SIMRS Blue Print (Front Office + MR) Membangun sebuah sistem informasi rumah sakit merupakan sebuah tantangan yang cukup berat bagi sebuah rumah sakit, ataupun bagi vendorvendor / software house yang akan mengembangkan SIMRS. Kunci utama dalam pengembangan SIMRS adalah ”System Development Lifecycle (SDLC)”, dimana proses pengembangan SIMRS ini akan selalu mengikuti kebutuhan dan business process di RS. Apa itu SDLC ? : SDLC adalah singkatan dari Systems Development Life Cycle (SDLC), SDLC berfungsi untuk menggambarkan tahapan-tahapan utama dan langkah-langkah dari setiap tahapan yang secara garis besar terbagi dalam tiga kegiatan utama, yaitu : a. Analysis b. Design c. Implementation hasil dari tahapan-tahap SDLC ini, terutama setelah tahapan analysis diharapkan akan mendapatkan suatu model aplikasi yang akan dikembangkan, atau biasa yang disebut dengan Blue Print. Untuk itu ini sedikit sharing mengenai rancangan dasar pengembangan aplikasi Sistem Informasi Rumah Sakit (SIMRS) yang akan dikembangkan guna memenuhi, meningkatkan dan mempermudah semua proses transaksional administrative yang berhubungan dengan pelayanan pasien sampai dengan pelayanan informasi manajemen, akuntansi dan inventory. Moga bermanfaat A) Modul Registrasi & Admisi Fungsi : Menangani dan mengotomatisasikan pelayanan pasien di unit Pendaftaran/Registrasi/Admisi Cara kerja : 1. Petugas registrasi hanya diberi otorisasi untuk melakukan proses pendaftaran (langsung, maupun appointment), edit kunjungan, edit attribute pasien, view jadwal dokter, dan laporan-laporan yang berhubungan dengan bagiannya. 2. Supervisor di unit Registrasi bisa melakukan pembatalan registrasi pasien dengan alasan tertentu. 3. Supervisor di unit Registrasi bisa melakukan setup data yang berhubungan dengan unit registrasi, missal : data dokter, data poliklinik, pengaturan jadwal dokter, dll. Fasilitas ; INPUT : 1. Pendaftaran dengan menggunakan teknologi barcode Untuk pendaftaran pasien lama
yang membawa kartu pasien 2. Pencatatan Nomor Medical Record secara otomatis 3. Pencatatan biodata pasien 4. Pencatatan data penanggung jawab pasien 5. Pencatatan data kunjungan pasien 6. Pencatatan pasien berdasarkan kelompok pasien (perorangan, perusahaan, dan asuransi) 7. Pencetakan Kartu Pasien dengan Barcode 8. Pencetakan Label Tracer 9. Pencetakan Label Status Pasien 10. Pencetakan Kartu Antrian 11. Pencetakan Kartu Status 12. Pencetakan Kartu Perawatan 13. View History Kunjungan Pasien 14. Edit Kunjungan Pasien Edit kunjungan jika ada kesalahan memasukkan nama dokter atau poliklinik 15. Appointment Pasien perjanjian 16. Setup Data (Dokter, Poliklinik, Pasien) Setup terhadap master data tersebut di batasi melalui user security 17. Informasi dokter yang bertugas dan tarif tindakan di unit tertentu 18. Fasilitas Merge Record pasien yang memiliki 2 atau lebih nomor medical record, nomor yang sudah tidak digunakan bisa dipakai oleh pasien lain 19. Shift Petugas OUTPUT : 1 Laporan detail buku register detal dan summary Register kunjungan pasien per poliklinik 2 Laporan detail sensus harian 3 Laporan detail indeks kunjungan B) Modul Billing RWJ/RWI/UGD Fungsi : Menangani dan mengotomatisasikan pelayanan pasien di unit Pendaftaran/Registrasi/Admisi Cara kerja : 1. Petugas billing hanya diberi otorisasi untuk melakukan proses pencatatan transaksi, pembayaran pasien. 2. Petugas billing memvalidasi penerimaan billing per shift tugasnya, dan kemudian melaporkan hasil kerjanya kepada Supervisor Billing. 3. Supervisor di unit billing bisa melakukan pembatalan transaksi pasien dengan catatan tertentu. 4. Supervisor di unit billing bisa melakukan setup data yang berhubungan dengan unit registrasi, missal : data dokter, data poliklinik, pengaturan jadwal dokter, dll.
