaarden, moet de financieel goedkeurder nog een goedkeuring geven vooraleer het contract actief wordt.
Om dit te doen gaat u naar het tabblad (1) ‘contracten’ en klikt u op (2) contracten goedkeuren.
29
2
9. Contract Goedkeuring (Financieel Goedkeurder) 3 1
2
4
Na voorgaande stap komt u terecht bij een lijst van alle contracten waarbij u nog uw goedkeuring moet geven vooraleer deze actief worden. De contracten die u wenst goed te keuren, kunt u aanvinken door op de vakjes voor de titel te klikken (1) en
vervolgens op (2) contracten goedkeuren te drukken. U kan eveneens alle contracten tegelijkertijd selecteren door op (3) te klikken. Om contracten terug te sturen (indien u niet akkoord gaat), klikt u op (4) contracten terugsturen. Hierdoor zal het contract teruggestuurd worden naar Public-Sourcing.
30
9. Contract Verlengen van een bestaand contract 1
Indien u, als financieel goedkeurder, een bestaand contract zou willen verlengen, gaat u weer naar (1) tabblad contracten en klikt u deze keer op
(2) contracten verlengen. Hier krijgt u dan een lijst van alle lopende (actieve) en afgelopen (gestopte) contracten..
31
2
9. Contract Verlengen van een bestaand contract 1
2
3
4
8
5 6
7
Om een specifiek contract op te (4) zoeken in deze lijst, kan u gebruik maken van (1) sleutelwoorden, (2) data en (3) de afdeling waarin het contract werd afgesloten. Om contracten te verlengen (of niet te verlengen) heeft u twee opties:
A. U selecteert één of meerdere contracten via (5) de selectievakjes en klikt vervolgens op (6) Contracten verlengen of (7) niet verlengen B. U klikt op een individueel contract via (8) 32
9. Contract Verlengen van een bestaand contract
Optie A: 1
Verlengen: U kiest (1) een nieuwe einddatum voor alle geselecteerde contracten Niet verlengen: U selecteert (2) de reden van het niet-verlengen van de contracten.
2
33
9. Contract Verlengen van een bestaand contract Optie B: Wanneer u een individueel contract selecteert in de rol van financieel goedkeurder, krijgt u een aantal opties: (1) Wijzig contract: u kunt nog wijzigingen aanbrengen in het contract (m.b.t. data, contractor, dagen, locatie, enz.) (2) Stop contract: Door hier op te klikken, zet u het contract stop en zal u gevraagd worden naar de effectieve einddatum en de redenen voor stopzetting. (3) Annuleren: Het contract wordt geannuleerd en zal dit contract verwijderd worden. Deze tool wordt voornamelijk gebruikt bij foutief aangemaakte contracten. (4) Contractperiode toevoegen: Hier kan u een nieuwe
periode (met begin-en einddatum) toevoegen aan een contract. 1 34
2
3
4
5
6
7
9. Contract Verlengen van een bestaand contract 5)
Verleng contract: Hier kan u een nieuwe einddatum ingeven voor een contract dat (bijna) verloop
6)
Niet verlengen: Indien de contractperiode (bijna) verlopen is, kan/moet u ook aangeven of u het contract niet verlengd.
7) 8
Mail (pdf): Creëert een pdf bestand met een overzicht van het contract en stuurt dit naar je emailadres.
8)
Details Contractor: Geeft de details weer van de contractnemer in kwestie.
9
9)
Details Aanvrager: Geeft informatie over de aanvrager van de initiële aanvraag.
10) Details bijhorende offerte: Geeft de offerte weer.
10
1 35
2
3
4
5
6
7
10. Timesheets Goedkeuring en weigering (Aanvrager) 1
2 3 4
5
Wanneer de kandidaat het prestatieblad (timesheet) heeft ingevuld, komt deze terecht bij de aanvrager. De aanvrager kan deze prestaties terugvinden onder het tabblad (1) prestaties en kan vervolgens doorklikken naar (2) prestaties goedkeuren. Om de prestaties goed te keuren, zijn er twee opties: A. U maakt gebruik van (3) de selectievakjes om één of meerdere prestatiebladen tegelijkertijd goed te keuren via (4) of weigert deze via (5) B. U klikt op (6) details en keurt ieder prestatieblad individueel goed of af. 36
10. Timesheets Goedkeuring en weigering (Aanvrager) Door naar de details te gaan van de prestaties, krijgt u een overzicht van de uren zoals deze werden doorgegeven. In dit voorbeeld (3) heeft de kandidaat enkel uren doorgegeven voor de week van 15/09 tot 19/09 en wordt er niet gewerkt tijdens het weekend (zoals gespecifieerd in het contract) Door te klikken op (1) prestatie goedkeuren, keurt u de timesheet goed, door op (2) prestatie terugsturen te klikken, weigert u de timesheet. In beide gevallen zal u naar een scherm geleid worden
waar u eventueel toelichting kan geven over de beslissing.
