GECOORDINEERDE STATUTEN van de vereniging zonder winstoogmerk "Smals" na de Algemene vergadering van 18 november 2009 I. Inleidende bepalingen In het jaar negentienhonderdnegenendertig Op 12 april Werd tussen de ondergetekenden: 1. Fernand DELORY, voorgedragen door de Hulpkas voor Kinderbijslagen van de Staat en door de Onderlinge Hulpkas, gedomicilieerd in Rixensart, van Belgische nationaliteit. 2. Maurice de VOGHEL, voorgedragen door de Nationale Compensatiekas en door de Nationale Onderlinge Kas, directeur van de Nationale Kas, gedomicilieerd in Elsene, van Belgische nationaliteit. 3. Paul GOLDSCHMIDT, voorgedragen door het Coördinatiecomité, directeur bij het Centraal Comité voor de Industrie, gedomicilieerd in Elsene, van Belgische nationaliteit. 4. J. MARISSAL, voorgedragen door het Kinderbijslagfonds van Brabant, de Hulpkas voor Kinderbijslagen voor de Industrie, de Handel en de Landbouw, de Compensatiekas voor Kinderbijslagen. 5. H. MAVAUT, op persoonlijke titel, eresecretaris-generaal bij het Ministerie van Arbeid en Sociale Voorzorg, gedomicilieerd in Etterbeek, van Belgische nationaliteit. 6. Georges ONGHENA, op persoonlijke titel, directeur bij de Boerenbond, gedomicilieerd in Kessel-Lo, van Belgische nationaliteit. Overeengekomen om een vereniging zonder winstoogmerk op te richten op grond van de wet van 27 juni 1921 betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen, zoals gewijzigd door de wet van 2 mei 2002.
II. Statutaire bepalingen Algemeen ARTIKEL 1 De vereniging draagt de naam “Smals” en neemt de juridische vorm aan van een vereniging zonder winstoogmerk. ARTIKEL 2 De maatschappelijke zetel van de vereniging is gevestigd in het gerechtelijk arrondissement Brussel. Het adres van de vereniging is: Fonsnylaan 20 te 1060 Brussel. De Algemene vergadering is bevoegd om het adres van de zetel te wijzigen binnen de grenzen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. ARTIKEL 3 De vereniging stelt zich tot doel haar leden te ondersteunen op het vlak van informatiebeheer en aanverwante materies ter bevordering van een geïntegreerde elektronische dienstverlening.
Leden - Lidmaatschap ARTIKEL 4 De vereniging bestaat uit gewone leden en toegetreden leden. Het minimum aantal gewone leden is vastgesteld op drie. Instanties zoals bedoeld in artikel 17bis, §1, eerste lid, 1°, 3° en 3°bis van de wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de sociale zekerheid worden beschouwd als gewone leden. Hoogstens drie instanties zoals bedoeld in de artikelen 17 bis, §1, 2°, 4°, 5° evenals in het laatste lid van de wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de sociale zekerheid worden als gewoon lid beschouwd en aangeduid door de Algemene vergadering. Zijn toegetreden lid alle andere instanties die zich mogen verenigen in één of meer verenigingen voor hun werkzaamheden inzake informatiebeheer en informatieveiligheid die door of krachtens de wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de sociale zekerheid of door of krachtens andere wetten kunnen deelnemen aan de vereniging voor zover ze als toegetreden lid aanvaard werden door de Algemene vergadering. De toegetreden leden beschikken enkel over de volgende rechten: - een afschrift van de notulen van de Algemene vergadering ontvangen op aanvraag - deelnemen aan de Algemene vergadering, zonder stemrecht, nadat zij dit hebben aangevraagd bij de Voorzitter van de Raad van bestuur.
