Handleiding Abakus. Beheer facturen. Naam handleiding: Beheer facturen Product: Abakus Compleet Datum publicatie: Versie: 1

Naam handleiding: Beheer facturen Product: Abakus Compleet Datum publicatie: 20-11-2014 Versie: 1.0

Handleiding Abakus Beheer facturen

2014 © Abakus Compleet

Pagina 1 / 12


Inhoud

Inleiding................................................................................................................................................... 3 Twee type facturen ................................................................................................................................. 3 Opbouw beheer facturen ....................................................................................................................... 4 Tabblad Vecozo ...................................................................................................................................... 5 Lijst facturen ........................................................................................................................................... 6 Retourinformatie inzien ......................................................................................................................... 6 Factuurgegevens inzien ......................................................................................................................... 7 Tabblad Overig en Totaal ....................................................................................................................... 8 Lijst facturen ........................................................................................................................................... 8 Factuurgegevens inzien en kopie particuliere factuur printen ............................................................ 9 Een factuur crediteren ........................................................................................................................... 9 Creditfactuur in beheer facturen ......................................................................................................... 11 Contact .................................................................................................................................................. 12 Zelfhulp en handleidingen ................................................................................................................... 12


Pagina 2 / 12


Inleiding Deze handleiding is bedoeld als overzicht van de mogelijkheden die u heeft binnen Incura bij het beheren van uw definitieve en ingediende nota’s. Na het doorlezen van deze handleiding heeft u kennis genomen van hoe u o.a. facturen kunt inzien, kopie nota’s kunt uitdraaien, facturen kunt crediteren en de wisselwerking die er is tussen de facturen die u ziet staan bij beheer facturen en hoe diezelfde facturen zijn opgenomen in de Incura Boekhouding. Voor het factureren zelf is een aparte handleiding opgesteld.

Twee type facturen Binnen Abakus wordt er onderscheid gemaakt tussen twee type facturen: Vecozo Dit zijn alle nota’s die aan de zorgverzekeraar worden aangeboden. Particulier Binnen Beheer facturen te vinden onder tabblad ‘Overig’. Dit zijn zowel de nota’s naar de patiënt als de nota’s die worden verstuurd naar de zgn. derden. NB: bij Beheer facturen treft u tevens het tabblad ‘Totaal’ aan. Dit is een cumulatie van alle facturen en bestaan samen uit de hiervoor genoemde typen.


Pagina 3 / 12


Opbouw beheer facturen Beheer facturen kunt u vinden in Abakus via Dashboard -> Beheer facturen. Beheer facturen toont alle facturen die u ooit heeft aangemaakt. Het kan dus nogal een klus zijn om precies een factuur in beeld te krijgen indien deze al langer geleden door u aan een debiteur is aangeboden. Daarom zijn er filters bovenin dit scherm opgenomen om het aantal getoonde facturen in te perken (zie Figuur 1).

Figuur 1 Beheer facturen

U heeft de volgende mogelijkheden om op te filteren: - Factuurnummer: beperkte weergave tot alle facturen die het getal van uw invoer bevatten. Zo zullen zowel ‘20120081’ als ‘81’ en ‘2012’ als resultaat hebben dat factuurnummer 20120081 op het overzicht onder in beeld wordt getoond. - Periode: beperkt weergave op basis van een datumperiode op volgende wijze: - Dit jaar: alle facturen in dit jaar. - Vorig jaar: alle facturen van het voorgaande jaar. - Deze maand: alle facturen uit de huidige maand. - Vorige maand: alle facturen uit de voorgaande maand. - Anders: deze filteroptie stuurt de velden open eronder en geeft u de vrijheid zelf de periode te definiëren waarbinnen u facturen wilt weergeven. - Geen: er wordt geen rekening gehouden met een selectie op periode. - Praktijk: indien er in Abakus sprake is van meerdere praktijken dan kunt u hier de gewenste praktijk opgeven waarvan u de facturen wilt inzien. 2014 © Abakus Compleet

