Handleiding cliënt Online Samenwerken 1.3

Handleiding cliënt Online Samenwerken 1.3

Unit4 Bastion 4 Postbus 755 3900 AT Veenendaal Telefoon algemeen: 0318-581600 Telefoon Servicedesk: 0318-581750 E-mail: [email protected] Selfservicesite: https://my.unit4.com

Copyright © 2016 Unit4, Veenendaal, Nederland Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Unit4. De informatie in deze uitgave kan zonder enige voorafgaande waarschuwing worden gewijzigd. Tenzij anders vermeld, zijn alle in deze uitgave vermelde bedrijven, personen, gegevens en adressen fictief. Hoewel bij de uitgave van dit document de uiterste zorg is nagestreefd, kan voor de aanwezigheid van eventuele (druk)fouten en onvolledigheden niet worden ingestaan en aanvaardt Unit4 deswege geen aansprakelijkheid. Alle in deze uitgave genoemde handelsmerken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaren.

INHOUDSOPGAVE 1.

Het portaal activeren

1

2. 2.1. 2.2.

3 3

2.3. 2.4.

De indeling van het dashboard wijzigen Een widget toevoegen Aangeven of een widget getoond moet worden als er geen gegevens zijn om te tonen Een widget verwijderen Overzicht widgets

3.

Aantal regels per pagina instellen

6

4.

Uw accountgegevens wijzigen

7

5. 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6. 5.7.

Contactpersonen (medewerkers) Een contactpersoon (medewerker) aanmaken Overzicht rollen en bijbehorende beschikbare menukeuzes Een contactpersoon (medewerker) wijzigen of deactiveren Een contactpersoon (medewerker) activeren Leveringsvoorwaarden accepteren Een contactpersoon vrijgeven Meerdere contactpersonen gelijktijdig bij een cliënt toevoegen of verwijderen

10 10 13 14 14 16 17 18

6.

De tekenbevoegdheid van een contactpersoon (medewerker) wijzigen

21

7.

De toegang tot uw dossier bij uw intermediair instellen

24

8. 8.1.

Documenten accorderen Tabblad Status

26 28

9. 9.1.

Documenten bekijken Documenten bekijken in het dossier van de intermediair

30 31

10. 10.1.

Een bericht aan een teamlid van de intermediair versturen Het antwoord bekijken

32 34

11.

Een vraag stellen aan de hand van een nieuwsbericht

36

12. 12.1. 12.2.

Samenwerken met uw intermediair Taken beantwoorden Vragen beantwoorden

38 38 39

13.

Index

41

4 4 4

1.

HET PORTAAL ACTIVEREN

Voordat u gebruik kunt maken van uw portaal, moet dit eerst geactiveerd worden. Dit gebeurt door de contactpersoon die u hebt doorgegeven aan uw intermediair. Het activeren van het portaal door de contactpersoon gaat als volgt: 1.

De contactpersoon klikt op de link in de mail die hij heeft ontvangen voor het activeren van het portaal (de link is zeven dagen geldig). Hij komt in het welkomvenster van Online Samenwerken.

2.

De contactpersoon klikt op

3.

De contactpersoon vult de bevestigingscode in die hij per sms heeft ontvangen en klikt op invullen.

en komt in het volgende venster:

. Hij komt nu in het venster waar hij zijn wachtwoord moet


Pagina 1 van 41

Het wachtwoord moet minimaal acht karakters lang zijn, met in ieder geval één hoofdletter en één getal. Wanneer de contactpersoon geen sms-bericht heeft ontvangen, moet hij contact opnemen met zijn beheerder. 4.

Nadat hij zijn wachtwoord ingevuld en bevestigd heeft, klikt hij op . De contactpersoon is actief en ingelogd en kan uw overige medewerkers aanmaken. Op het portaal worden deze medewerkers "Contactpersonen" genoemd.


Pagina 2 van 41

2.

DE INDELING VAN HET DASHBOARD WIJZIGEN

Op het dashboard zijn een aantal zogenoemde widgets opgenomen (zie "Overzicht widgets" op pagina 4). Widgets zijn mini-applicaties die in één oogopslag bepaalde informatie tonen. U kunt de indeling van het dashboard wijzigen. Dit gaat als volgt:

1.

Klik in de menubalk op

2.

Klik op . Boven in het venster worden de verschillende indelingsmogelijkheden getoond.

3.