ARTIKEL 5 De kandidaat-leden richten hun kandidaatstelling aan de Gedelegeerd bestuurder op de maatschappelijke zetel van Smals. In afwachting van de bekrachtiging door de Algemene vergadering beslist de Gedelegeerd bestuurder voorlopig over de kandidaatstelling. ARTIKEL 6 Iedere lidinstelling kan uit de vereniging ontslag nemen. De ontslagneming van een lidinstelling dient schriftelijk te worden meegedeeld aan de Gedelegeerd bestuurder op de maatschappelijke zetel van Smals. Ze wordt neergeschreven in de notulen en wordt onmiddellijk van kracht na de eerstvolgende Algemene vergadering. Elke lidinstelling kan uit de vereniging worden uitgesloten mits een gemotiveerde beslissing van de Algemene vergadering. De ontslagnemende of uitgesloten lidinstellingen kunnen onder geen voorwaarde rechten doen gelden op het maatschappelijk vermogen van de vereniging.
Algemene vergadering ARTIKEL 7 De Algemene vergadering komt ten minste eenmaal per jaar samen in de loop van het tweede kwartaal. Zij moet bovendien bijeengeroepen worden telkens wanneer minstens één vijfde van de gewone leden daarom verzoekt. De vertegenwoordigers van de gewone leden worden door de Voorzitter schriftelijk uitgenodigd op de Algemene vergadering. De Algemene vergadering wordt gehouden op het tijdstip en de plaats aangeduid in de oproepingsbrief. De oproepingsbrief en de agenda dienen ten minste acht dagen voor de datum van de vergadering te worden bezorgd op de zetel van de instanties. De Algemene vergadering wordt voorgezeten door de Voorzitter van de Raad van bestuur. De Voorzitter bepaalt de agenda van de Algemene vergadering. Elke lidinstelling kan aan de Voorzitter vragen onderwerpen in te schrijven op de agenda. Een beslissing kan buiten de agenda genomen worden. ARTIKEL 8 De volgende bevoegdheden zijn voorbehouden aan de Algemene vergadering: - de wijziging van de statuten - de benoeming en de afzetting van de bestuurders - de benoeming en de afzetting van de bedrijfsrevisor en de commissarissen - het verlenen van kwijting aan de bestuurders, de bedrijfsrevisor en de commissarissen - de bepaling van de bezoldiging van de bedrijfsrevisor en de commissarissen ingeval een bezoldiging wordt toegekend - de goedkeuring van de begroting en van de rekening - de bekrachtiging van de toetreding van kandidaat-leden - de uitsluiting van lidinstellingen - de ontbinding van de vzw - de omzetting van de vzw in een vennootschap met sociaal oogmerk als de wet dit toelaat. Alles waarvoor de Algemene vergadering of een ander orgaan niet bevoegd verklaard werd door de wet of de statuten, valt onder de bevoegdheid van de Raad van bestuur. ARTIKEL 9 De vertegenwoordiger van een lidinstelling kan slechts over maximum drie volmachten beschikken.
ARTIKEL 10 De Algemene vergadering kan slechts geldig beraadslagen als de helft van de lidinstellingen vertegenwoordigd is. Ingeval van een wijziging van de statuten van de vereniging, van de benoeming of van het ontslag van bestuurders, kan de vergadering slechts geldig beraadslagen wanneer ten minste twee derden van de leden vertegenwoordigd zijn. Wanneer het quorum niet bereikt wordt, zal binnen de vijftien dagen een tweede vergadering bijeengeroepen worden die steeds kan beslissen ongeacht het aantal vertegenwoordigers. ARTIKEL 11 De beslissingen van de Algemene vergadering worden genomen met gewone meerderheid tenzij wettelijk of statutair een andere meerderheid wordt bepaald. Deze bepalingen gelden ook voor een tweede vergadering. Als de vertegenwoordigers van de instanties zoals bedoeld in artikel 17 bis, §1, eerste lid, 1°,3° en 3°bis niet minstens de eenvoudige meerderheid van de vertegenwoordigde stemmen hebben, dan en dan alleen krijgen de vertegenwoordigers van de andere lidinstellingen samen een stemrecht dat maximum gelijk is aan de helft van de aanwezige stemmen verminderd met één stem. De andere stemrechten worden proportioneel verdeeld onder de andere aanwezige leden. Er wordt geen rekening gehouden met de stem van de vertegenwoordigers die zich ter zitting onthouden tenzij de wet of de statuten een bijzonder quorum voorschrijven. Bij staking van stemmen is de stem van de Voorzitter doorslaggevend. Een afschrift van de notulen wordt verstuurd naar de lidinstellingen en het origineel wordt bewaard in een register op de maatschappelijke zetel van de vzw. De leden kunnen ze op eenvoudige schriftelijke aanvraag consulteren. Derden kunnen uittreksels van de notulen aanvragen op voorwaarde dat zij blijk geven van een werkelijk belang en nadat de Voorzitter zijn toestemming heeft gegeven.