Pagina 4 / 12


- Declarant: hier kunt u de zorgverlener opgeven onder wiens naam de facturen zijn ingediend. - Debiteur: met deze optie filtert u op debiteur. Via het vergrootglas kunt u de desbetreffende debiteur zoeken. - Indienwijze: hier kunt u kiezen uit de twee indienwijzen ‘Vecozo’ en ‘Papier’. Deze selectie is alleen nuttig als u onderin het overzicht het tabblad ‘Totaal’ heeft openstaan. - Toon betaalde facturen: toont alleen facturen waarbij het ‘openstaande bedrag’ nul is. - Toon verwerkte facturen: toont alleen facturen met een vinkje in de kolom ‘Verwerkt’. Let op: na het invoeren van een zoekterm is het vereist om het veld middels een tab of muisklik te verlaten om de zoekactie te activeren. Onder het kopje Facturen kunt u tevens de keuze maken tussen de volgende 3 tabbladen (zie Figuur 2) : Vecozo: dit tabblad staat standaard geselecteerd en toont facturen die ingediend zijn bij de zorgverzekeraar. Overig: toont particuliere/papieren facturen, zowel aan patiënten als personen (derden). Totaal: toont zowel facturen aan Vecozo als facturen aan particuliere debiteuren.

Figuur 2 Tabbladen

Tabblad Vecozo Wanneer u een factuur selecteert in het tabblad Vecozo heeft u bovenin de balk de volgende opties: Figuur 3 Opties tabblad vecozo

- Navigatieopties: met deze knoppen kunt u door de getoonde resultaatpagina's van het overzichtscherm bladeren. - Details: door op deze knop te klikken opent het detailscherm van de geselecteerde factuur. - Retourinformatie: met deze knop kunt u de retourinformatie opvragen bij de geselecteerde factuur. - Knop 'Systeeminformatie: na het klikken op deze knop opent een klein detailscherm met enige vaste systeeminformatie behorende bij de factuur die in de lijst is geselecteerd. - Bijwerken Vecozo: hiermee kunt u een controle doen of de status van de ingediende facturen inmiddels bij Vecozo is bijgewerkt.


Pagina 5 / 12


Lijst facturen Onderin het scherm van Beheer facturen zien we de facturen die feitelijk zijn ingediend of verstuurd aan zorgverzekeraars (zie Figuur 4) .

Figuur 4 Lijst facturen

Per kolom wordt de volgende informatie getoond: Factuurnummer: hierin wordt het factuurnummer van de factuur getoond zoals deze is ingediend of gecrediteerd. Zowel het indienen als het crediteren levert dus een nieuw opeenvolgend nummer op! Deze nummering volgt de reeks zoals is ingesteld onder Dashboard -> Instellingen -> Praktijkinstellingen -> tabblad Facturering -> kopje ‘Factuurnummer’ -> Beginnummer reeks. Debiteur: afhankelijk van het gekozen tabblad bij deze lijsten is dit de zorgverzekeraar, patiënt of andere persoon/derden. Datum: dit is de factuurdatum. Status Vecozo : hier leest u wat de status is van uw aan Vecozo ingediende factuur Wijzigingsdatum: deze kolom wordt gevuld met de datum waarop u de knop “bijwerken vecozo” heeft gebruikt en er ook daadwerkelijk een andere status vanuit Vecozo bekend is. Bedrag: toont het totale factuurbedrag bij aanmaak van de factuur. Dit is een positief getal indien het om een originele (debet) factuur gaat en negatief wanneer het een creditfactuur betreft. Open: toont het totale bedrag dat nog openstaat op de factuur. Dit bedrag wordt bijgewerkt op het moment dat Beheer facturen geopend wordt. Het wordt tevens bijgewerkt op basis van de gegevens die op dat moment in de Abakus boekhouding staan. Credit: toont het totale bedrag dat op deze factuur gecrediteerd is. Declarant: toont de zorgverlener onder wiens naam de facturen zijn ingediend Ret: wanneer hier een paperclipsymbool staat, betekent dit dat er retourinformatie beschikbaar is. Verwerkt: met dit vinkje kunt u handmatig aangeven of u deze factuur als ‘verwerkt’ beschouwt. U kunt dit vinkje zetten door te dubbelklikken op de factuurregel in het overzicht, waardoor u in het detailscherm van de factuur terecht komt.

Retourinformatie inzien Facturen die door de verzekeraar zijn afgehandeld, zijn bij Beheer facturen met een paperclipsymbool gemarkeerd. Om de retourinformatie te kunnen inzien kunt u de factuur in de lijst selecteren door deze één keer aan te klikken om vervolgens in de grijze knoppenbalk op de knop ‘Retourinformatie’ klikken. Hierdoor komt u terecht in het detailscherm van de factuur. Hier


Pagina 6 / 12


kunt u zien of de factuur is goedgekeurd en welke behandelingen eventueel zijn afgekeurd met de desbetreffende melding.