3
1
2
37
11. Facturatie Indien u de rol van boekhouder hebt, zal u ook een tabblad (1) financieel hebben. Indien u in dit tabblad op (2) facturen klikt, komt u op het overzicht van alle facturen. Deze facturen worden automatisch gegenereerd nadat de aanvrager de prestatiebladen (timesheets) heeft goedgekeurd.
Binnen deze facturen kan u zoeken op (3) sleutelwoord, (4) de status van de factuur (in praktijk zullen de facturen altijd op actief staan) of (5) met behulp van een periode in te geven waarin de vervaldatum van het contract valt. Door op (6) te klikken, kan u de factuur bekomen.
6
38
11. Facturatie Door met de linkermuisknop op (1) te klikken, zal de factuur in pdf-formaat gedownload worden. Indien u de factuur in een specifieke map wil opslaan, gebruikt u rechtermuisklik > ‘Opslaan als’ en
selecteert u de gewenste map.
1
39
12. Business rules •
Om er zeker van te zijn dat een voorkeurskandidaat in de shortlist wordt opgenomen, kan/mag je hem altijd zelf shortlisten
•
De stap interview is niet verplicht en kan overgeslagen worden
•
Elke keuze/weigering van een kandidaat dient gemotiveerd te worden
•
De timesheets worden zijn beschikbaar vanaf de eerste dinsdag na het afsluiten van de vorige maand, je kan deze ook wekelijks raadplegen
•
Een goedgekeurde timesheet komt overeen met een pv voorlopige oplevering
•
Je ontvangt enkel nog facturen van Public-Sourcing
•
Borgtocht dient expliciet aangevraagd te worden tijdens de allereerste werkaanvraag, en dit voor het geheel van opdrachten dat de komende 6 maanden geplaatst zal worden. Dit bedrag is standaard 5% van het totaalbedrag voor alle opdrachten samen
40
13. Rapportage 1 2 3 4 5
Onder het tabblad (1) rapportering vind u vier opties:
(2) Overzicht aanvragen: Via deze optie kan u een overzichtslijst genereren waarin alle aanvragen met hun status, referenties en bijhorende data zijn opgenomen. U kunt deze lijst ook downloaden als een Excel bestand. (3) Overzicht voorstellen: Via deze optie verkrijgt u een overzicht van alle voorstellen die zijn
geformuleerd op aanvragen die u reeds heeft uitgestuurd. In dit overzicht vind u eveneens alle data gegevens die aan deze voorstellen zijn verbonden. (4) Prestaties: Deze optie geeft een overzicht van alle uren en dagen die via prestatiebladen (timesheets) zijn ingediend. (5) Contractors: Via deze optie bekomt u een lijst van alle contractors 41
13. Rapportage 1 2
3
1 2
3
1 2
3
1 3
Deze vier opties hebben een gelijkaardige werking mbt de werking. Bij alle opties zal u gevraagd
worden een (1) periode in te geven waarbinnen u alle gegevens wenst (einddatum kan u indien gewenst ook ingeven). In het geval van de aanvragen, voorstellen en prestaties zal eveneens gevraagd worden naar (2) de afdeling tot de welke ze betrekking heeft. Wanneer u na het instellen van deze parameters op (3) zoeken klikt, zal er automatisch een lijst gegenereerd worden. 42
13. Rapportage 1
Nadat een lijst is gegenereerd, kan u deze via (1) ook downloaden (exporteren) als een Excel bestand
43
14. Ondersteuning & Vragen Contactgegevens Voor alle vragen, zowel wat de procedure als de technologie betreft, kunnen jullie terecht op:
0800/500 30 U kan ons ook bereiken op volgend mailadres:
[email protected]
44
Public-Sourcing nv Frankrijklei 101 2000 Antwerpen