Raad van bestuur ARTIKEL 12
De vereniging wordt bestuurd door de Raad van bestuur. De Algemene vergadering benoemt maximum 20 bestuurders waaronder: a) minstens tien bestuurders voorgedragen door de lidinstellingen bepaald in artikel 17bis, eerste lid, 1°, 3° en 3°bis. b) één bestuurder voorgesteld door de Minister die Sociale Zaken onder zijn bevoegdheid heeft. c) één bestuurder voorgesteld door de Minister die Begroting onder zijn bevoegdheid heeft. d) ten hoogste vijf bestuurders voorgedragen door de lidinstellingen bepaald in artikel 17bis, §1, 2°,4°, 5° en laatste lid. e) drie bijkomende bestuurders voorgedragen door de lidinstellingen bepaald in artikel 17bis, eerste lid, 1°, 3° en 3°bis in functie van het zakencijfer door de vereniging gerealiseerd voor rekening van de betrokken lidinstellingen.
ARTIKEL 13
De Raad van bestuur kiest onder zijn leden een Voorzitter, een ondervoorzitter, een Gedelegeerd bestuurder en een Plaatsvervangend gedelegeerd bestuurder. De Raad duidt eveneens een secretaris aan. De Raad vaardigt het huishoudelijk reglement uit. ARTIKEL 14
Alles waarvoor de Algemene vergadering of een ander orgaan niet bevoegd verklaard werd door de wet of de statuten, valt onder de bevoegdheid van de Raad van bestuur. De bestuurders beslissen collegiaal wat betreft de bevoegdheden die door de statuten worden voorbehouden aan de Raad van bestuur. De beslissingen kunnen slechts geldig genomen worden wanneer minstens de helft van de bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd is. De bestuurders hebben geen enkele individuele bevoegdheid. Iedere bestuurder kan zich op een zitting van de Raad laten vertegenwoordigen door een andere bestuurder mits een schriftelijke volmacht die als bijlage wordt gevoegd bij de notulen van de zitting. Een aanwezige bestuurder kan slechts één andere bestuurder vertegenwoordigen. De beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid. Er wordt geen rekening gehouden met de stem van de bestuurders die zich ter stemming onthouden. Bij staking van stemmen is de stem van de Voorzitter doorslaggevend.
Strategisch comité ARTIKEL 15
De vereniging heeft een Strategisch Comité waarvan de samenstelling bepaald wordt door de Raad van bestuur. De Raad van bestuur bepaalt de bevoegdheden van het Strategisch Comité.
Bestuur en vertegenwoordiging ARTIKEL 16
Met het oog op de bevoegdheid om de vereniging in en buiten rechte te vertegenwoordigen stelt de Raad van bestuur een Gedelegeerd bestuurder aan. Deze functie wordt uitgeoefend voor een onbepaalde duur. De Gedelegeerd bestuurder kan te allen tijde worden ontslagen door de Raad van bestuur die daarover beslist bij twee derden van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden. De Gedelegeerd bestuurder kan zelf ook ontslag nemen door schriftelijke kennisgeving aan de Voorzitter van de Raad van bestuur. Het mandaat eindigt de dag na de Raad van bestuur die volgt op het ontslag. Ingeval van overlijden eindigt de functie van rechtswege en de Raad van bestuur benoemt zo spoedig mogelijk een plaatsvervanger. De Gedelegeerd bestuurder oefent zijn functie alleen uit en brengt verslag uit aan de Raad van bestuur.
