HANDLEIDING FRONT OFFICE WEBSITE

HANDLEIDING FRONT OFFICE WEBSITE Welkom De Front Office website geeft u toegang tot diverse informatie rondom uw project. Zo is het mogelijk om gepubliceerde documenten, zoals rapporten, bestekken en tekeningen, van de door ons verleende diensten, in te zien. Tevens kunt u, indien dit toegekend is, documenten uploaden. Projecten worden aan de kaart “vastgeprikt”. Hiermee is het voor u mogelijk om door middel van de kaartmodule de projecten op basis van locatie te benaderen. De Front Office website wordt door ons ingezet om gestructureerde en digitale communicatie

met

onze

relaties

mogelijk

te

maken.

Een

opsomming

van

de

mogelijkheden:

    

Inzien en downloaden van gepubliceerde documenten; Bestanden naar een project te uploaden; Bestanden kunnen ingepakt worden in Zip-bestand; Van gepubliceerde foto bestanden kan een fotorapport samengesteld worden; De projecten en de betreffende locaties worden op een kaart weergegeven zodat u de projecten makkelijk kunt vinden;

 Afhankelijk van uw opdracht: Weergave 360 graden foto's;  De kaartgegevens kunt u exporteren voor gebruik in bijvoorbeeld Google Earth. In dit document vindt u uitleg over de werking aan de hand van de verschillende schermen. Ook zijn er een aantal veel gestelde vragen opgenomen.

1 / 19

DOCUMENTNUMMER REVISIEDATUM

Handleiding Front Office website 23 oktober 2013

Inhoudsopgave

2 / 19

1

ACCOUNT AANMAKEN .....................................................................................................................3

2

TOKEN TOEVOEGEN ..........................................................................................................................6

3

UITLEG SCHERMEN .............................................................................................................................7 3.1

HOME .............................................................................................................................. 7

3.2

PROJECT DOCUMENTEN ....................................................................................................... 8

3.3

PROJECTEN OP KAART ......................................................................................................... 11

3.4

MIJN ACCOUNT.................................................................................................................. 11

3.5

HELP ............................................................................................................................... 13

3.6

INFO ................................................................................................................................ 13

4

BEVEILIGING ...........................................................................................................................................13

5

VEEL GESTELDE VRAGEN ................................................................................................................14 5.1

HOE KAN IK MIJN WACHTWOORD WIJZIGEN? ............................................................................ 14

5.2

IK BEN MIJ WACHTWOORD KWIJT, WAT NU?.............................................................................. 15

5.3

IK WEET MIJN GEBRUIKERSNAAM NIET MEER, HOE KOM IK HIER ACHTER? ........................................ 16

5.4

IK HEB OP DE LINK “PROJECTTOKEN ACTIVEREN” GEKLIKT MAAR KRIJG HET PROJECT NIET TE ZIEN. ...... 16

5.5

IK KAN GEEN DOCUMENT UPLOADEN ...................................................................................... 17

5.6

HOE MAAK IK EEN FOTORAPPORT?......................................................................................... 18

5.7

KAN IK BESTANDEN OOK IN EEN KEER DOWNLOADEN? ............................................................... 19

5.8

WAT KAN IK MET EEN KMZ BESTAND DOEN? ........................................................................... 19



1

Account aanmaken U dient zelf een account aan te maken. Volg de onderstaande stappen om een account aan te maken: Stap 1.

Klik op de link [account aanmaken] op de hoofdpagina:

Figuur 1 Homepagina met link voor aanmaken account

Stap 2.

Vul in het weergegeven formulier de gebruikersnaam, e-mail, wachtwoord en verificatiecode in. De gebruikersnaam wordt gebruikt om in te kunnen loggen in de website. Het e-mailadres moet overeenkomen met het e-mailadres waarop u de tokens wilt ontvangen.

LET OP: Wachtwoorden moeten minimaal 6 karakters bevatten.