Klik op de gewenste indeling.

4.

Klik op

2.1.

.

.

Een widget toevoegen

Het toevoegen van een widget op het dashboard gaat als volgt:

1.


2.

Klik op

3.

Selecteer de widget die u wilt toevoegen.

4.

Klik op

5.

Sleep deze eventueel naar het gewenste vak.

6.

Klik op

.

.

.

.


Pagina 3 van 41

2.2.

Aangeven of een widget getoond moet worden als er geen gegevens zijn om te tonen

U kunt bij een widget aangeven of deze getoond moet worden als er geen gegevens zijn om te tonen. Klik hiervoor in het dashboard op

Klik bij de betreffende widget op de knop er geen taken zijn de gewenste optie.

2.3.

.

en selecteer in het veld Verberg widget als

Een widget verwijderen

Het verwijderen van een widget uit het dashboard gaat als volgt:

1.


2.

Klik op

3.

Klik in de widget die u wilt verwijderen op deze altijd weer toevoegen.

4.

Klik op

2.4.

.

. . De widget is nu verwijderd. U kunt

.

Overzicht widgets

De volgende widgets zijn beschikbaar:


Pagina 4 van 41

• • •

• • • • •

Uw Team: per dienst worden de medewerkers van uw intermediair getoond die uw contactpersoon zijn. Open taken per bedrijf: per bedrijf en per dienst worden de te behandelen taken getoond. Nieuws: hier worden nieuwsberichten getoond. Wilt u over een nieuwsbericht advies van uw intermediair, dan kunt u dit aan uw intermediair vragen (zie "Een vraag stellen aan de hand van een nieuwsbericht" op pagina 36). Uw intermediair bepaalt of deze widget beschikbaar is. Applicaties: hier ziet u de webapplicaties die uw intermediair voor u heeft ingesteld. Taken voor mij: hier ziet u de taken die u moet uitvoeren. Taken binnen 3 dagen: hier ziet u de taken die binnen drie dagen uitgevoerd moeten worden. Taken te laat: hier ziet u de taken die nog niet uitgevoerd zijn terwijl de deadline verstreken is. Taken met reactie: hier ziet u de taken waarop uw intermediair heeft gereageerd.


Pagina 5 van 41

3.

AANTAL REGELS PER PAGINA INSTELLEN

Boven in een aantal venster kunt u aangeven hoeveel regels per pagina getoond worden.

Afhankelijk van het aantal dat u instelt, ziet u onder in het venster hoeveel pagina's er zijn.


Pagina 6 van 41

4.

UW ACCOUNTGEGEVENS WIJZIGEN

U kunt aan uw inloggegevens een foto koppelen. Ook kunt u uw wachtwoord wijzigen. Klik hiervoor bovenin op de link Profiel aanpassen.

U komt in het venster met uw accountgegevens.

Wachtwoord wijzigen Om het wachtwoord te wijzigen, klikt u in het tabblad Wachtwoord wijzigen op . Vul het nieuwe wachtwoord in en bevestig dit. Het wachtwoord moet minimaal acht karakters lang zijn, waarvan ten minste één hoofdletter en één getal.

Foto aanpassen Om een foto toe te voegen of te wijzigen, klikt u in het tabblad Foto aanpassen op .


Pagina 7 van 41

Als u de wijzigingen hebt opgeslagen, wordt de foto getoond. Om een foto te verwijderen, moet u eerst een andere foto selecteren of "Geen foto".

Verzamelrapporten

Als de intermediair bijvoorbeeld een aangifte op het portaal plaatst of via het portaal een vraag stelt, dan ontvangt u hiervan elke keer een e-mail. U kunt ervoor kiezen alle emails te verzamelen in een verzamelrapport en dit op bepaalde tijdstippen van de dag te ontvangen. Zijn er berichten, dan ontvangt u op het geselecteerde tijdstip of de geselecteerde tijdstippen een rapport.