Fasilitas ; Input 1. Pencatatan Tindakan / Biaya pasien 2. Pengolahan tarif berdasarkan kelompok pasien (perorangan, perusahaan, dan asuransi) 3. View Detail Transaksi berdasarkan Tanggal, Kelompok tindakan, dan penjamin. 4. View RekapTransaksi berdasarkan Tanggal, Kelompok tindakan, penjamin. 5. View History Tindakan Pasien 6. Tindakan dilakukan secara default oleh dokter yang merawat pada saat pasien itu didaftarkan 7. Edit Dokter yang merawat / yg melakukan tindakan 8. Fasilitas edit komponen harga, discount per komponen, cito per komponen 9. Fasilitas discount per item tindakan 10. Fasilitas Pembayaran (Tunai, Kredit, Campuran, Piutang pasien / penjamin, Discount Total, Pembulatan) 11. Notifikasi jika ada inputan dari unit lain (farmasi, penujang, atau masing-masing poliklinik) 12. Fasilitas pencetakan invoice 13. Pencetakan Kwitansi (tanda terima pembayaran) 14. Fasilitas pembatalan transaksi dengan catatan alasan pembatalannya (menggunakan security / password) Proses membatalkan transaksi pasien batal kunjungan, kabur,dll 15. Notifikasi tutup transaksi per pasien Notifikasi pada saat akan ditutup transaksi oleh billing jika ternyata idpasien tersebut masih digunakan di modul lain (misal : masih aktif dan dilakukan entry di farmasi, admin ruang, dll) 16. Pengaturan shift petugas billing Output 1. Laporan detail dan summary penerimaan per shift 2. Laporan detail transaksi pendaftaran dan tindakan RWJ per shift 3. Laporan detail jasa pelayanan dokter 4. Laporan detail jasa pelayanan dokter per pasien 5. Laporan detail tagihan perusahaan dan asuransi C) Modul Penata Rekening / Admin Ruangan Fungsi : Menangani dan mengotomatisasikan pelayanan pasien di unit perawatan rawat inap, menjadi sentral pengisian data transaksi di masing-masing ruangan, dan menjadi informasi pelayanan terhadap pasien. Cara kerja : 1. Petugas admin ruangan hanya diberikan otorisasi untuk menangani pasien ditempat ia bertugas. 2. Petugas admin ruangan melakukan entry tindakan pasien secara realtime. 3. Petugas admin ruangan melakukan validasi terhadap entry tindakan setiap hari, dan melakukan posting tindakan yang sudah divalidasi ke billing dalam satu hari yang sama setelah tindakan itu dientry dan diposting. 4. Melakukan pencetakan rekap sementara pada saat pasien akan pulang (sebelum
keluarga pasien turun ke bagian Billing IPD) sebagai tanda semua input sudah selesai dilakukan. Fasilitas ; 1. Pencarian pasien hanya berdasarkan posisi dimana ia bertugas Supaya tidak mengutakatik transaksi pasien yang bukan tanggung jawabnya 2. Pencatatan Tindakan / Biaya pasien 3. Pengolahan tarif berdasarkan kelompok pasien (perorangan, perusahaan, dan asuransi) 4. View Detail Transaksi berdasarkan Tanggal, Kelompok tindakan, dan penjamin. 5. View RekapTransaksi berdasarkan Tanggal, Kelompok tindakan, penjamin. 6. View History Tindakan Pasien 7. Tindakan dilakukan secara default oleh dokter yang merawat pada saat pasien itu didaftarkan 8. Edit Dokter yang merawat / yg melakukan tindakan 9. Fasilitas edit komponen harga, discount / cito per komponen 10. Fasilitas Posting tindakan ke billing 11. View tindakan yang sudah di posting ke billing 12. Pencetakan Rekap tagihan sementara 13. Informasi tarif, informasi dokter, dan informasi pelayanan rumah sakit lainnya. Input D) Modul Farmasi Fungsi : Menangani dan mengotomatisasikan pelayanan pasien di unit Farmasi Cara kerja : 1. Petugas Farmasi melakukan entri penggunaan resep, retur resep, obat racikan. 2. Petugas Farmasi melakukan transaksi penjualan obat bebas (penjualan terhadap pasien luar RS) 3. Petugas Farmasi melakukan transfer tagihan resep yang sudah dientry di unit farmasi. 4. Supervisor Farmasi melaporkan transaksi penjualan obat per hari kepada Supervisor Billing. Fasilitas ; Input : 1. Input data obat/alkes 2. Pencatatan penjualan obat resep dan non resep 3. Pencetakan rincian biaya dan kuitansi untuk pasien berdasarkan resep 4. Penanganan resep untuk pasien Rawat Inap, Rawat Jalan ,dan UGD 5. View tarif untuk berbagai kelompok pasien (perorangan, perusahaan, maupun asuransi) dan kelas kamar (markup) 6. Penanganan berbagai tipe pembayaran (tunai/kartu kredit) 7. Terintegrasi dengan sistem billing untuk pembayaran pasien OPD, UDG, dan IPD 8. Pencatatan pengembalian obat dan penghitungannya (retur) 9. Terintegrasi dengan unit Gudang (yang menggunakan aplikasi BS1) dalam hal pengontrolan stok