ARTIKEL 17
De Gedelegeerd bestuurder is gemachtigd om hetzij binnen het kader van de goedgekeurde begroting hetzij voor zover de financiële middelen ter beschikking worden gesteld door een lidinstelling, alle beslissingen te nemen inzake bestellingen, investeringen of gelijkaardige handelingen in het belang van Smals en alle beslissingen te nemen die kaderen in het strategisch plan of ingeval van hoogdringendheid. De bevoegdheden van de Gedelegeerd bestuurder worden nader bepaald in het huishoudelijk reglement.
Dagelijks bestuur ARTIKEL 18
Met het oog op het dagelijks bestuur en de vertegenwoordiging in dit verband stelt de Raad van bestuur op voorstel van de Gedelegeerd bestuurder een Algemeen directeur aan. De Algemeen directeur kan te allen tijde worden ontslagen door de Raad van bestuur die daarover beslist bij twee derden van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden. De Algemeen directeur kan zelf ook ontslag nemen door schriftelijke kennisgeving aan de Voorzitter van de Raad van bestuur. Het mandaat eindigt de dag na de Raad van bestuur die volgt op het ontslag. Ingeval van overlijden eindigt de functie van rechtswege en de Raad van bestuur benoemt zo spoedig mogelijk een plaatsvervanger. De Algemeen directeur oefent zijn functie alleen uit en brengt verslag uit aan de Gedelegeerd bestuurder. De functie van Algemeen directeur kan ook worden uitgeoefend door de Gedelegeerd bestuurder. In dat geval neemt de Gedelegeerd bestuurder de bevoegdheden van de Algemeen directeur over. ARTIKEL 19
De Algemeen directeur beslist over alle handelingen (contracten, bestellingen, betalingen,…) die behoren tot het dagelijks bestuur en die niet voorbehouden zijn aan een ander orgaan van Smals. De bevoegdheden van de Algemeen directeur worden nader bepaald in het huishoudelijk reglement. ARTIKEL 20
In het kader van het dagelijks bestuur en de vertegenwoordiging in dit verband worden de Gedelegeerd bestuurder en de Algemeen directeur ondersteund door een Directiecomité. Het Directiecomité wordt voorgezeten door de Gedelegeerd bestuurder. Als hij afwezig is, kan hij hiertoe een plaatsvervanger aanduiden. De Raad van bestuur benoemt de leden van het Directiecomité op voorstel van de Gedelegeerd bestuurder. Een lid van het Directiecomité kan te allen tijde worden ontslagen door de Raad van bestuur die daarover beslist bij gewone meerderheid. In spoedeisende gevallen kan een lid van het Directiecomité worden ontslagen door de Gedelegeerd bestuurder, die hiervan de Raad van
bestuur onmiddellijk in kennis stelt. Een lid van het Directiecomité kan zelf ook ontslag nemen door schriftelijke kennisgeving aan de Voorzitter van de Raad van bestuur. Het mandaat eindigt de dag na de Raad van bestuur die volgt op het ontslag. Ingeval van overlijden eindigt de functie van rechtswege en de Raad van bestuur benoemt zo spoedig mogelijk een plaatsvervanger. Slechts als de Algemeen directeur afwezig is, oefent een lid van het Directiecomité, hiervoor aangewezen door de Gedelegeerd bestuurder, alleen het dagelijks bestuur en de vertegenwoordiging in dit verband uit. Dat lid van het Directiecomité brengt verslag uit aan de Gedelegeerd bestuurder en oefent deze functie uit overeenkomstig het huishoudelijk reglement.