Pagina 8 van 41

Activatielinks etc. worden niet verzameld in het rapport. Verzamelrapporten Klik op ja als u de e-mails wilt verzamelen in een rapport. Ontvang op dagen Hier selecteert u de dagen waarop het rapport ontvangen wordt. Ontvang op tijdstippen Hier selecteert u de tijdstippen waarop het rapport ontvangen moet worden. Vinkt u de optie Zend mij ook een rapport als er geen berichten zijn aan, dan ontvangt u altijd op de geselecteerde tijdstippen het rapport. Het rapport bevat dan alleen een overzicht van de taken. In de voorgaande afbeelding zijn voor maandag tot en met vrijdag drie tijdstippen geselecteerd. Dat betekent dat u op die dagen drie keer een rapport ontvangt: • het eerste rapport bevat berichten en taken van 17.00-17.30 tot 06.00-6.30 uur • het tweede rapport bevat berichten en taken van 06.00-6.30 tot 12.00-12.30 uur • het derde rapport bevat berichten en taken van 12.00-12.30 tot 17.00-17.30 uur


Pagina 9 van 41

5.

CONTACTPERSONEN (MEDEWERKERS)

Medewerkers zijn gebruikers die op het portaal inloggen. Op het portaal zijn dit "Contactpersonen".

5.1.

Een contactpersoon (medewerker) aanmaken

Om contactpersonen (medewerkers) aan te kunnen maken, moet u de rol hebben van "Beheerder cliënt". U maakt een contactpersoon als volgt aan: 1.

Ga naar Beheer.

2.

Klik op Contactpersonen. U komt in het venster waar de eerder door u of uw intermediair aangemaakte contactpersonen getoond worden.

Vult u in het veld Zoek in resultaten tekst in, dan worden alleen de regels getoond waarin die tekst voorkomt. Hierbij wordt in alle kolommen gezocht.

3.

Klik op . U komt in het venster waar u de gegevens van de contactpersoon invult.


Pagina 10 van 41

De gebruikersnaam is een e-mailadres. In de velden waar de tekst "Voor complete lijst zoek op *" staat, hebt u de volgende zoekmogelijkheden: - Vult u een * in, dan worden alle gegevens getoond. - Vult u een letter in, dan worden alle gegevens getoond waar de letter in voorkomt. Hebt u een item geselecteerd, dan wordt onder het veld het geselecteerde item getoond.

Rollen De volgende rollen zijn voor de contactpersonen beschikbaar: beheerder cliënt en medewerker cliënt. Met een rol regelt u de beschikbaarheid van de menukeuzes en bepaalt u dus wat een contactpersoon kan doen .

4.

Klik op . De contactpersoon (medewerker) is aangemaakt, maar moet wel nog geactiveerd worden.

5.

Open de aangemaakte contactpersoon en klik op om deze te activeren. De contactpersoon ontvangt een e-mail met een link om zijn account te


Pagina 11 van 41

activeren. 6.

De contactpersoon klikt op de link in de e-mail. Hij komt in het welkomvenster van Online Samenwerken.


7.





Pagina 12 van 41

8.

Nadat hij zijn wachtwoord ingevuld en bevestigd heeft, klikt hij op . De contactpersoon is actief en ingelogd.

5.2.

Overzicht rollen en bijbehorende beschikbare menukeuzes

We kennen voor de contactpersonen (medewerker) twee rollen: beheerder cliënt en medewerker cliënt. Met een rol regelt u de beschikbaarheid van de menukeuzes en bepaalt u dus wat een contactpersoon kan doen. Heeft een contactpersoon meerdere rollen, dan beschikt de contactpersoon over alle menukeuzes die bij die verschillende rollen horen. In de onderstaande tabel staan per rol de beschikbare menukeuzes. Rol Beheerder cliënt

Medewerker cliënt

Beschikbare menukeuzes • Home • Taken • Dossier (als u werkt met Unit4 DocumentManager) • Beheer • Cliënten • Contactpersonen • Help • Handleiding cliënt • Home • Taken • Dossier (als u werkt met Unit4 DocumentManager) • Help • Handleiding cliënt


Pagina 13 van 41

5.3.

Een contactpersoon (medewerker) wijzigen of deactiveren

De gegevens van een contactpersoon (medewerker) die is toegevoegd in Online Samenwerken, kunnen gewijzigd worden. De contactpersoon kan echter niet verwijderd worden. Wel kunt u de contactpersoon deactiveren, waardoor deze niet meer kan inloggen. Het wijzigen en deactiveren van een contactpersoon gaat als volgt: 1.

Ga naar Beheer.

2.

Klik op Contactpersonen. U komt in het venster waar de eerder aangemaakte contactpersonen getoond worden.

3.

Klik op de contactpersoon van wie u de gegevens wilt wijzigen, of die u wilt deactiveren. Het venster met de gegevens van de contactpersoon wordt getoond.