Figuur 2 Gegevens invullen voor nieuw account

3 / 19



Om te voorkomen dat een kwaadwillende automatisch accounts aanmaken is het nodig dat u de weergegeven verificatiecode invoert. Stap 3.

Zodra u op de knop [Account aanmaken] klikt, wordt er gecontroleerd of de gegevens correct zijn ingevoerd. Zo niet dan wordt de reden hiervan weergegeven.

Stap 4.

Bij het succesvol aanmaken van het account wordt het volgende scherm weergegeven:

Figuur 3 Bevestiging

Om het account vervolgens te activeren wordt er een bericht gestuurd naar het opgegeven e-mailbericht. Stap 5.

Open het ontvangen e-mail bericht en klik op de link [Activeer mijn account]

Figuur 4 Bevestigen van account door link "Activeer mijn account" in de ontvangen

Stap 6.

Nadat u het account succesvol geactiveerd heeft krijgt u de volgende melding en kunt u inloggen met de door u opgegeven gebruikersnaam en wachtwoord.

4 / 19



Figuur 5 Na succesvol verifiëren wordt het account geactiveerd en kunt u inloggen

Stap 7.

Nadat u de eerste keer bent ingelogd wordt u gevraagd om nog aanvullende gegevens in te voeren. Tevens kunt u aangeven of u bij nieuwe documenten die gepubliceerd worden, op de hoogte gesteld wilt worden. Ook kunt u zich opgeven voor de nieuwsbrief.

Figuur 6 Invoeren standaard gegevens na eerste keer inloggen

Uw account is nu aangemaakt. U bent nu in staat om tokens die u van uw contactpersoon krijgt toe te voegen aan uw account. Zie hoofdstuk 2 voor verdere uitleg.

5 / 19



2

Token toevoegen Om inzicht te krijgen in een project is het nodig om een token van een project te koppelen aan het persoonlijke account. Het token is op te vragen bij uw contactpersoon. Of via de pagina “Mijn account”  “Token aanvragen”. U ontvangt hiervoor een e-mail bericht met daarin een link waarmee u het token door middel van een klik met de muis kunt toevoegen aan uw persoonlijke account.

Link om projecttoken te activeren

Figuur 7 E-mail bericht met projecttoken

Lukt het niet om het projecttoken te activeren? Zie veel gestelde vragen “Ik heb op de link “projecttoken activeren” geklikt maar krijg het project niet te zien.”

6 / 19



3

Uitleg schermen In de volgende paragrafen worden de verschillende schermen verder toegelicht. De volgorde van het menu wordt hierbij gevolgd:

Figuur 8 Menu 3.1

Home Zodra de site https://frontoffice.buroboot.nl benaderd wordt, wordt de homepagina weergegeven zoals in de onderstaande schermafbeelding is weergegeven. Door middel van de blauwe hyperlinks kan er naar de verschillende pagina’s gebladerd worden. Zie toelichting in het figuur.

Menubalk met toegang tot de verschillende pagina’s

Heef u al een account aangemaakt? Dan kunt u door middel van deze link naar de inlogpagina gaan.

Als u nog geen account heeft aangemaakt kunt u via deze link een persoonlijk account aanmaken.

Snelkoppelingen naar kaart module en documenten

Figuur 9 Home pagina

7 / 19



Uitloggen

Overzicht van projecten die voor u beschikbaar zijn. Ook het aantal beschikbare documenten wordt weergegeven.

Figuur 10 Homepagina na inloggen 3.2

Project documenten Zijn er meerdere projecten voor u beschikbaar gesteld dan kunt u via deze lijst het gewenste project selecteren. Eventueel kunt een subselectie maken op deelproject van selectielijst “Deelproject”.

Alle weergegeven documenten selecteren Navigeren tussen verschillende pagina’s met documenten

Individuele documenten selecteren

Aantal weergegeven items

Activeren weergave voorbeeld van

per pagina

foto’s en tekeningen.