Factuurgegevens inzien Via het dubbelklikken op de factuur of klik de factuur aan en klik op “details” in de grijze balk kunt u de factuur inzien:

Figuur 5 Details factuur

Ook hier kunt u via de optie “retourinformatie” de retourinformatie bekijken. Bij het kopje Vecozo ziet u de volgende items staan: Status Vecozo: laat zien wat de situatie nadat u voor het laatste op de knop ‘Bijwerken Vecozo’ heeft geklikt. Vecozo ID: toont het nummer waarmee u op de site van Vecozo meer informatie over de ingediende factuur kunt opvragen. Onder het kopje Prestatieregels ziet u welke behandelingen in deze factuur zijn ingediend.


Pagina 7 / 12


Tabblad Overig en Totaal Wanneer u een factuur selecteert in het tabblad Overig of Totaal heeft u bovenin de balk de volgende opties:

Figuur 6 Opties tabblad Overig en Totaal

- Navigatieopties: met deze knoppen kunt u door de getoonde resultaatpagina's van het overzichtscherm bladeren. - Details: door op deze knop te klikken opent het detailscherm van de geselecteerde factuur. - Knop 'Systeeminformatie: na het klikken op deze knop opent een klein detailscherm met enige vaste systeeminformatie behorende bij de factuur die in de lijst is geselecteerd.

Lijst facturen Onderin het scherm van Beheer facturen zien we de facturen die feitelijk zijn ingediend of verstuurd aan patiënt of derden (zie Figuur 7).

Figuur 7 Lijst facturen

Per kolom wordt de volgende informatie getoond: Factuurnummer: hierin wordt het factuurnummer van de factuur getoond zoals deze is ingediend of gecrediteerd. Zowel het indienen als het crediteren levert dus een nieuw opeenvolgend nummer op! Deze nummering volgt de reeks zoals is ingesteld onder Dashboard -> Instellingen -> Praktijkinstellingen -> tabblad Facturering -> kopje ‘Factuurnummer’ -> Beginnummer reeks. Debiteur: afhankelijk van het gekozen tabblad bij deze lijsten is dit de zorgverzekeraar, patiënt of andere persoon/derden. Datum: dit is de factuurdatum. Indienwijze: hier leest u of de factuur via papier of via indienen is aangemaakt. Factuurstatus: De hier getoonde factuurstatus volgt dezelfde status die een factuur krijgt naar gelang deze verder door de stappen van de Facturatiewizard is gekomen (stap 3 Definitief of Stap 4 Indienen). Bedrag: toont het totale factuurbedrag bij aanmaak van de factuur. Dit is een positief getal indien het om een originele (debet) factuur gaat en negatief wanneer het een creditfactuur betreft. Open: toont het totale bedrag dat nog openstaat op de factuur. Dit bedrag wordt bijgewerkt op het moment dat Beheer facturen geopend wordt. Het wordt tevens bijgewerkt op basis van de gegevens die op dat moment in de Abakus boekhouding staan. Credit: toont het totale bedrag dat op deze factuur gecrediteerd is. Declarant: toont de zorgverlener onder wiens naam de facturen zijn ingediend Verwerkt: met dit vinkje kunt u handmatig aangeven of u deze factuur als ‘verwerkt’ beschouwt. U kunt dit vinkje zetten door te dubbelklikken op de factuurregel in het overzicht, waardoor u in het detailscherm van de factuur terecht komt.


Pagina 8 / 12


Factuurgegevens inzien en kopie particuliere factuur printen Via het dubbelklikken op de factuur of klik de factuur aan en klik op “details” in de grijze balk kunt u de factuur inzien:

Figuur 8 Particulier factuur inzien

Via de optie “Factuurbestand” bovenin kunt u de factuur in PDF inzien en eventueel printen.

Een factuur crediteren Om een factuur in Abakus te kunnen crediteren, gaat u naar het detailscherm van de factuur (Ga naar Dashboard -> Beheer facturen -> dubbelklikken op de factuur). U maakt hier deze keuze welke behandelingen u gaat crediteren. Via het aanvinken van de hokjes onder het kopje “Cred” klikt u de desbetreffende behandelingen aan. Als u alle behandelingen moet crediteren, kunt u “alles selecteren” aanklikken in de grijze balk.