4.

Klik op om gegevens te wijzigen of op om de contactpersoon te deactiveren. Hebt u een contactpersoon gedeactiveerd, dan kunt u deze altijd weer activeren (zie "Een contactpersoon (medewerker) activeren" onder). . Om gegevens te

Gegevens voegt u toe met de knop verwijderen, klikt u bij de betreffende gegevens op

5.

5.4.

Klik op

.

.

Een contactpersoon (medewerker) activeren

Hebt u een contactpersoon (medewerker) gedeactiveerd (zie "Een contactpersoon (medewerker) wijzigen of deactiveren" boven), dan kunt u deze altijd weer activeren. Dit gaat als volgt: 1.

Ga naar Beheer.

2.

Klik op Contactpersonen. U komt in het venster waar de eerder aangemaakte contactpersonen getoond worden.


Pagina 14 van 41

3.

Klik op de contactpersoon die u wilt activeren. Het venster met de gegevens van de contactpersoon wordt getoond.

4.

Klik op om de contactpersoon te activeren. De contactpersoon ontvangt een e-mail met een link om zijn account te activeren. De contactpersoon ontvangt deze mail ook als hij bij de intermediair geregistreerd is als contactpersoon en de intermediair hem geactiveerd heeft.

5.

De contactpersoon klikt op de link in de e-mail en komt in het welkomvenster van Online Samenwerken.




Pagina 15 van 41

6.


7.


Nadat hij zijn wachtwoord ingevuld en bevestigd heeft, klikt hij op . De contactpersoon is weer actief en ingelogd.

5.5.

Leveringsvoorwaarden accepteren

Uw intermediair kan aangegeven hebben dat u zijn leveringsvoorwaarden moet accepteren om op uw portaal te kunnen inloggen.


Pagina 16 van 41

U moet deze eenmalig accepteren om verder te kunnen gaan. Zolang uw intermediair de leveringsvoorwaarden niet wijzigt, verschijnen deze niet meer bij degenen die de leveringsvoorwaarden geaccepteerd hebben.

5.6.

Een contactpersoon vrijgeven

Om contactpersonen (medewerkers) vrij te kunnen geven, moet u de rol hebben van "Beheerder cliënt". Het kan voorkomen dat een contactpersoon niet meer op het portaal kan inloggen omdat hij te vaak een verkeerd wachtwoord heeft ingevuld. U kunt deze geblokkeerde contactpersoon vrijgeven zodat deze weer kan inloggen op het portaal. Het vrijgeven doet u als volgt: 1.

Ga naar Beheer.

2.

Klik op Contactpersonen. U komt in het venster waar de eerder aangemaakte medewerkers getoond worden.

3.

Klik op de geblokkeerde medewerker. Het venster met de gegevens van de contactpersoon wordt getoond.


Pagina 17 van 41

4.

5.7.

Klik op

.

Meerdere contactpersonen gelijktijdig bij een cliënt toevoegen of verwijderen

U kunt gelijktijdig meerdere contactpersonen bij een cliënt toevoegen of verwijderen. Dit gaat als volgt: 1.

Ga naar Beheer.

2.

Klik op Cliënten. U komt in het venster waar de eerder aangemaakte cliënten getoond worden.


Pagina 18 van 41

3.

Klik op de cliënt bij wie u meerdere contactpersonen wilt toevoegen of verwijderen en klik vervolgens op het tabblad Contactpersonen.

4.

Klik op de knop verschijnt.


. Het venster met de contactpersonen

Pagina 19 van 41

De aan de cliënt gekoppelde contactpersonen zijn aangevinkt. 5.

Vink de contactpersonen aan die gekoppeld moeten worden. Verwijder het vinkje bij de contactpersonen die ontkoppeld moeten worden. Klik vervolgens op .


Pagina 20 van 41

6.