Figuur 11 Pagina Project documenten

8 / 19



Tabel 1 Kolommen in het documenten overzicht

KOLOM

UITLEG Het vinkje in de eerste kolom van elk document kan gebruikt worden om het document te selecteren. Bijvoorbeeld om meerdere documenten gelijktijdig in een zip bestand te downloaden of om een fotorapport samen te stellen van de geselecteerde foto’s.

Document

In deze kolom wordt de documentnaam weergegeven. Een eventuele documentbeschrijving wordt onder de documentnaam weergegeven.

Revisiedatum

Deze kolom geeft de laatste wijzigingsdatum van het document aan. Zodra er een document beschikbaar gesteld wordt, wordt het origineel geblokkeerd voor wijzigingen. Bij wijzigingen wordt er een nieuw document beschikbaar gesteld. Hierdoor is het u duidelijk welke versie van het document het betreft.

Versie

Als er een revisie op een bestaand document gedaan wordt, krijgt het naast een nieuwe revisiedatum ook een nieuw versienummer.

Grootte (Mb)

De bestandsgrootte van het beschikbaar gestelde document

Status

Afhankelijk van uw situatie kunnen documenten een status vlaggetje bevatten. Orange voor concept, groen voor definitief.

Beschikbaar voor

Voor de verschillende betrokkenen bij een project worden er verschillende profielen gehandteerd. Documenten worden altijd voor een specifiek profiel beschikbaar gesteld. Het kan dus zijn dat u als opdrachtgever alle documenten kunt downloaden en bijvoorbeeld een aannemer alleen een aantal tekeningen.

Voorbeeld

In de kolom “Voorbeeld” wordt er zodra het vinkje boven in de kolom aanstaat een voorbeeld van het document weergegeven. Deze mogelijkheid geldt voor zowel foto’s als tekeningen. De kolom met het wereldbolletje geeft aan of het document gerefereerd is aan een geo locatie. Om basis hiervan worden de documenten ook in de kaart weergegeven. Zodra u op het plaatje klikt kunt u de MD5 of SHA1checksum opvragen om zo de integriteit van het document op te vragen.

Onder in het scherm zijn er twee tabbladen weergegeven. Tabblad “Exporteren document” Er staan een aantal functies tot uw beschikking. Zo is het mogelijk om meerdere bestanden te selecteren en deze samen te voegen tot een ZIP-bestand. Ook is het mogelijk om een KML bestand van de geselecteerde documenten te genereren. Het KML bestand en de geselecteerde documenten worden in een ZIP-bestand gezet wat u vervolgens kunt downloaden. Zodra u het gedownloade document hebt uitgepakt dan kunt u door middel van het openen van het KML bestand in bijvoorbeeld Google Earth de geolocaties weergeven. Foto’s die aan een geolocatie gekoppeld zijn worden in Google Earth in een popup weergegeven. Onderstaande figuur geeft een voorbeeld:

9 / 19



Figuur 12 Foto op geolocatie in Google Earth weergegeven

Naast exporteren naar een KML-bestand of Zip-bestand is het mogelijk om van geselecteerde foto’s een fotorapport samen te stellen. U kunt aangeven hoeveel foto’s u per pagina wilt weergeven. Zie veel gestelde vraag “Hoe maak ik een fotorapport?” voor een stap voor stap uitleg.

Figuur 13 Verschillende manieren van exporteren van documenten

Tabblad “Uploaden documenten” U kunt, indien het voor u ingesteld is, documenten uploaden. Door middel van de knop [Bladeren] kunt u het document opzoeken en toevoegen. U kunt eventueel een toelichting invullen. U start het uploaden door op de knop [Start upload] te klikken. Er wordt een procesindicator weergegeven van de voortgang van het uploaden. Na een succesvolle overdracht krijgt u hiervan een melding te zien.