Bijzondere gevolmachtigden ARTIKEL 21
De vereniging zal ten aanzien van derden rechtsgeldig vertegenwoordigd worden door bijzondere gevolmachtigden die daartoe behoorlijk gemachtigd zijn door de Raad van bestuur voor alle daden die tot hun mandaten behoren en binnen de grens van de machten toevertrouwd aan dat orgaan krachtens de wet en onderhavige statuten. Dit mandaat zal overeenkomstig het huishoudelijk reglement uitgeoefend worden. De delegatie van bevoegdheid mag niet algemeen zijn.
Vernieuwing van de mandaten ARTIKEL 22
De mandaten van revisor en commissaris worden uitgeoefend voor een duurtijd van drie jaar. Ze kunnen verlengd worden. De revisors/commissarissen worden benoemd door de Algemene vergadering door middel van een stemming volgens de regels opgesomd in de artikelen 10 en 11 van deze statuten. Het mandaat van bestuurder, dat niet gecombineerd kan worden met dat van commissaris of revisor, wordt uitgeoefend voor een duurtijd van vier jaar. Het mandaat is hernieuwbaar door middel van een stemming van de Algemene vergadering. Een vrijgekomen mandaat zal opgevuld worden voor de resterende looptijd ervan. Het mandaat zoals bepaald in artikel 12 e) van onderhavige statuten wordt om de vier jaar herzien in functie van de omvang van het gecumuleerde omzetcijfer van de afgelopen vier jaar voor de betrokken lidinstelling. Het mandaat van bestuurder loopt van rechtswege ten einde bij overlijden. Ingeval van pensioen, ontslag of afzetting zal het mandaat ten einde lopen door middel van een stemming van de Algemene vergadering. De bovengenoemde mandaten worden voor de eerste keer voor de helft vernieuwd op de Algemene vergadering die samenvalt met een oneven jaar.
Boekjaar ARTIKEL 23
Het boekjaar van de vereniging begint op 1 januari en eindigt op 31 december van hetzelfde jaar. De Raad van bestuur sluit de rekeningen van het verlopen boekjaar (balans, resultatenrekening, ontvangsten- en uitgavenrekeningen) af en bereidt de begroting voor het daaropvolgende boekjaar voor. Beide worden jaarlijks ter goedkeuring voorgelegd aan de Algemene vergadering.
De ontbinding ARTIKEL 24
De Algemene vergadering kan slechts de ontbinding uitspreken wanneer twee derden van de lidinstellingen vertegenwoordigd zijn. Indien aan deze voorwaarde niet is voldaan, zal een tweede vergadering bijeengeroepen worden die geldig zal beslissen, ongeacht het aantal vertegenwoordigers. Bij ontbinding zal elke beslissing slechts worden aangenomen als zij goedgekeurd wordt door een meerderheid van vier vijfden van de vertegenwoordigers en mits inachtneming van de verdeling van de stemmen zoals hoger voor de Algemene vergadering is bepaald. Elke beslissing aangaande de ontbinding, genomen door een vergadering waarop het quorum niet bereikt werd, wordt ter bekrachtiging aan de rechtbank voorgelegd. Ingeval van ontbinding van de vereniging worden de rekeningen vereffend door twee vereffenaars die worden aangesteld door de Algemene vergadering die over de vereffening beslist. Slechts in dat geval zal aan het nettoactief van het maatschappelijk vermogen, na aftrek van de verplichtingen van de IBP Fernand Delory Organisme voor de financiering van pensioenen, een bestemming worden gegeven die zoveel mogelijk het doel van de vereniging benadert. In deze zin zullen voorstellen worden gedaan aan de Algemene vergadering die zich over deze bestemming zal uitspreken.
Overige bepalingen ARTIKEL 25
Voor alles waarin in de onderhavige statuten niet voorzien is, blijven de wet van 27 juni 1921 betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk gewijzigd door de wet van 2 mei 2002, of, eventueel, andere vigerende wettelijke bepalingen evenals de gebruiken inzake verenigingen van toepassing. ARTIKEL 26
De problemen bij de interpretatie van de onderhavige statuten of het huishoudelijk reglement worden voorgelegd aan de Raad van bestuur die zich hierover zal uitspreken