DE TEKENBEVOEGDHEID VAN EEN CONTACTPERSOON (MEDEWERKER) WIJZIGEN

Om de tekenbevoegdheid te kunnen wijzigen, moet u de rol vervullen van "Beheerder cliënt" en moet uw intermediair aangegeven hebben dat u de tekenbevoegdheid voor de betreffende dienst(en) mag wijzigen. Als u in Unit4 Online Samenwerken een contactpersoon aanmaakt, dan is deze standaard niet tekenbevoegd voor de cliënt (bij de cliënt is bij de tekenbevoegdheid de optie "Geen rechten" geselecteerd). U stelt bij een cliënt per dienst in of de contactpersoon tekenbevoegd is. Alle contactpersonen met de tekenbevoegdheid "Verplicht accorderen" moeten tekenen om de aangifte goed te keuren. Het is ook mogelijk aan te geven dat een contactpersoon optioneel tekenbevoegd is. U kunt hierdoor meerdere contactpersonen met optionele tekenbevoegdheid aan een dienst koppelen. Is de ene contactpersoon niet aanwezig (bijvoorbeeld vanwege ziekte), dan kan een andere contactpersoon met optionele tekenbevoegdheid de taak toch afhandelen. Voorwaarde is wel dat er geen contactpersoon is met de tekenbevoegdheid "Verplicht accorderen". In dat geval is een taak pas afgehandeld als de laatstgenoemde contactpersoon de taak heeft afgehandeld. U wijzigt de tekenbevoegdheid als volgt: 1.

Ga naar Beheer.

2.

Klik op Cliënten. U komt in het venster waar de eerder aangemaakte cliënten getoond worden.

3.

Klik op de cliënt van wie u de tekenbevoegdheid van zijn contactpersoon wilt wijzigen. Het venster met de gegevens van de cliënt wordt getoond.


Pagina 21 van 41

4.

Klik op het tabblad Rechten per dienst. Hier worden per dienst de rechten van de contactpersonen getoond.

5.

Om de tekenbevoegdheid van de contactpersoon in te stellen, klikt u bij de betreffende dienst op de knop

6.

. U komt in het volgende venster:

Klik bij de betreffende dienst op de knop tekenbevoegdheid worden getoond.

. De verschillende opties voor de

Is er een taak voor de betreffende dienst, dan worden taken aangemaakt voor alle contactpersonen die aan die dienst gekoppeld zijn.


Pagina 22 van 41

7.

•

Verplicht accorderen De contactpersoon moet de taak goed- of afkeuren. Zijn er aan de betreffende dienst meerdere contactpersonen gekoppeld met de tekenbevoegdheid "Verplicht accorderen", dan moeten al deze contactpersonen de taak goed- of afkeuren.

•

Optioneel accorderen De contactpersoon kan de taak goed- of afkeuren. Zijn er aan de betreffende dienst alleen contactpersonen gekoppeld met de tekenbevoegdheid "Optioneel accorderen", dan moet een van deze contactpersonen de taak goed- of afkeuren. Zijn er aan de betreffende dienst zowel contactpersonen met de tekenbevoegdheid "Optioneel accorderen" als contactpersonen met de tekenbevoegdheid "Verplicht accorderen" gekoppeld, dan moet de taak goed- of afgekeurd worden door de laatstgenoemde contactpersonen.

•

Alleen inzien De taak is voor de contactpersoon afgehandeld als deze de taak heeft geopend.

•

Geen rechten Er wordt geen taak voor de contactpersoon aangemaakt.

Selecteer de optie en klik op


.

Pagina 23 van 41

7.

DE TOEGANG TOT UW DOSSIER BIJ UW INTERMEDIAIR INSTELLEN

Om de toegang tot uw dossier bij uw intermediair te kunnen instellen, moet u de rol vervullen van "Beheerder cliënt". Heeft uw intermediair aangegeven dat u inzage hebt in het dossier dat hij van u heeft, dan is in de menubalk de optie "Dossier" aanwezig.

U kunt zelf aangeven welke contactpersonen (medewerkers) toegang hebben tot het dossier. Dit doet u als volgt: 1.

Ga naar Beheer.

2.

Klik op Cliënten.

3.

Klik op de cliënt van wie de toegang tot het dossier gewijzigd moet worden. Het venster met de gegevens van de cliënt wordt getoond.

4.

Klik op het tabblad Contactpersonen.


Pagina 24 van 41

5.

Klik bij de betreffende contactpersoon op de knop volgende venster:

6.

Zet het veld Toegang dossier op Ja om de contactpersoon (medewerker) toegang tot het dossier van uw intermediair te geven.


. U komt in het

Pagina 25 van 41

8.

DOCUMENTEN ACCORDEREN

Via verschillende widgets (bijvoorbeeld "Open taken per bedrijf" ) ziet u of er taken zijn die uitgevoerd moeten worden. Dit kunnen documenten zijn die uw intermediair ter accordering op uw portaal heeft geplaatst. Denk hierbij aan het goedkeuren van een aangifte Inkomstenbelasting of Vennootschapsbelasting.