Figuur 14 Uploaden documenten

10 / 19



Kunt u niet uploaden? Zie veel gestelde vragen “Ik kan geen document uploaden”.

3.3

Projecten op kaart Op deze pagina wordt de projecten door middel van plaatsaanduidingen geografisch weergegeven. Aan de rechterkant van het scherm wordt in de legenda een overzicht van de getoonde projecten weergegeven. Elk project krijgt in de kaart een eigen kleur die correspondeert met het in de legenda weergegeven project. Foto’s die gekoppeld zijn aan een geolocatie worden in de kaart met een afbeelding van een fototoestel aangeduid. Om snel een locatie van een project op te zoeken kan er in de legenda op het betreffende project geklikt worden. Er wordt dan direct ingezoomd op de locatie van het project. In de kaart kan er op de aanduidingen geklikt worden. Er wordt dan een popup weergegeven om de documenten van het betreffende project te openen. Foto’s worden direct in de popup getoond.

Legenda met een overzicht van de weergegeven projecten in de kaart. Klik op de link van het gewenste project om direct in te zoomen naar de projectlocatie op de kaart

Project aanduiding in de kaart. Door er met de muis op te klikken wordt er een popup getoond met extra informatie

Fotoaanduidingen worden weergeven door middel van een fototoestel pictogram. Bij aanklikken hiervan wordt de foto in een popup weergegeven

Figuur 15 Projecten op de kaart weergegeven 3.4

Mijn account De pagina “Mijn account” bevat uw persoonlijke informatie en instellingen. Verder vindt u een overzicht van de toegevoegde projecten aan uw account. Mijn gegevens Onder het kopje “Mijn gegevens” zijn uw persoonlijke gegevens te vinden. Verder kunt u hier aangeven of u geïnformeerd wilt worden bij nieuwe documenten. Zodra er nieuwe bestanden voor u beschikbaar gesteld worden, wordt u hiervan op de hoogte gesteld. Mijn projecten Hier vindt u een overzicht van de projecten die aan uw account zijn gekoppeld. Projecten worden hieraan toegevoegd zodra u een projecttoken activeert. Zie hoofdstuk 2 “Token toevoegen”.

11 / 19



Token aanvragen Om een project in te kunnen zien heeft u een projecttoken nodig. Deze kunt u aanvragen door contact op te nemen met uw contactpersoon (zie uw offerte) of door het aan te vragen via het weergegeven formulier in dit kopje. Zodra u het projectnummer of aanvraagnummer invult in het veld “Geef projectnummer”, uw betrokkenheid opgeeft in het volgende veld en daarna op de knop [Aanvragen] klikt wordt er een aanvraag voor een projecttoken ingediend. Er wordt bekeken of het opgegeven projectnummer bestaat. Zo ja dan is u aanvraag ingediend, zo niet dan wordt gevraagd het correcte nummer in te voeren. Token toevoegen Zie hoofdstuk 2 “Token toevoegen” om een token toe te voegen aan uw account. Lukt het niet om een token toe te voegen door middel van de link “Projecttoken activeren” dan kunt u ook uit de verstrekte e-mail de tekst van het token kopieren en plakken in het veld “Projecttoken plakken”.

Door middel van de knop [Toevoegen] wordt dan alsnog het

projecttoken toegevoegd aan uw account.

Figuur 16 Pagina met accountgegevens

12 / 19



3.5

Help De helppagina verschaft u toegang tot de helpinformatie. U kunt er een handleiding vinden en daarnaast kunt u een vraag stellen aan de servicedesk.

Figuur 17 Help pagina 3.6

Info Deze pagina geeft productinformatie over de Front Office website.