Output : 1. Laporan pemakaian obat per pasien (detail, summary) 2. Laporan pemakaian obat per dokter (detail , summary) 3. Laporan pemakaiian obat per ruangan (detail , summary) 4. Laporan Resep perusahaan (Penjamin) 5. Laporan retur pasien 6. Laporan harga jual 7. Fast Moving dan Slow Moving 8. Statistik 10 besar penjualan obat 9. Laporan kunjungan pasien pada unit penunjang E) Modul Penunjang (Laboratorium & Radiology) Fungsi : Menangani dan mengotomatisasikan pelayanan pasien di unit Penunjang Cara kerja : 1. Petugas di unit penunjang melakukan tindakan penunjang. 2. Petugas di unit penunjang melakukan validasi terhadap permintaan order pemeriksaan penunjang yang dientry dari unit lain. 3. Dokter penunjang mengisi expertise hasil pemeriksaan penunjang 4. Supervisor Penunjang mengontrol semua proses yang dilakukan oleh petugas di unit penunjang. Fasilitas ; Input : 1. Pencatatan data kunjungan pasien 2. Pengolahan tarif untuk berbagai kelompok pasien (perorangan, perusahaan, maupun asuransi) dan kelas kamar 3. Pencetakan rincian biaya dan kuitansi 4. Integrasi tagihan dalam sistem billing pasien rumah sakit 5. Pencatatan pemeriksaan penunjang (lab/Rad) 6. Pencatatan hasil pemeriksaan dan expertise dokter penunjang 7. Integrasi hasil catatan dalam sistem rekam medis pasien 8. Pelacakan history hasil pemeriksaan pasien Output 1. Laporan jumlah pemeriksaan per parameter 2. Laporan detail transaksi dan keuangan 3. Laporan detail transaksi per dokter dan resumenya 4. Laporan detail pasien perusahaan dan resumenya 5. Laporan kunjungan pasien pada unit penunjang F) Modul Dokter Poliklinik Fungsi : Menangani dan mengotomatisasikan data-data pemeriksaan pasien di poliklinik, dan sebagai informasi history status perawatan.
Cara kerja : 1. Dokter mendapatkan informasi pasien yang berkunjung ke polikliniknya, sehingga dapat mengontrol antrian pasien. 2. Dokter mendapatkan informasi history perawatan dan keadaan pasien pada kunjungankunjungan sebelumnya. 3. Dokter / petugas poli mencatat / menginput anamnesa dan diagnosa hasil pemeriksaan 4. Dokter / petugas poli melakukan order pemeriksaan penunjang, dan resep. 5. Dokter mencatat / menginput tindakan-tindakan yang dilakukan di ruangan Fasilitas ; Input No Check Item Fasilitas Keterangan 1. View kunjungan pasien di poliklinik, termasuk antrian pasien 2. Input Anamnesa dan diagnosa pemeriksaan 3. Fasilitas edit komponen harga, discount / cito per komponen 4. Fasilitas Posting tindakan ke billing 5. Order tindakan penunjang 6. Order resep 7. Konsul Dokter Lain 8. View resume / diagnosa dokter konsulannya 9. Integrasi hasil catatan dalam sistem rekam medis pasien 10. Pelacakan history hasil pemeriksaan pasien Output 1. Laporan jumlah pemeriksaan 2. Laporan detail transaksi per dokter dan resumenya 3. Laporan detail pasien perusahaan dan resumenya 4. Laporan kunjungan pasien per dokter 5. Laporan komponen jasa dokter II. Modul-Modul Back Office A. Modul Electronic Medical Record Fungsi : Menangani dan mengotomatisasikan data-data diagnosa hasil pemeriksaan, penggunaan obat, tindakan penunjang dan tindakan dokter. Cara kerja : 1. Data tindakan, penggunaan obat, dan hasil pemeriksaan penunjang diimport langsung dari tindakan yang dientry dari billing 2. Diagnosa dokter di coding menjadi kode ICD dan DTD dan kemudian di Entry di modul EMR ini. 3. Khusus pasien Rawat Inap, ada catatan untuk pasien pulang perawatan. 4. Laporan-laporan yang akan dihasilkan adalah semua laporan RL
Fasilitas ; Input 1. Entry Diagnosa 2. Import data tindakan, obat dan pemeriksaan penunjang 3. Entry keadaan pasien pulang perawatan 4. Setup Master ICD 5. Setup Master DTD 6. Setup Master Tindakan Output 1. Laporan RL (1, 2A, 2B, 2A1, 2B1, 2.1, 2.2, 2.3) 2. Laporan sensus harian pasien Rawat Jalan 3. Laporan Sensus per Ruangan 4. Laporan BOR, LOS, TOI 5. Laporan-laporan lainnya yang dibutuhkan oleh bagian MR