Door op de naam van de cliënt te klikken, ziet u welke taken uitgevoerd moeten worden. Dit overzicht ziet u ook als u in de menubalk klikt op Taken.

Een taak heeft een van de volgende statussen: • Te behandelen: de taak moet nog uitgevoerd worden. • Te behandelen binnen 3 dagen: de taak moet binnen drie dagen uitgevoerd zijn. • In behandeling: de taak moet uitgevoerd worden door uw intermediair. • Deadline verstreken: de taak moet nog uitgevoerd worden, maar de deadline is verstreken. • Afgerond: de taak is afgerond. Afgeronde taken worden nog de dag nadat ze afgerond zijn, getoond in het overzicht "Actuele taken". Daarna kunt u deze afgeronde taken opvragen bij het onderdeel Historie. Klik op de taaktitel. U komt nu in het venster waar meer informatie over de taak wordt getoond.


Pagina 26 van 41

Door te klikken op het meegeleverd document, opent u het document. Klikt u in het bovenstaande voorbeeld op het PDF-bestand, dan ziet u de aangifte inkomstenbelasting in PDF-formaat. Is het bestand een XBRL-bestand, klik dan op de knop ; het bestand wordt in de SBR-viewer getoond. Als u op de naam van het XBRL-bestand klikt, dan wordt het bestand gedownload.

Bij een te accorderen document hebt u de volgende mogelijkheden: •

U gaat akkoord. Klik op . Klik vervolgens op . Uw intermediair kan hebben aangegeven dat u vervolgens de accordering moet bevestigen met een validatiecode (die u per e-mail of sms ontvangt) of een akkoordverklaring. Klikt u op de knop

, dan is de aangifte niet geaccordeerd.


Pagina 27 van 41

•

U gaat niet akkoord. Klik in deze situatie op waarom u niet akkoord gaat.

. U moet dan een toelichting geven

. Uw intermediair kan hebben aangegeven dat u Klik vervolgens op vervolgens uw afkeuring moet bevestigen met een validatiecode (die u per e-mail of sms ontvangt) of een akkoordverklaring. Klik hierna op •

.

Voordat u de aangifte al dan niet accordeert, hebt u een vraag voor uw intermediair. Klik op en vul uw opmerking in. Klik vervolgens op status van de taak wijzigt niet.

8.1.

. De

Tabblad Status

In het tabblad Status worden de verschillende statussen getoond die een taak kan hebben. De statussen die bereikt zijn, zijn afgevinkt.


Pagina 28 van 41

Is een status vervallen, dan is deze afgevinkt en doorgestreept. In de bovenstaande afbeelding zijn de statussen "Verzonden naar Belastingdienst" en "Succesvol ontvangen door Belastingdienst" vervallen omdat de aangifte afgekeurd is; de aangifte wordt dus niet naar de Belastingdienst verzonden en kan niet door de Belastingdienst ontvangen worden. Een status vervalt ook als er bij een dienst verplicht tekenbevoegde en optioneel tekenbevoegde contactpersonen zijn (zie "De tekenbevoegdheid van een contactpersoon (medewerker) wijzigen" op pagina 21) en de taak goedgekeurd wordt door de verplicht tekenbevoegde contactpersoon; de status van de optioneel tekenbevoegde contactpersoon vervalt.


Pagina 29 van 41

9.

DOCUMENTEN BEKIJKEN

Uw intermediair kan u documenten ter inzage sturen; deze hoeft u dus niet te accorderen. Het bekijken van deze documenten op het portaal gaat als volgt: 1.

Klik bijvoorbeeld via de widget "taken voor mij" of de menukeuze Taken, groep "Te behandelen" op de taak met het document ter inzage. Klikt u op de link in de email of de rapportage die u hierover krijgt, dan komt u, eventueel na het inloggen, automatisch in het overzicht van de taken.

2.

Nadat u op de taak geklikt hebt, worden de details van de taak getoond.


Pagina 30 van 41

De taak is hiermee automatisch afgehandeld. 3.

9.1.

Klik op het document om dit te bekijken.