4

Beveiliging Om de gegevens te beveiligen zijn er een aantal maatregelen genomen tegen ongewenst gebruik. Zo is er voor gekozen om de tokens te koppelen aan een uniek e-mailadres. Hiermee wordt misbruik voorkomen. Het gevolg is echter wel dat u een token niet kunt doorsturen naar een andere medewerker. Iedere medewerker zal individueel een token nodig hebben om inzage in de projecten te verkrijgen. De website is verder alleen via een beveiligd kanaal beschikbaar (https).

Figuur 18 Website bereikbaar via https

Bij een aantal pogingen om in te loggen met een onjuist wachtwoord wordt het account geblokkeerd. Neem contact op met de frontoffice servicedesk, zie helppagina.

13 / 19



5

Veel gestelde vragen

5.1

Hoe kan ik mijn wachtwoord wijzigen? Ga om uw wachtwoord te wijzigen naar het menu “Mijn account”:

Figuur 19 Naar "Mijn account" navigeren

Nadat op het menu geklikt is wordt het volgende scherm weergegeven:

Figuur 20 Navigeren naar "Mijn wachtwoord wijzigen"

Klik voor het wijzigen van het wachtwoord op de link “Mijn wachtwoord wijzigen”. Het volgende scherm wordt dan weergegeven:

Figuur 21 Wijzigen wachtwoord

14 / 19



U kunt uw wachtwoord wijzigen door in het veld “Oude wachtwoord” het huidige wachtwoord in te vullen. In de volgende twee velden “Nieuw wachtwoord” en “Herhaal nieuwe wachtwoord” dient u het nieuwe wachtwoord in te vullen. Let op dat het wachtwoord minimaal 6 karakters bevat. U kunt het wijzigen van het wachtwoord bevestigen door te klikken op de knop [Wachtwoord wijzigen]. Als het wijzigen van het wachtwoord succesvol verloopt wordt de volgende melding weergegeven:

Figuur 22 Bevestiging na succesvol wijzigen van het wachtwoord

Lukt het niet om uw wachtwoord te wijzigen dan kunt u ook via de procedure, zoals beschreven in paragraaf 5.2, een nieuwe wachtwoord aanvragen. 5.2

Ik ben mij wachtwoord kwijt, wat nu? Onder het inlogscherm kunt u de link “Wachtwoord vergeten?” vinden. Zodra u daar op klikt krijgt u het volgende scherm te zien:

Figuur 23 Nieuw wachtwoord opvragen

Door uw gebruikersnaam of e-mail adres in het invulveld in te vullen en daarna op de knop [Verzenden] te klikken wordt er een nieuw wachtwoord via e-mail toegestuurd.

15 / 19



Figuur 24 Bevestiging van opvragen nieuw wachtwoord

In het e-mail bericht wat u ontvangen hebt staat uw gebruikersnaam en een nieuwe wachtwoord vermeld. U kunt via het menu “Mijn account” de link “Mijn wachtwoord wijzigen” om een nieuw wachtwoord te gebruiken. 5.3

Ik weet mijn gebruikersnaam niet meer, hoe kom ik hier achter? U kunt uw gebruikersnaam opvragen door de procedure te volgen zoals deze in paragraaf 5.2 is weergegeven.

5.4

Ik heb op de link “projecttoken activeren” geklikt maar krijg het project niet te zien. Er zijn verschillende oorzaken waarom u het project niet te zien krijgt. 1.

Het kan zijn dat het e-mail adres waarnaar het token gestuurd is afwijkt van het e-mail adres in het door u aangemaakte profiel. U kunt dit controleren door in de aan u gestuurde e-mail met het aan u verstrekte token. Zie onderstaande voorbeeld.

Figuur 25 Controleer e-mail adres

2.

Een andere oorzaak van het niet kunnen inzien van projecten kan zijn dat de link “Projecttoken activeren” niet werkt. U kunt proberen om eerst in te loggen in Front Office met uw account en dan nogmaals op de link te klikken. Lukt het dan nog niet dan kunt u ook de code van het token kopiëren en onder menu “Mijn account” onder het kopje “Token toevoegen” plakken.