Figuur 9 Selecteren behandelingen


Pagina 9 / 12


Klik hierna op “crediteren” in de grijze balk. U krijgt 3 vragen tijdens het crediteren: De nieuw aangevinkte prestatieregels worden gecrediteerd, wilt u doorgaan? Indien u per ongeluk crediteren heeft aangeklikt, kunt u nu nog het proces onderbreken.

Er is een creditfactuur gemaakt met factuurnummer . Wilt u deze indienen? Beantwoord deze vraag alleen met “Ja” als u wilt dat de creditfactuur naar de zorgverzekeraar moet worden gestuurd

Wilt u de gecrediteerde verrichtingen als “eigen rekening”markeren? Beantwoord deze vraag alleen met “Ja” als u wilt dat de rekening naar de patient moet worden gestuurd.

Na deze vragen krijgen de geselecteerde behandelingen de status “Factureerbaar” ipv “Gefactureerd” en in het overzicht behandelingen wordt het factuurnummer verwijderd. Wanneer gaat u een (deel van de) factuur crediteren? 1. Als de verzekeraar minder betaalt dan u gefactureerd heeft: er één of meerdere behandelingen zijn afgekeurd door de zorgverzekeraar 2. Als er door u een of meerdere behandelingen verkeerd (denk aan prestatie of ic) zijn ingediend. 3. Als er behandelingen zijn gefactureerd die niet hebben plaatsgevonden. Let hier op: wilt u een factuur of een deel van de factuur aan de verzekeraar crediteren? Wacht altijd eerst de retourinformatie af. Mogelijk zit er verschil tussen wat de verzekeraar afkeurt en wat u, achteraf gesproken, verkeerd heeft ingediend en zou willen crediteren waardoor er de volgende 2, vervelende, situaties in de verwerking kunnen voordoen: 1. De verzekeraar betaalt de behandeling volledig én u heeft de behandeling gecrediteerd. 2. De verzekeraar betaalt de behandeling deels én u heeft de behandeling gecrediteerd 2014 © Abakus Compleet

Pagina 10 / 12


Wanneer wel/niet de creditfactuur indienen bij de verzekeraar (antwoord op vraag 2 bij crediteren): 1. Als er behandelingen door de verzekeraar worden afgewezen in verband met bijv. ontbreken/verkeerde diagnosecode/of maximum vergoeding bereikt, dan hoeft men de credit van deze behandelingen niet aan de verzekering aan te leveren. Dan is het een interne creditering en worden de behandelingen opnieuw aangeboden na verbetering van de afwijzing. 2. Als bij uw controle blijkt dat er na indienen van een factuur toch nog fouten blijken te zijn gemaakt met bijv. De verkeerde prestatiecode (bijv. 1000 i.p.v. 1001) of ‘niet chronisch’ gefactureerd, terwijl dat wel op ‘chronisch’ had moeten staan, dan kunt u deze behandelingen crediteren en wél naar de verzekeraar toesturen met de bedoeling deze behandelingen terug te betalen en dan opnieuw in dienen met de correcte codes ed.

Creditfactuur in beheer facturen Bij beheer facturen ziet u in het overzicht per factuur welk bedrag er gecrediteerd is onder het kopje “Credit” staan (zie Figuur 10) .

Figuur 10 Beheer facturen

Het openstaande bedrag wordt gelijk aangepast. Wanneer u dubbelklikt op de desbetreffende factuur kan u bij de prestatieregels de optie “Gekoppelde facturen” aanklikken:

Hier ziet u de gekoppelde facturen:


Pagina 11 / 12


Contact Voor aanvullende vragen of ondersteuning kunt u contact opnemen met de Abakus compleet helpdesk. Telefonisch: Maandag t/m Vrijdag

088-946 2229 09:00 tot 17:00 uur

Zelfhulp en handleidingen Abakus compleet heeft ook een eigen helpsite voor het EPD-gedeelte. U kunt daar komen door vanuit het Abakus-EPD bovenin op helphelp te klikken.


Pagina 12 / 12

Handleiding Abakus. Beheer facturen. Naam handleiding: Beheer facturen Product: Abakus Compleet Datum publicatie: Versie: 1

Recommend Documents