Documenten bekijken in het dossier van de intermediair

Via de menukeuze "Dossier" hebt u toegang tot het dossier of de dossiers die uw intermediair van u heeft. U ziet hier alle documenten die via Online Samenwerken op het portaal zijn geplaatst, en eventueel andere documenten die de intermediair met u gedeeld heeft.

U kunt zelf aangeven welke contactpersonen (medewerkers) toegang hebben tot het dossier (zie "De toegang tot uw dossier bij uw intermediair instellen" op pagina 24).


Pagina 31 van 41

10.

EEN BERICHT AAN EEN TEAMLID VAN DE INTERMEDIAIR VERSTUREN

U kunt via Online Samenwerken een bericht versturen aan een teamlid van de intermediair. Dit gaat als volgt:

1.


2.

In het dashboard ziet u in de widget "Uw Team" een overzicht van de medewerkers van de intermediair aan wie u een bericht kunt sturen. De medewerkers van de intermediair zijn per dienst ingedeeld.

.

Is de widget niet aanwezig op het dashboard, dan kunt u deze toevoegen (zie "De indeling van het dashboard wijzigen" op pagina 3).

3.

Klik bij de medewerker aan wie u een bericht wilt sturen op venster verschijnt waarin u het bericht kunt invullen.


. Het

Pagina 32 van 41

Met de knop selecteert u bestanden die met het bericht meegestuurd worden. De volgende bestandsformaten worden ondersteund: PDF, Microsoft Word .doc, Microsoft Word .docx, Microsoft Word Sjabloon, Microsoft Excel .xls, Microsoft Excel .xlsx, Microsoft Excel Sjabloon, Microsoft Powerpoint .ppt, Microsoft Powerpoint .pptx, OpenOffice Text Document, OpenOffice Spreadsheet Document, RTF, Platte tekst, Tab-gescheiden tekst (TSV), Kommagescheiden tekst (CSV), XML, XBRL, Zip, GIF, PNG, JPEG, TIFF en BMP.

4.

Als u alle gegevens hebt ingevuld, klikt u op . Hebt u een bestand geselecteerd met een formaat dat niet ondersteund wordt, dan verschijnt de volgende melding:

Het bestand wordt niet meegestuurd.


Pagina 33 van 41

10.1.

Het antwoord bekijken

Als uw intermediair geantwoord heeft, kunt u het antwoord op twee manieren bekijken: •

Op het dashboard in de widget "taken met reactie".

•

Via de menukeuze "Taken". Heeft uw intermediair aangegeven dat door het beantwoorden van de vraag zijn taak afgehandeld is, dan staat de vraag onder "Afgehandeld".

Heeft uw intermediair aangegeven dat door het beantwoorden van de vraag zijn taak nog niet is afgehandeld, dan staat de vraag onder "In behandeling".

Een niet-afgehandelde taak kunt u alsnog zelf afhandelen. Hierdoor komt de taak onder "Afgehandeld" te staan. Om de taak als afgehandeld te markeren, klikt u op het dashboard in de widget "taken met reactie" op de betreffende taak. U kunt ook via de menukeuze "Taken" op de titel van de taak klikken. U komt in het volgende venster:


Pagina 34 van 41

Klik op een van de volgende knoppen om de taak af te handelen:

Er wordt geen antwoord verzonden, maar de taak wordt bij zowel u als uw intermediair gemarkeerd als afgehandeld.

U vult eerst een antwoord in. Dit wordt verzonden en de taak wordt bij zowel u als uw intermediair gemarkeerd als afgehandeld. Als u een antwoord wilt versturen, maar de taak nog niet wilt afhandelen, vul dan het antwoord in en klik op


.

Pagina 35 van 41

11.

EEN VRAAG STELLEN AAN DE HAND VAN EEN NIEUWSBERICHT

Als op het dashboard de widget "Nieuws" is opgenomen, dan ziet u op het dashboard een aantal nieuwsberichten.

Wilt u over een nieuwsbericht advies van uw intermediair, dan klikt u op de knop die achter het betreffende nieuwsbericht staat. U komt in het venster "Uw Team".