16 / 19



3.

Hebben de bovenstaande oorzaken geen betrekking op uw situatie, dan kunt u contact opnemen met de frontoffice servicedesk. Zie de help pagina.

5.5

Ik kan geen document uploaden Zodra een projecttoken geactiveerd is en u hebt toegang tot de gepubliceerde documenten dan is het mogelijk documenten te uploaden. Om documenten te uploaden hebt u wel de juiste machtiging hiervoor nodig. Als u in het scherm onder “Project documenten” geen tabblad “Uploaden documenten” heeft staan, betekend dit dat u geen machtigingen hiertoe hebt. Dit kunt u aanvragen via uw contactpersoon. Indien u de machtiging heeft om documenten te uploaden, dan kun u via het menu “Project documenten” het betreffende project selecteren en onderin het scherm het tabblad

“Uploaden

documenten”

activeren.

De

toegestane

bestandsformaten

bestandsgrootte wordt weergegeven in het informatieblokje aan de rechterzijde.

Figuur 26 Uploaden documenten

17 / 19



en

5.6

Hoe maak ik een fotorapport? In de site is een functie ingebouwd waarmee u in één keer meerdere documenten kunt selecteren om daarna een fotorapport te genereren. Volg om dit uit te voeren de volgende stappen: Stap 1.

Open het menu “Project documenten” en selecteer het juiste project;

Stap 2.

U krijgt een overzicht te zien van de gepubliceerde documenten, bijvoorbeeld:

Figuur 27 Overzicht documenten

Stap 3.

U kunt één of meerdere fotobestanden selecteren door middel van het vinkje welke aan de linkerkant per document is weergegeven. U kunt ook alle bestanden in het overzicht in één keer selecteren door het vinkje boven in de kolom kop aan te vinken.

Stap 4.

Nadat u de gewenste bestanden geselecteerd hebt, kunt u een fotorapport genereren. U kunt in het tabblad “Exporteren documenten” als eerste het aantal foto’s aangeven (1) wat u op één pagina wilt weergeven. Klik daarna op de link “genereer” (2) om het fotorapport te laten genereren.

Aantal opgeven (1)

Aanmaken (2)

18 / 19



Zodra het fotorapport gegenereerd is kan deze gedownload worden door middel van het aanklikken van de link “downloaden”:

Figuur 28 Downloaden aangemaakte fotorapport

Eventueel kan het fotorapport opnieuw gegenereerd worden door middel van de link “Genereer opnieuw”.

5.7

Kan ik bestanden ook in een keer downloaden? Ja. U kunt meerdere documenten selecteren en daarna door middel van de functie “Inpakken” de documenten samenvoegen en inpakken in een ZIP bestand. Na het genereren kunt u het ZIP-bestand downloaden.

Figuur 29 Geselecteerde documenten samenvoegen in één gecomprimeerd ZIP-bestand 5.8

Wat kan ik met een KMZ bestand doen? Een KMZ bestand is een gezipte versie van een zogenoemd KML bestand. KML staat voor Keyhole Markup Language en is een op XML gebaseerde opmaaktaal voor geografische data. Gepubliceerde documenten kunnen een georeferentie hebben. Dit is te zien aan het wereldbolletje in de een na laatste kolom van de lijst met gepubliceerde documenten. Het is mogelijk om een aantal foto’s te selecteren waaraan een georeferentie gekoppeld is. Door middel van de functie “KMZ Bestand” onder tabblad “Exporteren documenten” kun u op basis van de geselecteerde documenten een KMZ bestand genereren. Dit bestand kunt u vervolgens in een GIS systeem/viewer openen. Heeft u Goole Earth geïnstalleerd op uw computer dan kunt u het bestand nadat u het heeft gedownload dubbelklikken en wordt het in Google Earth geopend.

19 / 19



HANDLEIDING FRONT OFFICE WEBSITE

Recommend Documents