Boven de medewerkers staat de kop van het nieuwsbericht. Klik bij de medewerker aan wie u advies wilt vragen op de knop


. Het volgende venster verschijnt:

Pagina 36 van 41

Vul in het veld Uw vraag de vraag in aan uw intermediair. Via de knop kunt een of meer bestanden meesturen. De volgende bestandsformaten worden ondersteund: PDF, Microsoft Word .doc, Microsoft Word .docx, Microsoft Word Sjabloon, Microsoft Excel .xls, Microsoft Excel .xlsx, Microsoft Excel Sjabloon, Microsoft Powerpoint .ppt, Microsoft Powerpoint .pptx, OpenOffice Text Document, OpenOffice Spreadsheet Document, RTF, Platte tekst, Tab-gescheiden tekst (TSV), Kommagescheiden tekst (CSV), XML, XBRL, Zip, GIF, PNG, JPEG, TIFF en BMP.

Klik vervolgens op gestelde vraag terug.

. In het takenoverzicht (menukeuze "Taken") vindt u de

Het antwoord van uw intermediair vindt u terug op het dashboard in de widget "taken met reactie". Het afhandelen van het antwoord op het nieuwsbericht is identiek aan het afhandelen van een antwoord op een bericht (zie "Het antwoord bekijken" op pagina 34).


Pagina 37 van 41

12.

SAMENWERKEN MET UW INTERMEDIAIR

In het kader van het samenwerken met uw intermediair kan het zijn dat u gevraagd wordt op uw portaal taken of vragen te beantwoorden. Deze hebben betrekking op werkzaamheden die uw intermediair voor u uitvoert.

12.1.

Taken beantwoorden

Als u door uw intermediair gevraagd wordt taken te beantwoorden, dan vindt u deze taken onder de groep "Te behandelen". Klik op de titel van de taak om het detailvenster van de taak te openen.

Het kan zijn dat uw intermediair een deadline heeft gesteld voor het beantwoorden van de taak. Deze ziet u rechtsboven in het venster. In het rechtergedeelte van het venster vult u het antwoord in. U kunt ook een toelichting en bijlagen toevoegen. Het is mogelijk dat een toelichting verplicht is. Is een verplichte toelichting niet ingevuld, dan wordt u erop geattendeerd bij het opslaan of versturen van het antwoord.


Pagina 38 van 41

U moet de toelichting invullen, als u uw antwoord wilt opslaan of versturen. Beantwoordt u de taak, maar wilt u dit nog niet versturen, klik dan op de knop ; het antwoord wordt opgeslagen. Beantwoordt u de taak, en wilt u het antwoord versturen, klik dan op de knop . De taak wordt verplaatst naar de groep "Afgehandeld".

12.2.

Vragen beantwoorden

Als u door uw intermediair gevraagd wordt vragen te beantwoorden, dan vindt u deze vragen onder de groep "Te behandelen". Klik op de titel van de taak om het detailvenster van de vraag te openen.


Pagina 39 van 41

Het kan zijn dat uw intermediair een deadline heeft gesteld voor het beantwoorden van de vraag. Deze ziet u rechtsboven in het venster. In het rechtergedeelte van het venster vult u het antwoord in. U kunt geen bijlagen toevoegen. Beantwoordt u de vraag, maar wilt u het antwoord nog niet versturen, klik dan op de knop ; het antwoord wordt opgeslagen. Beantwoordt u de vraag, en wilt u het antwoord versturen, klik dan op de knop . De vraag wordt verplaatst naar de groep "Afgehandeld".


Pagina 40 van 41

13.

INDEX

—A—

—I—

accorderen document 26 accountgegevens wijzigen 7 activeren contactpersoon (medewerker) 14 afkeuren document 26 antwoord op bericht bekijken 34

indeling dashboard wijzigen 3

—B—

—L— leveringsvoorwaarden 16 —M—

bekijken document 30 bericht versturen 32

medewerker aanmaken 10 medewerker activeren 14 medewerker wijzigen/deactiveren 14

—C—

—N—

contactpersoon aanmaken 10 contactpersoon activeren 14 contactpersoon vrijgeven 17 contactpersoon wijzigen/deactiveren 14

nieuwsitem 36

—D— dashboardindeling wijzigen 3 deactiveren contactpersoon (medewerker) 14 document accorderen 26 document bekijken 30 dossier bekijken 31 —G— geblokkerde contactpersoon vrijgeven 17 goedkeuren document 26

—P— portaal activeren 1 —T— taak beantwoorden 38 tekenbevoegd 21 toegang tot dossier instellen 24 —V— vraag beantwoorden 39 —W— widget toevoegen 3 widget verwijderen 4 widgets 4


Pagina 41 van 41

Handleiding cliënt Online Samenwerken 1.3

Recommend Documents